Главная Франшиза услуг Как правильно вести кассовую книгу: советы бухгалтеру

Как правильно вести кассовую книгу: советы бухгалтеру

Совокупность всех операций (доходов и расходов), выполняемых с наличными средствами называют кассой. В ней должны отражаться все операции с наличными. Поэтому вести кассу ООО должны обязательно, даже если количество операций с наличными минимально (например, только закупка канцелярии или оплата услуг сторонних специалистов).
Кассу иначе можно назвать кошельком предпринимателя. Ее ведение включает прием и выдачу средств, составление кассовых документов. Обязанность по ведению кассы не зависит от режима налогообложения.

Документы, необходимые для ведения кассы

Приходные ордера. В них отражают сведения о поступлении наличных денег, необходимых для ведения деятельности (описывается операция, указывается сумма).
Расходные ордера. Они содержат информацию о расходовании средств (описание операции, размер суммы).
Кассовая книга. В ней отражается информация о поступлении средств и их расходовании. Основанием для заполнения служат ордера.

Руководство

Для ведения кассы потребуется завести кассовую книгу. Она представляет собой бухгалтерский документ установленной формы. Ее ведение обязательно для всех видов предприятий. Заполнение может вестись вручную или с использованием программного обеспечения.

Основываясь на данных из приходных и расходных ордеров, заполняют кассовую книгу. Стандартная книга представляет собой журнал. На его титульном листе указывают информацию о предприятии, год ведения, наименование подразделения. При активной кассовой деятельности одного журнала может быть недостаточно. Тогда заводят второй, указывая на титульном листе период его ведения.

На листах журнала приведена готовая форма, в которую и вносят информацию с ордеров. По итогам рабочего дня сводится остаток. Листы книги разделены на две части: непосредственно книга и отчет кассира. Они заполняются одинаково. Первая часть затем подшивается к книге, а к отчету прикладываются первичные документы (ордера, выписки).

По итогам дня лист книги должен быть заполнен вручную в журнале или распечатан. Все листы должны быть пронумерованы, их хранят в кассе. В конце календарного года их подшивают в одну книгу, скрепляют печатью. Своей подписью заверяет журнал главный бухгалтер или руководитель.

Если предприниматель не ведет кассу (у него нет кассовой книги, не заполняются кассовые документы), то на него может налагаться штраф. Контроль ведения кассы осуществляет инспектор налоговой.

Заполнение кассовой книги может вестись при помощи онлайн сервиса. Правилами установлено, что ее листы нужно распечатывать по итогам каждого дня. Выяснить соблюдение этого пункта практически невозможно. Если операций немного, то можно формировать кассу по итогам определенного периода (неделя, месяц). В конце года все документы должны быть обязательно распечатаны.

Вопрос: ООО не проводит никаких операций с наличностью. Должно ли оно вести кассу?
Ответ: Законодательно нет никаких оговорок по поводу случаев, когда предприниматель не использует в своей деятельности наличные средства. Поэтому инспектор налоговой имеет полное право проверить ведение кассы. В этом случае можно составить заявление в свободной форме, в котором указать на отсутствие операций с наличными.

Вопрос: У ООО имеются обособленные подразделения. Можно ли вести кассу ООО одну для всех подразделений?
Ответ: Нет, для каждого подразделения должна вестись своя книга.

Вопрос: Что подразумевается под понятием «кассовая дисциплина»?
Ответ: «Кассовая дисциплина» подразумевает совокупность правил, согласно которым должны вестись наличные расчеты. Иными словами, это та же касса со всем перечнем документации, которую должен вести предприниматель.

В соответствии с отечественным законодательством, всем организациям предписано хранить свободные финансы в банке. При этом большую часть расчетов юрлица должны производить между собой в безналичной форме. Для наличного оборота нужна касса, сотрудник, который будет с ней работать, и книга, в которой будет вестись учет операций. Далее рассмотрим подробнее особенности заполнения документации.

