Главная Налогообложение Передача дел главным бухгалтером. Передача дел главному бухгалтеру: пошаговая инструкция

Передача дел главным бухгалтером. Передача дел главному бухгалтеру: пошаговая инструкция

Нужно формировать акт приема передачи дел при увольнении главного бухгалтера? Какие документы в нем перечислять? Приведем актуальный образец акта приема-передачи, который может потребоваться при увольнении (смене) главного бухгалтера организации.

Акта приема-передачи: составлять или нет

Когда из организации увольняется главный бухгалтер он должен передать новому бухгалтеру документы и прочие бухгалтерские «дела». В этих целях составляют приказ о приеме-передаче и указывают в нем состав передаточной комиссии. Также см. « » Издание такого приказа позволяет проконтролировать процедуру смены главного бухгалтера и зафиксировать передаточные документы.

После того, когда процедура передачи дел завершена, логично составить акт приема-передачи дел, в котором будет конкретный перечень переданных документов.

Пример акта

Акт приема-передачи дел главного бухгалтера это произвольный документы. Унифицированного бланка – не существует, а четкие требования к его составлению в действующих нормативных документах отсутствуют.

При приеме-передаче должны передаваться все документы, которые относятся к сфере деятельности главного бухгалтера за период как минимум пять лет (ст. 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

В нашем образце акта приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера мы перечислили лишь некоторые документы и ценности, которые могут передаваться при смене бухгалтера. Вы можете ознакомиться и, при желании,

Увольнение главбуха может произойти как по инициативе работодателя, так и по желанию специалиста. Если главбух сам принял решение об уходе из компании, он должен за 14 дней в письменном виде предупредить об этом работодателя. По договоренности сторон допускается прекращение контракта до завершения срока предупреждения об увольнении.

Расторжение договора с главбухом осуществляется в следующем порядке:

подписывается директором;
наниматель издает распоряжение о приеме-передаче дел от главбуха;
проводится проверка фин. отчетности и иной бухгалтерской документации;
проведение процедуры приема-передачи текущих дел;
директором издается ;
работника знакомят с приказом, документ подшивается к личному делу и регистрируется;
на основании приказа составляется ;
в последний рабочий день производятся выплаты и выдается трудовая книжка.

Передача дел при уходе главбуха

ТК РФ не определен порядок передачи дел, так что делать это главный бухгалтер не обязан. Скорее, передача дел при увольнении главного бухгалтера проводится из-за профессиональной этики.

Согласно ФЗ № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», ответственность за организацию бухучета на предприятии лежит на его руководителе. Перед процедурой им издается приказ, который является основанием для ее проведения.

В нем указываются следующие сведения:

по какой причине передаются дела;
дата начала и окончания процедуры;
Ф.И.О. увольняющегося бухгалтера и работника, ответственного за прием дел;
указывается состав комиссии;
сроки составления акта приема-передачи дел.

После этого проводится процедура приемки-передачи дел. Принимать дела может сам директор фирмы или комиссия.

Процедура состоит из следующих этапов:

издание приказа о приеме-передаче дел;
инвентаризация имущества и обязательств;
проверка состояния учета и отчетности, наличия бухгалтерских и налоговых документов;
приемка-передача дел с составлением описи;
составление описи принимаемых дел и акта приемки-передачи.

Если увольняется главный бухгалтер, передача дел должна быть осуществлена до его последнего рабочего дня на предприятии. Если им было подано заявление об уходе, процедура передачи дел может составить две недели. Но если главбух не провел ее, работодатель не может отказать ему в увольнении.

Увольняющемуся сотруднику необходимо заранее привести в порядок все документы. Пристальное внимание нужно уделить тем бумагам, которые нужно передать в организации. Например, если одновременно с работником бухгалтерии увольняется алиментщик, что делать бухгалтеру? Во избежание неприятностей для компании исполнительный лист, который является бланком строгой отчетности, следует передать судебному исполнителю в трехдневный срок.

Ответственность за нарушения

Интересный вопрос: несет ли ответственность главный бухгалтер после увольнения? Если он допускал нарушения при исполнении своих рабочих обязанностей, за это законом предусмотрена административная и уголовная ответственность бухгалтера после увольнения.

Если говорить про материальную ответственность главного бухгалтера после увольнения, то он обязан возместить причиненный предприятию ущерб. Например, за несвоевременную уплату налогов на предприятие может быть наложен штраф. В случае этого уволенный специалист должен выплатить штраф и начисленные пени (ст. 15.5 КоАП РФ).

