Мероприятия по обеспечению сохранности денежных средств. Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денежных средств в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору. Кассовые операции: лимит расчетов наличными

2.3 Обеспечение контроля за сохранностью денежных средств в кассе

Под системой внутреннего контроля подразумевается существующая политика организации и все связанные с ней процедуры, направленные на выявление, исправление и предотвращение существенных ошибок и искажений информации, которые могут появиться в бухгалтерской отчетности. Такой контроль позволяет руководству организации осуществить правильное и эффективное ведение бизнеса, обеспечить соблюдение действующего законодательства при осуществлении финансово-хозяйственной деятельности, разработать методы защиты и сохранности активов, предотвратить и обнаружить мошенничество и ошибки, обеспечить точность, полноту и защиту учетных записей и своевременную подготовку достоверной бухгалтерской и финансовой отчетности.

Инвентаризация денежных средств кассы ООО «РЕМСТРОЙТЕК» проводится регулярно в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 года № 40 и сообщенного письмом Банка России от 4 октября 1993 года № 18.

Порядок ведения кассовых операций не устанавливает периодичность проведения инвентаризаций. Однако считается, что оптимальный период для проведения инвентаризаций кассы является один календарный месяц.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.). Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально - ответственным лицам.

Проведение инвентаризации может быть обязательным в следующих случаях:

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

При смене кассира;

Если были выявлены факты хищения наличных денег;

Если наличные деньги были частично или полностью уничтожены из-за стихийного бедствия, пожара, других чрезвычайных ситуаций.

Порядок и сроки проведения инвентаризации ООО «РЕМСТРОЙТЕК» определяет руководитель. Инвентаризацию проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя. В состав комиссии, как правило, включают представителей администрации предприятия, работников бухгалтерии и других специалистов (например, старших кассиров, специалистов по контрольно-кассовым машинам и т. д.).

При проведении инвентаризации комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета.

Одновременно с проверкой фактического наличия денежных средств и денежных документов в кассе организации проводится проверка:

Правильности оформления первичных расходных документов - наличие подписей получателей наличных денег, наличие подписи руководителя организации и главного бухгалтера на расчетно-платежных (платежных) ведомостях на выплату заработной платы и иных платежных документах, для которых наличие указанных подписей необходимо для осуществления расходования денежных средств;

Полнота и правильность оприходования денежных средств, полученных в учреждении банка. Наличные деньги должны быть оприходованы в кассе в день их получения в банке. Проверка осуществляется посредством проведения сплошной сверки данных выписок о состоянии расчетного счета организации в кредитной организации с данными кассовой книги;

Полнота и своевременность оприходования наличных денег, сданных по приходным кассовым ордерам;

Соблюдение лимита остатка наличных денег в кассе в течение отчетного года.

Отдельные проверки кассовых операций и наличия денежных средств могут производится:

Учредителями предприятий, вышестоящими организациями (в случае их наличия), а также аудиторами (аудиторскими фирмами) в соответствии с заключенными договорами. При производстве документальных ревизий и проверок на предприятиях они производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины.

Учреждениями банков, которые обязаны систематически проверять соблюдение предприятиями требований Порядка ведения кассовых операций.

Органами внутренних дел в пределах своей компетенции, - проверки технической укрепленности касс и кассовых пунктов, обеспечения условий сохранности денег и ценностей на предприятиях.

Кроме того, при проведении инвентаризации наличных денежных средств проводится сплошная проверка состояния расчетов с материально ответственными лицами по выданным подотчетным суммам. Проверяется правомерность выдачи подотчетных сумм (лицам, с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности, а также лицам, направляемым в служебные или производственные командировки), правильность определения сумм, выдаваемых под отчет (на хозяйственные нужды - в соответствии с нормами, установленными отдельным распорядительным документом руководителя организации, на приобретение имущества - в пределах действительной потребности, при служебных командировках - в соответствии с проведенным расчетом), своевременность погашения подотчетных сумм (представления авансового отчета и сдачи неиспользованного остатка).

