Учет денег в кассе и правила ведения кассовых операций. Кассовые операции при использовании онлайн-кассы

Кассовые операции - важнейшая составляющая торгового бизнеса (и, в целом, любого другого, который сопровождается осуществлением наличных расчетов). В чем заключается их предназначение? Каким образом проводятся кассовые операции в соответствии с требованиями законодательства - особенно, с учетом изменений в Законе № 54-ФЗ с 2017 года, который регулирует применение онлайн-касс?

Расскажем все о ведении кассовых операций.

Что к ним относится

К кассовым операциям по существу следует относить те, которые имеют отношение к обороту наличных денежных средств (либо безналичных, при которых используются различные электронные инструменты - прежде всего, банковские карты).

Как правило, как минимум один из участников таких операций - это физическое лицо. Оно может быть представлено:

1. Покупателем (заказчиком услуг) .

Денежные средства в этом случае могут:

• приниматься от покупателя (при расчете за товар или услугу);
• отдаваться покупателю (при возврате товара или компенсации за некачественную услугу, при возврате предоплаты за товары или услуги).

1. Работником .

Денежные средства в данном случае могут:

• выдаваться работнику (в виде зарплаты, сумм под отчет - например, командировочных);
• приниматься от работника (например, в виде неизрасходованных командировочных).

1. Заемщиком или кредитором .

Очевидно, в зависимости от конкретной роли физлица, с которым ведутся в данном случае расчеты, денежные средства могут как выдаваться (заемщику - при оформлении займа, кредитору - при его возврате), так и приниматься (у заемщика - при возврате займа, у кредитора - при оформлении).

Таким образом, кассовые операции носят двойственный характер: они могут соответствовать как приему, так и выдаче денежных средств из кассы хозяйствующего субъекта (индивидуального предпринимателя либо организации).

В предусмотренных законом случаях сторонами кассовых операций могут быть только юридические лица (либо юрлица и ИП). Чуть позже мы изучим специфику таких операций подробнее. Пока же условимся рассматривать общераспространенные сценарии, при которых, как минимум, один участник расчетов - физлицо (не зарегистрированное как ИП).

Операции, соответствующие расчетам хозяйствующего субъекта с указанными выше категориями физических лиц (и не только - перечень возможных участников таких правоотношений может быть намного шире), проводятся в юрисдикции особых норм законодательства. Изучим основные источники права, в которых данные нормы закреплены.

Узнайте подробнее, что относится к кассовым операциям.

Оставьте номер телефона, мы перезвоним Вам и ответим на вопросы!

Какие нормативные акты регулируют ведение кассовых операций

Кассовые операции проводятся российскими предприятиями в соответствии с такими нормативными актами как:

1. Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У .

• то, какие именно процедуры должны проводиться в рамках кассовых операций;
• лимиты по остаткам наличных денежных средств, которые предприятию нужно соблюдать в установленных законом случаях;
• порядок применения различных кассовых документов;
• основные правила обеспечения сохранности денежных средств на предприятии.

И это, конечно, не исчерпывающий перечень категорий норм, установленных Указанием № 3210-У. Данный нормативный акт - достаточно объемный и сложный по структуре источник права, и его применение может характеризоваться большим количеством нюансов, подробно раскрывающихся в ходе правоприменительной практики.

Видео - работа с наличными деньгами в 2017 году (с учетом поправок - Указание Банка России от 19.06.2017 N 4416-У):

1. Указанием Банка России от 07.10.2013 № 3073-У .

Данный источник права регламентирует конкретно то, каким образом должны осуществляться расчеты с применением наличных денежных средств. Его положения обязаны знать, прежде всего, хозяйствующие субъекты, которые занимаются розничной торговлей и оказанием услуг физлицам, в ходе которых практически всегда проводятся наличные расчеты.

1. Законом № 53-ФЗ, принятым 22.05.2003 года .

Данный закон и предыдущий источник права, Указание № 3073-У, следует рассматривать как нормативные акты, регулирующие общую сферу правоотношений - наличные расчеты. Однако, Закон № 54-ФЗ регламентирует отдельный важнейший аспект таких расчетов - применение контрольно-кассовой техники (либо документов, заменяющих те, что формируются посредством ККТ).

Следует отметить, что до 01.07.2018 года Закон № 54-ФЗ фактически применяется одновременно в 2-х редакциях - текущей (от 03.07.2016 года) и, частично, той, что была принята 08.03.2015 года. Некоторые торговые предприятия имеют право выбирать, какую из редакций применять при расчетах с покупателями.

Частичное применение старой версии Закона № 54-ФЗ обусловлено тем, что законодателем признано утратившим силу большинство норм данного нормативно-правового акта - но за исключением тех, которые позволяют ряду бизнесов законно не использовать контрольно-кассовую технику (далее в статье мы изучим то, какие это бизнесы, подробнее).

Указанные источники права (и иные, которые могут в различных ситуациях корреспондировать с ними) регламентируют разные сферы правоотношений. Если рассматривать практические нюансы, которые характеризуют данные правоотношения, то можно изучить, прежде всего, основные принципы организации работы кассы на предприятии.

Расскажем, какие нормативные акты регулируют ведение кассовых операций. Получите консультацию специалистов!

Оставьте свой номер, и мы Вам перезвоним!

Как работает касса на предприятии

Касса - это структурная единица предприятия, которая имеет необходимые технические ресурсы для:

• приема платежей и выдачи денежных средств в соответствии с требованиями законодательства;
• формирования документов в соответствии с требованиями законодательства;
• обеспечения сохранности денежных средств и документов, формируемых в ходе кассовых операций;
• выполнения сотрудником, ответственным за проведение операций с денежными средствами, трудовых функций в соответствии с договором и инструкциями.

Таким образом, организация работы кассы предполагает закрепление за ответственным сотрудником определенных полномочий по ведению кассовых операций, а также возложение на него определенных обязательств - в частности, тех, что связаны с материальной ответственностью работника.

Работа кассы может регламентироваться как на законодательном уровне, так и на уровне локальных нормативных актов фирмы (причем, их положения не должны противоречить нормам законодательства). Содержащиеся в них предписания направлены:

• на упорядочение приема и обеспечение целевого расходования денежных средств, которыми распоряжаются сотрудники на кассе;
• на осуществление различных отчетных процедур, которые позволяют заинтересованным лицам (владельцам бизнеса, проверяющим структурам) проследить качество выполнения ответственными работниками предписаний законодательства и локальных нормативных актов.

Если говорить о распространенных разновидностях локальных норм, которые регулируют порядок кассовых операций на предприятии, то среди них можно выделить:

1. Нормы, регламентирующие выдачу денежных средств под отчет (как мы отметили выше, это может быть связано с поездкой кого-либо из сотрудников фирмы в командировку).

Такие нормы могут устанавливать, в частности:

• перечни документов, на основании которых суммы выдаются под отчет (например, это может быть направление в командировку от руководства);
• порядок возврата сотрудником, приехавшим из командировки, выданных денежных средств, сдачи отчетности по ним работодателю.

1. Нормы, определяющие порядок перемещения денежных средств из кассы на счет в кредитно-финансовую организацию.

Здесь могут устанавливаться, к примеру:

• лимиты по остатку денежных средств в кассе, порядок направления денежных средств сверх лимита в обслуживающую кредитно-финансовую организацию;
• регламенты оприходования выручки предприятия;
• порядок передачи денежных средств в обслуживающий банк.

1. Нормы, регламентирующие применение контрольно-кассовой техники.

Связаны они могут быть:

• с порядком эксплуатации ККТ;
• с порядком выполнения предписаний законодательства о применении ККТ (прежде всего, Закона № 54-ФЗ);
• с порядком взаимодействия налогоплательщика и регулирующих органов (например, при проверке ККТ).

1. Нормы, регламентирующие документирование кассовых операций.

В предусмотренных законом случаях сведения о таких операциях могут отражаться в унифицированных бумажных и электронных формах либо на бланках, разработанных торговой организацией самостоятельно. Для предприятия важно корректно регламентировать применение таких документов ответственными работниками.

Отдельные положения локальных норм могут регламентировать, к примеру, кассовые операции с иностранной валютой (например, при оформлении работников предприятия в заграничную командировку).

Как мы отметили выше, локальные нормы, включая те, что регламентируют указанные процедуры, не должны противоречить тем, что прописаны в законодательстве.

Кассовые операции в таких сферах как торговля и услуги - самом массовом сегменте их осуществления, практически всегда связаны с приемом от покупателей (клиентов) наличных денежных средств (либо с проведением платежей через банковские карты и альтернативные им инструменты). При их проведении торговое предприятие в силу предписаний законодательства может быть обязано применять контрольно-кассовую технику.

Для чего нужна ККТ

Назначение контрольно-кассовой техники - в фискализации кассовых операций. Сведения об обороте наличных денежных средств в установленных защищенных форматах фиксируются в запоминающих устройствах ККТ. Данные сведения впоследствии могут быть использованы широким кругом заинтересованных лиц.

Прежде всего - налоговыми органами. Получая сведения о кассовых операций с ККТ налогоплательщиков, ФНС отслеживает выручку магазина и в предусмотренных законом случаях сопоставляет ее с предоставленной налоговой отчетностью.

Данные о фактической выручке магазина также могут иметь значение с точки зрения установления для хозяйствующего субъекта возможности использовать определенную систему налогообложения. Например, для пользования УСН выручка не должна превышать 150 млн. рублей. Если она будет выше, то фирма обязана будет перейти на общую систему налогообложения - и ФНС, получая фискальные данные о доходах хозяйствующего субъекта, будет иметь возможность выявить то, легально ли применение спецрежима налогоплательщиком.

Мониторинг выручки магазина будет интересен и его собственникам. ККТ - инструмент, позволяющий при корректном его применении исключительно точно устанавливать величину оборотов торгового предприятия, сопоставлять их величину в динамике, соотносить с различными факторами и, как следствие, использовать при планировании бизнеса.

К иным лицам, заинтересованным в ознакомлении с динамикой выручки магазина в соответствии с показаниями ККТ, можно отнести:

• лиц, представляющих органы управления предприятием;
• аудиторов;
• партнеров организации;
• инвесторов;
• кредиторов.

Технологии, посредством которых кассовый аппарат документирует и, что самое главное, передает заинтересованным лицам, платежные данные, активно развиваются. С 1 июля 2017 года российские предприниматели начинают переходить на инновационный тип контрольно-кассовой техники - онлайн-кассы. Данные устройства способны, в частности:

• передавать задокументированные данные о платежах в ФНС через интернет (при посредничестве Операторов фискальных данных);
• отправлять кассовые чеки в электронном виде клиентам магазинов в режиме онлайн (также через ОФД).

