Что такое бюджет движения денежных средств (БДДС)? Как составить бюджет доходов и расходов предприятия? Как не допустить превышения расходов бюджета над его доходами?

Если у вашего бизнеса есть доходы, то есть и расходы. А значит, вам нужно профессионально вести бюджет.

Чем больше денег, тем сложнее ими управлять. С целью грамотного распределения средств и управления платежеспособностью компании предприниматели пользуются бюджетом доходов и расходов и бюджетом движения денежных средств .

С вами Денис Кудерин, эксперт по экономическим и финансовым вопросам. В этой статье я расскажу, что собой представляют упомянутые выше понятия и как управлять бюджетом , чтобы сделать бизнес более эффективным.

Присаживаемся поудобнее и читаем до конца – в финале вас ждёт обзор надёжных компаний, которые помогут наладить бюджетирование на объекте , плюс советы, как не допустить превышения расходов предприятия над доходами.

1. Что такое БДР и БДДС и чем они отличаются

Даже семейным бюджетом управлять не так-то просто. Кто пробовал, тот знает, что денег на повседневные траты всегда уходит больше , чем вы рассчитывали. Приходится корректировать расходы, добавлять в бюджет новые статьи, о которых вы на момент его составления начисто позабыли.

Представьте, насколько сложнее вести бюджет крупного предприятия. У любого объекта коммерции сотни расходных статей и трат, которые необходимо делать.

Бюджет – это не абстракция, это конкретное понятие, подкреплённое специальными документами. Каждое предприятие, даже состоящее из 2 сотрудников, ведёт бюджет доходов и расходов (БДР) и по возможности – бюджет движения денежных средств (БДДС). Это основа .

Прежде чем перейти к практическому смыслу этих понятий, определимся с терминологией.

БДР – способ документальной фиксации операций, формирующих доходы и расходы предприятия. Как правило, такой документ имеет вид несложной таблицы, в которой учтены все хозяйственные манипуляции, приводящие к поступлению средств или их тратам. При этом учитываются не только денежные, но и любые другие доходы и расходы.

БДДС – способ отразить движение денежных потоков на предприятии. В этом документе фигурируют исключительно события имеющие денежное выражение .

Первичные документы, которыми пользуются при оформлении операций БДР, это акты завершённых работ и оказанных услуг, акты приёма-передачи материальных активов, любые другие документы, подтверждающие доходы и расходы компании. Документ похож на бухгалтерский отчет «О прибылях и убытках».

Чем различаются БДР и БДДС?

Эти бюджеты отличаются целями , для которых они формируются. БДР разрабатывается с целью планирования прибыли , которую компания способна получить за бюджетный период. Сюда входят все данные о себестоимости продукции и выручке .

БДДС предназначен для распределения денежных потоков . Он отражает всю деятельность организации, которая выполнялась в денежной форме. С помощью БДДС отслеживаются все операции предприятия по различным счетам.

В таблице показаны операции, которые отражаются в рассматриваемых нами бюджетных документах:

№	Операции	Отражаются в БДР	Отражаются в БДДС
1	Начисление амортизации	Да	Нет
2	Переоценка товарно-материальных ценностей	Да	Нет
3	Недостачи товарно-материальных активов	Да	Нет
4	Производственный брак	Да	Нет
5	Кредиты и займы	Нет	Да
6	Приобретение основных средств	Нет	Да
7	НДС	Да	Да
8	Траты на капитальный ремонт	Да	Да

Оба бюджета в совокупности дают чёткое понимание текущего финансового состояния компании и её перспектив. Как правило, начинается с составления БДР, поскольку этот документ имеет более «расширенный» формат.

В БДР включают три группы финансовых показателей – доходы, затраты и прибыль. Последний вычисляется при помощи вычитания второго из первого.

БДДС – это план движения наличных средств в кассе компании и на расчетных счетах. Документ отражает все планируемые поступления и списания средств в результате хозопераций. БДДС предохраняет бизнес от главной ошибки – остаться без денег на ведение основной деятельности.

В этом коротком видео вам объяснят разницу между БДР и БДДС на примере покупки холодильника.

2. Какая деятельность лежит в основе составления БДДС – 3 основных вида деятельности

При составлении отчёта БДДС руководствуются тремя видами деятельности предприятия – операционной (текущей), инвестиционной и непосредственно финансовой .

Рассмотрим их подробно.

Вид 1. Операционная деятельность

Это основной вид деятельности компании – та работа, которая создаёт поступления и траты денег. Это производство продукции, продажи товара, оказание услуг, выполнение работ, сдача оборудования в аренду и прочие операции, связанные с движением денежных средств.

Вид 2. Инвестиционная деятельность

Связана с приобретением или продажей внеоборотных активов . Инвестирование, как и операционная деятельность, имеет своей целью получение прибыли или достижение полезного для компании эффекта. Однако в такой деятельности основные оборотные средства не задействованы, а используются «свободные » деньги.

