Главная Регистрация ООО Начислены отпускные за счет резерва проводка. Корректировка резерва на оплату отпусков в конце года проводки

Начислены отпускные за счет резерва проводка. Корректировка резерва на оплату отпусков в конце года проводки

Резерв на оплату отпусков в обязательном порядке создается в бухгалтерском учете и редко учитывается при налогообложении. В бухгалтерском учете (БУ) обязанность предусмотрена для предприятий, ведущих полный учет. Субъекты малого предпринимательства, ведущие упрощенный учет, вправе не создавать резервы. Необходимость в планировании средств на отпуск отсутствует у некоммерческих предприятий, финансируемых из бюджетов различных уровней. В данной статье мы разберем как формируется резерв на оплату отпусков в бухгалтерском учете.

Резервирование средств на отпуск в налоговом учете (НУ) является только правом предприятия. Учет резервов четко прописан в законодательстве и применяется при соблюдении условий документооборота.

Потребность в резервировании средств на оплату отпусков

Цель создания резерва заключается в получении информации о потребности в средствах по оплате всех типов отпусков работников. Основные пользователи информации – учредители, директора и иные лица, заинтересованные в равномерном распределении и списании расходов в течение года.

Расчет резерва в БУ и НУ необходимо подтвердить документально. Формы первичного документа разрабатываются самостоятельно и применяются как смета или справка бухгалтера.Используемую форму требуется утвердить в документообороте.

Показатели учетной политики организации

Порядок резервирования средств должен быть утвержден в учетной политике. В разделе, касающемся БУ, представляется методика расчета отчислений, определены даты создания фонда и признания расходов в учете. Законодательно разработанных способов формирования резервного фонда не установлено.

Резервирование в НУ требует исполнения требований, указанных в ст. 324.1 НК РФ. Отсутствие определения условий резервирования может привести к отказу принятия отчислений в расходах при проверке ИФНС. В случае создания резерва в НУ в учетной политике потребуется утвердить ряд условий.

Создание резервного фонда допускается только для предприятий, использующих метод начисления в учете. При отсутствии резерва на отпуска списание расходов для предприятий, практикующих метод начисления, ведется в размере фактических расходов.

Общие потребности резервов в бухгалтерском и налоговом учете имеют одинаковые составляющие: в состав расходов включаются начисленные отпускные выплаты, рассчитанные по среднему заработку и отчисления в фонды – ПФР (в части пенсионного и медицинского страхования) и ФСС.

Законодательная основа создания резервов на отпускные

В БУ резерв на создание отпусков трактуется как оценочное обязательство. Для создания резерва необходимо одновременное соблюдение условий:

Отсутствие обязательств прошлых периодов (календарных лет). Использование событий прошлых лет допускается только вследствие изменений законодательства или иных обстоятельств, требующих отражения в учете. Например, в резерв могут быть включены суммы неиспользованных отпусков прошлых лет, возникших по различным обстоятельствам.
Вероятность снижения экономических выгод.
Возможность оценки суммы необходимого резерва.

На законодательном уровне создание обязательств определяется ПБУ 8/2010. Положение не устанавливает порядок расчета, но указывает на необходимость определения реальной величины затрат.

В налоговом учете возможность создания резерва определено в ст. 324.1 НК РФ. Статья полностью посвящена требованиям к учетным данным, порядку формирования и корректировке данных на конец года.

Даты создания резерва

В бухучете резерв может быть признан на отчетную дату, выбор которой производится из нескольких вариантов на усмотрение предприятия.Основной критерий определения резерва в БУ – наиболее вероятная величина выплат. Организация должна рассчитывать резерв на каждую отчетную дату.

Резерв может формироваться на одну из выбранных отчетныхдат

Отчетная дата	Количество раз формирования резерва	Использование в учете
Последний день месяца	12 (двенадцать)	Редко применяется, поскольку определить, контролировать и списывать в расходы ежемесячную сумму достаточно сложно. Размер допускается превысить расчетную на 5% – показатель, не учитываемый при реализации признака существенности
День окончания квартального периода	4 (четыре)	Является наиболее оптимальной формой резервирования
Последний день года	1 (один)	Редко используется в учете

В налоговом учете признание расходов производится равномерно, начиная с первого месяца года. Списание сумм производится только при наличии фактических расходов. В учете начала года осуществляется списание затрат до их фактического осуществления с применением показателя «Отложенный налоговый актив». Вычитаемая временная разница применяется в соответствии с ПБУ 18/02, о чем должно быть указано в учетной политике.

Особенности бухгалтерского учета резерва отпускных

В состав стоимостной оценки резерва БУ входят суммы отпускных выплат и социальных отчислений в фонды. Порядок проведения расчета потребных сумм может производиться разными способами в зависимости от объемности процедуры и штата.Существуют 2 способа подсчета сумм резервирования:

Фонд формируется по каждому работнику персонально. Определение величины резервируемых сумм устанавливается из расчета фактического среднего заработка сотрудника и количества дней положенногоотпуска. Расчет трудоемкий, но отвечает требованию обеспечения наиболее вероятной стоимостной оценки.
Фонд определяется по усредненному показателю. В качестве отправных показателей принимаются средняя заработная плата всех работников и общее число положенного им дней отдыха.

Суммы, начисленные для оплаты отпускных и отчислений в фонды, выплачиваются в течение года только за счет средств резерва. Операции по учету данных, списанию сумм оформляются проводками.

Пример #1. Бухгалтерский учет резервов на оплату отпусков с проводками

Рассмотрим на примере часть операций резервирования и признания в учете. Компания ООО «Альфа» ведет производственную деятельность с использованием в учете резерва на отпуск. В процессе ведения учета делаются записи:

Создан резерв – Дебет 20 Кредит 96;
Начислены выплаты на отпуск – Дебет 96 Кредит 70;
Начислены отчисления в фонды – Дебет 96 Кредит 69;
Начислены выплаты в случае превышения суммы резерва внутри года Дебет 97 Кредит 70, 69;
Производится списание сумм резерва за счет ранее осуществленных расходов будущих периодов Дебет 96 Кредит 97;
Начислены суммы выплат и отчислений при превышении резерва в конце года – Дебет 20 Кредит 70, 69.

Данные фонда корректируются на каждую отчетную дату с учетом изменений в списочной численности. В процессе ведения деятельности компания может расширяться, реорганизовываться или претерпевать сокращение штата. Любые изменения в численности отражаются на фонде резервирования.

Особенности налогового учета резерва на оплату отпусков

Важным показателем НУ резервов служит определение предельной суммы фонда. Величина лежит в основе показателя нормы ежемесячных отчислений. Общая сумма планируется исходя из максимально возможной потребности в расходах на отпуск.

Основанием для расчета потребной суммы служат данные первичной документации предприятия:

Положения о заработной плате и премировании.
Штатного расписания.
Ведомостейначисления заработной платы предыдущего года.
Карточек учета.
Расчета среднесписочной численности.