ККТ старого образца таким функционалом не обладала. Специалисты ФНС для проведения фискализации выручки торговых предприятий посещали данные хозяйствующие субъекты и считывали сведения о выручке непосредственно с кассового аппарата.

Кассовый чек - один из ключевых документов при проведении фискализации. Изучим специфику его применения (и его альтернатив, которые предусмотрены законодательством, обновленным в части регулирования использования ККТ) подробнее.

Что представляет собой кассовый чек (и альтернативные ему документы)

Выше мы отметили, что один из основополагающих нормативных актов в области регулирования кассовых операций - Закон № 54-ФЗ, до 1 июля 2018 года действует в 2 редакциях.

Стоит отметить, что в старой редакции Закона № 54-ФЗ понятие «кассовый чек» практически не раскрывается (хотя и активно используется). По существу кассовый чек в контексте данного источника права - это первичный документ, распечатываемый на фискальном регистраторе с ЭКЛЗ (либо на уровне аналогичного по функциям технологического модуля кассового аппарата) и включающий все необходимые реквизиты для идентификации платежа, совершенного клиентом при расчете за товар или услугу.

В соответствии с рассматриваемой редакцией Закона № 54-ФЗ выдавать покупателям кассовые чеки обязаны все торговые предприятия, кроме:

• работающих по ЕНВД и ПСН;
• оказывающих услуги гражданам;
• указанных в п. 3 ст. 2 Закона № 54-ФЗ в старой редакции.

При этом, фирмы, которые работают по ЕНВД и ПСН, по требованию покупателя обязаны оформить на него товарный чек по установленной форме, а те, которые оказывают услуги - в любом случае выдать клиенту бланк строгой отчетности.

Выше мы отметили, что нормы старой версии Закона № 54-ФЗ подлежат лишь частичному применению. Это означает, что фирмы, не попадающие под указанные исключения, и обязанные применять ККТ, должны работать по новой редакции данного нормативного акта (то есть, использовать онлайн-кассы). И только в том случае, если хозяйствующий субъект претендует на исключения, по которым ККТ может не применяться, его работа в юрисдикции старой редакции Закона № 54-ФЗ будет возможна.

Таким образом, товарный чек и БСО по старой версии Закона № 54-ФЗ заменяют кассовый чек. При этом, формируются они без применения кассового аппарата с ЭКЛЗ либо онлайн-кассы. Вместо ККТ может быть задействован специальный чековый принтер. Другой вариант - оформление БСО либо товарного чека вручную в соответствии с требованиями законодательства (так, например, бланки БСО, подлежащие заполнению вручную, должны быть напечатаны в профессиональной типографии).

После 1 июля 2018 года старая редакция Закона № 54-ФЗ полностью утратит силу, и все бизнесы должны будут работать по новой редакции данного нормативного акта. В нем, в свою очередь, четко дано определение кассового чека. Он рассматривается как первичный документ, сформированный в электронном или печатном виде с помощью ККТ с фискальным накопителем - то есть, онлайн-кассой. Положениями п. 1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ установлен перечень реквизитов, которые должен содержать чек .

Альтернативой кассовому чеку по новой версии Закона № 54-ФЗ может быть только БСО, выдаваемый фирмами, оказывающими услуги. Однако, он по сути представляет собой лишь модификацию кассового чека, поскольку:

• создается, как и кассовый чек, с помощью онлайн-кассы;
• должен содержать те же реквизиты, что и кассовый чек.

Различаются чек и БСО по новой версии Закона № 54-ФЗ, по сути, лишь названием и сферой применения. При этом, фирма, оказывающая услуги, вправе выдать вместо БСО и кассовый чек (но та, что продает товары, обязана выдать именно чек).

По новой редакции Закона № 54-ФЗ кассовый чек или БСО по требованию клиента направляются на его e-mail или на телефон в виде SMS в электронной форме (данная опция, как мы уже знаем, входит в функционал онлайн-касс). Также возможно размещение на распечатанном чеке QR-кода со ссылкой на его электронную версию.

При необходимости на онлайн-кассе формируются:

• чеки коррекции (если нужно исправить ошибку в исходном чеке либо пробить сумму, которую не удалось отразить в памяти ККТ непосредственно при расчете с покупателем);
• чеки возврата (если покупатель возвращает товар и получает обратно уплаченные денежные средства).

Отметим, что для формирования чека коррекции нужен оправдательный документ. Например - служебная записка о том, каковы были причины совершения кассиром ошибки при пробитии изначального чека (либо невозможности пробить исходный чек). Причины здесь могут быть разные. Например - отключение электричества в момент расчетов и, как следствие, невозможность задействовать ККТ.

ФНС, получив от магазина платежные данные, отражающие тот факт, что налогоплательщик оформил чек коррекции, вправе запросить у него соответствующие оправдательные документы. Если они предоставлены не будут, то на магазин могут быть наложены штрафы.

В случае возникновения ситуации, при которой торговой точке приходится формировать чек коррекции, желательно незамедлительно информировать об этом ФНС - особенно, если речь идет о пробитии крупной суммы (чем она выше, тем более высоким будет штраф в случае признания за магазином совершения правонарушения). Кроме того, следует запросить у инспекторов рекомендации касательно того, в какой момент времени следует сформировать кассовый чек - в день, когда была совершена ошибка (либо не удалось задействовать ККТ), либо позже (но в любом случае это нужно сделать в рамках рабочего дня, при открытой кассовой смене).

Кассовый чек, товарный чек, БСО по старой либо новой версии Закона № 54-ФЗ - не единственные документы, которые могут формироваться при кассовых операциях. Изучим специфику применения остальных, не менее важных документов с точки зрения ведения торговым предприятиям эффективного учета кассовых операций и выполнения предписаний законодательства.

Прочие первичные документы при проведении кассовых операций

Опять же, в зависимости от применяемой версии Закона № 54-ФЗ, торговое предприятие может быть обязано применять разные документы, дополняющие рассмотренные нами выше (либо заменяющие их в случаях, предусмотренных законодательством).

В случае, если фирма предпочла работать в юрисдикции старой версии Закона № 54-ФЗ, то она сможет использовать его положения, регламентирующие применение документов, которые выдаются покупателям вместо кассовых чеков (то есть, товарные чеки и БСО).

Выдача таких документов покупателям сопровождается ведением книг учета чеков и бланков. Их может запросить ФНС при проверке. Налогоплательщик вправе задействовать собственные формы данных книг учета либо вести учет по унифицированным бланкам. Например, для отражения сведений о выданных БСО может задействоваться унифицированная форма 0504045, которая введена в оборот Приказом Минфина России № 52-н, изданным 30.03.2015 года.

При ведении работы с кассой (причем, как при расчетах в юрисдикции новой редакции Закона № 54-ФЗ, так и при пользовании исключениями, которые установлены данным законом в старой редакции) хозяйствующий субъект обязан применять такие документы как:

• кассовая книга;
• приходные и расходные кассовые ордера.

Их использование, таким образом, прямо не связано с применением (либо неприменением) ККТ либо со способом расчетов (наличными или по карте). Но, безусловно, факт задействования онлайн-кассы может повлиять на то, каким конкретно образом ведутся указанные документы.

Изучим специфику основных кассовых документов - ПКО, РКО и кассовой книги, подробнее.

Кассовые книги и ордера: специфика применения

Использование кассовых книг, ПКО и РКО следует рассматривать в контексте 2 разных групп правоотношений:

Осуществляемых ИП

Предприниматели вправе не применять указанные документы. Но, тем не менее, обязанность по учету выручки законодатель с ИП не снимает. На практике они могут отражать сведения о своей выручке в Книге учета доходов и расходов. ФНС при проверке ИП вправе запросить данный документ и изучить его.

Осуществляемых юрлицами

В свою очередь, организации не обойтись без применения отмеченных выше документов. Законодательство обязывает их задействовать в кассовых расчетах:

1. Приходные кассовые ордера .

Оформлять ПКО необходимо при приеме наличных средств в кассу. На практике применение ПКО торговой организацией осуществляется после сдачи выручки кассиром в конце рабочего дня. Ордер в этом случае формируется на общую сумму денежных средств, поступивших в кассу.

При необходимости ПКО дополняются документами, удостоверяющими размер вносимой в кассу суммы. Приходный кассовый ордер имеет отрывную часть, которая должна передаваться человеку, который внес денежные средства в кассу предприятия.

1. Расходные кассовые ордера .

В свою очередь, РКО оформляются при выдаче денежных средств через кассу. Например - подотчетному сотруднику, которого начальство просит за счет магазина приобрести те или иные вещи.

Аналогично, РКО может дополняться документами, удостоверяющими величину выданной из кассы суммы денежных средств. В РКО должны быть указаны сведения о документе, удостоверяющего личность получателя денежных средств. В предусмотренных законом случаях денежные средства могут выдаваться по доверенности. В этом случае РКО дополняется, в зависимости от разновидности доверенности, ее оригиналом или копией.

1. Кассовые книги .

В них отражаются сведения по оформленным ПКО и РКО за каждый день ведения расчетов. Соответственно, если расчеты не велись, то кассовая книга не заполняется.

Видео - касса и кассовая книга:

Рассматриваемые документы кассового учета могут вестись как в бумажном, так и в электронном виде (многие современные программы учета предусматривают такие функции). Бумажные версии расходных и приходных ордеров, а также Книги учета составляются с использованием унифицированных форм, которые введены в оборот Постановлением Госкомстата России № 88, принятым 18.08.1998 года.

Право заполнять РКО и ПКО имеют:

• главный бухгалтер организации, его подчиненные;
• директор организации, если в штат фирмы не нанят главный бухгалтер, либо если полномочия на заполнение РКО и ПКО не переданы другим ответственным сотрудникам.

Передача полномочий по заполнению кассовых документов, как правило, осуществляется посредством включения процедуры исполнения данных полномочий в должностные обязанности работника фирмы. Которые, в свою очередь, отражаются в трудовом договоре либо должностной инструкции работника - документах, подписываемых человеком при трудоустройстве.

На практике в кассовых ордерах и книге учета отражаются ссылки к счетам бухгалтерского учета, на которых фиксируются различные хозяйственные операции. Результаты таких операций отражаются в бухгалтерской отчетности. Таким образом, это означает, что кассовый учет в организациях дополняется необходимостью применения регистров бухгалтерского учета.

Видео - как вести кассовую книгу:

Настроим чек и кассу. Обучим работать за 1 день.

Оставьте номер телефона, мы перезвоним Вам и ответим на вопросы!

