Отчет о командировке – образец. Отчет по загранкомандировке: работнику выданы рубли, траты произведены в валюте

Работник, которого направили в служебную командировку, как правило, имеет в своем распоряжении деньги, выданные ему подотчет для насущных расходов. Поэтому после возвращения он должен отчитаться за истраченные средства. Пример заполнения авансового отчета по командировке вы найдете в данной статье, а также узнаете, в какой срок его необходимо сдать в бухгалтерию.

В 2019 году многие документы, связанные с оформлением служебных командировок, больше не являются обязательными, например командировочное удостоверение, но авансовый отчет по командировке-2018 никто не отменял. Он, как и прежде, должен рассказать начальству, бухгалтерии и контролирующим органам, сколько денег было истрачено командированным работником и на какие нужды. В документ необходимо включить абсолютно все траты и приложить к нему подтверждающие бумаги. Его оформление регламентировано Положением о командировках, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 . Образец, как составить авансовый отчет по командировке, можно найти в конце статьи. Пока разберемся с основными требованиями, предъявляемыми к этому важному финансовому документу.

Форма авансового отчета

Унифицированная форма № АО-1, которую рекомендовано использовать для составления отчета по командировке, утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 . Ее применение не является обязательным. Каждая организация имеет возможность разработать необходимый и удобный для нее бланк самостоятельно и закрепить его использование в учетной политике и локальном нормативном акте о командировках.

Сроки

• заболел;
• ушел в отпуск;
• снова получил задание уехать по рабочим вопросам,

то срок продлевается, и сдать авансовый отчет он должен не позднее трех дней со дня своего выхода на работу. Если он этого не сделал, то он становится не только подотчетным лицом, но и должником организации. Руководство имеет право удержать с него всю сумму, по которой нет данных об использовании, как это прописано в статье 137 ТК РФ . Если такое удержание из зарплаты происходит и подотчетные деньги становятся доходом работника, то на них необходимо начислить страховые взносы и удержать НДФЛ. Правда, по договоренности с руководством, срок сдачи документов можно восстановить или продлить.

Оправдательные документы

Каждая запись в бланке обязательно должна быть подтверждена документально. Это могут быть:

• билеты (авиа, ж\д или автобусные);
• чеки об оплате такси;
• оплаченные счета гостиниц;
• прочие.

Без подтверждающих бумаг можно указать только суточные, которые выплачиваются в фиксированных суммах.

Образец заполнения авансового отчета по командировке

Рассмотрим на примере, как заполнить унифицированный авансовый бланк. Штатный сотрудник ООО «Весна», специалист по логистике Кошкин Марат Сергеевич был командирован в ООО «Осень», расположенное в городе Белгород для налаживания поставок продукции. Перед поездкой он получил подотчет 30 000 рублей. После возвращения он должен за них отчитаться. Для этого сперва заполняется шапка авансового бланка:

Обратите внимание, что все, что отмечено зеленым на образце, заполняет сам работник, а то, что красным — отметка об утверждении директором, которая ставится уже после рассмотрения документа и проведения его по бухгалтерии.

Далее идет информация, которую заполняет бухгалтер. Тут нужно указать, сколько денег работник получил и на основании какого документа, а также сколько он израсходовал и какой получился остаток, который должен быть возвращен в кассу. Эту информацию пишут слева бланка, а справа есть специальное поле «Утвержден авансовый отчет по командировке», проводка ставится по дебету счета 44 и кредиту счета 71 в отношении принятых расходов, и по дебету счета 19 по сумме НДС в составе оплаченных сумм. Счет 44 «Расходы на продажу» используют торговые организации, при другом виде деятельности проводки могут быть иными. Подписать бланк должны три должностных лица:

• бухгалтер, сверяющий расчеты;
• главный бухгалтер компании;
• кассир, который выдал деньги и принял их остаток.

Все суммы в бланке указываются не только цифрами, но и прописью.

