Форма по окуд расходный кассовый ордер. Расходный кассовый ордер: бланк скачать в word и excel

Расходный кассовый ордер – бланк, форма которого официально утверждена на уровне федерального законодательства. Какова структура соответствующего документа, как правильно заполняется бланк расходного кассового ордера и что изменилось в его оформлении в 2019 году, узнайте из нашей статьи.

Как лучше скачать бланк РКО — в Word или другом формате

Бланк расходного кассового ордера может быть представлен в 2 основных форматах — Word и Excel. Каждый из них имеет свои преимущества и недостатки.

Word-документы открываются в большем количестве программ — в распространенных операционных системах (Windows, Linux, MacOS), как правило, всегда есть предустановленное ПО, способное работать с файлами соответствующего формата.

С Excel-файлами корректно работает относительно немного решений — Microsoft Excel, Open Office Calc и их аналоги, включая «облачные» виды ПО. Как правило, в современных ОС по умолчанию они не установлены.

Если вы решили скачать бланк расходного кассового ордера в формате Excel, то в вашем распоряжении окажется более универсальный файл. Например, когда он создан в одной версии Microsoft Excel, то без проблем распознается в любых других, а в большинстве случаев также и в сторонних программах. В то время как Word-файлы в силу особенностей их структуры не всегда корректно распознаются в программах, отличающихся от тех, в которых были созданы.

Еще один аргумент за то, чтобы скачать бланк РКО в Excel заключается в удобстве его заполнения на компьютере. Структура файлов данного типа такова, что бухгалтеру труднее ошибиться с заполнением нужных данных на ПК, так как ячейки для ввода информации выделены. При заполнении Word-документа есть вероятность по ошибке затронуть иные элементы форматирования документа, вследствие чего его структура может быть нарушена.

Какой унифицированной форме должен соответствовать бланк РКО

В соответствии с положениями указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У российские организации обязаны использовать в качестве бланка РКО унифицированную форму КО-2 (соответствующую номеру 0310002 по ОКУД). Данная форма утверждена постановлением Госкомстатата РФ от 18.08.1998 № 88.

Подробнее о законодательных требованиях к первичным документам читайте в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 действуют новые правила ведения кассовых операций, ознакомиться с которыми вы можете .

Как скачать бланк РКО бесплатно

Скачать расходный кассовый ордер по форме КО-2, то есть полностью соответствующий по своей структуре требованиям законодательства, вы сможете на нашем сайте:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Важно не только скачать РКО актуальной формы в одном из представленных форматов, но и удостовериться, что файл не имеет атрибута «только для чтения» (иначе редактировать на ПК его не получится). Для этого нужно найти его на диске, щелкнуть по нему правой кнопкой мыши, выбрать «Свойства» и снять при необходимости галочку напротив соответствующего атрибута.

Скачать расходный кассовый ордер — это еще полдела, возникнет следующая задача — корректно заполнить его. Рассмотрим ключевые моменты данной процедуры.

Нужно ли распечатать бланк расходного кассового ордера КО-2

Заполнение РКО может осуществляться как на компьютере — с последующей распечаткой, так и вручную — с использованием уже распечатанного бланка (п. 4.7 указаний № 3210-У). Также могут быть задействованы автоматизированные решения — в этом случае распечатка РКО необязательна (файлы ордеров сохраняются в памяти соответствующих программ и подписываются с помощью ЭЦП). Правда, в последнем случае организации придется покупать электронные подписи для всех лиц, которые должны ставить подпись на этих документах: руководителю, главбуху, кассиру, а также остальным сотрудникам (в том числе подотчетникам).

Заполненный образец РКО может выглядеть так:

Данный заполненный образец расходного кассового ордера может быть использован как образец для кассира вашей организации.

