Процесс составления подобного документа, его использование имеет большое количество разных особенностей. Все они отражаются в специализированных законодательных актах.

Важные сведения

Расходный кассовый ордер – бланк первичной учетной документации. Дает возможность обеспечить учет всех кассовых операций. Главным отличием данного БСО является наличие специальной формы унифицированного формата.

Маркируется он в разных нормативно-правовых документах как . Все законодательные акты, на основании которых происходит составление данных законодательных актов, выпускаются Центральным банком РФ .

Лицам, ответственным за составление подобных бланков, стоит заблаговременно рассмотреть следующие основные вопросы:

• что это такое?
• какова роль документа?
• действующая нормативная база.

Что это такое

Для обозначения указанного выше документа также используется аббревиатура РКО. Она расшифровывается дословно – расходный кассовый ордер. Документ представляет собой одну из разновидностей БСО – бланков строгой отчетности.

Процедура составления данного документа связана с некоторыми особенностями. Все они перечисляются в специальных нормативных документах. РКО используется для решения одновременно множества различных задач.

Особенности использования документа рассматриваемого вида:

Расходный ордер должен быть составлен в соответствии с большим количеством самых разных правил, особенностей. Со всеми ними стоит ознакомиться заблаговременно.

Нарушение грозит достаточно серьезными штрафными санкциями со стороны контролирующих органов. Налоговая служба уделяет пристальное внимание подобным бумагам при проведении проверок вне зависимости от оснований.

Какова роль документа

Основное назначение расходного кассового ордера:

• подтверждение факта осуществления оплаты;
• учет наличных средств, выплаченных из кассы;
• упрощение контроля за правильностью начисления налоговой базы, вычисления прибыли различными органами;
• упрощение ведения налоговой и бухгалтерской отчетности.

Расходный кассовый ордер содержит достаточно большое количество самых разных данных. Формат его устанавливается

Применение данного учетного документам требуется во всех коммерческих организациях, которые осуществляют реализацию товаров или же .

Соблюдение формата строго обязательно. Изготовление его должно осуществляться одним из способов:

• в типографии;
• с помощью специальных средств автоматизации печати.

Этому моменту стоит уделить внимание. Так как несоблюдение формата РКО может привести к признанию его недействительным. Как следствие – назначение административной ответственности в виде штрафа.

Ранее нередко именно расчетный кассовый ордер использовался для отмывания денег, реализации всевозможных коррупционных схем. Это служит одной из причин по которой налоговая служба уделяет пристальное внимание проверке РКО.

Действующая нормативная база

При ведении всевозможных операций, связанных с работой кассы, необходимо опираться на нормативы . Именно этот нормативный документ является основным.

Все отраженные в нем указания требуется соблюдать неукоснительно. Он включает в себя всего два раздела:

• указание;
• приложение. Определение лимита остатка наличных денег.

Важно помнить о ежегодном реформировании законодательства. Касается это также обозначенного выше Указания Банка РФ.

К основным новшествам заполнения документов, принятым в 2015 году, необходимо отнести:

Аналогичным образом обстоят дела касательно документов другого типа. Все обновленные законодательные акты, регулирующие ведение рассматриваемого типа бумаг, публикуются в интернете, на официальных сайтах ведомств.

Ответственным лицам важно постоянно следить за всеми обновлениями законодательства. В первую очередь это касается руководителей, главных бухгалтеров. Также кассиров, иных лиц, имеющих непосредственное отношение к кассовому делу.

Возникающие нюансы

Процесс составления документов данного типа не сложен, но имеет свои нюансы и особенности. Это касается в первую очередь именно формата РКО.

Регламент составления установлен законодательством. Если по какой-то причине опыт составления документа данного вида отсутствует у ответственного лица необходимо будет изучить верно составленный образец.

Существенные вопросы, рассмотреть которые требуется заблаговременно:

• утвержденная форма;
• кем подписывается;
• действия при возникновении ошибок.

Утвержденная форма

При заполнении форму документа РКО следует ориентироваться на формат №КО-2.

