На основании чего проводят инвентаризацию. Проведение инвентаризации

Инвентаризация - это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учёта. Это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств. Основная цель инвентаризации - выявление фактического наличия имущества предприятия и сопоставление с данными бухгалтерского учёта. Инвентаризация проводится путём пересчёта, измерения, взвешивания материальных ценностей: на складах (склады сырья, продовольствия, горюче-смазочных материалов, готовой продукции, товаров; аптеки, библиотеки и т. п.). в производстве, на торговых площадях, в кассе.

При этом инвентаризации подвергаются следующие объекты бухгалтерского учёта: основные средства, материальные запасы, готовая продукция, товары в торговой сети, наличные денежные средства, ценные бумаги и денежные документы.

Также проведение инвентаризации помогает достигать ряда побочных целей:

контроль выполнения правил по обеспечению сохранности товарно-материальных ценностей,

выявление товарно-материальных ценностей с истёкшим или истекающим сроком годности; испорченных,

выявление неиспользуемых материальных ценностей с целью их реализации.

Инвентаризации могут быть сплошными (полными) или выборочными (частичными). Также инвентаризации делятся на плановые (проводимые по графику) и внезапные.

Требования к проведению инвентаризации:

внезапность (для материально-ответственного лица),

комиссионность (проведение комиссией),

действительность (реальный пересчёт инвентаризуемого имущества),

непрерывность,

обязательное участие материально-ответственного лица.

Когда назначается инвентаризация

Количество инвентаризаций в году, время их проведения, объекты инвентаризации устанавливаются руководителем предприятия в приказе об учётной политике либо отдельным приказом. Помимо этого, действующим законодательством предусмотрены случаи обязательного проведения инвентаризации (пункт 2 статьи 12 федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте»):

ежегодно в четвёртом квартале перед составлением годовой бухгалтерской отчётности,

при продаже имущества, сдаче в аренду,

при смене материально-ответственного лица,

при выявлении фактов хищений, злоупотреблений или порчи имущества,

после стихийного бедствия, пожара, аварии и т. п.

при реорганизации или ликвидации предприятия.

Внезапную инвентаризацию целесообразно назначать при наличии данных:

о фактах обмана потребителей,

о фактах присвоения ценностей,

о фактах изготовления неучтённой продукции,

о фактах неучтённых продаж,

о фактах уничтожения имущества и т. п.

Подготовка к проведению инвентаризации

Инвентаризация организуется на основании письменного приказа руководителя организации. Для её проведения создаётся комиссия не менее трёх человек. В состав комиссии могут, в частности, быть включены специалисты необходимого профиля (бухгалтер, товаровед, технолог), представители службы внутреннего контроля предприятия. При проведении инвентаризации в рамках документальной ревизии в состав комиссии обычно включается представитель ревизионной группы. Если инвентаризация проводится по инициативе правоохранительных органов, то их представитель может присутствовать при её проведении, но в состав комиссии не включается. Присутствие всех членов комиссии при непосредственном пересчёте имущества обязательно, отсутствие хотя бы одного из них может служить основанием для признания итогов инвентаризации недействительными. Также обязательно присутствие материально-ответственного лица. Даже в случае, когда материально-ответственное лицо находится под арестом, правоохранительные органы обеспечивают его доставку, в противном случае результаты инвентаризации не будут иметь юридической силы.

На инвентаризационную комиссию возложена ответственность:

за своевременность и соблюдение порядка инвентаризации в соответствии с приказом руководителя предприятия,

за полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках товарно-материальных ценностей,

за правильность указаний в описях отличительных признаков товарно-материальных ценностей (тип, сорт, марка, размер, артикул и т. п.),

за правильность и своевременность оформления результатов инвентаризации.

Перед началом инвентаризации комиссия:

получает из бухгалтерии учётные данные (книжные остатки) по наличию проверяемых товарно-материальных ценностей,

проверяет весовое и измерительное оборудование,

опечатывает все места хранения материальных ценностей (чтобы у материально-ответственного лица не было возможности утаить излишки; если инвентаризация внезапная, то материально-ответственное лицо узнаёт о её начале только на этом этапе),

предлагает материально-ответственному лицу провести по учёту все непроведённые приходно-расходные документы; председатель комиссии расписывается на каждом из этих документов (чтобы потом нечаянно не появились новые),

на предприятии розничной торговли - снимает кассу и определяет выручку текущего дня,

отбирает у материально-ответственного лица расписку о готовности к сличению остатков (о том, что все приходные и расходные документы проведены и нет имущества, находящегося отдельно, в других местах хранения)

Сроки проведения инвентаризации.

Одним из условий, обеспечивающих достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности, является инвентаризация. В ходе инвентаризации проверяются и документально подтверждаются наличие имущества и обязательств, их состояние и правильность оценки.

Статьей 12 Федерального закона от 8 августа 2001 года №129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» установлено, что порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Случаи обязательного проведения инвентаризации установлены в пункте 2 статьи 12 указанного закона:

При передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

При смене материально ответственных лиц;

При выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

В случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

При реорганизации или ликвидации организации.

Кроме того, в пункте 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 29 июля 1998 года №34н «Об утверждении положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (далее - Положение по ведению бухгалтерского учета), указано, что в частности, инвентаризация расчетов обязательна перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, организации в обязательном порядке обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств в полном объеме. Такая ежегодная инвентаризация должна проводиться организацией не ранее 1 октября отчетного года.

В Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина Российской Федерации от 13 июня 1995 года №49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (далее - Методические указания), определен порядок проведения инвентаризации. В частности, порядок проведения инвентаризации расчетов регламентируется пунктами 3.44 - 3.48 Методических указаний.

Для проведения инвентаризации расчетов согласно пункту 2.2 Методических указаний создается инвентаризационная комиссия, состав которой согласно пункту 2.3 Методических указаний утверждает руководитель организации. О проведении инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами издается приказ. Унифицированная форма такого приказа №ИНВ-22 утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»:

Основная цель инвентаризации.

Основным способом бухгалтерского наблюдения за состоя­нием и движением хозяйственных средств является документа­ция, что, однако, не исключает возможности расхождения учет­ных записей с фактическими остатками средств организации. Правила проведения инвентаризации определены Методи­ческими указаниями по инвентаризации имущества и финансо­вых обязательств, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13.06.95 г. № 49 в соответствии с рядом принятых нормативных актов. Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их прове­дения, перечень имущества и финансовых обязательств, прове­ряемых при каждой из них, устанавливаются руководителем орга­низации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обя­зательно.

Обязательные инвентаризации проводятся:

При передаче имущества организации в аренду, выкупе, про­даже, а также в случаях, предусмотренных законодатель­ством при преобразовании государственного или муници­пального унитарного предприятия;

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кро­ме имущества, инвентаризация которого проводилась не ра­нее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться раз в 3 года, а библиотечных фон­дов - раз в 5 лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

При смене материально ответственных лиц (на день прием­ки-передачи дел);

При установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

В случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными усло­виями;

При ликвидации (реорганизации) организации перед состав­лением ликвидационного (разделительного) баланса и в дру­гих случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации;

При коллективной (бригадной) материальной ответственно­сти инвентаризации проводятся при смене руководителя кол­лектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады). Основными целями инвентаризации являются:

1. Проверка правильности данных текущего учета и выявление допущенных ошибок.

2. Отражение неучтенных хозяйственных и финансовых опе­раций.

3. Контроль сохранности имущества.

