Авансовый отчёт по командировке: правила оформления, нюансы заполнения, бухгалтерские проводки. Инструкция: составляем авансовый отчет по командировке

Для учета средств, которые выдаются сотрудникам организации на время поездок или на другие нужды, используется специальный бланк. Он называется по командировке". Этот документ является подтверждением использования денег. Основанием для выдачи средств является приказ руководителя. В этой статье вы найдете образец авансового отчета по командировке, узнаете регламент подачи бланка.

Документооборот

Для направления в командировку необходимо оформить:

• приказ;
• служебное задание;
• удостоверение.

По возвращении необходимо представить отчет о выполнении

Командировочное удостоверение сотрудник должен всегда держать при себе. В каждом пункте в нем делаются пометки о времени приезда и отъезда. Согласно ст. 168 ТК РФ, работодатель должен возмещать сотруднику такие расходы: по проезду, найму жилища, суточные, иные затраты, которые были согласованы с руководством.

Обычно деньги выдаются работнику перед отъездом. В соответствии с Положением о ведении кассовых операций на территории РФ, эта операция оформляется на основании заявления сотрудника, в котором указывается сумма и сроки. Средства предоставляются: наличными из кассы, банковским чеком, корпоративной картой, денежным переводом.

Оформление

С 2002 года юридические лица всех форм собственности используют специальную форму № АО-1. Авансовый отчет по командировке, бланк которого можно взять в бухгалтерии предприятия, заполняется в одном экземпляре в течение трех дней с момента возвращения. Он сдается на проверку в финотдел.

На лицевой стороне указываются такие данные:

Форма авансового отчета заполняется с двух сторон. На обороте указывается перечень документов, которые подтверждают расходы (чеки, билеты, квитанции и т. п.), их номера и даты, суммы затрат. Внизу под таблицей подотчетно лицо должно поставить свою подпись.

Пометки бухгалтерии

После получения бланка сотрудник финансового отдела должен заполнить такие реквизиты:

• «бухгалтерская запись» - проводки с номерами субсчетов, на которых отражены израсходованные суммы;
• состав приложений - количество предоставленных документов;
• фиксируется утвержденная сумма потраченных денег и ставится роспись главного бухгалтера;
• внесенный остаток или выданный перерасход;
• номер и дата ПКО или РКО;
• под линией отреза расположена расписка о принятии к проверке документов. Здесь бухгалтер фиксирует инициалы сотрудника, номер и дату отчета, израсходованную сумму (прописью), количество предоставленных документов.

Заполненный авансовый отчет по командировке подается на утверждение руководителю организации.

По возвращении из командировки сотрудник должен сдать:

• удостоверение;
• служебное задание;
• авансовый отчет о командировке с документами, которые подтверждают расходы.

Если использовалась карта, то необходимо приложить чеки из банкоматов. В случае зарубежной командировки сотрудник должен предоставить копии загранпаспорта и страниц с пометкой о дате пересечения границы.

Отчет о командировке, пример которого будет представлен далее, передается руководителю на утверждение. Не израсходованная часть средств возвращается в кассу сразу либо удерживается из заработной платы. Максимальная сумма ограничена 20 % от уровня дохода, в редких случаях — 50 %.

Ввод данных в программу "1С Бухгалтерия"

На основании заполненного и утвержденного авансового отчета в программе формируются проводки по использованию средств. Для этого предусмотрен одноименный документ, который открывается через меню «Касса» на

В журнале нужно создать новый бланк, нажав на кнопку «Добавить». В нем заполняются такие реквизиты:

• «Физ. лицо» - Ф. И. О. сотрудника.
• «Назначение» - «командировочные затраты».
• На вкладке «Авансы» табличной части документа указывается номер РКО, по которому были выданы средства.
• В нижней части окна в поле «Приложение» указывается количество предоставленных документов.
• На вкладке «Прочие» расписываются расходы, которые указаны в документе «Отчет о командировке».

