Составить авансовый отчет по командировке пример. Отчет о командировке – образец

Направление сотрудника в командировку предполагает издание соответствующего приказа и выдачу денег на расходы авансом. Обязательными для оформления считаются приказ, служебная записка и авансовый отчет – командировочные расходы в этом случае при условии правильности заполнения каждого из бланков будут зачтены в бухгалтерском учете. Особенности процедуры подтверждения затрат на командировку и подготовки сопроводительной документации приведены в постановлении Правительства, датированном 13 октября 2008 г., под № 749.

Служебное задание на командировку – образец заполнения

При желании использовать в оформлении командировки бланк служебного задания (которое нынче не обязательно, т.к. пункт 6 Положения о командировках, требующий от работодателя оформлять этот документ, с января 2015 г. утратил силу) этот факт следует отразить в локальном нормативном акте. В качестве образца можно использовать форму Т-10а. Порядок составления задания состоит из:

• решения руководства направить сотрудника в командировку;
• заполнения первых 11 граф бланка служебного задания;
• ознакомления командируемого с целью поездки.

Отчет о командировке будет опираться на данные, указанные в задании. В числе сведений, которые целесообразно отразить в служебном задании следующие:

• реквизиты предприятия-работодателя;
• данные о сотруднике с указанием его должности;
• пункт назначения;
• продолжительность поездки с приведением дат начала и окончания командировки;
• реквизиты приказа о командировке и цель поездки.

В конце проставляются подписи, а по окончании командировки сотрудник заполняет результат – выполнено порученное ему задание или нет.

Как написать отчет о командировке – пример и правила оформления

Отчет о командировке – образец документа, составленный в произвольной форме, который утверждается локальным актом по предприятию. Необходимость его использования на практике каждая организация определяет самостоятельно. С 2015 года, опять же, можно обойтись и без этого бланка.

Если же вы решили, что нужен отчет о командировке, пример его структуры должен содержать несколько блоков:

• реквизиты документа с указанием места его составления, даты и номера регистрации;
• период, за который заполняется форма отчета о командировке;
• причина, которая послужила основанием для направления в командировку;
• задачи, которые надо было выполнить во время служебной поездки;
• достигнутые результаты (описывать их лучше максимально подробно).

Когда заполняется отчет о командировке, пример написания может содержать лаконичное изложение итогов поездки или более подробное раскрытие сложившейся ситуации. Иногда отведенного пространства для отражения результатов недостаточно. В этом случае разрешается приложить чистый лист формата А4 и продолжить изложение информации на нем.

Отчет о командировке, образец которого разрабатывается предприятием, нужен для обоснования необходимости осуществления конкретной служебной поездки перед контролирующими органами. Именно с этой целью и даются развернутые ответы о результатах командировки. Если поставленная цель не была достигнута, то отчет о командировке должен содержать пояснения причин, послуживших препятствием к выполнению задания.

Как составить авансовый отчет по командировке – образец

После возвращения из служебной поездки сотруднику отводится трехдневный срок на подготовку и сдачу авансового отчета с приложениями. Составление авансового отчета по командировке является обязательным условием покрытия соответствующих расходов на всех предприятиях. Этот документ составить надо. После проверки документации и принятия ее к учету, производится окончательный расчет с сотрудником. Как заполнить авансовый отчет по командировке? Образец должен содержать информацию о:

• личных данных работника;
• документах, при помощи которых можно подтвердить выдачу денег на поездку авансом;
• датах произведенных расходов и их назначении с указанием основных реквизитов подтверждающих документов.

Как составить авансовый отчет по командировке?

Образец по форме АО-1 выглядит так:

Алгоритм действий при подаче авансового отчета:

1. Авансовый отчет по командировке заполняет сотрудник, вернувшийся из служебной поездки.
2. В трехдневный срок после возращения заполненный бланк с приложениями сдается в бухгалтерию на проверку.
3. При правильном оформлении документации руководитель подписывает отчет.
4. В случае обоснованной необходимости возмещения затраченных работником сверх аванса средств во время командировки, они покрываются предприятием. Если образовался непотраченный остаток аванса, излишек сдается в кассу.

Авансовый отчет по командировке оформляется в одном экземпляре. Квитанции с чеками и другими подтверждающими расход документы необходимо приклеивать на лист бумаги формата А4. В качестве сопроводительных документов могут выступать оригиналы:

• командировочного удостоверения (с 2015 года не требуется);
• чеков и квитанций, фиксирующих потраченные суммы на проживание в пункте назначения;
• билетов;
• краткий отчет о выполнении задания командировки.