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про увольнение главного бухгалтера и передачу дел.

Сегодня вы узнаете:

Особенности увольнения главного бухгалтера;
Как освободить бухгалтерского работника от занимаемой должности;
Как составить акт передачи дел + образец для скачивания.

Особенности увольнения главного бухгалтера

Увольнение главного бухгалтера – событие, существенно отличающееся от прекращения трудовых отношений с обычным работником. Ведь бухгалтер решает все основные финансовые вопросы организации, а также сопровождает процедуры получения доходов и совершения расходов, отвечает за уплату налогов.

Никто, кроме него не знает всех тонкостей бухгалтерской работы и ведения дел в организации, даже руководитель. Потому при увольнении главный бухгалтер обязан сообщить всю необходимую информацию о своей работе начальнику или новому сотруднику. Предоставление этой информации называется передачей дел .

Передавать свои дела обязаны все главные бухгалтерские работники – от этих дел зависит дальнейшая работа всего предприятия.

Ответственность главного бухгалтера сохраняется за ним при увольнении за все его решения, принятые во время работы.

Освобождение занимаемой должности главного бухгалтера

Итак, всего 4 вида причин для увольнения:

Процедура увольнения главного бухгалтера в бюджетном учрежденииничем не отличается от увольнения из частного предприятия. Оба случая регулируются едиными правилами, установленными Трудовым кодексом.

Алгоритм увольнения

По инициативе работника:

За 14 дней (можно больше, например, за 20, 40 дней и т. д.) до увольнения в адрес работодателя направляется заявление, в котором работник просит освободить его от занимаемой должности;
Заявление регистрируется секретарем организации и направляется работодателю;
Работодатель издает с даты, указанной в заявлении, а также приказ, в соответствии с которым на главного бухгалтера накладывается обязанность передать дела другому лицу. В приказе прописывается порядок передачи дел и сдачи необходимых отчетов, в том числе кому будут переданы дела;
Главный бухгалтер передает документы;
После того как прием дел ответственным лицом окончен, в последний день работы совершаются все финансовые расчеты, выдается трудовая книжка.

Выход на пенсию:

Работодателю стоит помнить, что главный бухгалтер, достигший пенсионного возраста, может расторгнуть трудовой договор без обязательной двухнедельной отработки. На практике это означает, что финансовая деятельность организации может в любой момент остаться без жизненно важного бухгалтерского сопровождения.

По инициативе работодателя:

При нарушении работником должностных обязанностей, появлении в состоянии опьянения на рабочем месте и по иным основаниям проводится служебное расследование комиссией, сформированной работодателем. Подготавливается акт, подтверждающий вину работника;
Издается приказ об увольнении на дату, выбранную работодателем;
Работник знакомится с приказом, ему выдается трудовая книжка и совершаются необходимые расчеты.

По соглашению сторон:

Работодатель и главный бухгалтер обговаривают вместе условия и порядок увольнения, подписывают дополнительное соглашение, в котором оговоренные условия будут закреплены и должны быть выполнены в процессе увольнения;
Стороны выполняют свои обязанности в соответствии с соглашением, после чего работник увольняется с работы в соответствии с приказом.

В связи с непредвиденными обстоятельствами:

Независимо от обстоятельств, которые стороны трудового договора не могли предвидеть – работодатель издает приказ об увольнении работника, ссылаясь на эти обстоятельства;
После издания приказа работник подлежит увольнению.

Условие об обязательной отработке:

Многих руководителей волнует вопрос о том,сколько должен отрабатывать главный бухгалтер, ведь чтобы привести все бухгалтерские дела в порядок зачастую нужно больше 2 недель.

Чтобы обязать главного бухгалтера отрабатывать 3, 4 недели и больше перед увольнением некоторые руководители включают в трудовой договор обязательное условие об этом.

Однако, это условие абсолютно незаконно. Какой бы объем текущих дел и отчетности ни было необходимо доделать, бухгалтер имеет право уволиться через две недели после предупреждения работодателя. Как приводить в порядок дела – проблема только работодателя.

Передача дел

Перед тем как уволиться бухгалтер должен обеспечить выполнение своей главной обязанности при увольнении передать дела.

