Формы и реквизиты документов. Реквизиты бухгалтерских документов. Требования, предъявляемые к заполнению бухгалтерских документов
Документы является исходным пунктом бухгалтерского учета.
Бухгалтерская документация это часть системы управленческой документации организации в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документацией (ОКУД), утвержденной постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 года №299.
Документы бухгалтерского учета можно разделить на три уровня: первичная учетная документация, регистры бухгалтерского учета и отчетная бухгалтерская документация.
Остановимся на первичной бухгалтерской документации. Это документы, фиксирующие факты совершения хозяйственной операции. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не предоставляется возможным – непосредственно после её окончания.
Образцы форм документов утверждаются правительственными органами. Такие формы документов называются типовыми или унифицированными.
Бухгалтерские документы классифицируют по нескольким признакам:
По назначению:
Распорядительные. Например: Приказы об учетной политике, о предоставлении отпуска, о проведении инвентаризации и т. д.
Оправдательные (исполнительные). Например: приходные и расходные кассовые ордера, товарно-транспортные, счет-фактуры, накладные, акты, накладные и т.д. счет фактуры – это приложения к товарно – транспортным накладным. Составляются в интересах налоговой инспекции
Документы бухгалтерского оформления. Например: расчетно-платежные ведомости, расчет отпускных, расчет пособия по временной нетрудоспособности, расчет амортизации и другие.
Комбинированные документы – содержат те и другие элементы. Например, расходные кассовые ордера.
По месту составления:
внутренние. Например: накладная на внутреннее перемещение, ПКО, РКО, акты.
внешние. Например: ТТН, счет - фактуры
По степени обобщения хозяйственных операций;
первичные. Например: ПКО, РКО, ТТН, акты, накладные.
сводные. Например: Кассовый отчет, товарный отчет, авансовый отчет, материальный отчет.
По порядку использования;
разовые. Например: ПКО, РКО, акты.
накопительные. Например: дневной заборный лист, лимитно-заборная карта.
2.2. Реквизиты бухгалтерских документов
Документы состоят из отдельных показателей, которые называются реквизиты (от латинского слова «требуемое, необходимое»).
Совокупность реквизитов документа определяют его форму.
Чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов.
Но в любом случае документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:
Наименование документа (формы)
Код формы
Дата составления
Наименование организации составившей документ
Измерители хозяйственной операции
Фамилии и должности ответственных лиц, их личные подписи.
Если документ является внешним документом, то помимо личных подписей на документе должна быть проставлена круглая печать организации.
Электронный документ содержит ту же самую информацию, что и бумажный Содержание электронного документа можно просмотреть на экране компьютера. Электронный документ можно распечатать в бумажном виде. Электронный документ можно размножить в огромном количестве совершенно идентичных экземпляров, можно мгновенно переслать на другой компьютер в другой точке земного шара с помощью электронной почты.
Но электронный документ проще подделать, чем бумажный, если, конечно, не предпринимать специальных мер защиты.
Проблемы защиты от подделки электронных документов решаема. В России, как во многих других странах мира, принят Закон об электронной подписи, направленный на решение указанной проблемы.
Электронные документы уже широко используются в общении предприятий с банками и с налоговыми органами.
Все документы в бухгалтерии тщательно проверяют с трех сторон: юридической, с точки зрения оформления, арифметической.
Проверенные документы регистрируют в журнале регистрации документа.
Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
В настоящее время особое внимание уделяется унификации и стандартизации документов. Унификация документов – это разработка единой формы документов России для оформления однородных хозяйственных операций в различных организациях. В России унифицированы формы кассовых документов, банковских документов и др.
Они обязательны для всех сфер деятельности. Наряду с унификацией важное значение имеет стандартизация документов. Стандартизация- это установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов. При ведении бухгалтерского учета важно наладить рациональный документооборот, т.е. оптимальную систему формирования бухгалтерских документов, принятие их к учету, перемещения по предприятию, их текущего хранения и передачи в архив. Это обеспечивает высокую степень надежности учета при минимальных затратах времени и средств.
