Финансовый отчет – это документ, содержащий информацию о финансовом положении компании или предприятия, которая включает в себя бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах и отчет о движении денежных средств. Финансовые отчеты часто рассматриваются и анализируется бизнес-аналитиками, советом директоров, инвесторами, финансовыми аналитиками и государственными учреждениями. Отчеты должны быть подготовлены и представлены в установленные сроки, быть точными и не содержать ошибок. Хотя подготовка финансового отчета может показаться непосильной задачей, в сборе необходимой отчетности нет ничего сложного.

Шаги

Часть 1

Подготовка к написанию

Определите временные рамки. Прежде чем начать, вам нужно решить, какой период времени будет охватывать ваш отчет. Большинство финансовых отчетов имеют ежеквартальную или ежегодную периодичность, хотя некоторые компании предпочитают делать отчет каждый месяц.

• Чтобы понять, какой период времени должен охватывать ваш финансовый отчет, просмотрите такие нормативные документы вашей организации, как юридические положения, устав предприятия или учредительные документы. В этих документах может содержаться информация о том, как часто следует подготавливать финансовый отчет.
• Спросите руководителя своего предприятия, как часто он хочет получать финансовую отчетность.
• Если вы являетесь руководителем собственного предприятия, выберите наиболее подходящий день для подведения финансовых итогов и используйте его в качестве даты подготовки финансового отчета.

1. Просмотрите бухгалтерские книги. Дальше вам нужно убедиться, что информация в ваших бухгалтерских книгах актуальна и записана должным образом. От вашего финансового отчета не будет никакого толку, если основные данные бухгалтерского учета не будут соответствовать действительности.

   • Убедитесь, что все счета к оплате и получению были обработаны, банковская выверка была подготовлена, а данные по закупкам инвентаря и реализации товара – соответствующим образом записаны.
   • Вам также стоит учесть наличие возможной задолженности, которую могли не зафиксировать к моменту составления финансового отчета. К примеру, пользовалась ли компания каким-либо видом услуг, за которые не был выставлен счет? Имеет ли компания задолженность по выплате заработной платы перед своими сотрудниками? Эти факты представляют ваши накопленные задолженности и должны быть отражены в финансовой отчетности.

2. Соберите любую недостающую информацию. Если проверка бухгалтерских книг выявила отсутствие части информации, отследите все документы, имеющие к ней отношение, чтобы убедиться, что ваш финансовый отчет будет полон и корректен.

   Часть 2

   Подготовка бухгалтерского баланса

   1. Подготовьте бухгалтерский баланс. Бухгалтерский баланс содержит данные об активах (то, чем владеет компания), задолженностях (то, что она должна) и собственном капитале, вроде обыкновенных акций и добавочного капитала. Озаглавьте первую страницу своего финансового отчета «Бухгалтерский баланс», а затем укажите название предприятия и дату заверения бухгалтерского баланса.

      • Данные о состоянии бухгалтерского баланса приводят по состоянию на определенный день года. Например, балансовая отчетность может быть подготовлена по состоянию на 31 декабря.

   2. Оформите бухгалтерский баланс соответствующим образом. В финансовом отчете активы обычно перечисляются слева, а долги/собственный капитал – справа. С другой стороны, некоторые люди размещают активы сверху, а долги/ собственный капитал – снизу.

      Перечислите свои активы. Назовите первый раздел бухгалтерского баланса «Активы» и перечислите все активы, которыми владеет организация.

      Перечислите свои задолженности. В следующем разделе бухгалтерского отчета должны быть представлены долги и собственный капитал. Назовите этот раздел «Задолженности и собственный капитал».

      Перечислите все источники собственного капитала. После раздела о задолженностях должен идти раздел с информацией о собственном капитале, который показывает, сколько денежных средств останется у компании, если она продаст все свои активы и погасит всю задолженность.

      • Перечислите все статьи собственного капитала, включая обыкновенные акции, собственные акции и наличный резерв. После этого просуммируйте их и озаглавьте как «Совокупный собственный капитал».

