Списание спецодежды в налоговом и бухгалтерском учете. Учет спецодежды. Правильно оформляем первичные документы
Спецодежда – это средство индивидуальной защиты. Такую одежду обязательно надо выдавать тем сотрудникам, которые заняты на работах (абзац 6 части 2 и статье 221 Трудового кодекса РФ.):
- с вредными и (или) опасными условиями труда;
- в особых температурных условиях;
- связанных с загрязнением.
К спецодежде могут относиться следующее имущество: специальная одежда, специальная обувь и предохранительные приспособления (комбинезоны, костюмы, куртки, брюки, халаты, полушубки, тулупы, различная обувь, рукавицы, очки, шлемы, противогазы, респираторы, другие виды специальной одежды).
Выдавать сотрудникам спецодежду надо по Правилам, которые утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 № 290н . При этом типовыми отраслевыми нормами установлены профессии, для которых спецодежда обязательна, а также виды такой одежды и сроки использования.
Бывает также, что сотрудникам выдают одежду, не предназначенную для защиты от каких-либо вредных факторов. Лишь с той целью, чтобы продемонстрировать принадлежность к конкретной организации или соблюсти фирменный стиль. Такую одежду считают форменной. Ее выдают определенным категориям сотрудников – по перечню, предусмотренному законодательством или локальными документами работодателя. В отношении такой одежды правила для спецодежды не действуют, ее учитывайте по-другому.
к меню
Личные карточки по выдаче спецодежды надо заполнять полностью
Выдача работникам и сдача ими средств индивидуальной защиты фиксируются записью в личной карточке учета выдачи СИЗ. Такая норма прописана в п.13 приказа МЗСР от 01.06.2009 № 290н «Об утверждении Межотраслевых правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты».
Финансирование ФСС расходов на спецодежду: какие документы потребуются
Расширен список документов, которые нужно представлять в Соцстрах вместе с заявкой на финансирование приобретения для работников-«вредников» специальной одежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты (СИЗ).
Примечание : Источник: Приказ Минтруда от 31.10.2017 №764н
Помимо перечня приобретаемых средств индивидуальной защиты и копий сертификатов соответствия на них, работодателю нужно будет представить еще и копию заключения Минпромторга о том, что спецодежда и прочие СИЗ произведены на территории РФ.
По действующим с 01.01.2017 года правилам , расходы на покупку спецодежды, спецобуви и СИЗ импортного производства за счет взносов «на травматизм» больше не финансируются.
к меню
В налоговом учете спецодежды можно применять ту же первичку, что и в бухгалтерском
Если в налоговом учете вы отнесли спецодежду к материальным расходам, тогда ее стоимость можно списать единовременно в тот день, когда передадите в эксплуатацию. Основанием будет п. 1 . При этом вам хватит тех первичных документов и регистров, которые вы ведете для целей бухгалтерского учета спецодежды. Например, приходный ордер по форме № М-4, требование-накладная по форме № М-11, ведомость выдачи спецодежды работникам.
Списать спецодежду при расчете налога на прибыль можно, даже если ее выдача не предусмотрена Типовыми нормами. Но в таком случае необходимо провести аттестацию рабочих мест. И уже на ее основании издать приказ о выдаче спецодежды, в котором установить и срок носки. На этот счет есть письмо Минфина России от 11.12.2012 г. № 03-03-06/1/645 .
Примечание : Если срок использования спецодежды превышает 12 месяцев, а стоимость - более 40 000 руб., то этот актив является уже амортизируемым имуществом.
к меню
Выдача спецодежды по повышенным нормам
Организация может установить в локальном акте свои собственные нормы выдачи спецодежды работникам и, руководствуясь данными нормами, списывать расходы на ее приобретение. Но подобные затраты уменьшают налогооблагаемую прибыль при условии, что их необходимость подтверждена результатами спецоценки условий труда. Такой вывод следует из письма Минфина России от 25.11.14 № 03-03-06/1/59763 .
Итак, для улучшения условий работы сотрудников можно отступить от отраслевых правил. Так, по своей инициативе можно:
- чаще менять спецодежду, ведь отраслевыми нормами установлены только предельные сроки ее использования;
- заменить спецодежду другим ее видом. Если не уверены, правильно ли соотнесли типы СИЗ, направьте письменный запрос в региональную инспекцию труда. В нем обоснуйте, чем вызвана такая необходимость. И после того как получите положительный ответ, выдавайте сотрудникам другую спецодежду. Если замена не принципиальная, например вместо куртки выдаете ветровку, то согласовывать ее не обязательно (письмо Минфина России от 5 апреля 2006 № 03-03-04/1/320);
- выдать спецодежду сотрудникам, для которых типовыми нормами она не предусмотрена. Для этого придется провести специальную оценку условий труда. Если по ее результатам условия работы будут признаны вредными, опасными или связанными с загрязнением, то выдача спецодежды будет обоснована. Если в организации есть профсоюз, то с ним нужно согласовать выдачу спецодежды, не предусмотренной типовыми нормами.
Все это следует из части 2 Трудового кодекса РФ, пунктов 6, 7 и 35 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 № 290н.
к меню
Где закрепить порядок выдачи спецодежды
Это закрепляется в локальных документах. Например, в коллективном или трудовом договоре или . При этом нужно утвердить следующие данные:
- перечень должностей, связанных с вредными и (или) опасными условиями труда (производственные факторы, которые могут привести к травме или увечью сотрудника), с загрязнением;
- нормы выдачи спецодежды по каждой должности;
- срок носки, по истечении которого сотруднику должен быть выдан новый комплект спецодежды.
Примечание : Пункт 6 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 № 290н, а также часть 4 и абзац 9 части 2 статьи 41 Трудового кодекса РФ.
Как определить в целях бухучета срок носки спецодежды, если норма выдачи установлена «до износа»
Срок носки спецодежды можно установить любой с учетом режима ее эксплуатации. А если типовыми нормами предусмотрен максимум – то в его пределах.
Норма «до износа» означает, что средство индивидуальной защиты можно носить до тех пор, пока оно не придет в негодность. А для равномерного списания СИЗ в бухучете необходимо установить конкретный срок использования. Например, на основании результатов условий труда, а также с учетом условий и особенностей выполняемых работ.
При этом типовыми нормами может быть установлен максимальный срок носки. К примеру, для защитных очков срок носки не может быть более одного года (Типовые нормы, утвержденные приказом Минздравсоцразвития России от 22 июня 2009 № 357н ). Соответственно, срок полезного использования таких очков для целей бухучета не может быть больше года.
Примечание : Пункт 6 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 № 290н, пункт 26 Методических рекомендаций, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 № 135н .
к меню
Ответственность за нарушение правил выдачи спецодежды
Если не обеспечить сотрудников средствами индивидуальной защиты, последует административная ответственность.
Предпринимателей, организации и их руководителей могут серьезно оштрафовать за такое нарушение. Но только если средства индивидуальной защиты отнесены ко 2-му классу риска в соответствии с техническим регламентом, утвержденным решением Комиссии Таможенного союза от 9 декабря 2011 № 878. Например, это может быть обувь от проколов и порезов, каски защитные, щитки или очки сварщика и т. п.
Размеры штрафов в таком случае составят:
- от 130 000 до 150 000 руб. – для организаций;
- от 20 000 до 30 000 руб. – для должностных лиц или предпринимателей;
- от 100 000 до 200 000 руб. – для организаций;
- от 30 000 до 40 000 руб. – для должностных лиц или предпринимателей.
Кроме того, за неоднократное нарушение вместо штрафа могут быть применены более жесткие меры административного наказания в виде:
- приостановления деятельности на срок до 90 суток – для организаций и предпринимателей;
- дисквалификации на срок от 1 года до 3 лет – для должностных лиц.
