Инвентаризация денежных средств в 1с 8.3 бухгалтерия. Лимит остатка кассы

В любой организации, где количество пользователей 1С 8.3 (или 8.2) от 10 и более, при больших объемах данных рекомендуется использовать клиент-серверный вариант работы. Такой вариант основан на использовании сторонней СУБД, например, MS SQL server. Естественно, клиент-серверный режим сложно представить без отдельно стоящего сервера. Но каждая компания уникальна, у каждой свои потребности, поэтому и к выбору сервера необходимо подходить с ответственностью. В этой статье мы постараемся дать ответ на вопрос, как выбрать сервер 1С — как программное обеспечение, так и железо. Выбор — очень важный пункт в развитии информационной системы компании.

Без программного обеспечения любой компьютер бесполезен. Особенно качественный софт важен в серверном оборудовании. Он должен отвечать самым современным параметрам безопасности и надежности. Клиентское приложение 1С мультиплатформенно и доступно практически во всех операционных системах, включая мобильные системы. Серверное же приложение поддерживает две платформы — Linux и Windows.

Существует пять вариантов СУБД, с которой работает платформа 1С:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

• встроенная СУБД самой 1С 8.3, так называемый файловый режим . Самый простой вариант работы, не может похвастаться высокой безопасностью. Работает на ОС Windows и Linux. Ограничение на размер базы данных около 6-10 гигабайт;
• MS SQL Server — лучшая СУБД для 1С, имеющаяся на рынке. По мнению многих экспертов SQL Server вообще лучший программный продукт фирмы Microsoft. Для работы требуется ОС семейства Windows;
• IBM DB2 Universal Database — достаточно надежная и безопасная система управления СУБД. Особенность её в некоторых нюансах обработки информации и работы системных методов (например, чувствительность к регистру строковых данных). На качество работы существенно влияют навыки и знания администратора. Поддерживает Windows, Mac OS X, Linux;
• Oracle Database — версионная СУБД, что даёт в некоторых случая повышение производительности. Поддерживает Windows, Mac OS X, Linux;
• PostgreSQL — также версионная. Самое главное преимущество — бесплатный дистрибутив программы. На скорость работы сильно влияет квалификация администратора. Рекомендуется для небольшого количества пользователей. Работает на Windows, Mac OS X, Linux.

Выбор железа для 1С

В отличие от программ выбрать аппаратное обеспечение не так просто. Рассмотрим выбор серверных компонентов для разных количеств пользователей. Количество пользователей — понятие абстрактное, берутся средние для документооборота цифры. При подборе оборудования обязательно учитывайте объем документооборота.

До 10 пользователей

• Процессор : Intel Core i3 или Intel Xeon E3-12xx.
• Оперативная память : 4 гигабайта, в них включается 2 гб на операционную систему и 2 гигабайта под кеш СУБД.
• Дисковая подсистема
• Сетевые интерфейсы

Сервер от 10 до 40

• Процессор : аналог Intel Xeon E3-12xx или AMD Opteron 4ххх.
• Оперативная память : обычно достаточно 8-12 гигабайт.
• Дисковая подсистема : в идеале желательна комбинация SSD + HDD. Но если нет возможности, можно обойтись и HDD.
• Сетевые интерфейсы : обычно все серверные приложения установлены на одной машине.

от 40 до 70

• Процессор
• Оперативная память : 16 гигабайт, а лучше 32.
• Дисковая подсистема : Достаточно традиционного массива из HDD SAS 15K rpm.
• Сетевые интерфейсы : Если серверы на разных машинах, использовать сеть с пропускной способностью 10 Gb.

от 70 до 120

При таком количестве пользователей имеет смысл в распределении серверных приложений на отдельные серверные машины.

• Процессор : Intel Xeon E5-26xx или AMD Opteron 62xx.
• Оперативная память : от 32 гигабайт.
• Дисковая подсистема : RAID 10 из надежных серверных SSD с обязательным аппаратным RAID-контроллером.
• Сетевые интерфейсы : Желательно связать цепочку серверов в сеть с пропускной способностью 10 Gb. Индексные файлы рекомендуется вынести на отдельный SSD, таблица временных таблиц TempDB - на 1-2 (RAID 1).

