Счет на предоплату — образец. Образец счета на оплату и порядок его выставления

Счет на оплату - это не первичный документ, т.к. не отражает факта хозяйственной жизни. Он не входит в число обязательных бухгалтерских документов и в учете не отражается, но при этом играет существенную роль в расчетах между контрагентами.

Выставляет его продавец товаров или услуг, а оплачивает - покупатель или любое лицо по его поручению.

Основная цель этого документа - уведомить о необходимости платежа и зафиксировать его сумму.

Если нет заключенного договора, он может служить офертой, если будет содержать все существенные условия сделки. При этом оплата счета будет считаться акцептом оферты. Оплаченный документ будет служить подтверждением сделки между сторонами.

Утвержденной формы счета нет, как нет и законодательно закрепленных правил его оформления, но в практике его использования сложились определенные требования к содержанию.

Реквизиты:

Наличие номера и даты;

Реквизиты продавца;

Наименование покупателя;

Предмет расчетов (товар, услуга, их количество, цена, стоимость);

Ставка и размер налога на добавленную стоимость, которым облагается товар (услуга, работа);

Общая сумма;

При необходимости указывается срок, в течение которого нужно перечислить деньги.

Образец формы счета пользователи сервиса «Моё дело» могут найти в разделе «Бланки».

НДС в счете

Если продавец товаров или услуг - плательщик НДС, он должен отдельной строкой выделить сумму НДС.

Если продавец освобожден от уплаты НДС, например, в связи с применением специального налогового режима (УСН, ЕНВД, ПСН), сумму НДС в счете выделать не надо, но нужно сделать пометку «Без НДС» и указать причину. Например, «На основании пункта 2 статьи 346.11 НК РФ» (если документ выставляет организация на УСН) или «На основании пункта 3 статьи 346.11 НК РФ» (если выставляет ИП на УСН).

Что, если наоборот, вы работаете на спецрежиме, а поставщик товаров или услуг выставил вам счет с НДС? Смело оплачивайте всю сумму, указанную в нем, и в назначении платежа указывайте «Включая НДС 18%» (или другую ставку налога, указанную в счете). Это налог не ваш, а поставщика, и то, что вы оплатите НДС и укажете это платежке, для вас никаких последствий иметь не будет.

Чем отличаются счета индивидуальных предпринимателей и организаций

Отличия есть, но их немного.

Индивидуальный предприниматель указывает Ф.И.О, организация - наименование по уставу.

ИП ставит одну свою подпись, а счет организации подписывают руководитель и главный бухгалтер.

Счет ИП содержит только ИНН, а организации - ИНН и КПП.

Документ ИП может быть без печати, если предприниматель работает без нее.

Можно ли оплачивать без счета

Можно, без проблем.

Есть договор? При перечислении денег можно сделать ссылку на него. Есть накладная или акт? Ссылайтесь в платежке на них.

Более того, можно вообще платить без документа-основания. В назначении платежа вы можете просто указать товар или услугу, и этого будет достаточно.

Но если по каким-то причинам дело дойдет до суда, эффективнее будет показывать там реальные документы на оплату - тот же самый счет, накладную или договор. К тому же вам и самим так будет удобнее отслеживать оплаты, и в учете будет больше порядка.

Как передать счет контрагенту

Любым удобным способом: передать лично в руки, отправить обычной почтой, факсом или по электронной почте.

Самый удобный способ - сформировать счет в сервисе «Моё дело» и не распечатывая отправить ссылку на него контрагенту, сразу с кнопкой оплаты. Так вы сократите время расчетов.

Счет на оплату, счет-договор, счет-фактура - что в них общего

Счет-договор - это, по сути, тот же самый документ на оплату, но дополнительно включающий в себя реквизиты договора.

В нем прописываются условия доставки, сроки перечисления денег, порядок возврата, обмена, хранения и все то, что продавец считает нужным сообщить о товаре или услуге.

Этот документ обычно заменяет договор, если сумма сделки небольшая.

Факт оплаты счета-договора подтверждает согласие покупателя с указанными условиями.

У счета-фактуры совсем другая функция - подтвердить факт поставки товара (выполнения работ или услуг) и указать на наличие НДС в сделке.

Применяется индивидуальными предпринимателями и компаниями, работающими на ОСНО. Выдается вместе с накладной или актом выполненных работ.

Выставление счета на предоплату и постоплату: в чем разница?

Только в сроках платежа. Участники сделки могут зафиксировать в договоре внесение предоплаты сразу после его подписания.

