Главная Как создать свой бизнес? Можно ли сдавать ндфл бумажном носителе. Форма и образец бланка

Можно ли сдавать ндфл бумажном носителе. Форма и образец бланка

До 1 апреля 2014 года включительно все налоговые агенты должны за 2013 год. Форма осталась прежняя — она утверждена приказом ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611@.

Обратите внимание! За каждую несданную справку 2-НДФЛ инспекторы вправе выписать штраф по 200 руб. (ст. 126 НК РФ). Выяснить, что компания не отчиталась, налоговики могут по среднесписочной численности и .

Однако в справке есть небольшие, но важные изменения. Более того, в течение всего прошлого года чиновники выпустили несколько разъяснений, касающихся заполнения и сдачи справок 2-НДФЛ.

Наглядный образец справки поможет вам сориентироваться при заполнении, не упустить ничего важного (см. ниже). А из таблицы (см. далее) вы узнаете, когда справки 2-НДФЛ подавать вообще не нужно.

Ответственности за то, что компания заполнила справку с ошибками, нет. Налоговики могут оштрафовать организацию, только если справки не сданы — по 200 руб. за каждый отсутствующий документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). В то же время инспекторы вправе запросить пояснения, если увидят нестыковки и противоречия.

Когда не нужно сдавать справки 2-НДФЛ

Ситуация	Почему не надо составлять справку 2-НДФЛ
Компания выплатила доходы, освобожденные от НДФЛ	Освобожденные от НДФЛ доходы в справку не включайте. К таким доходам, в частности, относятся пособия по беременности и родам. А также другие выплаты, которые не облагаются НДФЛ в полной сумме (ст. 217 НК РФ). Например, алименты, материальная помощь в связи со стихийным бедствием и пр. В отношении этих выплат компания налоговым агентом не является
Компания выплачивает доходы предпринимателям	Если организация выплачивала доход предпринимателю (например, закупала у него товар), удерживать с этих выплат НДФЛ не требуется. Ведь предприниматели самостоятельно исчисляют и платят НДФЛ. Сведения обо всех суммах, выплаченных предпринимателю в 2013 году, в налоговую инспекцию направлять не нужно, если он предъявил вам: свидетельства о госрегистрации и постановке на налоговый учет; кассовые или товарные чеки, счета-фактуры, закупочные акты и т. д., содержащие информацию об ОГРНИП и ИНН предпринимателя
Компания покупает имущество у граждан	Допустим, компания приобрела у своего сотрудника автомобиль. Удерживать в таком случае НДФЛ не надо (п. 2 ст. 226 НК РФ). Граждане самостоятельно исчисляют суммы налога, подлежащие уплате в бюджет, и представляют налоговую декларацию (ст. 228 НК РФ)
Компания выдает подарки (материальную помощь) декретницам. Иных налогооблагаемых выплат у сотрудницы в течение года не было	Материальная помощь и подарки в сумме, не превышающей 4000 руб. в пределах календарного года, НДФЛ не облагаются (п. 28 ст. 217 НК РФ). В отношении таких доходов компания не признается налоговым агентом
Компания вручила подарки физическим лицам, которые не являются сотрудниками. Например, покупателям во время рекламной акции	В таких ситуациях подарок — это доход в натуральной форме. Но компания не может удержать НДФЛ, так как подарок выдан не деньгами, а вещью. А перечислять налог из собственных средств налоговый агент не вправе (п. 9 ст. 226 НК РФ). Поэтому в месячный срок после окончания года, когда был вручен подарок, надо уведомить инспекцию о невозможности удержать НДФЛ (п. 5 ст. 226 НК РФ). В то же время НДФЛ относится к персональным налогам. Это означает, что удержать его можно, только если удастся установить конкретного получателя дохода. При рекламной раздаче подарков это, как правило, сделать затруднительно. А раз так, то и сообщать налоговикам просто не о ком. Более того, налоговики просто физически не могут отследить всех получателей подобных подарков
Компания как комиссионер заключила с гражданином договор на продажу имущества (например, автосалон продает подержанный автомобиль)	Компания не должна представлять в налоговую инспекцию справку по форме 2-НДФЛ. Ведь имущество, поступившее комиссионеру, является собственностью комитента (п. 1 ст. 996 ГК РФ). Поэтому, получая доход от его продажи, комитент (гражданин) должен самостоятельно рассчитать и уплатить НДФЛ
Компания предоставила покупателю-физлицу скидку (бонус) за выполнение определенного объема покупок	Скидка или бонус в виде полного или частичного освобождения от оплаты покупки не являются доходом гражданина в натуральной форме. Ведь чтобы получить подобную скидку, покупатель должен понести определенные расходы и выполнить ряд дополнительных условий. Значит, компания не является в данной ситуации налоговым агентом
У иностранного сотрудника-резидента в первой половине 2013 года закончился контракт на работу в России. Так как его рабочая виза тоже закончилась, он уехал к себе на родину	По итогам года такой сотрудник будет признан нерезидентом. Формально компания должна будет взыскать с него неудержанный НДФЛ. Однако сделать это невозможно. В этой ситуации организация не позднее 31 января 2014 года должна была подать в инспекцию сообщение о том, что налог с него удержать невозможно (п. 5 ст. 226 НК РФ). Для этого используется справка по форме 2-НДФЛ. Но по доходам, с которых налог в течение года компания удержала, к 1 апреля надо сдать справку 2-НДЛФ с признаком 1

Признак справки

Во всех справках 2-НДФЛ, которые вы сдаете к 1 апреля, должен стоять признак 1. Признак 2 предусмотрен только для тех справок, которые компания должна была сдать к 31 января 2014 года, чтобы сообщить о невозможности удержать НДФЛ в 2013 году. Если перепутать этот признак, инспекторы могут решить, что компания с опозданием отчиталась о невозможности удержать налог, а справку 2-НДФЛ за 2013 год и вовсе не представила.