На что следует обратить особое внимание, заполняя бланк расходного кассового ордера:

• в графе «Код ОКПО» необходимо указать данные, соответствующие тем, что содержатся в реестрах государственной статистики;
• если предприятие не имеет структурных подразделений, то в соответствующей графе формы нужно ставить прочерк;
• в графе «Номер документа» следует фиксировать номер РКО по порядку, как правило, исчисление начинается с 1 января каждого года;
• сумму в табличной части формы можно указывать в рублях и копейках через запятую или дефис (например, 200,75 или 200-75);
• в пункт «Код целевого назначения» данные вносятся, только если организация на практике задействует систему кодов, по которым определяется расход и приход денежных средств;
• в пункте «Сумма», что располагается ниже таблицы, следует указывать сумму денежных средств, выдаваемых по РКО, в рублях — прописью с заглавной буквы первое слово, в копейках — цифрами;
• в графе «Основания» нужно указать содержание хозяйственной операции
• в графе «Приложение» приводятся сведения о документе, который является основанием для проведения кассовой операции (например, это может быть платежная ведомость — при выдаче зарплаты наличными) с указанием номера и даты его составления.

Подробнее о заполнении платежной ведомости читайте в статье «Образец заполнения расчетно-платежной ведомости Т 49» .

Если РКО заполняет ИП, не нанимающий кассиров, то в графе «Выдал» должны быть его данные. Если ИП не нанимает бухгалтера, на РКО должна стоять только его подпись как руководителя организации.

Нововведения в порядке оформления РКО 2019 года

К счастью, изменений в порядке заполнения РКО в 2019 году не было. Они были раньше. Так, 19.08.2017 вступило в силу указание ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-у, которое внесло ряд изменений в порядок заполнения и выдачи расходных кассовых ордеров:

• Кассир вправе составить в конце рабочего дня один РКО на всю сумму, выданную за день из кассы, но при условии, что на выданные деньги есть фискальные документы онлайн-кассы.
• Кассир обязан проверить, есть ли подписи главбуха и бухгалтера или директора на РКО, однако подписи отныне сверяют с образцами, только если документ составили на бумаге.
• Если РКО оформлен в электронном виде, то получатель денег вправе поставить на документе свою электронную подпись.
• Выдать деньги под отчет можно по приказу директора, заявление от подотчетника теперь просить не обязательно. Однако выбранный порядок выдачи средств (по заявлению или приказу) следует закрепить в Положении о расчетах с подотчетными лицами .
• Задолженность сотрудника по полученному ранее авансу больше не является причиной для отказа в новой выдаче подотчетных средств.

Подробнее о всех изменениях в порядке выдачи под отчет читайте .

Итоги

Расходный кассовый ордер заполняется при выдаче денежных средств из кассы. Правила его заполнения строго регламентированы и регулируются по большей части указанием № 3210-У. В 2019 году заполнять РКО нужно по хорошо всем знакомым правилам.

Основным бланком, оформляемым при выдаче наличности из кассы компании, является расходный кассовый ордер (РКО). Его необходимо заполнять каждый раз, когда осуществляется расходование денег в ходе осуществления хозяйственной или иной деятельности. Порядок ведения операций по кассе разрешает не применять РКО только предпринимателям, ведущим учет в упрощенном варианте.

Вступивший с 2014 года нормативный акт определяет, что применять можно не только стандартную форму КО-02, но и разработанные с учетом нужд и особенностей деятельности собственные бланки.

Расходный ордер может составляться бухгалтером, в том числе главным, кассиром, руководителем фирмы (при отсутствии на предприятии бухгалтерии) или наемным специалистом, привлеченным по договору подряда. В этом случае все необходимые подписи проставляет директор организации.

Может использоваться бланк, приобретенный в типографии, а также заполненный с помощью специализированных программ. Расходник не должен содержать никаких исправлений, в противном случае он признается недействительным. Если же ошибка допущена, документ необходимо перевыпустить в правильном варианте.

Основание для расходования денег, за исключением зарплаты, служит заявление работника, подписанное директором фирмы с указанием направления расходования.

Выписанный бланк предъявляется кассиру, который принимает его, проверяет правильность заполнения, наличие всех необходимых подписей. Далее он фиксирует его в журнале регистрации.

Перед выдачей наличных должностное лицо должно затребовать у их получателя документ, удостоверяющий личность. После сверки с ним кассир в соответствующие графы вписывает реквизиты паспорта или иного документа. Затем работник кассы передает денежные средства их получателю, которому нужно их пересчитать и при правильности суммы расписаться в расходнике.

Важно! Если выдача денег осуществляется доверенному лицу, то вместе с паспортом проверяется и доверенность, после чего ее прикладывают к РКО.

