Таблица учета командировочных расходов. Учет командировочных расходов: документы, налоговый и бухучет
Чтобы направить сотрудника в командировку, в первую очередь необходимо оформить соответствующий приказ. Для этого лучше использовать унифицированную форму № Т-9. Составление приказа в свободной форме тоже возможно (по этому поводу см. письма Роструда от 23.01.2013 № ПГ/10659-6-1, от 14.02.2013 ), но на практике может вызвать вопросы проверяющих.
А вот командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении с 08.01.2015 не являются обязательными. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ (далее — Положение № 749), более не содержит указаний на обязательность оформления этих документов. Разберемся, можно ли полностью отказаться от них.
Даже если компания оформит командировочное удостоверение, лицо, к которому командирован сотрудник, отметку в удостоверении может не поставить, поскольку такой обязанности тоже больше нет. Единственная цель командировочного удостоверения — подтверждение того, что сотрудник действительно был там, куда его направили. Но это можно подтвердить и непосредственно документами, свидетельствующими о выполнении цели командировки. Например, если инженера направили к клиенту починить оборудование, то он должен привезти акт выполненных работ, подписанный клиентом. Если на семинар — материалы этого семинара. Получается, что командировочное удостоверение в большинстве ситуаций не содержит ценных данных и его можно не оформлять.
То же можно сказать о служебном задании и отчете о его выполнении. Ведь непосредственно цель поездки отражается в приказе о направлении работника в командировку, а выполнение задания также можно подтвердить другими документами. Да и руководитель не утвердит авансовый отчет, если задание не выполнено.
Таким образом, представляется, что от обоих документов можно вполне безопасно отказаться. В этом случае нужно внести изменения в положение о командировках или иной локальный нормативный акт, который определяет порядок направления работников в командировки. Поскольку формы первичных учетных документов утверждаются одновременно с учетной политикой ( «Учетная политика организации»), нужно также внести изменения в утвержденный перечень форм и исключить из него командировочное удостоверение и служебное задание.
Если организация не отказывается от оформления командировочного удостоверения и служебного задания, обязательность их оформления также нужно закрепить в локальном нормативном акте. Поскольку раньше они оформлялись в силу прямого указания в , а сейчас такого указания нет.
Напомним, по возвращении из командировки работник обязан представить авансовый отчет и произвести окончательный расчет по выданному ему авансу на командировочные расходы ( Положения № 749).
Вычет НДС по командировочным расходам
Налог принимается к вычету после использования билета и утверждения авансового отчета, в котором этот билет будет отражен. До этого момента нельзя подтвердить, что услуги по перевозке действительно оказаны и приняты к учету. Ну а НДС в отношении услуг посредника принимается к вычету в общем порядке: по счету-фактуре, после принятия этих услуг к учету.
Билеты: как их отразить в учете
Чтобы выполнить задание работодателя, сотрудник должен доехать до места командировки и вернуться из нее. Расходы на проезд работодатель должен либо компенсировать сотруднику, либо оплатить сам.
Для бухгалтера проще всего, когда работник приобретает билеты самостоятельно. Тогда они указываются в авансовом отчете, а их стоимость после утверждения авансового отчета относится на командировочные расходы. В бухгалтерском учете в этом случае отражаются лишь расходы на основании авансового отчета.
Однако если работники ездят в командировки регулярно, для компании дешевле приобретать билеты от своего имени. Порядок учета в этой ситуации меняется. Приобретенный билет — это денежный документ, который уже в момент получения необходимо отразить в учете организации. При этом сразу отнести его стоимость на расходы нельзя: оплата билета — это фактически предоплата перевозчику за поездку в будущем.
Для осуществления поездки билет выдается сотруднику. В учете в этот момент стоимость билета нужно отнести на расчеты с сотрудником как с подотчетным лицом, так как билет также выдается работнику под отчет, а после возвращения из командировки включается в авансовый отчет. Расходы в этом случае признаются на дату утверждения авансового учета (в том числе в налоговом учете).
Данная схема применима и в отношении электронных билетов. Ведь это тоже документы, подтверждающие право пассажира на проезд. Более того, маршрут-квитанция и контрольный купон являются бланками строгой отчетности ( приложения к Приказу Минтранса России от 08.11.2006 № 134; п. 2 Приказа Минтранса России ).
Изменится ли что-то, если билет приобретается через посредника? В этом случае отражение в учете самого билета остается таким, как описано выше. А вот расходы на оплату комиссии посредника, если они оплачиваются отдельно от стоимости билета, можно списать сразу после получения от посредника соответствующих документов.