Пример #2. Налоговый учет резервов на отпускные

Рассмотрим пример определения нормативных отчислений. Компания ООО «Альфа» имеет штатную численность 2 человека. Допустим, расчетная величина отпускных выплат составляет 45 000 рублей, отчисления в фонды – 13 590 рублей (30,2%). Общая сумма предельных отчислений в фонд –58 590 рублей. В год на оплату труда предприятие затрачивает 480 000 рублей. Общий годовой ФОТ составляет 480 000+480 000*30,2% = 624 960 рублей.

Рассчитываем годовую норму отчислений в фонд: 58 590 / 624 960 * 100% = 9,38%. Ежемесячные отчисления в резерв составляет 9,38%, исчисляемые от суммы ФОТ.

По аналогии с ведением бухгалтерского учета списание в расход сумм в НУ производится за счет средств резерва.

Порядок выравнивания показателей в налоговом учете

Расчетные и фактические показатели в НУ могут отличаться. В ст. 324.1 НК РФ установлено обязательство проведения инвентаризации. Мероприятие контроля осуществляется в конце календарного года – налогового периода по прибыли или единому налогу. В процессе инвентаризации уточняются данные:

Полноты использованных отпусков
Сумм, направленных на выплату среднего заработка за время отпусков.
Осуществленных отчислений в фонды.
Отклонений фактических от расчетных показателей.

По итогам проведенной инвентаризации могут быть выявлены отклонения в одну или другую сторону. Лицо, ответственное за ведение учета принимает меры по выравниванию показателей.

Показатель	Причины возникновения	Предпринимаемые действия
Выявлены недоиспользованные суммы резерва на отпуск	Фактическое использование меньшего числа отпусков, массовое увольнение работников	Разница подлежит включению в состав внереализационных расходов
Выявлены недоиспользованные суммы резерва на отпуск		Сумма разницы не включается в расход при планировании создания резерва в будущем периоде
Установлен недостаток средств резерва	Фактическое число дней отпуска работников получилось больше расчетного за счет предоставления отпусков вновь принятым работникам	Выплаты сверх резерва включаются в расходы в размере фактических затрат

Ответственность при отсутствии резерва

Наказание за нарушение порядка резервирования отпускных в НУ не предусмотрено. Отсутствие резервирования средств может быть определено как грубое нарушение правил ведения БУ. Сумма штрафных санкций за нарушение в течение одного годового периода составляет 10 тысяч рублей, и 30 тысяч рублей при выявлении недостатка учета в течение нескольких периодов. Взыскание производится на основании ст. 120 НК РФ. Дополнительно лицу может быть выписан штраф в соответствии с 15.11 КоАП, что является редким случаем по данному нарушению в связи со спорностью оснований указанной статьи КоАП.

Ответы на наиболее часто задаваемые вопросы

Вопрос №1. Списываются ли за счет резерва сумма выплат учебного отпуска?

Учебные отпуска относятся к дополнительным видам отпусков и могут быть начислены за счет резервов.

Вопрос №2. Формируется ли резервный фонд на работников, принятых по гражданско-правовым договорам?

Средства на оплату отпусков резервируются только для работников, принятых по трудовым договорам. Форма приема на работу по ГПД трактуется как оказание услуг.

Вопрос №3. Когда формируется резерв на отпуска?

Резерв начинает действовать с 1 января и должен быть утвержден до начала календарного года. Показатели резервирования включаются в учетную политику и утверждаются приказом руководителя.

Вопрос №4. Как можно упростить списание расходов за счет резерва в БУ? Возможно ли установить ежемесячный фиксированный процент?

Равномерное списание затрат на отпуска при наличии резерва в бухучете не производится. Даже если утвердить смету с равномерным отчислением, списание производится в размере фактических затрат в пределах резерва, сумма которого корректируется на отчетную дату.

Вопрос №5 . По каким данным в конце года утверждать резерв, если с нового календарного года планируется изменение тарифов отчислений в фонды, например, в ФСС?

Резервы на отпуск, утверждаемые до начала календарного года, используются в следующем периоде. Сумму фонда необходимо рассчитывать с учетом тарифов, действующих в году использования резерва. При возникновении изменений, внесенных после утверждения фонда, корректировка производится в конце года.

В программах «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (начиная с версии 3.0.22) «1С:Бухгалтерия 8» (с версии 3.0.39) поддерживается возможность формирования оценочных обязательств по оплате предстоящих отпусков в бухгалтерском учете и резервов предстоящих расходов на оплату отпусков в налоговом учете. О методиках расчета, которые применяются в программах, необходимых настройках, причинах возникновения и способах отражения разниц между бухгалтерским и налоговым учетом, читайте в этой статье.

Оценочные обязательства по оплате отпусков в бухучете

Начиная с 1 января 2011 года формировать оценочные обязательства по оплате отпусков в бухучете должны все организации. Такая обязанность появилась в связи с вступлением в силу Положения по бухгалтерскому учёту «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы», утверждённого Приказом Минфина России от 13.12.2010 № 167н (ПБУ 8/2010). Исключение составляют организации, имеющие право применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность. Такие предприятия формируют оценочные обязательства по отпускам в добровольном порядке.

Цель создания любого оценочного обязательства - реальное отражение в бухгалтерской отчетности организации ее финансового состояния. Иначе говоря, участникам (акционерам) общества на отчетную дату должна быть представлена информация о том, что у организации имеются обязательства перед ее работниками по оплате предстоящих отпусков и обязательства перед внебюджетными фондами по страховым взносам, которые будут начислены на эту сумму отпускных.

Несмотря на то, что оценочные обязательства отражаются на счете 96 «Резервы предстоящих расходов», с 1 января 2011 года в бухгалтерском учете понятие «резервы на предстоящую оплату отпусков работникам» уже не применяется. Связано это с отменой п. 72 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н. Таким образом, перед бухгалтером больше не ставится цель равномерного включения предстоящих расходов (в том числе и на предстоящую оплату отпусков) в издержки производства или обращения отчетного периода.

Обратите внимание! В ПБУ 8/2010 обязательства по оплате предстоящих отпусков, в том числе компенсаций за неиспользованные отпуска, не перечислены среди оценочных обязательств. Однако, все условия пункта 5 ПБУ 8/2010, необходимые для признания оценочного обязательства, одновременно соблюдаются:

во-первых, у работников ежемесячно возникает право на определенное количество дней оплачиваемого отпуска согласно ТК РФ, но достоверно неизвестно, когда обязательство по выплате отпускных будет исполнено (болезнь, увольнение работника или другие причины переноса отпуска);
во-вторых, размер обязательств может меняться (средний заработок, исходя из которого рассчитываются отпускные, определяется из расчета двенадцати месяцев, предшествующих отпуску), но его можно ежемесячно обоснованно и достоверно оценить;
в-третьих, выплата отпускных осуществляется за счет сохранения средней зарплаты работника, уменьшая при этом экономическую выгоду организации.

