Виды учётных регистров. Классификация учетных регистров бухгалтерского учета

Для систематизации и накопления учетной информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, и отражения на счетах бухгалтерского учета используются регистры бухгалтерского учета.

Учетные регистры - это таблицы специальной формы, предназначенные для учетных записей на основе первичных документов. Практика организации бухгалтерского учета строится на сочетании различных учетных регистров. В Федеральном законе «О бухгалтерском учете» дается перечень возможных видов регистров бухгалтерского учета в виде бумажных и машинных носителей информации, применение которых в организациях обусловливается объемом и спецификой учитываемых объектов, массовостью хозяйственных операций, способом регистрации и обработки информации и т.п.

Для уяснения сущности учетных регистров их принято классифицировать по определенным признакам, основными из которых являются внешний вид содержание и характер записей.

По внешнему виду учетные регистры представляют собой бухгалтерские книги, карточки, свободные листы, машинные носители.

Бухгалтерские книги - это таблицы, разграфленные определенным образом для регистрации фактов хозяйственной жизни (хозяйственных операций) в зависимости от специфики объектов бухгалтерского наблюдения, которые должны быть пронумерованы, прошнурованы, заключены в отдельный переплет; на обороте последней страницы указывается количество страниц в книге, затем проставляются подписи главного бухгалтера и руководителя и печать организации. Книги, как правило, используются в качестве учетных регистров, когда перечень учитываемых объектов в организации незначителен. Однако по некоторым объектам учета (например, кассовые операции) все организации ведут учет регистрации операций в книгах (кассовая книга). Обобщение движения всех объектов бухгалтерского учета ведется в Главной книге.

Карточки - это бланки, отпечатанные в виде таблицы. Карточки можно легко сортировать, они нагляднее, удобнее, доступнее в обращении, чем книги. Внешний вид карточек может быть различным, но наиболее распространены три вида: контокоррентные, инвентарные, многоколончатые.

Контокоррентные карточки имеют одностороннюю форму, так как колонки дебета и кредита помещаются рядом. Такие карточки используются для учета расчетов с юридическими и физическими лицами. Наличие параллельных колонок дебета и кредита позволяет четко видеть состояние расчетов, т.е. кто, кому, за что и сколько должен.

Инвентарные карточки применяются для учета материальных ценностей. В таких карточках вводится графа «Остаток», где указывается остаток данного вида ценностей после регистрации факта хозяйственной жизни (хозяйственной операции), по приходу и расходу данного вида ценностей. В этих карточках обязательно присутствуют три графы: приход, расход и остаток. При этом каждая графа делится на две колонки: количество и сумма. Для учета материалов, сырья и т.п. в таких карточках указывается лимит (норматив) запаса, что позволяет осуществлять контроль за обеспеченностью организации этими ценностями для бесперебойной работы.

Многоколончатые карточки предназначены для учета производственных затрат в постатейном разрезе (по статьям калькуляции), связанных с выпуском продукции, выполнением работ и услуг. Совокупность данных по этим статьям позволяет исчислять себестоимость конкретных видов продукции (работ, услуг), так как эти карточки ведутся по каждому виду выпускаемой продукции, выполняемым работам, услугам.

В течение всего отчетного года карточки хранятся в специальных ящиках. Совокупность однородных по назначению карточек называется картотекой. Карточки в картотеке располагаются по номерам счетов, алфавиту, номенклатурным номерам и другим признакам. Применение особых разделителей и индикаторов (металлические пластинки с обозначением букв алфавита, обозначения счетов и т.д.) облегчает их быстрое нахождение. Карточки в основном применяются для учетной регистрации по аналитическим счетам. С целью обеспечения сохранности карточек их регистрируют в специальных регистрах, где им присваиваются порядковые номера. Это дает возможность проверять их наличие и тем самым осуществлять контроль за их сохранностью.

Свободные листы, так же как и карточки, представляют собой бланки с отпечатанными таблицами, но большие по размеру и объему отражаемой в них информации. В бухгалтерской практике это главным образом различные ведомости. Такие учетные регистры используются для обобщения однородной информации, например начисления амортизации основных средств, ведомость отгрузки (отпуска) продукции и т.п. В целях контроля за сохранностью этих видов учетных регистров их хранят в отдельных папках. Использование в качестве учетных регистров карточек и свободных листов предоставляет большие возможности для разделения труда учетных работников и заполнения их средствами вычислительной техники.

Машинные носители как учетные регистры размещают данные не на бумаге, а на магнитном носителе (магнитные ленты, магнитные диски, дискеты и т.д.). Особенности машинных носителей информации диктуют и порядок ее расположения. При использовании машинных носителей в качестве учетных регистров организация обязана изготовлять копии таких регистров на бумажных носителях (равно как и первичных документов), в том числе и по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

По характеру записей бухгалтерские регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

Хронологическими называют учетные регистры, в которых информацию о хозяйственных операциях записывают в последовательном порядке поступления и обработки первичных документов. Никакой группировки регистрируемых данных в этих регистрах не производится. Примерами хронологических регистров являются журнал регистрации операций, книга продаж и книга покупок, где ведется регистрация счетов-фактур соответственно на отгруженную продукцию и приобретенные ценности.

Систематическими называют учетные регистры, в которых регистрация хозяйственных операций группируется по определенным (установленным) признакам, например группировка информации непосредственно по счетам синтетического и аналитического учета. Примеры таких регистров -- ведомость остатков материалов на складе (сальдовая ведомость), Главная книга, в которой обобщаются итоговые данные по всем синтетическим счетам.

Записи в хронологических и систематических учетных регистрах должны дополнять друг друга, вследствие чего сумма оборотов хронологических регистров всегда равна сумме дебетовых или кредитовых оборотов систематических учетных регистров.

Если в одном регистре выполняются хронологическая и систематическая записи, то такой регистр будет называться комбинированным. Типичными примерами такого регистра являются «Журнал-Главная», многие журналы-ордера. Применение комбинированных учетных регистров позволяет сделать учетные записи более наглядными, при этом сокращается и количество учетных записей.

Синтетическими называют регистры, в которых все операции отражаются в обобщенном виде в денежном измерителе. Информация о хозяйственных операциях в этих учетных регистрах отражается в разрезе синтетических счетов. Примером такого учетного регистра является Главная книга.

Аналитическими называют учетные регистры, в которых информация отражается по отдельным аналитическим счетам, детализирующим содержание записей того или иного синтетического счета. Записи в аналитические регистры должны быть более подробными, чем записи в синтетические регистры: приводится пояснительный текст и наряду со стоимостными указываются в необходимых случаях натуральные или трудовые измерители.

В настоящее время большое распространение получают комплексные учетные регистры, совмещающие синтетический и аналитический учет, а также хронологическую и систематическую записи. Они применяются, например, при журнально-ордерной форме учета. Совмещение синтетического и аналитического учета обеспечивает автоматическое совпадение итогов по синтетическим и аналитическим счетам и освобождает от необходимости составления оборотных ведомостей для сверки данных.