Сам процесс заполнения документа имеет вид:

В разделе «организация»	Прописывается полное официальное наименование учреждения, выдавшего документ
В разделе «структурное подразделение»	Обозначается наименование структурного подразделения, которое занимается выдачей расчетного кассового ордера
Раздел «номер документа»	Прописывается порядковый номер РКО со ссылкой на журнал регистрации расходных/приходных документов
Далее обязательно проставляется «дата составления»	Указывается дата, когда деньги были из кассы организации выданы на руки частному лицу
«дебет»	Обозначается код структурного подразделения где производится выдача средств
«Кредит»	Указывается номер счета бухгалтерского
«сумма, руб. коп.»	Прописывается сумма денег, которая была выдана (обязательно цифрами)
«код целевого назначения»	Указывается код, который положено прописывать при использовании выбывших из кассы денег (в случае отсутствия необходимости использования кодов данного типа проставляется прочерк)
Строка «выдать»	Указывается фамилия/имя/отчество лица обязательно в дательном падеже (кому будут выданы деньги)
Раздел «основание»	Прописывается полное содержание операции хозяйственного характера, например: для передачи в банк; аванс на ; заработная плата; иное (имеются установленные формулировки отражения информации)
«сумма»	Пропись с заглавной буквы обозначается сумма, которая выдается в рублях непосредственно из кассы (копейки обозначаются цифрами и оставшееся свободным место в разделе обязательно должно быть зачеркнуто)
«приложение»	Специальный раздел для указания всех прилагаемых к расчетному кассовому ордеру дополнительных первичных учетных документов на основании которых производится выдача денег из кассы

Нередко оформляется специальная на получение денег. Если она имеется и средства выдаются на основании неё – этот факт указывается обязательно.

В перечень дополнительно прилагаемых бумаг могут входить следующие:

• приказ;
• заявление;
• иное.

• главного бухгалтера;
• руководителя организации.

Еще ниже остается место для заполнения лицом, которое получает деньги из кассы:

Если осталось свободное место – оно обязательно должно быть зачеркнуто. Требуется это во избежание дописывания дополнительных данных. Ниже присутствует ещё строки.

Они заполняются непосредственно кассиром. В перечень вносимых данных включено следующее:

• наименование;
• дата, место оформления документа, который удостоверяет личность конкретного получателя;
• индивидуальный порядковый номер;
• проставляется подпись, а также расшифровка ответственного лица (кассира).

В интернете можно без труда скачать бланк рассматриваемого расходного кассового ордера. Но стоит использовать только лишь проверенные, хорошо себя зарекомендовавшие источники.

Кем подписывается

Главной особенностью расходного кассового ордера является необходимость его подписания одновременно несколькими лицами.

Стандартная форма №КО-2 должна иметь на себе подписи с расшифровкой от следующих лиц:

• руководителя предприятия;
• главного бухгалтера;
• самого кассира;
• получателя денег.

В зависимости от присутствия некоторых факторов наличие подписи руководителя может не понадобится. Но стоит заранее уделить этому вопросу пристальное внимание. Так как нарушение формата приводит к признанию РКО ничтожным, недействительным.

Расходный кассовый ордер создается при отпуске из кассы юрлица наличных средств. Это обязательно для подобающего ведения бухучета. Как в 2019 году выглядит пример оформления этого документа? Расходный ордер надлежит создавать при всякой выдаче денежной наличности из кассы юридического лица. СодержаниеВажные аспекты Образец...

Статья раскроет основные моменты, касающиеся расходного ордера кассы. Для чего он необходим, как выглядит, каким образом его заполнять – далее. СодержаниеОбщие моменты Как формируется унифицированная форма КО-2 – расходный кассовый ордер Возникающие нюансы Выплата из кассы организации денег в наличном виде сопровождается...

Расходный кассовый ордер – бланк, форма которого официально утверждена на уровне федерального законодательства. Какова структура соответствующего документа, как правильно заполняется бланк расходного кассового ордера и что изменилось в его оформлении в 2019 году, узнайте из нашей статьи.

Как лучше скачать бланк РКО — в Word или другом формате

Бланк расходного кассового ордера может быть представлен в 2 основных форматах — Word и Excel. Каждый из них имеет свои преимущества и недостатки.

Word-документы открываются в большем количестве программ — в распространенных операционных системах (Windows, Linux, MacOS), как правило, всегда есть предустановленное ПО, способное работать с файлами соответствующего формата.

