Главная Регистрация ООО Увольнение главного бухгалтера. Акт приёма-передачи дел. При смене главного бухгалтера в организации, что нужно сделать

Увольнение главного бухгалтера. Акт приёма-передачи дел. При смене главного бухгалтера в организации, что нужно сделать

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про увольнение главного бухгалтера и передачу дел.

Сегодня вы узнаете:

Особенности увольнения главного бухгалтера;
Как освободить бухгалтерского работника от занимаемой должности;
Как составить акт передачи дел + образец для скачивания.

Особенности увольнения главного бухгалтера

Увольнение главного бухгалтера – событие, существенно отличающееся от прекращения трудовых отношений с обычным работником. Ведь бухгалтер решает все основные финансовые вопросы организации, а также сопровождает процедуры получения доходов и совершения расходов, отвечает за уплату налогов.

Никто, кроме него не знает всех тонкостей бухгалтерской работы и ведения дел в организации, даже руководитель. Потому при увольнении главный бухгалтер обязан сообщить всю необходимую информацию о своей работе начальнику или новому сотруднику. Предоставление этой информации называется передачей дел .

Передавать свои дела обязаны все главные бухгалтерские работники – от этих дел зависит дальнейшая работа всего предприятия.

Ответственность главного бухгалтера сохраняется за ним при увольнении за все его решения, принятые во время работы.

Освобождение занимаемой должности главного бухгалтера

Итак, всего 4 вида причин для увольнения:

Процедура увольнения главного бухгалтера в бюджетном учрежденииничем не отличается от увольнения из частного предприятия. Оба случая регулируются едиными правилами, установленными Трудовым кодексом.

Алгоритм увольнения

По инициативе работника:

За 14 дней (можно больше, например, за 20, 40 дней и т. д.) до увольнения в адрес работодателя направляется заявление, в котором работник просит освободить его от занимаемой должности;
Заявление регистрируется секретарем организации и направляется работодателю;
Работодатель издает с даты, указанной в заявлении, а также приказ, в соответствии с которым на главного бухгалтера накладывается обязанность передать дела другому лицу. В приказе прописывается порядок передачи дел и сдачи необходимых отчетов, в том числе кому будут переданы дела;
Главный бухгалтер передает документы;
После того как прием дел ответственным лицом окончен, в последний день работы совершаются все финансовые расчеты, выдается трудовая книжка.

Выход на пенсию:

Работодателю стоит помнить, что главный бухгалтер, достигший пенсионного возраста, может расторгнуть трудовой договор без обязательной двухнедельной отработки. На практике это означает, что финансовая деятельность организации может в любой момент остаться без жизненно важного бухгалтерского сопровождения.

По инициативе работодателя:

При нарушении работником должностных обязанностей, появлении в состоянии опьянения на рабочем месте и по иным основаниям проводится служебное расследование комиссией, сформированной работодателем. Подготавливается акт, подтверждающий вину работника;
Издается приказ об увольнении на дату, выбранную работодателем;
Работник знакомится с приказом, ему выдается трудовая книжка и совершаются необходимые расчеты.

По соглашению сторон:

Работодатель и главный бухгалтер обговаривают вместе условия и порядок увольнения, подписывают дополнительное соглашение, в котором оговоренные условия будут закреплены и должны быть выполнены в процессе увольнения;
Стороны выполняют свои обязанности в соответствии с соглашением, после чего работник увольняется с работы в соответствии с приказом.

В связи с непредвиденными обстоятельствами:

Независимо от обстоятельств, которые стороны трудового договора не могли предвидеть – работодатель издает приказ об увольнении работника, ссылаясь на эти обстоятельства;
После издания приказа работник подлежит увольнению.

Условие об обязательной отработке:

Многих руководителей волнует вопрос о том,сколько должен отрабатывать главный бухгалтер, ведь чтобы привести все бухгалтерские дела в порядок зачастую нужно больше 2 недель.

Чтобы обязать главного бухгалтера отрабатывать 3, 4 недели и больше перед увольнением некоторые руководители включают в трудовой договор обязательное условие об этом.

Однако, это условие абсолютно незаконно. Какой бы объем текущих дел и отчетности ни было необходимо доделать, бухгалтер имеет право уволиться через две недели после предупреждения работодателя. Как приводить в порядок дела – проблема только работодателя.

Передача дел

Перед тем как уволиться бухгалтер должен обеспечить выполнение своей главной обязанности при увольнении передать дела.

Происходит это в соответствии с несложным алгоритмом:

Издается приказ о проведении передачи дел главным бухгалтером. В приказе указываются сроки передачи дел, конкретные действия бухгалтера и лицо, которому будет осуществлена передача. Обычно в таком приказе указывают на необходимость проведения инвентаризации и проверки деятельности главного бухгалтера комиссией работников организации.
Проводится инвентаризация и проверка деятельности главного бухгалтера. Если проверка завершается успешно, то можно переходить к процедуре передачи дел, если же в работе бухгалтера выявлены недочеты, ему могут быть сделаны предписания – привести все дела в надлежащее состояние.
Бухгалтер встречается со своим преемником и описывает свою деятельность, передает необходимые документы, разъясняет различные особенности.
Составляется акт передачи, в котором прописывает точный перечень передаваемых дел.

