Списание дебиторская задолженность свыше 3 лет. Списание дебиторской задолженности с истекшим сроком давности: Детальный анализ

Дебиторская задолженность появляется, если контрагенты по каким-то причинам не рассчитались с компанией: к примеру, поставщик отказался возвращать , покупатель не произвел расчет за приобретенные товары и т. д. Задолженность может быть погашена, но в некоторых случаях вернуть деньги невозможно. Возникает проблема: как списать дебиторскую задолженность, чтобы сумма не продолжала «висеть», нарушая отчетность. В этом случае нужно ориентироваться на требования Налогового кодекса.

Не все долги возвращаются…

Получить свои деньги иногда не представляется возможным. Можно назвать несколько случаев, когда единственный разумный выход – списывать :

1. Организация-должник ликвидировалась. Обычно при банкротстве или закрытии отводится определенный срок на предъявление требований кредиторов, и если не заявить о своих претензиях, компания теряет возможность вернуть долги. Если компания исключена из ЕГРЮЛ до сентября 2014 г. долг нельзя признать безнадежным, придется ждать истечения срока давности.
2. Истек положенный срок давности. По ст. 196 ГК он составит 3 года с образования задолженности. Если деньги не были возвращены, дальнейшие требования бесполезны.
3. Исполнительное производство окончено, так как должника не удалось найти, либо у него отсутствует имущество, которое можно использовать для . Судебный пристав вернет заявителю исполнительный лист, но его можно повторно предъявлять к взысканию.
4. Взыскание долга признано невозможным (ст. 416 ГК). Если обязательство не может быть исполнено, и ни одна из сторон за это не отвечает, долг будет признаваться безнадежным. Обычно такая ситуация возникает при воздействии непреодолимой силы: к примеру, пожара или стихийного бедствия.

Дебиторка не должна признаваться безнадежной, если сумма долга используется как способ погашения кредиторской задолженности перед этим же лицом или организацией.

Списание дебиторки в бухучете

Чтобы списать дебиторскую задолженность, нужно предоставить доказательства о невозможности возврата долга

Чтобы признать дебиторку безнадежной и списать ее, потребуется акт инвентаризации расчетов, составленный по форме N ИНВ-22, а также приказ, изданный руководителем. Бухгалтер должен подготовить справку о наличии кредиторской и дебиторской задолженности, все данные сверяются с контрагентами. Существование обязательств должно быть подтверждено соответствующими документами.

Чтобы списать дебиторку, и это действие было признано правомерным, необходимо представить доказательства невозможности списания долга: для этого потребуется судебный иск к организации-должнику, к нему также нужно приложить акт о невозможности взыскания суммы и постановление о том, что исполнительное производство было прекращено.

Чтобы подтвердить размер задолженности, нужно предъявить все договоры с контрагентами, накладные, акты приема передачи товара или выполнения работ, а также иные документы, подтверждающие факт образования долга и его величину. Важно помнить, что срок хранения документов, которыми подтверждается, что задолженность списана обоснованно, составляет не менее 5 лет для бухгалтерского учета и 4 года для налогового учета.

При этом срок начинает отсчитываться не с момента образования долга, а с того момента, когда он был списан. Чтобы не запутаться в документации, эти документы лучше хранить до истечения положенного срока отдельно от других бумаг. Данный вид задолженности должен быть учтен на счетах 60, 62, 73, 76 совместно с НДС. При его списании в прочие расходы НДС, начисленный на услуги и товары, тоже должен учитываться.

Если на предприятии был создан специальный резерв по сомнительной задолженности, необходимо сделать следующие проводки в бухучете:

• Дебет счета 63 кредит счета 60, 62, 70, 71, 73, 76. Списывается задолженность, у которой уже истек срок давности. По тому же принципу резерв позволит списать долг, который нереально взыскать.
• Дебет счета 007. Отражается задолженность, списанная из-за нереальности взыскания.

По счету 007 необходимо вести отдельный учет по каждому контрагенту, который не выполнил свои . Отдельно учитывается каждый долг, который был списан в убыток. Есть еще одна важная деталь: если в отношении одного контрагента есть и дебиторская, и кредиторская задолженность, нужно сначала провести взаиморасчет.

Если в итоге дебиторская задолженность не перекрывается кредиторской, только в этом случае ее можно относить к убыткам, это позволит избежать ненужных налоговых рисков. Если в фирме не создавался финансовый резерв по сомнительным долгам, задолженность проводится по дебету счета 91.2 «Прочие расходы».

Списание дебиторки в налоговом учете

Списание дебиторской задолженности: программа

Согласно ст. 266 НК, если в организации имеется резерв по сомнительным долгам, именно его необходимо использовать для списания долгов, которые не представляется возможным взыскать. Однако если размеров этого резерва недостаточно, то получившийся остаток включается во внереализационные расходы.

Если резерва для покрытия сомнительных долгов нет, то все убытки от списанного долга включаются во внереализационные расходы. В любом случае сумма безнадежного долга с НДС уменьшает прибыль, подлежащую налогообложению. При правильном списании долга, предприятие сможет уменьшить налоговую нагрузку в данный период.

Эти расходы должны быть признаны и отражены в отчетности именно в тот налоговый период, когда истек срок давности искового заявления, либо было прекращено исполнительное производство, долг был признан невозможным к взысканию. Если предприятие-должник было ликвидировано, его долги признаются безнадежными в тот период, в который оно было официально исключено из Единого реестра.

Образцы документов для списания задолженности

Правильное документальное подтверждение позволит избежать претензий со стороны налоговой, и задолженность будет списана без каких либо негативных последствий. Чтобы избавиться от просроченного долга, руководитель должен издать приказ, он оформляется по следующему образцу:

ООО «Вектор»
Приказ №53
о списании дебиторской задолженности
20 сентября 2015 года г. Павлово

По ст. 196 ГК, на основании акта инвентаризации расчетов с дебитором, от 10 сентября 2015 года №58 и бухгалтерской справки от 15 сентября 2015 года №51 приказываю:

• Списать дебиторскую задолженность ООО «Меркурий» в размере 51000 (пятьдесят одна тысяча) рублей.
• Бухгалтеру отразить данную операцию в налоговом и бухгалтерском учете.
• Контроль выполнения приказа оставляю за собой.

