Главная Заявления Как отразить командировочные расходы в бухгалтерском учете. Учитываем командировочные расходы грамотно и эффективно

Как отразить командировочные расходы в бухгалтерском учете. Учитываем командировочные расходы грамотно и эффективно

Выдано в подотчет на командировочные расходы - проводка по такой операции зависит от способа выдачи денежных средств: наличными, безналичным расчетом, перечислением на карту или выдачей денежных документов. Рассмотрим каждый из этих способов подробнее.

Выдача в подотчет из кассы

Наиболее распространенный в недалеком прошлом способ выдачи денег командированному лицу — выдача наличных денежных средств из кассы. Деньги выдаются путем составления расходного кассового ордера на основании сотрудника, утвержденного руководителем.

ВНИМАНИЕ! Нельзя выдавать подотчетные суммы сотруднику, который не отчитался по предыдущим суммам (п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Данное указание действует только на наличные расчеты, соответственно его требования не распространяются на перечисление безналичных средств на карту.

В кассовом ордере будет отражена корреспонденция бухгалтерских счетов:

Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (71-1, 71-2) Кт 50 «Касса» (50-1).

Использование субсчетов зависит от принятого рабочего плана счетов (п. 4 ПБУ 1/2008).

Для сообщности работы бухгалтера и используемых компьютерных бухгалтерских программ желательно утвердить субсчета, рекомендованные разработчиками. Например, целесообразно к сч. 71 использовать субсчета:

71-1 — для расчетов в рублях;
71-2 — в валютах.

К счету 50 можно открыть субсчета:

50-1 «Касса организации»;
50-2 «Операционная касса»;
50-3 «Денежные документы».

При выдаче денег из кассы проводка будет выглядеть так: Дт 71-1 Кт 50-1.

При загранкомандировках разрешена выдача денег в иностранных валютах. Поступление денег в кассу с валютного счета отразите проводкой Дт 50 Кт 52.

При этом к счету 50 целесообразно завести отдельный субсчет для каждого вида валюты. Выдачу из кассы в валюте на зарубежную командировку отразите проводкой Дт 71-2 Кт 50 (соответствующий валюте субсчет).

Если средства на командировку выданы в валюте, то появляются курсовые разницы. Курсовая разница возникнет, если дата получения валюты в кассу и дата ее выдачи не совпадают. Нужно определить разницу между суммами, пересчитанными по официальному курсу на каждую дату — дату оприходования денег в кассу и дату их выдачи.

Положительную курсовую разницу отразите в учете путем отнесения в прочие доходы организации: Дт 50 (соответствующий субсчет) Кт 91-1.

Отрицательную разницу — в расходы организации: Дт 91-2 Кт 50 (соответствующий субсчет).

Перечислены командировочные на личную карту

В настоящее время широкую распространенность приобретают безналичные расчеты с использованием банковских карт. Выдача командировочных не является исключением. На зарплатную карту сотрудника разрешается перечислить и подотчетные суммы (письмо Минфина РФ, Казначейства РФ от 10.09.2013 № 02-03-10/37209, № 42-7.4-05/5.2-554).

В бухучете перечисление командировочных следует отразить проводкой Дт 71-1 Кт 51 — перечисление денег под отчет.

Использование специального карточного счета

Командированному сотруднику можно выдать открытую на его имя корпоративную банковскую карту — дебетовую или кредитную.

Дт 55 «Специальный счет в банке» Кт 51 — перечисление средств с расчетного на специальный счет.

Если карточный счет открыт в валюте, то перечисление происходит с валютного счета: Дт 55 Кт 52.

По мере расходования средств по дебетовой карте следует отразить движение денег проводкой Дт 71 Кт 55 — использованы (сняты) деньги на командировочные расходы.

Если используется кредитная карта, открытая на основании банковского кредитного договора, то зачисление денег согласно кредитной линии на карточный счет отражаем так: Дт 55 Кт 66 (67)

Также по мере того, как расходуются средства с кредитной карты, делаем бухгалтерскую проводку Дт 71 Кт 55.

Начисленные банком проценты за использование кредитных средств отражаем записью Дт 91-2 Кт 66 (67)

Выданы командировочные денежными документами

Командированному сотруднику могут выдаваться дорожные чеки. Дорожный чек — это обязательство эмитента по выплате суммы чека его владельцу. Учет дорожных чеков ведется на счете 50-3 «Денежные документы». В бухучете необходимо сделать следующие записи:

Дт 50-3 Кт 60 (76) — приобретение дорожных чеков;
Дт 71 Кт 50-3 — выданы дорожные чеки.

