Главная Ликвидация бизнеса Сзв-м на бумажном носителе. Можно ли сзв-м отправить по почте

Сзв-м на бумажном носителе. Можно ли сзв-м отправить по почте

Федеральным законом №385 была отменена ежегодная индексация пенсий тех граждан, которые, выйдя на заслуженный отдых, продолжают трудиться. Отчет по форме СЗВ-М был разработан для подачи сведений в первую очередь о таких пенсионерах.

Государству важно отслеживать начало или прекращение трудовой деятельности пенсионера, чтобы можно было вовремя произвести или отменить индексацию его пенсии. Это и является официальной целью отчета. Благодаря поступающим сведениям ПФ становится известно, сколько граждан получили доход в отчетном периоде и с кого были взысканы страховые взносы.

Хотя плановая индексация для работающих пенсионеров «замораживается», это не лишает их возможности на увеличение страховой пенсии благодаря наличию пенсионных баллов, которые были заработаны ранее, в 2019 г. Представлять сведения в ПФ требуется на всех официально трудоустроенных работников, независимо от того, есть у них права на пенсию или нет.

Несмотря на то что администрирование страховых взносов было передано ФНС, обязанность по подаче отчетности по форме СЗВ-М в ПФ сохранилась. Страхователи подают его по месту регистрации в территориальные отделения ПФ.

По сравнению с предыдущим 2019 г., когда подача отчета была введена, изменились сроки его представления в ПФ. Поэтому работодателям необходимо знать, до какого числа сдавать СЗВ-М в 2019 году, чтобы не пришлось оплачивать штрафные санкции.

Бланк для ежемесячного отчета ПФ утвердил Постановлением № 83п в феврале 2019 г., но подача новой формы началась с апреля. Форма бланка довольно проста, потому что представляемые сведения касаются только застрахованных лиц, без подачи данных о полученных ими доходах и начисленных взносах.

Какие организации обязаны предоставлять отчет

Законодатель определил, что форма СЗВ-М подается работодателями:

юридическими лицами, у которых имеется один или больше нанятых сотрудников, в том числе и директор;
индивидуальными предпринимателями, которые имеют нанятых работников.

Работодатели являются страхователями для своих работников, а последние, в свою очередь, застрахованными лицами.

Поэтому ПФ в своем Письме за № ЛЧ-08-19/10581 (27.07.16) сообщил для страхователей важность некоторых понятий:

если физ. лицо трудится у работодателя на основании трудового договора, то независимо от того, осуществлялась ему выплата зарплаты в отчетном периоде и уплачивались взносы в ПФ или нет, отчет требуется подавать;
когда застрахованная особа трудится на основании гражданско-правового договора, отчет подается при условии, что в отчетном периоде осуществлялись начисления взносов на выплачиваемые вознаграждения;
когда у работодателя отсутствуют наемные работники, с которыми мог быть заключен или для выплаты вознаграждений и начисления взносов, то ему подавать отчетность не требуется.

В отношении ИП следует заметить, что они не имеют права быть наемными работниками у самих себя и выплачивать себе зарплату, за исключением некоторых случаев. Поэтому когда ИП трудится один или с семьей, не имея нанятых по договору работников, он не подает отчет. Но как только ИП официально наймет работника или заключит договор с самим собой на выполнение определенных видов работ, указанных законодателем, он автоматически становится обязанным подавать отчет.

Форма отчета СЗВ-М состоит из 2 страниц, на которых расположено 4 раздела для внесения информации о страхователе и застрахованных лицах.

Отчет имеет название – «Сведения о застрахованных лицах»:

1-й раздел	Указываются реквизиты страхователя: номер, под которым работодатель зарегистрирован в ПФ; краткое наименование работодателя;
2-й раздел	Указывается отчетный период, им может быть только месяц. Поэтому следует проставлять порядковый номер месяца и календарного года.
3-й раздел	Следует указывать тип подаваемого отчета, для этого проставляется специальный код: «исх», когда форма СЗВ-М подается за отчетный период впервые; «доп», когда сведения о застрахованных лицах требуется дополнить информацией, не включенной в первоначальный отчет; «отмн», когда подается информация, которой требуется отменить ранее поданные сведения за отчетный период.
4-й раздел	Указывается информация о застрахованных лицах, он представлен в бланке в виде таблицы, в которую заносятся: Ф. И. О.; (обязательно); ИНН (при наличии данных у работодателя).

