П 3 годовая статистика. Финансовое состояние коммерческой организации

Журнал регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности относится к внутренним документам организации. Вести его следует государственным органам, органам местного самоуправления и всем организациям вне зависимости от формы собственности.

Для чего нужны регистрационные книги

Основная цель таких книг — это возможность контролировать весь документооборот предприятия.

Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним. Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими.

Локальные акты, зарегистрированные в книге, хранятся в архиве на протяжении всего срока существования организации (ст. 258 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 ).

Среди целей ведения журнала можно выделить:

• возможность иметь информацию об общем количестве зарегистрированных распорядительных актов данного вида;
• возможность осуществить быстрый поиск нужного документа;
• придание документу статуса обязательного к исполнению (сильный аргумент в случае споров с сотрудниками предприятия).

В конце статьи можно скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности.

Какие локальные акты регистрируются в журнале

Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те или иные локальные нормы для всех или большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых. Такие распорядительные акты могут отражать:

• вопросы хозяйственной деятельности;
• систему планирования;
• порядок и структуру отчетности;
• выстраивание стратегии продаж;
• задачи по расширению бизнеса.

Типовыми приказами, записи о которых делаются в книге, могут быть приказы о:

• назначении директора;
• создании филиала;
• введении штатного расписания;
• утверждении правил трудового распорядка;
• обеспечении коммерческой тайны;
• проведении внутренних проверок и аттестаций, др.

Образец книги приказов по основной деятельности

Законодательно форма не установлена. Каждая организация вправе разработать и утвердить содержание и форму книги, учитывая особенности деятельности. Предлагаем образец журнала учета приказов по основной деятельности.

Также можно воспользоваться типовыми книгами-журналами, имеющимися в продаже.

На практике сложился стандартный порядок заполнения бланка журнала.

На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется, и сведения о лице, ответственном за его заполнение. Обычно это или сотрудник отдела кадров, или секретарь-референт.

1. Порядковый номер документа.
2. Дата регистрируемого документа — это календарная дата его подписания.
3. Наименование или краткое содержание предмета регистрируемого локального акта.
4. Ответственный за исполнение — ФИО сотрудника, контролирующего выполнение приказа.
5. Примечания — различная информация по содержанию и исполнению распоряжения.
6. Другие графы, необходимые, по мнению администрации, в организации.

Применимы два варианта ведения журнала: на бумажном носителе или в электронном виде. Выбор варианта лучше закрепить локальным актом.

Если книга регистрации внутренних распоряжений ведется вручную, необходимо пронумеровать листы журнала методом сплошной нумерации с первой по последнюю страницу, прошить все листы книги. Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых листов; должность и Ф.И.О. лица, ответственного за ее ведение (руководитель организации или иной сотрудник, назначенный распорядительным документом), подпись ответственного лица, печать организации (должна заходить хотя бы на треть на наклейку).

Если журнал ведется электронно с помощью спецпрограмм, то дублировать его на бумажном носителе не нужно. За ведение журнала в данном случае отвечает лицо с правом электронной подписи.

Удобно заводить журналы по регистрации распоряжений на один календарный год. Соответственно, ежегодно оформляется новая книга, нумерация приказов в которой начинается сначала.

В ней не должно быть:

• исправлений;
• подчисток;
• необоснованных зачеркиваний;
• откорректированных записей;
• разрыва в нумерации страниц (вырванных страниц).

При необходимости внести исправления делать их нужно аккуратно.

Так может выглядеть образец заполнения журнала приказов по основной деятельности.

Итак, регистрация в книге придает документу юридическую силу, так как фиксирует факт его создания и получения. Пока документ не зарегистрирован, ему не присвоен номер, он не может считаться оформленным.

Учитывая, что порядок в кадрах и документах является одной из составляющих успеха любого бизнеса, организацию делопроизводства, в том числе систему регистрации локальных нормативных актов, можно назвать одним из самых важных элементов на пути к успеху и финансовому благополучию компании.

Вся деятельность организации сопровождается оформлением приказов руководителя. В связи с этим на любом предприятии накапливается очень много для ежедневного пользования. Все они должны быть учтены и правильно храниться, чтобы ими легко было воспользоваться . Учётные данные о документах записываются по установленной форме в журнал (книгу, базу данных). В него переносятся номер, дата и название документа.

Для оформления трудовой деятельности каждого сотрудника фирмы любого юридического статуса нужны приказы по личному составу.

