Лист инвентаризации. Формы первичной учетной документации по инвентаризации. Инвентаризационные описи
По итогам инвентаризации организации должны оформлять ее результаты документально. Делается это с помощью специальных актов и описей. В связи с этим, лица, ответственные за осуществление инвентаризаций, должны знать, как выглядит образец заполнения акта о результатах инвентаризации.
Если в ходе проверки комиссия выявила недостачу или излишек, ей нужно будет сформировать ведомость расхождений. Ее нужно формировать только по тем активам, по которым имеются расхождения с учетными сведениями.
Уже на основании данной ведомости формируется акт о результатах инвентаризации формы 0504835. На акте должны проставить свои подписи председатель и все члены комиссии. Также его должен заверить управляющий компании. Акт об итогах проверки должен быть оформлен по каждому работнику, несущему материальную ответственность, у которого обнаружен излишек или недостача.
Процедура составления акта по результатам инвентаризации
При формировании акта необходимо принимать во внимание следующие моменты:
- Акт составляется комиссией по инвентаризации. Его должны подписать все члены комиссии, их должно быть как минимум два человека.
- Официальный бланк акта установило законодательство. Однако организация вправе разработать свой собственный бланк акта.
- В начале документа должна быть указана причина его оформления.
- В обязательном порядке нужно указать председателя комиссии, а также всех ее членов (они записываются в алфавитном порядке).
- Необходимо четко расписать все события, которые привели к формированию акта.
- По итогам инвентаризации нужно будет сделать выводы и выдвинуть рекомендации.
- Заключительный акт инвентаризации должен утвердить управляющий компании.
Порядок оформления акта
Так как акт является результатом проверки, его разработке предшествует приказ. Руководитель организации обязан издать приказ о назначении комиссии по инвентаризации. В ее состав могут входить любые работники компании, кроме мат. ответственных сотрудников.
Узнать подробнее об инвентаризационной комиссии, а также посмотреть образец приказа о её назначении можно в .
Инвентаризационная ведомость - это сопоставление фактических остатков с письменными показателями. Бланк и образец можно скачать бесплатно по ссылке.
Инвентаризационная деятельность имеет положительный эффект для функционирования любого предприятия. Данное деяние можно сравнить с регулярным медицинским осмотром. Разумеется, активные действия субъектов оформляются сопроводительными бумагами. Инвентаризационная ведомость - это сопоставление фактических остатков денежных средств, товарно-материальных ценностей и других вещей с письменными показателями. Бланк документа можно скачать по прямой ссылке на странице совершенно бесплатно и без ограничений.
Различные мероприятия с имуществом учреждения, несомненно, повлекут за собой оформление инвентаризационной ведомости. Смена руководства, умышленные противоправные деяния сотрудников, связанные с хищением имущества, чрезвычайные происшествия, реорганизация юридического лица явятся причиной инвентаризационной работы. Грамотное исполнение этой бумаги очень важно для дальнейшей отчетности. Сотрудник, составляющий этот лист, несет колоссальную ответственность перед руководством. В инвентаризационной ведомости нежелательно допускать грамматические ошибки.
Обязательные пункты инвентаризационной ведомости
:- В верху пишется название предприятия, подразделение;
- Ниже дата проведения, основание, титл сопроводительного листа;
- Перечисление списка должностей, их подпись, и расшифровка;
- Затем в таблицу вносятся цифровые значения;
- В конце подводятся итоги;
- Подписи каждого участника, расшифровка, должность;
К перечню документов, которые составляют при плановой или досрочной инвентаризации, относится и унифицированная форма ИНВ-3. Ее заполняют в процессе подсчета ценностей, уже после того, как оформлена , данные о которой указывают в шапке описи.
Образец и пустой бланк формы ИНВ-3
ФАЙЛЫ
Открыть эти файлы онлайн
2 файла
Информация о приказе об инвентаризации в форме ИНВ-3 обозначается так:
В нижней строке указываем итоговое значение для всех позиций, т.е. сумму всех единиц, а также общую стоимость позиций. Если мы имеем дело с большим складом, количество страниц с описью может увеличиться. В таком случае итоги будут подводиться дважды: по текущей странице и по общей описи.
Следует отметить, что значения в блоках «Итого по странице» и «Итого по описи» могут не совпадать:
Последняя страница представляет собой свидетельство итогов проверки. Здесь обязаны поставить свои подписи все члены комиссии, а также материально-ответственные лица, которые отмечены в самом начале документа. Напоминаем, что состав комиссии может быть меньше, чем предусмотренное в ИНВ-3 количество строк.