Наказать руководителя может трудовая инспекция или суд по ее заявлению. Инспекторы могут обнаружить нарушение или узнать о нем из жалобы сотрудника.
к меню
Нормы выдачи, Нормы износа спецодежды
Такие нормы организации могут устанавливать как самостоятельно, исходя из разумной потребности в спецодежде, так и на основании отраслевых норм бесплатной выдачи спецодежды, утвержденных Минтрудом РФ.
Например, подобные нормативы для организаций определены приложением № 7 постановления Минтруда РФ от 29 декабря 1997 г. № 68 «Об утверждении Типовых отраслевых норм бесплатной выдачи работникам специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты».
Нормы бесплатной выдачи спецодежды, определяемые организациями самостоятельно, не могут быть ниже норм, установленных Минтрудом РФ.
Нормы выдачи спецодежды в легкой промышленности
На официальном интернет-портале правовой информации опубликован Приказ Минтруда от 10.12.2018 №778н об утверждении типовых норм выдачи спецодежды работникам организаций легкой промышленности, занятым на работах с вредными и опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением.
В приказе перечислены профессии и должности работников легкой промышленности и полагающаяся им спецодежда, обувь и другие СИЗ с указанием норм их выдачи на год (штуки, пары комплекты.)
В бухгалтерском учете приобретение спецодежды и спецоснастки отражается на счете 10 (так же как и МПЗ) по фактической себестоимости (п. 5 ПБУ 5/01). При этом фактическая их себестоимость будет складываться из всех фактических затрат на приобретение спецодежды (спецоснастки) и доведения ее до состояния, пригодного к использованию.
Порядок оценки спецодежды и спецоснастки , а также отражение операций по их оприходованию в бухгалтерском учете аналогичны прочим МПЗ. При этом организация может открыть специальные субсчета для учета спецодежды и спецоснастки:
10-10
«Специальная оснастка и специальная одежда на складе»;
10-11
«Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации».
Выдача в производство спецодежды и спецоснастки, учитываемых в качестве МПЗ, оформляется требованиями-накладными по форме № М-11, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. № 71а.
Выдача в эксплуатацию спецодежды или спецоснастки еще не означает, что все затраты, связанные с их приобретением (поступлением), списываются в бухгалтерском учете на расходы. Возможны различные варианты погашения их стоимости.
Для спецодежды в данной ситуации большую роль играет срок ее службы (эксплуатации). Так, в соответствии с пунктом 21 Методических указаний по учету спецодежды предприятия могут списывать стоимость спецодежды со сроком эксплуатации до одного года сразу же на счета учета затрат (издержек обращения):
– списана стоимость спецодежды со сроком эксплуатации менее 12 месяцев.
Если подобный вариант не предусмотрен учетной политикой организации для целей бухгалтерского учета (либо в производство (эксплуатацию) выдана спецодежда со сроком эксплуатации более одного года), то ее стоимость погашается линейным способом исходя из сроков ее полезного использования, предусмотренных в типовых отраслевых нормах бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, а также в Правилах обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, утвержденных постановлением Минтруда РФ от 18 декабря 1998 г. № 51 (п. 26 Методических указаний по учету спецодежды).
Отражение в бухгалтерском учете погашения стоимости специальной одежды отражается по дебету счетов учета затрат на производство и кредиту счета 10 (п. 27 Методических указаний по учету спецодежды):
ДЕБЕТ 23, 25, 26 и т. п. КРЕДИТ 10
– списана (погашена) часть стоимости спецодежды со сроком эксплуатации более 12 месяцев.
Стоимость специальной оснастки может погашаться организацией одним из следующих способов (п. 24 Методических указаний по учету спецодежды):
- способом списания стоимости пропорционально объему выпущенной продукции (работ, услуг);
- линейным способом.
Применение одного из способов по группе однородных объектов специальной оснастки производится в течение всего срока полезного использования объектов, входящих в эту группу, и должно быть зафиксировано в учетной политике организации для целей бухгалтерского учета.
Сумма погашения стоимости специальной оснастки определяется:
- при способе списания стоимости пропорционально объему продукции (работ, услуг) – исходя из натурального показателя объема продукции (работ, услуг) в отчетном периоде и соотношения фактической себестоимости объекта специальной оснастки к предполагаемому объему выпуска продукции (работ, услуг) за весь ожидаемый срок полезного использования указанного объекта;
- при линейном способе – исходя из фактической себестоимости объекта специальной оснастки и норм, исчисленных исходя из сроков полезного использования этого объекта.
к меню
Бюджетные организации, Обувь для работников, Сроки полезного использования, Приобретение и Бухучет спецодежды, спецостнастки, Стоимость и выбытие
Данные способы аналогичны способам амортизации основных средств и расчеты по ним производятся также.
Выбытие специальной одежды и спецоснастки может быть в случаях их продажи, передачи безвозмездно (за исключением договора безвозмездного пользования), списания в случае морального и физического износа, ликвидации при авариях, стихийных бедствиях и иных чрезвычайных ситуациях, передачи в виде вклада в уставный капитал других организаций.
Наиболее часто выбытие спецодежды и спецоснастки происходит вследствие ее полного износа или реализации.
к меню
Нормы износа спецодежды
В первом случае следует иметь в виду, что списание специальной одежды и спецоснастки с бухгалтерского учета осуществляется только при их фактическом физическом выбытии (п. 31 Методических указаний по учету спецодежды). Иными словами, независимо от того, полностью или не погашена стоимость спецодежды (спецоснастки), она списывается только в случае невозможности ее дальнейшего использования в связи с физической непригодностью .
Списание спецодежды (спецоснастки) производится на основании акта о списании спецодежды (спецоснастки). В связи с отсутствием унифицированной формы такого акта ее должна разработать сама организация, с утверждением в альбоме неунифицированных форм документов в приложении к учетной политике для целей бухгалтерского учета.
В случае, когда вся стоимость спецодежды (спецоснастки) была погашена (списана на расходы организации), никаких проводок не делается. Ставится только отметка в аналитическом учете о выбытии объекта. Если же стоимость спецодежды погашена не полностью, то в учете эта операция отражается так (п. 39 Методических указаний по учету спецодежды):
ДЕБЕТ
94 / КРЕДИТ
10
– списана остаточная стоимость выбывшей спецодежды (спецоснастки);
ДЕБЕТ
73 / КРЕДИТ
94
– взыскана с виновного лица (работника предприятия) остаточная стоимость спецодежды (спецоснастки);
или
ДЕБЕТ
91-2 / КРЕДИТ
94
– списаны убытки от выбытия спецодежды (спецоснастки), если виновные лица не установлены.
к меню
Отражение выбытия спецодежды, Когда вернули
Надлежащий учет спецодежды невозможен без регулярного проведения инвентаризации, в процессе которой устанавливаются ее наличие и состояние в порядке, принятом для учета материально-производственных запасов.
Определение непригодности и решение вопроса о списании спецоснастки и спецодежды осуществляются в организации постоянно действующей инвентаризационной комиссией (либо могут создаваться рабочие инвентаризационные комиссии). Результаты принятого комиссией решения оформляются актом о списании основных средств (форма № ОС-4). Акт утверждается руководителем организации.
На основании оформленных актов на списание основных средств, переданных в бухгалтерию организации, в инвентарной карточке (форма № ОС-6), инвентарной книге (форма № ОС-6б) производится отметка о выбытии объекта.
