Аренда нежилого помещения у физического лица юридическим. Аренда помещения у физического лица для налогоообложения
Практически любой компании для работы необходимо помещение. Естественно, не каждая фирма может приобрести офис или производственную площадь в собственность. В этом случае на помощь приходит договор аренды. Причем помещение можно арендовать как у другой фирмы, так и у обычного человека. Но при оформлении такого контракта с физическим лицом у компании довольно часто возникают сложности. Рассмотрим основные из них.Договор аренды: заключение...
Для начала отметим основные требования, которые предъявляет законодательство к договору аренды нежилого помещения.
Во-первых, он обязательно должен быть составлен в письменном виде (п. 1 ст. 651 ГК РФ). Во-вторых, если такой договор заключается на срок не менее года, то он подлежит госрегистрации. Причем это правило распространяется и на случаи, когда одной из сторон сделки выступает физическое лицо. Как избежать регистрации договора аренды? Необходимо всего лишь заключить контракт на срок менее года. А затем можно продлить его на такой же срок (до года). В этом случае госрегистрация не потребуется, ведь после окончания первоначального срока аренды отношения сторон будут регулироваться уже новым договором. Если же срок в контракте не оговорен, он считается заключенным на неопределенное время. Такие договоры также не подлежат госрегистрации. Об этом сказано в пунктах 10 и 11 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 16.02.2001 № 59.
В-третьих, у договора аренды есть существенные условия. Это указание в нем фактического адреса помещения, его площади, размера арендной платы. Без таких данных контракт считается незаключенным (п. 3 ст. 607, п. 1 ст. 654 ГК РФ).
При заключении договора аренды нелишне проверить права арендодателя на помещение, которое будет сдаваться. Для этого можно запросить у физлица свидетельство о праве собственности. На основании свидетельства фирма может заказать справку на получение информации из Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним. Из реестра можно узнать, не было ли продано или заложено сдаваемое имущество.
...и налоговые последствия
Итак, договор аренды заключен. Рассмотрим, какие “налоговые” особенности должна учесть фирма, заключившая контракт с физлицом. Особого внимания здесь требуют два вопроса:
- кто и в каком случае будет платить налог на доходы;
- можно ли включить в налоговые расходы сумму арендной платы.
Расходы на аренду, согласно подпункту 10 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса, можно отнести к прочим затратам фирмы, связанным с производством и реализацией. Разумеется, если соблюдаются два условия: они экономически обоснованны и документально подтверждены.
Таким образом, при аренде помещения у физлица, которое не зарегистрировано как предприниматель, данные затраты можно включить в налоговую себестоимость, если:
- оформлен договор аренды;
- составлен акт сдачи-приемки оказанных услуг по аренде;
- есть документы, подтверждающие оплату расходов на аренду. Причем такой документ должен содержать все реквизиты первичного документа.
Обратите внимание: если фирма разместит в квартире свой офис, то расходы на аренду нельзя включить в налоговую себестоимость. Дело в том, что размещение организаций в жилом помещении не допускается. Оформлены документы, подтверждающие аренду, или нет, неважно. Списать затраты в уменьшение облагаемой прибыли можно лишь после перерегистрации данного помещения как нежилого (письмо Минфина России от 27.10.2005 № 03-03-04/1/310).Эксперт “НА” Е.Н. Тарасова
У предпринимателей часто возникает необходимость взять помещение в аренду для осуществления своей деятельности. Если помещение арендуется у физического лица, то это часто приводит бухгалтеров в замешательство. Можно ли включать плату за аренду помещения у физического лица, не являющегося предпринимателем, в расходы?
Рассмотрим этот вопрос с точки зрения закона. Какие особенности при заключении договора?
Договор аренды с физическим лицом-собственником ничем не отличается от договора аренды с юридическим лицом. Обязательными реквизитами в договоре должны быть:
Адрес места расположения арендуемого помещения, точный адрес расположения вашей организации в здании (этаж, место в комнате), площадь арендуемого помещения.