Также целесообразно проверить соблюдение требований Правил ведения кассовых операций в части обеспечения сохранности денежных средств при их транспортировке и хранении.

Для оформления инвентаризации применяют формы первичной учетной документации, к ним относятся:

ИНВ – 15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств» (приложение 15);

ИНВ – 16 «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков до- кументов строгой отчетности» (приложение 16);

КМ – 9 «Акт о проверке наличных денежных средств кассы».

Результаты инвентаризации в ООО «РЕМСТРОЙТЕК» оформляются Актом инвентаризации наличных денежных средств. Эта же форма акта применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе организации.

Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй - остается у материально ответственного лица. При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй - материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий - в бухгалтерию.

Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся.

В организации могут также проводиться внезапные ревизии кассы. Такая ревизия возможна:

По инициативе руководителя организации;

По требованию налоговой инспекции.

Ревизию также проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя. Если ревизию проводят по требованию налоговой инспекции, в состав комиссии включают ее сотрудника (проверяющего).

Ревизия проводятся в сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии, с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.

При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

Результаты ревизии отражаются в акте о проверке наличных денежных средств кассы (форма № КМ – 9).

Разновидностью инвентаризации кассы можно назвать ежедневную сверку данных фактического наличия денежных средств и данных учета, проводимую самим бухгалтером – кассиром. Сверку целесообразно осуществлять до выведения итогов по кассовой книге.

Отражение инвентаризации денежных средств оформляются следующими бухгалтерскими проводками:

1. Обнаружены излишки денежных средств:

Дебет 50 « Касса »

Кредит 91« Прочие доходы и расходы » - субсчет 1 «Прочие доходы»;

2. Обнаруженные в результате инвентаризации недостачи взыскиваются с кассиров:

Списание недостающих денег в кассе:

Дебет 94 « Недостачи и потери от порчи ценностей »

Кредит 50 «Касса»;

Предъявление иска кассиру:

Дебет счета 73 «Расчетов с персоналом по прочим операциям» - субсчет 2 «Расчетов по возмещению материального ущерба»

Кредит 94 « Недостач и потерь от порчи ценностей »;

3. По мере взноса кассира в возмещении недостач делаются записи:

Дебет 50 «Касса»

51 «Расчетный счет»

70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит счета 73 «Расчетов с персоналом по прочим операциям» - субсчет 2 «Расчетов по возмещению материального ущерба».

Последний раз инвентаризация кассы в ООО «РЕМСТРОЙТЕК» проводилась перед составлением годовой бухгалтерской отчетности по состоянию на 1 января 2008 года по инициативе руководителя. Инвентаризацию проводила комиссия, назначенная приказом руководителя № 22 от 18 декабря 2007 года.

В состав комиссии были включены представители администрации предприятия, работники бухгалтерии.

Перед началом инвентаризации кассир дал расписку в том, что все поступившие деньги и ценности оприходованы, выбывшие – списаны в расход. Расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию.

Во время ревизии никакие операции, связанные с приемом или выдачей ценностей из кассы, не проводились.

При проведении инвентаризации комиссия проверила достоверность бухгалтерского учета и фактическое наличие денежных средств, ценностей и документов, находящихся в кассе.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимались к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки). Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производилась по видам бланков, с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально-ответственным лицам.

Остаток денежной наличности в кассе сверялся с данными учета по кассовой книге.

Результат инвентаризации был оформлен актом. Недостачи или излишка ценностей в кассе комиссией не обнаружено, что и отражено в акте.

Акт инвентаризации был составлен в 2-х экземплярах: один остался в делах бухгалтерии, другой – у кассира.

В акте комиссия указала, сколько наличных денег находилось в кассе в момент проверки. Акт подписали все члены комиссии и кассир.

Акт должен хранится в архиве организации 5 лет.