Тогда продавец выставляет счет на аванс, а на остаток документ выставляется после подписания накладных покупателем.

Это уже постоплата, так как она производится после получения товара.

Можно вообще не заморачиваться и при желании выставить один общий документ на всю сумму договора, а контрагент будет его оплачивать частями.

Журнал счетов: нужная опция

Чтобы не запутаться во всех документах, выставленных контрагентам, полезно вести журнал их учета. Это делать не обязательно, но желательно, т.к. систематизация выставленных документов удобна прежде всего вам самим.

Имея под рукой информацию, когда, кому и на какую сумму были выписаны документы, продавец без труда отследит любой платеж, а еще вовремя напомнит о долге нерадивому покупателю.

Форма журнала определяется продавцом, главное, чтобы он содержал данные о платежах и плательщиках. Можно вести один реестр для всех счетов организации, а можно завести отдельный по каждому контрагенту.

Выставление счетов в сервисе «Моё дело»

В сервисе «Моё дело» вы сможете формировать документы в считанные секунды, причем реквизиты ваши и контрагента подтянутся автоматически. Вы можете загрузить в сервис сканы подписи, печати, логотипа - и они будут автоматически отображаться в выставляемых документах.

Система систематизирует информацию по выставленным и оплаченным счетам, свяжет поступившие средства со счетом, договором и накладной, и отразит сумму в учете. Вы всегда сможете отследить любую сумму и подтверждающие документы по ней.

Если вы из месяца в месяц выставляете одним и тем же клиентам счета и акты на одинаковую услугу, создать новый документ вы можете просто скопировав предыдущий. Также очень удобно выставлять акты сразу по группе счетов. Для этого в реестре документов вы просто ставите галочки напротив тех счетов, по которым нужно выставить закрывающие документы. Одним кликом по кнопке «Создать» сформируются акты или накладные. Любой документ, созданный в сервисе, можно скачать в формате Excel или PDF.

Бланк счета на оплату и любого другого документа вы можете найти в базе шаблонов нашего сервиса. Наши эксперты отслеживают все изменения в законодательстве, чтобы вы работали только с актуальными документами.

Выставление счета для произведения предоплаты не ведет к возникновению обязательств у контрагента. Все обязанности закреплены договором, при наличии в нем условия предварительной оплаты, нужен счет на аванс, образец которого разрабатывается предприятиями самостоятельно. После того, как деньги будут получены, организация выставляет авансовую форму счета-фактуры и оформляет сделку в учете бухгалтерскими проводками.

Счет-фактура по авансовым суммам должен быть выписан в течение 5 дней после даты поступления поставщику средств (ст. 168 п. 3 НК РФ). Срок отслеживается в календарном исчислении. Обойтись без счета-фактуры разрешено, если поставка товара была осуществлена в первые 5 дней после получения платежа. Такие разъяснения приведены в Письме Минфина, датированном 10.11.2016 г, под 03-07-14/65759.

Как выставить счет на предоплату, образец которого был оформлен поставщиком:

• передать контрагенту на этапе согласования условий сотрудничества и подписания договора;
• отправить по адресу нахождения контрагента письмо с вложенным в него бланком счета;
• сделать скан-копию подписанного документа и переслать ее по электронной почте;
• воспользоваться для отправки реквизитов счета факсом.

Счет на предоплату: образец и его обязательные атрибуты

Структура и содержание документа не имеют строгой законодательной регламентации. Субъекты хозяйствования вправе самостоятельно разрабатывать шаблоны, заполнять их можно вручную или автоматизированными средствами. Полнота отраженной в счете информации зависит от наличия в нем таких элементов:

• данные об организации, которая сформировала и выставила счет, с указанием ее названия и кодовых обозначений ИНН с КПП;
• банковские реквизиты поставщика;
• дата и номер документа, присвоенные при регистрации;
• перечисление товарных позиций и видов оказываемых услуг, которые являются предметом договора;
• количество товаров, подлежащих оплате, единицы их измерения и итоговая стоимость;
• сумма, на которую выставляется счет на предоплату (образец скачать можно ниже);
• подписи руководства и лица, занимающего должность главного бухгалтера;
• печать.

Итоговые суммы приводятся в бланке цифрами и прописью. В верхней части шаблона рекомендуется располагать блок с реквизитами. Центральную часть листа отводят под табличную вставку. В графах таблицы указываются сведения о товаре или услуге, которые должны быть поставлены или оказаны по условиям соглашения.