Образец заполненного отчета

Оформление командировки сотрудников для бухгалтера, сталкивающегося с этой процедурой в первый раз становиться небольшой проблемой.

Приведем основные возникающие вопросы:

• Оформление командировки за границу в 1с;
• Заполнение командировочных удостоверений;
• Размер суточных при командировке;
• Как оформить авансовый отчет при командировке ;
• Оплачивается ли такси до аэропорта при командировке.

Мы постараемся максимально полностью осветить тему правильного оформления командировки сотрудника в бухгалтерии компании.

Как правильно оформить расходный кассовый ордер на командировку (РКО на аванс)

Подготовка сотрудника к командировке начинается с покупки билетов для поездки, бронирования гостиницы и т.п. Для этого сотруднику выдаются денежные средства под аванс из кассы компании. Для этого необходимо оформить расходный кассовый ордер (далее РКО) по форме КО-2 (ОКУД 0310002) с основанием Выплата под авансовый отчет с указанием выданной сотруднику суммы. Обратите внимание что указываем 71 кор. счет в РКО.

Оформление расходного кассового ордера достаточно простой процесс, и поэтому мы не будем приводить пример заполнения.

Оформление командировочных удостоверений

Следующим шагом процедуры оформления командировки сотрудника будет составление бланка командировочного удостоверения. Но нужно знать, что:

• Так при поездке за границу бланк удостоверения делать не нужно,
• Размер суточных в командировке за границу составляют 2500 руб., тогда как в пределах РФ 700 руб.

Итак, если поездка в пределах РФ, то заполняем бланк унифицированной формы Т-10 (код по ОКУД 0301024). Бланк состоит из двух листов:

1. Титульный лист, в котором указываются данные по сотруднику, дней и цель командировки, пункт назначения - в какой город и компанию командируется сотрудник.
2. Лист для отметок выбытия, прибытия в пункт назначения командировки.

После возвращения сотрудника удостоверение сдается, и попадает в журнал регистрации командировочных удостоверений .

Пример правильного бланка командировочного удостоверения смотрите ниже .

Обращаем ваше внимание, что печать на командировочном удостоверении должна стоять в каждом отведенном для неё месте (отметка М.П.).

Бланк командировочного удостоверения можно скачать , а также если вы работаете в программе 1с «Зарплата и Управление персоналом», напечатать из документа «Командировки организаций».

Заполнение авансового отчета по командировке

После того как сотрудник вернулся из командировки, он должен отчитаться перед бухгалтером по затратам. Для этого он обязан предоставить чеки. На основании предоставленных документов необходимо заполнить авансовый отчет.

Итак, как заполнить авансовый отчет по командировке? Для начала необходимо скачать бланк по форме АО-1 (ОКУД 0302001).

Авансовый отчет состоит мин. из трех листов:

1. Заполняем шапку документа (с этим не должно быть сложностей). Обязательно указываем остаток по предыдущим авансам - это сумма выданных средств (возможно задолженность по предыдущим авансам), указываем фактически израсходованную сумму по чекам и конечный остаток как разницу этих сумм. Бухгалтерская запись делается по дебету 26 кредиту 71 счетов.
2. Второй лист это расписка, с суммой отчета, о проверке авансового отчета бухгалтером.
3. Третий и последующие листы это детализация расходов. Номера и даты документов расходов, на что потрачены деньги (суточные, билет и т.д.) бухгалтерские счета. Под этим листом подписывается подотчетное лицо.
4. Также к авансовому документу необходимо прикрепить и все предоставленные сотрудником документы.

Служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной
работы.
При направлении работника в командировку в пределах Российской Федерации на него оформляется командировочное удостоверение, в котором указываются:
фамилия, имя, отчество командированного;
пункт назначения командировки;
наименование организации, куда командируется работник;
цель командировки;
срок командировки.
Удостоверение подписывается руководителем организации, направляющей работника в командировку.
На удостоверении делаются отметки (с указанием даты) о выбытии в командировку, о прибытии в пункт назначения, выбытии из него, о прибытии на место постоянной работы. При направлении работника в несколько пунктов отметки о прибытии и выбытии делаются отдельно в каждом их них. Каждая отметка заверяется подписью и печатью организации. Для подтверждения служебного характера командировки при возвращении составляется отчет о проделанной во время командировки работе.
Оформление командировки в пределах Российской Федерации приказом по организации дополнительно к выписанному командировочному удостоверению не обязательно, но может производиться по решению руководителя. Вместе с тем приказ необходим при командировке за грани-цу, поскольку командировочное удостоверение при этом не выписывается. Кроме того, приказ необходим для расчета размера аванса, если руководитель своим решением устанавливает размеры компенсационных выплат выше нормативно установленных (суточные, оплата найма жилого помещения и т.д.).
Регистрация лиц, отбывающих и прибывающих в командировки, ведется в журналах специальной формы. При этом лицо, ответственное за ведение этих журналов и производство отметок в командировочных удо-стоверениях, назначается приказом руководителя организации.
Накануне выбытия в командировку работнику выдается аванс на командировочные расходы исходя из срока командировки, стоимости проезда и установленных размеров компенсационных выплат.
Действующее законодательство предусматривает следующие гарантии и компенсационные выплаты при командировках:
сохранение за командированным работником в течение всего времени командировки места работы (должности) и среднего заработка;
оплату суточных за время нахождения в командировке;
оплату расходов по проезду к месту назначения и обратно;
оплату расходов по найму жилого помещения.
В период командировки за работником сохраняется средний заработок за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту по-стоянной работы. В табеле учета рабочего времени по форме № Т-12 или №Т-13 за дни командировки проставляется соответствующий код: буквенный «К» или цифровой «10».
За каждый день нахождения в командировке (в том числе за время нахождения в пути) работнику выплачиваются суточные. Их размер определяется коллективным договором или иным локальным нормативным актом (но не менее размера, установленного для организаций, финансируемых из федерального бюджета). При этом следует учитывать, что для целей налога на прибыль суточные признаются расходами в размере не более 100 руб. в сутки. У работников, направляемых в командировки, су-точные не признаются доходом для целей НДФЛ в размере, не превышающем 700 руб. в сутки.
Днем выезда в командировку считаются календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых отправляется поезд, самолет, автобус или другое транспортное средство из места постоянной работы командированного, а днем приезда- календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых транспортное средство прибывает в место постоянной работы. Если аэропорт, станция или пристань, откуда отправляется транспортное средство, находится за чертой населенного пункта, в котором расположена организация, при определении дня выезда в командировку или возвращения из командировки учитывается время, необходимое для проезда до места отправления транспортного средства.
Суточные не выплачиваются, если командировка длится один день или если командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства. Решение о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту постоянного жительства, в каждом конкретном случае решает руководитель организации.
Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным, автомобильным транспортом общего назначения (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной оплате проездных документов (билетов) и за пользование постельными принадлежностями. Оплачиваются также расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта, в котором расположена организация.
В случае утери проездных документов расходы возмещаются ра-ботнику по минимальной стоимости. Для принятия этих расходов в целях налогообложения налогом на прибыль организации необходимо получить документ соответствующей транспортной организации (вокзала, аэропорта, пристани), в котором указана минимальная стоимость проезда до определенного пункта.
Расходы по найму жилого помещения (гостиницы) возмещаются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами.
Дополнительно работнику возмещаются расходы по бронированию мест в гостиницах.
При командировании работника за границу командировочное удостоверение не выписывается, а основанием командировки является приказ руководителя организации, в котором указывается, кто, в какую страну, какой город, на какой срок и с какой целью командируется. Время пребывания работника в загранкомандировке при этом определяется по отметкам в загранпаспорте. Исключение составляют страны СНГ, при въезде на территорию которых наличие загранпаспорта не обязательно. В этом случае командировочное удостоверение необходимо, поскольку расходы по командировкам в страны СНГ могут быть приняты на основании приказа по организации, командировочного удостоверения и авансового отчета сотрудника с приложением всех оправдательных документов.