Краткосрочных финансовых вложений предприятия в ценные бумаги других предприятий, процентные облигации государственных и местных займов, предоставленных предприятиям другими предприятиями. Аудит кассовых операций Обращение денежных средств совершается непосредственно на предприятиях, в организациях и учреждениях. Этот процесс непрерывен во времени. Поэтому важно, чтобы за денежными средствами...

С материалами проводимых инвентаризаций; - проверка соблюдения метода учета товаров методу, закрепленному в учетной политике. В заключении необходимо отметить, что бухгалтерский учет и аудит товарных операций направлен на систематизацию информации, полученной в процессе осуществления торговой деятельности, и является ключевым звеном управления и планирования работы торгового предприятия в целом...

В СМИ. В процессе аудиторской проверки аудиторская фирма рассматривает следующие направления: ü соблюдение действующего законодательства и нормативных актов Банка России по совершаемым операциям; ü состояние бухгалтерского учёта и отчётности по совершаемым операциям; ü выполнение обязательных экономических нормативов, установленных Банком России; ü качество управление...

Так как снижение цены приводит к расширению сферы деятельности и интенсифицирует приток денежных средств. Следующим этапом нашего исследования по вопросам организации бухгалтерского учета расчетных операций в ООО ТПК «Заволжье» является учет расчетов с разными дебиторами и кредиторами. Таблица 2. – Корреспонденция счетов по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в ООО ТПК «Заволжье» ...

В соответствии Порядком ведения кассовых операций руководители предприятий обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей предприятий не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном законодательством порядке ответственность.

Рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке приведены в Приложении № 2 к Порядку ведения кассовых операций.
В частности, руководителям предприятий при приеме на работу и назначении на должности, связанные с ведением кассовых операций, обслуживанием средств охранно-пожарной сигнализации, охраной и транспортировкой денежных средств, либо периодическом привлечении лиц к указанным выше работам рекомендуется обращаться в органы внутренних дел и медицинские учреждения для получения сведений об этих лицах, имея в виду, что к ведению кассовых операций, обслуживанию средств охранно-пожарной сигнализации, охране и транспортировке денежных средств не допускаются лица:
- ранее привлекавшиеся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном порядке;
- страдающие хроническими психическими заболеваниями;
- систематически нарушающие общественный порядок;
- злоупотребляющие спиртными напитками либо употребляющие наркотические вещества без назначения врача.

Руководитель предприятия должен предоставить кассиру охрану при транспортировке денежных средств и ценностей из учреждений банков или сдаче в них и, в случае необходимости, – транспортное средство.

При транспортировке денежных средств кассиру, сопровождающим его лицам и водителю транспортного средства запрещается:
- разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей;
- допускать в салон транспортного средства лиц, не назначенных руководителем предприятия для их доставки;
- следовать пешком, попутным или общественным транспортом;
- посещать магазины, рынки и другие т.п. места;
- выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставления денег и ценностей по назначению.

Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций – заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий приведены в Приложении № 3 к Порядку ведения кассовых операций.

В частности, для обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств и ценностей помещение кассы должно отвечать следующим требованиям:
- быть изолированным от других служебных и подсобных помещений;
- располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных зданиях кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях окна кассового помещения оборудуются внутренними ставнями;
- иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки;
- закрываться на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу, и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки, открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы;
- оборудоваться специальным окошком для выдачи денег;
- иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами;
- располагать исправным огнетушителем.

Кроме того, помещение кассы должно быть оборудовано средствами охранной сигнализации. Помещение кассы предприятия оборудуется, как правило, двумя рубежами охраны.

Первым рубежом охраны блокируются:
- дверные проемы – на «открывание» и «пролом»;
- остекленные конструкции помещения – на «открывание» и разрушение стекла;
- некапитальные стены, потолки, перегородки и места ввода коммуникаций – на «пролом»;
- капитальные стены, вентиляционные короба, дымоходы – на разрушение и ударное воздействие.