Поскольку стоимость билета — это оплата по договору перевозки, она не может включаться в расходы раньше, чем перевозка состоялась. А услуги агента, через которого приобретен билет, будут считаться полностью оказанными уже в момент получения билета, значит, его вознаграждение можно сразу включить в состав расходов как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.
Рассмотрим пример.
Работник направлен в командировку в период с 6 по 9 апреля. Для этого работодатель (торговая организация) приобрел через посредника электронные авиабилеты стоимостью 11 800 руб. (в том числе НДС 1 800 руб.), которые получил 30 марта и в тот же день передал работнику. Вознаграждение агента составило 590 руб. (в том числе НДС 90 руб.), отчет агента утвержден одновременно с получением билетов. НДС выделен в маршрут-квитанции каждого билета отдельной строкой, от агента получен счет-фактура на его вознаграждение. Авансовый отчет утвержден 10 апреля.
Как отразить ситуацию в бухучете, смотрите в таблице. В налоговом учете расходы на проезд признаются 10 апреля (на дату утверждения авансового учета), а расходы в виде вознаграждения агента — 30 марта (на дату оказания его услуг).
Работник отдыхает в месте проведения командировки
Допустим, работник проводит некоторое время в месте командировки, используя его для отдыха: остается для проведения отпуска после командировки или, наоборот, сначала использует отпуск, а потом в этом же месте выполняет служебное задание. Можно ли в данном случае признать в налоговом учете расходы на проезд сотрудника и нужно ли удержать НДФЛ с суммы таких расходов?
Командировочные расходы - проводки по ним мы приведем далее в статье - могут рассматриваться по-разному в контексте бухгалтерского и налогового учета. Играет роль содержание поездки по существу, поскольку на этом основании подбираются конкретные проводки для отражения операций в регистрах бухгалтерского учета.
Учет командировок: основные процедуры
Участие сотрудника в командировке — процесс, который состоит из следующих основных процедур:
1. Выдача сотруднику авансов и суточных.
Точный срок выдачи авансовых средств, как и порядок их расчета, законодательно не установлен. Но они в любом случае выдаются перед командировкой. Если аванс не выдан, сотрудник вправе отказаться от поездки, и это не будет нарушением трудовых обязанностей.
2. Проверка авансового отчета и установление конкретных статей командировочных расходов.
Данная процедура осуществляется после командировки по факту представления авансового отчета работником. В зависимости от результатов проверки осуществляется классификация денежных сумм по тем или иным категориям (далее мы изучим, как именно).
3. Возмещение перерасхода, осуществленного за счет личных средств сотрудника, или, наоборот, удержание с него недостачи (при наличии перерасхода либо недостачи).
Неподтвержденные расходы, а также расходы, превышающие лимит суточных, подлежат возврату предприятию. В свою очередь, если работник совершает какие-либо траты в командировке за свой счет, фирма должна возместить их.
4. Выплата зарплаты сотруднику, находящемуся в командировке.
Во время командировки сотрудник продолжает числиться в штате фирмы и получает зарплату. Но начисляется она по особой схеме (ее особенности рассмотрим далее).
Теперь изучим подробнее специфику указанных учетных операций, а также то, какие бухгалтерские проводки применяются в целях отражения данных операций в регистрах учета.
Бухгалтерский учет при командировках: выдача авансов и суточных
Сотрудник перед выездом в командировку получает:
Данную сумму командируемый использует для покрытия плановых, наиболее вероятных (и чаще всего хорошо просчитываемых) расходов, например: на проезд, проживание. Расчет авансовых сумм к выдаче осуществляется на основании приказа руководителя о направлении в командировку.
2. Суточные.
Сотрудник получает суточные в целях покрытия повседневных, не всегда плановых и рассчитываемых расходов. Так или иначе, суточные работник в любом случае тратит по своему усмотрению, и отчитываться по ним он не обязан.
Минимальный и максимальный размеры суточных (лимит расходов, которые командируемый совершает за счет предприятия) устанавливаются работодателем в локальных нормативах. Суточные в размере 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей в день при поездках за рубеж не облагаются НДФЛ и соцвзносами.
Несмотря на то что аванс и суточные — разные по существу выплаты с точки зрения налогового учета, в бухгалтерских регистрах их выдача прописывается с применением одной и той же проводки:
- Дт 71 Кт 50 — если аванс и суточные выдаются из кассы;
- Дт 71 Кт 51 — если выплаты перечисляются сотруднику на карту.
