Главная Бизнес в интернете Журнал учета движения бланков строгой отчетности. Плюсы и минусы использования БСО индивидуальными предпринимателями. Бухгалтерские проводки по учету бланков строгой отчетности

Журнал учета движения бланков строгой отчетности. Плюсы и минусы использования БСО индивидуальными предпринимателями. Бухгалтерские проводки по учету бланков строгой отчетности

В случае того, если компания применяет в качестве наличных расчетов бланки строгой отчётности, то необходимо учитывать этот факт в специальной учетной книге. При этом имеется полное право на:

Пользование специальной формой (ОКУД 0504045)
Пользование собственно созданным бланком книги.

Где можно скачать типовой бланк формы?

Здесь можно найти и скачать бланк по ОКУД 0504045. Помимо этого здесь можно найти образец того, как заполнять учетную книгу БСО.

Что необходимо учитывать?

Все лица, которые используют БСО, должны заполнять данную книгу.
Отсутствие обязанности регистрации учетной книги БСО в налоговой службе.
Ее ведение осуществляется вручную, при этом необходимо нумеровать и прошивать каждую страницу.
Должна присутствовать печать компании, инициалы главного лица.

Этот и другие виды документации участвуют в образовании правильной системы документооборота, улучшая доступность и структуру.

Пример того, как необходимо заполнять книгу учета бланков строгой отчетности (БСО)

Что необходимо знать и учитывать (по ОКУД 0504045 )?

В этой книге фиксируется информация о поступлении БСО в компанию, и производится печать на специальных станках, или создаются самостоятельно.
Фиксация записи производится при каждой выдаче БСО человек, приобретающим.
Таблица фиксирует дату вручения БСО или их выдачи. В обязательном порядке необходимо указать документацию на основе, которой производятся процедуры с БСО.
Шестая и седьмая графа фиксирует количество врученных БСО, номерной знак и серия.
Восьмая, девятая и десятая графа фиксирует данные по выдаче БСО, где указывается количество, номерной знак, серия и заверяется человеком, которому был вручен бланк.
11 и 12 графы фиксируют данные по остатку БСО.

Не знаете где скачать бланк формы по ОКУД 0504045?

Случается, что начинающие предприниматели слабо ориентируются в доступных им возможностях оптимизации ведения собственных бизнес-процессов. Одни бизнесмены по привычке продолжают работать с применением не самой для них выгодной системы налогообложения, а другие покупают кассовый аппарат и ежегодно платят за его обслуживание не зная, что их вид деятельности позволяет вместо кассовых чеков использовать бланки строгой отчётности. Знание таких нюансов позволит бизнесмену сэкономить немало сил и времени.

Что такое бланки строгой отчётности

Бланком строгой отчётности (сокращённо БСО) называют документ, применяемый при оказании услуг гражданам для соответствующего оформления факта получения от клиента оплаты за оказанную услугу наличными деньгами либо посредством платёжной карты. Иными словами, БСО представляет собой альтернативный кассовому чеку вариант подтверждения платежа. Возможность использования этого документа даёт предпринимателю выбор между использованием ККМ при оказании услуг либо применением БСО.

Важной особенностью в работе с БСО является тот факт, что подобный документ может быть выписан только при оказании услуг частным предпринимателям либо физлицам (смотри Постановление Пленума Высшего Арбитражного Суда РФ No16 от 31 июля 2003 года). Организациям БСО выписаны быть не могут, а оказанные им услуги оплачиваются по безналичному расчёту.

Определить типы услуг, при оказании которых однозначно разрешается применять БСО, позволяет специальный реестр услуг под названием Общероссийский классификатор услуг населению (ОКУН). Однако законом, к сожалению, предусмотрены не все возможные ситуации, поэтому часто возникают судебные споры о том, разрешено ли применять БСО к тем или иным видам услуг, которые оказываются физическим лицам и ИП, но почему-то не внесены в ОКУН. К таким услугам относятся, в частности, риелторские услуги и некоторые виды юридических услуг. Неповоротливость государственной машины можно оценить также и по отсутствию в классификаторе такого востребованного сегодня вида услуг как ремонт электронных книг. Если тип оказываемых услуг отсутствует в ОКУН, бизнесмен обязан применять ККМ и выдавать клиенту кассовый чек в подтверждение платежа.

Возможность применения БСО определяет федеральный закон No 54-ФЗ от 22 мая 2003 года. Статья 2.2 названного закона сообщает, что порядок утверждения формы бланков, их учёта, хранения и ликвидации назначается Правительством РФ. БСО может иметь различные названия, которые будут зависеть от типа услуг, оказываемых населению. Так, к бланкам строгой отчётности относятся, например, различные билеты, путёвки, абонементы, квитанции и так далее. В фотогалерее далее представлены различные варианты БСО.

Фотогалерея: варианты бланков строгой отчётности

БСО служит аналогом кассового чека БСО не может быть выписан юридическому лицу БСО разрешается выписывать только индивидуальным предпринимателям и физическим лицам БСО должны производиться с использованием специальных автоматизированных систем БСО подлежат строгому учёту БСО должен заполняться от руки БСО могут оформляться различными способами

Товарный чек и БСО

Товарный чек не может служить индивидуальному предпринимателю бланком строгой отчётности. Более того, эти два документа выполняют совершенно разные функции. Товарный чек служит скорее подтверждением факта передачи товара в определённом количестве покупателю и дополняет собой кассовый чек, который, в свою очередь, свидетельствует о том, что за товар была получена некоторая сумма денег. Бухгалтерия компании и налоговые инспекторы с удовольствием примут в качестве подтверждения расходов комбинацию из кассового и товарного чеков, но будут крайне недовольны, получив лишь один из этих документов в качестве отчётного документа о покупке. Кроме того, оформление кассового чека не является унифицированным, и возможны различные варианты оформления этого документа.