Вторым рубежом охраны рекомендуется блокировать материальные ценности, хранящиеся в металлических шкафах или сейфах. Для их блокировки рекомендуется использовать емкостные извещатели типа «Риф-М», «Пик» или аналогичные. Кроме того, для повышения надежности защиты возможна дополнительная блокировка сейфов и металлических шкафов простейшими датчиками и извещателями, контролирующими площадь (объем) помещений.

Кассы предприятий могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.

Все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях – в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте.

При обнаружении утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.

Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации.

В случае повреждения или снятия печати, поломки замков, дверей или решеток кассир обязан немедленно доложить об этом руководителю предприятия, который сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к охране кассы до прибытия их сотрудников.

В этом случае руководитель, главный бухгалтер или лица, их заменяющие, а также кассир предприятия после получения разрешения органов внутренних дел производят проверку наличия денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе. Эта проверка должна быть произведена до начала кассовых операций.

О результатах проверки составляется акт в 4-х экземплярах, который подписывается всеми участвующими в проверке лицами. Первый экземпляр акта передается в органы внутренних дел, второй – отсылается в страховую компанию, третий – высылается в вышестоящую организацию (в случае ее наличия), а четвертый – остается у предприятия.

После издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций.

Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.
На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению). С этим работником также заключается договор о полной материальной ответственности.
В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.

На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора о полной материальной ответственности.

В соответствии с пунктом 1.11 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного центральным Банком Российской Федерации 12 октября 2011 г. N 373-П (зарегистрировано в Министерстве юстиции Российской Федерации 24 ноября 2011 г., регистрационный N 22394), в целях обеспечения сохранности наличных денежных средств при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, а также определения порядка и сроков проведения проверок фактического наличия наличных денежных средств в центральном аппарате, территориальных органах и подведомственных Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору учреждениях приказываю:

1. Утвердить прилагаемые по обеспечению сохранности наличных денежных средств в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору.

2. Руководителям территориальных органов и директорам подведомственных Ростехнадзору учреждений обеспечить выполнение по обеспечению сохранности наличных денежных средств в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору, утвержденных настоящим приказом.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя В.Б. Кузьмичева.

Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денежных средств в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору
(утв. Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору от 15 февраля 2012 г. N 99)

1. Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денежных средств при ведении кассовых операций и хранении

1.1. Для обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств и ценностей устанавливаются следующие требования к помещению кассы:

быть изолированным от других служебных и подсобных помещений;

иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки;

закрываться на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу и внутреннюю, открывающуюся в сторону внутреннего расположения кассы;

оборудоваться специальным окошком для выдачи денег;

иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, который по окончании рабочего дня закрывается ключом и опечатывается печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассира;

располагать исправным огнетушителем.

1.2. Помещение кассы оборудуется охранной сигнализацией.

2. Мероприятия при транспортировке наличных денежных средств

2.1. Руководителем обеспечивается кассиру транспортное средство при транспортировке денежных средств из учреждений банков или сдаче в них.

2.2. При транспортировке денежных средств кассиру запрещается:

разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей;

следовать пешком, попутным или общественным транспортом;

посещать магазины, рынки и другие т.п. места;

выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставления денег и ценностей по назначению.

3. Порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денежных средств

3.1. Проверка наличия денежных средств в кассе проводится по правилам, определенными Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 г. N 49.

3.2. Проведение инвентаризации, плановых и внеплановых ревизий фактического наличия наличных денежных средств в кассе производится постоянно действующей инвентаризационной комиссией или иной комиссией, состав которой утверждается приказом руководителя.

3.3. Периодичность проведения проверки кассы утверждается приказом.

3.4. Отсутствие хотя бы одного члена такой комиссии при проведении проверки служит основанием для признания ее результатов недействительными.

3.5. По результатам инвентаризации, плановых и внеплановых ревизий комиссия составляет Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма по ОКУД 0309014). В нем указывают выявленные недостачи или излишки ценностей в кассе и обстоятельства их возникновения.