На их основании работникам начисляют , бонусы, . Сотрудников отпускают в , оплачивают больничные листы, выдают справки для оформления кредита или других целей также руководствуясь приказами.

Приказ о приёме на работу - это первый официальный документ, на основании которого на сотрудника заводится личная карточка, отдел персонала вносит , бухгалтер открывает счёт и присваивает сотруднику табельный номер.

Чем больше организация и количество работающих в ней сотрудников, тем больше будет заведено журналов, так как документы должны группироваться в зависимости от типа и сроков хранения.

В крупных компаниях приказы о приёме на работу всех сотрудников должны быть зарегистрированы и храниться в отдельном журнале регистрации приказов.

• сохранность документов. У журналов есть сроки хранения, которые обязано соблюдать каждое предприятие;
• систематизация. Все идут строго по порядку, при проведении проверок это облегчает поиск нужной информации;
• контроль над исполнением;
• узаконивание документов. Регистрация документа даёт ему юридическую силу.

В связи с тем, что в законодательстве обозначены конкретные сроки хранения данных документов, ведение таких журналов является обязательным.

Внешний вид и структура

Унифицированной формы журнала регистрации нет , но есть обязательные пункты, которые должны быть в него включены. Его можно купить, а можно разработать самим.

Титульный лист должен содержать наименование документа и название предприятия, дату начала и окончания ведения. Дата окончания вписывается непосредственно перед сдачей в архив.

Бланки представляют собой таблицу, в отдельные графы которой вносятся сведения: порядковый номер, номер и дата приказа, его вид, ФИО сотрудника, присвоенный сотруднику индивидуальный табельный номер, основание приказа.

Например:

Также можно добавить иные данные: примечание, кто подписал приказ, куда был передан (бухгалтерия или другой отдел), расписка о получении с датой, ФИО и должность лица, вносящего запись в журнал.

Страницы нельзя изымать, заменять, портить или добавлять новые.

Защита

Для защиты от замены листов и внесения ложной информации или её подмены, все листы нумеруются и прошнуровываются. Шнуровка должна быть закреплена пломбой и бланком , на котором указано количество страниц буквами и цифрами, руководитель, ответственное лицо, подписи. Даются указания о том, что пломбу вскрывать нельзя.

Пример:

В данном Журнале регистраций приказов о приёме на работу прошнуровано, пронумеровано и опломбировано 76 (семьдесят шесть) страниц.

Руководитель:

О. П. Ульянов _____________________________

Ответственный: руководитель службы персонала

В. П. Савченко _____________________________

Дата: __________________

Пломбу не вскрывать.

Шнуровку можно закрепить и сургучной печатью. На готовых журналах, которые есть в продаже, уже есть нумерация, шнуровка и голографическая пломба-стикер. Контрольная пломба не позволяет развязать шнуровку. При попытке её срыва появляется надпись «ВСКРЫТО». Она содержит свой индивидуальный номер, который вносится в скрепляющий бланк.

Электронный вид

Законодательством не регламентируется форма ведения журнала, поэтому допускается его ведение в электронном виде. Это очень удобно для поиска всей информации по конкретному сотруднику.

В тех организациях, где документооборот ведётся в 1С, приказы сохраняются автоматически. Можно также дополнительно вести журнал регистрации в файле Excel.

Если в организации ведут журнал в электронном виде, перед сдачей в архив все листы нужно распечатать, пронумеровать и прошить.

Ведение

1. Титульный лист обязательно должен быть заполнен, сзади должна присутствовать подпись ответственного за ведение лица, печать.
2. Нумерация строк последовательная.
3. Все записи вносятся строго в хронологическом порядке.
4. ФИО сотрудника, в отношении которого был составлен приказ, пишутся полностью, сокращения (инициалы) не допускаются.
5. Информация, вносимая в журнал, должна полностью соответствовать содержанию приказа.

Например:

В среднего размера организациях, когда приёмов-увольнений не так много, журнал включает несколько видов приказов по личному составу:

• о переводе;
• об .

Например:

В такой журнал вносятся все приказы по личному составу, кроме приказов, касающихся

Журнал регистрации приказов по личному составу - это журнал, в котором фиксируются все изданные приказы по личному составу организации.

Журнал учета приказов по личному составу должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен и .

Работник кадровой службы, ведущий журнал учета приказов по личному составу, должен заполнять графы в соответствии с текстами приказов по личному составу.

В настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно в произвольной форме.