Происходит это в соответствии с несложным алгоритмом:

Издается приказ о проведении передачи дел главным бухгалтером. В приказе указываются сроки передачи дел, конкретные действия бухгалтера и лицо, которому будет осуществлена передача. Обычно в таком приказе указывают на необходимость проведения инвентаризации и проверки деятельности главного бухгалтера комиссией работников организации.
Проводится инвентаризация и проверка деятельности главного бухгалтера. Если проверка завершается успешно, то можно переходить к процедуре передачи дел, если же в работе бухгалтера выявлены недочеты, ему могут быть сделаны предписания – привести все дела в надлежащее состояние.
Бухгалтер встречается со своим преемником и описывает свою деятельность, передает необходимые документы, разъясняет различные особенности.
Составляется акт передачи, в котором прописывает точный перечень передаваемых дел.

Составление акта передачи дел при увольнении или смене главбуха + образец

Скачать образец акта передачи дел

Структура акта передачи дел выглядит следующим образом:

Место и дата составления документа. Пример: «город Москва, 28 марта 2017 года». Рекомендуется указать название документа «Акт приема-передачи документов».
Информация о получателе документов и передающей стороне. «В соответствии с настоящим актом главный бухгалтер ООО «Мяу» Иванов Иван Иванович передал, а работник Петров Петр Петрович принял следующие документы, отнесенные номенклатурой учреждения к разделу «Бухгалтерия».
Указывается перечень документов. Названия документов обязательно полные, при необходимости ставятся примечания: «подлинник», «копия» и т. д. Прописывается количество экземпляров и количество листов.
Все передаваемые документы изучаются и проверяются принимающей стороной, о чем должна быть сделана соответствующая запись в акте. «Передаваемые документы проверены, стороны не имеют друг другу претензий».
В конце документ подписывается сторонами.

Акт составляется в двух экземплярах, по одному для каждой стороны.

В некоторых случаях можно дополнительно утвердить его подписью руководителя.

Акт передачи дел при увольнении главного бухгалтера — это документ, позволяющий преемнику и руководству увольняющегося главного бухгалтера, в каком финансовом состоянии передается предприятие.

Такой документ нужен, чтобы прекращающий сотрудничество главбух не только передал по описи все папки с документацией, но и провел инвентаризацию всех материальных ресурсов, в том числе и основных фондов.

Отчеты квартальные и годовые, состояние расчетов с работниками, поставщиками, смежниками, подрядчиками, налоговые расчеты, баланс предприятия – эти и иные вопросы должны быть освещены и подтверждены документально. Поэтому необходимо передать новому распорядителю финансов акты сверок, реестры дебиторской и кредиторской задолженностей, налоговые бумаги и пр.

После того, как главбух получит расчет и уйдет, сложно будет наводить справки и выяснять, как и почему образовалась недостача средств. Акт передачи дел даст преемнику понятие о том, как велся бухучет, какова была финансовая политика, не было ли злоупотреблений.

Какие сведения указываются в документе?

Передача дел при расторжении трудового договора главбухом осуществляется на основании по предприятию. В этом приказе указывается состав комиссии, которая будет заниматься приемом, и сроки, когда процесс должен быть закончен с оформленным и подписанным актом передачи дел.

Пошаговая инструкция: как правильно заполняется?

Акт строго регламентированной формы не имеет и составляется произвольно, но такая бумага должна быть наглядной и содержать все, что нужно. Вверху документа по центру располагают название предприятия (полное), его ИНН, почтовый адрес. Ниже слева размещается утверждающая акт подпись руководителя – «Утверждаю» , полное наименование должности, подпись руководителя и в скобках ФИО, под подписью – дата утверждения.

Далее по центру указывают название документа, ниже слева – пункт расположения фирмы, справа – дата составления. С абзаца вписывают: «Согласно приказу такому-то с такого по такое-то число (месяц, год) главный бухгалтер такой-то передал, а заместитель главного бухгалтера такой-то принял такие документы» – и ниже располагают таблицу. Обычно это таблица не более чем на 4 столбца:

Список документов обычно включает (по каждому вопросу указывают период времени проверки):

учетную политику;
бух. отчетность;
налоговую отчетность;
фондовые отчисления;
акты выполненных работ и услуг;
акты сверок взаиморасчетов с поставщиками, подрядчиками и пр.;
инвентаризационные описи;
первичные учетные бумаги;
договора с поставщиками, подрядчиками и пр.