Директор ООО «Вектор» ________________________________________ В. И. Петров
С приказом ознакомился ________________________________________ А. И. Васин
главный бухгалтер

Бухгалтерская справка для списания задолженности оформляется следующим образом:

В продолжение августа 2012 года ООО «Вектор» продало продукцию на сумму 51000 (пятьдесят одна тысяча) рублей. Покупатель ООО «Меркурий» не произвел своевременную оплату товара и в дальнейшем не предпринял никаких мер по погашению образовавшейся задолженности.
Далее ООО «Меркурий» изменило свое местонахождение, разыскать его не представляется возможным. Претензии в судебном порядке не предъявлялись.

На основании акта инвентаризации от 10 сентября 2015 года №58 дебиторскую задолженность требуется списать, так как срок исковой давности истек.
Главный бухгалтер ___________________________________________________ А. И. Васин

К этим документам необходимо приложить все бумаги, подтверждающие для ее списания.

Мнение юриста-эксперта:

Дебиторская задолженность в бизнесе не совсем интересная тема для обычных граждан, которые никак не связаны с бизнесом или не работают в бухгалтерии. Простыми словами о ней можно сказать так. Это все долги, которые есть у клиентов предприятия, т.е. они должны этому предприятию. Зачем об этом что-то знать нашему читателю. Есть такой случай.

Мы говорим о банках. Если вы брали кредит в банке, и перестали по нему платить, то у банка увеличивается дебиторская задолженность на сумму вашего долга. Это отрицательный показатель для оценки деятельности банка. Поэтому банку крайне невыгодно увеличивать величину дебиторской задолженности. Банк пытается исправить ситуацию. Если вы не можете платить по долгам на условиях кредитного договора, то банку выгодно пойти вам на уступки, чтобы ваше задолженность не влияла на финансовое состояние банка.

В противном случае, банку придется продать ваш долг за копейки коллекторскому агентству. А агентству тоже выгодно побыстрее убедить вас платить. И в этом случае есть возможность договориться. Изложенное не гарантирует, что ситуация может именно так и развиваться, но знать об этом будет не лишним.

Бесплатная шпаргалка в видеосюжете — как осуществляется списание дебиторской задолженности:

В хозяйственной жизни юридического лица нередко возникают случаи, когда у организации появляется долгосрочная кредиторская задолженность (КЗ): совершенный заем, отгрузка поставщиком товара в долг, невыплата вовремя заработной платы сотрудникам предприятия.

Если по разным причинам в установленные законом сроки долг оплатить не получается – такая задолженность переходит в раздел просроченных. Однако, «вечно» висеть долг не может – если организация-займодатель в установленные законом сроки не истребовала долг в судебном порядке он подлежит списанию.

Чтобы избежать дополнительных начислений в случае проверки налоговых органов списывать кредиторскую задолженность необходимо правильно, с учетом всех нормативных документов.

Основные понятия

Списание кредиторской задолженности – процедура учета долгов, по которым истек срок давности, имеющая налоговые последствия.

Исковой срок давности по гражданскому законодательству РФ исчисляется сроком в три года (ст. 196 ГК РФ).

Прерывание сроков исковой давности возможно, если кредитор предъявил организации-должнику иск. Также основанием для прерывания могут служить некоторые действия заемщика, говорящие о признании задолженности, например, путем ответного письма на претензию, признающей наличие неуплаты, подписание акта сверки с кредитором либо частичное погашение долга. После перерыва срок исковой давности будет исчисляться заново, т.е. 3 года, предыдущее время в зачет больше не идет.

Основания

Главное основание списания КЗ – истечение срока исковой давности. Могут быть и другие основания на которые может ссылаться организация при списании долга.

Основанием для списания кредиторской задолженности будет являться невозможность выполнения обязательства по объективным причинам. Например, списание кредиторской задолженности при ликвидации кредитора () – единственная возможность законным способом отказаться от погашения денег уже несуществующему юридическому лицу.

В этом случае надо дождаться исключения недействующего лица-кредитора из ЕГРЮЛ. Уплаты долга невозможна и в ситуации, когда должник признается банкротом .

Обязательства могут быть прекращены по причине освобождения кредитором должника от выплаты задолженности (). Подобная ситуация на практике возможна между связанными, аффилированными лицами или, предположим, когда займ организации был предоставлен учредителем. Такая процедур считается в гражданском законодательстве дарением, если не доказана получаемая экономическая выгода стороны, прощающей долг.

Законодательство предполагает в качестве основания для списания использовать акт государственного органа, если в результате его издания выполнения обязательства становится невозможным (ст. ).

Еще одним поводом для списания КЗ является невозможность его исполнения в связи с наступлением события (форс-мажорные обстоятельства), за которое ни одна из сторон отвечать не может (ст. ).

Наконец, основанием для прекращения кредитных отношений может служить смерть кредитора (ст. ), если речь идет о физическом лице.

Все вышеперечисленные основания позволяют осуществить списание безнадежной кредиторской задолженности.

Основные правила

Основное правило, применяемое к списанию кредиторской задолженности – бухгалтерский учет этой операции производится именно в тот период, когда истек срок ее исковой давности.

Если произошло нарушение этой нормы придется подавать уточненную декларацию в следующем отчетном периоде.

Сроки

Задача бухгалтера организации заключается в том, чтобы правильно исчислить сроки сумм, подлежащих списанию. Это необходимо для того, чтобы не ошибиться при расчете налога на прибыль.