Обратите внимание! В справках 2-НДФЛ, которые надо сдать к 1 апреля, должен стоять признак 1, а не 2. Иначе инспекторы могут посчитать, что справки не сданы.

Более того, если вы сдавали справки с признаком 2, то безопаснее отчитаться по этим же доходам еще и к 1 апреля, представив справку с признаком 1. Так требуют чиновники (письмо Минфина России от 27 октября 2011 г. № 03-04-06/8-290). Иначе налоговики вправе оштрафовать компанию на 200 руб. за каждый документ. Хотя судьи считают, что в такой ситуации отчитываться повторно не нужно (постановление ФАС Уральского округа от 24 сентября 2013 г. № Ф09-9209/13).

Два способа сдать справки 2-НДФЛ

На бумаге: лично или по почте заказным письмом . Оба способа подходят только тем компаниям, у которых в 2013 году количество граждан, получивших доходы, не превысило 10 человек. К справкам нужно приложить реестр сведений о доходах в двух экземплярах, один из которых останется в ИФНС.
Электронно: на дисках (флешках) или через Интернет (спецоператора либо сайт ФНС России). Количество сведений, сгруппированных в один файл, не должно превышать 3000. В первом из этих вариантов к каждому файлу нужно приложить бумажный реестр сведений о доходах. Один из этих документов остается в ИФНС, а другой возвращается налоговому агенту. Получив справки через Интернет, инспекция на следующий день подтвердит дату получения электронных документов соответствующим извещением. Далее в течение 10 рабочих дней ИФНС направит файлы с реестром сведений о доходах и протоколом приема сведений о доходах.

ОКТМО вместо ОКАТО (пункт 1.3)

В справках за 2013 год надо ставить новый код ОКТМО. В пункте 1.3 отражайте код того муниципального образования, где получал деньги человек, на которого заполняют справку. То есть код ОКТМО по адресу, где находится сама компания либо ее обособленное подразделение. Быстро найти свой ОКТМО по адресу компании можно на сайте nalog.ru в разделе «Электронные сервисы» > «Федеральная информационная адресная система».

Возможно, код ОКТМО вашей компании или подразделения состоит из восьми цифр. Но в справке под данный показатель отведено 11 знаков. Значит, в трех последних свободных полях ставьте прочерки. Например, код ОКТМО 12445698 в пункте 1.3 надо заполнять так: 12445698 - - -.

Фамилия сотрудника (пункт 2.2)

Если в 2013 году сотрудница сменила фамилию, в справке нужно указать новую. Возможны две ситуации. Первая ситуация: у женщины есть ИНН и она уже сообщила о смене фамилии в свою налоговую инспекцию. Тогда никаких вопросов по справке у налоговиков не возникнет. Вторая ситуация: в базе налоговой службы нет сведений о новой фамилии сотрудницы. Тогда инспекторы обнаружат нестыковку. В этом случае они могут потребовать представить копию паспорта женщины.

Как правило, на практике вторая ситуация встречается чаще. Поэтому заранее приготовьте копию паспорта сотрудницы.

Статус налогоплательщика (пункт 2.3)

Налоговый резидент — это работник, который в течение 12 следующих подряд месяцев провел на территории России 183 календарных дня и более. В таком случае в пункте 2.3 формы 2-НДФЛ надо поставить статус 1. А в шапке раздела 3 — ставку 13 процентов. Соответственно, нерезидент — это сотрудник, который в России находился менее 183 дней. Тогда в пункте 2.3 ставьте статус 2, в названии раздела 3 — ставку 30 процентов.

Код документа (пункт 2.6)

В пункте 2.6 надо заполнить код документа, удостоверяющего личность. Для российских паспортов это код 21. Но представители ФНС России в прошлом году разъяснили, что это касается не всех паспортов. Нужно ставить код 91 «Иные документы», если сотрудник имеет действующий паспорт СССР. Все советские паспорта действительны до их фактической замены, если, конечно, соблюдены условия о вклеивании в них фотографии по достижении 45 лет (письмо ФНС России от 3 июня 2013 г. № ЕД-3-3/1951).

Адрес сотрудника (пункты 2.8 и 2.9)

В пункте 2.8 надо записать адрес сотрудника по месту его постоянной регистрации на основании паспорта или иного подтверждающего документа. Адрес временной регистрации в справке 2-НДФЛ не ставят.

Оформляя раздел 2 в отношении доходов нерезидентов (в том числе граждан России) и иностранцев, достаточно заполнить только пункт 2.9 «Адрес в стране проживания». В данном пункте пишут адрес места жительства гражданина в стране постоянного проживания с указанием кода страны. Пункт 2.8 «Адрес места жительства в Российской Федерации» можно не заполнять.