Пример

Предприятие «Безопасные технологии» инвестирует часть своих активов в развитие альтернативных источников энергии – генераторов на основе солнечных батарей и ветра. Деньги вкладываются в лабораторные исследования и научные разработки. Эти финансовые операции обязательно отражаются в отчёте БДДС.

Вид 3. Финансовая деятельность

Приводит к изменениям в составе и размере основного капитала компании. К примеру, это привлечение и возврат кредитов, необходимых предприятию для развития новых направлений производства.

Бюджет ДДС предотвращает недостаток и избыток оборотных средств

Разделение деятельности компании на виды позволяет оценить действие всех трёх направлений на финансовый статус компании и размер капитала, который находится в её распоряжении.

Грамотно составленный бюджет движения денег обеспечивает постоянное наличие средств, необходимых для выполнения основной работы компании.

БДДС позволяет также эффективно использовать избыток денег предприятия, поскольку главный принцип бизнеса в том, чтобы свободные средства не лежали без дела на банковских счетах, а приносили ещё большие прибыли.

3. Как формируется БДР – 5 основных этапов

БДР – универсальный инструмент управления бизнес-процессами. Он позволяет оптимально использовать ресурсы компании, оценивать экономическое состояние предприятия, планировать дальнейшую работу.

Сегодня большинство компаний пользуются автоматизированными системами ведения и управлению бюджетом . Специальные программы снижают количество ошибок, сокращают время на расчеты и облегчают труд сотрудников финансовых отделов предприятия и центров финансовой ответственности (ЦФО).

Перед тем, как составить БДР, нужно сформировать и систематизировать локальные бюджеты компании – производственный, управленческий, бюджет продаж, бюджет затрат и т.д. БДР выступает документом, обобщающим все эти данные.

Основная цель БДР – учёт и прогноз финансового состояния организации. Это итоговая часть бюджета предприятия, вершина айсберга, основание которого – показатели всех бюджетов компании по всем направлениям.

Рассмотрим поэтапно, как формируется БДР.

Этап 1. Расчет расходов

Без расходов нет доходов. Руководствуясь этой простой истиной, финансовые отделы любой компании, первоочередное внимание уделяют именно затратам.

Что входит в расходную часть:

• производственные затраты;
• коммерческие расходы;
• управленческие;
• зарплата и налоги;
• другие расходы.

Детализация расходных статей зависит от целей и возможностей компании. Понятно, что чем подробнее учитываются затраты, тем яснее экономическая ситуация, в которой находится конкретный объект.

Этап 2. Расчет доходов

Доходы – это все поступления в активы компании.

Сюда относятся:

• выручка от продаж;
• доход от услуг;
• доходы от аренды;
• внереализационные доходы – проценты по займам, компенсации и другие поступления, не связанные напрямую с реализацией основной продукции.

У каждого предприятия свои источники доходов, так что детали зависят от профиля и специфики компании.

Этап 3. Определение прибыли

Прибыль – положительная разница между доходами и расходами. Если разница будет отрицательной, это уже не прибыль, а убыток . Это значит, предприятие работает в минус, и нужны кардинальные изменения в производственных и всех прочих процессах.

Этап 4. Планирование прибыли

Поскольку прибыль – главный источник финансирования предприятия, вся его деятельность направлена на сохранение и увеличение оборотного капитала . Деньги, вложенные в производство, должны возвращаться как можно быстрее – эту задачу и решает профессиональное планирование прибыли.

Другая цель планирования – получить максимум выгоды при минимальных затратах, но не за счёт потери качества, а за счёт рациональной организации труда и снижения сопутствующих затрат.

При этом удовлетворяются главные потребности компании:

• выплата зарплаты и стимулирование сотрудников;
• накопление средств на модернизацию и расширение производства;
• выплата по обязательствам, а также инвесторам и собственникам компании;
• увеличение рентабельности предприятия;
• повышение конкурентоспособности.

Опять же, на точность прогноза напрямую влияет максимально подробная детализация расходов и доходов компании.

Этап 5. Составление отчета

Составить грамотный и объективный отчёт могут только профессионалы. Если вы – руководитель компании и сомневаетесь в компетентности своих сотрудников ЦФО, то наилучший вариант – делегировать бюджетирование квалифицированной компании-аутсорсеру.

Сторонние специалисты не только составят подробный БДР, но и при необходимости предоставят . Возможно, на это уйдёт больше времени, но и результат будет более объективным.

4. Как составляется БДДС – 5 главных этапов

В целом составление БДДС похоже на формирование БДР, но есть определённые нюансы.

Как я уже говорил, здесь учитываются только денежные поступления и траты, которые отражаются в финансовых документах.

Этап 1. Установка остатка денежных средств

Для начала нужно установить обязательный минимальный остаток средств. Величина этого показателя зависит от специфики деятельности фирмы и вероятности наступления непредвиденных ситуаций. На финансовом языке это называется «конечное сальдо ».

