Пример заполнения расходного кассового ордера. Расходный кассовый ордер: для чего он нужен и как правильно его заполнить

Ведение бухгалтерского учета на предприятии предусматривает оформление ряда первичных документов. Расходный кассовый ордер входит в список одного из таких документов. Основные правила заполнения и форма бланка ордера, утверждены и закреплены в законодательных актах. Изучение и знание правил позволит индивидуальному предпринимателю (ИП) не допустить ошибок в своей практической деятельности.

Основные правила заполнения и применения

Расходный кассовый ордер (далее РКО) – первичный документ, использующийся индивидуальным предпринимателем для отражения в бухгалтерском учете расхода наличных средств. Фактически он оформляется при каждой операции расхода (выплаты) денежных средств из кассы предприятия наличными.

Порядок ведения кассовых операций на предприятиях и соответственно применение расходного ордера в учете закреплены на законодательном уровне. Таким регламентирующим законодательным актом является Указание ЦБ Российской Федерации «О порядке ведения кассовых операций ИП» последняя редакция 11.03.14 г.

Рассмотрим главные правила оформления РКО.

Заполнение расходного кассового ордера может быть возложено:

• на главного бухгалтера — в случае наличия в штате;
• на кассира предприятия;
• на руководителя/ ИП – в случае отсутствия в штате вышеуказанных должностей.

Выписывается РКО на определенный срок. Срок действия – один день, то есть средства должны и могут быть получены в день его составления. В случае несоблюдения этого требования необходимо выписывать новый ордер, действия по исправлению даты в старом не допускаются.

Расходный кассовый ордер должен составляться в единственном экземпляре.

Образец бланка РКО для ИП (пример):

Верно оформленный ордер в обязательном порядке предусматривает наличие подписей должностных лиц предприятия.

Кто должен и может подписывать РКО зависит от штата предприятия, а именно:

• бухгалтер и кассир;
• руководитель и кассир – при отсутствии в штате бухгалтера;
• руководитель/ИП – при отсутствии в штате бухгалтера и кассира.

Согласно Указанию ЦентроБанка ордер может быть оформлен как в бумажном варианте, так и представлен в электронной форме.

РКО в электронной форме может быть подписан ИП с помощью электронной подписи.

При оформлении на бумаге расходный кассовый ордер может заполняться вручную или с использованием программно-технических средств (компьютеров). Заполнение от руки используется редко, так как это довольно длительный процесс. Но его не избежать в случае поломки компьютера или отсутствия электропитания на предприятии.

Последовательность действий, которые необходимо осуществить кассовому работнику при выдаче средств из кассы по РКО:

1. Проверить наличие всех необходимых подписей на документе и сверить их с карточками образцов. Карточки образцов всегда должны находиться в кассе.
2. Проверить, что сумма, указанная цифрами, соответствует сумме указанной прописью и отсутствуют ошибки.
3. Обратить внимание на фактическое наличие дополнительных документов, в случае если они указаны в РКО.
4. Провести сверку данных получателя наличных: фамилию, имя, отчество и данные паспорта должны совпадать с указанными в РКО.
5. Если замечания отсутствуют – кассир выдает денежные средства из кассы.
6. Совместно с выдачей денежной наличности передает ордер на подпись получателю, затем ставит собственную и заверяет штампом (печатью).
7. Кассир обязан осуществить запись по каждому выписанному РКО в кассовую книгу ИП.

Внимание! Исправление в РКО дат, фамилий, подписей недопустимо.

Существует перечень возможных на предприятии расходных операций, которые предусматривают оформление РКО. Например, это может быть выплата ежемесячной зарплаты, стипендий, выдача средств под отчет сотруднику на командировку, выдача наличности отдельному филиалу (подразделению) предприятия. Выплата ежемесячной зарплаты по РКО осуществляется на основании ведомости о начисленной зарплате.

Образец заполнения РКО на зарплату (пример):

Организация процесса хранения бумажных или электронных РКО осуществляется руководителем предприятия.

Также к обязанностям руководителя можно отнести:

• Обеспечение кассира штампом или печатью (далее печать). Печать проставляется на ордере при осуществлении выдачи наличных. Также печать должна быть изготовлена надлежащим образом с обязательным указанием реквизитов.
• Обеспечить наличие в кассе образцов подписей. Должны быть представлены образцы подписей лиц, в полномочия которых входит подписание кассовых документов.

ИП может ставить оттиск своей печати на РКО, но её проставление не регламентировано законодательством, т.е. необязательно.

