На что можно потратить наличные деньги в кассе. Учет расходования наличных денежных средств
Тратить наличные средства можно только на определенные цели. Если это правило не соблюдать, то компании или предпринимателю не избежать наказания. Как узнать, на что можно потратить деньги из кассы? Тут пригодится вступившее в силу с 1 июня 2014 года. Документ закрепляет, что предприниматели и компании не вправе расходовать поступившую в их кассы «наличку». Речь идет о суммах за проданные товары, выполненные работы или оказанные услуги, а также о деньгах, полученных в качестве страховых премий. Исключение составляют случаи, которые закреплены в документе. Итак, тратить средства из кассы можно на:
- выплату зарплаты и на переводы, опять же сотрудникам, социального характера;
- выплату страховых возмещений по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами;
- выдачу наличных на личные нужды коммерсанта, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;
- оплату товаров, работ, услуг, при этом ценные бумаги являются исключением;
- выдачу денег работникам под отчет;
- возврат за оплаченные ранее наличными и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;
- выдачу средств при осуществлении операций банковским платежным агентом.
Наличные расчеты между участниками в рамках одного договора, заключенного между ними, могут производиться в размере, не превышающем 100 000 рублей.
Однако без учета этого предельного показателя расходование допускается на: выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера; личные нужды коммерсанта, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности; выдачу средств сотрудникам под отчет.
Оба списка закреплены в вышеназванном документе Банка России.
Как я уже отмечала, новое Указание вступило в силу с 1 июня. Документ существенно отличается от своего предшественника. Так, в ранее действующем приказе не было закреплено, что предприниматель без ограничения может тратить «наличку» на личные нужды. Теперь же коммерсантам «развязали руки».
Установлен также список операций, на которые организации и могут тратить наличные из кассы, если они получены с их расчетных счетов. К ним относятся: операции с ценными бумагами, платежи по договорам аренды недвижимого имущества, выдача и возврат займов, процентов по ним, деятельность по организации и проведению азартных игр.
Следует отметить, что по вышеперечисленным операциям необходимо соблюдать ограничение в те же 100 000 рублей в рамках одного договора. Исключение составляют расчеты с физическими лицами: на них названный предел не распространяется.
Как мы видим, в новом Указании закреплен закрытый перечень целей, на которые можно тратить «наличку». На любые другие операции, например, на , расходовать средства опасно. Это может привести к штрафу. Однако тут есть один нюанс: наказать компанию или предпринимателя за нарушение порядка расхода наличности налоговики могут только в том случае, если они проведут проверку в течение двух месяцев со дня, когда деньги были потрачены. Штраф для фирм составит () от 40 000 до 50 000 рублей; для руководителя компании - от 4000 до 5000 рублей. Однако коммерсанты нередко тратят наличные деньги на другие цели, как правило, по ошибке считая, что такие операции законны, хотя это не так.
Дать взаймы
Некоторые компании пытаются давать наличные деньги в долг, например, учредителям или сотрудникам. Так делать нельзя. В перечне операций, на которые можно расходовать выручку, такие сделки не упомянуты. Судебная практика по этому вопросу не на стороне бизнесменов. Однако компании «настойчиво» пытаются тратить наличку на займы. В качестве примера можно назвать постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 27 мая 2010 года по делу № А03-14966/2009. Судьи тогда пришли к однозначному выводу: юридические лица не вправе расходовать наличные, поступившие в их кассы, а также использовать их в качестве страховых премий на предоставление займов. Обстоятельства дела были такими: в ходе проверки налоговики установили, что компания выручку размером почти в полмиллиона рублей не сдала в банк, а выдала в качестве краткосрочного беспроцентного займа своему работнику. Инспекция привлекла общество к административной ответственности по статье 15.1 КоАП и оштрафовала на 40 000 рублей. Однако организация с санкцией не согласилась и отправилась к арбитрам. Но это оказалось бесполезно. Суд отверг все аргументы компании.
