Главная Кадровый учет Результаты ревизии кассы оформляются. Ревизия кассы. Что это такое, в какие сроки и кем она проводится

Результаты ревизии кассы оформляются. Ревизия кассы. Что это такое, в какие сроки и кем она проводится

Ревизия кассы – это элемент внутреннего контроля в организациях и предприятиях индивидуальных предпринимателей. Согласно п. 1.11 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, утв. ЦБ РФ 12.10.2011 № 373-П, юридическое лицо, индивидуальный предприниматель самостоятельно определяют порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег.

При этом пунктом 2 ст.12 закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ о бухгалтерском учете для юридических лиц установлены случаи, когда проведение инвентаризации кассы является обязательным, а именно:

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

При смене кассиров;

При выявлении фактов хищения или злоупотребления.

В организациях и на предприятиях индивидуальных предпринимателей, как правило, ревизия кассы производится ежемесячно – утром в первый рабочий день каждого месяца или в конце последнего рабочего дня каждого месяца. Это гарантирует сохранность денежных средств, а также дисциплинирует материально ответственных лиц. Кроме этого, периодически необходимо проводить внезапные ревизии кассы. Приказ о проведении такой ревизии составляется непосредственно перед ее началом. Инициатором такого приказа являются руководитель, либо главный бухгалтер, либо внутренний аудитор. Другие лица до начала ревизии не должны знать об ее проведении.

Индивидуальный предприниматель, который сам ведет кассу, также должен проводить ревизию и оформлять ее результаты документами унифицированных форм. Ему необходимо определить в своем решении периодичность проведения таких ревизий. Например, ежеквартально, один раз в полугодие или только по окончании года. В данном случае этого будет достаточно, так как предприниматель в силу исполнения обязанностей кассира ежедневно пересчитывает наличные денежные средства и сверяет их наличие с остатком по кассовой книге.

Ревизия кассы производится с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Фактическое наличие денежных средств в кассе сравнивается с книжным остатком, то есть остатком по кассовой книге. Фактическое наличие денежных документов, ценных бумаг, которые хранятся в кассе организации, сравнивается с данными бухгалтерского учета и книгой учета ценных бумаг, книгой учета денежных документов.

Для производства ревизии кассы приказом руководителя (индивидуального предпринимателя) назначается комиссия, которая составляет акт. Приказ на проведение ревизии составляется по унифицированной форме № ИНВ-22. Акт инвентаризации наличных денежных средств составляют по унифицированной форме № ИНВ-15. Унифицированные формы утверждены Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88. Порядок проведения инвентаризации установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.

При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

В бухгалтерском учете организации делают такие проводки:

Дебет 50.1 Кредит 91.1 – оприходованы излишки, выявленные ревизией кассы;

Дебет 94 Кредит 50.1 – выявлена недостача денежных средств в кассе;

Дебет 73.2 Кредит 94 – выявленная в кассе недостача отнесена на виновное лицо (кассира).

По закону все коммерческие компании и предприниматели, принимающие в качестве оплаты за услуги и товары наличные денежные средства, должны применять в своей деятельности кассовые машины. Но это еще не все – работа с контрольно-кассовой техникой подразумевает под собой соблюдение кассовой дисциплины и проведение периодических ревизий.

Что такое ревизия кассы

Под ревизией кассы принято понимать ряд мер, которые проводят контролирующие органы или ИП и руководство организаций для проверки того, насколько соответствуют операции с наличными средствами, осуществляемые кассирами и работниками бухгалтерских отделов, требованиям закона.

Кассовая дисциплина

Для того, чтобы в процессе будущей ревизии кассы, которая неизбежно рано или поздно последует, не нашлось каких-либо серьезных ошибок и недочетов, следует с самого первого дня работы с кассовой техникой тщательно придерживаться кассовой дисциплины. Под ней подразумевается обязательная фиксация всех операций с наличными средствами в , работа с приходно-расходными ордерами, ведение расчетно-платежной ведомости и т.д.