Суммы арендой платы, порядок и сроки ее внесения. При заключении договора с «физиком», НДС в договоре прописывать не нужно, поскольку физическое лицо не является его плательщиком, соответственно, выставить аренду с НДС не имеет права.
Если вышеперечисленные условия не выполнены, сделка по аренде будет считаться недействительной, соответственно, договор аренды - незаключенным (п. 1 ст. 654 ГК РФ).
Если договор аренды помещения с физическим лицом заключается после 1 марта 2013 года, регистрировать его в территориальном органе Росреестра не нужно (ст. 2 п.п1,8 Закона N 302-ФЗ от 30.12.2012). И это не зависит от срока действия договора.
Для договоров, заключенных ранее этой даты, регистрировать их не нужно в следующих случаях: если срок их заключения менее года, или в договоре срок аренды не прописан, т.е. договор бессрочный (ст. 609 п. 2 и ст. 651 п.2 ГК РФ).
Перед подписанием договора аренды помещения с физическим лицом, попросите хозяина помещения показать вам свидетельство о регистрации собственности («зеленку»), еще лучше – выписку из ЕГРП с ближайшей датой. Это даст вам возможность убедиться в том, что арендодатель – действительно собственник имущества, и передаваемое помещение относится к нежилым. Если помещение жилое, налоговики обычно выбрасывают эти суммы из расходов по той причине, что помещение используется не по назначению.
Как может фирма оплачивать аренду помещения физлицу: по безналу или наличными?
Физическое лицо может получить арендную плату из кассы организации по расходному кассовому ордеру при предъявлении паспорта. Причем лимит расчетов (пока 100 000 руб. по одному договору) на отношения между гражданами и организациями не распространяется (Указание ЦБ N 1843-У от 20.06.2007).
Организация может перечислить платежи за аренду со своего расчетного счета на счет арендодателя, если у него открыт какой-нибудь счет в банке (например, сберкнижка или карта оплаты). Этот способ расчетов более удобен для организации, поэтому имеет смысл убедить физлицо открыть расчетный счет. Но при этом обязательно нужно узнать, какова будет комиссия за открытие счета и снятие денег. Во многих банках она может быть значительна.
Можно ли учесть в расходах на аренду помещения у физического лица коммунальные услуги?
Если вы хотите учесть коммунальные услуги в расходах, необходимо их стоимость включить в арендную плату. Эту операцию можно оформить следующим образом:
1. Коммунальные платежи включаются в аренду в виде фиксированной суммы и отдельно не выделяются. Тогда договор аренды может иметь примерно такой вид: «Стоимость коммунальных услуг, потребляемых Арендатором, входит в стоимость арендной платы. Арендная плата составляет _____руб.
В этом случае такая формулировка не очень устраивает арендодателя, поскольку коммунальные услуги постоянно растут, и их стоимость нельзя спрогнозировать заранее, к тому же неизвестно, какой расход воды, электроэнергии будет потреблять арендатор. Изменять же размер арендной платы можно не более одного раза в год (п. 3 ст. 614 ГК РФ).
2. Коммунальные услуги могут учитываться в стоимости арендной платы как переменная величина. В этом случае примерный договор аренды в части начисления арендной платы будет звучать так: «Плата за аренду состоит из фиксированной и переменной части. Фиксированная часть составляет ______________ рублей в месяц. Переменная часть включает в себя стоимость коммунальных услуг, которая потреблялась арендатором за данный период. Сумма коммунальных платежей определяется на основании счетчиков потребления, установленных в помещении, и выставленных счетов коммунальных служб. Коммунальные платежи оплачиваются на основании копий счетов, предъявленных арендодателю за коммунальные услуги.
При втором варианте определения арендной платы разные суммы арендной платы за месяц не будет являться изменением арендной платы.