Работнику, командированному за пределы Российской Федерации:
выплачиваются суточные;
возмещаются расходы по проезду и провозу до 30 кг багажа;
возмещаются расходы по найму жилого помещения;
возмещаются расходы по получению заграничного паспорта и виз, за прописку паспорта;
возмещаются комиссионные, удержанные при обмене чеков в банке за иностранную валюту.
Выплата суточных при командировке работника за пределы Российской Федерации производится в следующем порядке:
при проезде по территории Российской Федерации - в валюте Российской Федерации - рублях по нормам, действующим при командировках в пределах Российской Федерации;
при проезде и за время пребывания на территории иностранного государства - в иностранной валюте по нормам, установленным для работников, выезжающих во временные командировки за границу.
Размер суточных устанавливается конкретно для каждой страны пребывания.
Со дня пересечения государственной границы при выезде из Российской Федерации суточные выплачиваются по норме, установленной для страны, в которую работник направляется, со дня пересечения государственной границы при въезде в Российскую Федерацию - по норме, установленной для командировок в пределах Российской Федерации. Если работник в период командировки находится в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется. День выбытия определяется по отметке в загранпаспорте.
Если принимающая сторона за свой счет обеспечивает командированного работника иностранной валютой на личные расходы, выплата суточных направляющей стороной не производится.
Если принимающая сторона предоставляет за свой счет только питание, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30 % нормы.
Если работник выехал в командировку за пределы Российской Федерации и в тот же день (календарные сутки) вернулся, суточные выплачиваются в размере 50 % нормы.
Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным, автомобильным транспортом общего назначения, включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной оплате проездных документов (билетов) и за пользование постельными принадлежностями. Оплачиваются также расходы по проезду транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта, в котором расположена организация.
Расходы по найму жилого помещения (гостиницы) возмещаются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами. При отсутствии подтверждающих документов расходы не возмеща-ются.
Суммы за питание и другие личные услуги, включенные в счета за наем жилого помещения, оплачиваются в счет суточных и возмещению не подлежат.
Командированному работнику возмещаются фактические затраты на получение заграничных паспортов и виз, а также за прописку паспорта.
При выдаче в качестве аванса банковских и дорожных чеков в ино-странной валюте для оплаты расходов, связанных с командированием за границу, командированному работнику возмещаются комиссионные, удержанные при их обмене за наличную валюту.
Работник имеет право на возмещение иных расходов, не включаемых в доход, облагаемый подоходным налогом, если они связаны с вы-полнением задания руководителя.
Отражение в 1С:Бухгалтерии 8 расчетов с работниками по наиболее типичным командировочным расходам рассмотрим на примерах.
Пример 3-1
Работник организации Тимохин В.И. командирован в город Брянск для согласования графика поставки товаров в рамках заключенного договора сроком на 5 дней (с 12 по 16мая) проездом самолетом.
8 мая работник получил аванс на командировочные расходы в размере 4710руб. из расчета:
суточные - 500руб. (5х 100руб.);
расходы по найму жилого помещения 2200руб. (4 х 550); расходы на проезд - 2010руб.
После возвращения из командировки в бухгалтерию представлен отчет с подтверждающими документами: квитанция гостиницы по найму жилого помещения на сумму 3000 руб. (4 х 750 руб.) и авиабилеты на сумму 2010руб. Суммы уплаченного налога на до-бавленную стоимость в документах не выделены отдельной строкой. Кроме того, по заявлению работника приказом руководителя ему разрешено выплатить суточные из расчета 150 руб. за каждый день пребывания в командировке. Итого авансовый отчет утвержден 19 мая в сумме 5760руб.
В бухгалтерском и налоговом учете расчеты с работником в рамках данного примера отражаются следующим образом: Бухгалтерский учет Налоговый учет по налогу на прибыль Де-бет Кре-дит Сумма, руб. Операция Дебет Кре-дит Сумма, руб. Операция 71.01 50.01 4710.00 Выдан аванс на команди-ровочные расходы Не отража-ется 44.01 71.01 3000.00 Отражены расходы по найму жилого помещения 44.01,
вид учета «НУ» ПВ 3000.00 Отражены расходы по найму жилого помещения 44.01 71.01 2010.00 Отражены расходы на проезд 44.01,
вид учета «НУ» ПВ 2010.00 Отражены расходы на проезд 44.01 71.01 500.00 Суточные по нормативу 44.01,
вид учета «НУ» ПВ 500.00 Суточные по нормативу 44.01 71.01 250.00 Суточные сверх норма-тива 44.01,
вид учета «ПР» ПВ 250.00 Суточные (сверх норма-тива) НЕ01.9 250 Суточные (сверх норма-тива) 71.01 50.01 1050.00 Компенсация перерасхода по авансовому отчету (5760-4710) Не отража-ется
1С:Бухгалтерия 8:
1. Выдача работнику денежных средств на командировочные расходы отражается документом Расходный кассовый ордер с операцией Выдача денежных средств подотчетнику (рис. 3-4).