Для формирования достоверной и своевременной информации о деятельности предприятия и предоставления ее пользователям важное значение имеет техника учетной регистрации. Запись хозяйственных операций в соответствующие учетные регистры на основании документов называется разноской операций. Эти записи осуществляются на основе котировки (т.е. указания дебетуемого и кредитуемого счетов по хозяйственной операции).

В целях исключения повторной регистрации информации в учетном регистре по одному и тому же документу на документах делается соответствующая отметка о разноске операции в виде знака. Часто на документе указывается страница учетного регистра, где произведена запись поданной хозяйственной операции, оформленной этим документом. Проставление отметок в документах о разноске операций имеет также значение для последующей проверки правильности произведенных записей.

В практике бухгалтерского учета применяются различные способы счетных записей в учетные регистры. Записи в учетных регистрах бывают простыми и копировальными. Копирование записей применяется в тех случаях, когда необходимо иметь оттиск или копию записи.

Записи в учетные регистры могут осуществляться линейно-позиционным и шахматным способами.

Сущность линейно-позиционной записи состоит в том, что дебетовые и кредитовые обороты отражаются в одну линию, что особенно удобно для ведения учета разного рода расчетов. Применение такого способа учетных записей обеспечивает наблюдение за своевременностью погашения дебиторской и кредиторской задолженности.

Преимущество использования линейно-позиционной записи состоит в том, что в учетных регистрах, как правило, совмещаются синтетический и аналитический учет. Тем самым упрощается техника ведения бухгалтерского учета и повышается его достоверность.

Шахматный принцип записи в учетных регистрах заключается в том, что за один прием в учетном регистре отражается сумма хозяйственной операции по дебету и кредиту корреспондирующих счетов. При таком способе регистрации учетных данных возрастает наглядность и раскрывается внутреннее содержание корреспонденции счетов. Такой порядок записи используется в построении многих регистров (журналов-ордеров) при журнально-ордерной форме учета.

Учетные регистры - это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Все имеющиеся регистры можно подразделить по трем признакам: назначение, обобщение данных, внешний вид.

По назначению

Хронологические - регистры, в которых запись фактов хозяйственной жизни выполняется по мере их возникновения без иной систематизации (журналы регистрации, реестры и т.д.).

Систематические - регистры, в которых запись выполняется в разрезе группировочных признаков - счетов.

Записи в хронологических и систематических регистрах должны дополнять друг друга, вследствие чего сумма оборотов хронологических регистров всегда равна сумме дебетовых или кредитовых оборотов систематических регистров.

Комбинированные (синхронистические) - регистры, в которых выполняется как хронологическая, так и систематическая запись.

По обобщению данных

Интегрированный

Дифференцированный

Каждый регистр может рассматриваться индуктивно - от частного к общему, т.е. от первичных документов до отчетности, и/или дедуктивно - от общего к частному, т.е. от отчетности до первичных документов. В первом случае имеет место интеграция данных, во втором - их дифференциация.

По внешнему виду

Книга - разграфленный определенным образом учетный регистр, переплетенный, прошнурованный и подписанный главным бухгалтером.

Карточка - бланк, отпечатанный в виде таблицы.

Свободный лист - те же карточки, но отпечатанные на тонкой бумаге, их размер больше размера карточек. Если карточки хранятся в картотеках, то свободные листы хранятся и брошюруются в папках. Свободные листы являются компромиссом между книгами и карточками

Для карточек и свободных листов необходимо вести реестры (перечни открытых карточек и свободных листов). Основной смысл реестра в том, что их наличие не позволяет подменить карточки, а в случае утери какой-либо из них всегда легко установить, какой карточки не хватает.

Наиболее распространены три вида: контокоррентные, инвентарные и многоколончатые.

Контокоррентные - имеют одностороннюю форму, так как колонки «Дебет» и «Кредит» помещены рядом, наличие двух параллельных колонок позволяет четко видеть состояние расчетов предприятия.

Инвентарные - для учета материальных ценностей. В каждом счете присутствуют три графы: приход, расход и остаток. Каждая графа делится на две колонки: количество, сумма.

Многоколончатые - предназначены для учета фактов хозяйственной жизни с выделением в колонках их составляющих, например оплата различных расходов предприятия.

Машинные носители - отличаются технически и размещают данные не на бумажном, а, как правило, на магнитном носителе, его особенности диктуют и порядок расположения бухгалтерской информации.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления в соответствии со ст. 10 Федерального закона «О бухгалтерском учете».

16. Формы бухгалтерского учета .

Форма бухучета - процесс обработки учетной информации при различном сочетании регистров аналитического и синтетического учета, их взаимосвязь и последовательность записи в них.

Отличие форм БУ :

Набор учетных регистров

Система взаимодействия учетных регистров

Объединение форм БУ :

Подтверждение хозяйственных операций первичными учетными документами

Отражаются методом двойной записи на счетах бухгалтерского учёта в соответствии с планом счетов.

Выбор формы бухгалтерского учета должен быть закреплен в приказе по учетной политике предприятия.

Различают следующие формы бухгалтерского учета:

- Журнал-главная

Эта форма находит применение на предприятиях с небольшой численностью работающих и с небольшим количеством операций. Книгу может вести один бухгалтер.

Схема учета по форме Журнал-главная:

- Мемориально-ордерную

Возникла в 1928-1930 годах. Основана на раздельном ведении хронологических и систематических записей. Оформление бухгалтерских проводок производится специальными документами – мемориальными ордерами, которые составляются на основе первичных документов. Мемориальные ордера регистрируются в специальном журнале (хронологическая запись) и на их основе производятся записи на счетах главной книги (систематическая запись). За каждым мемориальным ордером закрепляют постоянный номер, что дает возможность составлять на каждую группу однородных операций лишь один ордер в месяц. По операциям, не поддающимся систематизации, и по сторнировочным операциям составляются мемориальные ордера, которые нумеруются за каждый месяц в отдельности.

Достоинства мемориально-ордерной формы:

Не ограничивает числа учитываемых операций;

Конкретизирует изменения в средствах на счетах;

Расширяет возможности разделения труда между работниками бухгалтерии и автоматизации учета;

Строгая последовательность учетного процесса;

Простота и доступность учетной техники;

Широкое использование стандартных форм аналитических регистров;

Возможность разделения учетной работы между квалифицированными и менее квалифицированными работниками.

Недостатки мемориально-ордерной формы:

Многократность записей и трудоемкость учета;

Отрыв аналитического учета от синтетического;

Сложность приемов выявления ошибочных записей.

Схема мемориально-ордерной формы учета:

- Журнально-ордерную

Основана на использовании шахматного принципа регистрации операций и их накапливании за каждый месяц.

Схема: «документ – регистр – форма отчетности».

Журналы-ордера строятся по кредитовому признаку, т.е. записи операций производятся по кредиту конкретного счета в корреспонденции с дебетом разных счетов.

