Главная Налогообложение Как выставить счет на авансовый платеж образец. Счет на аванс — образец

Как выставить счет на авансовый платеж образец. Счет на аванс — образец

Выставление счета на предусматривается договором. Законодательно эта обязанность не закреплена и согласовывается сторонами до подписания контракта. Счет не подтверждает оказание услуги или отгрузку продукции и не обязывает клиента производить оплату. Но, после ее получения выставляется счет-фактура на аванс и делаются соответствующие проводки.

Когда выписывается счет фактура на аванс?

Срок выписки счет-фактуры на предоплату составляет 5 дней после ее зачисления на счет (п.2 ст. 168 НК РФ). Ее основное назначение – обосновать начисление НДС. Этот же срок актуален и для выставления документа на отгрузку. Задержка или выписка по итогам отчетного периода могут повлечь неприятные последствия. Бланк утвержден Постановлением Правительства РФ № 1137 от 26.12.2011 г. и един для выписки авансовой или отгрузочной счет-фактуры.

Некоторые компании игнорируют 5-дневный срок и выписывают только итоговый отгрузочный документ по окончании отчетного периода. Это расходится с официальной позицией ФНС, которая обязывает строго придерживаться правила: выписка авансовой и отгрузчоной счет-фактуры. При проверке это обстоятельство рассматривается, как нарушение, облагаемое штрафом.

Как сделать счет фактуру на аванс?

Правильное заполнение бланка предполагает указание информации во всех его графах. Реквизиты заполняются согласно ст. 169 НК РФ (п. 5 и 5.1). Обязательно вписывается номер и дата платежного документа, на основании которого совершена оплата.

Закон допускает выписку одной счет-фактуры на несколько выплат в рамках аванса по одной сделке, поступивших в один день. В такоом документе перечисляются данные всех платежных поручений. Строка 5 заполняется прочерком только в случае оплаты сделки векселем. При бартере в эту строку вносятся данные накладной.

Правом на выставление счет-фактуры раз в месяц вне зависимости от количества зачисленных предоплат имеют телекоммуникационные компании, оказывающие услуги на непрерывной основе. По итогам отчетного периода оформляется отгрузочный документ, включающий все полученные в его рамках платежи.

Образец заполнения счет-фактуры на предоплату

Обязательными для счет-фактуры являются следующие реквизиты.

Порядковый номер. Нумерация счетов-фактур на аванс ведется в соответствии с книгой продаж. Выбирается в хронологическом порядке и строго последовательно.
Дата документа. Должна укладываться в 5-дневный срок с момента зачисления аванса.
Известные реквизиты сторон, предусмотренные бланком. В том числе ИНН клиента и продавца.
Данные платежного документа. Достаточно номера и даты платежки, по которой перечислялся аванс. Прочер в этой графе ставится только при неденежной форме расчетов.
Код валюты платежа. Является обязательным даже, если из документа следует, что оба контрагента — резиденты РФ.
Названия товаров или услуг, идентичные наименованиям в договоре и счете на предоплату. Допускаются обобщения — например, «Комплектующие» — но, только для случаев, когда заявка на отгрузку формировалась уже после перечислени аванса. Можно указывать слово «аванс». К примеру, «аванс за указание таких-то услуг». В этом случае рекомендуется указывать номер и дату договора.
Ставка и сумма налога по графам 7 и 8 соответственно. Все суммы вписываются с копейками.
Сумма аванса до копеек.

Все данные заносятся четко и разборчиво от руки или машинописным способом (на компьютере) Заверяется счет-фактура лицами, ответственными за налоговую отчетность — главным бухгалтером и руководителем.

Счёт на оплату – документ, который используют в своей работе абсолютно все предприниматели, независимо от того, на каком уровне они работают и к какой сфере бизнеса относятся. Как правило, счёт на оплату выписывается после заключения между сторонами письменного договора, как дополнение к нему, но иногда он может быть выписан и как самостоятельный документ.

Именно счёт на оплату дает основание покупателю товара или потребителю услуги оплатить их. Счёт может быть выписан как на предоплату, так и на оплату постфактум.

ФАЙЛЫ Открыть эти файлы онлайн 2 файла

Обязателен ли счёт?

Законодательство РФ не регламентирует обязательное использование счёта в хозяйственной документации, оплату можно производить и просто на условиях соглашения. Однако, закон называет непременным условием любой сделки заключение договора. Счёт не существует отдельно от договора, это документ, сопровождающий сделку. Он представляет собой как бы предварительную договоренность об оплате по назначенным продавцом условиям – цене, которую должен оплатить покупатель товара или услуги.

Счёт делает расчеты гораздо более определенными, поэтому предприниматели предпочитают использовать его, даже если это условие не оговорено в условиях контракта.

ВАЖНО! Поскольку требование счёта не является законодательно обязательным, он не относится к бухгалтерским отчетным документам, а служит для внутреннего использования.

Когда счёт безоговорочно необходим?