Далее идут графы "Расход" и "Приход". В них проставляются суммы в рублях цифрами. Копейки указывают после запятой. К примеру, сумма средств, которые выданы, выглядит следующим образом: 129,05 р. Каждая операция фиксируется сразу же после совершения. Записи делаются только на основании первичных документов. В графе "Перенос" содержится информация о сумме операций по предыдущим строкам. В конце необходимо подсчитать общий результат. Он вносится в графу "Итог за день". Результат подсчитывается отдельно по выданным деньгам и полученным средствам. Далее записывается "Остаток". Необходимо сложить всю наличность, которая поступила и осталась с предыдущего дня. Из этой суммы отнимаются выданные средства. Записанная в книге цифра должна совпасть с фактическим состоянием наличности в кассе. Те строки, которые остались свободными, следует перечеркнуть. Это необходимо для того, чтобы никто не заполнил пустые графы. Делается это буквой Z. В конце страницы указываются фамилии кассира и бухгалтера. Кроме этого, указывается число составленных за день приходно-расходных ордеров. Если за день не было произведено ни одной операции с наличностью, страница оставляется пустой. При этом остаток, имеющийся на конец дня, переносится на следующий без корректировок.

Электронный вариант

Повсеместное внедрение компьютерных технологий не обошло стороной и кассовую книгу. Электронный вариант составления журнала значительно облегчает работу сотрудников. Для ведения книги используется специальная программа. Она отображает журнал на экране компьютера. Графы заполняются так же, как было описано выше. Каждый день ответственный сотрудник вносит необходимую информацию, а в конце смены распечатывает лист. В бумажном варианте должно быть две части: непосредственно сам отчет и вкладная половина. Кассир подписывает страницу. Если у сотрудника есть электронная подпись, то допускается ею пользоваться, как и обычной. Каждая такая страница нумеруется. По завершении года формируется книга из распечатанных листов. На последней ее странице указывается общее количество вкладышей. Оно заверяется подписями и печатью предприятия. Электронную книгу допускается составлять раз в квартал, а не в год. Отчеты и прилагаемая документация отправляются в финансовый отдел.

Приход и расход

Поступление наличности оформляется кассовым приходным ордером. Квитанция - его отрывная часть - должна быть подшита к банковской выписке. Операции по выбытию средств оформляются, соответственно, одним или несколькими расходными ордерами. При сдаче наличности в банк сотруднику выдают квитанцию и ордер. Первая подшивается к кассе, а второй - к выписке.

Исправления в журнале

В случае если в книге была допущена описка, не оказывающая существенного влияния на отчетность, ее можно исправить. Вырывать листы из журнала категорически запрещается. Не допускается также использование штриха, маркера, подтирание лезвием, ластиком и прочие аналогичные манипуляции. Если описка не влечет изменения в остатках какого-либо периода, то ее исправление осуществляется следующим образом: перечеркивается аккуратно неверная запись, рядом ставится правильная. Корректировка должна быть обязательно заверена подписями. Расписаться должен сам кассир и бухгалтер. Если исправлений на странице несколько, то каждое из них должно быть заверено. Если допущена серьезная ошибка, то кассиром составляется заявление на имя главного бухгалтера. Руководителем предприятия собирается комиссия, которая будет нести ответственность за исправления. По допущенной ошибке составляется бухгалтерская справка. В ней описывается характер неточности и метод ее исправления.

Проверка отчетной дисциплины

Правильность ведения кассового журнала вправе проконтролировать банковская организация, обслуживающая счет предприятия. О том, что будет проводиться проверка, руководитель извещается уведомлением. В банк для оценки необходимо будет предоставить вкладные листы, полностью оформленные, отчеты кассира вместе с прилагаемой документацией и авансовые бумаги, если деньги выдавались под отчет. В случае если проверка будет затрагивать текущий год, журнал сшивать нет необходимости (это делается в конце года). По завершении контрольных мероприятий книга будет возвращена на предприятие. При этом уполномоченный орган выдаст акт о выполненной проверке отчетной дисциплины. Если в документе будут содержаться замечания, их необходимо устранить в установленный контролирующим органом срок. Также правильность заполнения кассовой книги может проверять налоговая инспекция. За нарушения, выявленные в ходе контрольных мероприятий, могут быть применены санкции. При этом следует сказать, что инспектор может наложить штраф на предприятие в случае, если ошибки были выявлены в течение двух месяцев с их допущения.

Учет кассовых операций регламентируется указанием Центрального банка Российской Федерации от 11 марта 2014 г. N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Рекомендуем в обязательном порядке ознакомиться с ним главным бухгалтерам, кассирам и другим сотрудникам финансовой службы предприятия, работающим с кассовыми документами. Также стоит ознакомиться с указанием ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. N 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов».