На обратной стороне бланка сам работник должен расписать все суммы своих расходов. Указать приобретение билетов с номерами (отдельной строкой включенную сумму НДС), а также размер полученных суточных. Бухгалтер должен оставить расписку, что принял от подотчетного лица заполненный бланк и все прилагающиеся к нему документы. В конце ставится подпись и дата заполнения.

Сотрудники, отправляющиеся в командировку, имеют право написать заявление с просьбой выдать некоторую сумму для покрытия возможных расходов. Отчёт о денежных средствах, выданных работнику предприятия в виде аванса для возмещения понесённых затрат, должен оформляться по установленной форме в соответствии с нормативными требованиями. Выясним, когда сдача авансового отчёта обязательна, а также какими бухгалтерскими проводками следует отразить расходы по этому документу.

Общие положения о порядке составления авансового отчёта

Главным документом, устанавливающим и подтверждающим командировочные расходы, является авансовый отчёт. На сегодняшний день он остаётся единственным документом, подтверждающим расход средств физического лица за время командировки.

Прикладывать ли к отчёту командировочное удостоверение

Документ, который составлялся на протяжении десятилетий, с 2016 года отменили. Согласно постановлению Правительства России № 1595 от 29.12.2014 с 1 января 2016 года оформлять командировочные удостоверения нет необходимости. Теперь выдача удостоверений действующим государственным законодательством не регламентируется и является сугубо личным делом компании.

При желании предприятие вправе выдать своему работнику такой документ на бланке старого образца. Можно также оформить его в виде письма произвольной формы, написанного в адрес организации, куда направляется сотрудник.

Обязательно ли заполнять авансовый отчёт

Существуют по меньшей мере три ситуации, в которых отчёт можно не составлять:

1. Если в командировке работник расходовал исключительно собственные средства. На практике сотрудник компании, обладающий подтверждающими его затраты документами, пользуется своим правом на их компенсацию, предоставляя в организацию авансовый отчёт. Однако это делается только на добровольной основе с целью возврата потраченных средств. Никто не обладает правом заставить работника оформить авансовый отчёт, если он не настаивает на возврате средств.
2. Когда никакого денежного аванса перед отбытием в командировку физическое лицо не получало. Заявку на выплату израсходованных в командировке средств в этом случае разрешается подавать в произвольной форме, и в том числе, чтобы не придумывать новые формы документов, на утверждённом бланке авансового отчёта.
3. Когда расходы в командировке несёт индивидуальный предприниматель. Авансовый отчёт сам на себя ИП может не заполнять.

В письме ФНС № АС-42/14504@ от 31.08.2012 указано на недопустимость применения штрафных санкций в отношении индивидуального предпринимателя за не составление им авансового отчёта.

В этом случае для оформления понесённых расходов вместо авансового отчёта ИП может использовать расходный кассовый ордер, в котором отображаются потраченные суммы с указанием на номера соответствующих расходных накладных или иных финансовых документов.

Особенности оформления документа

Оформление авансового отчёта на специальном бланке начиная с 2012 года не регламентируется (закон правительства РФ № 402 от 06.12.2011). Фирмы вправе разрабатывать для составления этого документа свои, ведомственные, формы бланков. Однако фактически в деловой практике везде для составления авансового отчёта применяют форму бланка АО-1.

Образец заполнения формы №АО-1

В основной части авансового отчёта указываются следующие суммы: остаток или задолженность по предыдущим авансовым отчётам, фактические расходы, подтверждённые чеками или другими платёжными документами, а также конечный остаток средств, вычисляемый как разница между величиной остатков и суммой фактических расходов.

Как составить

Авансовый отчёт заполняется после командировки и предъявляется в бухгалтерию предприятия не позднее чем через три дня по окончании командировки.

В авансовом отчёте выделяются как минимум четыре компонента:

1. Центральная часть бланка - главная часть отчёта, в которой отражаются суммы произведённых расходов.
2. Фиксация проверки авансового отчёта в бухгалтерии, где указывается размер суточных и итоговая сумма для расчёта, проверенная бухгалтером.
3. Все документы, согласно которым указываются расходы, с указанием вида затрат, названия документа, номера и даты получения. В конце списка этих документов обязана стоять подпись подотчётного лица.
4. Оригиналы всех документов, находящихся в списке, на которые ссылается командировочный в своём авансовом отчёте.