Журналы-ордера:

В основу построения единой журнально-ордерной формы положены следующие принципы:

Записи в журналах-ордерах производятся в порядке регистрации операций только по кредиту счета в корреспонденции с дебетом счетов;

Совмещение в единой системе записей синтетического и аналитического учета;

Отражение в учете хозяйственных операций в разрезе показателей, необходимых для контроля и составления периодической и годовой отчетности;

Применение журналов-ордеров по сетам, связанных друг с другом экономически;

Применение регистров с заранее указанной корреспонденцией счетов, номенклатурой статей аналитического учета, показателями, необходимыми для составления отчетности;

Журнально-ордерная форма учета не имеет перспектив, так как в основном рассчитана на ручной труд.

- Упрощенную

Используется для субъектов малого предпринимательства.

Предусматривающая две формы учета:

Простая форма

Применяется в том случае, когда на малом предприятии совершается незначительное количество хозяйственных операций и содержанием хозяйственной деятельности не является сфера материального производства. Способ двойной записи не применяется, ведется книга учета доходов и расходов.

Упрощенная форма

Предусматривает использование ведомостей для учета имущества предприятия. Каждая ведомость применяется для учета операций по одному из используемых счетов.

Схема упрощенной формы учета:

- Автоматизированную

Форма бухгалтерского учета предусматривающая применение электронно-вычислительных машин.

Автоматизированная форма учета позволяет проводить большое число различных операции, в частности начисление амортизации, заработной платы, отчислений на социальные нужды, распределение затрат, закрытие месяца и другие операции.

Основные достоинства данной формы учета:

Однократное введение первичной информации;

Быстрота обеспечения пользователей необходимой информацией.

Применение вычислительной техники для сбора, регистрации и обработки информации;

Возможность диалогового режима работы с ЭВМ;

Возможность выдачи информации по запросу;

Освобождение времени учетного персонала для контрольно-аналитических функций.

Основными принципами автоматизированной формы бухгалтерского учета являются:

Однократный ввод учетных данных;

Автоматическое создание регистров аналитического и синтетического учета;

Автоматическое поучение информации об отклонениях от установленных нормативов и норм;

Автоматическое формирование всех учетных регистров и форм бухгалтерской и налоговой отчетности.

Вопросы: 8.1Учетные регистры, их сущность и значение.

8.2 Виды и формы учетных регистров, их классификация.

8.3 Принципы построения форм бухгалтерского учета.

8.4 Приемы исправления ошибок в учете.

8.1 Учетные регистры, их сущность и значение

Хозяйственные операции после их совершения должны быть отражены в бухгалтерском учете. Чтобы получить необходимые сведения о хозяйственной деятельности следует все данные, со­держащиеся в первичных документах, сгруппировать в соответствии с их экономическим содержанием по счетам. Такая запись по счетам осуществляется в учетных регистрах. Учетные регистры представляют таблицы специальной формы, предназначенные для регистрации хозяйственных операций.

Регистр бухгалтерского учета – документ, в котором производятся регистрация, накопление и систематизация учетной информации, содержащейся в первичных учетных документах, натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. Регистры могут составляться на бумажных или машинных носителях информации по типовым формам регистров бухгалтерского учета.

Регистры бухгалтерского учета должны содержать следующие сведения: наименование регистра; наименование организации; период (начало и окончание) регистрации хозяйственных операций; хронологическую и (или) систематическую группировку хозяйственных операций; оценку хозяйственных операций в натуральных и стоимостных показателях; должности лиц, ответственных за ведение регистра, их фамилии, инициалы и подписи.

В регистрах бухгалтерского учета (за исключением регистров бухгалтерского учета, составленных в форме электронного документа) допускаются исправления.

8.2 Виды и формы учетных регистров, их классификация

Учетные регистры

По внешнему виду

Карточки

Свободные листы

Машинограммы

По назначению

По объему информации

По форме графления

По признаку унификации

По материальной основе

Хронологические

Систематические

Комбинированные

Синтетические

Аналитические

Комбинированные

Односторонние

Двухсторонние

Многографные

Бумажные

Безбумажные

Отраслевые

Специализированные

Поквартальные

Помесячные

По времени ведения

Рис. 1.Классификация учетных регистров

8.3 Принципы построения форм бухгалтерского учета

В бухгалтерском учете для регистрации хозяйственных операций используется большое количество разнообразных учетных регистров, записи в которых могут производиться в различной последовательности и сочетании, а для учета и обработки могут применяться различные технические средства вычислительной техники.

Форма бухгалтерского учета – порядок осуществления и обобщения записей на счетах бухгалтерского учета и совокупность регистров бухгалтерского учета, в которых производятся такие записи.

Признаками, отличающими одну форму бухгалтерского учета от другой, являются:

1 – внешний вид;

2 – строение и количество регистров;

3 – назначение и содержание учетных регистров;

4 – взаимосвязь и сочетание хронологических и систематических записей, регистров синтетического и аналитического учета;

5 – последовательность учетных записей;

6 – степень использования средств автоматизации в учетном процессе.

Организация самостоятельно выбирает форму бухгалтерского учета и технологию обработки учетной информации, закрепляя это в учетной политике. В процессе исторического развития на практике применялось множество разных форм.

Первую форму бухгалтерского учета называют староитальянской, в которую входили три книги – мемориал, журнал, главная книга.

Второй формой бухгалтерского учета была новоитальянская – где велись уже первые документы, произошло разграничение синтетического и аналитического учета, ведение книг для аналитического учета, ведение оборотных ведомостей по синтетическим и аналитическим счетам с ежемесячной сверкой.

В настоящее время в Республике Беларусь организации могут применять одну из следующих форм учета: мемориально-ордерную, журнально-ордерную, автоматизированную и упрощенную.

При использовании мемориально-ордерной формы на каждый первичный документ или группу однородных документов, т. е. на каждую хозяйственную операцию составляется мемориальный ордер, где указывается его номер, краткое содержание операции, дебет и кредит счетов, сумма операции.

Мемориальный ордер №____

за _____ 20__ г.

	Корреспондирующий счет			Сумма, руб.

После составления они регистрируются в хронологическом порядке в журнале, где им присваивается постоянный порядковый номер.

Регистрационный журнал

за _______________ 20__ г.

Документы, на основании которых составляется мемориальный ордер, прикрепляются к нему. Мемориальные ордера после их регистрации в регистрационном журнале используются для записи операций на синтетических счетах в Главной книге. Она имеет развернутую двухстороннюю форму. Для каждого синтетического счета в ней отводится отдельный разворот двух страниц. Данные Главной книги используются для составления оборотной ведомости по счетам синтетического учета. Аналитический учет ведется на карточках, записи в которые осуществляются на основании документов, прилагаемых к мемориальным ордерам.

Документы

Кассовая книга

Мемориальные ордера

Книги (карточки) аналитического учета

Регистрационный журнал

Главная книга

Оборотная ведомость по синтетическим счетам

Рис. 2. Мемориально-ордерная форма учета

Условные обозначения:

запись информации;

сверка записей.