Этап 2. Определение доходной части

Составление доходной части бюджета основывается на бюджете продаж и поступлений от инвестиций, дивидендов и процентов.

Есть два варианта сбора информации:

1. Снизу – вверх , когда планы материальных поступлений исходят от различных отделов и после этого сводятся в единый отчёт;
2. Сверху – вниз , когда документы утверждаются центральной финансовой службой компании и после этого доводятся до руководителей отделов.

Этап 3. Составление расходной части

Расходную часть составляют на базе прямых затрат – расходов на оплату труда, сырьё, накладных, производственных, общехозяйственных расходов. Сюда же входят затраты на инвестиции и прочие финансовые операции возврата займов, процентов и дивидендов инвесторам.

Этап 4. Расчет чистого денежного потока

Чистый денежный поток (иногда используют англоязычный термин Cash Flow ) рассчитывается по формуле и показывает разницу между положительным и отрицательным балансом на конкретный промежуток времени. Этот показатель характеризует текущий финансовый статус предприятия и определяет его перспективы.

Когда расходная часть бюджета превышает доходную, возникает ситуация, которую называют «кассовый разрыв ». Итоговое сальдо при этом становится отрицательным. В таких случаях принимают меры по устранению минуса – урезают затраты или (в крайнем случае) используют заёмные и резервные средства для дальнейшего ведения бизнеса.

Предприятия, которые не могут устранить отрицательное сальдо в течение длительного периода, движутся к банкротству . Именно в таких компаниях появляются задержки зарплат, долговые обязательства не выполняются, кредиторы наседают, а прибыли не покрывают текущих расходов.

Этап 5. Корректировка и утверждение

Заключительная стадия – корректировка бюджета в соответствии с текущими экономическими реалиями и его утверждение руководителями предприятия. Утверждённый бюджет – это официальный документ, которым руководствуется весь персонал компании, но в первую очередь – руководители ЦФО.

5. Где получить помощь при составлении БДР и БДДС – обзор ТОП-3 компаний по предоставлению услуг

Формирование БДР и БДДС – ответственная работа, которой должны заниматься опытные и квалифицированные сотрудники.

Если таковых нет на вашем предприятии или вашим специалистам не хватает знаний, есть смысл пригласить сторонние организации. Они выполнят эту работу профессионально, компетентно и полноценно, используя современное программное обеспечение.

Эксперты нашего журнала изучили рынок и выбрали тройку наиболее надёжных и привлекательных в плане стоимости услуг компаний.

«ИТАН» – это актуальные системы бюджетирования коммерческих объектов на основе 1С . Основное направление деятельности – постановка, внедрение и автоматизация финансового планирования на предприятии заказчика, организация управленческого учёта, консолидация финансовой информации для крупных холдингов и компаний с разветвлённой сетью филиалов.

Компания создана в 1999 году. Среди достижений – разработка универсальных и интегральных решений на основе платформы 1С. С каждым годом уникальные продукты компании совершенствуются, становятся более простыми и удобными в управлении. Миссия «ИТАН» - способствовать повышению продуктивности финансового управления предприятий.

Продажа и внедрение в практику программных продуктов 1С . Направления деятельности – бюджетирование, бухгалтерский, складской и производственный учёты, продажи, документооборот.

В компании работает 56 высококвалифицированных и опытных специалистов. Предусмотрена финансовая ответственность сотрудников за результат. За последний год у фирмы появилось 250 новых клиентов. Ещё одно преимущество – столичное качество при региональных ценах. У GOODWILL множество готовых проектов в сфере автоматизации финансового, складского, управленческого учёта.

3) Первый БИТ

Компанию «Первый БИТ» основали в 1997 году несколько молодых и амбициозных специалистов по экономике и прикладной математике. Главное направление деятельности организации – развитие бизнеса на основе актуальных IT-технологий. Сейчас у компании 80 офисов в России, странах ближнего и дальнего зарубежья.

«Первый БИТ» выполнит автоматизацию предприятия по всем необходимым направлениям, включая бюджетирование и управленческий учёт. 2500 тысячи клиентов уже выбрали программные продукты и услуги компании.

6. Как не допустить превышения расходов бюджета над его доходами – 3 полезных совета

Вести бюджет профессионально – значит, постоянно отслеживать финансовый результат деятельности. Одна из целей бюджетирования – не допустить превышения расходов над доходами.

Как этого добиться? Применяйте на практике экспертные советы.

Совет 1. Дисциплинируйте персонал в сфере использования денежных средств

Финансовая дисциплина – основа рационального распределения материальных активов предприятия.

Удобное и эффективное бюджетирование с помощью БИТ.ФИНАНС

Бюджет движения денежных средств (БДДС) дает информацию о движении финансов (доходы и расходы) организации в аспекте её сфер деятельности. Составляется на различные периоды и с разной периодичностью, но в основном бюджет планируется и формируется помесячно на год.