При таком подходе (и первом, и втором варианте учета арендной платы) арендные платежи могут быть включены в расходы арендатора, поскольку и фиксированная, и переменная сумма арендной платы будут являться оплатой услуг арендодателя по сдаче в аренду помещения (п. 1 п.п. 10 ст. 264, п. 1 ст. п.п. 4 ст. 346.16 НК РФ).
Нужно ли начислять НДФЛ при оплате аренды физическому лицу?
Поскольку юридическое лицо платит арендную плату физическому, то для физического лица эта выплата является доходом, а юридическое лицо в этом случае считается налоговым агентом. Поэтому с арендных платежей физическому лицу взимается НДФЛ 13%, причем начислять, удерживать и выплачивать налог обязана организация (ст. 226 пп. 1, 2 и ст. 230 НК РФ). Она предоставляет в налоговую справку .
Организация не может переложить обязанность уплаты по НДФЛ на самого гражданина (п. 5 ст. 3 НК РФ). Конечно, вы можете заключить дополнительное соглашение с арендодателем об исполнении права на начисление и уплату НДФЛ на него самого, но этот пункт договора (дополнительное соглашение) будет считаться ничтожным (Письмо Минфина N 03-04-05/3-314от 29.04.2011).
Физическое лицо не сможет воспользоваться и профессиональным налоговым вычетом по доходам от аренды (ст. 221 НК РФ).
Организация арендует помещение у своего директора. Какую арендную плату установить? Можно ли учесть минимальную арендную плату?
По закону здесь никаких препятствий нет. Можно установить какой-то минимум аренды. Хотя и организация, и арендодатель в этом случае считаются взаимозависимыми лицами. Но здесь ничего страшного нет. Поскольку стоимость сделки минимальна, вряд ли она попадет под контроль. Даже если это произойдет, инспекторы не имеют права доначислить налоги:
Налог на прибыль организации, поскольку расходы здесь не завышены.
- НДФЛ на директора по причине того, что он не встал на учет как ИП, и никакой материальной выгоды здесь нет.
Если физическое лицо решит изменить свой статус и , НДФЛ с его доходов вы начислять больше не обязаны. Об этом он должен уведомить вас самостоятельно. Самый выгодный режим для физического лица при сдаче в аренду помещений –
Бесплатная книга
Скорее в отпуск!
Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку "Получить книгу".
В отдельных случаях возникает необходимость показать в отчетности по подоходному налогу данные по выплатам тем или иным людям. Одна из самых распространенных ситуаций – аренда у физ. лица. 6-НДФЛ – обязательный документ. Об этом пойдет речь в нашей статье.
Договор с частным лицом
В том случае, если компании или ИП арендуют собственность у физических лиц (к примеру, помещение или автомобиль), заключая с ними договор аренды и выплачивая прописанную в нем сумму в качестве компенсации, такие лица в отношении данных выплат закон признает налоговыми агентами по подоходному налогу. Поэтому при аренде у физ. лица 6-НДФЛ становится неизбежным отчетом, в котором нужно показать данную операцию.
Согласно пунктам 1 и 2 ст. 226, а также пункту 1 ст. 228 НК РФ, в таких случаях с платежей по аренде должен быть взят и отчислен в казну НДФЛ.
Когда получена плата за аренду
По закону НДФЛ налоговый агент должен посчитать в тот день, когда человек получил выплату по договору аренды. Пункт 1 статьи 223 НК РФ уточняет, что таким днем является тот, когда физлицо:
- лично получило деньги из кассы организации;
- средства были зачислены на счет получателя.
Таким образом, по строке 100 («Дата фактического получения дохода») в 6-НДФЛ аренду у физ. лица нужно показать в день, когда произведена выплата.
Нюансы 6 НДФЛ: аренда автомобиля
Когда должен быть удержан подоходный налог в таком случае? Если компания или ИП заключает с человеком договор аренды принадлежащего ему автомобиля (в случаях с недвижимостью и другой собственностью это также справедливо), взять НДФЛ нужно в момент выплаты денежной компенсации, положенной физлицу по договору.