В законодательстве прописаны моменты, когда выставление счёта является обязательным сопровождением сделки:

если в тексте договора сумма к оплате не была установлена (например, за услуги связи и т.п.);
по операциям, предусматривающим уплату НДС;
если организация-продавец имеет освобождение от уплаты НДС;
фирма-продавец, находящаяся на , от своего имени продает товары или предоставляет услуги по договорам агента;
если заказчик внес предприятию-продавцу аванс или перечислил предварительный платеж за товар или услугу.

Итак, счёт на оплату не является обязательным документом , ровно как и подотчетным бухгалтерским. Он никак не может влиять на движение финансовых средств, он может быть в любой момент приостановлен или не оплачен – такие явления встречаются довольно часто и не имеют никаких правовых последствий.
Тем не менее, этот документ имеет равное значение для участников сделки, так как позволяет им заключить своего рода предварительное соглашение о перечислении денежных средств.

Кто выписывает счёта на оплату

Счёт на оплату всегда выписывает сотрудник бухгалтерского отдела. После того, как форма будет заполнена, документ передается руководителю организации, который удостоверяет его своей подписью. Ставить печать на документе не обязательно, так как ИП-шники и юридические лица (с 2016 года) имеют право не использовать печать.

Оформляется счёт на оплату в двух экземплярах , один из которых отправляется потребителю услуги или покупателю, второй – остается у организации, его выписавшей. Заполнить счёт можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант удобнее, так как не нужно каждый раз вносить сведения о предприятии.

Данный документ не имеет унифицированного образца, поэтому организации и индивидуальные предприниматели вправе разрабатывать и использовать собственный шаблон или выписывать счёт на оплату в свободной форме. Как правило, у давно работающих организаций и ИП форма бланка стандартна, меняются только данные о получателе счёта, наименовании товара или услуги, а также сумма и дата. Иногда организации дополнительно в счёте указывают условия поставки и оплаты (например, процент или сумму предоплаты), срок действия счёта и прочую информацию.

Если в документе при оформлении допускаются какие-либо ошибки, их лучше не исправлять, а выписать счёт заново.

Следует помнить о том, что в некоторых случаях, при решении разногласий между сторонами в судебном порядке, счёт на оплату является документом юридической силы и может быть представлен в суде.

Как отправлять счёта на оплату

Сам счёт выставляем электронно. Один бумажный экземпляр оставляем у себя, другой можно отправить контрагенту обычным письмом.

Чаще всего счёт заполняется в электронном виде и отправляется получателю через электронную почту. Но опытные бухгалтеры всегда распечатывают документ на бумажном носителе, и один «живой» подписанный экземпляр отправляют контрагенту через обычное почтовое сообщение, а второй хранят у себя, подшивая в папку, обычно именуемую «счёта».

Инструкция по оформлению счёта на оплату

С точки зрения делопроизводства, данный документ не должен вызвать особых сложностей при разработке и заполнении.

В верхней части документа указывается информация о получателе денежных средств. Здесь нужно указать

полное наименование предприятия,
его ИНН,
сведения об обслуживающем счёт банке,
реквизиты счёта.

Затем указывается плательщик по счёту (он же грузополучатель): тут достаточно указать только название компании, получившей товар или услуги.

Следующая часть документа касается непосредственно оказанных услуг или проданного товара, а также их стоимости. Оформить эти сведения можно как простым списочным перечислением, так и в виде таблицы. Второй вариант предпочтительнее, так как он позволяет избежать путаницы и делает счёт максимально понятным.

В первый столбец таблицы оказанных услуг или проданного товара нужно внести порядковый номер товара или услуги в данном документе.
Во втором столбце – наименование услуги или продукции (без сокращений, ёмко и чётко).
В третьем и четвёртом столбце необходимо указать единицу измерения (штуки, килограммы, литры и т.д.) и количество.
В пятый столбец нужно поставить цену за одну единицу измерения, а в последний – общую стоимость.

Если предприятие работает по системе НДС, то это нужно указать и выделить его в счёте. Если без НДС – эту строку можно просто пропустить. Затем справа ниже указывается полная стоимость всех товаров или услуг, а под таблицей эта сумма вписывается прописью.

В завершение документ должен подписать главный бухгалтер организации и руководитель.

Счёт-фактура для плательщиков НДС

Юрлица и другие плательщики НДС применяют счёт-фактуру : ответственный финансовый документ, который выставляется не предварительно, а по факту выполненных работ, предоставленных услуг или отгруженных товаров. Он нужен уже не для ускорения оплаты, а для подтверждения того, что сборы по акцизам и НДС уплачены в полном объеме, для того, чтобы можно было удержать НДС с плательщика (покупателя). Этот документ имеет установленную форму, в нем также могут содержаться сведения о происхождении товара, а если он импортный, то и номер таможенной декларации на него.

Счёт-фактуру оформляют в двух экземплярах.

Элементы счёта

Определенной формы для составления счёта не предусмотрено, но есть обязательные составляющие, которые в нем обязаны содержаться.