Преждевременный физический износ спецодежды может наступить в следую щих случаях:
- спецодежда пришла в негодность по причине халатного отношения работника, за которым она числится. Взыскание суммы ущерба производится либо путем удержания денежных средств из заработной платы работника в размере его среднего месячного заработка (ст 241 ТК РФ), либо с согласия работодателя работник может передать для возмещения причиненного ущерба равноценное имущество (ст 241,248 ТК РФ);
- преждевременный физический износ наступил не по вине работника, а в связи с чрезвычайными обстоятельствами либо возник в результате нормального производственного риска.
ПРИМЕР 1По вине работника рабочий костюм пришел в негодность. Срок эксплуатации рабочего костюма составляет 36 месяцев. Выбытие спецодежды в связи с преждевременным физическим износом оформлено актом на списание по форме № ОС-4.
Первоначальная стоимость рабочего костюма 8000 руб., сумма начисленной амортизации - 700 руб. Организация взыскивает с виновного работника сумму ущерба в размере его среднего месячного заработка. Средний месячный заработок работника составляет 5000 руб.
В бухгалтерском учете делаются следующие записи:
Д 01 субсчет "Выбытие спецодежды" - К 01 - 8000 руб. - отражена первоначальная стоимость рабочего костюма;
Д 02 - К 01 субсчет "Выбытие спецодежды" - 700 руб. - списана начисленная амортизация;
Д 94 - К 01 субсчет "Выбытие спецодежды" - 7300 руб. - отражена остаточная стоимость рабочего костюма;
Д 73 - K 94 - 5000 руб. - отражено списание суммы ущерба за счет виновного лица;
Д 91-2 - K 94 - 2300 руб. - отражена разница между суммой действительного ущерба и суммой, подлежащей взысканию с виновного работника.
Списание спецодежды, учитываемой в составе материалов, оформляется актом на списание (формы № М-4, М-8).
к меню
ПРИМЕР 2В результате чрезвычайной ситуации куртка стоимостью 3000 руб., числившаяся за работником, пришла в негодность
В бухгалтерском учете делается следующая запись:
Д 99 - К 10 - 3000 руб. - списана в состав чрезвычайных расхо дов стоимость куртки.
Для целей налогового учета при исчислении налога на прибыль потери от стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций, включая затраты, связанные с предотвращением или ликвидацией последствий стихийных бедствий или чрезвычайных ситуаций, приравниваются к внереализационным расходам (подп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ).
Если списание объекта специальной одежды производится в результате его продажи, выручка от продажи принимается к бухгалтерскому учету в сумме, указанной сторонами в договоре купли-продажи. При продаже спецодежды, находившейся в пользовании, списывается ее остаточная стоимость.
При безвозмездной передаче спецодежды в бухгалтерском учете делается запись:
Д91-2 - К10 (01) - передана безвозмездно спецодежда
к меню
Как поступить со спецодеждой, которую вернули
Поскольку право собственности на спецодежду остается за работодателем, сотрудник обязан вернуть ее:
- при увольнении;
- при переводе на другую работу, для которой использование выданной ему спецодежды не предусмотрено;
- по окончании срока носки спецодежды взамен вновь выданной.
Примечание : Пункт 64 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 № 135н.
Если сотрудник не вернет спецодежду, ее стоимость можно удержать из его зарплаты. Так же можно поступить и в том случае, если сотрудник по своей вине испортит или потеряет спецодежду
к меню
Можно самостоятельно устанавливать нормы выдачи бесплатной спецодежды
Минздравсоцразвития России обновил лимиты выдачи специальной одежды, обуви и других средств индивидуальной защиты (СИЗ) для работников, которые трудятся во вредных условиях. Кроме того, компаниям разрешили принимать собственные нормы обеспечения сотрудников необходимыми средствами защиты.
Примечание : Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 09.12.2014 № 997н
КАКИМИ НОРМАМИ ПОЛЬЗОВАТЬСЯ
Новые нормы выдачи спецодежды, спецобуви и других СИЗ работникам сквозных профессий (сквозными называются профессии, которые являются общими для нескольких (всех) отраслей экономики. Перечень таких профессий содержится в едином тарифно-квалификационном справочнике, утвержденном совместным постановлением Госкомтруда СССР и Секретариатом ВЦСПС от 31.01.85 № 31/3-30) и должностей всех отраслей экономики нужно будет использовать вместо прежних лимитов, которые были утверждены постановлением Минтруда России от 30.12.97 № 69 (далее - постановление № 69) (как сообщили редакции «ДК» в Минздравсоцразвития России, сейчас готовится приказ об отмене этого документа).
Обратите внимание: параллельно с новыми нормами выдачи СИЗ продолжат действовать и отраслевые лимиты (Отраслевые типовые нормы утверждены, в частности, приказами Минздравсоцразвития России от 16.07.07 № 477 (комментарий см. в «ДК» № 22, 2007), от 12.08.08 № 416н, от 26.11.07 № 722, от 25.12.06 № 873). Каким же документом нужно будет руководствоваться? Ответ такой: для сквозных профессий и должностей применяются нормы из комментируемого документа, если эти профессии и должности специально не указаны в отраслевых нормативных актах. Об этом сказано в комментируемом приказе, а также в приложении к постановлению Минтруда России от 18.12.98 № 51 («Об утверждении правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты»).
к меню
СПОРОВ С ПРОВЕРЯЮЩИМИ СТАНЕТ МЕНЬШЕ
В приказе № 997н наконец-то закреплено положение о том, что работодатель может - с учетом мнения профсоюза - утвердить свои нормы выдачи спецодежды и предоставить работникам дополнительное обмундирование и средства индивидуальной защиты. Значит, в расходах для налога на прибыль можно будет учесть затраты на приобретение спецодежды и других СИЗ даже сверх нормативов, прописанных в опубликованном приказе. Но только если в вашей организации по этим средствам спецзащиты приняты собственные нормативы.
Скорее всего теперь у компаний уже не будет проблем, которые ранее возникали при списании сумм, потраченных на приобретение спецодежды и прочих СИЗ. Налоговики на местах разрешали учитывать затраты только по утвержденным нормам выдачи спецзащиты. Даже несмотря на то, что Минфин России придерживался прямо противоположной точки зрения и не возражал против учета сверхнормативной спецодежды (см. письма Минфина России от 04.04.07 № 03-03-06/1/214, от 23.04.07 № 03-04-06- 01/128).
Нередко вопросы о признании таких расходов удавалось разрешить лишь в судебном порядке. Как правило, судьи отклоняли доводы проверяющих о том, что затраты на приобретение спецодежды обязательно должны быть подтверждены типовыми отраслевыми нормами, а также правилами обеспечения работников спецодеждой (см., например, постановления ФАС Дальневосточного от 13.02.08 № Ф03-А59/07-2/5933, Московского от 01.06.07 № КА-А40/ 4643-07 округов). А судьи Уральского округа в постановлении от 29.05.07 № Ф09-4020/07-С3 отметили, что налоговое законодательство не связывает возможность учесть расходы на спецодежду с какими-либо нормами.
к меню
ОСНОВНЫЕ ИЗМЕНЕНИЯ
Если в вашей компании практикуется выдача спецодежды и СИЗ работникам, то имеет смысл внимательно изучить комментируемый документ, чтобы не упустить изменения по конкретным профессиям и должностям.
Во-первых , зафиксированы некоторые профессии и должности (и соответственно нормы выдачи бесплатных СИЗ), которых в постановлении № 69 не было. Таким образом, если должность или профессия не значится в отраслевых нормативах, но упомянута в приказе № 997н, то содержащиеся в нем лимиты выдачи бесплатной спецодежды вы теперь можете использовать.