4. Контроль за полнотой и своевременностью расчетов по хо­зяйственным договорам и обязательствам, по уплате нало­гов и сборов.

5. Проверка условий и порядка хранения товаров.

6. Выявление залежавшихся, неходовых, устаревших товаров.

7. Проверка соблюдения принципа материальной ответствен­ности.

8. Проверка состояния учета и организация движения товар­ных запасов.

9. Проверка отражения всех хозяйственных операций в доку­ментах и в бухгалтерском учете и т. д.

Необходимость инвентаризации обусловлена рядом причин, основными из которых являются:

1. Выявление возможных ошибок в учете, которые могут привести к серьезным материальным потерям - штрафам за сокрытие прибыли.

2. Изменение физических свойств товарно-материальных цен­ностей. Некоторые материальные ценности (например, про­дукты питания) в результате естественной убыли меняют свои физические свойства (масса, объем и т. д.) или просто при­ходят в негодность. С помощью инвентаризации выявляется действительное положение дел, что отражается докумен­тально.

3. Стихийные бедствия, пожар, авария и т. д.

4. Кражи, злоупотребления.

5. Недоверие к материально ответственному лицу.

6. Проведение ревизий, аудиторских проверок.

7. В случае смены бригадира при бригадной материальной от­ветственности.

8. По требованию судебно-следственных органов.

Таким образом, чтобы обеспечить контроль за сохранностью хозяйственных средств и для полного соответствия данных учета фактическим остаткам, для обеспечения реальности показателей бухгалтерского учета используется элемент метода бухгалтерского учета - ин­вентаризация, т.е. установление фактического наличия средств и их источников, произведенных затрат и т. д. путем пересчета остатков в натуре или проверки учетных записей.

Виды инвентаризации.

Выделяют следующие виды инвентаризаций:

по объему - полная и частичная;

по методу проведения - выборочная и сплошная;

по назначению - плановая, внеплановая, повторная, контрольная.

Полная инвентаризация проводится перед составлением годового отчета, при аудиторской проверке или ревизии и охватывает все материальные ценности, денежные средства и расчетные отношения с другими организациями и лицами. При полной инвентаризации охватывают также все виды средств, в том числе ценности, не принадлежащие организации (арендованные основные средства; товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение; материалы, принятые в переработку, и т.д.).

Каждая отдельная инвентаризация, охватывающая часть средств организации, называется частичной инвентаризацией. К ней относятся, например, инвентаризация денежных средств (ревизия кассы), инвентаризация материальных ценностей, связанная со сменой материально ответственных лиц, и т.д.

При выборочной инвентаризации у конкретного материально ответственного лица проверяют только некоторые ценности на выбор. Выборочная инвентаризация проводится в организациях с большой номенклатурой ценностей.

Сплошная инвентаризация проводится одновременно во всех структурных подразделениях и предприятиях, которые принадлежат данной организации.

Плановая инвентаризация проводится по графику в указанные сроки, утвержденные руководителем, причем сроки проведения ее не подлежат оглашению.

Внеплановая инвентаризация проводится не по плану, а в силу сложившихся обстоятельств (при передаче дел материально ответственным лицом, после стихийных бедствий, хищений).

Повторная инвентаризация проводится, если возникли сомнения в достоверности, объективности, качестве проведенной инвентаризации.

Контрольная инвентаризация. По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.д., где проводилась инвентаризация.

По обязательности проведения:

Обязательная инвентаризация проводится в обязательном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;

Инициативная инвентаризация проводится по решению руководителя организации.

По периодичности:

Плановая инвентаризация проводится в установленные порядком проведения инвентаризации сроки;

Внеплановая инвентаризация проводится по решению руководителя организации вне утвержденного плана для обеспечения дополнительного контроля над сохранностью отдельных видов имущества, либо необходимость ее проведения предусмотрена законодательством.

Периодическая инвентаризация – система периодического учета запасов компании

По степени охвата:

Полная инвентаризация – инвентаризации подвергаются все объекты имущества и обязательств организации;

Частичная инвентаризация – инвентаризация, которая проводится по одному или нескольким видов имущества и обязательств;

Выборочная инвентаризация – вид инвентаризации, которая проводится на отдельных участках производства или при проверке работы материально ответственных лиц.

По методу проведения:

Натуральная инвентаризация состоит в непосредственном наблюдении объектов и определении их количества путем подсчета, взвешивания, обмера, сканирования и т. п.;

Документальная инвентаризация состоит в проверке документального подтверждения наличия объектов.

Какой документ готовится к проведению инвентаризации.

В соответствии с пунктом 21 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина от 28 декабря 2001 года №119н, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию запасов, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень запасов, проверяемых при каждой из них, определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Инвентаризация является не только важным общехозяйственным мероприятием, но и элементом учетной политики. Согласно пункту 3 статьи 6 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», при формировании учетной политики помимо рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов правил документооборота и прочее, утверждается и порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации.

Необходимо обратить особое внимание на важность этого положения, так как во многих организациях (особенно в сфере малого бизнеса) инвентаризации либо вообще не проводятся, либо проводятся с нарушением установленных правил, что приводит к формальному заполнению инвентаризационных описей и актов по данным регистров бухгалтерского учета (без проведения натуральной /вещественной проверки).

Основными целями инвентаризации являются:- выявление фактического наличия имущества (как собственного, так и не принадлежащего организации, но числящегося в бухгалтерском учете) в целях обеспечения его сохранности, а также выявление неучтенных объектов;- определение фактического количества материально-производственных ресурсов, использованных в процессе производства;- сопоставление фактически полученных данных о наличии имущества в натуре с данными аналитического и синтетического учета (выявление излишков и недостач);- проверка полноты и правильности отражения в учете оценки имущества и обязательств, а также возможность оценки товарно-материальных ресурсов с учетом их рыночной стоимости и фактического физического состояния. В Законе «О бухгалтерском учете» подчеркивается необходимость подтверждения правильности и достоверности оценки имущества и обязательств, а не возможность для руководителя организации устанавливать по результатам инвентаризации оценку учитываемого объекта, которую он считает правильной и достоверной;- проверка соблюдения правил содержания и эксплуатации основных средств, использования нематериальных активов, а также правил и условий хранения товарно-материальных ценностей, ценных бумаг, денежных средств.

Основу инвентаризации материально-производственных запасов составляет полная или выборочная проверка наличия этих ценностей специально созданной комиссией.

Это может быть постоянно действующая инвентаризационная комиссия, рабочая комиссия, разовая комиссия.

Постоянно действующая, в организационно-контрольные функции, которой входит проведение плановых инвентаризаций, а также выборочных инвентаризаций и контрольных проверок в межинвентаризационный период.

В течение года - в межинвентаризационный период - в организациях с большой номенклатурой учитываемых ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

Рабочие комиссии, которые непосредственно проводят плановые инвентаризации материальных ценностей и денежных средств в местах их хранения, участвуют в определении результатов инвентаризации. Рабочие инвентаризационные комиссии обычно создаются при большом объеме работ или территориальной разобщенности имущества для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Рекомендуется утверждать рабочие комиссии на весь отчетный год с возложением на них обязанностей по проведению разовых инвентаризаций;

Разовые комиссии - в каждом конкретном случае состав комиссии утверждается руководителем организации при проведении инвентаризации по мере необходимости - по проверке и выборочной инвентаризации.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждается руководителем организации в приказе об инвентаризации. В нем же конкретизируется состав имущества, подлежащего инвентаризации, причины инвентаризации (контрольная проверка, смена материально ответственного лица, переоценка либо иные действия), определяются порядок и сроки проведения инвентаризации, и назначается председатель инвентаризационной комиссии. Вещественная и документальная проверка фактического наличия имущества и обязательств проводится инвентаризационной комиссией коллегиально. Существенное правило для всех инвентаризаций:

ОТСУТСТВИЕ ХОТЯ БЫ ОДНОГО ЧЛЕНА КОМИССИИ ПРИ ПРОВЕДЕНИИ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ СЛУЖИТ ОСНОВАНИЕМ ДЛЯ ПРИЗНАНИЯ РЕЗУЛЬТАТА ИНВЕНТАРИЗАЦИИ НЕДЕЙСТВИТЕЛЬНЫМ.