Составление акта передачи дел при увольнении или смене главбуха + образец

Скачать образец акта передачи дел

Структура акта передачи дел выглядит следующим образом:

Место и дата составления документа. Пример: «город Москва, 28 марта 2017 года». Рекомендуется указать название документа «Акт приема-передачи документов».
Информация о получателе документов и передающей стороне. «В соответствии с настоящим актом главный бухгалтер ООО «Мяу» Иванов Иван Иванович передал, а работник Петров Петр Петрович принял следующие документы, отнесенные номенклатурой учреждения к разделу «Бухгалтерия».
Указывается перечень документов. Названия документов обязательно полные, при необходимости ставятся примечания: «подлинник», «копия» и т. д. Прописывается количество экземпляров и количество листов.
Все передаваемые документы изучаются и проверяются принимающей стороной, о чем должна быть сделана соответствующая запись в акте. «Передаваемые документы проверены, стороны не имеют друг другу претензий».
В конце документ подписывается сторонами.

Акт составляется в двух экземплярах, по одному для каждой стороны.

В некоторых случаях можно дополнительно утвердить его подписью руководителя.

На сегодняшний день процедура передачи дел новому главному бухгалтеру при увольнении прежнего главного бухгалтера не отражена в действующем законодательстве. Тем не менее, чтобы уменьшить возможные негативные последствия, организация должна организовать передачу дел от прежнего главного бухгалтера к новому главному бухгалтеру. Процедура проведения передачи дел от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру происходит в несколько этапов. При передаче дел от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру следует следовать следующему алгоритму:

Шаг 1. Ознакомление нового главного бухгалтера с должностной инструкцией

Новому главному бухгалтеру необходимо четко представлять свои должностные обязанности, чтобы организовать свою работу и понять, на что обратить внимание при приеме дел от предыдущего главного бухгалтера.

Для этого новому главному бухгалтеру следует ознакомиться должностной инструкцией.

Шаг 2. Ознакомление нового главного бухгалтера с приказом о передаче дел

Передача дел осуществляется на основании приказа руководителя организации.

В приказе должны быть указаны Ф.И.О. лица, принимающего дела (нового главного бухгалтера), лица, передающего дела (прежний главный бухгалтер), и других лиц, участвующих в передаче дел (руководителя, аудитора, секретаря).

В приказе о передаче дел следует указать:

причину проведения приема-передачи дел (увольнение главного бухгалтера);
сроки проведения приема-передачи дел и период, за который проводится прием-передача дел. Если главных бухгалтер увольняется по собственному желанию (п.3 ст.77 ТК РФ), то на расторжение трудового договора у работодателя есть две недели (ст.80 ТК РФ). В этом случае целесообразно установись срок, равным 2 недели;
лицо, ответственное за передачу дел (фамилия, имя, отчество увольняющегося главного бухгалтера) и за прием дел (фамилия, имя, отчество нового главного бухгалтера);
состав комиссии и председателя комиссии по передаче дел.

Комиссия создается, если передаче подлежит большой объем документов. В состав комиссии могут включаться сотрудники бухгалтерии организации, службы внутреннего контроля (аудита), службы безопасности и прочие сотрудники. При создании комиссии ответственность за организацию и проведение передачи дел возлагается на председателя комиссии;

Шаг 3. Инвентаризации имущества и обязательств организации

Перед увольнением главбуха обычно проводят инвентаризацию имущества и обязательств: товаров, материалов, основных средств, кассы, расчетов с дебиторами и кредиторами. Результаты инвентаризации нужно приложить к акту приема-передачи дел.

Шаг 4. Проверка состояния учета и отчетности

Новый главный бухгалтер должен провести проверку состояния учета и отчетности.

Для этого в первую очередь необходимо проверить наличие документов.

Такими документами являются:

учредительные и регистрационные документы;
учетная политика;
первичные учетные документы (договоры с поставщиками покупателями и прочими контрагентами, акты, накладные и т.п.);
регистры бухгалтерского и налогового учета;
бухгалтерские справки;
бухгалтерская (финансовая) и налоговая отчетность;
отчетность во внебюджетные фонды;
акты сверок с налоговыми органами, акты налоговых органов по проводимым проверкам;
инвентаризационные описи;
кассовые документы, выписки банков и платежные поручения;
кадровые документы, документы, подтверждающие задолженность по заработной плате и налоговые вычеты по НДФЛ;
должностные обязанности сотрудников бухгалтерии;
список лиц, имеющих право подписи на первичных документах;
другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского и налогового учета.

Передаваемые документы должны быть подшиты. При их отсутствии делается соответствующая запись в акте приема-передачи и составляется их опись.

После этого следует ознакомиться с учетной политикой по бухгалтерскому и налоговому учету за два предшествующих года и текущий период - период, который может охватить выездная проверка (п. 4 ст. 89 НК РФ).

Затем важно оценить соответствие бухгалтерской и налоговой отчетности положениям учетной политики и действующему законодательству (например, создание резервов, последовательность применения учетной политики, правильность формирования финансового результата и т.д.).

Также бухгалтерская отчетность проверяется на предмет соответствия ее показателей данным бухгалтерского учета.

Кроме этого проверяется правильность исчисления налогов и взносов, представления деклараций и расчетов.

Конечно, проверить все первичные документы новому главбуху из-за их большого количества просто не реально.

В этом случае проверить наличие первичных документов, правильность заполнения ее реквизитов и отражения на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете, можно выборочно.

Критерием выборочной проверки могут быть большие суммы, на которые проведены хозяйственные операции.

Также новому главному бухгалтеру целесообразно ознакомиться с аудиторскими заключениями, актами и решениями по результатам проведенных проверок. Это позволит составить представление о характерных ошибках прежнего главного бухгалтера, недочетах в его работе, которые выявляли проверяющие органы.