Сотрудник, таким образом, получает на руки или на свой банковский счет сумму, по которой он обязан отчитаться с приложением документов. Бухгалтерия, изучив отчет и документы, примет решение по возмещению работнику тех или иных сумм или, наоборот, истребованию недостачи с него.
Проводки по командировочным расходам: возврат неизрасходованных сумм и возмещение перерасхода
В течение 3 рабочих дней после завершения командировки работник направляет работодателю авансовый отчет и дополняющие его документы, по которым будут сверяться расходы, выданные сотруднику в рамках аванса (п. 26 Положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749).
По итогам изучения отчета и документов, которые сданы с ним, бухгалтерия определит 3 типа денежных сумм:
1. Израсходованные работником и подтвержденные авансовым отчетом и дополняющими его документами.
2. Суммы, соответствующие лимитам по суточным.
3. Сумма, изначально выданная работнику перед командировкой.
Если результат будет положительным, то соответствующую ему сумму работник должен будет вернуть в кассу предприятия.
В бухгалтерских регистрах фиксируется следующая проводка:
- Дт 50 Кт 71 — при возврате денежных средств в кассу; или
- Дт 51 Кт 71 — при возврате денежных средств на расчетный счет предприятия.
Если результат отрицательный, предприятие должно возместить эту сумму, поскольку будет считаться, что работник потратил свои денежные средства.
В данном случае транзакция будет отнесена к командировочным расходам - проводки по ней такие же, как и в случае с выплатой авансов и суточных: Дт 71 Кт 50.
Проверка авансового отчета: проводки по расходам
Процедура, рассмотренная выше (когда бухгалтер определяет, должен ли сотрудник что-то вернуть предприятию или, наоборот, обязана ли фирма ему выплатить компенсацию), тесно связана с определением сумм, соответствующих конкретным разновидностям расходов командированного. В этих целях используются тот же авансовый отчет и дополняющие его документы.
Основные виды командировочных расходов:
1. Суточные.
Для их списания в командировочные расходы применяется следующая проводка:
- Дт 26 Кт 71.
При этом в зависимости от целей поездки операция может проводиться по дебету таких счетов, как:
- 20 (23, 25, 28) — если сотрудник направлен в командировку по производственной необходимости;
- 08 — если поездка связана с приобретением основных средств;
- 44 — если командировка осуществлялась в связке с покупкой/продажей товаров.
При этом если лимит суточных, утвержденный работодателем, превышает нормы, установленные в Налоговом кодексе, то сверхлимитные суммы облагаются НДФЛ и взносами. Факт их начисления отражается проводками:
- Дт 70 Кт 68;
- Дт (08, 20, 23 и т. д.) Кт 69.
2. Проезд, проживание и т. д.
По соответствующим командировочным расходам проводки применяются по тому же принципу, что и в случае с затратами на оплату суточных:
- Дт 26 Кт 71 (в общем случае) либо корреспонденций по дебету счетов 08, 20, 23 и т. д.
Если расходы подтверждены первичными документами и счетом-фактурой, то входящий НДС принимается к вычету, что фиксируется проводками:
- Дт 19 Кт 71 — зафиксирован входящий НДС;
- Дт 68 Кт 19 — входящий НДС принят к вычету.
Изучим порядок бухучета зарплаты командированного сотрудника.
Зарплата в командировке: проводки
Находясь в командировке, работник получает и заработную плату. Правда, рассчитывается она не как обычно, а по среднему заработку (п. 9 Положения). Кроме того, выходные дни в период нахождения человека в командировке оплачиваются в двойном размере либо в одинарном при последующем предоставлении отгула, при условии корректно заполненных учетных документов (п. 5 Положения, ст. 153 ТК РФ).
О нюансах оплаты командировки в выходные дни узнайте .
Начисление зарплаты командированному сотруднику осуществляется с применением проводок:
- Дт (08, 20, 23 и т. д.) Кт 70 — начисление зарплаты, исчисленной по среднему заработку;
- Дт 70 Кт 68 — удержание НДФЛ;
- Дт (08, 20, 23 и т. д.) Кт 69 — начисление страхвзносов.
Перечисление зарплаты работнику производится с применением корреспонденции счетов:
- Дт 70 Кт 50 — если сотрудник получает зарплату в кассе;
- Дт 70 Кт 51 — если зарплата перечисляется на карточку.