Реквизиты предпринимателя-физического лица или ООО (как продавца, так и покупателя):
- название предприятия;
- правовая форма организации;
- юридический адрес регистрации;
- КПП (только для юридических лиц).
Сведения о банке, обслуживающем сделку:
- название банковского учреждения;
- его БИК;
- номера расчетного и корреспондентского счетов.
Платежные коды:
- ОКПО;
- ОКОНХ.
Номер счёта и дата его оформления (эта информация для внутреннего пользования фирмы; нумерация сквозная, ежегодно начинаемая сначала).
НДС (или его отсутствие). Если наличествует, указывается его сумма.
Фамилия, инициалы, личная подпись составителя.

К СВЕДЕНИЮ! Печать на счёте, по последним законодательным требованиям, не обязательна.

За товар или за услугу?

Счёт может выставляться в качестве договоренности об оплате за поставляемый товар или предоставляемую услугу, а также за выполняемый вид работ. Разница состоит в графе «Назначение платежа», которую содержит счёт.

Для расчёта за товар данная графа должна содержать перечень всех видов отпускаемого товара, а также единицы, в которых он измеряется (штуки, литры, килограммы, метры, рубли и др.). Обязательно нужно указать количество товара и сумму за них (отдельно без НДС, если он есть, и полную сумму).

При оплате услуг в «Назначении платежа» нужно указать вид услуги или выполняемой работы. Не забудьте отметить необходимое количество, а также сумму с НДС и без.

СПРАВКА! Если предприниматель не хочет, он может не расшифровывать все виды поставок полностью, указав лишь номер договора, по которому осуществляется сделка. Однако, все равно эта информация должна быть подробно отражена в товарно-транспортной накладной или в смете. Поэтому в интересах предпринимателя указать в счёте полный перечень оплачиваемых товаров или услуг.

Не допускайте ошибок!

Рассмотрим наиболее распространенные неточности, которые предприниматели могут допустить при оформлении счёта.

Не расшифрована подпись. Одной росписи недостаточно: должны быть сведения о том, кто поставил подпись. В онлайн-версии документа такой ошибки допустить не получится, так как там требуется электронная подпись.
Пропуск сроков счёта-фактуры. Дата оформления счёта-фактуры обязана совпадать с датой выставления счёта и не превышать 5 дней со дня отпуска товара или предоставления услуги.
Просрочка получения счёта для оформления вычета НДС. Налоговый вычет по НС должен быть заявлен в том же налоговом периоде, в котором был получен документ, это подтверждающий, то есть счёт-фактура. Чтобы не допустить этой проблемы, необходимо хранить свидетельства о дате получения счетов (почтовые извещения, конверты, квитанции, записи в журнале входящей корреспонденции и пр.).
Перепутаны даты на экземплярах счёта-фактуры. Оба участника сделки должны иметь идентичные экземпляры, иначе счёт не доказывает законность сделки.
«Шапка» с ошибками. При неточностях в названиях организаций, их ИНН, адресах и т.п. документ окажется недействительным.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если организация-составитель счёта заметила ошибку, она вправе исправить её в тексте счёта. Для этого неправильно записанный показатель зачёркивается, и вместо него ставится правильный. Внесённое изменение заверяется руководительской подписью, при необходимости – печатью, и отмечается дата, когда это было сделано. Другие организации вносить исправления в счёт не уполномочены.

Поступление авансовых сумм от клиентов требует выставления счета-фактуры. На выполнение данного действия отводится 5 дней со дня поступления денег. Формируемый счет-фактура именуется авансовый и составляется в двух экземплярах. Первый подлежит передаче лицу, от которого получены денежные средства, и используется для проведения записи в книги покупок, второй остается в месте выписки для обоснования регистрационной записи в книге продаж. Расскажем в статье, как составляется счет-фактура на аванс, дадим образец заполнения.

Когда выписывается счет-фактура на аванс

Основанием для выписки данного бланка является поступление от покупателя предоплаты, причем она может быть выражена как в денежном, так и материальном виде. Читайте также статью: → “ ». Не нужно выписывать с/ф, если аванс поступил в счет будущей отгрузки ТМЦ (услуг, работ):

Не облагаемых добавленным налогом согласно ст.149 и п.2ст.146 НК РФ;
Облагаемых налогом по нулевой ставке согласно п.1ст.164;
Имеющих продолжительный цикл производственного процесса изготовления, согласно Перечню, подготовленному российским правительством №468 от 28.07.06 в ред. от 30.03.16.;
Реализуемых на территориях, не относящихся к РФ.

Проводки при получении аванса у продавца

Продавец, получив деньги от клиента в счет будущей отгрузки, обязан произвести следующие действия:

Выделить НДС из поступившей суммы и произвести проводку по начислению его к уплате;
Подготовить в 5-тидневный срок с/ф;
Зарегистрировать составленный с/ф в своей книге продаж в том квартале, когда получены деньги;
В день фактической отгрузки в счет полученного ранее аванса, выставить с/ф еще раз;
Начисленный с отгрузки НДС направить к оплате;
НДС, посчитанный при поступлении предоплатной суммы, направить к вычету;
Отгрузочный с/ф зарегистрировать в книге продаж;
Авансовый с/ф зарегистрировать в книге покупок.

