6 ндфл правильность заполнения. Бухучет инфо

Выплаты, получаемые работником в рамках трудовых отношений с юридическим лицом или ИП, облагаются НДФЛ. Согласно НК РФ этот налог с доходов наемного физического лица удерживает и платит в бюджет работодатель, выступая налоговым агентом по НДФЛ.

До 2016 года по суммам удержанного и уплаченного в казну подоходного налога за работников работодатель отчитывался один раз в год. Это отчет 2-НДФЛ по каждому работнику, который надо сдать в ИФНС до 1 апреля года, следующего за отчетным. Работодатель мог не платить зарплату или нарушать свои обязанности налогового агента - инспекторы ФНС не имели достаточно сведений, чтобы отслеживать нарушения в течение года.

С целью контроля перечисления налога введена новая форма - 6-НДФЛ, которую придется сдавать ежеквартально всем юрлицам и предпринимателям с наемными работниками (п. 2 ст. 230 НК РФ). Бланк формы утвержден приказом ФНС от 14.10.2015 г. № ММВ-7-11/450.

6-НДФЛ включает в себя сведения о работодателе, суммах доходов и налоговых вычетов, датах реального получения доходов, удержаниях налога и перечисления в бюджет. Отчет 6-НДФЛ состоит из 3 частей: титульного листа, раздела 1 и раздела 2.

Общие правила заполнения формы 6-НДФЛ

Рассмотрим порядок заполнения 6-НДФЛ. Если вы сдаете отчет не через ТКС, то использовать для рукописного заполнения можно только ручку с черными, синими, фиолетовыми чернилами. Запрещается исправлять ошибки корректором.

В строки отчета сведения вносятся слева направо, начиная с крайней левой клетки, в пустых клетках должен стоять прочерк. Суммы доходов заполняются в рублях и копейках, а размер налога - только в рублях, копейки округляются. Заполнение 6-НДФЛ-2016 происходит отдельно по каждому ОКТМО. Листы нумеруются сквозной нумерацией, начиная с первого.

Как заполнить 6-НДФЛ: титульный лист

Юрлица указывают ИНН и КПП, предприниматели - только ИНН, а в поле «КПП» проставляют прочерки. Если вы сдаете 6-НДФЛ впервые в данном периоде, то «Номер корректировки» - 000. Если сдается уточненная декларация, то поле соответствует порядковому номеру корректировки (001, 002 и т.д.).

Период представления содержит цифровой код:

• для отчета за I квартал - 21;
• за полугодие - 31;
• - 33;
• за год - 34.

Налоговый период - год заполнения формы 6-НДФЛ. В поле «Представляется в налоговый орган» надо указать код налоговой инспекции. Поле «По месту нахождения (учета) (код)» включает в себя одно из указанных в перечне ниже:

• 120 - по месту жительства ИП;
• 320 - по месту ведения деятельности ИП (при использовании ПСН и ЕНВД);
• 212 - по месту учета российского юрлица;
• 212 - по месту учета крупнейшего налогоплательщика;
• 220 - по месту нахождения обособленного подразделения российского юрлица.

Налоговый агент в одноименном поле указывает сокращенное название в соответствии с уставом. Физлицо, являющееся налоговым агентом, вписывает свое ФИО полностью согласно паспортным данным. На первом листе также надо прописать ОКТМО предприятия, его номер телефона и количество страниц, содержащихся в расчете 6-НФДЛ.

• 1 - сам налоговый агент;
• 2 - представитель налогового агента (в случае сдачи отчета представителем, надо указать реквизиты подтверждающего полномочия документа).

В графе «Дата и подпись» расписывается тот, кто подтверждает сведения отчета. Правая нижняя четверть титульного листа предназначена только для отметок налогового инспектора.

Как правильно заполнить 6-НДФЛ: раздел 1

Суммы в разделе 1 указывают с начала года нарастающим итогом.

• В стр. 010 бухгалтер фиксирует ставку подоходного налога. Если работодатель выплачивает доходы по разным ставкам НДФЛ, для каждой ставки нужен отдельный раздел 1;
• Стр. 020 содержит сумму начисленного дохода, учитывая выплаты в рамках трудовых отношений, дивиденды и пособия по болезни;
• В стр. 025 дивиденды показывают отдельной суммой;
• Стр. 030 - сумма налоговых вычетов;
• Стр. 040 - сумма исчисленного налога (то есть, 13% от разницы между начисленным доходом и налоговыми вычетами);
• Стр. 045 - ;
• Стр. 050 содержит сведения о фиксированном авансе, который платит фирма за работника-иностранца на патенте;
• Число работников нужно указать в стр. 060 - учитывать нужно всех лиц, которые получали за отчетный период от работодателя выплаты;
• В стр. 070 бухгалтер укажет сумму удержанного налога, а те деньги, которые налоговый агент не удержал с работника указать нужно в стр. 080;
• Для суммы налога, которую работодатель вернул работнику, предназначена стр. 090.

Какие могут быть вопросы при заполнении 6-НДФЛ в разделе 1? Некоторые бухгалтеры считают, что суммы полученного работником имущественного вычета у работодателя, нужно указать в стр. 090. ФНС в письме от 18.03.2016 г. № БС-4-11/4538 пояснила, что данная строка предназначена для возврата излишне удержанных сумм согласно ст. 231 НК РФ. Налоговый вычет уже засчитан в показателях стр. 040 и стр. 070, повторно считать его по стр. 090 нельзя.

Должно ли соблюдаться равенство между стр. 040 и стр. 070? Нет, если у вас есть переходящие доходы: к примеру, мартовская зарплата, выданная в апреле. Поскольку начислена зарплата в марте, то налог с нее включен в стр. 040. А удержит его с работников и перечислит компания только в апреле. Показатель стр. 070 будет меньше показателя стр. 040, налоговики не будут считать это ошибкой (письмо ФНС от 15.03.2016 г. № БС-4-11/4222). Аналогичная ситуация происходит и с июльской, сентябрьской и декабрьской оплатой работникам.

Как заполнять форму 6-НДФЛ: раздел 2

Во втором разделе приводят сведения по суммам, которые работодатель перечислял сотрудникам за последние 3 месяца. Доходы нужно указать в соответствие с датами получения в соответствии с НК РФ:

	Дата получения дохода	Дата удержания налога	Крайняя дата перечисления НДФЛ
Зарплата	Последний день месяца	Выплата з/п по итогам месяца	Следующий рабочий день после выплаты з/п по итогам месяца
Отпускные	День выплаты	День выплаты
Больничные	День выплаты	День выплаты (стр. 100 и стр. 110 совпадают)	Последний день месяца, в котором начислили
Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении	День выплаты	День выплаты (стр. 100 и стр. 110 совпадают)	Следующий рабочий день после выплаты

• Стр. 100 - день получения дохода. Зарплату в данном случае делить на аванс и окончательную выплату не нужно - указывается полностью месячная оплата
• Стр. 110 - дата удержания налога
• Стр. 120 - дата, не позднее которой НДФЛ должен быть перечислен в бюджет
• Стр. 130 - содержит сумму фактически полученного дохода
• Стр. 140 - показывает размер удержанного НДФЛ.

Каждый тип выплат нужно отражать в отдельных строках 100-140 в хронологическом порядке. Если их не хватает, то добавьте еще один лист 6-НДФЛ - раздел 1 в нем дублировать не нужно.

Порядок сдачи 6-НДФЛ

Отчет 6-НДФЛ налогоплательщики должны сдавать ежеквартально. Для подготовки дается весь следующий календарный месяц после окончания отчетного периода. За отчетный год 6-НДФЛ нужно сдать не позднее 1 апреля следующего года.

Сроки сдачи 6-НДФЛ в 2016 году:

Налогоплательщик сдает 6-НДФЛ в бумажном виде почтой России, лично или через представителя - если число сотрудников меньше 25 человек (п. 2 ст. 230 НК РФ). Если работников больше, то отчет предоставляется в инспекцию только в электронном виде.

Сдавать 6-НДФЛ юрлица и ИП должны в ИФНС по месту постановки на учета. Важно: если у организации есть обособленные подразделения, то 6-НДФЛ надо сдавать отдельно в налоговую по месту нахождения материнской компании, и по месту нахождения ОП.

При нарушении сроков сдачи компанию ждет штраф в размере 1000 руб. за каждый месяц просрочки (п. 1.2 ст. 126 НК РФ). А уже после 10 рабочего дня опозданий налогоплательщик рискует получить блокировку расчетного счета (п. 3.2 ст. 76 НК РФ). За недостоверные сведения в 6-НДФЛ штраф составляет 500 руб. (ст. 126.1 НК РФ). Если компания сама заметит ошибки в расчете и предоставит уточненку до того, как это сделает налоговый инспектор - штрафа не будет. Еще один штраф ждет юрлицо или ИП, у которого больше 25 сотрудников, но отчет предоставлен на бумаге - 200 руб. по ст. 119.1 НК РФ.