С Excel-файлами корректно работает относительно немного решений — Microsoft Excel, Open Office Calc и их аналоги, включая «облачные» виды ПО. Как правило, в современных ОС по умолчанию они не установлены.

Если вы решили скачать бланк расходного кассового ордера в формате Excel, то в вашем распоряжении окажется более универсальный файл. Например, когда он создан в одной версии Microsoft Excel, то без проблем распознается в любых других, а в большинстве случаев также и в сторонних программах. В то время как Word-файлы в силу особенностей их структуры не всегда корректно распознаются в программах, отличающихся от тех, в которых были созданы.

Еще один аргумент за то, чтобы скачать бланк РКО в Excel заключается в удобстве его заполнения на компьютере. Структура файлов данного типа такова, что бухгалтеру труднее ошибиться с заполнением нужных данных на ПК, так как ячейки для ввода информации выделены. При заполнении Word-документа есть вероятность по ошибке затронуть иные элементы форматирования документа, вследствие чего его структура может быть нарушена.

Какой унифицированной форме должен соответствовать бланк РКО

В соответствии с положениями указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У российские организации обязаны использовать в качестве бланка РКО унифицированную форму КО-2 (соответствующую номеру 0310002 по ОКУД). Данная форма утверждена постановлением Госкомстатата РФ от 18.08.1998 № 88.

Подробнее о законодательных требованиях к первичным документам читайте в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 действуют новые правила ведения кассовых операций, ознакомиться с которыми вы можете .

Как скачать бланк РКО бесплатно

Скачать расходный кассовый ордер по форме КО-2, то есть полностью соответствующий по своей структуре требованиям законодательства, вы сможете на нашем сайте:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Важно не только скачать РКО актуальной формы в одном из представленных форматов, но и удостовериться, что файл не имеет атрибута «только для чтения» (иначе редактировать на ПК его не получится). Для этого нужно найти его на диске, щелкнуть по нему правой кнопкой мыши, выбрать «Свойства» и снять при необходимости галочку напротив соответствующего атрибута.

Скачать расходный кассовый ордер — это еще полдела, возникнет следующая задача — корректно заполнить его. Рассмотрим ключевые моменты данной процедуры.

Нужно ли распечатать бланк расходного кассового ордера КО-2

Заполнение РКО может осуществляться как на компьютере — с последующей распечаткой, так и вручную — с использованием уже распечатанного бланка (п. 4.7 указаний № 3210-У). Также могут быть задействованы автоматизированные решения — в этом случае распечатка РКО необязательна (файлы ордеров сохраняются в памяти соответствующих программ и подписываются с помощью ЭЦП). Правда, в последнем случае организации придется покупать электронные подписи для всех лиц, которые должны ставить подпись на этих документах: руководителю, главбуху, кассиру, а также остальным сотрудникам (в том числе подотчетникам).

Заполненный образец РКО может выглядеть так:

Данный заполненный образец расходного кассового ордера может быть использован как образец для кассира вашей организации.

На что следует обратить особое внимание, заполняя бланк расходного кассового ордера:

• в графе «Код ОКПО» необходимо указать данные, соответствующие тем, что содержатся в реестрах государственной статистики;
• если предприятие не имеет структурных подразделений, то в соответствующей графе формы нужно ставить прочерк;
• в графе «Номер документа» следует фиксировать номер РКО по порядку, как правило, исчисление начинается с 1 января каждого года;
• сумму в табличной части формы можно указывать в рублях и копейках через запятую или дефис (например, 200,75 или 200-75);
• в пункт «Код целевого назначения» данные вносятся, только если организация на практике задействует систему кодов, по которым определяется расход и приход денежных средств;
• в пункте «Сумма», что располагается ниже таблицы, следует указывать сумму денежных средств, выдаваемых по РКО, в рублях — прописью с заглавной буквы первое слово, в копейках — цифрами;
• в графе «Основания» нужно указать содержание хозяйственной операции
• в графе «Приложение» приводятся сведения о документе, который является основанием для проведения кассовой операции (например, это может быть платежная ведомость — при выдаче зарплаты наличными) с указанием номера и даты его составления.

Подробнее о заполнении платежной ведомости читайте в статье «Образец заполнения расчетно-платежной ведомости Т 49» .

