Главная Кадровый учет Учетные регистры. Первичные документы бухгалтерского учета - перечень

Учетные регистры. Первичные документы бухгалтерского учета - перечень

Под термином «регистры бухгалтерского учета» принято понимать большое количество документов, предназначенных для отражения и систематизации данных из «первички». Порядок ведения этих документов регламентирован статьей 10 ФЗ №402 от 06 декабря 2011 года.

Обязанность заполнять регистры возлагается на бухгалтеров коммерческих организаций, которые сводные данные должны использовать для составления финансовой и налоговой отчетности. Они классифицируются по назначению и по степени обобщения информации.

Самым главным учетным регистром любой коммерческой организации является , которая используется при составлении и отражения сводных данных в главной книге.

Федеральным законодательством предусмотрены формы учетных регистров, которые должны заполнять юридические лица , имеющие любую организационно-правовую форму собственности.

При этом действующие законы не запрещают субъектам предпринимательской деятельности самостоятельно разрабатывать для себя регистры бухгалтерского учета.

Они могут вести аналитический и синтетический учет как на бумажных носителях, так и в электронной форме. В последние годы многие коммерческие организации используют специальное программное обеспечение, посредством которого осуществляется разноска данных по бухгалтерским счетам, заполнение и распечатка первичной документации, составление учетных регистров и формирование отчетности.

Каждая коммерческая организация обязана разработать и утвердить собственную . В этом документе будут отражаться все важные моменты, касающиеся ее работы в целом, взаимоотношений со штатными сотрудниками, ведения документооборота и т.д.

В учетной политике организации в обязательном порядке должна присутствовать информация, касающаяся учетных регистров, которые будут вестись бухгалтерами. Стоит отметить, что указывается форма и способ ведения данных документов. Что касается государственных предприятий, то для них форма учетных регистров утверждается Министерством Финансов РФ.

Что требуется отражать

В 2018 году субъекты предпринимательской деятельности могут не использовать ранее утвержденные формы учетных регистров, в соответствии с регламентом Информации Минфина ПЗ №10/2012 от 04 декабря 2012 года.

При их формировании следует соблюдать лишь требование ФЗ №402 от 06 декабря 2011 года , касающееся присутствия обязательных реквизитов.

При составлении таких документов бухгалтера должны в обязательном порядке указывать следующие реквизиты :

Наименование (полное) учетного регистра.
Полное название коммерческой организации, ее код.
Период, за который составляется данный документ (либо дата начала ведение и дата закрытия).
ФИО работника, который ответственен за составление документа.
Подпись, компании.

В этом документе должны группироваться данные в хронологическом порядке. Также может проводиться систематическое группирование объектов бухучета. В обязательном порядке указываются единицы измерения. Все данные, которые вносятся в учетные регистры, должны подтверждаться соответствующей первичной документацией.

Запрещается указывать заведомо ложную информацию, которая будет искажать итоговые результаты, из-за чего организация минимизирует налоговые обязательства перед бюджетом. Если контролирующими органами будет выявлен этот факт, то компании и ответственным лицам грозят финансовые санкции.

Виды и формы в 2018 году

В 2018 году субъекты предпринимательской деятельности должны вести следующие регистры :

Главную книгу . В ней систематизируется информация, которая отражается по счетам бухгалтерского учета.
Кассовую книгу, журналы регистрации , в которых указываются данные в хронологическом порядке.
Журналы-ордера, ведомости , предназначены для систематизации данных первичного учета.
Шахматные ведомости .
Бухгалтерские справки .
Расшифровки к счетам бухгалтерского учета .

После того как главным бухгалтером организации будут разработаны все формы учетных регистров, они передаются на утверждение руководителю . Если у него не возникнет никаких возражений, то издается приказ, регистрирующийся в соответствующем журнале.

Контролирующие органы, которые рано или поздно будут проводить проверку хозяйственной деятельности компании, в обязательном порядке будут требовать этот документ . После изучения приказа проверяющий затребует все интересующие его формы (если компания ведет электронный документооборот, то истребует их распечатки). Именно поэтому юридическим лицам не стоит забывать о его издании, так как в противном случае им не избежать конфликтов с контролирующими органами.

Начиная с 2013 года, юридические лица обязаны издавать приказ , которым будут утверждаться все регистры, используемые ими при . Этот порядок регламентирован ФЗ №402 от 06 декабря 2011 года. К приказу прикладывается приложение, в котором расшифровывается полный перечень регистров бухгалтерского учета.

Примеры регистров

В соответствии с Приказом №94н , изданным Министерством Финансов РФ 31 октября 2000 года, субъекты предпринимательской деятельности, которые обязаны вести бухгалтерский учет и сдавать соответствующую отчетность, должны заполнять следующие виды регистров :

№ журнала-ордера	№ бухгалтерского счета
1	50	Поступления в кассу организации в денежной форме, расход средств
2	51	Движение денежных средств по расчетным счетам
3	55	Систематизируется информация о денежных средствах, которые поступают и списываются со специальных банковских счетов
4	66, 67	Проведения расчетов по краткосрочным и долгосрочным займам и кредитам
5, 5А	20-99	Отражаются все расходы предприятия
6	60	Расчеты, которые проводит компания с поставщиками и подрядчиками
7	71	Расчеты, которые проводит предприятие с подотчетными лицами (командировки, выданные авансы на покупку товарно-материальных ценностей и т.д.)
8	60, 62, 68, 76	Расчеты, которые проводит компания с покупателями, бюджетом, дебиторами и кредиторами
9	79	Проведение внутрихозяйственных расчетов
10	20, 21, 23, 25, 26, 29, 69, 70, 94, 96, 97	Производственные и общехозяйственные расходы, расчеты с работниками по заработной плате, налоги с зарплаты, потери и недостачи, резервы и расходы будущих периодов
11	40, 41, 43, 45, 46, 62, 90	Готовая продукция и товары, расчеты с заказчиками и покупателями, реализация
12	86	Целевое финансирование различных программ
13	01, 02, 80	Основные фонды, амортизация, Уставный капитал
14	14	Отражается информация сельскохозяйственной направленности, например, учет животных на выращивании и откорме и т.д.
15	84, 98, 99	Прибыли, убытки, доходы будущих периодов, нераспределенная прибыль
16	07, 08	Вложения компании в необоротные активы, оборудование, предназначенное для установки

№ ведомости	Информация, которая должна отражаться
1-М	Денежные средства в наличной и безналичной форме, финансовые документы
2-М	Запасы
3-М	Расчеты с дебиторами и кредиторами, работниками, бюджетом, кредиторами, доходы будущих периодов
4-М	Основные средства, амортизация, необоротные активы, финансовые и капитальные инвестиции
5-М	Расходы, затраты будущих периодов, учет доходов, финансовых результатов, собственного капитала, обеспечение будущих платежей и расходов

Субъектами предпринимательской деятельности часто задействуются следующие виды регистров :

Вид регистра	Содержание
Карточки (инвентарные)	Используются для учета основных средств (в том числе и группового)
Ведомости	Юридические лица ведут оборотные и накопительные ведомости по финансовым и нефинансовым активам, приходу расходу товаров и продуктов питания и т.д.
Книги	Главным документом любой коммерческой организации является главная книга, в которой отражаются итоговые данные по всем счетам, а также указываются по ним остатки на начало и на конец отчетного периода (месяца). Кассовая книга необходима для учета поступлений и расхода денежных средств в наличной форме
Журналы	Субъекты предпринимательской деятельности в процессе ведения бизнеса должны составлять первичную документацию, которую следует регистрировать в соответствующих журналах (например, бланки строгой отчетности, приказы, путевые листы и т.д.)
Реестры	В таких документах, как правило, систематизируется информация
Карточки	Предназначены для учета товарно-материальных ценностей, основных средств, нематериальных активов и т.д.
Описи	Составляются в тех случаях, когда возникает необходимость в пересчете каких-либо ценностей, документов

Правильность отражения хозяйственных операций

Бухгалтер, который занимается заполнением учетных документов, должен внимательно следить за правильностью и полнотой отражения в них информации. Очень часто в этих документах допускаются механические или математические ошибки, которые можно исправлять определенным способом.