Пример

Билет на проезд № 8956 от 20.03.14 - 2500 руб. без НДС.

Квитанция за проживание № 1245 от 20.03.14 - 2400 руб. без НДС.

Справка-расчет (суточные) - 600 руб. без НДС.

После проведения документа должны сформироваться проводки: ДТ 26 КТ 71.01.

Суточные

Это отдельная часть расходов, которая не подтверждена документарно. Деньги выдаются на собственные нужды сотрудника. Размер суточных одинаков для всех населенных пунктов. По закону предельная величина суточных, которые не облагаются НДФЛ, составляет 700 руб. На суммы сверх этой цифры должен начисляться налог по ставке 13 %. Размер суточных для заграничных командировок зависит от страны назначения. Расчет производится по календарным дням, включая выходные и праздники, время нахождения в пути. Выплата может осуществляться наличкой на основе заявления сотрудника или банковским переводом. Чаще используется второй вариант. Но при перечислении таких сумм на «зарплатные» карты могут возникнуть налоговые риски, которые связаны с переквалификацией средств. Чтобы не возникали конфликты, организация должна отразить в учетной политике возможность перечисления денег на любые реквизиты сотрудников. Иначе госорганы могут доначислить на них НДФЛ, а также пени и штрафы.

Несколько слов о зарубежных командировках. Организация может выдавать сотруднику деньги наличными в рублях, иностранной валюте или перечислять на карту. Размер суточных определяется или локальными правовыми актами. Период пребывания в командировке рассчитывается по отметкам в паспорте. В случае вынужденной задержки в пути суточные выплачиваются по решению руководства.

Пример авансового отчета по командировке

Название предприятия
Номер ЕДРПО

Авансовый отчет № 10 от 01.04.2015 года

Физическое лицо: Иванов А.А. Отдел: Цех Должность: Электрик

Назначение: хознужды

Отчет об использовании средств, которые предоставлены на командировку № __-______
или под отчет № РКО -15 от 19.04.2015 сумма 500 руб. 00 коп.

Отчет проверено:
Всего получено: 500 руб. 00 коп.

Всего возвращено к утверждению: 0 руб. 00 коп.

(заполняется бухгалтером)

Всего получено: 500 руб.

Израсходовано 500 руб. 00 коп.

Остаток: 0,00 руб.

Отчет подтвержден в сумме: 500 руб. 00 коп.

Перерасход: 0 рублей 00 копеек.

Приложение: 1 документов

1. чек № 1245 от 20.04.2015.

Внесенный остаток в сумме ___________ оформлен ПКО №____ от _____ г.
Перерасход выдан: РКО № ___ от ____.

Дата Подпись

Так заполняется форма авансового отчета. Все расходы фиксируются с учетом копеек.

Вывод

Авансовый отчет по командировке подтверждает использование денежных средств сотрудниками. В бланке указывается: кем, когда и сколько денег было израсходовано. К нему прилагаются все чеки и квитанции, которые подтверждают использование денег. Бланк сдается на проверку в бухгалтерию, а потом - руководителю организации.

Если, вернувшись, сотрудник заболел или отсутствует на своем рабочем месте по иной уважительной причине, он обязан предоставить необходимые сведения о прошедшей командировке в течение трех рабочих дней с даты выхода на работу.

Все сведения сотрудник должен предоставить в письменном виде по форме № АО-1 «Авансовый отчет», утвержденной Постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55.

Форма № АО-1 «Авансовый отчет»

Указанная форма заполняется сотрудником в одном экземпляре и сдается в бухгалтерию со всеми документами, сведения о которых указаны в форме № АО-1. При этом работник заполняет не всю форму, а только часть лицевой и оборотной стороны. Остальную часть заполняет бухгалтерия.

Заполняет работник

Заполнение формы начинается как обычно с «шапки» документа.

1. Указываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО

2. В графах «номер» и «дата» проставляем соответствующие реквизиты

3. В графе «Отчет в сумме» указываем цифру, которую сотрудник потратил в командировке. Например, если ему было выдано пятьдесят тысяч рублей, а он потратил шестьдесят, то в этой графе он указывает шестьдесят тысяч. Или наоборот, если было выдано пятьдесят тысяч, о потрачено было двадцать, то и отчет будет на двадцать тысяч рублей

4. Вносим наименование структурного подразделения и его код (если он есть)

5. Указываем фамилию, имя, отчество отчитывающегося, его табельный номер и должность

6. В графу «Назначение аванса» вписываем цель командировки

7. В графе «Получен аванс...» указываем реквизиты расходного кассового ордера (если деньги выдавались наличными в кассе, если было безналичное перечисление указываем только сумму) и выданную сумму

8. В графе «Итого получено» указываем сколько получили всего

10. И вписываем остаток денежных средств, которые он должен вернуть

Предположим, что сотрудник добирался к месту командирования и обратно на самолете, жил в гостинице (питание было включено в стоимость проживания), а к месту работы в командировке добирался пешком (гостиница рядом с местом работы).

11. В первую строку вписываем реквизиты проездных документов

13. Вносим сведения о сумме выданных суточных

14. В графу «Итого» вносим сумму израсходованных средств, которая должна соответствовать сумме, на которую подается отчет (см. пункт 3)

После того, как работник внесет все необходимые сведения в графы и столбцы, он подписывает авансовый отчет, прикладывает к форме бланка № АО-1 все имеющиеся у него документы на которые он ссылался, нумерует их, вносит сведения о количестве приложенных документов в соответствующий раздел формы (расположен на лицевой стороне) и передает весь этот пакет документов в бухгалтерию.

Заполняет бухгалтерия

Сотрудник бухгалтерии должен внимательно проверить отчет работника в его присутствии на предмет наличия ошибок и неточностей (при обнаружении ошибок работнику придется заполнять форму заново).

15. Если бухгалтера все устраивает, в графе «Отчет проверен» он делает соответствующую запись и подписывается

16. Бухгалтер принимает от работника неизрасходованные деньги в кассу (если выдавались наличными, если было безналичное перечисление деньги будут удержаны по заявлению работника на основании авансового отчета), указывает сумму и реквизиты документа, по которому произведен возврат средств, и подписывается еще раз

18. На оборотной стороне формы работник бухгалтерии вносит сведения о принятых к учету денежных суммах и разносит их по соответствующим счетам. Суммы, которые вписал сотрудник и бухгалтер должны совпадать

19. На лицевой стороне в правой таблице бухгалтер вносит сведения об израсходованных суммах и счетах

20. Далее бухгалтер прикладывает к форме отчета копию приказа о командировании работника и несет его на подпись к главному бухгалтеру, который еще раз проверяет все сведения и документы, подписывает отчет и отправляет на утверждение к генеральному директору

21. Генеральный директор утверждает отчет и возвращает его в бухгалтерию где он храниться пять лет со всеми приложенными к нему документами, после чего уничтожается установленным в организации порядком

На основании сведений, указанных в форме № АО-1, бухгалтерией организации производится списание денежных сумм в установленном законом порядке.

Так же начальство может запросить .

Командировка сотрудника — действие нужное и порой очень полезное для компании. Но любая командировка подразумевает под собой затраты. Работнику по итогам командировки необходимо оформить авансовый отчет по командировке, образец 2017 года которого прилагается.

Служебная командировка

Командировкой считается направление сотрудника на небольшой срок на переговоры в другую организацию, филиал с проверкой и иные мероприятия, находящиеся вне расположения рабочего места, по согласованию с руководителем для выполнения определенных работ в соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ . При направлении в командировку руководитель предоставляет сотруднику следующие гарантии:

• на время командировки за сотрудником сохраняется его рабочее место;
• сохраняется зарплата в среднем размере, который рассчитывается согласно Постановлению Правительства РФ № 922 от 24.12.2007 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы»;
• сотруднику возмещаются затраты, понесенные в связи с командировкой, такие как найм жилья, оплата проезда и другие, согласно ст. 168 ТК РФ .