Облагаемые доходы и НДФЛ (разделы 3 и 5)

Если в течение года доходы сотрудника облагались по разным ставкам, справка должна быть все равно одна. Поясним на примере, как заполнять справку. Предположим, компания выплачивала человеку в течение года доходы, облагаемые по ставкам 13% и 9%. Тогда последовательно заполняйте разделы 3-5 Справки для ставки 13%. А далее заполните разделы 3 и 5 для ставки 9%.

Если форма 2-НДФЛ не умещается на одной странице, заполните необходимое количество листов. В шапке справки пронумеруйте вторую и каждую следующую страницу. При этом поле «Налоговый агент» нужно заполнять на каждой странице справки.

Обратие внимание! Если справка 2-НДФЛ не умещается на одной странице, оформить документ можно на нескольких листах, но надо их пронумеровать.

Зарплата . В разделе 3 отражают начисленную в 2013 году зарплату. Выдана она сотруднику или нет, не важно.

Налог с зарплаты считают удержанным в момент начисления. Поэтому в пункте 5.3 справки 2-НДФЛ отразите сумму исчисленного за 2013 год НДФЛ, а в пункте 5.4 — сумму удержанного налога. Допустим, компания начислила зарплату в конце декабря 2013 года, а выплатила ее 10 января 2014 года. НДФЛ бухгалтер рассчитал в декабре. Удержать же налог надо в тот момент, когда сотрудник получает деньги на руки (п. 4 ст. 226 НК РФ). Тем не менее сумма налога с зарплаты должна попасть не только в пункт 5.3, но и в пункт 5.4 справки 2-НДФЛ.

Правда, есть одно исключение — когда зарплата начислена в 2013 году, но компания к 1 апреля (к сроку сдачи годовых справок) ее не выплатила. В таком случае зарплату надо будет включать уже в справку 2-НДФЛ за 2014 год (письмо ФНС России от 7 октября 2013 г. № БС-4-11/17931@).

Отпускные и другие незарплатные доходы . Предположим, сотрудник был в отпуске, который начался в декабре 2013 года, а закончился уже в январе 2014 года. Отпускные являются фактически полученными в день их выдачи, ведь они не являются доходами за выполнение трудовых обязанностей (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Значит, в состав доходов за декабрь нужно включить всю сумму отпускных, которая выдана сотруднику в декабре. Распределять сумму между декабрем и январем при заполнении справки 2-НДФЛ не надо.

Если же отпускные начислены в 2013 году, но выплачены только в 2014 году, включать их в отчетность по НДФЛ за 2013 год не нужно. Впрочем, как и другие незарплатные доходы (непроизводственные премии, дивиденды, выплаты по гражданско-правовым договорам и т. п.), которые начислены в 2013 году, а будут выплачены в 2014 году. Любой такой денежный доход считается полученным в день его выплаты.

Также не нужно включать в справку 2-НДФЛ отпускные, которые были пересчитаны и удержаны с сотрудника в связи с тем, что его отозвали из отпуска (письмо ФНС России от 24 октября 2013 г. № БС-4-11/19079).

Коды доходов . По каждому виду доходов нужно ставить свой код. Например, по зарплате — 2000, по отпускным — 2012 и т. п. Но по некоторым доходам отдельный код не предусмотрен. Например, по компенсации за неиспользованный отпуск, как связанной, так и не связанной с увольнением. Поэтому надо использовать код 4800 «Иные доходы». При этом серьезной ошибкой будет, если вы укажете код 2000. Ведь, причислив «отпускную» компенсацию к зарплате, бухгалтер уплатит с нее НДФЛ не раньше, чем закончится месяц. Что касается премий к праздникам и юбилеям, то их отражайте в разделе 3 справки как «иные доходы». Не всегда просто определить, какой код дохода присвоить той или иной премии, выданной сотруднику. Тут надо применять следующий принцип. Если премия начислена за производственные результаты, она относится к вознаграждениям за выполнение трудовых или иных обязанностей (код 2000). А если премия выдана, например, к празднику или юбилею, это «иные доходы» (код 4800).

Справки 2-НДФЛ сдают в инспекцию по месту головного офиса, когда:

Сотрудники головного отделения получают доходы от головного офиса.
. В инспекцию по месту компании надо подавать справки по доходам, полученным от головного офиса (с указанием КПП и кода ОКТМО компании).
Работодатель — крупнейший налогоплательщик . По доходам от головного офиса справки сдают по месту учета компании, а по доходам, полученным от обособленного подразделения, компания вправе выбрать, куда отчитываться: либо по своему местонахождению, либо по местонахождению дополнительного офиса.
Сотрудники головного офиса находятся в длительной командировке в обособленном подразделении . Такая служебная поездка не меняет постоянного места работы.

Вычеты (разделы 3 и 4)

В разделе 3 справки предусмотрены графы для отражения кодов и сумм вычетов. Их не надо путать с вычетами, которые отражают в разделе 4.

Обратите внимание! Не перепутайте вычеты в разделах 3 и 4. Они разные, если их продублировать, будет неверно рассчитана налоговая база в пункте 5.2 справки.

В разделе 3 отражают профессиональные налоговые вычеты и суммы, частично освобожденные от НДФЛ на основании статьи 217 Налогового кодекса РФ. Например, материальная помощь в пределах 4000 руб. или подарок не дороже аналогичной суммы. А в разделе 4 указывают только предоставленные стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты. Если такие вычеты отразить еще и в разделе 3, то получится задвоение и налоговая база в пункте 5.2 справки будет рассчитана неверно.