Кроме того, все ИП и предприятия должны отвести для кассы специально огороженное место или даже выделить отдельный кабинет для того, чтобы не допустить проникновения посторонних людей к контрольно-кассовой технике и тем самым исключить вероятность различных правонарушений. Следует помнить о том, что допустить к работе с кассой можно не каждого из сотрудников бухгалтерского отдела, а только того, кто прошел специальное обучение.

Кто проводит ревизию кассы

Проводить ревизию кассы могут:

специалисты территориальных налоговых инспекций;
сотрудники Росфиннадзора;
руководство предприятия в лице уполномоченных сотрудников или аудиторской компании.

Раньше, до 2012 года, проверять контрольно-кассовую дисциплину в организациях и ИП могли представители банковских структур, но сейчас у них это право отсутствует.

В какие сроки проводится ревизия

Если решение о ревизии кассы принимается на уровне руководства предприятия или индивидуальным предпринимателем для внезапной проверки работы бухгалтерии и кассира, то сроки ревизии выбираются на их усмотрение и проводятся на основании изданного приказа. Однако, закон учитывает и те случаи, когда ревизия кассы является обязательной процедурой. Это:

время перед годовой отчетностью;
увольнение или временная замена кассира;
в случае выявления злоупотреблений наличными средствами или краж.

Кроме того, ревизия обязательно должна проводиться как минимум по итогам полугодия, а еще лучше – ежеквартально или ежемесячно, в самом начале или конце месяца.

Необходимые условия для ревизии кассы

Инициация ревизии обязательно должна сопровождаться соблюдением определенного ряда условий. В частности, если ревизию решило провести руководство предприятия, то должен быть издан соответствующий внутренний приказ. Если же решение о проведении ревизии приняли контролирующие органы, то есть либо налоговая служба, либо Росфиннадзор, то они должны заранее уведомить проверяемую организацию или ИП о надвигающейся проверке. При этом в уведомлении, как и в приказе, обязательно должны быть прописаны сроки ревизии, а также состав и полномочия ревизионной группы. Участники ревизии со стороны контролирующих структур непосредственно перед тем, как приступить к ревизии, обязаны предоставить руководству компании свои удостоверения личности. Только после этого им могут быть предъявления все необходимые (в том числе конфиденциальные) документы, а также финансовая наличность в кассе.

Как правило, ревизоры стремятся к тому, чтобы проверка соответствовала следующим параметрам:

неожиданность, внезапность для проверяемой стороны;
профессионализм и обоснованность – это самые важные качества, которые должны обязательно быть у проверяющих. И хотя эти качества встречаются не всегда, только компетентность и объективность могут обеспечить правильность ревизии, а значит защитить проверяемых от негативных последствий ревизии и возможных несправедливых претензий со стороны правоохранительных органов;
непрерывность — то есть все действия для грамотного проведения ревизии должны совершаться единовременно, в один день, без каких бы то ни было перерывов и проволочек;
открытость. Результаты проверки на всех этапах должны обсуждаться с руководством компании, поскольку это экономит время, а также способствует устранению ошибок и неточностей, которые могут допустить проверяющие.

Этапы ревизии кассы

Ревизия кассы всегда проходит в связке с ревизией кассовой дисциплины, в несколько шагов.

Четкое следование этому алгоритму позволяет получить точные сведения о положительных и отрицательных сторонах в финансовой деятельности фирмы, поэтому переоценить роль данной процедуры сложно.

Окончание ревизии кассы: акт

Главный документ, который в обязательном порядке должен быть составлен по результатам ревизии кассы – акт по строго установленной законом . Сведения, которые должны быть в нем указаны:

о конкретной сумме наличности в кассе;
о размере денежных средств по документам;
сравнение двух вышеназванных позиций и вывод. Если данные совпадают, значит все в норме и предприятие или ИП ведут кассу образцово и в строгом соответствии с законом, если же они разнятся, то, значит, в кассе присутствует либо , либо излишки, что в равной степени является отступлением от нормы. В конце акта ревизорская группа обязательно предлагает меры по устранению обнаруженных нарушений.

Внимание! При выявлении излишков кассир обязательно должен в письменной форме объяснить причину их появления, если же обнаруживается недостача, то она взимается с ответственного за ведение кассы сотрудника.