В конце отчета есть место для подписи руководителя предприятия (ИП) и его Ф. И. О. Обязательно проставляется дата заполнения документа и ставится печать.

Способы подачи

В ФЗ № 27, в ст. 8 законодатель указывает, что отчетность разрешается сдавать:

на бумажном носителе;
в электронном виде.

Отчет на бумаге страхователи представляют, когда число их наемных работников составляет 25 человек или меньше. Подать отчет работодатель имеет право лично через своего ответственного сотрудника или представителя, который должен действовать на основании оформленной нотариально доверенности.

В другом случае «бумажный» отчет разрешается отправить по почте на адрес отделения ПФ. В письмо с уведомлением обязательно вкладывается опись пересылаемых бумаг.

Если число застрахованных лиц у работодателя превышает 25 человек, то он сдает СЗВ-М только в электронном виде. Подать отчет необходимо через телекоммуникационный канал связи, для этого у работодателя должна быть .

В любом случае датой подачи документа будет считаться день, когда было отправлено письмо, отчет подан в ПФ лично или направлен через интернет в электронном виде. В 2019 г. требуется использовать новую форму электронного формата, которая была утверждена Постановлением ПФ № 1077п.

До какого числа сдавать СЗВ-М в 2019 году

Отчетным периодом для подачи СЗВ-М является месяц. Поэтому отчеты требуется сдавать ежемесячно по окончании каждого отчетного периода, в следующем за ним месяце. Если в 2019 г. конечной датой для подачи отчета было определено 10-е число, то в 2019 г. срок продлен на 5 дней до 15-го числа. Исключение составляют ситуации, когда 15 число месяца является выходным днем или праздничным, тогда сдача отчета переносится на следующий рабочий день.

До какого числа сдавать СЗВ-М в 2019 году, можно увидеть из следующего перечня, за:

Досрочная сдача

Законодатель не запрещает досрочную подачу отчета, т. е. представить СЗВ-М с информацией о текущем месяце можно уже начиная с 1-го числа. Но следует учитывать, что в случае каких-либо изменений в , которые произойдут после подачи отчета, придется сдавать уточняющие сведения.

В этом случае подача уточняющего отчета, если изначальный был подан досрочно, должна произойти до 15 числа месяца, следующего за отчетным. Когда речь идет о подаче отчета за будущий период, то его ПФ не примет. Например, можно подать отчет за июль в июле, но нельзя сдать СЗВ-М за октябрь в сентябре.

Ответственность за нарушение сроков

Несвоевременная подача отчета или недостоверность представленных сведений является нарушением, поэтому законодатель предусмотрел для страхователей административную ответственность. Наложить штраф на нарушителя нельзя в соответствии с ФЗ № 27 и его старой редакцией ст. 17, т. к. среди подаваемых сведений нет суммовых показателей. Поэтому ст. 17 была дополнена новым положением.

Финансовая санкция составляет 500 руб. за каждую застрахованную особу, за которую сведения не были поданы вовремя или представлены с искажением. Минимально штраф на работодателя можно наложить в размере 2 тыс. руб. Это обозначает, что если информация не подается вовремя за 1–3 застрахованных лиц, то штраф составит все равно 2 тыс. руб.

В 2019 г. законодатель вводит еще один вид санкций – за нарушение способа подачи сведений. Так, если страхователь обязан представить отчет в электронном виде, а подает его на бумажном носителе, его могут оштрафовать на 1 тыс. руб.

Когда страхователь имеет право подавать СЗВ-М на бумаге, но представляет его в электронном виде, это не является нарушением. Сотрудникам ПФ также разрешено взыскивать задолженность по штрафу с банковского счета нарушителя или за счет его имущества, если он вовремя не произведет оплату начисленной финансовой санкции.

Инструкция и порядок заполнения

СЗВ-М заполняется сведениями, которые находятся в регистрационных документах работодателя, данными из отчета , подаваемого также в ПФ.

При заполнении отчета необходимо учитывать многие нюансы, например:

Исправление ошибок

Для того чтобы избежать уплаты штрафа за неверно поданные сведения, страхователь обязан в течение 2 недель с момента обнаружения ошибки сотрудником ПФ подать уточненную форму СЗВ-М, она может быть дополнительной или отменяющей, в зависимости от того, какова была ошибка. Уведомление об обнаруженной ошибке ПФ отправляет страхователю таким же образом, как был представлен отчет: по телекоммуникационному каналу связи или на почтовый адрес.