Пример заполнения авансового отчёта по командировке

Подписание и согласование документа

Авансовый отчёт о командировочных расходах подписывает подотчётное лицо - сотрудник, вернувшийся из командировки.

Авансовый отчёт проверяется на ошибки в бухгалтерии предприятия. После проверки документа и исправления возможных ошибок бухгалтер делает правильный расчёт сумм и составляет расписку о принятии отчёта с сопровождающими документами.

После этого бухгалтер выдаёт подотчётному лицу отрывную часть авансового отчёта. В ней указываются следующие сведения:

• фамилия, имя и отчество командировочного;
• номер отчёта;
• дата составления отчёта;
• сумма прописью командировочных расходов, вычисленная в строгом соответствии с имеющимися документами;
• количество принятых документов, составляющих авансовый отчёт;
• число листов в принятых документах.

После проверки авансовый отчёт подписывается бухгалтером и главным бухгалтером предприятия.

Проверенный отчёт предоставляется руководителю компании на утверждение. Для этого начальник ставит на лицевой стороне авансового отчёта подпись и указывает фамилию.

Только после прохождения всех перечисленных процедур авансовый отчёт о командировочных расходах принимается к учёту с последующей оплатой в кассе предприятия.

Можно ли оформить документ в электронном виде

В настоящее время, согласно с положениями статьи 6 закона № 63-РФ «Об электронной подписи» от 06.04.2011, авансовый отчёт разрешается составлять в электронном виде. И также в этом законе прописано, что такой «документ, составленный в электронном виде, подписывается простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью». Причём подготовленный в электронном виде авансовый отчёт равносилен документу на бумаге, подписанному собственноручной подписью.

Составление авансового отчёта в электронном виде подразумевает присутствие у причастных к оформлению служебных лиц (подотчётного сотрудника, бухгалтера и главного бухгалтера), личных простых или усиленных неквалифицированных электронных подписей.

Штрафные санкции за нарушения срока предоставления документа

Авансовый отчёт предоставляется в бухгалтерию предприятия не позднее чем через 3 суток после окончания командировки. Если эти сроки нарушены, то, полученные сотрудником на командировочные расходы деньги считаются его задолженностью. Таким образом, при несвоевременном отчёте о выданных авансом средствах они могут быть удержаны работодателем из зарплаты работника (ст.137 ТК РФ).

Возможна ситуация, когда предприятие не удержало со своего работника выданные на командировку под отчёт средства, за которые он вовремя не отчитался. В таком случае эти деньги включаются в общую сумму, из которой высчитываются страховые взносы.

Такое требование указано в приложении к письму ФСС РФ № 02–09–11/06–5250 от 14.04.2014, где говорится об обложении страховыми взносами некоторых выплат. В этом письме неподтверждённые документально, а поэтому подлежащие возвращению, суммы командировочных расходов приравниваются к выплатам в пользу работников, иначе говоря, к доходам физических лиц.

Бухгалтерские проводки сумм авансовых отчётов на командировку

Обычно командировочные расходы отражаются в дебетовом счёте 20(26) и кредитном счёте 71. В определённых обстоятельствах при выдаче аванса в бухгалтерии применяются другие проводки по счетам. Чтобы заполнить отчёт правильно, следует воспользоваться данными приведёнными ниже.

Таблица: бухгалтерские проводки в зависимости от целей выдачи аванса

Предъявление авансового отчёта по командировке относится к непременным условиям работы практически каждого предприятия. Составление этого важного документа регулируется трудовым и налоговым законодательством. Чтобы сделать корректный авансовый отчёт, работник должен приложить все оправдательные документы.