В основе его создания находится полный финансовый оборот компании. Благодаря этому можно планировать и анализировать поступление и расход денег и вести управление финансированием при устранении кассовых разрывов. Примером кассового разрыва является нарушение в последовательности циклов (получение авансов и окончательного расчета) запланированных к определенному времени. Тогда необходимо пополнение средств с помощью дополнительного капитала или профицита по другим статьям. Эффективное же управление циклами денежных средств возможно благодаря правильному планированию.

Цели и задачи планирования бюджета движения денежных средств

Цель формирования бюджета движения денежных средств - планирование требуемого объема денежных средств, чтобы выявить случаи, когда в организации ожидается их дефицит или профицит. Именно это помогает избегать кассовых разрывов и последующих кризисов.

Для компании, работающей на открытых рынках, главное - это непрерывное планирование, обеспечивающее основную деятельность, покрытие обязательств и социальную защиту сотрудников.

Также он разрабатывается для управления денежными средствами компании. Это подразумевает поиск источников их поступления и целей расходования, поиск причин нехватки или избытка денежных средств. Такой бюджет должен полностью отвечать на следующие вопросы: Надо ли брать кредит компании? Когда именно его нужно брать? Как расставить приоритеты в расчетах? По каким причинам у компании с прибылью нет свободных денежных средств? В отличие от двух других мастер-бюджетов – «доходов и расходов» и «бюджетного баланса», бюджет движения денежных средств не напрямую зависит от политики ведения учета в организации. Сформировать его нетрудно, поэтому многие российские компании своё бюджетирование завершают только его формированием.

Способы планирования БДДС и его состав

С организационной точки зрения есть как минимум два подхода к планированию БДДС. Это «снизу-вверху (bottom-up)» и «сверху-вниз (top-down)».

Подход «снизу-вверх (bottom-up)» предполагает, что все ЦФО (центры финансовой ответственности) формируют его только для своего подразделения. Далее информация собирается по каждому ЦФО, и получается объединенный вариант по всей организации. Главным плюсом этого подхода считается приближенность данных к реальности, потому что бюджет планируется на местах. Но, как бы странно это не было, главным минусом данного подхода считается искусственное занижение доходов или увеличение расходов, в зависимости от того что выгодно руководителям ЦФО.

При подходе «сверху-вниз (top-down)» все наоборот, на уровне управляющей компании планируется консолидированный БДДС в разрезе подразделений, а затем «спускается» подразделениям на выполнение. Основной плюс подхода это соответствие бюджета общей стратегии и целям предприятия, а минусами считаются отсутствие мотивации для руководителей подразделений на местах, и высокие трудозатраты на составление бюджета, приближенного к реальности, т.к. необходимо проводить рыночные исследования.

Также еще есть третий комбинированный подход «вверх и вниз (down-up)». Не сложно догадаться по названию, что это есть комбинация сразу двух, описанных выше подходов. То есть сначала руководители ЦФО формируют БДДС своих подразделений и передают в управляющую компанию, она формирует консолидированный вариант по всей компании, затем корректирует его в соответствии с целями и общей стратегией, получается финальный вариант, и он уже «спускается вниз» конечным подразделениям, и как правило этот вариант отличается от того, что подразделения подавали изначально в управляющую компанию. Данный подход собирает все основные плюсы и нивелирует минусы предыдущих подходов, но он имеет один большой минус, это значительные временные затраты на составление.

БДДС состоит из 100–300 статей, разбитых по сферам деятельности: операционная, финансовая, инвестиционная. Статьи должны отражать специфику бизнеса и в расходной, и в доходной части.

Источники для создания:

• Фактические данные прошлого периода, умноженные на коэффициент
• Планируемые графики движения денежных средств по уже заключенным договорам
• Сбор потребностей от административных подразделений
• Плановые показатели доходов и расходов на этот же период

Также в источниках данных могут применяться различные рыночные исследования, из которых можно определить темпы роста для компании.

Наиболее популярным источником является информация из бюджета доходов и расходов. Его зависимость от статей доходов и расходов (БДР) является очевидной, поэтому еще одним способом формирования БДДС является его расчет через плановый БДР и типовые условия расчетов. За их соблюдение ответственны ЦФО. При использовании этого способа следует учитывать не только расходы рассматриваемого периода, но и погашение кредиторской задолженности за предыдущие периоды, и авансовые выплаты, которые могут стать в расходами в будущие отчетные периоды.

Как подготовку к проведению таких расчетов справочник выделяет и фиксирует денежные и неденежные статьи БДР по принципам:

• запланированные расходы по денежным статьям необходимо финансировать в этом же или в ближайших периодах (месяцах);
• неденежные расходы возникают из-за проведенного ранее финансирования какого-либо проекта или покупки запасов, которые затем списываются в расходы.

Для организаций-плательщиков НДС кроме названных признаков по всем статьям БДР необходимо учесть, будет ли перечисляться НДС при оплате контрагенту или нет.

