В одной из прошлых статей мы поговорили о первичных бухгалтерских документах, о том, почему они являются основой для ведения бухгалтерского учета. Сегодня мы продолжим развивать тему бухгалтерской документации. Дело в том, что исходной информацией для учета являются первичные документы, однако «выходной продукт» бухгалтерии – это бухгалтерская отчетность. Кроме того, бухучет дает информацию и для расчета налогов. Как же происходит процесс «переработки» первичной информации в готовый продукт? Какие процессы идут на бухгалтерской «кухне»?

Какие существуют формы бухгалтерского учета?

Первичные документы, поступившие в бухгалтерию, проверяются, а затем информацию из них заносят в бухгалтерские регистры. Регистры специально разработаны таким образом, чтобы систематизировать и накапливать информацию из первичных документов, отражать на бухгалтерских счетах и давать итоговую информацию для составления бухгалтерской отчетности.

Что же физически представляют из себя регистры, как выглядят? Теоретически в качестве регистров могут выступать журналы (специальные сброшюрованные книги), отдельные листы и карточки, машинограммы – распечатки из программ автоматизированного бухгалтерского учета. Именно набор учетных регистров и организация работы с ними называется формой бухгалтерского учета, т.е. последовательность обработки бухгалтерской информации такова:

Первичные документы – форма бухгалтерского учета – бухгалтерская отчетность

Еще десяток лет назад можно было говорить о нескольких распространенных формах бухгалтерского учета:

— простая – для малого бизнеса;

— журнал-Главная – также для малого бизнеса;

— журнально-ордерная – пришла к нам с советских времен;

— автоматизированная.

Почему я говорю в прошедшем времени? На сегодняшний день подавляющее большинство организаций ведет бухгалтерский учет автоматизированным способом, т.е. с применением специальных компьютерных программ. Но рассмотреть принципы остальных форм также полезно, т.к. автоматизированная форма многое позаимствовала у своей предшественницы – журнально-ордерной формы.

Простая форма бухгалтерского учета

Простую форму учета до сих пор используют некоторые представители малого бизнеса, у которых отсутствуют процессы производства и число операций незначительно. Ее использование базируется на Приказе Минфина РФ от 21 декабря 1998 г. № 64н «О типовых рекомендациях по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства».

Данные первичных документов записываются в Книгу учета фактов хозяйственной деятельности (по форме № К-1).

Ниже можно видеть форму Книги.

Для учета расчетов по заработной плате малому предприятию необходимо вести ведомость учета заработной платы по форме № В-8. Внешний вид данной формы показан ниже.

По итогам записей в Книгу можно составить бухгалтерскую отчетность. Приказ Минфина №64н содержит достаточно подробные предписания о правилах заполнения Книги, а также о порядке ее ведения. И если вы захотите ознакомиться с ним, то следует обратиться к первоисточнику.

Журнально-ордерная форма

На крупных предприятиях раньше широко использовалась журнально-ордерная форма (Инструкция по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства, Минфин СССР, 8 марта 1960 г., N 63). Регистрами учета являлись так называемые журналы-ордера – большие таблицы, в которые вносились данные из первичных документов. Пример пары таких журналов я привела ниже на рисунках.

Даже беглый взгляд на журналы-ордера, формируемые при использовании журнально-ордерной формы, дает представление о том, насколько трудоемким был процесс бухгалтерского учета. Именно поэтому сейчас практически повсеместно используется автоматизированная форма учета, которая, кстати, многое позаимствовала из традиционной журнально-ордерной формы.

Автоматизированная форма бухгалтерского учета

Большой плюс автоматизированной формы можно понять уже из названия – автоматизированная. Суть в том, что бухгалтерские регистры вручную здесь не ведутся. В программе формируются первичные документы, устанавливаются параметры учета, настройки, задается учетная политика (о ней мы еще поговорим на следующих занятиях). В любой момент, обратившись к программе, мы можем получить любой предусмотренный программой регистр – журнал-ордер, карточку счета, оборотную ведомость по счету и в целом по счетам, провести анализ счета и многое другое. Примеры некоторых таких регистров вы можете видеть на рисунках ниже.

Автоматизированную форму бухгалтерского учета можно представить в виде такой схемы:

При использовании автоматизированной формы бухгалтерская работа сводится к вводу сведений из первичных документов в систему. Остальные же операции автоматизированы. К тому же сами первичные документы, как правило, подготавливаются с помощью все той же системы учета (программы).

В связи с тем, что использование бухгалтерских программ значительно облегчило труд бухгалтера и ведение бухгалтерского учета стало доступно не только профессионалам, бытует мнение, что для ведения учета в 1С не нужно знать теорию бухгалтерского учета. Это большое заблуждение. На практике встречается много случаев, отражение которых в программе не предусмотрено, и только бухгалтер может принять правильное решение, как действовать в сложной ситуации.

→

Особое место в бухгалтерских расчетах занимает автоматизированная форма учета. Применение средств автоматизации для ведения бухгалтерского учета не приводит к образованию новой формы учета. По существу, автоматизированная форма – это целая совокупность разнообразных видов учета.