Если по истечении 2 недель страхователем не будет направлена уточняющая форма отчета, то ему начислят штраф. Когда страхователь обнаруживает ошибку самостоятельно, то ограничений по времени для подачи уточняющего отчета у него нет, главное, направить его, чтобы не был наложен штраф за подачу неверных сведений.

Например, если какие-либо сведения были поданы неверно, то понадобиться представить 2 отчета, один с кодом «отмн», а другой с «доп». В отменяющий отчет заносятся сведения, поданные с ошибкой, они переписываются из исходной формы, в дополняющий следует внести верные.

Если, к примеру, какие-то сведения были пропущены, то достаточно представить отчет с кодом «доп» и внести в него только новую информацию, которой требуется дополнить поданный отчет с кодом «исх».

Мы привели подробные сроки сдачи СЗВ-М в 2018 году в таблице для каждого месяца. Проверьте, до какого числа сдавать отчет, чтобы не получить штраф. А также, можно ли отчитаться досрочно, какие установлены сроки сдачи на бумажном носителе и в электронном виде.

Какой установлен срок сдачи СЗВ-М в 2018 году

Напомним, что отчет СЗВ-М – это ежемесячные сведения обо всех застрахованных лицах в системе пенсионного страхования. Страхователи начали сдавать новый отчет с апреля 2016 года. С 2017 года направляйте форму СЗВ-М каждый месяц, не позднее 15 числа после отчетного периода.

Справочно : до 2017 года компании сдавали отчет ежемесячно до 10-го числа.

Итак, срок сдачи отчетности СЗВ-М в 2018 году тот же – не позднее 15 числа каждого месяца.

В предложенной таблице указано, до какого числа сдавать СЗВ-М за каждый месяц. Если 15 число месяца, на которое выпала дата отчетности – это нерабочий день, то последним сроком считается следующий рабочий день. Правила переноса сроков мы учли в таблице.

Таблица сроков сдачи формы СЗВ-М в 2018 году

	Период отчетности – месяц	Последний срок сдачи в 2018 г.
	декабрь 2017 г.
	январь 2018 г.
	февраль 2018 г.
	март 2018 г.
	апрель 2018 г.

	июнь 2018 г.
	июль 2018 г.
	август 2018 г.
	сентябрь 2018 г.
	октябрь 2018 г.
	ноябрь 2018 г.
	декабрь 2018 г.

Как сдавать форму СЗВ-М

Для организаций, численностью до 25 человек, отчет СЗВ-М можно сдавать как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Отчеты можно представлять на магнитных носителях или с использованием интернета, включая единый портал государственных и муниципальных услуг, в орган ПФР.

Работодатель, представляющий сведения на 25 или более человек, обязан подать сведения только в электронном формате. Электронный документ должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью.

С такой подписью он юридически равносилен бумажному официально подписанному документу. Отчеты с усиленной квалифицированной электронной подписью может сдавать и страхователь с меньшим количеством сотрудников.

В законодательстве не оговорено, что при сдаче формы СЗВ-М нельзя пользоваться услугами почты. На бумажном носителе разрешается представлять отчет организациям с численностью менее 25 человек, им можно сдать отчет по почте.

Сроки сдачи отчетности в ПФР в 2018 году

С начала 2017 года организации представляют в Пенсионный фонд следующие данные и сведения:

Сведения о застрахованных лицах

Сведения из отчета СЗВ-М нужны Пенсионному фонду для того, чтобы следить за работающими пенсионерами. С февраля 2016 года работающим пенсионерам не индексируется пенсия. Пенсионному фонду нужно отслеживать, кому пенсию надо индексировать, а кому она уже выплачивается.

Кроме того, работодатель должен формировать и сдавать в Пенсионный фонд реестр застрахованных лиц по дополнительным страховым взносам на накопительную пенсию, за которых он перечисляет денежные средства.

Этот реестр в форме ДСВ-З представляется не позже 20 дней после окончания отчетного квартала. Порядок его представления в органы ПФР такой же, как и у отчета СЗВ-М.