Если РКО заполняет ИП, не нанимающий кассиров, то в графе «Выдал» должны быть его данные. Если ИП не нанимает бухгалтера, на РКО должна стоять только его подпись как руководителя организации.

Нововведения в порядке оформления РКО 2019 года

К счастью, изменений в порядке заполнения РКО в 2019 году не было. Они были раньше. Так, 19.08.2017 вступило в силу указание ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-у, которое внесло ряд изменений в порядок заполнения и выдачи расходных кассовых ордеров:

• Кассир вправе составить в конце рабочего дня один РКО на всю сумму, выданную за день из кассы, но при условии, что на выданные деньги есть фискальные документы онлайн-кассы.
• Кассир обязан проверить, есть ли подписи главбуха и бухгалтера или директора на РКО, однако подписи отныне сверяют с образцами, только если документ составили на бумаге.
• Если РКО оформлен в электронном виде, то получатель денег вправе поставить на документе свою электронную подпись.
• Выдать деньги под отчет можно по приказу директора, заявление от подотчетника теперь просить не обязательно. Однако выбранный порядок выдачи средств (по заявлению или приказу) следует закрепить в Положении о расчетах с подотчетными лицами .
• Задолженность сотрудника по полученному ранее авансу больше не является причиной для отказа в новой выдаче подотчетных средств.

Подробнее о всех изменениях в порядке выдачи под отчет читайте .

Итоги

Расходный кассовый ордер заполняется при выдаче денежных средств из кассы. Правила его заполнения строго регламентированы и регулируются по большей части указанием № 3210-У. В 2019 году заполнять РКО нужно по хорошо всем знакомым правилам.

Как правильно оформлять расходно-кассовый ордер на выплату отпускных?

Расходный кассовый ордер. Положение о кассовых операциях и документы к ним-расходный кассовый ордер, расчетно-платежная ведомость, платежная ведомость.

Вопрос: Как правильно оформлять расходно-кассовый ордер на выплату отпускных и т.д., в 1С бухгалтерия расходно-кассовый ордер формируется даже на одного сотрудника через ведомость на выплату зарплаты, получается,что у нас формируется два документа, распечатываем РКО в нем сотрудник расписывается, нужно в строке приложения вписывать № этой ведомости и ее распечатывать к РКО?

Ответ: В Положении о кассовых операциях сказано, что зарплату наличными и другие выплаты выдают по расходным кассовым ордерам, расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям (п. 6 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). С одной стороны, работодатель по своему усмотрению вправе составить один из трех документов. Но с другой - в п. 6.5 Положения № 373-П сказано, что сумма наличных денег для выдачи зарплаты устанавливается по расчетно-платежной или платежной ведомости, в которой руководитель записывает срок выдачи наличных на зарплату. Получается, что ведомость - обязательный документ.

Таким образом, даже для выплаты отпускных одному сотруднику безопаснее оформить не только расходный ордер, но и ведомость.

РКО оформите следующим образом:

По строке "Выдать" нужно указать ФИО работника или оставить пустой.

По строке "Сумма" общую сумму выданных отпускных в соответствии с данными платежной ведомости.

По строке "Приложение" "Расчетная ведомость №_ от __20_г."

В строке "Основание" указывается содержание операции.

Строка "Получил" остается незаполненной. Та как работник расписываются в платежной ведомости.

РКО, составляемый на основе платежной ведомости, нужен только для внесения в кассовую книгу записи о выданных по ведомости суммах и не является подтверждением передачи денег. А значит, вписывать Ф.И.О. в строку "Выдать" и паспортные данные в строку "По _____" не требуется.

абз. 8 п. 2 , п. 6 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Командировочные, больничные, детские и декретные пособия, дивиденды не входят в фонд оплаты труда. Поэтому их надо выдавать по отдельному расходнику.

Обоснование

Что нам будет, если...

В зарплатную ведомость включаем командировочные и пособия

Чем рискуете: штрафом до 50 000 руб.