Важно! По результатам проверки ревизоры вполне могут обратиться в следственные органы, если найдены какие-либо крупные правонарушения, злоупотребления и т.п. деяния.

Подводя итог к написанному, можно сказать, что строгое соблюдение кассовой дисциплины гарантирует не только отсутствие проблем внутри компании, но и предотвращает возможные негативные последствия, которые может вызвать ревизия кассы и кассовой дисциплины со стороны внешних контролирующих структур.

Работа с наличностью (прием и выдача) в любой организации всех форм собственности предполагает наличие кассы. Одним из основных контрольных мероприятий, позволяющим оценить правомерность производимых операций с денежными средствами и денежными документами, является ревизия кассы. Результат ревизии кассы, оформленный надлежащим образом, обычно позволяет оценить наличие недостачи или излишков и, соответственно, сделать выводы о честности и профессиональности сотрудников. Иногда эти выводы могут перерасти в уголовное преследование.

Понятие ревизии кассы

Ревизия кассы представляет собой совокупность мероприятий, проводимых контрольными органами (внешний контроль) или руководством организации (внутренний контроль), нацеленных на проверку соблюдения кассовой дисциплины. Порядок ведения кассовых операций устанавливается Банком России. Очередные изменения в него вносились с 01 июля 2017 года и были обусловлены переходом на применение онлайн-касс.

На предмет соблюдения кассовой дисциплины обычно проверяют кассира, непосредственно работающего с контрольно-кассовой техникой, с которым подписывается договор о полной материальной ответственности.

Проверяются:

Ведение кассовой книги в части обязательности и правильности занесения записей о совершаемых операциях с кассовой наличность;
Правильность оформления непосредственно кассовой книги (должна быть в единственном экземпляре, пронумерована, прошита и скреплена печатью);
Правильность оформления приходных и расходных кассовых документов;
В обязательном порядке проводится инвентаризация кассы, подразумевающая снятие ревизором остатков наличных денежных средств и денежных документов.
В случае, если ревизия кассы осуществляется в рамках внешнего контроля, то проверяющие могут оценить степень безопасности и соответствия стандартам самого помещения, где располагается касса.

Чаще всего именно отсутствие возможности выделить под кассу оборудованное специальным образом помещение (с железной дверью и т.п.) ведет к переходу на безналичные расчеты и использованию банковских карт для выплаты заработной платы и выдачи подотчетных сумм сотрудникам.

Внешний контроль за состоянием кассовой дисциплины обычно осуществляют работники налоговой службы или Росфиннадзора, внутренний – руководство предприятия, уполномочив на это кого-то из сотрудников или обратившись к аудиторам.

В обязательном порядке ревизию кассы проводят после завершения финансового года (во время подготовки годового отчета), в случае замены кассира (например, если он уходит в отпуск или увольняется), или в случае подозрений о наличии фактов злоупотреблений с денежными средствами. Основанием для проведения в таких случаях является письменный приказ руководителя, в котором указывается срок, за который должны быть проведены все контрольные мероприятия и период, который должен быть обревизован.

В случае, если инициатором ревизии являются контрольные органы, то должен быть соблюден следующий порядок:

Проверяемое предприятие уведомляется о планируемой проверке заранее (естественно, если проверка проводится не по инициативе правоохранительных органов);
Руководителю предприятия непосредственно перед проверкой предъявляется приказ, в котором указывается проверяемый период, срок, за который должна быть проведена проверка (обычно не более 30 рабочих дней), персональный состав и полномочия ревизионной группы. В качестве начальной даты проверяемого периода обычно берется день, следующий за днем предыдущей ревизии кассы.
Допуск к кассовым документам осуществляется только при предъявлении ревизорами удостоверений личности .