от 120 пользователей

Сегодня мы рассмотрим выбор серверного «железа» для небольшой организации на 25-30 пользователей, с распределенной инфраструктурой (торговые точки, склад), которой требуются терминальный сервер и программа «1С: Предприятие». Этими сервисами будут пользоваться все сотрудники.

Большинство малых компаний, для удешевления стоимости оборудования, предпочитают минимизировать количество приобретаемой техники и просят администраторов «впихнуть» все запрошенные ими сервисы в один физический сервер. Желание понятное и простительное, но тут «есть нюансы».

Можно организовать терминальный сервер и использовать там файловую версию 1С, но при таком количестве пользователей компания-разработчик рекомендует переходить на клиент-серверный вариант. Поэтому нам потребуется еще сервер под «1С: Предприятие» и сервер баз данных. Уточним сразу, что организовать терминальный сервер, сервер SQL и сервер 1С на одной операционной системе возможно, но, с точки зрения безопасности и стабильности работы сервисов, это крайне не рекомендуется. А если всё-таки очень хочется использовать один физический сервер для всех трёх ролей, то рекомендуем использовать виртуализацию, например, VMWare ESXi или Hyper-V.
Таким образом, вырисовывается три варианта:

1. Один сервер с файловой 1С. Плохой вариант, далее мы его рассматривать не будем.
2. Один сервер с двумя виртуальными машинами.
3. Два физических сервера, один терминальный, второй с БД и 1С.

Для решения этих задач можно предложить следующую конфигурацию серверов:

В случае с одним физическим сервером мы остановили выбор на Dell R710, с двумя шестиядерными процессорами Xeon X5650, 64 Гб оперативной памяти и шестью дисками: два SSD в RAID 1 и четыре SAS-диска в RAID 10.

В случае с двумя физическими серверами мы остановили выбор на таких конфигурациях:

• Терминальный сервер: IBM x3550 M3 с одним процессором Xeon E5620, 32 Гб оперативной памяти и двумя SSD в RAID 1, с дополнительной сетевой картой на два гигабитных интерфейса. У этого сервера также есть богатые возможности для апгрейда, так как он двухпроцессорный, имеет 18 слотов под модули памяти и поддерживает до 288 Гб ОЗУ.
• Сервер баз данных: IBM x3250 M5 с одним процессором Xeon E3-1220v3, 16 Гб ОЗУ, дополнительным RAID-контроллером SAS/SATA, четырьмя SAS-дисками в RAID 10, с дополнительной сетевой картой на 2 гигабитных интерфейса.

Почему мы выбрали именно такие конфигурации? Для ответа на этот вопрос давайте подсчитаем, что нам нужно для обеспечения комфортной работы пользователей в нашей небольшой организации на 25-30 сотрудников. Чтобы не было недопонимания: это лишь один из примеров недорогого внедрения 1С, и во многих случаях целесообразнее выбрать другие конфигурации.

Процессор

С точки зрения процессорного времени терминальные сессии занимают не очень большую долю. По опыту внедрения терминальных решений в различных организациях, для поддержания комфортной работы 30-ти пользователей достаточно будет 4-6 физических ядер процессора, по одному ядру на 6-8 сессий.

Для небольшой базы SQL-серверу понадобится одно ядро. Но мы будем ориентироваться на расширение базы в будущем (или увеличение количества баз) и возьмем два ядра на SQL.

Для сервера «1С: Предприятие» важно не столько количество ядер, сколько их тактовая частота и частота шины. Поэтому заложим еще два ядра на сервер 1С.
И не забудем, что в случае использовании виртуализации одно или два ядра нам пригодится для обеспечения работы хостовой операционной системы.

Итого у нас получается:

• для сервера с двумя виртуальными машинами нужно 12 физических ядер. Можно и меньше, но всегда должен оставаться запас по мощности. Сервер с двумя шестиядерными процессорами подходит для этого идеально.
• для терминального сервера достаточно одного процессора Xeon E5620 с шестью ядрами, для сервера баз данных - процессора Xeon E3-1220v3 с четырьмя ядрами.