Еще по этой теме

Заранее снимаем со счета деньги на зарплату. Что будет

Компания по платежной ведомости выдает сотрудникам не только зарплату, но и больничные, командировочные, дивиденды. Такую ошибку налоговики могут приравнять к нарушению кассовой дисциплины. И оштрафовать организацию на сумму до 50 000 руб., а директора - на сумму до 5000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

По расчетно-платежной и платежной ведомостям можно выдавать лишь зарплату и социальные выплаты вроде материальной помощи (абз. 8 п. 2 , п. 6 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Командировочные, больничные, детские и декретные пособия, дивиденды не входят в фонд оплаты труда (п. , Указаний, утв. приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428). Поэтому их надо выдавать по отдельному расходнику. Но некоторые компании включают в ведомости и незарплатные суммы. Если налоговики это обнаружат, то могут решить, что записи в ведомости о выдаче командировочных и пособий недействительны. И посчитать остаток наличных в кассе без учета этих выдач. То есть как будто бы компания не выплачивала эти суммы из кассы. И если остаток превысит утвержденный лимит, оштрафовать компанию и директора. Самый простой способ избежать штрафа - приходовать в кассу деньги на такие выплаты с учетом лимита, не включая их в зарплату.

Если штраф уже есть, можно отменить его в суде. Кодекса РФ об административных правонарушениях предусматривает штраф за следующие нарушения:

расчеты наличными с нарушением лимита в 100 000 руб.;

неоприходование или неполное оприходование наличных;

несоблюдение порядка хранения свободных денег;

хранение в кассе сверх лимита.

Таким образом, нет штрафа за неверно оформленные ведомости и выдачу командировочных не по расходнику, а по другому документу. Ведь в зарплатной ведомости есть все подписи.

Оформляем расходный кассовый ордер

Торговая фирма выдает зарплату работникам по платежным ведомостям. При этом расходный кассовый ордер оформляется на общую сумму. Как правильно заполнить этот документ?

Действительно, в централизованных бухгалтериях на общую сумму выданной зарплаты составляется один расходный кассовый ордер. Основание пункт 14 Порядка ведения кассовых операций в РФ (утвержден решением совета директоров Банка России 22 сентября 1993 г. № 40 , далее Порядок).

То есть в нашем случае по строке «Выдать » нужно указать «Работникам». А по строке «Сумма » общую сумму выданной зарплаты в соответствии с данными платежной ведомости. По строке «Приложение » «Расчетная ведомость №__ от «__» ____200__г.».

Подпись руководителя на кассовом ордере не обязательна, ведь она есть на платежной ведомости (п. 14 Порядка). Строка «Получил » остается незаполненной, так как работники также расписываются в платежной ведомости. А вот подпись кассира на ордере обязательна (п. 20 Порядка).

Справки даем. Урал

На разовые выплаты безопаснее оформить расходный ордер и ведомость

«…У нас в штате почти все работники получают зарплату на карточку. Но новичкам выдаем деньги из кассы. В этом году оформлен только один новый работник. Вправе ли мы с этого года оформить выдачу денег только расходным ордером или надо составлять еще и платежную ведомость?..»

Из письма главного бухгалтера

Безопаснее оформить оба документа.

По старым правилам разовую выдачу зарплаты допускалось оформлять одним расходным кассовым ордером без составления расчетно-платежной или платежной ведомости (п. 17 Порядка, утв. письмом Банка России от 04.10.93 № 18).

В новом Положении о кассовых операциях есть только общая формулировка о том, что зарплату наличными выдают по расходным кассовым ордерам, расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям (п. 4.2 Положения ЦБ РФ от 12.10.11 № 373-П). С одной стороны, работодатель по своему усмотрению вправе составить один из трех документов. Но с другой - в пункте 4.6 Положения № 373-П сказано, что сумма наличных денег для выдачи зарплаты устанавливается по расчетно-платежной или платежной ведомости, в которой руководитель записывает срок выдачи наличных на зарплату. Получается, что ведомость - обязательный документ.

Таким образом, даже для единичной выплаты безопаснее оформить не только расходный ордер, но и ведомость.

Отвечает Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

«На сотрудников, у которых не удержали НДФЛ, нужно подать две справки – с признаками 1 и 2. Если этого не сделать, организацию оштрафуют на 200 руб. за каждую несданную справку. В какую инспекцию сдавать справки, смотрите в рекомендации.»