БСО относится к числу первичных документов учёта и выдаётся в качестве подтверждения факта оплаты оказанных услуг. Бланк может быть сформирован в типографии либо с использованием специализированной автоматизированной системы. Заполнение бланка выполняется в момент выполнения расчёта между исполнителем услуги и её получателем. Сам процесс создания бланка строго регламентируется законодательством. Последний должен соответствовать всем требованиям, перечисленным в подробностях в разделе далее.

Видео: заполнение бланка

Где взять бланки строгой отчётности для ИП

Постановление Правительства РФ N 359 от 6 мая 2008 г. однозначно требует, чтобы используемые бизнесменом БСО были произведены типографским способом либо с применением особых автоматизированных систем. К упомянутой системе предъявляются следующие требования:

система должна быть защищена от нелегального доступа;
система должна быть способна выполнить идентификацию, фиксацию и сохранение всех операций с бланком документа на протяжении как минимум 5 лет.

Автоматизированные системы своим видом напоминают небольшие кассовые аппараты. Купить такую систему чаще всего можно в тех же центрах, что продают и ККМ. Стоимость системы для изготовления БСО в специализированных центрах составляет примерно пять тысяч рублей. Стоимость изготовления бланка в типографии колеблется в районе трёх рублей за экземпляр, при этом стоимость производства будет определяться типом бланка, размером тиража и сроками его изготовления.

Положение о применении БСО утверждено постановлением Правительства РФ №359 от 6.05.08. Этот документ диктует список обязательных реквизитов, которые должны быть указаны на бланке, а также способы его производства. Внешнее оформление бланков также будет отличаться в зависимости от типа документа (билет, путёвка, квитанция и так далее).

Информационное письмо Министерства финансов от 22 августа 2008 года позволяет организациям и индивидуальным предпринимателям применять индивидуально разработанные бланки отчётности при условии, что в них будут содержаться определённые пунктом 3 названного выше Положения реквизиты, а именно:

наименование документа, шестизначный номер и серия;
наименование и организационно-правовая форма - для организации, ФИО - для ИП;
место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа юридического лица - иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности);
ИНН налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей документ;
вид услуги;
стоимость услуги в денежном выражении;
размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платёжной карты;
дата осуществления расчёта и составления документа;
должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность её оформления, его личная подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя);
иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ организация (индивидуальный предприниматель).

Закон запрещает использовать бланки, разработанные самостоятельно, лишь когда существуют формы БСО, утверждённые соответствующими министерствами. К числу таких форм относятся, в частности, следующие:

форма БСО для услуг по предоставлению парковок, утвержденная приказом Минтранса от 24 июня 2014 г. № 166;
формы «Билет», «Абонемент» и «Экскурсионная путёвка», утверждённые приказом Минкультуры от 17 декабря 2008 г. № 257.
«Квитанция на оплату ветеринарных услуг», утверждённая приказом Минфина от 9 апреля 2008 года № 39н;
«Залоговый билет» и «Сохранная квитанция» для услуг ломбардов, утверждённые приказом Минфина от 14 января 2008 года № 3н;
«Туристская путёвка», утверждённая приказом Минфина от 9 июля 2007 года № 60н.

Кроме того, стандартные формы БСО приняты для всех видов билетов (железнодорожных, авиа, общественным транспортом), багажных квитанций и тому подобных документов.

Личный опыт автора данного материала показывает, что весьма рискованным может оказаться использование для выпуска БСО услуг различных сайтов, предлагающих возможность сформировать бланки онлайн с последующей распечаткой их с помощью обычного компьютера и офисной оргтехники. И хотя подобные сайты и уверяют потенциальных клиентов в законности такого метода изготовления бланков, доказать законность выпущенных этим способом бланков едва ли возможно. У предпринимателя не будет никакого шанса подтвердить, что при создании бланков использовалась система, полностью удовлетворяющая перечисленным выше требованиям закона. Автор однажды наблюдал процесс переговоров касательно природы происхождения используемых бланков строгой отчётности между налоговым инспектором и частным предпринимателем, оказывающим населению услуги такси. К сожалению, бизнесмену пришлось уплатить штраф и отказаться от дальнейшего сотрудничества с предприимчивыми онлайн-производителями бланков.