Справки 2-НДФЛ сдают в инспекцию по месту подразделения, когда:

Работники обособленных подразделений получают доходы только от этих же обособленных подразделений.
Сотрудники одновременно получают доходы и в головном офисе, и в обособленном подразделении . В инспекцию по месту подразделения надо подавать справки по доходам, полученным от этого дополнительного офиса (с указанием его КПП и кода ОКТМО).
Сотрудники обособленных подразделений получают доходы от разных подразделений , которые находятся в одном муниципальном образовании, но на территории разных инспекций. Встать на учет и сдать справки можно в любую из таких ИФНС.
Компания — крупнейший налогоплательщик решила, что по доходам сотрудников своего обособленного подразделения будет отчитываться по его местонахождению.

Сумма НДФЛ (пункты 5.3—5.7)

В идеале сумма налога исчисленная (п. 5.3), удержанная (п. 5.4) и перечисленная (п. 5.5) должны совпадать. На самом деле эти суммы могут отличаться по вполне обоснованным причинам. Исчислено может быть больше, чем удержано и перечислено (например, при задержке зарплаты).

Удержано тоже может быть больше, чем начислено, например когда с работника взяли лишнее, а потом пересчитали. Если компания не успевает до сдачи справок за 2013 год зачесть (вернуть) сотруднику сумму излишне удержанного НДФЛ, то в пункте 5.6 нужно отразить сумму НДФЛ, не зачтенную (не возвращенную сотруднику) к моменту подачи справки. После заключительных расчетов с сотрудником в инспекцию надо подать уточненную форму 2-НДФЛ.

Обратите внимание!

Форма справки 2-НДФЛ осталась прежняя, в ней уточнена лишь одна строка — теперь вместо ОКАТО надо ставить ОКТМО.
Справки 2-НДФЛ можно сдавать на бумаге, только если сведения заполнены на 10 человек или меньше. В остальных случаях — только электронно: на флешке или через Интернет.
Если в течение года человек получал доходы, облагаемые НДФЛ по разным ставкам, надо все равно заполнять одну справку 2-НДФЛ.

Февраль 2014 г.

Как известно, в соответствии с действующим законодательством предоставляется возможность подачи отчетности по налогам в двух видах – в электронном или на бумаге.

При этом стоит отметить тот факт, что далеко не всем налогоплательщикам предоставляется возможность самостоятельно выбрать один из двух вышеперечисленных вариантов, и для ее получения нужно, чтобы деятельность соответствовала определенным условиям.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Помимо этого, нужно учитывать и тот факт, что подача 6-НДФЛ на бумаге предусматривает массу своих особенностей, которые нужно учитывать в процессе оформления такой отчетности.

Проблема выбора, возможность сдавать электронно

В соответствии с пунктом 3 статьи 230 Налогового кодекса налогоплательщики должны подавать отчетность по рассчитанным и удержанным суммам НДФЛ в бумажном или электронном виде, и каждый из приведенных вариантов отличается наличием своих условий и правил подачи.

Электронный формат предусмотрен в принципе для любых юридических лиц, которые имеют статус налоговых агентов, причем отправляться такая отчетность должна с помощью интернет-каналов через официальный сайт Налоговой службы. Электронный вариант подачи отчетности указан в приложении №3 к приказу Налоговой службы №ММВ-7-11/450.

Подготовка данной формы проводится с помощью бесплатного сервиса «Налогоплательщик ЮЛ», который скачивается на официальном сайте налогового органа. При этом, отправляя отчетность в электронном формате, юридические лица могут не волноваться по поводу этого и заниматься проверкой правильности формата, потому что тот оператор, через которого осуществляется передача, должен будет в обязательном порядке обеспечивать надежность составления всех документов.

Если форма 6-НДФЛ в процессе отправки прошла все варианты автоматической проверки, то в таком случае программа пропустила указанный формат, в связи с чем бухгалтерам не стоит беспокоиться о несоответствии каких-либо данных.

Оформление отчетности на бумажных носителях предусматривается только для определенных категорий юридических лиц, и в частности, это касается тех работодателей, которые на протяжении отчетного периода имели численность сотрудников в пределах 24 человек. Общая численность сотрудников отражается в строке 060 первого раздела формы 6-НДФЛ.

Заполнение без ошибок

Оформление отчетности по 6-НДФЛ представляет собой очередное испытание для бухгалтеров, хотя за последнее время представители налоговых органов неоднократно говорили о том, что нужно учитывать в процессе оформления такой документации и какие ошибки нужно учитывать.

Таким образом, основные ошибки, допущенные уполномоченными лицами на протяжении предыдущей отчетной кампании, можно обобщить следующим образом:

полное отсутствие или же неточное заполнение определенных пунктов, в которых должна указываться информация о полном наименовании отчитывающейся компании, недействительные и другие сведения;
некорректное указание используемой ставки и суммы налога, а также общего количества лиц, с доходов которых взыскивается НДФЛ;
неправильное указание даты фактического получения дохода физических лиц, а также расчета и перечисления налога, удержанного с этих сумм.

При этом стоит отметить, что при оформлении бумажной отчетности присутствует также несколько своих ошибок, в связи с чем сотрудники налоговых органов обращают внимание на ключевые нюансы составления таких документов. В первую очередь, это касается возможности составления такой отчетности только тем компаниям, в которых численность сотрудников не превышает 24 человека, а также того, что рекомендуемым шрифтом при составлении такой отчетности является Courier New с размером 16 или 18 пунктов.