2. Отчет по командировочным расходам регистрируется с помощью документа Авансовый отчет.
В форме документа (рис. 3-5) указывается, кто и за что отчитывается, сколько документов приложено к отчету, на каком количестве листов.
На вкладке Авансы указывается расходный кассовый ордер, по которому выданы денежные средства на командировочные расходы.

Сведения о произведенных командировочных расходах приводятся на вкладке Прочее (рис. 3-6). Для целей правильного отражения в налоговом учете суточные по нормативу и сверх норматива в отчете отражаются отдельными строками. При этом для суточных сверх норматива указывается статья с Видом расходов НУ Не учитываемые в целях налогообложения.

При проведении документа по данным, приведенным на вкладке Прочее, формируются проводки бухгалтерского (рис. 3-7) и налогового (рис. 3-8) учета. Бухгалтерский уче Действия» + 100руб.; расходы по найму жилого помещения - 600 USD (4 х 150 USD);
расходы на проезд - 24700руб.; Аванс в долларах США на командировочные расходы 7 мая 2008 г. перечислен на пластиковую карту, открытую на имя Романова СВ. Курс ЦБ РФ по отношению к доллару США на 8мая 2008г. со-ставлял 23,7456руб. за 1 USD.
Аванс в рублях на командировочные расходы выдан 8 мая 2008г.
После возвращения из командировки 19 мая 2008г. работник представил в бухгалтерию отчет с подтверждающими документами: квитанция гостиницы по найму жилого помещения на сумму 400 USD (4 х 100 USD), авиабилеты на сумму 24700руб., билеты по проезду в аэропорт и обратно на сумму 150руб., копия загранпаспорта с отметками пограничной службы о выезде из РФ 12 мая и возвращении в РФ 16 мая 2008 г. За время нахождения в командировке работнику положены суточные в размере 268 USD и 100руб. Итого расходы по командировке составили 668 USD и 24950руб. Руководителем все расходы признаны обоснованными, отчет утвержден 19 мая.
Согласно Положению по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2006) при обработке авансового отчета все суммы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Курс ЦБ РФ по отношению к доллару США на 19 мая 2008 г. составлял 23,8391 руб. за 1 USD.
Таким образом, авансовый отчет утвержден в сумме 15924.52руб.
В бухгалтерском и налоговом учете расчеты с работником в рамках данного примера отражаются следующим образом: Бухгалтерский учет Налоговый учет по налогу на прибыль Де-бет Кредит Сумма, py6./USD Операция Дебет Кредит Сумма, руб. Операция 71.01 50.01 26800.00 Выдан аванс в рублях на командиро-вочные расходы Не отражается 71.21 52 20611.18/
868 Выдан аванс в долларах США на командиро-вочные расходы Сама операция не отражается, но в случае выявления курсовой разницы по счету 52 вводятся записи на сумму вне- реализационно - го дохода или расхода 44.01 71.01 24950.00 Приняты к учету расходы в руб-лях
(24700 + 150 + 100) 44.01,
вид учета «НУ» ПВ 24950.00 Приняты к учету расходы в рублях 44.01 71.21 15924.52/
668 Приняты к учету расходы в дол-ларах США [(4 х 67) + (4х 100)] х 23.8391 44.01,
вид учета «НУ» пв 15924.52 Приняты к учету расходы в долларах США 91.02 71.21 81.16 Отражена курсовая разница (23.8391 - 23.7456) х 868 USD 91.02.
7, вид учета «НУ» 81.16 Отражена курсовая разница
Бухгалтерский учет Налоговый учет по налогу на прибыль Де-бет Кредит Сумма, py6./USD Операция Дебет Кредит Сумма, руб. Операция 71.01 50.01 150.00 Выплачена компенсация пере-расхода в рублях (24950.00 - 24800.00) Не отражается 52 71.21 4767.82 Неисполь Сама операция /200 зованная не отражается, валюта пе-речислена на счет ор-ганизации (868 USD - 668 USD) но в случае выявления курсовой разницы по счету 52 вводятся записи на сумму вне- реализационного дохода или расхода
1С:Бухгалтерия 8:
1. Выдача работнику наличных денежных средств на командировочные расходы в рублях отражается документом Расходный кассовый ордер с операцией Выдача денежных средств подотчетнику.
«Выдача» работнику денежных средств на командировочные расходы в долларах США отражается документом Платежный ордер на списание денежных средств с операцией Перечисление денежных средств подотчетнику (рис. 3-9). S Платежный ордер на списание денежных средств Перечисление денежных средств подотчетнику Проиеден _ О X Операция - Действия » « м Зі lii Список кыд р и, а ^Советы гд Номер: [БА000000012 | от |07.05 2008 22:5047 я! Счет учета |52 » Отразить в: 0 налог, учете Вх. номер Рис. 3-9. Перечисление денежных средств на командировочные расходы
2. Отчет по командировочным расходам регистрируется с помощью документа Авансовый отчет. При этом расходы в рублях и в долларах США регистрируются отдельными (!) документами.
Порядок заполнения документа на командировочные расходы в рублях мы рассматривали выше. Он не имеет никаких особенностей в связи с командировкой за пределы Российской Федерации.
По расходам в долларах США необходимо, прежде чем заполнять форму документа данными, по кнопке открыть вспомогательную форму и указать валюту, в которой приводятся данные в документе (рис. 3-10).