Шаг 5. Приемка - передача документов от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру

Главный бухгалтер должен получить следующие документы:

Учредительные и регистрационные документы

Устав, учредительный договор;
Выписка их ЕГРЮЛ;
Свидетельство о регистрации;
Свидетельство о постановке на учет в налоговый органах;
Свидетельство о постановке на учет в Пенсионном фонде, Фонде социального страхования;

Документы, связанные с организацией бухгалтерского учета

Учетная политика по бухгалтерскому учету;
Политика по налоговому учету;
План счетов бухгалтерского учета;
Должностные инструкции работников бухгалтерии;

Регистры бухгалтерского и налогового учета

Оборотно - сальдовые ведомости по всем счетам бухгалтерского учета;
Регистры бухгалтерского и налогового учета по всем счетам;

Бухгалтерская, финансовая и налоговая отчетность

Бухгалтерская отчетность;
Декларации и расчеты по всем налогам;
Книги покупок и продаж;
Журнал учета полученных и выставленных счетов - фактур;

Документы по инвентаризации

Приказ о проведении инвентаризации;
Инвентаризационные описи (акты) и сличительные описи;

Документы, касающиеся взаимоотношений с налоговыми органами

Акты налоговых проверок;
Акты сверок с налоговыми органами;

Документы по учету основных средств

Приказ о создании комиссии по приемке основных средств;
Акты приемки - передачи основных средств по форме № ОС-1;
Инвентарные карточки по основным средствам по форме №ОС-6;
Акты на списание основных средств

Документы по учету товарно-материальных ценностей

Карточки учета материалов;
Приходные ордера по форме № М-4;
Требования - накладные по форме № М-11;

Документы по учету денежных средств

Кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера;
Платежные поручения;
Выписки банков по расчетным счетам;
Журнал кассира-операциониста и Z-отчеты;

Документы по учету труда и заработной платы

Трудовые договоры;
Приказа о приеме на работу, увольнении, премировании;
Штатное расписание;
Табели учета рабочего времени;
Расчетно-платежные ведомости;

Документы по расчетам с подотчетными лицами

Авансовые отчеты;

Документы по учету расчетов контрагентами

Договоры с поставщиками и покупателями;
акты сверок с дебиторами и кредиторами;
товарные накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг

Прочие документы

Первичные документы по учету займов, финансовых вложений, нематериальных активов;
Бухгалтерские справки;
Путевые листы;
Бланки строгой отчетности;
Доверенности;
другие документы;

Шаг 6. Получение пояснений от прежнего главного бухгалтера

Пояснения могут касаться ведения бухгалтерского и налогового учета, порядка взаимодействия с другими отделами или подразделениями компании, а также с контрагентами, аудиторской компанией и налоговыми органами.

Шаг 7. Составление и подписание акта приема-передачи дел

Передача дел оформляется актом приема-передачи дел, в котором должны быть указаны все основные моменты, характеризующие состояние передаваемых дел на дату передачи и включено как можно больше информации, собранной и обработанной в ходе передачи дел.

Акт приема-передачи дел может быть составлен организацией в произвольной форме, поскольку нормативными документами прием-передача дел не регулируется.

В акте приема-передачи дел следует отразить:

Ф.И.О. лиц, сдающих и принимающих дела;
дату передачи дел;
период, за который осуществлена передача дел;
дату и номер приказа, на основании которого проведен прием-передача дел;
наименование и количество число переданных документов (дел, папок, подшивок);
серии и номера неиспользованных банковских чековых книжек, бланков строгой отчетности;
список документов, которые отсутствуют (утеряны) на момент передачи дел;
все ошибки, нарушения, недочеты, недостатки, которые были обнаружены в процессе передачи дел, в оформлении первичных документов,
число переданных печатей, штампов и тому подобное.
последнее аудиторское заключения о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности;
характеристику бухгалтерского и налогового учета.

Характеристика бухгалтерского и налогового учета может включать следующие разделы:

1) организация бухгалтерского учета.

В этом разделе проводится анализ Учетной политики.

Здесь может быть указана организационная структура бухгалтерской службы, укомплектованность бухгалтерии кадрами, распределение служебных обязанностей между сотрудниками бухгалтерии, квалификация учетных работников.

Кроме того, в этом разделе отмечается уровень автоматизации бухгалтерского и налогового учета, использование программного обеспечения и справочно-правовых систем.

2) учет денежных средств.

В этом разделе указывается наличие кассира и договора о полной индивидуальной материальной ответственности, наличие ККТ и документов на нее и ее обслуживание, наличие контрольных лент и журнала кассира - операциониста, результаты инвентаризации наличных денежных средств, бланков строгой отчетности и чековых книжек, соблюдение условий хранения и учета наличных денежных средств и денежных документов.

Раздел также должен содержать перечень всех расчетных и других счетов, открытых в отделениях банков, суммы остатков по ним, сверенные с данными текущего учета и последними банковскими выписками;

3) учет основных средств и нематериальных активов.

В этом разделе отмечаются результаты проверки системы учета этих активов, состояние документирования операций их постановки на учет и выбытия, начисления по ним амортизации и другие моменты;

4) учет материально-производственных запасов (товаров, готовой продукции и материалов).

В этом разделе отмечаются результаты проверки учета материально-производственных запасов и соответствие данных учета фактическому наличию ценностей.

Для этого указываются результаты инвентаризации и дальнейшие действия по устранению выявленных расхождений (недостач или излишков).