Сведения о страховом стаже застрахованного лица

Сведения о страховом стаже застрахованных лиц по утвержденной форме СЗВ-СТАЖ впервые будут подавать организации в 2018 году за отчетный 2017 год. Отчет нужно сдать не позднее 1-го марта 2018 года.

Сведения о страхователе в целях персонифицированного учета

По форме ОДВ-1 передаются сведения по страхователю для ведения индивидуального учета в ПФР. Форма представляется один раз в год не позднее 1-го марта.

Согласно Приложению 5 к постановлению Правления ПФР от 11.01.2017 года № 3п одновременно с формой ОДВ-1 представляется файл, который содержит в себе пакет документов, состоящий из форм СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ИСХ и СЗВ-КОРР. Эти формы должны включать следующие сведения:

Данные о корректировке сведений застрахованного лица, учтенных на индивидуальном лицевом счете в ПРФ (форма СЗВ-КОРР)
Сведения о заработках и доходах, сумме выплат и уплаченных страховых взносах в периоды трудовой деятельности, засчитываемые в трудовой стаж застрахованного лица (форма СЗВ-ИСХ)

Таблица сроков сдачи отчетности организации в ПФР в 2018 году

Вид отчетности (форма)

Период отчетности

Срок сдачи

Сведения о застрахованных лицах (Форма СЗВ-М)

не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным

Реестр застрахованных лиц, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя (Форма ДСВ-З)

не позже 20 дней со дня окончания отчетного квартала

Сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (Форма ОДВ-1), а так же

Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (форма СЗВ-СТАЖ),

Сведения о заработке (вознаграждении), доходе, сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных и уплаченных страховых взносах, о периодах трудовой и иной деятельности, засчитываемых в страховой стаж застрахованного лица (форма СЗВ-ИСХ),

Данные о корректировке сведений, учтенных на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица (форма СЗВ-КОРР)

Ответственность за нарушение сроков сдачи формы СЗВ-М в 2018 году

Статьей 17 Федерального закона от 01.04.1996 года № 27-ФЗ предусмотрена ответственность за неправильное заполнение формы СЗВ-М. Она составляет 500 рублей за каждый факт недостоверности сведений в форме.

То есть, даже если случайно бухгалтер допустит ошибку в одной цифре при указании ИНН или СНИЛС или в одной букве фамилии, имени или отчества сотрудника, – то ПФР может привлечь организацию или ИП к ответственности в размере 500 рублей за каждое лицо, сведения о котором представлены неверно.

Если отчетность будет сдана не в установленный законом срок, также предусматривается финансовая санкция в размере 500 рублей за каждого страхователя, указанного в форме СЗВ-М.

В других случаях учтенных законом, когда страхователь не соблюдает указанный порядок представления отчетности в электронном виде, к нему применяется санкция в сумме 1000 рублей.

Подсказки: как соблюдать сроки сдачи СЗВ-М

Лучше не откладывать представление формы СЗВ-М на последний день. Можно сдать ее в первых числах месяца, чтобы в запасе были дни на тот случай, если придется выполнить дополнительную корректировку. Тогда вы точно успеете подать в ПФР правильные сведения вовремя. Сроки сдачи всех типов формы СЗВ-М одинаковы – не позднее 15 числа следующего месяца.

Форму СЗВ-М предусмотрено сдавать по типу, который нужно указывать в пункте 3 формы: «исх», «доп», «отмн». Если в исходной форме была сдана ошибочная запись, то ее можно отменить, представив другой отчет СЗВ-М, указав тип «отмн» и те данные о страхователе, которые были указаны не правильно.

Унифицированная форма отчета утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п. Информация необходима для учета застрахованных лиц. Расскажем, как правильно сдать СЗВ-М через сайт ПФР.

Кто отчитывается в электронной форме

Бюджетные организации обязаны представлять такой вид отчетности за наемных сотрудников. Делать это следует ежемесячно, не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом. То есть, за сентябрь, компания должна отчитаться не позднее 15 октября. Если крайняя дата представления СЗВ-М выпадает на выходной или праздничный день, то дата переносится на ближайший рабочий день.

Организации, в которой среднесписочная численность 25 и более человек, обязана отчитаться электронно илизаполнить СЗВ-М на сайте ПФР онлайн. В противном случае, представители территориального отделения ПФ РФ выпишет штраф — 1 000 рублей.