Под таблицей перечисляют, что еще передано – наличные средства, печати, коды и ключи от сейфов, чековая книжка, пароли от входа в систему «клиент-банк» и пр. При выявлении допущенных ранее в отчетах, учете ошибок здесь их перечисляют , с указанием периода и документа, когда ошибки были допущены. Далее приводят перечень приложений к акту.

Состояние учета денежных средств выясняют, проведя ревизию наличности в кассе компании и проверив сверки дебиторской и кредиторской задолженностей на дату начала проверки, о чем составляют отдельные акты.

Расчетные операции проводятся при соблюдении законности в основном по безналичному расчету, о чем свидетельствуют платежки и подтверждение их проведения банком, а также налоговые накладные. Сверив распечатки на бумажных носителях со сводами в отчетах и в программе 1С, делают выводы о состоянии учета расчетных операций.

Справка! Если закупки производились по наличному расчету через подотчетных лиц, то должны быть чеки, квитанции, приходные и расходные ордера, а движение денег отражаться в кассовой книге и в балансе по счету №71.

Теперь вы знаете, как оформить акт при смене одного специалиста другим.

Как оформить передачу дел главным бухгалтером:

Состояние амортизируемого имущества

Амортизация должна насчитываться на основные средства – здания, сооружения, оборудование и пр. необоротные активы. При проверке производится правильность отнесения имущества к амортизируемому (на основании действующего законодательства) и наличие правильного учета, для чего сверяют остатки по счетам учета на начало проверяемого отрезка времени с отчетами на конец предыдущего периода. Важно проверить, происходила ли переоценка балансовых стоимостей, насколько грамотно и обоснованно это было сделано.

Сведения об учете материалов

Все материалы, приобретенные организацией, должны быть оприходованы сначала на склад, а потом распределены по материально-ответственным лицам . Ежемесячно проводится списание материалов по актам выполненных работ или услуг, и выводятся остатки. Именно эти остатки материалов, висящие на подотчете работников и на складе, любой проверяющий может увидеть в натуре и сличить с документальными данными.

Если предприятие крупное, то анализ материального учета можно провести выборочно, чтобы сложить представление об общей картине по фирме. Остатки материалов на конец отчетного периода являются отправной точкой на начало следующего отрезка времени.

Важно! Наличие отчетов о движении материальных средств поможет проследить состояние материального учета.

Информация о расчете работников

Состояние расчетов с работниками фактически обозначает наличие задолженности по зарплате или ее отсутствие. Этот важнейший показатель состояния платежеспособности предприятия отражается в специальном отчете, составляемом ежемесячно. Есть вариант взять несколько фамилий сотрудников и отследить по документам начислением им зарплаты, проведение удержаний и отчислений, а также вывод положенных к выплате средств.

Автоматизированная система начисления зарплаты минимизирует злоупотребления, но для передачи дел главбухом больше интересует наличие задолженности. За каждый месяц должен быть отчет, что и должен предъявить проверяемый главный счетовод за весь период проверки.

Важно, чтобы не было кип валяющихся документов – своевременная их раскладка по порядку хронологии, по подписанным папкам говорит об упорядоченном хранении бумаг. Если места в комнате бухгалтерии недостаточно, то допускается хранение в закрываемом на замок отдельном помещении папок с делами за период не более 5-ти лет, остальное должно быть заактировано и сдано в архив, о чем свидетельствует 2-й экземпляр. В передаточном акте все обнаруженное важно отразить.

Перечень папок по описи

Бухгалтерские и первичные документы следует передать по описи , составив перечень, который будет приложен к акту. Если документооборот насчитывает тысячи первичных бумаг, то составить опись, внося каждую из них, просто нереально, и в таких случаях в описи перечисляют папки с определенными документами за месяц – например, приходные накладные, или счет-фактуры.

Внимание! Когда учет ведется по подразделениям- к примеру, по участкам, то таких папок с одноименными документами будут несколько, и их число указывают в списке.

Остатки по проверенным счетам

Счета можно проверить выборочно, по ним выводят остатки и сверяют их с теми, которые показаны в отчетности на конец предыдущего отчетного периода. Это нужно для того, чтобы преемник дел начинал свою работу, привязываясь к этим остаткам как к отправной точке.

Список отсутствующих бумаг

Проверяя папки месяц за месяцем, сверяют наличие документов в теми, которые включены в сводные перечни. При выявлении недостающих бумаг составляют их список. По возможности увольняющийся бухгалтер может попытаться отыскать копию отсутствующей бумаги и восполнить нехватку хотя бы копией.