Заполнение формы ИНВ-23 необходимо в случаях, когда в организациях происходят периодические инвентаризации имущества.
ФАЙЛЫ
2 файла
Зачем нужен документ
Все действия работников предприятий и организаций подчиняются прямым распоряжениям руководства. Не являются исключением и инвентаризационные мероприятия. В крупных компаниях они проводятся довольно регулярно.
С их помощью происходит учет имущества предприятия, списываются сломанные, изношенные, морально устаревшие или просто непригодные к дальнейшей эксплуатации , оборудование, техника, приборы.
Для запуска всех этих процессов первым делом выпускается соответствующий акт, идущий от имени руководства.
Под казенным названием «форма ИНВ-23» скрывается журнал учета распорядительной документации, касающейся инвентаризационных мероприятий. К ним относятся: приказы и постановления директората компании, а также распоряжения начальников структурных подразделений.
Обязательно ли ведение журнала
Законодательство не предусматривает обязательного ведения журнала. Тем не менее, во многих организациях (особенно крупных) документ используется.
При его помощи производится учет распорядительных бумаг, отслеживается их исполнение.
Также он позволяет контролировать все проводимые на предприятии инвентаризации, фиксировать их период и результаты (в том числе по части обнаружения излишков и недостач).
Кто ответственен за заполнение журнала
Руководство организации назначает ответственное за ведение данного журнала лицо. Это может быть начальник какого-либо структурного подразделения, либо же секретарь или сотрудник отдела бухгалтерии.
Особенности формирования журнала, общая информация
Если перед вами встала задача по формированию журнала учета распорядительной документации по инвентаризационным мероприятиям, прочитайте приведенные ниже советы и ознакомьтесь с образцом документа. На основе наших рекомендаций и примера, вам легко удастся заполнить нужный бланк.
Перед тем, как перейти к детальному рассмотрению формуляра, дадим некоторые общие сведения. На сегодняшний день применение единых унифицированных форм первичных документов отменено на законодательном уровне. Это обозначает то, что работники организаций и предприятий могут вести данный журнал учета в свободном виде или, если внутри компании есть разработанный и утвержденный в локальных актах шаблон документа – по его типу.
Многие по старинке предпочитают использовать ранее общеупотребимую и обязательную к применению форму ИНВ-23.
Связано это с тем, что она содержит в себе все нужные данные, понятна и проста для заполнения. Более того – при необходимости эту форму можно подстроить под себя, включив или, напротив, убрав некоторые столбцы в основной таблице.
Форма ведется в одном оригинальном экземпляре . При этом заполнять ее можно от руки или в компьютере – это значения не имеет.
Образец журнала учёта контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации
Форма делится на две части: титульный лист и оборотную сторону.
Заполнение лицевой стороны листа формы ИНВ-23
На титульный лист вносится:
- название предприятия и отдел, в котором ведется журнал;
- коды ОКВЭД, ОКПО компании;
- даты начала и окончания заполнения документа;
- должность и ФИО сотрудника, который несет ответственность за его ведение.
Ниже располагается таблица – это основная часть бланка. Здесь по порядку отражается информация обо всех инвентаризациях, проходящих на предприятии (в указанный выше период времени). Рассмотрим их подробнее.
Графа № 1.
Здесь пишется порядковый номер строки.
Графа № 2.
Сюда вносится название структурного подразделения (участок, склад, отдел, цех, магазин и т.д.), где проходит инвентаризация. Если она ведется по всему предприятию, то так и надо обозначить.
Графа № 3.
Тут указывается фамилия-имя-отчество материально ответственного сотрудника организации (т.е. тот за кем закреплено имущество, подлежащее инвентаризационному мероприятию).
Графы № 4-5.
Тут проставляются дата и номер распоряжения (постановления, приказа), на основании которых проводится инвентаризация.
Графа № 6.
Сюда вписываются фамилии-имена-отчества работников, которые вошли в инвентаризационную комиссию.
Графа № 7.
Этот столбик предназначен для автографа специалиста, получившего распоряжение об инвентаризации.
Графа № 8.
Здесь описывается собственность предприятия (товарно-материальные ценности, основные средства, оборудование, техника, приборы и т.д.) и финансовые обязательства, подпадающие под инвентаризацию.
Графа № 9.
Тут фиксируется дата начала инвентаризации (по плану – в соответствии с приказом о ее проведении).
Графа № 10.
Регистрирует фактическую дату ее начала.
Заполнение оборотой стороны листа формы ИНВ-23
Графа № 11.