Для данного примера на вкладке Авансы указывается документ Платежный ордер на списание денежных средств, которым в учете отражено перечисление на счет работника иностранной валюты на коман-дировочные расходы (рис. 3-11). | Авансы (1 поз.) j Товары (0 поз.) Оплата (0 поз.) Прочее (0 поз.) | і % & ч a t * ё? IN; Документ аванса |Сумма аванса Валюта! Выдано Израсходовано Д Платежный ордер на списани Н Дага [документа документа Содержание Сумма Счет затрат
(БУ) Субконто 1 Субконто 2 Субконто 3 Счет затрат
(НУ) Субконто 1 (НУ) Субконто 2 (НУ) Субконто 3 (НУ) 1 счет гостиницы расходы по найму
жилого
помещения 268.00 44 01 Команаировочи 44 01 Командироеочн 23/56 15.05 2008 2 справка-расчет
2 19.05.2008 суточные 400.00 44 01 Комамаировочн 44 01 Командироеочн
Рис. 3-12. Сведения о командировочных расходах в валюте
При проведении документа формируются «идентичные» по суммам проводки бухгалтерского (рис. 3-13) и налогового (рис. 3-14) учета.
Сумму проводки в рублях программа рассчитывает автоматически как произведение суммы расхода в валюте на курс валюты на дату документа. Бухгалтерский учет 1 Налоговый учет Действия - (J ? Счет Дт Субконто Дт Количество Дт СчетКт Субконто Кт Количество Кт Сумма Валюта Дт Валюта Кт Содержание Вал сумма Дт Вал сумма Кт № журнала Ч. 71.21 Романов Степан Ва USD 91 01 Курсовые разницы 81.16 Переоценка валюты 44 01 Командировочные р Л 21 Романов Степан Ва USD
268.00 6 388.88 расходы по найму жи. 44 01 Командировочные р 71.21 Романов Степан Ва USD
400.00 9 535.64 суточные по спрапек.
Рис. 3-13. Бухгалтерские проводки «валютного» авансового отчета Бухгалтерский учет | ^Налоговый учет; Действия» Q ? Счет Дт ^Субкоито Дт ІСчет Кт Субконго Кт С^има Количество Дт (Количество Кт Содержание Вий учета Дт Вин учета Кт № журнала 91.01.7 НЫ Курсовые разницы 81.16
Пересчета валюты 44 01
НЫ Комамацювочные расходы пв
НЫ Заплету 6 388.88] расходы по найму жилого п Ч, 44 01
НЫ Командировочные расхааы пв
НЫ За плету 9 536.64 суточные по спралвка-расчв.
Рис. 3-14. Налоговые проводки «валютного» авансового отчета
3. Зачисление на счет неиспользованных валютных средств, перечисленных работников со «своего» счета, отражается документом Платежный ордер на зачисление денежных средств с операцией Прочее поступление безналичных денежных средств (рис. 3-15).
I Платежный ордер на поступление Прочее поступление безналичных денежных средств Проведен _ П X
Операция» Действия- «. r7j. hjg .^j ^ К» » IIг.і- ¦ КУДиР (Т) T-r Советы?
Per номер |БА0000000іТ] от 119.05.200612:00:04 |Д| Счет учета |52 f#j Отразить в: 0 налог учете
Вх дата:
! 19052008 D
Банковскийсчет- "Текущий счет (USD) в ЗАО "НеПлательщик {Романов Степан Васюъавич |~{Рмміерош платежа
Счет и аналитика бухгалтерского учета
Счет: [Л.21 У
РаботСчет і
Счет;
"г~пГ*
Организация: {Белая акация
Ей
Статья овмженыя [Возврат аенежшк ipwup пол отчет j-і и дек срааств: Возврат неиспользованной валюты и а команоироечные расходы 1 Фамилия ответственного лица OK Загасать Закрыть
Назначене платежа:
Ког^іенгар^
Рис. 3-15. Регистрация возврата подотчетным лицом неиспользованной валюты

Если работнику организации выдаются денежные средства подотчет, то по истечении определенного срока времени специалист обязан отчитаться, как и на какие цели потратил выделенный аванс. В основном деньги выдают сотрудникам при их командировании в служебные поездки.