Порядок проведения инвентаризации и отражение в учете ее результатов регулируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 года №49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

Для документального оформления проведения инвентаризации и отражения ее результатов в бухгалтерском учете организации применяются типовые унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 года №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

Для проведения инвентаризации руководитель организации издает Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма №ИНВ-22), являющийся письменным заданием, в котором указывается конкретное содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации объекта, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. После подписания руководителем приказ вручается председателю инвентаризационной комиссии.

Данный приказ регистрируют в Журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (унифицированная форма №ИНВ–23). Приказ о проведении инвентаризации готовится, как правило, не менее чем за 10 дней до наступления срока проведения инвентаризации.

До проведения инвентаризации важно убедиться, что в организации четко организовано складское хозяйство и контрольно-пропускная система. Для этого инвентаризационной комиссии рекомендуется проверить следующие факты:

1) осуществляется ли охрана территории организации, оборудованы ли помещения пожарно-охранной сигнализацией;

2) заключены ли фактически и правильно ли оформлены договоры о полной индивидуальной или бригадной материальной ответственности с работниками, которым переданы ценности для сохранения и использования;

3) соответствуют ли должности материально ответственных лиц утвержденному перечню должностей и работ, замещаемых и выполняемых работниками, с которыми организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности;

4) созданы ли материально ответственным лицам условия для обеспечения сохранности материальных ценностей, имеются ли закрываемые складские помещения, шкафы, сейфы, емкости для хранения ценностей;

5) оснащены ли места хранения материальных ценностей необходимыми измерительными приборами;

6) существует ли контроль над порядком вывоза ценностей из организации и выдачей доверенностей на их получение;

7) хранятся ли товарно-материальные ценности, принадлежащие третьим лицам, отдельно;

8) назначена ли приказом руководителя постоянно действующая комиссия для проверки сохранности материальных ценностей.

Руководитель организации должен обеспечить условия для полной и точной проверки фактического наличия имущества в установленные сроки; предоставить работников, мерную тару и инвентарь для перемеривания, взвешивания, перемещения грузов, измерительные и контрольные приборы.

Бухгалтерия распечатывает инвентаризационные описи, не заполняя графу «По данным бухгалтерского учета», по объектам и структурным подразделениям, подлежащим инвентаризации в количестве не менее двух экземпляров. Подготовленные инвентаризационные описи раздаются всем материально ответственным лицам для заполнения графы «Фактическое наличие» с указанием сроков заполнения.

Материально ответственное лицо перед проведением инвентаризации должно подготовить все материальные ценности (рассортировать), оформить все приходные и расходные документы.

Комиссия проводит подготовительную работу, предшествующую подсчету остатков материальных ценностей:

Опломбирует помещения, в которых находятся материальные ценности;

Проверяет весы, мерную тару;

Получает от материально ответственных лиц отчет с документами, подтверждающими движение товарно-материальных ценностей, а также расписку в том, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию и все товарно-материальные ценности, поступившие в их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

После осуществления всех необходимых подготовительных мероприятий производится опись имущества и обязательств, то есть их вещественная и документальная проверки.

После проверки фактического наличия материальных ценностей составляются акты инвентаризации и инвентаризационные описи. Причем основной формой первичной документации для учета результатов вещественной инвентаризации является инвентаризационная опись, а для учета документальной инвентаризации - акт инвентаризации.

Формы инвентаризационных описей и актов инвентаризации утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 года №88, в частности:

Наименование документа Номер формы

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей ИНВ -3

Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных ИНВ-4

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение ИНВ-5

Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути ИНВ -6

Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них ИНВ-8

Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях ИНВ-8а

Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них ИНВ-9

Составление сличительных ведомостей по инвентаризации

В случае выявления расхождений фактических данных, полученных в процессе инвентаризации с данными бухгалтерского учета, составляется сличительные ведомость «Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей» (форма №ИНВ-19). В конце отчетного года результаты всех проведенных инвентаризаций обобщаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма №ИНВ-26).

Инвентаризация – важный процесс, который позволяет контролировать остатки ТМЦ, основных средств, финансов на предприятии. Мы расскажем, какие виды инвентаризации бывают максимально подробно.

Что такое инвентаризация?

Инвентаризация – один из методов оценки имеющегося имущества в бухучете, который представляет собой проверку ТМЦ, ОС, финансов на предприятии, их состояние. Процесс проведения представляет собой сравнение фактического наличия имущества с тем, что указано в документах. Другими словами, эта проверка является одним из самых действенных способов для контроля сохранности имеющегося в компании имущества.

При проведении инвентаризации очень важно помнить, что именно будут проверять. Так, при проверке будет проводиться учет:

• Финансовых активов.
• Готовой продукции.
• Производственных запасов.
• Нематериальных активов.
• Основных средств.
• Запасов денежных средств.
• Товаров и т.д.

Также нужно помнить про наличие резервов, кредитов, иных кредиторских задолженностей, которые относятся к финобязательствам и также требуют контроля и проверки.

Проведение инвентаризации регламентируется приказом минфина РФ № 49 от 1995 года, который утвердил сроки и правила проведения процедуры.

Цели инвентаризации – какие можно достичь?

Поскольку инвентаризация это проверка, она преследует такие цели, как:

• Сначала описывается все имеющееся в компании имущество, затем переписывается имущество, записанное в документах, что позволит выявить недостачу, если она есть.
• Проводится подсчет количества ресурсов организации по факту, использующиеся в производственной деятельности.
• Для выявления недостачи или излишком обязательно сверяется наличие всего имущества по факту с тем, сколько записано в учете.
• Проводится контроль, что очень важно, полноты отражение имущества в учете.
• Проверяющие контролируют правила хранения имущества, их эксплуатации, выполнения обязательств, взятых на себя руководством компании.
• Также инвентаризация позволяет проверить эксплуатацию матактивов, хранение ТМЦ, ценных бумаг, финансов и иного имущества организации.

Но главная цель – сравнение фактического имущества с тем, что описано в документах и правила эксплуатации.

Виды инвентаризации – какие бывают?

Классификация инвентаризация весьма обширна, потому в нашей статье мы рассмотри все ее виды в отдельности. Для начала следует изучить разделение проверки по методу проведения:

• Натуральная.
• Документальная.

Первая проверка – зрительное наблюдение и запись имеющегося имущества, его количество и состояние. На данном этапе проверяющие подсчитывают товар, взвешивают его и т.д. Документальная проверка подразумевает изучение имущественных прав, записанных в бухучете, соблюдение финансовых обязательств компании перед кредиторами и бюджетом, и т.д. также на данном этапе изучаются и сверяются имеющиеся в компании документы, которые подтверждают право владения ТМЦ, ОС и т.д.

Кроме того, выделяют такие виды, как:

• Полная, проводится по объему.
• Выборочная, сплошная. По методу проведения.
• Плановая, контрольная. По назначению.

