Удержание излишне выплаченной заработной платы в 1с. Удержание из зарплаты работника излишне выплаченных сумм. Олеся добрый день

Бухгалтерия начислила и выплатила работнику лишние деньги. Обязанность работника вернуть эти суммы зависит от вида выплаты и причины возникновения переплаты. Ситуации, в которых работник обязан вернуть деньги или может их не возвращать указаны в ст. 137 ТК РФ и ст. 1109 ГК РФ.

Причины переплаты зарплаты или пособия

Возможных причин перечисления работнику лишних денег несколько. Разделить их можно на две группы: ошибки при начислении и умышленные действия самого работника.

К первой группе относят технические сбои в программном обеспечении, счетные ошибки, неправильное толкование НПА. Например, сбой ПО при передаче платежного поручения на зачисление заработной платы на счета работников привел к удвоению сумм выплаты.

Счетной ошибкой считается только неправильное арифметическое действие (Определение ВС РФ N 59-В11-17).

Пример: бухгалтер сложил 55 000 и 39 000 и получил сумму в 97 000. Это счетная ошибка. Описки, ввод неверных данных в программу расчета, ошибки бухгалтера при применении размера надбавок к счетным ошибкам не относятся.

Вторая группа причин включает в себя невыполнение норм выработки, простои по вине работника, предоставление ложных сведений для увеличения суммы выплаты.

Например: для расчета больничного работник умышленно предоставил не соответствующие действительности сведения о заработной плате на предыдущем месте работы.

Важно: при возникновении подозрений на умысел в действиях работника, работодатель обязан их доказать. Признать действия работника умышленными может орган, рассматривающий индивидуальные трудовые споры или суд.

Обязанность работника вернуть излишек

Согласно действующему законодательству (ст. 137 ТК РФ), работник обязан вернуть лишние деньги, если:

Излишне выплаченные заработную плату, отпускные, пособия по больничному листу, беременности и родам, стипендии, пенсии, возмещения вреда здоровью подлежат возврату только в случае счетной ошибки или наличия умысла работника к завышению их размера. Такие выплаты законодательство РФ относит к средствам существования и в других случаях их можно не возвращать (ст. 1109 ГК РФ).

Практика показывает, что работники возвращают деньги, даже если законодательство не обязывает их к этому.

Способы возврата излишне выплаченных сумм

Вернуть излишне перечисленные средства можно несколькими способами:

• Добровольный возврат работником. Работник может согласиться и вернуть излишне выданные деньги, даже если делать этого он не обязан. Такое согласие лучше оформить письменно.
• Возврат осуществляется путем внесения ошибочно выплаченных средств единовременно или удержанием из заработной платы и пособия. Размер всех удержаний не должен превышать 20 % от каждой выплаты (не более 50 % от всей суммы заработной платы или пособия).

Для оформления удержаний из заработной платы и иных выплат руководитель издает приказ или распоряжение.

Эти приказ или распоряжение должны быть оформлены не позднее одного месяца по истечению срока возврата излишне выплаченных средств.

Возмещение за счет виновного лица. Одним из вариантов возврата работодателю излишне выплаченных денег является выплата за счет специалиста, который допустил ошибку. При этом с таким сотрудником должен быть заключен договор о материальной ответственности.

Этот способ может быть использован, когда завышенная зарплата работнику начислялась на протяжении нескольких месяцев, так как возврат излишне выданных работнику денежных средств возможен только за последний месяц. А материально ответственное лицо отвечает за всю сумму нанесенного его действиями ущерба.

Если размер удержаний превышает месячный заработок виновного лица, это удержание может производиться только с его согласия или на основании судебного решения.

Переплата по вине бухгалтера – ответственность

В случае переплаты зарплаты работнику по вине бухгалтера у работодателя имеется возможность взыскать с последнего:

• Излишне выплаченную сумму в случае, если между работодателем и бухгалтером был заключён договор о полной материальной ответственности.
• В случае отсутствия договора о полной материальной ответственности – ущерб, не превышающий среднемесячный заработок бухгалтера.

Обращение работодателя в суд

Если работник не согласен с размером и сроком возврата денег или нанимателю предстоит доказать недобросовестность в действиях работника, то помочь может только судебное разбирательство.