Оперативная память

Сначала посмотрим, сколько нужно оперативной памяти под сервисы:

• Операционная система Windows Server только под себя требует 2 Гб ОЗУ.
• Для SQL и небольшой базы 1С достаточно будет 4-6 Гб ОЗУ.
• Сервер «1С: Предприятие» требует еще 2-3 Гб ОЗУ.
• Рассчитываем, что каждому пользователю потребуется 700 Мб ОЗУ в терминальной сессии, тогда на 30 пользователей потребуется 21 Гб.

Теперь применим это к нашим вариантам.

• Для одного сервера с двумя виртуальными машинами нужно около 40 Гб ОЗУ.
• Для терминального сервера достаточно будет 24 Гб или 32 Гб ОЗУ (возьмем с запасом, предполагая будущее расширение). Для сервера с базами данных нужно не менее 8 Гб, но это «впритык», поэтому 16 Гб с запасом. Память сейчас - один из самых дешевых компонентов сервера.

Дисковая подсистема

Это традиционное бутылочное горлышко многих систем. Правильный выбор жестких дисков очень важен для обеспечения быстродействия серверов. При работе 1С с базой SQL происходит множество операций чтения/записи в секунду (IOPS). Если пользователи работают на терминальном сервере с тонких клиентов (т.е. полноценно используют терминальный сервер как рабочую среду), это сильно нагружает дисковую систему сервера. Например, 30 пользователей терминального сервера на RAID 1, SATA 3 Гбит/с, с дисками WD Velociraptor чувствуют себя некомфортно при работе с почтой и активном сёрфинге в интернете. Для терминальных серверов мы рекомендуем использовать SSD-накопители. Для серверов баз данных - SAS-диски, собранные в отказоустойчивые массивы.

Помимо накопителей, следует уделить внимание и дисковому контроллеру. Современные серверы имеют на борту довольно хорошие контроллеры, например, HP SmartArray и DELL PERC. Однако некорректно будет использовать «набортные» решения при серьёзной нагрузке, когда требуется максимальная производительность. Немного сэкономив, вы легко можете получить мощный сервер, который совершенно не тянет нагрузку. Поэтому контроллер должен быть , со своей энергонезависимой памятью.

Рассмотрим варианты решения этой задачи.

• Для одного сервера с двумя виртуальными машинами желательно использовать два RAID-массива: на одном будут располагаться файлы виртуальной машины терминального сервера, на втором - файлы виртуальной машины сервера баз данных и «1C: Предприятия». Для создания первого массива лучше всего использовать два SSD-накопителя в RAID 1 (зеркало).

  Второй массив лучше создать из четырёх SAS-диска в RAID 10 (зеркало + страйп), но можно и из двух SSD-накопителей в RAID 1. Выбор зависит только от стоимости дисков и модели сервера.

• Для двух серверов всё то же самое, только массивы будут разнесены по серверам. На терминальном - RAID 1 из двух SSD, на сервере баз данных - RAID 10.

Один или несколько серверов

Как сказано выше, у небольших организаций довольно велико желание разместить все сервисы на одном сервере.

К преимуществам использования одного сервера и виртуализации можно считать более низкое энергопотребление и более гибкое распределение ресурсов между виртуальными машинами. Ну и перенос виртуальных машин, в случае чего, гораздо удобнее, чем перенос физических ОС.

Однако два сервера имеют более широкие возможности по апгрейду. Например, в нашем варианте недорогой IBM x3550 M3 с добавлением еще одного процессора и ОЗУ превращается в элегантные шорты терминальный сервер на 50 и даже более пользователей.

Еще одно «узкое место» в нашем случае, которое необходимо учитывать при выборе двух физических серверов, это обмен данными между ними по сети. У виртуальных серверов обмен данными идёт через виртуальный коммутатор. Здесь же, для увеличения пропускной способности сети, можно установить в каждый сервер по сетевой карте с двумя гигабитными интерфейсами, которые можно агрегировать между собой и напрямую соединить оба сервера агрегированными 2-х гигабитными линками. Или же использовать сетевые карты с SPF+ 10GBASE, но это дорогое удовольствие.