Федеральным законодательством предусмотрены следующие методы корректирования записей в учетных регистрах (запрещается стирать, замазывать корректором и использовать лезвие для исправления ошибок):

составление дополнительной бухгалтерской проводки;
«красное сторно»;
корректура.

Если при заполнении учетных регистров была допущена ошибка, которая не связана с корреспонденцией счетов и не отразилась на итоговых цифрах, то бухгалтер может применить метод корректуры . Ему следует тонкой линией зачеркнуть неправильную запись, и рядом с ней вписываются точные данные.

В нижней части регистра следует сделать запись «исправленному верить» «исправлено (например) двадцать пять на тридцать восемь», ставится дата и подпись. В большинстве случаев данная методика применяется при исправлении ошибок в бухгалтерских справках и пояснительных записках к балансам.

Если в учетном регистре была допущена ошибка, которая затронула корреспонденцию счетов, то бухгалтером должна быть применена методика «красное сторно». Ее принцип заключается в следующем. Бухгалтер красными чернилами повторяет неправильную корреспонденцию, после чего синей пастой пишет правильную проводку.

В том случае, когда в сводном документе была неверно указана сумма, но правильно составлена корреспонденция счетов, бухгалтер может применить метод дополнительной проводки. Ему необходимо отразить неучтенную сумму в той же корреспонденции.

Как создать регистры бухгалтерского учета? Подробности — в данной инструкции.

Поступившие в бухгалтерию первичные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей). Затем осуществляются регистрация и экономическая группировка их данных в системе синтетических и аналитических счетов бухгалтерского учета. С этой целью сведения об остатках имущества, хозяйственных средств и источниках их формирования, а также данные о хозяйственных операциях из соответствующих первичных или сводных документов записываются в учетные регистры.

— это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Все имеющиеся регистры можно подразделить по трем признакам: назначение, обобщение данных, внешний вид.

По назначению учетные регистры можно разделить на хронологические, систематические и комбинированные синхронистические. К хронологическим относятся регистры, в которых запись фактов хозяйственной жизни выполняется по мере их возникновения без иной систематизации (журналы регистрации, реестры и т.д.). В систематических регистрах запись выполняется в разрезе группировочных признаков — счетов. Записи в хронологических и систематических регистрах должны дополнять друг друга, вследствие чего сумма оборотов хронологических регистров всегда равна сумме дебетовых или кредитовых оборотов систематических регистров. Если водном регистре выполнять как хронологическую, так и систематическую запись, то такой регистр будет комбинированным (синхронистическим). Самый типичный пример такого регистра — «Журнал-Главная».

По обобщению данных регистры делятся на интегрированные и дифференцированные. Каждый регистр может рассматриваться индуктивно — от частного к общему, т.е. от первичных документов до отчетности, и/или дедуктивно — от общего к частному, т.е. от отчетности до первичных документов. В первом случае имеет место интеграция данных, во втором — их дифференциация.

По внешнему виду все учетные регистры имеют форму книги, карточки, свободного листа или машинного носителя.

Книга — разграфленный определенным образом учетный регистр, переплетенный, прошнурованный и подписанный главным бухгалтером.

Карточкой называется бланк, отпечатанный в виде таблицы.

Свободным листом называется таблица, помещенная на бланке, подлежащем брошюровке. Свободные листы являются компромиссом между книгами и карточками. Свободные листы — это те же карточки, но отпечатанные на тонкой бумаге, их размер больше размера карточек. Если карточки хранятся в картотеках, то свободные листы хранятся и брошюруются в папках. Для карточек и свободных листов необходимо вести реестры (перечни открытых карточек и свободных листов).

Основной смысл реестра в том, что их наличие не позволяет подменить карточки, а в случае утери какой-либо из них всегда легко установить, какой карточки не хватает.

Внешний вид применяемых на практике карточек может быть различным, но наиболее распространены три вида: контокоррентные, инвентарные и многоколончатые.

Контокоррентные карточки имеют одностороннюю форму, так как колонки «Дебет» и «Кредит» помещены рядом, наличие двух параллельных колонок позволяет четко видеть состояние расчетов предприятия.

Инвентарные карточки применяются для учета материальных ценностей. В связи с этим вводится новая графа «Остаток», в которой отражается остаток средств данного вида ценностей после регистрации факта хозяйственной жизни, таким образом, в каждом счете присутствуют три графы: приход, расход и остаток. Каждая графа делится на две колонки: количество, сумма. В заголовке карточки проставляется лимит (норматив) запаса; наличие норматива позволяет легко выяснить, не имеет ли предприятие данных средств больше, чем ему нужно, а если меньше, то в какой степени.

Многоколончатые карточки предназначены для учета фактов хозяйственной жизни с выделением в колонках их составляющих. В частности, в тех случаях, когда один факт отражается комплексными суммами, т.е. фиксируется, например оплата различных расходов предприятия.

Машинные носители отличаются технически и размещают данные не на бумажном, а, как правило, на магнитном носителе, его особенности диктуют и порядок расположения бухгалтерской информации.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления в соответствии со ст. 10 Федерального закона «О бухгалтерском учете».

Виды учетных регистров в бухгалтерском учете

Поэтому далее остановимся лишь на характеристике такого элемента, как выбор формы бухгалтерского учета как совокупности используемых носителей информации (учетных регистров) и адекватною отражения в них учетного процесса.

Для систематизации и накопления учетной информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, и отражения на счетах бухгалтерского учета ФХЖ используются регистры бухгалтерского учета.

Это таблицы специальной формы, предназначенные для учетных записей на основе первичных документов. Практика организации бухгалтерского учета строится на сочетании различных учетных регистров. В Федеральном законе «О бухгалтерском учете» дается перечень возможных видов регистров бухгалтерского учета в виде бумажных и машинных носителей информации, применение которых в организациях обусловливается объемом и спецификой учитываемых объектов, массовостью хозяйственных операций, способом регистрации и обработки информации и т.п.

Для уяснения сущности учетных регистров их принято классифицировать по определенным признакам, основными из которых являются внешний вид. содержание и характер записей.