Использование компьютеров привело к созданию и распространению различных бухгалтерских программ. В настоящее время используются комплексные программы по учету, так и программы по учету отдельных объектов. Современные рабочие места бухгалтеров оснащены персональными компьютерами, и на их основе созданы автоматизированные рабочие места бухгалтера. Они позволяют автоматически формировать первичные документы и машинограммы по различным участкам учета и передавать полученные результаты в вычислительный центр, чтобы составлять сводные регистры бухгалтерского учета и отчетности. Их внедрение помогает решить проблему полной и комплексной автоматизации бухгалтерского учета.

Автоматизированная форма бухгалтерского учета продолжает развиваться в связи с множеством типов ЭВМ и других средств оргтехники, а также программного обеспечения.

Бухгалтерский учет с применением автоматизированной формы строится следующим образом. Первичные документы обрабатываются по мере их поступления в бухгалтерию.

Затем данные вводятся в персональный компьютер на технические носители информации. Ввод производится вручную с клавиатуры. Дальнейшие операции обработки информации имеют самую разную степень автоматизации. Журнал достаточно легко может быть обработан, и на печать могут быть выведены всевозможные промежуточные данные, в том числе: журналы-ордера, мемориальные ордера, шахматная ведомость, оборотно-сальдовая ведомость и прочее.

Расчет бухгалтерской отчетности легко стыкуется в компьютере с программами анализа хозяйственной деятельности, а также с программами перевода отчетности на дискету с автоматической проверкой и сдачей их в налоговую инспекцию на техническом носителе. Основные отличительные черты (преимущества) данной формы приведены на рисунке 4.3.

В целях внедрения автоматизированной формы бухгалтерского учета было разработано большое количество компьютерных программ. Наиболее распространенными являются:

1С:Бухгалтерия – ведение бухгалтерского и налогового учета;

Инфо-Предприятие – ведение бухгалтерского учета;

Инфо-Бухгалтер – ведение бухгалтерского и налогового учёта;

Турбо Бухгалтер – ведение бухгалтерского и налогового учёта;

Система «Интегратор» (Инфософт) – ведение бухгалтерского и налогового учёта;

Парус (серия программ) – ведение бухгалтерского и налогового учёта;

Бух Софт (серия программ) – ведение бухгалтерского учета;

БЭСТ – ведение бухгалтерского и налогового учёта.

С целью получения необходимых сводных показателей, характеризующих финансовое положение и результаты хозяйственной деятельности предприятия за отчетный период, данные первичных документов группируются и систематизируются в различных видах учетных регистров . Причем этот процесс происходит в определенной последовательности и взаимосвязи учетных регистров вручную или с применением вычислительной техники. Все это и определяет форму бухгалтерского учета .

Автоматизированная форма бухгалтерского учета

В настоящее время одним из основных перспективных направлений является внедрение автоматизированной формы бухгалтерского учета на базе персональных компьютеров.

Автоматизированная форма бухгалтерского учета строится на тех же методических принципах, что и ручной учет. Однако она имеет свои специфические особенности, связанные с технологией регистрации, накопления и обработки учетных данных и формированием бухгалтерской отчетности .

Существуют следующие фундаментальные различия между автоматизированной и ручной формами учета:

1) однократная регистрация первичной информации, при которой любые данные вводятся однократно, но многократно используются за счет возможности автоматизации процедур преобразования и группирования их компьютером в соответствии с указаниями пользователя;

2) унифицированный способ обобщения учетной информации. При автоматизированной форме учета бухгалтерский счет является универсальным и достаточным регистром для обобщения учетной информации, позволяющим отказаться от каких-либо других накопительных регистров. Все остальные учетные регистры, присущие ручному учету, формируются программой автоматически на основе используемых в данной системе автоматизации моделей системы счетов, системы записей на счетах аналитического учета, учетного цикла, технологии получения и способов представления выходной информации. Таким образом, функции ручного переноса хозяйственных операций из одного регистра в другой в целях накопления и систематизации бухгалтерских записей отпадают. Старые формы регистров заменяются новыми. Изменяется материальная основа, структура, форма учетных регистров. Они становятся более компактными и удобными для обзора на экране монитора, при печати. Вводится технология работы с интерактивными регистрами-отчетами;

3) неограниченная аналитичность учета. При автоматизированной форме учета отсутствуют принципиальные ограничения на возможность получения любой аналитической информации, в любом разрезе, с любой степенью обобщения, за любой период времени, в течение которого накапливаются учетные данные. Это обеспечивается за счет возможности автоматической обработки данных быстродействующими компьютерами и хранения информации всех учетных периодов в единой, интегрированной базе данных;