Данная форма учета рассчитана в основном на использование ручного труда и практически не приспособлена к автоматизации.

В сельскохозяйственных организациях предполагает использование 17 журналов-ордеров, а также вспомогательных ведомостей, разработанных таблиц. Информация о совершенных операциях из первичных документов группируется в накопительной ведомости и после подсчета итоговых данных переносится в соответствующие журналы-ордера, однако данные первичных документов могут сразу же переносится в журналы-ордера. В основу построения журналов-ордеров положен кредитовый признак в корреспонденции с дебетуемыми счетами.

Первичные учетные документы

Кассовая книга

Группировочные и накопительные ведомости

Журналы-ордера

(ведомости)

Регистры аналитического учета

Главная книга

Оборотные ведомости по аналитическим счетам

Рис 3. Журнально-ордерная форма учета

Некоторые журналы-ордера предназначены для отражения операций по кредиту нескольких счетов. В журналах-ордерах, совмещающих синтетический и аналитический учет, предусмотрены необходимые статьи аналитического учета.

Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу, которая используется для обобщения их данных, а также для взаимной проверки правильности записи по счетам и для составления баланса. Главная книга открывается на год.

Для каждого счета в Главной книге отводится отдельная таблица (страница), где записывают остатки на начало месяца, оборот по кредиту одной общей суммой из соответствующего журнала-ордера. Обороты по дебету собираются из различных журналов-ордеров, т.е. Главная книга ведется по дебетовому признаку . Сумма всех дебетовых и кредитовых оборотов и сальдо по дебету и кредиту должны быть равны в Главной книге.

Автоматизированная форма учета основывается на применении и использовании ПЭВМ и создании автоматизированных рабочих мест (АРМ) непосредственно в бухгалтерии, что позволяет автоматизировать обработку учетных данных от их ввода до формирования выходных форм. При этом ввод данных производится однократно, а использование – многократно в разрезе различных уровней пользования.

Все используемые в настоящее время программные продукты («1С: Бухгалтерия», «Галактика», «Ветразь» и др.) могут отличаться формами выходных документов и приемами ввода первичных данных, но их объединяет то, что они функционируют на основе взаимо­действия элементов метода бухгалтерского учета: документации, счетов, двойной записи на счетах, баланса, инвентаризации, отчетности, оценки и калькуляции.

Особенностью данной формы учета является централизованный сбор и распределение данных между различными подсистемами учета: «Учет основных средств», «Учет производственных запасов», «Учет готовой продукции и ее реализации», «Учет финансово-расчетных операций», «Учет труда и заработной платы», сводный учет и составление отчетности и получения выходной информации – ма­шинограмм, которые по содержанию соответствуют регистрам синтетического и аналитического учета. Автоматизация учета ускоряет процесс обработки и получения информации.

Первичная информация по операциям

Хранение информации (баз данных)

Обработка информации по программе

Нормативно-справочная информация

Регистры

Отчетность

Документация

Рис. 4. Автоматизированные формы учета

Применяется в организациях малого бизнеса.При использовании данной формы из 66 синтетических счетовдействующего Плана счетов применяются 20-25 счетов, а все хозяйственные операции регистрируют в Книге учета хозяйственных операций по форме К-1. Книга учета хозяйственных операций является регистром синтетического и аналитического учета.

Первичные документы

Оборотная ведомость

Кассовая книга

Ведомости (В-1 до В-8)

Карточки аналитического учета

Баланс и другие формы отчетности

Шахматная ведомость (В-9)

Рис. 5. Упрощенная форма бухгалтерского учета

В организациях производственной сферы деятельности, наряду с Книгой учета хозяйственных операций и Кассовой книгой, рекомендуется использо­вать дополнительно 9 ведомостей:

Ведомость учета основных средств, начисления амортизации по ним – форма № В-1;

Ведомость учета производственных запасов и готовой продукции – форма № В-2;

Ведомость учета затрат на производство – форма № В-3;

Ведомость учета денежных средств и фондов – форма № В-4;.

Ведомость учета расчетов и прочих операций – форма № В-5;

Ведомость учета реализации – форма № В-6;

Ведомость учета расчетов с поставщиками – форма № В-7;

Ведомость учета заработной платы – № В-8;

Ведомость (шахматная) – форма № В-9.

Итоговые данные по счетам в Книге учета хозяйственных опе­раций являются основанием для составления оборотного баланса (оборотной ведомости по счетам).

Информация, необходимая для отражения на счетах бухгалтерского учета , содержащаяся в принятых к учету первичных документах, обязательно накапливается и систематизируется. Учетная информация регистрируется или вручную, или с использованием средств автоматизации. С этой целью применяются учетные регистры — таблицы специальной формы, предназначенные для регистрации хозяйственных операций, одно из важнейших средств ведения бухгалтерского учета. Содержание документов в них группируется по однородным признакам в разрезе установленных показателей учета. Запись хозяйственных операций в учетных регистрах используют для повседневного руководства финансово-хозяйственной деятельностью организации и для составления бухгалтерской отчетности.

Формы регистров бухгалтерского учета разрабатываются и рекомендуются Министерством финансов РФ, органами, которым федеральным законодательством предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, а также организациями при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского учета.

Хозяйственные операции отражаются в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности. Они группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Лица, составившие и подписавшие регистры бухгалтерского учета, несут ответственность за правильность отраженных данных. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Проверяющие аудиторы и другие лица, получившие бухгалтерскую отчетность или другую документацию, обязаны хранить коммерческую тайну .

Законом «О бухгалтерском учете» установлен перечень обязательных реквизитов для регистров бухгалтерского учета:

1. наименование регистра;
2. наименование экономического субъекта, составившего регистр;
3. дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
4. хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
5. величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
6. наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
7. подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Формы регистров бухгалтерского учета должен утвердить руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

В регистре бухгалтерского учета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанного регистра, любое исправление должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, с указанием их фамилий и инициалов.

Классификация учетных регистров

Регистры бухгалтерского учета классифицируются по внешнему виду, характеру бухгалтерских записей, содержанию, форме графления, способам заполнения.

По внешнему виду учетные регистры делятся на бухгалтерские книги, карточки и свободные листы.

Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные учетные таблицы (листы бумаги) и, как правило, заключены в переплет. Все страницы в бухгалтерской книге нумеруются, а в конце ставится подпись главного бухгалтера и указывается общее число пронумерованных страниц.

Если книга является хронологическим регистром, записи в ней делают последовательно, не пропуская страниц. В книгах, служащих систематическими регистрами, для каждого синтетического или аналитического счета открывается отдельная страница или определенное число страниц в зависимости от предполагаемого объема записей.

Такие книги должны иметь оглавление. Все организации обязаны вести в книге (кассовой) детальный учет операций по счету «Касса».

Иногда книги применяют для пообъектного учета основных средств . Однородные по содержанию операции группируются на счетах синтетического учета. Например, главная книга.