Получается, что дата получения арендной платы и дата удержания налога при этом будут совпадать.
Дата перечисления
Следующая запись о подоходном налоге в 6-НДФЛ при аренде у физ. лица – отчисление в казну. Закон говорит, что перечисление в этом случае должно происходить не позднее следующего за датой выплаты рабочего дня. Отражают эту дату в форме 6-НДФЛ по строке 120.
ПРИМЕР
Средства за аренду физлицо получило от компании 14 октября 2016 года. Эту же дату нужно указать в строке 100 заполняемой формы 6-НДФЛ. Так как следующий рабочий день только 17 октября, перечислить удержанный налог следует именно в этот день и не позднее. А суббота и воскресенье исключаются.
При этом правила осуществления расчетов в Российской Федерации устанавливаются Банком России (п. 4 ст. 4 Федерального закона от 10.07.2002 № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)»). Согласно п. 1 Указания Центрального банка Российской Федерации (Банка России) от 20.06.2007 № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» (далее – Указание № 1843-У) расчеты наличными деньгами в РФ между юридическими лицами, юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем, а также между индивидуальными предпринимателями, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 000 руб.
Компания вносит арендную плату наличными: риски и ограничения
Тогда договор аренды может иметь примерно такой вид: «Стоимость коммунальных услуг, потребляемых Арендатором, входит в стоимость арендной платы. Арендная плата составляет руб. В этом случае такая формулировка не очень устраивает арендодателя, поскольку коммунальные услуги постоянно растут, и их стоимость нельзя спрогнозировать заранее, к тому же неизвестно, какой расход воды, электроэнергии будет потреблять арендатор. Изменять же размер арендной платы можно не более одного раза в год (п.
3 ст. 614 ГК РФ). 2. Коммунальные услуги могут учитываться в стоимости арендной платы как переменная величина. В этом случае примерный договор аренды в части начисления арендной платы будет звучать так: «Плата за аренду состоит из фиксированной и переменной части. Фиксированная часть составляет рублей в месяц.
Оплата аренды наличными
Письмо Минфина России от 27.08.2015 №03-04-05/49369).На арендодателя-физлицо нужно завести отдельный налоговый регистр по НДФЛ и по итогам года в общем порядке подать в ИФНС справку 2-НДФЛ. В ней нужно отразить доход в виде арендной платы, сумму исчисленного, удержанного и перечисленного в бюджет НДФЛ.Код дохода в 2-НДФЛ при аренде у физлица – 1400.Кроме того, начиная с 2016 года, информация по физлицу-арендодателю включается в ежеквартальный отчет 6-НДФЛ.Если НДФЛ с дохода физлица удержан налоговым агентом полностью, то физлицу уже не нужно декларировать по итогам года полученный доход в виде арендной платы.Если налоговый агент не удержит и/или не перечислит НДФЛ с дохода налогоплательщика, либо не полностью удержит и/или не полностью перечислит налог, то с налогового агента может быть взыскан штраф в размере 20% от суммы, которая необходимо было перечислить в бюджет (ст. 123 НК РФ).
Безналичные способы приема арендной платы, документы
Организация может перечислить платежи за аренду со своего расчетного счета на счет арендодателя, если у него открыт какой-нибудь счет в банке (например, сберкнижка или карта оплаты). Этот способ расчетов более удобен для организации, поэтому имеет смысл убедить физлицо открыть расчетный счет. Но при этом обязательно нужно узнать, какова будет комиссия за открытие счета и снятие денег.
Во многих банках она может быть значительна. Можно ли учесть в расходах на аренду помещения у физического лица коммунальные услуги? Если вы хотите учесть коммунальные услуги в расходах, необходимо их стоимость включить в арендную плату. Эту операцию можно оформить следующим образом: 1. Коммунальные платежи включаются в аренду в виде фиксированной суммы и отдельно не выделяются.