Формирование БДДС в БИТ.ФИНАНС

Программа «БИТ.ФИНАНС» позволяет автоматизировать процесс формирования БДДС. В системе предусмотрен справочник для хранения статей оборотов:

Также есть возможность указать иные структуры бюджетов, основанные на статьях оборотов с помощью справочника «Бюджеты».

Для планирования БДДС в аспекте ЦФО возможно указать финансовую структуру компании в справочнике «ЦФО».

Для ввода плановой информации используется документ «Форма ввода бюджета». В этом документе можно в удобной форме ввести данные вручную или заполнить его на основании любых алгоритмов расчета – измененные данные прошлых лет, графики договоров, загрузка из Excel, на основании данных БДР и любыми расчетами, написанными с помощью запросов. Данные в одной ячейке могут быть разбиты на несколько строк табличной части, что позволяет планировать сразу в разрезе множества аналитик.

После заполнения документа «Форма ввода бюджета» его необходимо отправить на согласование.

Вкладка согласования состоит из двух частей. Слева указан список согласующих, а справа сам маршрут согласования. Маршруты согласования легко настраиваются в режиме предприятия, без программирования. Для согласования необходимо кликнуть по нужному объекту схемы в правой части, либо указать решение в табличной части слева.

К каждой визе можно указать комментарий.

Историю установки виз можно просмотреть на закладке история (здесь будут выводиться комментарии, если они есть), а также написать сообщение к любой визе.

Еще одним способом установки виз является обработка «Рабочее место визирования». В обработке можно сформировать перечень доступных к установке виз, выполнить отборы, открыть необходимые документы для просмотра и выполнить групповую установку виз.

Поскольку в программе БИТ.ФИНАНС есть возможность контролировать заявки на расходование денежных средств, после согласования обычно устанавливаются контрольные бюджетные значения. Фиксация лимитов осуществляется документом «Установка контрольных значений», в котором можно указать по каким разрезам бюджетирования производить контроль заявок.

Сбор фактических данных происходит автоматически при проведении платежных документов в бухгалтерском учете. Для списания денежных средств аналитика берется из заявок на расходование денежных средств, а в случае прихода денежных средств существует возможность указать значения аналитик вручную или настроить соответствия – между статьями регламентированного учета и бюджетными статьями, между подразделениями организации и ЦФО.

Для анализа составленных плановых данных в системе служит отчет «Отчет по бюджету». Он выводит данные в различных разрезах аналитики и в любой периодичности.

Также в системе работает отчет «План-фактный анализ по бюджету», который позволяет сравнить между собой плановые и фактические данные.

БДДС — это документ, который содержит в себе все данные о движении денежных средств и расчетного счета в компании. Однако только его недостаточно для того, чтобы полностью охарактеризовать всю картину финансового положения определенной компании. К примеру, при наличии возможных « » фирма может на протяжении долгого времени оставаться в убыточном положении.

Для того чтобы приобрести навыки верного составления БДДС, необходимо тщательно разобраться со всеми нюансами составления движения денежных средств. В настоящее время БДДС является главным документом в системе бюджета компании.

Успех любой процветающей компании напрямую зависит от ее устойчивости в финансовом положении. Стабильность финансового положения дает возможность постоянно расти, привлекать различные инвестиции и не бояться падения экономики. Она зависит исключительно от правильного управления денежными средствами и верном ведении всех отчетов. Проведение — это работа менеджера по финансам, он следит за тем, чтобы не допустить «кассовых разрывов», и ведет отчеты по движению финансов.

С помощью БДДС можно следить за движением наличных денег и расчетного счета, при верном его составлении становится сразу видно:

• куда и сколько финансов было потрачено;
• сколько было получено денежных средств при ведении деятельности фирмы.

Также БДДС характеризует все возможные предоплаты за продукцию, авансовые платежи либо задержки денег за ранее доставленный товар.

БДДС также может характеризовать потребность в кредите и позволяет понимать общую картину движения денежных средств. А основное предназначение БДДС заключается в обеспечении сбалансированности финансового положения, то есть возможных переводов и растрат денежных средств. В случаях, когда в конце месяца общей суммы доходов недостаточно для покрытия всех произведенных расходов, компании необходимо искать дополнительные источники доходов. Данный документ положено составлять на определенный расчетный период детализацией по месяцам.

В чем заключаются главные различия между БДДС и БДР?

На первый взгляд может показаться что БДДС и БДР — абсолютно одинаковые понятия, однако они сильно между собой различаются, особенно с бухгалтерской стороны. Оба эти документа являются довольно важными для любой компании, так как по ним определяется общая прибыль и возможные расходы фирмы.

Отличия между двумя данными понятиями следующие:

1. БДР схож с составленным балансовым отчетом, а БДДС зависит от отчета движения финансов.
2. БДР содержит не только денежные статьи, не связанные с наличными средствами, а БДДС занимается исключительно расчетом денежных средств и записывается денежными статьями.
3. БДДС характеризует все движения финансов, а БДР составляется для расчета прибыли компании.