Новое Указание Банка России № 3073-У вступило в силу с 1 июня. Документ существенно отличается от своего предшественника.
Такая же ситуация обстоит и с попытками вернуть заем, например, учредителю за счет наличных из кассы. В качестве примера можно назвать решение Московского городского суда от 14 декабря 2012 года по делу № 7–2207/2012. Суд пришел к выводу, что выдача займов из наличной выручки предприятия является нарушением порядка работы с деньгами и , что образует состав административного правонарушения, ответственность за которое предусмотрена частью 1 статьи 15.1 КоАП РФ.
Напоследок, актуальный вопрос из жизни. Можно ли тратить «наличку» на «декретные»? Казалось бы, ответ однозначен – да, ведь выплаты социального характера четко закреплены в «разрешительном» перечне. Однако тут есть одно «но». В пункте 6 Порядка назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей (утвержден Приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 года № 1012н) закреплено только два способа выплаты «декретных»: перечисление на личный счет женщины или почтовый перевод. Однако в этой ситуации бояться штрафа не стоит: Указание № 3073-У четко закрепляет, что тратить наличные деньги в этом случае можно.
Вероника Позднякова , для журнала «Расчет»
Развивайтесь профессионально
Бесценный опыт решения актуальных задач, ответы на сложные вопросы, специально отобранная свежая информация в профессиональной прессе для бухгалтеров.
Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:
Кассовый аппарат (ККМ, ККТ) – это устройство, необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов. Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.
Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату. Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.
Так вот, все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов, что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.
Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).
Основными правилами кассовой дисциплины являются:
Кто должен соблюдать
Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККМ или выбранной системы налогообложения .
Как рассчитывается лимит остатка наличных денег по кассе
Порядок расчета лимита остатка по кассе представлен в приложении к Указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Согласно нему в 2019 году лимит остатка по кассе можно рассчитать одним из двух способов:
Вариант 1. Расчет исходя из объема поступлений в кассу наличных денег
L = V / P x N c
L
V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем поступлений).
P – расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы поступлений наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней
N c – период времени между днем, в котором были получены наличные деньги и днём сдачи этих денег в банк. Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например , если деньги сдаются в банк один раз в 3 рабочих дня, то N c = 3. При определении N c могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности (сезонность, режим рабочего времени и т.д.).
Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года. В декабре компания отработала 21 день и получила наличную выручку в размере 357 000 рублей. При этом кассир организации сдавал выручку в банк один раз в 2 дня. Лимит остатка по кассе в этом случае будет равен: 34 000 руб. (357 000 руб. / 21 дн. x 2 дн.).
Вариант 2. Расчет исходя из объема выдач наличных денег из кассы
Данный способ как правило используют ИП и организации, которые не получают наличные в процессе деятельности, но периодически снимают деньги в банке (например, для расчетов со своими поставщиками).
В этом случае применяется формула:
L = R / P x N n
L – лимит остатка наличных денег в рублях;
R – объем выдач наличных денег за расчетный период в рублях (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других перечислений работникам). Вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем выдач наличных денег;
P – расчетный период, за который учитывается объем выдач наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы выдач наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней , при этом его минимальное значение может быть любым.
N n – период времени между днями получения денег в банке (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам). Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги снимаются в банке один раз в 3 рабочих дня, то N n = 3.
Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Наличную выручку общество не принимает, покупатели расплачиваются через банк. Однако периодически компания снимает наличные деньги в банке для расчетов с поставщиками. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года.
В декабре компания отработала 21 день и получила в банке наличных денег в размере 455 700 рублей. При этом кассир организации получал наличные в банке один раз в 4 дня. Заработная плата из кассы не выдавалась. Лимит остатка в этом случае будет равен: 86 800 руб. (455 700 руб. / 21 дн. x 4 дн.).