Как составить акт приёмки БСО

В большинстве случаев типография, изготавливающая бланки БСО, и заказчик являются разными хозяйствующими субъектами, поэтому факт передачи изготовленных бланков из типографии клиенту обязательно требует подтверждения посредством выпуска отдельного первичного документа, называемого актом приёмки БСО. Упомянутый акт может быть составлен в любой удобной для сторон форме. Пример подобного акта можно найти на иллюстрации ниже. При получении вновь изготовленных бланков БСО стороны должны подписать акт приёмки

С 1 июля 2018 года использование БСО, изготовленных типографским способом, а также посредством автоматизированных систем, не относящихся к контрольно-кассовой технике, будет под запретом. С этого момента разрешено будет использовать лишь бланки, изготавливаемые с помощью автоматизированных систем, приравненных к ККМ. Они должны будут соответствовать требованиям, установленным в ст. 4.7 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Образец заполнения БСО для ИП

Каждый БСО состоит из двух страниц, вторая страница является полной копией первой страницы и формируется автоматически при заполнении первой страницы благодаря пропитке её специальным составом. Также существует вариант БСО с отрывными корешками. Оригинальный заполненный листок прикрепляется к договору об оказании услуг и остаётся у предпринимателя, а копия достаётся получателю услуги вместе с его экземпляром договора, а также актом выполненных работ. Некоторые бизнесмены предпочитают оставлять себе копию, отдавая оригинал клиенту. При использовании отпечатанных в типографии бланков рекомендуется отрывать заполняемый талон и работать с ним отдельно, чтобы вновь вносимый в бланк текст не отпечатался также и на других бланках. Помарки и ошибки в бланках не допускаются. Если бланк оказался испорчен, необходимо его перечеркнуть и сохранить отдельно. Бланки БСО не требуют регистрации в налоговой, но каждый из них пронумерован, поэтому сохранённые бланки нужны, чтобы избежать вопросов от налоговиков при проверках.

Само заполнение бланка не таит в себе никаких секретов. Правила заполнения бланков одинаковы для ИП и организаций. На иллюстрации далее приведён пример заполненной первой страницы БСО. Бланк содержит реквизиты заказчика, тип оказываемой услуги, её стоимость, дату выполнения работы и подпись кассира либо материально ответственного лица, подтверждающая получение денег от клиента.
БСО может заполняться от руки в момент оказания услуги

Пример страницы-копии бланка приведён на следующей иллюстрации.
Отрывной лист БСО передаётся заказчику вместе с договором и актом выполненных работ

Порядок учёта, хранения, выдачи и списания БСО

Бланки строгой отчётности должны быть подвергнуты обязательному учёту и хранению. Способы учёта будут зависеть от того, как именно были произведены бланки (в типографии либо с помощью специальной автоматизированной системы).

Прежде всего, за все операции с типографскими бланками строгой отчётности должен отвечать специально выделенный сотрудник, которым может быть и сам индивидуальный предприниматель. С названным сотрудником заключается договор о материальной ответственности. Оприходование бланков включает в себя проверку соответствия их фактического количества, а также реквизитов (номер и серия) сведениям, указанным в сопроводительных документах. Кроме того, на предприятии выпускается приказ о формировании комиссии по приёмке БСО. После проверки соответствия составляется акт приёмки БСО, под которым должен поставить свою подпись непосредственно руководитель предприятия, а также члены заранее сформированной комиссии по приёмке БСО.

Для хранения бланков необходимо создать условия, исключающие возможности случайного повреждения либо хищения документов. Многие компании используют для хранения металлические сейфы, пожаропрочные шкафы либо и вовсе специально обустроенные помещения.

Учёт бланков осуществляется в специальной книге учёта БСО, о которой речь пойдёт в этой же статье далее.

Сотрудник заполняет бланк строгой отчётности в момент получения от клиента оплаты за услугу. Одна часть бланка передаётся получателю услуги, отрывной корешок же (либо копия) остаются на хранение у поставщика услуги и служат подтверждением факта поступления средств. На полученную от заказчика сумму выписывается приходный кассовый ордер. Собранные таким образом отрывные корешки либо копии БСО пакуются в мешки, мешки опечатываются и хранятся на протяжении пяти ближайших лет. По истечении этого срока документы уничтожаются с составлением специального акта о списании БСО. Испорченные и бракованные БСО также могут быть утилизированы лишь по истечении положенного пятилетнего срока хранения.

Бланки, изготовленные с использованием специальной автоматизированной системы учитываются посредством этой же системы, поскольку в ней заложен специальный алгоритм, фиксирующий сведения о каждом изготовленном бланке, а также сохраняющий информацию об этих изменениях на протяжении положенных законом пяти лет. Вести книгу учёта БСО при таком подходе необходимости нет. Правила выдачи заполненных БСО заказчикам, а также порядок хранения и последующего уничтожения корешков бланков или их копий полностью идентичны с выше озвученными правилами работы с типографскими БСО.

Видео: акт о списании БСО

Как вести книгу учёта

Книга учёта БСО может называться также и журналом учёта. Современное законодательство не имеет регламента на предмет оформления книги учёта бланков для коммерческих организаций и индивидуальных предпринимателей, поэтому предприниматели разрабатывают собственные варианты книги исходя из своих потребностей и возможностей. Страницы такой книги в обязательном порядке должны быть пронумерованы, а сама книга должна быть прошнурована и подписана руководителем компании и её главным бухгалтером либо индивидуальным предпринимателем. Если в компании используется печать, книга должна быть заверена и печатью.

Книга должна заполняться только от руки, ведение её в электронном виде недопустимо. В качестве основы для книги можно использовать самую обыкновенную канцелярскую тетрадь, расчерченную нужными полями. Можно также приобрести готовую книгу учёта в книжных либо канцелярских магазинах или вовсе заказать её изготовление в типографии, заранее оговорив, как именно книга должна быть расчерчена. В качестве основы для разработки собственной книги учёта можно использовать форму 0504045, которую обязаны использовать бюджетные организации согласно Приказу Министерства финансов № 173н.