С порядком сдачи 6-НДФЛ связан еще один вопрос: нужно ли сдавать 6-НДФЛ с нулевыми показателями - если налогоплательщик не производил выплаты сотрудникам или у предпринимателя нет наемных работников? ФНС в письме от 04.05.2016 г. № БС-4-11/7928 подтвердила, что передавать в инспекцию расчет 6-НДФЛ обязаны только налоговые агенты. Если предприятие никому ничего не платило в отчетном периоде, то она налоговым агентом не является. Значит, сдавать нулевую форму 6-НДФЛ не нужно.

Контрольные соотношения отчетности 6-НДФЛ

Для проверки правильности налоговых деклараций ФНС публикует специальные контрольные соотношения - как для сопоставления данных внутри одного отчета, так и для междокументного контроля. Контрольные соотношения для проверки 6-НДФЛ приводятся в письме ФНС от 10.03.2016 г. № БС-4-11/3852.

Ниже в таблице мы укажем соотношения для проверки показателей внутри самой формы 6-НДФЛ и вероятные причины несоблюдения соотношений:

Контрольное соотношение	Пояснение	В чем ошибка?
Стр. 020 => стр. 030	Сумма предоставленных налоговых вычетов (указывается по стр. 030) не может быть больше налогооблагаемого дохода с учетом НДФЛ (стр. 020)	Завышена сумма налоговых вычетов
Стр. 040 => стр. 050	Сумма фиксированного аванса (для иностранцев на патенте, указана по стр. 050) не может быть больше суммы исчисленного НДФЛ (стр. 040)	Ошибка в сумме авансового платежа
(стр. 020 - стр. 030)/100 * стр. 010 = стр. 040	Сумма исчисленного налога (стр. 040) должна быть равна сумме налога, рассчитанного исходя из дохода сотрудников, вычетов и ставки налога	Ошибка в расчете начисленного НДФЛ

Налоговые сотрудники не требуют, чтобы сумма всех строк 140 из раздела 2 была равна стр. 070 раздела 1: неравенство получается из-за переходящих доходов. Раздел 1 заполняется нарастающим итогом за год, а раздел 2 показывает сведения только за последние три месяца. Зарплата за последний месяц квартала (март, июнь, сентябрь и декабрь) попадает как начисленная в раздел 1, а удержание налога с нее отражается уже в расчете 6-НДФЛ за последующий отчетный период.

Если вы заполняете 6-НДФЛ в бухгалтерской программе, то она сама проверит контрольные соотношения. Аналогичным функционалом наделены и системы сдачи электронной отчетности. Бухгалтеру важно знать формулы соотношений, чтобы быстро найти ошибку в 6-НДФЛ.

Пример заполнения 6-НДФЛ 2016

Давайте разберемся на примере, как заполнить 6-НДФЛ в 2016 году. Приведем пример заполнения 6-НДФЛ за 6 месяцев 2016 года.

ООО «Фантазия» в первом полугодии 2016 г. производило следующие выплаты работникам:

Вид выплаты		Сумма выплаты в руб.
Зарплата за декабрь 2015 г.
Зарплата за январь 2016 г.
Зарплата за февраль 2016 г.
Зарплата за март 2016 г.
Отпускные инженеру Васякину А.Г.
Зарплата за апрель 2016 г.
Больничный лист бухгалтера Федосеевой Л.В.
Зарплата за май 2016 г.
Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении инженера Столецкого И.В.
Зарплата за июнь 2016 г.

Зарплату по итогам календарного месяца «Фантазия» выплачивает 5 числа каждого следующего месяца. Доходы в 1 разделе 6-НДФЛ бухгалтер «Фантазии» отразил нарастающим итогом за все 6 месяцев, а во 2 разделе зафиксированы данные только за апрель-июнь 2016 г., учитывая зарплату за март 2016 г., которую «Фантазия» выплатила в апреле.

Обратите внимание: для выплат за апрель-июнь 2016 г. бухгалтеру «Фантазии» не хватило строк 100-140 в разделе 2, поэтому он составил дополнительный лист 003.

Краткая инструкция по заполнению формы 6-НДФЛ без «воды» и навязчивой рекламы! Только самое важное, самое необходимое в статье «6-НДФЛ. Заполнение». Частные случаи будут рассмотрены в других статьях.

В расчете 6-НДФЛ нужно заполнить титульный лист, раздел 1 и раздел 2 . При этом разделы 1 и 2 заполняют абсолютно по-разному.

В разделе 1 отразите выплаты, вычеты и налог за весь период с начала года. Доходы по разным ставкам нужно указать отдельно. В этом же разделе нужно отразить фактически удержанный налог из выплаченных доходов.

В разделе 2 покажите сведения только за последние три месяца. При этом отразить нужно только те выплаты, по которым срок перечисления налога наступает именно в этом периоде. Поэтому в разд. 2 особое внимание нужно уделять датам выплат и удержания налога.

Главное при заполнении расчета 6-НДФЛ — аккуратно перенести данные из налоговых регистров по НДФЛ. Поэтому если налоговый учет в порядке, то и заполнить расчет 6-НДФЛ будет несложно.

Общий порядок заполнения 6-НДФЛ

Нормативно-правовой акт для Расчета 6-НДФЛ: Порядок, утвержденный Приказом ФНС России от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@.

При заполнении расчета 6-НДФЛ данные нужно брать из налоговых регистров по НДФЛ.

В нем может быть столько страниц, сколько необходимо, чтобы отразить все сведения за отчетный период. Все страницы расчета должны быть пронумерованы по порядку с 001 и до последней.

Расчет 6-НДФЛ заполняется в электронной форме. На бумажном носителе заполнить и представить расчет могут только те организации, у которых численность физических лиц, которые получили доходы в налоговом периоде, до 25 человек .

Все суммовые показатели расчета должны быть заполнены. Если сумма ноль, нужно указать «0 «.

По каждому ОКТМО нужно заполнять отдельный расчет 6-НДФЛ. Поэтому, например, если у организации есть обособленные подразделения, надо заполнять отдельно расчет по головной организации и расчет по каждому обособленному подразделению.

Заверяет 6-НДФЛ и его разделы руководитель организации, индивидуальный предприниматель (адвокат, нотариус) или представитель по доверенности.

Форма 6-НДФЛ. Какие доходы нужно отражать

В расчете 6-НДФЛ отражайте все доходы, с которых вы должны удержать НДФЛ.

Не нужно в расчет 6-НДФЛ включать (п. 2 ст. 226 НК РФ):

• доходы, которые полностью не облагаются НДФЛ на основании ст. 217 НК РФ (Письма ФНС России от 01.08.2016 N БС-4-11/13984@ (вопрос 4), от 23.03.2016 N БС-4-11/4900@). Например, не отражайте в расчете единовременную материальную помощь работнику в связи со смертью члена семьи. А вот доходы, которые лишь частично не облагаются налогом по ст. 217 НК РФ, рекомендуем включить в расчет;
• доходы, с которых НДФЛ должен уплатить тот, кто их получает:
• доходы индивидуальных предпринимателей, нотариусов, адвокатов и иных лиц, занимающихся частной практикой (п. п. 1, 2 ст. 227 НК РФ);
• доходы, перечисленные в п. 1 ст. 228 НК РФ. Например, доходы, которые физлица получают от продажи недвижимого имущества;
• доходы резидентов других государств, которые не облагаются в России в силу международных договоров (п. 5 ст. 232 НК РФ, Письмо ФНС России от 13.04.2016 N БС-4-11/6417@).

Форма 6-НДФЛ. Заполнение титульного листа.

Строки «ИНН» и «КПП». В зависимости от того, кто заполняет, проставьте: ИНН и КПП организации, или ИНН организации и КПП ее обособленного подразделения, или ИНН индивидуального предпринимателя, нотариуса, адвоката. В «КПП» данные лица ставят прочерк.

Строка «Номер корректировки» . В первичном расчете 6-НДФЛ нужно указать «000», в уточненном — номер корректировки «001», «002» и т.д.

Строка «Период представления (код)» . Проставьте код периода, за который подается расчет:

• 21 — за I квартал;
• 31 — за полугодие;
• 33 — за 9 месяцев;
• 34 — за год.

Строка «Налоговый период» . Укажите год отчетного периода, например, в расчете 6-НДФЛ за I квартал, полугодие, 9 месяцев 2017 г. и 2017 г. — «2017».

Строка. Укажите четырехзначный код налогового органа, в который будете сдавать расчет 6-НДФЛ.

Строка «налоговый агент» . Укажите:

• сокращенное наименование организации, или
• полное наименование организации, если нет сокращенного, или
• фамилию, имя, отчество индивидуального предпринимателя, адвоката, нотариуса без сокращений.

Строка. Укажите код места представления расчета налоговым агентом, например: 212 — по месту учета российской организации; 120 — по месту жительства индивидуального предпринимателя.