Главным отличием является то, что в БДР планируется прибыль, которую компания сможет получить в будущем месяце, а в БДДС контролируются абсолютно все денежные потоки, происходящие в определенной фирме.

Кроме того, что эти понятия различны по целям, которых необходимо с их помощью достигнуть, в них также можно найти абсолютно разные показатели одного и того же процесса. Ниже представлены цели каждого из документов.

• БДР составляется для того, чтобы в нем контролировать прибыль, которую предприятие должно получить за определенный период.
• БДДС служит для того, чтобы вести отчеты по всем денежным операциям: как прибыли, так и убытков. С помощью данного документа сразу видно общее финансовое положение компании.

Составление и оформление БДДС

Для того чтобы составить данный отчет, необходимо знать все правила его оформления и необходимые данные показателей компании. Вот подробный план, по которому можно составить верный БДДС:

1. Для начала необходимо высчитать общую сумму для финансирования зарплат.
2. Определить сумму денежных средств, которая остается в конце каждого дня на возможные расходы.
3. Высчитывание суммы доходов компании с учетом гашения дебиторской задолженности, а также финансовой деятельности компании.
4. Высчитывание общей суммы, необходимой на расходы фирмы. Это происходит на основе бюджетов по прямым затратам, накладных ресурсов, а также финансовой и инвестиционной деятельности.

Для того чтобы начать составление данного отчета, необходимо разобраться со всеми источниками финансирования компании, а также дополнительными сторонами, с которых может ожидаться пополнение общего бюджета фирмы. Такие источники могут быть трех видов: внешние поступления, поступления денег от операций и другие поступления. Данные факторы напрямую зависят именно от специфики ведения бизнеса.

Поступления — это только те источники доходов, отражающие реальные денежные средства, которые могут быть начислены на расчетный счет компании либо иным способом. Они бывают внутренними и внешними. Внутренние поступления являются доходами от произведения определенных операций, а внешние получаются в результате получения инвестиций либо кредитов.

В общем БДДС — это вид отчета, с помощью которого происходит планирование и полный контроль денежных средств для достижения именно стратегических поставленных целей.

Пример правильно составленного БДДС

Ниже приведен пример верно составленного бюджета движения денежных средств, с помощью которого можно оценивать общее финансовое положение определенной компании либо организации.

Бюджет движения денежных средств (БДДС)

Управление денежными средствами - одна из наиболее актуальных задач, стоящих перед руководителями любой организации. Использование технологий бюджетирования денежных средств является эффективным решением этих вопросов. Процесс бюджетирования присутствует в каждой компании, вне зависимости от её размера и направления деятельности. Каждый день руководители и менеджеры каждой компании устанавливают цели, планируют способы их достижения, контролируют процесс выполнения поставленных задач, анализируют достигнутые результаты и вырабатывают новые управленческие решения, направленные на повышение эффективности работы организации. Это и есть классический процесс бюджетирования: планирование -> контроль -> анализ -> планирование, являющийся одной из основных технологий управления организацией.

В теории управления финансами предприятия существует огромное количество самых различных бюджетов: бюджет доходов и расходов, бюджет продаж, инвестиционный бюджет, функциональные бюджеты, бюджеты центров финансовой ответственности, бюджет заработной платы и т.п. Однако, несмотря на все многообразие способов и форм бюджетирования, наиболее актуальным и востребованным предприятиями малого и среднего бизнеса является бюджет движения денежных средств (БДДС). И этому есть очень простое и логичное объяснение: именно денежные средства в подавляющем большинстве случаев являются наиболее востребованным ресурсом, обеспечивающим деятельность организации и отражающим эффективность этой деятельности. А именно применение технологии бюджетирования денежных средств обеспечивает эффективное планирование, контроль и управление этим ресурсом.

Бюджет движения денежных средств является сводным бюджетом, включающим в себя бюджет поступления средств и бюджет их расходования. Объясняется это тем, что только совокупность показателей перечисленных бюджетов и их взаимосвязь позволяют согласовать процесс расходования денежных средств и их поступления, а также сформировать реалистичный финансовый план, обеспечивающий требуемый уровень платежеспособности предприятия.

Схема формирования БДДС

Структура данных БДДС

В системе БДДС заложена наиболее оптимальная для предприятий малого и среднего бизнеса структура аналитических разрезов и перечня доступных данных.