Те же бумаги, которые не удалось восстановить, вносятся в перечень – так принимающий дела работник подстрахует себя на случай проверки аудитором, и в своей работе будет иметь представление о том, чего нет в наличии. Список прилагают к акту передачи.

Ещё один весьма важный нюанс

Такие важные атрибуты, как печати, ключи от сейфов, коды, шифры и пароли также мало отдать из рук в руки: следует зафиксировать факт их передачи в акте, внизу таблицы. Это нужно и для увольняющегося работника, и для принимающего дела.

Завершение акта – подписи сдавшего дела и принявшего их сотрудников , с расшифровкой должностей и ФИО. Подписи удостоверяют, что один бухгалтер документы и атрибуты передал, а другой их принял.

Акт передачи позволит прежнему главбуху спокойно уйти и избежать постоянных вопросов, а предприятию – продолжать деятельность с вновь принятым работником на эту должность. Большинство ответов на возникающие в процессе работы можно будет найти в акте.

Очень часто главный бухгалтер попадает в ситуацию, когда он вынужден при устройстве на новое место работы принимать дела у своего предшественника. Если бухгалтер, вступая в должность, тщательным образом не проведет проверку состояния дел, то все недостатки будут вскрыты при первой проверке налоговой инспекцией с наложением на организацию соответствующего штрафа. Только планомерный и упорядоченный прием дел у предыдущего бухгалтера может решить эту проблему.

Любому главному бухгалтеру, вновь вступающему в должность, нельзя ограничиваться только проверкой состояния бухгалтерского учета на новом месте. Для гарантии своей спокойной дальнейшей работы он обязан провести всеобъемлющую проверку состояния дел на предприятии.

Приемку дел новому главному бухгалтеру следует вести в определенном порядке. В первую очередь при приемке дел бухгалтер проводит инвентаризацию денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности. В дальнейшем проводится инвентаризация расчетов, товарно-материальных ценностей, основных средств, нематериальных активов, финансовых вложений, незавершенного производства и расходов будущих периодов. Обязательным элементом инвентаризации является проверка первичных документов. После проведения инвентаризации производится передача бухгалтерских регистров и организационно-распорядительной документации.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат основанием для отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета. К первичным документам относятся: банковские выписки, кассовые документы, авансовые отчеты с прилагающимися к ним оправдательными документами, накладные, счета-фактуры, договорная и организационно-распорядительная документация и т. д.

Большинство первичных документов должно храниться не менее пяти лет. Поэтому при передаче первичных документов следует проверить наличие документов как минимум за три последних года.

При передаче документов обычно составляется передаточный акт типовой формы. При составлении передаточного акта следует учесть особенности составления этого документа. Согласно действующему законодательству датой документа является дата его подписания или утверждения.

В документах, содержащих описание, оценку фактов или выводы, таких как акт или справка, используют форму изложения текста от третьего лица, например: «бухгалтер Новиков А.С. передает следующие документы», «комиссия установила». Если документ имеет приложения, то в акте обязательно должна быть отметка о наличии приложения, которая оформляется следующим образом: «приложение на 5 листах в 2 экземплярах».

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Передаточный акт подписывается двумя сторонами – передающей и принимающей – и составляется не менее чем в двух экземплярах.

В лучшем случае принятие дел может осуществляться с участием предыдущего бухгалтера, но нередко новый бухгалтер должен принимать дела самостоятельно, по фактически имеющимся документам (если прежний бухгалтер уволился достаточно давно). В любом случае принятие дел оформляется актом приемки-передачи с приложением описи получаемых документов.

При приемке дел в первую очередь необходимо проверить наличие банковских счетов, брошюрованных банковских выписок и платежных поручений.

Проверка достоверности сальдо счета 51 «Расчетные счета» на последнюю отчетную дату достигается суммированием сальдо по всем рублевым банковским счетам и сверкой полученной суммы с данными, отраженными в балансе. Аналогичным порядком проверяются остатки по валютным счетам.

В акте отмечается наличие или отсутствие договора на открытие и обслуживание банковского счета и утвержденного банком лимита остатка наличных средств в кассе.