Строка «Код по ОКТМО». Укажите код ОКТМО муниципального образования, на территории которого находится (п. п. 1.10, 2.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ):

• организация, или
• обособленное подразделение организации, или
• место жительства индивидуального предпринимателя, адвоката, нотариуса, или
• место деятельности индивидуального предпринимателя на ЕНВД или патентной системе.

Строка «На ___ страницах с приложением подтверждающих документов или их копий на ___ листах» . В первой графе укажите количество страниц расчета 6-НДФЛ. Если расчет подает или подписывает ваш представитель, во второй графе укажите количество листов документа, который подтверждает его полномочия.

Строка «Номер контактного телефона» . Укажите телефонный код города и номер, по которому налоговый орган сможет связаться с вами.

Строка. Проставьте:

• 1 — если расчет 6-НДФЛ подписывает сам налоговый агент или его законный представитель (например, индивидуальный предприниматель или руководитель организации). Также нужно указать фамилию, имя, отчество налогового агента (его законного представителя);
• 2 — если расчет 6-НДФЛ подписывает представитель по доверенности. В этом случае нужно указать фамилию, имя, отчество лица либо наименование организации-представителя.

Строка «Подпись ___ Дата» . Проставляют подпись, число, месяц, год подписания расчета 6-НДФЛ.

Строка — вид документа, подтверждающего полномочия представителя (доверенность). Рекомендуем также указать дату доверенности.

6-НДФЛ. Заполнение и сдача за год

Форма 6-НДФЛ за год заполняют в общем порядке с учетом следующих особенностей.

В поле «Период представления (код)» укажите «34».

В разделе 1 нужно включить суммы начисленных доходов, дата фактического получения которых приходится на истекший год.

В разделе 2 отразите выплаченные доходы, если срок уплаты НДФЛ с них истекает в октябре — декабре. При этом заработную плату, выплаченную за декабрь в январе, нужно отражать в разделе 2 расчета за 1-й квартал следующего года.

Срок сдачи расчета 6-НДФЛ за год — не позднее 1-го апреля следующего года (п. 2 ст. 230 НК РФ). Если эта дата выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, сдать расчет 6-НДФЛ нужно не позднее ближайшего следующего за ней рабочего дня (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Форма 6-НДФЛ. Заполнение раздела 1

В разделе 1 расчета включают доходы, вычеты и налог по ним общими суммами за 1-й квартал, полугодие, 9 месяцев, год нарастающим итогом с начала года (п. 2 ст. 230 НК РФ, п. 3.1 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ). Заполнить его нужно согласно разделов I, III Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ.

Если налоговый агент выплачивал физическим лицам доходы, которые облагаются по разным ставкам НДФЛ, то строки 010 — 050 заполняют для каждой из ставок. При этом блок «Итого по всем ставкам» (строки 060 — 090) нужно заполнить только один раз на первой странице (п. 3.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ).

Строка 010 формы 6-НДФЛ. Ставка НДФЛ

Укажите ставку НДФЛ, например 13.

Строка 020 и строка 025 формы 6-НДФЛ. Доходы

По строке 020 расчета отразите общую сумму доходов по всем гражданам, к которым применяется ставка налога, указанная в строке 010.

В строку 020 включают доходы, если дата их фактического получения приходится на отчетный период, за который составляется расчет. Такой вывод можно сделать из анализа п. 3 ст. 226 НК РФ, Приложения к Письму ФНС России от 10.03.2016 N БС-4-11/3852@.

Так, доход в виде пособия по временной нетрудоспособности отражается в том периоде, в котором он выплачен, а доход в виде заработной платы — в том периоде, за который ее начислили (пп. 1 п. 1, п. 2 ст. 223 НК РФ, Письма ФНС России от 21.10.2016 N БС-3-11/4922@, от 22.09.2016 N БС-3-11/4348@, от 09.08.2016 N ГД-4-11/14507 (п. 2)).

По строке 025 в 6-НДФЛ укажите общую сумму выплаченных дивидендов в отчетном периоде, которые облагаются по ставке из строки 010.

Строка 030 формы 6-НДФЛ. Вычеты по НДФЛ

По строке 030 в 6-НДФЛ отразите общую сумму налоговых вычетов, которые вы предоставили с начала года. Перечень налоговых вычетов для строки 030 можно найти в Приказе ФНС России от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@ (Письмо ФНС России от 01.08.2016 N БС-4-11/13984@ (вопрос 3)).

В строке 030 отражают предоставленные физическим лицам за отчетный период стандартные, имущественные, социальные, профессиональные, инвестиционные налоговые вычеты. Также в этой строке указывают другие суммы, которые уменьшают налоговую базу, и необлагаемые суммы по ст. 217 НК РФ, если доходы освобождены от налога в определенных пределах. Например, 4 000 руб. с подарков сотрудникам.

Имущественные вычеты в расчете 6-НДФЛ

Предоставление имущественного вычета отдельно в 6-НДФЛ не выделяется. Он отражается по тем же строкам, что и другие вычеты, общими суммами.

Так, имущественный вычет, на который вы уменьшили доходы физлица в отчетном периоде, нужно отразить в строке 030 расчета в общей сумме вычетов по НДФЛ, предоставленных в этом периоде.

В строке 090 нужно отразить сумму налога, которую вы вернули физическому лицу с начала года. Причем в этой строке должна быть указана сумма возвращенного налога не только в связи с предоставлением имущественного вычета, а весь возвращенный налог по всем основаниям.

В остальном разделы 1 и 2 заполняются в обычном порядке.

Строка 040 формы 6-НДФЛ. Исчисленный НДФЛ

По строке 040 расчета 6-НДФЛ укажите сумму НДФЛ, которую вы исчислили по конкретной ставке. То есть в этой строке отражают всю сумму НДФЛ, который исчислен по ставке из строки 010 по всем гражданам за отчетный период.

По строке 045 в расчете 6-НДФЛ отдельно отразите сумму НДФЛ, которую вы исчислили с выплаченных дивидендов по всем физическим лицам с начала года по ставке из строки 010.

Строка 050 формы 6-НДФЛ. Фиксированные авансовые платежи

По строке 050 в расчете 6-НДФЛ укажите общую сумму фиксированных авансовых платежей по НДФЛ, на которую вы уменьшаете налог всех иностранцев, работающих по патенту, с начала года.

Строка 060 формы 6-НДФЛ. Количество физических лиц

По строке 060 первого листа разд. 1 в расчете 6-НДФЛ укажите общее количество физических лиц, получивших от вас облагаемый доход с начала года. То есть лиц, за которых вы подаете расчет. Если вы уволили и приняли снова одного и того же человека на работу в течение года, его указываете один раз, не надо считать его дважды.

Строка 070 формы 6-НДФЛ. Сумма удержанного НДФЛ

По строке 070 первого листа разд. 1 в 6-НДФЛ укажите общую сумму НДФЛ, которую фактически удержали с начала года.

Если в строке 020 расчета отражена сумма дохода, но его фактической выплаты в отчетном периоде еще не было, то в строке 070 налог с такого дохода не отражается, поскольку он будет удержан в другом периоде (п. 4 ст. 226 НК РФ, Письма ФНС России от 09.08.2016 N ГД-4-11/14507 (п. 2), от 01.08.2016 N БС-4-11/13984@ (вопрос 6), от 01.07.2016 N БС-4-11/11886@).

Например, НДФЛ, который удерживают по зарплате за март в апреле, не отражают в строке 070 формы 6-НДФЛ за I квартал, а включают в строку 070 расчета за полугодие. В такой ситуации могут не совпадать и значения строк 070 и 040 расчета за один отчетный период.

Строка 080 формы 6-НДФЛ. Неудержанный НДФЛ

По строке 080 первого листа разд. 1 в 6-НДФЛ отразите общую сумму исчисленного НДФЛ, которую невозможно удержать (например, если доход выплачен в натуральной форме и нет денежных выплат) (Письмо ФНС России от 01.08.2016 N БС-4-11/13984@ (вопрос 5)). Указывают общую сумму с начала года.

В строке 080 не отражают НДФЛ с заработной платы, которая будет выплачена в следующем отчетном периоде. Удержанный НДФЛ отражают в том периоде, когда выплачена заработная плата.

Строка 090 формы 6-НДФЛ. Возвращенный НДФЛ

По строке 090 первого листа разд. 1 в 6-НДФЛ укажите общую сумму НДФЛ, которую вы вернули физическим лицам с начала года.

Форма 6-НДФЛ. Заполнение раздела 2.

Заполнить раздел 2 расчета 6-НДФЛ нужно так, как указано в разделах I, IV Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ.

В нем отражаются операции за последние три месяца (последний квартал) отчетного периода. За январь — март в I квартале, за апрель — июнь в полугодии и т.д.