Давайте более подробно рассмотрим все нюансы проверок в табличке.

Вид инвентаризации	Особенности проведения	Сроки проведения
Полная	Изучаются все ТМЦ, денежные средства, финансовые обязательства. Также учитывается не только принадлежащее компании имущество, но и арендованное.	Проводится перед созданием годового отчета или перед проверкой государственной комиссии
Частичная	Обычно проверяется какая-то часть имущества. К примеру, отдельно только ТМЦ или товары, хранящиеся на складе, средства в кассе.
Выборочная	Обследуются на выбор определенные ТМЦ, ценности, ОС. В случае обнаружения расхождений руководство обычно выдает приказ провести полную проверку.	Может проводиться в любое время по желанию руководства
Сплошная	Проводится одновременно проверка всех ТМЦ, ОС и т.д. в компании. При этом одновременно могут работать несколько инвентаризационных комиссий.	Может проводиться в любое время по желанию руководства
	Проверяется указанные руководством ценности и имущество	По утвержденному графику
Плановая	Список исследуемого имущества определяет руководитель компании	Обычно проводится после стихийных бедствий, фактов кражи для проверки имущества

Порядок проведения инвентаризации – шаг за шагом

Порядок и сроки проведения инвентаризации принимаются руководителем компании вместе с принятием учетной политики или отображается в отдельном приказе. Кроме сроков проведения полной инвентаризации в документ нужно отразить количество проведения проверок в году, перечень инвентаризируемого имущества и обязательств.

Кроме того, в организации должна быть создана инвентаризационная комиссия, в состав которой входить руководитель или его заместитель, главбух или экономист, начальник проверяемого одела, представители общественности при необходимости. Если предстоит проверить большой объем работы, нужно создать несколько рабочих инвентаризационных комиссий, при этом в их состав должны быть включены опытные специалисты, которые хорошо знают правила проведения проверок, первичный учет, порядки формирования цен на товары и т.д.

Члены комиссии утверждаются руководителем – в случае отсутствия хотя бы одного человека, результаты проверки могут признать недействительными.

Кроме состава комиссии, в приказе о проведении инвентаризации нужно указать следующее:

• Причины проведения проверки.
• Перечень имущества и обязательств, которые следует проверить.
• Место проведения.
• Сроки сдачи документ в бухгалтерию.
• Сроки проведения инвентаризации.

Участники инвентаризационной комиссии:

• Проводят проверку ТМЦ и денежных средств.
• Вместе с представителями бухгалтерии разрабатывают предложения по зачету излишком и недостач, по списанию недостачи.
• Могут выносить вопросы, касающиеся хранения ТМЦ, улучшения их учета, контроля за хранением.

При этом созданные на предприятиях комиссии несут ответственность за:

• Своевременность проведения проверок в соответствии с приказами руководства.
• Полноту внесения записей, их точность при проведении инвентаризации.
• Правильность указания всей информации при проведении проверки, включая тип товара, сорт, марку оборудования и т.д.

При внесении заведомо ложных данных для сокрытия недостачи или наличия излишков, члены комиссии могут быть привлечены к ответственности.

Документальное оформление – как правильно делать?

После проведения инвентаризации материально-ответственное лицо отдела, где была проведена проверка, ставит подписи на двух экземплярах документов. Это подтверждает, что он ознакомлен с результатами инвентаризации, не имеет претензий к членам комиссии. Также ставят подписи и члены комиссии. Заполненные описи передаются в бухгалтерию, после чего специалисты составляют сличительную ведомость, где указывается расхождение между данными бухучета или фактическим наличием товаров.

После проведения инвентаризация данные передаются руководителю компании для ознакомления. При наличии излишков или недостачи именно руководитель компании принимает решение о взыскании с виновных лиц.

Кроме того, есть несколько нюансов документального оформления инвентаризации:

Сначала оформляются первичные документы.

• Вносить исправления можно только в том случае, если будет сноска об исправлении ответственных лиц.
• В документ не должно быть пустых граф, куда можно вписать ненужную информацию.
• Документы нужно скрепить и вложить в одну папку.
• Все страницы описи следует пронумеровать.

Недостача или излишки – что делать?

Документальное оформление недостачи либо излишков следует оформлять после инвентаризации. При этом вместе с документом, где перечислены недостачи или излишки, необходимо обязательно приложить все документы, которые требуются для фиксации товаров или средств в кассе.

К ним относят:

• Акты о проведенной инвентаризации.
• Журнал регистрации ТМЦ.

При списании нужно упираться на политику предприятия и нормы естественной убыли, правда, ее можно списать только после всех расчетов в бухгалтерии и проверки руководства. Также после этого будет известно, нужно ли проводить проверку на предприятии с целью выявления лиц, виновных в несоответствиях, обнаруженных при проверке.

Отвечает за недостачу руководитель компании, который должен определиться, что с ней делать – списать на расходы или взыскать сумму недостачи с виновных. Чаще всего мелкие недостачи списываются из кредита в дебет – это норма действует на основание статья 12 ФЗ «О бухгалтерском учете», если не найдены виновные. Урегулировав вопрос с недостачей, руководитель оформляет приказ и передает его в бухгалтерию.

В случае если комиссия выявила виновных в недостаче или излишках, то наказание, естественно, будут нести они. При этом руководитель предприятия вправе подать в суд для взыскания суммы ущерба.

Виновные будут возмещать ущерба в случае:

• Наличия доказательств их вины.
• Признания вины самим сотрудником. Тут нужно написать объяснительную, в которой следует указать причины.
• Вина была доказана инвентаризационной комиссией.
• Руководитель издал приказ о взыскании суммы ущерба из заработной платы сотрудников.

Но важно помнить и то, что в случае наказания сотрудника, который невиновен в нанесенном ущербе, он вправе обратиться в суд для защиты своих прав.

Вконтакте

Инвентаризация – процедура, необходимая предприятию для того, чтобы вовремя выявить излишки или недостачу, определить ошибки или неточности в ведении учета с фактическим наличием имущества у организации. В статье расскажем, когда проводится обязательная инвентаризация, дадим примеры проводок.

В каких целях проводится инвентаризация

• Обнаружить недостоверность данных в учете имущества фактически имеющемся и числящемся на балансе
• Определить реально существующее количество материально-производственных ресурсов, использованных в процессе производства;
• После проведения проверки установить результат, проанализировать и приступить к дальнейшим действиям
• Сопоставить, на сколько полная информация учтена в организации, после чего отразить в балансе результат

Виды и периодичность инвентаризации на предприятии

Инвентаризация бывает:

• полная или частичная
• плановая либо внезапная.

При полной проверке инвентаризации подвергается все имущество, проводится она не чаще раза в год перед составлением годовой отчетности. При частичной исследуется определенный участок или какой-то из видов имущества. Плановая проверка проводится по запланированной схеме, заранее установленной в учетной политике, а внезапная как правило собирается по каким-либо причинам, например при обнаружении факта кражи или ущерба.

Как проводится инвентаризация кассы

Проверка кассы происходит в нескольких случаях:

• При смене ответственного лица, например кассира
• При смене директора, когда один передает полномочия другому

Последовательность проведения:

1. Перед началом процедуры кассир пишет расписку, о том, что все документы проведены и приняты к учету. Первым шагом в подготовке издается документ на проведение, который подписывает руководитель предприятия, в нем определяется инвентаризационная комиссия.
2. На основании приказа комиссия получает либо доступ к программе, например 1с, в которой ведется учет, проводятся проводки и идет движение по счету кассы либо к бумажным документам, ордерам и кассовой книге.
3. Члены комиссии в ходе проверки пересчитывают полистно все денежные средства, находящиеся в кассе, ценности и сверяют с журналом кассира, если имеются не проведенные документы, их тоже берут к учету
4. Затем проверяющие расписываются в акте по итогу проведения, все данные о выявленных недостачах и расхождениях фиксируются на обратной стороне.