К сожалению, на территории РФ использование дорожных чеков не распространено. Их можно лишь обменять на деньги, но и то не во всех финансовых учреждениях. Поэтому такой вид финансового документа удобнее всего использовать при поездках в зарубежные командировки. Применение дорожных чеков в качестве средства платежа имеет свои преимущества — как в простоте, так и в безопасности их использования.

Организация может приобрести и выдать командированному сотруднику проездные документы. Учет проездных документов ведется аналогично учету денежных чеков на счете 50-3.

Как списание командировочных расходов с подотчетных лиц учитывается на счетах

После окончания командировки сотрудник отчитывается за полученные подотчетные суммы. Для этого он составляет авансовый отчет либо другой документ, самостоятельно доработанный и утвержденный в учетной политике.

При наличии неиспользованного остатка командировочных сумм остаток следует вернуть в кассу и отразить записью Дт 50 Кт 71.

Неизрасходованный остаток можно перевести с карты сотрудника на расчетный счет организации: Дт 51 Кт 71.

Возврат остатка на специальный карточный счет отражается проводкой Дт 55 Кт 71.

Списание командировочных расходов может происходить следующим образом:

Дт 08 (10, 41…) Кт 71 — приобретены внеоборотные средства, ТМЦ;
Дт 19 Кт 71 — отражена сумма входного НДС;
Дт 20 (23, 26…) Кт 71 — расходы отнесены на себестоимость продукции (услуг, работ);
Дт 44 Кт 71 — расходы признаны коммерческими расходами или расходами по основной деятельности торговой организации;
Дт 91 Кт 71 — утверждены и списаны непроизводственные расходы.

Итоги

Проводка при выдаче денег в подотчет на командировочные расходы будет зависеть от источника выдачи — будь то наличные деньги, безналичные деньги, карты или денежные документы.

Примеры проводок по расчетам с подотчетными лицами приведены в статье .

Кроме того, при командировке за границу дополнительно возмещаются расходы на оформление загранпаспорта, визы, других необходимых для командировки документов, платежи и сборы (п. 23 Положения). Отражение результатов заграничной командировки в учете будет аналогично командировке по РФ, и списаны командировочные расходы будут также проводкой в зависимости от цели командировки. Но в связи с тем, что расходы произведены в валюте, будут особенности в отношении признания и пересчета валюты в рубли. Если командировочные выданы в рублях, то расходы, произведённые в валюте в безналичном порядке (рублёвой картой работника), надо пересчитывать в рубли по курсу, который действовал на дату платежа. Если командировочные выдавались наличными, то принимается курс конвертации рублей по справке о покупке валюты.

Командировочные расходы сотрудника в бухгалтерских проводках

По соответствующим командировочным расходам проводки применяются по тому же принципу, что и в случае с затратами на оплату суточных:

Дт 26 Кт 71 (в общем случае) либо корреспонденций по дебету счетов 08, 20, 23 и т. д.

Если расходы подтверждены первичными документами и счетом-фактурой, то входящий НДС принимается к вычету, что фиксируется проводками:

Дт 19 Кт 71 - зафиксирован входящий НДС;
Дт 68 Кт 19 - входящий НДС принят к вычету.

Изучим порядок бухучета зарплаты командированного сотрудника. Зарплата в командировке: проводки Находясь в командировке, работник получает и заработную плату.

Правда, рассчитывается она не как обычно, а по среднему заработку (п. 9 Положения).

Какие бывают проводки для учета командировочных расходов?

Инфо

В случае отсутствия такой справки курс принимается на дату выдачи работнику аванса в рублях (Письмо Минфина России от 21 января 2016 г. № 03-03-06/1/2059). В целях налогового учета командировочных расходов датой осуществления расходов будет дата утверждения авансового отчета (пп.

5 п. 7 ст. 272

Внимание

НК РФ). Если аванс выдан в валюте, то задолженность пересчитывается в рубли по курсу на дату выдачи аванса и пересчет средств не производится (п. 10 ПБУ 3/2006). Авансовый отчет работника Срок предоставления отчета о суммах, потраченных в командировке, уставлен п.

Важно

Положения о командировках – это три рабочих дня после возвращения из командировки. Форма авансового отчета может быть разработана и утверждена организацией, но можно применять унифицированную форму АО-1.