Отправляя сотрудника в , вы выдаете ему деньги под отчет: на проживание, питание и прочие расходы.
Возвращаясь из командировки, сотрудник в течение трех дней должен отчитаться о потраченных суммах. Этот порядок прописан в п. 4.4 Порядка , утвержденного Положением Банка России от 12.10.2011 N 373-П (далее - Положение N 373-П). Сотрудник заполняет ту часть авансового отчета, которая предназначена именно ему. В остальном документ оформляет уже бухгалтер. И если авансовый отчет заполнен по загранкомандировке, бухгалтеру нужно обратить внимание на некоторые нетипичные нюансы, о которых мы сейчас поговорим.
Если же заграничных командировок у вас нет, данная статья все равно будет вам интересна и полезна, поскольку пояснит все основные правила оформления авансового отчета.

По какой форме составлять авансовый отчет

Авансовый отчет можно оформлять либо по унифицированной форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, либо разработать свой бланк отчета и утвердить его в качестве приложения к учетной политике. Ведь с 1 января 2013 г. организации и предприниматели больше не обязаны применять унифицированные бланки. Это следует из п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". Обязанность применять унифицированную "первичку" сохранилась только в отношении тех документов, которые непосредственно указаны в Положении N 373-П. А таковыми являются расходный кассовый ордер, приходный кассовый ордер, расчетно-платежная ведомость, платежная ведомость и банковские документы. Авансовый отчет там не указан.

Для справки. Составлять авансовый отчет можно либо по унифицированной форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, либо по форме, разработанной самостоятельно.

Также совсем недавно Минфин России в своем Письме от 12.04.2013 N 03-03-07/12250 дал добро на оформление электронных отчетов, заверенных цифровой подписью. Если у кого-то из "упрощенцев" есть необходимое для этого программное обеспечение - можно использовать.

Какую информацию заносит в документ подотчетное лицо

Прежде чем заполнять бухгалтерскую часть авансового отчета, проверьте правильность сведений, записанных работником. Так, на лицевой стороне должно быть указано: наименование вашей фирмы (предпринимателя), подразделение, фамилия сотрудника, его должность и назначение аванса. На оборотной стороне (в графах 2 - 4) в хронологическом порядке перечислены реквизиты документов, подтверждающих расходы. А в графе 5 - суммы затрат. Если же деньги выдавались в инвалюте, то сотрудник должен отразить еще и сумму валюты в графе 6 оборотной стороны отчета. Сами документы при этом работник прикладывает к отчету, поэтому, прежде чем принять его, бухгалтеру нужно сверить соответствие тех записей, что сделал сотрудник в отчете, с оригиналами. Если эти бумаги составлены на иностранном языке, нужен построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по бухучету и бухотчетности, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н). Перевод может сделать сам работник или специализированная фирма (Письмо Минфина России от 20.03.2006 N 03-02-07/1-66). Еще проверьте, чтобы сотрудник расписался в отчете.

Обратите внимание! На лицевой стороне авансового отчета работник указывает: наименование фирмы (предпринимателя), подразделение, свою фамилию, должность и назначение аванса. На оборотной - реквизиты документов, подтверждающих расходы, и суммы затрат.

Обратите внимание! Если документы, подтверждающие расходы на загранкомандировку, составлены на иностранном языке, то они должны иметь построчный перевод на русский язык.

Что в отчете нужно заполнить бухгалтеру

Порядок оформления авансового отчета зависит от того, в какой валюте работодатель выдал деньги под отчет. Если это была иностранная валюта, то отчет следует оформлять как в ней, так и в рублях. Сначала вам нужно отразить суммы в инвалюте, а затем перевести их в рубли (п. п. 4 - 6 ПБУ 3/2006 "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте"). Пересчет в этом случае делается по курсу, действующему на дату утверждения авансового отчета (Приложение к ПБУ 3/2006).

Если же аванс был выдан в рублях (что в большинстве случаев и происходит), то работник сам покупает инвалюту, однако отражать в отчете вы будете лишь рубли. Но есть одна сложность. Так как траты за границей сотрудник осуществлял в валюте, их также нужно будет пересчитать на рубли. При этом порядок пересчета будет зависеть от того, подтверждена покупка валюты справкой банка или нет. Информация о том, по какому курсу и на какую дату делать пересчет инвалюты, представлена в таблице.