По внешнему виду учетные регистры представляют собой бухгалтерские книги, карточки, свободные листы, машинные носители.

Бухгалтерские книги

Бухгалтерские книги - это таблицы, разграфленные определенным образом для регистрации фактов хозяйственной жизни (хозяйственных операций) в зависимости от специфики объектов бухгалтерского наблюдения, которые должны быть пронумерованы, прошнурованы, заключены в отдельный переплет; на обороте последней страницы указывается количество страниц в книге, затем проставляются подписи главного бухгалтера и руководителя и печать организации. Книги, как правило, используются в качестве учетных регистров, когда перечень учитываемых объектов в организации незначителен. Однако по некоторым объектам учета (например, кассовые операции) все организации ведут учет регистрации операций в книгах (кассовая книга). Обобщение движения всех объектов бухгалтерского учета ведется в Главной книге.

Карточки

Карточки - это бланки, отпечатанные в виде таблицы. Карточки можно легко сортировать, они нагляднее, удобнее, доступнее в обращении, чем книги. Внешний вид карточек может быть различным, но наиболее распространены три вида: контокоррентные, инвентарные, многоколончатые.

Контокоррентные карточки имеют одностороннюю форму, так как колонки дебета и кредита помещаются рядом. Такие карточки используются для учета расчетов с юридическими и физическими лицами. Наличие параллельных колонок дебета и кредита позволяет четко видеть состояние расчетов, т.е. кто, кому, за что и сколько должен.

Инвентарные карточки применяются для учета материальных ценностей. В таких карточках вводится графа «Остаток», где указывается остаток данного вида ценностей после регистрации факта хозяйственной жизни (хозяйственной операции), по приходу и расходу данного вида ценностей. В этих карточках обязательно присутствуют три графы: приход, расход и остаток. При этом каждая графа делится на две колонки: количество и сумма. Для учета материалов, сырья и т.п. в таких карточках указывается лимит (норматив) запаса, что позволяет осуществлять контроль за обеспеченностью организации этими ценностями для бесперебойной работы.

Многоколончатые карточки предназначены для учета производственных затрат в постатейном разрезе (по статьям калькуляции), связанных с выпуском продукции, выполнением работ и услуг. Совокупность данных по этим статьям позволяет исчислять себестоимость конкретных видов продукции (работ, услуг), так как эти карточки ведутся по каждому виду выпускаемой продукции, выполняемым работам, услугам.

В течение всего отчетного года карточки хранятся в специальных ящиках. Совокупность однородных по назначению карточек называется картотекой. Карточки в картотеке располагаются по номерам счетов, алфавиту, номенклатурным номерам и другим признакам. Применение особых разделителей и индикаторов (металлические пластинки с обозначением букв алфавита, обозначения счетов и т.д.) облегчает их быстрое нахождение. Карточки в основном применяются для учетной регистрации по аналитическим счетам. С целыо обеспечения сохранности карточек их регистрируют в специальных регистрах, где им присваиваются порядковые номера. Это дает возможность проверять их наличие и тем самым осуществлять контроль за их сохранностью.

Свободные листы

Свободные листы, так же как и карточки, представляют собой бланки с отпечатанными таблицами, но большие по размеру и объему отражаемой в них информации. В бухгалтерской практике это главным образом различные ведомости. Такие учетные регистры используются для обобщения однородной информации, например начисления амортизации основных средств, ведомость отгрузки (отпуска) продукции и т.п. В целях контроля за сохранностью этих видов учетных регистров их хранят в отдельных папках. Использование в качестве учетных регистров карточек и свободных листов предоставляет большие возможности для разделения труда учетных работников и заполнения их средствами вычислительной техники.

Машинные носители

Машинные носители как учетные регистры размещают данные не на бумаге, а на магнитном носителе (магнитные ленты, магнитные диски, дискеты и т.д.). Особенности машинных носителей информации диктуют и порядок ее расположения. При использовании машинных носителей в качестве учетных регистров организация обязана изготовлять копии таких регистров на бумажных носителях (равно как и первичных документов), в том числе и по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

По характеру записей бухгалтерские регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

Хронологическими называют учетные регистры, в которых информацию о хозяйственных операциях записывают в последовательном порядке поступления и обработки первичных документов. Никакой группировки регистрируемых данных в этих регистрах не производится. Примерами хронологических регистров являются журнал регистрации операций, книга продаж и книга покупок, где ведется регистрация счетов-фактур соответственно на отгруженную продукцию и приобретенные ценности.

Систематическими называют учетные регистры, в которых регистрация хозяйственных операций группируется по определенным (установленным) признакам, например группировка информации непосредственно по счетам синтетического и аналитического учета. Примеры таких регистров — ведомость остатков материалов на складе (сальдовая ведомость), Главная книга, в которой обобщаются итоговые данные по всем синтетическим счетам.

Записи в хронологических и систематических учетных регистрах должны дополнять друг друга, вследствие чего сумма оборотов хронологических регистров всегда равна сумме дебетовых или кредитовых оборотов систематических учетных регистров (так называемое правило Мендеса):

Если в одном регистре выполняются хронологическая и систематическая записи, то такой регистр будет называться комбинированным. Типичными примерами такого регистра являются «Журнал-Главная», многие журналы-ордера. Применение комбинированных учетных регистров позволяет сделать учетные записи более наглядными, при этом сокращается и количество учетных записей.

Синтетическими называют регистры, в которых все операции отражаются в обобщенном виде в денежном измерителе. Информация о хозяйственных операциях в этих учетных регистрах отражается в разрезе синтетических счетов. Примером такого учетного регистра является Гчавная книга.

Аналитическими называют учетные регистры, в которых информация отражается по отдельным аналитическим счетам, детализирующим содержание записей того или иного синтетического счета. Записи в аналитические регистры должны быть более подробными, чем записи в синтетические регистры: приводится пояснительный текст и наряду со стоимостными указываются в необходимых случаях натуральные или трудовые измерители.

В настоящее время большое распространение получают комплексные учетные регистры, совмещающие синтетический и аналитический учет, а также хронологическую и систематическую записи. Они применяются, например, при журналыю-ордерной форме учета. Совмещение синтетического и аналитического учета обеспечивает автоматическое совпадение итогов по синтетическим и аналитическим счетам и освобождает от необходимости составления оборотных ведомостей для сверки данных.

Для формирования достоверной и своевременной информации о деятельности предприятия и предоставления ее пользователям важное значение имеет техника учетной регистрации. Запись хозяйственных операций в соответствующие учетные регистры на основании документов называется разноской операций. Эти записи осуществляются на основе котировки (т.е. указания дебетуемого и кредитуемого счетов по хозяйственной операции).

В целях исключения повторной регистрации информации в учетном регистре по одному и тому же документу на документах делается соответствующая отметка о разноске операции в виде знака ». Часто на документе указывается страница учетного регистра, где произведена запись поданной хозяйственной операции, оформленной этим документом. Проставление отметок в документах о разноске операций имеет также значение для последующей проверки правильности произведенных записей.

В практике бухгалтерского учета применяются различные способы счетных записей в учетные регистры. Записи в учетных регистрах бывают простыми и копировальными. Копирование записей применяется в тех случаях, когда необходимо иметь оттиск или копию записи.