Так, в соответствии со ст. 168 ТК РФ, работодатель обязан оплатить:

1. Расходы на проезд.
2. Затраты на аренду жилья.
3. Суточные или траты, компенсирующие неудобства, связанные с проживанием сотрудника вне его места проживания.
4. Иные расходы, которые произведены с одобрения руководства компании.

Форма документа

Некоммерческая организация, как и представители коммерческой сферы, вправе разработать бланк отчетности по полученным авансам самостоятельно. Бюджетникам же рекомендовано применять унифицированные формы, которые представлены в инструкции № 52н.

Так, бланк авансового отчета по командировке имеет код ОКУД 0504505. Был скорректирован в 2015 году. Актуальная форма авансового отчета — это двусторонний бланк. На лицевой стороне отражается информация об учреждении, командированном сотруднике, его Ф.И.О. и должности. Также на лицевой стороне указывается сумма, которую работник получил подотчет, сколько израсходовал и какой остаток числится на отчетную дату.

Оборотная сторона авансового отчета заполняется информацией о предоставленных подтверждающих документах, а также сведения о бухгалтерских записях, которые были отражены в учете.

Актуальный бланк

Заполняем лицевую часть

Прежде чем представить готовый образец, как заполнить авансовый отчет по командировке, разберем действующий алгоритм заполнения документа. Итак, начнем с лицевой стороны бланка:

1. Шапка документа (верхний правый угол) заполняется в самый последний момент, только после того, как утвержден авансовый отчет по командировке, проводки зарегистрированы в бухучете и документ проверен главбухом. Следовательно, шапку АО не заполняйте.
2. Указываем номер и дату самого документа. Затем прописываем наименование учреждения (допустим сокращенный вариант), указываем ИНН, заполняем регистрационные коды организации в таблице справа. Теперь прописываем структурное подразделение и Ф.И.О. работника, который был направлен в командировку. Указываем должность сотрудника и назначение аванса. В нашем случае — «командировочные расходы».
3. Заполняем таблицу. Указываем, сколько денег работник получил авансом, сколько израсходовал, какой числится остаток. Бухгалтерские записи (проводки) заполняет представитель бухгалтерской службы учреждения.
4. Остальные строки и графы должны бить заполнены соответствующими специалистами бухгалтерской службы. Подтвердить целесообразность произведенных затрат должен руководитель структурного подразделения.

Пример заполнения авансового отчета по командировке (лицевая сторона):

Заполняем оборотную часть

Переходим к заполнению оборотной части документа:

1. В таблице поочередно следует заполнить графы 1-6. Здесь перечислите все документы, подтверждающие назначение и целесообразность произведенных затрат. В 4 графе распишите, какой документ (чек, приказ, квитанция) стал основанием для проведения расходов.

Все документы, которые подтверждают произведенные затраты в командировке, приложите к авансовому отчету. В ином случае расходы будут считаться неподтвержденными, а следовательно, деньги придется вернуть.

1. Пустые строки зачеркните, как положено при оформлении бухгалтерской документации (показано на рисунке).
2. Подведите итоги в нижнем разделе таблицы.
3. Графы 7-10 заполняет бухгалтер, ответственный за отражение расчетов с подотчетными лицами.
4. Достоверность указанных сведений внизу оборотной стороны АО подтверждает подотчетное лицо, то есть командированный сотрудник.

После внесения бухгалтерских записей документ проверяется главным бухгалтером и только после контроля подается на утверждение руководителю учреждения. Утвержденный АО вместе с подтверждающей документацией подшивается с аналогичной отчетностью и хранится в архиве организации.

Готовый образец заполнения авансового отчета по командировке будет выглядеть так:

Скачать заполненный образец

Важное о сроках

Сдать авансовый отчет по командировке следует в течение трех рабочих дней с момента завершения командировки. Например, если сотрудник вернулся из поездки 02.07.2018, то отчитаться за аванс он должен не позднее 05.07.2018.

Если работник заболел, например, в день возвращения либо на следующие сутки, сотруднику был выписан больничный лист, то в таком случае он должен отчитаться в течение 3 рабочих дней с момента, когда листок нетрудоспособности будет закрыт официально.

Ответственность

Авансовый отчет — это основной отчетный бланк, который подтверждает правильность оформления и ведения расчетов с подотчетными лицами. За нарушение действующих правил для руководителей организаций предусмотрена административная ответственность.

