Главная Заявления Как вносить счет фактуру в 1с 8.3. Как создать счет фактуру на аванс в бухгалтерии предприятия. Делаем запись в книгу продаж

Как вносить счет фактуру в 1с 8.3. Как создать счет фактуру на аванс в бухгалтерии предприятия. Делаем запись в книгу продаж

Темой нашей сегодняшней статьи будет рассмотрение такого документа, как счет-фактура, а именно, что это такое, для чего он нужен, как правильно заполнить, как провести счет-фактуру в 1с, виды счетов-фактур, когда и какие счета-фактуры выставлять.
Начнем с определения счета- фактуры и его важности для компаний.

Что такое счет-фактура. Зачем он нужен.

По правилам ст.168 и ст. 169 НК РФ счет-фактура – это основной документ для целей правильного исчисления и уплаты НДС. Т.е. при реализации товаров, работ, услуг, имущественных прав, продавец должен подтвердить начисление НДС посредством счета-фактуры. Аналогичным образом покупатель может принять к вычету НДС, исключительно на основании этого документа. Отсюда следует, что счет-фактура используется для налогового контроля, поэтому крайне важно безошибочно заполнить сей документ, чтобы впоследствии избежать конфликтов с работниками налоговой инспекции.

Обязательные реквизиты счета-фактуры.

Итак, для формирования счета-фактуры постановлением №1137 предусмотрена типовая форма . В п.5 ст. 169 НК РФ упомянуты обязательные для заполнения реквизиты:

Номер и дата счета-фактуры.
Реквизиты продавца и покупателя: название, адрес, ИНН.
Наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя.
При условии получения аванса в счет предстоящих поставок - номер платежного поручения.
Валюта документа.
Наименование товаров (работ, услуг), количество, а также единица измерения и стоимость единицы.
Общая стоимость товара без учета налогов, сумма акциза, налоговая ставка, сумма НДС, конечная стоимость товара с налогами.
Страна происхождения и номер ГТД, при ввозе товаров на территорию РФ.
Подписи руководителя, главного бухгалтера или других, имеющих на это право, лиц.

В принципе, при необходимости, в существующую форму счета-фактуры можно вносить дополнения, главное, чтобы вышеперечисленные реквизиты остались.

Пример правильного оформления счета-фактуры!

Один немаловажный момент! Инспекторы могут обратить любую неточность в счете-фактуре против компании, т.е. отказать в вычете НДС. Поэтому, чтобы минимизировать риск отказа, важно знать существенность допущенных в счетах-фактурах ошибок.

Непростительные ошибки в счетах-фактурах.

♦ Ошибка 1. Очень часто бухгалтеры неверно указывают наименование компании-продавца или покупателя. Например, правильное название: "Консультация+", наименование с ошибкой: "Консультация". Наименование должно строго соответствовать фирменному названию, указанному в учредительных или регистрационных документах. Аналогичные ошибки допускаются в написании адреса и ИНН. Все они препятствуют идентификации продавца или покупателя.

♦ Ошибка 2. Указывается только наименование товара без артикулов или иных дополнительных характеристик, с помощью которых можно идентифицировать товар. Например, наименование товара «стекло осветленное» имеет различия по артикулам и размерам, если в документе указать несколько товаров только с одним и тем же названием, допустим «стекло», то такая ошибка, приведет к невозможности определения, какой именно товар был приобретен.

♦ Ошибка 3. Арифметические ошибки в расчете стоимости товаров также недопустимы.

♦ Ошибка 4 . Если компания занимается продажей товара, облагаемого по разным ставкам НДС, то бухгалтеру следует быть крайне внимательным, т.к. указание неверной ставки НДС повлечет за собой отказ в вычете.

♦ Ошибка 5. Нередко бухгалтеры или менеджеры, выписывающие счета-фактуры указывают верную ставку НДС, но при перемножении суммы без НДС на указанную ставку, получается неправильный показатель, не позволяющий определить сумму налога.

♦ Ошибка 6. В документе не прописано наименование валюты или указан ошибочный код валюты ;

Ошибки, не мешающие правильному пониманию сути обязательных реквизитов счета-фактуры, не являются существенными, и не влияют на вычет НДС.

Авансовый счет-фактура.