Записи в учетные регистры могут осуществляться линейно-пози- ционным и шахматным способами.

Сущность линейно-позиционной записи состоит в том, что дебетовые и кредитовые обороты отражаются в одну линию, что особенно удобно для ведения учета разного рода расчетов. Применение такого способа учетных записей обеспечивает наблюдение за своевременностью погашения дебиторской и кредиторской задолженности.

Преимущество использования линейно-позиционной записи состоит в том, что в учетных регистрах, как правило, совмещаются синтетический и аналитический учет. Тем самым упрощается техника ведения бухгалтерского учета и повышается его достоверность.

Шахматный принцип записи в учетных регистрах заключается в том, что за один прием в учетном регистре отражается сумма хозяйственной операции по дебету и кредиту корреспондирующих счетов. При таком способе регистрации учетных данных возрастает наглядность и раскрывается внутреннее содержание корреспонденции счетов. Такой порядок записи используется в построении многих регистров (журналов-ордеров) при журнально-ордерной форме учета.

Документирование - это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения.

Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации установило, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Они служат первичными учетными документами, на основании которых ведется учет.

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации.

Для придания документам юридической силы они должны содержать обязательные реквизиты в соответствии с нормами п. 2 ст. 9 Федерального Закона «О бухгалтерском учете» (№ 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.), а именно:

1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
7) подписи лиц, предусмотренных в п. 6, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Все документы, принимаемые к бухгалтерскому учету, должны быть составлены по формам, утвержденным приказом руководителя организации.

В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции.

При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовой техники допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков.

Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

Документооборот - это система санкционирования и обеспечения исполнения поручений на основе порядка прохождения документов.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передача их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Исполнение всеми ответственными лицами утвержденного порядка документооборота обеспечивает руководитель организации.

Поскольку документы составляются людьми, то возможны и ошибки в документах. Выявляются они в процессе контроля со стороны бухгалтерской службы и аудиторов.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов могут составляться сводные учетные документы.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Рассмотрим конкретный пример. Предприятием произведен ремонт оборудования. Затраты списаны на себестоимость продукции. При этом в оформлении первичных учетных документов были допущены следующие нарушения:

1) начисление заработной платы рабочим производилось на основании нарядов, которые не были подписаны уполномоченными на это должностными лицами;
2) на требовании на получение со склада материалов отсутствует дата;
3) списание материалов на производство производилось на основании записки мастера, составленной в произвольной форме.

Впоследствии при документальной проверке налоговый инспектор может признать неправомерным списание указанных выше расходов на себестоимость, так как ненадлежащим образом оформленные документы не являются подтверждением факта совершения хозяйственной операции, а следовательно, возможно утверждение, что данные расходы фактически не производились.

Поскольку себестоимость продукции (работ, услуг) представляет собой стоимостную оценку используемых в процессе производства продукции (работ, услуг) природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных фондов, трудовых ресурсов, а также других затрат на ее производство и реализацию, то включение затрат в себестоимость продукции (работ, услуг) производится на основании документов, подтверждающих факт использования тех или иных ресурсов в процессе производства.

В нашем примере должностными лицами допущены следующие ошибки.

Таким образом, если первичные учетные документы оформлены ненадлежащим образом, то предприятию будет сложно доказать факт совершения хозяйственной операции. В случае возникновения споров косвенным подтверждением факта совершения хозяйственной операции могут служить другие первичные учетные документы, акты инвентаризации, экспертные заключения, а также свидетельские показания. Однако контролирующие органы вправе не согласиться с представленными косвенными доказательствами (либо их может оказаться недостаточно).

В конечном итоге не исключена возможность, что предприятию придется доказывать факт совершения той или иной хозяйственной операции в суде.

В условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета результатная информация может формироваться в виде выходных документов на машиночитаемых носителях.

Формы учетных регистров, порядок записей в них, обработки и использования определены инструкциями по бухгалтерскому учету, методическими указаниями по организации бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники. Программные продукты по бухгалтерскому учету формируют учетные регистры в зависимости от заложенных в них задач.

Существуют следующие виды учетных регистров:

Информация о хозяйственных операциях, произведенных предприятием, учреждением за определенный период времени (месяц, квартал, полугодие, год), из учетных регистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерские отчеты.

Документооборот - это движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание, получение их от других предприятий и учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив).

Схема документооборота торгового предприятия представлена на рис. 2.1.

Документооборот на предприятии регламентируется графиком, который по каждому документу должен содержать следующие разделы:

1) порядок создания документа:
- количество экземпляров;
- ответственный за выписку;
- ответственный за оформление;

Рис. 2.1.

ответственный за исполнение;
срок исполнения;
2) порядок проверки документа:
- ответственный за проверку;
- кто представляет;
- порядок представления;
- срок представления;
3) порядок обработки документа:
- исполнитель;
- срок исполнения;
4) порядок передачи документа в архив:
- исполнитель;
- срок передачи.

График документооборота составляется в виде перечня функций, оформляемых документами, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения этих функций. Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют рациональному распределению должностных обязанностей между работниками, усилению контрольных функций бухгалтерского учета и обеспечивает своевременность составления отчетности. Пример графика документооборота (фрагмент) представлен на рис. 2.2.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия. Каждому исполнителю целесообразно вручить выписку из графика, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере деятельности данного исполнителя.

Порядок хранения первичных документов утверждается руководителем организации, который руководствуется нормативными документами, действующими на тот момент. Например, в части документов, оправдывающих исчисление налогов - Налоговым кодексом РФ, в части других документов - Законом об архивном деле в РФ.

Документы должны храниться в закрывающемся помещении в специально предназначенных для этого шкафах или сейфах, исключающих возможность их пропажи или порчи.

Инвентаризация - метод бухгалтерского учета. Это проверка фактического наличия имущества и обязательств организации и сопоставление полученных данных о них с данными бухгалтер-

Глава 2. Предмет, объекты и метод бухгалтерского учета

2.5. Документирование и учетные регистры

Рис. 2.2. Пример графика документооборота (фрагмент) ских счетов с целью установления достоверности учетных показателей и устранения возможных расхождений.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, периодичность, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, и т. п.) проведения инвентаризаций определяется руководителем компании. При этом он руководствуется установленным законодательно порядком и не может отказаться от проведения инвентаризации в тех случаях, когда она обязательна:

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в 3 года, а библиотечных фондов - один раз в 5 лет. В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков);
при смене материально ответственных лиц;
при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
при реорганизации или ликвидации организации;
в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Контрольные вопросы

1. Что является предметом бухгалтерского учета?
2. Что является объектом бухгалтерского учета?
3. Что надо знать о финансовых ресурсах?
4. Что такое активы?
5. Что такое пассивы?
6. Дайте классификацию имущества организации.
7. Дайте классификацию обязательств организации.
8. Что такое внеоборотные активы? Назовите их.
9. Что такое оборотные активы? Назовите их.
10. Что такое обязательства?
11. Что такое собственный капитал?
12. Приведите классификацию хозяйственных процессов по стадиям кругооборота.
13. Что такое документирование бухгалтерского учета?
14. Назовите обязательные реквизиты документов, придающие им юридическую силу.
15. Когда должен быть составлен первичный документ, оправдывающий хозяйственную операцию?
16. Что такое документооборот? Кто обеспечивает документооборот?
17. Что такое учетные регистры?
18. Что такое инвентаризация?
19. Кто определяет порядок проведения инвентаризации?
20. В каких случаях проведение инвентаризации обязательно?