Выплаты отражаются в разд. 2 расчета за тот квартал, в котором наступает срок перечисления удержанного с них НДФЛ. Если этот срок еще не наступил, то операцию в разд. 2 отражать не нужно. Раздел 2 расчета содержит несколько блоков строк 100 — 140. Выплаты объединяют, если у них совпадают:

• дата фактического получения дохода;
• дата, когда НДФЛ удержали;
• срок, когда нужно перечислить НДФЛ в бюджет.

Например, выплаченную заработную плату за месяц отражают одним блоком строк 100 — 140 сразу по всем сотрудникам, так как у всех сотрудников совпадает каждая из трех дат: получения дохода, удержания и перечисления налога.

Если доходы имеют одну дату фактического получения, но сроки перечисления налога по ним различаются, строки 100 — 140 заполняются отдельно по каждому сроку перечисления.

Когда удержать НДФЛ невозможно, в строках 110, 120, 140 проставляются нули. Например, в ситуации, когда физическим лицом получен доход в натуральной форме и ему не выплачиваются доходы в денежной форме. Нули проставляются и в случае, если налог удерживать не нужно. Например, когда при выплате дохода налог не был удержан из-за того, что сумма вычетов превысила размер дохода. Полагаем, что в таких случаях выплаты отражаются в разд. 2 за тот квартал, в котором операция завершена, то есть доход выплачен и фактически получен.

Форма 6-НДФЛ. Заполнение строки 100. Дата фактического получения дохода

По строке 100 в расчете 6-НДФЛ укажите дату фактического получения доходов, отраженных по строке 130. Эту дату нужно определять согласно ст. 223 НК РФ. Например, датой фактического получения дохода признается:

• для заработной платы и аванса по ней — последний день месяца, за который начислен доход;
• для отпускных — день выплаты;
• для пособий по нетрудоспособности — день выплаты;
• для заработной платы при увольнении — последний день работы;
• для оплаты по гражданско-правовым договорам — день оплаты;
• для премий — дата зависит от того, выплачивается премия за производственные или непроизводственные показатели.

Форма 6-НДФЛ. Заполнение строки 110. Дата удержания НДФЛ

В строке 110 расчета 6-НДФЛ проставьте дату удержания налога с суммы фактически полученных доходов, отраженных по строке 130. Как правило, это дата выплаты доходов (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Например, зарплата за март была начислена 31.03.2017 и выплачена 07.04.2017. НДФЛ был удержан при выплате зарплаты. Строка 110 в расчете 6-НДФЛ в этом случае заполняется следующим образом.

Форма 6-НДФЛ. Заполнение строки 120. Срок перечисления НДФЛ

В строке 120 расчета 6-НДФЛ укажите дату, не позднее которой нужно перечислить налог. Если эта дата выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, нужно указать ближайший следующий за ней рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Как правило, в строке 120 указывают рабочий день, следующий за днем выплаты дохода. Но, например, для отпускных или пособий по временной нетрудоспособности это последний день месяца, в котором они выплачены (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Форма 6-НДФЛ. Заполнение строки 130. Сумма фактически полученного дохода

По строке 130 расчета 6-НДФЛ отразите обобщенную сумму фактически полученных доходов (включая НДФЛ) на дату, указанную по строке 100.

Например, 31.03.2017 была начислена зарплата за март и премии. Общую сумму дохода следует отразить в строке 130.

Форма 6-НДФЛ. Заполнение строки 140. Сумма удержанного НДФЛ

По строке 140 расчета 6-НДФЛ укажите обобщенную сумму удержанного налога на дату по строке 110.

При этом сумма строк 140 расчета может не быть равной значению строки 070. Ведь в строке 070 отражают весь удержанный за период налог, а по строкам 140 — только суммы налога, срок уплаты которых приходится на последние три месяца этого периода.

Форма 6-НДФЛ. Заполнение нарастающим итогом

В 6-НДФЛ заполнение ведут нарастающим итогом. В разделе 1 отражают доходы, вычеты и налог не за каждый отдельный период (отдельно за II квартал, отдельно за III квартал и т.д.), а общими суммами за весь период с начала года.

Например, при заполнении разд. 1 формы 6-НДФЛ за полугодие нужно отразить суммы доходов, вычетов и налога за 6 месяцев с начала года, а не только за II квартал. При заполнении разд. 1 за 9 месяцев нужно отразить соответствующие суммы за все 9 месяцев с начала года, а не только за III квартал и т.д. (п. 2 ст. 230 НК РФ, п. 3.1 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ).

При этом в раздела 2 расчета 6-НДФЛ всегда отражаются те операции, которые вы произвели за последние три месяца (последний квартал) отчетного периода.

Форма 6-НДФЛ. Заполнение исчисленного и удержанного налога

Налог, исчисленный за отчетный период нарастающим итогом, отражается общей суммой в строке 040 разд. 1 формы 6-НДФЛ. Налог, исчисленный с дивидендов, также отражается отдельной суммой по строке 045 разд. 1 (п. 3.3 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ).

Удержанный НДФЛ отражается следующим образом:

• общая сумма НДФЛ, удержанная в течение отчетного периода, указывается в строке 070 разд. 1;
• налог, удержанный за последние три месяца отчетного периода, также отражается в строке 140 разд. 2 формы 6-НДФЛ отдельно по каждой операции (п. п. 4.1, 4.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ).

Сумма удержанного НДФЛ, указанная по строке 070, может не совпадать ни с суммой исчисленного НДФЛ (строка 040), ни с суммой показателей строк 140 разд. 2.

6-НДФЛ. Заполнение нулевого расчета

Отчет 6-НДФЛ с нулевыми показателями сдавать не нужно. Если в течение налогового периода не было выплат и НДФЛ не удерживался, форму 6-НДФЛ сдавать не надо . Не требуется сдавать 6-НДФЛ и в тех случаях, когда сотрудников нет в принципе, а также когда ИП или организация только зарегистрировались и работать ещё не начали.

6-НДФЛ. Заполнение построчное.

Таблица 6-НДФЛ. Заполнение

Строка	Что указывать	Где взять данные
Титульный лист
«ИНН»	ИНН организации
	ИНН крупнейшего налогоплательщика
	ИНН подразделения иностранной компании
	ИНН предпринимателя, нотариуса, адвоката	Уведомление о постановке на учет
«КПП»	КПП организации или ее обособленного подразделения	Уведомление о постановке на учет организации
	КПП крупнейшего налогоплательщика	Уведомление о постановке на учет крупнейшего налогоплательщика
	КПП подразделения иностранной компании	Свидетельство о постановке на учет иностранной организации
	Предприниматели, адвокаты, нотариусы ставят прочерк
«Номер корректировки»	«000» – первичный расчет;
	«001» – первый уточненный и т. д.
«Период представления (код)»	21 – за квартал;	Приложение 1 к Порядку, утвержденному приказом ФНС России от 14 октября 2015 г. № ММВ-7-11/450
	31 – за полугодие;
	33 – за девять месяцев;
	34 – за год;
	51 – за квартал при реорганизации или ликвидации;
	52 – за полугодие при реорганизации или ликвидации;
	53 – за девять месяцев при реорганизации или ликвидации;
	90 – за год при реорганизации или ликвидации
«Налоговый период (год)»	Год за отчетный период, в котором подаете расчет, например «2016»
«Представляется в налоговый орган (код)»	Код налоговой инспекции, в которую подаете расчет	Документы о постановке на учет.
		Также код ИФНС России можно определить по адресу регистрации на официальном сайте ФНС России
«По месту нахождения (учета) (код)»	212 – по месту учета российской организации;	Приложение 2 к Порядку, утвержденному приказом ФНС России от 14 октября 2015 г. № ММВ-7-11/450
	213 – по месту учета крупнейшего налогоплательщика;
	220 – по месту нахождения обособленного подразделения;
	120 – по месту жительства предпринимателя;
	320 – по месту ведения предпринимателем деятельности на ЕНВД или патентной системе;
	125 – по месту жительства адвоката;
	126 – по месту жительства нотариуса;
	335 – по месту нахождения подразделения иностранной компании в России
«(налоговый агент)»	Сокращенное наименование организации (если такого нет – полное)	Учредительные документы
	Полное имя предпринимателя, адвоката, нотариуса	Паспорт
«Код по ОКТМО»	ОКТМО муниципального образования, где находится организация или ее обособленное подразделение	Классификатор ОКТМО
	ОКТМО муниципального образования, где находится крупнейший налогоплательщик
	ОКТМО по месту жительства предпринимателя, адвоката, нотариуса
	ОТКМО по месту деятельности предпринимателя на ЕНВД или патентной системе
«Номер контактного телефона»	Телефонный код города и номер контактного телефона налогового агента
«На страницах с приложением подтверждающих документов или их копий на листах»	В первой графе – количество страниц расчета;
	во второй графе – количество листов доверенности представителя (если он подает расчет за налогового агента)
«Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящем расчете, подтверждаю»	1 – если подает законный представитель налогового агента;
	2 – если подает уполномоченный представитель.
	Например, отчет подает бухгалтер по доверенности. В этом случае ставят «2»
«фамилия, имя, отчество * полностью»	Имя руководителя организации, предпринимателя, адвоката, нотариуса либо наименование организации – представителя налогового агента	Паспорт или учредительные документы
«Подпись Дата»	Подпись налогового агента или его представителя и текущая дата
«Наименование документа, подтверждающего полномочия представителя»	Вид и реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя налогового агента	Например, доверенность или договор
Раздел 1
Строки 010–050 заполняйте отдельно на каждом листе раздела 1 для каждой ставки
10	Ставка НДФЛ
20	Начисленный всем физлицам доход нарастающим итогом с начала года
25	Начисленные дивиденды всем физлицам нарастающим итогом с начала года
30	Сумма вычетов всех физлиц, которая уменьшает сумму НДФЛ (стандартные, имущественные, профессиональные)
40	Исчисленная сумма НДФЛ по всем физлицам нарастающим итогом с начала года
45	Начисленная сумма НДФЛ с дивидендов по всем физлицам нарастающим итогом с начала года
50	Сумма фиксированных авансовых платежей по НДФЛ по всем иностранным физлицам, на которую уменьшаете налог с начала года
Строки 060–090 заполняйте только на первом листе раздела 1. На других листах поставьте прочерки
60	Общее количество физлиц, которые получали доход с начала года	Налоговые регистры для расчета НДФЛ
70	Общая сумма удержанного НДФЛ
80	Общая сумма НДФЛ, которую не удержали
90	Общая сумма НДФЛ, которую вернули физлицам с начала года (нарастающим итогом)
Раздел 2
100	Дата получения доходов физлицами	Налоговые регистры для расчета НДФЛ
110	Дата удержания НДФЛ
120	Дата, не позднее которой нужно перечислить налог в бюджет
130	Сумма доходов (включая НДФЛ), полученная физлицами на дату по строке 100
140	Сумма НДФЛ, которую удержали на дату по строке 110

