Персонифицированный учет. Ежемесячный отчет по персонификации: изучаем под лупой. Не пугайтесь, изменения не столь существенны

Инициатива, обязывающая работодателей сдавать отчетность в ПФР ежемесячно, была выдвинута Минтруда еще в 2015 году. Министерство экономического развития РФ ее не поддержало, обосновав такую позицию тем, что для предпринимателей это будет означать увеличение расходов и обязанностей. По мнению экономистов, прежде всего нагрузка усилится на бухгалтерские службы, которые занимаются составлением и сдачей отчетности. Соответственно, неизбежны повышение затрат на их содержание, а также необходимость расширения штата специалистов или привлечения аутсорсинговых компаний.

Несмотря на то, что инициатива Минтруда не получила одобрения у экспертного сообщества и правительственных экономистов, накануне 2016 года президент все же подписал , который устанавливает ежемесячную отчетность в ПФР с 2016 года.

Зачем вводится ежемесячная отчетность в ПФР?

Согласно Федеральному закону от 29.12.2015 № 385-ФЗ, с 1 января 2016 года приостанавливается индексация пенсий работающих пенсионеров. Если пенсионер прекращает работу, то страховая пенсия и фиксированная выплата к ней выплачиваются с учетом индексации и других корректировок, которые были в период работы.

На сайте ПФР объясняют, что ежемесячная отчетность в ПФР с 2016 года — необходимое нововведение, которое поможет реализации закона. С помощью такой отчетности можно будет установить, продолжает ли работать пенсионер. Процедура избавит людей пенсионного возраста от необходимости посещения территориальных органов ПФР для подачи заявления о возобновлении индексации страховой пенсии. Именно для того, чтобы Пенсионный фонд автоматически выявлял факт работы пенсионера, работодателю самому придется подавать необходимую информацию.

Важно отметить, что ежемесячная отчетность в ПФР с 2016 года не заменяет собой ежеквартальную, а является дополнительной. То есть представление ежеквартальной единой отчетности (по форме РСВ-1) никто не отменяет.

Штраф за несвоевременную сдачу отчетности

Страхователь рискует быть оштрафованным в случае нарушения сроков подачи сведений либо подачи недостоверной или неполной информации. Размер санкций составит 500 руб. за каждого работника.

Порядок взыскания установлен «О страховых взносах в Пенсионный фонд российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

Ежемесячная отчетность в ПФР: кто и как должен сдавать

Нововведение коснется всех работодателей. Они должны будут представлять сведения о каждом работающем у него застрахованном лице, даже о тех, кто работает по договорам гражданско-правового характера.

Сроки сдачи отчетности — не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным периодом — месяцем. Страхователям нужно представлять упрощенную отчетность, которая включает сведения о работающем застрахованном лице: фамилия, имя и отчество, СНИЛС, ИНН.

Закон, согласно которому вводится ежемесячная отчетность в ПФР, начинает действовать с 1 апреля 2016 года. Следовательно, первую отчетность нужно сдать за апрель 2016 года. В ПФР она должна поступить не позднее 10 мая 2016 года.

Отчетность в электронном виде должны представлять компании со среднесписочной численностью работников за 2015 год более 25 человек. Все остальные вправе выбрать, как им удобнее сдавать ежемесячную отчетность — в электронном виде или на бумаге.

Форма ежемесячной отчетности в ПФР

Новая форма ежемесячной отчетности в ПФР получила название СЗВ-М («Сведения о застрахованных лицах»).

Сроки сдачи ежемесячной отчетности в ПФР в 2016 году

* Внимание! Если срок сдачи отчетности выпадает на нерабочий день, то он переносится на ближайший рабочий день.

Персонифицированный учет ведется в целях реализации основной идеи обязательного пенсионного страхования — уплаты взносов для формирования будущей пенсии граждан. В 2016-2017 годах персонифицированный учет осуществляется по тем правилам, которые сформировались в 2014-2015 годах, но для 2017 года они применяются с учетом ряда новшеств.

Организация учета на основе закона «Об индивидуальном персонифицированном учете»

Персонифицированный учет основан на положениях закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее — Закон № 27-ФЗ). Закон о персонифицированном учете обозначил требования к персонифицированному учету работников, величине взносов и страховому стажу в ПФР, а также порядок передачи данных сведений.