Какие кассовые документы с 01.07.2017 отменены

Ранее, до повсеместного внедрения онлайн-касс, торговые предприятия при расчетах по ККТ были обязаны использовать ряд других документов, дополняющих те, что рассмотрены нами выше. А именно:

• акт о переводе показаний счетчиков ККМ (форма КМ-1);
• акт о снятии показаний счетчиков ККМ при сдаче аппарата в ремонт и его возвращении пользователю (КМ-2);
• акт о возврате денежных средств покупателю (КМ-3);
• журнал для кассира-операциониста (КМ-4);
• журнал регистрации ККМ, которые работают без кассира-операциониста (КМ-5);
• справка-отчет (КМ-6);
• сведения о счетчиках ККМ и величине выручки (КМ-7);
• журнал обращений к техническим специалистам (КМ-8);
• акт проверки находящихся в наличных денежных средств (КМ-9).

Благодаря возможностям онлайн-касс, документы, аналогичные по назначению указанным выше, передаются в ФНС автоматически, в электронном виде. И это не единственное новшество в части документирования кассовых операций. Новое законодательство предписывает вести его по совершенно иным принципам, чем при осуществлении кассовых операций в юрисдикции старой редакции Закона № 54-ФЗ.

Как ведется документирование кассовых операций по новому Закону № 54-ФЗ

В соответствии с обновленными правилами документирования кассовых операций пользователям онлайн-касс можно:

1. Оформлять ПКО :

• используя фискальные записи, которые сохранены в памяти онлайн-кассы (при этом, если это будет необходимо, возможна распечатка данных записей в бумажном варианте с применением установленных форматов);
• дополняя ордер квитанцией, которая сформирована в электронном виде (при этом, она может быть при необходимости направлена человеку, который внес в кассу денежные средства, на электронную почту).

Фискальные записи отражаются в памяти ККТ в виде следующих основных видов документов:

• отчетов (о регистрации ККТ в ФНС, изменении ее параметров, открытии и закрытии смены, закрытии фискального накопителя, текущих расчетах);
• кассовых чеков либо БСО, а также аналогичных документов для коррекции фискальных записей;
• подтверждений ОФД.

Все указанные документы хранятся в памяти фискального накопителя, ключевого технологического компонента онлайн-касс. Те виды документов, что относятся к отчетам, должны храниться в памяти накопителя в течение 5 лет по завершении срока его эксплуатации.

То, какие именно форматы фискальных записей должны применяться на онлайн-кассах, утверждают регулирующие ведомства - прежде всего, ФНС РФ. Правила использования таких записей и требования к их хранению могут меняться - также в соответствии с нормативными актами государственных ведомств.

Текущие форматы фискальных записей и реквизиты документов, формируемых при использовании онлайн-касс, введены Приказом ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229.

1. Оформлять РКО на электронном бланке . Кроме того, расходный кассовый ордер может быть подписан с помощью ЭЦП получателя денежных средств.

Безусловно, организациям, применяющим онлайн-кассы, не запрещено применять кассовые ордера и в бумажном варианте. Однако, применение электронных версий РКО и ПКО может быть существенно удобнее. Благодаря автоматизации их заполнения (как мы отметили выше, оно может осуществляться с применением современных программ учета) торговому предприятию можно значительно повысить оперативность бизнес-процессов.

Важнейшая процедура, характеризующая документирование кассовых операций торговыми предприятиями, которые используют онлайн-кассы - формирование отчета о закрытии смены.

Отметим, что его применение никак не связано с ведением кассовой книги, выдачей ПКО и РКО - данный отчет отражает факт использования торговым предприятием контрольно-кассовой техники. Но в этом случае данный отчет становится одним из ключевых инструментов документирования кассовых операций.

Ранее, когда торговые предприятия применяли обычные кассы, по завершении смены кассиры формировали Z-отчет. На основании сведений, которые отражались в нем, заполнялся журнал по форме КМ-4 и справка по форме КМ-6.

Торговые предприятия, которые используют онлайн-кассы, как мы уже отметили выше, вправе не использовать в своей работе такие документы как КМ-4 и КМ-6 (вместо них онлайн-касса задействует другие форматы документирования кассовых операций в автоматическом режиме). Соответственно, Z-отчет по завершении смены на онлайн-кассе не формируется.

Вместе с тем, формируется его аналог, и притом, практически, одноименный - «Отчет о закрытии смены», в электронном виде (при этом, если нужно, у пользователя онлайн-кассы есть возможность распечатать его на бумаге). На его основе торговая фирма должна оформить ПКО (в бумажном или электронном варианте - в порядке, рассмотренном нами выше), и отразить сведения о приходном ордере в кассовой книге.

Поскольку при использовании новых ККТ вести формы КМ-4 и КМ-6 не нужно, по окончании смены на онлайн-кассе автоматически формируется отчет о закрытии смены, на основании которого оформляется ПКО и делается запись в кассовой книге.

Важный нюанс: в отчете о закрытии смены, сформированном на онлайн-кассе, могут отражаться данные по разным операциям:

1. Полной оплате товаров.

Можно отметить, что в этом случае в регистрах бухгалтерского учета фирмы фиксируется проводка ДТ 50, КТ 90-1 .

1. Частичной оплате товаров.

Здесь применяется проводка ДТ 50, КТ 62-1 .

1. Предоплате.

Здесь используется проводка ДТ 50, КТ 62-2 .

Таким образом, на практике магазину может потребоваться создать 3 разных приходно-кассовых ордера (в каждом из которых будут указаны отдельные проводки).

Отметим, что аналогичные проводки фиксируются хозяйствующими субъектами в регистрах бухучета и в том случае, если фирмы не применяют ККТ.

Отчет о закрытии смены на онлайн-кассе должен быть создан не позднее, чем через 24 часа после открытия смены. Если смену не закрыть вовремя, то фискальный накопитель не будет функционировать корректно (и если об этом узнает ФНС, то может применить к торговой фирме штрафные санкции).

Полезно будет также изучить ряд нюансов, характеризующих применение инструментов документирования кассовых операций при задействовании онлайн-кассы, при возврате товаров. Данная процедура - по сути, противоположна той, при которой магазин оформляет продажу товара. Поэтому, при ее документировании применяется другой инструмент - РКО.

Процедура возврата товаров покупателями, благодаря функционалу онлайн-касс, значительно более упрощена в сравнении с ее проведением при задействовании ККТ старого образца. В частности, у продавца нет необходимости заполнять акт по форме КМ-3. Кроме того, кассовый чек, отражающий операцию возврата, передается в ФНС через ОФД точно так же, как обычный чек - при отпуске товара.

Но, тем не менее, кассиру для документирования операции по возврату товара все же придется осуществить некоторые действия. А именно:

1. Пробить чек возврата.

1. Оформить РКО на сумму возврата.

1. Ознакомиться с разделом отчета о закрытии смены, в котором отражаются сведения о возвратах товаров (в этих целях в структуре отчета предусмотрены отдельные реквизиты).

1. В ПКО, который составляется по выручке, указать разницу между суммой выручки и суммой возврата.

Отметим, что при возврате товара на следующий день после его покупки и позже кассовый чек пробивать не нужно - следует лишь оформить РКО. При этом, денежные средства выдаются из кассы, а не из места для хранения наличности (как правило, это ящик ККТ). Исключение - возврат предоплаты за товар. Если она осуществляется, то чек возврата следует пробивать на онлайн-кассе в любом случае, а денежные средства выдавать покупателю из ящика ККТ.

Лимит остатка кассы

Ознакомившись со спецификой документирования кассовых операций, изучим еще один аспект ведения соответствующих операций - соблюдение лимита остатка наличных денег в кассе предприятия.

Что он представляет собой, и для чего применяется?

Под лимитом кассы понимается предельный показатель объема денежных средств, которые размещаются в кассе торгового предприятия. Если он будет превышен, то сверхлимитный объем денежных средств подлежит передаче в обслуживающую кредитно-финансовую организацию. Исключение - если появление сверхлимитного объема наличности обусловлено необходимостью выплаты торговым предприятием зарплаты своим сотрудникам, либо исполнением перед ними тех или иных социальных обязательств.

1. Исходя из объемов входящих поступлений .

В этих целях применяется формула:

ЛК = ОП / РП * ИС ,

ЛК - лимит кассы;

ОП - объем поступлений наличности в кассу;

РП - расчетный период, за который считается лимит кассы (он не должен превышать 92 рабочих дней);

ИС - интервал между днями, в которые происходит инкассация (сдача магазином наличных денежных средств в банк).

При этом, показатель ИС не должен быть больше 7 дней, если в населенном пункте, в котором расположено торговое предприятие, есть банки, и не больше 14 дней, если в населенном пункте нет кредитно-финансовых организаций.

1. Исходя из объемов исходящих поступлений .

В этом случае применяется другая формула:

ЛК = ОВ / РП * ИС ,

ЛК, РП, ИС - знакомые нам параметры;

ОВ - сумма выплат из кассы.

При этом, из показателя ОВ вычитаются суммы денежных средств в счет выплаты магазином зарплаты своим работникам, а также исполнения перед ними социальных обязательств.

То, каким образом должен соблюдаться лимит кассы, закрепляется в положениях локальных нормативных актов торговой фирмы. Отметим, что в случае нарушений исполнения норм данного приказа в отношении хозяйствующего субъекта ФНС может применить штрафные санкции.

Лимит кассы вправе не устанавливать и не соблюдать индивидуальные предприниматели, а также юридические лица, которые попадают под критерии малого предприятия. При этом, директор организации, решившей не использовать лимит кассы, должен издать приказ об этом.

Отдельными особенностями характеризуются расчеты через кассу между юридическими лицами - несмотря на то, что в общем случае организации предпочитают расплачиваться друг с другом в безналичном формате. Изучим данные особенности подробнее.

Расчеты между юридическими лицами

В начале статьи мы условились, что будем рассматривать кассовые расчеты в контексте правоотношений, одна из сторон которых - физическое лицо (покупатель, клиент фирмы), но оговорились, что, в принципе, возможны сценарии, при которых оба участника таких правоотношений - юрлица. Несмотря на то, что для организаций в большинстве случаев предпочтительнее рассчитываться по безналу, в ряде случаев им приходится использовать наличные расчеты.

Денежные средства, которые поступили в кассу организации, могут расходоваться в наличной форме только на те цели, что прямо предусмотрены законодательством. К таким целям относится, прежде всего, проведение расчетов по товарам и услугам с контрагентами (причем, как в статусе юридических лиц, так и зарегистрированных как ИП).