   3. Суммируйте задолженность и собственный капитал. Сложите вместе итоговые значения «Общая задолженность» и «Совокупный собственный капитал». Получившееся значение назовите «Общая задолженность и собственный капитал».

      Проверьте баланс. Цифры, полученные в разделах «Общие активы» и «Общая задолженность и собственный капитал» должны совпадать с бухгалтерским балансом. Если это так, то подготовка бухгалтерского баланса завершена, а вы можете переходить к подготовке отчета о финансовых результатах.

      • Собственный капитал должен соответствовать разности совокупных активов и совокупных обязательств. Как уже было сказано, это деньги, которые бы остались после продажи всех своих активов и выплаты всех задолженностей. Следовательно, сумма задолженностей и собственного капитала должна быть равна активам.
      • Если баланс не сходится, перепроверьте свои расчеты. Возможно, вы не учли или неверно обозначили один из своих счетов. Отдельно перепроверьте каждую колонку и убедитесь, что ничего не пропустили. Вы могли упустить ценный актив или значительную задолженность.

   Часть 3

   Подготовка отчета о финансовых результатах

   1. Приступите к написанию отчета о доходах. Отчет о финансовых результатах содержит данные о том, сколько денег заработала и потратила компания за определенный период времени. Озаглавьте эту страницу своего доклада как «Отчет о финансовых результатах», а затем укажите название предприятия и какой период времени охватывает этот отчет.

      • Отчет о финансовых результатах зачастую охватывает период с 1 января по 31 декабря конкретного года.
      • Обратите внимание, что вы можете подготовить финансовый отчет за один квартал или месяц, но при этом включить отчет о финансовых результатах за весь год. Пусть это и не обязательно, но ваш финансовый отчет будет легче понять, если он будет охватывать один и тот же период.

   2. Перечислите источники дохода. Перечислите различные источники дохода и сумму прибыли.

      • Обязательно указывайте каждый тип дохода отдельно, при этом не забывая учесть любые скидки и наценки. Для примера: «Продажи, 800000 рублей» и «Предоставление услуг, 400000 рублей».
      • Укажите источники дохода с максимальной пользой для компании. Можете разбить доходы по географической принадлежности, по группам управления или по конкретному продукту.
      • Перечислив все источники дохода, сложите их вместе и укажите в графе «Общий доход».

   3. Укажите расходы на проданный товар. Имеется в виду общая стоимость разработки или производства вашего товара или предоставления услуг за отчетный период.

      Укажите нераспределенную прибыль. Нераспределенной прибылью называют сумму чистой прибыли и чистых убытков с момента основания предприятия.

      • Просуммировав нераспределенную прибыль с начала года с чистой прибылью или убытками, мы получим общую балансовую прибыль компании.

   Часть 4

   Подготовка отчета о движении денежных средств

   1. Приступите к созданию отчета о движении денежных средств. Этот отчет отслеживает приток и отток денежных средств компании. Озаглавьте эту страницу как «Отчет о движении денежных средств» и укажите название предприятия и какой период времени охватывает этот отчет.

      • Аналогично отчету о доходах, отчет о движении денежных средств зачастую охватывает период с 1 января по 31 декабря.

   2. Начните с раздела операционной деятельности. Отчет о движении денежных средств обычно начинается с раздела под названием «Движение денежных средств в результате операционной деятельности». Этот раздел совпадает с отчетом о доходах, который вы уже подготовили.

      Напишите раздел по инвестиционной деятельности. Добавьте раздел под названием «Движение денежных средств в результате инвестиционной деятельности». Этот раздел соответствует отчету о бухгалтерском балансе, который вы уже подготовили.

В начале мы видим выручку всего 370 млн рублей, а в конце прибыль почти 30 млрд рублей. Эта прибыль взялась не из пустоты. Добавились проценты к получению - 13 млрд рублей. Они никак не относятся к основной деятельности, но влияют на прибыль. Поэтому часто бывает так, что прибыль больше выручки, хотя выглядит это странно. Зная специфику бизнеса «Магнита», мы прекрасно понимаем, что его выручка должна быть намного больше прибыли.