Напомним, что если суммы подотчет выдаются через кассу, то есть наличкой, то за нарушение кассовой дисциплины могут оштрафовать — до 50 000 рублей на юридическое лицо.

Ответственность за правильность оформления следует возложить на бухгалтера, ведущего расчеты с подотчетниками. Закрепите данное условие в его должностных инструкциях.

Если, вернувшись, сотрудник заболел или отсутствует на своем рабочем месте по иной уважительной причине, он обязан предоставить необходимые сведения о прошедшей командировке в течение трех рабочих дней с даты выхода на работу.

Все сведения сотрудник должен предоставить в письменном виде по форме № АО-1 «Авансовый отчет», утвержденной Постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55.

Форма № АО-1 «Авансовый отчет»

Указанная форма заполняется сотрудником в одном экземпляре и сдается в бухгалтерию со всеми документами, сведения о которых указаны в форме № АО-1. При этом работник заполняет не всю форму, а только часть лицевой и оборотной стороны. Остальную часть заполняет бухгалтерия.

Заполняет работник

Заполнение формы начинается как обычно с «шапки» документа.

1. Указываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО

2. В графах «номер» и «дата» проставляем соответствующие реквизиты

3. В графе «Отчет в сумме» указываем цифру, которую сотрудник потратил в командировке. Например, если ему было выдано пятьдесят тысяч рублей, а он потратил шестьдесят, то в этой графе он указывает шестьдесят тысяч. Или наоборот, если было выдано пятьдесят тысяч, о потрачено было двадцать, то и отчет будет на двадцать тысяч рублей

4. Вносим наименование структурного подразделения и его код (если он есть)

5. Указываем фамилию, имя, отчество отчитывающегося, его табельный номер и должность

6. В графу «Назначение аванса» вписываем цель командировки

7. В графе «Получен аванс...» указываем реквизиты расходного кассового ордера (если деньги выдавались наличными в кассе, если было безналичное перечисление указываем только сумму) и выданную сумму

8. В графе «Итого получено» указываем сколько получили всего

10. И вписываем остаток денежных средств, которые он должен вернуть

Предположим, что сотрудник добирался к месту командирования и обратно на самолете, жил в гостинице (питание было включено в стоимость проживания), а к месту работы в командировке добирался пешком (гостиница рядом с местом работы).

11. В первую строку вписываем реквизиты проездных документов

13. Вносим сведения о сумме выданных суточных

14. В графу «Итого» вносим сумму израсходованных средств, которая должна соответствовать сумме, на которую подается отчет (см. пункт 3)

После того, как работник внесет все необходимые сведения в графы и столбцы, он подписывает авансовый отчет, прикладывает к форме бланка № АО-1 все имеющиеся у него документы на которые он ссылался, нумерует их, вносит сведения о количестве приложенных документов в соответствующий раздел формы (расположен на лицевой стороне) и передает весь этот пакет документов в бухгалтерию.

Заполняет бухгалтерия

Сотрудник бухгалтерии должен внимательно проверить отчет работника в его присутствии на предмет наличия ошибок и неточностей (при обнаружении ошибок работнику придется заполнять форму заново).

15. Если бухгалтера все устраивает, в графе «Отчет проверен» он делает соответствующую запись и подписывается

16. Бухгалтер принимает от работника неизрасходованные деньги в кассу (если выдавались наличными, если было безналичное перечисление деньги будут удержаны по заявлению работника на основании авансового отчета), указывает сумму и реквизиты документа, по которому произведен возврат средств, и подписывается еще раз

18. На оборотной стороне формы работник бухгалтерии вносит сведения о принятых к учету денежных суммах и разносит их по соответствующим счетам. Суммы, которые вписал сотрудник и бухгалтер должны совпадать

19. На лицевой стороне в правой таблице бухгалтер вносит сведения об израсходованных суммах и счетах

20. Далее бухгалтер прикладывает к форме отчета копию приказа о командировании работника и несет его на подпись к главному бухгалтеру, который еще раз проверяет все сведения и документы, подписывает отчет и отправляет на утверждение к генеральному директору

21. Генеральный директор утверждает отчет и возвращает его в бухгалтерию где он храниться пять лет со всеми приложенными к нему документами, после чего уничтожается установленным в организации порядком

На основании сведений, указанных в форме № АО-1, бухгалтерией организации производится списание денежных сумм в установленном законом порядке.

Так же начальство может запросить .