Координацией учета в пенсионном страховании занимается Пенсионный фонд РФ (ст. 5 Закона № 27-ФЗ). Поскольку система является обязательной, то всем лицам, которые подлежат страхованию, открывается лицевой счет (ст. 6 Закона № 27-ФЗ) и выдается свидетельство пенсионного страхования (ст. 7 Закона № 27-ФЗ). Если лицо первый раз оформляется на работу и получило страховое свидетельство, то работодатель направляет заполненную анкету по форме АДФ-1 в ПФР (п. 2 ст. 7 Закона № 27-ФЗ). Когда у сотрудника изменяются анкетные данные, например, фамилия, организация направляет в ПФР заявление об обмене свидетельства по форме АДФ-2, а в случае утери свидетельства — заявление на получение дубликата по форме АДВ-3 (п. 5 ст. 7 Закона № 27-ФЗ).

Организации, подавая сведения о суммах начисленных пенсионных взносов, представляют в ПФР о каждом своем работнике следующие сведения (ст. 11 Закона № 27-ФЗ):

• номер лицевого счета;
• Ф. И. О.;
• дата начала трудовых отношений (за отчетный год);
• дата увольнения (за отчетный год);
• сумма зарплаты, которая является базой для начисления взносов;
• сумма страховых взносов.

Персонифицированный учет в 2016 году

В 2016 году сведения о каждом конкретном работнике передавались в ПФР не отдельно, а в составе формы РСВ-1 (закон от 28.12.2013 № 421-ФЗ), подававшейся в этот фонд ежеквартально: в бумажном варианте не позднее 15-го числа второго месяца, следующего за отчетным периодом, и в электронном виде не позднее 20-го числа. На бумаге отчет можно было сдать при среднесписочном количестве работников за предшествующий календарный год не больше 25 человек. А если же численность превысила 25 человек, то отчет сдавался только с использованием электронных каналов связи.

Пенсионные накопления также перечислялись в ПФР. Уплата взносов осуществлялась единым платежом (без разделения на накопительную и страховую части) с указанием в документе на перечисление КБК для взносов, которые относятся к страховой части.

Для подачи в ПФР данных о работниках, которым положена пенсия, использовалась форма СПВ-2, которую нужно было направить в фонд в течение 10 дней после оформления работником соответствующего заявления.

Сдача персонифицированного учета в 2016 году с апреля пополнилась отчетом формы СЗВ-М, представляющим собой список всех лиц, отработавших у работодателя в прошедшем месяце по трудовому договору или договору ГПХ. Отчет представляется в ПФР по завершении каждого прошедшего месяца до 10 числа следующего месяца. Т. е. появилась обязанность, ведя персонифицированный учет в 2016 году, ежемесячно сдавать отчетность, которая не содержит данных о доходах, но свидетельствует о факте работы застрахованного лица.

Подробнее об этом отчете читайте в материале .

Корректировка персонифицированного учета в 2016 году осуществлялась путем подачи уточненных сведений в ПФР в случаях, если:

• в отчетном периоде стало известно о необходимости скорректировать базу по обязательным страховым взносам за любой из прошедших ранее периодов;
• компания нашла ошибку в уже сданном РСВ-1.

Если сведения по персонифицированному учету в 2016 году не были переданы в ПФР либо содержали недостоверные или неполные данные, то на работодателя налагался штраф в размере 5% от суммы страховых взносов, начисленных за последние 3 месяца отчетного периода, за который не предоставлены данные (ст. 17 Закона № 27-ФЗ).

Изменения в персонифицированном учете с 2017 года

С 2017 года администратором страховых взносов стала налоговая служба, и в НК РФ появился отдельный раздел, посвященный страховым взносам.

Теперь и персонифицированную, и сводную отчетность со сведениями по общей базе и суммам начисленных от нее страховых взносов работодатели ежеквартально сдают в ИФНС (пп. 1 и 2.3 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). Туда же осуществляется и уплата взносов. Из ИФНС все полученные этим органом данные поступают в ПФР (п. 1 ст. 11.1 Закона № 27-ФЗ). Через ИФНС нужно будет осуществлять и уточнение поданных сведений.