Рассматриваемая книга заводится непосредственно перед введением в работу пронумерованных бланков, а вести её необходимо до тех пор, пока в ней не закончатся прошитые и пронумерованные листы. В ежегодном обновлении книга не нуждается, а официальных сроков хранения для неё не установлено, поэтому книгу принято хранить на протяжении пяти лет с момента внесения заключительной записи, как и содержащиеся в ней документы.

В книге или журнале учёта полагается фиксировать любые сведения об операциях над БСО, к которым относятся их покупка, выдача, возврат, списание и выведение остатков. Рассмотренный далее пример заполнения книги учёта основывается на работе вымышленной организации ООО «Усы, лапы, хвост», предоставляющей услуги ветеринарного лечения. Заполнение книги индивидуальным предпринимателем выполняется аналогично. В качестве бланка строгой отчётности рассматриваемая фирма использует квитанции на оплату ветеринарных услуг, 100 штук которых было изготовлено в типографии и получено организацией 1 марта 2015 года. Оприходованные по бухгалтерии и проведённые по всем положенным формам отчётности квитанции были приняты уполномоченным сотрудником, а затем выданы троим работникам для дальнейшего использования в количестве 10 штук на человека.

Допустим, на иллюстрации далее приведён первый бланк из вновь поступившей партии БСО. Красным цветом выделены порядковый номер и серия, которые должны быть внесены в книгу учёта на следующем шаге.
Первый бланк из новой партии БСО

В соответствующих графах страницы книги зафиксируем информацию о поступлении БСО.
Фиксируем сведения о поступлении БСО

Вносим информацию о передаче некоторого количества бланков под отчёт материально ответственным сотрудникам.
Информация о передаче бланков для использования сотрудниками должна быть внесена в книгу учёта

Отражаем информацию о приходе неиспользованных экземпляров бланков. материально ответственные сотрудники должны отчитываться об использовании бланков на регулярной основе, а возврат неиспользованных бланков должен быть также зафиксирован в книге.

В типографии наша организация заказывает бланки строгой отчетности (ЕНВД - квитанции на гостиницу и автостоянку) и ОСНО- путевки на охоту. Мы ведем в бухгалтерии два журнала учета бланков строгой отчетности (они прошиты и пронумерованы) по приходу и передаче по накладной материально ответственным лицам БСО по номерам а так же журнал списания БСО (.. БСО учитываются в бухгалтерском учете на счете 10.06 не по номерам, а по количеству. и так же списываются. Мы не используем счет 006 (бланки строгой отчетности). Является ли это нарушением ведения бухучета и правил учета БСО? Какие штрафы предусмотрены? Организация по организационной форме - является СОНКО -это упрощенный вид ведения бухучета,(без применения двойной записи).

Да, это является нарушением правил ведения учета БСО и учета в целом по забалансу.

Налоговый орган может попытаться привлечь организацию к ответственности за отсутствие забалансового учета со ссылкой на статью 120 НК РФ.

Грубое нарушение правил учета доходов и расходов – это отсутствие в организации первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского или налогового учета. Кроме того, грубым нарушением признается систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение в учете и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений организации (абз. 3 п. 3 ст. 120 НК РФ).

А вот судьи указывают, что информация, подлежащая отражению в бухгалтерской отчетности на забалансовых счетах, не влияет на формирование актива и пассива баланса, а также не является доходом или расходом организации (Постановление ФАС Московского округа от 11.03.2009 № КА-А40/1181-09, Решение Арбитражного суда г. Москвы от 21.06.2005 № А40-14510/05-80-45, Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 29.07.2008 № А19-566/08-20-Ф02-3528/08, Западно-Сибирского округа от 08.09.2004 N Ф04-6301/2004(А75-4445-14)). Поэтому привлечь организацию по этому основанию к ответственности нельзя.

Чтобы не порождать споры, забалансовый учет все же лучше вести.

Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга.

Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении бланки строгой отчетности

При оказании платных услуг населению организация может вместо применения ККТ оформлять расчеты бланком строгой отчетности (БСО) (п. 2 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ).

Поступление

Бланки строгой отчетности изготавливаются типографским способом или формируются с использованием автоматизированных систем (п. 4 Положения, утвержденного ).

Бланки, изготовленные типографским способом, учитывайте по наименованиям, сериям и номерам в книге учета бланков документов. Форма такой книги для коммерческих организаций не утверждена. Поэтому организации нужно разработать ее самостоятельно. За основу для разработки собственной формы документа можно взять:

форму книги по учету документов строгой отчетности ОКУД 0504819 ;

Листы книги учета бланков должны быть пронумерованы, прошнурованы, подписаны руководителем и главным бухгалтером организации, а также скреплены печатью.

Учет бланков, изготовленных с использованием автоматизированных систем, ведется в автоматическом режиме посредством программного обеспечения, которое позволяет получить информацию о выпущенных бланках строгой отчетности. В связи с этим при формировании бланков строгой отчетности автоматизированным способом организация должна соблюдать следующие требования:

автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее пяти лет;
при заполнении и выпуске бланка документа автоматизированной системой сохраняются уникальный номер и серия его бланка.