Поводом для обращения в суд может стать и пропуск работодателем срока, в который необходимо произвести удержание с работника.

Особенности возврата средств в случае увольнения сотрудника

Если факт переплаты был выявлен после расторжения трудовых отношений с работником, которому были перечислены лишние денежные средства, то бывший наниматель обязан отправить письменное уведомление такому работнику.

В уведомлении указывают сведения о выявлении ошибки, предлагают вернуть излишек в добровольном порядке. В случае отказа бывшего работника, наниматель вправе обратиться в суд. К исковому заявлению прилагают трудовой договор с бывшим работником, документы, подтверждающие размер выплаты, обнаружение ошибки и копию уведомления о необходимости возврата излишне выданных денежных средств.

Важный факт — размер средств, выплаченных сотруднику за неотработанные дни отпуска наниматель обязан рассчитать и удержать в момент увольнения работника. Возможность истребовать эти средства после расторжения трудовых отношений появляется только в случае обнаружения счетной ошибки или недобросовестных действий уволенного работника.

Трудовое законодательство предусматривает случаи, когда работник обязан вернуть излишне выплаченные ему денежные средства. Как правило, если работник намерен продолжать трудовые отношения с нанимателем и согласен с суммой, которую получил ошибочно, возврат денег происходит в добровольном порядке, даже в тех ситуациях, когда обязанности к их возмещению в законе не предусмотрено.

Расчет зарплаты, особенно при внушительной численности персонала – весьма трудоемкий процесс, при котором случаются и досадные ошибки, например, начисление и выплата излишней суммы. Каким образом исправить ситуацию, и какими бухгалтерскими записями оформить удержание переплаты, расскажет эта статья.

Удержание излишне выплаченной заработной платы

Законодатели стоят на страже интересов персонала компаний и достаточно строги к вопросу взыскания излишне выплаченных сумм заработка. Удержать их без письменного согласия работника можно лишь в случаях, перечень которых представлен в статье 137 ТК РФ:

• если результатом чрезмерной выплаты стала счетная ошибка, т.е. допущенная при арифметических подсчетах;
• если зарплата рассчитана на основании документов, подтверждающих выполнение плановых заданий, а затем доказано (комиссией по трудовым спорам или судом) невыполнение норм труда или нахождение в простое;
• если переплата зарплаты была вызвана незаконными действиями сотрудника, к примеру, подачей документов на стандартные вычеты НДФЛ, которые ему не полагаются, что также потребует соответствующего судебного решения.

В других случаях излишне выданную сумму заработка удержать с сотрудника невозможно. Вернуть ее можно только на основании письменного согласия на удержание. Бухгалтеру это обстоятельство следует учитывать. Надо заметить, что большинство подобных ситуаций разрешаются в мирном ключе, и сотрудник, получивший сумму, превышающую полагающийся заработок, дает разрешение на удержание. Мы же рассмотрим техническую сторону проблемы и приведем примеры корректировочных проводок.

Возврат излишне выплаченной заработной платы в бухучете

Поскольку начисление зарплаты отражается по К/ту 70 с Д/та производственных счетов (20, 23, 26, 29 и др.), то в корректировочным будет сторнирование этих же корреспонденций счетов на сумму переплаты. Наиболее оптимальным способом возврата специалисты считают списание сторнированной суммы на счет 73 (Д/т 73 К/т 70), а уже с него производят удержание.

Следует помнить, что удерживать из зарплаты сотрудника по инициативе работодателя можно не более 20% (ст. 138 ТК РФ). Исключением является только желание работника, либо письменно подтверждающего удержание суммы в полном объеме (если она выше 20% заработка), либо собственноручно внесшего переплату в кассу компании.

Рассмотрим на примере, как удержать излишне выплаченную зарплату.

В августе бухгалтер фирмы, работающей на ОСНО, обнаружил в расчете зарплаты за июль счетную ошибку: продавцу-консультанту Иванову Р.Т. сверх полагающейся суммы было излишне начислено и выплачено 10 000 руб.

Оклад Иванова составляет 30 000 руб. в месяц. Компания платит страховые отчисления по общим тарифам + взносы на страхование от несчастных случаев в размере 0,2%. Выплата зарплаты осуществляется по окончании месяца.