Работникам зарплата может выдаваться по расчетно-платежным или платежным ведомостям. В этом случае при их закрытии также составляются расходные ордера на итоговые суммы. Затем документ передается кассиру, который на нем ставит штамп «Оплачено». Вместе с отчетом кассира в конце дня РКО сдается в бухгалтерию.

Обращаем внимание! Сотрудники, которым выдавались деньги на или на осуществление хозяйственных расходов должны отчитаться по по факту их расходования. Прием денег в кассу осуществляется на основании .

Расходный кассовый ордер образец заполнения

Рассмотрим образец заполнения РКО.

В верхней части документа пишется название фирмы и ее код согласно справочнику ОКПО. Если бланк относится к какому-либо определенному подразделению, то его название нужно указать ниже. В противном случае здесь ставится «-».

Справа от названия документа «Расходный кассовый ордер» записывается порядковый номер и дата его оформления. Последняя должна иметь вид ДД.ММ.ГГГГ.

В следующую таблицу вносятся данные бухгалтерского учета - корреспондирующие счета по дебету и кредиту, коды структурных подразделений и аналитического учета - если они используются на предприятии. Затем записывается сумма РКО цифрами. Поле «Код целевого назначения» должно заполняться только в том случае, если на фирме разработана и используется необходимая система кодирования.

В поле «Выдать» записываются полные Ф.И.О. человека, которому отпускаются денежные средства из кассы. Не допускается сюда вписывать название предприятия.

В поле «Основание» указываются причины, по которой производится выдача денег. К примеру «Зарплата», «Сдача в банк», «Суточные» и т. д.

В поле «Сумма» записывается сумма документа прописью.

В поле «Приложение » указываются наименования документов, на основании которых производится данная операция - заявление работника, платежная ведомость, квитанция и т. д.

Затем документ подписывается руководителем компании и главным бухгалтером, которые ставят свою личную подпись.

Важно! Ниже получатель денежных средств должен написать вручную получаемую сумму прописью и без сокращений, поставить дату получения и личную подпись. Затем указываются полные реквизиты документа, удостоверяющего личность - паспорта, загранпаспорта, военного билета и т. д.

Кассовый ордер подписывает работник кассы. Далее все расходные и приходные денежные операции заносятся в .

Нюансы

Если денежные средства выдаются юридическому лицу, то в поле «Выдать» указываются личные данные работника - представителя. В поле «Приложение» нужно записать реквизиты доверенности на получение денег, которая прикладывается к расходному ордеру.

При сдаче наличных средств в банк в поле «Выдать» нельзя писать «Сдача выручки», поскольку это противоречит порядку ведения кассовых операций. Там нужно указывать Ф.И.О. работника, который выполняет данное действие, он же расписывается в документе в получении денег.

Действующие положения нормативных актов определяют обязанность субъектов хозяйствования вести, в соответствии с утвержденным порядком, учет кассовых операций. Согласно данной инструкции, при приеме и выдаче наличности должны выписываться соответствующие документы. Остановимся подробнее на таком документе по оформлению выдачи денег, как расходный кассовый ордер (РКО).

Требования оформления расходных операций по выплате наличных денег из кассы устанавливают обязанность организации выписывать РКО. Этот момент закреплен в соответствующей инструкции, выпущенной ЦБ РФ.

Упрощенный порядок ведения и оформления операций по кассе доступен только для физлиц, вставших на учет в качестве ИП.

Можно выделить следующие операции по выплате денежных средств, которые должны сопровождаться выпиской расходника:

1. Выплата денег из кассы хозяйствующего субъекта в подотчет лицам, которые имеют право получать данные средства в соответствии с распоряжением руководителя.
2. Когда происходит инкассация наличности, находящейся в кассе, для внесения ее на счет организации.
3. Когда осуществляется выплата сотрудникам зарплаты или аванса, в том числе по договорам на оказание услуг и выполнении работ, заключенным с физлицами.
4. В иных случаях, определенных на уровне законодательства.

Порядок применения

Выплата денег из кассы должны сопровождаться выпиской специального бланка - расходника, для которого предусмотрена стандартизированная форма Росстата. Компания может применять ее, или же использовать разработанный на его основе документ.

Подготовка данного бланка входит в обязанность таких специалистов как бухгалтер, кассир или иного должностного лица, в обязанности которого входит данная функция. Выписку расходника может осуществлять главный бухгалтер или же руководитель компании.