4) встроенные бухгалтерские знания. В автоматизированную форму учета встраиваются правила формирования тех или иных проводок по хозяйственным ситуациям, т. е. форма бухгалтерского учета наполняется специфическими бухгалтерскими знаниями, которые определяют учетную политику предприятия, Это автоматизирует наиболее творческую процедуру реконструкции данных о хозяйственных операциях, отраженных в первичных документах, в бухгалтерские записи, а также гарантирует единообразие отображения однотипных операций. Кроме того, работа по идентификации большинства хозяйственных операций может быть передана менее квалифицированному учетному персоналу . Высококвалифицированные работники (главный бухгалтер, его заместитель или старший бухгалтер) контролируют этот процесс, а также принимают непосредственное участие в адаптации базы бухгалтерских знаний к специфике предприятия;

5) автоматизация регламентных процедур закрытия месяца и отчетного периода. Возможность по запросу рассчитать итоги оборотов и сальдо по счетам, выполнить процедуры закрытия отчетного периода, формировать внутренние отчеты и внешнюю отчетность, позволяют бухгалтеру в каждый момент времени контролировать важнейшие финансовые показатели работы предприятия, а также моделировать финансовые результаты в зависимости от варианта проведения той или иной хозяйственной операции;

6) повышение достоверности учетных данных. При обработке и обобщении учетных данных арифметические ошибки исключаются, так как все вычисления выполняются на основе встроенных алгоритмов. Ошибки могут появиться только при вводе данных или неверной технологии эксплуатации компьютерной системы. Однако внесение исправлений в исходные данные в рамках отчетного периода не представляет сложности» так как все данные отчетного периода доступны для исправления, а итоги могут быть пересчитаны в любой момент. Ограничения накладываются только на полномочия лиц, выполняющих эти корректировки. Концептуальная модель обработки данных в автоматизированной форме бухгалтерского учета представлена на нижеприведенной схеме (рис. 10).

В настоящее время на отечественном рынке появилось значительное количество программ по автоматизации бухгалтерского учета. Наиболее распространенными из них являются: 1С: Бухгалтерия, Инфо-бухгалтер, Турбо-бухгалтер, Парус, БЭСТ, Инфин-бухгалтер, Галактика и др.

Все указанные программы отвечают требованиям автоматизированной формы бухгалтерского учета.

Необходимо иметь в виду, что каждая программа ориентирована на определенный уровень организации бухгалтерского учета , этап его развития и не в последнюю очередь на профессиональный статус подготовки бухгалтера.

Вопрос о выборе программы автоматизации бухгалтерского учета для конкретного предприятия является одним из важнейших в технике учета, так как от применения наиболее рациональной компьютерной программы зависит возможность упрощения и удешевления ведения учета, повышения аналитичности и оперативности получения данных для управления предприятием.

Автоматизированное рабочее место бухгалтера

Автоматизированное рабочее место бухгалтера (АРМ бухгалтера) - это рабочее место бухгалтера, оснащенное персональным компьютером и пакетами прикладных программ, позволяющими выполнять возложенные на него профессиональные функции.

Как и при ручной технологии организации учетных работ, бухгалтер несет полную персональную ответственность за весь учетный процесс» но, продолжая выполнять традиционные функции, он выступает и в функции оператора компьютера, становясь непосредственным участником процесса автоматизированной обработки информации. При этом бухгалтер может активно вмешиваться в процесс решения задач обработки данных, самостоятельно формируя информацию, позволяющую принимать обоснованные решения.

Компьютер становится повседневным орудием труда учетного работника, органично вписываясь в технологию его работы. При этом акцент переносится с формально-логических аспектов обработки информации на процесс принятия решений. Такая технология сокращает поток бумажных носителей, снижает трудоемкость выполняемых работ, повышает профессиональный уровень работников и комфортность условий их работы.

АРМ бухгалтера помимо персональной ЭВМ включает четыре основные компоненты:

• комплекс программ для обработки учетной информации;
• обучающую систему (гипертекстовую систему документации для пользователя; интегрированную систему подсказок; систему закладок, указателей и справок; систему примеров, систему контроля и обнаружения ошибок);
• сервисные средства настройки АРМ (алгоритмов расчетов , бухгалтерских и технологических параметров, устройств - принтера, модема, сканера, эргономики экранных форм и т. д.) и эксплуатации АРМ (классификаторы, генератор отчетных форм, администратор баз данных, инструментарий приема/передачи данных по каналам связи, копирования и сохранности данных, мониторинг-контроль за работой конкретных пользователей, часы, калькулятор);
• методическую и правовую поддержку АРМ.

Кроме этого, АРМ комплектуется документацией и методическими материалами по применению программ, а также регламентами выполнения работ по обработке информации. Конкретная насыщенность каждой из компонент определяется теми задачами, которые решаются на данном месте.