ВАЖНО! Если в течение долгого времени на предприятии не менялось ответственное лицо по кассовым операциям, то ежегодно издавать приказ на комиссию не нужно.

Если по каким-либо причинам присутствовали не все члены комиссии, инвентаризация считается недействительной и проводится повторно.

Проводки в бухгалтерском учете:

Сроки проведения инвентаризации

Каждое предприятие само устанавливает сроки проведения инвентаризации, за исключением, требования законодательства, не реже раза в год.

Показатели	Сроки
Основные средства	Не реже раза в год, но не раньше первого ноября
Незавершенное производство	Перед созданием годового отчета
Расходы будущих периодов	Не менее раза в год
Готовая продукция, хранящаяся на складе	Не реже раза в год, перед составлением отчета
Товары в рознице	Не реже двух раз в год

Порядок и сроки инвентаризации устанавливаются самой организацией, за исключением обязательной проверки раз в год.

Эта процедура является обязательной в случаях, когда:

• меняется ответственное лицо
• установлен факт хищения или порчи
• чрезвычайных происшествий
• сдача имущества в аренду, продажа
• при ликвидации организации
• в случае коллективной ответственности при смене руководителя

Законодательная база по инвентаризации

Законом установлен следующий перечень нормативных актов для проверки:

• Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»
• ПБУ 4/99 “Бухгалтерская отчетность организации”, утв. Приказом Минфина РФ от 06.07.1999 N 43н (указывает на необходимость обоснования данных бухгалтерского учета итогами осуществленной инвентаризации);
• Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н “Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации” (предписывает, что сведения в учете проверяются проводимой ревизией, при осуществлении которой подтверждаются факты наличия активов, оценивается

Частые ошибки по проведению

В ходе проведения проверки зачастую могут возникать нарушения, которые могут привести к тому, что данные инвентаризации будут искажены, признаны недействительными либо поставлены под сомнение. Среди ошибок, которые могут поставить под сомнение результат инвентаризации могут быть:

• Отсутствие приказа на проведение, не утвержден состав участников комиссии, не указана дата.
• Не полный состав ответственных лиц.
• Неверное заполнение приказа.
• По какой-либо причине не присутствовало материально-ответственное лицо.
• Материально-ответственное лицо не написало расписку о том, что сдало все приходные и расходные документы в бухгалтерию.
• В помещение, где хранятся описи не был ограничен доступ посторонних лиц.
• Внесение в акты заведомо ложных данных по наличию имущества и денежных средств.
• Не произведен пересчет, а данные вносятся со слов участников.
• Распечатан один экземпляр описи. Данные ошибки могут привести к сомнительным результатам проведения проверки.

Пример 1. Например, у нас увольняется материально-ответственное лицо-кассир. В этом случае инвентаризации не избежать. Создается комиссия, в составе которой должны присутствовать представитель администрации, бухгалтерии и другой специалист. Директором издается приказ с уточнением сроков, порядка проведения, состава комиссии.

По итогу составляются инвентаризационные описи, сличительная ведомость и итоговая. Если в ходе проверки выявлены основные средства, не учтенные на балансе, то в бухгалтерском учете они отражаются по текущей рыночной стоимости по дебету счета основных средств. По налоговому учету они будут входить во внереализационные доходы. К учету их необходимо принять по рыночной стоимости и начислять амортизацию.

Пример 2. В ООО «Меркурий» была произведена проверка, после увольнения заведующей в ходе которой установлена недостача одного монитора стоимостью 50 000 рублей и излишек – ноутбук стоимостью 60 000 рублей. Отразим это в сличительной ведомости. Включим сюда заводской номер, инвентарный номер, количество и сумму по недостаче и излишку.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1. Для чего необходимо составлять приказ на проведение инвентаризации?

Вопрос №2. Что делать если выявлена недостача имущества?

Составляют сличительную ведомость, в которой фиксируют факт недостачи, расхождения в бух.учете инвентарных описях (см. → )

Вопрос №3. Как будет происходить выявление виновного лица при факте недостачи?

Сначала необходимо провести внутреннее разбирательство. Если ответственное лицо готово признать свою вину и возместить ущерб, то директор издает приказ о вычете с его заработной платы недостающей суммы, сам работник пишет по факту происходящего объяснительную, с указанием причин и своим согласием либо несогласием. В случае несогласия, администрация предприятия может подать в суд для выяснения обстоятельств дела.

Инвентаризация основных средств - это ежегодная проверка всех активов, которая является одним из важных направлений в учетной политике компании и подготовительным мероприятием к составлению годового бухгалтерского отчета. Порядок проведения инвентаризации основных средств - пошагово в статье.

Заканчивается календарный год. Что нужно сделать организации по его итогам как экономическому субъекту? Правильно — составить годовой бухгалтерский отчет, перед которым необходимо провести инвентаризацию. Об этом говорят нормативные документы, регулирующие порядок проведения инвентаризации, в частности, . В статье 11 этого закона, которая так и называется — «Инвентаризация активов и обязательств», не указано никаких особенностей проведения проверки активов по итогам года. Просто сказано, что инвентаризация должна быть, и что она заключается в сверке учетных данных с данными фактическими. А за подробностями законодатель отсылает нас к «федеральным стандартам». В настоящее время в роли этих стандартов выступают ПБУ, международные стандарты, а также иные нормативные документы, принятые Минфином РФ.

Правила проведения инвентаризации: периодичность

При ознакомлении с документами Минфина бросается в глаза общая идея, которая недвусмысленно в них зафиксирована: любая организация обязана проводить инвентаризацию всех активов и обязательств как минимум один раз в год (перед составлением годового бухгалтерского отчёта). Об этом идет речь:

• в пунктах 26 и 27 раздела II «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (утвержден Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н);
• пункте 38 раздела VII ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации»;
• пункте 1.5 раздела 1 «Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (утверждены Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49)). Реже можно инвентаризировать только основные средства (один раз в три года) и библиотечные фонды (один раз в пять лет).

Кто обязан проводить инвентаризацию

Порядок проведения инвентаризации основных средств и других материальных ценностей предусматривает, что ее должны производить все без исключения организации, которые ведут бухгалтерский учет, включая:

• компании, которые являются субъектами малого предпринимательства;
• юрлица, не подлежащие обязательному аудиту;
• фирмы, применяющие УСН или ЕНВД.

Про все вышеуказанные категории юридических лиц (равно как и про какие-то другие) ни в одном из документов Минфина ничего не сказано о том, что это их не касается. Поэтому малые предприятия обязаны подчиняться в данном случае общим правилам.

Однако, если условное ООО «Комод» не проводит годовую инвентаризацию, то никто его за это не накажет — ни Минфин, ни ФНС, ни Роскомнадзор, ни МВД. Вообще никто! Значит, можно не проводить проверку? Если руководству сильно не хочется — не проводите. Но в бухгалтерском учете существуют такие нормы, поэтому все же надо. Положено так. Если организация числит себя правильным и добросовестным экономическим субъектом, она должна выполнять требования по контролю за фактическим наличием имущества и обязательств. Ну, и потом — неужели руководству организации неинтересно знать, как на самом деле обстоят дела с сохранностью учетных объектов и задолженностями? Даже исходя из здравого смысла, инвентаризацию нужно проводить всем организациям, в том числе и малым.