Получатели бюджетных средств дополнительно учитывают нормативные акты, касающиеся регулирования кассовых операций при бюджетном финансировании.

Индивидуальные предприниматели могут не вести учет кассовых операций в 1С, не должны устанавливать лимит денежных средств. При этом такие документы, как КУДР, должны вестись обязательно, т.к. не относится к кассовым.

Не обязаны устанавливать лимит денежных средств малые предприятия (численность до 100 человек и готовая выручка – до 800 млн.руб., в т.ч. микропредприятия – организации с численностью до 15 человек и выручкой до 150 млн.руб.). Остальные предприятия устанавливают лимит наличных денежных средств, при превышении которого наличные денежные средства должны сдаваться в банк. Исключение делается для денежных средств, назначение которых – оплата заработной платы и подобные выплаты. В дни выплаты зарплаты на срок до 5 рабочих дней (точный крайний срок выплаты устанавливается руководителем предприятия и указывается на платежной ведомости) допускается превышение лимита денег в кассе на суммы, предназначенные для оплаты платежных ведомостей по заработной плате, пособиям и подобным выплатам.

Поступление денежных средств в кассу оформляется Приходным кассовым орденом (сокращенно ПКО ), выплаты – Расходным кассовым орденом (сокращенно РКО ). Для выплаты заработной платы и т.п. следует предварительно формировать платежную ведомость или расчетно-платежную ведомость, даже если выплаты производятся одному человеку. Документооборот может вестись в бумажном или электронном варианте. В последнем случае документы должны быть подписаны электронной цифровой подписью. По итогам дня на основании ПКО и РКО формируется кассовая книга . Если в течение дня движения средств по кассе не было, формировать кассовую книгу за этот день не надо.

Предельный лимит расчетов наличными между контрагентами по одному договору составляет 100 000 рублей. Расчеты с физическими лицами осуществляются без ограничений по сумме.

Денежные средства, поступившие в кассу предприятия за счет продажи товаров, выполнения услуг, в качестве страховых премий, могут расходоваться только на следующие цели:

Выплаты заработной платы и пособий;
Выплаты страховых возмещений физическим лицам, оплатившим страховые взносы наличными ;
Оплата товаров, работ, услуг;
Выдача наличных под отчет;
Возврат денежных средств по товарам, работам, услугам, оплаченным ранее наличными средствами.

Для остальных целей наличные денежные средства следует снимать с расчетного счета в банке.

Нарушение порядка ведения кассовых операций может привести к штрафу (ст. 15.1 КоАП РФ):

На должностное лицо – от 4 000 до 5 000 рублей;
На юридическое лицо – от 40 000 до 50 000 рублей.

Проверкой правильности ведения кассовых операций занимаются налоговые органы РФ (ст. 23.5 КоАП РФ).

Кассовые документы в 1С

Вышеприведенная методика учета кассовых операций не является исчерпывающей и содержит основные правила работы с наличными денежными средствами.

Выбираем пункты меню Банк и касса => Касса => Кассовые документы

Рисунок 1. Выбор кассовых документов

В зависимости от версии программы настройки меню могут несколько отличаться, но в любом случае в разделе Банк и касса вы сможете получить доступ к основным кассовым документам – ПКО и РКО.

Рисунок 2. Кнопки для ввода ПКО и РКО

Приходный кассовый ордер

В 1С предлагается десять видов ПКО в зависимости от вводимой операции. Они следующие:

Рисунок 3. Варианты документа ПКО

Название документов отражают их суть и имеют соответствующие настройки, например Возврат от подотчетного лица по умолчанию будет иметь корреспонденцию со счетом 71.

Вариант ПКО Прочий приход кажется универсальным, т.к. позволяет выбрать любой счет из плана счетов и провести любую операцию. Но методологи из 1С советуют пользоваться им только в крайнем случае, при нетиповых операциях, стараясь по возможности проводить документы с видами операций №№ 1-9.

Ниже приведены три варианта формы ввода ПКО. Общие правила – обязательные к заполнению поля подсвечены красной линией.

Рисунок 4. ПКО - Возврат от подотчетного лица

Раздел Реквизиты печатной формы может быть раскрыт или свернут при нажатии.