Расчеты с клиентами учитываются на сч.62, авансы показываются отдельно от прочих оплат, например, на субсчете 62ав, при этом на субсчете 62р будут показываться прочие поступления от покупателей.

Проводки у продавца выглядят следующим образом:

Деб.51 Кред.62ав – поступили деньги от клиента в виде аванса;
Деб.62ав. Кред.68 – отражено начисление добавленного налога, выделенного из аванса;
Деб.62р. Кред.90.1 – показана выручка от продажи ТМЦ в счет аванса;
Деб.90.3 Кред.68 – Начислен НДС с реализационной операции;
Деб.68 Кред.62ав. – Авансовый НДС принят к вычету;
Деб.62ав. Кред.62р. – Произведен зачет предоплатной суммы.

Проводки при перечислении аванса у покупателя

Покупатель при перечислении аванса должен произвести следующие действия:

Принять к вычету НДС, указанный в полученном от продавца авансовом с/ф;
Выделить НДС по поступившим ТМЦ в счет произведенной ранее оплаты и направить его к вычету;
Восстановить авансовый налог.

Для отражения операций с продавцами применяется сч.60, на котором обособленно учитываются авансовые перечисленные суммы, при этом можно открыть самостоятельный субсчет 60 ав, при этом на субсчете 60 р будут учитываться прочие операции с продавцами.

Проводки в бухучете выглядят следующим образом:

Деб. 60 ав. Кред. 51 – перечислен аванс.
Деб. 68 Кред. 60 ав – налог с предоплаты принят к вычету;
Деб. 19 Кред. 60 р – выделен налог по полученным ТМЦ;
Деб. 68 Кред. 19 – выделенный налог с поступлений принят к вычету;
Деб. 60 ав Кред. 68 – восстановлен авансовый НДС;
Деб. 60 р Кред. 60 ав – произведен зачет аванса.

Порядок заполнения авансового счета-фактуры

При выписке рассматриваемого документа применяются правила, закрепленные в официальном документе, утвержденном Постановлением 1137 от 26.12.11 в ред. от 29.11.14.

Построчное заполнение бланка с/ф:

Номер строки или графы	Пояснения по заполнению
Заполнение строк
1	Дата формирования с/ф, число должно попадать в пятидневный срок, который отсчитывается с момента получения авансовых денег от клиента. Номер должен быть уникальным в течение установленного периода, используется хронологический порядок присвоения номеров. Причем авансовые и отгрузочные с/ф имеют общую нумерацию, номера присваиваются в порядке возрастания по мере выписки документов. Период, в течение которого номер не должен повторяться, определяется организацией самостоятельно. Это может быть месяц, квартал или больший период. Как правило, длительность периода зависит от объема выписываемой документации. По окончании установленного периода нумерация может начаться с начала. По окончании установленного период нумерация может начаться с начала. Период зависит от объема выписываемой документации.Номер можно дополнять через дробь буквенным или цифровым индексом.
2,2а,2б	Реквизиты продавца – полное или сокращенное название (согласно учредительной документации), ИНН и КПП, а также юридический адрес компании.
3,4	Поля не заполняются, так как причина составления с/ф не отгрузка, а поступление аванса.
5	Реквизиты платежного бланка, подтверждающего поступление денег от клиента. Возможно поступление аванса в неденежной форме, в этом случае данное поле не заполняется.
6,6а,6б	Реквизиты покупателя – поля заполняются по аналогии с 2, 2а и 2б.
7	Название валюты и код по ОКВ. Для российского рубля соответствует код 643. Указываются данные о той валюте, в которой выражены поступившие деньги. Например, если цена выражена в валюте другого государства, но оплата поступила в российских рублях, то ставится в этом поле валюта с кодом 643.
Заполнение граф таблицы
1	В данной графе можно указать наименование каждого товара, если данные сведения известны (например, определены договором поставки). Если на момент выставления с/ф в связи с поступление авансовых денег не известен конкретный ассортимент, можно указать обобщенное наименование (например, «мебель» или «хозяйственные товары»).
2-6	Ставятся прочерки, данные графы будут заполнены в момент выписки с/ф по факту отгрузки в счет полученного аванса
7	Ставка НДС указывается в формате «18/118» или «10/110», так как при получении аванса происходит выделение налога из суммы, а не его начисление, как это делается при отгрузке.
8	Величина посчитанного налога, равная результату умножения ставки из гр.7 на размер полученного аванса.
9	Размер поступившей авансовой суммы.
10-11	Ставятся прочерки.

Поставить подпись на счете-фактуре может то лицо, которое уполномочено на то учредительной документацией, доверенностью, составленной руководителем компании, или приказом. Это может быть руководитель организации, главный бухгалтер или иное лицо, имеющее соответствующие полномочия.