В общем случае необходимость в наличных расчетах между юрлицами возникает, если у кого-либо из партнеров по тем или иным причинам отсутствует доступ к расчетному счету в банке (например, если он заблокирован из-за истечения срока действия электронной подписи). Либо - если расчеты нужно произвести очень оперативно (быстрее, чем за 3 банковских дня - обычный для расчетов между юрлицами срок, хотя, конечно, многие современные банки проводят такие расчеты едва ли не в течение нескольких секунд).

Основной нормативный акт, в соответствии с которым проводятся расчеты наличными между юридическими лицами - Указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У. В пункте 6 данного нормативного акта сказано, что максимальная сумма наличных расчетов по договору между юридическими лицами не должна превышать 100 тыс. рублей. Либо - аналогичную сумму в иностранной валюте, если одна из сторон договора - зарубежная фирма.

Отметим, что при расчетах юридического лица с физическим лицом указанный лимит не действует - об этом говорит пункт 5 Указаний № 3073-У. Однако, если расчеты ведутся с индивидуальным предпринимателем, то лимит нужно будет соблюдать.

Наличные денежные средства могут передаваться не только между независимыми друг от друга юридическими лицами, но и между центральным офисом большой организации и ее филиалами. В этом случае лимит по сумме денежных средств также не применяется. Порядок, в соответствии с которым осуществляется перемещение денежных средств в таких случаях, устанавливается в положениях локальных нормативных актов юридического лица.

Перемещение денежных средств от одного хозяйствующего субъекта к другому (между головным офисом и обособленным подразделением компании) осуществляется с применением знакомых нам кассовых ордеров и кассовой книги.

Фискализация и документирование кассовых операций: особенности разграничения процедур

Очевидно, что законодательные нормы, регулирующие ведение кассовых операций, не всегда сформулированы достаточно системно. Во многих случаях для того, чтобы корректно интерпретировать ту или иную норму, необходимо изучить еще несколько. Данная особенность характеризует, прежде всего, такие процедуры как фискализация и документирование кассовых операций. В ряде аспектов они тесно связаны между собой, но по факту - независимы.

Попробуем рассмотреть то, как соотносятся (и в каких сферах разграничиваются) фискализация и документирование кассовых операций в таблице.

Параметр	Процедуры в рамках кассовых операций		Аспекты совместного осуществления фискализации и документирования	Примечания
	Фискализация	Документирование
Осуществляется ли в правоотношениях между налогоплательщиком (ИП или юрлицом) и физлицом (не работником торгового предприятия)	Да	Да	Совместное осуществление фискализации и документирования наблюдается всегда, поскольку: 1. При продаже товара магазином покупателю выдается кассовый чек (осуществляется фискализация). 2. По завершении рабочего дня кассира сведения из кассового аппарата отражаются в ПКО, РКО, кассовой книге (осуществляется документирование).	При работе в юрисдикции старой версии Закона № 54-ФЗ вместо кассовых чеков оформляются БСО и товарные чеки. Они не являются фискальными документами, но имеют аналогичное назначение.
Правоотношения между отдельными налогоплательщиками (налогоплательщиком и его работником)	Нет	Да	Не наблюдается, поскольку: 1. При расчетах между юрлицами (ИП) наличными применяются ПКО, РКО, кассовые книги. 2. При расчетах между юрлицами (ИП) либо между налогоплательщиками и их работниками не предусмотрено применение ККТ.
Какие инструменты (документы) задействуются	ККТ (чеки онлайн-касс).	РКО, ПКО, Кассовые книги.	РКО, ПКО и Кассовые книги формируются на основе данных по фискализации (отчета по завершении смены на онлайн-кассе),	РКО, ПКО и Кассовые книги формируются основе сведений по БСО и товарным чекам, если вместо ККТ применяются они.
Отражается ли в бухгалтерском учете	Нет	Да	Формирование сведений для бухгалтерского учета (в ПКО, РКО) осуществляется на основе данных по фискализации (на основе сведений в БСО и товарных чеках, применяемых вместо кассовых чеков)
Обязательны для ИП		Нет		ИП не обязаны документировать кассовые операции, но вправе это осуществлять
Обязательны для юрлиц	Да (при расчетах с физлицами)	Да (при наличных расчетах)	Наблюдается только при расчетах юрлиц с физлицами (не сотрудниками торгового предприятия)

Ответственность за нарушение

Ведение кассовых операций - процедура, которая, как мы уже убедились, достаточно строго регламентируется законодательством. Нарушение соответствующих норм, прописанных в законе, может привести к строгим санкциям в отношении хозяйствующего субъекта. Полезно будет изучить то, какими могут быть последствия подобных нарушений.

Но прежде рассмотрим то, каким образом проверяющие органы - прежде всего, ФНС, могут быть ознакомлены с фактом нарушений кассовой дисциплины хозяйствующим субъектом.

Главный механизм такого ознакомления - проведение выездной проверки. Ее основные цели заключаются в выявлении должностными лицами торгового предприятия действий, которые позволяют говорить о нарушениях кассовой дисциплины либо прямо свидетельствуют об этом. К таким действиям можно отнести:

• несвоевременность составления учетных документов по выручке, некорректное применение таких документов;
• превышение различных лимитов - остатка денежных средств в кассе, расчетов между юридическими лицами;
• задействование неисправных либо не соответствующих требованиям законодательства кассовых аппаратов;
• неисполнение требований законодательства в части применения ККТ либо составления документов, альтернативных кассовым чекам (таких как товарные чеки, БСО);
• допущение расхождений в учетных документах;
• прямые нарушения законодательства в части организации учета кассовой выручки;
• нарушения при введении организацией локальных норм об организации работы кассы.

В ходе проверки деятельности хозяйствующего субъекта на предмет качества соблюдения кассовой дисциплины ФНС может запросить:

• документы, используемые организацией или ИП в целях учета кассовых операций;
• фискальные данные, сохраненные в памяти кассового аппарата;
• документы, имеющие отношение к пользованию контрольно-кассовой техникой (проведением ее обслуживания, ремонта);
• регистры бухгалтерского учета;
• локальные нормативные акты, регулирующие ведение кассовых операций (например, приказ об установлении лимита кассы либо о неиспользовании соответствующего лимита малым предприятием);
• различные отчеты по хозяйственной деятельности.

Касательно тех или иных документов по хозяйственной деятельности и фактов, которые ее характеризуют, инспекторы вправе запрашивать в свободной форме различные разъяснения от руководства и других представителей торгового предприятия.

К числу наиболее серьезных штрафных санкций, которые ФНС может применить к торговому предприятию, можно отнести те, что прописаны в положениях ст. 14.5 КоАП РФ для случаев нарушений налогоплательщиками порядка пользования онлайн-кассами.

Так, неприменение онлайн-касс нового образца магазином может привести к штрафу:

• выписываемому должностному лицу магазина - в размере 25-50% от выручки, которую получил магазин, но не пробил на кассе (при этом, минимальный штраф - 10 тыс. руб. вне зависимости от выручки);
• на магазин как на юрлицо - в размере 75-100% от выручки, не пробитой на кассе.

При повторном нарушении закона об использовании ККТ, а также в том случае, если сумма выручки, не пробитой на кассе, достигнет 1 млн. рублей, то в отношении хозяйствующего субъекта применяются существенно более строгие санкции в виде:

• дисквалификации (запрета осуществлять профессиональную деятельность) должностного лица на период 1-2 года;
• приостановления работы магазина на срок до 90 дней.

Менее строги санкции за пользование неисправной онлайн-кассы, но, тем не менее, их нельзя игнорировать. Речь идет о штрафах:

• на должностных лиц - в размере 1500 - 3000 рублей;
• на торговую организацию как на юрлицо - в размере 5000 - 10 000 рублей.

Отдельные штрафные санкции установлены за невыдачу покупателю продавцом электронного кассового чека. В таких случаях должностное лицо магазина может быть оштрафовано на 2 тыс. руб., а магазин как юридическое лицо - на 10 тыс. руб.

В числу прочих возможных санкций ФНС при нарушениях в области кассовой дисциплины можно отнести:

1. Применение штрафов за нарушение фирмой правил бухгалтерского учета (как мы уже знаем, отражение в них записей о кассовых операцией - важнейшая составляющая соблюдения норм законодательства о документировании таких операций).

В случае обнаружения нарушений в данном направлении учета ФНС на основании положений ст. 15.11 КоАП РФ может:

• оштрафовать должностное лицо торгового предприятия на 5-10 тыс. рублей;
• при повторном нарушении - оштрафовать должностное лицо на 10-20 тыс. рублей либо дисквалифицировать его на срок до 2 лет.

При этом, нарушение должно быть квалифицировано как грубое. К числу таких нарушений относятся:

• искажение данных в регистрах учета, которое приводит к занижению налогов на 10% и более относительно тех, что могли бы быть исчислены при корректных записях в регистрах;
• намеренное искажение на 10% и более любых показателей в бухгалтерской отчетности;
• отражение в регистрах учета факта хозяйственной деятельности, не существующего на самом деле (мнимого, притворного);
• формирование отчетности не на основе регистров учета;
• использование счетов не на основе регистров учета;
• отсутствие первичных документов;
• неприменение торговой организацией регистров учета.

1. Доначисление налогов (с последующей обязанностью торговой организации уплатить не только их, но и начисленные в предусмотренных законом случаях штрафы, пени).

Поводом для доначисления налогов может быть, к примеру, регулярная выдача сотрудникам под отчет крупных сумм по расходным ордерам - такие выплаты могут быть приравнены к заработной плате, и на них ФНС может начислить НДФЛ.

В интересах торговой организации - установить локальные правила, по которым в фирме ответственность за соблюдение кассовой дисциплины будет возложена на определенных лиц. Например, это может быть главный бухгалтер либо сотрудники, находящиеся в его непосредственном подчинении. Но следует иметь в виду, что при серьезных нарушениях норм законодательства о кассовом учете ответственность, в первую очередь, несет директор организации или же индивидуальный предприниматель, владеющий торговым бизнесом.

Порядок ведения кассовых операций: основные положения по ведению процесса и документации в РФ + изменения в законодательстве в 2017 году + 6 основных кассовых операций и их особенности.

Начиная с 11. 03. 2014 года, ЦБ России установил новый порядок ведения кассовых операций , которого придерживаются и по сей день.

Ежегодно выходят мелкие поправки и обновления, связанные с улучшением положения программного обеспечения точек продаж и оборудования организаций.

Сегодня мы поговорим о главных положениях и порядке ведения кассовых операций на территории РФ.

Понятие процесса «кассовая операция»

Для всех предприятий и частных лиц, занимающихся коммерческой деятельностью, установлен единый порядок оформления и проведения учёта по движению средств.

Начиная с 2015, дано разрешение на ведение кассовых операций с использованием специальных технических средств.