Ежеквартально все организации, являющиеся работодателями, следовательно, и налоговыми агентами, должны сдавать в местное отделение Федеральной налоговой службы специализированный отчет, касающийся выданных сотрудникам компании доходов, а также удержанных из этих доходов налоговых отчислений в пользу государства. Пишется он не в произвольной форме, а заполняется по бланку. Заполнить его правильно крайне важно, так как сотрудники налоговой уполномочены властными структурами страны на взятие штрафов за неправильное заполнение сведений. Они автоматически признаются недостоверными в случае нахождения ошибок. Для этого необходимо знать, как правильно заполнить 6-НДФЛ. Об этом и поговорим в нашей статье.

Внутри формы содержатся данные обобщенного характера, полная информация о доходах взаимодействующих с компанией физических лиц. Заполнять бланк – неотъемлемая работа каждой организации, обладающей определенными характеристиками для становления налоговым агентом.

Несмотря на кажущуюся простоту заполнения бланка, и небольшое количество разделов внутри него, у вписывающих данные людей часто возникают сложности, несмотря на то, что занимаются заполнением обычно бухгалтеры-профессионалы. Дело в том, что отражение средств в справке 6-НДФЛ будет производиться различными способами. Они зависят от сложившейся в реальности ситуации. Сегодня мы поговорим о том, как правильно заполнить справку по данной форме и отразить выплаты так, чтобы налоговая служба не предъявила никаких претензий.

Действующая в 2017 году форма была принята еще 14 октября 2015 года, приказом Федеральной налоговой службы. Согласно содержащимся внутри него указаниям, предоставление отчетности государству должно производиться каждые три месяца в виде электронного бланка, в том случае, если за указанный период компания выплачивала средства не менее чем 25 людям. Если сотрудников оказалось меньше, то форму лучше сдать в бумажном виде.

Заполнение граф о доходах производится в рублях, копейки не используются. Передача заполненных бланков в инспекцию совершается в срок до истечения тридцатидневного срока, следующего непосредственно за отчетными тремя месяцами.

По предоставлению годового отчета сроки устанавливаются другие. Так, за четыре квартала ушедшего года информация предоставляется до наступления последнего месяца весны, апреля, идущего в следующем за отчетным периодом году. За первую половину второго полугодия отчет предоставляется до наступления ноября.

Система наложения штрафов

Теперь посмотрим, за какие «провинности», допущенные во время заполнения формы, официальные структуры могут наложить на налогового агента штраф.

1. Если установленные временные сроки на подготовку и сдачу документации не были соблюдены. Штрафование ведется на сумму посильную к выплате для бюджета целой организации, однако всё равно неприятную. Согласно указанным в Налоговом Кодексе России нормам, месяц задержки обойдется компании в тысячу единиц российской валюты. При этом, отдельно могут оштрафовать специалиста компании, по вине которого произошла задержка отчетного документа по налогообложению доходов физических лиц. Оценивается этот непрофессиональный проступок до 500 рублей максимум.
2. При обнаружении недостоверных сведений в сданных на проверку бланках отчетности, организация также будет наказана монетой, однако сниматься будет за обнаружение каждой неточности.

Как видите, уплата налогов требует внимательности. Советы от нас будут следующими:

• не опаздывать с заполнением;
• при оформлении справки уточнять своевременные и точные сведения у сотрудников.

Приведем пример. Попасть впросак можно, не подозревая об этом. Вы являетесь бухгалтером небольшой компании. В начале налогового периода к вам приходит сотрудница компании, и приносит документ, подтверждающий обучение дочери в ВУЗе, требуя предоставить соответствующий налоговый вычет. Вы оформили документы и начали предоставлять вычет с апреля и до декабря, при этом оказалось, что студентка была отчислена из университета еще в марте, ввиду низкой успеваемости. Получается, предоставление вычета производилось неправомерно и теперь вам придется исправлять отчетность по справке 6-НДФЛ за целых три квартала, а кроме того, удерживать лишние выплаты с зарплаты работника и перечислять полученные таким путем средства на погашение не выплаченного .

Инструкция по заполнению бланка 6-НДФЛ

Несмотря на то, что действие данного бланка длится уже несколько лет, профессиональные бухгалтеры и налоговые агенты в целом постоянно сталкиваются с множественными трудностями заполнения.

Данный бланк поделен всего на три основных части:

• заглавный лист;
• часть №1;
• часть №2.

В первой части производится формирование сведений итогом нарастающего характера, во второй производится вписывание данных только за квартал, подвергающийся отчетности, другие периоды не указываются.

Давайте рассмотрим в пошаговой инструкции, как же правильно заполнить бланк данной формы.

Шаг 1 – заполняем шапку бланка

Итак, в шапке бланка производится заполнение двух граф, содержащих информацию о:

• индивидуальном номере налогоплательщика организации-налогового агента;
• коде причины постановки не учет.

В случае, когда передача отчетности производится дочерним отделением компании, вводится код причины постановки на учет (КПП) этого отделения.

Шаг 2 – двигаемся дальше

Следующим этапом производится заполнение номера, который отражает, который раз производится сдача данного документа за отчетный временной период. Поскольку подавать справку можно один раз или два, три и более, важно знать соответствующую нумерацию. Запомнить ее весьма просто:

• 000 – если документ предоставляется в первый раз;
• 001 – для произведения первой корректировки;
• 002 – следующее внесение изменений;
• 003 – еще одно и так по нарастающей.

Шаг 3 – указываем нумерации периода

Этот шаг подразумевает вписывание номера периода, за который производится предоставление отчетности работодателем. Речь идет о квартале – трехмесячном сроке, за каждый из которых в течение года нужно отчитываться. Каждый из них имеет обозначение, официально принятое:

• первые три месяца года обозначаются цифрой 21;
• для прошедшей половины года берется значение 31;
• еще плюс три месяца – код 33;
• полные 12 месяцев, то есть годичный срок — 34.

Указанные выше коды действительны лишь для тех компаний, чей жизненный цикл будет длиться еще какое-то время. Проще говоря, если фирма не намерена в ближайшее время закрыться, ей они подойдут, а вот распавшееся предприятие, заканчивающее работу, должно будет указывать в отчетных документах другие коды. В графе же налогового периода указывается год, являющийся отчетным периодом.

Шаг 4 – вписываем код отделения налоговой, в котором налоговый агент находится на учете

Эта графа содержит закодированное наименование отделение налоговой, к которой работодатель, заполняющий бланк, относится согласно местоположению. В это же отделение налоговый агент сдает отчетные документы, следовательно, узнать код труда не составит. Эта последовательность цифр состоит из двух частей:

• первые две цифры обозначают регион нахождения отделения;
• вторые две относятся к инспекции напрямую.

Обратите внимание! Если сдача документации производится от лица отделения, а не головной части организации, отчетность предоставляется в инспекцию по месту нахождения филиала, а не главной части компании.