Заполнение строк авансового отчета, если деньги на загранкомандировку выданы в рублях

Суть вопроса . Порядок заполнения авансового отчета по загранкомандировке зависит от того, в какой валюте работодатель выдал деньги под отчет. Если это инвалюта - отчет нужно оформлять и в валюте, и в рублях. Если рубли - только в рублях.

Пример . Отражение в авансовом отчете сумм, выданных на загранкомандировку в рублях

ООО "Рига", применяющее УСН, отправляет замдиректора А.П. Смолина в командировку в Германию. Срок командировки - с 17 по 24 мая 2013 г. 17 мая 2013 г. из кассы фирмы бухгалтер выдал А.П. Смолину под отчет 80 860 руб. В этот же день полученную сумму А.П. Смолин обменял на 2000 евро по курсу 40,43 руб/евро. Справка, подтверждающая покупку валюты, имеется. В командировке А.П. Смолин потратил 1000 евро на проживание в гостинице и 150 евро на суточные. То есть израсходовал 1150 евро. Посмотрим, каким образом бухгалтер оформил авансовый отчет.

Выданную сумму - 80 860 руб. бухгалтер отразил по строке 1 "Получен аванс" и по строке "Итого получено". Строку "Израсходовано" бухгалтер рассчитал самостоятельно. Для этого он перевел все потраченные средства в валюте на рубли по курсу Банка России, указанному в справке банка. Получилось 46 494,5 руб. (1150 евро x 40,43 руб.). Оставшиеся 850 евро (2000 евро - 1150 евро) А.П. Смолин продал банку 24 мая 2013 г. по цене 40,4 руб/евро (справка имеется). И весь остаток в размере 34 340 руб. (850 евро x 40,4 руб.) вернул ООО "Рига" в день утверждения авансового отчета. Эту сумму бухгалтер ООО "Рига" записал по строке "Остаток".

Авансовый отчет является документом, который отражает информацию о понесенных денежных затратах в служебной командировке. Его обязательное наличие и оформление четко прописано в законодательстве (ст.252; п.1 ст. 264 НК РФ; ст.313; ст. 314 НК РФ). На основании этого документа бухгалтерия перечисляет деньги по возмещению денежных затрат. Он подтверждает расходы и позволяет получить доплату, если весь аванс не был потрачен полностью или вернуть оставшиеся деньги.

Следует также владеть информацией о том, какие документы нужны для отчета по командировке. Вместе с ним бухгалтеру предоставляются оригиналы квитанций, билетов, накладных, чеков, которые служат доказательством затрат. После проверки на предмет целевого расходования средств, наличия удостоверяющей документации, правильности составления бухгалтером передает авансовый отчет на подпись руководителю организации.

Постановлением Госкомстата № 55 от 01.08.2001 предложены рекомендации составления данного документа.

Сроки подачи

Крайним сроком предъявления является третий рабочий день с момента приезда сотрудника (п.6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 №3210-У). Во внимание принимаются только рабочие дни: например, если работник вернулся в пятницу, он будет иметь возможность отдохнуть и оформить авансовую документацию в начале рабочей недели.

Особенности оформления

Оформление подразумевает использование одного из трех вариантов:

Обратите внимание

Сотрудник может отказаться от командировки по уважительным причинам — нужно только их документально подтвердить. В ином случае за отказ от командировки может последовать дисциплинарная ответственность в виде выговора или замечания. Подробнее читайте

• Универсальная форма №АО-1;
• Специальная форма в электронном виде с наличием квалифицированной подписи (Письмо № 3-03-07/12250 от 12.04.2013).
• Составленный бланк самим работником, который утвержден директором учреждения и содержит обязательные реквизиты. Их отсутствие может повлечь проблемы с налоговой организацией.

Следует помнить, что ненадлежащее оформление собственной формы гарантирует отказ налоговых органов в принятии прописанных в документации денежных расходов. Поэтому каждый сотрудник, отправляющийся в командировку, должен знать о том, как правильно заполнить авансовый отчет.