Перечень доступных аналитических разрезов:

• Организации - данный аналитический разрез актуален в случае, когда организационная структура компании включает в себя несколько юридических лиц или индивидуальных предпринимателей. Его наличие обеспечивает возможность бюджетирования денежных потоков как в разрезе каждого из участников холдинга, так и в целом по компании.
• Статьи движения движения денежных средств - является одним из самых главных классификаторов, задающим структуру источников поступления денежных средств, статьи и направления их использования.
• Контрагенты - обеспечивает возможность планирования движения денежных средств в разрезе организаций и индивидуальных предпринимателей, с которыми у компании установлены деловые отношения. Использование этого аналитического разреза рекомендуется, когда на этапе составления бюджетов имеется достоверная информация о том, с какими именно контрагентами будут производится операции по расчетам денежными средствами, например, в случае, когда существуют подписанные договора, содержащие графики платежей и т.п.
• Договоры контрагентов - дополнительный аналитический разрез, позволяющий заложить в бюджет информацию о планах по конкретному договору.
• Варианты бюджета - использование данной аналитики позволяет пользователям программы закладывать в бюджет несколько сценариев или вариантов бюджета, например, нормальный, оптимистичный, пессимистичный и т.п. Значениями данного разреза являются элементы одноименного справочника "Варианты бюджета". По умолчанию в системе существует только один вариант бюджета - "Нормальный". При необходимости пользователи могут добавить произвольное количество любых сценариев.
• Плановый период - периодом планирования бюджета является календарный месяц. Данное ограничение продиктовано опытом практической эксплуатации продукта и объясняется тем, что при меньших интервалах планирования (неделя, декада) более эффективно работает функционал системы Платежный календарь .
• Валюты - позволяют работать с бюджетами, заданными в любой валюте.
• Документы - все информация о бюджете организации и процессе его исполнения отражается в информационной базе на основании данных, содержащихся в электронных аналогах как первичных учетных документов, так и документов, задающих бюджеты поступления и расходования денежных средств. Данный аналитический разрез позволяет пользователям программы быстро получать различные детализированные до документа отчеты и расшифровки.

Перечень доступных данных:

• Запланированные данные
• Фактические данные
• Отклонения в абсолютном выражении
• Отклонения в относительном выражении (процентах)

План поступления денежных средств

План поступления денежных средств организации представляет собой сводный план, включающий в себя суммы ожидаемых платежей. Как правило, данный бюджет формируется на основании данных центров финансовой ответственности, отвечающих за реализацию товаров и оказание услуг. Источником информации для формирования этого бюджета, в зависимости от направления деятельности ЦФО или организации в целом, являются:

• Для оптовой торговли - данные о динамике продаж за прошлые периоды деятельности, суммы заключенных контрактов на поставку товаров и продукции и т.п;
• Для розничной торговли - информация о среднемесячной выручке торговых точек организации;
• В сфере оказания услуг - прогнозируемые объемы оказания услуг с учетом сезонных колебаний спроса и иных факторов;
• В сфере строительства - утвержденные графики инвестирования и платежей, утвержденные заказчиками и подрядчиками.

План расходования денежных средств

Наличие четкого и детального плана расходования денежных средств является одним из главных условий, обеспечивающих возможность формирования реалистичного бюджета. Как правило, план расходования составляется на основании данных о потребности в денежных средствах, предоставляемых подразделениями (центрами финансовой ответственности) компании. Заложенные в системе бюджетирования механизмы обеспечивают планирование во всех необходимых аналитических разрезах: статей использования денежных средств, подразделений, контрагентов и их договоров, видов средств (наличных и безналичных), валют. В дальнейшем данные утвержденных планов расходования средств используются для проведения план-фактного анализа и контроля, оперативного контроля, осуществляемого в рамках процесса утверждения заявок на платежи, что позволяет значительно сократить объем сверхнормативных затрат и повысить уровень финансовой дисциплины сотрудников организации. Более подробную информацию о заложенных в систему инструментах и процессе планирования можно получить на странице БДДС: План расходов .

Формирование БДДС и контроль его исполнения

Анализ планов поступления и расходования средств организации позволяет выполнить их согласование, утверждение и сформировать бюджет движения денежных средств. Основным инструментом оценки реалистичности финансового бюджета является входящий в состав системы отчет "Контроль остатков денежных средств" , позволяющий контролировать уровень обеспеченности компании наличными и безналичными денежными средствами, а также прогнозировать возможность возникновения их нехватки (кассовые разрывы). Для контроля исполнения БДДС предназначен детализированный отчет "Контроль исполнения бюджета движения денежных средств" , обеспечивающий возможность сравнения запланированных показателей с данными об их фактическом исполнении, а также выявления значения абсолютных и относительных отклонений.

Управление правами доступа пользователей

Обеспечение защиты конфиденциальной информации - важнейшая задача каждой финансовой системы и тем более системы, отвечающей за управление денежными средствами предприятия. В текущей версии системы "Бюджет движения денежных средств" заложена схема управления правами доступа пользователей, обеспечивающая широкие возможности для управления степенями допуска как на уровне объектов прикладного решения (справочников, документов, отчетов), так и на уровне доступа к данным в разрезе объектов учета (организаций, центров финансовой ответственности). Для решения задач администрирования пользователям могут быть предоставлены три предопределенных набора прав:

• Право на формирование планов поступления и расходования;
• Право на осуществления контроля за исполнением бюджета;
• Право полного доступа к системе бюджетирования.

Основная задача менеджмента состоит в достижении положительного результата в виде прибыли и выполнении всех финансовых обязательств. Прибыльность и платежеспособность – это основные два критерия, которые характеризуют эффективность работы компании. В финансовом менеджменте используются специальные инструменты, которые помогают управлять хозяйственной деятельностью и денежными потоками.