Специального порядка для расчета величины оценочного обязательства в ПБУ 8/2010 не предусмотрено, однако указано, что денежная оценка такого обязательства должна отражать наиболее реальную величину расходов, необходимых для расчетов по нему (п. 15 ПБУ 8/2010). Такой порядок разрабатывается организацией самостоятельно с учетом положений раздела III ПБУ 8/2010 и закрепляется в учетной политике организации. Кроме этого организация может воспользоваться Методическими рекомендациями МР-1-КпТ от 09.09.2011 «Оценочные обязательства по расчетам с работниками», принятыми Комитетом БМЦ по толкованиям.

Возможные проводки по оценочным обязательствам приведены в таб. 1.

Таблица 1. Операции по признанию и начислению в бухучете оценочных обязательств по отпускам

	Проводка
Признание оценочных обязательств	Дебет 20 (23, 26, 44, 91, 08) Кредит 96
Начисление отпускных с учетом страховых взносов за счет оценочных обязательств	Дебет 96 Кредит 70, 69.
Начисление отпускных с учетом страховых, если накопленной суммы оценочных обязательств недостаточно на оплату отпусков	Дебет 20 (23, 26, 44, 91, 08) Кредит 70, 69.
Списание остатков оценочных обязательств, если организация приняла решение со следующего года не формировать оценочные обязательства по отпускам (имея такое право)	Дебет 96 Кредит 91
Остаток (избыточность) оценочных обязательств на конец отчетного периода учитывается при расчете оценочного обязательства на следующую отчетную дату	Счет 96 не закрывается, поскольку обязательство по предоставлению отпусков работникам не прекращается на последнее число отчетного периода

Резервы предстоящих расходов на оплату отпусков в налоговом учете

Для целей налогообложения прибыли применяется термин «Резервы предстоящих расходов на оплату отпусков». Целью создания этого вида резерва в налоговом учете является постепенное и равномерное списание расходов на оплату отпусков работников. Формирование резерва по отпускам является правом налогоплательщика, а не обязанностью, поэтому создавать его можно по желанию. Необходимо иметь в виду, что в случае применения кассового метода резерв предстоящих расходов на оплату отпусков создавать нельзя, а суммы отпускных признаются расходами только в момент их выплаты работникам (пп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).

Порядок создания и использования резерва на оплату отпусков регламентирует статья 324.1 НК РФ. На основании пункта 1 этой статьи налогоплательщики, решившие формировать резерв на оплату отпусков, в учетной политике для целей налогообложения должны отразить:

способ резервирования (предполагаемую сумму расходов на оплату труда с учетом страховых взносов на обязательное социальное страхование за год);
предельную сумму отчислений в резерв (предполагаемую годовую сумму расходов на отпуск с учетом страховых взносов);
ежемесячный процент отчислений в резерв, который определяется как отношение предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда.

Для этих целей налогоплательщик обязан составить специальный расчет (смету), в котором отразить размер ежемесячных отчислений в указанный резерв, исходя из сведений о предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков, включая сумму страховых взносов.

Если резерв создан, то в состав расходов на оплату труда каждый месяц включаются не фактически начисленные отпускные, а сумма отчислений в резерв, рассчитанная на основании сметы.

Обратите внимание, что компенсации за неиспользованный отпуск, выплачиваемые работникам при увольнении, учитываются в составе расходов на оплату труда на основании пункта 8 статьи 255 НК РФ и не уменьшают сумму созданного резерва (письмо Минфина России от 03.05.2012 № 03-03-06/4/29).

В конце налогового периода организация обязана провести инвентаризацию резерва (п. 4 ст. 324.1 НК РФ). Для проведения инвентаризации резерва предстоящих расходов на оплату отпусков работникам необходимо уточнить следующие показатели:

количество дней неиспользованного отпуска;
среднедневную сумму расходов на оплату труда работников (с учетом установленной методики расчета среднего заработка);
обязательные отчисления страховых взносов.

Сумма начисленного в текущем году резерва, которая соответствует величине расходов на оплату неиспользованных отпусков, представляет собой остаток резерва, который можно перенести на следующий год.

При инвентаризации резерва в конце календарного года могут выявиться неиспользованные суммы резерва, которые представляют собой разницу между суммой начисленного резерва и суммой фактических расходов на оплату использованных в течение года отпусков (с учетом страховых взносов) и расходов на предстоящую оплату не использованных в текущем году отпусков (с учетом страховых взносов).

Неиспользованные суммы резерва надо учесть в составе внереализационных доходов текущего налогового периода.

Если же организация в следующем году не будет создавать резерв на оплату предстоящих отпусков, то в состав внереализационных доходов текущего налогового периода надо включить всю сумму фактического остатка резерва.

Если по результатам инвентаризации окажется, что фактические расходы на оплату отпусков (с учетом страховых взносов) превышает сумму сформированного за год резерва, то образовавшуюся разницу, не покрытую за счет резерва, надо списать в расходы на оплату труда текущего года (п. п. 7, 16 ст. 255 НК РФ, п. 3 ст. 324.1 НК РФ).

Таким образом, правила статьи 324.1 и требования ПБУ 8/2010 отличаются существенно. И даже если учетной политикой организации установлено, что в отношении предстоящих отпусков порядок определения величины оценочных обязательств аналогичен порядку расчета резервов в налоговом учете (так называемый нормативный метод), бухгалтер должен быть готов к тому, что суммы оценочных обязательств и суммы отчислений в резерв будут различаться. В этом случае у организации может возникнуть необходимость применять нормы Положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций» ПБУ 18/02 (утв. Приказом Минфина России от 19.11.2002 № 114н).

Рассмотрим, как формируются оценочные обязательства и резервы по отпускам в программах «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.0 и «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0.

Несмотря на то, что термин «резервы на предстоящую оплату отпусков работникам» в законодательстве применяется исключительно в отношении налогообложения прибыли, в программах «1С:Предприятия» он традиционно используется для целей как налогового, так и бухгалтерского учета.

Учет расходов на оплату отпусков в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3.0

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакция 3.0, начиная с версии 3.0.22, предусмотрена возможность формировать:

оценочные обязательства по отпускам в бухгалтерском учете, используя на выбор Нормативный метод или Метод обязательств (МСФО);
резервы отпусков в налоговом учете Нормативным методом.

Механизм учета оценочных обязательств (резервов) отпусков в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.0 включается в меню Настройка - Реквизиты организации на закладке Учетная политика и другие настройки (рис. 1).

В настройках учетной политики организации по оценочным обязательствам нужно выбрать один из методов: нормативный или метод обязательств. При расчете нормативным методом указываются Ежемесячный процент отчислений от ФОТ и Предельная сумма отчислений в год , рассчитанные согласно смете, утвержденной в локальном акте организации.

Если Нормативный метод применяется и в бухгалтерском и в налоговом учете, то в программе предусмотрено, что величины, используемые в расчете (Ежемесячный процент отчислений от ФОТ, Предельная сумма отчислений в год ) совпадают для обоих учетов.