Удерживать придется не более 20% с начисленной зарплаты, поэтому размер удержания составит 5220 руб. (30000 – 30000 * 0,13) * 20/100 = 5220 руб. Поскольку в сумму переплаты входит НДФЛ (который следует вернуть), то излишне выплаченная заработная плата будет составлять 8700 руб. (10000 – 10000 руб. × 0,13).

Корректировке подлежат и перечисленные страховые отчисления. Корректировочные проводки таковы:

				Сумма
СТОРНО излишне начисленной суммы
Сумма переплаты списана на расчеты с сотрудниками по прочим операциям
СТОРНО НДФЛ с удержанной суммы 13% от 10 000
СТОРНО взносов в ФСС 2,9% от 10 000 + 0,2% от 10 000
СТОРНО платежей в ПФР 22% от 10 000
СТОРНО взносов в ФФОМС 5,1% от 10 000
Начислена з/пл за август
Удержан НДФЛ из зарплаты за август
Из з/пл за август удержана излишне выплаченная сумма
Выдана из кассы зарплата за август (30 000-3900-5220)
Начислена з/пл за сентябрь
Удержан НДФЛ из зарплаты за сентябрь
Из з/пл за сентябрь удержана переплата за июль (8700-5220)
Выдана из кассы зарплата за сентябрь (30 000-3900-3480)

Возврат в кассу излишне выплаченной зарплаты: проводки

Если сотрудник возвращает излишне начисленную и полученную сумму в кассу, то бухгалтерские записи будут следующими:

• Д/т 20,23,26 К/т 70 – сторнирована переплата зарплаты;
• Д/т 73 К/т 70 – сумма переплаты списана на прочие расчеты с персоналом;
• Д/т 50 К/т 73 – принята в кассу сумма переплаты;
• Д/т 70 К/т 68 – сторно начисленного НДФЛ;
• Д/т 20,23,26 К/т 69 – сторнировочные проводки по страховым взносам с суммы переплаты.

Если осуществить удержание невозможно

Случается, что вернуть ошибочно выплаченную зарплату невозможно. Например, сотрудник уволился и уехал. В подобных случаях сумму переплаты взыскать нереально, и она признается безнадежной дебиторской задолженностью. Сумму долга списывают за счет средств резерва по сомнительным долгам (при его наличии) либо, если резерв не создан, относят на убыток, включив ее в состав прочих затрат.

В учете списание долга по зарплате отражается проводками:

• Д/т 76 К/т 73 – списана излишне выплаченная зарплата;
• Д/т 91-2 К/т 76 – списан долг по зарплате, нереальный ко взысканию.

Согласно статьи 137 ТК РФ зарплата считается излишне выплаченной и должна быть возвращена работником в случае:

• счетной ошибки;
• доказанной комиссией по или судом вины работника в простое или не выполнении норм труда;
• установленных судом допущенных неправомерных действий работника с целью получения не заработанных денег.

Основные правила

При этом, согласно статьи 137 ТК РФ, работодателем издается приказ на удержание излишне выплаченной заработной платы с работника . Если сумма большая, удерживать нужно будет несколько месяцев, так как предприятие имеет право на удержание не более 20% начисляемой ежемесячной зарплаты.

Работник с этим приказом обязательно должен быть ознакомлен под роспись и с указанием даты ознакомления , с письменным подтверждением своего согласия на удержание указанной суммы в оговоренных ежемесячных размерах (если сумма большая и не возможно ее удержать в течение одного месяца).

Возможен и второй вариант - работник сам пишет заявление на имя руководителя организации с просьбой производить удержание излишне выплаченной (с указанием процентов). По его заявлению это может быть и более 20% в месяц.

Если счетная ошибка обнаружена по уволившемуся работнику , необходимо в месячный срок со дня обнаружения ошибки, заказным письмом его об этом известить. При этом, отразить просьбу самостоятельно вернуть излишне полученную сумму. Следует также предупредить, что в случае отказа от добровольного возврата, последует для принудительного взыскания суммы.

Обращение в суд

В случае обращения в , подается заявление со следующими документами :

• копией с ответчиком;
• расчеты по излишне выплаченной заработной плате;
• составленный акт на предприятии о выявленной ошибке с соблюдением ;
• копию направленного письма уволенному работнику с уведомлением об его отправке.