Во-вторых , в комментируемом документе не указаны нормы обеспечения СИЗ для работников некоторых профессий и должностей, которые прежде содержались в постановлении № 69 (см. справку «Какие должности исключены из перечня»). Следовательно, таким работникам нужно установить нормы выдачи бесплатного обмундирования в приказе по организации.
В-третьих
, для представителей отдельных профессий предусмотрена дополнительная спецодежда. Вы легко сможете увидеть в опубликованном документе все изменения, касающиеся количества и качества спецодежды и СИЗ. Если в вашей организации нормы выдачи спецодежды и СИЗ меньше вновь установленных, то их необходимо пересмотреть.
к меню
КАКИЕ ДОЛЖНОСТИ ИСКЛЮЧЕНЫ ИЗ ПЕРЕЧНЯ
В приказе № 997н отсутствуют нормативы выдачи бесплатной спецодежды по следующим профессиям и должностям, которые ранее фигурировали в постановлении № 69:
- рабочий;
- уборщик территорий;
- футеровщик (каменщик);
- красковар;
- препаратор;
- оператор хлораторной установки;
- заточник;
- прессовщик;
- рабочий по стирке и ремонту спецодежды.
к меню
Можно ли спецодежду сразу списывать с баланса при уволнении сотрудника, если срок носки еще не закончился?
Дело в том, что выбытие спецодежды до окончания срока носки возможно только по причине ее непригодности, порчи или кражи. При этом определяет непригодность средств индивидуальной защиты и решает вопрос об их списании не бухгалтер, а специальная инвентаризационная комиссия.
Исключение из этих правил только для спецодежды с небольшими сроками носки, не более 12 месяцев. Ее стоимость разрешается списывать единовременно на счета учета затрат. Об этом сказано в пункте 21 методички, утвержденной приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н.
Поэтому если работник вернул годную спецодежду до окончания срока носки, то ее положено сдать в химчистку и затем выдать другим.
Вот что касается спецобуви, то ее можно списать. Так как обувь в химчистку не сдашь. А передача ношеной обуви другому сотруднику - это нарушение элементарных правил гигиены.
к меню
Нарушитель | За необеспечение работников СИЗ, которые подлежат декларированию соответствия (первый класс риска) | За необеспечение работников СИЗ, которые подлежат обязательной сертификации (второй класс риска) | За повторное аналогичное правонарушение |
---|---|---|---|
Организация | предупреждение; Штраф от 50 000 до 80 000 руб. | Штраф от 130 000 до 150 000 руб. | штраф от 100 000 до 200 000 руб.; |
ИП | предупреждение; Штраф от 2000 до 5000 руб. | Приостановление деятельности на срок до 90 суток |
|
Руководитель | предупреждение; Штраф от 2000 до 5000 руб. | Штраф от 20 000 до 30 000 руб. | штраф от 30 000 до 40 000 руб.; Дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет |
Порядок выдачи и возврата спецодежды
Выдавать спецодежду работодатель должен по типовым нормам, которые предусмотрены для его вида деятельности. Только если профессий или должностей ваших работников нет в соответствующих типовых нормах, спецодежда выдается по нормам для сквозных профессий (должностей) всех отраслей экономики.
А если и в этих нормах работодатель не найдет соответствующих профессий (должностей), тогда нужно руководствоваться типовыми нормами для работников, профессии (должности) которых характерны для выполняемых вашими сотрудниками работ.
Кроме того, работодатель может устанавливать и свои нормы выдачи спецодежды, но при условии, что они улучшают защиту работников по сравнению с типовыми (например, обеспечивают более высокое качество защиты). Собственные повышенные нормы нужно обязательно утвердить приказом (или иным локальным нормативным актом).
Также работодатель должен организовать учет выдачи спецодежды и контроль за этим процессом. Так, ее выдача фиксируется ответственным лицом в личной карточке учета выдачи СИЗ.
Когда работодатель определится, каким работникам (по какой профессии или должности), в каком количестве и на какой срок нужно выдавать спецодежду, все это желательно зафиксировать в локальном нормативном акте, например в положении о СИЗ.
Форма карточки приведена в приложении к правилам обеспечения спецодеждой. При этом работники должны расписаться в получении спецодежды.
Работодатель должен не только своевременно выдавать работникам спецодежду, но и обеспечивать ее хранение, химчистку, стирку, сушку, ремонт и замену.
Возврат СИЗ
Собственником спецодежды является работодатель, а работник только пользуется ею. Поэтому работник должен ее вернуть:
<или> при увольнении;
<или> при переводе на другую работу, на которой ношение спецодежды не требуется;
<или> по окончании сроков ее носки взамен получаемой новой. Если возвращенная спецодежда пригодна для дальнейшего использования (это должна определить комиссия по охране труда или при ее отсутствии - должностное лицо, уполномоченное работодателем) даже после окончания срока носки, она после стирки (или чистки, дезинфекции, ремонта) может быть вновь выдана работнику и использоваться дальше по назначению.
При этом работодатель должен позаботиться о том, чтобы работники были уведомлены о порядке сдачи (возврата) спецодежды.
Для ЭТОГО МОЖНО:
<или> прописать в положении о СИЗ порядок возврата спецодежды и ознакомить с ним под личную подпись работников;
<или> прописать в трудовых договорах условие о возврате работодателю спецодежды либо ее стоимости при увольнении.
Возврат спецодежды нужно также отразить в личной карточке учета выдачи СИЗ.
Как учесть затраты на спецодежду
Порядок списания стоимости спецодежды на затраты должен быть отражен в учетной политике как для бухгалтерских, так и для налоговых целей.
В бухгалтерском учете
Если стоимость одной единицы спецодежды (без учета НДС) будет более 40 000 руб. (или иного лимита, установленного организацией) и срок ее службы превышает 12 месяцев, то спецодежда соответствует признакам . Тогда расходы на ее приобретение списываются через амортизацию
Под единицей спецодежды понимается не комплект (скажем, куртка, брюки, нательное белье, ботинки и т. д.), выданный одному работнику, а каждая вещь (или пара - для обуви, перчаток и т. п.).
В случае если стоимость спецодежды ниже установленного лимита (40 000 руб. или иного), она учитывается в составе . А дальше нужно обратить внимание на срок службы спецодежды, установленный типовыми нормами выдачи:
<если> он не превышает 12 месяцев, то вы можете списывать стоимость спецодежды на расходы:
<или> единовременно в момент ее выдачи сотрудникам;
<или> равномерно в течение срока ее службы;
<если> он более 12 месяцев, то расходы на спецодежду признаются только равномерно в течение срока ее использования.
Сроки пользования спецодеждой исчисляются со дня фактической выдачи ее работникам.
При этом движение спецодежды, которая учитывается в составе МПЗ, оформляйте такими проводками:
Содержание операции | Дт | Кт |
---|---|---|
На дату принятия к учету | ||
Приобретенная спецодежда принята к учету | 10 «Материалы», субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» | |
Отражена сумма НДС, предъявленная поставщиком спецодежды | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» | |
НДС принят к вычету (при выполнении определенных условий) | 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по НДС» | 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» |
ВАРИАНТ 1. При единовременном списании - на дату выдачи работникам | ||
Спецодежда выдана работникам | 20 «Основное производство» (08 «Вложения во внеоборотные активы», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 44 «Расходы на продажу») | |
ВАРИАНТ 2. При равномерном списании | ||
На дату выдачи работникам | ||
Спецодежда выдана работникам | 10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» | |
Ежемесячно равными долями в течение срока носки | ||
Отражено погашение части стоимости спецодежды | 20 «Основное производство» (08, 23, 25,44) | 10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» |
В случае выбытия (например, порчи или утраты) - на дату выбытия | ||
Списана остаточная стоимость спецодежды | 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» | 10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» |
В налоговом учете
НДС. Компания может принять к вычету входной , предъявленный поставщиком спецодежды, если:
- поступление спецодежды отражено в учете на основании первички поставщика;
- есть правильно оформленный счет-фактура поставщика;
- работники, которым выдана спецодежда, задействованы в облагаемой НДС деятельности.