Должны проверяться по форме и по содержанию. Проверка по форме предполагает контроль полноты и правильности оформления документации, а также правильность заполнения реквизитов. Проверка по содержанию - правомерность фиксируемых операций, логическая взаимосвязь между отдельными показателями. После этого проводится регистрация и группировка данных по синтетическим и аналитическим счетам: информация о проведенных хозяйственных операциях из первичных или сводных документов переносится в учетные регистры.

Учетные регистры представляют собой счетные таблицы стандартизированной формы, формируемые по принципу экономической группировки данных об имуществе предприятия и источниках его появления. С помощью регистров финансово-хозяйственные операции находят отображение на бухгалтерских счетах.

Учетные регистры можно классифицировать по 3-м признакам : назначение; обобщение данных; по внешнему виду.

По назначению учетные регистры бывают хронологические; систематические; комбинированные (синхронистические). В хронологических регистрах запись о проводимых операциях проводится по мере проведения операций, без использования дополнительной систематизации (журналы, реестры и т.п.). Систематические регистры предполагают фиксацию операций по принципу счетов. При этом надо следить, чтобы записи в хронологических и систематических регистрах дополняли друг друга, и сумма оборотов одного типа регистров всегда совпадала с суммой оборотов другого. Если же в одном регистре проводить оба вида записей - хронологическую и систематическую - тогда получим комбинированный (синхронистический) регистр. Классический пример комбинированного регистра - «журнал - главная».

По обобщению данных регистры можно разделить на интегрированные и дифференцированные . Отличие их заключается в следующем: если рассмотрение регистра проводится индуктивно - от первичных документов до отчетности - то получаем интегрированный учетный регистр; если же рассмотрение проводится дедуктивно - от общей отчетности к первичным документам - тогда будем иметь дело с дифференцированным регистром.

По внешнему виду учетные регистры можно разделить на , карточки учета, свободные листы или находящиеся на цифровом носителе.

Регистр в виде книги представляет собой разграфленный специфическим образом, переплетенный, прошнурованный и подписанный главным бухгалтером документ.

Карточка - это бланк, оформленный в виде таблицы.

Свободный лист - это находящаяся на бланке таблица, которая подлежит брошюровке. Это некий «усредненный вариант» между книгами и карточками. В принципе, сводные листы можно считать карточками, но напечатанными на тонкой бумаге значительного большего размера, чем обычные карточки. И если карточка находится в картотеке, то свободные листы брошюруются и хранятся в папках. По карточкам и свободным листам необходимо вести соответствующие реестры (перечни этих документов).

Задача реестра - контроль над учетной документацией. Таким образом исключается подмена карточки, а если даже карточка утеряется, то можно легко установить, какая именно была утеряна.

Используемые карточки могут иметь различный внешний вид. Но самые популярные такие: контокоррентные; инвентарные; многоколончатые.

Контокоррентные характеризуются односторонней формой, поскольку колонки дебета и кредита находятся рядом. Такое позиционирование данных позволяет легко контролировать финансовое состояние предприятия.

Инвентарные карточки используются при учете материальных ценностей. В них добавлена колонка «Остаток», где отображается остаток конкретного вида ценностей по завершению конкретной операции. В итоге имеем 3 колонки: приход; расход; остаток. Каждая из них разделяется еще на 2 половинки: количество и сумма. В заглавии карточки указывается лимит запаса, в результате чего наглядно видно: есть ли у предприятия конкретных материальных ценностей больше, чем надо, или же при появлении недостачи определенного имущества она сразу же станет заметна.

Многоколончатые карточки учета хозяйственных операций предполагают выделение в колонках определенных показателей. Когда одна операция фиксируется комплексными суммами, например, оплата расходов.

Машинные носители могут различаться по технической структуре. Размещение информации происходит, конечно же, не на бумаге, а на магнитном носителе. Порядок размещения бухгалтерской информации будет зависеть от типа носителя.

За достоверность отображаемой в учетных регистрах информации несут ответственность лица, подписавшие бухгалтерский отчет.

Хранение регистров бухучета должно проводиться так, чтобы исключалась возможность незаконного исправления данных. Если же такие исправления потребуются, то они должны подкрепляться подписью лица, сделавшего исправление, с указанием даты, согласно ст. 10 ФЗ «О бухгалтерском учете».

Согласно данному закону, информация в учетном регистре относится к категории коммерческой тайны, и лица, обладающие доступом к данной информации, обязаны соблюдать данную тайну. В противном случае может наступить ответственность согласно действующего законодательства РФ.

Виды учетных регистров.

Рассмотрим более детально выбор формы бухгалтерского учета в контексте использования различных носителей информации и способом фиксации в них учетных данных.

С целью классификации и накопления учетной информации, находящейся в первичных учетных документах, и последующего отражения ее на счетах бухгалтерских ведомостей используют регистры бухгалтерского учета

Синтетические учетные регистры - это такой вид регистров, где операции отображаются в обобщенном виде в денежном эквиваленте. Вся информация о проводимых операциях в таких регистрах указывается в ракурсе синтетических счетов. Пример такого регистра - Главная книга.

Аналитические учетные регистры подразумевают отображение информации по отдельным аналитическим счетам, при этом происходит детализация записей каждого синтетического счета. Записи в такие регистры будут более подробными, чем в синтетические, поскольку цифры сопровождаются текстовыми пояснениями, а рядом с ценой, при необходимости, может быть указан натуральный или трудовой эквивалент.

В последнее время все большую популярность набирают комплексные учетные регистры , объединяющие в себе указанные выше виды регистров, а также 2 вида записей - хронологическую и систематическую. Комплексные регистры актуальны при журнально-ордерной учетной форме. При комбинировании разных видов учета достигается безупречное совпадение данным по счетам, а в использовании оборотных ведомостей для сверки информации потребность автоматически исчезает. Процесс записи финансово-хозяйственных операций из первичных документов в учетные регистры называется разноской операций. Подобные записи выполняются на основе котировок, то есть с указанием дебета и кредита счета по операциям.

Чтобы не допустить дублирования регистрируемой информации в учетном регистре с одного и того же документа, на документе ставится отметка об уже сделанной разноске в виде значка >>, иногда обозначается страница регистра, куда внесена запись о данной операции. Указание отметок о разноске операций будет важно для дальнейшей проверки правильности записей.

Бухгалтерская практика содержит в себе разные варианты осуществления счетных записей в учетных регистрах. По одной из классификаций такие записи могут быть простыми и копировальными. Копирование записей проводится в случаях, когда возникает потребность в оттиске или копии записи.

Также запись в регистры может проводиться линейно-позиционным и шахматным способами.