Рисунок 5. ПКО - наличные из банка. Показаны реквизиты печатной формы

Если документ предполагает выбор контрагента, который не является физическим лицом, в обязательном порядке следует заполнить поле Договор.

Рисунок 6. ПКО - Оплата от покупателя

Если надо указать больше чем один договор, воспользуйтесь функцией Разбить платеж, которая позволяет заполнить данные по нескольким договорам. В таком случае после выбора контрагента следует открыть табличную часть Разбивка платежа, выбрать договоры и указать суммы по каждому. Общий итог отразится в ПКО.

Рисунок 7. Настройки ПКО - оплата в разрезе договоров

Значение поля Статья ДДС заполняется из справочника. Данный справочник позволяет добавить Наименование статьи ДДС, а вот значение Вид движения для редактирования недоступно. Если наименований слишком много и хочется сгруппировать их по папкам, следует воспользоваться кнопкой «Создать группу». Заполненное значения поля в дальнейшем будет учитываться при формировании отчетной формы № 4 «Отчет о движении денежных средств».

Рисунок 8. Справочник - статьи движения денежных средств

Заполним ПКО на поступление наличных из банка.

Рисунок 9. Пример заполненного ПКО

Рисунок 10. Проводки по ПКО

Следует отметить, что в данном случае отражено движение денег не только по кассе, но и по расчетному счету. Чтобы не получилось двойного списания денег с банковского счета, проводки вида Дт 50.01 – Кт 51 формируются кассовыми, а не банковскими документами.

Расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер, или РКО, во многом формируется по таким же правилам, как и ПКО. В 1С существуют следующие виды РКО:

При выплатах № 4-5 следует предварительно подготовить платежные ведомости, даже если оплата производится одному сотруднику.

Рисунок 11. Варианты документа РКО

Оформим РКО по выдаче средств подотчетному лицу.

Рисунок 12. Заполненный документа РКО

После проведения документа можно посмотреть проводки.

Рисунок 13. Проводки по РКО

Рассмотрим порядок проведения в 1С выплат по заработной плате. Сформируем платежную ведомость. Если все сотрудники по ней получили зарплату, можно воспользоваться кнопкой «Оплатить ведомость» (внизу формы), автоматически сформируется РКО.

Рисунок 14. Варианты кассовых документов на основе платежной ведомости

Смоделируем ситуацию, когда по одному сотруднику зарплата депонирована, а по остальным выплачена. В бумажном варианте ведомости по депонированным суммам ставится соответствующая отметка. В 1С при учете кассовых операций следует открыть ведомость и воспользоваться кнопкой Создать на основании, затем Депонирование зарплаты. Для документа депонирования оставляем нужные нам фамилии.

Рисунок 15. Документ Депонирование зарплаты

После проведения документа смотрим проводки.

Рисунок 16. Проводки при депонировании зарплаты

Возвращаемся в ведомость и по кнопке Создать на основании формируем документ Выдача наличных . Сумма будет пересчитана автоматически и станет меньше на депонированные суммы.

Рисунок 17. Документ Выдача наличных на основании зарплатной ведомости

Проводки по выдаче зарплаты сформировались по двум сотрудникам, так и должно быть.

Рисунок 18. Проводки по документу Выдача наличных

Депонированные суммы можно хранить в кассе только в том случае, если они не превышают лимит для хранения денежных средств. В противном случае их следует сдать в банк. Формируем РКО Взнос наличными в банк.

Рисунок 19. Заполнение документа Взнос наличными в банк

Результат проведения документа.

Рисунок 20. Проводки по документу Взнос наличными в банк

Кассовая книга в 1С 8.3

На основании ПКО и РКО, проведенных за день, сформируем кассовую книгу (Рисунок 21), которая представляет собой отчет по проведенным кассовым операциям.

Небольшое примечание: иногда при автоматизации программисты спрашивают у пользователей, в каком виде реализовать ту или иную форму – как документ или как отчет. Часто такой вопрос ставит в тупик. Поясню разницу на примере кассовых документов. ПКО или РКО являются отдельными документами, по которым существует форма ввода. Суммы в них, как правило, вносит сам пользователь, может поменять их при желании. Кассовая книга является отчетом, по ней нет формы ввода, она заполняется автоматически на основании тех данных, которые введены в документах ПКО и РКО. При внесении изменений в эти документы отчет при формировании даст уже измененные суммы автоматически.