Как отражается счет-фактура в книге покупок

Покупатель, получивший от продавца авансовый с/ф, должен зарегистрировать этот бланк в своей книге покупок. Читайте также статью: → “ ». Данная процедура производится в том квартале, в котором получен счет-фактура. Регистрационная запись выполняется только при условии, что поступивший бланк составлен правильно, не имеет ошибок и соответствует необходимым требованиям оформления подобной документации.

Если имеются ошибки, то регистрировать с/ф нельзя, необходимо обратиться к продавцу за выпиской корректирующего документа.

Заполнение граф книги покупок:

Номер графы	Пояснения по заполнению
1	Номер строки в порядке возрастания.
2	Код операции, берется из Перечня, подготовленного ФНС и утвержденного в приложении к приказу ММВ-7-3/136@ от 14.03.16 – для поступления предоплатной суммы соответствует код «02».
3	Переписываются реквизиты 1-й строки авансового с/ф, где указаны даты выписки и номер документа.
4-6	Поля не заполняются.
7	Переписываются реквизиты п/п об оплате из стр.5 авансового с/ф. Данная графа заполняется, если аванс был перечислен в денежном выражении, в противном случае графа прочеркивается.
8	Не заполняется.
9,10	Реквизиты продавца из строк 2 и 2б с/ф, включающие указание наименования, ИНН и КПП лица, составившегося авансовый с/ф.
11,12	Заполняются, если в сделке участвует посредник.
14	Если оплата поступила в валюте иного государства, то переписываются данные из стр.7 с/ф. Если валюта российская, в поле ставится прочерк.
15	Общая сумма аванса из гр.9 с/ф.
16	Размер добавленного налога из гр.8, который можно принять к вычету.

Как отражается счет-фактура в книге продаж

Продавец должен оставить один выписанный авансовый с/ф у себя, чтобы обосновать запись в книге продаж. Регистрацию документа нужно производить в тот день, когда выписан с/ф на аванс – в течение пяти дней с даты поступления предоплатных средств. Запись относится к тому кварталу, в котором получены денежные средства от покупателя.

Заполнение граф книги продаж:

Номер графы	Пояснения по заполнению
1	Номер строки по порядку.
2	Код операции, берется из Перечня, находящегося в приложении к приказу налоговой службы ММВ-7-3/136@ от 14.03.16. Для предоплаты (частичной или полной) указывается код «02».
3	Переносятся сведения, показанные в 1-ой графе с/ф на аванс – дата и № документа.
4-6	В полях ставятся прочерки.
7,8	Переносятся данные о покупателе, от которого получена предоплата, из строк 6 и 6б авансового с/ф.
9,10	Сведения о посреднике, в случае его участия в сделке.
11	Данное поле нужно заполнить реквизитами п/п, подтверждающего поступление предоплатной суммы, если она имеет денежное выражение. Если аванс носит неденежный характер, то поле заполнять не нужно.

Привет всем! Сегодня поговорим о том, как выставить счет на предоплату.

1.Ничто так не укрепляет веру в человека, как предоплата

Как я уже писал в одной из своих статей из серии «Уроки бизнеса»:

«Ничто так не укрепляет веру в человека, как предоплата»

— это правило бизнеса также как «Правила дорожного движения» написано потом и кровью. Еще раз подчеркиваю:

«Никогда, никому и ничего не отпускайте без предоплаты!»
Бесплатно – пожалуйста. Это ваше решение. Но без предоплаты, ни в коем случае.

На самом деле подобных правил много, и я уже начал их излагать в бесплатной книге . А сегодня мы поговорим только о первой заповеди, касающейся предоплаты.

Но сам факт предоплаты — необходимое, но вовсе не достаточное условие спокойного сна любого Поставщика.

2.Как выставить счёт на предоплату чтобы спать спокойно

Причин для беспокойства много:

1) Вместе с получением денег Поставщик принимает на себя обязательства по своевременной поставке качественного товара или услуги.

2) Поставщик попадает в зависимость от Заказчика при отгрузке и приёмке товара.

Сначала напомню, что должно в обязательном порядке быть в счёте на предоплату:

Наименование, ИНН, КПП, адрес и телефон Поставщика
Банковские реквизиты поставщика (наименование банка, расчетный и корреспондентский счета, БИК)
Номер и дата счёта
Наименование, ИНН, КПП, адрес, телефон и имя контактного лица Заказчика, с которым велись переговоры в процессе согласования счёта.
Наименование товара, количество, цена, единица измерения и сумма.
Итоговая сумма по счёту с выделением НДС
Итоговая сумма прописью
Подписи руководителя и бухгалтера Поставщика
Круглая печать фирмы.

2.1 Простейшая форма счета и ее недостатки

Пример №1 Оформление простейшего варианта счёта на предоплату. Это образец документа (бланк), который выдает бухгалтерская программа 1с, но он вовсе не способствует появлению приятных сновидений.