Задачи процесса:

• получение/выдача денег;
• удержание и пересчет;
• оформление, сбор, ведение документации по финансовым операциям.

Выделяют обычную и простую схему ведения кассовых операций .

Обычная используется всеми предприятиями, созданными на юридической основе. Упрощенная схема применяется частным бизнесом и банковскими системами.

С каждым годом процент наличности в денежном обороте падает, потому некоторые предприятия теоретически могут быть освобождены от ряда правил.

Получение денежных ресурсов и оплата счетов осуществляется на безналичной основе, однако задействовать такой метод расчета можно далеко не во всех сферах деятельности.

При проверке налоговиками следует предоставить документальное подтверждение вашего статуса и метода проведения кассовых операций.

Типы кассовых операций

Весь список распределяется на 2 больших раздела по расходу и приходу денег . Каждый содержит соответствующую документацию и порядок ведения.

По типу начисления:

1. Приходные.

   Сюда следует отнести все финансовые операции, связанные с начислением средств на счет продавца.

2. Расходные.

   Операции, связанные с ведением отчетности по выплатам заработных плат, командировочных и других статей расходов.

   Банковские операции также следует отнести в этот раздел.

Классификация может осуществляться и по типу объекта .

Крупные организации и банки сводят работу с наличностью к минимуму, тем самым упрощая регулирование кассовых операций со стороны государства.

Коммерческие организации и банки имеют более гибкое распределение в кассовых операциях, что уменьшает путаницу с документами на финансовом уровне системы.

1. Участники процесса

Право ведения кассовых операций предоставляется через соответствующий приказ от вышестоящих лиц. Документ должен быть заверен юридически, после чего, по истечении 2 дней, он вступает в силу.

Требования:

1. Ведение приема/выдачи наличности может выполнять лишь сотрудник, официально утвержденный на эту должность.
   Чаще всего таким человеком выступает кассир.
2. Кассир обязан перед началом работы изучить порядок ведения операций, а после расписаться.
3. Если у предприятия более 1 кассира, следует назначить старшего.

Частные предприниматели могут самостоятельно осуществлять кассовые операции без каких-либо предшествующих документальных подтверждений.

Работу с документацией берет на себя . Если такового нет, делами занимается руководящее лицо либо его заместитель.

Бумаги обязаны содержать подписи всех участников, ведущих учет по кассовым операциям.

2. Обновления в 2017 году

01.03.2017 налоговиками был введен ряд правок, влияющих на порядок проведения кассовых операций РФ.

Основные относятся к лимиту по кассам у обособленных отделов компаний и методам решения по их превышению.

Изменение №1: Лимит кассы предприятия.

Каждая организация обязана устанавливать ограничение на количество денег, что может находиться в кассовом аппарате по завершению рабочего дня.

Все, что свыше лимита, необходимо отправлять на безналичный счет через банковскую систему.

Каковым будет лимит — подлежит решить самой компании, отталкиваясь от сферы деятельности и суточному притоку/оттоку наличности.

Существует общая формула подсчета, которая не учитывает особенностей деятельности и дает приблизительные цифры по лимиту суточных в кассе.

Формула содержит 3 составляющих:

Объем денежных ресурсов.

Вычисляется за определенный временной промежуток и определяется владельцем компании.

Варьируется от 1 до 91.

Количество денег в кассе зависит напрямую от этого показателя.

Выбирайте дни, в которые имели наибольшую выручку.

1. Если населенный пункт имеет банковское отделение, показатель = 7.

Маленькие фирмы и другой частный бизнес могут на свое усмотрение распоряжаться деньгами. Лимит наличности по кассовым операциям их не касается.

Изменение №2: Кассовый лимит у обособленных отделов.

Подразделения крупных организаций при установке ограничения размера средств должны отталкиваться от положения, которое принимается в отделе руководства компании.

После утверждения документации глава либо порученное лицо рассылает копии остальным отделам.

Максимум кассы, после получения установок свыше, обязан быть принят в течение 2 дней.

Изменение №3: Превышение лимита.

Наличность, превышающая максимум, выставленный руководством, обязана быть сдана в банковское отделение.

Превышения допускаются в:

• дни, предшествующие расчету с сотрудниками;
• нерабочие дни;
• дни государственных праздников.

При превышении размера наличных последуют штрафные санкции.

Определить дни поступлений в банк денежных ресурсов налоговикам не составит труда, отталкиваясь от средних показателей вашей организации на протяжении 1 — 2 кварталов.

В остальном список условий остался прежним. В изменениях не принимались в расчет частники, а также ИП.

Порядок ведения кассовых операций в РФ

Основные требования в порядке ведения операций выдвигает ЦБ. После обновлений в 2014 — 2016 годах под категории влияния попал малый бизнес и частники.

1) Документация по учету.

Чтобы подтвердить проведение финансовых операций, соответствующие отделы работают с 2 типами документации.

Ее оформлением могут заниматься как физические лица, участвующие в процессе товарооборота, так и назначенные представители руководства.

Порядок предусматривает:

• оформление притока денежных средств через ордер, регистрирующий все поступления в кассу точки – приходной кассовый ордер (ПКО);
• ресурсы, что выделяются на траты организации, оформлять через расходный ордер кассы (РКО).

Частные предприниматели в 90% случаев предоставляют работу по такой документации личным бухгалтерам, аналогичная ситуация и у крупных организаций.

ИП имеют возможность пользоваться упрощенной системой налогообложения, это освобождает их от оформления кассовых ордеров, но при условии отчетности по физическим параметрам притока/оттока наличности.

2) Бухгалтерская составляющая.

В соответствии с приказом от 31 октября 2000 года был утвержден общий порядок ведения бухгалтерской отчетности компаниями и другими организациями, подлежащими ведению кассовых операций на территории РФ.

Исходя из вышесказанного, было принято решение ввести тип расчетного счета – счет 50 «Касса» .

Какие изменения могут вносить организации в счет 50 «Касса»:

Оформить подраздел главного счета – 50-1 «Касса организации» .

Фиксирует порядок перемещения денежных масс внутри самой организации.

Если ваше предприятие работает с иностранными валютами, порядок поступления каждой из них придется оформлять через специальный субсчет.

Допускается создание не более 5 валютных субсчетов.

Оформить 50-2 «Операционная касса» .

Субсчет, фиксирующий порядок поступления наличностей в точках продаж или предоставления услуг.

Открыть 50-3 «Денежные документы» .

Ведение учета документов, имеющих ценность.

Сюда могут входить путёвки, командировочные, марки и другое.

Порядок всех кассовых операций, проводимых фирмами, фиксируется на одном из 3-х описанных счетов.

Наличие ошибок в заполнении документации может повлечь за собой штрафные санкции как для отдельных сотрудников, так и компании в целом.

3) Порядок ведения кассовых операций на рабочем месте.

Законодательная система предусматривает строгий порядок ведения кассовых операций в РФ для 6 видов оборотных операций с наличностью.

Разберем детально каждый из них

Операция 1: Порядок получения денег.

Принятие изначально проходит с ПКО. Получив его на руки, кассир обязан удостовериться в правильности его заполнения.

ПКО должен содержать:

• подпись бухгалтера/руководителя;
• совпадение размера денежных ресурсов в прописном и числовом виде;
• присутствие на руках документации, что указана в ПКО.

Принимать наличность помимо кассира может владелец или уполномоченное им физическое лицо. Количество представителей владельца неограниченно.

Человек, вносящий средства, имеет право лично наблюдать за процессом.

Сверить размер фактических средств с заявленными в ПКО.

Если все совпало кассир, ставит печать на квитанцию, что идет вместе с ордером, и передает ее тому, кто вносил деньги.

Передать ПКО в отдел бухгалтерии на хранение сроком до 5 лет.

Если используются контрольно-кассовый аппарат или , кассир может провести деньги и отметить данные в ПКО через корешки/чеки.

В квитанции отмечаются дополнительные условия, после чего проштампованная документация отдается вносившему наличность физическому лицу.

Операция 2: Общий порядок отпуска наличности.

Процесс проходит с учетом действий через РКО. Перед началом проведения кассир обязан свериться на совпадение значений, указанных прописью и в числовом формате.

На ордере должна быть подпись главного в бухгалтерии либо другого ответственного за порядок проведения кассовых операций лица.

Алгоритм отпуска денежных средств:

1. Свериться со списком документации, что подана в РКО.

Проверить данные получателя.

Для этих целей подойдет паспорт или водительское удостоверение.

Если физическое лицо не может подтвердить свою личность, в выдаче средств следует отказать.

2. Сотрудник отсчитывает сумму и дает ее для пересчета физическому лицу, после чего получатель расписывается в РКО.

Для отсчета необходимой суммы следует пользоваться полистным методом.

Аналогично ПКО, ордер на выдачу также необходимо хранить в бухгалтерском отделе организации сроком до 5 лет.

Операция 3: Порядок наличного расчета по зарплате.

Тут на помощь приходят ведомости по расчетным операциям фирмы.

Заранее внесенные данные по сотрудникам в ордера позволяют определиться с размером средств, которые необходимо подготовить к выдаче.

В какие дни проводить расчет определяет руководство. Временной промежуток, отведенный на проведение расчетных операций с работниками не должен быть более 5 дней.

После выдачи заработной платы всем сотрудникам нужно:

• подытожить фактический размер выданных средств;
• заполнить соответствующие ячейки расчетной ведомости;
• перепроверить, совпадает ли фактическая сумма с указанной в ведомости;
• расписаться в ведомости и передать ее на хранение в бухгалтерский отдел.

В случае неявки сотрудника в указный промежуток времени для получения заработной платы, напротив его фамилии в ведомости делается пометка.

При разовой выдаче наличности предоставлять по работнику ведомость нет смысла, более рационально оформить расход средств через обычный ордер РКО.

Операция 4: Порядок выдачи денег подотчетному лицу.

Порядок оформления определяется бухгалтерским отделом и приводится в исполнение кассиром на основании РКО.

Для ордера необходимо, чтобы человек написал заявление от лица подотчетного.

Выдача средств происходит лишь после подписи заявления главой организации.

При наличии задолженностей предоставление средств замораживается вплоть до погашения всей суммы долга.

Операция 5: Наличность обособленному подразделению.

Будь то получение или выдача средств, порядок проведения обозначается в ордерах по обороту.

Руководствующие отделы вправе сами решать, какой принимать порядок распределения денежных масс между подотчетными им отделами.

Операция 6: Порядок выдачи наличных по договоренности.

Иногда вместо должностного лица процесс ведения кассовых операций допускает получение через доверенного человека.

Ситуация часто возникает на производстве при болезни сотрудников организаций.

Порядок выдачи доверенному лицу:

Проверить соответствие данных сотрудника и его доверителя, которые указаны в РКО.