При включенном механизме учета оценочных обязательств (резервов) отпусков в разделе Зарплата становится доступен документ (рис. 2).

Создание этого документа следует за Расчетом зарплаты за месяц и Отражением зарплаты в бухучете . В документе Начисление оценочных обязательств по отпускам обязательства (резервы) заполняются автоматически исходя из сумм начислений, взносов и выплат за счет обязательств текущего месяца, рассчитанных в документах Расчет зарплаты и .

Новые виды операций для учета оценочных обязательств, резервов и отпусков

В документ Отражение зарплаты в бухучете для дальнейшего формирования в бухгалтерской программе проводок по списанию накопленных ранее обязательств и резервов добавлены следующие виды автоматических операций:

ежегодный отпуск за счет оценочных обязательств - для отражения отпускных, начисляемых в счет ранее сформированных в бухгалтерском учете обязательств. Таким суммам в бухгалтерской программе может соответствовать проводка, например, в корреспонденции с 96 счетом;
ежегодный отпуск - для отражения отпускных, не покрытых сформированными ранее обязательства. Таким суммам в бухгалтерской программе может соответствовать проводка, например, в корреспонденции со счетом затрат;
компенсация ежегодного отпуска за счет оценочных обязательств - для отражения компенсации ежегодного отпуска, начисляемой в счет сформированных в бухгалтерском учете обязательств. Таким суммам может соответствовать проводка, например, в корреспонденции с 96 счетом;
компенсация ежегодного отпуска - для отражения компенсации ежегодного отпуска, для которой сформированных ранее обязательств оказалось недостаточно. Таким суммам в бухгалтерской программе может соответствовать проводка, например, в корреспонденции со счетом затрат.

Если резервы формируются и в налоговом учете, то их суммы могут отличаться от сумм, отраженных в бухгалтерском учете. В этом случае отпуск может отражаться также по видам операций:

ежегодный отпуск за счет оценочных обязательств и резервов - для отражения отпускных, начисляемых в счет ранее сформированных в бухучете обязательств и накопленных в налоговом учете резервов;
ежегодный отпуск за счет резервов - для отражения отпускных, начисляемых в счет ранее накопленных резервов в налоговом учете.

В налоговом учете компенсация ежегодного отпуска за счет резерва не отражается.

Документ «Начисление оценочных обязательств по отпускам»

В документе Начисление оценочных обязательств по отпускам обязательства (резервы) на закладке Оценочные обязательства текущего месяца заполняются итоговые сводные данные для передачи в бухгалтерскую программу в разрезе подразделений и способов отражения.

В бухгалтерскую программу передаются следующие показатели:

Сумма резерва - это оценочные обязательства по отпускам в бухгалтерском учете;
Сумма резерва страховых взносов - это оценочные обязательства по страховым взносам, начисляемым на сумму отпускных в бухгалтерском учете;
Сумма резерва ФСС НС и ПЗ резерва - это оценочные обязательства по взносам, начисляемым на сумму отпускных в ФСС НС и ПЗ в бухгалтерском учете;
Сумма резерва (НУ) - резерв отпусков в налоговом учете;
Сумма резерва страховых взносов (НУ) - резерв страховых взносов, начисляемых на сумму отпускных в налоговом учете;
Сумма резерва ФСС НС и ПЗ (НУ) - резерв, начисляемых на сумму отпускных в ФСС НС и ПЗ в налоговом учете.

На закладке отображаются эти же данные в разрезе сотрудников. Эту информацию можно использовать для контроля итоговых сумм.

Закладка содержит данные, исходя из которых в документе произведен расчет обязательств. Состав используемых при расчете данных зависит от того, какая методика выбрана. Для расчета применяются по два дополнительных показателя: исчислено и накоплено, соответствующих каждому из перечисленных выше показателей.

Расчет оценочных обязательств в бухгалтерском учете по методу обязательств (МСФО)

1. Показатель Сумма резерва за месяц (Р) рассчитывается как разность показателей и Суммы резерва (накоплено) (Н) :

Р = И - Н

Суммы резерва (исчислено) (И) - это сумма отпускных, которую следовало бы выплатить, если бы отпуск рассчитывался на все положенные дни отпуска, в том числе и за расчетный месяц.

Показатель (И) рассчитывается как произведение среднего заработка (СЗ) на количество оставшихся дней отпуска (Д):

И = Д x СЗ (сумма резерва получается равной сумме компенсации отпуска при увольнении сотрудника в последний день месяца).

Сумма резерва (накоплено) (Н) рассчитывается по предыдущему месяцу и равна разнице Суммы резерва (исчислено) прошлого месяца (Ипм) и суммы фактически начисленных отпускных (От):

Н = Ипм - От

2. Обязательства по оплате страховых взносов Сумма резерва страховых взносов (Рсв) рассчитываются процентом от оценочного обязательства Суммы резерва :

Рсв = Р x Тсв,

где: Тсв - текущая ставка страховых взносов суммарно в фонды ПФР, ФСС, ФФОМС.

Текущая ставка страховых взносов (Тсв) определяется как отношение взносов сотрудника в эти фонды, начисленных в этом месяце в документе Расчет зарплаты (ФактСв), к фактическим начислениям, составляющим ФОТ оценочного обязательства (ФактФот):

Тсв = (ФактСв / ФактФот) x 100 %

3. Сумма резерва ФСС НС и ПЗ (Рнс) рассчитывается аналогично процентом (Тнс) от ранее сформированного оценочного обязательства Сумма резерва :

Рнс = Р x Тнс,

где: Тнс - текущая ставка страховых взносов в ФСС НС и ПЗ

Текущая ставка страховых взносов в ФСС НС и ПЗ (Тнс) - отношение взносов в ФСС НС и ПЗ сотрудника, начисленных в этом месяце в документе Расчет зарплаты (ФактНс), к фактическим начислениям, составляющим ФОТ оценочного обязательства (ФактФот):

Тнс = (ФактНс / ФактФот) x 100 %

Нормативный метод расчета оценочных обязательств в бухгалтерском учете

При нормативном методе оценочное обязательство (резерв в налоговом учете) рассчитывается как произведение заработка (который бы вошел в расчет среднего при расчете отпуска) с учетом страховых взносов, и Ежемесячного процента отчислений от ФОТ .

Пример

В ООО «Современные Технологии» с 01 января 2015 года работают два сотрудника: Любавин П.П. и Краснова Р.З. с окладами: 25 000 руб. и 30 000 руб. соответственно. На основании заявления сотрудника Красновой Р.З. ей был предоставлен отпуск с 13 по 15 апреля.

Оценочные обязательства по отпускам формируются методом обязательств (МСФО), а резервы в налоговом учете - нормативным методом.

В апреле 2015 года документом Отпуск сотруднику Красновой Р.З. начислено отпускных (От) 3 071,67 руб. за 3 дня из расчета среднего заработка 1 023,89 руб.

В соответствии с ТК РФ за каждый отработанный месяц к остатку отпуска добавляется 2,33(3) дня (28 дней / 12 месяцев).