Сумма счета может быть определена двумя способами:

• в размере оговоренной договором предоплаты;
• в полном объеме.

Если указывается сумма, которая подлежит перечислению в авансовом порядке, то в графе для наименования товара или услуги должна присутствовать фраза «частичная оплата». Если в счете значится вся стоимость по договору, то необходимо включить в документ формулировку с конкретной долей средств, которые должны быть оплачены сейчас. При наличии такого условия в договоре можно в бланке счета сделать ссылку на пункт соглашения, чтобы покупатель знал, какую часть от общей суммы ему требуется перечислить авансом.

Счет на авансовый платеж по договору: образец с дополнительными элементами

Дополнительные атрибуты могут уточнять условия доставки, ограничивать сроки для отгрузки товара или его самовывоза, акцентировать внимание на фиксации цены в течение определенного промежутка времени. Можно внести отдельным пунктом или в форме сноски возможность возврата товара или денег в определенных ситуациях.

Счет на предоплату по договору может содержать отдельные элементы из договорной документации. Этот бланк можно использовать для уведомления получателя ценностей об обязательности наличия доверенности у лица, которому будут делегированы полномочия по приемке товаров.

Поступление авансовых сумм от клиентов требует выставления счета-фактуры. На выполнение данного действия отводится 5 дней со дня поступления денег. Формируемый счет-фактура именуется авансовый и составляется в двух экземплярах. Первый подлежит передаче лицу, от которого получены денежные средства, и используется для проведения записи в книги покупок, второй остается в месте выписки для обоснования регистрационной записи в книге продаж. Расскажем в статье, как составляется счет-фактура на аванс, дадим образец заполнения.

Когда выписывается счет-фактура на аванс

Основанием для выписки данного бланка является поступление от покупателя предоплаты, причем она может быть выражена как в денежном, так и материальном виде. Читайте также статью: → “ ». Не нужно выписывать с/ф, если аванс поступил в счет будущей отгрузки ТМЦ (услуг, работ):

1. Не облагаемых добавленным налогом согласно ст.149 и п.2ст.146 НК РФ;
2. Облагаемых налогом по нулевой ставке согласно п.1ст.164;
3. Имеющих продолжительный цикл производственного процесса изготовления, согласно Перечню, подготовленному российским правительством №468 от 28.07.06 в ред. от 30.03.16.;
4. Реализуемых на территориях, не относящихся к РФ.

Проводки при получении аванса у продавца

Продавец, получив деньги от клиента в счет будущей отгрузки, обязан произвести следующие действия:

• Выделить НДС из поступившей суммы и произвести проводку по начислению его к уплате;
• Подготовить в 5-тидневный срок с/ф;
• Зарегистрировать составленный с/ф в своей книге продаж в том квартале, когда получены деньги;
• В день фактической отгрузки в счет полученного ранее аванса, выставить с/ф еще раз;
• Начисленный с отгрузки НДС направить к оплате;
• НДС, посчитанный при поступлении предоплатной суммы, направить к вычету;
• Отгрузочный с/ф зарегистрировать в книге продаж;
• Авансовый с/ф зарегистрировать в книге покупок.

Расчеты с клиентами учитываются на сч.62, авансы показываются отдельно от прочих оплат, например, на субсчете 62ав, при этом на субсчете 62р будут показываться прочие поступления от покупателей.

Проводки у продавца выглядят следующим образом:

1. Деб.51 Кред.62ав – поступили деньги от клиента в виде аванса;
2. Деб.62ав. Кред.68 – отражено начисление добавленного налога, выделенного из аванса;
3. Деб.62р. Кред.90.1 – показана выручка от продажи ТМЦ в счет аванса;
4. Деб.90.3 Кред.68 – Начислен НДС с реализационной операции;
5. Деб.68 Кред.62ав. – Авансовый НДС принят к вычету;
6. Деб.62ав. Кред.62р. – Произведен зачет предоплатной суммы.

Проводки при перечислении аванса у покупателя

Покупатель при перечислении аванса должен произвести следующие действия:

• Принять к вычету НДС, указанный в полученном от продавца авансовом с/ф;
• Выделить НДС по поступившим ТМЦ в счет произведенной ранее оплаты и направить его к вычету;
• Восстановить авансовый налог.

Для отражения операций с продавцами применяется сч.60, на котором обособленно учитываются авансовые перечисленные суммы, при этом можно открыть самостоятельный субсчет 60 ав, при этом на субсчете 60 р будут учитываться прочие операции с продавцами.