Цель управления денежным ресурсами – не допустить дефицита или профицита средств. Излишек свободных денег – это упущенная выгода компании, а дефицит – показатель неплатежеспособности. Бюджет движения денежных средств является эффективным инструментом финансового менеджмента, позволяющим рационально управлять денежными ресурсами компании. При правильном планирование БДДС, составление, контроле, анализе и корректировке БДДС нужны для эффективного управления потоками. В каждой организации существуют определенные регламенты, практики и процедуры, в соответствии с ними и составляются планы. Хорошие информационные системы позволяют этот процесс сделать максимально корректным.

Бюджет движения денежных средств представляет собой план, включающий несколько разделов, которые отражают все источники поступления и направления использования денежных средств по основным видам деятельности. Он позволяет рационально управлять денежным оборотом компании, обеспечивать финансирование всех хозяйственных операций, выполнять обязательства перед поставщиками, кредиторами, государством. С помощью Бюджета движения денежных средств может быть осуществлен анализ достаточности собственных средств для ведения хозяйственной деятельности и определен объем необходимого внешнего финансирования.

Пример формирования БДДС

Принципы формирования БДДС зависят от учетной политики предприятия. При составлении БДДС могут использоваться прямой или косвенный методы БДДС. Наиболее распространен первый подход, он отображает движение средств в соответствии с видами деятельности:

• операционной;
• финансовой;
• инвестиционной.

Главным показателем платежеспособности на предприятии является величина чистого денежного потока.

Форма бюджета движения денежных средств по своей структуре сходна с аналогичным отчетом в бухгалтерской отчетности по РСБУ, он может использоваться как пример бюджета.

Движение денежных средств пример

Система «WA: Финансист», разработанная на базе «1С: Предприятие 8.3», позволяет сформировать корректный БДДС, с учетом положений регламента предприятия. Отчет БДДС помогает получить полную информацию, необходимую для анализа. Менеджмент компании, функционирующей в Москве или других регионах РФ, имеет возможность с его помощью оценивать состояние денежных потоков и правильно их распределять. Для анализа доступны:

• источники получения средств;
• объемы входящих денежных потоков;
• направления использования финансовых ресурсов;
• потенциал компании в ракурсе выполнения обязательств;
• способность предприятия обеспечивать ликвидность и платежеспособность;
• достаточность средств для ведения хозяйственной деятельности в текущем периоде и прогнозирование объема денежных потоков в перспективе;
• возможности решения инвестиционных задач посредством внутренних источников;
• факторы, влияющие на расхождение показателей финансового результата и объема денежных средств.

Бюджет движения денежных средств, составляемый с помощью косвенного метода, формируется с целью определения взаимосвязи между финансовыми результатами и денежными потоками. Такой подход позволяет всесторонне оценить финансовое положение компании. Такой вид документа может входить в состав отчетности по МФСО. Пример БДДС «WA: Финансист», сформированный с помощью косвенного метода, наглядно демонстрирует информационные возможности системы. Система также позволяет формировать госбюджет образец.

Пример составления БДДС Excel

Подготовка и составление бюджета движения денежных средств является сложным процессом, основывающимся на определенных правилах. В системе «WA: Финансист» используется классическая схема (бюджет пример). Процесс планирования начинается с разработки внутренних регламентов:

• представления в финансовый отдел предприятия планов платежей от ЦФО;
• подготовки проекта бюджета;
• согласования;
• контроля за исполнением бюджета.

Решение «WА: Финансист» для БДДС

«WA: Финансист» - программа для БДДС, успешно внедряется и используется на предприятиях в Москве и других регионах России с 2007 года. В нем реализована полная модель, которая позволяет эффективно управлять денежными потоками компании. Сводный бюджет движения денежных средств формируется на основе планов отдельных ЦФО. Система представляет собой пример эффективных решений в области автоматизации процессов.

Система имеет удобный механизм согласования, который позволяет контролировать процесс и утверждать планы на каждом из этапов. Исполнение обеспечивается подсистемами:

• оперативного планирования,
• отражения фактического использования денежных средств,
• формирования отчетности.

Решение «WA: Финансист» имеет обширный программный функционал, который позволяет:

• организовать удобный и качественный процесс управления денежными потоками,
• управлять системой формирования и согласования заявок,
• оперативно формировать «Платежный календарь» и осуществлять платежи в соответствии с ним;
• корректно подготавливать банковские и кассовые документы, гибко взаимодействовать с учетными системами и клиент-банком,
• настраивать выходные печатные формы.

Система «WA: Финансист» позволяет автоматизировать процесс управления денежными ресурсами и повысить его качество. Она является гибким инструментом, настраиваемым под любые задачи предприятий в Москве или других регионах РФ, вне зависимости от специфики и масштаба их деятельности. Сочетает в себе апробированную методологию и современный программный инструмент.