На суде предъявить оригиналы всех вышеперечисленных документов . В ходе разбирательства придется доказывать факт совершенной счетной ошибки или вину работника.

Излишне выплаченная зарплата, не подлежащая возврату работником

Запрещено требовать возврата средств, оговоренных пунктом 3 статьи 1109 Гражданского кодекса РФ. Также не подлежит удержанию излишне выплаченная зарплата в случае счетной ошибки, если не издан своевременно соответствующий приказ , с которым под роспись ознакомлен финансово пострадавший сотрудник.

Технические ошибки не относятся к счетным . И поэтому запрещено удерживать с сотрудника переплаты из-за ошибок в бухгалтерской программе и других денежных документах, неверного применения законодательных и нормативно-правовых актов.

В частности, не подлежит возврату излишне выплаченная зарплата :

• оплата отпуска большей продолжительности;
• дважды: как за себя и как бы за однофамильца;
• ошибочно выплачена зарплата за время нахождения в отпуске;
• бухгалтером начислена не установленная надбавка;
• ошибочно выплачена премия.

Подходя к возникшему вопросу не со стороны законных актов, а просто по - человечески: каждый знает, какая ему сумма причитается. Начислениями заработной платы занимается бухгалтер и не всегда есть у него возможность досконально всех проверить перед выплатой.

Удержание суммы ущерба за излишне выплаченную зарплату с виновного лица

На основании главы 39 ТК РФ излишне выплаченная зарплата, не подлежащая возврату работником, может быть удержана работодателем с бухгалтера , совершившего данную ошибку, вина которого будет подтверждена при административном расследовании данного факта. А также работодатель может наказать главного бухгалтера за недостаточный контроль на данном участке ведения бухгалтерского учета.

Согласно статьи 248 , по факту ущерба, причиненного работниками, издается приказ (распоряжения) руководителя в установленные законодательством сроки .

Если установленный срок для издания приказа (распоряжения) истек , а так же если взыскиваемая сумма с должностного лица больше его месячного оклада, взыскание ущерба возможно только по согласию с виновного работника или через суд.

Бухгалтер ошибочно переплатил работнику денежные средства. Ситуация неприятная, так как излишне выплаченные деньги могут быть взысканы только в исключительных случаях. Что нужно знать бухгалтеру, чтобы выйти из этой ситуации без потерь?

: программы обучения разработаны на основе требований профессионального стандарта «Бухгалтер».

Как возникает переплата

Переплатить сотруднику пособие можно по двум причинам:

• счетная ошибка, в результате которой сумма пособия оказалась завышенной;
• работник предоставил недостоверные сведения, повлиявшие на расчет пособия.

Последовательность действий бухгалтера в каждой из перечисленных ситуаций будет отличаться и по документальному оформлению, и по порядку истребования у работника излишне выплаченной суммы пособия, и по налоговым последствиям. Давайте разберемся с каждым случаем отдельно.

Счетная ошибка

Излишне выплаченная заработная плата, пособия, отпускные, иные выплаты могут быть удержаны, если это явилось результатом счетной ошибки (Ст. 137 ТК РФ).

Что такое счетная ошибка? С учетом позиции Роструда, изложенной в письме от 01.10.2012 № 1286-6-1 , счетной считается арифметическая ошибка, то есть ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов. Этой позиции придерживается Верховный Суд РФ в Постановлении от 20.01.2012 № 59-В11-17 . Иные ошибки (например, неправильное истолкование норм законодательства, указание неверных исходных данных для начисления выплат и т.п.) основанием для производства удержаний из заработной платы работника не являются.

Удержание производится в размере не более 20% суммы, причитающейся застрахованному лицу, при каждой последующей выплате пособия либо заработной платы. При прекращении выплаты пособия (зарплаты) оставшаяся задолженность взыскивается в судебном порядке (ч. 4 ст. 15 Закона № 255-ФЗ).

Рассмотрим пример.

Работник Селиванов П.И. предприятия «Гамма» был нетрудоспособен с 1 по 7 апреля 2017 года. 10 апреля в понедельник вышел на работу и принес листок нетрудоспособности. Страховой стаж сотрудника — 9 лет. Работник не подавал работодателю заявление на предоставление налоговых вычетов по НДФЛ. Выплаты, облагаемые страховыми взносами на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, в расчетном периоде составили:

2015 год — 350 000 рублей;

2016 год — 450 000 рублей.