Этапы и результаты ревизии кассы

При любой ревизии кассы, независимо от того, внешние или внутренние контролеры ее осуществляют, выделяется несколько этапов:

Кассир делает последний кассовый отчет за текущий день, поскольку предполагается, что все записи в кассовую книгу заносятся ежедневно, и не разнесенные кассовые документы отсутствуют (о чем в обязательном порядке дается расписка проверяющим, как и о полноте оприходования денежных средств.). По кассовому отчету расчетным путем выводится остаток кассовой наличности, который должен присутствовать в кассе. Затем осуществляется непосредственно в присутствии кассира подсчет остатков наличности и движение бланков строгой отчетности.

По результатам отчета оформляется акт ревизии денежной наличности по форме ИНВ-15, в котором уже могут появиться сведения о выявленных недостаче или излишке. Одинаково нехорошо воспринимается и то, и другое. Излишек денежных средств вызывает предположения о том, что не все принимаемые средства отражаются надлежащим образом. Так что хранить в сейфе предприятия свою заначку категорически нежелательно.

Даже если расхождений между кассовым отчетом и фактическим остатком денежной наличности не выявлено, то это совершенно не значит, что нарушений не было. Далее ревизор начинает документальную проверку: поднимает все кассовые документы, анализирует их на предмет правомерности совершения операции, правильности оформления (например, чтобы в расходных кассовых ордерах имелись в обязательном порядки росписи получателей денежных средств) и полноты отражения в кассовой книге.

Если выявлены нарушения, то по каждому нарушению берется объяснительная, а в случае обнаружения неотраженных документов, они отражаются уже с соответствующими записями ревизором. В обязательном порядке сверяются с кассовой книгой банковские выписки чековая книжка на предмет проверки полноты оприходования в кассу наличных средств, полученных с банковского счета. По результатам документальной ревизии кассы выводится остаток кассовой наличности, который числится по данным бухгалтерского учета, и сравнивается с данными актами ревизии кассовой наличности.

Если данные отличаются, то снова делается обоснованный вывод о недостаче или излишке. В процессе проверки также анализируется соблюдение установленного лимита кассовой наличности, который может превышаться только в дни выдачи заработной платы. Лимит кассы определяется расчетным путем самим предприятием. Однако, стоит отметить, что для субъектов малого и среднего предпринимательства действующее законодательство позволяет не устанавливать данный лимит.

Завершающим этапом является оформление акта ревизии кассы с подробным описанием всех этапов и выявленных в их ходе нарушений и обязательным приложением акта инвентаризации денежной наличности (ИНВ-15). Общий акт подписывается обычно с одной стороны — членами ревизионной группы, с другой — руководителем предприятия и главным бухгалтером.

После подписания акта руководитель ревизионной группы готовит предложения по устранению выявленных нарушений. Излишки обычно приходуются, а недостача вносится кассиром. Кадровые выводы делает руководитель.

Каждое отечественное предприятие может столкнуться с необходимостью ведения операций с наличными денежными средствами. В данном случае помимо самого порядка оформления действий с ценностями законодательством Российской Федерации разработан и введен в обиход алгоритм ревизии кассы.

Инвентаризация наличных

В 2016 году ревизия кассы может проводиться согласно предписаниям Минфина РФ, поименованным выше.

Оформление итогов ревизии

Как следует из буквального толкования п. 3.39 Указаний Министерства финансов Российской Федерации, ревизия и инвентаризация ценностей являются тождественными понятиями. Отсюда следует, что для надлежащего оформления результатов ревизии кассы можно использовать формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 .

Вышеназванным нормативным документом утверждена форма № ИНВ-15 . Важно отметить, что поименованный акт не является обязательным к применению. Предприятие вправе разработать свой собственный бланк. Однако использование для оформления результатов ревизии средств в кассе именно утвержденного формуляра позволит избежать рисков, связанных с ненадлежащим оформлением итогов сверки.

Заполнять названный документ можно с применением компьютерной техники или от руки. Независимо от способа оформления бланка допускается использование чернил следующих цветов:

синий;
чёрный.

Для того, чтобы правильно составить акт ревизии кассы, ответственному сотруднику надо помнить следующие правила:

все сведения должны подтверждаться обосновывающими документами;
записи вносятся аккуратно;
не допускается наличие ошибок, подчисток, помарок;
сведения, выявленные в ходе проверки, подтверждаются подписями всех членов комиссии.

