Главная Приказы Приказ об утверждении штатного расписания образец. Как правильно составить приказ о внесении изменений в штатное расписание

Приказ об утверждении штатного расписания образец. Как правильно составить приказ о внесении изменений в штатное расписание

Приказ, утверждающий штатное расписание – необходимая часть процедуры введения в действие нового документа, регламентирующего структуру и кадровый состав предприятия. Без него штатное расписание не вступит в законную силу. Данный приказ относится к распорядительной документации фирмы и должен оформляться по определенным правилам.

Штатное расписание не относится к тем документам, которые должны быть на предприятии обязательно. Наибольшее распространение оно имеет в крупных коммерческих компаниях или государственных структурах, малый бизнес чаще всего обходится без него.

В документе четко прописываются:

структурные подразделения,
названия должностей,
количество сотрудников,
условия их работы (график, заработная плата и т.д.).

При этом, если речь идет о коммерческих организациях, то они вольны присваивать должностям любые наименования, а вот государственные учреждения при определении должности обязаны руководствоваться специальными классификаторами.

В документе указываются как занятые, так и вакантные ставки, учитываются сотрудники, работающие на условиях совместительства и те, кто осуществляет вспомогательную деятельность по отношению к основному производству. Что касается работников, которые находятся на «сделке», т.е. имеют сдельную оплату труда — их обычно в документе не упоминают.

На основе штатного расписания внутри организации не только решаются кадровые вопросы, но и в известной степени происходит планирование развития бизнеса.

К созданию штатного расписания следует относиться очень внимательно, соблюдая правила по его составлению, утверждению и срокам действия. Не надо забывать о том, что в некоторых случаях штатное расписание может стать доказательством при разбирательствах в трудовых инспекциях и судебных инстанциях.

Порядок утверждения штатного расписания

Прежде чем составить и утвердить данный документ, руководство компании анализирует и учитывает имеющийся кадровый резерв, производственные мощности и перспективы.
Затем пишется приказ на создание штатного расписания, происходит составление документа (основная часть его обычно оформляется в виде таблицы).
Специальным приказом оно утверждается.

Только после соблюдения всей процедуры штатное расписание вступает в законную силу.

Можно ли менять штатное расписание

Штатное расписание составляется, как правило, на достаточно длительный срок – чаще всего это один год или даже больше. Обычно оно формируется в конце или начале календарного года в зависимости от потребностей или планов предприятия. Однако при необходимости (внесение незначительных корректировок, связанных с увеличением/уменьшение штата, переименованиями должностей и т.п.), в него можно вносить различные правки в любое время, для чего также составляются соответствующие приказы, например . При этом если изменения носят серьезный характер, к примеру, происходит полное переформатирование структурных подразделений компании, лучше не ограничиваться внесением правок в действующий документ, а создать новый.

Кто составляет приказ

Обычно на предприятиях написание приказов от лица руководства входит в компетенцию кого-либо из рядовых сотрудников, имеющих определенные знания и навыки создания таких документов.

Как правило, это юрисконсульт, специалист отдела кадров или секретарь.

Но, независимо от того, на ком лежит выполнение данной функции, приказ должен быть в обязательном порядке завизирован директором фирмы.

Привила составления приказа на утверждение штатного расписания

На сегодня приказ на утверждение штатного расписания не имеет единого образца, поэтому писаться может в произвольном виде или по шаблону, разработанному в компании и утвержденному в ее учетной политике. При этом рекомендуется соблюдать некоторые нормы, установленные стандартным делопроизводством для подобного рода документов. В частности, приказ должен обязательно содержать:

номер и дату составления,
наименование организации,
ссылку на основание,
суть приказа (должна быть обозначена четко и емко, с использованием формулировки примерно такого рода «утверждаю штатное расписание»),
номер и дату этого расписания,
дату введения его в действие.

При желании можно дополнить информационную часть приказа сведениями о количестве прописанных в нем штатных единиц и фонде заработной платы.

В завершение нужно установить ответственных за выполнение приказа лиц (обычно это кадровый работник организации и бухгалтер).

Само штатное расписание следует включить в текст как приложение к данному документу.

Правила оформления приказа

Оформляться приказ также может как удобно: допустимы как рукописные, так и печатные формы, написанные как на фирменных бланках компании, так и на чистом листе формата А4.