Запас по мощности

При расчетах и выборе сервера необходимо принимать во внимание пиковые нагрузки. Также обязательно нужно помнить, что база данных будет только «пухнуть», объёмы данных на терминальном сервере будут расти, а количество пользователей может увеличиться. Многие предприятия экономят на запасе мощности и через полгода-год сталкиваются с перебоями в работе и жалобами пользователей. Это тот случай, когда чрезмерная экономия приводит к новым затратам в будущем - скупой платит дважды. Выбранные нами варианты рассчитаны с запасом мощности и возможностью апгрейда. Учтено, что в DELL R710 можно будет добавить еще два жестких диска и ОЗУ, а также заменить процессоры на более производительные.

Так что, если вам потребуется расширение, или количество сервисов увеличится, то тут есть большие перспективы, а существующие серверы еще долгое время будут эффективно выполнять свои задачи. Возможно, через год нам неожиданно потребуется увеличить количество пользователей в два раза, до 60 человек? Пожалуйста.

Если вы использовали один сервер DELL R710, то можно докупить недорогой IBM x3550 M3, поднять на нём гипервизор, перенести туда виртуальную машину с БД и 1С-сервером, а на DELL-е все ресурсы отдать виртуальной машине с терминалом. Это будет быстро, и не потребуется «всё выкинуть и купить новое».
Если же вы использовали два сервера IBM, то x3550 M3 с добавлением второго процессора и небольшого количества ОЗУ превращается из середнячка в довольно мощную машину. А в x3250 M5 можно обновить процессор с E3-1220v3 до E3-1285v3.

Как сделать приказ о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22 в 1С 8.3

Специального документа для инвентаризации денежных средств на расчетном счете в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 не предусмотрено. Но, чтобы распечатать из программы 1С 8.3 приказ о проведении инвентаризации форма ИНВ-22, воспользуемся печатной формой других документов. Например, Инвентаризация товаров. Для этого:

1. Создаем новый документ Инвентаризация товаров. Раздел Склад – Инвентаризация – Инвентаризация товаров:

Кнопка Создать :

1. Заполняем закладку Проведение инвентаризации.

Здесь следует указать период проведения инвентаризации, реквизиты приказа, причину проведения инвентаризации:

1. Заполняем закладку Инвентаризационная комиссия.

В таблице перечисляются члены комиссии и флажком отмечается ФИО председателя:

1. Формируем и редактируем печатную форму приказа ИНВ-22.

Кнопка Печать – приказ по ф. ИНВ-22:

На экране: Режим предварительного просмотра унифицированная форма ИНВ-22 Приказ о проведении инвентаризации:

Включаем режим редактирования печатной формы и заполняем пустые нужные строки, например «Инвентаризации подлежит…» и др. Документ в 1С 8.3 можно распечатать (кнопка Печать ) или сохранить в виде файла (кнопка Сохранить на диске ).

Как сделать редактирование документов на печать вручную в 1С 8.2 (8.3) смотрите в нашем видео-уроке:

Как провести инвентаризацию денежных средств на расчетном счете в 1С 8.3

Инвентаризация проводится через сравнение остатков денежных средств на счетах (расчетных или валютных), зарегистрированных в учете с информацией, . Должны быть сверены обороты по счетам за каждый день, чтобы суммы на начало дня совпадали с остатком, полученным на конец предыдущего дня.

Выписка банка (или выписка из лицевого счета) – документ, содержащий информацию о текущем состоянии счетов организации. В 1С Бухгалтерия 8.3 для проведения операций по денежным средствам служат документы . Просмотреть остатки на начало дня, обороты в течение дня и остатки на конец дня возможно из списка Банковские выписки. Раздел :

Указываем банковский счет, организацию, выделим любой документ на интересующую дату – теперь можно просмотреть нужные данные: остатки денежных средств и обороты по счету за выбранный день:

Также для анализа в 1С 8.3 есть удобная возможность воспользоваться стандартными отчетами. Например отчетом Обороты счета по счету 51. Раздел Отчеты – Стандартные отчеты – Обороты счета :

Выполним настройки отчета (кнопка Показать настройки ):

1. В заголовке отчета устанавливаем период, указываем счет – 51, выбираем организацию.
2. На вкладке Группировка указываем периодичность построения отчета – По дням и способ группировки – Банковские счета :

1. На закладке Отбор выбираем нужный банковский счет:

1. На закладке Показатели указываем выводимые в отчет данные:

Нажимаем кнопку Сформировать . На экране: отчет Обороты счета 51:

Данные, выведенные в отчет в 1С 8.3, позволяют проверить остатки и обороты денежных средств на расчетном счете за каждый из дней выбранного периода.