Поскольку право собственности на спецодежду остается у компании и работникам она выдается во временное пользование, то на дату выдачи реализации не происходит и НДС начислять не нужной.
Налог на прибыль. Стоимость спецодежды можно учесть в расходах по налогу на прибыль, если одновременно выполняется следующее
- вредные и (или) опасные условия труда, наличие особых температурных условий или условий, связанных с загрязнением, требующих предоставления спецодежды и спецобуви, подтверждены результатами проведенной специальной оценки условий труда (или аттестацией рабочих мест по условиям труда);
- спецодежда выдается в пределах типовых норм или по повышенным нормам, которые утверждены компанией.
Порядок признания затрат на покупку спецодежды в расходах будет зависеть от ее стоимости и срока полезного использования:
<если> ее стоимость (без учета НДС) более 40 000 руб. за единицу и срок ее использования более года, тогда спецодежда признается амортизируемым имуществом и ее стоимость погашается путем начисления амортизации;
<если> одно из условий признания имущества амортизируемым не будет выполняться (например, стоимость менее 40 000 руб. или срок использования - 12 месяцев или меньше), тогда затраты на спецодежду признаются материальными расходами и учитываются по мере выдачи ее работникам на усмотрение организации:
<или> единовременно в полной сумме;
<или> равномерно в течение всего срока эксплуатации специальной одежды.
С 1 января 2016 г. амортизируемым будет признаваться имущество стоимостью более 100 000 руб. Вряд ли какая-либо спецодежда будет «дотягивать» до такой стоимости, поэтому порядок списания затрат на спецодежду через амортизацию, скорее всего, станет неактуальным.
УСНО. Если компания применяет «доходно-расходную» , то она может учесть при расчете «упрощенного» налога стоимость спецодежды:
<или> как материальные расходы (когда спецодежда не признается амортизируемым имуществом);
<или> как расходы на приобретение основных средств (при стоимости более 40 000 руб. и сроке эксплуатации более 12 месяцев.
Условия признания будут те же, что при учете спецодежды при расчете налога на прибыль (необходимо проведение спецоценки условий труда и соблюдение норм выдачи). К ним добавится еще одно - затраты можно признать только после оплаты спецодежды поставщику.
НДФЛ и страховые взносы. Поскольку спецодежда выдается работникам в пользование, а не в собственность, то никаких доходов от ее получения у работников не возникает. К тому же такая выдача не является вознаграждением за труд. А это значит, что стоимость выданной спецодежды (как в пределах типовых норм, так и сверх них) не подлежит обложению:
Если работник не вернул спецодежду
Материальная ответственность работника
А вот если работник не вернет (или по своей вине испортит) спецодежду, то это фактически является причинением ущерба работодателю, который придется возместить. Его размер должен определить работодатель исходя из стоимости спецодежды с учетом степени ее износа на день причинения ущерба (к примеру, на дату увольнения работника. Кроме того, в компании должен обязательно вестись учет выдачи спецодежды. Ведь чтобы доказать размер ущерба, нужны сведения об остаточной стоимости спецодежды на дату увольнения, о сроках носки спецодежды, о степени ее годности на момент выдачи (то есть выдана ли новая спецодежда или бывшая в употреблении.
Правда, работодателю до принятия решения о возмещении ущерба работниками нужно соблюсти определенную процедуру: провести с помощью специально созданной комиссии проверку, чтобы выяснить причины возникновения ущерба, и получить письменные объяснения от работников. И если сумма ущерба не будет превышать среднемесячный заработок работника, то работодатель по своему распоряжению (обычно выпускается в форме приказа) может удержать ее из зарплаты виновного работника даже без его согласия». Только не забудьте, что работника нужно под личную подпись ознакомить с приказом о взыскании ущерба.
Если же работник не согласен добровольно возместить причиненный ущерб, сумма которого превышает его среднемесячный заработок, работодатель может требовать возмещения ущерба только через суд.
Налоговые последствия для работодателя
НДС. Если работник при увольнении договорился с работодателем, что он не будет возвращать спецодежду и при этом работодатель удержит ее стоимость из зарплаты, тогда к работнику переходит право собственности на эту спецодежду. Такая передача права собственности на возмездной основе есть не что иное, как реализация товара, которая облагается НДС в общеустановленном порядке. НДС придется начислить и при безвозмездной передаче, когда работодатель не будет требовать от работника компенсации остаточной стоимости спецодежды^.
А вот если, несмотря на требования, работник просто не вернул спецодежду и компания хочет взыскать причиненный тем самым ущерб, то должна быть соблюдена процедура взыскания ущерба (то есть документы нужно оформить так, чтобы они подтверждали именно причинение убытков работодателю). В таком случае оснований для начисления НДС не будет, ведь компенсация убытков не связана с реализацией.
НДФЛ и страховые взносы. Если работник при увольнении не вернул спецодежду и работодатель не будет взыскивать с него ее стоимость, то компании нужно начислить работнику с дохода, полученного в натуральной форме4з. Также придется начислить и страховые взносы.
Правда, есть решение суда в пользу организации, когда инспекции не удалось доказать, что к бывшим работникам перешло право собственности на спецодежду и у них возник доход, даже при отсутствии документов об изъятии спецодежды при увольнении.
По общему правилу спецодежду работодатель должен приобретать за счет собственных средств. А известно ли вам, что такие затраты (или хотя бы их часть) вам может компенсировать ФСС РФ? Правда, живые деньги от Фонда вы не получите, но сможете уменьшить на возмещаемую сумму свои страховые взносы «на травматизм» за текущий год (то есть уплатить взносов меньше, чем начислили).
Для получения возмещения нужно до 1 августа текущего года в территориальный орган ФСС по месту своей регистрации представить заявление (в бумажном или электронном виде), а также комплект документов, утвержденный Минтрудом.
Если примет решение о возмещении ваших расходов на приобретение спецодежды, тогда:
Об авторе
Работающий главный бухгалтер с «нескромно»:-) большим стажем работы в бухгалтерии. Генеральный директор ООО "Бухпомощь.ру". Основатель "Школы успешного бухгалтера"
На основании данных первичной документации осуществляется контроль спецодежды на предприятиях с вредными и опасными условиями труда. Приобретать МБП приходится часто. Поэтому бухгалтеры должны знать, как правильно вести учет спецодежды. Рассмотрим детальнее, как оформлять документы и проводить операции в 1С.
Обеспечение СИЗ
Обеспечение сохранения жизни работников является одним из принципов декларации Международной организации труда и Всеобщей декларации прав человека. В ТК РФ на первое место выдвинута обязанность работодателей обеспечить нормальные условия труда сотрудников. Согласно ст. 210 ТК РФ, одним из главных направлений госполитики в этой области является предоставление сотрудникам средств защиты.
СИЗ – это предметы, используемые для предотвращения воздействия вредных производственных факторов. Они применяются, если безопасность работы не может быть обеспечена только оборудованием и организацией труда.
СИЗ делятся на:
- изолирующие костюмы, скафандры;
- средства для защиты органов дыхания, такие как противогазы и респираторы, пневмошлемы и маски;
- специальную одежду: жилеты, пальто, накидки и т. д.;
- средства для защиты нижних конечностей (сапоги, ботинки бахилы и т. д.), верхних конечностей (перчатки, рукавицы), головы (шлемы, шапки, береты), лица (щитки), глаз (защитные очки), органов слуха (специальные шлемы, наушники);
- средства для защиты от падения с высоты;
- дерматологические средства.