Виды инвентаризации в бухгалтерском учете

Различают несколько видов инвентаризации: полная или частичная, плановая и внеплановая и так далее. Выбор вида зависит от различных обстоятельств — они представлены в таблице.

Порядок проведения инвентаризации: кратко обо всех этапах

Что ж, попробуем пройти по всем этапам проведения переучета ТМЦ вместе. Для этого вооружимся «Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (далее - просто Указания) и практическим опытом.

Этап 1. Инвентаризационная комиссия

Согласно пункту 2.2 раздела 2 Указаний инвентаризацию проводит постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Поэтому перед началом проверки ее надо создать.

Чтобы понимать, кого в нее можно включить, нужно посмотреть на пункт 2.3 Указаний, в котором сказано дословно:

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты.

В переводе с канцелярского на русский это означает: «любые сотрудники организации». При этом существует некоторое исключение: материально ответственных лиц (если они, конечно, есть в организации) в инвентаризационную комиссию включать не следует. Это связано с тем, что все виды инвентаризации предусматривают сверку фактических данных с учетными. За фактическое наличие некоторых ценностей отвечает материально ответственное лицо. Как же оно может проверять само себя?

Напрямую в Указаниях о запрете участия в инвентаризационной комиссии материально ответственных лиц нигде не сказано, но это подразумевается, если ознакомиться с пунктом 2.8, где сказано, что проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. То есть — чтобы они при этом присутствовали и могли объяснить, почему чего-то не хватает или что-то присутствует в избытке.

Этап 2. Определение сроков

После того как комиссию создали, нужно определиться со сроками проведения инвентаризации, то есть когда она начнется и закончится и по состоянию на какую дату будет проводиться. Общий порядок можно закрепить либо в учетной политике, либо в отдельном «Положении о порядке проведения инвентаризации». А конкретные сроки следует устанавливать приказом руководителя.

Приказ может выглядеть так.

Этап 3. Инвентаризация ТМЦ: порядок проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей и учет результатов

Далее уже идет рутинный процесс. Вооруженная инвентарной ведомостью, составленной на основании данных бухгалтерского учета на дату проведения инвентаризации, комиссия отправляется в путь — сличать то, что написано в ведомости, с тем, что есть на самом деле (то есть то, что комиссия видит своими собственными глазами). Некоторые предметы можно легко сверить с данными учета, поскольку если есть фактическое наличие имущества, то это не проблема.

А как быть с имуществом, которое в учете не числится? Вот, например, хозяйственный инвентарь. Обычно его стоимость списывается в расходы в момент отпуска в эксплуатацию. И все — из бухгалтерского учета объект исчезает. Что делать? Нужно вести количественный учет такого имущества. В штуках. Поскольку, раз имущество еще используется, значит, оно существует. Сформируйте отдельный регистр — хоть на базе бухгалтерской программы, хоть отдельно. И все будет на виду. Это делают далеко не все организации, но Минфин настоятельно рекомендует не пренебрегать этим (см., например, абзац 4 пункта 5 раздела I ПБУ 6/01).

Этап 4. Учет чужого имущества

Если сотрудник компании принес кое-что из дома к себе в контору, причем не ручку с карандашом, а, скажем, шкаф. Или стол. Имеет он на этот право? Вполне. Он дарит этот шкаф организации? Вовсе нет. Это его имущество. Просто он с согласия руководства фирмы (если это рядовой сотрудник) или по собственной инициативе (если это директор) так поступил. Что нужно сделать? Есть варианты:

• Оставить, как есть. Если это его шкаф, куда хочет, туда и ставит. Пусть и стоит, пользу приносит. Ну и что, что он стоит на территории организации? Но этот вариант правильным не является.
• Заключить договор хранения. И учитывать этот шкаф в забалансовом учете (на счете 002) в условной оценке. То есть в той, какую ему определили стороны договора.

Разумеется, и учитываемый в штуках инвентарь, и «имущество на хранении» также подлежат ежегодному контролю и пересчету. Никаких исключений тут быть не может. Естественно, если мы говорим о том, как «должно» поступать. Если вы с этим не согласны — можете этого не делать. Как уже говорилось выше, контролирующие органы не вправе налагать на юрлицо никаких санкций за нарушение порядка и полноты проведения проверки ТМЦ. В принципе, это может сделать собственник (в соответствии с внутренними регламентами), но в малых предприятиях руководитель и владелец организации обычно являются одним и тем же лицом. Не будет же директор сам себя наказывать.

Этап 5. Излишки и недостачи

Последним этапом инвентаризации имущества является принятие решения по выявленным расхождениям. С излишками все просто — это доход, подлежащий налогообложению (что при общей системе, что при УСН). С недостачами чуть сложнее. Понятно, что это убыток организации, но прежде, чем его списать как некомпенсируемые расходы, нужно провести небольшое внутреннее расследование. Другими словами, перед тем, как ответить на вопрос «Что делать?», нужно ответить на вопрос «Кто виноват?». Признанный виновным в недостаче сотрудник должен ее возместить в порядке, предусмотренном главой 39 ТК РФ .

А если виновный не обнаружен или все сотрудники так или иначе виноваты, тогда недостача — однозначный убыток. «УСНщики» такой убыток признать в целях уменьшения налогооблагаемой базы не смогут — его нет в списке расходов, приведенных в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ . Но пусть те, кто применяет общую систему, особо не злорадствуют — им тоже списать недостачу в «налоговом учете» просто так никто не даст.

Недостачи материальных ценностей в производстве и на складах при отсутствии виновных лиц признаются внереализационными расходами лишь в случае, когда факт отсутствия виновных лиц документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти (согласно подпункту 5 пункта 2 статьи 265 НК РФ) (в постановлении о приостановлении уголовного дела в связи с неустановлением виновных лиц (согласно подпункту 1 пункта 1 и пункта 2 статьи 208 УПК РФ)). Существуют, правда, нормы естественной убыли, но они касаются далеко не всех материальных объектов. Может быть естественная убыль у помидоров или цемента, но у инструментов или канцелярских принадлежностей ее точно не бывает. Так что в бухучете расходы будут, а в налоговом — нет.

Правила проведения инвентаризации расчетов

Теперь поговорим о сверке расчетов. Тут все просто — взять да и разослать всем контрагентам по списку письма-сверки. Мол, по нашим данным, вы нам должны 20 тыс. руб., просим подтвердить (или опровергнуть) в 10-дневный срок. А если вы на наше письмо не прореагировали — значит, вы согласны с нашей суммой. И все дела. А потом по итогам рассылки составить сличительную ведомость, и если вылезут расхождения по расчетам, то придется заниматься выяснением истины — кто из двух сторон прав и кто кому и сколько должен.

Отметим, что ни аудиторы, ни налоговые инспекторы не вправе требовать от организации наличия актов сверки со всеми контрагентами, поскольку это не регламентировано ни бухгалтерским, ни налоговым законодательством. Проводить проверку взаиморасчетов на основании актов сверки — это «акт доброй воли» организации, необходимость, продиктованная здравым смыслом.

Подведем итог. Как видно из вышесказанного, инвентаризация — действительно нужная процедура, без которой увязать учет с «фактом» просто невозможно. Да, это громоздкая и тяжелая работа, требующая внимания и скрупулезного выполнения множества формальных требований. Можно, конечно, игнорировать проверку ТМЦ или проводить её «для галочки». Но в этом случае компания может обмануть только саму себя.