Всё дело в том, что «Магнит» - это не просто одна публичная компания, а группа компаний. И каждая компания в этом холдинге может иметь собственный вид деятельности. В РСБУ -отчете мы увидим выручку непосредственно по той деятельности компании, которую рассматриваем. В нашем случае это «Аренда и управление недвижимым имуществом». Об этом же говорит показатель в графе «Доходы от участия в других организациях» - 24 млрд рублей. Кто принес эту прибыль? Как раз другие компании холдинга.

Теперь посмотрим, как эта проблема решается в МСФО -отчетности.

Скачиваем с сайта того же «Магнита» МСФО -отчет и открываем первую страницу:

Переходим на страницу 9 и видим вот что:

Это полный список компаний, входящих в группу «Магнит». Среди них есть, например, «Тандер», основная деятельность которого - это розничная торговля. Все они и принесли ту скрытую прибыль и выручку, которую мы видим в РСБУ -отчете.

МСФО -отчет же предоставляет нам уже консолидированные данные. Здесь, к примеру, выручка группы компаний «Магнит» составляет уже более 1 трлн рублей.

Это очень хороший пример, чтобы понять разницу между РСБУ и МСФО.

Советы Эксперта - Консультанта по финансовым вопросам

Фото по теме

Финансовая отчетность представляет собой определенную совокупность показателей учета, которые отражены в виде таблиц, характеризующих движение имущества, обязательств, а также финансовое положение фирмы за отчетный период. Также этот отчет включает в себя схему данных о финансовой ситуации организации, результатах ее деятельности, а также в ее изменениях о финансовом положении. Составляется отчет на основании данных, взятых из бухгалтерского учета. Просто следуйте этим простым пошаговым советам, и Вы будете на верном пути при решении Ваших финансовых вопросов.

Краткое пошаговое руководство

Итак, рассмотрим действия, которые необходимо предпринять.

Шаг - 1
Составление финансовой отчетности включает в себя два основных этапа: подготовка материалов и последующие ее составление и представление. При подготовке к составлению финансового отчета необходимо завершить все имеющиеся бухгалтерские операции, которые приходятся на конец отчетного периода, а также проверить все финансовые данные, которые необходимы для составления отчетности. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.

Шаг - 2
В то же время, при подготовке составления финансовой отчетности произведите расчет подлежащих уплате налогов, проведите инвентаризацию имущества компании и исправьте все обнаруженные ошибки при ведении бухгалтерского учета в данном периоде. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.

Шаг - 3
Составление финансовой отчетности производите в соответствии с описанными требованиями, а также согласно различным методическим ведомственным указаниям. Финансовая отчетность должна быть представлена вовремя всем заинтересованным органам, перечень которых также определен законодательством, при этом данный документ должен быть подписан и заверен в соответствии со всеми требованиями к оформлению документов, которые применимы к финансовой отчетности. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.

Шаг - 4
В состав финансовой отчетности должны входить разнообразные документы. Прежде всего, бухгалтерский баланс. Ведь в этом документе отражается материальное положение предприятия в отчетном периоде. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.

Шаг - 5
Можно дополнить годовую финансовую отчетность пояснительной запиской. В ней разъясните моменты заполнения всех форм финансовой отчетности, дайте другие требуемые пояснения, при помощи которых данная отчетность делается объективнее и нагляднее. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.

Финансовая Отчетность В соответствии с МСФО 1 "Представление финансовой отчетности" полный комплект финансовой отчетности включает следующие ком

Шаг - 6
В свою очередь, в пояснительной записке можете использовать диаграммы, графики или таблицы. В тексте пояснительной записки разъясните принципы оценки всех производственных запасов предприятия, дайте анализ их использования, исследуйте способы наиболее полного использования потенциала компании, а также повышения квалификации работников. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.

Шаг - 7
Прикрепите отчет о прибылях и убытках к финансовой отчетности. Он подробно характеризует все финансовые результаты деятельности фирмы за отчетный период. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.

Шаг - 8
Включите в отчетность также следующие отчеты: о движении капитала предприятия - данный документ сможет показать, как меняется состав средств фирмы; отчет о движении всех денежных средств, который позволит составить представление о расходовании этих средств фирмы, их поступлениях и остатках. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.