Согласно ст. 12 Федерального закона «О бухгалтерском учете», если бухгалтер совмещал обязанности бухгалтера и кассира и являлся, таким образом, материально-ответственным лицом, передача первичных кассовых документов должна сопровождаться обязательной инвентаризацией кассы. Рекомендуется проводить инвентаризацию кассы при смене главного бухгалтера. Принимающему дела бухгалтеру следует просмотреть кассовую книгу и отчеты кассира и удостовериться в наличии всех необходимых подписей на кассовых ордерах и листах кассовой книги. По результатам инвентаризации составляется Акт инвентаризации наличных денежных средств по унифицированной ф. № ИНВ-15. В акте отражаются результаты инвентаризации фактического наличия денежных средств, денежных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков, чековых книжек и т. п.), находящихся в кассе организации.

При смене материально-ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Экземпляр передается материально-ответственному лицу, сдавшему ценности, второй – материально-ответственному лицу, принявшему ценности, и третий – в бухгалтерию. Во время инвентаризации кассовые операции не осуществляются.

Инвентаризация наличных денежных средств, денежных ценностей и документов проводится комиссией, назначаемой приказом руководителя организации. Комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств (денежных ценностей и документов), находящихся в кассе, путем их перерасчета.

В аналогичном порядке составляется Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (ф. № ИНВ-16), хранящихся в кассе организации.

До начала инвентаризации от каждого материально-ответственного лица или группы лиц, отвечающих за сохранность ценных бумаг и документов строгой отчетности, берется расписка о том, что все расходные и приходные документы на ценные бумаги строгой отчетности сданы в бухгалтерию.

При смене материально-ответственных лиц инвентаризационная опись также составляется в трех экземплярах. С новым бухгалтером, если он принимает обязанности кассира, заключается договор о материальной ответственности.

Передача и принятие авансовых отчетов должны сопровождаться инвентаризацией расчетов с подотчетными лицами. Эта инвентаризация должна помочь новому бухгалтеру избежать в дальнейшем недоразумений с подотчетными лицами, возникающих из-за ошибок в расчетах прежнего бухгалтера. После инвентаризации составляется ведомость по сверке остатков подотчетных сумм, подписанная подотчетными лицами.

При передаче первичных документов по учету труда и заработной платы следует проверить и отразить в передаточном акте наличие приказов о приеме на работу, приказов по утверждению штатного расписания, ведомостей по начислению и выдаче заработной платы и наличие всех необходимых подписей на указанных документах.

При приеме договорной документации следует проверить наличие договоров. Практика показывает, что при проверке удобной для работы является группировка договоров по признакам: «Задолженность организации» и «Задолженность перед организацией».

Состояние бухгалтерского учета расчетов следует отразить в акте. Если в дальнейшем возникает необходимость восстановления бухгалтерского учета или возникнут проблемы с поставщиками и заказчиками, бухгалтер сможет показать руководству, в каком периоде эти проблемы возникли.

По результатам инвентаризации расчетов оформляются: акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами и акт инвентаризации расходов будущих периодов.

К первичным документам, связанным с учетом материальных ценностей, относятся документы по учету основных средств, нематериальных активов, товаров и материалов. В зависимости от существенности сальдо по конкретным счетам в балансе следует решать вопрос о порядке приема указанных документов.

Существенным признается остаток по счету, составляющий не менее 5 % от валюты баланса. При этом следует ориентироваться на сальдо по счетам учета материальных ценностей, возникшее в последнем месяце работы прежнего бухгалтера.

При передаче документов по учету основных средств и нематериальных активов следует убедиться в наличии инвентарных карточек или инвентарных книг, актов ввода в эксплуатацию и амортизационных ведомостей за последние три года.

Наличие или отсутствие первичных документов следует отразить в передаточном акте. Бухгалтеру рекомендуется проверить остатки по счетам учета основных средств, нематериальных активов и других внеоборотных активов на обоснованность их отражения в балансе. Например, для основных средств следует просуммировать их первоначальную (восстановительную) стоимость по имеющимся в наличии инвентарным карточкам, вычесть накопленную амортизацию по амортизационной ведомости и сравнить получившуюся остаточную стоимость со стоимостью основных средств, отраженной в балансе. Совпадение этих сумм укажет на полноту имеющихся первичных документов по основным средствам.

Приведенный порядок можно использовать при приемке-передаче и других имеющихся на предприятии первичных документов (счетов-фактур, накладных на внутреннее перемещение ценностей, ордеров и т. д.).

При приемке документов бухгалтеру в первую очередь следует ориентироваться на баланс, т. е. приемке подлежат документы, подтверждающие имеющиеся в балансе сальдо по счетам учета активов и пассивов.