Авансовый отчет по командировке в 2017 году

При направлении сотрудника в командировку наниматель обязан оформить следующие документы:

• служебную записку работника о командировке с указанием места назначения, причин необходимости командировки, сроков и выполняемых в командировке работ;
• приказ о направлении сотрудника в служебную командировку, оформляемый после утверждения руководителем командировки по форме Т-9 , утвержденной Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004;
• выдаваемые сотруднику вместе с приказом командировочное удостоверение по форме Т-10 и служебное задание по форме Т-10(а) .

По возвращении из служебной командировки работник согласно п. 26 Положения об особенностях направления работника в служебную командировку, утвержденного Постановлением Правительства РФ № 749 от 13.10.2008, должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет по командировке, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата РФ № 55 от 01.08.2001 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет».

В Положении по командировкам прописаны следующие моменты:

• как исчисляется срок командировки;
• как подтверждается фактический срок командировки;
• сохранение заработной платы на период командировки и оплата работы в выходные дни, проведенные работником в командировке;
• выдача аванса для оплаты командировки;
• перечень расходов, которые возмещаются командированному работнику, такие как оплата жилья, транспортные расходы, суточные, иные расходы, понесенные работником.

Оформление авансового отчета

У работника, который впервые побывал в командировке, может возникнуть логичный вопрос, как оформить авансовый отчет по командировке. Это довольно просто, если разобраться, к тому же сейчас существует ряд систем, которые помогают сотрудникам оформлять документы, а бухгалтерии их проверять.

А теперь все же разберемся с оформлением отчета:

• как и везде, первым пишется наименование организации;
• номер и дата документа часто проставляются после заполнения у уполномоченного сотрудника;
• указываются структурное подразделение и должность командированного;
• указывается причина составления отчета - «служебная командировка»;
• сотрудник вносит показатели аванса и фактических затрат;
• позже в бухгалтерии уже пропишут номера и суммы дебета и кредита согласно правилам ведения бухгалтерского баланса;
• далее сотруднику необходимо на втором листе описать прилагаемые документы к авансовому отчету по командировке;
• после заполнения отчета сотрудник передает его в бухгалтерию, где отчет проверяют и согласовывают;
• затем отчет передается на утверждение руководителю.

Таким образом, в заполнении авансового отчета нет ничего сложного. Главное, чтобы не были утеряны или испорчены документы, подтверждающие расходы.

Оформление командировки сотрудников для бухгалтера, сталкивающегося с этой процедурой в первый раз становиться небольшой проблемой.

Приведем основные возникающие вопросы:

• Оформление командировки за границу в 1с;
• Заполнение командировочных удостоверений;
• Размер суточных при командировке;
• Как оформить авансовый отчет при командировке ;
• Оплачивается ли такси до аэропорта при командировке.

Мы постараемся максимально полностью осветить тему правильного оформления командировки сотрудника в бухгалтерии компании.

Как правильно оформить расходный кассовый ордер на командировку (РКО на аванс)

Подготовка сотрудника к командировке начинается с покупки билетов для поездки, бронирования гостиницы и т.п. Для этого сотруднику выдаются денежные средства под аванс из кассы компании. Для этого необходимо оформить расходный кассовый ордер (далее РКО) по форме КО-2 (ОКУД 0310002) с основанием Выплата под авансовый отчет с указанием выданной сотруднику суммы. Обратите внимание что указываем 71 кор. счет в РКО.

Оформление расходного кассового ордера достаточно простой процесс, и поэтому мы не будем приводить пример заполнения.

Оформление командировочных удостоверений

Следующим шагом процедуры оформления командировки сотрудника будет составление бланка командировочного удостоверения. Но нужно знать, что:

• Так при поездке за границу бланк удостоверения делать не нужно,
• Размер суточных в командировке за границу составляют 2500 руб., тогда как в пределах РФ 700 руб.