Одновременно персонифицированную отчетность один раз за год (до 1 марта) надо сдавать в ПФР (п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

При этом ежемесячная отчетность в отношении работавших в прошедшем месяце и отчеты по дополнительным взносам на накопительную часть пенсии по-прежнему представляются непосредственно в ПФР (пп. 2.1 и 2.2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

Срок представления данных по дополнительным взносам не изменены, а срок подачи отчета СЗВ-М в отношении работавших в прошедшем месяце сдвинут в сторону увеличения на 5 дней (до 15 числа следующего месяца). Сохранились и требования к среднесписочной численности, при превышении которой наступает обязанность подачи отчетности электронно.

Ежеквартальная отчетность, которую с 2017 года нужно сдавать в ИФНС, подается туда не позже 30 числа месяца, следующего за отчетным кварталом (п. 7 ст. 431 НК РФ).

С передачей страховых взносов под контроль налоговых органов возросли и штрафные санкции за все нарушения, связанные с представлением отчетности и уплатой взносов, поскольку наказывают за это так же, как и за налоги, т. е. по правилам НК РФ. При этом ПФР тоже вправе осуществлять контрольные мероприятия и имеет возможность взимать штраф за недостоверность поданных сведений и за нарушение сроков той отчетности, которая поступает прямо в ПФР (ст. 17 Закона № 27-ФЗ).

Информационный центр персонифицированного учета

В Пенсионном фонде РФ сформирован информационный центр персонифицированного учета, который не только обеспечивает технологический процесс, но и способствует совершенствованию системы персонифицированного учета .

В его задачи входит:

• обеспечение процесса ведения электронного персонифицированного учета застрахованных лиц;
• осуществление оперативного обмена информацией между подразделениями фонда;
• организация эффективной защиты данных о застрахованных лицах;
• рациональное ведение архивов;
• оказание информационных и консультационных услуг.

Итоги

Персонифицированный учет нацелен на реализацию основной задачи пенсионной системы — материальное обеспечение нетрудоспособных граждан в форме назначения пенсии, которая обеспечит им прожиточный уровень. Поэтому для него важна достоверность поступающих в ПФР данных и необходимость соблюдения сроков сдачи сведений персонифицированного учета .

Еще в декабре 2015 года правительством нашего государства принят Федеральный закон № 385. В нем идет речь об изменениях в некоторых законодательных актах РФ, касающихся отчетности предоставляемой страхователями в Пенсионный фонд.

Эти изменения начинают действовать с 1 апреля 2016 года. Поэтому многих страхователей интересует, какие виды документальной отчетности будут сдаваться в ПФР в обязательном порядке, зачем такая отчетность необходима, каковы штрафные санкции за несвоевременную сдачу документов вовремя? Рассмотрим эти моменты более подробно.

Новшества в законодательной базе

Нововведения коснулись нескольких законов федерального уровня:

1. «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (ФЗ № 27) – предусматривает новую документальную отчетность и меры ответственности за отказ принять во внимание данные изменения (вступает в действие уже с 1 апреля 2016 года).
2. «О страховых пенсиях» (ФЗ № 400) – объясняют, зачем нужно сдавать определенные сведения о застрахованных лицах ежемесячно в ПФР.

Согласно этим изменениям в законах нашего государства, добавился еще один вид обязательного отчета, который страхователи работающих физических лиц должны предоставлять в Пенсионный фонд с 1 апреля 2016 года каждый месяц.

Формы отчетности для Пенсионного фонда (с 1 апреля 2016 года)

В 2016 году, а именно уже с 1 апреля, все страхователи, осуществляющие денежные выплаты в виде заработной платы физическим лицам, должны подавать в ПФР не один отчет, а два. Рассмотрим более подробно, какая отчетность сдается:

1. Ежеквартальная (сдавалась и раньше, введена с 2014 года) – отчетность в форме РСВ-1, в нее входят сведения об учете застрахованного в пенсионной системе государственного страхования работающего физического лица.
2. Ежемесячная (новый документ) – форма СЗВ-М должна содержать некоторые личные сведения о постоянно работающем застрахованном лице (ФИО, ИНН, СНИЛС).