Отдельно указывается то, что важно соблюдать точные габариты значений и расположения реквизитов, и внесение в них любых корректировок строго запрещается. При этом для тех, кто сдает 6-НДФЛ на бумаге, предоставляются некоторые послабления, и в частности, в незаполненных ячейках можно не ставить прочерки, а числовые значения могут выравниваться по последнему пункту.

Оформленная в бумажном виде отчетность не будет принята сотрудниками контрольных органов в том случае, если на протяжении отчетного периода компания делала выплаты в пользу более 25 физических лиц.

Куда и в какие сроки сдавать

Бланк и порядок оформления 6-НДФЛ четко указан в приказе Налоговой службы №ММВ-7-11-450@, который был издан 14 октября 2019 года. При этом стоит отметить тот факт, что принцип подготовки расчетов не перетерпел в 2019 году никаких изменений и мало чем отличается от налоговых деклараций. Таким образом, первый лист является титульным, на втором нужно указать общую сумму налога и ее расчеты, а также сумму прибыли с датами выплаты, всевозможные вычеты и те суммы налога, которые были удержаны с зарплаты.

В расчете той или иной организации может присутствовать не два, а большее количество листов, к примеру, если прибыль сотрудников облагается несколькими разными ставками или же если компании не имеют достаточного количества строчек для того, чтобы заполнить прибыль с датами выплаты. В такой ситуации нужно будет заполнять сразу несколько разделов с проведением расчетов суммы налога или же выплаченной прибылью.

Сдавать в отделение налоговой службы такую отчетность нужно любым работодателям и частным предпринимателям, использующим труд наемных сотрудников, причем она не отменяет необходимость подачи справок по форме 2-НДФЛ, и юридическим лицам нужно сдавать и то, и другое.

В частности, в 6-НДФЛ отражается рассчитанный и удержанный налог в целом, в то время как в форме 2-НДФЛ отражается сумма налога, который удерживается с каждого сотрудника.

Подавать расчеты в налоговую инспекцию нужно до последнего числа того месяца, который идет за отчетным периодом, причем сразу стоит отметить, что в данном случае срок подачи отчетности никоим образом не зависит от используемой ее формы.

Другими словами, как для бумажной, так и для электронной формы сроки подачи отчетности являются идентичными:

первый квартал;
полугодие;
девять месяцев.

Если же случилось так, что крайняя дата срока выпадает на праздничный или же выходной нерабочий день, то в таком случае подача отчетности должна осуществляться в ближайший к нему рабочий день.

Таким образом, в 2019 году сроки подачи отчетности по форме 6-НДФЛ являются следующими:

Как говорилось выше, в бумажном виде отчетность может подаваться при наличии среднесписочной численности сотрудников менее 25 человек, причем компания имеет право самостоятельно выбрать, какой из вариантов для нее более удобен.

Условия по 6-НДФЛ на бумаге

По общему правилу отчетность по НДФЛ сдается в электронном виде с использованием телекоммуникационных каналов связи, то есть компания должна стандартно провести следующий ряд операций:

Оформить договор со специальным оператором связи.
Предоставить файлы с расчетов с помощью официального сайта Налоговой службы.
Скачать бесплатную программу «Налогоплательщик ЮЛ» с официального сайта службы и с ее помощью подготовить отчетность по форме 6-НДФЛ.

На бумаге подача отчетности предусматривается только для определенных категорий лиц, которые имеют в своем штате менее 25 сотрудников, получающих какие-либо доходы. Подавать отчетность нужно по окончанию каждого квартала, причем оформление всех показателей осуществляется с нарастающим итогом. Таким образом, при подаче отчетности после второго квартала нужно указывать все показатели за полугодие, а после третьего – да прошедшие девять месяцев.

Даже в том случае, если в компании хотя бы один день работал какой-то сотрудник, которому была выплачена зарплата, в дальнейшем ей придется подавать отчетность на протяжении всего оставшегося года, так как в каждой отчетности указываются данные за весь прошедший год.

К примеру, компания на протяжении 1.01.2017-30.06.2017 оплачивала сотрудникам прибыль, причем в общей сложности физических лиц было 23 человека. В такой ситуации в соответствии с нормами действующего законодательства организации предоставляется возможность сдать свою отчетность в бумажном виде.

При этом, к примеру, если она в период с 01.07.2017 по 30.09.2017 выплатит прибыль еще нескольким новым физическим лицам (к примеру, выплаты от нее получит ее 12 человек), то в таком случае сдавать отчетность за прошедшие девять месяцев по форме 6-НДФЛ она уже должна будет исключительно в электронном формате, так как общая численность физических лиц, получающих от нее доходы, на тот момент уже будет составлять 35 человек. Помимо этого, за полный год отчетность тоже уже будет подаваться только в электронном виде.

Штрафы за просрочку

На сегодняшний день действующее законодательство предусматривает три вида ответственности по данному виду отчетности:

за предоставление некорректной информации (допущение ошибок при оформлении документации);
за подачу отчетности не в той форме (подача отчетов в бумажной форме при отсутствии такой возможности);
за нарушение сроков подачи информации, установленных действующим законодательством.