Рассчитывая средний заработок для оплаты больничного, бухгалтер «Гаммы» допустил арифметическую ошибку:

(350 000 + 540 000 ) / 730 = 1 219,18 руб.

1 219,18 руб. х 7 дн. = 8 534,26 руб. (в том числе первые три дня временной нетрудоспособности оплачены за счет работодателя — 3 657,54 руб., за счет соцстраха — 4 876,72 руб.).

На руки: 8 534,26 - (8 534,26 х 13 %) = 7 424,26 руб.

После пересчета сумма больничного оказалась меньше:

(350 000 + 450 000) / 730 = 1 095,89 руб.

1 095,89 руб. х 7 дн. = 7 671,23 руб. (в том числе первые три дня временной нетрудоспособности — 3 287,67 руб., за счет соцстраха — 4 383,56 руб.).

На руки: 7 671,23 - (7 671,23 х 13 %) = 6 674,23 руб.

Переплата составила:

7 424,26 руб. - 6 674,23 руб. = 750,03 руб . (в том числе за счет соцстраха — 428,59 руб.).

Для удержания из заработной платы работника излишне выплаченной суммы пособия необходимо заручиться его согласием и попросить написать заявление.

На предприятии «Гамма» заработная плата выдается дважды в месяц:

• за первую половину месяца — 25-го числа;
• за вторую половину месяца — 10-го числа месяца, следующего за расчетным.

Поскольку Селиванов П.И. принес больничный 10 апреля, в течение 10 календарных дней пособие было назначено. 25 апреля Селиванову П.И. выплатили пособие в размере 7 424,26 руб. одновременно с заработной платой за первую половину апреля. НДФЛ в размере 1 110 руб. следовало перечислить в бюджет в срок до 2 мая включительно.

Бухгалтер рассчитал заработную плату Селиванова П.И. за апрель пропорционально отработанному времени. Оклад работника — 50 000 рублей. В апреле 20 рабочих дней, отработано — 15.

50 000 руб. / 20 х 15 = 37 500 руб.

За первую половину месяца Селиванов П.И. получил заработную плату пропорционально отработанному времени:

50 000 / 20 х 5 = 12 500 руб.

За вторую половину апреля Селиванову П.И. причитается заработная плата 37 500 — 12 500 = 25 000 руб.

Максимальный размер удержаний определяется после уменьшения зарплаты сотрудника на сумму НДФЛ. Согласно статье 138 ТК РФ максимальный размер удержаний нужно рассчитывать исходя из дохода, причитающегося сотруднику, а ему причитается доход, уменьшенный на сумму НДФЛ.

• доход, причитающийся работнику 25 000 - (37 500 х 13 %) = 20 125 руб.;
• ограничение на удержание из заработной платы, установленное статьей 138 ТК РФ20 125 х 20 % = 4 025 руб. ;
• 750,03 руб. < 4 025 руб. - ошибочная переплата пособия по временной нетрудоспособности не превышает ограничение и может быть удержана при выплате зарплаты за вторую половину апреля.

Как отразить в бухгалтерском учете начисление пособия, зарплаты, удержание и перечисление НДФЛ, удержание излишне выплаченной суммы пособия покажем в т аблице.

Дата	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Содержание операции
20.04.2017 г.	69-Соцстрах	70	4 876,72	Начислено пособие по временной нетрудоспособности за счет ФСС
20.04.2017 г.	20 (26, 44, …)	70	3 657,54
25.04.2017 г.	70	68-НДФЛ	1 110,00	Удержан НДФЛ при выплате пособия
25.04.2017 г.	70	51 (50)	19 924,26	Выплачена заработная плата за первую половину апреля и пособие по временной нетрудоспособности
28.04.2017 г.	68-НДФЛ	51	1 110,00	Перечислен в бюджет НДФЛ с пособия
30.04.2017 г.	20 (26, 44,...)	70	37 500,00	Начислена заработная плата за апрель пропорционально отработанному времени (50 000 / 20 х 15)
30.04.2017 г.	70	68-НДФЛ	4 875,00	Исчислен НДФЛ с заработной платы
30.04.2017 г.	69-Соцстрах	70	- 493,16
30.04.2017 г.	20 (26, 44, …)	70	- 369,87	Сторнирована сумма излишне начисленного пособия по временной нетрудоспособности
30.04.2017 г.	70	68-НДФЛ	- 113,00
10.05.2017 г.	70	51 (50)	19 374,97	Выплачена заработная плата за вторую половину апреля после удержания НДФЛ и излишне выплаченной суммы пособия
11.05.2017 г.	68-НДФЛ	51	4 762,00	Перечислен НДФЛ с заработной платы