За период с 01.01.15 по 30.04.15 у Красновой Р.З. накоплено 9,33 дней отпуска.

В документе Отражение зарплаты в бухучете за апрель 2015 года на закладках Начисленная зарплата и взносы и сформирован вид операции Ежегодный отпуск за счет оценочных обязательств и резервов (рис. 3).

Сумма этой операции равна сумме начисленных отпускных.

Для облегчения восприятия в таблице 2 собраны показатели расчета оценочных обязательств сотрудника Красновой Р.З. из закладки Расчет оценочных обязательств по отпускам документов Начисление оценочных обязательств по отпускам за период с января по июнь.

Таблица 2. Расчет оценочных обязательств по отпускам Красновой Р.З. (январь - июнь)

*Показатели, применяемые при расчете оценочных обязательств*	Январь	Февраль	Март	Апрель		Июнь
Средний заработок (для расчета резерва)	1 023,89	1 023,89	1 023,89	1 014,34	1 016,29	1 017,58
Остаток дней отпуска (для расчета резерва)	2,33 =28 / 12	4,67 =2,33(3)*2	7 =4,67+2,33	6,33 =7+2,33-3	8,67 =6,33+2,33	11 = 8,67+2,33
Сумма отпускных				3 071,67
Резерв отпусков (исчислено) = Остаток дней отпуска Средний заработок*	2 385,66 =2,33 * 1 023,89	4 781,57 =4,67 * 1 023,89	7 167,23 = 7 * 1 023,89	6 420,77 = 6,33 * 1 014,34	8 811,23 = 8,67 * 1 016,29	11 193,38 = 11 * 1 017,58
Резерв отпусков (исчислено) прошлого месяца		2 385,66	4 781,57		6 420,77 = 6,33 * 1 014,34	8 811,23 = 8,67 * 1 016,29
Резерв отпусков (накоплено) = Резерв отпусков (исчислено) прошлого месяца - сумма отпускных		2 385,66	4 781,57	4 095,56 =7 167,23 - 3 071,67	6 420,77	8 811,23
Резерв отпусков месяца = Резерв отпусков (исчислено) - Резерв отпусков (накоплено)	2 385,66	2 395,91 = 4 781,57 - 2 385,66	2 385,66 = 7 167,23 - 4 781,57	2 325,21 = 6 420,77 - 4 095,56	2 390,46 = 8 811,23 - 6 420,77	2 382,15 = 11 193,38 - 8 811,23

В таблице 3 собраны показатели расчета резервов отпусков сотрудника Красновой Р.З. с закладки Расчет оценочных обязательств по отпускам документов Начисление оценочных обязательств по отпускам за период с января по июнь.

Таблица 3. Расчет резервов отпусков Красновой Р.З. (январь - июнь)

*Показатели, применяемые при расчете резервов отпусков*	Январь	Февраль	Март	Апрель	Июнь
Краснова Р.З.
Резерв отпусков (НУ)				2 072,73 =

Учет оценочных обязательств и резервов по отпускам в «1С:Бухгалтерии 8» ред. 3.0

Начиная с версии 3.0.39 программы «1С:Бухгалтерия 8» ред. 3.0 в план счетов бухгалтерского учета, включенный в конфигурацию, внесены изменения. К счету 96 «Резервы предстоящих расходов» добавлены субсчета для организации учета оценочных обязательств по оплате предстоящих отпусков расходов по вознаграждениям работников:

счет 96.01 «Оценочные обязательства по вознаграждениям работникам» - предназначен для обобщения информации об оценочных обязательствах по вознаграждениям работникам и страховым взносам, начисленным на суммы этих вознаграждений;
счет 96.01.1 «Оценочные обязательства по вознаграждениям» - предназначен для обобщения информации об оценочных обязательствах по вознаграждениям работникам;
счет 96.01.2 «Оценочные обязательства по страховым взносам» -предназначен для обобщения информации об оценочных обязательствах по страховым взносам, начисленным на суммы вознаграждений работникам;
счет 96.09 «Резервы предстоящих расходов прочие» - предназначен для обобщения информации о прочих оценочных обязательствах.

Для использования возможности автоматического формирования оценочных обязательств (резервов) в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3 0) достаточно установить флаг Формировать резерв отпусков в форме настроек учета зарплаты (рис. 4).

При синхронизации данных с программой «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.0) в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) автоматически создаются документы вида:

Отражение зарплаты в бухучете (доступны в разделе Зарплата и кадры ). После проведения документов данного вида формируются проводки по начислению зарплаты и других выплат работникам, страховых взносов, НДФЛ, а также проводки по начислению отпускных и страховых взносов с отпускных за счет оценочных обязательств в бухгалтерском учете и за счет резервов в налоговом учете;
Начисление оценочных обязательств по отпускам (доступны из обработки Закрытие месяца ). После проведения документов данного вида формируются проводки по начислению оценочных обязательств и резервов по отпускам с учетом начисленных страховых взносов.

На рис. 5 представлен документ программы Отражение зарплаты в бухучете за апрель 2015 года. Обращаем внимание, что при синхронизации с программой «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.0) закладка Выплата отпусков за счет оценочных обязательств не отображается.

Поскольку начисленная сумма отпускных за апрель не превышает сформированную на этот момент сумму оценочных обязательств и сумму резервов, то разниц между данными бухгалтерского и налогового учета не возникает (рис. 6).

На рис. 7 представлен документ Начисление оценочных обязательств по отпускам за апрель 2015 года. Обращаем внимание, что при синхронизации с программой «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.0) закладки Оценочные обязательства (по сотрудникам) и Расчет оценочных обязательств по отпускам не отображаются.

Поскольку методика расчета оценочных обязательств и резервов отличается, то ежемесячно возникают вычитаемые (рис. 8) или налогооблагаемые временные разницы между данными бухгалтерского и налогового учета, на основании которых при выполнении регламентной операции Расчет налога на прибыль будут признаваться или погашаться отложенные налоговые активы и обязательства.

Резерв на оплату отпусков - это источник выплаты отпускных, компенсаций за неиспользованный отпуск и уплаты взносов во внебюджетные фонды, который работодатель создает в текущем периоде для использования в будущем. В нашей консультации мы расскажем, как формируется резерв предстоящих расходов на оплату отпусков в бухгалтерском учете.

Кто обязан создавать резерв отпусков

Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков в 2019 году обязаны создавать все организации, за исключением тех, которые могут вести упрощенный бухучет (п. 3 ПБУ 8/2010 , ст. 4 , ст. 5 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Создавая резерв отпусков, организации тем самым обеспечивают заинтересованных пользователей информацией о величине обязательства по оплате отпусков работникам на отчетную дату.

Как часто создавать резерв

Резерв отпусков создается на отчетную дату. Этой датой для организации могут быть:

последнее число каждого месяца. Этот вариант наиболее предпочтительный, но и более трудоемкий;
последнее число каждого квартала. По соотношению «затраты-эффект» этот вариант можно признать наиболее оптимальным;
31 декабря. Вариант самый простой, но доступен он только тем организациям, которые составляют отчетность лишь по итогам года.