Как ип может заплатить за аренду
Внимание
Поэтому датой признания расходов по аренде помещения является последний день истекшего месяца аренды. Плата за аренду цеха учитывается на счете учета затрат на производство — счете 20 «Основное производство». В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению, утвержденными приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, для учета расчетов с арендодателем, не являющимся сотрудником организации, следует использовать счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
В соответствии с п. 1 ст. 207 НК РФ физические лица, являющиеся налоговыми резидентами РФ, признаются плательщиками НДФЛ. Сумма арендной платы, полученная физическим лицом от сдачи в аренду имущества находящегося в РФ, относится к доходам, полученным от источников в РФ (пп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ).
Оплата аренды физическому лицу
Соответственно, в том месяце, в котором общая сумма ежемесячных арендных платежей с начала срока действия договора аренды превысит 100 000 рублей, будет допущено нарушение установленного законодательством ограничения по расчетам наличными деньгами между юридическими лицами и (или) индивидуальными предпринимателями. Это вывод можно подтвердить и судебной практикой (смотрите постановления Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 18.03.2013 № 18АП-1962/13 и от 28.08.2012 № 18АП-7763/12, Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.11.2012 № 11АП-12794/12, Седьмого арбитражного апелляционного суда от 01.10.2012 № 07АП-7354/12). Осуществление расчетов наличными деньгами сверх установленных размеров является нарушением порядка работы с денежной наличностью, ответственность за которое установлена ч.
Об оплате аренды помещения наличными денежными средствами
Физическое лицо не сможет воспользоваться и профессиональным налоговым вычетом по доходам от аренды (ст. 221 НК РФ). Организация арендует помещение у своего директора. Какую арендную плату установить? Можно ли учесть минимальную арендную плату? По закону здесь никаких препятствий нет. Можно установить какой-то минимум аренды. Хотя и организация, и арендодатель в этом случае считаются взаимозависимыми лицами.
Но здесь ничего страшного нет. Поскольку стоимость сделки минимальна, вряд ли она попадет под контроль. Даже если это произойдет, инспекторы не имеют права доначислить налоги: — Налог на прибыль организации, поскольку расходы здесь не завышены.- НДФЛ на директора по причине того, что он не встал на учет как ИП, и никакой материальной выгоды здесь нет. Если физическое лицо решит изменить свой статус и зарегистрируется как ИП, НДФЛ с его доходов вы начислять больше не обязаны.
Prednalog.ru
Важно
Федерального закона от 10.07.2002 № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)»). В соответствии с п. 4 Указания Банка России от 07.10.2013 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» (далее - Указание № 3073-У) наличные расчеты индивидуальных предпринимателей и юридических лиц (участников наличных расчетов) между собой, а также между ними и физическими лицами по договорам аренды недвижимого имущества осуществляются за счет наличных денег, поступивших в кассу участника наличных расчетов с его банковского счета. Следовательно, предприниматель не вправе оплачивать аренду помещения наличными деньгами из поступившей выручки.
Наличные для оплаты аренды он должен снять со своего банковского счета. Отметим, что за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций предусмотрена административная ответственность (ст. 15.1 КоАП РФ).
Как правильно отразить в бухгалтерском учете операции по этой сделке?
По договору аренды (имущественного найма) арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование (ст. 606 ГК РФ). При этом арендодателями могут выступать как физические, так и юридические лица (п. 2 ст. 1 ГК РФ). Арендатор обязан своевременно вносить плату за пользование имуществом (арендную плату).
Инфо
Порядок, условия и сроки внесения арендной платы определяются договором аренды (п. 1 ст. 614 ГК РФ). В соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99 (далее — ПБУ 10/99), утвержденным приказом Минфина РФ от 6 мая 1999 г. N 33н, расходы арендатора по аренде помещения являются расходами по обычным видам деятельности (п.