Приказ для установления лимита по кассе
После того как вы рассчитаете лимит остатка наличных денег по кассе, необходимо издать внутренний приказ, утверждающий сумму лимита. В приказе можно указать срок действия лимита, например, – 2019 год (образец приказа).
Обязанность каждый год переустанавливать лимит законом не предусмотрена, поэтому если в приказе срок действия не указан, то установленные показатели можно применять как в 2019 году, так и далее до тех пор, пока вы не издадите новый приказ.
Упрощенный порядок
Начиная с 1 июня 2014 года – ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.
Для того чтобы отменить лимит по кассе, необходимо издать специальный приказ. Он должен быть основан на Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и обязательно содержать формулировку: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе» (образец приказа).
Выдача наличных денег подотчетным лицам
Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.
Выдать деньги под отчет можно только на основании заявления от сотрудника . В нем он должен указать: сумму денег, цель их получения и срок, на который они берутся. Заявление пишется в произвольной форме и обязательно должно быть подписано руководителем (ИП).
Если сотрудник потратил свои личные деньги, то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление, но с другой формулировкой (образцы заявлений).
Примечание : желательно, чтобы в заявлении была строчка: «У сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам» (так как по закону нельзя выдавать деньги под отчет сотрудникам, которые не отчитались по предыдущим авансам).
В течение 3-х рабочих дней после окончании срока, на который были выданы денежные средства (или со дня выхода на работу), работник должен представить бухгалтеру (руководителю) авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих совершенные расходы (чеки ККМ, товарные чеки и т.д.).
Иначе денежные средства, выданные сотруднику, нельзя будет зачесть в расходы и соответственно уменьшить налог. Более того, если не будет подтверждающих документов, то с выданной суммы придётся удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы .
Ограничение наличных расчетов
Ещё одним важным правилом кассовой дисциплины является соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности (ИП и организации) в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей .
23.04.2014 в Минюсте прошло регистрацию (№ 32079) Указание ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» (далее - Указание ЦБ РФ от 07.10.2013), устанавливающее правила обращения с наличными денежными средствами для организаций и индивидуальных предпринимателей. (Отметим сразу: рассматриваемое положение не распространяется на расчеты между физическими лицами, не являющимися индивидуальными предпринимателями, на банковские операции, а также на платежи, осуществляемые в соответствии с таможенным и налоговым законодательством.)
Указание ЦБ РФ от 07.10.2013 заменило собой привычное нам Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» (далее - Указание ЦБ РФ от 20.06.2007).
Что нужно учесть в связи с этим? Каковы различия между названными документами? Ответы в нашей статье.
Выдаем деньги из кассы
Поступившую в кассу наличку (в виде выручки, полученных страховых премий) расходовать можно, но только на определенные цели. В числе таких целей Указание ЦБ РФ от 07.10.2013 называет:- выплаты страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами;
- выдачу наличных денег на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;
- оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
- выдачу наличных денег работникам под отчет;
- возврат за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;
- выдачу наличных денег при осуществлении операций банковским платежным агентом (субагентом).
Пример 1
Учредитель передал организации беспроцентный заем. Денежные средства были использованы на выдачу заработной платы сотрудникам. Нарушена ли кассовая дисциплина в таком случае?
Да, нарушена. В Указании ЦБ РФ от 07.10.2013 , с одной стороны, не запрещены выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера. Но, с другой стороны, речь идет о денежных средствах за проданные товары, оказанные услуги, выполненные работы (выручке) либо полученных страховых премиях. Иных источников поступления наличных денег, которые можно тратить минуя банковский счет, не предусмотрено.
Таким образом, полученные от учредителя средства сначала нужно сдать в банк, лишь потом снять и направить на выплату заработной платы сотрудникам.
Стоит, правда, отметить, что какой-либо ответственности за расходование беспроцентного займа на выдачу заработной платы без предварительного внесения средств на банковский счет в настоящее время не установлено.
А вообще все, что касается использования средств из кассы в финансовых операциях (таких как выдача и возврат займов, уплата процентов), как и прежде, под запретом.