Внимание: данная функция может быть передана внешнему специалисту, который осуществляет ее на основании заключенного договора. Однако, его полномочия ограничиваются.

Этот человек может выписать рко, но проставлять свои подписи он не имеет права. Поэтому визировать документы, при привлечении внешнего специалиста должен руководитель.

Издать приказ о назначении подотчетного лица

Основанием для осуществления расходования наличных средств из кассы является распоряжения руководителя, которое должно быть издано в письменной форме.

В приказе отражается подотчетное лицо, сумма денег, выдаваемая ему из кассы, цель осуществления данного расхода, а также срок в течении которого он должен представить авансовый отчет о произведенных затратах.

Приказ формируется на основании поступившего от работника заявления или записки, в которой указывается необходимость осуществления выплаты. Однако, заявление с 19 июля 2017 года больше не является обязательным документом при оформлении выплаты денежных средств.

Важно: составления приказа на выплату денег не нужно только в случае осуществления выдачи зарплаты сотрудникам.

Оформить приходный ордер по форме КО-2

Первоначально расходник составляется в бухгалтерии. Потом он передается в кассу, где кассир проверяет правильность оформления поступившего документа на расход, в том числе наличии разрешительных подписей руководства компании.

Если при заполнении допущена ошибка, документ должен быть перевыпущен, так как в кассовых бланках исправления не допускаются.

После этого кассиру необходимо вписать номер и дату бланка в журнал регистрации кассовых документов.

Перед тем, как выдать денежные средства на руки, кассир должен произвести проверку личности получателя. Для проведения данной процедуры нужно сверить сведения, проставленные в бланке, с предъявленным документом, удостоверяющим личность. Реквизиты этого документа кассир должен внести в бланк расходного ордера.

Далее сумма денежных средств, которая была проставлена в расходнике, передается вместе с документом получателю. Последний производит подсчет переданных средств, после чего от руки вписывает полученную сумму и ставит личную подпись.

Внимание: в качестве получателя средств может выступать доверенный представитель. В этом случае ему необходимо предъявить кассиру доверенность на выполнение данной операции. Этот документ после совершения выдачи прикрепляется к ордеру.

После того, как смена закончена, кассир оформляет и передает в бухгалтерию отчет. К этому документу должны быть приложены все оформленные за день кассовые документы, включая расходные ордера.

Расходный кассовый ордер бланк 2018 скачать бесплатно

Файлы для скачивания:

По форме КО-2.

Образец заполнения расходного кассового ордера в 2018 году по форме КО-2

Ниже на примере рассмотрим образец заполнения РКО.

Оформление документа начинается с проставления полного названия компании, а рядом в таблице - присвоенного ей .

Расходный ордер может быть оформлен в каком-либо отдельном подразделении. Тогда, его название заносится в отдельную графу «Структурное подразделение» в бланке. Иначе в данной графе необходимо проставить прочерк.

Рядом с наименованием бланка находится поле, в которое необходимо записать номер документа, а затем дату его составления. Дату нужно внести в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Аналитический счет заносится в расходный ордер только в том случае, когда данные счета используются на предприятии. Иначе, заполнять его не нужно.

Завершающее поле в данной таблице – «Код целевого финансирования». Его необходимо заполнять только в том случае, когда данные коды разработаны и используются в компании.

В поле «Выдать» необходимо записать полные Ф.И.О. человека, которому выдаются денежные средства. Наименование компании-получателя сюда не записывается.

В поле «Основание» записывается причина, почему необходимо произвести выдачу средств из кассы. Например, здесь можно указать «Оплата материалов», «Оплата услуг», «В подотчет», «Выдача зарплаты» и т. д.

В поле «Сумма» необходимо продублировать сумму прописью, которая выдается из кассы.

В поле «Приложение» указываются данные о документе, на основании какого выполняется выдача. Например, здесь могут быть указаны реквизиты заявления работника, платежной ведомости, отгрузочных документов и т. д.

Важно: на заполненном документе должны поставить свои подписи руководитель и главный бухгалтер субъекта бизнеса. Данным действием они подтверждают, что документ составлен верно, а также дают разрешение на выполнение операции.

Ниже получатель средств без сокращений от руки вписывает сумму прописью. После этого ему необходимо проставить подпись.