5, 7 ПБУ 10/99). Такие расходы признаются в том отчетном периоде, в котором имели место (п. 18 ПБУ 10/99).
НДФЛ, отразить его в 6-ндфл и 2 ндфл. Это ведь не заработная плата, почему должны отражать в 6 НДФЛ? Какие риски ложатся в данном случае на предприятие? Вы являетесь агентом по выплате дохода, обязаны удерживать и перечислять НДФЛ. У Вас очень серьезный риск подвергнуться санкциям за неполное перечисление НДФЛ в бюджет. Слабым прикрытием является даже тот факт если в договоре с физ лицом по аренде у вас будет указано, что НДФЛ оплачивает сам арендодатель. Т.к. по законодательству агент обязан удержать и перечислить не позднее следующего дня после выплаты (перечисления) дохода физ. лицу. (см. НК, глава Об НДФЛ) Если организация арендует у физлица (не являющегося ИП) помещение, то она является налоговым агентом по НДФЛ в отношении этого физлица-арендодателя.
Оплата за аренду помещения физическому лицу наличными
Переменная часть включает в себя стоимость коммунальных услуг, которая потреблялась арендатором за данный период. Сумма коммунальных платежей определяется на основании счетчиков потребления, установленных в помещении, и выставленных счетов коммунальных служб. Коммунальные платежи оплачиваются на основании копий счетов, предъявленных арендодателю за коммунальные услуги.
При втором варианте определения арендной платы разные суммы арендной платы за месяц не будет являться изменением арендной платы. При таком подходе (и первом, и втором варианте учета арендной платы) арендные платежи могут быть включены в расходы арендатора, поскольку и фиксированная, и переменная сумма арендной платы будут являться оплатой услуг арендодателя по сдаче в аренду помещения (п. 1 п.п. 10 ст. 264, п. 1 ст. п.п. 4 ст. 346.16 НК РФ).
1. Как оформить договор аренды имущества с работником или другим физлицом.
2. Что выгоднее: компенсация за использование личного автомобиля сотрудника или оплата по договору аренды.
3. Налогообложение и бухгалтерский учет арендных платежей в пользу физического лица.
Сложно представить себе организацию или предпринимателя, которые обходятся в своей деятельности без использования хотя бы минимального количества имущественных ресурсов. К «стандартному» имуществу, без которого ведение бизнеса в настоящее время практически невозможно, относится, например, офисная техника, компьютеры, телефоны. Однако в большинстве случаев для ведения хозяйственной деятельности требуется еще офис, автомобиль, оборудование и т.д. Список используемого имущества может быть самым разнообразным в зависимости от масштабов и специфики бизнеса. При этом далеко не все организации могут позволить себе приобретать все необходимое в собственность, а многие просто не видят в этом смысла (лишние затраты на содержание, налог на имущество и т.д.). Гораздо удобнее воспользоваться чужим имуществом, например, взять в аренду. Если арендодатель – юридическое лицо или ИП, то сложностей с оформлением договора и учетом арендных расходов, как правило, не возникает. А вот если арендодателем выступает ваш сотрудник или другое физическое лицо , нужно быть готовым к определенным нюансам в оформлении сделки, налогообложении и учетном отражении, о которых пойдет речь в этой статье.
Документальное оформление аренды имущества физического лица
Если Вы арендуете имущество у физического лица, то порядок документального оформления такой сделки, а также налогообложения по ней не зависит от того, является это физлицо сотрудником или нет . Аренда имущества физлица оформляется договором, согласно которому арендодатель (физлицо) обязуется предоставить арендатору (организации или ИП) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование (ст. 606 ГК РФ). При составлении договора аренды необходимо учитывать следующие особенности:
- Форма договора аренды – письменная, поскольку одной из сторон является юридическое лицо (ИП) (ст. 609 ГК РФ).