Предприятие самостоятельно устанавливает формы ведения бухгалтерского учета. Принятая форма учета утверждается приказом руководителя в качестве элемента учетной политики. Поэтому бухгалтер должен решить, достаточно ли он владеет формой ведения бухгалтерского учета, принятой на данном предприятии. Так как учетная политика предприятия неизменна в течение года, переход на другую форму учета, более близкую для нового бухгалтера, может быть осуществлен только с нового отчетного года.

В соответствии с выбранной формой учета предприятие ведет и бухгалтерские регистры. Перечень регистров и рабочий план счетов должны быть утверждены в качестве элемента учетной политики. Если такого перечня нет, бухгалтеру следует составить перечень бухгалтерских регистров и рабочий план счетов.

Поскольку бухгалтерские регистры являются сводными учетными документами, они должны содержать обязательные реквизиты – наименование организации и документа, дату составления, подписи составивших лиц. Неясных сокращений или неоговоренных исправлений быть не должно.

При ведении учета с применением компьютерной техники допускается хранение регистров на машинных носителях. Надо определить, является ли применяемая бухгалтерская программа официально зарегистрированной, записать или попросить убрать пароль для входа в программу, определить период, за который составлены регистры в полном объеме.

Законным является требование нового бухгалтера получить регистры на бумажных носителях, так как на них должны стоять подписи ответственных лиц, составивших документ. Такая распечатка позволит обеспечить сохранность регистров и неизменность цифр, отраженных прежним бухгалтером в учете.

И наконец, наиболее важными бухгалтерскими регистрами являются бухгалтерские отчеты и налоговые декларации. Необходимо проверить и отметить в акте наличие форм бухгалтерской отчетности и налоговых деклараций за весь принимаемый период. Бухгалтерская отчетность должна содержать подписи директора и бухгалтера, печать организации, отметки налогового органа о приеме отчетов и не должна содержать неоговоренных исправлений.

Для документального оформления проверки состояния бухгалтерского учета в организации необходимо использовать следующие документы.

1. Акт инвентаризации наличных денежных средств (ф. № ИНВ-15).

2. Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. № ИНВ-17).

3. Акт инвентаризации расходов будущих периодов (ф. № ИНВ-11).

4. Инвентаризационную опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (ф. № ИНВ-16).

5. Инвентаризационную опись основных средств (ф. № ИНВ-1).

6. Инвентаризационную опись нематериальных активов (ф. № ИНВ-1а).

7. Инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей (ф. № ИНВ-3).

8. Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (ф. № ИНВ-4).

9. Инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (ф. № ИНВ-5).

10. Акт инвентаризации расчетов за товарно-материальные ценности, находящиеся в пути (ф. № ИНВ-6).

11. Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств (ф. № ИНВ-10).

Принимающий дела бухгалтер должен исходить из того принципа, что оформляемых документов никогда не может быть слишком много. Все участки работы должны быть проверены и результаты проверки оформлены документально. Документальному оформлению также подлежит факт отсутствия того или иного объекта бухгалтерского учета.

Например, при отсутствии основных средств или банковских кредитов желательно заверить это соответствующим актом.

К организационно-распорядительной документации предприятия относятся приказы, распоряжения, внутренняя отчетность, должностные инструкции, переписка и т. д. Практически все эти документы касаются бухгалтерского учета. Поэтому наличие организационно-распорядительной документации следует отметить в акте приемки-передачи.

Особенно тщательно следует проверить наличие комплекта учредительных документов. Если эти документы хранятся у руководителя, бухгалтеру следует увидеть оригиналы и получить копии. Бухгалтеру могут потребоваться:

2) учредительный договор;

3) протоколы собраний акционеров;

4) карта учета налогоплательщика;

5) коды статистики;

6) сведения о постановке на учет в социальных фондах;

7) переписка с налоговой инспекцией;

8) лицензии;

9) ведущиеся арбитражные иски;

10) исполнительные листы;

11) гарантийные, спонсорские и иные обязательства;

12) сметы, планы, проекты.

Передача дел завершается подписанием акта приемки-передачи и письменным докладом руководству об обнаруженных недостатках . Руководство должно принять решение о выделении дополнительного времени или средств для восстановления отсутствующих регистров или первичных документов. Если предприятие подлежит обязательному аудиту, можно пригласить аудиторскую фирму для проведения аудита за промежуточный период, и тогда передача дел становится достаточно простой – анализ имеющейся документации может сделать аудитор.