При этом бланк должен быть обязательно подписан руководителем компании.

Печать на документе ставить не требуется, т.к. он относится к внутренней документации предприятия, кроме того, юридические лица с 2016 года имеют полное право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Оформляется приказ обычно в единственном экземпляре , который в период действия содержится в одном месте с другими нормативно-правовыми актами и распорядительными документами. После утраты актуальности он передается на хранение в архив организации, где и лежит установленный законом период, затем приказ можно утилизировать.

Штатное расписание компании является одним из обязательных документов, который должен быть у каждого предприятия. В качестве бланка можно воспользоваться формой Т-3, а можно разработать собственную, построив её под особенности вашей деятельности (для ООО ДНР, строительной компании, гостиницы, школы, МВД РФ, детского сада, кафе, дошкольного образовательного учреждения, ресторана, ЧОП, ЖКХ, МОУ СОШ общеобразовательной школы, сельскохозяйственного предприятия).

Штатное расписание на 2016 год, как составить — правила

Штатное расписание заполняется уполномоченным на это работником. Для этих целей существует унифицированная .

В нем указывается следующая информация:

название подразделений компании;
названия всех должностей, специальностей и разрядов, а также общая численность;
перечень сотрудников, в том числе указание сотрудников с неполными ставками;
оклад (без НДФЛ), заработная плата;
размеры надбавок и сумма, выделяемая каждый месяц на оплату труда.

Названия подразделений прописываются по степени важности. К примеру, сначала руководство, затем производственный персонал, а в конце обслуживающий персонал.

Графу «Профессия» следует заполнять в соответствии со специальными справочниками и классификатором должностей.

На следующем этапе издается приказ руководителя об утверждении нового расписания. Каких- то особенных требований к приказу законодательство не предъявляет, поэтому кадровые работники оформляют документ в произвольной форме.

После того, как приказ издается, в самом штатном постановлении проставляется дата и номер.

Изменение штатного расписания

Рано или поздно любому кадровику приходится сталкиваться с необходимостью внесения изменений. К примеру, нужно ввести новую штатную единицу или подразделение, либо сократить имеющееся, либо произошло понижение сотрудника в должности, изменился главный заработный фонд, организационный состав и так далее. Все эти ситуации необходимо предвидеть заранее и следить за любыми изменениями на предприятии или в компании, так как их своевременное внесение в этот документ позволит избежать хаоса и неразберихи.

Сделать это можно двумя способами:

1. Изменить само расписание, то есть создать новое со следующим порядковым номером.
2. Изменить действующее.

Все изменения подтверждаются приказом, после чего можно производить корректировку. В нем должны быть указаны основания для внесения изменений.

Каких-либо определённых нормативов по поводу периодичности обновления расписания не существует. Следовательно, делать это следует только в случае необходимости.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание

Приказ о внесении изменений оформляется на типовом и в нем должны быть указаны следующие реквизиты:

Как мы уже говорили, он составляется в свободной форме, также как любой другой приказ или пояснительная записка.

Согласовывать приказ следует с главбухом и руководителем. После того, как приказ будет издан, можно вносить изменения.

Изменение штатного расписания в связи с исключением должностей

Исключить должность или целое подразделение из штатного расписания можно только при сокращении персонала. Для этого сначала издается приказ о внесении изменений, удаляется должность и утверждается новый документ. Для этого соблюдается определённый порядок действий.

Для начала организации следует составлять структурный список работников, чтобы предприятие не уволили важных сотрудников.

Исключить определенную позицию из структуры предприятия можно только при возникновении определённых условий (кризис, смена условий труда рабочих и так далее). Если проводятся мероприятия по сокращению персонала, то увольняемого сотрудника нужно предупредить за два месяца.

Составьте приказ. В нем укажите причину издания, какой случай наступил, что организация и её руководитель должны проводить сокращение производственного персонала. В распорядительной части необходимо прописать наименование должности, которая должна быть исключена. Заверьте документ.

Произведите необходимые изменения в действующем штатном расписании, но не удаляйте коды должностей и структурных подразделений.

После этого поставьте приказ о мероприятиях по сокращению. В нем нужно указать не только исключаемые должности, но и конкретных сотрудников. Заверьте документ и ознакомьте с ним увольняемых специалистов.