3.6. Акт составляется не менее чем в двух экземплярах, каждый из которых подписывают все члены комиссии.

Приказ Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору от 15 февраля 2012 г. N 99 "О мероприятиях по обеспечению сохранности наличных денежных средств в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору"

Обзор документа

Определены мероприятия, которые позволят обеспечить сохранность наличных денег и ценностей в Ростехнадзоре.

Так, установлены требования к помещению кассы. В нем должны быть капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки. Оно изолируется от других служебных и подсобных помещений, оборудуется специальным окошком для выдачи денег, охранной сигнализацией. Необходим сейф (металлический шкаф). По окончании рабочего дня он закрывается ключом и опечатывается. В помещении должен быть исправный огнетушитель. Оно закрывается на 2 двери (одна открывается наружу, другая - внутрь).

Кассира должны обеспечить транспортом при перевозке денег из банка или сдаче в него.

При транспортировке денег кассиру запрещено разглашать маршрут движения и размер доставляемой суммы. Посещать магазины, рынки и другие подобные места. Следовать пешком, попутным или общественным транспортом. Выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставления денег и ценностей по назначению.

Указано, как проверяется фактическое наличие денег.

Организации (ИП) самостоятельно определяют мероприятия по обеспечению сохранности наличности при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, а также порядок и сроки проведения внутренних проверок наличных денег (п. 7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Порядок ведения кассовых операций в целом в РФ устанавливается Центральным банком России.

Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций. Ведь за нарушение этого порядка грозит не маленький штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

• для организации — от 40 тыс. руб. до 50 тыс. руб.;
• для ее должностных лиц и ИП - от 4 тыс. руб. до 5 тыс. руб.

Порядок ведения кассовых операций в 2019 году: лимит кассы

В организации должен быть установлен кассовый лимит.

Лимит кассы - допустимая сумма наличных, которая может оставаться в кассе организации на конец рабочего дня. Сверхлимитные суммы подлежат сдаче в банк.

Данный лимит организация определяет самостоятельно исходя из характера своей деятельности, а также с учетом объемов поступлений и выдач наличных средств.

Формулы расчета лимита кассы можно найти в нашей .

Важно отметить, что организации, относящиеся к субъектам малого предпринимательства (СМП), а также ИП вправе не устанавливать лимит кассы и хранить в кассе столько наличности, сколько нужно (п. 2 Указания).

Проверить, относится ли ваша фирма к СМП, можно на сайте ФНС .

Кассовые операции в 2019 году: лимит кассы обособленных подразделений

В обособленных подразделениях (ОП), сдающих наличные деньги в банк, также должен быть установлен кассовый лимит. Причем головная организация при наличии у нее ОП обязана устанавливать свой лимит с учетом лимитов этих ОП (п. 2 Указания).

Документ, которым установлен кассовый лимит конкретного ОП, головная организация должна передать в данное подразделение.

Ведение кассовых операций в 2019 году: превышение лимита кассы

Суммы сверх установленного лимита должны сдаваться в банк.

Правда, превышение допускается в дни выплаты зарплаты/иных выплат, включая день получения наличных в банке на эти цели, а также в выходные/нерабочие праздничные дни (если фирма проводит в эти дни кассовые операции). В этом случае никакие штрафные санкции фирме и ее должностным лицам не грозят.

Кассовые операции: лимит расчетов наличными

Помимо кассового лимита, есть еще и лимит расчетов наличными деньгами между организациями/ИП. Данный лимит составляет 100 тыс. руб. в рамках одного договора (). То есть, допустим, если организация покупает у другого юрлица в рамках одного договора товары стоимостью 150 тыс. руб. и планирует производить оплату частями, то сумма всех наличных платежей не должна превышать в общей сложности 100 тыс. руб., остальная сумма должна быть перечислена продавцу по безналу.

С физиками обмен наличными (получение/выдача) организации/ИП могут проводить без каких-либо ограничений (п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У).