Т.к. выписать счет-фактуру следует в течение 5 дней с момента наиболее раннего из событий: реализации или предварительной оплаты в счет предстоящих поставок, то при поступлении авансового платежа выписывается авансовый счет-фактура. Его следует заполнять по той же форме, и тем же правилам, что и счет-фактуру на реализацию. (Постановление №1137) .Особое внимание стоит уделить строке 5 документа, где указывается номер и дата платежного поручения. Этот реквизит является обязательным.

Особенности корректировочного счета-фактуры.

Если покупатель и продавец письменно договорились об изменении стоимости товаров по причине корректировки цены или количества товаров, объема услуг и работ, то в таком случае продавец выписывает корректировочный счет-фактуру . Его особенность – это обязательное указание номера и даты корректировки, исходных данных, а также новых сведений о количестве и цене, стоимости без НДС, общей стоимости с налогом, и, конечно же, изменения величины самого налога.

Как провести счет-фактуру в 1С.

Давайте посмотрим, как сделать счет-фактуру в 1С 8.3.

Счет-фактура на реализацию в 1С8.3.

Прежде, чем выписать счет-фактуру на реализацию, создаем непосредственно документ реализации.
Для этого в разделе «Покупки и продажи» выбираем раздел «Покупки и продажи»

Переходим в подраздел «Реализация (акты, накладные)»

Открываем список документов «Реализация товаров и услуг» . В нем при помощи кнопки «Создать» вводим новый документ.

Заполняем все поля открытого документа.

Вид операции – «Продажа, комиссия»
Поле «Организация» заполняется автоматически.
«Контрагента» (покупателя) выбираем либо из справочника «Покупатели», либо вводим нового, если его еще нет в базе.
Записываем номер договора. В данном случае видом договора будет договор с покупателем.
Далее выбираем «Склад», с которого отгружаем товар.
Затем идет поле «зачет аванса». По умолчанию в программе стоит значение «автоматически». Я советую его оставить, т.к. при такой настройке программа будет автоматически анализировать наличие аванса по данному покупателю, что, несомненно, более удобно для учета.
Если Вы откроете ссылку, расположенную чуть ниже, то в ней можно отрегулировать тип цен и НДС. Точнее способ его включения в цену - « в сумме» или «сверху».
И, наконец, заполняем табличную часть.
Заполненный документ сохраняем, проводим кнопкой «провести»

В информационной базе 1С 8.3 Бухгалтерия существует два способа регистрации счета-фактуры на аванс.

Способ 1 – регистрация авансового счета-фактуры на основании

Рассмотрим первый способ как выставить счет-фактуру на аванс в 1С 8.3. Во время оформления организацией поступления на расчетный счет используется механизм “на основании” к документу поступления денежных средств и регистрируется авансовый счет-фактура.

Создадим документ. Перейдем в раздел Банк и касса – Банковские выписки – Поступление:

Заполняем реквизиты документа поступления:

Вид операции – в этом случае будет установлено Оплата от покупателя;
Плательщик – организация-контрагент;
Вх.номер – входящий номер документа контрагента;
Вх.дата – дата документа контрагента.

Нажатием кнопки Добавить формируем записи поступления денежных средств:

Допустим, в счет аванса по договору с контрагентом по будущей отгрузке товара получено 100 000 руб. После проведения документа получаем проводки:

Теперь на основании сформированного документа поступления денег от контрагента, создадим документ Счет-фактура выданный:

Вид счета-фактуры автоматически установился На аванс. Остается только установить номенклатуру согласно договору:

Проведя документ, получаем движение по бухгалтерскому/налоговому учету и, кроме того, по регистрам 1С 8.3 Журнал учета счетов-фактур и НДС Продажи:

Подробнее о способах автоматического формирования счетов-фактур на аванс, предусмотренных в 1С 8.2 (8.3) смотрите в следующем видео:

Способ 2 – использование автоматической обработки

Использование обработки под названием Регистрация счетов-фактур на аванс – это наиболее предпочтительный и удобный способ при большом количестве оформляемых на аванс счетов-фактур в 1С 8.3.

Рассмотрим оформление авансовых счетов-фактур на небольшом примере:

Предположим, на расчетный счет организации в один из налоговых периодов поступил авансовый платеж на сумму 50 000 руб. Необходимо выписать авансовую счет-фактуру и начислить НДС в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0.