Какую дату для расчета резерва выбрать, организация решает сама и закрепляет это в своей .

Резерв по отпускам в бухгалтерском учет и отчетности

Резерв на оплату отпусков на отчетную дату формируется по дебету тех же счетов учета, на которых организация отражает начисление заработной платы.

Сумма резерва отпусков в бухгалтерском балансе организации будет отражена по строке 1540 «Оценочные обязательства» в величине, равной на отчетную дату кредитовому сальдо счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков».

Резерв на оплату отпусков: проводки по использованию

Отпускные и компенсации за неиспользованные дни отпуска, а также исчисленные с этих сумм взносы во внебюджетные фонды начисляются за счет резерва следующим образом:

Если организации не хватило средств начисленного резерва, то начисление отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск со взносами в части, превышающей остаток по счету 96, будет отражаться в общем порядке по дебету счетов учета затрат 20, 25, 26, 44 и др.

Как рассчитать резерв отпусков

В нормативных документах по бухгалтерскому учету отсутствует конкретный порядок расчета величины резерва на оплату отпусков. Поэтому этот алгоритм организация разрабатывает самостоятельно и закрепляет его в своей .

Можно рассмотреть несколько способов определения величины резерва на оплату отпусков. Они будут рассмотрены ниже.

Но в любом случае, сперва необходимо распределить всех работников организации по группам. Принцип следующий: в одну группу объединяются те работники организации, начисление заработной платы которым отражается на одном и том же счете учета затрат. Это значит, что работники основного производства, чья заработная плата начисляется по дебету счета 20 «Основное производство», будут объединены в одну группу, а работники, чья деятельность связана с продажей товаров, — в другую, если их заработная плата начисляется по дебету счета 44 «Расходы на продажу».

Способ 1

Резерв (кредитовое сальдо счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков») рассчитывается исходя из среднего дневного заработка каждого конкретного работника.

Для этого на каждую отчетную дату (конец месяца, квартала или года, как определила организация) для каждой группы работников необходимо сделать следующее:

Шаг 1. Определить количество неиспользованных дней отпуска, включая дополнительный оплачиваемый отпуск, на которое имеет право каждый работник на эту отчетную дату.

Шаг 4. Сложить по всем работникам группы величину рассчитанных отпускных с учетом взносов во внебюджетные фонды.

Полученная величина и будет являться суммой резерва на оплату отпусков по каждой конкретной группе на отчетную дату. Сумма резервов по всем группам должна соответствовать кредитовому сальдо счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков».

По результатам инвентаризации остатка резерва, доначисляется резерв по дебету счетов учета затрат 20, 25, 26, 44, 08 и кредиту счета 96. Излишне зарезервированные в прошлом году и не использованные в отчетном году суммы резерва отпусков включаются в состав прочих доходов организации по дебету счета 96 и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91.1 « Прочие доходы».

Способ 2

Порядок расчета суммы резерва отпусков может быть упрощен путем определения среднего заработка не конкретного работника, а всех работников соответствующей группы.

В этом случае для определения величины резерва необходимо:

Шаг 1. Определить общее количество неиспользованных дней отпуска, включая дополнительный оплачиваемый отпуск, на которое имеют право все работники одной группы на эту отчетную дату.

Шаг 3. Определить сумму резерва по каждой группе работников по формуле:

Шаг 4. Сложить по всем группам найденную величину резерва на оплату отпусков.

Как и в первом способе, найденная сумма будет являться величиной резерва на оплату отпусков по каждой конкретной группе на отчетную дату. Общая сумма резервов по всем группам должна соответствовать кредитовому сальдо счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков» на конец отчетного периода.

Способ 3

Третий способ расчета величины резерва предполагает определение норматива отчислений в резерв, который рассчитывается по итогам прошлого года. Этот норматив будет определяться как доля расходов на отпускные и компенсации работникам каждой группы в общей величине расходов на оплату труда этой группы за год.

Для этого необходимо:

Шаг 1. На 31 декабря предыдущего года определить норматив отчислений в резерв на оплату отпусков по группе работников по формуле:

Этот норматив будет неизменен в течение всего текущего года, даже если организация будет корректировать величину резерва ежемесячно или ежеквартально.

Шаг 2. На каждую отчетную дату текущего года рассчитывать сумму отчислений в резерв по группе работников по формуле:

Шаг 3. Сложить по всем группам найденную величину резерва на оплату отпусков. На указанную сумму начисляется (доначисляется или корректируется) резерв по дебету счетов 20, 25, 26, 44, 08 и кредиту счета 96.

Первый способ - по среднему заработку на последний день квартала (или месяца, года – в зависимости от того, какой период утвержден по организации).

Определить общее количество всех дней отпуска вместе с дополнительным для каждого сотрудника, а затем их суммарное количество для всего подразделения работников, по которым рассчитывается резерв
Определить средний заработок по всему подразделению: сумму зарплаты сотрудников за квартал (месяц, год) разделить на количество дней периода, а затем на количество работников подразделения
Расчет резерва по подразделению с учетом взносов: сумму среднедневного заработка подразделения умножают на общий тариф (ПФР+ФФОМС+ФСС+НС) страховых взносов.

Создание резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете

Определить количество неиспользованных дней отпуска, включая дополнительный оплачиваемый отпуск, на которое имеет право каждый работник на эту отчетную дату. Шаг 2. Рассчитать средний дневной заработок каждого работника соответствующей группы. Применяется общий порядок расчета среднего заработка для определения величины отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск.
Шаг 3. Рассчитать величину отпускных, причитающихся конкретному работнику на отчетную дату, с учетом взносов во внебюджетные фонды по формуле: Шаг 4. Сложить по всем работникам группы величину рассчитанных отпускных с учетом взносов во внебюджетные фонды. Полученная величина и будет являться суммой резерва на оплату отпусков по каждой конкретной группе на отчетную дату.
Сумма резервов по всем группам должна соответствовать кредитовому сальдо счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков».

Резервы отпусков — проводки бухучета

Как часто создавать резерв Резерв отпусков создается на отчетную дату. Этой датой для организации могут быть:

последнее число каждого месяца. Этот вариант наиболее предпочтительный, но и более трудоемкий;
последнее число каждого квартала.

По соотношению «затраты-эффект» этот вариант можно признать наиболее оптимальным;

31 декабря. Вариант самый простой, но доступен он только тем организациям, которые составляют отчетность лишь по итогам года.

Какую дату для расчета резерва выбрать, организация решает сама и закрепляет это в своей учетной политике Резерв по отпускам в бухгалтерском учет и отчетности Резерв на оплату отпусков на отчетную дату формируется по дебету тех же счетов учета, на которых организация отражает начисление заработной платы.