Заполнение утвержденной формы бланка РКО

Форма (бланк), рассматриваемого бухгалтерского документа, утверждена Комитетом статистики РФ в Постановлении «Об утверждении унифицированных форм учета кассовых операций … » № 88, последняя редакция от 03 мая 2000 г.). Номер утвержденной формы РКО, согласно постановлению – № КО-2.

Образец заполнения РКО для ИП (пример):

Рассмотрим подробнее нюансы правильного заполнения реквизитов бланка:

• в строках «Организация» и «Структурное подразделение» указывается полное название, при отсутствии подразделения проставляется «——-» (прочерк);
• «№ документа» и «Дата» должны быть идентичны регистрационному № в журнале регистрации расходных документов предприятия;
• ячейки «Дебет» (код подразделения, № кор./счета, код аналитического учета по кор. счету) заполняются при использовании ИП таковых в учете, в случае отсутствия ставится «———» (прочерк);
• строка «Кредит» — согласно плану счетов указывается счет — 50 «Касса»;
• «Код назначения» — должен соответствовать цели выдачи. Ставится прочерк, в случае если предприятие не использует в учете целевые коды;
• «Выдать» — указываются данные получателя, ФИО прописывается полностью, сокращения не допускаются;
• «Основание». Например, можно указать следующее: аванс на командировку, выдача материальной помощи, выдача стипендий, зарплаты и прочее;
• строка «Сумма» — заполняется прописью. Свободное место строки прочеркивается;
• ячейка «Сумма» — заполняется цифровое значение;
• «Приложение» — при наличии дополнительных документов заполняются реквизиты этих документов, например, доверенность.

Соблюдение выше представленных правил заполнения бланка и срока действия ордера позволит не допустить грубых ошибок и исправлений при оформлении и использовании РКО. С образцом утвержденного бланка можно также ознакомиться на сайте Комстата РФ.

Основным бланком, оформляемым при выдаче наличности из кассы компании, является расходный кассовый ордер (РКО). Его необходимо заполнять каждый раз, когда осуществляется расходование денег в ходе осуществления хозяйственной или иной деятельности. Порядок ведения операций по кассе разрешает не применять РКО только предпринимателям, ведущим учет в упрощенном варианте.

Вступивший с 2014 года нормативный акт определяет, что применять можно не только стандартную форму КО-02, но и разработанные с учетом нужд и особенностей деятельности собственные бланки.

Расходный ордер может составляться бухгалтером, в том числе главным, кассиром, руководителем фирмы (при отсутствии на предприятии бухгалтерии) или наемным специалистом, привлеченным по договору подряда. В этом случае все необходимые подписи проставляет директор организации.

Может использоваться бланк, приобретенный в типографии, а также заполненный с помощью специализированных программ. Расходник не должен содержать никаких исправлений, в противном случае он признается недействительным. Если же ошибка допущена, документ необходимо перевыпустить в правильном варианте.

Основание для расходования денег, за исключением зарплаты, служит заявление работника, подписанное директором фирмы с указанием направления расходования.

Выписанный бланк предъявляется кассиру, который принимает его, проверяет правильность заполнения, наличие всех необходимых подписей. Далее он фиксирует его в журнале регистрации.

Перед выдачей наличных должностное лицо должно затребовать у их получателя документ, удостоверяющий личность. После сверки с ним кассир в соответствующие графы вписывает реквизиты паспорта или иного документа. Затем работник кассы передает денежные средства их получателю, которому нужно их пересчитать и при правильности суммы расписаться в расходнике.

Важно! Если выдача денег осуществляется доверенному лицу, то вместе с паспортом проверяется и доверенность, после чего ее прикладывают к РКО.

Работникам зарплата может выдаваться по расчетно-платежным или платежным ведомостям. В этом случае при их закрытии также составляются расходные ордера на итоговые суммы. Затем документ передается кассиру, который на нем ставит штамп «Оплачено». Вместе с отчетом кассира в конце дня РКО сдается в бухгалтерию.

Обращаем внимание! Сотрудники, которым выдавались деньги на или на осуществление хозяйственных расходов должны отчитаться по по факту их расходования. Прием денег в кассу осуществляется на основании .

Расходный кассовый ордер образец заполнения

Рассмотрим образец заполнения РКО.

В верхней части документа пишется название фирмы и ее код согласно справочнику ОКПО. Если бланк относится к какому-либо определенному подразделению, то его название нужно указать ниже. В противном случае здесь ставится «-».

Справа от названия документа «Расходный кассовый ордер» записывается порядковый номер и дата его оформления. Последняя должна иметь вид ДД.ММ.ГГГГ.