АРМ в бухгалтерии могут функционировать автономно или в составе компьютерной сети. При автономном режиме работы АРМ создаются для решения отдельных функциональных задач и не могут оперативно использовать всю информационную базу экономического объекта, а обмен информацией между различными АРМ выполняется с помощью машинных носителей. Работа на базе компьютерных сетей позволяет организовать обмен данных между АРМ по каналам связи, объединить информационное пространство объекта управления и организовать доступ к нему любого работника в пределах его полномочий. Каждое АРМ рассматривается как самостоятельная подсистема, а вместе они составляют единое целое. При этом главный бухгалтер имеет возможность руководить процессом решения функциональных задач и интегрировать результаты работы отдельных бухгалтеров, оперативно получая обобщенную информацию для составления сводных отчетов и принятия решений. В то же время сохраняется возможность автономной работы каждого из бухгалтеров.

АРМ бухгалтера организуется по функциональному признаку и охватывает участки, приведенные на рис. 11: учет основных средств (АРМ-УОС), учет материальных ценностей (АРМ-УМЦ), учет труда и заработной платы (АРМ-УТЗП), учет готовой продукции и ее реализации (АРМ-УГПР), учет финансово-расчетных операций (АРМ-УФРО), сводный учет и составление отчетности (АРМ-баланс) и другие формы отчетности.

Из рис. 11 видно, что все АРМ связаны с базой данных центрального сервера. Информационная связь АРМ показана пунктирной линией (передача файла бухгалтерских записей) для ведения АРМ-УФРО и АРМ-баланса и другие формы бухгалтерской (финансовой) отчетности.

В зависимости от объема работ и общего числа компьютеров на одном рабочем месте могут решаться задачи нескольких разделов учета. Возможен и другой вариант, когда один раздел учета будет распределен между несколькими рабочими местами. Например, расчеты по заработной плате могут быть распре- делены по нескольким рабочим местам, на каждом из которых выполняется обработка данных одного подразделения (цеха, бригады и т. п.).

Дальнейшее совершенствование автоматизированной обработки информации должно проходить в углублении интегрированной технологии, позволяющей решать задачи бухгалтерского (финансового) и управленческого учета , налогового учета, экономического анализа , внутреннего и внешнего аудита в условиях создания единой базы данных автоматизированной системы управления хозяйствующего субъекта.

В этом случае бухгалтерский учет выступает в качестве отдельной подсистемы.

Внедрение АРМ позволяет использовать безбумажную технологию бухгалтерского учета. Например, нет надобности в ежемесячной распечатке большинства учетных регистров, их можно просматривать на дисплее.

Бухгалтерский учет ведется в многочисленных регистрах. Для регистрации информации используются в разных сочетаниях книги, карточки, журналы и т.д., записи в которых производятся в различной последовательности.

Под формой бухгалтерского учета понимается совокупность учетных регистров, предопределяющих связь синтетического и аналитического учета, методику и технику регистрации операций, технологию и организацию учетного процесса.

Рассмотрим основные формы бухгалтерского учета.

Журнал главная - одна из книжно-карточных форм учета, применяемая на предприятиях с небольшим объемом производства, в отдельных учреждениях и в некоторых финансовых органах. Ее характерная особенность - формы для хронологической и систематической записи объединены в одном регистре, который называется Журнал главная. Операции в журнал записываются непосредственно из первичных или сводных документов. При регистрации каждой проводке присваивается номер и отводится одна строка. В начале месяца в журнал переносятся сальдо по синтетическим счетам. Затем записываются операции, выводятся обороты и подсчитывается остаток. Таким образом, счета закрываются после записи сальдо на 1-е число следующего месяца.

Аналитический учет ведется в книгах или карточках. Поданным аналитического учета составляется оборотная ведомость, которая сверяется с данными синтетического учета.

Простая форма - форма бухгалтерского учета с использованием регистров учета имущества. В качестве учетных регистров применяется восемь унифицированных ведомостей:

• В1 - ведомость учета основных средств и начисления амортизационных отчислений;
• В2 - ведомость учета производственных запасов, товаров, готовой продукции и НДС, уплаченного по ценности;
• ВЗ - ведомость учета затрат на производство;
• В4 - ведомость учета денежных средств и фондов;
• В5 - ведомость учета расчетов и прочих операций;
• В6 - ведомость учета реализации;
• В7 - ведомость учета расчетов с поставщиками;
• В8 - ведомость учета оплаты труда.

Учет операций завершается по истечении месяца подсчетом итогов по оборотам. Результаты заносятся в шахматную ведомость - В9.

Мемориально-ордерная форма - данная форма учета получила свое название от мемориального ордера, которым завершается обработка первичных документов. При этой форме учета на каждую хозяйственную операцию (или группу операций, объединенных в сводном документе) составляется мемориальный ордер. Характерная особенность дайной формы - поступающие в бухгалтерию документы накапливаются и регистрируются в накопительных ведомостях. На каждую группу этих документов составляется мемориальный ордер. К нему прикрепляются все относящиеся к данной проводке документы, как первичные, так и сводные. В ордере указывается номер, краткое содержание операции, дебет, кредит, сумма. Синтетический учет ведется в двух регистрах:

• регистрационном журнале;
• Главной книге.