Применение книг часто бывает нецелесообразным, так как затрудняет использование вычислительной техники, поэтому применяют карточки и свободные листы.

Карточки — это отдельные листы, разграфленные для нужд учета, изготовленные из бумаги или картона стандартного размера, что делает возможным их хранение в специальных запирающихся ящиках. Совокупность карточек однородного назначения называется картотекой. Карточки (совокупность карточек) разбиваются на необходимые разделы картонными разделителями, к которым прикрепляются металлические указатели (индикаторы)

разных цветов и размеров с указанием шифра, названия счета и других необходимых обозначений, что обеспечивает быстроту нахождения в картотеке нужной карточки.

Каждая картотека закрепляется за определенным счетным работником, отвечающим за сохранность карточек и правильность производимых в них записей. В нерабочее время картотека запирается на ключ. Каждая вновь заполненная карточка регистрируется в особом реестре, где ей присваивается порядковый номер, позволяя в любой момент проверить наличие всех карточек.

Применение карточек способствует внедрению механизированных средств учета. Они очень удобны для копировальных записей и всякого рода группировок учетных данных. Недостаток карточных регистров заключается в том, что при желании их легко изъять из картотеки и заменить другими.

Возможна также утеря карточек. Систематическая проверка карточек с помощью реестра позволяет своевременно обнаруживать их пропажу. Наиболее распространены три вида карточек: контокоррентные (имеют колонки дебет и кредит); материальные (имеют графы прихода, расхода и остатка материальных ценностей с указанием цены, количества и суммы); многоколонные, состоящие из нескольких колонок.

По характеру бухгалтерских записей учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

В хронологических регистрах бухгалтерские документы записывают в порядке их поступления без разноски по счетам. Хронологическая запись производится в специальных регистрационных журналах или реестрах, ее цель — обеспечить контроль за сохранностью документов, поступивших в бухгалтерию , и правильность записи в них. В известной мере назначение хронологического регистра выполняет журнал приемки документов и регистрации контрольных чисел, который ведут на машиносчетных станциях, чтобы регистрировать документы, поступившие для обработки. В этом журнале записывают дату поступления документов на машиносчетную станцию, их количество и сумму по группе (пачке) однородных документов. В нем приводится расписка заказчика в получении документов после их обработки на машиносчетной станции. Хронологическая регистрация используется также для наведения справок (например, регистрационный журнал, кассовая книга, журнал учета поступивших грузов, запись инвентарных карточек по учету основных средств).

В систематических регистрах однородные по экономическому содержанию хозяйственные операции группируются на счетах синтетического и аналитического учета. Примером могут служить регистры учета затрат по объектам калькуляции, пообъектного учета основных средств и т.д. Систематическим регистром синтетического учета является главная книга, т.е. основной регистр, в котором сосредоточены итоговые данные по всем счетам.

Комбинированные регистры сочетают хронологические и систематические записи. Примером является книга журнал-главная, а также большинство журналов-ордеров и ведомостей.

Регистры синтетического учета открываются для ведения синтетических счетов (без пояснительного текста, с указанием только даты, номера и суммы бухгалтерской проводки). Иногда приводится краткий пояснительный текст (например, реестр счетных документов, главная книга и книга «журнал-главная»). Записи в регистры синтетического учета делаются обычно не по отдельным документам, а по совокупности однородных документов, предварительно сгруппированных.

В аналитических регистрах каждая отдельная операция записывается с необходимой полнотой, причем по материальным ценностям — в натуральных и денежных измерителях. В отличие от синтетических регистров здесь нередко дается пояснительный текст, раскрывающий содержание операций. Регистры аналитического учета ведут в развитие какого-либо синтетического счета.

По строению аналитические регистры подразделяются на односторонние, двусторонние, многографные, линейные и шахматные.

Односторонние регистры — это различные карточки для учета материальных ценностей, расчетов и других операций. В них объединены отдельные графы дебетовых и кредитовых записей. Учет ведется на одном листе в денежных, натуральных или одновременно в обоих измерителях. Односторонние регистры применяются в синтетическом и аналитическом учете и имеют следующий вид:

Примером одностороннего регистра может служить кассовая книга.

Двусторонние регистры применяются в основном при ведении учета в книгах. Счет открывается на двух развернутых страницах книги (на левой странице — дебет, на правой — кредит). Двусторонние регистры используются в синтетическом и аналитическом учете только при ручном его способе. В них имеется место для записи текста операций. Двусторонний регистр имеет следующую форму:

Дебет				Кредит
Дата	№	Текст операции	Сумма	Дата	№	Текст операции	Сумма

Многографные регистры используются для отражения дополнительных показателей внутри аналитического учета. В частности, учет движения материалов отражается в целом по организации, а также в разрезе отдельных материально ответственных лиц, регистрируются затраты по организации, подразделениям и в разрезе статей затрат и т.д.

Линейные регистры являются разновидностью многографных регистров. Здесь каждый аналитический счет отражается только на одной строке, давая возможность разделить синтетический счет на неограниченное количество аналитических счетов, что невозможно при вертикальном графлении. Например, в журнале-ордере по кредиту счета 71 каждый аванс, выданный подотчетному лицу, и все расчеты по авансу отражаются на отдельной строке.

Шахматные регистры. В регистрах этого типа можно ограничиться записью одних лишь кредитовых (либо одних лишь дебетовых) оборотов с группировкой по корреспондирующим счетам, что позволяет путем двойной записи в один рабочий прием отразить операции одновременно по дебету и кредиту счетов. Такое построение учетных регистров применяется при журнально-ордерной форме учета. Примером может служить главная книга, где каждая сумма записывается на пересечении строки и колонки.

Требования, предъявляемые к ведению учетных регистров

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по его соответствующим счетам. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

Регистры бухгалтерского учета при хранении должны быть защищены от несанкционированных исправлений. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством РФ, — государственной тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну . За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством РФ.

Записи в учетные регистры выполняются чернилами или шариковой ручкой (в тех случаях, когда необходимо иметь несколько экземпляров, делаются копии, например при использовании счетно-пишущих машин, так как применение таких средств облегчает труд счетных работников). Записи должны быть краткими, четкими, ясными, разборчивыми, без подчисток и помарок. Нельзя производить записи над строками и между строк. Способ записи в учетные регистры может быть линейно-позиционный и шахматной формы.

Линейно-позиционный способ записей применяется для учета расчетов с покупателями, поставщиками и подрядчиками, с подотчетными лицами и т.д. При этом способе обороты дебетовые и кредитовые отражаются по одной позиции (линии), что дает возможность выявить дебиторскую или кредиторскую задолженности. Например, журнал-ордер по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В случае шахматной формы записи хозяйственная операция записывается одновременно по дебету и кредиту счетов один раз. Например, в журнале-ордере № 1 по счету 50 «Касса» такая запись дает возможность определить, проконтролировать и проанализировать совершившуюся хозяйственную операцию через корреспонденцию счетов.