Шаг 5 – вписываем код, относящийся к месту учета компании

С помощью данной последовательности чисел, инспекция определяет организацию, которая готовит отчетные документы. Осведомиться о полном списке имеющихся кодов можно непосредственно в налоговой инспекции. Представим наиболее часто используемые.

Таблица 1. Часто используемые кода

Для индивидуальных предпринимательств идет отдельная линейка кодовых последовательностей:

• во взаимосвязи с местом проживания ИП идет код 120;
• с местом ведения рабочих действий – 320.

Шаг 6 – наименование налогового агента

Тут все просто. Заполняется поле под названием «налоговый агент» туда вводится наименование компании, обычно полное, или же краткое, если такое имеется и является официально заверенным.

Шаг 7 – вписываем значение кода из общероссийского классификатора территорий муниципальных образований

В следующей графе необходимо указать правильный код муниципального образования, к которому относится заполняющая бланк компания.

Обратите внимание. В данном случае, как и во многих других ситуациях, при заполнении графы от лица дочернего отделения компании, код из указанного классификатора вписывается тот, который относится к муниципальному образованию, верному для филиала.

Шаг 8 – переходим к первому разделу

В данной части необходимо ввести те обобщённые данные, о которых говорилось выше. Формирование информации начинается с началом налогового периода. Подразумевается, что в него впишут собранные по каждой ставке налога на доход физического лица информацию, исключая строки под номером 060 и номером 090.

Информация в первой части бланка структурирована на следующие сегменты.

Данные по каждой из имеющихся ставок. К ним относятся:

• величина ставки (%);
• величина доходов, начисленных физическому лицу;
• какие были произведены вычеты;
• суммарное количество средств, ушедших под налог на доходы физического лица.

Обратите внимание! Не обязательно заносить в бланк информацию о получаемых человеком средствах, которые налогом полностью не облагаются или не превышают лимит, в зависимости от источника поступления средств. Например, если сотрудник получил денежную помощь ввиду потери родного человека или на взятие ребенка из детского дома.

Общие данные, касающиеся всех ставок. Они включают в себя показания о:

• получивших доход сотрудниках;
• денежном эквиваленте удержанного с каждого налога;
• величине суммы не удержанной;
• деньги, возвращенные организацией.

Шаг 9 – отображаем информацию о ставках и обобщенные показатели

Размер налога на доходы, получаемые сотрудниками компании и людьми, выполняющими работы, но сотрудниками не являющимися, может составлять от 13% до 35% на 2017 год.

В строчке 010, проставляется ставка, соответствующая ситуации. Если производилось начисление согласно разным «тарифам», необходимо формировать информацию отдельно.

После необходимо указать число физических лиц, налог получивших. Для этого заполните графу 060. Затем укажите возвращенные агентом отчисления, в графе 090.

Строчка 020 подразумевает запись суммы дохода. В нее вписывают полученные средства, подвергавшиеся налогообложению. Они учитываются итогом нарастающего характера, по наступлению начала следующего налогового периода.

Обратите внимание! В строку не нужно заносить информацию о доходах, не подлежащих обложению налогом полностью и оказавшихся на некоторую сумму меньше установленного для налогообложения лимита. В эту категорию можно включить помощь материального характера, составившую не более 4 тысяч рублей для общей основы, или же не более 50 тысяч рублей на рождение или усыновление ребенка. Строка 025 подразумевает внесение записей в нее о выплаченных человеку дивидендах.

Графа под номером 030 содержит информацию о предоставленных резидентам страны вычетах. Сумма для каждого указывается в клетках графы. Напомним, вычетом называется определенная сумма средств, которые не облагаются отчислениями в пользу государственной казны. С их помощью можно воздействовать не на процент ставки, а на базу для ее исчисления, то есть изначально полученную сумму.

Согласно закону, существует два вида вычетов, облегчающих бремя налогоплательщиков:

• стандартные;
• имущественные;
• социальные.

Графа 040 является суммой налога, который был исчислен, следовательно, вписываемый в нее показатель можно рассчитать, умножив актуальную ставку из графы 010 на финансовую базу, с которой спишут отчисление.

Саму базу можно в каждом случае определить, как разность, полученную от величины дохода физического лица, указанной в строчке 020, и величины выплаченных ему же вычетов из строчки 030.

Расчет отчисления государству с полученных сотрудником или наемным работником дивидендов вписывается в строку 045. Следующая строка заполняется лишь в том случае, если на основе патента в фирме-налогоплательщике числятся иностранные граждане. Она идет под номером 050, и содержит информацию по уплаченным в пользу работников категории авансовым платежам. Если такие сотрудники на предприятии не числятся, в графе необходимо проставить 0.

Следующая строка идет под номером 060. В нее вписывают количество человек, выполняющих работу на фирме, которые получили от нее с начала налогового периода денежные средства, подлежащие налогообложению, так как являются доходами физических лиц.

Следующая за ней графа 070 требует указания общей величины удержанных в пользу государства налоговых отчислений абсолютно по каждой ставке.

Обратите внимание, в отличие от строки 040, отображающей информацию по налогам начисленным, то есть подразумевающимся к перечислению, данная графа содержит информацию о налогах, уже отданных в государственную казну, то есть фактически в нее отправленных. Это значит, что в графе производится отображение информации и средствах, перечисленных за период еще не завершившийся.

Будьте внимательны. Если вы не являетесь сотрудником бухгалтерского отдела компании, не следует проводить эту проверочную процедуру самостоятельно. Во-первых, это может привести к возникновению путаницы в бумагах, а также, если произведете неправильные расчеты, к началу больших проблем в отношениях с налоговой службой.

Данные в указанных двух строках могут между собой разниться, так как некоторые из отчислений в пользу государства могут начисляться на бумаге раньше, чем фактически будут удержаны со специалистов компании.

Строчка под номером 080 содержит запись о величине не удержанных в пользу государства средств. Не важно, ввиду какой причины сделать этого не удалось, внести информацию в бланк нужно в обязательном порядке.

Графа 090 подразумевает вписывание налоговых сумм, удержанных из дохода сотрудника неправомерно. Как правило, обязательно производится возвращение данных средств. Если случаев такого характера не происходило, следует, как в примере выше, поставить в графу ноль.

Обратите внимание! Данная цифра сигнализирует работникам налоговой инспекции об отсутствии данных. Принять другое обозначение они не обязаны и могут заявить о недостоверном предоставлении данных или нарушении правил заполнения формы.

Шаг 10 – заполнение раздела 2 декларации 6-НДФЛ

Данный сегмент бланка рассматриваемой формы отображает данные исключительно за последние три месяца отчетного периода, а не с самого начала четырехквартального срока. Внутри него вписываются конкретные дни выдачи сотрудникам заработной платы и других выплат, также последние временные сроки на отправку в бюджет страны налоговых исчислений. Расположение конкретных дат производится по хронологии.

В строке 100 указывает непосредственно день выплаты денег сотрудникам. Можно записывать в виде списка. По каждой дате необходимо обобщать имеющиеся сведения и суммировать их, в том случае, когда они отмечены в совпадающие периоды. Когда произведенные выплаты являлись разноплановыми, при этом имели отличия в датах, касающиеся дня перечисления на счет сотрудника денег, необходимо их указывать отдельно друг от друга.

Будьте внимательны. День и месяц, указывающиеся в графе, зависят от типа совершенной выплаты. Так, заработная плата превращается в доход для сотрудника лишь в предшествующий окончанию месячного периода рабочий день. Следовательно, в данной строке можно указать последнее число предшествующего выплате месяца, при этом выплатив зарплату реально только в следующем.

Таки доходы, как деньги за взятый отпуск или уход на больничный, приобретают свой статус сразу же после начисления. Материальная помощь превращается в доход в день реальной выплаты человеку, не важно, была ли она начислена на банковский счет или же выдана бумажной валютой на руки сотруднику.

В строчке 110 нужно вписать дату, в которую произведено удержание из суммы дохода величины налогового отчисления в пользу государства.

Обратите внимание на следующий факт: произвести удержание суммы налога на доход физических лиц с таких выплат, как материальная помощь, оплата дней отдыха или периода течения болезни и т.п., можно лишь в тот день, когда работнику они будут перечислены.

Строчка под номером 120 используется для указания даты произведения перечисления удержанного налога в государственную казну. Важно, чтобы это перечисление проводилось согласно всем установленным правилам, что очень не просто. Не зря данная процедура подразумевает обязательное участие опытного бухгалтера.

Указываемая дата находится в прямой зависимости от получаемого физическим лицом дохода, являющегося налоговой базой для произведенного отчисления. Так, процент от зарплаты сотрудников не может быть отправлен в бюджет позднее дня, следующего за днем совершения этой выплаты. Послабление допускается в случае с деньгами на отпуск или время болезни. Исчисления с них терпят до окончания месяца, в котором сотрудники доходы получили.

130 графа отображает величину налоговой базы, актуальную на момент начисления сотруднику. Из нее еще не вычли величину налога, которую могут и вовсе не удержать, если доход относится к типу, обложению не подверженному. Графа 140 содержит данные о необходимой к удержанию с дохода сумме налогового отчисления.