Срок хранения Журнала регистрации распорядительных документов по личному составу установлен ст. 258 б Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010 г.), и составляет 75 лет и 5 лет .

Исходя из разных сроков хранения журналов, можно рекомендовать завести в организации два журнала регистрации приказов по личному составу.

В одном журнале со сроком хранения 75 лет

• о перемещении;
• о совмещении;
• , повышении квалификации, присвоении званий (чинов);
• об изменении фамилии;
• о поощрении, награждении;
• , премировании, различных выплатах;
• все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
• об отпусках по уходу за ребенком;
• об отпусках без сохранения содержания (заработной платы);
• о дежурстве по профилю основной деятельности;
• о командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

В другом журнале со сроком хранения 5 лет будут регистрироваться приказы по личному составу такие, как:

• о дисциплинарных взысканиях;
• об отпусках в связи с обучением;
• о дежурствах;
• о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Возможно более дробное разделение регистрации групп кадровых приказов и распоряжений. В таком случае выделяют самостоятельные группы и ведут отдельные регистрационные массивы (разные журналы).

Требования по заведению и заполнению журнала регистрации приказов по личному составу

Отметим некоторые требования, которые необходимо знать при ведении журнала регистрации приказов по личному составу. На лицевой стороне журнала указывается даты начала и окончания его ведения, индекс данного журнала по номенклатуре дел (если таковая имеется).

Лицевая сторона журнала регистрации приказов по личному составу

Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне), на его каждой или последней странице:

Лицо, ответственное за ведение журнала:

__________________________ __________________________
должность фамилия, имя, отчество

Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений, для этого:

листы журнала нумеруются, прошнуровываются, скрепляются печатью (сургучной, мастичной) и журнал заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации;

листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются, на узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации. При этом на последней странице делается заверительная надпись:

В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано

и скреплено печатью ________ листов

Начальник отдела кадров

______________________ _____________________

«___» ______________20___ г.

Фамилию, имя, отчество в журналах следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии – в соответствии со штатным расписанием.

Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются.

Если все же необходимо сделать исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе. Если в журнале есть графа «Примечание», в нее вносится следующая запись:

Исправлено в графе ____

__________________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)

«___» ______________20___г.

Если графа «Примечание» в журнале отсутствует, то ошибочно внесенные сведения не зачеркиваются, а под ними делается такая же отметка, как в трудовой книжке («запись № ___ в графе №___ недействительна») и указываются новые сведения.

Журнал является документом внутреннего пользования и не может передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров.

Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение.

Журналы с определенной регулярностью, устанавливаемой в отделе кадров, представляются начальнику отдела для проверки своевременности и правильности принятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализа кадровой работы.

В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. Когда журнал заканчивается, на лицевой стороне обложки делается соответствующая запись.

Так как в настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, приведем примерную форму журнала. При необходимости можно добавлять дополнительные графы или удалить ненужные.

Номер приказа – цифровое или/и буквенное обозначение (индексация), присвоенное документу при его регистрации.

Правила индексации кадровых приказов разрабатываются самой организацией. В практике работы кадровых служб наибольшее распростра¬нение получила буквенно-цифровая индексация.

При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных вопросов работы с кадрами, целесообразно группировать отдельно, применяя разную индексацию. Например: к порядковым номерам приказов о движении кадров (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение) добав-ляется буква «к» (кадровый) или л/с (по личному составу), для приказов о командировании работников – «км», о предоставлении отпусков – «о», о поощрении – «п», о дисциплинарных взысканиях – «в» и т. д.

Датой издания приказа является число, когда он был подписан руководителем или уполномоченным лицом. Дата проставляется в графе 3 (см. Приложение).

В графе 4 Вид приказа делается запись по какому вопросу работы с кадрами был издан приказ (прием, увольнение, перевод, об очередном отпуске и т.д.).

В графы 5, 6, 7, 8 заносятся данные на работника, в отношении которого издан приказ.

Краткое содержание приказа или его заголовок, который написан вначале текста приказа вносится в журнал в графу 10 (см. Приложение).

В графе 10 Основание указывается инициативный документ, послуживший основанием для издания приказа.

Журнал регистрации приказов по личному составу: образец заполнения книги востребован практически в каждом предприятии. Правильное ведение этого документа, точно отображающее приём на работу, передвижение по служебной лестнице, увольнение - не чиновничья прихоть. Этот документ служит основанием для подтверждения трудового стажа, a также является одним из основополагающих при начислении пенсии.