Пример 2
Выручку, полученную за оказанные услуги наличными средствами, организация выдает из кассы на погашение займа, предоставленного организации учредителем. Нарушает ли она в этом случае кассовую дисциплину?
Да, нарушает, поскольку в перечне целей, на которые могут быть потрачены деньги из кассы, гашение займа не названо.
Более того, согласно наличные расчеты с физическими лицами по выдаче (возврату) займов (процентов по займам) осуществляются из наличных денег, поступивших в кассу участника наличных расчетов с его банковского счета.
К сведению: если организация направила на погашение займа наличную выручку и этот факт будет обнаружен контролирующими органами в течение последующих двух месяцев , организацию (и ее должностное лицо) могут оштрафовать за несоблюдение порядка хранения свободных (сверхлимитных) наличных денег. Сумма административного штрафа на должностных лиц варьируется от 4 000 до 5 000 руб., на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб.
Ограничения на расход наличной выручки обозначены и для других операций. В пункте 4 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 , в частности, отмечено: наличные расчеты в валюте РФ между участниками наличных расчетов (с соблюдением предельного размера), между участниками наличных расчетов и физическими лицами по операциям с ценными бумагами, по договорам аренды недвижимого имущества, по выдаче (возврату) займов (процентов по займам), по деятельности по организации и проведению азартных игр осуществляются за счет наличных денег, поступивших в кассу участника наличных расчетов с его банковского счета . (Заметим, ранее действовавшие правила наличных расчетов подобного запрета на использование наличной выручки не содержали.)
Пример 3
Покупатель вернул товар, который был оплачен посредством банковской карты. Будет ли выдача покупателю наличных денег из кассы нарушением кассовой дисциплины?
Да, будет, поскольку в перечень целей, на которые можно тратить наличные средства, не входит выплата денег за возвращенный товар, ранее оплаченный по банковской карте. (Ситуация изменилась бы, если возвращенный покупателем товар был оплачен наличными.)
Кстати, эта позиция была озвучена ЦБ РФ и ранее (см. Официальное разъяснение от 28.09.2009 № 34-ОР ).
Таким образом, если покупатель ранее расплатился картой за товар, при его возврате деньги также следует вернуть на банковский счет покупателя.
Соблюдаем лимиты расчетов
Предельный размер наличных расчетов в рамках одного договора тот же, что и прежде, - 100 000 руб. (в валюте РФ либо иностранной валюте, эквивалентной 100 000 руб. по официальному курсу ЦБ РФ на дату проведения наличных расчетов).Причем если ранее (в Указании ЦБ РФ от 20.06.2007) было отмечено, что данное ограничение действует при расчетах между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем, между коммерсантами при осуществлении ими расчетов, связанных с предпринимательской деятельностью, то теперь (п. 6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 ) такого перечисления нет, ведь названные лица в рассматриваемом положении подпадают под понятие «участники наличных расчетов» .
А вот требования к этим расчетам конкретизированы. Так, наличные расчеты производятся с учетом установленного лимита при исполнении гражданско-правовых обязательств, предусмотренных договором, заключенным между участниками наличных расчетов, и (или) вытекающих из него и исполняемых как в период действия договора, так и после окончания срока его действия .
Впрочем, такое правило хоть и не было прописано ранее, в Указании ЦБ РФ от 20.06.2007, но следовало из других документов, его уточняющих. Письмом ЦБ РФ от 04.12.2007 № 190-Т , в частности, разъяснено: каких-либо временных ограничений для осуществления расчетов наличными деньгами (например, один рабочий день), правилами не установлено, значение (для признания нарушения) имеет только сумма расчета в рамках одного договора.
В Официальном разъяснении ЦБ РФ от 28.09.2009 № 34-ОР отмечено: поскольку в Указании ЦБ РФ от 20.06.2007 используется категория «в рамках одного договора», запрет на расчеты наличными деньгами в размере, превышающем 100 000 руб., распространяется на обязательства, предусмотренные договором и (или) вытекающие из него и исполняемые как в период действия договора, так и после окончания срока его действия.