Если сотрудник расплачивался наличными, он прикладывает к отчету кассовые чеки и квитанции. В случае безналичного расчета прикрепляются оригинальные слипы (оформленные документы в случае оплаты покупок при помощи карты) и квитанции от произведенных операций в терминалах либо банкоматах.

В случае невозвращения остатков командировочных средств, они удерживаются из заработка последующем месяце. Эта процедура выполняется на вполне законном основании: все оставшиеся со служебной поездки деньги подлежат обязательному возврату в кассу организации. Данное решение следует принять в течение месяца после выполненной командировки.

Отчет о командировке: образец

Образец отчета о командировке в 2017 году состоит из 3 листов:

1. Шапка документа . Здесь следует предоставить следующие сведения: указываем сумму остатка по уже выданным авансам (не забываем о задолженности), номинально израсходованных аванс (чеки) и итоговый остаток разницы этих сумм. Бухгалтером вносится особая запись (дебет -26, кредит 71).
2. Расписка : прописывается размер отчета и подтверждение его проверки бухгалтером.
3. Подробные факты затрат : номера и даты расходной документации; предмет израсходованных денег (билет, суточные и прочее). Здесь ставится подпись самого работника, который был в служебном отъезде.

Обязательно нужно приложить всю документацию, которая доказывает целевую трату авансовых средств.

Важно! Налоговые органы могут отказать в принятии затрат, если на авансовом документе отсутствует подпись руководства.

Пример заполнения авансового отчета по командировке

Заполнением авансового отчета занимается бухгалтер и командируемый сотрудник, который начинает оформление с написания основных сведений на лицевой стороне:

1. полное наименование организации;
2. ФИО, должность;
3. дата оформления;
4. цель авансовых средств (командировочные затраты);
5. таблица на лицевой стороне должна содержать данные о наличии выданных денег, их расходе.

В графах 1-6 оборотной стороны должна быть перечислена вся необходимая документация, подтверждающая произведенные траты. Нумерация документов идет с учетом очередности по их перечислению:
Графа №1 содержит порядковый номер удостоверяющего документа.
Графы №2-3 : время оформления и соответствующий номер.
Графа №4 содержит сведения о типах затрат.
Графа №5 :размер понесенных расходов.
Графа №6 : в строчке «Итого» указывается общая сумма затрат.

После проведенной проверки документ подписывается бухгалтером. При этом прописывается дата и номер авансового отчета, общий размер расходов и число приложенной документации.

Заполненная расписка содержит дату подачи документа и передается сотруднику.

На лицевой стороне бухгалтером отмечаются:

1. Денежный остаток/перерасход по уже выданным авансам.
2. Сумма полученных из кассы авансовых средств.
3. Сумма потраченных денег.
4. Денежный остаток/перерасход размера аванса.
5. Собственная учетная запись.

Сведения для табличного заполнения находятся в графе №9 на обратной стороне.

В дальнейшем отчет отправляется на подпись к директору организации (ФИО с росписью + расшифровка) либо к лицу, временно исполняющему его должностные обязанности. Специально предназначенная для подписи строчка находится на лицевой стороне в верхней части документа. Затем он принимается к учету для списания выданного аванса.

Как сделать авансовый отчет — смотрите в видео ниже:

Загранкомандировка

Правило подачи авансового отчета в течение трех рабочих дней после возвращения из поездки также действует на заграничную служебную командировку (п.6.3 Указания ЦБ РФ №3210-У).

В таком случае при отправке работника за границу выдача авансовых денежных средств производится в виде иностранной валюты. Сумма указывается в валюте, а также в рублях. Необходимо заполнить строчки с реквизитами для иностранной валюты (1 «а» с лицевой стороны бланка, графы № 6, 8 оборотной стороны). Кстати, какие есть особенности расчета суточных для загранкомандировки — можно прочитать в этой статье

Обратите внимание — если имеются какие-либо подтверждающие траты документы на иностранном языке, их нужно перевести на отдельном листе на русский язык. Можно сделать перевод самому либо обратиться к услугам бюро переводов. В данной ситуации эти траты будут отнесены к пункту «прочие расходы».