Продуманная организация труда персонала на предприятии позволяет обеспечить успех, прозрачность. Директор должен распределить обязанности между сотрудниками, назначить главных по отделам, осуществлять контроль над выполнением поставленных задач.

Наиболее распространенная форма штатного расписания, используемая повсеместно – Т – 3. Эту форму утвердил Госкомстат России. Руководитель организации может добавлять в графе «Примечания» ту информацию, которую посчитает нужной.

Эта информация должна относиться к делу – к кадровой структуре организации, выдаче заработных плат или надбавок, режиму работы сотрудников. Сам же документ утверждается приказом.

В каких случаях требуется?

При правильном построении деятельности компании, разделении труда и организации графиков работы сотрудников, руководитель должен составлять штатное расписание в конце каждого года.

В случае, если были произведены глобальные перестановки в системе кадров, документ может быть составлен в любое время.

В некоторых случаях достаточно лишь внесения корректировок. В силу расписание вступает лишь после того, как был утвержден новый документ может быть действителен лишь после вступления в силу Приказа о введении нового расписания или в старый документ.

Его составление – важная часть в организации трудовой деятельности компании.

Работодатель может:

осуществлять контроль над организационной структурой на предприятии;
фиксировать точную численность работников на каждой должностной позиции;
контролировать систему ;
осуществлять контроль над .

Как составить приказ об утверждении штатного расписания в 2016 году?

Согласно правилам, составлением расписания должны заниматься экономисты, однако чаще всего это поручается бухгалтерам.

Текст приказа могут подготовить сотрудники по поручению директора. Однако подписывают расписание и приказ директор или его заместитель.

Как часто требуется его издание?

Достаточно издания нового штатного расписания раз в год. В случае необходимости оно может быть переиздано в течение года.

Каждое издание или переиздание сопровождается составлением нового приказа. Это практикуется в том случае, если произошли глобальные перемены в кадровой системе.

При сокращении штата необходимо привести количество кадровых единиц в полное соответствие с реальными цифрами.

Структура и форма документа

Составленный руководителем компании приказ – это документ, подтверждающий начало действия нового расписания или внесение незначительных поправок в старое.

В документе заполняются такие разделы, как:

подразделения компании;
дата и номер приказа;
дата и номер утверждаемого расписания;
количество сотрудников;
общая сумма заработной платы.

Руководитель имеет право внести в штатное расписание любую информацию, которая, по его мнению, позволит оптимизировать работу в организации и закрепить ее приказом.

Штатное расписание может быть составлено на один отдел или сразу все структурное подразделение, а может быть разделено по категориям работников. Самые распространенные категории: рабочие, обслуживающий персонал, АУП и ИТР.

В таблице показаны основные разделы штатного расписания.

Наименование раздела	Описание
Наименование и код структурного подразделения	Указывается полное и сокращенное название организации
Должность сотрудника	Записываются все действующие на предприятии должности по отдельности
Количество единиц в штате	Количество работающих на определенной должности человек в штате
Оклад и различные виды надбавок	Указывается сумма оклада и в случае назначения — надбавки, такие, как за выслугу лет, премиальные
Итог по сумме	Общее количество начислений по
Примечание	—

До тех пор, пока не будет подписан приказ, штатное расписание не вступает в силу, и данные, указанные в нем, не являются действительными.

Приказ требуется не только при составлении нового документа, но и при внесении изменений в старое расписание.

Реквизиты

Основные пункты документа:

дата составления;
порядковый номер документа, согласно действующей системе на предприятии и количеству ранее составленных Приказов;
полное название организации или филиала;
реквизиты.

Пример

Приказ, необходимый для того, чтобы штатное расписание вступило в силу.

Скачать образец приказа о внедрении нового штатного расписания можно тут:

Заполнять штатное расписание следует, придерживаясь общепринятых правил:

вначале указывается наименование предприятия;
указывается точная дата нового расписания и его номер;
из штатного расписания выписывается количество сотрудников и общая сумма заработной платы.

Бухгалтер или экономист предприятия должен взять в качестве образца стандартную форму для приказа о новом штатном расписании и подогнать ее под требования руководителя.

Не рекомендуется внесение глобальных изменений в образец. Приказ должен быть кратким и емким, не переполненным ненужной информацией. Название компании обязательно должно полностью соответствовать тому, что указано в указанному в учредительных документах.

Под словом «Утверждено» проставляется номер приказа, а также дата его составления.