Также отмечается также наличие договоров о полной материальной ответственности складских работников;

6) состояние учета на других участках.

В этом разделе описывается порядок учета финансовых вложений, доходных вложений в материальные ценности, займов и кредитов, расчетов по дивидендам, резервного капитала, добавочного капитала и др. и отмечается соответствие или не соответствие порядка учета законодательству;

7) состояние учета расчетов с контрагентами, налоговыми органами, государственными внебюджетными фондами, работниками организации.

В этом разделе указываются сведения, характеризующие проверенные данные о суммах кредиторской и дебиторской задолженностей (в том числе, наличие просроченной и безнадежной задолженности, остатков подотчетных сумм, наличие актов сверок взаимных расчетов с дебиторами и кредиторами, результаты инвентаризации, наличие актов сверки с налоговыми органами)

Также в этом разделе оценивается качество претензионной работы, состояние расчетов с налоговыми органами и государственными внебюджетными фондами.

По расчетам с работниками организации указываются сведения о наличии трудовых договоров, анализируются состояние персонифицированного учета и задолженность по оплате труда.

8) бухгалтерская (финансовая) отчетность;

В этом разделе указываются расхождения между данными бухгалтерской и налоговой отчетности с данными бухгалтерского и налогового учета и письменные объяснения прежнего главного бухгалтера о причинах расхождений;

9) хранение документов.

В этом разделе должен быть описан порядок оформления описей дел и сдачи дел в архив, соблюдения организацией правил сохранности дел, их хранения и уничтожения;

10) перечень первичных учетных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, переданных по описи.

В этом разделе также указываются остатки по счетам на основании подписанной увольняющимся главным бухгалтером и руководителем оборотно-сальдовой ведомости.

Оборотно-сальдовая ведомость, подписанная прежним главным бухгалтером и руководителем, подтверждает входящие остатки на дату приема дел.

Акт приема-передачи дел составляется, как правило, в двух экземплярах, один из которых хранится в организации, а второй остается у прежнего главного бухгалтера.

Акт подписывается всеми сторонами, принимавшими участие в процедуре приема-передачи дел (то есть новым главным бухгалтером, принимающего дела, прежним главным бухгалтером, передающего дела, а также членами и председателем комиссии), и утверждается руководителем организации.

Частые споры вызывает порядок передачи дел главному бухгалтеру, поскольку никаких четких регламентаций на этот счет действующее законодательство не содержит. Но при увольнении прежнего главбуха обязательно должна быть произведена передача дел главному бухгалтеру, который займет его место. Давайте выясним, из скольких этапов состоит процедура, и как действовать руководству фирмы, недавно нанявшей на работу нового главного бухгалтера.

Ознакомление нового главного бухгалтера с должностной инструкцией (передача дел главному бухгалтеру – шаг 1)

Разумеется, первым делом принятого на работу главбуха необходимо ознакомить с должностной инструкцией. Только после прочтения документов новый сотрудник сможет оценить свои обязанности на предприятии, задать интересующие его вопросы при приеме дел от своего предшественника и приступить к работе.

Ознакомление нового главного бухгалтера с приказом о передаче дел (передача дел главному бухгалтеру – шаг 2)

Важно! Если уволившийся главный бухгалтер должен передать новому главному бухгалтеру большой объем документов, создается специальная комиссия, в составе которой должны находиться работники бухгалтерии, службы безопасности, службы внутреннего контроля и т.д. В таком случае ответственность за передачу дел отвечает председатель комиссии.

Прежде чем приступить непосредственно к процедуре передачи дел новому главбуху, необходимо получить соответствующий Приказ руководителя. Распоряжение должно быть составлено по правилам, в тексте должна присутствовать следующая информация:

Фамилия, имя, отчество нового главбуха, готового принять дела от предшественника.
Личные данные уходящего с работы главного бухгалтера.
ФИО прочих лиц, принимающих участие в передаче дел (секретаря, аудитора, руководителя).
Причина осуществления процедуры приема-передачи дел (имеется в виду уход с работы предшествующего главбуха).
Фамилия, имя, отчество лица, которое несет ответственность за передачу дел (таковым становится уходящий с работы главный бухгалтер).
Личные данные лица, ответственного за прием дел (нового главного бухгалтера).
Сроки осуществления процедуры приема-передачи дел. Период времени, в течение которого процедура будет осуществлена. К примеру, если прежний главбух уходит с работы по собственному желанию на основании п. 3 ст. 77 ТК РФ , на расторжение трудовых отношений с работодателем дается 14 дней (согласно указаниям ст. 80 ТК РФ). Получается, что срок проведения приема-передачи дел составит 2 недели.
Состав комиссии (также личные данные ее председателя) по передаче дел.
Сроки оформления акта приема-передачи дел.

Инвентаризация имущества и обязательств организации (передача дел главному бухгалтеру – шаг 3)

Прежде чем уволившийся главбух окончательно оставит рабочее место, необходимо оформить акт о проведении инвентаризационных работ. Таковой составляется после проведения инвентаризации имущества и обязательств, а именно расчетов с дебиторами и кредиторами, кассы, основных средств, материалов, товаров. Данный акт прикладывается к акту приема-передачи дел.