В случае ухода сотрудника в отпуск сразу после возвращения, не обязательно спешить на работу и заполнять авансовый документ: срок подачи не будет нарушен (Постановление Правительства РФ от 13.10.2013 №749). Его заполнение можно сделать сразу же по выходу из отпуска.

Как правило, составление авансового отчета не является проблемой для сотрудников: бланк имеет четко указанные графы для заполнения. При возникновении трудностей на помощь придет бухгалтер. Наличие всех подтверждающих документов и соблюдение сроков подачи также гарантирует благоприятный исход процедуры.

Больше информации можно получить, задав вопросы в комментариях к статье.

Командировка сотрудника — действие нужное и порой очень полезное для компании. Но любая командировка подразумевает под собой затраты. Работнику по итогам командировки необходимо оформить авансовый отчет по командировке, образец 2017 года которого прилагается.

Служебная командировка

Командировкой считается направление сотрудника на небольшой срок на переговоры в другую организацию, филиал с проверкой и иные мероприятия, находящиеся вне расположения рабочего места, по согласованию с руководителем для выполнения определенных работ в соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ . При направлении в командировку руководитель предоставляет сотруднику следующие гарантии:

• на время командировки за сотрудником сохраняется его рабочее место;
• сохраняется зарплата в среднем размере, который рассчитывается согласно Постановлению Правительства РФ № 922 от 24.12.2007 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы»;
• сотруднику возмещаются затраты, понесенные в связи с командировкой, такие как найм жилья, оплата проезда и другие, согласно ст. 168 ТК РФ .

Авансовый отчет по командировке в 2017 году

При направлении сотрудника в командировку наниматель обязан оформить следующие документы:

• служебную записку работника о командировке с указанием места назначения, причин необходимости командировки, сроков и выполняемых в командировке работ;
• приказ о направлении сотрудника в служебную командировку, оформляемый после утверждения руководителем командировки по форме Т-9 , утвержденной Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004;
• выдаваемые сотруднику вместе с приказом командировочное удостоверение по форме Т-10 и служебное задание по форме Т-10(а) .

По возвращении из служебной командировки работник согласно п. 26 Положения об особенностях направления работника в служебную командировку, утвержденного Постановлением Правительства РФ № 749 от 13.10.2008, должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет по командировке, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата РФ № 55 от 01.08.2001 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет».

В Положении по командировкам прописаны следующие моменты:

• как исчисляется срок командировки;
• как подтверждается фактический срок командировки;
• сохранение заработной платы на период командировки и оплата работы в выходные дни, проведенные работником в командировке;
• выдача аванса для оплаты командировки;
• перечень расходов, которые возмещаются командированному работнику, такие как оплата жилья, транспортные расходы, суточные, иные расходы, понесенные работником.

Оформление авансового отчета

У работника, который впервые побывал в командировке, может возникнуть логичный вопрос, как оформить авансовый отчет по командировке. Это довольно просто, если разобраться, к тому же сейчас существует ряд систем, которые помогают сотрудникам оформлять документы, а бухгалтерии их проверять.

А теперь все же разберемся с оформлением отчета:

• как и везде, первым пишется наименование организации;
• номер и дата документа часто проставляются после заполнения у уполномоченного сотрудника;
• указываются структурное подразделение и должность командированного;
• указывается причина составления отчета - «служебная командировка»;
• сотрудник вносит показатели аванса и фактических затрат;
• позже в бухгалтерии уже пропишут номера и суммы дебета и кредита согласно правилам ведения бухгалтерского баланса;
• далее сотруднику необходимо на втором листе описать прилагаемые документы к авансовому отчету по командировке;
• после заполнения отчета сотрудник передает его в бухгалтерию, где отчет проверяют и согласовывают;
• затем отчет передается на утверждение руководителю.

Таким образом, в заполнении авансового отчета нет ничего сложного. Главное, чтобы не были утеряны или испорчены документы, подтверждающие расходы.