В следующую таблицу вносятся данные бухгалтерского учета - корреспондирующие счета по дебету и кредиту, коды структурных подразделений и аналитического учета - если они используются на предприятии. Затем записывается сумма РКО цифрами. Поле «Код целевого назначения» должно заполняться только в том случае, если на фирме разработана и используется необходимая система кодирования.

В поле «Выдать» записываются полные Ф.И.О. человека, которому отпускаются денежные средства из кассы. Не допускается сюда вписывать название предприятия.

В поле «Основание» указываются причины, по которой производится выдача денег. К примеру «Зарплата», «Сдача в банк», «Суточные» и т. д.

В поле «Сумма» записывается сумма документа прописью.

В поле «Приложение » указываются наименования документов, на основании которых производится данная операция - заявление работника, платежная ведомость, квитанция и т. д.

Затем документ подписывается руководителем компании и главным бухгалтером, которые ставят свою личную подпись.

Важно! Ниже получатель денежных средств должен написать вручную получаемую сумму прописью и без сокращений, поставить дату получения и личную подпись. Затем указываются полные реквизиты документа, удостоверяющего личность - паспорта, загранпаспорта, военного билета и т. д.

Кассовый ордер подписывает работник кассы. Далее все расходные и приходные денежные операции заносятся в .

Нюансы

Если денежные средства выдаются юридическому лицу, то в поле «Выдать» указываются личные данные работника - представителя. В поле «Приложение» нужно записать реквизиты доверенности на получение денег, которая прикладывается к расходному ордеру.

При сдаче наличных средств в банк в поле «Выдать» нельзя писать «Сдача выручки», поскольку это противоречит порядку ведения кассовых операций. Там нужно указывать Ф.И.О. работника, который выполняет данное действие, он же расписывается в документе в получении денег.

Выдачу наличности из кассы осуществляют на основании расходника. Его заполнение, как и заполнению любого другого документа, имеет свои особенности, о которых вы сможете узнать из данной статьи.

Расходник необходимо оформлять в следующих случаях:

• Перечисление доходов компании на ее банковский счет;
• Выдача наличных средств сотруднику организации на его личные расходы;
• Выдача сотруднику наличности под отчет;
• Снятие наличности предпринимателем для собственных нужд, если он осуществляет свою деятельность без сотрудников.

При заполнении ордера на расход необходимо руководствоваться следующими правилами:

1. В строке «код ОКПО» указывают код, который организации получила при прохождении регистрации.
2. Если деньги выдаются из кассы филиала, указывается его код, если средства выдаются из кассы головного офиса – ставится прочерк.
3. В поле «номер документа» прописывается порядковый номер ордера.
4. Обязательно должна быть указана дата составления ордера, которая должна совпадать с датой выдачи средств.
5. В строчках «кредит» и «дебит» указываются соответствующие номера счетов бух. учета. Если компания находится на упрощенке, он может не заполнять данные разделы.
6. Сумма прописывается и прописью, и цифрами. При указании суммы цифрами копейки пишутся через запятую.
7. В поле «выдать» пишутся инициалы человека, получающего наличность.
8. В графе «основание» указывается содержание операции (на что выдаются средства).
9. В строчке «приложение» указываются реквизиты первичных документов, прилагаемых к расходнику.
10. Поле «получил» заполняется непосредственным получателем наличности. Он пишет, какую сумму он получил, дату получения и подкрепляет это своей подписью.

Особенности заполнения РКО

1. Составлять расходник нужно до выдачи наличности из кассы – подготавливать его заранее и использовать при необходимости нельзя.
2. Если средства выдаются из кассы на основании доверенности, это обязательно прописывается в ордере.
3. Оформить ордер по расходу можно только в одном экземпляре. При этом, в документе не должно быть помарок и исправлений.
4. Ордер должен быть сформирован на основе оправдательной документации.
5. Штамп на ордере ставить не обязательно.
6. Ордер, сформированный для инкассации или для вознаграждения сотрудника, руководством организации не заверяется.

Если деньги выдаются под отчет

Если деньги выдаются ответственному сотруднику под отчет, составление расходного ордера обязательно. Он формируется в соответствии с заявлением подотчетного работника в письменном виде. Данное заявление может быть написано в произвольной форме. Главное, чтобы в нем содержались сведения о сумме выдаваемой наличности, о периоде, на который выдаются деньги, дата и подпись управляющего организации.