Журнал применяется для регистрации проводок в хронологическом порядке. Затем мемориальные ордера записываются в главную книгу, которая имеет двустороннюю форму. Аналитический учет ведется преимущественно в карточках, записи в регистры аналитического учета производят непосредственно с первичных или сводных документов, прилагающихся к ордеру.

Журнально-ордерная форма получила свое название по основному регистру - журналу-ордеру. При использовании данной формы учета применяется два основных регистра:

• журналы-ордера;
• ведомости.

Кроме того, в целях обеспечения рациональной техники обобщения и группировки применяются специальные разработочные таблицы.

Журналы-ордера - свободные листы, построенные по шахматному принципу. Записи производятся на основании поступления документов. Журналы-ордера строятся по кредитовому признаку. Журналы могут использоваться для одного счета (например, журнал-ордер № I - касса, журнал-ордер № 2 - расчетный счет) или для нескольких счетов (например, журнал-ордер № 10 - затраты на производство).

Наряду с журналами-ордерами открываются ведомости. Они используются, когда требуемые аналитические показатели сложно отразить непосредственно в журналах-ордерах.

Кассовые операции, операции по расчетным и валютным счетам регистрируются как по дебету, так и по кредиту.

Итоговые данные журналов ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу.

Главная книга открывается на год. На каждый счет отводится один или два листа. На основании главной книги и других регистров заполняются формы отчетности.

Автоматизированная форма учета.

С применением компьютерной техники для обработки данных возникла автоматизированная (электронная) форма бухгалтерского учета. Разработаны как специальные программы по бухгалтерскому учету, так и программы финансовых вычислений.

позволяющие создавать определенные формы и производить расчеты. Использование электронной формы позволяет без вывода на печать:

• регистрировать и хранить данные;
• выполнять арифметические операции с данными;
• формировать показатели для бухгалтерской отчетности.

Автоматизированная форма бухгалтерского учета отличается от традиционных форм скоростью выполнения арифметических операций и надежностью хранения данных.

Выбор формы ведения бухгалтерского учета отражается в приказе об учетной политике.

Учетная политика

Учетная политика определяется как совокупность способов ведения бухгалтерского учета - первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения результатов ведения хозяйственной деятельности. Порядок формирования учетной политики с 1 января 2009 г. регламентируется ПБУ 1/2008.

К способам ведения бухгалтерской отчетности относятся:

• методы группировки и оценки хозяйственной деятельности;
• варианты погашения стоимости активов;
• прием и организация документооборота;
• инвентаризация;
• способы применения счетов и учетных регистров:
• способы обработки информации.

На выбор и обоснование учетной политики влияют:

• форма собственности и организационно-правовая форма (ОАО, ООО, ЗАО и др.);
• виды деятельности иди отраслевая подчиненность (строительство, промышленность и т.д.);
• объемы производства, среднесписочная численность и т.п.;
• стратегия финансово-хозяйственного развития (цели и задачи развития организации на долгосрочную перспективу, ожидаемые направления инвестиций и т.п.);
• наличие технических средств обработки экономической информации;
• уровень квалификации бухгалтерских кадров и другие факторы. Особое место в учетной политике занимают методические и организационные аспекты. Методические аспекты подразумевают:
• варианты начисления амортизации по основным средствам и нематериальным активам;
• порядок отражения па счетах операций по приобретению материалов;
• метод оценки производственных запасов;
• варианты учета затрат на производство;
• порядок списания общепроизводственных и общехозяйственных расходов.

Организационные аспекты включают:

• выбор формы бухгалтерского учета;
• систему внутрипроизводственного учета, отчетности и контроля;
• порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств;
• рабочий план счетов;
• технологию обработки учетной информации;
• систему взаимоотношений с другими отделами, службами и подразделениями организации.

При разработке учетной политики необходимо учитывать, что она утверждается приказом руководителя, приобретая юридическую силу. Поэтому в нес необходимо включать тс методические и организационные аспекты, которые подкрепляются нормативными актами.

Автоматизация бухгалтерского учета основывается на едином взаимосвязанном технологическом процессе обработки документации по всем разделам учета начиная от сбора первичных учетных данных до получения бухгалтерской отчетности. Информация справочного характера вводится в ЭВМ в начале работы. Текущая учетная информация с первичных документов либо со специальных регистраторов учетных данных производится по специальным программам, благодаря которым полученная учетная информация может храниться, поступать в обработку, выводиться на экран или печать по запросу.

В условиях комплексной автоматизации бухгалтерского учета данные синтетического и аналитического учета формируются в базах данных используемого программного комплекса и ежемесячно выводятся на бумажные носители - выходные формы документов (мемориальные ордера, карточки, ведомости, Главная книга, отчет и т. п.). Учетным регистром, получаемым с ЭВМ, может быть любой документ, содержащий систематическую или хронологическую запись. При этом содержание показателей в выходных формах документов должно соответствовать требованиям, предусмотренным законодательством для регистров бухгалтерского учета.

Наряду с выпуском полного комплекта бухгалтерской и налоговой отчетности, одной из важнейших задач автоматизированной системы бухгалтерского учета является максимальная автоматизация расчетных процедур, решающих возникающие проблемы.