Итак, если поездка в пределах РФ, то заполняем бланк унифицированной формы Т-10 (код по ОКУД 0301024). Бланк состоит из двух листов:

1. Титульный лист, в котором указываются данные по сотруднику, дней и цель командировки, пункт назначения - в какой город и компанию командируется сотрудник.
2. Лист для отметок выбытия, прибытия в пункт назначения командировки.

После возвращения сотрудника удостоверение сдается, и попадает в журнал регистрации командировочных удостоверений .

Пример правильного бланка командировочного удостоверения смотрите ниже .

Обращаем ваше внимание, что печать на командировочном удостоверении должна стоять в каждом отведенном для неё месте (отметка М.П.).

Бланк командировочного удостоверения можно скачать , а также если вы работаете в программе 1с «Зарплата и Управление персоналом», напечатать из документа «Командировки организаций».

Заполнение авансового отчета по командировке

После того как сотрудник вернулся из командировки, он должен отчитаться перед бухгалтером по затратам. Для этого он обязан предоставить чеки. На основании предоставленных документов необходимо заполнить авансовый отчет.

Итак, как заполнить авансовый отчет по командировке? Для начала необходимо скачать бланк по форме АО-1 (ОКУД 0302001).

Авансовый отчет состоит мин. из трех листов:

1. Заполняем шапку документа (с этим не должно быть сложностей). Обязательно указываем остаток по предыдущим авансам - это сумма выданных средств (возможно задолженность по предыдущим авансам), указываем фактически израсходованную сумму по чекам и конечный остаток как разницу этих сумм. Бухгалтерская запись делается по дебету 26 кредиту 71 счетов.
2. Второй лист это расписка, с суммой отчета, о проверке авансового отчета бухгалтером.
3. Третий и последующие листы это детализация расходов. Номера и даты документов расходов, на что потрачены деньги (суточные, билет и т.д.) бухгалтерские счета. Под этим листом подписывается подотчетное лицо.
4. Также к авансовому документу необходимо прикрепить и все предоставленные сотрудником документы.

Стороне формы указывается общая сумма полученного аванса (включая суточные), а также остаток или перерасход средств, если таковые имеются.

Оборотная сторона формы №АО-1 представляет собой таблицу и предназначена для перечисления подтверждающих расходы документов, прилагающихся к . Ее заполняет работник. Поскольку сумма в графе «Итого» этой таблицы должна соответствовать общей сумме отчета, списываемой предприятием, то суточные здесь также должны быть упомянуты. Но поскольку никаких подтверждающих суточные расходы документов работник представлять не обязан, то графы таблицы, предназначенные для реквизитов подтверждающих документов, остаются пустыми. Работник просто пишет в графе «Наименование документа (расхода)»: «Суточные с такого-то по -то число», а в графе «Сумма расхода» - сумму, выданную в качестве суточных. Больше ничего писать суточных не нужно. Правомерность учета этих затрат в качестве производственных, подтверждают документы, доказывающие производственный характер самой командировки, а также о направлении в командировку и проездные документы.

Суточные учитываются организацией в размере фактических затрат. Законодательство не содержит лимитов размера суточных, их денежное значение регулируется внутренними актами организации. В НК существует норматив суточных лишь в целях исчисления НДФЛ, но он не является ограничением самого размера суточных. Тем не менее, принимая во наличие этого норматива, в отчете обязательно надо указать даты/количество дней, на которые выдаются суточные.

Источники:

• Письмо Минфина РФ от 22 марта 2006 г. №03-03-04/1/271
• списание авансового отчета

Почти каждый руководитель сталкивается с необходимостью отправляться в командировки или посылать сотрудников для решения каких-либо вопросов, касающихся процветания кампании. Такие ситуации, естественно, подразумевают некие затраты, которые называются командировочными расходами. Эти расходы регулируются нормами Трудового кодекса.

Вам понадобится

• - авансовые отчеты;
• - чеки;
• - квитанци;
• - авиа и ж/д бмлеты;
• - различные счета, подтверждающие факт оплаты каих-либо услуг.