При этом инвентаризовать требуется и имущество, не принадлежащее субъекту, но числящееся на его учете. Многообразие видов проверяемых объектов обуславливает особенности инвентаризации. В чем они заключаются?

Общие моменты

Частота инвентаризаций в году, порядок их проведения, объекты проверки определяются руководителем организации. Положение об инвентаризации закрепляется в посредством издания надлежащего приказа.

Кроме того ФЗ №402 предусматривает случаи, когда инвентаризационная проверка обязательна:

• подготовка к составлению бухгалтерской отчетности за год;
• реализация имущества либо передача объектов в ;
• смена ответственных за сохранность имущества лиц;
• обнаружение фактов кражи, порчи или ненадлежащего использования;
• структурные изменения организации;
• чрезвычайные ситуации непреодолимой силы.

Внезапная инвентаризация может проводиться в любое время, по инициативе руководства.

Основанием может становиться факт обмана клиентов, изготовление неучтенной продукции, неучтенные продажи или просто желание проверить компетентность ответственного работника и прочее.

Ответственной за проведение инвентаризации является специальная комиссия из не менее чем трех человек. Назначается она и является постоянно действующей.

При необходимости в комиссионный состав могут включаться специалисты узкой направленности. Присутствие всех членов комиссии при проведении проверки непреложно, иначе итоги не могут признаваться действительными.

Еще одно неукоснительное требование – это присутствие при инвентаризации ответственного материально лица.

Что это такое

Инвентаризация это процедура проверки фактического наличия имущественных ценностей и состояния имеющихся финансовых обязательств на предопределенную дату.

При этом фактические показатели сравниваются с данными бухучета, что позволяет обнаружить расхождения. С помощью инвентаризации обеспечивается контроль над сохранностью имущества организации.

Инвентаризация бывает разных видов, что зависит от разных факторов. Так по периодичности осуществления различают инвентаризацию:

Плановую

Проверка выполняется согласно заранее утвержденному графику. Таковой является и обязательная инвентаризация перед подготовкой годового отчета

Внеплановую (внезапную)

Проводиться таковая может как по утвержденному секретному графику руководителя, так и в любой момент времени при наличии весомой причины. Главное условие ее это внезапность для материально ответственного лица. Таким способом чаще всего проверяется добросовестность и компетентность работника. Также внеплановая проверка может выполняться при возникновении случаев, когда инвентаризация становится обязательной в силу обстоятельств. Инициатива такой проверки может исходить и от сотрудников

Отличается инвентаризационная проверка и по объему охвата имущества. Например, инвентаризация может быть:

Упомянуть стоит и инвентаризационную комиссию. В основном приказом руководств назначается постоянная комиссия, которая проводит абсолютно все виды инвентаризаций, включая и контрольные проверки в межинвентаризационные периоды.

Иногда при большом объеме инвентаризации дополнительно могут назначаться рабочие комиссии, что позволяет одновременно повести проверку при большом объеме имущества или территориальной его разобщенности.

Например, сплошная проверка всех структурных подразделений. В отдельных случаях назначается разовая комиссия, чья деятельность продолжается лишь в течение определенной поверки.

С какой целью проводится

Главные цели любой инвентаризации это:

• сверка фактического количества имущества с учетными показателями;
• выявление неучтенных объектов;
• установление реального количества использованных в производстве материалов;
• обнаружение недостач и излишков;
• проверка правил эксплуатации имущества и ведения первичного учета.

Осуществляется инвентаризация такими методами как:

• пересчет;
• измерение;
• взвешивание.

Объекты проверки инвентаризуются по месту своего непосредственного местонахождения. Дополнительной целью инвентаризации становится выявление испорченных товаров, продукции с истекшим сроком годности, не пригодных к эксплуатации объектов.

Основными требованиями к инвентаризационной проверке являются:

• внезапность для ответственных материально лиц;
• проведение проверки утвержденной комиссией;
• непрерывность;
• обязательное присутствие ответственных лиц.

Действующая нормативная база

Инвентаризационный порядок регламентируются базой документов, состоящей из:

• постановлений и приказов, утвержденных Минфином РФ;
• бухгалтерских положений;
• локальных внутренних актов субъекта.

Так порядок проверки регулируется «Методическими указаниями по инвентаризации …» ().

Необходимость инвентаризации определяет (в прежней редакции ). Вопросы, не урегулированные законодательно, могут уточняться в локальных актах в составе учетной политики организации.

Руководитель разрабатывает регламент инвентаризации, образец которого являют собой Методические указания, но создается образец с учетом направленности деятельности и важных аспектов.

Документальное оформление итогов инвентаризации осуществляется посредством унифицированных форм. Таковые утверждены .

Инвентаризация на предприятии

Суть инвентаризационной проверки заключается в полном пересчитывании проверяемых объектов и сверке их с учетными показателями. Ценности пересчитываются в порядке их расположения.

Недопустимо проводить подсчет по последовательности описи, это препятствует выявлению излишков имущества, какое в учете числится по нулевым остаткам.

Учтенные по массе материалы перевешиваются, по длине и объему – измеряются. Отдельные виды имущества могут инвентаризоваться посредством нормативов относительно перевода объема в весовые единицы, например, сельхозпродукция.

Ценности, хранящиеся в неповрежденной упаковке, могут проверяться выборочно, но если надпись на упаковке и содержимое не соответствуют, то вскрываются все упаковки для полного пересчета.

Денежная наличность и ценные бумаги считаются полистно. Целесообразным считается включение в условия, о запрете хранения личных вещей на рабочем месте.

В процессе проверки данные заносятся в инвентаризационные описи. Таковые могут создаваться бухгалтером заранее с указанием учетных остатков. Категорически не допустимо внесение фактических показателей без пересчета, к примеру, со слов работника.

В помещение проверки закрывается доступ посторонних лиц. На время перерывов помещение с ценностями опечатывается, а инвентаризационная документация сохраняется в сейфе.

Общая инструкция

Общая схема инвентаризации, какую определяет Приказ 49, об инвентаризации имущества, выглядит следующим образом:

Руководителем предприятия издается приказ о проведении инвентаризации	В документе указываются сроки процедуры, ее порядок, виды имущества, состав комиссии
Перед проверкой ценности	Сортируются по отличительным признакам, если в этом есть необходимость
Инвентаризуемое имущество пересчитывается	И данные заносятся в
Осуществляется сверка	Фактических и учетных значений
Определяются итоги проверки	Что подтверждается составлением инвентаризационной ведомости
утверждается руководителем	И осуществляются мероприятия по выправлению бухучета и привлечению к ответственности виновных лиц, при наличии таковых
Отчетная документация по инвентаризации	Передается на архивное хранение

Что значит независимая

Проведение инвентаризации способствует подтверждению учетных данных. Но иногда проверка осуществляется заинтересованными лицами.

Особенно это актуально для небольших организаций, когда большинство сотрудников поддерживает приятельские отношения.

В такой ситуации данные проверки могут быть подкорректированы, при подсчете указываются превышения показателей с целью сокрытия расхождений.

В целях обеспечения абсолютной объективности инвентаризации целесообразной является независимая проверка. Проводится таковая привлеченными экспертами.

Можно воспользоваться услугами специализированных компаний. Выгода такого привлечение очевидна, обеспечивается:

• отсутствие личной заинтересованности проверяющих;
• исключение некомпетентности комиссии;
• обнаружение фиктивной документации;
• проведение проверки в кратчайшие сроки на высоком профессиональном уровне.