Исходя из установленного законом трехгодичного периода для подачи иска бухгалтер долен проверить соблюдены ли все условия для списания долга, не было ли прерывания, в случае если организация-должник каким-либо образом входила в контакт с кредитором: гарантийное письмо, подписанный акт сверки и т.д. Если контактов не было за основу берется временной интервал с даты последнего платежа или с даты окончания кредитного соглашения.

Документальное оформление

Списание КЗ осуществляется в документах бухгалтерского и налогового учетов.

Проведение процедуры складывается из подготовки:

• акта инвентаризации;
• справки бухгалтера;
• приказа руководителя учреждения на списание просроченной кредиторской задолженности.

Инвентаризацию рекомендуется проводить регулярно в конце каждого отчетного периода. Это позволит своевременно выявлять возникшую задолженность. Особенность проведения инвентаризации на предприятии заключается в том, что помимо кредиторской части необходимо проверить и дебиторские счета.

При проведении инвентаризации особе внимание уделяем расчетам с финансовыми учреждениями, внебюджетными фондами, клиентами предприятия и размером задолженность перед бюджетом. Как правило, если по итогам проверки составляется акт по типовой форме .

Следует отметить, что проведение квартальной инвентаризации является правом экономического субъекта, но никак не его обязанностью. ФЗ «О бухгалтерском учете» обязывает проводить инвентаризацию один раз в год.

Следующим важным шагом является подготовка бухгалтерской справки, включающей в себя важную информацию по просроченным задолженностям:

• номер договора и дата его составления;
• ссылки на первичные документы: товарные накладные, акты, счета-фактуры;
• обоснование срока истечения давности путем проведения математического расчета;
• информация о компании-кредиторе.

Этими документами руководствуется директор организации подписывая приказ о списании задолженности.

Приказ на списание просроченной кредиторской задолженности

Стандартный приказ на списание безнадежной кредиторской задолженности может выглядеть следующим образом.

Приказ издается на фирменном бланке предприятия в шапке которого указываются его реквизиты.

В тексте приказа, ссылаясь на правила ведения бухучета, утвержденные Минфином России и статьями Налогового кодекса РФ руководитель организации обосновывает необходимость списания долга перед конкретным кредитором на основании проведенной инвентаризации и бухгалтерской справки. Списанная сумма признается внереализационным доходом. Контроль за исполнением приказа возлагается на главного бухгалтера.

Порядок процедуры

Процедура списания КЗ проходит в четыре этапа:

1. Выявление суммы просроченной задолженности в ходе проведения инвентаризации в конце отчетного периода.
2. Составление бухгалтерской справки по выявленной КЗ.
3. Издание директором (руководителем) компании приказ о списании долга на основании нормативных документов.
4. Внесение бухгалтерией соответствующих изменений в бухгалтерский и налоговый учет.

В бухучете списание проводится на основании следующей проводки:

Дебет 60 – Кредит 91-1

Налогообложение

Налоговый учет требует оформить просрочку в тот период, когда произошло истечение срока исковой давности. Если это не произошло по причине бухгалтерской недосмотра придется в следующем периоде подавать «уточненную» декларацию.

Основания для фиксирования суммы долга и сроков давности точно такие же, как и в бухучете:

• приказ о проведении инвентаризации;
• ведомость по инвентаризации по типовой форме;
• бухгалтерская справка;
• приказ руководителя о списания КЗ.

При расчете единого налога по УСН, вне зависимости от ее формы (единый налог с доходов, либо доходы минус расходы) задолженность относят в состав внереализационных доходов. В составе доходов не включаются долги, которые возникли по уплате штрафов и пеней, а также обязательных страховых взносов.

Если организация платит ЕНВД она обязана вести раздельный учет, доходов, расходов и хозяйственных операций. Поэтому для целей исчисления единого налога по вмененной деятельности общая сумма полученного дохода не важна и налоговые последствия не наступают.

Отчетный период по налогу на прибыль является квартал. Если налогоплательщики исчисляют ежемесячные авансовые платежи исходя из авансовой прибыли – каждый месяц.

Часто у бухгалтеров возникает вопрос о том, как уплачивать НДС с аванса посте истечения срока КЗ. Министерство финансов разъясняет этот момент разрешая снизить налогоплательщику НДС только в части материально-производственных ресурсов, работ и услуг.

Иногда, чтобы не списывать кредиторскую задолженность и тем, самым увеличивать сумму налога на прибыль организация сознательно идет на прерывание сроки исковой давности. В этом случае задолженность может тянуться годами, если кредитор не истребует ее в судебном порядке.

Что бывает в тех случаях, когда компании невнимательно относятся к кредиторской задолженности, затягивая сроки ее списания? В худшем случае это может послужить поводом для налоговых органов для доначисления налогов.

Таким образом, списание кредиторской задолженности достаточно сложная и длительная процедура, требующая внимательного отношения к срокам исковой давности. Оформление списания должно производится, как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

От правильного оформления списания КЗ зависит сумма налога на прибыль, поэтому руководству компанию следует дисциплинированно подходить к решению этого вопроса.

Видео: Что такое кредиторская задолженность

С каждым годом всё более жёсткими становятся требования относительно достоверности , точности этого документа, в том числе, к такому явлению, как списание дебиторской задолженности с истёкшим сроком давности.

Заметны первые изменения в сфере отражения доходной части по текущим периодам.

В этом случае обязательна работа с оценочными резервами и обязательствами. Тщательно анализировать надо весь отчёт со всеми показателями, которые в него входят. Среди параметров с важным значением – задолженность кредиторов и дебиторов.

Общие правила контроля

На руководство предприятия и сотрудников бухгалтерии возлагаются обязанности по:

1. Своевременному списанию безнадёжной бухгалтерской задолженности в счёте.
2. Работе с задолженностью в отчётности для налоговых служб, когда возникает необходимость.
3. Ведению активной работы с .
4. Осуществлению контроля за тем, как соблюдаются сроки погашения.
5. Полному контролю кредиторских и дебиторских задолженностей.