Расходник на выдачу заработной платы

При выдаче зарплаты составлять РКО также необходимо. Если выдача осуществляется по ведомости, ордер оформляется на кассира, как на получателя средств. В строчке «получил» прописываются инициалы кассира, а в строке «основание» — выдача зарплаты сотрудникам. Приложением к документу является платежная ведомость.

В получении наличности расписывается кассир. Он является ответственным лицом за полученную сумму. В соответствии с этим документом зарплату выдает кассир.

РКО: скачать бланк (Word, Excel)

Бланк расходного кассового ордера скачать можно как в формате Word, так и в формате Excel. Каждый из них имеет как свои достоинства, так и недостатки.

С документами формата Word может работать гораздо большее число программ. С файлами Excel работает не так много решений.

Если скачать бланк расходника Excel формата, он будет более уникальный. То есть, он без проблем распознается во всех версиях Excel и других сторонних программах. А если скачать бланк рко в Word, есть риск, что он не сможет открыться в программах, отличающихся о той, в которой он был создан.

Еще одним достоинством Excel бланка является более удобное заполнение. Ячейки для ввода информации выделены, поэтому ошибиться с вводом практически не возможно. При заполнении документа Word есть вероятность случайно внести информацию не в нужное поле, из-за чего структура бланка может быть нарушена.

Расходный кассовый ордер - один из документов кассовой дисциплины, используемый для оформления каждой выдачи наличных денежных средств из кассы ИП или организации.

РКО формируется в одном экземпляре и подписывается:

Руководителем организации

Кассиром, главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - лицо, их заменяющее)

Получателем денежных средств

Оформленный расходный ордер остаётся в кассе. Но перед тем этим его нужно зарегистрировать в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов ().

Исправления и помарки в РКО категорически не допускаются!

ВНИМАНИЕ: с 1 июня 2014 года установлен новый порядок ведения кассовых операций, согласно которому ИП могут не оформлять Приходный и Расходный кассовый ордер, а также не вести кассовую книгу (Указания ЦБ РФ № 3210-У).

ИНСТРУКЦИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ РАСХОДНОГО КАССОВОГО ОРДЕРА
(нажмите на это поле, чтобы появилась подробная информация)

Строка «Организация». Указывается наименование организации (например, ООО «Морковь»). Если РКО заполняет ИП, то так и указываем (например, ИП Сергеев П.П.)

В строчке ниже указывается наименование и код структурного подразделения в организации. Если структурных подразделений нет - ставится прочерк.

Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.

Поле «Номер документа». Указывается порядковый номер РКО в соответствии с журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов. По правилам кассовые документы нумеруются по порядку с начала каждого календарного года.

Поле «Дата составления». Указываем дату выдачи денежных средств из кассы! И никак иначе. Дата указывается в формате - ДД.ММ.ГГГГ. Например, 02.06.2018.

ТАБЛИЧНЫЙ БЛОК «ДЕБЕТ» (ИП его не заполняют):

Пишем Код структурного подразделения организации (при наличии), на которое делается РКО.

Графа «Корреспондирующий счет, субсчет». Указывается номер счета, по дебету которого отражается выдача денежных средств из кассы согласно плану счетов бухучёта, например:

51 – сдача денежных средств в банк для зачисления на р/с

60 – расчеты с поставщиками и подрядчиками

70 – расчеты с персоналом по оплате труда

71 – расчеты с подотчётными лицами

73 – расчеты с персоналом по прочим операциям

75-2 – расчеты с учредителями по выплате доходов

Графа «Код аналитического учета». Отражается соответствующий код по счету, указанному в предыдущей графе (при условии, что в организации предусмотрено наличие таких кодов).

Графа «Кредит. Указывается номер счета, по кредиту которого отражается выдача денежных средств из кассы организации. Обычно это счет 50.1 – «касса». ИП эту графу не заполняют.

Графа «Сумма». Записывается цифрами сумма денег, выдаваемая из кассы.

Графа «Код целевого назначения» . Указывается код назначения использования выбывших денежных средств. Эта графа заполняется, только если организация применяет соответствующую систему кодирования.

Строка «Выдать». Указывается в дательном падеже (кому?) ФИО физического лица или наименование организации, которому (ой) выдаются деньги.

Строка «Основание». Прописывается основание для выдачи денежных средств (содержание финансовой операции). Например, «Сдача наличных денежных средств в банк»; «Выдача наличных в подотчёт на хозяйственные расходы».

Строка «Сумма». Указываем сумму денежных средств, которые выдаются из кассы. При этом рубли указываются прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами. Если остаётся пустая строка после написания суммы в рублях – в ней ставится прочерк.