Очень трудно представить, что при автоматизированном ведении учета могут образоваться и недостачи, и реже излишки на расчетном счете, но такие ситуации возможны. Рассмотрим, что нужно сделать в 1С 8.3 Бухгалтерия в данных ситуациях.

Если выявлены излишки на расчетном счете

Предположим, что в результате анализа на конец дня 31 марта 2016 г обнаружено: остаток по учетным данным меньше остатка по банковской выписке на 1 000,00 руб. Остаток по банковской выписке – 1 713 118 ,45 руб., остаток по учетным данным 1 712 118, 45 руб.).

Излишки отражаются в бух. учете (БУ) проводкой Дт 51 – Кт 91.01, в налоговом учете (НУ) – это Прочие внереализационные доходы и расходы. В 1С 8.3 данная операция проводится документом Поступление на р/счет:

1. Вводим документ Поступление на р/счет». Раздел Банк и Касса – Банк – Банковские выписки – кнопка Поступление .
2. Заполняем поля документа:

• Счет кредита – 91.01;
• Прочие доходы и расходы – Прочие внереализационные доходы (расходы), принимаемые к НУ (в элементе справочника установлен флаг «Принимается к налоговому учету»):

1. Проводим документ (кнопка Провести) и проверяем движения, сделанные документом:

1. Построим отчет Обороты счета по 51 счету и убедимся, что на 01.04.2016г. остаток по счету соответствует остатку, указанному в банковской выписке:

Проверить операции по счету 91.01 можно с помощью отчета Оборотно-сальдовая ведомость по счету. Отчет построим на дату корректировки – 01.04.2016г. Из отчета видно, что сумма расхождения в 1 000,00 руб. отражена в БУ и НУ:

Если обнаружены “недостачи” на расчетном счете

Недостача денежных средств может быть выявлена как при инвентаризации, так и в ходе ежедневной текущей работы бухгалтера. Встречаются ситуации, когда банк непреднамеренно списывает с расчетного счета какие-либо суммы. Обнаружив такие «недостачи», следует, прежде всего, обратиться с письменным заявлением в банк, чтобы банк зачислил на счет организации списанные суммы.

Согласно ст. 856 ГК РФ если банком необоснованно списаны денеженые средства со счета клиента, банк должен уплатить проценты. Порядок начисления процентов оговаривается ст. 359 ГК РФ.

Допустим, при проверке банковских выписок бухгалтер выявил списание 10 000,00 руб. в пользу неизвестного контрагента.

В 1С 8.3 такая ситуация будет оформлена документом Списание с р/счета, проводкой Дт 76.02 – Кт 51.

1. Создаем документ Списание с р/счета. Раздел Банк и Касса – Банк – Банковские выписки – кнопка Списание .
2. Заполняем поля документа:

• Вид операции документа – Прочее списание;
• Получатель – можно не заполнять;
• Сумма – выявленное расхождение;
• Счет дебета – 76.02 «Расчеты по претензиям»:

1. Проводим документ (кнопка Провести

Бухгалтер информацию о недостаче в письменном виде передает в банк. Через несколько дней банком возвращаются списанные ден.средства на р/счет и уплачиваются проценты в размере 52,00 руб.

Зачисление денежных средств выполним документом Поступление на р/счет, проводкой Дт 51 – Кт 76.02.

1. Создаем документ Поступление на р/счет. Раздел Банк и Касса – Банк – Банковские выписки – кнопка Поступление .