Проводки в бухучете выглядят следующим образом:

• Деб. 60 ав. Кред. 51 – перечислен аванс.
• Деб. 68 Кред. 60 ав – налог с предоплаты принят к вычету;
• Деб. 19 Кред. 60 р – выделен налог по полученным ТМЦ;
• Деб. 68 Кред. 19 – выделенный налог с поступлений принят к вычету;
• Деб. 60 ав Кред. 68 – восстановлен авансовый НДС;
• Деб. 60 р Кред. 60 ав – произведен зачет аванса.

Порядок заполнения авансового счета-фактуры

При выписке рассматриваемого документа применяются правила, закрепленные в официальном документе, утвержденном Постановлением 1137 от 26.12.11 в ред. от 29.11.14.

Построчное заполнение бланка с/ф:

Поставить подпись на счете-фактуре может то лицо, которое уполномочено на то учредительной документацией, доверенностью, составленной руководителем компании, или приказом. Это может быть руководитель организации, главный бухгалтер или иное лицо, имеющее соответствующие полномочия.

Как отражается счет-фактура в книге покупок

Покупатель, получивший от продавца авансовый с/ф, должен зарегистрировать этот бланк в своей книге покупок. Читайте также статью: → “ ». Данная процедура производится в том квартале, в котором получен счет-фактура. Регистрационная запись выполняется только при условии, что поступивший бланк составлен правильно, не имеет ошибок и соответствует необходимым требованиям оформления подобной документации.

Если имеются ошибки, то регистрировать с/ф нельзя, необходимо обратиться к продавцу за выпиской корректирующего документа.

Заполнение граф книги покупок:

Как отражается счет-фактура в книге продаж

Продавец должен оставить один выписанный авансовый с/ф у себя, чтобы обосновать запись в книге продаж. Регистрацию документа нужно производить в тот день, когда выписан с/ф на аванс – в течение пяти дней с даты поступления предоплатных средств. Запись относится к тому кварталу, в котором получены денежные средства от покупателя.

Заполнение граф книги продаж:

Выставление счета на предусматривается договором. Законодательно эта обязанность не закреплена и согласовывается сторонами до подписания контракта. Счет не подтверждает оказание услуги или отгрузку продукции и не обязывает клиента производить оплату. Но, после ее получения выставляется счет-фактура на аванс и делаются соответствующие проводки.

Когда выписывается счет фактура на аванс?

Срок выписки счет-фактуры на предоплату составляет 5 дней после ее зачисления на счет (п.2 ст. 168 НК РФ). Ее основное назначение – обосновать начисление НДС. Этот же срок актуален и для выставления документа на отгрузку. Задержка или выписка по итогам отчетного периода могут повлечь неприятные последствия. Бланк утвержден Постановлением Правительства РФ № 1137 от 26.12.2011 г. и един для выписки авансовой или отгрузочной счет-фактуры.

Некоторые компании игнорируют 5-дневный срок и выписывают только итоговый отгрузочный документ по окончании отчетного периода. Это расходится с официальной позицией ФНС, которая обязывает строго придерживаться правила: выписка авансовой и отгрузчоной счет-фактуры. При проверке это обстоятельство рассматривается, как нарушение, облагаемое штрафом.

Как сделать счет фактуру на аванс?

Правильное заполнение бланка предполагает указание информации во всех его графах. Реквизиты заполняются согласно ст. 169 НК РФ (п. 5 и 5.1). Обязательно вписывается номер и дата платежного документа, на основании которого совершена оплата.

Закон допускает выписку одной счет-фактуры на несколько выплат в рамках аванса по одной сделке, поступивших в один день. В такоом документе перечисляются данные всех платежных поручений. Строка 5 заполняется прочерком только в случае оплаты сделки векселем. При бартере в эту строку вносятся данные накладной.

Правом на выставление счет-фактуры раз в месяц вне зависимости от количества зачисленных предоплат имеют телекоммуникационные компании, оказывающие услуги на непрерывной основе. По итогам отчетного периода оформляется отгрузочный документ, включающий все полученные в его рамках платежи.

Образец заполнения счет-фактуры на предоплату

Обязательными для счет-фактуры являются следующие реквизиты.