Документы, подтверждающие расходы, обязательно должны быть приложены к авансовому отчету.

Бухгалтерские проводки при отражении суточных по командировкам

Иные командировочные расходы Помимо установленных в ст. 168 ТК РФ расходов, которые обязан произвести работодатель, могут быть возмещены и другие расходы, которые были согласованы. Например, в качестве командировочных расходов возможно возмещение затрат на упаковку багажа. Но в этом случае надо учитывать, что возможность компенсации таких расходов лучше указывать в локальном акте организации, а кроме того, подтвердить, что это производилось в производственных целях – чтобы обеспечить сохранность документов, имущества организации. В том случае, если будет подтверждено, что речь идёт об упаковке личного имущества работника, эти расходы надо будет включить в доход работника с последующим удержанием НДФЛ.
Ещё один актуальный и частый вопрос – оплата питания в командировке. Выдача суточных направлена на покрытие дополнительных расходов работника в командировке, в том числе и на питание.

Командировочные расходы и проводки

Суточные За каждый день нахождения в командировке командированному работнику обязаны выплатить суточные. При этом выплата суточных производится также и за выходные и праздничные дни, время в пути, период нетрудоспособности в командировке (абз.

3 п. 11, п. 25 Положения). Работник не ограничен в том, как тратить суточные, отчитываться за эти расходы не надо. Законодательством не установлен размер суточных, организация самостоятельно определяет их в локальном акте.
Для целей налогообложения (п. 3 ст. 217 НК РФ) установлены предельные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ:

700 рублей в день при командировках по России;
2500 рублей в день при командировках за границу.

До конца 2016 года страховые взносы на командировочные расходы не начисляются, в том числе и на суточные в любом размере, определённом в локальном акте.

Расчет командировочных расходов и взаиморасчеты с подотчетным лицом

Но Минфин придерживается другой позиции, считая, что, если стоимость питания в билете выделена отдельной строкой, то при расчете налога на прибыль эти затраты не учитываются (Письмо Минфина РФ от 20.05.2015 № 03-03-06/2/28976). Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете Отражение расходов на командировку зависит от цели командировки.

Если работник направлен в командировку, к примеру, для выполнения работ по контракту с заказчиком и услуги, оказанные заказчику, отражаются по счету 20, то и расходы на командировку будут отражаться проводкой: Дт20 Кт71. Если командировка связана с продажей товаров, то учет командировочных расходов будет отражаться проводкой: Дт44 Кт71. Командировка, связанная с приобретением имущества, увеличивает его стоимость и отражается проводкой: Дт08 Кт71. В случае необходимости командирования сотрудника для возврата брака в учете отражается: Дт28 Кт71.

Проводки по командировочным и представительским расходам

Далее из показателя по пункту 3 вычитается сумма показателей по пунктам 1 и 2. Если результат будет положительным, то соответствующую ему сумму работник должен будет вернуть в кассу предприятия. В бухгалтерских регистрах фиксируется следующая проводка:

Дт 50 Кт 71 - при возврате денежных средств в кассу; или
Дт 51 Кт 71 - при возврате денежных средств на расчетный счет предприятия.

Если результат отрицательный, предприятие должно возместить эту сумму, поскольку будет считаться, что работник потратил свои денежные средства. В данном случае транзакция будет отнесена к командировочным расходам — проводки по ней такие же, как и в случае с выплатой авансов и суточных: Дт 71 Кт 50.

Бухучет командировочных расходов

Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 17 700 руб. Бухгалтерская проводка: по авансовому отчету учтены транспортные расходы. Дт 26 «Общехозяйственные расходы» 5 000 руб. Дт 19 «НДС к возмещению по приобретенным ценностям» 900 руб. Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 5 900 руб. Произведен расчет с подотчетным лицом Как вы уже знаете, для учета расчетов с подотчетными лицами используется бухгалтерский счет учета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». После выполнения приведенных выше бухгалтерских проводок данные по этому счету выглядят следующим образом. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 10 000 3 500 17 700 5 900 10 000 27 100 17 100 Как видно из рисунка по счету 71, сотрудник потратил и отчитался за большую сумму, чем ему было выдано. Бухгалтерская проводка по расчетам с подотчетным лицом в этом случае будет выглядеть следующим образом: Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 17 100 руб.