Учёт расходов на предприятии имеет множество нюансов, с которыми связаны многие финансовые вопросы. Свой набор требований к документам предъявляют как Налоговое, так и Гражданское Законодательство.

Учитываются обязательно пожелания налоговых органов и Министерства финансов, арбитражная практика, положения по общему ведению бухгалтерской отчётности.

О задолженности, подлежащей списанию

Нужно иметь основания для списания задолженности, иначе это становится невозможным, вне зависимости от того, о какой задолженности идёт речь.

Основаниями для списания по каждому обязательству дебиторской задолженности, у которой срок исковой давности истёк, считаются письменные приказы руководителя, акты после проведения инвентаризаций.

Это касается и других долгов, уплата которых перестала быть реальной. Суммы допустимо отнести к резервным фондам из сомнительных долгов. Либо к увеличению расходов, финансовым результатам деятельности.

Важно: к аннулированию задолженности не относится ситуация, когда долг списывается в убыток из-за того, что должник сам не может заплатить. За балансом такие задолженности отражаются на протяжении пяти лет. Это необходимо, чтобы всё-таки взыскать образовавшуюся сумму, если у должника вдруг изменится ситуация.

По депонентской и кредиторской задолженности действуют те же правила, о которых говорилось выше.

Списание дебиторской и кредиторской задолженности имеет несколько оснований:

• Взыскание стало нереальным. Это важно отразить в бухгалтерском учёте.
• Организация была , либо , и обязательство невозможно исполнить по другим причинам.
• Истёк срок исковой давности.

Именно последний критерий чаще всего играет самую важную роль. Он важен для защиты нарушенных прав у одного из участников отношений.

Три года – общий срок исковой давности, который установлен в Гражданском Кодексе, в 196 статье . Этот срок начинает отсчитываться с того момента, когда предприятие узнаёт о своих нарушенных правах.

Например, когда покупатель не перечисляет деньги, хотя вторая сторона выполнила все обязательства по договору.

Исковая давность прерывается при предъявлении судебного иска, как говорится в том же ГК РФ, но в 203 статье . То же самое происходит, если должник совершает любые действия, говорящие о том, что он признал свой долг.

Даже если возник небольшой перерыв в сроке исковой давности, потом он может снова идти. Время, которое прошло до того, как появился перерыв, не идёт расчёт в данном случае.

Важно: сроки истекают одновременно как по основному обязательству, так и в смысле выполнения дополнительных. Сроки не меняются, даже если другими становятся лица, принимающие на себя ответственность по выполнению обязательств.

Переходим ко второму критерию

Это ситуация, когда исполнение обязательств стало невозможным.

Представители государственного органа выпускают отдельный акт, чтобы официально признать невозможность выплаты долга.

В этом случае ситуация несколько сложнее, чем, когда просто истекает срок исковой давности. До сих пор на законодательном уровне многие спорят друг с другом по поводу правомерности взыскания сумм на основании акта от исполнительных приставов.

Как быть с ликвидацией должника?

Некоторые представители налоговой службы хотят приписать к этой группе и списание безнадёжных кредиторских задолженностей. Но истинность подобных утверждений не сможет доказать ни один налоговик.

Ведь отсутствует сам факт добровольной передачи. Организуется только списание из-за того, что срок исковой давности прошёл.

Особенности работы с недостачами и хищениями

Дебет счёта 209 00 используется для обозначения ситуаций, если в организации произошла недостача. Надо иметь документы от судебных или следственных органов, чтобы списывать задолженности в данной ситуации.

Сумма по выявленным задолженностям списывается с баланса учреждения, если следственные органы официально уведомляют руководство о том, что судебное производство закончилось. После этого деньги принимаются в забалансовый счёт.

Резервы по сомнительным долгам. Создание и использование

Для расчётов с другими гражданами и организациями, каждое предприятие может создать подобный резерв. Об этом говорится в 70 пункте Положения по ведению бухгалтерской отчётности . Суммы резервов относятся в этой ситуации к финансовым результатам деятельности.

Это целесообразное решение для тех, у кого всё же остаётся возможность взыскать долг, даже если он был просрочен.

Величина резерва бывает разной. Она определяется индивидуально для каждого отдельного случая. Всё зависит от того, как именно оценена сама возможность полностью или частично погасить долг, от финансового состояния должника.

Резерв образуется в тот самый момент, когда задолженность признаётся сомнительной. Сначала для этого проводят инвентаризацию расчётов, а затем руководитель издаёт соответствующий приказ.

Для выполнения этой операции в отчётности используют счёт 63. А дебет счёта обозначается как 91. По дебету счёта 63 ведётся запись, если речь идёт о невостребованных долгах, которые были признаны сомнительными ещё раньше.

Дебиторская задолженность по подотчётным лицам

Часто случаются ситуации, когда сотрудника увольняют, но он не успевает полностью отчитаться за средства, полученные от руководства по командировочным расходам, хозяйственным и другим нуждам предприятия.

В такой ситуации на 71 счёте образуется сальдо дебетового типа. Ежегодно и ежемесячно эти данные переписываются снова и снова.

После увольнения такие работники обязаны заполнять так называемые обходные листы. Там все отделы предприятия и службы ставят свои отметки.

Это говорит о том, что все расчёты проведены, и какие-либо задолженности отсутствуют. После полного расчёта с сотрудниками, свою подпись в документе ставят и представители бухгалтерии.

Важно: отчёт об израсходованных суммах предоставляется не позднее, чем через три дня после того, как они получены. Либо на следующий день после возвращения из отпуска.

Но часто увольнения сотрудников происходят без окончательных расчётов в полной форме. Дебиторскую задолженность по счёту 71 неправомерно списывать, если это произошло по вине сотрудников бухгалтерии.

Именно с бухгалтеров и списывается задолженность. Она списывается на финансовый результат деятельности, когда причина произошедшего кроется в другом.