Поступление БСО оформите в тот же день актом приемки. Его можно составить, например, по форме , утвержденной протоколом ГМЭК от 29 июня 2001 г. № 4/63-2001 . Акт должен быть утвержден руководителем организации и подписан членами комиссии по приемке бланков строгой отчетности. Состав комиссии по приемке БСО закрепите приказом руководителя организации. Такие правила предусмотрены в пункте 15 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 .

О том, может ли организация использовать самостоятельно разработанные бланки, см. В каких случаях можно использовать бланки строгой отчетности при расчетах наличными .

Хранение

Руководитель организации должен приказом назначить ответственного за хранение и выдачу бланков строгой отчетности. C этим сотрудником нужно заключить договор о полной материальной ответственности и создать ему условия для хранения БСО. Бланки строгой отчетности нужно хранить в металлических шкафах, сейфах или специально оборудованных комнатах, которые ежедневно опечатываются или опломбируются. Такие правила установлены пунктами и Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 .

О том, как хранить и уничтожать бланки строгой отчетности, см. Как выписывать, хранить и уничтожать бланки строгой отчетности при расчетах наличными .

Ситуация: нужно ли при организации учета и хранения бланков строгой отчетности применять указания, утвержденные протоколом Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам (ГМЭК) от 29 июня 2001 г. № 4/63-2001

Бухучет: приобретение БСО

Приобретение бланков строгой отчетности отразите в бухучете проводками:

Дебет 10 (15) Кредит 60
– отражено поступление бланков строгой отчетности;

Дебет 20 (23, 25, 26, 44...) Кредит 10 (16)
– переданы бланки строгой отчетности в подразделения организации для использования (в момент передачи бланков под отчет).

Такие правила устанавливает пункт 22 указаний, утвержденных Протоколом ГМЭК от 29 июня 2001 г. № 4/63-2001 , и пункт 15 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 .

Поступление бланков строгой отчетности отразите и на забалансовом счете 006 . Объясняется это тем, что за движением таких документов нужен дополнительный контроль (План счетов). За балансом БСО отражайте в условной оценке. Такие правила установлены в Инструкции к Плану счетов . Условная оценка может равняться фактической цене или любой другой стоимости, например 1 руб. Порядок определения условной оценки закрепите в учетной политике для целей бухучета (п. 4 ПБУ 1/2008).

Бухучет: движение БСО

В бухучете движение бланков строгой отчетности отразите проводками:

Дебет 006 субсчет «БСО в бухгалтерии»
– оприходованы бланки строгой отчетности в забалансовом учете в условной оценке;

Дебет 006 субсчет «БСО в подразделении» Кредит 006 субсчет «БСО в бухгалтерии»
– переданы бланки строгой отчетности под отчет сотруднику подразделения;

Кредит 006 субсчет «БСО в подразделении»
– списаны бланки строгой отчетности в забалансовом учете.

Помимо бланков, выдаваемых покупателям вместо чека ККТ, на счете 006 учитывайте:

чековые книжки;
путевки, полученные организацией в отделениях ФСС России;

После того как БСО заполнен, он становится первичным документом. Если такой документ был оплачен за счет организации и указывает на неисполненное обязательство по отношению к ней, то такие документы называются денежными и учитываются на счете 50-3 «Денежные документы». К таким документам относятся:

проездные документы (авиа- и железнодорожные билеты);
путевки, приобретенные организацией;
другие аналогичные документы.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении поступления и использования бланков строгой отчетности

ООО «Альфа» занимается оказанием услуг прачечной и использует бланки строгой отчетности.

23 августа «Альфа» приобрела 100 бланков строгой отчетности «Наряд-заказ» , общая стоимость которых составила 236 руб., в том числе НДС – 36 руб. За оставшуюся часть месяца было выдано 28 бланков. Учет материалов организация ведет без применения счетов 15 и 16. На забалансовом счете бланки строгой отчетности учитываются в условной оценке 1 руб.

Доходы и расходы «Альфа» определяет методом начисления. Налог на прибыль платит помесячно. В связи с тем, что порядок учета расходов на бланки строгой отчетности в главе 25 Налогового кодекса РФ не установлен, в учетной политике для целей налогообложения «Альфы» было закреплено, что эти расходы включаются в состав материальных и являются косвенными при расчете налога на прибыль.

Приобретение бланков отразили в учете следующими проводками:

Дебет 10 Кредит 60
– 200 руб. (236 руб. – 36 руб.) – оприходованы бланки строгой отчетности;

Дебет 19 Кредит 60
– 36 руб. – выделен НДС с приобретенных бланков;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 36 руб. – принят к вычету НДС по бланкам;

Дебет 006
– 100 руб. – оприходованы бланки строгой отчетности за балансом в условной оценке;

Дебет 20 Кредит 10
– 56 руб. (200 руб./шт. : 100 шт. х 28 шт.) – переданы бланки строгой отчетности ответственному лицу;

Кредит 006
– 28 руб. – списаны выданные клиентам бланки строгой отчетности.

Данные бланки, изготовленные типографским способом, бухгалтер отразил в книге учета бланков строгой отчетности .

В налоговом учете стоимость 28 выданных бланков в сумме 56 руб. была учтена в расходах в августе.

Очень часто в своей деятельности индивидуальные предприниматели и организации используют кассовый аппарат или бланки строгой отчетности в работе с физическими лицами. В сегодняшнем материале мы расскажем, как вести учет бланков строгой отчетности. Также из этой публикации читатель узнает, что такое БСО, каковы правила их разработки и печати.