Линейно-позиционный способ заключается в том, чтобы дебет и кредит записывать в одну линию. Это очень удобно для учета всевозможных расчетов, а также становится удобным контроль за погашением дебиторской и кредиторской задолженности. Отличительная особенность линейно-позиционного способа - совмещение в учетных регистрах синтетического и аналитического счетов, благодаря чему процедура бухгалтерского учета становится намного проще и к тому же достоверней.

Шахматный принцип записи операций в учетных регистрах сводится к одновременной записи суммы хозяйственных операций по дебету и кредиту корреспондирующих счетов. При этом повышается наглядность и хорошо высвечивается внутреннее содержание счетов. Шахматная запись хорошо подходит для формирования регистров при журнально-ордерной форме учета.

Документирование хозяйственных операций.

В бухгалтерском учете документирование используется в качестве первичной регистрации и юридической оформления проводимых операций. Другими словами, это способ отображения влияния произошедших фактов хозяйственной деятельности на состояние предприятия. На данном этапе все данные должны отражаться правдиво и иметь доказательную базу. Учетный документ пишется в момент совершения операции, но если такое действие осуществить невозможно, то документ учета должен быть составлен после завершения операции.

Классифицировать учетные документы можно по форме и по показателям, от которых будут зависеть отображаемые в них операции. Главным показателем документа, определяющим суть записанных в ней операций, называется реквизитом.

Реквизит - это некий информационный элемент, содержащий в себе смысловую нагрузку (к примеру, вид материала, измерительная единица и т.п.). Реквизиты можно разделить на качественные и содержательные (еще называют, соответственно, признаки и показатели). В качественных реквизитах отражается объект учета (это может быть стройматериал и т.п.); содержательные реквизиты определяют характеристику учетного объекта (сорт, габариты стройматериала и т.п).

Специфика использования реквизитов будет определяться, конечно же, формой и содержанием документа. Чтобы обработка документов проходила проще, проводят их группировку по однотипным признакам. Основные признаки классификации документации являются: назначение; количество отображаемых в документе операций; способ применения документа; место составления.

По назначению учетные документы классифицируют на: распорядительные; исполнительные; бухгалтерского назначения; комбинированные.

Распорядительные документы - тип документов, включающих в себя приказ, распоряжение или предписание определенной хозяйственной операции. Например, письменные приказы и распоряжения руководителя предприятия и структурных подразделений; доверенность на получение материальных средств для организации; чеки на определенные денежные сумма, которые надо обналичить в банке и т.п. Особенность распорядительных документов в том, что они являются лишь основанием для выполнения конкретной хозяйственной операции, но не имеют подтверждения фактов проведения операций.

Исполнительные документы - служат подтверждением конкретного факта проведенной операции. Сюда входят накладные на получение-сдачу товара; приходные ордера для оформления материалов на склад; квитанции, подтверждающие факт приема материальных ценностей и т.п. Составление исполнительных документов проводится в момент совершения операции, данный тип документов служит основанием для внесения учетной записи.

Документы бухгалтерского оформления сами по себе не имеют никакого значения. Составляются они на основе распорядительных и исполнительных документов и служат вспомогательным средством для систематизации учетных записей.

Также к данной категории относятся документы, составленные бухгалтером с целью формирования и упрощения учетных записей и дальнейшего использования в учетном процессе (это могут быть бухгалтерские справки, расчеты). Ценность такие документы будут представлять только для бухгалтерии предприятия. Смысл и форма документов бухгалтерского назначения определяются техническими средствами, применяемыми в работе, а также составом и списком показателей синтетического и аналитического учетов.

Комбинированные документы будут содержать в себе признаки нескольких ранее указанных документов. Например, признаки распорядительных документов - предписывающих выполнение определенной хозяйственной операции, исполнительных - подтверждающих факт проведения операции. Кассовый ордер содержит в себе признаки нескольких видов документов: распорядительного, исполнительного и документа бухгалтерского учета. Комбинированные документы нашли широкое применение в практике бухучета.

По объему отражаемых хозяйственных операций учетные документы разделаются на первичные и сводные .

Первичные - тип документов, которые составляются в момент совершения финансово-хозяйственной операции. Первичные документы представляют собой самое первое «звено» учетной линии деятельности предприятия. Эти документы служат основой для первичного учета, поскольку именно в них фиксируется факт хозяйственной операции с помощью предварительного наблюдения и измерения. Стоит отметить, что большинство учетных документов относятся как раз к категории первичных (приходные/расходные кассовые ордера, накладные, акты приема товара и т.п.)

Сводные документы содержат в себе факты хозяйственых операций из нескольких первичных документов. Потребность в сводных документах возникла в связи с необходимостью обобщения информации из первичных документов и получения интегрированных показателей или вспомогательных данных об исследуемой хозяйственной операции и дальнейшего ее отражения в бухучете. Типичные примеры сводных документов: отчеты кассира (или кассовые отчеты), включающие в себя обобщенные данные о приходных и расходных кассовых ордерах, а также дополнительные документы; товарные отчеты, формируемые на основе первичных приходно/расходных документов и т.п.

Первичные и сводные документы могут быть составлены на обычной бумаге или на машинном носителе. В последнем случае также требуется бумажная копия документа. Это требование остается и в случае востребования документа контролирующими или правоохранительными органами.

По способу использования различают разовые и накопительные документы .

Разовые - это документы, используемые лишь для однократного отображения хозяйственных операций. Примеры: ордера прихода/расхода имущества; требование на отгрузку материалов со склада и т.п.

Накопительные - тип документов, применяемых для многократного отображения в них однотипных хозяйственных операций на протяжении определенного периода времени (неделя, месяц, квартал, декада и др.). Сюда относятся лимитные и лимитно-заборные карты, оформляемые при отгрузке материалов со склада для одного и того же получателя - цеха, участка; декадные рапорта о выработке продукции и т.п. Благодаря накопительным документам можно существенно сократить объем используемой документации.

По месту составления документы можно классифицировать на внешние и внутренние

Внешние - документы, составляемые за пределами предприятия, то есть те, которые приходят извне: платежные требования поставщиков; судебные исполнительные листы; банковские выписки по расчетным счетам и т.п.

Внутренние - документы, составляемые внутри предприятия (независимо от назначения).

Для учета могут быть использованы только те документы, которые оформлены унифицированно и правильно, согласно всех требований действующего законодательства.

Унифицированным считается такой учетный документ, который прошел утверждение в установленном порядке и используется для отображения однотипных хозяйственных операций для всех субъектов хоз. деятельности: приходные/расходные ордера; авансовые счета; платежные требования и т.п. Применение такой документации является обязательным для всех типов предприятий, независимо от вида деятельности.

Благодаря унификации документов достигается их упорядочивание. Попутно должен решаться вопрос со стандартизацией документов (разработка бланков одинаковых размеров для определенного документа).