Проверьте, пожалуйста, проводки по командировке

И бухгалтерский учет командировочных расходов организацией-заказчиком в данном случае не ведётся, это будет являться оплатой услуг организации-исполнителя. В договоре желательно указать, что это возмещаемые расходы или переменная часть стоимости услуг, которая рассчитывается исходя из фактических затрат на командировку работников исполнителя, а также предусмотреть, надо ли предоставлять копии документов, и сроки. Оформление командировочных расходов необходимо заказчику только для проверки их стоимости, но не для отражения в бухгалтерском учете. При этом надо учитывать, что если исполнитель применяет общую систему налогообложения, то на стоимость возмещаемых услуг необходимо начислять НДС (Письмо Минфина от 22 апреля 2015 г. N 03-07-11/22989).

Проводка начисление суточных

Положения, ст. 153 ТК РФ). О нюансах оплаты командировки в выходные дни узнайте здесь. Начисление зарплаты командированному сотруднику осуществляется с применением проводок:

Дт (08, 20, 23 и т.
д.) Кт 70 - начисление зарплаты, исчисленной по среднему заработку;
Дт 70 Кт 68 - удержание НДФЛ;
Дт (08, 20, 23 и т. д.) Кт 69 - начисление страхвзносов.

Перечисление зарплаты работнику производится с применением корреспонденции счетов:

Дт 70 Кт 50 - если сотрудник получает зарплату в кассе;
Дт 70 Кт 51 - если зарплата перечисляется на карточку.

Подробнее о нюансах учета командировочных читайте в статье «Порядок учета командировочных расходов в 2017 году». Итоги Бухгалтерский учет операций, характеризующих отправку работника в командировку, осуществляется в несколько этапов.

Операции по учету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами обычно включают в себя:

учет командировочных расходов;
учет расходов на проезд;
учет расходов на проживание;
выдачу денежных средств под отчет, проведение взаиморасчетов с подотчетным лицом, возврат неиспользованного остатка подотчетных сумм и т.д.

Условие задачи по расчету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами

Из кассы выданы в подотчет денежные средства на командировочные расходы сотруднику предприятия в размере 10 000 руб.

Продолжительность командировки 5 дней.

Продолжительность проживания в гостинице 5 дней. Стоимость проживания в гостинице 3 540 руб. в сутки в т.ч. НДС.

Расходы на проезд в обе стороны 5 900 руб. в т.ч. НДС.

Сотрудником по окончании командировки представлен авансовый отчет за командировку в связи с общехозяйственными целями.

Решение задачи по расчету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами

Оплата суточных

За каждый день нахождения в командировке (в том числе и за время нахождения в пути) сотруднику выплачиваются суточные. Днем начала командировки считаются полные календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых отправляется поезд, самолет, автобус или другой транспорт из места постоянной работы командированного, а днем приезда - календарные сутки (также от 0 до 24 часов включительно), в течение которых транспортное средство прибывает назад. Если командировка длится один день, суточные не выплачиваются. Такой же порядок применяется, если командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства.

Выплата суточных освобождена и от обложения налогом на доходы физических лиц - НДФЛ в пределах нормативов: 700 рублей за каждый день нахождения в командировке внутри страны и 2500 рублей - за пределами страны. Если организация установила размер суточных свыше этих сумм, то с превышения сотруднику необходимо уплачивать НДФЛ.

Таким образом, суточные по командировке составят 5 х 700 = 3 500 руб.

Расходы на проживание в командировке

Расходы по найму жилого помещения оплачиваются сотруднику в полном размере при наличии подтверждающих документов. Суммы расходов на проживание не относятся к доходам сотрудника, поэтому налог на доходы НДФЛ с них не начисляется. С этих выплат не начисляются страховые взносы (в Пенсионный фонд, ФСС, ФОМС).

Если по каким-то причинам сотрудник не смог документально подтвердить свои расходы на проживание, тогда они возмещаются ему по нормативам. В этом случае нормативные значения также не облагаются налогом.

Расходы на проживании в гостинице по условию задачи составят 5 х 3 540 = 17 700 руб. В том числе НДС 2 700 руб.

Транспортные расходы

Расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещаются сотруднику работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным, автомобильным транспортом общего назначения (кроме такси), включая страховые платежи, по государственному обязательному страхованию пассажиров, услуги предварительного бронирования, оплату постельных принадлежностей.

В случае утери проездных документов расходы возмещаются работнику по минимальной стоимости.