Кратко перечислю подводные камни, которые ждут Поставщика после получения предоплаты по такому простейшему счёту:

1. Покупатель сначала тянет с оплатой, а проплатив, сразу начинает торопить с поставкой товара

Противоядие:
В счёте должна быть строка с указанием срока поставки товара после поступления денег на расчётный счёт Поставщика. При этом к сроку, обещанному фабрикой — изготовителем, прибавляйте минимум неделю.

2. Заказчик может заявить, что товар не соответствует оговоренным ранее техническим характеристикам.

Противоядие:

— Не принимайте заказы по телефону!!! Просите Заказчика прислать заявку в письменном виде, указав ВСЕ требуемые характеристики и количество товара, подлежащего поставке.
— Всегда прилагайте к счёту на предоплату фото товара.
— В переписке, предшествующей выставлению счёта на предоплату, разъясняйте все детали, связанные со свойствами продаваемого товара.
— Подробнейшим образом прописывайте все свойства товара. Просите Заказчика после получения счёта внимательно проверить — всё ли в нём указано правильно.

3. Покупатель может при самовывозе товара тянуть время и занимать Ваш склад настолько долго, что вам некуда будет принимать товары по новым заказам.

Противоядие:

— Указывайте в счёте срок, в течение которого Покупатель обязан забрать товар с Вашего склада после уведомления о готовности к отгрузке.
— Пишите в счёте, что не гарантируете получение товара в случае превышения оговоренного срока на самовывоз товара. Это, конечно, чистая пугалка, но она действует.
— Предупреждайте в устной форме, что при превышении оговоренного срока отгрузки товара, Вы будете вынуждены удержать определённую сумму за аренду складских площадей.

4. Водитель, который приедет за товаром, не будет иметь при себе доверенность на получение товара.

Противоядие:

— Прописать в счёте, что без доверенности товар отпускаться не будет.
— Если идёте навстречу Покупателю и отпускаете товар без доверенности, просите прислать скан доверенности по e-mail, делайте ксерокопию удостоверения личности водителя, просите его расписаться в накладной с указанием должности, Ф.И.О. и мобильного телефона.

2.2 Самая распространенная форма счета и ее недостатки

После выполнения всех этих пунктов счёт на предоплату приобретёт следующий вид:

Пример №2 Оформления счёта на предоплату в том виде, который несколько укрепит ваш сон. Посмотрите образец заполнения:

А теперь «самое приятное»:

После уведомления о прибытии товара на ваш склад Заказчик просит вернуть ему деньги. Хотя ситуация кажется невероятной, в 2014 году она стала доброй традицией. У нашей фирмы это было 5 раз. В одном случае пришлось решать вопрос через Арбитражный суд, который длится до сих пор.

В идеальном случае к каждому счёту надо прилагать договор, в котором оговариваются все такие варианты. Но технически это не выполнимо, т.к. требует штат курьеров, которые будут круглые сутки возить договора на подпись. А что делать с иногородними Заказчиками?

Для того чтобы хоть как-то подстраховать себя, мы придумали форму счёта-договора, в которой оговариваем этот случай и чётко пишем, что «ДЕНЕЖНЫЕ СРЕДСТВА, ОПЛАЧЕННЫЕ ПО СЧЁТУ, ВОЗВРАТУ НЕ ПОДЛЕЖАТ», а также страхуемся от ряда других скользких моментов.

Текст такой:

Настоящий счёт-договор (Счёт) является офертой ООО «ТРОН» Покупателю на поставку товара и оказание услуг.
Оплата настоящего Счёта означает полное и безоговорочное согласие Покупателя с количеством, артикулами, цветом товара, сроками поставки и другими условиями поставки и оказания услуг, определёнными данным Счётом.

Денежные средства, оплаченные по Счёту, возврату не подлежат.

В случае не соответствия количества, ассортимента товара заказу Покупателя в накладной должна быть сделана пометка о фактически принятом количестве и ассортименте товара.

Отгруженный качественный и комплектный товар возврату и обмену не подлежит.
Обязательства Поставщика по поставке товара считаются выполненными с момента передачи товара Покупателю, что подтверждается товарной накладной и счётом-фактурой.
Сдача выполненных услуг производится по одностороннему Акту об оказанных услугах.
Услуги считаются оказанными Поставщиком надлежащим образом и принятыми Покупателем с момента подписания Акта об оказанных услугах. После этого претензии относительно недостатков услуг, в том числе по количеству (объёму) и качеству не принимаются.
Все споры или разногласия, возникающие между Сторонами по настоящему Счёту или в связи с ним, разрешаются путем переговоров между ними. В случае невозможности разрешения разногласий путем переговоров они подлежат рассмотрению в Арбитражном суде г. Москвы.

Буду рад услышать истории из вашего опыта на тему оформления счетов на предоплату.

Сегодня мы поговорили о нескольких способах выписки счета на предоплату. Как вам понравилась статья? Если да, то обязательно поделитесь ей в социальных сетях и подпишитесь на обновления блога. Пока, пока.