Правильный состав и заполнение поможет подготовить достоверную отчетность и избежать неприятных ситуаций при проверках. Разъяснения и советы – в нашей консультации.
Обязательные с точки зрения закона
Все факты хозяйственной деятельности необходимо подтверждать документально. В зависимости от требований закона организация может использовать готовые стандартные бланки либо разрабатывать собственные с учетом индивидуальных особенностей. Главное при этом – наличие всех нужных элементов и отсутствие ошибок.
Имейте в виду: обязательные реквизиты бухгалтерских документов установлены статьей 9 Закона
Во второй описывают факт хозяйственной жизни, где приводят:
- единицы измерения;
- сотрудников/иных лиц, которые отвечают за данную сделку (Ф.И.О., должность).
В третьей ставят подписи с расшифровкой или иные данные, позволяющие идентифицировать указанных лиц.
Первичный учетный документ составляют при совершении или сразу после окончания хозяйственного действия. Специалист, который несет ответственность за оформление, должен своевременно передать документ для внесения данных из него в учетные регистры бухгалтерии.
Специалист, который ведет бухучет либо оказывает такие услуги, не несет ответственность за достоверность информации «первички», которая была составлена другими лицами.
Основные элементы бухгалтерских регистров
Первичные документы используют для:
- формирования синтетических и аналитических данных на счетах;
- составления отчетности.
Правильно систематизировать и зарегистрировать сведения из «первички» помогают бухгалтерские регистры. Поскольку на их основе создают бух. отчетность, важно правильно отражать все данные.
Внешний вид регистров закон разрешает организациям разрабатывать самостоятельно. Однако часть 4 статьи 10 Закона основных реквизитов бухгалтерских документов. Это:
- название документа;
- название предприятия;
- дата начала и окончания периода, по состоянию на который ведется регистр;
- как сгруппированы объекты бухучета;
- размер и вид денежного измерения;
- Ф.И.О. и должности ответственных лиц;
- подписи сотрудников, имеющих отношение к формированию регистра.
Представленный перечень реквизитов закон не ограничивает. Если в целях ведения бухгалтерского и управленческого учета понадобятся дополнительные пункты, организация вправе их добавить. Допустимо также группировать объекты бух. учета для достижения максимального удобства.
Разработанный бланк регистра утверждает руководитель компании по согласованию с лицом, которому предстоит его вести.
Государственные учреждения разрабатывают шаблоны регистров с учетом Бюджетного кодекса РФ.
Отчетность
Правильный состав [форм и реквизитов документов бухгалтерского учета] напрямую сказывается на отчетности. Приказом Минфина № 66н разработаны и утверждены готовые образцы бланков бухгалтерской отчетности, предусматривающие удобную форму и необходимые реквизиты. Они позволяют правильно описать финансовое положение организации и сдать грамотный отчет.
Вот список основных форм:
Их используют при составлении отчетности в целом. А правильный состав и заполнение реквизитов бухгалтерских документов исключат лишние затраты на штрафы и сэкономят время на разрешение конфликтных ситуаций с проверяющими структурами (ИФНС).
Понятие бухгалтерских документов, их экономическое и правовое значение
Документация является одним из элементов метода бухгалтерского учета и способом оформления хозяйственных операций, которые крайне важно отразить в бухгалтерском учете организации.
Оформление документа для этих целей является обязательным, так как он является экономическим и правовым основанием для совершения любой хозяйственной операции, вызывающей изменения в составе имущества организации, в составе и структуре ее источников, а также в хозяйственных процессах и финансовых результатах.
Документ является деловой бумагой и письменным свидетельством о праве на совершение хозяйственной операции, о факте ее совершения и служит основанием для бухгалтерских записей. Никакая информация не отражается в бухгалтерском учете без надлежаще оформленного документа.