Кассовые правила

Безусловно, немалое значение имеет и документальное оформление каждой кассовой операции. Ведь неоформленная операция может привести к тому, что деньги «на бумаге» не будут совпадать с их фактическим количеством. А это опять-таки чревато штрафом.

Правила ведения кассовых операций: кто ведет кассовые операции

Кассовые операции должен вести кассовый работник или другой работник, назначенный руководителем организации/ИП.

Кассир должен быть ознакомлен со своими обязанностями под роспись (п. 4 Указания).

Если в организации/у ИП работает несколько кассиров, на одного из них должны быть возложены функции старшего кассира.

Кстати, ведение кассовых операций может взять на себя сам руководитель/ИП.

Документальное оформление кассовых операций

Кассовые документы (ПКО, РКО) оформляются главным бухгалтером или иным лицом, в чьи обязанности по распоряжению руководителя/ИП входит оформление этих документов. Также кассовые документы могут быть оформлены должностным лицом компании или физлицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухучета (п. 4.3 Указания).

ИП, независимо от применяемого режима налогообложения, могут не оформлять кассовые документы, но при условии, что они ведут учет доходов и расходов/физических показателей (п. 4.1 Указания , п. 2 Письма ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338).

Кассовые операции: кто подписывает документы

При этом при оформлении кассовых документов на бумажном носителе кассир снабжается печатью или штампом (например, печать с наименованием фирмы, ее ИНН и словом «Получено»). Ставя оттиск печати/штампа на кассовых документах, кассир подтверждает проведение кассовой операции.

Если же ведением кассовых операций и оформлением кассовых документов занимается сам руководитель, то, соответственно, подписывать кассовые документы должен только он.

Прием наличных

Как мы отметили выше, прием наличных в кассу проводится по ПКО.

При получении приходного кассового ордера кассир проверяет (п. 5.1 Указания):

• наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии - подписи руководителя) и сверяет эту подпись с имеющимся образцом;
• соответствие наличной суммы, указанной цифрами, сумме, указанной прописью;
• наличие подтверждающих документов, поименованных в ПКО.

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. При этом лицо, вносящее наличность в кассу, должен иметь возможность наблюдать за действиями кассира.

Пересчитав деньги, кассир сверяет сумму в ПКО с фактически полученной суммой и, если суммы совпадают, то кассир подписывает ПКО, ставит печать/штамп на квитанции к ПКО и отдает эту квитанцию лицу, вносившему наличность.

При расчетах с применением ККТ или БСО приходный кассовый ордер может быть оформлен на общую сумму принятых наличных по окончании проведения кассовых операции. Такой ПКО заполняется на основании контрольной ленты ККТ, корешков бланков строгой отчетности (БСО), приравненных к кассовому чеку, и т.д.

Дальнейшее перемещение ПКО внутри организации и его хранение зависит от правил, установленных руководителем фирмы. Храниться ПКО должны в течение 5 лет (п. 362 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Выдача наличных

При выдаче наличных из кассы нужно оформить РКО. Получив его, кассир проверяет (п. 6.1 Указания):

• наличие подписи главного бухгалтера/бухгалтера (при его отсутствии - подписи руководителя) и ее соответствие образцу;
• соответствие сумм, указанных цифрами, суммам, указанным прописью.

При выдаче наличности кассир должен проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО.

Перед выдачей денег кассир должен идентифицировать получателя по паспорту (иному документу, удостоверяющему личность). Выдача наличных денег лицу, не указанному в РКО, запрещена.

Подготовив необходимую сумму, кассир передает получателю РКО для подписи. Затем кассир должен пересчитать подготовленную сумму таким образом, чтобы получатель мог наблюдать данный процесс. Выдача наличности производится полистным, поштучным пересчетом в сумме, обозначенной в РКО. После выдачи денег кассир подписывает РКО.

Так же как и ПКО, РКО хранятся в течение 5 лет по правилам, установленным руководителем организации.