На любом предприятии нельзя просто так получить или внести деньги в кассу – этот факт обязательно должен быть зафиксирован документально. Кассовые операции по выдаче наличности внутри компании обычно оформляются расходным кассовым ордером, или РКО. Это первичный бухгалтерский документ, который заполняется по унифицированной форме КО-2.

Правила оформления РКО

Расходный документ подготавливается бухгалтерией в единственном экземпляре, так как на руки получателю денежных средств он не выдаётся, а остаётся для отчётности в кассе. Кассовый ордер подписывается руководителем предприятия и работником бухгалтерии, наделённым правом подписи на кассовых документах. Если к расходному кассовому ордеру прилагаются сопроводительные документы с резолюцией директора, то ему расписываться на РКО уже не обязательно.

РКО применяется при любом способе ведения учёта: и при «бумажном», и с использованием ПО. Если «расходник» не формируется автоматически программными средствами, его оформляют по утверждённой форме, чаще на компьютере, но не запрещено заполнять его от руки на специальном бланке (скачать бланк расходного кассового ордера можно ). Главное правило – документ должен быть заполнен разборчиво, без ошибок и помарок.

Каждый РКО имеет свой регистрационный номер, который ему присваивается по порядку с начала календарного года. Порядковый номер фиксируется в журнале регистрации ПКО и РКО, который ведётся по форме КО-3.

Перечень реквизитов РКО и порядок их заполнения

Перейдем к изучению бланка КО-2: какие графы в нем содержатся, и как правильно заполнять расходный кассовый ордер.

1. Поле «Организация» предназначено для наименования предприятия, в котором происходит выдача денежных средств.

2. Поле «Структурное подразделение» заполняется, если в фирме имеются отделения, и при оформлении бухгалтерской документации принято уточнять, какое именно подразделение создаёт платёжный документ. В иных случаях данное поле можно не заполнять.

3. В поле «Коды» указываются коды документа в соответствии со справкой Госкомстата. Для бланка РКО код по ОКУД - 0310002.

4. Графа «Номер документа» содержит номер РКО, под которым он зарегистрирован в журнале.

5. Рядом с порядковым номером находится ячейка «Дата составления» – указывается дата формирования документа в формате ДД.ММ.ГГГГ.

• «Дебет. Код структурного подразделения» заполняется в том же случае, что и п. 2;
• в поле «Дебет. Корреспондирующий счет» записывается номер дебетового счёта (субсчёта) бухгалтерской проводки по описываемой операции;
• «Дебет. Код аналитического учета» – указывается код корреспондентского счёта из предыдущего пункта, если в организации ведется аналитический учёт;
• поле «Кредит» - указывается кредитуемый счет (обычно это счет кассы) по операции выдачи денежных средств;
• графа «Сумма, руб.коп.» – сумма расходуемых денежных средств в цифровом выражении (в рублях и копейках);
• код целевого назначения – заполняется по необходимости, если кодировка в организации применяется.

Этот блок расходного кассового ордера предназначен для заполнения бухгалтерией в соответствии с планом счетов организации. ИП могут поля «Дебет» и «Кредит» оставлять пустыми.

7. В строке «Выдать» прописываются полностью фамилия, имя и отчество лица, которому выдаются деньги, в дательном падеже («кому»).

8. Строка «Основание» – указывается назначение расходования выданных средств (например, аванс на командировочные расходы, выдача заработной платы и т.п.).

9. В поле «Сумма» размер выплаты указывается прописью: с начала строчки, с заглавной буквы, в рублях полностью, не сокращая (включая и само слово «рублей»), сумма копеек пишется цифрами, а слово «копеек», «копейки» - так же целиком.

10. Графа «Приложение» содержит реквизиты документов, на основании которых производится денежная операция (№ и дата приказа, квитанции, заявления).

11–12. Следующие две строки предназначены для подписей руководителя и бухгалтерии. Здесь указываются должность (директор, главный (старший) бухгалтер), подписи уполномоченных лиц с расшифровкой.

13. Поле «Получил» заполняет получатель: сумма прописью точно так, как в п.9.

14. Под строкой «Получил» получатель проставляет текущую дату и собственноручную подпись.

15. В поле «По» – указываются реквизиты паспорта получателя (серия, номер, место и дата выдачи) или другого документа, удостоверяющего личность.