- Срок аренды – устанавливается договором по соглашению сторон. Если срок аренды не указан, договор считается заключенным на неопределенный срок (ст. 610 ГК РФ).
! Обратите внимание: Если договор аренды здания или сооружения заключается на срок более одного года, он подлежит обязательной государственной регистрации. Поэтому, чтобы избежать данной процедуры, в договоре необходимо четко прописать срок аренды, не превышающий года.
- Объект аренды – в обязательном порядке должен быть установлен в договоре.
Кроме того, в договоре необходимо прописать все основные характеристики, позволяющие однозначно идентифицировать имущество, подлежащее передаче в качестве объекта аренды. В противном случае договор аренды признается недействительным (ст. 607 ГК РФ). Например, если объектом аренды является автомобиль, необходимо указать все его основные характеристики: марку, модель, год выпуска, регистрационный номер, номер ПТС и т.д. Если передаче подлежит помещение – его адрес, площадь, состав, приложить схему.
! Обратите внимание: при составлении договора аренды у арендодателя необходимо запросить документы, подтверждающие его право собственности на передаваемое имущество. Если арендодатель не является собственником имущества, он должен предоставить документы, дающие ему право совершать сделки по передаче в аренду имущества от имени собственника.
- Арендная плата – размер, порядок и сроки уплаты арендных платежей устанавливаются в договоре по соглашению сторон. Если порядок и сроки внесения арендной платы в договоре не определены, они принимаются как порядок и сроки, действующие в отношении аналогичного имущества в сравнимых обстоятельствах (п. 1 ст. 614 ГК РФ). Размер арендной платы может изменяться не чаще одного раза в год (п. 3 ст. 614 ГК РФ).
- Обязанности сторон – определяются договором. По умолчанию (если другое не установлено в договоре) капитальный ремонт имущества, являющегося объектом аренды, осуществляет арендодатель, а текущий ремонт – арендатор.
- Аренда автомобиля – в договоре необходимо прописать характер аренды: с экипажем или без экипажа.
Аренда автомобиля с экипажем предполагает, что арендодатель не только предоставляет свое транспортное средство во временное владение и пользование, но еще и оказывает услуги по управлению им и по технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ). Аренда без экипажа, соответственно, предполагает только предоставление транспортного средства во временное владение и пользование (ст. 642 ГК РФ). В соответствии с Гражданским кодексом, по договору аренды транспортного средства с экипажем обязанность по проведению капитального и текущего ремонта возлагается на арендодателя, а по договору аренды без экипажа – на арендатора (ст. 634, 644 ГК РФ). В договоре аренды транспортного средства с экипажем лучше отдельно указать сумму арендной платы, а также сумму, причитающуюся арендодателю за услуги по управлению транспортным средством и технической эксплуатации. Такое разграничение в дальнейшем позволит избежать проблем с начислением НДФЛ и страховых взносов.
При составлении договора аренды имущества с работником или другим физическим лицом предлагаю Вам воспользоваться готовыми образцами договоров :
Передача имущества по договору аренды оформляется актом приема-передачи. В акте нужно перечислить все основные характеристики объекта аренды, его недостатки, повреждения и т.д., поскольку после заключения договора ответственность за содержание арендованного имущества в надлежащем состоянии ложится на арендатора. Возврат имущества из аренды оформляется актом возврата.
НДФЛ с доходов физического лица от сдачи имущества в аренду
Доходы физического лица от сдачи в аренду имущества подлежат обложению НДФЛ по ставке 13% (для налоговых резидентов) или 30% () (пп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). Независимо от того, состоит арендодатель в трудовых отношениях с арендатором или нет, организация-арендатор является налоговым агентом. Поэтому именно арендатор должен исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ с арендной платы при ее фактической выплате физлицу (п. п. 1 и 4 ст. 226 НК РФ). Кроме того, организация-арендатор обязана предоставить в налоговую инспекцию по итогам года сведения по форме 2-НДФЛ в отношении доходов арендодателя.