Некоторые страхователи удивляются: зачем дублировать сведения из ежеквартального отчета еще и в ежемесячном? Ведь старая ежеквартальная отчетность также включает в себя персонифицированные данные о работнике (только без индивидуального идентификационного номера). Такая необходимость связана с расчетами, проводимыми по страховой пенсии, которая предоставляется россиянину по возрасту (старости), так как в этом текущем году (а именно в феврале) пенсионерам, еще работающим на предприятиях, в организациях и фирмах, страховая пенсия будет начисляться без плановой индексации пенсионных баллов и фиксированных выплат, добавляющихся к ней. Об этом можно прочитать в ФЗ № 400 (статья 26.1). Специалисты считают, что только так можно отследить работает ли в действительности пенсионер или нет.

Введение ежемесячной отчетности в ПФР

Как уже говорилось, с 1 апреля 2016 года страхователи должны сдавать в ПФР ежемесячную отчетность. Это необходимо в первую очередь затем, чтобы работники ПФР могли отследить факт работы пенсионера, чтобы в будущем у него не было проблем с расчетами, касающимися страховой пенсии. То есть персональные данные, запрашиваемые ПФР от страхователей, должны касаться каждого официально трудоустроенного физического лица (независимо от права на пенсионное страхование, возраста и половой принадлежности).

В новый ежемесячный отчет обязательно входят такие данные о работнике или служащем:

1. Фамилия, имя и отчество в полной форме (сокращенный вариант типа «Иванова Т. И.» не подойдет).
2. СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета) – нужен для назначения трудовой пенсии работнику, застрахованному в обязательной системе пенсионного страхования нашего государства, помимо этого, он выполняет действие своеобразного идентификатора личных данных гражданина РФ, так как работает во многих информационных базах федеральных и региональных ведомств страны.
3. ИНН (идентификационный номер налогоплательщика) – выдается налоговой службой по месту прописки физического лица, обязателен во многих документах и видах отчетности, потому что считается его «цифровой фамилией», прописанной в электронной регистрационной базе данных населения нашей страны.

Такой вид отчетности каждый месяц можно сдавать в двух видах:

• в письменном формате, то есть на бумаге;
• в электронном формате с обязательной электронной подписью.

Разница между этими формами заключается в следующем: если в фирме работает от 1 до 25 работников или служащих, то такую ежемесячную отчетность можно в ПФР представить в письменной форме, если застрахованных физических лиц больше чем 25, то в ПФР примут только электронный вариант.

Особенности заполнения новой формы ежемесячной отчетности

На официальном сайте ПФР нашего государства http://www.pfrf.ru/ можно скачать или распечатать прямо с сайта бумажный вариант формы новой отчетности для страхователей СЗВ-М.

Для этого необходимо:

1. Зайти на официальный сайт Пенсионного фонда РФ.
2. Перейти по вкладке «Страхователям» на подстраницу «Работодателям», которая размещается в правом верхнем углу главной страницы.
3. Выбрать раздел «Предоставление отчетности».
4. Найти статью «С 1 апреля 2016 года вводится новая форма отчетности по персонифицированному учету», кликнуть на нее.
5. Перейти по действующей ссылке «Форма предоставления отчетности» http://www.pfrf.ru/files/id/zakonodatelstvo/pers_uchet/2016/forma_otchet_83p_(2).doc.

Перед вами откроется документ в формате.doc, который можно сохранить на своем компьютере, а можно сразу же распечатать.

Форма СЗВ-М называется «Сведения о застрахованных лицах», в ней (кроме уже перечисленных граф для заполнения) содержатся вопросы о данных самого страхователя – его реквизиты, регистрационный номер в ПФР, краткое наименование организации, ИНН, КПП. Также обязательно заполняется графа «Отчетный период календарного года». Специалисты предусмотрели и тип этой формы:

• «исход» – форма подается в ПФР первый раз за указанный отчетный период;
• «доп» – дополнения и некоторые изменения, вносимые позже в исходную форму;
• «отмн» – форма, благодаря которой можно отменить какие-либо поданные ранее сведения (например, ошибочные или недостоверные данные о физическом лице, работающем в этой организации).

Такие предосторожности введены специально, чтобы страхователю удалось избежать штрафа за недостоверность поданных данных.