После регистрации хозяйственных операций в учетных регистрах по окончании месяца по каждой графе подводят итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяют, сопоставляя оборотные ведомости, или другим способом, и заносят в Главную книгу.

После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организации.

Способы исправления ошибочных записей в бухгалтерском учете

Правила исправления ошибок и порядок раскрытия информации об ошибках в бухгалтерском учете и отчетности организаций регулируются Положением по бухгалтерскому учету «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности» (ПБУ 22/2010), утвержденным приказом Минфина России от 28.06.2010 г. № 6Зн. В Положении установлены общие правила исправления ошибок, допущенных при ведении бухгалтерского учета, в зависимости от времени их выявления.

Ошибка — это неотражение или неправильное отражение фактов хозяйственной жизни, причинами которых являются:

• неверные вычисления;
• неправильное толкование и применение учетной политики организации;
• неточная оценка или классификация фактов хозяйственной деятельности;
• неправильное использование информации, которая имеется на дату подписания отчетности;
• неверное применение законов и нормативных актов по бухгалтерскому учету;
• недобросовестные действия должностных лиц предприятия .

Ошибка признается существенной, если она в отдельности или в совокупности с другими ошибками за один и тот же отчетный период может повлиять на экономические решения пользователей, которые принимаются ими на основе бухгалтерской отчетности.

Если ошибка не отвечает критериям существенности, установленным организацией, то она признается несущественной.

Выявленные ошибки и их последствия подлежат обязательному исправлению.

Ошибки могут быть допущены в тексте операции, тогда они приведут к неправильной бухгалтерской проводке и в числах (наиболее распространенные). Часто бухгалтер , записав сумму в дебет одного счета, забывает записать ее в кредит другого счета или, наоборот, записав сумму в журнал, забывает разнести ее по счетам. Иногда, заполнив регистры синтетического учета, бухгалтер забывает об аналитическом. Для исправления ошибок, выявленных в бухгалтерском учете, пользуются различными способами: корректурным, сторнировочным, дополнительных проводок.

Корректурный (от лат. correctio — поправка) способ заключается в зачеркивании неправильного текста или суммы и написании выше правильного текста или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. При этом надо зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена только в одной цифре. При исправлении ошибки должна быть указана дата, подтвержденная подписью лица, производившего исправление. Содержание исправленной ошибки может быть оговорено примерно такой записью: «Исправлено 210 (двести десять) руб. на 260 (двести шестьдесят) руб. Подпись: бухгалтер Григорьева Т.И. 02.06.20 _г.». Оговорка дается на полях книги, карточки, журнала-ордера, против строки исправленной записи. Неоговоренные исправления в учетных регистрах бухгалтерского учета не допускаются.

Корректурным способом пользуются для исправления описок, неправильного подсчета итогов, а также записи операции не в тот учетный регистр, который указан в бухгалтерской проводке. Этот способ применим, если ошибки обнаружены в регистрах журнально-ордерной формы учета до проставления в них итогов, а также в учетных регистрах мемориально-ордерной формы учета — до представления бухгалтерского баланса и если их исправление не требует изменения мемориального ордера. После перенесения итогов регистра в главную книгу никакие исправления не допускаются. В этом случае на сумму допущенной ошибки бухгалтерия оформляет справку, в которой со ссылкой на первичный документ указывает, когда и какая ошибочная запись сделана. Такая справка представляет собой документ бухгалтерского оформления и является основанием для исправления бухгалтерской ошибки. Данные справки заносят в главную книгу отдельной строкой, где они хранятся при соответствующих учетных регистрах обособленно.

Корректурный способ применяется и для исправления ошибок в кассовой книге, а также в других регистрах аналитического учета (например, в карточках расчетов с разными дебиторами и кредиторами) в тех случаях, когда соответствующие записи в синтетическом учете сделаны правильно. Исправления, сделанные корректурным способом в кассовой книге, заверяются подписями кассира и главного (старшего) бухгалтера.

Когда в учетных регистрах итоги подведены, составлен баланс, корректурный способ не допускается. Ошибка может быть исправлена в следующем отчетном периоде, так как необходимая отчетность уже представлена в соответствующие адреса.

Способ дополнительной проводки применяется, когда в регистрах записана сумма меньше действительной, а корреспонденция счетов указана правильно, но в меньшей сумме, чем следовало. Исправление допускается обычной записью на сумму разницы путем составления второй бухгалтерской проводки с аналогичной корреспонденцией счетов.

Сторнировочные записи — это исправительные записи методом «красное сторно» (от итал. storno — перевод счета). Этот способ применяют:

1. при исправлении ошибок в корреспонденции счетов;
2. когда бухгалтерская проводка составлена правильно, но записанная сумма больше, чем по хозяйственной операции.

Ошибка, обнаруженная в бухгалтерской проводке, «сторнируется», т.е. ранее сделанная в учете запись повторяется красным цветом, и происходит вычитание предыдущей, уже записанной суммы, после данной операции приравниваемой к нулю. После чего делается правильная корреспонденция счетов обычной записью. Тем самым признается, что исправленная новая запись есть первоначальная запись. Она может быть отражена в учете до подведения итогов в учетных регистрах и составления отчетности.

Способ «красное сторно» применяют, когда корреспонденция счетов указана правильно, а сумма завышена, на разницу в суммах делается исправительная запись красным цветом.

Для исправления ошибки составляется такая же бухгалтерская проводка, но разница в суммах пишется красным цветом.

Формы бухгалтерского учета

Бухгалтерский учет ведется в многочисленных регистрах. Форма учета — это бухгалтерская запись данных из первичных документов в учетные регистры. При разных формах учета по-разному сочетаются учетные регистры, последовательность, способы учетных записей, организация учетного процесса.

Признаками, отличающими одну форму бухгалтерского учета от другой, являются:

• количество применяемых регистров, их назначение, содержание и внешний вид;
• взаимосвязь хронологических и систематических регистров синтетического и аналитического учета;
• последовательность и способы записей в учетные регистры;
• степень использования средств механизации и автоматизации в бухгалтерском учете.

В настоящее время применяется несколько форм бухгалтерского учета:

1. Журнал-главная.
2. Журнально-ордерная форма.
3. Автоматизированная форма.

Форма бухгалтерского учета журнал-главная ведется в организациях с небольшим объемом производства, в отдельных учреждениях и в некоторых финансовых органах. Характерная особенность этой формы в том, что регистры для хронологической и систематической записи по счетам синтетического учета объединены в одной комбинированной книге — журнал-главная.

В первых трех графах книги записываются дата, номер, статьи и сумма оборота. Эта часть называется журналом хронологической записи документов. Вторая часть, т.е. последующие графы, в которых расположены все счета синтетического учета и где систематически записывают хозяйственные операции, называется Главной книгой. Такое построение регистров делает учет наглядным.