Транспортные расходы по условию задачи составляют 5 900 руб., в том числе НДС 900 руб.

Авансовый отчёт

При помощи авансового отчета подотчетные лица подтверждают для бухгалтерии израсходованные суммы, выданные им ранее авансом.

Бланк авансового отчета представляет собой двухстороннюю унифицированную форму № АО-1 и подлежит заполнению в одном экземпляре, как подотчетным лицом, так и работником бухгалтерии. Заполненный сотрудником авансовый отчет вместе с подтверждающими документами (билетами, чеками, документами из гостиницы и т.д.) сдается в бухгалтерию. Бухгалтер, после проверки правильности оформления документов заполняет на оборотной стороне суммы расходов, принятых к учету с указанием бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов.

После утверждения документа бухгалтерия формирует проводки по списанию подотчетных средств и проводит окончательный расчет с подотчетным лицом. Если аванс, полученный сотрудником, использован не полностью, то остаток сдается им в кассу предприятия. И, наоборот, перерасходованная сумма должна быть выплачена сотруднику бухгалтерией.

Итоговый расчет по расходам на командировку приведен в таблице ниже.

Вид расхода	Расходы, руб. в сутки	Cутки	Расходы, руб.
Суточные	700	5	3 500
Проживание в гостинице	3 540	5	17 700 в т.ч. НДС 2 700
Проезд			5 900 в т. ч. НДС 900
ИТОГО			27 100

Проводки по расчету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами

Бухгалтерская проводка: из кассы выданы в подотчет денежные средства на командировочные расходы сотруднику предприятия в размере 10 000 руб.

Дт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" 10 000 руб.

Кт 50 "Касса" 10 000 руб.

Бухгалтерская проводка: по авансовому отчету начислены суточные.

Дт 26 "Общехозяйственные расходы" 3 500 руб.

Кт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" 3 500 руб.

Бухгалтерская проводка: по авансовому отчету учтены расходы на проживание.

Дт 26 "Общехозяйственные расходы" 15 000 руб.

Дт 19 "НДС к возмещению по приобретенным ценностям" 2 700 руб.

Кт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" 17 700 руб.

Бухгалтерская проводка: по авансовому отчету учтены транспортные расходы.

Дт 26 "Общехозяйственные расходы" 5 000 руб.

Дт 19 "НДС к возмещению по приобретенным ценностям" 900 руб.

Кт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" 5 900 руб.

Произведен расчет с подотчетным лицом

Как вы уже знаете, для учета расчетов с подотчетными лицами используется бухгалтерский счет учета 71 "Расчеты с подотчетными лицами". После выполнения приведенных выше бухгалтерских проводок данные по этому счету выглядят следующим образом.


10 000
	3 500
	17 700
	5 900
10 000	27 100
	17 100

Как видно из рисунка по счету 71, сотрудник потратил и отчитался за большую сумму, чем ему было выдано. Бухгалтерская проводка по расчетам с подотчетным лицом в этом случае будет выглядеть следующим образом:

Дт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" 17 100 руб.

Кт 50 "Касса" 17 100 руб.

Если расчет произведен полностью, то остатка по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" быть не должно.

71 "Расчеты с подотчетными лицами"
10 000
	3 500
	17 700
	5 900
17 100
27 100	27 100
	0

Командировка – это рабочая поездка сотрудника по распоряжению руководства. Все расходы на проезд, проживание и питание работника организация должна взять на себя. В этой статье мы рассмотрим проводки по командировочным и суточным расходам.

Типовые проводки по суточным и командировочным

Для покрытия всех расходов в командировке сотруднику :

Дебет Кредит 50 () .

Если после командировки деньги остаются, их необходимо вернуть в кассу:

Дебет 50 Кредит .

В случае, когда работник, наоборот, потратил еще и свои личные деньги, организация при наличии соответствующих доказательств должна компенсировать их:

Дебет Кредит 50 .

По всем расходам в командировке работник должен отчитаться. Для этого он составляет авансовый отчет, к которому он прикладывает все квитанции, билеты, чеки и иные документы, подтверждающие затраты.

Если расходы сотрудника, даже при наличии документов, будут не целесообразными, организация может их не принять. В этой ситуации работник должен будет вернуть деньги.

Если в расходных документах есть счет-фактуры с выделенным НДС, его можно принять к вычету:

Дебет 68 НДС Кредит 19 .

Когда организация часть расходов оплачивает с расчетного счета, то делают запись:

по дебету 76 счета и кредиту .