Организации, в которых трудится 24 и менее сотрудников, также могут отправлять электронные формы, либо направлять отчеты на бумажных носителях.

Как правильно заполнить СЗВ-М

Допускать ошибки в отчете — дорого. За искажение информации грозит штраф 500 рублей за каждое застрахованное лицо, в сведениях которого были выявлены неточности. Аналогичный размер штрафных санкций грозит организации, если отчет был представлен позже установленного срока, или не отправлен вовсе.

Пошаговый алгоритм заполнения отчета был рассмотрен нами ранее, смотри подробности заполнения в статье « ». Требования к заполнению полей предъявляются одинаковые и не зависят от того, как сдается отчет: онлайн или на бумаге. Единственным отличием можно назвать то, что понадобится документ в формате Эксель (XML-файл).

Бланк отчета СЗВ-М в формате Эксель

Как сдать СЗВ-М в пенсионный фонд бесплатно через интернет

Все бюджетные организации заинтересованы в сокращении расходов на представление отчетности. Интернет предлагает большой выбор программ и онлайн-сервисов, где можно сформировать и отправить любую отчетность бесплатно. Бухгалтерские программы, также оснащены функцией автоматической отправки отчетных форм в контролирующие органы.

Как отправить бесплатный отчет:

Установить бесплатную программу из списка рекомендованных ПФР.
Заполнить СЗВ-М онлайн бесплатно на сайте ПФР 2019.
Воспользоваться промо-доступом в платных онлайн-сервисах.

В любом случае, совершенно бесплатно организовать электронный документооборот не получится. Придется заказать электронную подпись (ЭП) руководителя в специальном удостоверяющем центре. ЭП необходима для заверения информации и сведений, содержащихся в электронных документах. В противном случае, отчетность не примут и выпишут штраф.

Бесплатные программы ПФР

Воспользоваться специализированным софтом довольно просто. Для этого скачайте одну из представленных программ для формирования и отправки отчетности на официальном сайте Пенсионного фонда России , в разделе «Бесплатные программы, формы и протоколы».

Для подготовки формы СЗВ-М подойдут следующие приложения:

«Документы ПУ 6»;
«Spu_orb»;
«ПД СПУ»;
«PsvRSV».

Чтобы определить, какое приложение лучше всего подойдет конкретно вашей бюджетной организации, проконсультируйтесь со специалистом Пенсионного фонда.

Онлайн-сдача отчетности через сайт ПФ РФ

Чтобы организовать отправку отчетности через официальный сайт Пенсионного фонда, необходимо заключить соглашение об электронном документообороте. Затем специалисты ПФ РФ проведут непростую процедуру подключения и регистрации. После специального тестирования канала электронного документооборота можно начинать работать.

Для регистрации в личном кабинете на сайте ПФ РФ нужна электронная подпись и регистрационная карточка, которую выдают специалисты территориального отделения фонда.

Понадобится заполнить форму, аналогичную той, что мы показали выше, а при отправке подписать отчет электронной подписью.

Проверка СЗВ-М онлайн бесплатно

Перед отправкой документа, необходимо провести его проверку в специальных программах. Для контроля и исключения ошибок используйте бесплатные программы проверок. Скачать их можно на сайте Пенсионного фонда. Обратите внимание, что формат сформированного файла должен быть XML, в ином случае отчетность не примут.

Востребованными на данный момент являются CheckXML и CheckPFR. Для работы установите приложение на рабочий компьютер и следуйте программным подсказкам. Процедура проста: в разделе проверки нужно указать путь к XML-файлу с отчетом, программа проанализирует его и укажет, что нужно исправить.

Как упростить сдачу отчетности

Предлагаем ознакомиться с маленькими хитростями, которые позволят сэкономить время на формирование и сдачу СЗВ-М:

В 2019 году у всех работодателей сохраняется обязанность ежемесячно отчитываться перед Пенсионным фондом по форме СЗВ-М. В ней нужно отражать количество граждан, которые получили доход, облагаемый страховыми взносами. Сам доход отражать не нужно. О сроках и нюансах сдачи формы в 2019 году - в этом материале.