Если работник обманул

В марте 2017 года на предприятие «Омега» устроилась сотрудница Пантелеева М.Н. При трудоустройстве она предоставила справки по форме 182н с предыдущих мест работы. Согласно этим документам в 2015-2016 г.г. Пантелеева М.Н. работала в двух организациях.

ООО «Альфа»

• 2015 год — 320 000 руб.
• 2016 год - 440 000 руб.

ЗАО «Дельта»

• 2015 год — 150 000 руб.
• 2016 год - 230 000 руб.

В апреле 2017 года новая сотрудница заболела. Период временной нетрудоспособности согласно больничному листку с 5 по 11 апреля включительно. Страховой стаж на дату наступления временной нетрудоспособности — 5 лет 7 месяцев и 15 дней. Бухгалтер рассчитал пособие по временной нетрудоспособности:

320 000 + 150 000 = 470 000 руб.

440 000 + 230 000 = 670 000 руб.

(470 000 + 670 000) / 730 = 1 561,64 руб.

Максимальный размер среднего дневного заработка для расчета пособий в 2017 году составляет 1 901,37 руб. Средний заработок Пантелеевой М.Н., рассчитанный бухгалтерской службой «Омеги», не превышает максимальную величину.

Пособие Пантелеевой М.Н., учитывая продолжительность страхового стажа, рассчитаем исходя из 60 процентов среднего заработка:

1 561,64 х 60 % = 936,98 руб.

Размер пособия по временной нетрудоспособности составил:

936,98 х 7 дн. = 6 558,86 руб., в том числе за первые три дня временной нетрудоспособности за счет работодателя — 2 810,94 руб., остальное за счет средств социального страхования — 3 747,92 руб.

Пособие выплатили в день, установленный для оплаты труда за первую половину месяца, — 25 апреля. При выплате пособия был удержан НДФЛ:

6 558,86 руб. - 13% = 5 705,86 руб.

Впоследствии (при прохождении камеральной проверки правильности и полноты исчисления пособий, которую проводил Фонд социального страхования) выяснилось, что справка от ЗАО «Дельта» оказалась подделкой. ФСС пособие пересчитал и не принял к зачету следующую сумму (решение Фонда социального страхования от 15.05.2017 г.):

(320 000 + 440 000) / 730 = 1 041,10 руб.

1 041,10 руб. х 60% х 7 дн. = 4 372,62 руб.

(6 558,86 руб. - 4 372,62 руб.) - 13% = 1 902,24 руб.

Бухгалтер «Омеги» сделал в бухгалтерском учете следующие записи:

Дата	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Содержание операции
25.04.2017 г.	69-Соцстрах	70	3 747,92	Начислено пособие по временной нетрудоспособности за счет соцстраха
25.04.2017 г.	20 (26, 44, …)	70	2 810,94	Начислено пособие по временной нетрудоспособности за счет работодателя
25.04.2017 г.	70	68-НДФЛ	853,00	Исчислен и удержан НДФЛ с пособия
25.04.2017 г.	70	50 (51)	5 705,86	Выплачено пособие
02.05.2017 г.	68-НДФЛ	51	853,00	НДФЛ с пособия перечислен в бюджет
15.05.2017 г.	69-Соцстрах	70	- 1 249,28	Сторнирована сумма излишне начисленного пособия по временной нетрудоспособности
15.05.2017 г.	20 (26, 44, …)	70	- 936,96	Сторнирована сумма излишне начисленного пособия по временной нетрудоспособности
15.05.2017 г.	70	68-НДФЛ	- 284,00	Сторнирована сумма НДФЛ с излишне выплаченной суммы пособия
16.05.2017 г.	50	70	1 902,24	Излишне выплаченную сумму пособия сотрудница внесла в кассу