Потребуется паспорт либо водительское удостоверение.

1. Перед подписью получателя в ведомости делается пометка перед ячейкой «доверенность».
2. После выдачи к сдаваемому ордеру прилагается и доверенность.

Если требуется получение по доверенности средств у нескольких юридических или физических лиц, то документ копируется и заверяется штампом организации.

В случае, когда человек должен получить несколько платежей по одному документу, оригинальная справка остается на руках кассира до конечного платежа, а с ордером сдаются его копии.

Если предприятие имеет несколько кассовых отделений, контроль над ними берет на себя назначенный заранее старший кассир.

Все ордеры направляются в таком случае ему, и он делает соответствующие пометки по обороту средств в кассовой книге.

Порядок действий по окончании рабочего дня:

1. Главный кассир сравнивает записи в книге с ордерами, поступившими от подчиненных.
2. Проводит расчет количества средств по остатку.
3. Расчетное значение сравнивают с количеством денег в аппаратах по факту, если все совпало, ставится подпись.
4. Аналогичную процедуру совершает и бухгалтерский отдел.

Порядок проведения процедуры находится под контролем руководства организации.

Кассовая книга – важнейшая составляющая при кассовых операциях. Она должна присутствовать как в печатном, так и в оцифрованном виде.

Если документация ведется от руки, следует уделить особое внимание качеству рукописного текста, чтобы при занесении данных в компьютер не возникло ошибок.

Все бумаги должны сопровождаться подписями бухгалтера и руководителя. Если это электронные аналоги, используется цифровая подпись сотрудников.

Аудиторские проверки кассовых операций

Отслеживанием порядка ведения отчетности кассовых операций занимается налоговый инспектор.

В зависимости от количества организаций, находящихся в закреплённом за сотрудником районе, проверки осуществляются 1 — 3 раза в год.

Что проверяет налоговая:

• какими путями контролируется рабочее место;
• качество ведения кассовой книги;
• совпадают ли записи в ордерах с дополнительными документами;
• какой процент использования выделяемых банком средств;
• соответствие показателей по выдаче/расходу между банком и расчетным отделом;
• отчетность по направлениям использования выделяемых ресурсов;
• соблюдается ли лимит кассы.

Чтобы избежать проблем, сотрудники должны внимательно соблюдать порядок ведения кассовой книги, ордеров расхода/прихода и сопутствующих им документов.

Если никаких проблем в ходе проверки обнаружено не будет, организация получит положительную оценку аудиторской проверки.

Вы начинающий бухгалтер, который вникает в правила ведения кассовых операций?

Основную информацию вы получите от Школы бухгалтеров и аудиторов:

Порядок ведения кассовых операций и штрафные санкции

Что если в ходе рядовых проверок инспекторами у вашей бухгалтерии обнаружатся серьезные дыры?

В таких случаях предусматриваются штрафы для частных лиц размером до 6 000 рублей и для предприятия в целом до 60 000 рублей .

После обновления порядка ведения кассовых операций в 2014 году, значительно упростились некоторые составляющие учета. Количество заполняемой документации снизилось на 30%.

При «потере» средств в крупных размерах ответственным лицам грозят судебные разбирательства, дело может дойти вплоть до криминальной ответственности.

Порядок ведения кассовых операций РФ ежегодно терпит изменения.

Причиной служит постепенный переход на безналичную систему оплаты товаров и услуг.

В будущем предполагается полный отказ от ведения отчетности по наличности и в большинстве торговых точек нашей страны.

Полезная статья? Не пропустите новые!
Введите e-mail и получайте новые статьи на почту

Центральным банком были установлены новые правила ведения кассовых операций. Их выполнение стало обязательным для всех, кто занимается коммерческой деятельностью.

Понятие кассовой операции

Кассовые операции включают в себя

• прием
• выдачу
• хранение
• пересчет денежной наличности,

• заполнение
• ведение
• прием
• выдачу документов, которые сопровождают денежные операции.

Любое перемещение или движение денежных средств должно отражаться при проведении кассовой операции. Существует определенный порядок, который неукоснительно следует соблюдать.

Теоретически, от обязанностей ведения кассы и проведения кассовых операций могут быть освобождены только те, кто не работают с наличностью. Соответственно, принимать деньги и производить оплату они могут только по безналичному расчету. В действительности такой вариант является исключением из правил.

В этом случае, налоговому инспектору при проверке сообщается в свободной форме, что проводятся только безналичные расчеты. Заявление должно быть документально подтверждено.

Бухгалтерская отчетность малого предприятия под лупой: зачем, когда и как.

Если есть сотрудницы в штате, то для Вас актуальна про декретный отпуск.

Новый порядок с 1 июня 2014 г.

С 1 июня 2014 года взамен утратившего силу Положения Центробанка (ЦБ) РФ от 12 октября 2011 года №373-П вступило в действие Указание ЦБ от 11 марта 2014 года №3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощённом порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Документ прошел государственную регистрацию в Минюсте РФ.

Теперь, согласно новому порядку, для индивидуальных предпринимателей (ИП) и субъектов малого бизнеса (малых предприятий — МП) снят лимит на сумму наличных денежных средств в кассе. Правило лимита осталось только для организаций, не относящихся к субъектам малого бизнеса.

Там формулы, по которым рассчитывается лимит кассы, остались прежними: или исходя из расходов наличных средств по факту, или исходя из объема выручки. Но послабление все-таки сделано. Теперь такие предприятия могут сами выбирать более выгодную им формулу расчета лимита кассы.

В частности, отменено жесткое правило для предприятий, не имеющих наличной выручки, устанавливать лимит кассы только по фактическим наличным расходам. То есть теперь такие предприятия могут изменить лимит в выгодную для себя сторону. Причем налоговая инспекция лишена права на перерасчет вновь установленного лимита и может лишь контролировать, соблюдается он или нет.

Однако, чтобы избежать конфликтов с налоговиками, владельцам (или исполнительным директорам) таких предприятий лучше все-таки подстраховаться — издать приказ со ссылкой на Указание ЦБ №3210-У о том, что с 1 июня 2014 года установлен новый порядок установления лимита.

Нововведения для ИП и малых предприятий

Они заключаются в следующем:

— индивидуальный предприниматель теперь не обязан вести как саму кассовую книгу, так и, соответственно, расходные и приходные кассовые ордера (правило ведения кассовых документов распространяется только на тех ИП, которые работают в специальных режимах налогообложения, указанных в налоговом законодательстве);

— еще одно послабление касается как ИП, так и малых предприятий: у них изъяли обязанность оформления реестра депонированных сумм (до вступления в силу Указания ЦБ №3210-У индивидуальный предприниматель или кассир МП были обязаны в последний день выдачи наличных средств внести в реестр неполученные по каким-либо причинам работниками суммы «налички»). По новому порядку ИП или кассир МП в последний день выдачи денег должны лишь записать в ведомости «депонировано» (напротив фамилии сотрудника) и скрепить запись печатью. Затем ИП выводит в ведомости сумму выданной «налички» по факту и сумму, подлежащую депонированию, и подписывает ведомость. На малом предприятии порядок действий тот же, только их проделывает кассир, после чего передает ведомость на подпись главбуху или иному уполномоченному на то лицу;

— новый порядок содержит еще одно послабление для ИП, работающих в специальных режимах налогообложения, и малых предприятий — ИП или кассир могут не вести кассовую книгу в те дни, когда не было расчетов наличными средствами;

— согласно Указанию ЦБ №3210-У кассиры МП могут вносить в кассовые документы изменения (но только не в приходные и расходные кассовые ордера!). Например, в кассовой книге можно зачеркнуть неверную запись, внести рядом правильную и скрепить исправление подписью кассира (но обязательно расшифровать суть исправлений — почему, в связи с чем).

Виды кассовых операций

По кассе проводятся приходные и расходные кассовые операции.

1. Приходные кассовые операции – это поступление денег в кассу из любых источников.
2. Расходными кассовыми операциями определяется действие, связанное с изъятием денежной наличности из кассы.

К расходным кассовым операциям относятся:

• выплата аванса и заработной платы сотрудникам
• выдача командировочных и представительских расходов
• выдача наличных средств на хозяйственные нужды
• передача денег в банк
• выплаты социального характера

Кто может вести кассовые операции

Кассовые операции имеет право вести кассир или другое лицо, которое наделяется данными полномочиями руководителем организации. В обоих случаях, необходимо издать соответствующий приказ.

Вероятней всего, что на предприятии малого бизнеса, исходя из норм загрузки, достаточно будет одного кассира. Но если их будет несколько, тогда по штатному расписанию вводится должность старшего кассира.

Если рассматривать ситуацию, когда сотрудников нет, то кассовые операции проводит индивидуальный предприниматель.

Положение о ведении кассовых операций

Порядок ведения операций по кассе определяется Положением ЦБ РФ. Согласно данному положению о кассовых операциях, индивидуальные предприниматели и предприятия малого бизнеса обязаны соблюдать определенный порядок учета кассовых операций. Ранее документ на эту категорию предпринимателей не распространялся.

Для регулирования порядка денежного обращения,все, кто использует наличные деньги, должны придерживаться кассовой дисциплины.

Документальное оформление кассовых операций

1. Для подтверждения движения денежных средств используют приходный (ПКО) и расходный (РКО) кассовый ордер. Они относятся к первичным документам по кассовым операциям и имеют общепринятую утвержденную форму.

Приходный ордер
В нем указывается источник поступления средств.

По правилам, должен заполняться бланк ордера и квитанция к этому ордеру. Но на практике есть случаи, когда ограничиваются заполнением только квитанции. Правила заполнения не допускают такого варианта. Сначала должен заполняться бланк ордера, а потом выписываться квитанция.

Когда прилагаются дополнительные документы, то их надо указывают в ордере. В качестве таких документов может служить акт выполненных работ или оказанных услуг.

Приходный кассовый ордер подписывается бухгалтером или другим уполномоченным лицом. Но эти полномочия должны быть подтверждены доверенностью.

В кассу деньги должны поступать в день составления приходного ордера. В противном случае, он является недействительным. Своевременное составление ордера – один из пунктов соблюдения кассовой дисциплины.

Расходный кассовый ордер используют для выдачи наличных из кассы.
Он заполняется непосредственно перед выдачей денежных средств. Сумма вписывается от руки самим получателем.

2. Вся информация заносится в кассовую книгу.

Она должна заполняться регулярно и своевременно. Это обязательный документ. Не играет никакой роли, применяется кассовый аппарат или нет.

Тщательное ведение кассовой книги – это, прежде всего, кассовая дисциплина, которая должна строго соблюдаться.