Техника безопасности на предприятии и ст. 221 ТК РФ предусматривают порядок обеспечения трудоустроенных лиц средствами защиты. Работодатель обязан предоставить необходимые МБП лицам, работающим на вредных производствах и в загрязненных помещениях. На нем также лежит обязанность по сохранению, стирке, сушке, дезинфекции, дезактивации и ремонту выданной спецодежды. Согласно ст. 215 ТК РФ, СИЗ - даже иностранного производства - должны соответствовать требованиям охраны РФ и иметь сертификат качества. Иначе их применять нельзя.
Перечень и количество необходимых МБП представлен в Типовых отраслевых нормах. Перечисленные там требования не зависят от отрасли производства, цеха или участка работы. Однако, согласно ст. 221, работодатель имеет право ограничить нормы бесплатной выдачи СИЗ, согласовав вопрос с профсоюзной организацией и исходя из своего экономического положения. Данное положение действует, если рассматриваемые СИЗ отличаются по качеству от типовых и лучше защищают в условиях вредного производства, высоких температурных режимов и загрязнений.
В некоторых случаях работодатель может после согласования с госинспектором по охране труда и профсоюзным органом заменить один вид СИЗ, предусмотренный Типовыми нормами, другим, который лучше обеспечивает защиту от опасных производственных факторов. Например, хлопчатобумажный комбинезон может быть заменен костюмом или халатом из этой же ткани, или наоборот. Суконный, брезентовый костюм может быть заменен хлопчатобумажным с огнезащитной или водоотталкивающей пропиткой, кожаные ботинки можно поменять на резиновые, полусапожки из искусственной кожи – на кирзовые. Прорезиненный фартук меняют на изделие из полимерных материалов, рукавицы - на перчатки. Точно так же можно заменить материал и использовать вместо резиновых изделий для защиты рук перчатки из полимерных материалов.
Такие СИЗ, как предохранительный пояс, диэлектрические перчатки, галоши, коврик, очки, щитки, противогаз, респиратор, шлем, накомарник, наплечники, каска, налокотники, заглушки, антифоны, шлемы, светофильтры и прочие, не указанные в Типовых нормах предметы могут быть выданы сотрудникам после предварительной аттестации рабочих мест. Исследуется характер выполняемых работ, а также определяется срок использования - до полного износа или в качестве запасных.
Выдаваемые сотрудникам СИЗ должны соответствовать им по росту, полу, размерам, условиям выполняемой работы. Предусмотренные Типовыми нормами дежурные средства защиты должны предоставляться сотрудникам исключительно на время выполнения работ, для которых они изначально предусмотрены. Такие МБП могут быть закреплены за отдельными рабочими местами. Например, тулупы можно использовать на наружных постах, диэлектрические перчатки - при работе на электроустановках и т. д. Передаваться такие СИЗ будут между сменами, а ответственными за их использование являются мастера.
Теплая спецодежда и обувь (утепляющие костюмы, куртки, брюки, тулупы, валенки, ушанки, меховые рукавицы и др.) должны выдаваться с наступлением холодов, а в теплое время года – сдаваться для хранения до следующего сезона. Время пользования такой одеждой устанавливается работодателем вместе с профсоюзом и органом, занимающимся учетом климатических условий.
Лицам, которые совмещают профессии или выполняют постоянно несколько видов работ, в т. ч. в составе бригад, кроме основных, должны выдаваться СИЗ в зависимости от вида деятельности.
БУ
Учет спецодежды в балансе осуществляется по фактическим затратам на ее покупку или изготовление. Если предприятие использует МБП собственного производства, то расходы на их изготовление группируются сначала на счетах учета производственных издержек. По факту выпуска рассчитывается себестоимость, в которую включаются все затраты. Готовая спецодежда отправляется на склад «Актом выполненных работ». В БУ формируется проводка ДТ23 КТ10 на сумму расходов по изготовлению. Аналитический учет следует вести максимально подробно, указывая количество, наименование, дату поступления и возврата, материально ответственных лиц.
В БУ стоимость МБП списывается единовременно или линейно. Первый метод можно применять, если срок службы предмета не превышает 12 месяцев, а второй – для более долгосрочных МБП. Детальнее нюансы списания спецодежды будут рассмотрены далее.
Варианты
Обычно спецодежда учитывается в составе производственных запасов. Но если ее стоимость превышает 40 тыс. руб., а срок использования превышает 12 месяцев, тогда ее приходуют в состав ОС. Выбранный вариант нужно прописать в приказе об учетной политике организации.
Приобретение спецодежды
Если купленные товары учитываются в составе ОС, то приходовать их следует на счет 10. Он указывается на вкладке «Материалы» в программе 1С. Также необходимо выделить отдельный субсчет «Спецодежда на складе». Поступление товара в программу осуществляется на основании приходного ордера. Можно использовать унифицированную форму или разработать собственный бланк и указывать в нем все необходимые реквизиты.
Пример
Условное ООО, занимающееся перевозкой грузов, в феврале 2016 года приобрело 10 жилетов для водительских автомобилей по 159,3 руб. за шт. Общая стоимость покупки составила 1593 руб. Согласно Типовым нормам, срок использования жилетов составляет один год. Спецодежда в бухгалтерском учете в таком случае будет учитываться в составе МБП.
ООО (название)
ПКО от 28.02.16 № 15
Проводки в бухгалтерском учете:
- ДТ10 субсчет «Спецодежда» КТ60 - 1 350 руб. - стоимость спецодежды (без НДС).
- ДТ19 КТ60 - 243 руб. - входной НДС.
- ДТ68 «Расчет по НДС» КТ19 - 243 руб. - принят к вычету НДС.
- ДТ60 КТ51 - 1 593 руб. - перечислены средства поставщику.
Учет выдачи спецодежды
Распределение купленных товаров должно осуществляться на основании первичного документа. Его форма должна соответствовать требованиям налогового и бухгалтерского учета. Если принято решение использовать унифицированный бланк, то для учета выдачи можно применять требование-накладную (№ М-11), или накладную на отпуск материалов (№ М-15), или лимитно-заборную карту (№ М-8). А можно составить свой документ на основании любого из перечисленных.
Руководитель подразделения распределяет купленные товары, а бухгалтер должен составить ведомость выдачи спецодежды. Лучше всего формировать этот документ один раз в месяц или год на всех сотрудников. Можно использовать такой образец.
ООО (название)
Ведомость выдачи спецодежды за 2015 год
№ п/п | ФИО | Спецодежда | Ед. измер. | Кол-во, шт. | Сумма без НДС, тыс. руб. | Дата выдачи | Срок службы | Дата возврата | |
Наименование | № номенкл. | ||||||||
1 | Иванов | Костюм | 1840 | Шт. | 1 | 1 | 01.09.15 | 1 год | |
2 | Петров | Куртка | 1837 | Шт. | 1 | 2,5 | 01.09.15 | 1 год |
В собственную форму можно вставить любые строки. Например, фиксировать возврат спецодежды перед увольнением сотрудника. Эта ведомость будет считаться регистром.
Факт выдачи спецодежды должен быть отображен на счете 10. Проводка будет показывать движение спецодежды с субсчета «На складе» на субсчет «В эксплуатации». Списание спецодежды осуществляется единовременно или равномерно по факту выдачи ее сотрудникам. Стоимость включается в производственные расходы предприятия.