Такой журнал создают на самом начальном этапе деятельности предприятия (организации). Он ведётся всё время, которое существует предприятие независимо от формы собственности. Досрочное прекращение ведения Журнала по приказам ЛС не допускается. Единственное основание для начала ведения нового журнала - окончание свободного места для последующих записей.

Кадровый учёт отделяется от учёта бухгалтерского, в котором учитывается основная деятельность на основании юридических норм. Регистрировать приказы про личный состав предприятия совместно c приказами о основной деятельности невозможно, поскольку первые приказы касаются субъектов права, то есть граждан (независимо, являются ли эти люди гражданами РФ или же иностранцами) и им гарантирован как законные права, так и свобода волеизъявления. Говоря упрощенно, хотя на сегодняшнем этапе развития экономики рабочая сила представляет собой товар, продуцирующий её владелец, работник, товаром признаваться никоим образом не может. В основу бухгалтерской отчетности положена именно отчетность об образовании и движении товаров. Поэтому сведение в одну отчетность товаров и не товаров неизбежно будет в последующем порождать путаницу.

Срок хранения такого журнала составляет минимально 75 лет. Поэтому к его форме, a также качеству материалов, из которого он изготовлен, предъявляются определённые требования. Он должен иметь обложку, сделанную из износостойкой, твердой бумаги, листы нужно использовать только из бумаги высокого качества. Наклейка, на которой печатается название журнала, должна быть хорошо приклеена, должна быть предусмотрена невозможность отклеивания.

Почему необходимо ведение журнала

Поскольку в соответствии c ГОСТ P 51141-98 под регистрацией понимается запись по установленной форме данных про документ с соблюдением существующих правил. Регистрация подтверждает сам факт получения или же создания документа в конкретное время посредством внесения информации о нём в соответствующую регистрационную форму, сопровождаясь присвоением номера, а также записыванием основных данным про документ.

Таким образом, именно регистрация сообщает документу юридическую силу, поскольку именно с её помощью фиксируется сам факт его создания. Поэтому приказ по личному составу до его регистрации в Журнале как бы не существует.

Правовая основа существования такого журнала, порядок его ведения, а также отнесение его к документам длительного хранения - постановление Росархива от 06.09.2000 г. Статья № 358 этого документа постановляет необходимость вести учёт кадровых приказов отдельно от иных видов документооборота. Согласно требований нормативного документа журнал (книга) регистрации приказов кадровых назначений, перемещений, увольнений ведётся на каждом предприятии.

Систематизация вносимой информации основывается на принципе хронологического каталога. Сами же приказы по кадрам хранятся отдельно, подшиваясь в соответствующие личные дела работников.

Приказы по основному составу

В журнале находят отображение приказа по личному составу - только те внутренние документы предприятия, которые служат для определения служебного положения принятых на работу сотрудников и одновременно являются основанием при внесении записей в документы учёта. Например:

• личные карточки;
• финансовые документы;
• трудовые книжки.

Приказы про назначение первых лиц предприятия на должности, которые указываются в уставных документах (например, главный бухгалтер, генеральный директор) считаются приказами основной деятельности, и в этом журнале не отображаются.

Журнал регистрации приказов о личном составе должен иметься на каждом предприятии независимо от его юридической формы (фирме, компании и так далее). В него вносится информация о приказах про приём, увольнение, переводе, назначения на новую должность, а также все иные приказы относительно сотрудников c сроком хранения 75 лет.

Поскольку нормативные акты Российской Федерации предусматривают требования ведения учёта персонала, фиксирования информации о внутренних кадровых перемещениях отдельно от документации, фиксирующей документооборот, относящийся к бухгалтерской, а также управленческой деятельности, регистрация кадровых приказов ведётся обособленно. Строгих законодательных правил оформления такого документооборота нет. В основу создания и оформления журнала закладываются нормы, которые определяются практикой делопроизводства.

В целом сам журнал, в котором производится регистрация информации о кадровых назначениях, a также перемещениях в правовом регулировании рассматривается как документ, создающийся на основе локального нормативного акта, то есть его форма может определяться руководителем предприятия самостоятельно. Однако, хотя стандартной формы не существует, сегодня в практике делопроизводства уже сложилась совершенно определённая форма такого документа и практика его ведения.