В заключение следует отметить, что порядок ревизии кассы существенно не отличается от алгоритма сверки других подразделений, активов или обязательств. Как и при иных видах проверок, при анализе наличности не допускается включение в состав комиссии сотрудника, ответственного за сохранность ценностей.

Игнорирование указанного запрета может явиться основанием для признания итогов ревизии денежных средств в кассе недействительными.

Ревизия кассы – важный инструмент соблюдения кассовой дисциплины и контроля работников кассы. Важность ее проведения нельзя переоценить. Это касается не только юридических лиц, но и индивидуальных предпринимателей. Если инвентаризация проводится грамотно и регулярно, она благотворно влияет на дисциплину работников, климат в коллективе и соблюдение требований законодательства.

Понятие акт ревизии кассы

Акт ревизии кассы – это документ, в котором фиксируется фактическое нахождение денежных средств в кассе, если имеются недостачи или излишки, так же необходимо отразить, а так же наличие иных ценностей, которые имеют место быть в кассе. И сопоставляю с размером денежных средств, которые должны быть по документам.

Следует отметить, что специальной формы акта ревизии денежных средств законодательством не утверждено. Госкомстатом введена в действие первичная форма ИНВ-15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств» , но на сегодняшний день ее использование не считается обязательным, но многие предприятия используют данную форму для проведения ревизии кассы, даже не смотря на то, что она предназначена для проведения инвентаризации. Это не противоречит законодательству РФ, так как ревизия и инвентаризация денежных средств процедуры очень похожи между собой, и целью обеих является проверка соответствия размера наличности в кассе учетной информации.

Каждое предприятие может самостоятельно разработать акт ревизии денежных средств и применять его при проверке кассы. Очень часто бланк ИНВ-15 является качественным шаблоном для разработки самостоятельного бланка акта ревизии денежных средств в кассе.

Когда проводиться ревизия кассы

Ревизия кассы проводиться в определенных случая, к этим случаям можем отнести:

Смена материально ответственного лица, который непосредственно отвечает за кассу;
При обнаружении кражи денежных средств или кассовых документов из кассы;
При ликвидации предприятия или ее реорганизации;
Перед формированием годовой бухгалтерской отчетности;
Если произошли какие то чрезвычайные происшествия;
А так же в других случаях, которые предусмотрены законодательством страны.

Кто проводить ревизию кассы

Если проверка проводится внутри фирмы, то для этого мероприятия создается комиссия в составе не менее трех человек. Обычно в нее отдельным приказом директора включаются

бухгалтер,
представитель руководства,
начальник одного из структурных подразделений организации.

Материально-ответственный сотрудник при этих действиях также должен присутствовать, однако в комиссию он не входит.

В тех случаях, когда проверка осуществляется в рамках выездного налогового контроля, ко всем вышеозначенным лицам добавляются еще и инспекторы надзорного ведомства.

Особенности проведения ревизии кассы

Минфин РФ регулирует проведение ревизий всех активов предприятий, в том числе наличных денег. Все проверки осуществляются по разработанной приказом № 49 от 13.06.1995, методике. Этот НПА определяет порядок действий и оформления полученных итогов.

Ревизия кассы может быть отдельной проверкой или стать этапом комплексной разнонаправленной ревизии, осуществляемой вышестоящей организацией или департаментом ведомственного контроля. Но чаще инициатором проверки кассы выступает руководитель фирмы, поскольку деятельность предприятия должна контролироваться изнутри. Периодичность проведения контролирующих мероприятий закрепляется в УП. Обычно, в порядке внутрифирменного аудита, ревизию кассы планируют на конец отчетного периода и обязательно на 31 декабря.

Как проводиться ревизия кассы

Акт ревизии составляется ревизионной комиссией на основании результатов проведенной проверки кассы. Это связанно с большой ответственность за оборот денежных средств и других ценностей., которые находятся в кассе предприятия и требованиями законодательства. Ревизионная комиссии, назначается руководителем предприятия путем издания приказа. После издания приказа на проведения ревизии кассы предприятия он должен быть доведен до всех членов комиссии, а так же председателя комиссии. Для того, что бы убедиться, что все члены комиссии ознакомлены с приказом, то они должны проставить свою подпись в конце приказа.