Затем кассир вносит в бланк данные документа, который был предъявлен для определения личности. Обычно в качестве такого документа используется паспорт.

После указания всех этих данных заполненный расходник подписывает кассир.

Нюансы

По расходному ордеру может производиться выдача денежных средств юридическому лицу, к примеру, в качестве оплаты за услуги либо материалы. Однако в этом случае нельзя указывать название фирмы как получателя.

Для правильного оформления документа необходимо в графе «Выдать» указать Ф.И.О. работника, который получает оплату от лица организации.

Если же наименование фирмы необходимо обязательно указать, то лучше всего сделать надпись следующего рода: «ООО Компания через Иванова И. А.». В графе «Приложение» нужно отметить реквизиты доверенности на получение средств.

Расходный ордер может выписываться для сдачи денежных средств в банк. Во время этой операции нельзя в графе «Выдать» указывать слова «Выручка», «В банк» либо аналогичные фразы.

При сдаче наличности нужно в РКО записать Ф.И.О. работника, который выполняет данную операцию, а в качестве основания проставить данные об объявлении на внесение наличных.

Внимание: когда зарплата выдается по ведомости, то на нее может быт составлен единый расходный ордер. В графе «Выдать» в этом случае записывается «Работникам организации». А основанием в этом случае будут являться реквизиты платежной ведомости, по которой происходит выплата. При этом графы «По» «Получил» и «Подпись» заполнять не нужно - их требуется оставить пустыми.

Организация работающая с наличными денежными средствами обязана документировать данные операции, как при приеме денег, так и при выдаче. Основанием для выдачи денег является расходный кассовый ордер, оформляемый по унифицированному бланку формы № КО-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России. Документ составляется в одном экземпляре бухгалтером-кассиром или ответственным на это действие лицом. Рассмотрим образец заполнения расходного кассового ордера.

Заполнение ордера начинается с указания наименования организации выдающей денежные средства и его структурного подразделения, если такое имеется. Код по ОКУД берется из справки статистики. Номер документа ставится в соответствии с очередным порядковым номером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, установленная форма документа КО-3. С начала каждого года нумерация документов в журнале начинается с нуля и производится по порядку.

«Расходник» составляется тем же днем, когда была произведена выдача наличных денежных средств с указанием соответствующей даты. Указывается арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ, например, если деньги выданы 7 сентября 2015 года, записывается как 07.09.2015.

Заполнение строки Дебет и Кредит

Данная строка заполняется бухгалтером, ответственным за ведение первичных кассовых документов. При наличии отдельного структурного подразделения указывается его код, если денежные средства списывается с их кассы (например, в случае конкретной торговой точки или магазина). Если такого подразделения нет ставится прочерк.

В графе Дебет ставится номер корреспондирующего счета, а при необходимости указывается субсчет. По дебету отражается основание выдачи денег из кассы организации. При наличии кодов аналитического учета в организации указывается его код, если нет – ставится прочерк. Например, в случае выдачи разницы, возникшей в результате перерасхода денег подотчетным лицом согласно , ставится Д71 счета, а в случае оплаты поставщику Д60.

В графе «Кредит» отражается номер корреспондирующего счета указывается факт выдачи денежных средств из кассы, по кредиту которого они выдаются, например, указывается К50 счета (касса), а при необходимости указывается субсчет.

В графе “Сумма” записывается точная сумма цифрами, которую выдают из кассы, например, 2500-00 означает выдачу 2500 рублей 00 копеек. При наличии системы кодирования указывается код назначения хозяйственной операции, в соответствии с которой выдавались деньги.

В графе «Выдать» указывается в дательном ФИО лица, которому выдаются из кассы денежные средства. Строка «Основание» содержит финансовую операцию, к примеру, «на хозяйственный нужды». Графа сумма заполняется также, как и в приходном кассовом ордере – начинается запись с заглавной буквы и пишется сумма рублей прописью, а копейки цифрами по окончании записи до конца поля ставится прочерк. Например, выдали «Сорок пять тысяч рублей 00 копеек».

В графе «Приложение» необходимо перечислить первичные или иные документы, которые служат основанием для выдачи денег из кассы предприятия. При выдачи денег сотруднику сторонней организации он должен предоставить доверенность на право совершения им подобных операций, ее как приложение прикрепляют к расходнику.