3. Постскриптум с инспектором Варнике

Для желающих активизировать мозговое кровообращение, которое очень важно для ведения бизнеса, предлагаю попробовать разгадать детективные истории-загадки вместе с инспектором Варнике. Знакомьтесь.

В соответствии с Налоговым кодексом, счет-фактура служит правовым основанием по принятию покупателем заявленных сумм НДС к вычету. Форма для выписки счетов-фактур как по факту реализации, так и по моменту поступления предварительной оплаты в счет будущих поставок абсолютно одинакова. Она утверждена правительственным постановлением № 1137 от 26.12.2011 года.

Счет-фактура должен быть выписан продавцом в течение пяти дней после наступлений одного из событий: отгрузки товара (передачи имущественных прав, услуг или работ) либо перечисления аванса покупателем. Это требование предусмотрено в статье 168 (пункт 3) НК.

При этом в самом счете-фактуре должны быть заполнены все обязательные реквизиты, указанные в пунктах 5 и 5.1 статьи 169 НК. Особенно важно обратить внимание на правильное заполнение строки 5 в форме налогового документа. В соответствии с правилами, утвержденными постановлением 1137, а также на основании третьего подпункта пункта 5.1 статьи 169 НК России в этой строке должны быть обязательно проставлены номер и дата платежного документа.

В том случае, когда было произведено несколько частичных предоплат за один день, следует перечислить их все в счете-фактуре на аванс . Если же потом выписывается счет-фактура по факту отгрузки, то необходимо перечислить реквизиты всех платежно-расчетных документов по каждой сделанной в счет этой отгрузки оплате.

Есть лишь одно исключение, когда в строке 5 формы счета- фактуры ставится прочерк: это производится тогда, когда авансовый платеж (полностью либо частично) был сделан в форме безденежных расчетов. Например, когда за товар была произведена оплата векселем.

Бывают и такие ситуации, когда компания получает авансовые платежи за непрерывные поставки. К таким компаниям можно отнести любое телекоммуникационное предприятие, работающее на условиях предоплаты. В таком случае разрешается выписывать в конце расчетного периода на сумму всех поступивших от заказчика оплат за вычетом стоимости фактически предоставленных услуг. Такое разъяснение было дано Минфином в письмах № 03-07-15/39 от 06.03.2009 и № 03-07-09/13 от 27.03.2009.

Также имеется разъяснение этого же министерства о том, что если в течение пяти дней после поступления оплаты была произведена отгрузка, то счет-фактуру можно составить один раз — по факту поставки товара. Это разъяснение дважды давалось в письмах Минфина № 03-07-15/39 от 06.03.2009 и № 03-07-14/99 от 12.10.2011. Но вот Федеральная налоговая служба в своем письме № КЕ-4-3/3790 от 10.03.2011 разъяснила, что так поступать нельзя. По мнению фискалов, счет-фактура на аванс должен быть выписан в любом случае, даже если в этот пятидневный срок после поступления предоплаты состоялась отгрузка.

Налогоплательщикам же желательно придерживаться рекомендаций именно налоговой службы, чтобы избежать впоследствии процесса обжалования. Ведь это не только дополнительные затраты на судебные тяжбы, но и излишне потраченное время на оспаривание, которого можно избежать.

Правила выписки счета-фактуры на аванс

При поступлении оплаты от покупателя продавец в пятидневный срок выписывает и передает своему контрагенту счет-фактуру на полученный аванс. Об этом гласит статья 168 НК (пункт 3). Покупатель, в свою очередь, получает право на вычет в сумме НДС, указанного в счете-фактуре, с авансового платежа. Такое право предоставляется ему на основании ст. 171 НК (пункт 12).

Следует заметить, что в Налоговом кодексе не предусмотрено исключений из правил в виде разрешения не выписывать счета-фактуры при получении частичной оплаты или аванса. Поэтому пятидневный срок по выписке этого налогового документа должен быть соблюден.

Возможные исключения предусмотрены в правилах заполнения книги продаж. Эти правила утверждены правительственным постановлением 1137. Так, в третьем абзаце пункта 17 этого нормативного документа указано, что счета-фактуры на полученный аванс могут не выставляться, если:

предоплата произведена в счет будущей поставки продукции, если на ее изготовление требуется более полугода;
сделан авансовый платеж в счет операции, НДС по которой не уплачивается либо ставка налога равна 0%;
налогоплательщик использует право на освобождение от обязанностей по исчислению и уплате НДС в соответствии со статьей 145 кодекса.

Какие бывают ошибки

Несмотря на четко прописанные в Кодексе правила касательно обязательства и срока выписки авансового счета-фактуры , налогоплательщики иногда игнорируют их. Так, достаточно большое число бухгалтеров не считают нужным выписывать счета-фактуры на аванс по каждому полученному предварительному платежу от покупателя.