Итоги
Бухгалтерский учет операций, характеризующих отправку работника в командировку, осуществляется в несколько этапов. Сначала работнику выдается сумма аванса и суточных, а после его возвращения из командировки определяются — на основании отчета и дополняющих его документов — взаимные финансовые обязательства сотрудника и работодателя. Любые движения денежных средств между кассой (расчетным счетом) предприятия и работником (его банковским аккаунтом) фиксируются в проводках, содержание которых определяется целью командировки.
Узнать больше о порядке ведения бухгалтерского и налогового учета при командировках вы можете в статьях:
- .
Наша компания решила выплачивать суточные в командировказ за границей в размере 4000 руб. Суточные в размере 2500 руб. относим на отдельный счет_ командировочные расходы. С суммы, превышающей суточные (4000-2500=1500 руб.) удерживаем НДФЛ 13%.На каком счете отразить сумму превышения 1500 руб., возможно, как материальная выгода в виде оплаты труда?Нужно ли заключать трудовое соглашение с сотрудниками по данной выплате?
1.В бухучете расходы на выплату суточных отражайте проводкой Дебет 20 (23,26,44) Кредит 71 в полном размере (4000 руб.), удержание НДФЛ с сумм сверхнормативных суточных с работника Дебет 70 Кредит 68 «Расчеты по НДФЛ» ((4000-2500) х 13% = 195 руб.). При расчете налога на прибыль суточные не нормируются (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ , ). 2. Нет, не нужно. Порядок и размер возмещения командировочных расходов, в том числе и суточных, устанавливается организацией самостоятельно. Достаточно закрепить их приказом руководителя или указать в коллективном (трудовом) договоре (часть 4 статьи 168 ТК РФ).
Обоснование
Из книги «13 200 бухгалтерских проводок с комментариями. Алексей Тепляков»
7.18.1. Расходы, произведенные подотчетными лицами на служебные командировки
Отражение в бухгалтерском учете списания отдельных расходов, произведенных работником организации за время нахождения в служебной командировке по представлении им авансового отчета.
№ | Дебет | Кредит | Содержание операции |
Бухгалтерские проводки при отражении суточных по командировкам* | |||
1 | , , и др. | Списаны суточные по командировке. Размер суточных установлен локальным нормативным актом организации | |
2 | 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц» | Удержан налог на доходы (НДФЛ) с сумм сверхнормативных суточных с работника. Нормы, в пределах которых суточные освобождаются от налогообложения налогом на доходы физических лиц, установлены пунктом 3 статьи 217 НК РФ | |
Как учесть при налогообложении суточные. Организация применяет общую систему налогообложения
Размер суточных организация определяет самостоятельно (). При расчете некоторых налогов суточные учитываются в пределах норм*.
Налог на прибыль
При расчете налога на прибыль суточные не нормируются* (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ , письмо Минфина России от 6 февраля 2009 г. № 03-03-06/1/41). Включайте их в состав расходов в размере, предусмотренном коллективным договором или локальными нормативными актами организации: приказами, Положением об оплате труда, положением о командировках и т. п. (
Если при возвращении у сотрудника остается часть выданного аванса, то он возвращает оставшиеся денежные средства предприятию в кассу с оформлением .
Если выданного аванса сотруднику не хватило и были потрачены его собственные денежные средства, то организация возмещает понесенные расходы свыше выданного аванса, при этом оформляется .
Проводки по расходам свыше выданного аванса
Дебет | Кредит | Название операции |
Выданы денежные средства под отчет |
||
Возвращены не истраченные денежные средства предприятию в кассу |
||
Выдана работнику сумма, потраченная им свыше выданного аванса |
Командировочные расходы в зависимости от цели командировки относятся на соответствующие счета бухгалтерского учета. Затраты, связанные с культурными и развлекательными мероприятиями, учитываются в качестве внереализационных расходов.
Если по произведенным расходам выделяется и есть подтверждающие документы с выделенным в отдельной строке НДС (счет-фактуры, ), то этот НДС можно отнести на счет 19 и затем направить его к вычету (при условии, что эти расходы относятся к расходам, уменьшающим налоговую базу при ).
Проводки по бухучету командировочных расходов
Дебет | Кредит | Название операции |
20 (23, 25, 26, 29) | Списаны командировочные расходы, связанные с основным видом деятельности производственного предприятия. |
|
Списаны командировочные расходы, связанные с основным видом деятельности торгового предприятия. |
||
Списаны расходы по командировке, связанные с приобретением основного средства |
||
Списаны расходы, связанные с приобретением материально-производственных запасов |
||
Списаны затраты по командировке, связанной с транспортировкой бракованной продукции |
||
Командировочные расходы, связанные с отдыхом и культурно-развлекательными мероприятиями |
||
Выделен НДС по командировочным расходам |
||
НДС направлен к вычету |
Какие-то расходы, понесенные работником, работодатель может не принять, в этом случае эти затраты должен возместить работник из своей (при этом нужно помнить, что из зарплаты работника можно удержать сумму не свыше 20% от величины среднего заработка), либо путем внесения денежных средств в кассу предприятия или на расчетный счет.