• Порядковый номер. Нумерация счетов-фактур на аванс ведется в соответствии с книгой продаж. Выбирается в хронологическом порядке и строго последовательно.
• Дата документа. Должна укладываться в 5-дневный срок с момента зачисления аванса.
• Известные реквизиты сторон, предусмотренные бланком. В том числе ИНН клиента и продавца.
• Данные платежного документа. Достаточно номера и даты платежки, по которой перечислялся аванс. Прочер в этой графе ставится только при неденежной форме расчетов.
• Код валюты платежа. Является обязательным даже, если из документа следует, что оба контрагента — резиденты РФ.
• Названия товаров или услуг, идентичные наименованиям в договоре и счете на предоплату. Допускаются обобщения — например, «Комплектующие» — но, только для случаев, когда заявка на отгрузку формировалась уже после перечислени аванса. Можно указывать слово «аванс». К примеру, «аванс за указание таких-то услуг». В этом случае рекомендуется указывать номер и дату договора.
• Ставка и сумма налога по графам 7 и 8 соответственно. Все суммы вписываются с копейками.
• Сумма аванса до копеек.

Все данные заносятся четко и разборчиво от руки или машинописным способом (на компьютере) Заверяется счет-фактура лицами, ответственными за налоговую отчетность — главным бухгалтером и руководителем.

Выставление счета для произведения предоплаты не ведет к возникновению обязательств у контрагента. Все обязанности закреплены договором, при наличии в нем условия предварительной оплаты, нужен счет на аванс, образец которого разрабатывается предприятиями самостоятельно. После того, как деньги будут получены, организация выставляет авансовую форму счета-фактуры и оформляет сделку в учете бухгалтерскими проводками.

Счет-фактура по авансовым суммам должен быть выписан в течение 5 дней после даты поступления поставщику средств (ст. 168 п. 3 НК РФ). Срок отслеживается в календарном исчислении. Обойтись без счета-фактуры разрешено, если поставка товара была осуществлена в первые 5 дней после получения платежа. Такие разъяснения приведены в Письме Минфина, датированном 10.11.2016 г, под 03-07-14/65759.

Как выставить счет на предоплату, образец которого был оформлен поставщиком:

• передать контрагенту на этапе согласования условий сотрудничества и подписания договора;
• отправить по адресу нахождения контрагента письмо с вложенным в него бланком счета;
• сделать скан-копию подписанного документа и переслать ее по электронной почте;
• воспользоваться для отправки реквизитов счета факсом.

Счет на предоплату: образец и его обязательные атрибуты

Структура и содержание документа не имеют строгой законодательной регламентации. Субъекты хозяйствования вправе самостоятельно разрабатывать шаблоны, заполнять их можно вручную или автоматизированными средствами. Полнота отраженной в счете информации зависит от наличия в нем таких элементов:

• данные об организации, которая сформировала и выставила счет, с указанием ее названия и кодовых обозначений ИНН с КПП;
• банковские реквизиты поставщика;
• дата и номер документа, присвоенные при регистрации;
• перечисление товарных позиций и видов оказываемых услуг, которые являются предметом договора;
• количество товаров, подлежащих оплате, единицы их измерения и итоговая стоимость;
• сумма, на которую выставляется счет на предоплату (образец скачать можно ниже);
• подписи руководства и лица, занимающего должность главного бухгалтера;
• печать.

Итоговые суммы приводятся в бланке цифрами и прописью. В верхней части шаблона рекомендуется располагать блок с реквизитами. Центральную часть листа отводят под табличную вставку. В графах таблицы указываются сведения о товаре или услуге, которые должны быть поставлены или оказаны по условиям соглашения.

Сумма счета может быть определена двумя способами:

• в размере оговоренной договором предоплаты;
• в полном объеме.

Если указывается сумма, которая подлежит перечислению в авансовом порядке, то в графе для наименования товара или услуги должна присутствовать фраза «частичная оплата». Если в счете значится вся стоимость по договору, то необходимо включить в документ формулировку с конкретной долей средств, которые должны быть оплачены сейчас. При наличии такого условия в договоре можно в бланке счета сделать ссылку на пункт соглашения, чтобы покупатель знал, какую часть от общей суммы ему требуется перечислить авансом.

Счет на авансовый платеж по договору: образец с дополнительными элементами

Дополнительные атрибуты могут уточнять условия доставки, ограничивать сроки для отгрузки товара или его самовывоза, акцентировать внимание на фиксации цены в течение определенного промежутка времени. Можно внести отдельным пунктом или в форме сноски возможность возврата товара или денег в определенных ситуациях.

Счет на предоплату по договору может содержать отдельные элементы из договорной документации. Этот бланк можно использовать для уведомления получателя ценностей об обязательности наличия доверенности у лица, которому будут делегированы полномочия по приемке товаров.