Таким образом, как ранее, так и теперь наличные платежи по одному договору между одними и теми же лицами налоговики (в целях проверки кассовой дисциплины) суммируют, даже если они производятся в разные дни и их разделяет продолжительный период времени. Если же общая сумма наличных платежей по конкретному договору превысила 100 000 руб., участников наличных расчетов могут привлечь к административной ответственности по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ .
Индивидуальный предприниматель платит за аренду помещения, предоставленного другим коммерсантом, наличными средствами в сумме 15 000 руб. (без НДС) в месяц. Срок действия договора аренды составляет 11 месяцев. Нарушается ли в данном случае кассовая дисциплина?
Да, нарушается, поскольку наличные платежи идут в рамках одного договора и их итоговая сумма составляет 165 000 руб. (15 000 руб. × 11 мес.), что больше установленного лимита расчетов.
Нарушение данного порядка (в случае обнаружения контролерами) ведет к наложению штрафа по ст. 15.1 КоАП РФ . Причем (судя по судебным примерам) административное взыскание может быть наложено как на лицо, вносившее денежные средства, так и на лицо, их принимающее.
К сведению: стоит отметить, довольно старые разъяснения официальных органов, данные относительно порядка, действовавшего до Указания ЦБ РФ от 20.06.2007, свидетельствовали о том, что меры финансовой ответственности за осуществление расчетов наличными деньгами сверх установленных предельных сумм применялись в одностороннем порядке к лицу, производящему платеж в адрес другого лица (письма ЦБ РФ от 24.11.1994 № 14-4/308, УМНС по г. Москве от 30.12.2002 № 29-12/64034). Других (более свежих) посланий на этот счет не было.
В Указании ЦБ РФ от 07.10.2013 (п. 2 и 6 )обозначены цели безлимитного расходованияпоступивших в кассу наличных денег:
- выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
- выплаты на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;
- выдача средств работникам под отчет.
Организация рассчитывается с физическим лицом за предоставленную им услугу. Действует ли в этом случае лимит наличных расчетов?
Нет, не действует, что следует из п. 4 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 . Действующий лимит распространяется на расчеты между юридическими лицами, между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, а также между индивидуальными предпринимателями. Если же организация или индивидуальный предприниматель рассчитываются с «физиком», данный лимит соблюдать не нужно.
Только для коммерсантов
В отношении индивидуальных предпринимателей расширен перечень целей, на которые можно расходовать поступившую в их кассы наличность. В Указании ЦБ РФ от 07.10.2013 преду-смотрена возможность тратить наличную выручку, поступившую в кассу индивидуального предпринимателя, на свои личные (потребительские) нужды без каких-либо ограничений. Впрочем, согласно нормам гражданского законодательства (ч. 1 ст. 861 ГК РФ ) это не было запрещено и ранее, однако в Указании ЦБ РФ от 20.06.2007 такая возможность не была прописана.Указание ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У устанавливает лимит наличных расчетов деньгами между юридическими лицами в 2019 году. Расчеты между физическими лицами наличными деньгами не ограничиваются.
Главное новшество – на некоторые наличные расчеты юридических лиц и ИП смогут тратить только деньги, снятые с банковского счета и внесенные в кассу.
Есть запрет на выдачу наличных из кассы из наличной выручки на цели, не упомянутые в указании ЦБ. Т.е., чтобы выдать сотруднику заём, нужно взять наличную выручку, сдать ее в банк, потом получить сумму займа наличными в банке по чеку, и только из полученных в банке наличных выдать заём. Естественно, обслуживающий банк получает прибыль в виде комиссии за прием и выдачу наличных. Это, судя повсему, и есть основная цель запрета, чтобы народ больше платил комиссии своему банку.
