Ликвидация бизнеса. Приказы. Оборудование для бизнеса. Бухгалтерия и кадры
Поиск по сайту

Как учесть суточные при налогообложении. Расчет ндфл с суточных

Законодатели пока что не будут отменять суточные. Законопроект с такими поправками на данный момент отложили. Наоборот, в планах чиновников увеличить лимит суточных, с которых можно не удерживать НДФЛ (письмо Минфина России от 25 декабря 2015 г. № 03-04-06/76407).

Поправка, которая уже заработала с 1 января, касается сверхнормативных суточных. НДФЛ с них надо удерживать в последний день месяца, а не на дату утверждения авансового отчета, как было в 2015 году.

В какой момент рассчитывать НДФЛ со сверхнормативных суточных

При расчете НДФЛ размер суточных нормируется (п. 3 ст. 217 НК РФ). Так, не облагаются этим налогом суточные в пределах:

700 руб. в день по командировкам в России;

2500 руб. в день по заграничным командировкам (как определить норму за день пересечения границы, см. таблицу ниже).

По каким нормам рассчитывать суточные и удерживать НДФЛ
Вид командировки Как рассчитывать суточные Какие суммы не облагаются НДФЛ
Внутрироссийская По российским нормам 700 руб. в день
Зарубежная За день пересечения границы по пути в командировку - по заграничным нормам. Дни, проведенные в иностранном государстве, - по зарубежным нормам. Дни, когда сотрудник пересекает границу между иностранными государствами, - по нормам страны, куда он следует. За день пересечения границы по пути домой - по российским нормам 700 руб. в сутки, которые оплачиваются по российским нормам. А в остальные дни - 2500 руб. в сутки

Допустим, организация выплатила сотруднику сверхнормативные суточные. С этой «лишней» суммы нужно удержать НДФЛ. Доход возникает в последний день того месяца, в котором утвержден авансовый отчет (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ).

До 1 января в Налоговом кодексе не было прямой нормы для данного случая. В Минфине предписывали рассчитывать НДФЛ со сверхнормативных суточных на дату, когда руководитель утверждал авансовый отчет (письмо от 27 марта 2015 г. № 03-04-07/17023).

НДФЛ удержите при ближайшей выплате дохода сотруднику, например зарплаты. Перечислите НДФЛ не позднее следующего рабочего дня после выплаты дохода (п. и ст. 226 НК РФ).

ПРИМЕР 7

Работник московской компании Иванов был в командировке в Санкт-Петербурге с 7 по 10 февраля 2016 года (всего четыре дня). Размер суточных по командировкам внутри России в организации составляет 1200 руб. Таким образом, Иванову перед поездкой (5 февраля) выплатили 4800 руб. (1200 руб. × 4 дн.).

После возвращения (12 февраля) сотрудник представил авансовый отчет. Сумма НДФЛ со сверхнормативных суточных составила (вычеты Иванову не полагаются):

(1200 руб. – 700 руб.) × 4 дн. × 13% = 260 руб.

Эту сумму бухгалтер начислил 29 февраля. А удержал с работника 4 марта - в день выплаты зарплаты за февраль. Проводки в учете будут выглядеть так.

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
4800 руб. - выданы из кассы суточные работнику;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71
4800 руб. - суточные включены в состав расходов;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
260 руб. - удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» КРЕДИТ 51
260 руб. - НДФЛ перечислен в бюджет (в составе общего платежа по организации).

Подтверждать, на что сотрудник потратил суточные, не нужно. То есть никакие чеки или квитанции для того, чтобы списать суточные, не требуются. Подтвердить их выплату можно авансовым отчетом и другими документами, которые оформляют перед командировкой. Например, приказом (письмо Минфина России от 11 декабря 2015 г. № 03-03-06/2/72711). При этом учесть суточные при расчете налога на прибыль разрешается полностью. Лимиты установлены только для НДФЛ.

Причем суточные надо выдать работнику в любом случае. На какие именно цели работник может их потратить, Трудовой кодекс не уточняет. Помимо питания у командированного работника могут возникнуть и другие расходы. Сотрудник использует суточные по своему усмотрению и не отчитывается за них, не возвращает остаток. Тот факт, что отель предоставляет бесплатное питание, не освобождает компанию от обязанности выдавать суточные. Но размер суточных определяет сама компания. И в положении о командировках можно, к примеру, установить вилку от минимальной до максимальной суммы. В зависимости от ситуации суточные можно будет выплачивать в разном размере.