Шаг - 9
Отразите в финансовой отчетности сведения о заемных средствах предприятия, его долгах и кредитах.
Надеемся ответ на вопрос - Как сделать финансовый отчет - содержал полезные для Вас сведения. Удачи Вам!Чтобы найти ответ на интересующий Вас вопрос воспользуйтесь формой -

Составление финансовой отчётности

Итак, нам предстоит поговорить о составлении финансовой отчетности российскими предприятиями. Сначала определимся, что мы будем подразумевать под финансовой отчетностью. По нашему мнению, это понятие включает в себя как внутреннюю, так и внешнюю отчетность предприятия, содержащую различного рода финансовую информацию. Традиционно в нашей стране под внешней финансовой отчетностью принято понимать бухгалтерскую отчетность, форма и состав которой согласно российским правилам бухгалтерского учета регулируются следующими нормативными актами:

При этом в системе бухгалтерского учете РФ отсутствует единый официальный документ, содержащий концептуальные основы составления и представления финансовой отчетности.

Состав внутренней финансовой отчетности законодательно никак не закреплен, не органичен, а, значит, зависит только от фантазии и потребностей руководства компании и может включать в себя управленческую отчетность, бюджеты, прогнозы, различного рода анализы финансового состояния предприятия.

Так как внешнюю отчетность компания составлять обязана, а также существуют вполне определенные критерии и требования к ее форме и составу, сначала остановимся более подробно на этом виде финансовой отчетности.

Составляющими финансовой бухгалтерской отчетности компании в РФ являются:

Бухгалтерский баланс,

Отчет о прибылях и убытках,

Отчет об изменениях в капитале,

Отчет о движении денежных средств,

Примечания к финансовой отчетности.

Отчет об изменениях в капитале и отчет о движении денежных средств представляются в составе приложений (примечаний) к балансу и отчету о прибылях и убытках, а не в качестве основных форм отчетности (как это предполагается, например, согласно принципам МСФО).

Еще одной интересной чертой российской отчетности является то, что отчет о движении денежных средств иногда не включается компаниями в состав консолидированной отчетности, несмотря на такое требование нормативных документов, исходя из принципа рациональности (так называемый «баланс между затратами и выгодами»). То есть если составление консолидированного отчета о движении денежных средств занимает очень много времени и сил, то возможно его не представлять. Главное – чтобы вы смогли убедить вашу налоговую инспекцию в том, что это действительно нерационально.

Минфин РФ утверждает специальные формы финансовой отчетности, рекомендованные к использованию организациям. Несмотря на то, что рекомендации носят не обязательный характер, на практике компании никогда не отступают от минфиновских форм и следят за всеми изменениями и дополнениями, штудируют внимательно все письма и инструкции по заполнению этих форм, чтобы не иметь проблем со сдачей отчетности в налоговую инспекцию. Это происходит в силу того, что принцип преобладания содержания документа над его формой, в нашей стране пока еще не работает.

Все учетные и отчетные документы (включая финансовую отчетность) должны быть составлены на российском языке или иметь официальный на него перевод. То есть если компания работает с зарубежными контрагентами, то первичные документы должны быть представлены как минимум на двух языках.

Финансовым (отчетным) годом в России является календарный год. Поэтому отчетной датой в отношении годовой отчетности у всех организаций является 31-е декабря. Представление сравнительной финансовой информации требуется только за предыдущий период – то есть ваш баланс за 2009 год должен содержать два столбца цифр – по состоянию на 01 января 2009 года и по состоянию на 31 декабря 2009 года, а отчет о прибылях и убытках за 2009 год должен включать колонку цифр прибылей и убытков прошлого 2008-го года. (Примечание: эмитенты, проспект эмиссии ценных бумаг которых регистрируется в федеральном органе исполнительной власти по рынку ценных бумаг, обязаны представлять полных комплект финансовой отчетности за каждый из последних трех лет, то есть в нашем случае это – за 2009, 2008 и 2007 годы).