Оформленный РКО проходит регистрацию в журнале кассовых документов КО-3.Подписывается главным бухгалтером или уполномоченным на это действие лицом и руководителем организации. Если на подтверждающих проведение данной операции присутствует разрешающая резолюция руководителя, то на расходном ордере его подпись не обязательна. После бланк передается кассиру для проверки правки правильность составления документа.

Графа «Получил» заполняется лицом, получающим деньги из кассы организации. В этой строке необходимо указать точную получаемую сумму, по такому же принципу, как заполняли выше строчку «Сумма». В конце документа гражданин расписывается в получении средств и ставит текущую дату.

При выдаче денежных средств отдельному лицу, кассиру необходимо сверить его личность с документов удостоверяющим личность гражданина (паспорт или иной официальный документ на котором присутствует фотография и подпись владельца). В графе «По» указывается серия, номер, место и дата выдачи, и кем был выдан предъявляемый удостоверяющий документ.

Документ удостоверяющий личность указывается в любом случае, как для работника своей организации, так и для сторонней, в данном случае исключений нет.

После выдачи денег по РКО кассир указывает в бланке свое ФИО и ставит подпись, подтверждая выдачу средств. На приложенных к РКО документах кассир ставит штамп (или надпись «Оплачено») с указанием на них даты совершения операции.

Наше общество невозможно представить без операций, тем или иным образом связанных с деньгами. Ежедневно бесчисленное множество организаций производит обмен денежными средствами с частными лицами. И естественно для легитимности данного процесса созданы специальные документы. Одним из таких документов является РКО.

• .Excel

Расходный кассовый ордер – это документ, при предъявлении которого производится получение денежных средств с кассы. Данный документ имеет унифицированную форму КО-2, подтверждённую постановлением Госкомстата России от 18.08.98 №88.

Согласно статьям 14 – 21 «Порядка ведения кассовых операций в РФ», утвержденным решением Совета директоров Центрального банка России 22 сентября 1993 г. №40, существуют определённый регламент заполнения формы КО-2 и выдачи наличных средств кассами организаций.

В каких случаях используется форма КО-2

Согласно Положению Банка России №373-П использование формы КО-2 допустимо в следующих случаях:

• В случае необходимости перечисления денежной выручки организации на расчетный счет банка.
• Когда наличные средства необходимо использовать сотруднику для осуществления им предпринимательской деятельности в целях данной организации. В этом случае в документе нужно указать сумму средств к выдаче и период, на который она выдается.
• При выдаче денежных средств сотруднику на личные расходы.
• Когда наличные средства необходимы для нужд предприятия (например, ремонт оборудования), тогда в документе указывается конкретная цель для их выдачи, которая не противоречит Указанию ЦБ РФ № 1843-У.
• Когда частный предприниматель снимет деньги для нужд собственного частного предприятия, при этом в его предприятии отсутствуют другие работники кроме него.

Заполнение расходного кассового ордера

Заполнять документ имеет право только бухгалтерский работник (или ответственное за это лицо). Выдается документ в единственном экземпляре.

В случае наличия ошибок в оформлении документ считается недействительным.

Заполнение заголовка

В заголовке документа необходимо указать название организации и, если имеется, название структурного подразделения. В противном случае ставится прочерк.

Заполнение граф

Код формы по ОКУД (общероссийской классификации управленческой документации) – 0320002. Код предприятия (организации) по ОКПО (общей классификации предприятий и организаций) можно узнать в Росстате (раннее Госкомстат).

Номер документа должен соответствовать номеру в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Журнал имеет форму КО-3.

Дата составления расходного кассового ордера должна соответствовать дате выдачи наличных средств с кассы. В соответствующей графе указывается дата арабскими цифрами в следующем формате: ДД.ММ.ГГГГ.

Графа «Дебет, код структурного подразделения» должна заполняться, если операция по выдаче денег производится в структурном подразделении организации (структурным подразделением называется отдел, работающий в индивидуальном направлении и не пересекающийся с основной деятельностью организации кроме отдела кадров, бухгалтерии и общей администрации. Пример такого подразделения: отдел магазина). В противном случае ставится прочерк.