Строка «Приложение». Указываются прилагаемые первичные и другие документы, на основании которых выдаются деньги (приказы, заявления, квитанции).

В следующих строках ставится подпись руководителя организации и главного бухгалтера (или другим уполномоченным на это лицом). Подпись руководителя в РКО необязательна при условии, если в прилагаемых к расходнику документах он дал разрешение на проведение операции.

Строка «Получил». Заполняется лицом, которому выдаются денежные средства из кассы. При этом рубли указываются прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами. Если остаётся пустая строка после написания суммы в рублях – в ней ставится прочерк. Ниже ставится подпись получателя и дата получения денег.

При выдаче денег по расходному ордеру кассир требует предъявить документ (паспорт, военный билет, водительские права и др.), удостоверяющий личность получателя. В следующей строке кассир записывает наименование, номер, дату и место выдачи этого документа.

Строка «Выдал кассир». Кассир ставит свою подпись с расшифровкой, НО только после выдачи денежных средств по РКО.

- Образцы заполнения РКО -

Выдача наличных денег в подотчёт (картинки увеличиваются)

Сдача денежных средств в банк

Расходный кассовый ордер (РКО). Форма КО-2 – это документ бухгалтерской отчетности, с помощью которого осуществляется выдача денежных средств из кассы предприятия (организации). Форма бланка унифицирована, утверждена на законодательном уровне Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 №88 (в редакции от 03.05.2000), код по ОКУД 0310002. Оформление документа осуществляется в зависимости от порядка проведения кассовых операций на предприятии. Ордер заполняется в единственном экземпляре сотрудником бухгалтерии или иным уполномоченным на то лицом.

После заполнения, документ регистрируется (также, как и ) в журнале регистрации по форме № КО-3. Как правило, к расходному кассовому ордеру прилагаются документы, являющиеся основанием для выдачи средств. Однако, стоит отметить, что если на прилагаемых к ордеру документах стоит подпись руководителя, то на РКО она уже не требуется.

В заполнении расходного кассового ордера принимают участие несколько сотрудников предприятия, имеющие отношение к выдаче и получению денежных средств. Так, заполняя ордер, следует придерживаться следующей инструкции:

• поле «Организация» должно содержать наименование субъекта хозяйственной деятельности, а графа «Структурное подразделение» - его подразделения, выдавшего ордер. Если такое структурное подразделение отсутствует, то в графе ставится прочерк;
• в строках «Номер документа» и «Дата составления» проставляется номер ордера согласно журналу регистрации по форме КО-3, а также дата его составления в формате ДД.ММ.ГГГГ;
• графа «Дебет» содержит код структурного подразделения, в котором осуществляется выдача денежных средств (при отсутствии такового – ставится прочерк), номер корреспондирующего счета, субсчета, по дебету которого отображается расход средств из кассы, а также код аналитического учета по корреспондирующему счету (прочерк – если применение таких кодов в организации не осуществляется);
• строка «Кредит» отображает номер бухгалтерского счета, по кредиту которого осуществляется выдача денежных средств. Как правило, это счет 50 «Касса»;
• в поле «Код целевого назначения» вносится код, который отображает цель использования выданных из кассы денежных средств. Если такие коды на предприятии не применяются – ставится прочерк;
• строка «Выдать» содержит фамилию, имя, отчество лица, которому выдаются эти деньги;
• строка «Основание» отображает содержание хозяйственной операции. К примеру, аванс на командировочные расходы, выдача материальной помощи и т.п.
• сумма выдаваемых средств отображается в строке «Сумма» и должна быть проставлена прописью. Если после проставления в строке остается свободное место, следует поставить прочерк;
• поле «Приложение» отображает реквизиты первичных документов, служащих основанием для выдачи средств из кассы.

После заполнения вышеперечисленной информации проставляются подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия с их расшифровками. Затем следуют строки, заполняемые лицом, которое получает эти денежные средства. В строке «Получил» прописью указывается сумма денежных средств, полученных из кассы, под ней проставляется дата получения и подпись этого лица.

После выдачи денег кассир предприятия, в отведенных для этого строках, указывает наименование, номер, дату, место выдачи документа, который удостоверяет личность лица, получившего деньги из кассы. Ниже ставится подпись кассира с ее расшифровкой. Кассир предприятия обязан проверить документ на правильность составления и погасить приложения к нему штампом «Оплачено» либо штампом предприятия с проставлением даты. После погашения расходный кассовый ордер остается в кассе предприятия. При погашении перерасхода по , основанием выдачи денежной суммы по РКО из кассы служит отчет подотчетного лица.