Автоматизация бухгалтерского учета - объективная необходимость. Работа бухгалтера все больше становится творческой, и внедрение компьютерных технологий повышает эффективность, беря на себя, кроме всего прочего, всю рутинную работу. Однако автоматизация вызывает необходимость построения технологии решения бухгалтерских задач с учетом ряда следующих требований:

• ограничение допуска к первичной и систематизированной информации путем введения паролей (ключей секретности) и недопущения несанкционированного доступа;
• сохранности учетной информации на необходимый срок;
• диалогового (запросного) режима работы пользователей с вычислительными техническими средствами;
• возможности выдачи информации фрагментно, т. е. в любом сочетании, удобном для пользователя;
• возможности принудительного ввода данных для оперативного управления и обеспечения при этом автоматического контроля за выполнением управленческих решений.

В связи с большими объемами учетной информации и высокой трудоемкостью учета в условиях ручной обработки данных практически невозможно обеспечить требования полноты, своевременности, достоверности информации, необходимой в принятии управленческих решений. Использование в бухгалтерском учете современных компьютеров, а также средств связи и коммуникаций способствует совершенствованию организации учетной работы, позволяет видоизменить технологию сбора, регистрации сообщений о хозяйственных событиях, обработки информации и ее представления пользователям.

Для создания учета как средства управления и регулирования жизненно необходимо использование компьютера, а также современных средств связи и коммуникаций. Происходят существенные изменения в организации учетной работы на предприятии, меняется технология получения и обработки первичных документов, сокращается трудоемкость преобразования учетных данных, возрастают творческие функции в деятельности учетного персонала за счет предоставления ему компьютерного сервиса.

Организация и разработка систем автоматизированного учета, ориентированного на новые информационные технологии, сопряжены с рядом проблем методологического, организационного и технологического характера. Предприятие, решившее автоматизировать бухгалтерский учет, может пойти по одному из следующих путей: выполнить эту работу собственными силами; пригласить специалистов для изготовления программ сторонней организацией или купить готовый программный продукт. В любом варианте важно определить пути рационального использования компьютеров или сетей компьютеров для организации автоматизированного учета на предприятии в целом и в его подразделениях, концепцию совершенствования формы учета для системы в целом и для отдельных участков работы.

Внедрение технических средств приема-передачи, хранения и обработки информации без нарушения основных принципов ведения учета дает возможность совершенствовать формы представления информации, освободить бухгалтера от трудоемких, монотонных операций группировки данных, подсчета итогов, заполнения регистров бухгалтерского учета.

Это открывает новые горизонты аналитических и контрольных возможностей бухгалтерского учета, активного использования учетной информации в управлении.

Группировка и обобщение документальных бухгалтерских данных осуществляется в учетных регистрах: карточках, книгах и т. п.

Особенности формы бухгалтерского учета зависят от технического оснащения учетного процесса, сочетания аналитического и синтетического учета, способа ведения хронологической записи, составляемой отчетности и др.

Характерными особенностями современной компьютерной информационной технологии реализации журнально-ордерной формы бухгалтерского учета являются:

• децентрализованная обработка учетных данных на автоматизированных рабочих местах (АРМ) бухгалтера;
• ориентация на привычную для бухгалтера терминологию, сложившееся в бухгалтерии разделение труда, существовавшее до применения компьютеров: регистры аналитического и синтетического учета, журналы-ордера, листки-расшифровки, вспомогательные ведомости по дебету счетов, накопительные и груп- пировочные регистры;
• сохранение взаимосвязей между регистрами и системой их контроля, присущих журнально-ордерной форме счетоводства. Принципиальная схема журнально-ордерной формы бухгалтерского учета с применением ПЭВМ представлена на рис. 9.6.

В настоящее время не существует общепринятого названия формы бухгалтерского учета, ориентированной на использование электронных вычислительных машин. В специальной литературе даются такие понятия, как таблично-автоматизированная, электронная, таблично-матричная, машинно-ориентированная формы бухгалтерского учета.

В зависимости от объема учетной информации, структуры и размера предприятия, состава и конфигурации технического и программного комплексов обработки данных используются различные организационные формы учета, основанные на создании:

• 1) локальных (децентрализованных) автоматизированных рабочих мест бухгалтера;
• 2) совокупности взаимосвязанных АРМ бухгалтера, которые не объединены средствами компьютерной сети;

Рис. 9.6.

3) распределенной компьютерной сети, объединяющей автоматизированные рабочие места нескольких бухгалтеров, при необходимости - и АРМ других служб управления.

Локальные АРМ бухгалтера на базе персональных ЭВМ (ПЭВМ) применяются, как правило, в малых организациях, а также при недостаточном для удовлетворения нужд учетного персонала количестве компьютеров, отсутствии сети ЭВМ. Второй вариант автоматизированного учета характерен для средних организаций, оснащенных главным образом ПЭВМ. Третий вариант основан на применении средств комплексной автоматизации бухгалтерского учета, т. е. не только ПЭВМ, но и устройств сбора, регистрации и приема-передачи данных.