Журнал регистрации такого типа представляет собой подобие таблицы с несколькими строками и столбцами:

• столбец первый используется для внесения информации о номере фиксируемого приказа;
• второй столбец предназначен для фиксации даты издания приказа;
• столбец третий используется для занесения информации о номере приказа;
• столбец четвертый используется для записи про вид приказа - зачисление в штат на работу, внутреннем перемещении по должности, увольнении;
• в пятый столбец вносится информация о имени, отчества, фамилии сотрудника, относительно которого издавался приказ;
• в столбце номер шесть размещается о табельном номере работника, относительно которого был издан приказ;
• в столбце номер семь находится информация про основание подписания приказа, то есть о трудовом договоре, заявлении сотрудника, дополнительном соглашении и так далее c указанием номера, a также даты регистрации;
• столбец № 8 используется для внесения примечаний в случае необходимости.

Некоторые делопроизводители добавляют столбец для внесения информации о кратком содержании приказа, который регистрируется в журнале.

Что необходимо регистрировать в журнале

Согласно c Перечнем типовой документации, которая образуется во время работы организаций c указанием времени постоянного хранения устанавливается 2 разных срока, предусмотренных для хранения журналов, в которых фиксируется распорядительная документация, к которой относятся приказы про назначение, увольнение и о внутреннем должностном перемещении сотрудников.

Разрешается вносить информацию о личных данных сотрудников без полного написания их имен и отчеств, а используя вместо этого инициалы. Если в организации работают два или более сотрудников с одинаковыми фамилиями, то их отчества, а также имена записываются в полном виде.

Отдельные виды приказов относительно личного состава оформляются соответственно правилам документа «Унифицированные формы первичной учётной документации по учёту кадров» .B 2004 году 5-го января Госкомстат России издал постановление номер 1, в котором унифицировал формы приказов:

• про приём на работу (Форма Т-1, а также форма Т-1а)
• про перевод работающего на другую работу (Форма Т-5, а также форма Т-5а);
• про расторжение (Прекращение) действия Трудового договора c сотрудником (или увольнение) (Форма Т-8, а также форма Т-8а);
• приказы про направление работающего в командировку (Форма Т-9, а также Форма Т-9а);
• приказы про поощрение работающего (Форма Т-11, а также форма Т-11а).

Литера «а», которая добавляется к номеру, который имеет унифицированная форма, означает, что она применяется для документального оформления приказов, относящихся к личному составу, при этом распоряжение относится сразу к нескольким сотрудникам (например, приказ про зачисление на работу сразу нескольких человек, которые формируют одну бригаду).

Первый - срок хранения в пять лет (краткосрочный). В нём фиксируются:

• отпуска, предоставляемые для учёбы;
• отпуска, предоставляемые ежегодно в соответствии c положениями трудового Договора;
• взыскания дисциплинарные;
• дежурства;
• краткосрочные командировочные поездки.

Второй - сроком хранения 75 лет (длительный). В нем фиксируются:

• приказы про зачисление на работу, увольнение, служебные перемещения;
• информация об оплате труда, a также премировании;
• информация о поощрениях, награждениях;
• информация по вопросам повышения квалификации, аттестации, о присвоении чинов, разрядов и так далее;
• о дежурствах, которые связаны c основной деятельностью;
• приказы про длительные командировки;
• приказы про предоставлении отпусков без содержания.

Не стоит торопиться заполнять Журнал ЛС. Стоит убедиться, что руководитель не передумает издавать приказ, не будет изменять тип документа или же его дату.

Опытные кадровики рекомендуют те приказы o личном составе, которые можно отнести к документообороту о внешнем движении работающих, отделять от приказов, относящихся к внутренним перемещениям сотрудников. Такое разделение данных в последующем может значительно облегчить получение данных, необходимых при анализе:

• общей текучести кадров;
• частотности и количественных показателей поступлений на работу;
• статистике увольнений;
• статистике переводов, которые в ходе анализа рассматриваются как поступление на новую работу после увольнения со старой.

Для такого же облегчения приказы по отпускам, по регистрации больничных, приказы о командировках могут учитываться также в других журналах.

Правила оформления журнала

К журналу регистрации ЛС установлено несколько требований относительно его оформления, а также ведения.

• Журнал должен иметь титульный лист. На нём указываются:

1. название организации;
2. название отдела (отдел кадров);
3. дата начала ведения журнала, a также дата окончания (графа заполняется при сдаче документа в архив).

• Ответственность ведения журнала возлагается на конкретного человека. На обратной стороне титульного листа указывается его имя, отчество, фамилия, должность.
• Все записи в журнале нумеруются последовательно.
• Приказы в журнал вносятся в хронологическом порядке - последующая запись обязана иметь более позднюю дату внесения, чем предыдущая.