Основные требования по ее оформлению:

• на первом листе должны указываться все реквизиты
• кассовая книга предназначена для ведения только одного календарного года и не более
• обязательно нумеруются все страницы, затем прошиваются. Их общее количество указывается на последней странице

Кассовая книга заполняется на основании кассовых ордеров: приходного и расходного.

3. Если есть работники, то наличные выплаты оформляются расчётно-платёжной или платежной ведомостью.

Бухгалтерский учет кассовых операций

Учет кассовых операций заключается в контролировании за движением наличных средств.

Для проведения операций, связанных с наличностью, в бухгалтерском плане счетов применяется счет 50 «Касса».

Поступление средств учитывается по дебету, расход (выплата) — по кредиту. При необходимости, используются субсчета, такие как:

• учет поступления и расхода денег в национальной валюте
• перемещение средств по различным кассам, если их несколько
• перемещение денежных документов

По счету «Касса» проводится синтетический учет операций. Он позволяет отследить все движение наличных средств.

Аудиторская проверка кассовых операций

Проверку порядка кассовой дисциплины осуществляет налоговый инспектор. В ходе нее выясняется:

• каким образом осуществляется контроль за порядком кассы
• правильно ли ведется кассовая книга
• проверяется соответствие отчётов с первичной документацией
• насколько полно приходуется средства, которые были полученны в банке
• соответствие записей с данными банка
• использование по назначению денежных средств, полученные с расчетного счета
• проверяется контроль за соблюдением установленного лимита кассы

Во избежание наложения штрафных санкций, необходимо отслеживать, правильно ли заполняются и оформляются:

• кассовая книга
• отчёты по приходно-расходным ордерам
• подтверждающие документы, которые необходимы при проведении операций.

При соблюдении этих обязательных правил, организация ведения кассы будет считаться удовлетворительной и аудит учета кассовых операций закончится положительным результатом.

Правила ведения операций по кассе

В общий порядок операций по кассе входит:

• прием, сохранность и выдача денежных средств
• оформление прилагающихся документов
• ревизия кассы
• соблюдение кассовой дисциплины.

Исходя из этого, установлены правила ведения операций по кассе.

Представитель малого бизнеса, индивидуальный предприниматель должен в обязательном порядке устанавливать лимит кассы.

Для проведения операций по кассе в помещении отводится специальное место. К концу дня просчитывается и выводится остаток наличных денег. Это необходимо делать ежедневно.

Чтобы установить лимит, оформляется распорядительный документ. Он фиксируется распоряжением в произвольной форме. Ставить в известность никого не надо. Период, на который устанавливается лимит, также решается самостоятельно.

Индивидуальные предприниматели и предприятия малого бизнеса обязаны:

• определить лимит остатка денег, находящихся в кассе. Высвобожденные средства сверх установленного лимита должны должны храниться на банковских счетах
• все операции по кассе оформлять приходным (ПКО) и расходным (РКО) кассовым ордером. В наличии должны быть все необходимые кассовые документы
• ежедневно вести кассовую книгу. Вносить в нее все записи, т.е. производить полное оприходование денежной наличности в кассу
• руководитель организации (индивидуальный предприниматель) обязан обеспечить организацию полным ведением кассовых операций
• не допускается накопление наличных свыше установленного лимита. Исключением могут быть дни выплаты зарплаты и выходные (нерабочих праздничных дни), если велись кассовые операции.

Сохранность наличных средств обеспечивается своими силами. Руководитель предприятия (индивидуальный предприниматель) несет ответственность за своевременную передачу денег в банк и за лимит находящихся средств в кассе.

За ведение кассовых документов ответственность несет кассир, контроль за кассовыми операциями осуществляет руководитель и бухгалтер.

Ведение операций по кассе может осуществляться в бумажном виде или в электронном. Кассовые документы, которые ведутся на компьютере, должны распечатываться и раз в год брошюроваться в кассовую книгу.

Нарушения правил ведения кассовых операций

Ответственность за нарушение ведения кассовых операций предусматривает штрафные санкции. Для должностных лиц они составляют от 4000 руб. до 5000 руб., для предприятий – от 40000 руб. до 50000 руб.

Соблюдение основных положений при ведении кассовых операций гарантированно застрахует вас от ошибок, связанных с кассовой дисциплиной. Для этого необходимо соблюдать действующие правила и внимательно следить за предстоящими изменениями.

С 01 июня 2014 года вводится новый порядок ведения кассовых операций. Он значительно упростится.

• В кассовой книге уменьшится количество реквизитов. Не надо будет проставлять номера счетов.
• Заполнение формы приходного и расходного ордера станет более простой.
• Отменят лимит наличных.
• Отменят обязанность вести кассовую книгу.

Но пока еще действуют правила, когда при ведении кассовых операций необходимо заполнять кассовую книгу, отражать все наличные операции ИП (ООО), составлять кассовые документы: приходные кассовые ордеры (ПКО), расходные кассовые ордеры (РКО) и соблюдать лимит расчёта наличными средствами.

Каждое предприятиедля осуществления расчетов наличными деньгами должно иметь кассу. Касса- подразделение предприятия, организации, выполняющее операции с наличными деньгами и другими ценностями, а также сами наличные деньги и денежные документы, находящиеся на хранении в этом подразделении, предназначенные на текущие повседневные расходы предприятия.

1.1 Понятие кассовых операций и их документальное оформление.

Получение и расходование наличных денег из кассы органи­зации считаются кассовыми операциями, оформление которых регламентируется нормативными актами ЦБ РФ: «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации» от 22 сентября 1993 г. № 40, «Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» от19 декабря 1997 г. с изменениями и дополнениями от 22 января 1999 г.; Указание ЦБ РФ от 14 ноября 2001г. №1050-у «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке», Письмо ЦБ РФ от 2 июля 2002 г. № 85-Т «По вопросам осуществления расчетов между юридическими лицами наличными деньгами по одному договору».

Все операции с кассовой наличностью осуществляет кассир, являясь лицом с полной материальной ответственностью. Администрация, прежде чем оформить работника на эту должность, должна ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций.

Поступление наличных денег в кассу организации оформля­ется приходными кассовыми ордерами (ф. № КО-1) , которые должны быть пронумерованы по порядку с начала отчетного го­да. Обязательными реквизитами приходного кассового ордера являются наименование организации и структурного подразде­ления, получающего денежные средства; номер документа; дата его составления; дата внесения денежных средств в кассу; корре­спондирующие счета; наименование юридического или физиче­ского лица, от которого получены средства; сумма, указанная ци­фрами и прописью, с выделением, в том числе НДС; основание; подписи главного бухгалтера и кассира.

Для подтверждения приема денег выдается квитанция к при­ходному кассовому ордеру, которая представляет собой доказа­тельство факта совершения операции с наличными денежными средствами лицом, получившим на руки квитанцию. Квитанция содержит реквизиты, аналогичные приходному кассовому орде­ру.

Из кассы денежные средства могут выдаваться на следующие цели: на выплату заработной платы; под отчет на хозяйственные и операционные расходы; в связи с оказанием материальной помощи работникам; в порядке возмещения расходов отдельным работникам произведенных ими на производственные цели предприятия (по решению руководителя); на выплату пособий по временной нетрудоспособности; на выдачу ссуд и др.

Наличные деньги из кассы организации выдаются по расход­ным кассовым ордерам (ф. № КО-2). ). В отдельных случаях разре­шается замена составления расходного кассового ордера доку­ментами на расходование денежных средств в кассе, оформлен­ными надлежащим образом и содержащими отметку штампа с реквизитами расходного кассового ордера. К таким документам относятся платежные (расчетно-платежные) ведомости на выда­чу заработной платы из кассы организации; заявления на выдачу денег; счета и др. Кроме того, в аналогичном порядке могут оформляться разовые выплаты, связанные с заработной платой при уходе в отпуск, увольнением работника организации, выда­чей пособия по временной нетрудоспособности, увольнением работника организации, с получением денег под отчет на командировочные расходы и т.п. Документы на выдачу денег подписываются руководи­телем и главным бухгалтером организации.

Наиболее значительны суммы выплат наличных денег из кассы по заработной плате. Основным документом на выплату заработной платы является платежная (расчетно-платежная) ведомость . На титульном листе его делается разрешительная надпись на выплату денежных средств за подписями руководителя и главного бухгалтера организации или лиц, на это уполномоченных. В платежной ведомости каждый работник расписывается против своей фамилии. Операция по выплате заработной платы должна быть закончена в трехдневный срок, включая день получения денег в банке. Против невыплаченных сумм ставится штамп «Депонировано». В конце платежной ведомости кассир указывает итог на сумму фактически выплаченных и подлежащих депонированию денежных средств. В кассовую книгу записывается фактически выплаченная сумма, а депонированные суммы по расходному кассовому ордеру сдаются в банк.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых докумен­тов (ф. № КО-3) , по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходован­ных наличных денежных средств организацией, правильность нумерации кассовых документов, проверяется полнота и свое­временность произведенных кассиром операций.

Информация обо всех фактах поступления и выдачи наличных денег организации на основании приходных и расходных кассо­вых ордеров обобщается в кассовой книге (ф. № КО-4). Записи в ней производятся по мере совершения кассовых операций, оформленных первичными документами. Каждая организация имеет только одну кассовую книгу, ее листы пронумеровываются, прошнуровываются, а сама книга опечатывается сургуч­ной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой кни­ге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге ведутся в двух эк­земплярах, вторые экземпляры листов служат отчетом кассира, первые - остаются в кассовой книге, поэтому и первые, и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчи­стки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допуска­ются, сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего.

В кассовой книге фиксируется остаток денежных средств на начало дня, который соответствует остатку на конец предыдуще­го дня, а также приход и расход денежных средств за день. В кассовой книге находит отражение движение де­нежных средств с указанием корреспондирующих счетов, а также от кого и за что имели место поступления денежных средств, ко­му и на какие цели они были выданы. В конце рабочего дня еже­дневно кассиром подсчитываются итоги кассовых операций за день, выводится остаток денег в кассе на следующее число и пе­редается в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрыв­ной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Организация может держать в своей кассе денежных средств только в пределах лимита, установленного обслуживающим банком, а всю денежную наличность сверх лимита должна сдавать в банк.

При выявлении фактов превышения лимита остатка налич­ных денег в кассе на организацию налагается штраф в трехкрат­ном размере сверхлимитной кассовой наличности, а с руководи­теля взыскивается административный штраф в размере 50 минимальных месячных размеров оплаты труда.