В первую очередь, стоит отметить административный штраф, который накладывается на компанию в случае несвоевременной сдачи 6-НДФЛ, и он составляет 1000 рублей за каждый пропущенный месяц вне зависимости от того, полный он или нет. Аналогичный штраф также выплачивается в случае допущения ошибок, и эта сумма прописана в статье 126 Налогового кодекса.

Налоговые служащие проводят расчет штрафа за просрочку, начиная с того дня, который идет за предельным сроком сдачи декларации по Налоговому кодексу. В качестве недостоверных сведений в данном случае подразумеваются любые ошибки, допущенные в процессе составления отчетности. Данное указание было прописано в официальном письме Налоговой службы №ГД-4-11/14515, опубликованном 9 августа 2019 года.

Однако при этом стоит отметить, что в официальном письме №БС-4-11/21695@, изданном уже 16 ноября 2019 года, представители налоговых органов изменили свое решение, и в конечном итоге пришли к такому выводу, что инспекторы не имеют права накладывать административные штрафы за какие-либо ошибки, допущенные в процессе оформления отчетности 6-НДФЛ, если эти ошибки не нанесли ущерб бюджету или интересам сотрудника компании.

Административный штраф в случае опоздания с расчетом руководителю компании колеблется от 300 до 500 рублей. При этом не стоит забывать о том, что если сроки подачи декларации будут пропущены более чем на 10 дней, то в таком случае налоговая инспекция получает право на то, чтобы полностью заблокировать зарегистрированный расчетный счет компании.

Отдельное внимание стоит уделить тому, что если отчетность отправляется в бумажном виде по почте, то в таком случае в качестве даты представления будет рассматриваться дата, когда было отправлено письмо с описью вложения.

Таким образом, штрафы за некорректное предоставление отчетности по форме 6-НДФЛ выглядят следующим образом:

Допущенное нарушение	Сумма штрафа
Ошибки в поданной отчетности	500 рублей за каждый документ
Подача отчетности на бумаге при отсутствии такой возможности

Порядок представления налоговыми агентами справок по форме 2-НДФЛ на бумажном носителе с 2019 года ФНС России несколько скорректировала в связи с введением совершенно нового бланка этой справки для сдачи её в налоговую. Далее детально о сдаче бумажных справок 2-НДФЛ в 2019 году.

Чем руководствоваться

Приказ ФНС России от 2 октября 2018 года № ММВ-7-11/566 (далее также – Порядок представления) утвердил с 2019 года совершенно новый бумажный бланк сведений о доходах физических лиц и суммах НДФЛ. Даже сама справка 2-НДФЛ на бумаге теперь называется иначе.

Это изменение автоматически затронуло правила, как сдать 2-НДФЛ на бумажном носителе. Порядок представления этих справок с 2019 года регулирует:

Раздел II Приложения № 4 названного приказа ФНС (сдача справок);
Приложение № 1 (сам бланк);
Приложение № 2 (заполнение бланка).

Регламент сдачи на бумаге

Сведения о доходах физических лиц и суммах НДФЛ по ним в бумажном виде представляют в инспекцию вместе с сопроводительным реестром таких справок за 2018 год в двух экземплярах . Это можно сделать:

лично (глава фирмы, ИП или кто-то по доверенности);
почтой с описью вложения.

Согласно п. 2 ст. 230 НК РФ, можно сдать 2-НДФЛ на бумаге, если получателей дохода меньше 25 (вместе с 2-мя экземплярами реестра).

В день сдачи справок и сопроводительных реестров должностное лицо ИФНС, уполномоченное принимать эти документы, в присутствии налогового агента или его представителя осуществляет контроль заполнения всех поданных справок на предмет:

наличия в 2-НДФЛ заполненных реквизитов о налоговом агенте, о физлице – получателе дохода, данных о доходах, удержанных и перечисленных суммах налога;
отсутствия исправлений.

Представленными считаются справки, прошедшие контроль заполнения. Иначе их изымают из представленного пакета документов как ошибочные и возвращают налоговому агенту или его представителю. Из реестра их тоже исключают.

По результатам контроля заполнения инспекция ФНС России в 2019 году оформляет в 2-х экземплярах протокол приема справок о доходах и суммах налога физических лиц за 2018 год». Оба экземпляра протокола подписывает должностное лицо налогового органа.

По одному экземпляру реестра и протокола выдают налоговому агенту или его представителю на руки (если действия происходят в его присутствии) либо направляют по почте в течение 10 рабочих дней с даты приема справок. Вторые экземпляры остаются в налоговом органе.

В итоге, протокол подтверждает факт получения налоговым органом справок 2-НДФЛ на бумажном носителе от налогового агента.

Лица, использующие в коммерческой практике труд рабочих, обязуются подавать сведения о том, какую заработную плату получает работник. Также есть обязательство о предоставлении сведений о сумме отчислений и налогов. Форма, которая заполняется с целью предоставления комплекса сведений, имеет название отчет 2 НДФЛ. Он может быть передан в бумажной или в электронной форме, и стоит рассмотреть, какой вариант подачи является наиболее уместным и приемлемым в том или ином случае. Это зависит от ряда главенствующих факторов, учитываемых в ходе разбирательств в налоговой службе.

По данным предприниматель обязуется сдать отчет в контролирующий орган. Даются сведения о полученной заработной плате и прочих выплатах трудового характера, предоставив 2 НДФЛ на бумаге. Отчетные сведения сдаются ежегодно, также может потребоваться их предоставление в том случае, если со стороны налоговых органов были обнаружены ошибки, а также в ситуации, когда сам работник сделал запрос. То, будет ли осуществляться сдача на бумажном носителе или посредством электронной методики, зависит от работников на предприятии.