Рисунок 21. Кнопка для формирования кассовой книги

По данному отчету можно задать необходимые настройки.

Рисунок 22. Настройки кассовой книги

Готовый отчет.

Рисунок 23. Отчет Кассовая книга

Авансовый отчет

Еще один документ, входящий в состав блока Касса в программе 1С – Авансовый отчет

Рисунок 24. Путь по меню к документам Авансовый отчет

Рассмотрим пример заполнения авансового отчета.

Рисунок 25. Создание авансового отчета

Табличная часть содержит несколько вкладок. Вкладку Авансы заполняем на основании выданного РКО.

Рисунок 26. Заполнение вкладки Авансы

Вкладку Товары заполняем данным о приобретенных товарах или материалах. Если в документах выделен НДС, указываем эти данные в авансовом отчете.

Рисунок 27. Заполнение вкладки Товары

Рисунок 28. Вкладка товары, реквизиты сч/ф.

На вкладке Оплата показываем оплату за ранее приобретенные товары.

Рисунок 29. Заполнение вкладки Оплата

Более подробно про использование вкладок Товары и Оплата.

Если приобретаете единичный товар в розничном магазине, отражайте такую покупку в разделе Товары. Но допустим у вас ситуация, когда с одним и тем же поставщиком расплачиваетесь то наличкой, то по безналу. И хотите иметь корректные данные по расчетам, например, для формирования акта сверки. Тогда накладные и счет-фактуры, полученные от этого поставщика в день покупки за наличный расчет, можно провести отдельно от авансового расчета документом Поступление (акты, накладные), а в авансовом отчете отразите реквизиты ПКО, т.е. документ оплаты на вкладке Оплата.

После проведения документа можно посмотреть проводки. Сумма авансового отчета составила 10 180 рублей, т.е. перерасход 180 рублей должен будет выдан из кассы после утверждения авансового отчета.

Рисунок 30. Проводки по авансовому отчету БУ и НУ

Рисунок 31. АО - НДС к вычету

Оплата платежными картами

Оплата платежными картами, или по-другому эквайринг – повсеместно распространенный в настоящее время способ оплаты за товары или услуги. Рассмотрим порядок проведения такой операции в 1С.

Путь по меню: Банк и касса => Касса => Операции по платежным картам.

Рисунок 32. Путь по меню - Операции по платежным картам

По кнопке Создать возможны три варианта документа. Выбираем Оплата от покупателя, т.к. этот документ настроен на отражение оплаты от юридических лиц и ИП. Операции по платежным картам для розничной торговли выходят за рамки данной статьи.

Рисунок 33. Выбор варианта документа

Заполняем документ, здесь все довольно просто.

Рисунок 34. Заполненный документ Операции по платежной карте

Смотрим проводки. Денежные средства отражены на счете 57.03.

Рисунок 35. Проводки по документу Операции по платежной карте

Чтобы отразить поступление денежных средств на расчетный счет, можно на основании проведенной операции создать документ Поступление на расчетный счет.

Рисунок 36. Создание документа Поступление на расчетный счет

Без комиссии банка платежи вряд ли осуществляются, поэтому разбиваем платеж на сумму оплаты и комиссию банка, указываем счет затрат для этой комиссии.

Рисунок 37. Заполненный документа Поступление на расчетный счет

Смотрим проводки.

Рисунок 38. Проводки по документу Поступление на расчетный счет

Операции с фискальным регистратором

Фискальный регистратор является техническим устройством для печати чеков, обладает фискальной памятью, подключается к компьютеру и способен работать по сети. Путь по меню для подключения Администрирование => Подключаемое оборудование.

Рисунок 39. Меню Подключаемое оборудование

В разделе Фискальные регистраторы следует указать драйвер устройства.

Рисунок 40. Выбор драйвера фискального регистратора

Если реального регистратора нет в наличии, для тестовых целей можно использовать эмулятор от 1С. Пример заполнения данных приведен ниже на рисунке 41.

Рисунок 41. Пример заполненной карточки настроек фискального регистратора

После подключения фискального регистратора становится возможна печать чеков, например, из документов ПКО или Операция по платежной карте.