Проверка состояния учета и отчетности (передача дел главному бухгалтеру – шаг 4)

Принятый на работу главбух, прежде чем приступить к выполнению обязанностей, должен проверить состояние отчетности и учета. Сперва придется провести проверку переданных ему документов (они должны быть подшиты):

регистрационные и учредительные документы;
перечень лиц, уполномоченных на проставление личных подписей на первичных документах;
учетная политика компании;
должностные обязанности работников бухгалтерии;
первичные учетные документы (накладные, акты, договоры с контрагентами);
кадровые документы, а также бумаги, подтверждающие наличие задолженности по выплате зарплаты и прав на налоговые вычеты по налогу на доходы физических лиц;
регистры налогового и бухгалтерского учета;
кассовые документы, платежные поручения, выписки банков;
бухгалтерские справки;
инвентаризационные описи;
налоговая и бухгалтерская (финансовая) отчетность;
акты сверок с налоговыми органами, акты ФНС по проведенным проверкам;
отчетность во внебюджетные фонды;
прочие документы, имеющие отношение к компании и ведению налогового и бухгалтерского учета.

Если каких-либо из перечисленных документов не было передано, новый главбух составляет опись и делает запись об этом в акте приема-передачи. Помимо этого, главный бухгалтер, принимающий дела:

Знакомится с учетной политикой компании по налоговому и бухгалтерскому учета за прошедшие 2 года и текущий период (т.е. период, которым может заинтересоваться выездная проверка).
Проверяет заключения аудиторов, решения и акты по итогам проведенных ранее проверок (так можно понять, какие ошибки совершал предшественник, и которые были замечены контролирующими органами).
Оценивает соответствия налоговой и бухгалтерской отчетности действующему законодательству и положениям учетной политики компании.
Проверяет бухгалтерскую отчетность на соответствие ее показателей данным бухучета.
Проверяет наличие первичных документов (не всех – можно провести выборочную проверку, выбрав операции с крупными суммами денег), правильность заполнения реквизитов, отражение на счетах налогового и бухгалтерского учета.
Оценивает правильность исчисления налоговой и взносов, представления расчетов и деклараций.

Приемка-передача документов (передача дел главному бухгалтеру – шаг 5)

Предшественник нового главного бухгалтера должен передать ему перед уходом следующие документы:

Группа документов	Перечень документов
Учредительные и регистрационные документы	Устав, учредительный договор. Свидетельство о постановке на учет в ПФР и ФСС. Выписка из ЕГРЮЛ. Свидетельство о постановке на учет в ФНС. Свидетельство о регистрации.
Документы по учету расчетов с контрагентами	Договоры с поставщиками и покупателями. Товарные накладные, акты оказанных услуг и выполненных работ. Акты проверок с дебиторами и кредиторами.
Документы, имеющие отношение к организации бухгалтерского учета	Учетная политика по бухгалтерскому учету. Должностные инструкции сотрудников бухгалтерии. Политика по налоговому учету. План счетов бухгалтерского учета.
Документы по расчетам с подотчетными лицами	Авансовые отчеты
Регистры бухгалтерского и налогового учета	Регистры бухгалтерского и налогового учета по всем счетам. Оборотном-Сальдовые ведомости по всем счетам бухгалтерского учета.
Документы по учету труда и зарплаты	Трудовые договоры. Расчетно-платежные ведомости. Приказ о приеме на работу, премировании, увольнении. Табели учета рабочего времени. Штатное расписание.
Бухгалтерская, финансовая и налоговая отчетность	Бухгалтерская отчетность. Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур. Декларации и расчеты по всем налогам. Книги покупок и продаж.
Документы по учету денежных средств	Кассовая книга, ПКО и РКО. Журнал кассира-операциониста и Z-отчеты. Платежные поручения. Выписки банков по расчетным счетам.
Документы по инвентаризации	Инвентаризационные описи (акты) и сличительные описи. Приказ о проведении инвентаризации.
Документы по учету товарно-материальных ценностей	Карточки учета материалов. Требования-накладные по ф. № М-11. Приходные ордера по ф. № М-4.
Документы, касающиеся взаимоотношений с налоговыми органами	Акты налоговых проверок. Акты сверок с налоговыми органами.
Документы по учету основных средств	Приказ о создании комиссии по приемке основных средств. Акты на списание основных средств. Акты приемки-передачи ОС по ф. № ОС-1; Инвентарные карточки по ОС по ф. № ОС-6.
Прочие документы	Первичные документы по учету нематериальных активов, финансовых вложений, займов. Доверенности. Бухгалтерские справки. Бланки строгой отчетности. Путевые листы.

Получение пояснений от бывшего главбуха (передача дел главному бухгалтеру – шаг 6)

От уволившегося главного бухгалтера следует потребовать предоставить объяснения, касающиеся:

ведения налогового и бухгалтерского учета;
порядка взаимодействия с подразделениями и отделами предприятия;
правил работы с контрагентами, налоговой, аудиторской компанией.

Оформление и подписание акта приема-передачи дел (передача дел главному бухгалтеру – шаг 7)

Акт приема-передачи оформляется в свободной форме, но в нем должно присутствовать как можно больше информации, касающейся передачи дел:

фамилия, имя, отчество лиц, участвовавших в приеме-передаче;
дата и номер приказа руководства, ставшего основанием для проведения приема-передачи дел;
день проведения передачи дел;
время, в течение которого дела передавались новому бухгалтеру;
название и число переданных новому главбуху документов;
характеристики налогового и бухгалтерского учета;
перечень отсутствующих на момент приема-передачи документов;
серии и номера неиспользованных БСО и чековых книжек;
последнее аудиторское заключение о достоверности бухгалтерской отчетности;
количество переданных штампов, печатей и т.д.;
ошибки в оформлении первичных документов, недостатки, нарушения, недочеты, выявленные в ходе передачи дел.