Бланк строгой отчетности (БСО) — документ, который используют для оформления расчетов наличными деньгами. Можно приобрести в готовом печатном виде в типографии или создать собственные бланки. Если применяются бланки, созданные самостоятельно, то они должны иметь ряд обязательных реквизитов, которые содержатся в Положении, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 06 мая 2008 г. № 359 (пункт 3).

Использование самостоятельно разработанных бланков строгой отчетности должно быть утверждено приказом руководителя.

Также важно знать, что БСО применяются только теми ООО и ИП, которые занимаются оказанием услуг населению.

Таким образом, получив денежные средства за предоставленную услугу, индивидуальный предприниматель или организация выдают покупателю документ, который является подтверждением оплаты. Как правило, это квитанции, билеты или талоны. Вышеперечисленные документы оформляются на БСО, которые приравниваются к кассовому чеку.

В Положении, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 06 мая 2008 г. № 359, есть все правила создания, а также хранения и учета бланков строгой отчетности.

Формы БСО

Как уже отмечалось выше, существуют такие БСО, форма которых разработана органами исполнительной власти. К таким БСО относятся отраслевые бланки, а именно:

железнодорожные билеты;
экскурсионные путевки.

Данные бланки строгой отчетности утверждены Министерством транспорта и Министерством культуры РФ.

Чаще всего и индивидуальные предприниматели, и организации самостоятельно разрабатывают форму БСО, содержащую все необходимые, в соответствии с нормами действующего законодательства, реквизиты, перечисленные в Постановлении Правительства РФ от 06 мая 2008 г. № 359 (пункт 3).

Вот некоторые из этих требований к БСО:

1. Наименование (ИП или ООО).
2. Номер (шестизначный) и серия.
3. Вид и стоимость предоставленной услуги.
4. ИНН (ИП или ООО).

Кроме того, законом не запрещается воспользоваться заимствованной формой бланков строгой отчетности, которая была разработана другим налогоплательщиком (сообщение УФНС России по г. Москве в Письме от 01.03.2010 № 17-15/020721).

Обратите внимание, что регистрировать в госорганах выбранный вами вариант БСО нет необходимости. Об этом идет речь в Письме от 29.01.2013 № 03-01-15 /1-14.
Бланк строгой отчетности нужно утвердить внутренним документом своей организации.

Способы печати бланков строгой отчетности

Напечатать БСО можно 2 способами:

1. В типографии (которая вправе выпускать данные бланки).
2. Самостоятельно (с помощью автоматизированной системы).

Такой автоматизированной системой может стать доработанный контрольно-кассовый аппарат. Этот аппарат, в отличие от обычной ККТ, не нужно регистрировать в налоговой службе (Письмо ФНС России от 24.08.2012 № АС-4-2 /14038).

Отметим, что обычный компьютер с принтером для печати БСО не подойдет. Такая точка зрения была не раз высказана чиновниками Министерства финансов РФ (например, Письмо от 25.11.2010 № 03-01-15 /8-250).

Бухгалтерский и налоговый учет БСО

Для учета наличия (выдачи) бланков строгой отчетности используется забалансовый счет 006 «Бланки строгой отчетности». На этом счете ведется учет бланков строгой отчетности по условной стоимости. Она утверждается в учетной политике организации или индивидуального предпринимателя.

Учет БСО, изготовленных типографским способом

Затраты на изготовление или приобретение бланков строгой отчетности в типографии учитывают в составе расходов по обычным видам деятельности. Расходы списывают на следующие затратные счета 20, 25, 26 и 44, отраженные такой проводкой:

Дебет 60 Кредит 51 — Оплачены услуги типографии за изготовление БСО (перечислены денежные средства для покупки БСО).

БСО, которые были изготовлены в типографии, учитывают так: поступление бланков заносят в акт приемки, а дальнейшее их продвижение фиксируют в журнале учета бланков строгой отчетности.

Какой-либо унифицированной формы такого журнала нет. ИП или ООО самостоятельно разрабатывают форму журнала и ведут его.

В журнал учета БСО обычно включают такие графы, как:

1. Дата поступления бланков.
2. Количество поступивших бланков.
3. Лицо, передавшее бланки.
4. Реквизиты документа.

В журнале выводится текущий остаток по каждому наименованию, включая серию и номер БСО. Остаток должен быть подтвержден актом инвентаризации бланков строгой отчетности.

Листы должны быть пронумерованы и прошнурованы. Журнал заверяется подписью и печатью руководителя. Ведение учета БСО аналогично ведению кассовой книги.

В момент приема денег у клиента, работник организации (или ИП) заполняет бланк и указывает в нем полученную денежную сумму. После этого основная часть заполненного БСО передается клиенту. Отрывная часть (корешок) бланка остается у работника организации (ИП). В случае отсутствия у бланка отрывной части, делается копия БСО.

Сумма, полученная от клиента, заносится в приходный кассовый ордер и записывается в кассовой книге. Корешок или копия бланка строгой отчетности является документом, который подтверждает поступление наличных денежных средств.

В случае налоговой проверки, работники инспекции пересчитывают корешки или копии БСО и удостоверятся, что их количество совпадает с тем, что было отражено в журнале учета бланков строгой отчетности. После этого, работники налоговой складывают суммы, которые указаны в корешках (копиях) бланков строгой отчетности и сравнивают их с размером выручки, проведенной по кассе.