Рисунок 42. Печать чека в программе 1С

На этом мы закончили рассмотрение темы отражения приходных и расходных кассовых ордеров в программе 1С 8.3.

Тонкости делопроизводства могут добавить трудностей в любой бизнес. Например, как вести кассу в ООО? Кроме множества документов, вы должны разобраться с лимитом и выдачей денег сотрудникам – это требует знания многих правил. Мы расскажем, как должен происходить учет кассовых операций в 2017 году.

Касса для ООО – это все операции с деньгами. Она нужна для приема доходов, осуществления расходов, хранения денег. С кассой тесно связаны определенные документы. Кассовая дисциплина – это правила, касающиеся кассовых операций, документов, кассового лимита, и правила наличного расчета. Документы нужно правильно оформлять, чтобы отображать денежное движение. Вы должны определить лимит кассы и соблюдать его, а также знать условия выдачи средств работникам.

Главный по кассовым операциям, как правило, кассир, но в его отсутствии им может стать руководитель. Если кассиров несколько, то нужно назначить старшего. Кассовыми документами занимается бухгалтер, сам кассир или директор ООО.

Кассовые документы

Запомните, что допускать исправления нельзя только в приходном кассовом ордере, в других документах – можно. Рядом с исправлениями нужно оставлять инициалы и дату.

1. Приходный кассовый ордер.

Обычно этот ордер составляется в конце рабочего дня или смены по общей сумме чеков. Но, если вы не отмечаете входящие средства через кассовый аппарат или бланки строгой отчетности, ордер составляется после каждого денежного поступления.

Каждый раз, когда вы даете сотруднику деньги компании на хозяйственные цели, вы должны выписывать ордер. А кассиру надлежит убедиться в том, что тот подписан ответственным лицом.

3. Книга учета.

Этот документ ведут компании, где трудовой деятельностью занимается несколько кассиров под руководством старшего. В книгу заносят записи о передаче наличности между ними. В записях должны быть подписи кассиров.

4. Расчетно-платежная и платежная ведомости.

Эти документы нужно оформлять при выдаче зарплаты и других денежных средств сотрудникам.

5. Кассовая книга.

В нее заносят информацию по всем ордерам за весь день. В конце дня кассир сверяет информацию книги с информацией из других документов и выводит остаток наличных в кассе.

Есть общие требования к оформлению кассовой книги. Напишите на титульном листе реквизиты предприятия и временной промежуток ведения книги, пронумеруйте страницы, прошейте книгу, в конце укажите количество страниц.

Кассовую книгу можно вести в бумажном виде или в электронном. В первом случае записи ведутся через копировальный лист, и на каждом листе есть отрывная часть. В начале смены следует указать дату и количество наличных. В книгу нужно записывать информацию обо всех ордерах. В конце смены кассиру необходимо вывести сумму денег из ордеров и сумму остатка. Сумма, выведенная из расчетно-платежной и платежной ведомости, указывается отдельно. Кассир оставляет в книге подпись и расшифровку, а затем передает главному бухгалтеру. Он должен указать количество ордеров, которые он получил от кассира, и расписаться. Бухгалтер возвращает книгу, а ордера и отрывные листы оставляет. Кассовая книга не требует заполнения в дни, когда кассовые операции не совершались.

Кассовая книга не требует заполнения в дни, когда кассовые операции не совершались.

Для кассовой книги в электронном виде правила ведения аналогичны. В конце смены кассир должен отнести текущий лист книги в 2 экземплярах и информацию по ордерам бухгалтеру. Ежегодно такие листы прошиваются, а в конце пишется количество страниц, ставятся подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия и печать. В электронном виде можно вести и другие кассовые документы, но тогда в них нельзя допускать исправлений. Они требуют электронные подписи.

Лимит кассы ООО и его расчет

Лимит, или переходящий остаток, – это та сумма наличности, которую допускается оставлять в кассе в конце рабочего дня. Деньги вне лимита отправляют в банк. Важно произвестись правильный расчет лимита. Если вы оставите больше денег, придется выплатить штраф. Хотя это можно делать в выходные и праздники, если в эти дни проводились какие-то операции, а также в дни выплат сотрудникам.