Операции в книгу журнал-главная записываются непосредственно с первичных или сводных документов либо на основании составленных мемориальных ордеров с приложенными к ним документами. В начале месяца в журнал-главную переносят сальдо по синтетическим счетам. Затем записываются операции, подсчитываются обороты по дебету и кредиту счетов и выводят сальдо на конец месяца.

Таким образом, счета закрываются после записи сальдо на первое число последующего месяца. Аналитический учет при этом ведется в книгах или в карточках. По аналитическим счетам составляются оборотные ведомости, которые сверяются с данными синтетического учета в книге «журнал-главная».

Простая форма бухгалтерского учета рекомендована Министерством финансов РФ и применяется в организациях малого предпринимательства. При использовании этой формы ведется регистр под названием «Книга учета доходов и расходов » Книга должна быть зарегистрирована в налоговой службе.

Организация и индивидуальные предприниматели , применяющие упрощенную систему налогообложения ведут «Книгу учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения» (далее — Книга учета доходов и расходов). В книге в хронологической последовательности, на основе первичных документов, отражают все хозяйственные операции за отчетный (налоговый) период. Организации должны обеспечивать полноту, непрерывность и достоверность учета показателей своей деятельности.

Книга учета доходов и расходов может вестись как на бумажных носителях, так и в электронном виде. При ведении Книги учета доходов и расходов в электронном виде налогоплательщики обязаны по окончании отчетного (налогового) периода вывести ее на бумажные носители. На каждый отчетный (налоговый) период открывается новая Книга учета доходов и расходов.

На последней странице пронумерованной и прошнурованной Книги учета доходов и расходов, которая велась в электронном виде и выведена по окончании налогового периода на бумажные носители, указывается количество содержащихся в ней страниц, которое подтверждается подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя) и скрепляется печатью организации (индивидуального предпринимателя — при ее наличии), а также заверяется подписью должностного лица налогового органа и скрепляется печатью налогового органа.

Исправление ошибок в Книге учета доходов и расходов должно быть обосновано и подтверждено подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя) с указанием даты исправления и печатью организации (индивидуального предпринимателя) — при ее наличии).

В этих организациях наряду с книгой учета доходов и расходов ведется ведомость по форме № В-8 для учета расчетов по оплате труда . Дополнительно по общему правилу ведется кассовая книга для записи операций по кассе.

Малые организации, имеющие на балансе основные средства , осуществляющие производство продукции и работ, большое количество банковских операций, могут применять упрощенную форму бухгалтерского учета с использованием ряда регистров:

В-1 — ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных отчислений;
В-2 — ведомость учета производственных запасов и товаров, а также налога на добавленную стоимость, уплаченного по ценностям, и т.д.;
В-9 — ведомость (шахматная).

Каждая хозяйственная операция отражается в двух ведомостях: в одной по дебету счета с указанием корреспондирующего счета по кредиту, другая — по кредиту счета с указанием корреспондирующего счета по дебету. Остатки средств по ведомостям синтетического учета сверяются с данными кассовой книги и ведомостями аналитического учета.

Обобщение итогов финансово-хозяйственной деятельности за месяц производится в шахматной ведомости. Она является основанием для составления бухгалтерского баланса.

Журнально-ордерная форма получила свое название по основному регистру, используемому при этой форме счетоводства, — журналу-ордеру. Она широко применяется в организациях различных форм собственности . Основой для ее использования является принцип накопления данных первичных документов в разрезе, обеспечивающем синтетический и аналитический учет средств и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета. Накапливание и систематизация данных первичных документов производятся в учетных регистрах, позволяющих отразить все подлежащие учету средства и хозяйственные операции по их использованию за отчетный месяц. Хронологическая и систематическая записи хозяйственных операций осуществляются одновременно. В соответствии с этим оборотные ведомости составляются только по расчетам, по которым ведутся карточки аналитического учета.

Журнально-ордерная форма учета позволяет совместить во времени синтетический и аналитический учет. Карточки аналитического учета могут быть заведены по некоторым видам расчетов; инвентарные карточки, карточки учета затрат и т.д.

В журнально-ордерной форме бухгалтерского учета применяются в основном два вида регистров.

Журналы-ордера — бухгалтерские регистры, построенные по шахматному принципу. Записи в них ведутся по мере поступления документов либо как итоги, в зависимости от характера и содержания операции. Журналы-ордера служат для отражения кредитовых операций по одному синтетическому счету. Они являются накопительными ведомостями. В них отражаются кредитовые обороты данного счета или по каждому первичному документу, или по итогам за день, или по итогам за более длительный период. Например, записи в журнале-ордере по кредиту счета 50 «Касса» производятся как итог за день на основании отчетов кассира, подтвержденных приложенными к ним документами. При незначительном количестве кассовых документов допускаются записи операций в регистры (производить не ежедневно, а за 3-5 дней) в целом по нескольким отчетам кассира. В этом случае в графе «Дата» указываются начальные и конечные числа, за которые производятся записи. Итоги за день (несколько дней) в разрезе корреспондирующих счетов устанавливаются путем подсчета сумм однородных операций, отраженных в кассовом отчете или приложенных к нему документах, согласно бухгалтерской разметке, предварительно проставляемой в отчете кассира или на документах.

В основу построения журналов-ордеров положен и признак регистрации хозяйственных операций: данные первичных документов регистрируются только по кредиту соответствующих счетов в корреспонденции с дебетуемыми счетами. Накопительные ведомости по дебету счетов имеют вспомогательное значение. Они используются для обеспечения аналитического учета в единении с синтетическим учетом. Совмещение синтетического и аналитического учета, например по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», обеспечивается тем, что в журнале-ордере по каждому платежному поручению записывают оприходованные материалы или товары, а в ведомости по тем же строкам делают записи об оплате этих поручений. Это позволяет не составлять оборотные и сальдовые ведомости по счетам синтетического учета.

Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в главную книгу, которая используется для обобщения данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным счетам и для составления отчетного баланса. В ней показывают исходящее сальдо по каждому синтетическому счету. Обороты по кредиту синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету — в корреспонденции с кредитуемыми счетами. Правильность записей, произведенных в главной книге, проверяется подсчетом оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.

Главная книга открывается на год, на каждый счет отводится один лист. На основании главной книги и части других регистров заполняются баланс и другие формы отчетности.

Преимущество журнально-ордерной формы бухгалтерского учета состоит в возможности ее применения при использовании нового Плана счетов. В ней совмещаются хронологические и систематические записи, а по многим ордерам проводится однократная запись по счетам синтетического и аналитического учета. Применение журналов-ордеров ускоряет составление необходимой отчетности, обеспечивает ежедневный контроль за правильностью учетных записей. Компьютерный вариант предпочтителен для любых организаций, что делает бухгалтерский учет более оперативным, достоверным, полным и качественным.

В настоящее время одно из основных направлений совершенствования бухгалтерского учета связано с автоматизацией обработки информации с применением новейших технических средств. Их применение является наиболее эффективным средством быстрой обработки учетной информации, отличающейся массовостью, разнообразием, многозначностью, сложностью состава. Это обусловлено тем, что компьютеры характеризуются высокой скоростью работы, программным управлением , большой емкостью памяти, автоматическим восприятием исходных данных, богатым набором выполняемых операций и т.д.