Бухгалтерский учет резервов на отпуска

Инфо

Полученное значение складывают со средним заработком подразделения и эту сумму умножают на количество дней отпускаВторой способ – пропорционально доле расходов на отпускные в общих затратах на зарплату

На конец года определяют норматив отчислений в резерв. Для этого сумму отпускных плюс компенсации за неиспользованный отпуск (без страховых взносов), предыдущего года делят на общую сумму расходов на начисление заработной платы, тоже прошлого года (без взносов)
Каждый отчетный период делают отчисление: к сумме расходов по зарплате текущего периода прибавляют страховые взносы, начисленные на эти начисления. Полученный результат умножают на норматив

Если выясняется, что сумма резерва слишком велика, то делают проводку Дебет 96 Кредит 91.1 – излишне начисленная сумма учитывается в прочих доходах.

Отпускной резерв: правила создания и отражения в учете

Внимание

ВАЖНО! Суммы резерва находят свое отражение в бухбалансе в составе показателей строки 1540 «Резервы предстоящих расходов». О ставках по взносам на травматизм см. статью «Действующие тарифы “на травматизм” планируют сохранить до 2020 года». Пример 2 ООО «Молния» формирует резерв 2015 года раз в год, исходя из среднего заработка и оставшихся неиспользованных дней отпуска 2015 года.

Зарплата за 2015 год - 5 000 000 руб. Остаток отпуска 2015 года - 40 дней. Среднее количество дней в месяце в 2015 году - 29,3 дня. Расчет резерва: Средний дневной заработок = 5 000 000 / 29,3 / 12 = 14 220,71 руб.

Страховые взносы = 14 220,71 × 30,2% = 4 294,65 руб. Резерв = (14 220,71 + 4 294,65) × 40 = 740 614,40 руб. На 31.12.2015 ООО «Молния» отразит в учете резерв по отпускам 2015 года в сумме 740 614 ,40 руб. В бухбалансе 2015 года указанное значение будет отражаться по строке 1540.

Резерв на оплату отпусков в бухгалтерском учете + 2 примера с проводками

Порядок формирования резерва на оплату отпусков Как уже отмечалось, алгоритм расчета суммы резерва прописывается в учетной политике, это связано с тем, что ПБУ 8/2010 не содержит формул и методик, позволяющих получить значение резерва. На практике организации для оценки обязательств принимают за основу одну из следующих сумм по:

фонду оплаты труда (далее - ОТ);
средней дневной заработной плате;
отпускным, выплаченным за календарный год, предшествующий году, для которого создается резерв.

Порядок расчета суммы резерва осуществляется следующими этапами:

определение средней дневной заработной платы, фонда оплата труда или отпускных;
формирование резерва.

Рассмотрим на примерах использование каждого из способов. Пример 1 ООО «Молния» в учетной политике отражено создание резерва на оплату отпусков на 2015 год исходя из ОТ.

Резерв на оплату отпусков

Условия резервирования Порядок определения Расчет предельной суммы отчислений Определение нормы отчислений Выбор способа формирования резерва Создание сметы – формы произвольного характера Расчетная величина, установленная на основании числа дней отпуска и расходов Рассчитывается ежемесячно как частное от общего числа расходов по оплате отпуска и размера расходов фонда заработной платы Определяется предприятием Документ определяет равномерное списание расходов Создание резервного фонда допускается только для предприятий, использующих метод начисления в учете.

В учете начала года осуществляется списание затрат до их фактического осуществления с применением показателя «Отложенный налоговый актив». Вычитаемая временная разница применяется в соответствии с ПБУ 18/02, о чем должно быть указано в учетной политике. Особенности бухгалтерского учета резерва отпускных В состав стоимостной оценки резерва БУ входят суммы отпускных выплат и социальных отчислений в фонды.

Порядок проведения расчета потребных сумм может производиться разными способами в зависимости от объемности процедуры и штата.Существуют 2 способа подсчета сумм резервирования:

Фонд формируется по каждому работнику персонально. Определение величины резервируемых сумм устанавливается из расчета фактического среднего заработка сотрудника и количества дней положенногоотпуска.

Начисление и списание резерва по отпускам проводки

В избранноеОтправить на почту Резерв на оплату отпусков в бухгалтерском учете обязательно должен присутствовать у большинства предприятий согласно действующим нормам. Кто создает резерв, а также об основных правилах его формирования, расскажем ниже в статье. Особенности резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете Порядок формирования резерва на оплату отпусков Проводки по отражению резерва на оплату отпусков Итоги Особенности резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете Условия для резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете перечислены в ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства…» (далее - ПБУ 8/2010).
Учитывая ПБУ 8/2010 и ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», можно выделить следующие особенности создания резерва. Все компании, кроме хозсубъектов, ведущих бухучет в упрощенном виде, обязаны создавать резерв по отпускам (п. 3 ПБУ 8/2010).

Организация должна рассчитывать резерв на каждую отчетную дату. Резерв может формироваться на одну из выбранных отчетныхдат Отчетная дата Количество раз формирования резерва Использование в учете Последний день месяца 12 (двенадцать) Редко применяется, поскольку определить, контролировать и списывать в расходы ежемесячную сумму достаточно сложно. Размер допускается превысить расчетную на 5% - показатель, не учитываемый при реализации признака существенности День окончания квартального периода 4 (четыре) Является наиболее оптимальной формой резервирования Последний день года 1 (один) Редко используется в учете В налоговом учете признание расходов производится равномерно, начиная с первого месяца года.

Списание сумм производится только при наличии фактических расходов.

Резерв на оплату отпусков: создание и использование

До завершения года остается всего два месяца, и бухгалтерам предстоит немало работы. Нужно проверить наличие всех документов за 2015 год, свериться с контрагентами, провести инвентаризацию и сформировать резервы на будущий год. Одним из необходимых резервов является резерв на оплату отпусков. О нем и пойдет речь в данной статье.

Отпускные резервы создаются для того, чтобы оценить объем планируемых выплат работникам и внебюджетным фондам. В налоговом учете резервы помогают распределять расходы равномерно в течение года. Отражение резервов в бухгалтерском и налоговом учете имеет отличительные особенности. Рассмотрим основные нюансы.

Бухгалтерский учет

До 2011 года создание резерва было добровольным. Организации для равномерного списания затрат могли формировать отпускные резервы. Данная норма содержалась в п. 72 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Но с января 2011 года п. 72 утратил силу, и понятие резерва на предстоящую оплату отпусков стало неактуальным. На смену данному резерву пришли оценочные обязательства (ПБУ 8/2010).

Следует отметить, что указанное Положение не содержит определенного перечня расходов, которые можно отнести к оценочным обязательствам. Однако в п. 5 ПБУ 8/2010 сказано, что оценочное обязательство признается в бухгалтерском учете при одновременном выполнении трех условий:

у организации существует обязанность, возникшая в результате прошлых событий ее деятельности. Компания не может избежать исполнения этой обязанности или вероятность возникновения обязанности очень велика;
при исполнении обязательства снизятся экономические выгоды;
величину оценочного обязательства можно обоснованно оценить.