Унификация первичной документации играет большую роль для улучшения учетного процесса, поскольку таким образом устанавливаются и утверждаются стандартные требования к документальной фиксации хозяйственных операций. Унифицированные формы первичных учетных документов могут быть составлены как на бумажном, так и на машинном информационном носителе. Постановление Правительства РФ № 835 «О первичных учетных документах» возлагает на Государственный комитет статистики РФ функции по разработке, утверждению и последующему распространению унифицированных форм первичной учетной документации, а также их электронных версий. Если документ оформлен на машинном носителе, то для его подтверждения требуется распечатка копий на бумаге с последующей постановкой подписей уполномоченными должностными лицами (определяемыми соответствующей формой документа). Подтвердить законность документа, который был создан, хранился или передавался с помощью информационных и телекоммуникационных устройств, можно электронной цифровой подписью, согласно действующего законодательства. Если же форма такого документа отсутствует в альбомах унифицированных форм, доказать его юридическую силу можно с помощью обязательных реквизитов, перечень которых регламентируется ФЗ «О бухгалтерском учете».

При фиксации любой хозяйственной операции требуется составление качественного подтверждающего документа, где будет реальное описание проведенной операции (сроки, объемы). Ответственность за достоверность данных в таком документе несут лица, поставившие в нем подпись.

Если документ заполняется вручную, то почерк должен быть четким и разборчивым. Запрещаются подчистки и недопустимые способы исправления внесенных данных. Если необходимо исправить ошибку, то неправильный символ зачеркивается одной чертой (так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое), а сверху пишутся правильные данные. Исправление должны подтвердить лица, ранее подписавшие документ, указав при этом дату исправления и поставив повторно свою подпись.

Определенные документы - кассовые, банковские - не допускают внесение исправлений любым способом. Порядок оформления таких специфических документов регламентируется Порядком ведения кассовых операций на территории РФ, который утверждался Центробанком страны. К примеру, согласно данного Порядка в учетных документах на прием и выдачу денежных средств сумма должны быть зафиксирована не только цифрами, но и прописными буквами, начиная с заглавной первой буквы (таким образом исключаются приписки). Этот же Порядок является обязательным и при заполнении документации по отгрузке материалов.

С целью установления контроля за рядом учетных документов, могут заполняться корешки чеков, квитанций, выписок под копирку. Такой контроль позволяет избежать всевозможных ошибок или неправомерных операций, не допустить непредвиденные растраты, кражи и любые злоупотребления служебным положением.

Чтобы не допустить двойного использования одного и того же документа, данный документ может быть обязательно погашен (доверенности, кассовые ордера и т.п.). Для их погашения надо поставить соответствующий штамп или надпись: «Получено», «Оплачено» и т.п., с фиксацией даты. Наличие штампа о погашении аннулирует действие всех банковских документов, а также документов, по которым начисляется и выплачивается заработная плата.

Составленные должным образом учетные документы подлежат передаче в бухгалтерию для последующей обработки и занесения в бухгалтерский учет обозначенных в документах операций. После этого учетные документы отправляют в архив.

Документооборот - это процесс перемещения учетных документов от момента выписки (или составления, распечатывания), использования, обработки бухгалтерией, внесения в учетные регистры и до самой сдачи на хранение в архив.

Документооборот предусматривает внедрение схем и графиков перемещения учетных документов. Графики будут содержать в себе примечания с указанием: перечня документов; какое должностное лицо занимается составлением конкретного документа; кому затем передается документ; информация про обработку и распределение документов.

Сразу после поступления в бухгалтерию учетные документы должны проверяться по существу операции и соответствия требованиям оформления.

Проверка по существу операции сводится к проверке соответствия проведенной операции, которая указана в документе, требованиям действующего законодательства. Этот вид проверки является одним из важнейших факторов контроля законности и целесообразности операции, осуществляемый работниками бухгалтерии.

Проверка правильности оформления документов ставит задачу выяснить: соответствует ли документ утвержденной законодательством форме; достоверны ли указанные в нем реквизиты; правильно ли исправлялись ошибки; действительно ли подписи поставлены указанными должностными лицами и пр. При выявлении нарушений в указанных пунктах, документ подлежит возврату на дооформление.

Если учетный документ прошел проверки, он поступает в бухгатерию для учетной обработки. Такая обработка подготовит документ к внесению в учетные регистры. Объем бухгалтерской обработки документов будет зависеть от количества и качества операций, указанных в конкретном документе. Например, если в них нет денежного измерителя, то вначале будет проведена расценка или таксировка (количественные показатели умножают на цену одно единицы). Если же требуется систематизировать и собрать вместе находящиеся в документах данные, их группируют по экономической сути обозначенных финансово-хозяйственных операций, применяя группировочные и накопительные ведомости.

Затем идет следующий этап бухгалтерской обработки учетных документов - контировка (или разметка), в ходе которого указывают корреспондирующие счета, по которым проводились операции, ставшие причиной выписки данных документов.

Современное специализированное программное обеспечение дает возможность создать некую систему электронного товарооборота. При этом размещение проводится не в файлах и директориях, а в электронных папках, шкафах, на полках и секциях (как и обыкновенные документы). И чтобы найти нужный документ, применяется специальная поисковая система, в которой ключевыми точками могут выступать: дата создания документа; определенные словосочетания; название организации и еще некоторые параметры.

После использования документы подлежат сдаче в архив. А хранящиеся в архиве документы могут выступать подтверждением при ревизионных, аудиторских проверках; в качестве доказательства при решении спорных вопросов в суде; в виде справок. Поэтому хранение документов должно проводиться так, чтобы обеспечивалась надежная сохранность вместе с высоким уровнем скорости нахождения.

После полной обработки бухгалтерией документы хранятся в архиве бухгалтерии, а потом перемещаются в архив предприятия. Перед сдачей в архив проводиться группировка документов по папкам согласно хронологии появления и по видам операций. Факт передачи документа в архив предприятия регистрируется в архивной книге.

Срок хранения учетных документов в архиве предприятия определяется Федеральной архивной службой, и составляет такой срок минимум 5 лет. Для отдельных видов документов устанавливаются определенные сроки: лицевые счета работников предприятия должны храниться в течение 75 лет; доверенность на получение денег или иного ценного имущества - 3 года и т.п.

По завершению сроков хранения особо важные документы должны передаваться в Государственный (по месту нахождения предприятия), а остальные виды - уничтожаются. В случае передачи определенных документов в Госархив, в архивной книге делается соответствующая запись и ссылка на документ, подтверждающий передачу.

Изъять первичные документы у предприятия могут: органы следствия, дознания, прокуратуры, суда, налоговой инспекции по постановлениям указанных органов и согласно действующего Уголовно-процессуального кодекса РФ. При изъятии учетных документов составляется протокол, копия протокола имеют право получить директор и главный бухгалтер предприятия. Также указанные должностные лица (или другие уполномоченные лица) могут снять ксерокопию изымаемых документов в присутствии представителей органов, производящих изъятие. На копиях ставится дата и причина изъятия.

Если учетные документ незаконно исчезает или уничтожается, директор предприятия назначает комиссию для расследования данного факта. При необходимости могут быть приглашены представители правоохранительных органов, сотрудники охраны или МЧС (о чем в конкретном приказе делается оговорка). По результатам проверки комиссия составляет акт, утверждаемый директором предприятия.

Изначальная бухгалтерская документация крайне важна не только в вопросах, которые напрямую касаются процедуры учета, но связаны со всем процессом налогообложения, в частности с процессом распределения налоговых обязательств.