Обратите внимание: застрахованные лица обязаны представлять страхователю достоверные документы (сведения), на основании которых выплачивается пособие (п. 1 ч. 2 ст. 4.3 Закона № 255-ФЗ и ч. 2 ст. 15.1 Закона № 255-ФЗ ). В случае, если представление недостоверных сведений повлекло за собой выплату лишних сумм пособия по временной нетрудоспособности, виновные лица возмещают страховщику причиненный ущерб (

В каких случаях излишне выплаченная заработная плата должна быть возвращена? Как возврат переплаты отразить в бухгалтерском учете? Когда налоги и страховые взносы пересчитывают, а когда нет?

Рассчитывая зарплату, отпускные или пособия, важно держать в голове все правила и тонкости. Иначе ошибиться в расчете очень просто. Давайте поговорим о том, как исправить ошибку, если она все же проскользнула мимо ваших глаз.

Компания оказалась в долгу перед работником? Просто доплатите ему недостающую сумму с причитающимися процентами. Если же ошибка в пользу сотрудника, то ситуация усложняется. Далеко не всегда компания вправе просто взять и удержать переплату. Поговорим о том, как действовать, если вы начислили сотруднику лишнее.

Когда излишне выплаченная заработная плата возвращается работником

Излишне выплаченная заработная плата возвращается в трех случаях (ст. 137 ТК РФ). Первый – бухгалтер допустил счетную, то есть арифметическую ошибку. К примеру, неправильно сложил или умножил цифры, забыл разделить или тому подобные недочеты. Второй случай – комиссия по трудовым спорам из числа работников компании или суд признали вину работника в невыполнении норм труда или простое. Третий случай – работнику переплатили из-за его неправомерных действий, что подтвердил суд в решении. Например, при трудоустройстве человек предъявил фальшивый диплом об образовании.

Если же бухгалтер применил неверный алгоритм расчета, излишне выплаченная заработная плата не удерживается с работника. Пересчитывать зарплату в таком случае не надо. Но работник может вернуть деньги добровольно (п. 3 ст. 1109 ГК РФ). Тогда вы пересчитаете зарплату.

Допустим, сотрудник отказывается возместить переплату. В таком случае для компании это долг, нереальный для взыскания. В зависимости от принятой учетной политики безнадежную дебиторку либо спишите за счет резерва по сомнительным долгам, либо включите ее в состав прочих расходов, если резерв не создавался (п. 11, 14.3 ПБУ 10/99).

Проводки будут такими:
ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 73
– списана излишне выплаченная заработная плата;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» (63) КРЕДИТ 76
– списана безнадежная дебиторская задолженность.

Считать ли счетной ошибкой сбой компьютерной программы? Это спорный вопрос. Даже судебная практика по данному вопросу полна противоречий. Некоторые судьи расценивают сбой компьютерной программы как разновидность счетной ошибки. Такой вывод сделан, например, в определении Самарского областного суда от 18 января 2012 г. по делу № 33-302/2012. Судьи решили, что излишне выплаченную сумму компания правомерно удержала из зарплаты, причем даже без согласия работника.

Другие суды полагают, что сбой в программе – техническая, а не счетная ошибка. И в связи с этим оснований для удержания излишне выплаченной суммы нет. Пример – апелляционное определение Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 27 марта 2013 г. по делу № 33-709/2013.

Сумма удержанной с работника переплаты будет равна той величине, которую он получил на руки. То есть за минусом НДФЛ. В пределах года налог вы можете вернуть или зачесть в счет будущих платежей (ст. 78 НК РФ).

Например, работнику излишне начислили 1000 руб. заработной платы. Но на руки он получил только 870 руб. (1000 руб. – 1000 руб. × 13%). Когда ошибка будет обнаружена, с работника нужно удержать именно 870 руб. А 130 руб. будут числиться как переплата по НДФЛ.