Ежемесячный отчет СЗВ-М в Пенсионный фонд был разработан чиновниками в связи с вступлением Федерального закона №385-ФЗ, который отменил обязательную ежегодную индексацию пенсий граждан, продолжающих работать после выхода на пенсию. Для того чтобы учитывать момент трудоустройства и увольнения таких пенсионеров, чиновники в апреле 2016 года придумали новый отчет для работодателей. ПФР важно отследить именно месяц, в котором произошло событие, поскольку законодательством определена отмена индексации пенсии или ее введение именно в том месяце, когда пенсионер начал или прекратил работать.

Хотя официально цель этой формы отчетности — мониторинг работающих пенсионеров, она позволяет ПФР иметь ежемесячно актуальную информацию о количестве граждан, которым организация выплатила доход, а значит, должна была начислять на него страховые взносы. Именно поэтому обязанность сдавать СЗВ-М в ПФР сохранилась в 2019 году, несмотря на передачу администрирования страховых взносов ФНС России. Работодателям от этого не легче, они обязаны соблюдать новые сроки сдачи СЗВ-М; до какого чила сдавать — вопрос крайне важный, пропуск срока сдачи чреват штрафами.

Когда сдавать отчет СЗВ-М?

Отчет, утвержденный постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83П , подается в ПФР всеми работодателями ежемесячно. В 2019 году форму необходимо успеть сдать до пятнадцатого числа месяца, следующего за отчетным. Если 15-е число месяца является выходным или праздничным днем, то срок подачи отчета по общему правилу подлежит переносу на следующий после отдыха рабочий день. Для удобства мы собрали все сроки сдачи СЗВ-М за второе полугодие 2019 года в одну таблицу.

В таблице приведены предельные сроки сдачи. На практике желательно сдать отчетность раньше. Ведь отчетная форма предусматривает возможности подачи дополнений, которые также нужно успеть сдать до предельного срока. Например, если кто-то из работников или граждан, получающих доход по договорам гражданско-правового характера, оказался не включен в отчет, работодатель, без последствий для себя, может сдать его данные в дополнительной форме СЗВ-М. Но только до истечения установленного срока.

Важно помнить, что в отчетную форму нужно включить всех работников, получивших в отчетном периоде доход, облагаемый взносами в ПФР. К ним относятся:

штатные работники по состоянию на последний день отчетного месяца;
граждане, с которым были заключены договора ГПХ, по которым производились выплаты в отчетном месяце;
работники, которые находятся в отпуске без сохранения зарплаты или в отпуске по уходу за ребенком;
руководитель организации.

Если в организации нет трудоустроенных застрахованных лиц, а есть только единственный руководитель-учредитель, сдавать его не нужно. Индивидуальные предприниматели без наемных работников их также не сдают.

Как сдавать отчет СЗВ-М?

Отчитаться перед Пенсионным фондом в установленные сроки можно как в бумажном, так и в электронном виде. Право на сдачу бумажной формы имеют только те работодатели, у которых работает не более 25 сотрудников в годовом исчислении. В списочное число работников подлежат включению граждане, получающие доход по гражданско-правовым договорам. При численности работающих более 25 человек возникает обязанность . Такой отчет направляется в ПФР по телекоммуникационным каналам связи, он должен быть оформлен в соответствии с требованиями приказа и обязательно заверен квалифицированной электронной подписью руководителя организации. Бумажный отчет также должен подписать директор. Его можно сдать непосредственно в Пенсионный фонд или направить по почте. Сроком сдачи документа в любом варианте признается дата его отправки респондентом в ПФР. Это касается как бумажной отчетности, так и электронного формата.

В 2019 году работодатели должны использовать электронный формат СЗВ-М, утвержденный постановлением ПФР от 7 декабря 2016 г. № 1077п. Необходимость изменения электронного формата отчета возникла в связи с тем, что в его первоначальной версии не были учтены такие важные нюансы:

обязательное указание ИНН застрахованных лиц;
особенности формирования пустого отчета.

Надо отметить, что если организация не обладает информацией об ИНН застрахованного лица, то эту графу с его указанием можно оставить пустой. Отчет при этом будет принят системой.

Что собой представляет отчетность СЗВ-М?