Следует обратить внимание на то, что недопустимо в документе писать цифры прописью.

Ставка сотрудников, оклад и надбавки – все это записывается цифрами.

В случае, если при заполнении расписания были допущены ошибки, для их корректировок потребуется издание нового приказа руководителя.

Для сохранения тайны сведений, заполненный бланк не распространяется по организации. Делается всего 1 копия. Оригинал хранится у руководителя, копия – у главного бухгалтера.

Кто визирует?

Визирование документов осуществляется должностными лицами, назначенными организацией. Указывается должность визирующего, личная подпись и ее расшифровка.

Где и как долго хранится?

Приказы по штатному расписанию хранятся в папке с приказами, относящимися к кадрам в организации. Непосредственно штатное расписание хранится в отдельной папке постоянно и переносится в архив сотрудником отдела бухгалтерии.

В случае необходимости документы могут быть выданы из архива руководителю предприятия или доверенным лицам.

На крупных предприятиях новое расписание составляется на срок не менее года.

Приказ об утверждении штатного расписания подписывается сразу же после его составления. О введении изменений руководитель компании может объявить сотрудникам лично или на собрании. Также руководство сообщает и о вводе нового расписания на год.

Чтобы изменить расписание, также необходимо составить приказ о внесении поправок.

Законодательство Российской Федерации не предъявляет строгих требований к штатному расписанию.

Руководители организаций вправе сами выбирать лучший способ ведения документа: его срок действия, данные, вносимые в расписание.

Некоторые компании не ведут подобную документацию, однако это, в большинстве случаев, отрицательно сказывается на их деятельности. Расписание может пригодиться при возникновении конфликтов в связи с сокращением штата, а также для урегулирования количества сотрудников на каждой из должностей во избежание переплат и уменьшения бюджета организации.

Штатное расписание - это организационно-распорядительный документ, в котором отражается структура организации, содержится перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов. Также в штатном расписании отражается размер надбавок и доплат, существующих в данной организации, применительно к конкретным должностям. Штатное расписание составляется на основе структур и численности предприятия, предмета его деятельности и целей.

При определении необходимой численности работников следует руководствоваться Методикой расчета численности отдельных категорий работников на основании норм по труду, утвержденной приказом Минтруда от 04.09.2000 г. № 222.

При разработке и утверждении собственник или уполномоченный им орган должен присваивать штатным единицам только такие наименования должностей и профессий, которые соответствуют Классификатору профессий ДК 003:2005, утвержденному приказом Госкомитета Украины по вопросам технического регулирования и промышленной политики от 26.12.2005 г. № 375.

Штатное расписание утверждается, как правило, в начале года руководителем предприятия и действует в течение календарного года, что также следует из письма Минтруда от 20.01.2005 г. № 18-23.

Необходимо отметить, что штатное расписание составляется и для вспомогательных работников предприятия с почасовой оплатой труда, обслуживающих основное производство. Однако для работников со сдельной оплатой труда составление штатного расписания, как правило, на практике не применяется.

Штатное расписание следует составлять не поименно, с указанием наименований должностей и фамилий работников, как это иногда встречается на предприятиях, а по структурным подразделениям в порядке подчиненности, в том числе учитывая подчиненность внутри структурного подразделения (например, гл. бухгалтер - 1, зам. гл. бухгалтера - 1, экономист 1-й категории - 2, бухгалтер 2-й категории - 4 и т. д.).

Поправки в штатное расписание вносятся в случае незначительных изменений организационной структуры, а именно введения новых должностей и/или изменения окладов. В этом случае издается приказ о внесении изменений в штатное расписание, который должен отражать обоснования внесения изменений и содержать формулировку этих изменений. Если руководителем предприятия издается такой приказ, то штатное расписание, утвержденное в начале года, можно не менять, а руководствоваться приказом о внесении изменений в штатное расписание.

Если же в течение календарного года структура предприятия трансформируется существенно, то целесообразно издавать приказ об утверждении штатного расписания в новой редакции. В таком случае штатное расписание составляется с учетом всех изменений и утверждается руководителем предприятия на момент внесения этих изменений. Следует отметить, что ежемесячно менять и утверждать штатное расписание нецелесообразно. Если же коррективы в штатном расписании незначительны, лучше издать частично.

Должности работников-совместителей, также как и остальных работников предприятия, для которых эта работа является основной, должны быть предусмотрены в штатном расписании.