Чтобы утвердить размер лимита, вы должны издать приказ . Можете также установить срок его действия. Выпустить внутренний приказ очень важно. Если вы этого не сделаете, у вас будет нулевой лимит. Это значит, что в конце дня в кассе не должно находиться наличных денег.

Порядок выдачи денег из кассы ООО

Деньги ООО могут пригодиться сотрудникам в командировках, походах в магазин (хозяйственные нужды) и для представительских расходов. Существует порядок выдачи средств из кассы. Чтобы их получить, работник должен написать заявление, где указываются требуемая сумма, цель, срок, подпись руководителя. Если сотрудник брал деньги и до сих пор не отчитался по ним, ему нельзя выдавать деньги снова. Как только выйдет срок, указанный в заявлении, у работника есть 3 дня на представление авансового отчета. Он должен приложить документы, подтверждающие траты. Внеся их в расходы, вы избавляетесь от налога на них и страховых взносов. Может случится и так, что сотрудник тратит свои финансы, – тогда от вас требуется компенсация.

Существует ряд ограничений по наличным расчетам. Можно рассчитываться наличными между организациями в пределах одного договора, и сумма здесь должна быть не больше 100 тысяч рублей. Нельзя использовать деньги из кассы для погашения займов, выплаты дивидендов и оплаты аренды. Кроме того, учредителям нельзя использовать их для личных нужд: даже при единственном учредителе деньги в кассе принадлежат ООО. Не используйте деньги из кассы для личных расходов или крупных сделок.

Не используйте деньги из кассы для погашения займов, личных расходов или крупных сделок.

За соблюдением правил ведения кассы следит ФНС России. Под их проверку могут попасть любые кассовые документы, сам факт учета лимита, отчеты. Если допущена ошибка, должностное лицо лишится нескольких тысяч рублей, а юридическое – десятков тысяч. Аккуратное соблюдение кассовой дисциплины в ООО не только помогает упорядочить денежные потоки и вести кассовый учет, но и избавляет от проблем с ФНС.

Отчетность – это обязательное условие ведения законной и экономически эффективной предпринимательской деятельности. Вести учет всех финансовых операций необходимо и индивидуальным предпринимателям, и юридическим лицам (независимо от организационно-правовой формы). Кассовая книга – это один из обязательных отчетных документов, отражающих все операции по приходным и расходным кассовым ордерам. По состоянию на 2017 год существует ряд законодательных требований к форме и содержанию книги, которую должны заполнять и заверять кассир или руководитель.

Что такое кассовая книга?

Кассовой книгой (КК) называется брошюра, которая состоит из расходных и приходных документов. Такой обязательный регистр должен вести сотрудник юридического лица или индивидуальный предприниматель, который реализует товары, оплачиваемые наличными средствами.

В соответствии с действующим российским законодательством (Указание Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»), кассовую книгу разрешается вести в электронном или в бумажном виде вручную. На предприятии заполнять и вести книгу может кассир, бухгалтер или другое уполномоченное лицо, контроль за ее ведением возлагается на главного бухгалтера или директора. Если книгу ведет предприниматель, он отвечает за ее качественное и своевременное заполнение.

Кассовая книга не относится к первичным бухгалтерским документам, поэтому не может адаптироваться под разные ведения учета на предприятиях, а строго регламентирована и по форме, и по заполнению.

КК заполняется ежедневно, при этом необходимо правильно отражать все операции по движению денежных средств. В конце дня лицом, заполняющим документ, сверяются данные книги с поступившими кассовыми документами, подводится итог и высчитывается кассовый лимит, переходящий на следующий день, ставится подпись ответственного кассира и бухгалтера.

Совет : для того чтобы организовать на предприятии полноценный учет денежных средств, необходимо правильно вести приходные и расходные кассовые ордера, кассовую книгу, ведомости учета рабочего времени сотрудников, платежную ведомость.

Как правильно вести кассовую книгу в 2016-2017 годах?

Отражение торговых операций может осуществляться в электронной или бумажной кассовой книге. Если вы решили вести бумажную КК, нужно распечатать ее, скрепить и пронумеровать все страницы, прошить и заверить подписью главного бухгалтера и руководителя предприятия. Титульный лист книги должен содержать название предприятия или ИП, название подразделения, год ведения реестра, код ОКПО.