Из выручки, займов, возврата неизрасходованных подотчетных денег и всех прочих сумм, поступивших в кассу не со счета вашей организации (ИП), наличные денежные расчеты, не поименованные в списке разрешенных, проводить нельзя.
А вот и приятные нововведения наличных расчетов - ИП вправе забрать выручку из кассы на свои личные нужды без ограничения по сумме. Достаточно составить РКО - (расходник) с формулировкой «На личные (потребительские) нужды ИП».
А вот предельный лимит расчета наличными остался неизменным: 100 000 руб. в рамках одного договора между юридическими лицами и ИП (далее - участники наличных расчетов).
к меню
Кто является участниками, на которые действуют лимит наличных расчетов
Максимальный размер расчетов наличными деньгами составляет 100 000
руб. Это ограничение распространяется на наличные расчеты:
- между организациями;
- между организацией и индивидуальным предпринимателем;
- между индивидуальными предпринимателями.
Расчеты с участием граждан осуществляются без ограничения суммы. То есть компания или предприниматель вправе получать или передавать гражданам наличные суммы без ограничений и лимит расчетов наличными не соблюдать.
к меню
На что НЕ распространяется лимит расчета наличными деньгами?
Наличные без ограничения можно расходовать в случае:
- выплаты заработной платы;
- выплаты начислений социального характера;
- выдачи денег под отчет;
- расходования средств на личные нужды предпринимателя, при условии что выплата не будет направлена на его предпринимательскую деятельность.
к меню
ЦЕНТРАЛЬНЫЙ БАНК РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Текст постановления №3073-У ЦБ РФ Об Осуществлении Наличных Расчетов
Настоящее Указание устанавливает правила осуществления наличных расчетов в РФ в валюте РФ, а также в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства РФ.
1. Настоящее Указание не распространяется на наличные расчеты с участием Банка России, а также на:
наличные расчеты в валюте РФ и в иностранной валюте между физическими лицами, не являющимися индивидуальными предпринимателями;
банковские операции, осуществляемые в соответствии с законодательством РФ, в том числе нормативными актами Банка России;
осуществление платежей в соответствии с таможенным законодательством РФ и законодательством РФ о налогах и сборах.
к меню
Вопросы-ответы по ограничениям наличными 100000 руб.
Итак, мы видим, что Указание устанавливает Лимит расчета наличными для оплаты наличных расчетов между юридическими лицами и ИП с 2014, который по величине не изменился и равен 100 000 рублей по одному договору.
Можно ли в один кассовый день производить операции с одним и тем же контрагентом на сумму более 100 тыс рублей
Да, можно по нескольким договорам не более 100 тыс. руб. по одному договору в один день. Написано: "Наличные расчеты в валюте РФ и иностранной валюте между участниками наличных расчетов в рамках одного договора , заключенного между указанными лицами".
Внимание!
Если предмет договора и все остальные условия остались прежними в других договорах, то велика вероятность, что суд может признать (некоторые суды и признают), такие договора "одним договором".
Выдача работнику наличные под отчет на командировку
Можете выдать их в том числе за счет наличной выручки и нарушения кассовой дисциплины в этом случае не будет. Потому что деньги, потраченные на командировку, - это расходы организации, то есть оплата товаров, работ, услуг, приобретаемых в ее интересах. А на такую оплату расходовать наличную выручку разрешено. И неважно, выдаете ли вы деньги авансом или возмещаете работникам уже потраченные суммы.к меню
Штраф за несоблюдение кассовой дисциплины
Если юридическое лицо или ИП превышают размер 100 000 руб. по одному договору, то это считается нарушением порядка работы с наличными. За это предусмотрен штраф по .
Для организаций его сумма составляет от 40 000 до 50 000 руб. Для ответственного работника (должностного лица) - от 4000 до 5000 руб. Но привлечь организацию к ответственности инспекторы вправе в течение двух месяцев с момента нарушения (ч. 1 и подп. 6 ч. 1 ).