В случае если головная компания является эмитентом обращаемых на открытом рынке ценных бумаг, или же если этого требуют ее акционеры (участники), она должна формировать консолидированную финансовую отчетность в соответствии с РСБУ, за исключением следующих случаев:

1. Формируется консолидированная финансовая отчетность, соответствующая требованиям МСФО;
2. Компания сама является дочерним обществом, 100% голосующих акций или уставного капитала которого принадлежит другой головной организации, и ведет свою хозяйственную деятельность исключительно на территории РФ, а ее головная организация не требует составления консолидированной отчетности;
3. Компания является дочерним обществом, находящимся фактически в полной собственности другой организации (которая является головной и владеет 90% или более голосующих акций или уставного капитала этого дочернего общества), и ведущим хозяйственную деятельность исключительно на территории РФ, а миноритарные акционеры (участники) указанного дочернего общества не требуют составления консолидированной отчетности.

Важно указать, что головная компания при этом имеет еще дополнительное обязательство по формированию своей собственной (неконсолидированной) финансовой отчетности.

Помимо выше перечисленных форм бухгалтерской отчетности, существует еще пояснительная записка , составляемая главным бухгалтером, в которой раскрываются основные положения учетной политики компании, а также приводится дополнительная информация, показывающая динамику важнейших экономических и финансовых показателей деятельности организации за ряд лет, а также планируемое развитие организации.

Участники рынка ценных бумаг обязаны раскрывать подобную дополнительную информацию в дополнение к финансовой отчетности. (Остальные компании – делают это по собственному выбору в определенном ими самими объеме). Перечислим обязательную к раскрытию для котирующихся предприятий информацию:

Информация о существенных проводимых операциях;

Информация об основных средствах эмитента, включая детали инвестиционных планов, заложенных или иным образом обремененных основных средствах;

Информация об экспортных операциях эмитента;

Информация о значительном движении активов после отчетной даты;

Информацию об участии в каких-либо судебных разбирательствах, которые могут оказать существенное влияние на показатели эмитента и его финансовое положение;

Информацию о размере и структуре капитала эмитента;

Подробности управления денежными средствами;

Информацию о финансовых вложениях и размерах сформированных оценочных резервов на их обесценение;

Информацию про базу для оценки нематериальных активов, внесенных в счет вклада в уставный капитал, расходов на НИОКР за последние пять лет, а также принятой эмитентом политики в области научно-технического развития,

Анализ тенденций развития в отрасли и развития эмитента за последние пять лет.

Теперь, когда объем того, что необходимо подготовить, определен, стоит поговорить о том, как все это вовремя и качественно сделать.

Во-первых, необходимо определить ответственного. Ну, естественно, это может быть только главный бухгалтер – именно ему предстоит отчитываться перед всеми заинтересованными лицами по поводу показателей бухгалтерской отчетности: перед руководством, налоговыми инспекторами и аудиторами. Мы не будем касаться таких исключений, как малый бизнес, где генеральный директор является и курьером, и инвестором, и главным бухгалтером в одном лице.

Далее, в зависимости от размеров деятельности компании, в структуре бухгалтерии может существовать различное распределение ролей и ответственных за различные блоки бухгалтерской отчетности: чаще всего, опять же, за составление основных форм (а также за подготовку консолидированных данных) отвечает главный бухгалтер либо его заместитель, а за ведение учета по секциям и подготовку отдельных блоков примечаний к отчетности – уже могут отвечать отдельные сотрудники бухгалтерии. Наиболее типичная разбивка секций бухгалтерского учета по зонам ответственности в среднего размера компании выглядит примерно так:

Заработная плата и отчисления с ФОТ (70, 71, 69 счета бухгалтерского учета), сюда также могут попадать расчеты с подотчетными лицами, но иногда этот блок выводится за пределы ответственности бухгалтерской службы компании и является головной болью отдела казначейства (50, 71, 73 счета);

Основные средства и материалы (на предприятиях с большим оборотом материальных запасов эти две секции, конечно, целесообразно развести на двух разных человек или группы людей);

Поставщики и подрядчики (60, 76 счета);

Покупатели и заказчики (62 счет);

(эти сотрудники отвечают за проводки, связанные с формированием выручки и затрат, за подписание актов сверок с контрагентами);

Касса и расчетные счета (50-е счета) – в современных компаниях эта функция находится полностью под контролем отдела казначейства, а не бухгалтерии, что позволяет улучшить систему внутреннего контроля компании;

Отложенные налоги (обычно расчетом ОНА, ОНО занимается либо сам главный бухгалтер либо его компетентный зам, поскольку рядовые сотрудники бухгалтерии часто имеют узкую специализацию и им не хватает компетенции, чтобы отвечать за такой комплексный раздел учета).