В обязательном порядке необходимо уведомить и самого кассира, о том, что будет проводиться ревизия кассы, так он ответственный за проверяемую кассу.

Перед тем как начать ревизию кассы, председатель комиссии оглашает всем членам комиссии и кассиру огласить содержание документа, на основании которого проводиться ревизия кассы. После этого любой присутствующий может предложить свои основания, что имеются причины по которым ревизия кассы может быть отменена. Если таких оснований нет, тогда ревизионная комиссия начинает проводить проверку кассы предприятия.

Ревизия кассы проводиться только в присутствии всех членов комиссии, материально ответственного лица, а именно кассира, а так иных заинтересованных лиц. Во время проведения проверки кассы могут составляться сопутствующие документы, которые будут фиксировать порядок осуществления проверки.

Составление акта ревизии

По результатом проверки должен быть составлен акт ревизии денежных средств в кассе ревизионной комиссией.

Составляется он следующим образом:

По середине документа прописывается наименование документа, а именно – акт ревизии кассы;
Указывается полная дата проведения проверки;
Наименование предприятия, на котором проводиться ревизия;
Содержание операции, которая стала основанием для оформления акта;
Измерение операции в денежной форме, с указанием единиц, в которых осуществляется измерение.
Должности, а также фамилии, имена и отчества всех членов ревизионной комиссии.
Подписи всех участников комиссии, с расшифровкой.

Образец акта ревизии кассы

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

(должность руководителя)

ООО «Зефир»

(Наименование предприятия)

Иванов И.И.

(подпись)

Акт ревизии кассы

Комиссией, на основании приказа № 256 от “30” декабря 2017 года, в присутствии работника, ответственного за ведение кассы Кудри Ирины Вячеславовны, проведена ревизия кассы предприятия ООО «Зефир» по состоянию на “31” декабря 2018 года.

В результате проведенной ревизии установлено следующее:

Остаток наличных денежных средств в кассе по состоянию на “31” декабря 2017 года составляет 100 565 рублей 49 копеек.
Обнаружена недостача в размере составляет 00 рублей 00 копеек.
Фактический остаток наличных денежных средств в кассе по состоянию на “31” декабря 2017 года составляет 100565 рублей 49 копеек.
По состоянию на “31” декабря 2017 года, ответственным лицом за ведение данной кассы являлся Кудря Ирина Вячеславовна.
Служебная записка с объяснениями ответственного лица прилагается.

Состав комиссии:

Председатель – Главный бухгалтер Новикова И.В. Новикова

(должность, Ф.И.О.)

Члены комиссии: 1.специалист 1-категории Корж С.С. Корж

(должность, Ф.И.О.)

3.Ведущий специалист Ярощук Л.В. Ярощук

(должность, Ф.И.О.)

Присутствовали: кассир Кудря И.В.

С актом ознакомлена: Кудря И.В. Кудря

(Ф.И.О.) (подпись)

Акт ревизии кассы составлен в 4-х экз.:

1-ый экз. – в служебное дело № 54;

2-ой экз. – директору предприятия;

3-ий экз. – главному бухгалтеру;

4-ый экз. – кассиру

Приложение: Объяснительная записка кассира Кудри И.В. на 1 л. в 1 экз.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос №1 Что такое ревизия кассы?

Ответ: Ревизия кассы – важный инструмент соблюдения кассовой дисциплины и контроля работников кассы. Важность ее проведения нельзя переоценить. Это касается не только юридических лиц, но и индивидуальных предпринимателей.

Вопрос № 2 Какой документ составляется после проверки кассы и что он отражает?

Ответ: После проведения проверки кассы составляется ревизионной комиссией акт ревизии кассы. Акт ревизии кассы – это документ, в котором фиксируется фактическое нахождение денежных средств в кассе, если имеются недостачи или излишки, так же необходимо отразить, а так же наличие иных ценностей, которые имеют место быть в кассе. И сопоставляю с размером денежных средств, которые должны быть по документам.