Допускается проводить независимую инвентаризацию любого вида. Дополнительным бонусом становится оптимизация временных и материальных затрат.

Нет необходимости отрывать от обычной деятельности сотрудников и оплачивать их дополнительное рабочее время.

Производственная деятельность может осуществляться по обычному графику, если это не препятствует пересчету. Все результаты независимой проверки остаются строго конфиденциальными и доступны только ответственным представителям организации.

Незавершенного производства

При инвентаризации незавершенного производства объектами проверки становятся:

• продукция неполной готовности;
• не комплектная продукция;
• остатки от вспомогательного производства.

В процессе проверки определяется фактическое наличие незаконченных изделий посредством подсчета, перемеривания, перевешивания. Также устанавливается действительная комплектность и определяется остаток незавершенного производства.

Целью проверки становится определение суммы, какую подлежит отобразить в «Расходах будущих периодов». При этом выявляются средства, которые следует причислить к издержкам обращения.

Точное установление остатка незавершенного производства обеспечивает достоверность расчетов себестоимости производимой продукции. Инвентаризация незавершенного производства проводится ежегодно, перед составлением годового отчета.

Но, исходя от условий и специфики деятельности, такая проверка может выполняться чаще, ежеквартально или ежемесячно. В некоторых случаях проверку проводят ежесменно или по завершении всякой рабочей недели.

При увольнении материально ответственного лица

При заключении с сотрудником договора о материальной ответственности непременно прописывается необходимость инвентаризации при увольнении.

Одновременно с инвентаризацией осуществляется передача материальных ценностей новому работнику. Сроки такой инвентаризации законом точно не определяются.

Основное требование – проведение проверки в течение двух недель с момента . Почему целесообразно совместить проведение инвентаризации при смене материально ответственного лица и передачу ценностей?

В противном случае придется отдельно осуществлять передачу имущества, что удваивает временные затраты. Относительно передачи ценностей особого порядка не предусмотрено.

Видео: как провести инвентаризацию основных средств

После завершения инвентаризации и составления материальных ценностей ответственное лицо считается уволенным и никаких претензий к нему предъявляться не может.

Часто задаваемые вопросы

Некоторые возникающие по поводу инвентаризации вопросы связаны с ее особенностями относительно специфики деятельности. Также разногласия возникают относительно имущества, не принятого к учету, но фактически используемого организацией.

Нередко инвентаризацию путают с обычной ревизией. Каковы нюансы инвентаризационной проверки?

Предусмотрена ли для забалансовых счетов

Инвентаризоваться с той или иной периодичностью должно все имущество организации. В том числе и то, которое не является собственностью субьекта, но используется им. К примеру, объекты могут быть или переданы на ответственное хранение.

Это обуславливает необходимость инвентаризации имущества, учтенного на забалансовых счетах. Проверяются такие объекты в обычном порядке с составлением отдельной ведомости.

Учет ведется по стоимости, предусмотренной договорами, и прочей сопутствующей документацией. Один экземпляр описи передается непосредственному владельцу имущества, чтобы тот мог сопоставить данные со своим учетом.

Проведение в аптеке

При инвентаризации в аптечном учреждении обязательно присутствие всех работников аптеки, несущих материальную ответственность. В день проверки отпуск лекарств не осуществляется.

Проводиться инвентаризация может как ручным способом при помощи описных листов, так и при помощи сканирования этикеток. Различается два способа инвентаризации аптеки.

В первом – лекарственные средства считаются по алфавиту. При этом часто выявляется недостача, поскольку часть препаратов может сохраняться отдельно или отдельные позиции просто пропускаются.

Более эффективен второй вариант, когда лекарства считаются по полкам. Это позволяет подсчитать все имеющиеся препараты и не допустить «потери» товара.

Чем отличается от ревизии

Ревизия, как и инвентаризация, осуществляется в целях отслеживания движения объектов имущества в организации. И зачастую данные понятия путаются. Отличие заключается, прежде всего, в целях проведения.

Инвентаризация осуществляется с целью выявления расхождений меж фактическими и учетными данными. Ее задача исправить бухгалтерский учет в соответствии с действительным положением.

Ревизия проводится для обнаружения операций, осуществляемых незаконно и безосновательно. То есть исследуется правомерность операций и их соответствие действующим нормативам.

Другое отличие заключено в том, что ревизия всегда проводится внезапно и осуществляют ее внешние контролирующие органы.

Проведение инвентаризации это мероприятие плановое (даже внезапная проверка спланирована руководителем), а проводят его внутренние службы предприятия.

По завершении ревизии составляется акт, где указываются все ошибки, недостатки и злоупотребления со стороны проверяемого субъекта.

Суть инвентаризации понять не сложно, но провести ее правильно можно только при соблюдении всех правил и учете отдельных нюансов.

Малейшее нарушение порядка проведение инвентаризационной проверки может способствовать признанию итогов процедуры недействительными.

Сегодня сложно представить компанию без IT инфраструктуры. Компьютеры имеются у любой организации. И как любое имущество их нужно периодически инвентаризовать. Каковы особенности инвентаризации компьютерной техники? Инвентаризации подлежит абсолютно все имущество организации. Но компьютеры довольно существенно...

Учет участков вне зависимости от их назначения – важная процедура, которая должна выполняться периодически. СодержаниеЧто нужно знать Особенности проведения процедуры Чтобы не столкнуться с трудностями, специалист должен знать методику проведения инвентаризации земель. Что нужно знать Для обеспечения рационального...

Одна из обязательных для проведения процедур в коммерческих и муниципальных предприятиях является инвентаризация. Причем она осуществляется не только в отношении различного рода имущества, но также дебиторской, кредиторской задолженностей. Существует большое количество различных нюансов, связанных с проведением...

В статье будет идти речь о технической инвентаризации. Что это за процесс, какие функции выполняет, и каков порядок проведения – далее. СодержаниеЧто нужно знать Техническая инвентаризация объектов недвижимости Возникающие нюансы Любое имущество предприятий подлежит описи. Техническая инвентаризация касается объектов...

Для определения соответствия фактических данных относительно имущества данным учета проводится инвентаризация. Но недостаточно провести процедуру, нужно правильно ее оформить. Какими бланками оформляются итоги проверки? СодержаниеВажные аспекты Документальное оформление инвентаризации Когда результаты инвентаризации...

Проведение инвентаризации является требованием обязательным для организаций. Проверяться должно любое имущество субъекта, в том числе и недвижимое. Как инвентаризуются объекты недвижимости? В процессе своей деятельности любой хозяйствующий субъект сталкивается с необходимостью проведения...

Одно из обязательных условий работы сегодня – ведение отчетной документации в соответствии с установленными законодательством стандартами. Одним из таких документов является бланк инвентаризации. Процедура должна проводиться различными коммерческими и муниципальными предприятиями, другими учреждениями....

Предприятий, где производство ведется без образования отходов, практически не существует. В той или иной мере утильсырье способствует загрязнению природы. Одним из способов минимизировать ущерб является инвентаризация отходов. Любое утильсырье, образующееся на территории РФ, подлежит непременной паспортизации. В...

Достоверность бухгалтерского учета обеспечивает инвентаризация имущественных ценностей и финансовых обязательств. В процессе проверки ревизуется действительное наличие имущества. Как часто следует инвентаризовать активы? В Законе «О бухучете», в ст.12, сказано о необходимости проведения инвентаризации с целью...