Или если не удалось вернуть всю сумму, даже после судебных заседаний. Списывать задолженности можно лишь через три года при отсутствии судебных решений. Для работника средства становятся личным доходом, а для предприятия – убытками.

Если это доход, значит, он облагается налогами по общим правилам. Тогда налоговым агентом станет предприятие и его руководство. Сотрудники бухгалтерии подают в налоговые службы справку, подтверждающую факт получения сотрудником личного дохода.

Непогашенные займы работников

Гражданский Кодекс РФ регулирует отношения, которые возникают между сторонами, заключившими договор по выдаче или получению займа. Организации и частные лица могут заключать такие договора в письменной форме, сумма при этом особой роли не играет.

73 и 73-1 – счета, предназначенные для расчётов с сотрудниками по предоставленным им займам. Предприятие должно отстаивать право на получение денег, если сотрудник увольняется, но свой долг не возвращает.

Задолженность относится к финансовым результатам, если руководство исчерпало все возможные методы воздействия, но так и не смогло вернуть долг.

Главное – не забыть подать в налоговую службу сведения о том, что данное конкретное лицо получило доход. Он состоит из двух частей:

1. материальная выгода;
2. невыплаченная задолженность.

Что насчет задолженностей в других валютах?

Дебиторские задолженности часто возникают на основе сделок, цену на которые установили в условных единицах, либо валютах иностранных государств.

Курсовая разница после этого относится к расходам или доходам вне реализации основного продукта.

Пересчёт задолженности, которая выражена в условных денежных единицах, не предусмотрен. Только на день, когда возник доход или расход, надо выявлять разницу в сумме.

Что делать, если документы не сохранились?

Если документы отсутствуют в основном отделении, которое занималось оформлением сделки, можно подумать о том, есть ли хоть какие-то доказательства в отделениях смежных. И из такой ситуации всегда можно найти выход.

Совет! Одно из возможных доказательств – выписка из Единого реестра юридических лиц о том, что должник из этого реестра был исключён.

Но, в любом случае, желательно сохранять первичные документы при совершении сделок. Именно они служат главным доказательством при взыскании долгов. Иначе доказать свою правоту будет очень сложно.

Что насчет сроков списания задолженности?

Бухгалтерская отчётность будет искажена, если дебиторская задолженность списывается несвоевременно. Из-за этого на административных лиц накладывают довольно серьёзные штрафы. В некоторых случаях возможно и возникновение налоговой ответственности.

Право на списывание долгов у предприятия появляется при отсутствии перерывов в сроке, даже если он ещё не прошёл до конца. Но, в любом случае, официально поступление внереализационных доходов признаётся в тот момент, когда исковая давность проходит.

Как проводить инвентаризации?

Бухгалтерия должна постоянно вести учёт по дебиторским задолженностям. Инвентаризация организуется, если хотя бы один из долгов признан просроченным.

Но не стоит забывать и о том, что инвентаризация проводится раз в год на общих основаниях. Это необходимо для того, чтобы документально подтверждать наличие хозяйственной деятельности предприятия и её результаты.

«ИНВ-22» - унифицированная форма приказа, который выпускает руководство для проведения инвентаризации. Допускается составление документа при помощи компьютерных программ.

Но это не значит, что можно халатно отнестись к самому процессу. Главное – внимательно следить за тем, как составляются первичные бумаги, даже если эту функцию выполняют специальные программы. Иначе отчётность не будет считаться полной.

При списании задолженностей следующие ошибки встречаются у сотрудников чаще всего:

• Связанные с формальным проведением процедуры
• Нарушения в методологии по бухгалтерскому учёту
• Нарушения в сроках хранения документации в архивах
• Непринятие мер, когда необходимо взыскать задолженности
• Несвоевременное отражение НДС
• Когда задолженность списывается и признаётся безнадёжной, хотя никаких оснований для этого нет
• Не соблюдаются сроки по списанию задолженностей, у которых истёк срок давности

Из-за этого аудиторы часто признают результаты проведённой инвентаризации недействительными. Неправильное оформление документов может привести и к проблемам с оспариванием своего права на получение долга.

Первичные документы. Как правильно собрать?

Следующие документы помогут подтвердить, что срок исковой давности закончился.

1. Акты по сверке задолженностей.
2. Платёжные документы, на которых видно, в какую дату исполнитель получил аванс.
3. Документы о том, что произошла отгрузка товаров.
4. Бумаги, на основании которых и проводится отгрузка.

Можно доказать своё право на списание задолженностей и в том случае, если срок исковой давности не кончился. Тогда нам понадобятся:

• Акты судебного исполнителя о том, что плательщик не может отдать долг.
• Решение суда или акт представителей ликвидационной комиссии о том, что предприятию не хватает средств для расчёта.
• Для подтверждения ликвидации нужна выписка из Единого Реестра по юридическим лицам.
• Финальное определение суда о том, что ликвидация прошла успешно, либо о том, что конкурсное производство было завершено.

О налоге на добавленную стоимость

Основанием для восстановления НДС, ранее принятого к вычету, списание дебиторской задолженности не является.

НДС списывается на внереализационные доходы, если до этого организация на правомерном основании не приняла к вычету сумму входного налога, которая также могла относиться к задолженности.

Например, это могло произойти из-за того, что отсутствует счёт-фактура.

Для корректировки документов по дебиторским задолженностям существует два основных метода.

1. Прямое списание. Безнадёжные счета относятся на счет за номером 7210. Это нужно сделать в том же периоде, когда принято решение о том, что плата не поступит. С точки зрения бухгалтерского учёта, такой метод нежелателен. Ведь из-за этого расходы и доходы не будут соответствовать друг другу.
2. Метод начисления резервов.

В последнем случае возможно два решения. Это анализ счетов по срокам оплаты, а также процент от объёма реализации.

Главное – проведение анализа для каждого конкретного требования, которое признаётся сомнительным. При этом руководство каждого предприятия самостоятельно определяет сроки для проведения инвентаризации.