Когда необходимо сдавать сведения о застрахованных работниках в Пенсионный фонд (с учетом изменений на 1 апреля 2016 года)

В связи с вступлением в действие с 1 апреля 2016 года некоторых новшеств в форме отчетной документации, предоставляемой страхователями в Пенсионный фонд, закономерно появляется вопрос: когда и какие отчеты сдавать?

Что касается старого ежеквартального отчета (форма РСВ-1), то он должен быть представлен в электронном виде строго до 15 числа второго календарного месяца, который следует за отчетным месяцем (к этому уже все страхователи привыкли, поэтому путаницы с этими документами не происходит). А вот новая ежемесячная отчетность, введенная в работу с 1 апреля 2016 года, сдается до 10 числа того месяца, который следует за отчетным.

Специалисты разработали специальный график-схему (еще раз напоминаем, что он работает с 1 апреля текущего 2016 года):

В графике просчитаны выходные дни, то есть если 10 число, когда необходимо по закону сдать отчетность, выпадает на нерабочее время, то крайний срок переносится на рабочий день.

Придерживаясь такого графика сдачи отчетов в Пенсионный фонд, можно избежать получения штрафных санкций, которые устанавливает российское законодательство за несвоевременно представленные данные в соответствующую службу.

Штрафы за нарушенные сроки сдачи документальной отчетности в Пенсионный фонд (с учетом изменений, работающих с 1 апреля 2016 года)

Российское законодательство (а именно ФЗ № 27) предусматривает наказание в виде денежного штрафа, который накладывается на страхователя в случае, если:

1. Сведения о работнике не предоставлены в ПФР (за каждое отдельно взятое физическое лицо), учитывается даже 1 день задержки после определенной даты, установленной ежемесячно, – 500 рублей.
2. Сведения о работнике представлены, но не в полном объеме (например, фамилия указана полностью, а имя и отчество – инициалами типа «Иванова Т. И.») – 500 рублей.
3. Поданы недостоверные сведения о работнике – 500 рублей.

При этом установлена минимальная сумма административного денежного штрафа за перечисленные нарушения в 2 тысячи рублей.

Для посетителей нашего сайта действует специальное предложение - вы можете совершенно бесплатно получить консультацию профессионального юриста, просто оставив свой вопрос в форме ниже.

Страхователям, оформляющим новую ежемесячную отчетность, следует учитывать, что специалисты ПФР будут обязательно проверять все предоставляемые сведения. В случае установления факта нарушения формы этого документа, денежные штрафы будут взыскиваться со страхователя за счет финансовых средств, которые содержаться на его банковских счетах либо за счет имущества.

Не только в связи с приходом 2017 года есть изменения в персонифицированном учете . Свой отпечаток наложила и реформа управления страховыми взносами, основная часть которых перешла к налоговикам. Но и на долю ПФР кое-что осталось. Фонд уже позаботился о том, чтобы подстроиться под новые обстоятельства.

Что осталось за ПФР

Всё, что касается индивидуального персонифицированного учета в 2017 году , продолжит контролировать Пенсионный фонд. В том числе, он продолжит принимать и проверять соответствующую отчетность.

Основные затронули состав отчетности по застрахованным лицам.

Новый состав отчетности

Теперь о том, как изменится персонифицированная отчетность с 2017 года . ПФР остановился на двух бланках.

СЗВ-М

Компании и ИП с персоналом и/или привлеченными исполнителями, подрядчиками и т. п. продолжат в 2017 году ежемесячно сдавать персонифицированный учет по форме СЗВ-М.

Также заметим, что изменения в персонифицированном учете с 2017 года затронули и срок подачи СВЗ-м. С 1 января 2017 года его отодвинули с 10 на 15-е число месяца, следующего за отчетным.

Имейте в виду: СЗВ-М за декабрь 2016 года нужно сдать в ПФР уже в новые сроки!

Бумажная форма отчета СЗВ-М не изменилась. Между тем, распоряжением Правления ПФР от 31.08.2016 № 432р принят новый формат электронного отчета. Его необходимо соблюдать уже с отчета за ноябрь 2016 года.