Пример
Дополним условия предыдущего примера. Техника безопасности на предприятии предусматривает использование жилетов сотрудниками транспортной службы. Кладовщик условного ООО 17 марта выдал эти МБП. Перемещение спецодежды между подразделениями оформляется требованием-накладной. Выдача жилетов водителям фиксируется в ведомости. По этим первичным документам бухгалтер делает проводки в балансе:
ДТ10 субсчет «Спецодежда в эксплуатации» КТ10 субсчет «Спецодежда на складе»
- 1080 руб.- перемещение МБП в подразделение.
Документы от подотчетных лиц в бухгалтерию попали в конце месяца. Учетной политикой предусмотрено, что МБП со сроком использования до 12 месяцев списываются единовременно. В БУ проводятся такие записи:
ДТ20 КТ10 - 1080 руб. - списание спецодежды в счет расходов предприятия.
ДТ012 «Спецодежда в эксплуатации» - 1080 руб. - выдача МБП сотрудникам.
Возврат МБП на склад
Чаще всего спецодежда является собственностью компании. Сотрудник получает ее во временное пользование, а в случае увольнения или смены должности возвращает ее на склад. Эту операцию нужно отразить в бухучете.
Составлять отдельный документ нет необходимости. Разработанная карточка учета спецодежды может содержать строки, в которых будет отражаться факт возврата МБП. Как отразить операцию в бухгалтерском учете? Если спецодежда списывается на расходы полностью, то дополнительные проводки делать не нужно. Если часть стоимости числится по счету 10, то нужно сделать дополнительную запись, перевести МБП с субсчета «Спецодежда в эксплуатации» на субсчет «Спецодежда на складе». Остаток стоимости не списывается, так как на расходы можно относить только МБП, которые находятся в эксплуатации.
Учет спецодежды в НУ не отражается. МБП списываются на расходы при расчете НПП единовременно. Это происходит в момент передачи спецодежды сотруднику. Пришедшие в негодность МБП подлежат списанию. Но эта операция оформляется отдельным актом.
Лимиты списания МБП
Министерством труда России разработаны нормы спецодежды, но только для некоторых отраслей, например, для предприятий электротехнической сферы деятельности. Остальные организации могут использовать Типовые нормы выдачи одежды.
Кроме этого, предприятия могут учитывать все расходы на приобретение и уход за МБП, в том числе сверх установленных норм. Это не противоречит НК РФ, ТК РФ. Но предварительно нужно разработанные правила расчета утвердить внутренним приказом руководителя.
А вот списывать малоценные и быстроизнашивающиеся предметы по нормам, ниже законодательных, нельзя. Это противоречит ст. 221 ТК РФ. Если правилами предусмотрено три пары перчаток за год на одного сотрудника, то выдать ему две пары нельзя. За такие нарушения предусмотрен штраф. Дополнительные затраты предприятия могут составлять 30-50 тыс. руб., а руководителя – 1-5 тыс. руб. В случае грубого нарушения норм инспекция по труду может остановить деятельность предприятия на 90 дней.
Нюансы налогообложения
Учет спецодежды осуществляется без начисления НДС. Эти МБП выдаются на время, а не передаются в собственность сотрудникам. То есть нет перехода прав собственности. С этим налоговые органы спорить не будут. Иначе обстоят дела, если сотрудник выплатил деньги за спецодежду. Например, при увольнении он заплатил в кассу ее остаточную стоимость. В такой ситуации нужно либо начислить НДС, либо сослаться на постановление ФАС № 2901/2008. Сотрудник выплатил компенсацию предприятию, а не купил спецодежду. На стоимость МБП начислять страховые взносы не нужно, при условии, что оны переданы сотрудникам в пользование, а не в собственность.
Учет спецодежды, которая подлежит списанию, в НУ осуществляется иначе, нежели в бухгалтерском. МБП стоимостью менее 10 тыс. руб., использовать которые можно до 12 месяцев, включаются в состав материальных издержек. Затраты на их приобретение являются косвенными и списываются полностью в момент выдачи. Спецодежда, стоимость которой превышает 10 тыс. руб., а срок службы составляет более одного года, включается в состав амортизируемого имущества и погашается линейным способом.
Учет спецодежды в 1С
Приобретение МБП осуществляется документом «Поступление товаров» с видом операции «Покупка». Для добавления позиции номенклатуры в документ нужно ввести новый элемент в «Номенклатуру» в группу «Спецодежда» или «Спецоснастка», указать количество и счет учета «10».
Следующий этап - передача МБП в эксплуатацию на производство. Это операция проводится в программе документом «Передача материалов». В нем указывается физлицо, которому предоставляется МПБ. Чтобы вбить передачу спецоснастки, нужно в этом же документе выбрать одноименную закладку.
В отличие от рассмотренного до этого примера, оборудование передается не физическому лицу, а в определенный цех. Он вбивается в поле «Местонахождение». В этом же документе указывается способ списания стоимости МБП: единовременно в момент передачи или равными партиями. Для этих целей предусмотрен реквизит «Назначение использования». В основном списание МБП осуществляется в момент передачи их в эксплуатацию. Все затраты ложатся на производственные расходы текущего периода. Реквизит «Количество по нормативу» заполняется, чтобы в момент передачи МБП другим документом число спецодежды подставлялось автоматически.
От периода эксплуатации зависит порядок погашения стоимости МБП. Если он превышает один год, то в БУ и НУ стоимость спецодежды списываться на материальные расходы. Только в первом случае будет выбран линейный способ.
Особенность спецоснастки в том, что ее нельзя отнести на ОС, если стоимость последней составляет менее 40 тыс. рублей. Она списывается либо пропорционально с объемом выполненных работ, либо линейно. В первом случае нужно ежемесячно создавать документ «Выработка МБП и материалов» и регистрировать в нем количество изготовленной продукции.
В дебет проводки, которой будут списаны МБП, подставляются данные, которые указаны в реквизите «Отражение расходов»: счет 20 или 25, подразделение, статья затрат и номенклатурная группа. Сумма на забалансовые счета 10.11 и 10.10 попадает после проведения документов.
Списание стоимости спецодежды
Если при передаче МБП нужно удалить их с баланса, то при формировании документа перемещения материалов следует указать соответствующие проводки. Если отчуждение стоимости осуществляется на протяжении всего срока использования спецодежды, то проводки указываются в конце отчетного периода при закрытии месяца. Для этих целей предусмотрен отдельный регистр «Погашение стоимости спецодежды». Он формирует запись ДТ счет 20.01 КТ счет 10.11.
Выведение спецоснастки из эксплуатации осуществляется документом «Списание материалов». Он вводится на основании «Передачи материалов» или отдельно. В первом случае все поля подставляются из документа-основания, во втором – их нужно вбивать отдельно или заполнять кнопкой «Подбор». Дополнительно в поле «Местонахождение» указывается цех, с которого выводится спецоснастка.
Закладка «Списание расходов» заполняется, если стоимость МБП полностью не погашена. По умолчанию затраты будут зачисляться в дебет счета, указанного в основной части документа. Можно выбрать второй тип списания и вбить отдельно счет.
Учет средств индивидуальной защиты является важным организационно-производственным процессом предприятия, так как позволяет обеспечить достойные условия труда персонала, грамотно рассчитать расходы, избежав претензий налоговой и трудовой инспекций.В статье подробно рассмотрим как вести бухгалтерский и налоговый учет спецодежды для ООО и ИП.
Обязанности работодателя по выдаче спецодежды
Согласно ТК РФ, работодатель обязан за счет собственных средств обеспечить безопасные условия труда . Частью этой обязанности является обеспечение персонала специальной одеждой и обувью, а также другими средствами индивидуальной защиты в зависимости от специфики работы организации.
Всем ли необходимо выдавать спецодежду? Для того чтобы это выяснить, необходимо провести спецоценку условий труда в отношении всех должностей организации.