Но иногда ситуация никак не зависит от решения руководства. Например, при создании резервных фондов проведение инвентаризации становится обязательным каждый квартал.

Перед этим мероприятием надо составить справку о том, в каком состоянии находится дебиторская задолженность. Это своеобразный путеводитель для тех, кто входит в состав комиссии. Она служит приложением и к основной отчётности по расчётам с покупателями, любыми клиентами.

О каждом дебиторе надо указать сведения максимально подробно. Обязательно указывают причину, по которой возникла задолженность, сроки и суммы. Идёт перечень документов-доказательств данного факта. Например, можно показать текст документов по отгрузке и проведению платежей.

Этот процесс требует серьёзного подхода. К проблемам могут привести даже небольшие ошибки, потому их желательно избегать.

Важная тема. Как учесть безнадежную «дебиторку»

О порядке списания безнадежных долгов за счет резервов, а также долгов, не покрытых резервами, БУХ.1С рассказали эксперты 1С.

Дебиторской задолженностью считается сумма всех долгов, причитающихся организации со стороны других юридических и физических лиц. Соответ-ственно, должники организации являются ее дебиторами. Дебиторская задолженность может признаваться надежной (например, если она обеспечена залогом, поручительством, банковской гарантией), сомнительной и безнадежной (нереальной к взысканию).

Когда долги контрагентов признаются безнадежными

Безнадежная дебиторская задолженность - это сумма, которую организация не может взыскать со своих контрагентов в силу определенных причин. Для целей налогообложения прибыли безнадежными долгами (долгами, нереальными к взысканию) признаются долги, если выполняется хотя бы одно из условий, перечисленных в пункте 2 статьи 266 НК РФ:

1. Истек установленный срок исковой давности. В общем случае этот срок составляет три года (п. 1 ст. 196 ГК РФ). Срок исковой давности начинает течь с момента, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права (ст. 200 ГК РФ). Срок исковой давности прерывается, если должник совершает действия, свидетельствующие о признании долга (ст. 203 ГК РФ). После перерыва срок исковой давности начинает течь заново, но он не может превышать десять лет (п. 2 ст. 196 ГК РФ).

Таким образом, дебиторская задолженность достаточно долго может не признаваться безнадежной.

2. Обязательство должника прекращено вследствие невозможности его исполнения на основании акта государственного органа или ликвидации организации.

3. Имеется постановление судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства, подтверждающее невозможность взыскания долгов. При этом исполнительный документ должен быть возвращен взыскателю по следующим основаниям:

• невозможно установить место нахождения должника, его имущества либо получить сведения о наличии принадлежащих ему денежных средств и иных ценностей;
• у должника отсутствует имущество, на которое может быть обращено взыскание.

Если имеется нескольких оснований для признания дебиторской задолженности безнадежной (например, истечение срока исковой давности и ликвидация организации-должника), то задолженность признается безнадежной в том налоговом (отчетном) периоде, в котором имело место первое по времени возникновения основание для признания задолженности безнадежной (письмо Минфина России от 22.06.2011 № 03-03-06/1/373).

В Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н (далее - Положение), в качестве долгов, нереальных к взысканию, в явном виде поименована только дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности (п. 77 Положения).

Однако на практике критерии признания долгов безнадежными, которые поименованы в пункте 2 статьи 266 НК РФ, также применяются и для целей бухгалтерского учета.

Порядок списания безнадежных долгов...

... в бухгалтерском учете

Дебиторская задолженность, признанная безнадежной (нереальной к взысканию), списывается по каждому обязательству на основании инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации (п. 77 Положения). Если в период, предшествующий отчетному, суммы таких долгов не резервировались в порядке, предусмотренном пунктом 70 Положения, то они относятся на финансовые результаты у коммерческой организации или на увеличение расходов у некоммерческой организации (п. 77 Положения, письмо Минфина России от 14.01.2015 № 07-01-06/188). Обратите внимание , что согласно Положению с 2011 года формирование резерва по сомнительным долгам является обязанностью организации.

Следует учитывать, что списание долга в убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Эта задолженность должна отражаться за балансом в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника (абз. 2 п. 77 Положения).

Сумма списанного долга учитывается на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов». Если должник произведет оплату по ранее списанному долгу, его следует отразить в составе прочих доходов организации (п.п. 4, 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации», утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н).

Напоминаем, что в бухгалтерском балансе остатки по счету 63 «Резервы по сомнительным долгам» не показываются, а величина дебиторской задолженности, по которой образован резерв, отражается за вычетом суммы резерва. При этом на ту же величину уменьшается нераспределенная прибыль (План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, п. 35 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации», утв. приказом Минфина России от 06.07.1999 № 43н). В отчете о финансовых результатах отчисления в резервы по сомнительным долгам отражаются в составе прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н). Таким образом, списание долгов за счет резерва на показатели бухгалтерской отчетности не влияет.

... в налоговом учете

Суммы дебиторской задолженности, по которым истек срок исковой давности либо взыскание которых невозможно, признаются безнадежными и списываются в полной сумме с учетом НДС (письма Минфина России от 24.07.2013 № 03-03-06/1/29315, от 11.06.2013 № 03-03-06/1/21726).

Налогоплательщик может создавать резервы по сомнительным долгам в порядке, установленном статьей 266 НК РФ.

Обращаем внимание , что сомнительным долгом для целей формирования резервов в налоговом учете может признаваться только дебиторская задолженность контрагента, связанная с реализацией товаров, выполнением работ, оказанием услуг. Суммы отчислений в резервы по сомнительным долгам включаются в состав внереализационных расходов в последний день отчетного (налогового) периода и, соответственно, уменьшают налоговую базу этого периода (пп. 7 п. 1 ст. 265 НК РФ, п. 3 ст. 266 НК РФ).

Если налогоплательщик принял решение о создании резерва по сомнительным долгам, то списание безнадежных долгов осуществляется за счет суммы созданного резерва (п. 4 ст. 266 НК РФ).