При записях используют стандартные форматы в написании дат - день, месяц, год.

• Данные о сотруднике (имя, отчество, фамилия), в отношении которого издавался приказ, вносятся без сокращений и изменений.
• Информация, которая вносится в журнал, обязана соответствовать конкретному содержанию приказов.

Опытные кадровики дают совет - не вносить все издаваемые приказы по сотрудникам в один журнал, а разделить их на группы, положив в основу разделения вида действия, касательно записываемого приказа. Например - аттестация, приказ о командировании, приказ о перемещении на новую работу и так далее. Каждой группе целесообразно присвоить свой собственный индекс. Например, приказы о движении личного состава получает индекс ЛС, приказы об отпусках - индекс О, учет больничных листов получает индекс Б, приказам o командировании присваивается индекс КМ и так далее. В организациях, в которых трудится большое количество работников, такая индексация в последующем намного облегчит поиск соответствующей записи. Такое разделение также помогает при анализе работы предприятия для разработки новой формы коллективного договора, анализе текучести кадров.

В Типовой инструкции о делопроизводстве, которое ведется в федеральных органах, утверждённой Приказом Росархива (№ 68 от 27 ноября.2000 года) не устанавливаются жёсткие нормы касательно порядка нумерации в Журнале регистрации приказов, относящихся к личному составу. Отмечается только необходимость нумеровать приказы в виде порядковой нумерации в пределах одного календарного года. При этом отмечается, что распоряжения, приказы по ЛС, по основной деятельности нумеруются отдельно.

Защита информации внесённой в журнал

От неправомерных изменений записи в журнале защищают в соответствии c требованиями, предъявляемыми к архивным документам.

Предусматривается защита от:

• вложения листов;
• изъятия листов;
• незаконных корректировок;
• неправомерных исправлений.

Поскольку как сами приказы относительно личного состава, так и их записи в нормативно-правовом поле относят к документам юридически значимым, во избежание ошибок не рекомендуется использовать сокращения, которые могут позволить трактовать запись неоднозначно.

Для этого применяются:

• прошнуровка журнала насквозь, включая все листы;
• нумерация всех страниц;
• концы шнура прошивки журнала на последнем листе фиксируются наклеиваемым стикером c печатью организации, a также подписью должностного лица, или же с использованием сургучной печати;
• на последней странице перед сдачей в архив делается запись о количестве листов, эта запись заверяется подписью начальника отдела, а также печати организации.

В промышленно выпускаемых, изготовленных типографским способом журналах все эти охранные условия уже соблюдены, а в качестве пломбы предлагается стикер с нанесённой голограммой - надписью «Опломбировано». При вскрытии она изменяется автоматически на надпись «Вскрыто».

Возможность отклеивания контрольного элемента должна быть полностью исключена. Лучше всего заламинировать обложку.

От несанкционированных исправлений, а также корректировок записей устанавливаются правила исправлений, вносимых в записи журнала, например, в случаях внесения ошибочных сведений.

Для правомерных исправлений устанавливается правило внесения изменений в таком порядке:

• запись, требующая исправления, зачеркивается линией. Затем вносится новая запись и делается удостоверяющая запись про сделанное исправление c указанием даты проведённого действия с подписью лица, который ответственен за совершённое исправление;
• любые подчистки, использование корректировочных средств, зачеркивание, в результате которого становится невозможно прочитать исправляемую запись, запрещается.

При внесении изменений в Журнал ЛС изменения нужно выполнять предельно аккуратно, в строгом соответствии c установленными правилами, отчетливым, легко читаемым почерком.

Ведение журнала регистрации приказов ЛС в электронном виде

Правовые и нормативные акты относительно делопроизводства и документооборота допускают ведение журнала ЛС как в бумажном, традиционном виде, так и в электронном. Компьютерный файл по сути представляющий собой регистрационную таблицу, должен быть защищен от несанкционированных правок и в целом - доступа. Правила ведения такого электронного журнала аналогичны правилам, по которым ведется бумажный журнал.

Существующий в электронном виде журнал, или же его отдельный бланк, можно в случае необходимости распечатать, соблюдая при этом все необходимые требования к внешнему оформлению:

• обложка;
• нумерация;
• титульный лист.

Затем отпечатанные листы сшиваются в соответствии c требованиями о нумерации страниц, прошива листов и сшивания, заверения подписью и опломбирования.