Как учитывать суточные по загранкомандировкам

Если речь идет о заграничной командировке, то выдать работнику суточные вы можете как в валюте, так и в рублях (письмо Банка России от 30 июля 2007 г. № 36-3/1381). Если суточные выданы в рублях, порядок их учета тот же, что и по командировкам внутри России. Только не облагаемая НДФЛ норма - 2500 руб. в день ( , пока работник едет из России за рубеж и обратно, а также переезжает из страны в страну).

Если же вы выдавали суточные в валюте, то для расчета НДФЛ нужно будет взять курс на последний день месяца.

ПРИМЕР 8

Работник санкт-петербургской компании Иванов был в командировке в г. Хельсинки с 25 по 27 января 2016 года (всего три дня).

Размер суточных по командировкам внутри России в организации составляет 1200 руб., а по Финляндии - 35 евро.

Иванову перед поездкой выдали 1200 руб. и 70 евро (35 EUR × 2 дн.). После возвращения сотрудник представил авансовый отчет. Курс евро на 31 января составил 81,9077 руб./EUR.

Сумма НДФЛ со сверхнормативных суточных будет равна (вычеты по налогу Иванову не полагаются):

((1200 руб. – 700 руб.) × 1 дн. + ((81,9077 руб. × 35 EUR – 2500 руб.) × 2 дн.) × 13% = 160 руб.

Эту сумму бухгалтер отразил в учете 31 января. А удержал с работника 5 февраля - в день выплаты в компании зарплаты за январь.

Больничный в командировке

Если сотрудник в командировке заболел, то суточные за весь период болезни выплачивайте ему в полном объеме (п. 25 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). То есть в том числе за период, когда работник находился в больнице.

ПРИМЕР 9

Сотрудник был в командировке с 9 по 20 февраля (12 дней). В поездке он заболел и с 12 по 16 февраля находился в стационаре, что подтверждает больничный лист. Норма суточных при командировках по России составляет в организации 1000 руб. в день.

Изначально сотрудник должен был вернуться 16 февраля, на четыре дня раньше. То есть первоначальный срок поездки - 8 дней.

Перед командировкой бухгалтер выдал сотруднику суточные за восемь дней - 8000 руб. (1000 руб. × 8 дн.).

После возвращения доплатил работнику еще 4000 руб. за дополнительные четыре дня поездки, а также рассчитал ему больничный за период с 12 по 16 февраля. Итого общий размер суточных составил 12 000 руб. (1000 руб. × 12 дн.).

Сумма НДФЛ со сверхнормативных суточных составила (вычеты работнику не полагаются):

(1000 руб. – 700 руб.) × 12 дн. × 13% = 468 руб.

Расчет суточных бухгалтер подтвердил бухгалтерской справкой (фрагмент справки приведен ниже).

Подавляющее большинство компаний имеет деловых партнёров. Они могут быть на территории нашей страны или за рубежом. Для сохранения прочных деловых отношений и для развития собственного бизнеса и производства руководители предприятий направляют сотрудников в командировки . Цели поездки могут быть различными: заключение договоров и подписание контрактов, поиск новых партнеров и предоставление разного рода услуг.

Отправляя своего работника в поездку, организация обязана оплачивать командировочные согласно законодательству РФ. Направляя в командировку, фирма обязана оплатить дорогу и суточные своим сотрудникам. Они начисляются за каждый день рабочей поездки. Установлены размеры суточных, которые не подлежат налогообложению. Если сумма превышает льготный размер, то налоги должны быть начислены в установленном порядке.

Размеры и порядок расчета налога

На законодательном уровне установлены размеры командировочных, которые освобождены от налогообложения. Определены суммы для поездок как по России, так и для рабочих поездок за границу.

Размер суточных, с которых не уплачивается налог:

  • 700 рублей в сутки для командировок внутри страны;
  • 2500 рублей для зарубежных командировок.