В графе «Дебет, корреспондирующий счет, субсчет» должны указываться номер счета и при необходимости номер субсчета, по дебету которого отражается снятие денежных средств из кассы организации. Иными словами, здесь должен быть указан номер счета, на который должны поступить средства.

В графе «Дебет, код аналитического учета» указывается соответствующий код учета по счету, указанному в графе «Дебет, корреспондирующий счет, субсчет». Данная графа заполняется в случае, если в организации предусмотрено использование таких кодов. В противном случае графа перечеркивается.

Графа «Кредит» должна содержать номер счета, по кредиту которого снимаются денежные средства с кассы. То есть номер счета, с которого перечисляются деньги.

В графе «Сумма, руб. коп.» указывается арабскими цифрами в российских рублях денежная сумма, выдаваемая из кассы организации.

В графе «Код целевого назначения» указывается код назначения использования поступивших средств. Данная графа не заполняется в случае, если организация не использует соответствующую систему кодирования.

Заполнение строк

Заполнение строк в форме КО-2 выполняется следующим образом:

• В строке «Выдать __» записывается полностью ФИО лица, которому производится выдача денежных средств, в дательном падеже.
• В строке «Основание __» бухгалтер должен указать содержание финансовой операции, то есть цель, причину или на основании какого повода происходит передача средств данному лицу. В зависимости от целей, описанных в пункте «В каких случаях используется форма КО-2», в строке прописывается следующее: «Наличная выручка для перечисления на расчетный счет банка», «Для оплаты услуг» и др.
• В строке «Сумма __» указывается сумма денежных средств, снимающихся с кассы. Причем рубли указываются прописью с начала строчки и с заглавной буквы, а копейки – цифрами. Оставшееся место после записи перечёркивается. Следует также отметить, что, если в графе «Сумма, руб. коп.» выдаваемая сумма указана с копейками независимо от числового значения (например, 500-00), то в строке также должны быть указаны копейки («Пятьсот рублей 00 копеек»). Если же не указано значение в копейках (500-), то его не указывают и в строке («Пятьсот рублей»).
• В строке «Приложение __» указываются прилагаемые документы, на основании которых происходит выдача средств с кассы.

Если средства выдаются лицу сторонней компании, то среди документов у него должна быть доверенность от своей организации на получение денежных средств.

Видео: как заполнять расходный кассовый ордер

Требования к проведению операции

Оформленный бухгалтером расходный кассовый ордер должен быть обязательно зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Далее он подписывается руководителем и главным бухгалтером (или лицом, имеющим соответствующие полномочия). Стоит отметить, что подпись руководителя не обязательна, если таковая имеется в других документах, прилагаемых к расходнику.

Правильно заполненный бланк передается кассиру, который обязан проверить правильность составления документа и требовать удостоверения личности. Денежные средства кассир обязан выдавать только лицу, данные которого указаны в бланке. Если при оформлении бланка была допущена ошибка, то кассир обязан вернуть бланк в бухгалтерию.

Далее в строке «Получил __» лицо, которому выдаются деньги из кассы, должно указать полученную сумму, уже собственноручно заполняя по тем же правилам, по которым заполняется строка «Сумма __», расписаться и поставить дату в соответствующих строках.

Средства могут выдаваться как в российской, так и в зарубежной валюте

После реализации операции по выдаче денег по РКО кассир обязан зафиксировать паспортные данные получателя в строке «По __». Затем, расписаться, дать расшифровку подписи и проставить дату проведения операции в соответствующих строках. В приложенных к расходнику документах он должен поставить печать «Оплачено» или проштамповать их с указанием даты проведения операции

Важно помнить, что бланк ордера остается в кассе после выдачи денег!

Ведение РКО в электронном виде

Ведение РКО допустимо и в электронном виде. Важно, чтобы оформление соответствовало унифицированной форме КО-2.

Вести форму КО-2 можно в специальных программах, например, «БухСофт онлайн», «1С: Бухгалтерия» и др. При этом последовательность и правила заполнения документа сохраняются.

Оформленный документ в форме КО-2 должен быть распечатан на принтере перед выдачей наличных средств. После распечатки его подписывают уполномоченные лица, и дальнейшая процедура не отличается от описанной выше.

Таким образом, снятие денежных средств с помощью расходного кассового ордера в форме КО-2 является вполне законным и не должно вызвать затруднений при использовании.