Ежемесячная форма СЗВ-М имеет очень простую структуру. Она состоит всего из двух страниц, на которых расположены четыре раздела. В форме необходимо привести данные организации, сведения о периоде за который направляется отчет, и его виде. Отдельно расположена таблица, в которой проверяющие из ПФР ожидают увидеть фамилии имена и отчества работников, данные их СНИЛС и ИНН. Отсутствие ИНН в СЗВ-М нарушением не является. А вот за отсутствие сведений о работниках или указание ошибочных данных предусмотрен штраф в размере 500 рублей за каждую ошибку. Аналогичный штраф придется заплатить за опоздание с отчетом. Поэтому организациям с большим числом работников нужно быть особенно внимательным к срокам сдачи этой отчетности, ведь даже при 10 фамилиях в форме, размер штрафа составит уже 5 тысяч рублей.

С 2017 года вступили в силу изменения (Федеральный закон от 03.07.2016 № 250-ФЗ (далее - Закон № 250-ФЗ)), которые затронули персонифицированный учет. О поправках мы поговорили с Ольгой Прыговой, заместителем управляющего Отделения ПФР по г. Москве и Московской области

03.02.2017

— Ольга Игоревна, подскажите, пожалуйста, в какие сроки утвердят новую форму, которая заменит РСВ-1 и будет представляться раз в год? Претерпит ли изменения СЗВ-М?

— Изменения вступили в силу с 1 января 2017 года, и согласно Закону № 250-ФЗ формы и форматы сведений для индивидуального (персонифицированного) учета, порядок заполнения страхователями форм указанных сведений определяет ПФР.

Первый отчетный период - 2017 год, отчетность будет представляться страхователем за этот год уже в 2018 году. В связи с достаточно большим сроком до исполнения обязательств в настоящее время дать точные даты утверждения форм и инструкций к ним не представляется возможным.

Форма СЗВ-М должна остаться в старом формате, однако с 1 января 2017 года согласно Закону № 250-ФЗ она дополнена обязательным реквизитом - ИНН.

— С 1 января 2017 года страховые взносы администрирует налоговая инспекция. Какие сведения нужно представлять в ПФР?

— Согласно внесенным в законодательство поправкам страхователи будут представлять начиная с 2017 года данные за год о работнике и периодах работы (сроки представления находятся на согласовании), а также ежемесячную отчетность СЗВ-М о факте работы в отчетном месяце - не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Сведения должны содержать: страховой номер индивидуального лицевого счета, Ф.И.О., ИНН сотрудника.

А вот информацию о величине облагаемого дохода и размере взносов компании будут представлять в налоговую инспекцию. Тем самым законодатели разделили полномочия между ФНС России и ПФР. Получается, что с 2017 года контролировать достоверность сведений о заработке будут только налоговые инспекции, а достоверность сведений о стаже - сотрудники ПФР.

Сведения о страховых взносах и страховом стаже нужно представлять по новым правилам. Срок их представления - не позднее 1 марта 2018 года.

Страхователь должен будет представить в ПФР следующие сведения: страховой номер индивидуального лицевого счета, Ф.И.О. сотрудника, дату приема на работу или дату заключения договора гражданско-правового договора, дату увольнения или дату прекращения договора, периоды деятельности, включаемые в стаж на соответствующих видах работ, информацию о застрахованном лице, которое является субъектом системы досрочного негосударственного пенсионного обеспечения, иные сведения, необходимые для правильного назначения пенсии.

Будут ли инспекции ФНС России и отделения ПФР взаимодействовать, передавая друг другу сведения?

— Конечно, ФНС России за каждый отчетный период будет передавать информацию в ПФР для ведения персонифицированного учета. Это будут следующие сведения:

сумма дохода, на который начислялись страховые взносы на обязательное пенсионное страхование;
начисленные и уплаченные суммы страховых взносов;
уточняющие сведения, представляемые компаниями по результатам налоговых проверок достоверности сведений и (или) при самостоятельном выявлении ошибок;
иные сведения, необходимые для персонифицированного учета, которые находятся в распоряжении налоговой инспекции.

В случае выявления в представленных инспекцией сведениях ошибок или противоречий между представленными данными и теми, которые есть у ПФР, такие сведения возвращаются в налоговую на перепроверку и уточнение (ст. 11.1 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ (далее Закон № 27-ФЗ) в ред. Закона № 250-ФЗ).

— Какова ответственность за несвоевременное представление сведений?