Учет БСО, изготовленных самостоятельно

Когда БСО были изготовлены при помощи автоматизированной системы, учет бланков строгой отчетности осуществляется данной системой. Таким образом, система фиксирует и одновременно сохраняет сведения обо всех бланках, которые были выпущены, включая их номера и серии. При наличии такой системы вести учет БСО нет необходимости.

При самостоятельном изготовлении БСО расходы списываются на счета 20, 25, 26, 44:

Дебет 20, 25, 26, 44 Кредит 60 — Списаны затраты на покупку, изготовление БСО.

В ходе проверки налоговые инспекторы могут потребовать предоставить им данные относительно выпущенных бланков, которые хранятся в системе. Согласно п. 12 Положения № 359, налогоплательщик обязан предоставить эту информацию сотрудникам налоговой службы.

Инспекторы сверяют количество БСО, которое зафиксировано системой с числом корешков (копий) бланков строгой отчетности. После этого проверяется соответствие суммы по корешкам с суммами, указанными по дебету счета 50.

Учет БСО для перепродажи

Может возникнуть ситуация, когда бухгалтер на момент приобретения бланков не уверен в том, как именно будут использованы БСО в дальнейшем. То есть, их необходимо отразить на счете 10 «Материалы».

В случае продажи БСО, их сначала переводят на счет 41 «Товары». После этого, продажа отражается таким проводками:

1. Дебет 62 Кредит 91 — выручка от реализации БСО.
2. Дебет 91 Кредит 68 — НДС, начисленный при реализации БСО.
3. Дебет 91 Кредит 41 — закупочная стоимость / стоимость создания реализованных БСО.

Книга учета бланков строгой отчетности (журнал учета БСО)

Как было сказано выше, если БСО изготавливаются типографским способом, должна вестись книга учета БСО.

При этом согласно действующему законодательству, хозяйствующий субъект имеет право самостоятельно разработать подходящий журнал учета бланков строгой отчетности. Изготовленная книга должна быть пронумерована и прошита. После этого руководитель, бухгалтер организации и ответственное лицо подписывают книгу и скрепляют ее печатью.

После этого создается регламент ведения книги, который закрепляется изданием соответствующего акта с указанием ответственного за ведение книги лица. После этого ответственное лицо и руководитель организации (ИП) подписывают договор о материальной ответственности.

Учет бланков ведется по их номеру, серии, наименованию, дате поступления.

Как говорилось выше, БСО, изготовленные с использованием автоматизированных систем, не требуют ведения книги.

Книга учета БСО — образец заполнения

Нажав на кнопку ниже, читатель может скачать образец заполнения журнала учета БСО.

В некоторых случаях индивидуальным предпринимателям, а также организациям разрешается не использовать контрольно-кассовые машины. Но в таком случае строго обязательно необходимо применение БСО.

Этот документы имеют установленный в законодательстве формат. Имеются определенные правила их использования, применения. Существует множество самых разных особенностей, нюансов и сложностей составления.

Очень важно помнить о необходимости ведения специальной учетной документации. Она представлена как журнал с большим количеством таблиц, в них отражается информация о бланках строгой отчетности, максимально подробная информация.

Базовые аспекты

Индивидуальные предприниматели и различные организации в некоторых случаях имеют право не применять ККМ, не выдавать кассовые чеки. Полный перечень ситуаций, когда это возможно, отражается непосредственно в законодательных актах.

Важно с ними ознакомиться предварительно. Это даст возможность избежать затруднений всевозможного характера, связанных с составлением и формирование документации.

Наиболее существенным нюансом является необходимость ведения учета всех БСО, которые выданы населению. Так как подобного рода документы могут формироваться и использоваться только лишь в случае наличных расчетов с физическими лицами.

БСО при расчете между ИП, юридическими лицами не может применяться. Рассмотреть сложности, а также ознакомится с порядком того, как заполняется книга, нужно будет заблаговременно.

Наиболее существенные вопросы:

определения;
назначение документа;
правовое регулирование.

Определения

Сегодня все действия в обязательном порядке должны осуществляться в соответствии с действующими законодательными нормами. Но для правильной их трактовки необходимо будет иметь представление о используемых терминах.

В перечень основных понятий на данный момент входит следующее:

Под сокращением ККМ подразумевается контрольно-кассовые машины. Данные устройства эксплуатируются как ИП, так и юридическими лицами. Служат для формирования кассовых чеков. Именно их и заменяет БСО.

Контрольно-кассовые машины в обязательном порядке должны быть зарегистрированы в специальном реестре. Все нюансы использования этого оборудования устанавливаются в законодательстве.