В этом столбике обозначается дата окончания инвентаризации (по плану – в соответствии с ).
Графа № 12.
Регистрирует фактическую дата ее окончания.
Графы № 13, 14, 15.
Сюда вносятся предварительные итоги инвентаризации: проставляется дата, пишутся суммы найденных недостач и излишков.
Графы № 16, 17, 18.
Здесь обозначаются конечные результаты инвентаризации, установленные путем сличения документации. Тут ставится дата утверждения окончательных итогов и пишутся окончательные суммы недостач и излишков.
Графа № 19.
Содержит в себе информацию об утверждении итогов инвентаризации руководством предприятия.
Графа № 20.
Сюда включается дата производства мер для устранения недостач за счет виновных.
Графа № 21.
При серьезных нарушениях сюда вносится дата передачи дела по обнаруженным недостачам в следственные органы.
Графа № 22.
Этот столбик отведен под комментарии и замечания по внесенной в журнал информации.
Первичные документы по учету результатов инвентаризации применяются для проверки полноты и достоверности бухгалтерского учета в ходе полной или частичной инвентаризации имущества и финансовых активов предприятия. На основании этих документов инвентаризационная комиссия устанавливает, насколько содержание учетных данных и первичных документов соответствует фактической стоимости имущества.
Основными нормативными актами, регулирующими порядок проведения инвентаризации, являются:
Закон о бухгалтерском учете;
Положение по ведению бухгалтерского учета;
Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49 (далее - Методические рекомендации по инвентаризации).
В соответствии с этими документами, а также Постановлением N 835 для оформления первичных документов, составляемых в ходе инвентаризации, необходимо использовать типовые межведомственные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом России.
Постановлением N 88 для документирования результатов инвентаризации введены следующие формы:
N ИНВ-1 "Инвентаризационная опись основных средств";
N ИНВ-1а "Инвентаризационная опись нематериальных активов";
N ИНВ-2 "Инвентаризационный ярлык";
N ИНВ-3 "Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей";
N ИНВ-4 "Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных";
N ИНВ-5 "Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение";
N ИНВ-6 "Акт инвентаризации расчетов за товарно-материальные ценности, находящиеся в пути";
N ИНВ-8 "Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них";
N ИНВ-8а "Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях";
N ИНВ-9 "Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них";
N ИНВ-10 "Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств";
N ИНВ-11 "Акт инвентаризации расходов будущих периодов";
N ИНВ-15 "Акт инвентаризации наличных денежных средств";
N ИНВ-16 "Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности";
N ИНВ-17 "Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами";
Приложение к форме N ИНВ-17 "Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами";
N ИНВ-18 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов";
N ИНВ-19 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей";
N ИНВ-22 "Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации";
N ИНВ-23 "Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации";
N ИНВ-24 "Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей";
N ИНВ-25 "Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации";
N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией".
С 1 января 2001 года унифицированная форма N ИНВ-26 несколько видоизменена постановлением Госкомстата России от 27 марта 2000 г. N 26.
Формы N ИНВ-1-ИНВ-19 являются необходимыми первичными документами. На их основании осуществляется отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете. Порядок и особенности заполнения каждой из этих форм мы подробно рассмотрим далее. Формы N ИНВ-22-ИНВ-26 применяются для надлежащей организации самого процесса инвентаризации и для контроля правильности ее проведения. Они достаточно просты в оформлении, поэтому мы не будем описывать каждую из них подробно.
В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации инвентаризация проводится в несколько этапов. На каждом этапе составляются соответствующие первичные документы. При этом сначала издается приказ о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-22), который регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-23). Затем заполняются инвентаризационные описи или акты, в которые заносятся сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств (формы N ИНВ-1, ИНВ-1а, ИНВ-2, ИНВ-3 и т.д.). Следующим этапом в ходе инвентаризации является сравнение результатов, выявленных при проверке, с данными, отраженными на счетах бухгалтерского учета. При этом для отражения результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, готовой продукции и прочих материальных ценностей составляются сличительные ведомости (формы N ИНВ-18, ИНВ-19). Для оформления результатов инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств, расходов будущих периодов, наличия денежных средств, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности могут использоваться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей (актов) и сличительных ведомостей (формы N ИНВ-10, ИНВ-11, ИНВ-15, ИНВ-16). По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности ее проведения. Результаты таких проверок оформляются актом (форма N ИНВ-24) и регистрируются в журнале учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации (форма N ИНВ-25). На последнем этапе результаты инвентаризаций, проведенных в отчетном году, обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией (форма N ИНВ-26).