Одним из пунктов акта приема-передачи дел является характеристика бухгалтерского и налогового учета. Остановимся на ней подробнее – она может включать в себя следующие моменты:

Организация бухгалтерского учета	Анализ Учетной политики: уровень автоматизации налогового и бухгалтерского учета; использование ПО и справочно-правовых систем; квалификация учетных работников; распределение обязанностей между работниками бухгалтерии; укомплектованность бухгалтерии кадрами; организационная структура бухгалтерской службы.
Перечень первичных учетных документов, регистров налогового/бухгалтерского учета, переданных по описи	Оборотно-сальдовая ведомость, подтверждающая входящие остатки на дату приема дел и остатки по счетам.
Учет денежных средств	-Перечень расчетных и иных счетов (суммы остатков по ним, сверенные с банковскими выписками и данными текущего учета); наличие кассира; наличие договора о полной материальной ответственности; наличие кассы и документов о ее обслуживании; наличие журнала кассира; наличие контрольных лент; результаты инвентаризации наличных денег, БСО, чековых книжек; Соблюдение условий учета и хранения наличности.
Хранение документов	Порядок оформления описей дел и сдачи дел в архив, соблюдения компанией правил сохранности дел, из уничтожения и хранения.
Учет основных средств и нематериальных активов	Состояние документирования операций постановки на учет и выбытия НМА, проверки системы учета НМА, начисление по НМА амортизации.
Бухгалтерская отчетность	Расхождения между данными отчетности с данными бухгалтерского и налогового учета +т объяснения на этот счет прежнего бухгалтера.
Учет МПЗ (товаров, готовой продукции, материалов)	Результаты проверки учета МПЗ и соответствие данных учета фактическому наличию ценностей (наличие договоров полной материальной ответственности, результаты инвентаризации, действия по устранению расхождений).
Состояние учета на других участках	Порядок учета финансовых вложений, займов, кредитов, доходных вложений, расчетов по дивидендам, добавочного капитала, резервного капитала и т.д.
Состояние учета расчетов с контрагентами, государственными внебюджетными фондами, налоговыми органами, работниками компании	Сведения о наличии трудовых договоров, задолженности по зарплате, состояние персонифицированного учета; качество претенциозной работы, расчеты с ФНС и фондами; сведения о суммах кредиторской и дебиторской задолженностей.

Законодательные акты по теме

Типичные ошибки

Ошибка: Акт приема-передачи дел от уволенного главного бухгалтера новому главбуху составлен в единичном экземпляре.

На сегодняшний день процедура передачи дел новому главному бухгалтеру при увольнении прежнего не отражена в действующем законодательстве. Чтобы уменьшить возможные негативные последствия, компания должна максимально четко и прозрачно организовать передачу дел. Процедуру можно разбить на несколько этапов. Ведущий аудитор ООО «Юринформ-аудит» Тенгиз Бурсулая подробно расписал весь алгоритм.

Знакомство с должностной инструкцией и приказом о передаче дел

Новому главному бухгалтеру необходимо четко представлять свои должностные обязанности, чтобы организовать работу и понять, на что обратить внимание при приеме дел от уходящего специалиста. Для этого новому главному бухгалтеру следует ознакомиться с должностной инструкцией.

К сожалению, во многих компаниях такие документы просто отсутствуют. И хотя это является грубым нарушением ведения кадрового учета, такие случаи не редки. И именно при передаче дел руководство обращает внимание, что – это неотъемлемая часть правильно организованного бизнеса. Без них, кадровые перестановки могут быть очень болезненными для предприятия. Так что рекомендуем обратить особое внимание на порядок в кадровых документах и проверить у всех ли должностей существуют должностные инструкции и все ли сотрудники с ними ознакомлены.

Передача дел осуществляется на основании приказа руководителя организации. В документе должны быть указаны фамилия, имя и отчество лица, принимающего дела (нового главного бухгалтера), лица, передающего дела (прежний главный бухгалтер), а также имена других сотрудников, участвующих в передаче дел (руководителя, аудитора, секретаря).

В приказе следует указать: причину проведения приема-передачи дел – например, увольнение главного бухгалтера; сроки проведения приема-передачи дел и период, за который эта процедура будет выполнена. Если главный бухгалтер увольняется по (п. 3 ст. 77 ТК РФ), то на расторжение трудового договора у работодателя есть две недели в соответствие со статьей 80 Трудового кодекса. В этом случае целесообразно установить срок, равный двум неделям. Кроме этого, в приказе нужно указать имя сотрудника, ответственного за передачу дел (фамилия, имя и отчество уходящего главного бухгалтера), и имя сотрудника, ответственного за прием (фамилия, имя и отчество нового специалиста). Не забудьте поименно указать каждого участника, включенного в состав комиссии, а также председателя комиссии по передаче дел. Комиссия создается, если передаче подлежит большой объем документов. В ее состав могут включаться сотрудники бухгалтерии, службы внутреннего контроля, службы безопасности и прочие работники. При создании комиссии ответственность за организацию и проведение передачи дел возлагается на председателя комиссии. Кроме всего прочего, не забудьте, что в приказе необходимо указать сроки составления акта о приеме-передаче дел.

Инвентаризация имущества и обязательств

Перед увольнением главбуха обычно проводят инвентаризацию имущества: товаров, материалов, основных средств, кассы, расчетов с дебиторами и кредиторами. Результаты нужно приложить к акту приема-передачи дел.