Арбитражная практика подтверждает такую позицию. Так, например, за нарушение лимита наличных расчетов можно привлечь организацию, которая получает деньги (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 30 ноября 2010 г. по делу № А28-2959/2010). Причем даже если деньги платит предприниматель (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 18 февраля 2010 г. по делу № А28-16681/2009).
Такой же порядок действует и на расчеты по договору мены. В нем обе стороны являются одновременно и покупателем, и продавцом (
Большинство фирм пользуются в своей работе безналичными расчетами. Это удобный способ расчетов как для самой компании, так и для контролирующих органов. Позволяет легко отслеживать потоки денежных средств. Однако часть расчетов все равно выполняется в наличных. Хранятся они в кассовом аппарате. Получаемая компанией наличная выручка должна расходоваться в соответствии с правилами. Если они не будут соблюдаться, то фирма может быть привлечена к ответственности.
На что можно тратить наличные
Если фирма не реализует товары и услуги за наличные, ей не обязательно приобретать кассовый аппарат. Однако даже если подавляющее число расчетов проводится безналичным путем, все равно часть операций осуществляется посредством наличных. К примеру, это могут быть расчеты с персоналом, подотчетными лицами.
Откуда в кассе компании оказываются наличные средства? Кассу можно пополнить, сняв средства с р/с организации и поместив деньги в аппарат. Однако самый распространенный путь пополнения – получение наличных средств от покупателей. То есть в кассе обычно оказывается наличная выручка. Средства также могут поступать от подотчетных сотрудников.
Наличные, оказавшиеся в кассе, нельзя тратить на любые цели. Средства можно выдавать только на цели, оговоренные в законе (пункт 2 Указаний ЦБ №3073-У от 7 октября 2013 года). Это следующие направления:
- Выдача ЗП, соцвыплат (помощь сотрудникам, оплата проезда, поездок в командировки), аванс.
- Погашение долга перед поставщиком.
- Передача средств покупателю в том случае, если последний вернул товар.
- Возврат средств за услуги, которые были оплачены, но не были исполнены.
- Оплата страховки на основании соглашений с ФЛ, которые перевели страховые премии наличными.
- Выдача наличных по действиям банковского агента. Операция проводится на основании статьи 14 ФЗ №161 от 27 июня 2011 года.
Этот перечень целей расходования актуален и для ЮЛ, и для ИП.
Выдача ЗП сотрудникам
ЗП может предоставляться, на основании статьи 136 ТК РФ, следующими способами:
- Перевод на р/с работника.
- Выдача ЗП из кассового аппарата.
Допускается выдача заработка из наличной выручки. Однако здесь есть нюансы. Если сотрудник фирмы – нерезидент страны, выдача ему ЗП из наличных сопряжена с риском. Такие расчеты – это валютные операции. Соответствующее положение содержится в ФЗ №173 «О валютном регулировании». В этом нормативном акте приведен перечень операций, которые могут осуществляться с нерезидентами. В нем нет операции по выдаче ЗП наличными. Однако и запрета на это действие в законах нет.
Представители ряда государственных структур полагают, что выдавать ЗП нерезиденту из наличной прибыли нельзя. Подобное указание, например, содержится в письме службы финансового надзора от 7.09.14. Однако позиция судебных органов другая. Обычно судьи при рассмотрении дел о выдаче ЗП нерезиденту встают на сторону компании.
К СВЕДЕНИЮ! Если руководитель желает избежать доведения дела до суда, рекомендуется переводить заработок нерезиденту на его счет в банке. Это более безопасный вариант.
Выдача наличных под отчет
Наличная выручка может выдаваться подотчетному лицу. При выдаче средств руководитель должен издать соответствующий приказ. Это единственное условие предоставления наличных. Ранее правила выдачи средств были более строгими. В частности, сотрудник должен был предоставить отчет по предыдущему авансу. Для получения наличных работник составлял заявление, в котором прописывались цели получения аванса и его сумма. Новый порядок выдачи средств установлен Указаниями ЦБ №4416-У от 19 июня 2017 года.