Пример Как скорректировать налоги
В сентябре бухгалтер ООО «Вега» обнаружил, что из-за ошибки в расчете водитель компании получил лишнюю сумму в зарплате за июль в размере 8500 руб. Страховые взносы компания платит по общим тарифам. Взносы на травматизм компания начисляет по тарифу 0,2 процента. В сентябре бухгалтер пересчитал налоги с суммы излишне выплаченной зарплаты за июль. Излишние начисления оказались такими:
– взносы в ПФР – 1870 руб. (8500 руб. × 22%);
– взносы в ФСС РФ – 246,50 руб. (8500 руб. × 2,9%);
– взносы в ФФОМС – 433,50 руб. (8500 руб. × 5,1%);
– взносы на травматизм – 17 руб. (8500 руб. × 0,2%).

НДФЛ с переплаты удержали в сумме 1105 руб. (8500 руб. × 13%). Организация применяет метод начисления, по налогу на прибыль отчитывается ежеквартально. По итогам 9 месяцев авансовый платеж по налогу на прибыль был рассчитан к доплате. Поэтому из-за счетной ошибки при выплате зарплаты по налогу на прибыль образовалась недоимка за этот отчетный период. Сумма недоимки составила 2213 руб. ((8500 руб. + 1870 руб. + 246,50 руб. + 433,50 руб. + 17 руб.) × 20%).

Компания подала уточненную декларацию, но прежде доплатила налог на прибыль (2213 руб.) и пени за каждый день просрочки платежа.

Страховые взносы . Ошибка ведет к пересчету налогов и взносов. Если базу по взносам за предыдущие отчетные периоды занизили, надо сдать уточненные расчеты по взносам. Если ошибка не привела к занижению базы по взносам или ее обнаружили до того, как закончился отчетный период, к которому она относится, то уточненки подавать не надо. Перерасчет взносов можно сделать и в отчетности за текущий отчетный период. Ведь база для начисления взносов формируется на дату начисления выплат (ч. 1 ст. 11 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Значит, и оснований для корректировки базы за тот отчетный период, в котором зарплата была излишне начислена, нет (письмо Минздравсоцразвития России от 28 мая 2010 г. № 1376-19).

Пример Как удержать переплату и какие сделать проводки
Сотруднику ООО «Метеор» Белову С.В. выплатили зарплату за сентябрь в большей сумме, чем требовалось. Причина – счетная ошибка. Бухгалтер обнаружил это лишь в октябре. Разница составила 8500 руб. Соответственно, работник получил на руки больше на 7395 руб. (8500 руб. – 8500 руб. × 13%).

Организация применяет общую систему налогообложения и платит взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний по тарифу 0,2 процента. Страховые взносы начисляет по общим тарифам.

Оклад Белова – 30 000 руб. Зарплата выплачивается в последний день месяца. Детей у сотрудника нет, поэтому стандартный налоговый вычет ему не предоставляется. Максимальная сумма, которую можно удержать с месячной зарплаты, составляет 5220 руб. ((30 000 руб. – 30 000 руб. × 13%) × 20%).
Сумма излишне выплаченной зарплаты равна 7395 руб. (8500 руб. – 8500 руб. × 13%). В октябре сделаны такие записи:
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70
– 8500 руб. – сторнирована излишне начисленная зарплата;

– 1105 руб. (8500 руб. × 13%) – сторнирован излишне удержанный НДФЛ со взыскиваемых сумм;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС»
– 246,50 руб. (8500 руб. × 2,9%) – сторнированы излишне начисленные взносы в ФСС РФ;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ПФР»
– 1870 руб. (8500 руб. × 22%) – сторнированы излишне начисленные пенсионные взносы;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
– 433,50 руб. (8500 руб. × 5,1%) – сторнированы излишне начисленные взносы в ФФОМС России;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
– 17 руб. (8500 руб. × 0,2%) – сторнированы излишне начисленные взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;

ДЕБЕТ 73 субсчет «Излишне выплаченная зарплата» КРЕДИТ 70
– 7395 руб. – излишне выплаченная зарплата списана на расчеты с персоналом по прочим операциям;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70
– 30 000 руб. – начислена зарплата Белову за октябрь;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 3900 руб. (30 000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ с зарплаты Белова;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73 субсчет «Излишне выплаченная зарплата»
– 5220 руб. – удержана с зарплаты Белова за октябрь часть излишне выплаченной зарплаты за сентябрь;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50
– 20 880 руб. (30 000 – 3900 – 5220) – выплачена Белову зарплата за октябрь за вычетом удержаний.