Менее 25 человек работает в компании, отчет по 2 НДФЛ в 2017 году предоставляется на бумаге;
Рабочий штат – более 25 человек, в этой ситуации отчет 2 НДФЛ за 2017 год будет предоставлен на компьютерных материалах.

В ходе сдачи сведений в фискальную организацию все лица юридического характера, пользующиеся трудом наемных рабочих, должны исходить из норм общего Порядка предоставления сведений в ИФНС. Это положение имеет утверждение от 16.09.11, в порядке оговорены условия для предоставления сведений в бумажной или электронной форме. Согласно действующему порядку, отчетность 2 НДФЛ за 2017 год предполагает внесение особых сведений в Реестр. Форма, по которой составляется документация, закреплена в Приложении. Оформление осуществляется в двух образцах.

Варианты предоставления данных в контролирующие инспекции и их особенности

Работодатель имеет возможность выбора варианта, в котором будет предоставляться набор сведений в налоговую службу.

Личная явка или отправка официально заверенного представителя организации.
С помощью почтового отделения посредством отправления документации в форме письма.

Каждый из способов предполагает наличие особых факторов, которые принимаются во внимание со стороны каждого работодателя.

Личная подача документации на место назначения

Если сдача отчетности 2 НДФЛ за 2017 год производится в личном порядке, необходимо обратиться в органы лично или посредством представителя. В этом случае действует ряд норм, особенностей и ограничений, которые важно принять во внимание.

Лица, которые приносят отчеты, официально представляют компанию, и это подтверждено в законодательном порядке.
Люди, занимающиеся направлением документов в фискальную службу.

День, когда сдача НДФЛ за 2017 год считается совершенной, это время, когда произошла фактическая сдача документации уполномоченными представителями. Если использовались традиционные почтовые сервисы, необходимо учитывать обязательство уполномоченного лица получения квитанции, подтверждающей отправку. В качестве дня отправления сведения выступает дата, которая отмечена на квитанции.

Сроки сдачи формы в налоговый орган

Рассматривая вопрос о том, как сдать сведения 2 НДФЛ, стоит отметить важность соблюдения крайнего срока. Согласно нормам законодательства, последняя дата установлена на 1 апреля следующего года. Если это время совпадает с официально установленным выходным, момент переносится. Поэтому отчетность 2 НДФЛ в 2017 году должна быть сдана не позднее 3 апреля (это за 2016 год). Это связано с тем, что на заданную дату предполагается официально установленный выходной день.

Проверка: порядок ее осуществления специалистами

Сдача отчета 2 НДФЛ за 2017 год, предположим, совершена, осталось только определить с тем, в каком порядке осуществляется налоговая проверка, а он имеется в фиксированном значении, и должен быть изучен каждым налогоплательщиком, выступающим в качестве налогового агента. Если отчет 2 НДФЛ за 2017 подается лично, налоговые специалисты в присутствии уполномоченного человека должны произвести проверку полноценности и достоверности сведений, а также выявить ошибки в отчете 2 НДФЛ и их исправления. Если бумага не будет иметь соответствия «Контролю заполнения», она удалится из реестра и будет передана представителю.

Практический пример

Если компанией были сданы данные по восьми сотрудникам, пятеро из которых не смогли пройти «Контроль заполнения», инспекторами может быть принято только 3 справки. Когда отчет справка 2 НДФЛ проверен, силами инспектора осуществляется оформление протокола о приеме сведений по данной форме, при этом отмечается, что 2 НДФЛ через интернет не подавался, все действия зафиксированы именно на бумаге. Документация делается в двух копиях, на ней должна стоять подпись уполномоченного инспектора и заверение главного представителя компании – юридического лица. Один экземпляр остается в Фискальной службе, а другой поступает к налоговому агенту. Этот вид документа выступает в качестве свидетельства того, что отчетность была подана в контролирующие органы своевременно.

Выводы

Итак, мы рассмотрели, как сдать отчет 2 НДФЛ за 2017 и сделать это максимально быстро и правильно. При рассмотрении вопроса «как сдать подоходный налог» стоит принимать во внимание все тонкости заполнения бумаг, а также неукоснительно следовать соблюдению принципа срочности, это позволит избежать проблем с налоговыми органами и получить хороший опыт работы с бумагами. Подача сведений осуществляется по каждому отдельному сотруднику.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

Реестр справок 2-НДФЛ является одним из наиболее важных документов во время сдачи отчетности за окончившийся налоговый период. Его актуальность заключена в фиксации перечисленных сумм в бюджет за работающих на предприятии физических лиц.

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Данные, приведенные в этом реестре, используются при проведении госслужащими аналитической работы по начислению и оплате подоходного налога.

Бухгалтеру важно грамотно заполнить реестр справок 2-НДФЛ, т.к. для организаций, отчитывающихся перед налоговыми органами, он предоставляет защиту от штрафных санкций.

Давайте разберемся, как правильно это сделать.

Что это такое?

В приложении 1 к Порядку, утвержденному , приводится образец бланка реестра. Документ формируется как обобщающая таблица, состоящая из трех колонок.