Независимо от способа организации машинно-ориентированные системы бухгалтерского учета аналогично системам, основанным на ручной обработке информации, обеспечивают выполнение всех стадий учетного цикла:

• сбора и регистрации информации;
• передачи данных;
• группировки, накопления и хранения данных;
• выдачи информации пользователям.

Рассмотрим особенности реализации учетных задач в условиях названных вариантов организации машинно-ориентированного бухгалтерского учета.

На первой стадии учетного цикла первичная информация регистрируется, как правило, на бумажном носителе в форме первичных документов, данные которых вводятся бухгалтером в ПЭВМ. Следует обратить внимание на то, что в машинно-ориентированных системах учета первичные учетные документы могут быть напечатаны на компьютере по данным документов - оснований совершения хозяйственных операций.

Первичные учетные данные можно зарегистрировать не только на бумажном, но и на машинном носителе (в частности, на дискете), что способствует уменьшению объемов ручного ввода данных. Записать исходные данные на машинный носитель возможно в местах выполнения хозяйственных операций. Например, на складе материально-производственных запасов установлены устройства измерения и регистрации данных. Основная роль бухгалтера на первой стадии учетного цикла в случае представления первичной учетной информации на машинном носителе сводится к контролю ее достоверности, один из вариантов которого состоит в сопоставлении описей полученных и введенных в ЭВМ данных.

На второй стадии учетного цикла сведения о хозяйственных операциях накапливаются во внутримашинном информационном фонде АРМ, который позволяет исключить многочисленные книги, тетради, папки и другие способы группировки и хранения информации, характерные для ручных вариантов учета.

Наряду с учетной информацией о текущих событиях в деятельности организации, например, о поступлении товаров на склад, в памяти ПЭВМ хранятся данные, которые можно отнести к условно-постоянным (справочные данные о сотрудниках организации, технико-эксплуатационные характеристики основных средств, реквизиты поставщиков и покупателей). Подобная информация вводится в информационный фонд однократно, корректируется по мере изменения и многократно используется в процессах обработки.

Хранение в машиночитаемом виде условно-постоянной информации позволяет сократить трудоемкость подготовки первичной учетной информации. Так, создание массива - справочника работающих в организации позволяет, обеспечив ручной ввод кодового обозначения или табельного номера работника, выбрать из справочника все необходимые для получения выходной информации сведения: фамилию, имя, отчество; должность; признак квалификации и т. п.

В целях предупреждения потерь и искажений информации создаются копии информационного фонда АРМ на внешних машинных накопителях информации.

Высокое быстродействие современных компьютеров при выполнении как арифметических, так и логических (группировка, сравнение, выборка и др.) операций обработки данных дает возможность достаточно быстро и практически без участия бухгалтера обобщить сведения, требуемые для формирования регистров хронологического, аналитического, синтетического и сводного учета, а также бухгалтерской отчетности.

В малых организациях, использующих преимущественно упрощенную форму бухгалтерского учета, на базе АРМ бухгалтера, как правило, формируются журнал учета хозяйственных операций, Главная книга, другие формы бухгалтерской отчетности. В зависимости от принятой учетной политики дополнительно могут формироваться регистры аналитического и синтетического учета, к примеру, ведомости учета основных средств, материально-производственных запасов, заработной платы, финансово-расчетных операций и др.

Формы получаемых с применением компьютеров регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, как правило, несущественно отличаются от привычных для бухгалтера. В частности, традиционные пронумерованные и прошнурованные рукописные книги заменяются напечатанными на компьютере ведомостями, которые в течение отчетного периода комплектуются в накопительные регистры. В ведомостях по сравнению с типовыми регистрами бухгалтерского учета может изменяться в соответствии с возможностями устройств вывода информации размещение последней, несколько учетных регистров могут объединяться в одном печатном бланке.

К преимуществам машинно-ориентированного учета относится возможность выдачи информации не только в регламентном режиме (например, ежедневно, еженедельно, ежемесячно, раз в год и т. п.), но и по запросам пользователей. Ответы на запросы формируются и могут выводиться на экран терминала либо на печать не только в форме ведомостей, но и в виде схем, графиков в зависимости от технологического процесса обработки данных, запросов бухгалтера и персонала других служб организации. Принципиальная схема организации машинно-ориентированного учета на базе АРМ бухгалтера приведена на рис. 9.7.

На средних предприятиях при отсутствии автоматизированной сети ЭВМ предпочтителен вариант организации машиноориентированной формы учета, где используется несколько АРМ бухгалтера, специализированных на реализации определенных разделов бухгалтерского учета. При данном варианте автоматизированного бухгалтерского учета имеется возможность обмена данными между АРМ через дискеты.

В третьем варианте организации машинно-ориентированного учета информационный фонд создается исходя из потребностей не одного, а всех обслуживаемых компьютерной сетью пользователей с учетом организации обмена данными между комплексами задач учета и других функций управления как в пределах АРМ, так и между ними. Организация обмена данными по сети обеспечивает возможность одновременного доступа различных пользователей к любой разрешенной информации.