Читайте также 4 случая уточнения границ земельного участка

Новый отчет в ПФР за год

Про новые формы персонифицированного учета в 2017 году пока известно немного. Можно только точно сказать, что абсолютно новый годовой отчет в ПФР будет содержать обобщенные данные о стаже работников, подрядчиков, исполнителей и пр. (точного названия на момент написания статьи нет. – Прим. ред.). Его форма пока не утверждена.

Известен срок представления нового годового отчета – не позднее 1 марта года после отчетного. Это значит, что впервые отправить его в ПФР нужно будет не позже 1 марта 2018 года. Поэтому время разобраться с новой формой еще достаточно.

Напомним, что до 2017 года сведения о стаже работников входили в 6-й раздел РСВ-1. Сдавать их нужно было каждый квартал. С 2017 года эти сведения стали ежегодными. Но их по-прежнему отправляют в ПФР.

ПФР будет проверять только персонифицированный учет в 2017 году. А именно – форму СЗВ-М и ежегодный отчет с данными о стаже.

Новые правила для обособленных подразделений

В силу изменений законодательства сдача персонифицированного учета по структурному подразделению с 2017 года станет для организаций обычным делом (пп. 7, 11 – 11 ст. 431 НК РФ).

Дело в том, что по Закону о страховых взносах № 212-ФЗ (ч. 11 ст. 15) отчислять самостоятельно страховые взносы и сдавать расчеты обязаны были только те «обособки», которые одновременно:

1. имеют открытые банковские счета;
2. есть свой баланс, отдельный от главного офиса;
3. начисляют физлицам вознаграждения.

С 1 января 2017 года Закон о страховых взносах № 212-ФЗ утрачивает силу. А в Налоговом кодексе для обособленных подразделений остался только один критерий: начисление физлицам вознаграждений. Правило о наличии отдельного баланса и открытого счета больше не действует.

В этой информационной статье мы разберем, что представляет собой персонифицированный учет, а также разъясним и ответим на возникающие в ходе работы вопросы у бухгалтеров и кадровиков, при составлении формы персонифицированного учета и ее подаче в Пенсионный Фонд.

В статье собрано все, что требуется знать о персонифицированном учете, поэтому она будет весьма полезна как начинающим специалистам, так и экспертам.

Персонифицированный учет: что это, его задачи и функции

Выясним, что же такое персонифицированный учет, а также определим его основные задачи и функции, но давайте-ка для начала перенесемся на 20 лет назад в прошлое.

Немного истории

Итак, год 1995-й… Тогда люди еще не знали, что такое СНИЛС. Сотрудникам Пенсионного Фонда, особенно в регионах, приходилось, мало того, что вручную обрабатывать огромные объемы информации, так еще и вести разъяснительную работу, ведь люди не понимали, что это за «зеленая карточка» и зачем она собственно нужна.

Это сегодня СНИЛС в обязательном порядке присваивается ребенку с момента рождения, а тогда вся эта система только зарождалась.

Только к 1999 году был отлажен механизм работы по сбору сведений о стаже работы, заработной плате и пенсионных отчислениях.

Было очень сложно, потому что не все умели работать на компьютерах, да и программы были не такие совершенные.

Персонифицированный учет: наши дни

С введением электронного документооборота персонифицированный учет, или иначе его называют индивидуальным, значительно упростился. Сегодня это автоматизированная система для сбора и хранения всей необходимой информации о гражданах, необходимой для начисления и перерасчета пенсий.

Чтобы поддерживать и синхронизировать этот мощный программный комплекс, необходимо собирать сведения от работодателей и вносить их в единую базу персонифицированного учета. Таким образом, ведение индивидуального учета – это совместный труд работодателей, сотрудников кадрового подразделения и расчетной , а также непосредственно работников Пенсионного Фонда.

Чтобы еще больше упростить задачу, были созданы и внедрены особые формы отчетности, но об этом чуть позже.

Теперь мы хотим понять, для чего нужен этот индивидуальный учет. Для этого определим основные задачи и функции персонифицированного учета, и все сразу будет понятно и встанет на свои места.

Задачи персонифицированного учета

Перечислим основные задачи:

• создание единой информационной системы, содержащей актуальные сведения о застрахованных лицах;
• обеспечение прозрачности сведений по начислению страховых и накопительных взносов;
• актуализация в общей базе, полученных от работодателей достоверных данных о сотрудниках.