Если используется второй способ регистрации счета-фактуры на аванс, тогда необходимо произвести следующие действия:

Настроить в базе 1С 8.3 соответствующую задаче учетную политику;
Выписать счет покупателю;
На основании документа Счет покупателю осуществить создание документа Поступление на расчетный счет;
Выполнить регистрацию счетов-фактур на аванс в 1С 8.3.

Итак, начнем с настройки учетной политики в 1С 8.3: Главное – Учетная политика:

На закладке НДС можем выбрать соответствующий учетной политике порядок регистрации счетов-фактур на аванс: будут они зарегистрированы сразу или по истечении срока, или не будут зарегистрированы вовсе:

Какие параметры учетной политики в 1С 8.2 (8.3) необходимо поставить изначально для того, чтобы не было ошибок при формировании счета-фактуры на аванс смотрите в следующем видео:

Следующим шагом будет выписка документа Счет покупателю. Выбираем контрагента, договор с покупателем и перечисляем номенклатуру.

Теперь когда на расчетный счет поступают денежные средства от покупателя, должны указать ранее выписанный Счет покупателю:

Сделаем уточнение по возможностям программы 1С 8.3. В договоре контрагента есть реквизит . Когда товаров по договору много, то можно использовать обобщенное наименование. Тогда в этом случае в документе поступления на расчетный счет не следует указывать счет покупателю:

Тогда в авансовом счете-фактуре будет автоматически подставляться обобщенное наименование из договора:

Продолжим оформление и проведем документ поступления оплаты в 1С 8.3. Получаем проводки:

На следующем этапе должны запустить обработку: Банк и касса – Счета-фактуры на аванс:

В открывшейся форме по кнопке Заполнить:

Табличная часть обработки пополниться записями из ранее оформленных поступлений на расчетный счет. Кроме этого, в 1С 8.3 имеется возможность произвести настройки нумерации счетов-фактур на аванс – будет ли единая нумерация или у авансовых счетов-фактур будет устанавливаться префикс “А”. Кнопка Выполнить осуществляет формирование, а также проведение счетов-фактур на аванс:

Из этой же обработки:

имеется возможность открыть список сформированных счетов-фактур на аванс:

Теперь можем наблюдать результат работы обработки в 1С 8.3. Откроем счет-фактуру на просмотр. Как видно, вид счета-фактуры установился На аванс, а также заполнены остальные реквизиты документа на основании ранее оформленных документов:

Результатом проведения счета-фактуры на аванс будет движение в дебет сч.76.АВ:

Также его движение по регистру Журнала учета счетов-фактур:

Как оформить возврат авансового платежа покупателю в 1С 8.3

Но может возникнуть ситуация, когда покупатель отказывается от договора и ему требуется вернуть перечисленные деньги авансового платежа, а также убрать запись в Книге продаж.

Первое что делаем в 1С 8.3 – это оформляем документ Списание с расчетного счета в разделе Банк и касса – Банковские выписки – Списание:

В проводке субконто счета 62.02 автоматически подставляется предыдущий документ поступления денежных средств:

Для наглядности сформируем отчет по счету 62.02:

Получение аванса предприятием, платящим НДС, необходимо на всю полученную выставить счет-фактуру. Программа 1С Бухгалтерия в своей последней версии 8.3 предусматривает возможность автоматизации данного процесса для упрощения ведения учета. От работника требуется всего несколько манипуляций на ПК, чтобы провести генерацию потребного документа.

Необходимо отметить, что представленная ниже инструкция будет актуальна и для работы в более старой версии программы 8.2

Зачисление аванса на счет

Рассмотрим пример, когда на счет организации был перечислен аванс в объеме 100 рублей. Данная операция должна быть отражена через «Поступления на р/с»:

Данная операция проводками будет отражать зачисление поступивших средств на авансовый счет 62.02

Создание счета-фактуры на полученный аванс

Создание документа допускается двумя доступными вариантами, в ручном режиме или системой автоматически.

Ручное создание

Создание в ручном режиме предусматривает переход в документе на аванс по пути «Создать на основании» — «Счет фактура выданный»:

После этого появится форма счета-фактуры

Остается только проверить правильность внесенных данных, после чего нажать на «Провести», после чего соответствующий документ будет сгенерирован в системе.