Выдача наличных для выплаты зарплаты

Выплата зарплаты проводится по расчетно-платежным ведомостям (Форма № Т-49, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1)/ платежным ведомостям (Форма № Т-53, утв. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) с составлением единого РКО (на фактически выплаченную сумму) в последний день выплаты зарплаты или же раньше, если все работники получили зарплату до наступления крайнего срока. Причем в таком РКО не нужно указывать ни Ф.И.О. получателя, ни реквизитов документа, удостоверяющего личность.

Срок выдачи зарплатной наличности определяется руководителем и должен быть указан в ведомости. Но учтите, что данный срок не может превышать 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке (п. 6.5 Указания).

Работник обязательно должен расписаться в ведомости.

Если в последний день выдачи зарплаты кто-то из работников ее не получил, то кассир напротив его фамилии и инициалов в расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись «депонировано». Затем кассир:

• подсчитывает фактически выданную работникам сумму и сумму, подлежащую депонированию;
• записывает эти суммы в соответствующие строки ведомости;
• сверяет эти суммы с итоговой суммой, обозначенной в ведомости;
• проставляет свою подпись и отдает ведомость на подпись главному бухгалтеру/бухгалтеру (при его отсутствии - руководителю).

Если же речь идет о какой-то разовой выплате (к примеру, выплата зарплаты увольняющемуся сотруднику), то нет смысла оформлять ведомость - можно выдать деньги сразу по РКО в обычном порядке.

Выдача наличных подотчетнику

В этом случае РКО оформляется на основании , написанного в произвольной форме, или распорядительного документа организации/ИП (п. 6.3 Указания). Данное заявление должно содержать информацию о сумме наличных, срок, на который выдаются деньги, подпись руководителя и дату.

Наличие у подотчетника задолженности по ранее полученным под отчет суммам не является препятствием для очередной выдачи ему средств.

Получение наличных от ОП и выдача наличных обособленному подразделению

При приеме головной организацией денег от своего ОП также оформляется приходный кассовый ордер, а при выдаче - расходный кассовый ордер. Причем порядок выдачи наличных своему ОП каждая организация определяет самостоятельно (п. 6.4 Указания).

Ведение кассовых операций: выдача наличных по доверенности

Наличные деньги, предназначенные одному получателю, могут быть выданы другому лицу по доверенности (например, получение зарплаты за заболевшего родственника). В этом случае кассир должен проверить (п. 6.1 Указания):

• соответствие ФИО получателя, указанных в РКО, ФИО доверителя, указанным в доверенности;
• соответствие ФИО доверенного лица, указанных в РКО и доверенности, данным предъявленного документа, удостоверяющего личность.

В расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости перед подписью лица, которому выдаются деньги, делается запись «по доверенности».

Доверенность прикладывается к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости.

Если же выдача наличных производится по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение денег у разных юрлиц/ИП, делается копия такой доверенности. Данная копия заверяется в порядке, установленном организацией/ИП и прикладывается к РКО.

В ситуации, когда получателю полагается несколько выплат у одного юрлица/ИП, оригинал доверенности хранится у кассира, при каждой выплате к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости прикладывается копия доверенности, а при последней выплате - оригинал.

Книга учета принятых и выданных наличных денег

Если в фирме или у ИП есть несколько касс, то операции по передаче наличности в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами фиксируются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Форма № КО-5, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88).

Кассовая книга

Копию листа кассовой книги ОП направляет в головную организацию. Порядок такого направления устанавливает сама организации с учетом срока составления бухгалтерской/финансовой отчетности.

Способ оформления кассовых документов и книг

Они могут быть оформлены на бумаге или в электронном виде (п. 4.7 Указания).

Бумажные документы оформляются от руки или с применением технических средств, например, компьютера и подписываются собственноручными подписями.

В документы, оформленные на бумаге (кроме ПКО и РКО), можно вносить исправления. Лица, внесшие исправления, должны поставить дату такого исправления, а также указать свои фамилию и инициалы и расписаться.