При использовании устройств приема-передачи данных в сетях ЭВМ операции ручного ввода можно практически исключить. На крупных предприятиях для расширения возможностей сетевой версии бухгалтерского учета могут применяться рабочие станции, мини-ЭВМ и большие ЭВМ.

Принципиальная схема организации автоматизированного бухгалтерского учета на базе сети ЭВМ изображена на рис. 9.8.

Наиболее рациональным способом общения бухгалтера с ЭВМ является ведение диалога с помощью меню - перечней выводимых на экран наименований форм входной и выходной информации (первичных документов, справочников, массивов, журналов, отчетов), операций обработки данных, предоставляемых пользователям, сервисных процедур и др. На рис. 9.9 приведено главное меню предназначенной для автоматизированного учета части пакета прикладных программ (ППП) «1С: ПРЕДПРИЯТИЕ», версия 8.0.

Выбирая определенные пункты в меню, пользователь инициирует выполнение соответствующих блоков (модулей) ППП, обеспечивающих реализацию различных этапов технологии учета и обработки

9.2. Формы бухгалтерского учета 243

Рис. 9.7. Схема организации машиноориентированного бухгалтерского учета на базе локального АРМ бухгалтера

Рис. 9.8.

на базе сети ЭВМ

Операции

Справочники

операции

Номенклатура

операций

Оборотносальдовая ведомость

Калькулятор

Обработка

Материалы

Платежное поручение

проводок

проводки

Календарь

Удаление помеченных объектов

Проводки операции

Управление

Основные средства

Платежные документы

Оборотно-сальдовая ведомость по счету

пользователей

сообщений

описание

Рис. 9.9. Главное меню программы «1 С: ПРЕДПРИЯТИЕ», версия 8.0

данных, от ввода первичной информации до составления регистров бухгалтерского учета и форм отчетности. Например, для ввода условно-постоянной информации (фамилий ответственных сотрудников, приводимых в формах документов, ставок налогов, размера минимальной заработной платы, сведений о товарно-материальных ценностях и проч.) бухгалтер обращается к режиму «Справочники».

Вызов блоков ППП, предназначенных для ввода первичной учетной информации, обеспечивается через режим «Документы». Аналогичен порядок обращения к модулям ППП для выполнения других операций решения задач бухгалтерского учета.

В случае затруднений в работе бухгалтер может воспользоваться справочной и инструктивной информацией, обратившись в меню к режиму «Помощь».

Персональная ЭВМ, выполняя бухгалтерские работы информационного характера, контролирует поступающую на обработку учетную информацию, выдает на дисплее «подсказки» в виде инструкций, пояснений.

Наряду с названным выше ППП для реализации автоматизированного учета используются и другие, в частности «БЭСТ-4», «ИНФОСОФТ», «ИНФО-БУХГАЛТЕР», «ТУРБО-БУХГАЛТЕР» и др. Отличаясь в деталях, автоматизированные формы бухгалтерского учета на базе ППП характеризуются общими принципами, среди которых достаточно указать такие, как:

• минимизация ввода исходной информации;
• возможность автоматизированного формирования первичных документов, регистров хронологического, аналитического, синтетического, сводного учета и отчетности (при необходимости в соответствии с требованиями не только отечественных, но и международных стандартов);
• своевременность представления информации по регламенту и по запросам в виде не только ведомостей, но и видеограмм, графиков и других наглядных форм;
• создание единого внутримашинного информационного фонда, обеспечение контроля доступа к данным, сохранности и целостности информации.

При выборе программных продуктов для решения задач бухгалтерского учета следует принимать во внимание экономические и организационные особенности предприятия, а также требования, предъявляемые к ППП.

Основные из них следующие:

• прохождение тестирования и соответствующей сертификации;
• наличие товарного вида и надежного сопровождения;
• право на получение консультаций (так называемая «горячая» линия);
• модульный принцип построения системы, позволяющий выбирать ее конфигурацию в зависимости от размеров предприятия;
• одновалютное и многовалютное исполнение;
• органическое единство бухгалтерского учета и финансового анализа;
• необходимый уровень детализации аналитического учета;
• простота освоения и удобство системы в работе;
• цена и пр.

Из всего сказанного можно сделать вывод, что все предприятия обязаны вести бухгалтерский учет своего имущества и хозяйственных процессов в обобщенном денежном выражении путем сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного их отражения. Но при этом следует отметить, что предприятию при организации и осуществлении бухгалтерского учета разрешается:

• вносить в рекомендуемые Минфином РФ регистры бухгалтерского учета и методы его ведения изменения, исходя из конкретных условий хозяйствования, при соблюдении общих методологических принципов;
• устанавливать формы организации бухгалтерской работы;
• разрабатывать систему внутрипроизводственного учета и контроля;
• вводить отчетность, необходимую предприятию.