Если размер суточных выше указанных размеров, то налог будет начисляться на всю сумму, превышающую льготную. Сумма, превышающая льготный размер, облагается НДФЛ по ставке 13%. Кроме НДФЛ с суточных сверх нормы должны уплачиваться страховые взносы. Если их размер не превышает 700 и 2500 рублей, то страховые взносы не отчисляются.

При расчёте налога на прибыль бухгалтер организации имеет право списать суточные, выдаваемые сотруднику в полном объёме. Согласно Налоговому кодексу РФ, производить нормирование суточных не нужно. Их учёт в расходах предприятия осуществляется вместе с утверждением авансового отчёта.

Пример расчета : финансовый аналитик фирмы ООО «Медиа-финанс» Иванов с 15 по 17 января находился в командировке в Дании. Руководитель фирмы установил командировочные в Данию в размере 250 датских крон (DDK) в сутки. Оплата суточных при командировках внутри страны в фирме составляет 700 рублей.

За время нахождения в командировке сотруднику начислены суточные:

  • за 2 дня нахождения в Дании – 500 крон (250 DDK в день * 2 дня);
  • за 1 день приезда в Россию – 700 рублей.

Весь общий размер суточных бухгалтер фирмы ООО «Медиа-финанс» учёл при расчёте налога на прибыль:

500 DDK * 8,42 руб./DDK + 700 рублей = 4910 рублей.

Размер суточных при командировках за границу были вычислены исходя из курса валюты, действующей на дату их оплаты. При расчёте суммы НДФЛ бухгалтер не брал в расчёт суточные, поскольку их сумма не превышает льготный размер, который освобождён от уплаты налогов.

В 2018 году размеры суточных, которые не облагаются налогом и с которых не происходят страховые отчисления, не изменились. Для командировок по территории РФ эта сумма составляет 700 рублей в день. Для рабочих поездок за границу это сумма в разы выше и составляет 2500 рублей.

Но суточные сверх нормы облагаются налогом. НДФЛ с этой суммы будет уплачиваться на общих основаниях по ставке 13%. Также фирма должна проводить страховые отчисления с суммы, которая превышает установленные льготные размеры суточных.

Для отображения величины командировочных сверх нормы в нужно знать, на какую дату производить их начисление. Датой получения дохода для облагаемых налогом суточных сверх нормы является последний день месяца, в котором руководитель утвердил авансовый отчёт.

Утверждение отчёта происходит после возвращения работника из рабочей поездки .

Удержание налога с суточных, которые превышают установленные размеры, производится в момент выплаты работнику заработной платы, с которой удержан НДФЛ. Но стоит помнить, что дата удержания налога не может быть раньше, чем последнее число текущего месяца. Это происходит из-за того, что НДФЛ нельзя удержать с работника до получения зарплаты. Исходя из этого следует, что перечисление платежа в налоговую будет осуществлено не позднее дня, следующего за днём удержания НДФЛ.

Пример расчета : за декабрь 2016 года сотруднику насчитана заработная плата (с учётом среднего дохода за время командировки) в размере 80 000 рублей. Из этой суммы будет удержан налог, сумма которого составляет 10 400 рублей. Аванс за декабрь был выдан 14 декабря в размере 40 000 рублей. 28 декабря работник предоставил авансовый отчёт о служебной поездке по территории России.

Суточные за 5 дней командировки были указаны в размере:

5 дней * 1200 рублей/день = 6000 руб.

29 декабря авансовый отчёт утвердил руководитель фирмы. 9 января работнику была выплачена оставшаяся заработная плата, с учётом вычета налога в размере 10 400 рублей. Также из зарплаты был удержан налог на суточные сверх нормы. Это сумма составила 325 рублей.

Этот расчёт был произведён следующим образом:

6000 рублей – 5 дней * 700 рублей/день = 2500 рублей – суточные, которые превышают установленную норму.

От этой суммы и будет удержан налог:

2500 рублей * 13% / 100% = 325 рублей.

На руки работник получил:

80 000 – 40 000 (аванс) – 10 400 (НДФЛ) – 325 (НДФЛ с суточных сверх нормы) = 29 275 руб.

Необлагаемые расходы

Направляя своего сотрудника в служебную командировку, руководство предприятия обязано возместить ему все расходы на проживание, проезд и суточные. Также за каждый день командировки работнику должны выплатить среднюю заработную плату.