Проверка состояния учета и отчетности

Новый главный бухгалтер должен провести ревизию состояния . Для этого необходимо проверить наличие документов. К ним относятся: учредительные и регистрационные бумаги; учетная политика; первичные учетные документы (договоры с поставщиками, покупателями и прочими контрагентами, акты, накладные и т. п.); регистры бухгалтерского и налогового учета; бухгалтерские справки; финансовая и налоговая отчетность; отчетность во внебюджетные фонды; акты сверок с ИФНС, акты по проводимым проверкам; инвентаризационные описи; кассовые документы, выписки банков и платежные поручения; кадровые бумаги, документы, подтверждающие задолженность по заработной плате и ; должностные обязанности сотрудников бухгалтерии; список лиц, имеющих право подписи на первичных документах, и другие бумаги, связанные с организацией и ведением бухгалтерского и налогового учета.

Передаваемые документы должны быть подшиты. При отсутствии подписи делается соответствующая запись в акте приема-передачи и составляется опись документов.

После этого следует ознакомиться с учетной политикой по бухгалтерскому и налоговому учету за два предшествующих года и текущий период, т. е. тот временной интервал, который может охватить выездная проверка (п. 4 ст. 89 НК РФ).

Обратите внимание

Затем важно оценить соответствие бухгалтерской и налоговой отчетности положениям учетной политики и действующему законодательству. Например, создание резервов, последовательность применения учетной политики, правильность формирования финансового результата и т. д. Также проверяется отчетность на соответствие показателей данным бухучета и правильность исчисления налогов и взносов, представления деклараций и расчетов.

Конечно, проверить все первичные бумаги новому главному бухгалтеру из-за их большого количества бывает просто нереально. В этом случае следует подтвердить наличие первичных документов, правильность заполнения реквизитов и их отражения на счетах. Сделать это нужно хотя бы можно выборочно. Критерием такой проверки могут быть большие суммы, на которые проведены хозяйственные операции.

Прием-передача документов

Главный бухгалтер должен получить следующие документы.

Учредительные и регистрационные бумаги:

устав, учредительный договор;
выписка из ЕГРЮЛ;
свидетельство о регистрации;
свидетельство о постановке на учет в налоговых органах;
свидетельство о постановке на учет в Пенсионном фонде, Фонде социального страхования.

Документы, связанные с организацией бухгалтерского учета:

учетная политика;
политика по налоговому учету;
план счетов;
должностные инструкции работников бухгалтерии.

Регистры бухгалтерского и налогового учета:

оборотно-сальдовые ведомости по всем счетам бухучета;
регистры бухгалтерского и налогового учета по всем счетам.

Бухгалтерская, финансовая и налоговая отчетность:

бухгалтерская отчетность;
декларации и расчеты по всем налогам;
книги покупок и продаж;
журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур.

Документы по инвентаризации:

приказ о проведении инвентаризации;
инвентаризационные и сличительные описи.

Документы, касающиеся взаимоотношений с налоговыми органами:

акты налоговых проверок;
акты сверок с инспекторами.

Документы по учету основных средств:

приказ о создании комиссии по приемке основных средств;
акты приема-передачи основных средств по форме № ОС-1;
инвентарные карточки по основным средствам по форме № ОС-6;
акты на списание основных средств.

Документы по учету товарно-материальных ценностей:

карточки учета материалов;
приходные ордера по форме № М-4;
требования – накладные по форме № М-11.

Документы по учету денежных средств:

кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера;
платежные поручения;
выписки банков по расчетным счетам;
журнал кассира-операциониста и Z-отчеты.

Документы по учету труда и заработной платы:

трудовые договоры;
приказы о приеме на работу, увольнении, премировании;
штатное расписание;
табели учета рабочего времени;
расчетно-платежные ведомости.

Документы по расчетам с подотчетными лицами:

авансовые отчеты.

Документы по учету расчетов контрагентами:

договоры с поставщиками и покупателями;
акты сверок с дебиторами и кредиторами;
товарные накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг.

Прочие бумаги:

первичные документы по учету займов, финансовых вложений, нематериальных активов;
бухгалтерские справки;
путевые листы;
бланки строгой отчетности;
доверенности и другие бумаги.

Получение пояснений

Пояснения могут касаться ведения бухгалтерского и налогового учета, порядка взаимодействия с другими отделами или подразделениями, а также с контрагентами, аудиторской фирмой и налоговыми органами.

Составление и подписание акта приема-передачи дел

Передача работы оформляется актом приема-передачи дел, в котором должны быть указаны все основные моменты, характеризующие состояние компании на дату увольнения прежнего специалиста, и включено как можно больше информации, собранной и обработанной в ходе передачи дел. Акт приема-передачи дел может быть составлен в произвольной форме, поскольку нормативными документами прием-передача дел не регулируется.

В документе нужно отразить много данных: Ф. И. О. лиц, сдающих и принимающих дела, дату, период, за который осуществлена передача дел, дату и номер приказа, на основании которого проведен прием-передача дел, название и количество переданных документов (дел, папок, подшивок), серии и номера неиспользованных банковских чековых книжек, бланков строгой отчетности, список документов, которые отсутствуют (утеряны) на момент передачи дел, все ошибки, нарушения, недочеты, недостатки, которые были обнаружены в процессе передачи дел, в оформлении первичных документов, число переданных печатей, штампов и тому подобное, последнее аудиторское заключение о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности, характеристику бухгалтерского и налогового учета.

На характеристике остановимся подробнее. Она может включать в себя несколько разделов.