1. Заполняем поля документа:

• Операция документа (вид) – Прочее поступление;
• Плательщик – можно не заполнять;
• Сумма – выявленное расхождение;
• Счет кредита – 76.02 «Расчеты по претензиям»:

1. Проводим документ (кнопка Провести ) и проверяем движения документа:

Аналогично на р/счет зачислим проценты, которые перечислены банком за ошибочное списание средств (проводка Дт 51 – Кт 76.02).

Начисление процентов за ошибочное списание банком денежных средств с р/счета в 1С 8.3 проведем документом Операция. Раздел Операции – Бухгалтерский учет – Операции, введенные вручную – кнопка Создать :

Проводка по начисление процентов: Дт 76.02 – Кт 91.01. В налоговом учете полученные проценты признаются как прочие доходы:

Построим отчет ОСВ по счету 76.02, чтобы проконтролировать правильность проведения документов в 1С 8.3:

Инвентаризация денежных средств в кассе в 1С 8.3

Документом Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приказ Минфина России от 13.06.1995 № 49) описан порядок проведения инвентаризации кассы.

Акт инвентаризации наличных денежных средств форма ИНВ-15

Чтобы отразить результаты инвентаризации кассы, нужно сформировать акт инвентаризации наличных денежных средств форма ИНВ-15:

• В акте должны приводиться сведения о наличных средствах, ценных бумагах, а так же денежных документов (марок, авиабилетов, талонов и др.);
• Эти сведения получены инвентаризационной комиссией в результате пересчета денежных средств;
• В акте фиксируется сумма наличных средств, которая должна быть в кассе исходя из записей кассовой книги, последние номера ПКО и РКО, а так же отражаются излишки или недостача.

К сожалению, в 1С 8.3 Бухгалтерия нет типового механизма для создания и печати ИНВ-15 Акта инвентаризации наличных денежных средств. У разработчиков зарегистрировано такое пожелание пользователей и возможно оно со временем будет реализовано. Пока остаются два варианта выхода из ситуации:

• или заполнять акт по ф. ИНВ-15 вручную;
• или заказать программистам написание обработки, предназначенной для заполнения и печати акта по ф. ИНВ-15.

Так, примерно, акт инвентаризации наличных денежных средств форма ИНВ-15 может выглядеть в программе 1С 8.3:

В 1С Бухгалтерия 8.3 не предусмотрено специального документа для отражения инвентаризации денежных средств в кассе. Ранее в данной статье было разобрано, как в 1С 8.3 оформить приказ по ф. ИНВ-22.

Если выявлена недостача денежных средств в кассе

Если по итогам инвентаризации денежных средств в кассе возникла недостача, то есть фактический остаток средств в кассе меньше остатка, отраженного в учете, то он относится на МОЛ, то есть на кассира организации.

Допустим, на 01.04.2016г. в кассе есть недостача в сумме 158,12 руб. В 1С 8.3 такая ситуация будет оформлена документом Выдача наличных, проводкой Дт 94 – Кт 50.01.

1. Вводим документ Выдача наличных. Раздел – кнопка Выдача .
2. Заполняем поля документа:

• Операция документа (вид) – Прочий расход;
• Сумма – выявленное расхождение;
• Счет дебета – 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;

1. Проводим документ (кнопка Провести ) и проверяем движения документа:

1. Банк и Касса – Касса – Кассовые документы – кнопка Кассовая книга .

Выполненная операция зарегистрирована в данном отчете:

Отнесем недостачу на виновное лицо – кассира (проводка Дт 73.02 – Кт 94) документом Операция. Раздел Операции – Бухгалтерский учет – Операции, введенные вручную – кнопка Создать :

Однако, если сложилась ситуация, когда вина кассира не установлена, например, касса была взломана и денежные средства похищены, то недостачу относят на прочие расходы.

Если обнаружены излишки денежных средств в кассе

При инвентаризации кассы могут быть обнаружены излишки, то есть учетное количество в кассе денег оказывается меньше фактического.

Допустим, на 01.04.2016г. в кассе образовались излишки наличных денег в сумме 158,12 руб. В этом случае денежные стредства отражаются в учете документом Поступление наличных, проводка Дт 50.01 – Кт 91.01.