Поступление билетов, приобретенных для сотрудника, отражают проводкой:

Дебет 50.3 Кредит 76 .

Выдачу сотруднику:

по дебету 71 и кредиту 50.3 .

Помимо командировочных – на оплату проживания, проезда, сотруднику выдают суточные – на питание. Это нормируемые в налоговом учете расходы фирмы, на которые она может уменьшить прибыль. Для командировок по России такая норма – 700 руб. в день, за границу – 2100 руб. Если выдать сотруднику суммы, превышающие эти лимиты, то придется удержать НДФЛ.

Пример проводок

Сотрудник направлен в командировку на 6 дней. Билеты куплены организацией в авиакомпании. Их стоимость 31 270 руб. Расходы в командировке на оплату гостинцы составили 13 000 руб. (НДС 1983 руб.), на использование общественного транспорта – 250 руб., – 3000 руб. Суточные выданы в размере 4200 руб. и командировочные, в размере 12 000 руб.

Проводки:

Счет Дт	Счет Кт	Описание проводки	Сумма проводки	Документ-основание
50.3	76	Поступили билеты в кассу	31 270	Билеты
71	50.3	Выданы билеты сотруднику	31 270	Билеты
71	50	Проводка по выдаче суточных	4200	Расходный кассовый ордер
71	50	Проводка по командировочным расходам	12 000	Расходный кассовый ордер
20	71	Списаны расходы на гостиницу	13 000	Авансовый отчет Счет-фактура
19	71	Учтен входной НДС	1983	Счет-фактура
68 НДС	19	НДС принят к вычету	1983	Бухгалтерская справка
20	71	Расходы на транспорт	250	Авансовый отчет

Командировочные расходы - это расходы, которые осуществляются подотчетным лицом за счет предприятия. В этой статье мы разберем, как осуществляется учет таких расходов в бухгалтерском и налоговом учетах.

Обязанность работодателя - возместить расходы по служебной командировке. Об этом сказано в статье 168 ТК РФ и Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Перед направлением работника в командировку ему выдается денежный аванс.

Для расчета и выплаты аванса работнику основанием являются два внутренних документа:

приказ или распоряжение руководителя о направлении работника компании в служебную командировку, в котором указываются Ф. И. О. сотрудника, срок и назначение поездки (для выполнения служебного задания);
письменное решение руководителя о поездке сотрудника в командировку на служебном или личном транспорте (если таковое принято).

Аванс рассчитывается исходя из следующих затрат:

стоимость билетов за проезд до места командировки и обратно;
оплата за проживание в гостинице;
суточные на каждый день нахождения в командировке;
другие расходы, по разрешению руководства.

Суточные - это отдельный вид расходов, они не зависят от расходов на проезд и жилье.

Ограничений по размеру суточных законодательном не установлено. Коммерческие организации вправе устанавливать их размер своим внутренним актом.

Однако существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника. В 2017 году лимит составляем 700 рублей в сутки для командировок по России и 2 500 рублей - для командировок заграницу.

Эти же лимиты действуют с 2017 года при уплате страховых взносов (п. 2 ст. 422 НК РФ).

Суточные необходимо выплачивать за все дни нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Никаких документов подтверждающих расход суточных предоставлять не нужно.

Аванс выдается наличными через кассу предприятия или перечислением на банковскую карту. В течение 3 дней после возвращения на постоянное место работы работник должен отчитаться в бухгалтерии за полученные деньги.

Обратите внимание, что в 2017 году на основании постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 можно не оформлять командировочное удостоверение и служебное задание.

Для отчета работник предоставляет авансовый отчет, по форме АО-1 или по форме, самостоятельно разработанной предприятием. К отчету прикладываются документы, подтверждающие произведенные расходы (билеты, документы гостиницы, чеки и прочее).

Если проезд до места командировки и обратно осуществлялся личным или служебным транспортом, необходимо предоставить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, и приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения этих расходов должна быть отражена в учетной политике организации.

Предприятия на УСН («доходы минус расходы») рассчитывают командировочные расходы так же, как при общей системе, и принимают их в расходы.

Но дата включения в расходы сумм на командировки может отличаться.

Расходы на УСН признаются по мере оплаты. Если работнику выдавался аванс, то в расходах на УСН эти командировочные расходы будут отражены на дату утверждения авансового отчета при условии предоставления подтверждающих первичных документов.