«Организация бухгалтерского учета». В этом разделе проводится анализ учетной политики. Здесь указываются организационная структура бухгалтерии, укомплектованность кадрами, распределение служебных обязанностей между сотрудниками, квалификация учетных работников. Кроме того, в этом разделе отмечается уровень автоматизации бухгалтерского и налогового учета, использование программного обеспечения и справочно-правовых систем.

Следующий раздел – «Учет денежных средств». В нем указывается наличие кассира и договора о полной индивидуальной материальной ответственности, наличие ККТ и документов на нее и ее обслуживание, наличие контрольных лент и журнала кассира-операциониста, результаты инвентаризации наличных, бланков строгой отчетности и чековых книжек, соблюдение условий хранения и учета наличных. Раздел также должен содержать перечень всех расчетных и других счетов, открытых в банках, суммы остатков по ним, сверенные с данными текущего учета и последними банковскими выписками.

Сама процедура передачи дел при увольнении главного бухгалтера в законе не описана и обязательной не считается. Но, это вопрос профессиональной этики и профессионализма бывшего работника. Не менее заинтересованы в этом руководитель предприятия и новый сотрудник. Особенно, если работа предполагает материальную ответственность. Так нет опасности, что за ошибки предшественника будет наказан новый невиновный работник.

Действия руководителя при увольнении главного бухгалтера

Прежде, чем увольняемый займётся передачей дел новому главному бухгалтеру, руководитель организации готовит специальный соответствующий приказ. В нём должны быть отражены следующие сведения:

1. Кто несёт ответственность за передачу дел предприятия новому сотруднику.
2. В какой период передача должна быть закончена.
3. В нём же распределяются обязанности, если увольняемый сотрудник какое-то время будет работать вместе с новичком.
4. Дата, к которой предыдущий сотрудник завершит все свои дела и операции.
5. Порядок проведение инвентаризации и её сроки. Это условие обязательное, если главный бухгалтер несёт полную материальную ответственность, т.е. такое условие прописано в трудовом договоре, который с ним был заключён.
6. Порядок оформления всех необходимых при этой процедуре документов.

Акт приёма-передачи дел

Утверждённой формы этого акта нет. Его оформляют, приложив к нему опись переданных документов, или их перечень указывается в самом акте, если этот перечень небольшой. Составляется этот документ в произвольной форме в двух экземплярах, один из которых передаётся уходящему работнику. Если увольнение главного бухгалтера проводится в филиале компании, ещё одна копия должна быть подготовлена для главного офиса.

В первую очередь при увольнении главного бухгалтера проводится инвентаризация и сверка всех документов. На основании результатов, которые были получены в процессе и составляется соответствующий акт.

Акт приёма-передачи дел должен содержать такие данные:

Дата, когда была завершена передача дел при увольнении главного бухгалтера.
Все сотрудники и нанятые люди, которые принимали участие в передаче дел. Ведь вовлечены в этот процесс могут быть и другие работники бухгалтерии и аудиторы, которые наняты со сторонних организаций. Их количество и полный перечень утверждается руководителем.
Документы, которые были изучены: их даты и наименования. Это только те документы, которые были на ответственности уходящего сотрудника. Причём, новый сотрудник должен быть уверен, что получил доступ ко всем документам, за которые отвечал его предшественник за последние пять лет.
Ошибки, недочёты и нарушения, которые были в результате передачи дел. Особенно, те, которые относятся к денежному и материальному учёту.
Расхождения, выявленные в имеющихся данных бухгалтерской и налоговой отчётности с данными компьютерной бухгалтерской программы.

Если есть такая возможность, к акту нужно приложить письменные объяснения относительно всех расхождений, написанные бывшим сотрудником. Если обязанности кассира так же выполнял бухгалтер, он должен передать новому сотруднику кроме документации деньги, ключи от кассы, бланки строгой отчётности и чеки.

Особое внимание следует уделять документам, относящимся к периоду три предшествующих года. Ведь именно за этот период можгут провести проверку работники налоговой службы.

Заверение документа о передаче дел при увольнении главного бухгалтера

Если на место был найден новый сотрудник, акт заверяет он, его предшественник и руководитель предприятия. Следует отметить, что взять нового главного бухгалтера, если ему придётся работать с ещё не уволенным предыдущим, нельзя. На период передачи дел его следует оформить, например, как помощника. Не заключать договора с новым сотрудником, пока не уйдёт старый – решение ошибочное. Ведь дела в этом случае, передаются постороннему в организации человеку.

При передаче дел при увольнении , когда новый работник ещё не найден, временно дела можно передать другому работнику бухгалтерии или непосредственно руководителю.

Иногда принимается решение передать дела аутсорсинговой компании. Её работник и принимает дела под роспись и на основании заключённого договора между предприятием и компанией, которая будет заниматься ведением дел в дальнейшем.

В любом случае, подпись работника, который покидает свою должность, обязательна. Если подписывать документ он отказывается, составляется акт, фиксирующий его поступок. Он должен быть подтвержден двумя свидетелями. Приказом руководитель назначает комиссию для оценки состояния бухгалтерского учёта. Если каких-то бумаг не хватает, составленный акт, подтверждающий их отсутствие на момент ухода предшественника, снимет ответственность с нового работника.

Следует отметить, что процедура передачи дел занятие ответственное. Поэтому спешить и её нарушать не следует. Как не следует доручать её организацию работнику, которого предстоит уволить. Это обязанность руководителя. А акт приёма передачи дел при увольнении главного бухгалтера, должен быть составлен подробный и содержать верные данные.