Первичными являются те документы, которые подтверждают и фиксируют конкретный перечень хозяйственных мероприятий. Причём эти мероприятия уже должны быть завершены. Оставить какую бы то ни было новую заметку в тексте счетоводного учета и, затем, дополнить ею в регистр возможно лишь при наличии набора документов первичного учета. Данный комплект деловых бумаг принято считать неотъемлемой долей всей системы управления предприятием. Исходя из ранее сказанного, легко заключить, что первоначальный комплект документации счетоводного учета являет собою документальное доказательство произведённых сделок, непосредственно касающихся процесса материального взаимодействия данного субъекта с иными субъектами, принесшими ему определённый экономический результат.

Перечень первичного комплекта документации счетоводного учета

В основной своей массе, первоначальный перечень справок, на которых возлагается основополагающая значимость, остается неизменённым. Это объясняется тем, что ратифицируется данный перечень на высшем законодательном уровне.

На настоящий период к перечню первичных деловых бумаг принято относить следующий набор документов:

Договора. В них рассматриваются чётко оговоренные обстоятельства совершения сделки, ответственность каждой из сторон и иные вопросы, сопряжённые с материальными активами. В целом, здесь рассматриваются все возможные обстоятельства, которые каковым либо образом могут иметь отношение к конкретно взятой сделке.

Счета. С помощью документов данной категории потребитель доказывает своё желание заплатить за товары или предоставленное ему обслуживание. Помимо этого, в тексте счетов могут быть перечислены вспомогательные обстоятельства совершения операции и прописаны точно отмеченные цены, которые торговец установил на свои услуги либо товары. Если по каким-либо обоснованным причинам покупатель не будет удовлетворён качеством проданного ему товара либо услуги, на основании данных, содержащихся в тексте счета, он может воспользоваться своим правом и требовать возврата затраченных им средств.

Накладная на товары. В тексте данной деловой документации перечисляется полный перечень всех товаров, которые намечено передать от торговца клиенту по окончанию операции. Накладная может составляться в нескольких разновидностях в зависимости от того, сколько людей будет принимать участие в сделке.

Акт приема и передачи. Он заключается по результатам окончания предоставления услуги в качестве письменного уведомления о том, что итог произведённого обслуживания находится в абсолютном согласии с ранее оговоренными критериями и был одобрен покупателем либо другой принимающей услугу стороной.

Ведомости по расчётам. В этом виде документации рассматриваются все вопросы, касающиеся процедуры оплаты работы нанятых работников. Таким образом, в ведомостях должны быть отображены все сведения, связанные с уплатой премиальных поощрений и других частей материального стимулирования работников.

Акты приемки и передачи. Этот тип документации отображает процесс проведения различных мероприятий, касающихся процесса ввода либо или вывода наиважнейших материальных активов.

Кассовые деловые бумаги, среди которых пребывают: растрачиваемые и прибыльные кассовые бумаги и сама кассовая книжка. В данном виде документации отражаются данные, касающиеся всевозможных экономических процедур, проведенных с целью реализации продукции либо других сделок.

Требование к первичной документации

Закон, имеющий название "О производстве счетоводного учета" предъявляет к выше упомянутым документам следующие требования:

наличие 7-ми граф неотъемлемых реквизитов;

составление документа: во время совершения прецедента хозяйственного процесса или тот час же после его окончания. Деловая бумага оформляется на бумаге нужного формата либо в электронном формате, однако в этой ситуации акт необходимо засвидетельствовать индивидуальной электронной подписью;

в согласии с конфигурацией, установленной управляющим лицом данного финансового субъекта или в согласии с конфигурацией, закреплённой национальным законодательством;

правильное введение корректировок, если в таковых будет нужда;

приложение копий абсолютно всех элементов основной учетной документации в общее дело счетоводного учета, в случае если оригиналы были под изъятием в согласии с действующим ныне в России законодательством;

хранение всей основной документации должно продолжаться никак не меньше, чем 5 лет подряд после окончания ещё одного отчетного года.

Регистры бухучета

Регистром принято называть акт, составленный на бумажном либо на электронном носителе. В нём должны быть отображены и сохранены все сведения с основной учетной документации. В согласии с законодательным актом "О проведении счетоводного учета" национальные органы имеют право устанавливать отчётливо обозначенные требования, как к методу регистрации, так и к типу оформления регистров.

При заключении любой операции должна оформляться изначальная документация. После того, как изначальная документация будет целиком оформлена, все находящиеся в ней данные должны быть скопированы в соответственный сделке переписной регистр. Таким образом, переписной регистр представляет собою носитель, в коем отображается главные сведения по проведённой сделке.

Исходя из основ заполнения регистра, этот тип документации можно подразделить на 3 основные категории:

Хронологические. В них все произведённые процедуры должны перечисляться в историческом порядке, в абсолютном согласии с их временными рамками.

Систематизированные. В них все процедуры должны отображаться в виде чётких финансовых характеристик. Данное объясняется тем, что регистры данной группы отображают финансовый итог произведённых сделок.

Комбинированные, которые объединяют в себе основные особенности 2-х вышеупомянутых регистров.

Условия оформления регистров

обязательны 7 граф реквизитов;

соответствие с конфигурацией, подтверждённой руководителем финансового субъекта;

корректировки могут записываться только теми личностями, кто отвечает за этот регистр и оформлены в гармонии с нормами действующего ныне законодательства.

если регистры находятся в изъятии в согласии нормами действующего законодательства России, то в составе документации бухучета обязаны находиться их копии;

хранение всей этой документации должно производиться никак не меньше, чем 5 лет подряд после окончания отчетного этапа.

Кроме этого, все регистрационные операции, включая, сам бухучёт обязаны делаться вовремя. Счетоводный учет выполняется при помощи удвоенной записи в тексте счетов если иные принципы не были введены местной властью. Двойная запись - представляет собою отображение любой из отдельно взятых хозяйственных процедур одновременно по 2-м счетам - согласно сведениям, находящимся в тексте дебета одного и согласно сведениям, находящимся в тексте кредита второго. Дебет обозначает сумму, вследствие которой материальное обеспечение компании возрастает, кредит же демонстрирует снижение материального обеспечения. Бухгалтерский расчёт являет собою таблицу из 2-х столбиков (кредит и дебет). В тексте этого важного документа прописываются в местной денежной единице все проведённые за последний месячный срок хозяйственные операции. В столбце "дебет" записываются доходы, а в колонке "кредит" указывается все, что истрачивается.

Заключение

В гармонии с законодательным актом «Об основных учетных и регистрационных документах» функции по изданию и утверждению единых конфигураций основной учетной и регистрационной документации возложены на Госкомстат Р.Ф. Содержание и вся структура узаконенных конфигураций основной и регистрационной документации согласовываются этим комитетом с Министерством по финансам Р.Ф. и Министерством экономики Р.Ф. Таким образом, вся проанализированная нами процедура применения узаконенных конфигураций основной и регистрационной документации был утверждён Госкомстатом Р.Ф. и подтверждён Минфином и Министерством финансового развития России.