Автоматическое создание

В случаях, когда организация регулярно работает с авансами и в отчетном периоде их большое количество, ручное составление счетов-фактур на каждый из них не очень удобно. Система предлагает возможность автоматического выполнения работы. Для этого требуется зайти в раздел «Банк и касса», где выбрать из предложенных вариантов «Счета-фактуры на аванс».

После этого пользователю открывается новое окно. При его заполнении необходимо указать организацию и временной интервал, за который формируются документы.

Система автоматически внесет в табличную часть документа все факты счетов-фактур на аванс, которые не были созданы. В нашем случае это единственный платеж в размере 100 рублей.

При необходимости данный перечень может быть откорректирован за счет включения в него новых строк или удаления части существующих. Заполненные сведения стоит проверить на правильность, после чего кликнуть на «Выполнить».

В информационной базе 1С 8.3 Бухгалтерия существует два способа регистрации счета-фактуры на аванс.

Способ 1 – регистрация авансового счета-фактуры на основании

Создадим документ. Перейдем в раздел Банк и касса – Банковские выписки – Поступление:

Заполняем реквизиты документа поступления:

Вид операции – в этом случае будет установлено Оплата от покупателя;
Плательщик – организация-контрагент;
Вх.номер – входящий номер документа контрагента;
Вх.дата – дата документа контрагента.

Нажатием кнопки Добавить формируем записи поступления денежных средств:

Способ 2 – использование автоматической обработки

Рассмотрим оформление авансовых счетов-фактур на небольшом примере:

Предположим, на расчетный счет организации в один из налоговых периодов поступил авансовый платеж на сумму 50 000 руб. Необходимо выписать авансовую счет-фактуру и начислить НДС в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0.

Настроить в базе 1С 8.3 соответствующую задаче учетную политику;
Выписать счет покупателю;
На основании документа Счет покупателю осуществить создание документа Поступление на расчетный счет;
Выполнить регистрацию счетов-фактур на аванс в 1С 8.3.

Итак, начнем с настройки учетной политики в 1С 8.3: Главное – Учетная политика:

Тогда в авансовом счете-фактуре будет автоматически подставляться обобщенное наименование из договора:

Продолжим оформление и проведем документ поступления оплаты в 1С 8.3. Получаем проводки:

На следующем этапе должны запустить обработку: Банк и касса – Счета-фактуры на аванс:

В открывшейся форме по кнопке Заполнить:

Из этой же обработки:

имеется возможность открыть список сформированных счетов-фактур на аванс:

Результатом проведения счета-фактуры на аванс будет движение в дебет сч.76.АВ:

Также его движение по регистру Журнала учета счетов-фактур:

Как оформить возврат авансового платежа покупателю в 1С 8.3

Для наглядности сформируем отчет по счету 62.02:

Российское законодательство обязывает хозяйствующие субъекты, являющиеся плательщиками налога на добавленную стоимость, при расчетах с контрагентами выставлять счет-фактуру. Требования к составлению счет-фактур, порядок выставления, регистрации и учета также установлены законодательством (Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 года №1137). Важность неукоснительного выполнения требований данного постановления вызвана тем, что в случае выявления контролирующими органами его нарушений, компаниям отказывают в возмещении налога из бюджета.

Реализация требований законодательства в продуктах 1С

При осуществлении бухгалтерского учета с помощью программы 1С, компании могут быть уверены в правильности составления и обоснованности выставления счетов-фактур, заполнения всех необходимых реквизитов и соблюдения размеров ставок налога на добавленную стоимость. Любые изменения в действующем законодательстве в оперативном режиме находят отражение в обновленных версиях программы. Кроме того, действует система оповещения бухгалтера о введенных новшествах. В автоматическом режиме программа рассчитает размеры авансовых платежей по налогу, а также напомнит заранее о сроках его уплаты.

Выставление счет-фактуры по реализации

Сделать счет-фактуру в 1С 8.3 возможно на основании документа, подтверждающего факт реализации товара, оказания услуги или осуществления работы – соответствующего акта или накладной. Для этого необходимо зайти в меню «Продажи» - «Реализация (акты, накладные)».

В открывшемся журнале товарных накладных выбираем нужного нам контрагента, в нашем примере – ООО «Водник».