Документы, составляемые специалистами, ответственными за содержание и совершение каждой хозяйственной операции называются первичными документами. Первичный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции. Сведения, содержащиеся в первичных документах, могут обобщаться и систематизироваться за разные сроки отчетного периода (за неделю, декаду) и по разным признакам (приход материалов за день, расход материалов за день). Для этих целей составляются сводные документы.
Первичные и сводные документы могут составляться вручную или с использованием средств автоматизации как на бумажных носителях, так и в электронном виде, с возможностью распечатки таких документов при крайне важности на бумажных носителях.
Документы являются носителями экономической информации, так как с их помощью осуществляется наблюдение за фактами хозяйственной деятельности, их регистрация, дальнейшее обобщение и группировка свершившихся фактов по определенным признакам. Одновременно сведения, содержащиеся в документах являются юридическим основанием для подтверждения законности совершения указанных в них действий.
Принимая во внимание экономическое и юридическое значение информации, содержащейся в документах, используемых для целей бухгалтерского учета͵ правила их оформления регламентируются законодательством Российской Федерации.
В законе «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 ᴦ. № 129-ФЗ статья 9 посвящена определению понятия «первичные документы» и основному их содержанию. Согласно этой статье все первичные документы должны составляться на бланках типовых форм, утвержденных соответствующими постановлениями Государственного Комитета по статистике. Такое положение позволяет всем организациям оформлять однотипные операции на бланках одинаковой формы, что облегчает понимание информации, содержащейся в них, внутренними и внешними пользователями разного уровня и способствует улучшению коммуникаций между организациями.
Для принятия документов к исполнению они должны содержать обязательные реквизиты, а именно:
Наименование документа;
Дату составления документа;
Наименование организации, от имени которой составлен документ;
Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
Наименование должностных лиц, ответственных за проведение хозяйственной операции и правомерность ее совершения;
Личные подписи указанных лиц.
Τᴀᴋᴎᴍ ᴏϬᴩᴀᴈᴏᴍ, обязательные реквизиты - ϶ᴛᴏ сведения, которые придают документу юридическую силу и являются основанием для отражения информации, содержащейся в нем в бухгалтерском учете. Наряду с обязательными реквизитами, первичные документы могут содержать различные дополнительные реквизиты. К примеру, банковские документы на осуществление платежей обязательно должны иметь печать организации.
В случае если для оформления хозяйственной операции организации типовой бланк не утвержден постановлением Государственного комитета по статистике, организация может самостоятельно разработать необходимый бланк с учетом всех требований законодательства, утвердить его приказом руководителя организации и использовать для отражения хозяйственных операций. При крайне важности организации могут вводить в первичные документы дополнительные строки и графы.
Статья 9 пункта 6 Закона «О бухгалтерском учете» законодательно закрепляет обязанность организации составлять сводные документы. При этом их структура, периодичность составления и степень обобщения информации законодательством не регламентируется, а определяется организацией по степени своевременности и полезности обобщаемой информации для различных целей.
Для эффективного использования информации, содержащейся в документах, и их своевременной обработки документы классифицируются по различным признакам.