Конечно, в зависимости от деятельности компании, эти разделы будут дополнены другими (например, если блок финансовой деятельности компании хорошо развит, будет еще секция финансовых инструментов).

После определения зон ответственности и расстановки приоритетов следует четко разработать график составления бухгалтерской отчетности и довести его до сведения каждого сотрудника бухгалтерии. При этом надо иметь ввиду, что на консолидацию данных, выверку, анализ финальных цифр также необходимо время, поэтому при сроке сдачи отчетности в налоговую инспекцию 31 марта, необходимо, как минимум, за неделю главному бухгалтеру иметь на столе черновик финального варианта всех форм и составляющих элементов отчетности.

Теперь перейдем к вопросу составления внутренней финансовой отчетности компании. Тут сложно говорить об унификации форм, поскольку вариантов форм управленческой отчетности существует такое количество, какое количество запросов от руководства могут получить отделы управленческого (оперативного) учета, бюджетирования, контролинга, бухгалтерии, казначейства, МСФО и прочие отделы, работа которых связанна с обработкой финансовых данных. Попробуем определить основной перечень и состав информации, которая точно необходима грамотному руководителю при принятии им управленческих решений, а определение формы и структуры отчетных форм – оставим на усмотрение уважаемых читателей.

Ответственный отдел	Отчетная информация
Бюджетный отдел (как вариант – отдел планирования или финансового контроля)	Бюджет на периоды: год, два, три, поквартально, помесячно, понедельно, дневной бюджет. Сопоставление фактических и прогнозных показателей, анализ отклонений. Прогноз на 5-7-10 лет (укрупненный бюджет). Варианты бюджетов на один и тот же период, но исходя из нескольких вариантов входящей информации (сумма изначальных инвестиций, разная %% ставка, разный объем продаж и т.д.). Бюджеты движения денежных средств. Бюджеты, составленные балансовым методом начисления. Бюджеты инвестиций. Бюджеты затрат.
Отдел казначейства	Реестры платежей на согласование руководителю. Реестры оплат за месяц, квартал, год. Расчеты по возможным вариантам использования свободных денежных средств. Отчеты о влиянии колебаний курсов валют на финансовое положение компании. Мониторинги кредитных программ банков. Мониторинг изменения валютного, банковского законодательства. Кассовый бюджет на день, неделю, месяц.
	Отчетность по МСФО. Анализ отклонений (корректировок) от РСБУ. Мониторинг изменений стандартов.
Отдел кадров	Данные о средней заработной плате. Данные о списочной численности, ее динамике во времени. Отчеты о выполнении сотрудниками личных целей, на основе которых рассчитываются премии, уровень повышения зарплат.
Отдел Управленческого учета	Отчеты по выполненным работам за период (год, месяц, квартал). Реестр заключенных договоров с анализом исполнения, оплат, авансирования. Реестры актов выполненных работ. Отчеты по рентабельности и окупаемости инвестиций. Оперативные данные по продажам, производству в разрезе компаний, бизнесов, секторов, отделов. Анализ финансово-экономического состояния компании на дату в прошлом, предполагаемую дату в будущем. Составление регламентов, процедур, положений касаемо учета финансовых и материальных ресурсов компании.

Обязательно стоит еще упомянуть о том, что существуют компании бюджетного финансирования, а также финансовые институты, деятельность которых дополнительно регулируется российским законодательством. Для организаций данных секторов создан обширный перечень нормативных актов, в которых прописаны различные обязательства по представлению финансовой, статистической отчетности – в дополнение к бухгалтерской.