1. Создаем документ Поступление наличных. Раздел Банк и Касса – Касса – Кассовые документы – кнопка Поступление .
2. Заполняем поля документа:

• Операция документа (вид) – Прочий приход;
• Сумма – выявленное расхождение;
• Счет кредита – 91.01 «Прочие доходы».
• Заполняем основание документа и приложение:

1. Проводим документ (кнопка Провести ) и проверяем движения документа:

1. Сформируем кассовую книгу на 01.04.2016г. Раздел Банк и Касса – Касса – Кассовые документы – кнопка Кассовая книга .

Выполненная операция зарегистрирована в данном отчете.

От 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").

При проверке фактического остатка денег в кассе сравниваются показатели счетчика кассового аппарата, книги кассира-операциониста и кассовой книги (п. 3.39-3.43 Методических указаний , утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49).

Пример

Организация ООО "Швейная фабрика" проводит инвентаризацию денежных средств в кассе. При инвентаризации выявлено расхождение: фактически наличных денежных средств в кассе на 10,00 руб. меньше остатка по данным учета. Недостача относится на материально ответственное лицо - кассира организации.

1. Отражение в учёте суммы недостачи

Для выполнения операции 1.1 "Отражение в учете суммы недостачи" (см. таблицу примера Выдача наличных с видом операции "Прочий расход".

Создание и заполнение документа "Выдача наличных" (рис. 1):

1. Меню: Банк и касса - Касса - Кассовые документа.

2. Кнопка "Выдача" .

3. Вид операции "Прочий расход".

5. В поле "Сумма" укажите сумму недостачи.

6. В поле "Счет дебета" выберите счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

7. Поля "Выдано (ФИО)" и "По документу" оставьте пустыми.

8. В поле "Основание" укажите содержание хозяйственной операции.

9. В поле "Приложение" укажите реквизиты акта инвентаризации наличных денежных средств (унифицированная форма ИНВ-15).

10. Кнопка "Провести".

Для составления печатного бланка расходного кассового ордера по форме КО-2 нажмите на кнопку "Расходный кассовый ордер (КО-2)".


Рис. 1

Результат проведения документа "Выдача наличных" (рис. 2):

Для просмотра проводок документа нажмите кнопку Показать проводки и другие движения документа

Рис. 2

Для завершения оформления кассовых операций в конце дня необходимо сформировать отчет "Кассовая книга".

2. Недостача отнесена на виновное лицо

Для выполнения операции необходимо создать документ Операция .

Создание и заполнение документа "Операция" (рис. 3):

1. Меню: Операции - Бухгалтерский учет - Операции, введенные вручную .

2. Кнопка "Создать"

3. Выберите вид документа "Операция".

4. В поле "от" укажите дату инвентаризации.

5. В поле "Содержание" введите содержание операции.

6. Для создания новой проводки в табличной части нажмите кнопку "Добавить".

7. В поле "Дебет" выберите счет 73.02 "Расчеты по возмещению материального ущерба". Далее заполните поле "Субконто1 Дебет", выбрав из справочника "Физические лица" лицо, признанное виновным в недостаче.

8. В поле "Кредит" выберите счет выберите счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

9. В поле "Сумма" необходимо заполнить сумму недостачи, отнесенную на виновное лицо.

10. В поле "Содержание" укажите содержание операции.

11. Поля "Сумма Дт" и "Сумма Кт" в строке "НУ" автоматически заполняются значением, указанное в колонке "Сумма".

12. Кнопка "Записать".

13. Для вызова печатного бланка бухгалтерской справки используйте кнопку "Бухгалтерская справка".

Рис. 3

Инвентаризация денежных средств на расчетном счете (выявлены излишки)

Расчетные счета предназначены для хранения и движения денежных средств в валюте Российской Федерации. На валютном счете хранятся денежные средства в иностранных валютах.

В ряде случаев проведение инвентаризации является обязательным и устанавливается законодательством Российской Федерации, федеральными и отраслевыми стандартами (ч. 3 ст. 11 Закона о бухучете). При этом перечень случаев обязательного проведения инвентаризации в новом Законе о бухучете отсутствует.

Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, проводится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков (конечным сальдо по выпискам банков) (п. 3.43 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49).