Если такой резерв не создавался, или суммы безнадежных долгов резервом не покрываются, то они включаются во внереализационные расходы (пп. 2 п. 2 ст. 265, п. 5 ст. 266 НК РФ).

При этом в качестве безнадежных могут быть признаны и долги, возникновение которых не связано с реализацией товаров (работ, услуг), например:

• сумма аванса, перечисленного поставщику в счет предстоящей поставки товаров (письмо Минфина России от 04.09.2015 № 03-03-06/2/51088);
• сумма долга по договору займа (письма Минфина России от 16.07.2015 № 03-03-06/3/40956, от 24.04.2015 № 03-03-06/1/23763).

Каким образом налогоплательщик должен списывать долги такого рода? В Постановлении Президиума ВАС РФ от 17.06.2014 № 4580/14 изложена позиция, согласно которой безнадежный долг, возникший не в связи с реализацией товаров (работ, услуг), не может участвовать в формировании резерва по сомнительным долгам (п. 1 ст. 266 НК РФ), поэтому не может быть и списан за счет резерва. Такой долг может быть учтен в составе внереализационных расходов при расчете базы по налогу на прибыль в соответствии с подпунктом 2 пункта 2 статьи 265 НК РФ.

Дата признания внереализационных расходов в налоговом учете установлена пунктом 7 статьи 272 НК РФ. Безнадежная задолженность, по которой истек срок исковой давности, учитывается в их составе в последний день того отчетного периода, в котором истекает срок исковой давности (письма Минфина России от 06.02.2015 № 03-03-06/1/4995, от 28.01.2013 № 03-03-06/1/38).

Если суммы резервов, начисленные в бухгалтерском и налоговом учете, отличаются, то возникают разницы в оценке доходов и расходов, учитываемых на счете 91 «Прочие доходы и расходы» и, как следствие, прибылей и убытков, учитываемых на счете 99 «Прибыли и убытки». В соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль», утв. приказом Минфина России от 19.11.2002 № 114н (далее - ПБУ 18/02), эти разницы являются постоянными. Постоянные разницы, зафиксированные на счете 99, учитываются при расчетах по налогу на прибыль за соответствующий период: признается постоянное налоговое обязательство (ПНО) или постоянный налоговый актив (ПНА).

В декларации по налогу на прибыль (утв. приказом ФНС России от 19.10.2016 № ММВ-7-3/572@) убытки от списания безнадежных долгов отражаются в Приложении № 2 к Листу 02:

• по строке 302 «суммы безнадежных долгов, а в случае, если налогоплательщик принял решение о создании резерва по сомнительным долгам, суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств резерва»;
• в общей сумме по строке 300 «Убытки, приравниваемые к внереализационным расходам - всего».

Списание безнадежной дебиторской задолженности в «1С:Бухгалтерии 8»

Рассмотрим, как в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) отражаются операции по списанию безнадежной дебиторской задолженности.

Пример 1

Инвентаризация расчетов

Чтобы проверить суммы дебиторской задолженности, а также сравнить начисленные в бухгалтерском и налоговом учете резервы по сомнительным долгам, воспользуемся отчетом Анализ субконто (раздел Отчеты ).

В командной панели данного отчета нужно установить период формирования отчета, а из представленного списка видов субконто - выбрать значение Договоры . В панели настроек (кнопка Показать настройки ) на закладке Показатели установим флаги БУ (данные бухгалтерского учета) и НУ (данные налогового учета) .

На закладке Отбор можно задать отбор по конкретному договору с должником.

Сформированный отчет позволяет проанализировать данные бухгалтерского и налогового учета по выбранному договору на момент истечения срока исковой давности с детализацией по счетам (рис. 1).

Рис. 1. Анализ субконто по договору с должником

Перед выполнением операции по списанию безнадежного долга необходимо оформить инвентаризацию расчетов. В программе для этого служит документ Акт инвентаризации расчетов , доступ к которому осуществляется по одноименной гиперссылке из разделов Продажи и Покупки .

Заполнить на основании данных учета Дебиторская задолженность (рис. 2) заполняется остатками дебиторской задолженности на дату проведения инвентаризации следующим образом:

Таблица 1

Поле	Данные
«Контрагент»	Наименования дебиторов
«Счет расчетов»	Счета, по которым числится дебиторская задолженность
	Сумма дебиторской задолженности
«Подтверждено»	Сумма, на которую есть документальное подтверждение. По умолчанию вся задолженность считается подтвержденной
«Не подтверждено»	Сумма, на которую документальное подтверждение отсутствует. Данное поле заполняется вручную
«В т.ч. истек срок давности»	Сумма просроченной дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности. Данное поле заполняется вручную

Рис. 2. Акт инвентаризации расчетов

Табличная часть на закладке Кредиторская задолженность заполняется аналогично заполнению закладки Дебиторская задолженность . По условиям Примера 1 кредиторская задолженность отсутствует.

На закладке Счета расчетов отражается список счетов учета расчетов с контрагентами, по которым выполняется инвентаризация расчетов.

По умолчанию в указанный список включены следующие счета:

• 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
• 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;
• 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»;
• 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам»;
• 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», в том числе счета 76.07 «Расчеты по аренде», 76.27 «Расчеты по аренде (в валюте)» и 76.37 «Расчеты по аренде (в у.е.)»;
• 58 «Финансовые вложения».

Списком счетов пользователь может управлять, добавляя другие счета или отключая счета, предложенные программой.

На закладке Проведение инвентаризации в соответствующих полях следует указать сроки проведения инвентаризации, реквизиты документа-основания, а также причину проведения инвентаризации расчетов.

На закладке Инвентаризационная комиссия нужно заполнить список членов комиссии, выбрав их из справочника Физические лица .

Председатель комиссии указывается с помощью флага в поле Председатель .