Оценочное обязательство по выплате отпускных соответствует всем перечисленным признакам. А это значит, что все организации обязаны отражать в бухучете данный вид обязательства. Исключение предусмотрено лишь для субъектов, которые вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета и упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность (п. 3 ПБУ 8/2010).

В законодательных актах нет пошаговой инструкции по расчету величины отпускных резервов. Поэтому порядок расчета нужно разработать самостоятельно и закрепить в учетной политике. Чаще всего сумма резерва определяется исходя из размера отпускных, которые будут перечислены работникам, и величины страховых взносов с отпускных. Нередко отпуска носят сезонный характер (например, у большинства фирм летом в отпуска уходит значительная часть сотрудников), поэтому в идеале рассчитывать резервы нужно ежемесячно. Но при большой численности процесс расчета будет слишком трудоемким. Компании вправе создавать резервы на конец каждого квартала или отчетного года.

Для учета оценочных обязательств предусмотрен счет 96 «Резервы предстоящих расходов». Чтобы отразить резерв по отпускам, можно открыть специальный субсчет.

Проводки по формированию и использованию резерва:

Дебет 20 (23, 25, 26, 44 и т. д.) Кредит 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков» — сформирован резерв;

Дебет 96 Кредит 70 — начислены отпускные (компенсации за неиспользованный отпуск) за счет резерва;

Дебет 96 Кредит 69 — начислены страховые взносы с суммы отпускных за счет резерва.

Если резерва не хватит на покрытие всех выплат, то начисление отпускных отражается в общем порядке (п. 21 ПБУ 8/2010) проводкой:

Дебет 20 (23, 25, 26, 44 и т. д.) Кредит 70 — начислены отпускные;

Дебет 20 (23, 25, 26, 44 и т. д.) Кредит 69 — начислены страховые взносы.

Налоговый учет

В отличие от бухгалтерского, в налоговом учете создание резервов на отпуска — дело добровольное (п. 1 ст. 324.1 НК РФ). Если организация с целью равномерного распределения затрат на отпуска создала налоговый резерв, это решение нужно прописать в учетной политике, отразив в ней способ резервирования, предельную сумму отчислений и ежемесячный процент отчислений в резерв. Размер ежемесячных отчислений нужно показать в специальном расчете, который является обязательным для всех организаций, создавших налоговый резерв.

Процент отчислений в резерв определяется как отношение предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда. Суммы вознаграждений по договорам гражданско-правового характера, выплачиваемые нештатным работникам, не учитываются при расчете, так как этим работникам отпуск не предоставляется. А вот дополнительные отпуска можно учесть при расчете предполагаемой годовой суммы на оплату отпусков (письмо Минфина РФ от 13.07.2010 № 03-03-06/2/125).

Размер ежемесячных отчислений равен произведению фактических расходов на оплату труда с учетом страховых взносов в текущем месяце на рассчитанный процент.

Налогоплательщики, которые применяют кассовый метод учета доходов и расходов (п. 3 ст. 273 НК РФ), не могут создавать резерв по отпускам. Это связано с тем, что при кассовом методе расходы списываются только после их оплаты, а резерв создается до момента начисления и выплаты отпускных. Исходя из этого, плательщики УСН не могут создавать резервы в целях налогового учета.

Резерв, созданный для целей налогового учета, позволяет ежемесячно уменьшать налогооблагаемую прибыль. Ежемесячную сумму отчислений в резерв нужно учитывать в составе расходов на оплату труда. Отчисления в отпускной резерв могут быть отнесены как к прямым, так и к косвенным расходам. Это зависит от того, к каким расходам организация относит фактические выплаты отпускных. Порядок распределения расходов должен быть закреплен в учетной политике.

Прямые расходы уменьшают налоговую базу по мере реализации продукции (работ, услуг), в стоимости которой они учтены. Отчисления в резерв, которые являются косвенными расходами, можно учесть полностью в момент их начисления. Компании, которые занимаются оказанием услуг, могут признать прямые расходы в полном объеме в момент их начисления.

Списывать отпускные за счет резерва нужно внимательно. Например, компенсацию за неиспользованный отпуск нельзя списать за счет средств резерва (письмо Минфина РФ от 03.05.2012 № 03-03-06/4/29).

Порядок отчислений в резерв в бухгалтерском и налоговом учете различен. Кроме того, налоговый резерв организация может и не создавать. Поэтому при формировании отпускных резервов могут возникнуть временные разницы (ПБУ 18/02). Если налоговый резерв не создается, то в момент отражения суммы резерва в бухгалтерском учете делается проводка:

Дебет 09 Кредит 68 — отражен отложенный налоговый актив.

Налогоплательщики обязаны проводить инвентаризацию резервов на оплату отпусков. Согласно п. 3 ст. 324.1 НК РФ такую проверку необходимо делать по состоянию на 31 декабря.

Если в результате инвентаризации окажется, что начисленный отпускной резерв ниже реальных выплат, полученную разницу нужно включить в расходы на оплату труда.

Неиспользованный остаток резерва подлежит обязательному включению в состав налоговой базы текущего налогового периода. Если налогоплательщик решит не создавать резерв на будущий год, то сумму остатка указанного резерва для целей налогообложения нужно включить в состав внереализационных доходов текущего налогового периода (п. 5 ст. 324.1, письмо Минфина России от 29.10.2012 № 03-03-10/121).

Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков работникам должен быть уточнен исходя из количества дней неиспользованного отпуска, среднедневной суммы расходов на оплату труда работников и страховых взносов. Если по итогам инвентаризации сумма рассчитанного резерва в части неиспользованного отпуска превышает фактический остаток неиспользованного резерва на конец года, то сумма превышения подлежит включению в состав расходов на оплату труда. Если сумма рассчитанного резерва в части неиспользованного отпуска меньше фактического остатка неиспользованного резерва на конец года, отрицательная разница включается в состав внереализационных доходов.

Ответственность за отсутствие резерва

Если в налоговом учете организация не создает резерв, наказать ее не смогут, так как формирование резерва — это право, а не обязанность. Иначе обстоит дело с резервами в бухгалтерском учете. Если у организации есть обязанность по формированию отпускного резерва, ее нужно исполнять. В противном случае компанию ждут штрафы.

Во-первых, организацию могут оштрафовать за грубое нарушение правил учета доходов и расходов. Если резерв не был создан лишь в одном налоговом периоде, штраф составит 10 000 рублей. Если нарушение повторяется из года в год, штраф составит 30 000 руб. (ст. 120 НК РФ).

Во-вторых, штраф предусмотрен ст. 15.11 КоАП РФ за грубое нарушение правил бухгалтерского учета. Если из-за отсутствия обязательного резерва по оплате отпусков какая-либо строка баланса искажается более чем на 10 %, на должностных лиц компании может быть наложен штраф от 2 000 до 3 000 рублей.

Эксперт сервиса Норматив

Рогачева Е.А.

Остались вопросы? Эксперты Норматива всегда готовы ответить.