Одни подбивают общую сумму поступившей предоплаты, вычитают сумму отгрузки и если остается после этого аванс, то тогда выписывают счет-фактуру. Обычно делается это раз в квартал, ну и плюс выписывается счет-фактура по отгрузке. А другие вообще не выписывают авансовые счета-фактуры , если в этом же налоговом периоде произошла поставка товара или производилось оказание услуг (передача работ или имущественных прав).

Но такие варианты ведения учета очень небезопасны. Ведь проверяющие, выходя на ревизию, в первую очередь как раз и проверяют, выписаны ли налоговые документы по поступившим авансам.

Что грозит за нарушения

При обнаружении такого нарушения во время проверки, когда уже нельзя подать уточнения к декларации и выписать исправленный счет-фактуру, налогоплательщикам остается только кусать локти. Ведь казалось бы, аванс все равно погашается отгрузкой в налоговом периоде — но не все так просто.

Инспектор при обнаружении того, что на поступивший аванс не был выписан счет-фактура, просто доначисляет НДС. И так — по всем авансам за налоговый период. Но теперь налогоплательщик не может воспользоваться правом на вычет, так как не предъявил его (в декларации не заявлены такие вычеты по НДС).

Кроме того, налоговая также оштрафует налогоплательщика за грубое нарушение правил учета объектов налогообложения. Это предусмотрено статьей 120 НК. За такой проступок взыскивается штраф в размере 10 тысяч рублей, если правонарушение произошло в одном отчетном периоде. А если такие нарушения происходили чаще, то штраф возрастает до 30 тысяч рублей.

Позиция судов

В постановлении № 23/11 Президиума Высшего арбитражного суда России от 26.04.2011 говорится о том, что налогоплательщик должен заявить в декларации обо всех имеющихся у него правах на применение вычета НДС. При этом наличие всех подтверждающих право вычета по сумме НДС документов не заменяет их декларирования.

В 2005 году Конституционный суд РФ в своем определении № 93-О указал на то, что обязательно заполнение всех обязательных реквизитов, указанных в пунктах 5 и 6 статьи 169 Налогового кодекса. В этом же определении указывается и на то, что налогоплательщик для подтверждения права на вычет должен представить лишь полноценный счет-фактуру, который содержит все необходимые сведения. Позиция Конституционного суда основана на желании пресечь ситуации, связанные с незаконным возмещением (зачетом или возвратом) НДС из бюджета.

А вот 17 арбитражный апелляционный суд в своем постановлении от 23.08.2012 указал, что такой недостаток, как незаполнение строки 5 формы счета-фактуры (реквизиты расчетно-платежного документа), не может служить основанием для лишения покупателя права на вычет. Аналогичное постановление было вынесено и в декабре 2011 года в Московском округе федеральным арбитражным судом.

Как заполнить счет-фактуру на аванс

Авансовый счет-фактура заполняется точно так же, как и обычный на отгрузку. Все обязательные реквизиты перечислены в Налоговом кодексе в статье 169 (в частности в пункте 5.1). Так, обязательно нужно заполнить:

номер по порядку документа и дату его выписки (номер документа должен быть проставлен в хронологическом порядке вместе с аналогичными документами, которые выписываются по отгрузке);
реквизиты, в том числе налоговые номера продавца и покупателя;
номер и дата платежного документа. Речь идет о той платежке, на основании которой был получен продавцом авансовый платеж. Как уже говорилось ранее, если форма расчета была неденежная, то можно в этой строке проставить прочерк;
название (код) валюты, в которой был зачислен авансовый платеж.

В строках 3 и 4 проставляются прочерки, в табличной части документа в первой графе указываются названия товаров (услуг, работ или имущественных прав), в счет последующей передачи которых была произведена предоплата. Наименования должны совпадать с теми, которые указаны в договоре. Если заявка на поставку формируется после перечисления аванса, то в счете-фактуре можно указать обобщенное название — например, «Запчасти». Для наглядности, чтобы сразу было понятно, что это авансовый документ, можно в первой графе указать в скобочках слово «аванс».

Возможно также указать обобщенное наименование товарных позиций — например, «Аванс за оказание аудиторских услуг». О такой возможности прямо разъяснено в письме Минфина РФ от 26.07.2011 за № 03-07-09/22. Желательно в графе с наименованием товаров (услуг, работ) указать также и номер договора между покупателем и продавцом, по которому была произведена предварительная оплата.

Далее в табличной части формы счета-фактуры следует указать ставку (графа 7) и сумму начисленного налога (графа 8), а также сумму авансового платежа (графа 9). Суммы указываются без округлений, в копейках и рублях. В иных строках и графах документа, перечисленных в пункте 4 правил заполнения счетов-фактур (приложение к постановлению № 1137), необходимо проставить прочерки.

Авансовый счет-фактура подписывается теми же должностными лицами, что и обычный налоговый документ — руководителем и главным бухгалтером (либо уполномоченными по доверенности или приказу должностными лицами).

Документ в бумажной форме может быть полностью выполнен на компьютере либо же частично заполнен от руки; при этом бланк может быть напечатан как на принтере, так и типографским способом (в том числе и с внесением некоторых данных).