При изменении штатного расписания следует обратить внимание, что в соответствии со ст. 32 и 103 КЗоТ собственник или уполномоченный им орган обязан уведомить работника об изменении условий оплаты труда в сторону ухудшения или изменении существующих условий труда (в том числе и изменении оплаты труда в сторону уменьшения) не позднее чем за 2 месяца до их изменения.

Штатное расписание

Приказы

Абсолютно все предприятия обязаны составлять документ о составе своего штата, который называется штатным расписанием. В нем указываются данные о штатных единицах, их численности, названии должностей, окладах и месячном бюджете на зарплату. В большинстве случаев расписание составляют в конце года на следующий новый год. Свою законную силу расписание получает после того, как издается приказ об его утверждении. Рассмотрим более подробно приказ об утверждении штатного расписания, правила его составления и утверждения.

Из этой статьи вы узнаете:

основы составления приказа об утверждении штатного расписания;
особенности приказа об изменении штатного расписания;
образцы приказов об утверждении штатного расписания.

В первую очередь стоит отметить, что тогда, когда изменения в составе компании совсем не существенны, можно создавать расписание не на год, а на больший срок. При этом право на утверждение расписания есть не только у главы компании, но и уполномоченного им лица.

Составление приказа об утверждении штатного расписания

Приказ составляют на общем бланке компании. Стоит отметить, что данный вид приказов не имеет констатирующей части и начинается с «ПРИКАЗЫВАЮ». Такой подход объясняется тем, что никаких пояснений для введения в действие расписания использовать не нужно. Но при желании можно указать причины, если они есть, которые объясняют утверждение.

Скачать в.doc

В приказе о введении штатного расписания указывают все требуемые реквизиты, которые полностью соответствуют существующим распорядительным документам. В обязательном порядке указывается название компании и ее место расположения. Приказ получает свой номер и дату после того, как его подписывает руководитель или уполномоченное лицо. Если в роли бланка выступала форма № Т-3, то дата и номер приказа должны в обязательном порядке отражаться в специально предназначенных для этого строках формы.

В случае если для приказа применяется форма № Т-3, она заверяется оттиском печати компании, согласовывается главным бухгалтером и начальником кадровой службы.

Особенности приказа об изменении штатного расписания

Если нужно внести изменения в имеющееся расписание , то необходимо издать дополнительный приказ о его изменении. В данном приказе нужно подробно описать суть произошедших изменений. Приказ об изменении имеет точно такой же вид, как и приказ об утверждении, правила и порядок заполнения у них один и тот же.

В приказе об изменении должны быть указаны причины. Чаще всего это:

необходимость в оптимизации административной деятельности;
улучшение организационной структуры;
осуществление реорганизации;
устранение дублирующих функций;
изменения в законодательстве;
необходимость организации мероприятий по улучшению деятельности отдела компании;
сокращение основной деятельности, расширение либо диверсификация.

В тех ситуациях, когда изменения слишком значительные, вносить их нет смысла, гораздо проще создать и утвердить новое штатное расписание.

Образцы приказов об утверждении штатного расписания

В самом верху указывается название компании. Далее следует указать по центру слово «ПРИКАЗ», дату, его номер и город. Затем следует само тело приказа. Рассмотрим на примере:

Общество с ограниченной ответственностью «Антошка»

(ООО «Антошка»)

9 ноября 2016-го года г. Санкт-Петербург

ПРИКАЗ № 239

об утверждении штатного расписания

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить штатное расписание № 239 от 9 ноября 2016-го года в количестве 65 штатных единиц и месячным фондом зарплаты в размере 2 382 200 (два миллиона триста восемьдесят две тысячи двести) рублей.

2. Ввести штатное расписание № 239 от 9 ноября 2016-го года в действие с 9 ноября 2016-го года.

3. Контроль за исполнением приказа возложен на главного бухгалтера Иванову И.К., а так же начальника кадровой службы Жигало П.И.

Приложение №1: штатное расписание № 239 от 09 ноября 2016-го года.

Гендиректор Курышкин И.В.

С приказом ознакомлены:

Главный бухгалтер Иванова И.К.

(подпись) (расшифровка подписи)

9 ноября 2016-го года

Начальник кадровой службы Левчук С.И.

(подпись) (расшифровка подписи)