Если какие-то затраты оплачивает сам работодатель с расчетного счета (например, оплата билетов или проживания в гостинице), то выполняется проводки:
Дебет | Кредит | Название операции |
Оплачены затраты на командировку с расчетного счета работодателя |
||
20, 23, 25, 26, 29 (44) | Списаны командировочные расходы после сдачи работником авансового отчета и утверждения его руководителем. |
|
Выделен НДС по этим расходам (если выделяется) |
||
НДС по командировочным расходам направлен к вычету |
Если работодатель приобретает билет на проезд работника самостоятельно, то он учитывается на субсчете 3 счета 50 «Касса». При этом выполняются следующие проводки:
Пример учета командировочных расходов
Проводки бухучета командировочных расходов:
Сумма | Дебет | Кредит | Название операции |
Выданы денежные средства под отчет из кассы |
|||
Списаны расходы на билеты без учета НДС |
|||
Выделен НДС по расходам на билеты |
|||
НДС направлен к вычету |
|||
Списаны расходы на гостиницу без учета НДС |
Командировка – это рабочая поездка сотрудника по распоряжению руководства. Все расходы на проезд, проживание и питание работника организация должна взять на себя. В этой статье мы рассмотрим проводки по командировочным и суточным расходам.
Типовые проводки по суточным и командировочным
Для покрытия всех расходов в командировке сотруднику :
- Дебет Кредит 50 () .
Если после командировки деньги остаются, их необходимо вернуть в кассу:
- Дебет 50 Кредит .
В случае, когда работник, наоборот, потратил еще и свои личные деньги, организация при наличии соответствующих доказательств должна компенсировать их:
- Дебет Кредит 50 .
По всем расходам в командировке работник должен отчитаться. Для этого он составляет авансовый отчет, к которому он прикладывает все квитанции, билеты, чеки и иные документы, подтверждающие затраты.
Если расходы сотрудника, даже при наличии документов, будут не целесообразными, организация может их не принять. В этой ситуации работник должен будет вернуть деньги.
Если в расходных документах есть счет-фактуры с выделенным НДС, его можно принять к вычету:
- Дебет 68 НДС Кредит 19 .
Когда организация часть расходов оплачивает с расчетного счета, то делают запись:
- по дебету 76 счета и кредиту .
Поступление билетов, приобретенных для сотрудника, отражают проводкой:
- Дебет 50.3 Кредит 76 .
Выдачу сотруднику:
- по дебету 71 и кредиту 50.3 .
Помимо командировочных – на оплату проживания, проезда, сотруднику выдают суточные – на питание. Это нормируемые в налоговом учете расходы фирмы, на которые она может уменьшить прибыль. Для командировок по России такая норма – 700 руб. в день, за границу – 2100 руб. Если выдать сотруднику суммы, превышающие эти лимиты, то придется удержать НДФЛ.
Пример проводок
Сотрудник направлен в командировку на 6 дней. Билеты куплены организацией в авиакомпании. Их стоимость 31 270 руб. Расходы в командировке на оплату гостинцы составили 13 000 руб. (НДС 1983 руб.), на использование общественного транспорта – 250 руб., – 3000 руб. Суточные выданы в размере 4200 руб. и командировочные, в размере 12 000 руб.
Проводки:
Счет Дт | Счет Кт | Описание проводки | Сумма проводки | Документ-основание |
50.3 | 76 | Поступили билеты в кассу | 31 270 | Билеты |
71 | 50.3 | Выданы билеты сотруднику | 31 270 | Билеты |
71 | 50 | Проводка по выдаче суточных | 4200 | Расходный кассовый ордер |
71 | 50 | Проводка по командировочным расходам | 12 000 | Расходный кассовый ордер |
20 | 71 | Списаны расходы на гостиницу | 13 000 | Авансовый отчет Счет-фактура |
19 | 71 | Учтен входной НДС | 1983 | Счет-фактура |
68 НДС | 19 | НДС принят к вычету | 1983 | Бухгалтерская справка |
20 | 71 | Расходы на транспорт | 250 | Авансовый отчет |