Платежный терминал	Устройство для приема наличных. Относится к ККМ. Также, как и остальные машины подобного типа, печатает чеки и может работать без оператора. Прием наличных у населения не требует присутствия физического лица. Обязательно осуществляется регистрация соответствующим образом
Фискальный режим	Работа устройства с включенной фискальной памятью. Таким образом обеспечивается фиксация всех обязательных данных
Фискальная память	Специальная электронная память, в которой размещаются данные обо всех свершенных финансовых операциях. Главной её особенностью является отсутствие возможности вмешательства в её работу. Получение доступа к данной памяти возможно только при наличии специального сервисного кода. Он устанавливается в момент регистрации в налоговой инспекции
БСО	Представляет собой специальный документ, бланк строгой отчетности. Он имеет установленную действующим законодательством форму. Данные документы должны соответствовать рекомендациям заполнения. Содержит перечень данных о осуществленной операции по расчету наличными средствами. Имеется обширный перечень самых разных нюансов, связанных с данного типа документами. В первую очередь – необходимость ведения строго учета. Реализуется он путем составления специальной книги
Кассовая книга учета остатков бланков строгой отчетности	Включает в себя перечень данных о каждом БСО, который был выдан ИП, юридическим лицом за определенный период времени. Существуют определенные требования к формат данного документа. Книгу проверяют контролирующие органы — региональное отделение налоговой службы и иные
Наличные денежные расчеты	Покупка товаров, оплата услуг наличными деньгами. Именно в случае осуществления расчетов таким образом используется БСО. При безналичном расчете в БСО необходимости нет. Существует множество самых разных нюансов, связанных с процедурой формирования отчетности. Важно помнить, что нарушение основных правил приведет к возникновению административной ответственности. Она подразумевает достаточно серьезные денежные штрафы

Назначение документа

Документ рассматриваемого типа одновременно решает достаточно большое количество самых разных задач.

Книга учета бланков строгой отчетности служит для реализации следующих целей:

Использование данной книги не только упрощает проверку контролирующим органам, но и делает работу ИП, коммерческого предприятия более организованной.

Специальный журнал позволяет проверить верность данных в различных документах бухгалтерской/налоговой отчетности.

Тем самым становится возможным избегание большого количества затруднений, вопросов со стороны налоговой службы .

Правовое регулирование

Книга учета бланков строгой отчетности форма 0504045, пример заполнения которой можно найти в интернете без особого труда, установлена

Данный документ являются основополагающим. В его состав включены специальные приложения, регламентирующие различные формы отчетных документов:

Необходимо не забывать о множестве разнообразных нюансов, связанных с нормативными документами этого вида.

Для индивидуальных предпринимателей, предприятий, ведущих коммерческую деятельность, не обозначены стандарты относительно .

Именно поэтому необходимо ориентироваться на обозначенный вышей приказ, который распространяется на государственные учреждения различного типа, внебюджетные фонды.

Порядок формирования журнала учета БСО

Алгоритм составления журнала учета БСО, несмотря на не установленного на государственном уровне стандарта, должен соответствовать некоторых рекомендациям.

По возможности необходимо изучить следующие моменты:

данные;
как составляется;
образец заполнения;
нюансы для предпринимателей, которые ведут свою деятельность, не заключая .

Необходимые данные

На данный момент обозначенная в нормативно-правовых документах форма данного документа отсутствует. Но при этом нужно отразить в специальной книге некоторые определенные данные.

В перечень такой информации входит:

Обозначенные выше данные являются «шапкой» данного документа. Следующим этапом будет составление перечня, он включит следующие данные:

время формирования БСО;
от кого наличные средства были начислены, назначение перечисления;
основания (полное наименование, его индивидуальный номер и дата составления);

В нижней части таблицы в обязательном порядке должна присутствовать графа «Итого». В ней отражаются данные следующих граф (суммарные):

Как составляется документ

Определенных правил для ИП по составлению данных документов не существует. Но при этом необходимо помнить, что непосредственно на самом предприятии обязательно должен быть сформирован специальный локальный акт.

Он издается руководителем предприятия. При этом необходимо помнить, что сам акт имеет определенные правила формирования. В приказе, которым устанавливается определенная форма книги учета, обязательно обозначается ответственное лицо.

Оно выполняет следующие функции:

отвечает за сохранность книги учета БСО;
отвечает за ведение книги учета бланков строгой отчетности.

Существенной особенностью, имеющей непосредственное отношение к ответственному лицу, является составление специального .

Все записи в книгу учета БСО обязательно должно делать именно ответственное лицо. Какие-либо альтернативы попросту не предусматриваются.

Сама книга обязательно должна содержать данные о выдаче/возврате/приходе/списании всех бланков первичных отчетных документов. К регистру обязательно прикладываются корешки БСО.

Помимо них также необходимо приложить:

неверно заполненные формы документов строгой отчетности;
не выданные по какой-либо причине документы.

Образец заполнения

Избежать всевозможных сложностей при заполнении бланков строгой отчетности можно будет путем ознакомления с верно составленным документом. Образец заполнения можно легко найти в интернете.

Важно лишь использовать в качестве источника хорошо себя зарекомендовавшие ресурсы. Особенно это касается ситуации с формированием специального акта, на основании которого производится составление книги.

Нюансы дл ИП без работников

Составление книги бланков строгой отчетности связано с большим количеством самых разных нюансов. Особенно им необходимо уделить внимание в случае, если индивидуальный предприниматель ведет свою деятельность без работников.

К наиболее существенным нюансам в таком случае относятся следующие:

в качестве ответственного за ведение книги лица выступает сам предприниматель;
утверждает документ также ИП самостоятельно;
хранение должно осуществляться не менее 5 лет;
допускается только по истечении 1 месяца – с момента проведения инвентаризации;
неиспользованные бланки могут храниться в течение любого времени – какие-либо сроки для этого случая попросту не установлены;
списание бланков осуществляется стандартным способом.

Существует множество различных особенностей, связанных с ведением учета бланков строгой отчетности.

Важно ознакомиться со всеми ними, только таким образом можно будет избежать возникновения самых разных затруднений, а также штрафов.