16. Последняя строка заполняется кассиром, выдавшим денежные средства: подпись и расшифровка подписи.

Если выдача денежных средств производится не в рублях, а иностранной валюте, заполнение РКО происходит, соответственно, с указанием расчётной валюты.

Во всех графах, куда не вносится никакая информация, ставятся прочерки. Чтобы правильно оформить документ, воспользуйтесь образцом расходного кассового ордера на нашем сайте.

Выдача денег по РКО

Все кассовые операции на предприятиях должны производиться с соблюдением кассовой дисциплины. Это означает, что кассир может выдать расходную сумму только тому лицу, чьё имя указано в ордере. Идентификация личности получателя проводится по паспорту или другому документу. В организациях допускается получение денег по служебным удостоверениям, если на них есть фотография и подпись владельца.

Бывают случаи, когда лицо, для которого предназначены деньги, не может получить их лично, а поручает это сделать по доверенности. Тогда фамилия, имя и отчество доверенного лица указываются в графе «Выдать» после данных доверителя. При этом доверенность будет обязательным приложением к РКО, и ее реквизиты заносятся в поле приложений.

Оформление приходных и расходных кассовых ордеров производится по определенным правилам. Рассмотрим основные предписания.

Нюансы

Приходные и расходные кассовые ордера подписываются ответственным сотрудником непосредственно после совершения соответствующей операции. Документы, приложенные к ним, должны быть погашены штампом либо отметкой "Оплачено". При этом в обязательном порядке проставляется дата во избежание повторного использования бумаг. Согласно действующим правилам в не допускается вносить никаких исправлений, даже если они оговорены.

Форма КО-1

Заполнять приходный ордер нужно в одном экземпляре. Форма состоит из 2 разделов. Первый - непосредственно приходный ордер, а второй - отрывной листок - квитанция. Последняя выдается лицу, внесшему средства. В строке "Основание" указывается содержание выполненной операции. К примеру, это может быть "оплата счета № 321 от 1.02.2017 г.". В поле "В том числе" приводится величина НДС. Сумма указывается цифрами. Если налог не предусмотрен, то следует написать "Без НДС". В поле "Приложение" перечисляются документы, которыми сопровождается ордер. Корреспондирующий счет ставится в зависимости от источника средств. Код подразделения указывают операционисты обособленных структурных отделений предприятия. Ячейка "Дебет" должна содержать счет кассы в соответствии с планом. Нумерация документов сквозная, устанавливается на один год. В форме не должно присутствовать номеров, записанных не по порядку, или задвоенных кодов. Обязательным реквизитом считается ОКПО. Сведения указываются в соответствии со справкой, выданной органом госстатистики. Название организации указывается в том же виде, в котором оно присутствует в учредительной документации. Если на предприятии утверждены коды аналитики, в ордере необходимо их указать. На документе присутствует ячейка "целевое назначение". Она заполняется только некоммерческими предприятиями с соответствующим финансированием.

Особенности заверения

Приходный ордер визируется в бухгалтерии. Если уполномоченные на визирование документа специалисты отсутствуют, то это делает руководитель предприятия. Директор организации своим распоряжением может возложить обязанность по подписанию ордеров на другого сотрудника. При этом его кандидатуру руководитель должен согласовать с главным бухгалтером. Если директор предприятия самостоятельно проводит финансовые операции, то приходные, расходные кассовые ордера, кассовая книга составляются и подписываются им же.

Проставление печати

Оттиск должен располагаться на части формы с отметкой "М. П." и захватывать квитанцию. Законодательство не предусматривает специальных правил по проставлению печати. На практике принято располагать 60 % от него на основной части, а 40 % - на квитанции. Некоторые рекомендации приводятся в постановлении Госкомстата № 88 от 18.08.1998 г. Законодательство также не устанавливает конкретный перечень реквизитов, которые должны размещаться на печати операциониста. Целесообразно включать в штамп сведения, которые ранее считались обязательными:

Документ на выдачу средств

Расходный ордер также оформляется в одном экземпляре. При выдаче средств сотруднику под отчет форму следует составлять в соответствии с его письменным заявлением. Оно может быть в свободной форме. Заявление должно подписываться руководителем предприятия. В нем указывается:

1. Сумма к выдаче.
2. Срок.
3. Дата.