Автоматизированная форма учета включает выполнение функций сбора, передачи, обработки, накопления, хранения, защиты и распространения информации.

Существует два основных подхода к проблемам автоматизации бухгалтерского учета. Первый — это так называемая «локальная» автоматизация, когда автоматизируется работа на конкретных участках учета, например, расчет заработной платы, выписка счетов фактур, платежных документов и т.д.

Вторым подходом к проведению автоматизации является комплексная автоматизация финансово-хозяйственной деятельности предприятия . При этом подходе с единой базой данных работают отделы менеджеров, бухгалтерии , работники складов и другие подразделения. Полностью устраняется дублирование в работе различных подразделений, а руководство получает возможность оперативно получать любую информацию о деятельности предприятия. Такая форма учета может быть реализована при применении программы «1С: Бухгалтерия» системы «1С: Предприятие».

При создании любой документации обязательно требуется тщательный контроль и проверка специалистом отдела бухгалтерии. От правильности их оформления и содержания зависит качество заполнения строк бухучета, а именно учетных регистров. При совершении каких — либо операций с имуществом или финансовыми средствами организации требуется воспользоваться именно ими.

Учетные регистры в бухучете: что это такое

Учетный регистр — документ, сведения в котором приведены в виде таблицы официально закрепленной формы.

Она составляется таким образом, чтобы все данные о объектах собственности предприятия, его финансах и источниках их возникновения были подробными и полноценными. Такой вид документации требуется для прописания действий в бухучете.

Все сведения поступают из первичной и сводной документации. Такой работой занимается специалист отдела бухгалтерии .

Он проводит учет документации, а также контролирует деятельность предприятия. Итоги ведения деятельности после прописываются в отчете, являющимся результатом работы за определенный отчетный период.

Регистры бухучета регулируются ФЗ №402. В нем закреплены все их разновидности. Стоит отметить, что не каждый из них является обязательным для использования в профессиональной деятельности. При этом есть исключения в виде таких документов, которые необходимо иметь по установлению различных ведомств.

Каждый регистр необходимо согласовывать с руководством организации. Всем разновидности р егистров, которые используются сотрудниками компании, прописываются в учетной политике.

Критерии разделения регистров бухучета

По мнению экспертов, регистры бухучета делятся на несколько критериев:

По предназначению выделяют:

• Хронологические. К ним причисляют расчетные таблицы для различных операций хозяйственной деятельности. При этом учёт проводится на момент их появления. По этой причине они не требуют дополнительной систематизации. Также это могут быть реестры, журналы регистрации и так далее;
• Систематические. В них учет данных проводится в разрезе группировочных знаков. В систематических регистрах любые сведения должны быть подробными и точными. Таким образом, сумма оборотов в хронологических регистрах не должна отличаться от оборотов в систематических;
• Комбинированные или синхронистические. Информация прописывается в хронологическом порядке, а после, по распоряжению руководства, систематизируется.

По обобщению данных специалисты выделяют:

• Интегрированные. Так, первую очередь бухгалтер рассматривает первичные документы, а затем отчетность по ним;
• Дифференцированные. Первичные документы рассматриваются после отчётности, то есть от общего к частному.

Внешний вид также является особо важным критерием при разделении регистров. Они рассматриваются в виде определенной формы, например:

• Книга. Регистр представляет собой документ, который имеет графы. Также он должен быть обязательно переплетен или прошнурован. Данный документ должен содержать подпись главбуха;
• Карточка. Бланк, который оформляется бухгалтером в виде таблицы;
• Свободный лист. Это определенное количество таблиц, заполняемых в бланках. Основным его отличием от карточки является то, что после описания всех требующихся сведений, свободные листы после всех приготовления передаются для переплета или брошюровки;
• Машинные носители. Такие документы представляют собой не бумажный, а электронный вариант. Они необходимы для того, чтобы составить порядок расположения различной информации.

Стоит отметить, что необходимо вводить реестры. Они представляют собой полный и подробный список карточек и свободных листов. Так, при потере одной из карточек по ним можно было найди отсутствующую.

Также многие опытные бухгалтера акцентируют внимание на внешнем виде карточек:

• Контокоррентные. Подобный документ имеет только главную сторону. У него колонки «Дебет» и «Кредит» расположены рядом. Таким образом, любой специалист может легко проследить состояние хозяйственных расчетов организации;
• Инвентарные. Подобный тип карточек необходим для проведения учета материальных ценностей фирмы. Поэтому специалисты обязаны ввести в него графу «Остаток», в нем необходимо отражать остаточные средства какого-либо имущество. Помимо данной графы существует еще две: «Приход» и «Расход». Каждую из них нужно разделить на две колонки, а именно: «Количество» и «Сумма». Заголовок карточки представляет собой норматив запаса, чтобы специалист мог понять, сколько средств у предприятия;
• Многоколончатые. Такие карточки необходимы для регистрации хозяйственных операций, которые проводятся на предприятии.

• Синтетические. В них прописываются все операции в денежном эквиваленте. Примером такого документа может быть главная книга;
• Аналитические. Такие регистры более подробно раскрывают информацию из синтетических регистров. В них используются другие виды измерителей;
• Комплексные. Они совмещают синтетический и аналитический учет, а также представляют собой совокупность хронологической и систематической информации. Примером такой документации являются журналы.

Утверждение регистров: приказ

Прежде чем заводить регистр бухгалтерского учёта, нужно его утвердить. Для этого на предприятии составляется приказ.

Для того чтобы его оформить:

• В первую очередь главному бухгалтеру требуется разработать формы регистров бухгалтерского учета;
• После этого документы нужно предъявить руководителю организации, чтобы он смог их утвердить;
• Затем главный бухгалтер разрабатывает приказ в виде таблицы, где прописываются основные необходимые данные:

1. Номер счёта;
2. Его наименование;
3. Основные параметры детализации: синтетический и аналитический учет;
4. Формирование регистров бухгалтерского учета: анализ счёта, ОСВ, карточка счёта по кредиту счёта, карточка счёта;
5. ФИО ответственного специалиста за ведение регистра.

Приказ о ведении регистра бухгалтерского учёта необходим, так как его могут потребовать сотрудники Налоговой Службы при проведении проверки.

Регистры бухгалтерского учета

• Карточки учета основных средств или группового учета основных средств;
• Ведомости могут быть оборотными, по оборотам нефинансовых активов, накопительными, по приходу и расходу продуктов питания;
• Главная книга, книга учета различного имущества предприятия;
• Журнал операции по определённому счёту, с финансовыми средствами, расчётами с подотчётными лицами или другими видами деятельности на предприятии;
• Различные реестры.

Регистры бухгалтерского учета можно оформлять на бумаге или в электронном варианте. При этом на нём обязательно должна быть цифровая подпись руководителя и главного бухгалтера.