Таблица 6.1
Классификация документов
| Классификационный признак | Наименование групп документов | Примеры документов |
| Поназначению | 1. Распорядительные | Банковский чек Наряд на выполнение работ |
| 2. Исполнительные | Приходный ордер склада Приемный акт | |
| 3. Бухгалтерского оформления | Расчет суммы амортизации Расчет суммы прибыли | |
| 4. Комбинированные | Авансовый отчет Отчет кассира | |
| Пообъемусодержащейсяинформации | 1. Первичные | Приходный кассовый ордер |
| 2. Сводные | Отчет кассира | |
| Поколичествуоднородныхопераций | 1. Разовые | Накладная на отпуск материала |
| 2. Накопительные | Лимитно-заборная карта | |
| Поколичествузаполненныхпозиций | 1.Однопозиционные | Расходный кассовый ордер |
| 2. Многопозиционные | Расчетно-платежная ведомость | |
| Поместусоставления | 1. Внутренние | Акт инвентаризации материальных ценностей |
| 2. Внешние | Счет поставщика | |
| Постепениподлинностиинформации | 1. Подлинники | Денежный чек |
| 2. Копии | Выписка из расчетного счета в банке | |
| Поформедокумента | 1. Типовые | Любые бланки, утвержденные Госкомстатом РФ |
| 2. Нетиповые | Разработанные и утвержденные организацией | |
| Постепениавтоматизации | 1. Заполненные вручную | Денежный чек |
| 2. Заполненные с использованием средств автоматизации | Платежное поручение | |
| Посодержаниюинформации | 1. Учет денежных средств | Приходный и расходный кассовый ордер |
| 2. Учет материалов | Приходный ордер склада Лимитно-заборная карта | |
| 3. Учет заработной платы | Наряд на выполнение работ Расчетно-платежная ведомость | |
| Посрокамхранения | 1. Текущего хранения | Документы по учету денежных средств, материалов |
| 2. Длительного хранения | Лицевые счета работников Устав организации |
Классификация документов производится по многочисленным признакам, при этом, с точки зрения оправданности производимой хозяйственной операции, любой документ можно считать оправдательным (при наличии всех необходимых реквизитов). Так распоряжение банку о выдаче денежных средств с расчетного счета можно считать оправдательным для осуществления этой операции. Исполнительный документ на оприходование материалов на склад – как оправдание такого оприходования.
Для обеспечения своевременности поступления необходимых документов во все структурные подразделения организации крайне важно разработать документооборот.
Документооборотом принято называть движение документа в пределах организации с момента его составления (поступления в организацию) до завершения действия, указанного в нем всеми заинтересованными пользователями данной организации и передачи документа для архивного хранения или отправки его за пределы организации.
С целью рациональной организации документооборота на каждом предприятии разрабатывается график пооперационного движения документов, в которых крайне важно указать:
Исполнителей, ответственных за проведение операции, зафиксированной в документе;
Срок оформления документа;
Сроки обработки документа в каждом структурном подразделении;
Направления передачи документа;
Количество экземпляров составляемого документа;
Правила общего пользования документами, составляемыми в одном экземпляре;
Исполнители, обрабатывающие документ на каждом этапе его движения;
Меры по обеспечению сохранности документа и информации, содержащейся в нем;
Место и сроки хранения.
Реквизиты Бухгалтерских Документов
в число прочих обязательных реквизитов бухгалтерских документов входят: название документа; и место составления документа; содержание хозяйственной операции ; измерители хозяйственной ; подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции.
Словарь бизнес-терминов. Академик.ру . 2001 .
Смотреть что такое "Реквизиты Бухгалтерских Документов" в других словарях:
РЕКВИЗИТЫ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ - сведения, отраженные в бухгалтерских документах. Большое разнообразие хозяйственных операций вызывает необходимость оформления различных документов, которые содержат много реквизитов. Однако в каждом документе должны быть реквизиты, которые… …
Группировка по определенным признакам бухгалтерских документов с целью их изучения и правильного использования. Такими признаками являются: назначение, порядок составления, способ отражения хозяйственных операций, место составления, качественные… … Справочник технического переводчика
КЛАССИФИКАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ - группировка по определенным признакам бухгалтерских документов с целью их изучения и правильного использования. Такими признаками являются: назначение, порядок составления, способ отражения хозяйственных операций, место составления, качественные… …
КЛАССИФИКАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ - группировка по определенным признакам бухгалтерских документов с целью их изучения и правильного использования. Такими признаками являются: назначение. порядок составления, способ отражения хозяйственных операций, место составления, качественные… … Большой экономический словарь
ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ И ОБРАБОТКИ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ - последовательность составления документов на бланках установленной формы с заполнением всех реквизитов. Если некоторые реквизиты не заполнены, то свободное место прочеркивают. Запись в документах делают чернилами, шариковой ручкой или на пишущих… … Большой бухгалтерский словарь
Обязательные сведения, которые должны содержаться в документе (например, в договоре, транспортной накладной) для признания его действительным. Такими сведениями являются: наименование и дата составления документа; название и адрес… … Большая советская энциклопедия
Ценная бумага - (Securities) Определение ценной бумаги, признаки ценной бумаги Информация об определении ценной бумаги, признаки ценной бумаги Содержание Содержание Признаки Формальные признаки ценной бумаги Бездокументарные ценные бумаги Виды ценных бумаг… … Энциклопедия инвестора
Документ, включающий исходные сведения, полученные в процессе исследований, разработок, наблюдений и других видов человеческой деятельности. В бухгалтерии первичный документ составляется в момент совершения хозяйственной операции и является… … Википедия
ДОКУМЕНТ, ПЕРВИЧНЫЙ - документ, служащий основанием для отражения записей в учетных регистрах, надлежаще оформленный. Первичные документы могут быть разовыми, предназначенными для оформления отдельных хозяйственных операций, или групповыми, предназначенными для… … Большой бухгалтерский словарь
- (фр. société anonyme du droit français) согласно правилам французского коммерческого права акционерным товариществом является товарищество, уставный капитал которого разделен на акции и которое учреждается не менее чем семью участниками,… … Википедия
Понятие бухгалтерских документов, их экономическое и правовое значение
Документация является одним из элементов метода бухгалтерского учета и способом оформления хозяйственных операций, которые необходимо отразить в бухгалтерском учете организации.
Оформление документа для этих целей является обязательным, так как он является экономическим и правовым основанием для совершения любой хозяйственной операции, вызывающей изменения в составе имущества организации, в составе и структуре ее источников, а также в хозяйственных процессах и финансовых результатах.
Документ является деловой бумагой и письменным свидетельством о праве на совершение хозяйственной операции, о факте ее совершения и служит основанием для бухгалтерских записей. Никакая информация не отражается в бухгалтерском учете без надлежаще оформленного документа.
Документы, составляемые специалистами, ответственными за содержание и совершение каждой хозяйственной операции называются первичными документами. Первичный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции. Сведения, содержащиеся в первичных документах, могут обобщаться и систематизироваться за разные сроки отчетного периода (за неделю, декаду) и по разным признакам (приход материалов за день, расход материалов за день). Для этих целей составляются сводные документы.
Первичные и сводные документы могут составляться вручную или с использованием средств автоматизации как на бумажных носителях, так и в электронном виде, с возможностью распечатки таких документов при необходимости на бумажных носителях.
Документы являются носителями экономической информации, так как с их помощью осуществляется наблюдение за фактами хозяйственной деятельности, их регистрация, дальнейшее обобщение и группировка свершившихся фактов по определенным признакам. Одновременно сведения, содержащиеся в документах являются юридическим основанием для подтверждения законности совершения указанных в них действий.
Принимая во внимание экономическое и юридическое значение информации, содержащейся в документах, используемых для целей бухгалтерского учета, правила их оформления регламентируются законодательством Российской Федерации.
В законе «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ статья 9 посвящена определению понятия «первичные документы» и основному их содержанию. Согласно этой статье все первичные документы должны составляться на бланках типовых форм, утвержденных соответствующими постановлениями Государственного Комитета по статистике. Такое положение позволяет всем организациям оформлять однотипные операции на бланках одинаковой формы, что облегчает понимание информации, содержащейся в них, внутренними и внешними пользователями разного уровня и способствует улучшению коммуникаций между организациями.
Для принятия документов к исполнению они должны содержать обязательные реквизиты, а именно:
Наименование документа;
Дату составления документа;
Наименование организации, от имени которой составлен документ;
Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
Наименование должностных лиц, ответственных за проведение хозяйственной операции и правомерность ее совершения;
Личные подписи указанных лиц.
Таким образом, обязательные реквизиты – это сведения, которые придают документу юридическую силу и являются основанием для отражения информации, содержащейся в нем в бухгалтерском учете. Наряду с обязательными реквизитами, первичные документы могут содержать различные дополнительные реквизиты. Например, банковские документы на осуществление платежей обязательно должны иметь печать организации.