Находим товарную накладную на реализацию горюче-смазочных материалов, двойным нажатием открывается сам документ. В верхней строчке нажимаем кнопку «Создать на основании», выбираем из всплывающего списка «Счет-фактура выданный».

Откроется новый документ «Счет - фактура выданный на реализацию (создание)».

Ничего не меняя в документе, нажимаем кнопку «Записать». Документ формируется автоматически, номенклатура, количество и цена формируются из накладной. Нажав на «Печать», выводим на экран сформированную счет-фактуру.

Форма поддается редактированию, оператор свободно может провести визуальный контроль документа и в случае необходимости внести изменения. В нашем примере видно, что при вводе в систему реквизитов контрагента не был указан его юридический адрес, в связи с чем, система не проставила его в счет - фактуре. Когда это разовая счет - фактура для данного контрагента можно внести корректировку в печатной форме, если же планируются долгосрочные хозяйственные отношения, необходимо отредактировать сведения о данной компании в справочнике «Контрагенты».

В нашем примере мы отредактировали вручную печатную форму счет-фактуры.

Создать счет-фактуру можно также нажав кнопку «Выписать счет-фактуру» в нижнем левом углу открытой накладной.

Счет - фактура автоматически создается, ему присваивается номер и дата (без вывода на экран).

Третьим способом создания счет - фактуры из накладной является кнопка «Еще» в правом верхнем углу документа. При нажатии всплывает меню возможных операций с документом, выбираем «Создать на основании», далее «Счет-фактура выданный».

Счет-фактура в 1С 8.3 также создается в журнале выставленных счетов-фактур. Для этого в меню «Продажи» заходим в раздел «Счет-фактуры выданные».

Выбираем нужного нам контрагента и нажимаем «Создать», в всплывшем окне выбираем «Счет-фактура на реализацию».

Создается электронный документ «Счет-фактура выданный на реализацию» и «Создание». В нем сразу же проставляется наименование выбранного нами ранее контрагента - ООО «Водник».

Нажимаем «Добавить». Открывается список товарных накладных, выписанных данному контрагенту.

Выбираем интересующую нас реализацию и нажимаем ОК.

Документу автоматически присваивается номер и дата, как описано выше. Имеется возможность вывода на печать и редактирование созданного документа.

Счет-фактура на аванс

В журнале выданных счетов - фактур также формируются счет - фактуры на аванс.

Однако прежде чем формировать данный вид счетов-фактур, необходимо в налоговой учетной политике компании произвести настройки учета счетов-фактур на авансы полученные.

Возможны следующие варианты настройки:

Регистрировать счета-фактуры всегда при получении аванса. Счета-фактуры будут регистрироваться всегда, при получении аванса;
Не регистрировать счета-фактуры на авансы, зачтенные в течение 5-ти календарных дней. Если авансы полученные были зачтены в течение 5-ти календарных дней, счета-фактуры на аванс не формируются;
Не регистрировать счета-фактуры на авансы, зачтенные до конца месяца. Если авансы полученные были зачтены до конца месяца, счета-фактуры на аванс не формируются;
Не регистрировать счета-фактуры на авансы, зачтенные до конца налогового периода. Если авансы полученные были зачтены до конца налогового периода, счета-фактуры на аванс не формируются;
Не регистрировать счета-фактуры на авансы (п.13 ст.167 НК РФ). Счета-фактуры на аванс не регистрируются.

После указанной процедуры начинаем формировать счет - фактуру на аванс, открывая его в журнале выданных счетов-фактур.

Переходим сразу в строку документы - основания. Система автоматически обращается к поступлениям на расчетный счет или в кассу предприятия. В нашем случае средства в размере 100,00 тыс. рублей поступили на расчетный счет.

Нажимаем кнопку «Выбрать», затем «Записать», остальные реквизиты счет - фактуры на аванс заполняются автоматически.

Созданные и проведенные счет - фактуры автоматически попадают в книгу продаж соответствующего налогового периода. Программа самостоятельно рассчитывает сумму НДС в книге продаж на основании введенных записей в журнале выданных счетов-фактур. Для этого в меню «Продажи» переходим в книгу продаж.

Выбираем нужный нам налоговый период и нажимаем кнопку «Сформировать».