Наличные подотчетным лицам могут предоставляться на любой срок. Однако последний должен быть оговорен в учетной политике. Кроме того, в законе ничего не сказано о лимите выдаваемых средств. То есть размер аванса может быть любым.
ВНИМАНИЕ! Правила предоставления аванса под отчет содержатся в пункте 6.3 Указаний ЦБ №3210-У от 11 марта 2014 года в редакции от 19 июня 2017 года (Указание №4416-У).
Оказание финансовой помощи
Материальная помощь оказывается при следующих обстоятельствах:
- Смерть близких родственников.
- Свадьба.
- Рождение ребенка.
В большинстве случаев выдается именно из кассы. Связано это с тем, что необходимость в оказании помощи обычно появляется внезапно. То есть подобные траты нельзя прогнозировать. Возможность расходования наличных на социальные выплаты оговорена в Указаниях №3073-У от 7 октября 2013 года. А финансовая помощь работникам, на основании пункта 90 Приказа Росстата №498 от 26 октября 2015 года, как раз считается социальной выплатой.
Возврат задолженности поставщику
Наличную выручку можно использовать для погашения задолженностей перед поставщиком. Однако есть исключение – это платежи за аренду. Это исключение оговорено в пункте 4 Указаний ЦБ №3073-У от 7 октября 2013 года. Для погашения таких задолженностей придется брать средства с р/с, приходовать их в кассу. Только после этого возможны расчеты по аренде.
Хотя возврат долга поставщику из наличной выручки разрешен, плательщик все равно может столкнуться с налоговыми рисками. Для их уменьшения следует воспользоваться этими правилами:
- Если расчеты производятся не с поставщиком, а с его представителем, у последнего нужно попросить доверенность на получение средств.
- Максимальная выплата по одному соглашению с поставщиком – 100 000 рублей (основание – пункт 6 Указаний ЦБ №3073-У от 7 октября 2013 года).
- После проведения оплаты нужно запросить у поставщика чек.
Все операции с наличными должны подтверждаться документально.
На что нельзя тратить наличную выручку
Из кассы нельзя брать средства для предоставления займов работникам или учредителям (пункт 4 Указание ЦБ №3073-У от 7 октября 2013 года). Кроме того, из наличной выручки не выплачиваются дивиденды учредителям.
Если речь идет о ЮЛ, директор компании не имеет права брать средства из кассы на свои личные нужды. Однако данный запрет не касается ИП. Предприниматель имеет право брать наличные на свои нужды на основании пункта 2 Указаний №3073-У от 7 октября 2013 года.
Ответственность за несоблюдение правил работы с наличностью
Перечень наказаний за нецелевое использование наличных оговорен в статье 15.1 КоАП РФ. Однако в этой статье содержится ограниченный список правонарушений, за которые лицо может быть привлечено к административной ответственности.
Проверка на предмет осуществляется инспекторами налоговой, представителями обслуживающего банка. В некоторых случаях в соглашении с компанией на ее банковское обслуживание прописаны наказания за кассовые нарушения. В этом случае на фирму накладывается штраф.
В КоАП РФ оговорены эти штрафы:
- 4 000-5 000 рублей для должностных лиц.
- 40 000-50 000 рублей для ЮЛ.
Штраф накладывается при наличии этих правонарушений:
- Превышение (100 000 рублей), актуального при расчетах наличными.
- Средства не были оприходованы.
- Превышение .
В некоторых случаях штраф заменяется на вынесение предупреждения. Актуально подобное послабление в этих случаях:
- Компания имеет совсем небольшой оборот.
- Нарушение совершил ИП.
- Нарушение обнаружено впервые.
- Не было причинено ущерба.
- Нарушение не стало причиной угрозы здоровью.
Если проверяются филиалы, расположенные в различных регионах, штраф будет выписываться местными инспекторами.