В случае если для оформления хозяйственной операции организации типовой бланк не утвержден постановлением Государственного комитета по статистике, организация может самостоятельно разработать необходимый бланк с учетом всех требований законодательства, утвердить его приказом руководителя организации и использовать для отражения хозяйственных операций. При необходимости организации могут вводить в первичные документы дополнительные строки и графы.
Статья 9 пункта 6 Закона «О бухгалтерском учете» законодательно закрепляет обязанность организации составлять сводные документы. При этом их структура, периодичность составления и степень обобщения информации законодательством не регламентируется, а определяется организацией по степени своевременности и полезности обобщаемой информации для различных целей.
Для эффективного использования информации, содержащейся в документах, и их своевременной обработки документы классифицируются по различным признакам.
Таблица 6.1
Классификация документов
| Классификационный признак | Наименование групп документов | Примеры документов |
| Поназначению | 1. Распорядительные | Банковский чек Наряд на выполнение работ |
| 2. Исполнительные | Приходный ордер склада Приемный акт | |
| 3. Бухгалтерского оформления | Расчет суммы амортизации Расчет суммы прибыли | |
| 4. Комбинированные | Авансовый отчет Отчет кассира | |
| Пообъемусодержащейсяинформации | 1. Первичные | Приходный кассовый ордер |
| 2. Сводные | Отчет кассира | |
| Поколичествуоднородныхопераций | 1. Разовые | Накладная на отпуск материала |
| 2. Накопительные | Лимитно-заборная карта | |
| Поколичествузаполненныхпозиций | 1.Однопозиционные | Расходный кассовый ордер |
| 2. Многопозиционные | Расчетно-платежная ведомость | |
| Поместусоставления | 1. Внутренние | Акт инвентаризации материальных ценностей |
| 2. Внешние | Счет поставщика | |
| Постепениподлинностиинформации | 1. Подлинники | Денежный чек |
| 2. Копии | Выписка из расчетного счета в банке | |
| Поформедокумента | 1. Типовые | Любые бланки, утвержденные Госкомстатом РФ |
| 2. Нетиповые | Разработанные и утвержденные организацией | |
| Постепениавтоматизации | 1. Заполненные вручную | Денежный чек |
| 2. Заполненные с использованием средств автоматизации | Платежное поручение | |
| Посодержаниюинформации | 1. Учет денежных средств | Приходный и расходный кассовый ордер |
| 2. Учет материалов | Приходный ордер склада Лимитно-заборная карта | |
| 3. Учет заработной платы | Наряд на выполнение работ Расчетно-платежная ведомость | |
| Посрокамхранения | 1. Текущего хранения | Документы по учету денежных средств, материалов |
| 2. Длительного хранения | Лицевые счета работников Устав организации |
Классификация документов производится по многочисленным признакам, при этом, с точки зрения оправданности производимой хозяйственной операции, любой документ можно считать оправдательным (при наличии всех необходимых реквизитов). Так распоряжение банку о выдаче денежных средств с расчетного счета можно считать оправдательным для осуществления этой операции. Исполнительный документ на оприходование материалов на склад – как оправдание такого оприходования.
Для обеспечения своевременности поступления необходимых документов во все структурные подразделения организации необходимо разработать документооборот.
Документооборотом называется движение документа в пределах организации с момента его составления (поступления в организацию) до завершения действия, указанного в нем всеми заинтересованными пользователями данной организации и передачи документа для архивного хранения или отправки его за пределы организации.
С целью рациональной организации документооборота на каждом предприятии разрабатывается график пооперационного движения документов, в которых необходимо указать:
Исполнителей, ответственных за проведение операции, зафиксированной в документе;
Срок оформления документа;
Сроки обработки документа в каждом структурном подразделении;
Направления передачи документа;
Количество экземпляров составляемого документа;
Правила общего пользования документами, составляемыми в одном экземпляре;
Исполнители, обрабатывающие документ на каждом этапе его движения;
Меры по обеспечению сохранности документа и информации, содержащейся в нем;
Место и сроки хранения.