Затраты на проезд до места командировки оплачиваются работнику в полном объёме. С этой суммы НДФЛ не удерживается. В эти расходы включены проезд на любом виде транспорта до места назначения, а также проезд на такси или общественном транспорте до вокзала или аэропорта.

Налог с этих расходов не будет удержан в том случае, если эти траты подтверждены документально. В случае если подтверждающих документов нет, то налог будет удержан в полном объёме со всей суммы, которая была потрачена на дорогу до пункта назначения и обратно. В качестве подтверждения стоимости проезда можно предоставить билеты .

Если они по какой-то причине не сохранились, то можно затребовать у перевозчика справку, в которой будет указано направление, вид транспорта и стоимость проезда.

Расходы по аренде жилого помещения не облагаются налогом в полном размере. НДФЛ не удерживается только в том случае, если у сотрудника есть подтверждающие документы. Ими могут быть квитанция по оплате гостиничного номера или договор аренды квартиры.

В том случае если у работника нет документального подтверждения, то сумма, не облагаемая налогом, составляет 700 рублей в день при командировке на территории России. Если рабочая поездка заграницу, то эта сумма не должна превышать 2500 рублей. Если расходы на проживание превышают указанные размеры, то с суммы сверх нормы уплачивается НДФЛ.

Нормативы установлены государством. Работодатель вправе установить другой размер суточных. Эта сумма может быть в разы больше, чем сумма, утвержденная на законодательном уровне. Однако, данный факт не является основанием для освобождения от уплаты НДФЛ. Все расходы сверх установленных норм подлежат обязательному налогообложению.

Заключение

Направляя сотрудника в командировку, фирма обязана оплатить все расходы, которые у него возникли за время нахождения в поездке. Организация оплачивает также расходы:

  • на связь (мобильную связь или интернет);
  • по оформлению заграничного паспорта и визы;
  • на комиссию в случае обмена российских рублей на иностранную валюту;
  • на специальные услуги на вокзалах и в аэропортах.

При нахождении в командировке работник не должен нести никаких убытков. Всё должно быть оплачено работодателем. Возмещение расходов, связанных с рабочей поездкой, происходит в ближайшую заработную плату. С этого дохода, как и с любого другого, необходимо уплатить налог в казну государства.

Не облагаемые НДФЛ суточные 2018 года остались на прежнем уровне и составляют 700 руб. по командировкам внутри страны и 2 500 руб. по зарубежным командировкам. Напомним особенности налогообложения этих выплат.

Когда выплачиваются суточные

В процессе трудовой деятельности у работников возникает необходимость выезда в служебных целях за пределы территории нахождения постоянного рабочего места. Согласно ст. 166 ТК РФ подобная поездка считается командировкой, за исключением случаев, когда выполнение служебных обязанностей уже предполагает разъездной характер работы. Командировочные затраты обязан компенсировать работодатель (ст. 168 ТК РФ), в том числе и выплаты работнику на дополнительные расходы за каждый день пребывания в командировке - суточные. В некоторых случаях на командировочные выплаты (в том числе суточные) НДФЛ необходимо начислить как на прямой доход сотрудника.

Выплатить суточные можно как перед поездкой в командировку (авансом из расчета запланированных дней поездки), так и по ее завершении (по фактическому количеству дней нахождения в командировке).

Облагаются ли суточные НДФЛ

Из текста ст. 217 п. 3 НК РФ понятно, что не весь размер командировочных затрат попадает под налогообложение. Документально подтвержденные затраты на проезд и проживание, суточные выплаты в пределах 700 руб. для поездок по стране и 2 500 руб. по загранкомандировке не являются объектом налогообложения НДФЛ. То есть в пределах обозначенных норм суточные НДФЛ-2018 не облагаются. С выплат суточных, произведенных организацией работникам свыше указанных норм, удерживается налог на доходы физических лиц на общих основаниях.

О том, как поступить, если работник вовремя не отчитался по командировке, читайте в материале «Как быть, если подотчетное лицо не отчиталось в срок» .