Подведем итоги

Как видите, кажущаяся простота заполнения справки 6-НДФЛ действительности не соответствует. Помимо соблюдения бухгалтерских тонкостей, важно следовать установленным правилам оформления, например, заполнять, не пропуская ячейки, в одних графах без значения ставить нули, в других прочерки. От правильного оформления титульного листа зависит первое впечатление, а значит, половина дела. Обращайте внимание на существующие нюансы, и все непременно получится, как нельзя лучше.

Видео – Нужно ли сдавать нулевую 6-НДФЛ

6-НДФЛ - это ежеквартальная отчетная форма по налогу на доходы физических лиц. В ней налоговые агенты должны указывать информация о доходах работников, исчисленных и удержанных суммах НДФЛ за отчетный период. Каждый квартал все работодатели обязаны сдавать в ФНС отчет по форме 6-НДФЛ.

Форма отчета 6-НДФЛ

Форму отчета 6-НДФЛ, порядок заполнения и предоставления определяет приказ ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/45 В начале 2018 года в него внесли изменения приказом ФНС России от 17.01.2018 N ММВ-7-11/ , который вступил в силу 26 марта 2018 года.

Отчет сдается поквартально в электронном формате, если за отчетный квартал в организации производились выплаты в пользу 25 человек и более. Если организация отчитывается меньше чем за 25 человек, то форму можно сдать на бумажном носителе. Сумма налога заполняется в рублях, а сумма дохода — в рублях и копейках.

Сроки сдачи 6-НДФЛ

Форму 6-НДФЛ нужно направить в налоговую инспекцию не позже последнего дня месяца, идущего за отчетным кварталом. Годовой расчет предоставляется до 1 апреля следующего года (ст. 230 НК РФ). За 2018 г. нужно отчитаться не позднее 1 апреля. Более подробно сроки можно увидеть в таблице.

Штрафы за отчетность

За несоблюдение сроков сдачи отчета предусмотрен штраф. Каждый месяц опоздания обойдется в 1000 рублей по нормам п. 1.2 статьи 126 НК РФ . Должностное лицо, отвечающее за непредоставление в срок отчетности по НДФЛ, могут оштрафовать от 300 до 500 рублей (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

В случае установления недостоверности сведений в отчете 6-НДФЛ организацию оштрафуют на 500 рублей (п. 1 ст. 126.1 НК РФ). Поэтому о том, как заполнить 6 НДФЛ-2019, главбух каждой организации должен знать досконально.

Неправомерная сдача отчета 6-НДФЛ на бумажном носителе грозит штрафом 200 рублей (ст. 119.1 НК РФ).

Изменения в форме, которые нужно учесть в 2019 году

В 2018 г. у правопреемников реорганизованных компаний возникла обязанность сдавать 6-НДФЛ, если сама фирма до окончания реорганизации этого не сделала. В частности, организации-правопреемнику следует:

• указать свои ИНН и КПП в верхней части титульного листа;
• использовать код «215» (крупнейшим налогоплательщикам — «216») в реквизите «по месту нахождения (учета) (код)» ;
• в реквизите «налоговый агент» отметить название реорганизованного лица или его обособленного подразделения;
• в новом реквизите «Форма реорганизации (ликвидация) (код)» указать одно из значений: 1 — преобразование, 2 — слияние, 3 — разделение, 5 — присоединение, 6 — разделение с одновременным присоединением, 0 — ликвидация;
• указать также «ИНН/КПП реорганизованной компании».

Кроме того, в 2018 году в порядке заполнения формы произошли и другие изменения.

Крупнейшим налогоплательщикам нужно приводить КПП по свидетельству о постановке на учет в налоговой по месту нахождения юрлица, а не по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика.

Организации налоговые агенты, не являющиеся крупнейшими налогоплательщиками, должны указать в реквизите «по месту нахождения (учета) (код)» значение «214» вместо «212».

На титульном листе должны быть указаны полные реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя.

Электронный формат 6-НДФЛ тоже скорректирован с учетом перечисленных поправок.

Образец заполнения 6-НДФЛ: пошаговая инструкция

Хотя отчет 6-НДФЛ действует уже третий год, заполнение по-прежнему вызывает вопросы у работодателей и бухгалтеров. Кроме того, в него внесли целый ряд изменений, которые необходимо учесть при заполнении.

Документ состоит из следующих разделов:

1. Титульный лист.
2. Раздел 1 (сведения формируются нарастающим итогом).
3. Раздел 2 (отражается информация только за указанный квартал, без учета предшествующих периодов).

Ниже представлен пример заполнения 6-НДФЛ за 2018 год с пошаговой инструкцией.

Титульный лист формы 6-НДФЛ

Шаг 1. ИНН и КПП

В соответствующих полях указываются данные ИНН и КПП организации, сдающей отчет. Если отчет сдается филиалом, то указывается КПП филиала.

Шаг 2. Номер корректировки

Если 6-НДФЛ сдается первый раз за отчетный период, то в поле «номер корректировки» отражаются нули.

Корректировка подразумевает изменения сведений, предоставленных в ФНС. Уточнение расчета по соответствующему отчетному периоду указывается номером корректировки. Например: 001, 002, 003 и так далее.

Шаг 3. Отчетность по кварталам (номер периода)

Период предоставления 6-НДФЛ — квартал, за который отчитывается работодатель:

• 1-й квартал — код 21;
• полугодие — код 31;
• 9 месяцев — код 33;
• год — код 34.

Коды для организаций, осуществляющих предоставление сведений на этапе реорганизации (ликвидации), указаны в прил. 1 Приказа.

Шаг 4. Налоговый период

Налоговым периодом является календарный год, за который предоставляются сведения. В поле проставляются соответствующие 4 цифры.

Шаг 5. Код налоговой службы (по месту учета)

В строке указывается код той налоговой инспекции, куда будет сдана отчетность. Это четырехзначный код, в котором:

• первые 2 цифры — номер региона;
• вторые две цифры — непосредственно код инспекции (на примере инспекция ФНС № 9 Центрального района СПб).

Важно помнить, что отчетность направляется в инспекцию по месту нахождения организации или ее обособленного подразделения. ИП сдают этот отчет в налоговую по месту жительства или осуществления деятельности.

Код «По месту нахождения (учета)» помогает определить, какая именно организация сдает отчетность. Полный перечень кодов определен в прил. 2 к Приказу.

Наиболее распространенные для организаций:

• по месту учета — 214;
• по месту учета обособленного подразделения — 220;
• крупнейшие налогоплательщики указывают — 212.

ИП также указывают специальные коды:

• по месту жительства — код 120;
• по месту осуществления деятельности — код 320.

Шаг 6. Наименование налогоплательщика

В поле «налоговый агент» печатается краткое (если есть) или полное название фирмы.

Шаг 7. Код ОКТМО (муниципального образования) и номер телефона налогоплательщика

Нужно указать код того МО, на территории которого расположена и зарегистрирована организация или филиал. Иногда гражданам выплачивают денежные средства (ЗП и премии) как головная организация, так и его подразделение. В этом случае заполняются и сдаются сразу две формы с разными кодами по ОКТМО.

Раздел 1

Раздел 1 «Обобщенные показатели» формируется нарастающим итогом с начала года и состоит из сведений по каждой ставке НДФЛ, кроме строк 060-090. Структура раздела 1 представляет собой информацию:

1. По каждой ставке в отдельности:

• процент ставки налога;
• суммы начисленного дохода (в форму могут не попадать доходы, полностью необлагаемые НДФЛ, или доходы менее лимита, в зависимости от вида дохода. Например, материальная помощь в связи со смертью близкого родственника, материальная помощь на рождение (усыновление, установление прав опекунства) ребенка до 50 тыс. руб. на ребенка и т. п.);
• суммы налоговых вычетов;
• суммы НДФЛ (в т. ч. от доходов в виде дивидендов).

2. Обобщенные сведения по всем ставкам (отражаются один раз в разделе по ставке, сформированной первой):

• количество физических лиц, получивших доход;
• суммы удержанного налога;
• суммы налога, не удержанные;
• суммы НДФЛ, возвращенные налоговым агентом.

Ставки НДФЛ в 2019 г. на доходы работников и лиц, выполняющих работы (оказывающих услуги) в рамках гражданских договоров: 13%, 15%, 30% и 35%. В 2019 г. ставки не изменились.

Блок 1. Данные по каждой ставке НДФЛ

Шаг 1. Строка 010. Налоговая ставка

В примере рассмотрена широко применяемая ставка НДФЛ — 13%. В поле формы 010 указывается величина процентной ставки. В случае исчисления налога по разным ставкам по каждой ставке будут формироваться те данные, которые относятся только к указанной ставке НДФЛ. Итоговые значения строк с 060 по 090 указываются однократно на первой странице, на следующих листах в этих полях ставят нули.