По истечении отчетного периода в налоговую службу в таком табличном варианте необходимо подавать сведения о доходах физических лиц и удержании с них подоходного налога.

Этому списку должны точно соответствовать данные по справкам 2 НДФЛ, которые необходимо также сдавать налоговым инспекторам ежегодно после окончания отчетного периода.

В подаваемом реестре отражают такую информацию:

идентификационные сведения о нанимателе работников (ИНН либо КПП, ОКТМО);
списочная численность штатных сотрудников – плательщиков НДФЛ с указанием персонифицированной информации по каждому из них (ФИО и даты рождения);
указывается количество листов, на которых сдаются справки отдельно по каждому работнику.

Данные справок и реестра должны быть изложены в точном соответствии друг с другом, иначе налоговый инспектор может отказать в приеме документов.

Кто формирует?

Ответственность за составление справки зависит от того, в каком виде подаются справки по форме 2НДФЛ.

Действия в данном случае обоснованы следующим:

Нормативная база

Основополагающий документ, который содержит правила составления справок 2НДФЛ и сопроводительного списка, был утвержден Приказом ФНС России от 16 сентября 2011 № ММВ-7-3/57.

Налоговым агентам необходимо уделить особое внимание срокам сдачи документов, чтобы не оказаться в числе оштрафованных лиц.

Реестр на бумажном носителе обязателен для тех, кто сдает справки о доходах физлиц, минуя электронную почту. Поэтому все, кто направляет информацию лично инспектору на руки без интернет-технологий, нужно не забывать о реестре.

Обратите внимание, что подавать такую отчетность необходимо ежегодно, но сроки при этом могут быть, например, такими:

В 2016 году предельный срок передачи справок 2 НДФЛ с кодом «2», который указывает на невозможность удержания подоходного налога за 2015г, был установлен до 01.03.2016г.
Для справок с кодом «1» окончательный срок сдачи был до 01.04.2016г.

В своем письме ФНС № БС-4-11/5443 от 30.03.2016г. известила о том, что если данные под кодом «2» уже были поданы, то их необходимо сдать еще раз, но с кодом «1».

Некоторые компании выиграли в судебных органах споры по вопросу подачи такой информации дважды.

В решениях было указано, что если в первом отчете под кодом 2 были переданы все необходимые сведения, то абсолютно законно их было сдать только 1 раз.

Реестр справок 2-НДФЛ в 2019 году

Итак, разберемся более подробно о заполнении и передаче реестра в налоговые органы.

Как правильно заполнить?

Чтобы заполнить реестр по справкам 2 НДФЛ, в бухгалтерской программе 1С Предприятие 8.3 необходимо в пункте меню «Отчетность, справки -2НДФЛ» нажать опцию «Создать».

Затем следует сформировать сведения в таком порядке:

Определитесь с кодом «1» или «2». Если НДФЛ удержать не представляется возможном, то следует присвоить двойку, в противном случае ставиться «1».
Следующий этап предполагает заполнение ИФНС и ОКТМО/КПП. Для редактирования этих параметров необходимо нажать «Открыть» и внести нужные сведения.
При начатии на кнопку «Заполнить» автоматически будет сформирована табличная часть. Внесение отчетных данных в графу «Перечислено» в данном случае возможно, только если уже разнесены записи в журнале по перечислению НДФЛ в бюджет.
При составлении справочных документов по форме 2 НДФЛ при нажатии на кнопку печать сразу может быть создан и Реестр.

Форма и образец бланка

Заполненная форма реестра выглядит следующим образом:

Если он будет сдаваться на бумажном носителе, то бланк скачать бесплатно можно здесь:

Сколько экземпляров и в какие сроки предоставлять?

При подаче пакета документов со справками 2НДФЛ в виде бумаг или на съемных носителях информации понадобится 2 экземпляра реестра:

первый для налоговой инспекции;
второй для налогового агента, сдающего отчетность.

Если число совпадает с выходным или праздником, то период продлевается до первого рабочего дня.

Данные передают в тот налоговый орган, в котором зарегистрировано предприятие. До этой окончательной даты необходимо отчитаться по справкам о доходах физических лиц и приложить к ним реестр, если только для передачи данных не используется электронная почта.

Какие документы вернут?

При передаче сведений с реестром по справкам 2 НДФЛ один из двух экземпляров налоговые инспекторы обязаны вернуть отчитывающемуся лицу вместе с протоколом.

Сделать это он должен на протяжении 10 дней с даты вручения отчета на проверку.

Таким образом, госслужащие подтверждают, что физическое лицо передало им документацию о доходах физлиц.

На практике из налоговой инспекции чаще возвращаются реестры с протоколами об обнаружении недостоверных сведений или ошибок, чем об их отсутствии.

Возврат реестра при личной подаче должен быть произведен в день подачи данных.

В ином случае госслужащие отправляют бумаги в течение десятидневного срока заказным письмом в адрес предприятия.

Нюансы сдачи в электронном виде

Порядком определен этап формирования и сдачи реестра в каждом случае, кроме передачи данных по телекоммуникационным каналом.

Если отправка производиться через интернетовские сети связи, то реестр будет автоматически создан в налоговой инспекции. Это облегчает порядок подачи документов налоговыми агентами.

Ответственность за сдачу справок без реестра

Если отчет по справкам 2 НДФЛ не имеет сводного реестра, то в приеме могут отказать и оштрафовать сдающих отчетность в размере до 200 рублей.