Если затраты на проживание и транспортные расходы во время командировки не были документально оформлены и нет возможности их подтвердить, то они будут облагаться НДФЛ, за исключением суточных в пределах сумм, указанных выше. Потраченные и документально не подтвержденные сверх нормативов средства фискальные органы также могут учесть в базе для начисления НДФЛ (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.12.2013 № А27-1862/2013). Обоснованность выплаты самих суточных в пределах установленных законодательством норм при утрате командировочных документов можно подтвердить локальными документами предприятия - приказами о направлении в командировку, табелями учета рабочего времени, отчетами о выполнении служебного задания.

НДФЛ с выплат при однодневных командировках

При возникновении однодневных командировок компенсационные выплаты сотрудникам не считаются суточными. Такие затраты следует отнести к иным расходам (ст. 168 ТК РФ). Однако облагаются НДФЛ подобные компенсационные выплаты по тем же нормам - 700 руб. по РФ, и свыше 2 500 руб. - за территорией РФ. Это подтверждают чиновники («Минфин рассказал, как облагать НДФЛ ”однодневные” суточные» ).

В некоторых случаях командировочные поездки происходят на территории одного населенного пункта. При выезде работника за пределы оговоренного в трудовом договоре рабочего места в обособленные подразделения организации или головное отделение поездка также считается командировкой (п. 3 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). При этом поездки не должны носить постоянный характер, и деятельность работника не может быть связана с разъездным графиком.

При однодневной командировке за пределы государства выплата суточных положена в размере 50% от нормы расходов за пределами РФ (п. 20 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Подобные суточные также не являются объектом налогообложения НДФЛ в общепринятых лимитах.

Направляя сотрудников в командировку по служебной необходимости, величину суточных выплат каждая организация вправе устанавливать на свое усмотрение. Сумма или порядок расчета компенсационных затрат должны быть закреплены локальными нормативными актами. Налог на доходы физических лиц удерживается с выплат работникам сверх установленных общероссийских норм, то есть с выплат более 700 руб. в сутки при командировках по России и с сумм, превышающих 2 500 руб., во время нахождения на территории иностранных государств.

Компания вправе по своему усмотрению установить размер суточных при командировках по России и за рубеж - в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ст. 168 ТК РФ).

НДФЛ с суточных. До 2017 года страховые взносы c суточных не начисляли независимо от размера суточных. Пределы были только для НДФЛ:

  • 700 руб. в сутки - для командировок по России;
  • 2500 руб. в сутки - для зарубежных командировок.

Эти суммы относятся к компенсацонным выплатам. Их в состав доходов работника не включали и НДФЛ с них не удерживали (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Если компания платила суточные в повышенных размерах, с превышения начисляли НДФЛ.

Здесь ничего не изменилось, в этом году правила такие же.

Взносы с суточных . А вот для взносов, поскольку они перешли под контроль ФНС, законодатели установили пределы необлагаемых сумм. И с 1 января 2017 года лимиты для взносов такие же, как для НДФЛ (п. 2 ст. 422 НК РФ).

То есть не облагают взносами только суточные в размере 700 руб. по России и 2500 руб. при загранкомандировках. С превышения надо начислить взносы.

Взносов на травматизм поправки не касаются - с суточных их не начисляют независимо от сумм.

В остальном же перечень выплат, не подлежащих обложению страховыми взносами на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, не изменяется, сообщили финансисты. И если у компании возникли вопросы по исчислению и уплате взносов, следует руководствоваться разъяснениями Минтруда, которые министерство давало по этим вопросам раньше (письмо Минфина от 16 ноября 2016 г. № 03-04-12/67082).

Налоги и взносы

Суточные в пределах норм

Суточные сверх норм в размере, установленном компанией

Страховые взносы

Не начисляются

Начисляются на сумму, которая превышает законодательные нормы

Не удерживается

Удерживается по ставке 13% с суммы, которая превышает законодательные нормы

Налог на прибыль

Учитываются в расходах

Учитываются в расходах

Упрощенка с объектом «доходы минус расходы»

Учитываются в расходах

Учитываются в расходах

Налог на прибыль. При расчете налога на прибыль суточные не нормируются (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина от 6 февраля 2009 г. № 03-03-06/1/41).

Включайте их в состав расходов в полном размере, предусмотренном коллективным договором или локальными нормативными актами организации - приказами, положением об оплате труда, о командировках и т.п. (ст. 168 ТК РФ).

По каким правилам сейчас начислять налоги и взносы с суточных, смотрите в таблице выше.