В справке 2-НДФЛ доходы физлица от сдачи в аренду имущества отражаются с кодом «2400». В том случае, если заключен договор аренды транспортного средства с экипажем, в справке отражаются отдельно: арендная плата с кодом «2400», а также плата за услуги по управлению и технической эксплуатации с кодом «2010» (Приложение 3 к Приказу ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@ «Об утверждении формы сведений о доходах физических лиц и рекомендаций по ее заполнению, формата сведений о доходах физических лиц в электронном виде, справочников»).
! Обратите внимание: включение в договор аренды имущества с физическим лицом условия о том, что арендатор не является налоговым агентом и арендодатель должен самостоятельно уплачивать НДФЛ с арендной платы в бюджет, противоречит налоговому законодательству РФ. Поэтому независимо от наличия такого условия, организация-арендатор признается налоговым агентом по отношению к арендодателю-физлицу , то есть ответственность за полноту и своевременность уплаты НДФЛ с арендной платы полностью лежит на организации. В случае неисполнения своих обязанностей как налогового агента организация может быть привлечена к ответственности по ст. 123 НК РФ (штраф в размере 20% от суммы налога, подлежащей удержанию и перечислению в бюджет). Такой позиции придерживается Минфин РФ в письмах от 29.04.2011 № 03-04-05/3-314 и от 15.07.2010 № 03-04-06/3-148.
Страховые взносы с арендной платы физическому лицу
Арендная плата, выплачиваемая сотруднику или другому физическому лицу по договору аренды имущества, не облагается страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское, социальное страхование (ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ), а также взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (ст. 5 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Однако если Вы заключили с физлицом договор аренды транспортного средства с экипажем, то помимо арендной платы по нему предусматривается плата физлицу за услуги по управлению. Вторая составляющая оплаты (за услуги) с правовой точки зрения относится к выплатам физическому лицу по договору гражданско-правового характера, предметом которого является оказание услуг. Поэтому с суммы оплаты физлицу за услуги по управлению транспортным средством и технической эксплуатации организация должна начислить страховые взносы в ПФР, ФОМС, ФСС (на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством) (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Страховые взносы в ФСС в части страхования от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний уплачиваются в том случае, если это предусмотрено в самом договоре аренды транспортного средства с экипажем.
Налог на прибыль, УСН
Организации, применяющие общую систему налогообложения имеют право учесть арендные платежи за арендуемое имущество в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом такие расходы должны быть экономически обоснованы и подтверждены документально. Для документального подтверждения расходов достаточно договора аренды и акта приема-передачи. То есть составлять ежемесячные акты об оказанных услугах не требуется, если их составление прямо не предусмотрено договором аренды (Письма Минфина России от 13.10.2011 № 03-03-06/4/118, от 24.03.2014 № 03-03-06/1/12764).
! Обратите внимание: Налогоплательщики, использующие метод начисления, учитывают арендную плату в расходах на последнее число отчетного (налогового) периода (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Кроме самой арендной платы арендатор может уменьшить налогооблагаемую базу на расходы по ремонту арендованного имущества (текущему и капитальному), если обязанность по такому ремонту возложена на него по договору аренды (пп. 1 и 2 ст. 260 НК РФ, Письмо Минфина России от 29.05.2008 № 03-03-06/1/339). Помимо этого к налоговому учету могут быть приняты и расходы, связанные с эксплуатацией арендованного имущества, например, используемого по договору аренды: на ГСМ, стоянку, страхование (если договором аренды обязанность по страхованию возложена на арендатора).
Плательщики УСН также могут учитывать в составе расходов арендные платежи за пользование имуществом (пп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). При этом датой принятия к налоговому учету таких расходов будет являться дата их фактической оплаты, то есть дата выплаты арендной платы за истекшие периоды.