— С 1 января 2017 года за несвоевременное представление в ПФР сведений, необходимых для ведения индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, или за содержание в них недостоверных (неполных) сведений предусмотрен штраф 500 рублей за каждое застрахованное лицо, которое должно быть указано в расчете. Те же санкции предусмотрены и за несвоевременное представление СЗВ-М или за представление неполных и недостоверных сведений в отношении каждого работника (ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ).

— Может ли подразделение ПФР оштрафовать страхователя, который исправил ошибку в исходном отчете СЗВ-М до того, как ее обнаружили в Фонде?

— Если страхователь обнаружил ошибку в исходном варианте отчета и направил исправленный вариант - «дополняющий» или «отменяющий» - после срока сдачи, то очень важны следующие нюансы. В ходе отчетной кампании обнаружена ошибка или за ее пределами; ошибка касается представленных данных или забыли указать данные по работающему сотруднику, или просто ошибочно указали уже уволенного сотрудника.

Форму с кодом «доп» следует представить в том случае, если страхователь решил дополнить сведения, которые ранее были приняты органом ПФР. Например, если работодатель по какой-то причине не указал в исходном отчете сведения о сотруднике, который был оформлен в отчетном периоде, то необходимо представить отчет с информацией только о «забытом» сотруднике. Для этого нужно заполнить форму с кодом «доп» и данные на пропущенного человека, остальных сотрудников в форму не включают. Ошибку в Ф.И.О. или СНИЛС также устраняют представлением новой формы с кодом «доп» и верными данными на человека. Остальных сотрудников в форму не включают.

Что же касается формы с кодом «отмн», то форму СЗВ-М подают с целью отмены ранее представленных сведений. Например, отменяющую форму нужно сдать в том случае, если страхователь в исходной форме указал работника, который был уволен до начала отчетного периода.

С 1 января 2017 года за непредставление в установленный срок либо представление неполных или недостоверных сведений к страхователю будут применяться финансовые санкции в размере 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица. При обнаружении в представленных сведениях ошибок или несоответствий между представленными сведениями и сведениями, имеющимися у Фонда, уведомление об устранении в течение пяти рабочих дней имеющихся расхождений вручается страхователю лично под расписку (направляется по почте заказным письмом или передается в электронном виде по ТКС).

— Является ли ИНН обязательным полем для заполнения?

— Если у сотрудника есть ИНН, то поле следует заполнить. Если таких сведений у компании нет, то и заполнять поле не нужно (Федеральный закон от 01.05.2016 № 136-ФЗ). А вот если будет проставлен неверный ИНН, нужно будет отправить дополняющую форму, страхователь в дальнейшем может быть оштрафован за представление недостоверных сведений. Размер штрафа - 500 рублей. Такую неточность смогут выявить сами сотрудники ПФР при проверке или при сверке данных с инспекцией. Поэтому страхователю лучше все данные перепроверять и в случае ошибки направить дополняющую форму СЗВ-М.

Хочу обратить особое внимание, что с 1 января 2017 года ИНН становится обязательным реквизитом для формы СЗВ-М (подп. 9.1 п. 2 ст. 6 Закона № 27-ФЗ в ред. Закона № 250-ФЗ).

— А могут не принять СЗВ-М, сданный не по ТКС, а на бумаге? Отчет будет считаться непринятым?

— Напомню, что сдавать отчетность в электронном виде обязаны страхователи, если численность застрахованных лиц, на которых подаются сведения в ПФР, составляет 25 человек или более. Отчет должен быть подписан усиленной электронной подписью. Если 24 человека или меньше, то можно сдать СЗВ-М на бумаге или в электронном виде.

Ранее не была прописана ответственность за нарушение способа сдачи этой отчетности. С 1 января 2017 года предусмотрен штраф. За несоблюдение страхователем порядка представления сведений в форме электронных документов к нему применяются финансовые санкции в размере 1000 рублей.

При направлении формы СЗВ-М по телекоммуникационным каналам связи необходимо соблюсти три условия:

направление формы СЗВ-М осуществляется в рамках формализованного документооборота «Сведения ПФР»;
документ направляют в транзакции «сведения», имеет тип «пачкаИС» (недопустимо применение типа Сведения Приложения);
в одной транзакции допустимо отправлять только один XML-файл, содержащий форму СЗВ-М за один период.

Однако не принять отчет на бумажном носителе территориальное подразделение не имеет права, так как федеральным законодательством такой формат представления отчетности предусмотрен.