Также существует ограничение при расчетах наличными денежными средствами с другими юридическими лицами. Эти расчеты также регулируются ЦБ (Указание ЦБ №1050 от 14 ноября 2001 «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами РФ между юридическими лицами»). В частности, в настоящее время предельная сумма расчетов между юридическими лицами по одному платежу составляет 60 000 руб.

Министерство образования и науки Российской Федерации

РЕФЕРАТ

по бухгалтерскому учету

на тему: « Учет кассовых операций»

Выполнила Проверил

студентка преподаватель

Старый Оскол 2009

Введение___________________________________________________________3 1. Понятие и сущность учета кассовых операций_________________________5

1.1 Сущность кассовых операций__________________________________5

1.2 Лимит кассы и его назначение_________________________________5

1.3 Документация кассовых операций______________________________7

1.4 Кассовая книга, ее строение и порядок ведения_________________11

1.5 Бухгалтерский учет кассовых операций________________________13

1.6 Ревизия кассы______________________________________________15

2. Синтетический и аналитический учет кассовых операций_______________17

2.1Синтетический учет кассовых операций________________________17

2.2 Аналитический учет кассовых операций________________________18

3. Нормативное регулирование кассовых операций_______________________20

Заключение________________________________________________________24

Литература________________________________________________________26

Приложение

Введение

Рыночная экономика уже не мыслима без использования денег, которые являются универсальным языком общения между всеми его участниками. Изобретение и начало использования денег, как универсального мерила других товаров стало важнейшей вехой в истории развития экономики и было обосновано объективно сложившимися трудностями обмена на определенном этапе развития человечества.

Первоначально и в течение длительного периода времени в процессах купли-продажи использовались только наличные деньги. По историческим меркам лишь относительно недавно человечество начало очень широко применять безналичные расчеты. В этой связи можно предположить, что более долгий период существования наличных денег должен был уже сформировать достаточно полные и стабильные правила обращения с наличностью.

Однако, как показывает практика, использование предприятий в своей деятельности наличных денег в некоторых случаях все равно приводит к некоторым ошибкам, которые в лучшем случае оборачиваются для организаций штрафами, а в худшем - более строгими административными и уголовными наказаниями, потерей части выручки или прибыли.

В связи с этим можно сказать, что актуальность темы данной курсовой работы обусловлена тем, что ведение кассовых операций на предприятиях подлежит жесткому контролю, как со стороны Банка России, так и со стороны налоговых органов, а к учету кассовых операций и оформлению кассовых документов предъявляются повышенные требования.

Целью курсовой является предоставление наиболее полной информации по порядку учёта кассовых операций и ознакомление с правилами ведения кассовых операций.

Нормативной базой для написания данной курсовой работы явилось ныне действующее Федеральное законодательство, Налоговый и Трудовой кодексы РФ, постановления, указы, положения, инструкции, а также другие законодательные и нормативные документы, регулирующие бухгалтерский учет.

1. Понятие и сущность кассовых операций

1.1 Сущность кассовых операций

Кассовые операции занимают одно из центральных мест в хозяйственной деятельности организации. Потребность в наличных денежных средствах возникает постоянно и связана с выплатой заработной платы, пособий, средств на командировочные и хозяйственные расходы, оплату услуг наличными и т. п. В то же время в кассу ежедневно могут поступать платежи наличными за услуги, в погашение долга работниками, поступления с расчетного счета или от заказчиков и др.

Для хранения, поступления и выдачи денежных средств наличными организация создает специальный обособленный участок бухгалтерии – кассу. Ее возглавляет кассир - материально ответственное лицо, с которым заключается договор о полной материальной ответственности.

По приказам руководителя и главного бухгалтера организации кассир выполняет операции по движению денежной наличности.

1.2 Лимит кассы и его назначение

Общий порядок организации денежного обращения в Российской Федерации регламентируется Центральным банком России посредством Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденного его приказом от 05.01.1998 г. № 14-П.

Кроме того, им же разработан Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (от 04.10.1993 г. № 18), пункт 1 которого гласит: «Предприятия, объединения, организации и учреждения независимо от организационно- правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков», а пункт 5: «Предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками по согласованию с руководителями предприятий. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются».

Сверх установленных норм наличные деньги могут храниться в кассе только в дни выплаты заработной платы, пенсий, пособий, стипендий в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в кредитном учреждении.

Для установления лимита остатка наличных денег в кассе организация представляет в банк, осуществляющий ее расчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме № 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу».

По организации, в состав которой входят подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и счетов в учреждениях банков, устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом структурных подразделений.

Лимит кассы структурным подразделениям доводится приказом руководителя организации. При наличии у организации нескольких счетов в различных учреждениях банков последняя по своему усмотрению обращается в одно из них с расчетом на установление лимита остатка наличных денег в кассе, о чем уведомляет другие банки, где ей открыты соответствующие счета. По организации, не представившей расчет на установление лимита кассы ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная организацией в банк денежная наличность - сверхлимитной.

Лимит остатка кассы определяется исходя из объема наличного денежного оборота организации с учетом особенностей режима ее деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в банк, обеспечения сохранности и сокращения перевозок ценностей. Причем при сдаче выручки ежедневно лимит остатка равен сумме, необходимой организации для обеспечения нормальной работы с утра следующего дня; при сдаче выручки на следующий день лимит остатка определяется в пределах среднедневной выручки наличными деньгами; при сдаче выручки не ежедневно лимит остатка определяется в зависимости от установленных сроков сдачи и суммы денежной выручки; для организаций, не имеющих денежной выручки, лимит остатка определяется в пределах среднедневного расхода наличных денег (кроме расхода на заработную плату, выплат социального характера и стипендии).

Установленные банком указанные лимиты письменно сообщаются организациям, возможно как второй экземпляр справки по форме № 0408020. Обычно лимит кассы устанавливается на год, но по просьбе организации может пересматриваться и в течение года (изменение объемов кассовых оборотов и др.), а также по условиям договора банковского счета.

Напомним, что согласно пункту 9 Указа Президента РФ № 1006 «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей» за несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств, а также накопление в кассах наличных денег сверх установленного лимита вводиться штраф в трехкратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности. На руководителя организации, допустившей указанные нарушения, налагается административный штраф в размере 50-кратного установленного законодательством ММРОТ.

1.3 Документация кассовых операций

Кассовые операции в первую очередь зависят от состояния расчетного счета организации, поскольку, получить денежную наличность возможно при наличии остатка на расчетном счете или оформив ссуду банка.

Право на получение денежных средств наличными оформляется организацией посредством выписки денежного чека, который состоит из двух частей: корешок чека и собственно чек.

Корешок чека остается в сброшюрованной чековой книжке и хранит информацию о дате, сумме и подписи получателя чека.

Подписывается корешок чека руководителем и главным бухгалтером. На оборотной стороне корешка подтверждаются факт получения с расчетного счета денежных средств, приходованных по приходному кассовому ордеру, дата за подписью главного бухгалтера.

Вторая часть - собственно чек - содержит информацию владельца расчетного счета: номер счета, дату чека, кому заплатить, подписи руководителя и главного бухгалтера организации, контрольную марку. На оборотной стоне чека сдержится информация о целевом назначении получаемых денежных средств, подпись получателя, информация о документе удостоверяющем личность получателя и банковские свидетельства об оплате чека. Эта часть чека остается в банке, а корешок - у организации. Чек действителен в течение 10 дней с момента его выписки.

Если имеются излишки кассовой наличности, то суммы сверх установленного лимита кассы должны быть сданы на расчетный счет организации. Первичным документом при этом выступает объявление на взнос наличными, состоящее из трех частей. По своему содержанию эти части несут одинаковую информацию.

Клиент (организация) вписывает следующие данные:

дату, от кого, банк получателя, получатель, расчетный счет получателя, сумму прописью и цифрами, назначение платежа и подпись вносителя денег.

Банком заполняются: номер, подписи бухгалтера и кассира. На квитанции проставляется печать.

Первая часть - объявление - остается в банке; вторая квитанция- выдается на руки вносителю денег, третья - ордер - прилагается к документам, подтверждающим записи банка по расчетному счету, получателя, т.е. данные выписки из его расчетного счета. Квитанция служит основанием для выписки организацией кассового ордера.

Указанная документация по движению денежной наличности используется организациями и банками одновременно.

Касса принимает наличные деньги по приходным кассовым ордерам (форма № КО-1), подписанным главным бухгалтером или уполномоченным лицом.

При этом вносителю выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписью главного бухгалтера и кассира, скрепленная печатью и штампом организации. При получении денежных средств в банке по чеку бухгалтером также выписывается приходный кассовый ордер с регистрацией его номера и даты на оборотной стороне корешка чека, свидетельствующей о выполнении банком приказа организации.

Выдача наличных денег изводится по расходным кассовым ордерам или другим надлежаще оформленным документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.), на которые ставится специальный штамп, имеющий реквизиты расходного кассового ордера (форма №КО-2).

Документы на выдачу денег подписывают руководитель и главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные. Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах имеется разрешающая подпись руководителя организации, то его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна. Приходные и расходные кассовые ордера выписываются бухгалтером общего или финансового отдела или главным бухгалтером.

Деньги отдельному лицу, не работающему в данной организации, выдаются при предъявлении им паспорта или иного документа удостоверяющего личность, по расходному кассовому ордеру, где проставляются подпись в получении и данные предъявленного документа.

Заработная плата пособия, премии выплачиваются кассиром по платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. По истечении трех рабочих дней, установленных для выплаты заработной платы, бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на общую выплаченную по платежной ведомости сумму. Никаких подчисток, помарок или исправлений в кассовых документах не допускается.

Деньги по кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день составления этих документов. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, вносящим или получающим деньги. Они передаются в кассу лицом, выписавшим документ. При выдаче денежных средств по доверенности они прилагаются к расходному кассовому ордеру или ведомости на выдачу средств.

При поступлении приходных и расходных кассовых ордеров кассир обязан проверить следующее:

а) наличие и подлинность на документах подписей главного бухгалтера, а на расходном или заменяющем его документе - разрешительной надписи (подписи) руководителя организации или лиц, на это уполномоченных;

б) правильность оформления документов;

в) наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из перечисленных условий документ передается в бухгалтерию на доработку. По мере выполнения кассовых операций кассир обязан подписать их и, кроме того, их и приложенные к ним документы погасить штампом или надписью «ОПЛАЧЕНО» или «ПОЛУЧЕНО» («ЧИСЛО, МЕСЯЦ, ГОД»).

До передачи в кассу на исполнение кассовые документы записываются бухгалтером в специальном журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров с указанием кодов (цифровых обозначений) причин и условий поступления и выдачи наличных денежных средств.

Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных денежных средств организаций, присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций, составляется отчетность (см. таблицу 1).