Функции персонифицированного учета

К основным функциям персонифицированного учета относят:

• обеспечение пенсионных прав граждан;
• оперативное информирование застрахованных лиц об актуальном состоянии их лицевых счетов;
• эффективный контроль поступления обязательных страховых взносов, перечисляемых работодателем в системе ОПС.

Думается, это не прозвучит излишне пафосно, если сказать, что все участники процесса, ответственные за ведение персонифицированного учета, в прямом смысле решают судьбы людей. Ведь собственно от них и зависит, насколько корректно будет произведено начисление или, при необходимости, сделан перерасчет чьей-то пенсии.

Нормативно-правовая база

Напомним, что организация персонифицированного учета законодательно регулируется Федеральным законом от 01.04.1996 г. №27-ФЗ .

Также имеется ряд регламентирующих постановлений Правительства, хотя, по сути, вся ключевая информация содержится именно в этом законе, при внимательном прочтении которого можно убедиться, что там довольно четко прописаны права и обязанности непосредственных участников и заинтересованных лиц системы персонифицированного учета.

Как и любой правовой документ, с течением времени этот Федеральный закон претерпевал изменения.

Ознакомимся с изменениями подробнее.

Что конкретно изменилось и внедрилось

С 1 января 2016 года в данном Федеральном законе появились некоторые изменения и дополнения. Федеральным законом от 29 декабря 2015 г. № 385-ФЗ внесен ряд изменений, вступивших в силу 1 апреля и 1 мая 2016 года соответственно.

Изменения коснулись:

• обязательного страхования работающих пенсионеров;
• индексации страховых выплат;
• мер ответственности работодателей за предоставление недостоверной информации о застрахованных лицах.

Как отчитываться будем

Форма отчетности РСВ-1 утверждена Постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 16.01.2014 г. № 2п. Обратите свое внимание, что в свете вышеобозначенных нами поправок данная форма также претерпела изменения.

Уже начиная с отчетности за I квартал, данные о страховых взносах подавались в составе обновленной формы. Заметим, что для организаций, численностью более 25 человек, такая форма обязательна к подаче, в том числе и в электронном виде.

А конкретнее

Не пугайтесь, изменения не столь существенны:

1. Раздел 4 формы РСВ-1 ПФР. Перерасчет страховых взносов за прошлые периоды теперь должен отражаться не суммарно в целом, а раздельно по каждому периоду.
2. Раздел 6 формы РСВ-1 ПФР. Здесь поменялись характеристики кодов, обозначающие иностранцев и других лиц, временно пребывающих на территории Российской Федерации.

Что же еще новенького

С учетом всех этих вступивших в силу изменений в системе персонифицированного учета вводится также новая форма СЗВ-М, утвержденная постановлением Правления ПФР от 1 февраля 2016 года № 83п. Форма подается каждый месяц не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным.

Ее цель очень проста – выявить работающих пенсионеров. Это связано с тем, что с 2016 года данная категория граждан будет получать пенсию без индексации.

Сведения берем из личных дел сотрудников:

Обратите внимание, что даже если в штате нет таких сотрудников, форма все равно является обязательной к подаче.

Поставим везде прочерки и спим спокойно.

Инструкции по отчетности

Как вы уже успели понять из вышеизложенного материала, сведения индивидуального учета подаются в составе формы РСВ-1, что значительно упрощает дело. Все для вас, дорогие бухгалтера и кадровики!

Тот самый раздел 6

Если мы откроем новую форму РСВ-1, то увидим в ней раздел 6.

Его заполняют работодатели, выплатившие в отчетном периоде определенные суммы физическим лицам по трудовому или гражданско-правовому договору, в том числе по договорам авторского заказа и лицензионным договорам.

Обращаем внимание, что на каждое застрахованное лицо составлен отдельный раздел, то есть, сколько в штате таких лиц, столько и будет разделов. Если выплаты за отчетный квартал не имели места – просто ставили прочерки.

Если будете заполнять раздел 6, не забудьте также проставить все сведения в подразделе 2.5, включающий в себя перечень пачек документов, подаваемых для отчета.