В поле "Основание" указывается выполненная операция. К примеру, это может быть "возврат перерасхода по отчету № 123 от 02.03.2017 г.". В поле "Приложение" указываются первичные и прочие документы. При этом приводятся их номера и даты составления. В качестве приложений могут выступать заявки на выдачу средств, счета и так далее. Правила оформления ф. КО-2 предусматриваются в Методических рекомендациях, утвержденных постановлением Госкомстата № 88. Не допускается вносить никакие исправления в расходный ордер. Документ также подписывается главным бухгалтером, руководителем или иным лицом, уполномоченным им. Предприниматели, которые ведут учет затрат и доходов либо физических показателей, согласно налоговому законодательству, могут не оформлять расходные ордера.

Действия операциониста

При выдаче средств по расходным ордерам кассир должен проверить:

1. Наличие обязательных подписей и их соответствие образцам.
2. Равенство сумм, указанных прописью и цифрами.
3. Наличие документов, приведенных в форме.
4. Соответствие Ф.И.О. в ордере сведениям, предоставленным получателем.

После этого операционист готовит необходимую сумму, передает платежный документ принимающему их лицу. В ордере получатель должен указать количество рублей (прописью) и копеек (цифрами). Лицо также ставит свою подпись и дату. Операционист должен пересчитать приготовленные деньги. При этом получатель должен видеть, как кассир это делает. Принявший средства субъект также пересчитывает их под наблюдением операциониста. Если этого сделано не будет, впоследствии получатель не может предъявить кассиру претензии по выданной сумме. После этого операционист должен подписать платежный документ.

Важные моменты

Кассир выдает средства исключительно тому лицу, сведения о котором указаны в ордере. Последний предъявляет документ, подтверждающий его личность. Если выдача производится по доверенности, необходимо проверить соответствие Ф.И.О. получателя, приведенные в ордере, сведениям о представляемом лице. Документ, подтверждающий полномочия фактического получателя, прилагается к платежной форме. Если по доверенности будет осуществляться несколько выплат или в разных организациях, к ордеру прикладывается копия. Оригинал должен остаться у операциониста, совершившего последнюю выдачу.

Учет приходных, расходных кассовых ордеров

На предприятиях, составляющих рассмотренные выше документы, должен обеспечиваться контроль операций с денежными средствами. Для этого необходимо вести журнал приходно-расходных кассовых ордеров . В нем фиксируются реквизиты платежных форм перед их передачей операционисту. Ордера, оформленные на ведомостях на выдачу з/п и прочих аналогичных сумм, вносятся в книгу после предоставления средств получателям. Соответствующее правило закреплено в Указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата № 88.

На практике часто возникает вопрос: на какой период необходимо открывать журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров? Стоит отметить, что законодательство не предусматривает каких-либо ограничений по срокам. В этой связи вопросы, касающиеся периода использования журнала, бухгалтер решает самостоятельно. Открыть книгу можно на год, месяц, квартал. При принятии соответствующего решения следует учитывать число операций.

Ответственность за нарушение правил

К предприятиям, не выполняющим предписания по ведению кассовых операций, применяются меры, предусмотренные законодательством. Ответственность устанавливается различными нормативными актами. В их числе - президентский Указ № 840 от 25.07.2003 г. В 15-й главе КоАП предусматривается статья 15.1. Она фиксирует меры ответственности за нарушение правил работы с наличностью и порядка осуществления кассовых операций. В случае превышения размеров сумм, предназначенных для расчета с контрагентами, неоприходования (частичного или полного) поступивших средств, несоблюдения предписаний по хранению свободных денег сверх лимитов предусматривается административный штраф: 40-50 МРОТ - для должностных лиц, 400-500 МРОТ - для организаций.

Заключение

Оформление ордеров - задача весьма ответственная. Как выше было сказано, в документах не допускаются исправления, ошибки и помарки. Операционист, ответственный за их составление, должен помнить, что ордер - форма строгой отчетности. Поэтому не следует допускать порчи документов. В случае отсутствия какого-либо из обязательных реквизитов заполненный ордер будет считаться недействительным.