Также, при инвентаризации средств на расчетном счете проверяется тождественность оборотов по дебету и по кредиту счетов данным, которые содержатся в выписках кредитных организаций. Остаток денежных средств на конец периода в предыдущей выписке банка по счету должен быть равен остатку средств на начало периода в следующей выписке.

Пример

Организация ООО "Швейная фабрика" проводит инвентаризацию денежных средств на расчетном счете. При инвентаризации выявлено расхождение: остаток на счете по учетным данным на 60,00 руб. меньше остатка согласно банковской выписке.

1. Отражение в учете суммы расхождения

Для выполнения операции 1.1 "Отражение в учете суммы расхождения" (см. таблицу примера) необходимо создать документ Поступление на расчетный счет с видом операции "Прочее поступление".

Создание и заполнение документа "Поступление на расчетный счет" (рис. 5):

1. Меню: Банк и касса - Банк - Банковские выписки .

2. Кнопка "Поступление"

3. Вид операции документа "Прочее поступление".

4. В поле "от" укажите дату инвентаризации.

5. В полях "Вх. номер" и "Вх. дата" можно указать номер и дату инвентаризационной описи.

6. В поле "Банковский счет" выберите расчетный счет, на котором выявлено расхождение.

7. В поле "Сумма" укажите сумму расхождения.

8. В поле "Счет кредита" выберите счет 91.01 "Прочие доходы".

9. В поле "Прочие доходы и расходы" укажите статью из справочника "Прочие доходы и расходы" с видом "Прочие внереализационные доходы (расходы)".

10. В поле "Статья ДДС" выберите статью из справочника "Статьи движения денежных средств" с видом "Прочие поступления".

11. Поля "Плательщик", "Счет плательщика", "Реализуемые активы" и "Назначение платежа" для данной операции поступления на расчетный счет не заполняются.

12. Кнопка "Провести".

Рис. 4.

Результат проведения документа "Поступление на расчетный счет" (рис. 5):

Для просмотра проводок нажмите кнопку Показать проводки и другие движения документа


Рис. 5

Инвентаризация кассы в 1с проводится, чтобы выявить расхождения между фактическим наличием денежных средств и данными программы.

Инвентаризация может проводиться в обязательном порядке или по желанию. Обязательная инвентаризация кассы имеет место в следующих случаях:

1. при смене материально-ответственного лица, то есть кассира
2. перед составлением годовой бухгалтерской отчетности
3. при выявлении хищений по кассе

Также на предприятии может проводиться инвентаризация кассы в 1с и в других случаях, на усмотрение руководства предприятия.

Для проведения инвентаризации руководитель издает приказ, в котором указываются сроки проведения инвентаризации, и определяется состав комиссии.

По результатам инвентаризации оформляется акт ИНВ-15. Это унифицированная форма, которая заполняется в двух экземплярах, а при смене кассира в трех.

По результатам инвентаризации могут быть выявлены излишки или недостачи. Излишки нужно оприходовать, а недостачи списать на материально-ответственное лицо – кассира.

Инвентаризация кассы в 1с Бухгалтерия 8, ред. 2.0

Рассмотрим, как отразить расхождения по кассе в программе 1С Бухгалтерия 8.2. В случае, если в результате инвентаризации были выявлены излишки, их нужно оприходовать в кассу. Сделать это можно с помощью приходного кассового ордера с видом операции «Прочий приход». Счет кредита нужно указать 91.01.

По документу будет сформирована проводка: Дт 50.01 Кт 91.01

Второй вариант, когда проводится инвентаризация кассы в 1с – это выявленная недостача.

Недостачу сначала нужно списать на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Это делается при помощи документа расходный кассовый ордер, вид операции «прочий расход». По дебету выбирается счет 94 и по документу формируется проводка:

Дт 94 Кт 50.01

Далее эту недостачу нужно списать на виновное лицо – кассира. Сделать это можно при помощи операции, введенной вручную. Для этого заходим в верхнее меню Операции и добавляем новую операцию. Счет дебета здесь будет 73.02, счет кредита 94. В субконто на счете 73 нужно выбрать то виновное лицо, у которого удерживается сумма недостачи.