Инструкция

Организация обязана оплачивать командировочные расходы своим сотрудникам, то есть затраты на проезд, найм жилого помещения, а также иные расходы , которые осуществлены с разрешения руководителя. Денежные средства должны быть выданы сотруднику под авансовый отчет, денежная сумма может быть как в виде наличной, так и безналичной. При выдаче денег, вам необходимо отразить это в бухгалтерском следующей : Д71 «Расчеты с подотчетными » К50 «Касса» или 51 «Расчетный счет».

Бывают командировки заграничные, в этом случае сотруднику выдают денежные средства в иностранной валюте. При таком расчете вам нужно к счету 50 открыть субсчет «Расчеты в валюте». Также для бухгалтерского учета курс устанавливается согласно Центральному банку Российской Федерации на дату оформления . В учете делается запись: Д26 «Общехозяйственные расходы » К71 «Расчеты с подотчетными лицами» (отражены расходы на ) и Д71 «Расчеты с подотчетными лицами» К91 «Прочие доходы и расходы (отражена ).

Документами, подтверждающими затраты во время командировки являются: авиа и ж/д билеты, квитанции и счета за проживание, различные чеки, а также с терминалов и банкоматов. На основе всех этих документов формируется авансовый отчет. Расходы признаются в том периоде, в котором они были осуществлены.

Согласно ПБУ, затраты во время командировки относятся к обычным видам деятельности и учитываются при расчете налога полностью. Так, например, если поездка была связна с покупкой , то потраченные средства необходимо включить в их стоимость, если же осуществлялась покупка , то, соответственно, затраты формируют первоначальную стоимость этих активов организации.

Служебные поездки, или командировки, влекут за собой некоторые затраты, например, на проезд, проживание, услуги связи и т.д. Для этого из кассы организации командированному сотруднику выдаются денежные средства. Вернувшись, он должен отчитаться за потраченные суммы, предоставив чеки, квитанции, счета, накладные, билеты. На основе этих подтверждающих документов бухгалтер или же сам сотрудник оформляет авансовый отчет (форма №АО-1).

Вам понадобится

• - подтверждающие документы;
• - план счетов;
• - калькулятор.

Инструкция

Проверьте правильность оформления подтверждающих документов. Затраты, указанные в них, должны быть экономически обоснованы. При покупке за наличный расчет вы должны предоставить квитанцию и товарную накладную. В этих документах проверьте указание реквизитов компании, дату и время покупки, наименование товара. В товарной накладной обязательно должна присутствовать синяя печать организации.

После того как все проверено, начните заполнять авансовый отчет. В самой верхней строчке напишите наименование компании, проставьте код вашего предприятия (ОКПО).

Напишите номер документа и дату составления отчета. Впишите наименование структурного подразделения, укажите подотчетное лицо, должность и его номер по табелю. В строке «Назначение аванса» укажите «командировочные расходы».

Заполните таблицу. Сначала впишите сумму, которая была выдана на руки. Ниже подведите итог, то есть укажите, сколько получено и израсходовано денежных средств. Рядом напишите то же самое, только используя бухгалтерский язык, то есть сделайте . Для этого вам понадобятся подтверждающие документы.

Заполните оборотную сторону форму. Впишите дату и номер документа, наименование, сумму затрат, дебетовый счет. Например, при покупке материалов в дебете укажите счет 10. После того как записи внесены – подведите итог. Подпишите у подотчетного лица.

Под таблицей укажите, сколько приложений прикреплено к форме, для этого подсчитайте количество подтверждающих документов. В правом верхнем углу утвердите отчет, указав сумму прописью и поставив подпись.

Источники:

• заполнение авансового отчета по командировке

Налоговым законодательством определен порядок выплаты суточных, которые полагаются работникам, пребывающим более одного дня в командировке. Размер суточных устанавливается коллективным договором, положением о командировках и зависит от региона, страны, куда отправляется специалист по служебным делам.