Регулярное составление финансовой отчетности, ее анализ, сравнение входящих в нее цифр за разные отчетные периоды позволяет:

Выявлять большое количество взаимозависимостей между различными показателями финансово-экономической деятельности,

Понимать динамику развития компании,

Видеть наиболее (или наименее) эффективные направления деятельности,

Сравнивать работу различных подразделений,

Выявлять свободные денежные средства.

И в целом, это преследует такую важную цель – как совершенствование системы внутренних контролей в компании, поэтому пренебрегать развитием и совершенствованием системы внутренней отчетности не стоит.

Зарегистрироваться на тренинг

Телефон для вопросов: 8-800-100-93-44, с 9:00 до 16:00 по Москве.
Звонок по России с любых телефонов - бесплатный.

Как составлять удобные и понятные финансовые отчёты?

Я убежденный сторонник того, что любая управленческая информация должна читаться легко и свободно. Если отчёт нельзя прочесть «с первого взгляда» - место такого отчёта не на столе, а в мусорной корзине.

Если информации слишком много – для того, чтобы в голове сложилась целостная картинка происходящего приходится просматривать множество отчётов (каждый из которых занимает далеко не одну страницу!), а потом «складывать паззл» в голове.

Гораздо лучше поступить по-другому: использовать ту информацию, которая у нас уже есть и сразу сложить её в удобную картинку.

Если неукоснительно соблюдать правила составления отчётов – информация всегда будет читаема и удобна для восприятия. Вот эти правила:

Принцип первый
Логика отчёта должна быть видна сразу – поэтому любой отчёт (какой бы важный он ни был!) должен помещаться на одном листе;

Принцип второй
Один отчёт, который содержит много цифр – гораздо хуже, чем много отчётов, каждый из которых содержит мало цифр;

Принцип третий
Если Вам хочется расшифровать или детализировать какой-нибудь показатель – расшифровывайте не больше, чем по двум параметрам одновременно.

А теперь разберём эти принципы на практике.

Честно говоря – сначала я хотел придумать пример, который показал бы как правильно делать отчёт. Но вместо этого решил взять реальный финансовый отчёт (все цифры в отчёте изменены), который принёс один из участников моих семинаров и который мы прямо на семинаре привели в «удобоваримый» вид.

В этом отчёте статьи остались без изменений, но была применена более удобная их компоновка, которая сделала логику расчёта понятнее. Отчет сократился – показатели, которые надо было расшифровать вынесены в дополнительный отчёт. Что получилось – судить Вам…

Было:

Стало:

И две расшифровки:

Ну, я думаю, что с первым принципом (сделать понятную логику и расместить всё на одном листе) всё понятно. Опять же здесь отчасти действет и второй принцип – лучше больше отчётов, в каждом из которых будет меньше цифр.

Теперь примемся за второй (больше отчётов – меньше цифр) и третий (расшифровывать максимум по двум параметрам) принципы.

Основная беда большинства отчётов в том, что в один отчёт стремяться засунусть всё и стразу. Этого делать не стоит. Не так давно видел у одного из клиентов отчёт по продажам. За точность содержания не ручаюсь, но выглядел он примерно так:

И такая таблица – листов на десять!!!

Что они хотят увидеть из такого отчёта – совершенно непонятно… Максимум что можно выжать – это поработать с автофильтром.

Выглядеть это будет примерно так:

Или так:

А теперь давайте попробуем сделать из этой фигни удобочитаемые отчёты. Сразу предупреждаю – их получится много.

Первые три:

Следующий шаг - скомбинировать параметры, по которым может быть расшифрован отчёт по два. Получится три варианта:

Товар х Менеджер

Покупатель х Менеджер

Товар х Покупатель

Следующие три отчёта:

Вместо одного отчёта появилось целых шесть. Но шесть понятных отчётов оказываются гораздо удобнее, чем один непонятный. И заметьте – всё это мне удалось проделать за десять минут с помощью Excell !

Подробнее о том, как создавать простые и понятные финансовые отчёты я рассказываю на своём тренинге « » .