Пример

ООО «ПроектСтрой» (общая система) направило инженера Васильева В.А. в командировку в Саратов на 5 дней - с 13 по 17 марта 2017 года. В соответствии с положением о командировках компания установила суточные по России в размере 1200 руб.

Бухгалтер посчитал НДФЛ с суммы превышения:

(1200 руб. - 700 руб.) × 5 дн. × 13% = 325 руб.

А затем взносы:

  • на обязательное пенсионное страхование - 550 руб. ((1200 руб. - 700 руб.) × 5 дн. × 22%);
  • на обязательное медстрахование - 127,5 руб. ((1200 руб. - 700 руб.) × 5 дн. × 5,1%);
  • на страхование от временной нетрудоспособности и в связи с материнством - 72,5 руб. ((1200 руб. - 700 руб.) × 5 дн. × 2,9%).

В расходы для налога на прибыль бухгалтер включил сумму суточных полностью - 6000 руб. (1200 руб. × 5 дн.) и все начисленные взносы в сумме 750 руб. (550 + 127,5 + 72,5).

Чтобы избежать начисления взносов, можно изменить размеры суточных. Образец приказа.

НДФЛ и взносы с командировочных расходов: о чем предупреждают чиновники

Однодневные командировки. При однодневной командировке суточные работнику не положены (п. 11 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. 749). Другие расходы - на проезд и т.п. - работодатель должен компенсировать (ст. 168 ТК РФ).

Эти компенсации учитываются в расходах для налога на прибыль, а страховыми взносами и НДФЛ не облагаются, если работник подтвердил расходы документами (письма Минфина от 8 мая 2015 г. № 03-03-06/1/26918, Минтруда от 13 мая 2006 г. № 17-3/ООГ-764).

Суточные в валюте. При загранкомандировках налоговую базу для НДФЛ и взносов считают так.

1. Суточные выдали в рублях. Размер суточных для НДФЛ и взносов определяют только один раз - на дату выдачи денег. Пересчитывать суточные по курсу ЦБ на последний день месяца не требуется (письмо Минфина от 9 февраля 2016 г. № 03-04-06/6531).

2. Суточные выдали в валюте. В этом случае датой получения дохода считается последний день месяца, в котором руководитель компании утвердил авансовый отчет. Если расходы по курсу ЦБ на этот день превысили лимит, превышение облагают НДФЛ и страховыми взносами.

Отпуск после командировки. Если работник остался в месте командировки для проведения отпуска, расходы на обратный билет нельзя учесть для налога на прибыль, считают финансисты (письмо Минфина от 21 октября 2016 г. № 03-03-06/3/61516).

Правда, раньше чиновники давали и другие разъяснения - разрешали учесть расходы. Так как вернуться из командировки сотрудник должен в любом случае и организация все равно понесла бы эти расходы (письма ФНС от 20 августа 2014 г. № СА-4-3/16564,Минфина от 11 августа 2014 г. № 03-03-10/39800 и др.).

Но безопаснее придерживаться более поздней позиции чиновников.

Если организация оплатила обратный билет в такой ситуации, у работника появляется доход в натуральной форме (экономическая выгода). И с него работодатель должен исчислить НДФЛ. Если же работник задержался в месте командировки на выходные или праздники, экономической выгоды не будет, НДФЛ начислять в этом случае не надо (письмо Минфина от 7 декабря 2016 г. № 03-04-06/72892).

Посадочный талон. Чтобы подтвердить расходы по налогу на прибыль, нужна не только маршрут/квитанция электронного авиабилета, но и посадочный талон (письмо Минфина от 9 января 2017 г. № 03-03-06/1/80056). Объясните сотрудникам, что это обязательный документ, и предупредите, чтобы они его сохраняли.

Сервисные услуги. Чиновники считают, что по ж/д билетам для командированного работника нельзя принять к вычету НДС по сервисным услугам, которые включают услуги по предоставлению питания. Так как вычет для питания при командировках не предусмотрен (он только для расходов на проезд, включая постельное белье). Так что безопаснее покупать для сотрудников билеты без дополнительного сервиса либо не принимать НДС с таких услуг к вычету (письмо ФНС от 9 января 2017 г. № СД-4-3/2).