Документ Акт инвентаризации расчетов не формирует проводок, но позволяет сформировать следующие печатные формы документов (кнопка Печать ):

• Приказ о проведении инвентаризации (ИНВ-22) ;
• Акт инвентаризации расчетов (ИНВ-17) .

Списание задолженности покупателя

По условиям Примера 1 сумма начисленных резервов в бухгалтерском и налоговом учете различается.

В бухгалтерском учете безнадежный долг в сумме 150 000,00 руб. будем полностью списывать за счет резерва. В налоговом учете за счет резерва спишется только 100 000,00 руб., а оставшаяся часть долга в сумме 50 000,00 руб., непокрытая резервом, будет включена в состав внереализационных расходов.

Для списания безнадежного долга за счет резервов можно использовать стандартный документ программы Корректировка долга (рис. 3). Данный документ доступен как из раздела Продажи , так и из раздела Покупки .

Шапку документа Корректировка долга нужно заполнить, выбрав следующие значения из предложенных списков:

Таблица 2

Документ заполняется автоматически по кнопке Заполнить - > Заполнить остатками по взаиморасчетам на основании данных учета . Табличная часть на закладке Задолженность покупателя (дебиторская задолженность) заполняется остатками взаиморасчетов на дату корректировки следующим образом:

Таблица 3

Поле	Данные
«Сумма расчетов»	Общая сумма задолженности (150 000,00 руб.)
	Сумма списания задолженности в бухгалтерском учете. По умолчанию эта сумма соответствует общей сумме задолженности
«Сумма НУ»	Сумма списания задолженности в налоговом учете. По умолчанию эта сумма также соответствует общей сумме задолженности. Поскольку данным документом долг будем списывать за счет резерва, то необходимо вручную исправить сумму в поле «Сумма НУ» (100 000, 00 руб.)
«Счет учета»	Счет, на котором образовалась задолженность (62.01)

На закладке Счет списания нужно указать счет, куда будет отнесена сомнительная дебиторская задолженность (63 «Резервы по сомнительным долгам»), а также реквизиты договора с контрагентом и документ расчетов, по которому образовалась сомнительная дебиторская задолженность (см. рис. 3).

Рис. 3. Списание безнадежной дебиторской задолженности за счет резервов

После проведения документа сформируется бухгалтерская проводка:

Дебет 63 Кредит 62.01 - на сумму списанного долга за счет резерва, сформированного в бухгалтерском учете (150 000,00 руб.).

Для целей налогового учета по налогу на прибыль вводятся суммы в специальные ресурсы регистра бухгалтерии:

Сумма НУ Дт 63 и Сумма НУ Кт 62.01 - на сумму списанного долга за счет резерва, сформированного в налоговом учете (100 000,00 руб.). Сумма ПР Дт 63 и Сумма ПР Кт 62.01 - на постоянную разницу, величина которой составляет 50 000,00 руб.

Для целей налогообложения прибыли оставшаяся часть безнадежного долга списывается на внереализационные расходы с помощью документа Операция (раздел Операции -> Бухгалтерский учет -> Операции, введенные вручную ). В форме документа для создания новой проводки следует нажать кнопку Добавить и ввести суммы в специальные ресурсы регистра бухгалтерии (при этом поле Сумма должно оставаться пустым):

Сумма НУ Дт 91.02 и Сумма НУ Кт 62.01 - на сумму списанного долга, непокрытого резервом (50 000,00 руб.). Сумма ПР Дт 91.02 и Сумма ПР Кт 62.01 - на отрицательную постоянную разницу (-50 000,00 руб.). При выполнении регламентной операции Расчет налога на прибыль за март, входящей в обработку Закрытие месяца, данная постоянная разница приводит к признанию постоянного налогового актива на сумму 10 000,00 руб.

Обращаем внимание , что для корректного заполнения декларации по налогу на прибыль важно правильно выбрать статью прочих доходов и расходов - Списание дебиторской (кредиторской) задолженности. Тогда при автоматическом заполнении декларации по налогу на прибыль за I квартал 2017 года убытки от списания безнадежных долгов в сумме 50 000,00 руб. будут отражены по строке 302 Приложения №?2 к Листу 02, а также в общей сумме по строке 300 Приложения № 2 к Листу 02.

Чтобы удостовериться в том, что безнадежная задолженность списана в бухгалтерском и налоговом учете, можно сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счету 62 за март 2017 года, предварительно выполнив соответствующие настройки на закладке Показатели. Оборотно-сальдовая ведомость, сформированная по счету 63 за март 2017 года, покажет отсутствие резервов по сомнительным долгам.

Для учета списанной задолженности с целью наблюдения за возможностью ее взыскания (в соответствии с абз. 2 п. 77 Положения) также воспользуемся документом Операция .

В форме документа для создания новой проводки нужно нажать кнопку Добавить и ввести запись на сумму 150 000,00 руб. по дебету забалансового счета 007 с указанием соответствующей аналитики (субконто Контрагенты и Договоры ).

Погашение списанного долга

Дополним условие Примера 1 и посмотрим, как в программе «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 отражается погашение покупателем долга, правомерно списанного ранее в качестве безнадежного.

Пример 2

Для регистрации погашения долга покупателем нужно создать документ Поступление на расчетный счет c видом операции Оплата от покупателя . Документ удобно создавать на основании документа Реализация (акт, накладная) , тогда основные реквизиты будут заполнены автоматически. Поскольку в учетной системе задолженность уже списана, то поступившие денежные средства от покупателя автоматически определяются как предоплата. После проведения документа сформируется бухгалтерская проводка:

Дебет 51 Кредит 62.02 - на сумму поступивших денежных средств от покупателя (150 000,00 руб.).

Для целей налогового учета по налогу на прибыль сумма фиксируется в ресурсе Сумма НУ Кт 62.02 .

Сумму погашенной задолженности необходимо включить в состав прочих доходов организации, а также списать с забалансового счета 007. Указанные операции можно отразить в одном документе Операция (см. рис. 4).

Рис. 4. Включение погашенной задолженности в доходы