Для организаций с большой численностью штата

Наверняка, вы уже знаете, что при подаче отчета необходимо формировать пачки по 200 человек в каждой. Затем пачки надо будет пронумеровать, а если подаем в электронном виде – каждый пакет формируем отдельным файлом с присвоением каждому файлу своего имени.

Отчетность в ПФР

Резюмируя все выше обозначенное и принимая во внимание нововведения, юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны подать в Пенсионный Фонд две формы отчетности:

1. Обновленная ежеквартальная форма РСВ-1 (не забываем про электронный вид).
2. Ежемесячная форма СЗВ-М (независимо от наличия в штате работающих пенсионеров).

О новой отчетности в ПФР можно узнать из видео.

Отчетность по персонифицированному учету и штрафные санкции

На основании действующих нормативно-правовых актов на работодателя возлагается штраф за несвоевременно поданный отчет либо за отчет, содержащий недостоверную информацию. Как избежать?

Соблюдать сроки и подавать достоверные сведения о застрахованных лицах. Для этого необходимо лишь скрупулезно вести личные дела и бухгалтерию.

Штрафы при несоблюдении сроков отчета

Если говорить о конкретных суммах, то предусмотренный за несвоевременную подачу сведений штраф рассчитывается как 5% от суммы всех страховых взносов, начисленных за отчетный период. И так за каждый месяц опоздания.

Сумма штрафа не может быть меньше 1000 рублей и не должна превышать 30% суммы отчислений. Напоминаем, что и за несданные пустые формы тоже полагается штраф, пусть и в минимальном размере.

Штрафы при искажении/неполноте предоставленной информации

Даже если отчет сдан вовремя, но в ходе проверок будет установлено, что он содержит неактуальные или неполные данные, на работодателя также будет наложен штраф.

И причем взыскивать его пенсионный фонд будет уже через суд.

По сумме также 5% от квартальных отчислений.

Вопросы и ответы

Хотя формы отчетности довольно просты, у бухгалтеров и кадровых работников порой возникают вопросы по их заполнению. Попробуем ответить на самые распространенные.

Каковы сроки подачи отчетной формы СЗВ-М

Пожалуй, ответственному сотруднику не стоит напоминать о том, что тянуть с отчетом до последнего дня не стоит. Очевидно, что чем позже вы подадите отчет, чем меньше шансов внести в него соответствующие корректировки.

Как правило, работники Пенсионного Фонда достаточно лояльно относятся к работникам, подающим отчет впервые. Скажем больше, они не меньше вашего заинтересованы в успешном исходе дела.

Для наглядности приведем сроки в таблице.

Какими кодами пользоваться при заполнении формы РСВ-1? Задача сотрудников, ответственных за подачу форм отчетности, организовать свою работу таким образом, чтобы формирование отчета стало не одномоментной мерой, а закономерным результатом правильного ведения кадровой и бухгалтерской документации.

Обязательно ли подавать данный отчет в электронном виде

Скажем так: для организаций, численностью менее 25 человек – на свое усмотрение. Со штатом более 25 человек – в обязательном порядке.

Переносятся ли сроки подачи отчетности, если отчетные числа выпадают на праздники или выходные

Да, конечно. В этом отношении Пенсионный Фонд идет навстречу и переносит сроки.

Что делать, если я не успеваю вовремя подготовить отчет в ПФР

Как мы упомянули выше, за срыв сроков предоставления отчетности предусмотрен штраф. Поэтому стоит заблаговременно озаботиться вопросом подготовки отчета.

Для этого необходимо наладить эффективное взаимодействие расчетного отдела и кадрового подразделения, поскольку, только работая в связке, есть шанс с первого раза сдать качественный отчет, который будет содержать актуальные и достоверные сведения о работниках.

Надеемся, что прочитав изложенную выше информацию, вы поняли, что годовой и квартальный отчет – это не всегда стресс и нервотрепка.

Мы постарались как можно яснее изложить все особенности персонифицированного учета, и верим в то, что у вас никогда не возникнет никаких особых сложностей при подаче отчетных форм в Пенсионный Фонд.

Ознакомиться с обзором изменений форм и отчетности ПФР можно из видео.

Вконтакте