Шаг 2. Строка 020. Начисленные доходы

По строке 020 («сумма начисленного дохода») указываются все налогооблагаемые доходы работников, посчитанные нарастающим итогом с начала года — те, которые фактически были получены за год. Не включаются в строку 020 полностью необлагаемые НДФЛ доходы и перечисленные работникам доходы менее налогооблагаемого лимита, например материальная помощь до 4000 рублей (по общим основаниям) или до 50 000 рублей (на рождение). Выплата дивидендов отражается в том числе в строке 025.

В определенных случаях материальная помощь полностью не облагается НДФЛ (см. п. 8, п. 8.3 и п. 8.4 статьи 217 НК РФ), с некоторых видов материальной помощи НДФЛ удерживают с части. В Письме от 01.08.2016 № БС-4-11/ ФНС уточнила, что строка 020 не должна содержать информацию о доходах, не подлежащих обложению НДФЛ и указанных в ст. 217 НК РФ. Таким образом, полностью необлагаемая матпомощь в форме не указывается.

Шаг 3. Строка 030. Налоговые вычеты

Если налогоплательщикам были предоставлены налоговые вычеты, то их сумма отражается в поле 030. Вычеты — это не облагаемые налогом суммы, уменьшающие базу для расчета НДФЛ. Налоговый кодекс предусматривает следующие налоговые вычеты:

• стандартные (ст. 218 НК РФ);
• социальные (ст. 219 НК РФ);
• имущественные (ст. 220 НК РФ) и пр.

Строка 030 заполняется суммарно по всем кодам вычетов (приказ ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/), по которым они предоставлялись.

Шаг 4. Строка 040. Исчисленный НДФЛ

Строка 040 («сумма исчисленного налога») рассчитывается путем произведения строки 010 («ставка налога») и соответствующей ей налоговой базе доходов (база НДФЛ).

Налоговая база доходов (по каждой ставке) определяется как разница между графой 020 («сумма начисленного дохода») и графой 030 («суммы налоговых вычетов»).

Налоговая база доходов (ставка 13 %) = 10 100 000,00 - 100 000,00 = 10 000 000,00 (база НДФЛ 13 %)

Строка 040 («сумма исчисленного налога») = 10 000 000 * 13% = 1 300 000(НДФЛ по ставке 13 %).

С дивидендов налог указывается в графе 045 и рассчитывается так же.

Шаг 5. Строка 050. Сумма авансов

Это поле заполняется, если в организации работают иностранцы на патентной основе. В этом случае строка 050 («сумма фиксированного авансового платежа») отражает суммы авансов, выплаченных иностранцам. В остальных случаях нет данных для заполнения строки 050, и указывается ноль.

Блок 2. Итоги раздела 1

Шаг 6. Строка 060. Число людей, получивших доходы с начала года

В поле указывается общее количество физических лиц, которым организация производила выплаты налогооблагаемых доходов в отчетном периоде.

Шаг 7. Строка 070. Общая сумма удержанного налога по всем ставкам

Строка 040 — исчисленный налог, т. е. значение данной строки показывает сумму налога, которая должна быть перечислена за период (1-й квартал, 1-е полугодие, 9 месяцев, год).

Строка 070 — удержанный налог, отображает данные о перечисленных суммах налога только текущего периода. В эту строку не должны попадать данные за прошлые или будущие платежи.

Сверить данные по стр. 040 вы можете по платежным поручениям на уплату НДФЛ, сопоставив поля 106 («ТП» — платежи текущего года) и 107 («МС указывается порядковый номер месяца») со значением строки 040.

За 2018 год, как и в остальные периоды, значение стр. 040 должно соответствовать суммам рассчитанных (исчисленных) и перечисленных в бюджет за этот период. Обратите внимание, что не в этом периоде, а именно за него. Проверяется стр. 070 так же, как и стр. 040, с учетом того, что все перечисления (уплата налога) должны быть сделаны в том квартале (ином периоде), за который отчитываемся. Т. е. информация сопоставляется по отчетному периоду уплаченного НДФЛ в отчетном периоде. Проверить правильность значений строк 040 и 070 можно, определив сумму платежей за последний отчетный месяц, произведенных в следующем за отчетным.

Значение строки 070 («удержанный») может не совпадать с данными строки 040 («исчисленный»). Такое случается, когда некоторые налоговые суммы были начислены раньше, а удержаны с работников позднее.

Шаг 8. Строка 080. Не удержанный налог

В графу 080 вносят суммы НДФЛ, которые не получилось удержать по каким-либо причинам.

Шаг 9. Строка 090. Возвращенный налог

В строчке 090 отражается сумма налога, которую удержали ошибочно и возвратили работнику. Если подобных случаев не было, ставят ноль.

Раздел 2

Этот раздел отчета 6-НДФЛ содержит только информацию за отчетный квартал, а не за период с начала года. В нем указываются даты выплаты работникам доходов и крайние сроки перечисления НДФЛ, а также суммы, которые соответствуют доходу и налогу.

Расположить даты перечислений работникам нужно в хронологическом порядке.

Шаг 10. Дата получения дохода работниками

В графах 100 отражается день, когда работник получил доход, даже если перечисление было списочным, за каждый квартал года. Сведения по одному дню должны быть просуммированы, если у них даты перечисления налога совпадают. Если выплаты сотрудникам производятся по разным видам, которые имеют отличия в дате перечисления налога, сведения по таким доходам должны указываться раздельно.

Обратите внимание, что число и месяц, которые необходимо указать, зависят от характера выплат.

Дата, являющаяся днем получения дохода работником, зависит от конкретного вида выплаты. Так, зарплата становится доходом гражданина в последний рабочий день месяца, за который она перечисляется. Поэтому допустимо указать в этой строке последнее число, например, сентября 2018 года, хотя зарплату за сентябрь работники получили только в октябре. А вот отпускные и больничные признаются доходами граждан именно в день их получения. Что касается материальной помощи, то при перечислении в денежной форме датой получения дохода является день выплаты (перечисления на счет в банке или выдачи из кассы). Если матпомощь в натуральной форме, то в строке 100 надо указать дату передачи доходов.

НДФЛ с ЗП перечисляется не позже следующего дня после выплаты дохода работникам. А вот налог с отпускных, больничных можно уплатить не сразу — главное, успеть до конца того месяца, в котором они были выплачены сотрудникам (ст. 226 НК РФ).

Для отпускных допустимы следующие даты, отраженные в разделе 2 расчета 6-НДФЛ:

• по строке 100 — дата выплаты отпускных (ст. 223 НК РФ , письмо ФНС России от 13.11.2015 № БС-4-11/19829);
• по строке 110 — дата удержания налога, совпадающая с датой выплаты отпускных;
• по строке 120 — день уплаты налога, но не позже последнего дня месяца, в котором выплачены отпускные.

Шаг 13. Строка 130. Доход до удержания налога

В поле 130 указывается сумма, полученная работником либо работниками (в случае выплаты списком) на определенную дату (заполненную в графе 100 слева) до того, как был удержан налог.

На титульном листе это правило тоже действует. Даже в самой длинной строке, содержащей название организации, все оставшиеся пробелы заполняются прочерками.

Нулевой отчет 6-НДФЛ

Обязанность сдавать в налоговый орган по месту своего учета расчет по форме 6-НДФЛ возникает в случае, если налогоплательщик признается налоговым агентом, то есть осуществляет выплаты в пользу физических лиц. Если в течение года доходы работникам не начисляются и не выплачиваются, представлять отчет не нужно. Об этом ФНС проинформировала в письме от 23.03.2016 № БС-4-11/4901.

Если в течение 2018 года была хоть одна выплата в пользу физического лица, имеющая характер оплаты труда, больничного, материальной помощи, вознаграждения за оказанные услуги (выполненные работы) в рамках выполнения гражданского договора, отчет должен быть заполнен. Поскольку форма заполняется нарастающим итогом, в дальнейшем показатели из первого, второго и третьего квартала будут сохраняться и в дальнейшем накопительным образом. Так что нулевой 6-НДФЛ в принципе быть не может, в отчете все равно будут сведения хотя бы по одной выплате.

Если в прошлом году организация была налоговым агентом, а в этом по каким-то причинам перестала выплачивать доходы работникам, в налоговый орган можно ничего не подавать. Хотя компания не обязана объяснять налоговикам, с чем связана утрата статуса налогового агента, для самоуспокоения можно отправить в ИФНС письмо о непредоставлении 6-НДФЛ в произвольной форме.

Скачать форму 6 НДФЛ: Актуальный бланк

Образец заполнения бланка

Заполнить форму 6-НДФЛ онлайн

Заполнить декларацию в онлайн-сервисах можно на сайтах разработчиков бухгалтерского ПО — Мое дело , Контур , Небо и других. Некоторые сайты позволяют это делать свободно, но обычно сервисы требуют небольшой платы (до 1000 рублей).