По итогам спецоценки средства индивидуальной защиты (СИЗ) выдаются в случаях, когда выполняются одно или несколько условий:
- условия труда носят вредный или опасный характер;
- работа выполняется в условиях повышенных или пониженных температур;
- работа носит грязный характер.
Работники первого класса профессионального риска должны обеспечиваться одеждой, подлежащей декларированию, работники второго класса риска – одеждой, подлежащей обязательной сертификации.
За нарушения при выдаче или невыдачу спецодежды организацию могут привлечь к административной ответственности . Трудовая инспекция может наложить крупные штрафы на организацию и руководителя, суммы штрафов зависят от класса профессионального риска. В случае если работодатель не обеспечил СИЗ работников первого класса риска, на него может быль наложен штраф в размере до 80 000 руб., второго риска – штраф до 150 000 руб. За повторное нарушение организация может быть оштрафована на более крупную сумму, в исключительных случаях контролирующие органы могут приостановить деятельность предприятия и отстранить от работы руководителя.
В случае если организация не выдала работникам спецодежду, персонал вправе отказаться от работы . В таком случае отказ от работы признается простоем по вине работодателя и оплачивается в установленном для таких случаев порядке (не менее двух третей от среднего заработка).
Выдача спецодежды
Выдача СИЗ регулируются Типовыми нормами, принимаемыми Минтруда (Приказ от 09.12.2014 № 997н ). В документе приводится перечень профессий и соответствующих им норм выдачи различных наименований СИЗ. Организация может устанавливать собственные нормы выдачи и износа спецодежды, если они улучшают условия труда . Например, типовыми нормами предусмотрена выдача 1 пары резиновых сапог на год для аккумуляторщика.
Организация может выдать работнику несколько пар или выдавать сапоги чаще, чем раз в год. Если же организация станет выдавать 1 пару сапог раз в 2 года, ее могут привлечь к административной ответственности. Руководствуясь Типовыми нормами, работодатель устанавливает локальным актом свои нормы выдачи и износа с учетом специфики работы предприятия.Кроме того, на организации лежит обязанность обеспечить хранение, чистку, стирку и ремонт СИЗ .
Возврат спецодежды
Несмотря на то, что пользуется и носит спецодежду работник, она является собственностью предприятия. Поэтому в случае увольнения, перевода на должность, где спецодежда не нужна, а также в случае ее замены на новую работник обязан сдать СИЗ обратно работодателю.
Работодатель должен ознакомить персонал с правилами пользования спецодеждой и сроками ее сдачи . Этот момент можно прописать в трудовом договоре или другом отдельном документе (дополнение к трудовому договору, приказ, положение о средствах индивидуальной защиты).
Допускается повторное использование спецодежды, если она пригодна для дальнейшей носки. В этом случае СИЗ чистятся, стираются, ремонтируются и выдаются обратно работнику.
Материальная ответственность работника за спецодежду
Иногда работник по какой-то причине отказывается возвращать выданную ему спецодежду. В этом случае организация определяет нанесенный ей ущерб. Его размер зависит от первоначальной стоимости СИЗ, сроков носки, степени износа. Организация проводит проверку, которая выявляет причины сложившейся ситуации, работник в свою очередь должен дать письменное объяснение.
Бухгалтерский учет спецодежды: особенности
В случае если условия труда на предприятии предполагают использовании спецодежды, особенности ее учета прописываются в учетной политике для целей бухгалтерского и налогового учета, а также в других локальных актах.
В основном учет СИЗ происходит по тем же правилам, что и учет другого имущества. Спецодежда может учитываться как материально-производственные запасы либо как основное средство.
Если стоимость СИЗ больше 100 000 руб. (или другого лимита, установленного учетной политикой организации в качестве границы стоимости МПЗ и ОС), спецодежда признается основным средством, расходы по ее приобретению списываются равномерно в течение срока пользования посредством начисления амортизации.
Если стоимость ниже 100 000 руб., специальную одежду относят к МПЗ. Порядок списания расходов в этом случае зависит от срока службы. В случае, когда срок службы менее года, по усмотрению организации (положений ее учетной политики) расходы списываются или единовременно, или равномерно. Если срок службы более года, списание должно производиться равномерно в течение срока полезного использования.
Бухгалтерский учет спецодежды сроком службы до года в составе МПЗ
В таблицах представлены проводки, применяемые при учете СИЗ в составе МПЗ.
Бухгалтерский учет спецодежды сроком службы более года
В таблице ниже представлены типовые проводки по учету СИЗ сроком службы более года в составе МПЗ (списание ежемесячно равными долями).
Дебет | Кредит | Содержание проводки |
10/10 | Выдана спецодежда |
|
20 (08,25,44) | 10/11 | Списание стоимости спецодежды |
Налоговый учет спецодежды: особенности
Для организаций уплачивающих налог на прибыль
По Налоговому Кодексу РФ использование спецодежды позволяет уменьшить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль (НП) в следующих случаях:
- необходимость приобретения спецодежды подтверждается результатами аттестации рабочих мест или специальной оценкой условий труда;
- спецодежда выдается в пределах типовых норм или норм, установленных организацией ⊕
Расходы на средства индивидуальной защиты учитываются в организациях, применяющих общую систему налогообложения, в момент выдачи работнику.
Существуют разные позиции относительно учета расходов на СИЗ, выдаваемых сверх норм, установленных Типовым положением. Согласно первой позиции, организация вправе учитывать все расходы на спецодежду, если нормы расхода утверждены внутренними документами организации . Эта позиция подтверждается письмами Минфина от 11.12.2012 № 03-03-06/1/645, от 16.02.2012 № 03-03-06/4/8 и другими документами. Позиция основана на том, что НК не содержит положений, предусматривающих нормирование расходов на спецодежду, а типовые нормы носят рекомендательный характер и нацелены на защиту прав работников. Согласно другой позиции, для целей налогообложения принимаются лишь расходы в пределах типовых норм.
Для организаций и предпринимателей на УСН (упрощенная система налогообложения)
Если организация применяет УСН (15% с базы «доходы минус расходы»), то она принимает расходы на спецодежду тогда, когда ее оплатила и получила.
Для организаций уплачивающих НДС
Организация принимает НДС к вычету в случае, если выполняются условия:
- поступление подтверждается первичными документами поставщика (накладная и др.);
- счет-фактура оформлена без критических ошибок;
- работники, которым выданы СИЗ, заняты в сфере деятельности, облагаемой НДС.
Если при увольнении работник спецодежду не вернул и работодатель вычел сумму ущерба из зарплаты работника, такая операция признается продажей и подлежит обложению НДС.
Удержание НДФЛ и страховых взносов организацией
Спецодежда не является вознаграждением или собственностью работника, поэтому при получении спецодежды материальной выгоды не появляется . В связи с этим суммы СИЗ не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами. Однако если работник при увольнении не вернул спецодежду и работодатель решил не взыскивать эту сумму, у работника возникает выгода с дохода, полученного в материальной форме. С этой суммы организации необходимо удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.
Компенсация расходов на спецодежду
Обеспечение персонала специальной одеждой – обязанность работодателя, поэтому делать это он должен за свой счет. Однако часть таких расходов организация вправе вернуть, компенсировав их за счет уменьшения взносов на травматизм в Фонд социального страхования РФ (Приказ Минтруда от 10.12.2012 № 580н ).
Для того, чтобы возместить такие затраты, необходимо обратиться с заявлением на возмещение в территориальное управление ФСС. К заявлению необходимо также приложить документы, подтверждающие факт приобретения специальной одежды и другие документы, предусмотренные Приказом Минтруда.