Документам, оформляемым в электронном виде, должна быть обеспечена защита от несанкционированного доступа, искажений и потери информации.

Электронные документы подписываются электронными подписями.

Вносить исправления в документы, оформленные в электронном виде, запрещено.

В Положении от 12.10.2011 № 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" четко не прописано что считать "кассой" организации, должна ли организация особым образом обеспечить сохранность денежных средств, например, приобрести сейф. Предоставьте пожалуйста разъяснения по вопросам:1) что считать "кассой" организации2) должна ли организация особым образом обеспечить сохранность денежных средств, например, приобрести сейф3) где должен быть установлен сейф

Касса – подразделение организации, выполняющее операции с наличными деньгами.

Согласно Положению № 373-П от 12.10.2011 организации должны самостоятельно определить мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, при хранении и транспортировке, а также установить порядок и сроки проведения проверок фактического наличия денег в кассе. Отменены требования к оборудованию кассы, в частности условия об отдельной комнате, изолированной от других служебных помещений, с двумя дверями; о наличии сейфа, охранной сигнализации.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух».

Все организации независимо от их организационно-правовой формы и применяемой системы налогообложения, а также предприниматели обязаны соблюдать порядок ведения кассовых операций* (п. 1.1 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П , п. 4 ст. 346.11 , п. 5 ст. 346.26 НК РФ). Это правило распространяется также на плательщиков ЕНВД, которые работают с денежной наличностью без применения ККТ (письмо Минфина России от 16 марта 2012 г. № 03-11-11/87).

Что такое кассовые операции

Ведение кассовых операций и работа с денежной наличностью включает в себя:

• прием и выдачу наличных денег (с оформлением приходных и расходных кассовых ордеров);
• хранение наличных денег в кассе ;*
• сдачу наличности в банк.

Касса – подразделение организации, выполняющее операции с наличными деньгами. Различают операционные и центральные (главные) кассы. Операционные кассы (их может быть несколько) предназначены для непосредственных расчетов с клиентами. Они выполняют операции по приему (выдаче) наличных денег и ведут их первичный учет. Центральная (главная) касса обеспечивает хранение и сводный учет наличных денег в целом по организации. Сведения о движении и остатках денежных средств в центральной (главной) кассе отражаются в бухучете на счете 50 «Касса».*

Сохранность наличных денег

Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, их хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения инвентаризации кассы организации и предприниматели разрабатывают самостоятельно* (п. 1.11 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).

За сохранность денег в кассе отвечает кассир или сотрудник, исполняющий его обязанности. Поэтому при приеме кассира на работу помимо оформления обычных документов нужно:*

• заключить договор о полной материальной ответственности;
• взять с кассира расписку о том, что он ознакомлен со своими должностными правами и обязанностями.

Е.Ю. Попова

государственный советник налоговой службы РФ I ранга

2. Статья: Новый порядок работы с наличностью

Организация работы кассы

Отменены требования к оборудованию кассы, в частности условия об отдельной комнате, изолированной от других служебных помещений, с двумя дверями; о наличии сейфа, охранной сигнализации. При этом требование по обеспечению сохранности наличных денег при их хранении, транспортировке, ведении кассовых операций осталось.*

Необходимые мероприятия, согласно пункту 1.11 Положения, определяются компанией самостоятельно, включая установление порядка и сроков проведения проверки фактического наличия денежных средств в кассе (кстати, требования о проведении внезапных ревизий кассы в Положении отсутствуют). То есть за сохранностью денег должны следить сами собственники.*

Конкретизировано, что кассовые операции могут вести кассиры либо лично руководитель ().

Если кассиров в фирме несколько, один из них должен выполнять функции старшего кассира. Прежние правила требовали лишь обязательного ознакомления кассира с порядком ведения кассовых операций под роспись.

Теперь же для кассира нужно установить должностные права и обязанности и ознакомить его с ними под роспись. А вот заключения договора о полной материальной ответственности Положение не требует. Это, как и обеспечение безопасности, – дело организации.

К. Н. Азарова