Некоторые правила ведения КК в 2016-2017 гг:

Если в книгу в бумажном варианте были внесены неточные данные, их можно исправить – зачеркнуть и внести правильную информацию (подчищать или стирать ошибочные данные нельзя!). Исправления должны быть заверены кассиром и главным бухгалтером.
Вести электронную книгу нужно так же, как и бумажный вариант. В конце каждого дня данные КК сверяются с кассовыми документами, страницы распечатываются и подписываются ответственными лицами. Кассир распечатывает листы КК и вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами приносит главному бухгалтеру на проверку и подпись.
Электронная кассовая книга, обороты по которой распечатываются в конце каждого рабочего дня, должна быть прошита минимум один раз в год – в одну брошюру, оборот которой заверяется печатью предприятия и подписями уполномоченных лиц с указанием количества страниц в данном документе. Каждый календарный год заводится отдельная кассовая книга.
Заверять электронную КК можно электронной подписью. В таком случае необязательно ее ежедневно распечатывать, нужно будет сделать это в конце отчетного года.

При контроле оборота финансовых средств на предприятии руководитель или другое уполномоченное лицо сверяет данные из кассовой книги с отчетными бухгалтерскими документами. В КК должны быть указаны все приходные и расходные ордера, выплаты по заработным платам или компенсациям (например, бухгалтер обязан и начислить ее сотруднику к задолженности по заработной плате).

Особенности заполнения кассовой книги в 2016-2017 годах

Выбор бумажного или электронного варианта книги зависит от количества приходных и расходных кассовых ордеров за смену и удобства заполнения. Вести электронную КК удобнее потому, что в колонки можно вносить больше информации, корректировать записи в случае ошибочного внесения данных.

Есть ряд требований к заполнению бумажной кассовой книги в 2016-2017 гг.:

Лицо, которое уполномочено вести КК (кассир), должно делать запись об остатках наличности. При этом остаток денег на конец предыдущего рабочего дня (или смены) должен быть равен остатку на начало следующего дня (смены). Сведения о выдаче заработной платы или других подобных расходов (например, выплат при и пр.) указываются отдельно.
Для точности перенесения данных в начале каждого рабочего дня кассир должен подгибать отрывную часть листа под ту часть, которая остается в КК, и между ними вкладывать копировальную бумагу.
Если записей в книге много и одного листа не хватило, ответственное лицо пишет слово «перенос» и начинает заполнять данные на следующей странице, проставив ту же дату, что и на предыдущем листе.
В конце рабочего дня (смены) главный бухгалтер (или другое уполномоченное лицо) сверяет данные кассовой книги с информацией из ПКО и РКО, и если все заполнено правильно, ставит свою подпись и возвращает КК кассиру. Отрывная часть книги, ПКО и РКО остаются у главного бухгалтера для отчетности.

Совет: для того чтобы упростить финансовую отчетность и взаимодействие с потребителями товаров, необходимо разработать и напечатать фирменный товарный чек с логотипом компании, который будет выдаваться по требованию покупателей. Для создания макета можно использовать стандартный .

Как заполнять КК индивидуальному предпринимателю?

До 2014 года индивидуальные предприниматели, работающие и на общем режиме и на , были обязаны заполнять кассовую книгу при осуществлении торговых операций с использованием наличных средств. С июня 2014 года в налоговое законодательство были внесены изменения, согласно которым ИП может не вести кассовую книгу, если в его документообороте присутствует расчетная и платежная ведомости для фиксации выплат по заработной плате наемным работникам. Тогда такой реестр служит только вспомогательным отчетным документом для ИП, по которому он может контролировать финансовые операции своего бизнеса.

Для того чтобы узнать ответы на вопросы, обязаны ли предприниматели заводить КК, необходимо обратиться в налоговую инспекцию по месту регистрации. При подаче заявки на регистрацию также возникает вопрос, ? Изготавливать печать необязательно, но желательно, так как без нее вы не сможете открыть счет в банке, заверить важный документ без личного присутствия и пр.

Сохраните статью в 2 клика:

Чтобы у вас не возникало проблем с проверяющими налоговыми органами, необходимо правильно вести кассовую книгу и другие отчетные документы. Даже если всеми делами у вас занимается очень опытный главный бухгалтер, периодически делайте проверку финансовых документов – таким образом вы сможете снизить риски появления внутренних махинаций по отношению к документам.

Вконтакте