Расчеты по погашению дебиторской задолженностью. Как рассчитать период погашения дебиторской задолженности? Инвентаризация дебиторской задолженности

Под дебиторской задолженностью принято понимать величину долгов, которые предприятию должны уплатить физические или юридические лица, в результате хозяйственных взаимоотношений на договорной основе. Дебиторская задолженность может появиться в процессе заключения сделок, предполагающих рассрочку или продажу товара, оказания услуг в кредит.

Практика неоднократно подтверждает, что на сегодняшний день ни один из субъектов с не функционирует без дебиторской задолженности, так как ее возникновение легко объяснить реальными причинами:

Если рассматривать этот вопрос со стороны организации должника - существование дебиторской задолженности способствует привлечению при этом оборотные средства предприятия остаются нетронутыми;

С точки зрения предприятия-кредитора - дебиторская задолженность значительно расширяет рынок работы, сбыта товаров и оказания услуг.

Средства, в состав которых входит дебиторская задолженность предприятия, изымаются из хозяйственного оборота организации, что, конечно же, нельзя отнести к плюсам ее финансовой деятельности. В период ведения хозяйственной деятельности нельзя допускать резкого увеличения задолженности, так как на практике уже неоднократно были выявлены случаи краха хозяйствующих субъектов, поэтому на бухгалтерии предприятия лежит большая ответственность по контролю над дебиторской задолженностью. Для обеспечения устойчивого состояния предприятия необходимо учитывать один важный момент: дебиторская задолженность должна по сумме превышать величину

Вне зависимости от того, краткосрочная либо долгосрочная она или реальная, возможна к взысканию или же безнадежная, самое главное ее необходимо правильно учесть и списать, чтобы со стороны налоговой инспекции не возникло никаких вопросов.

Дебиторская задолженность появляется после заключения договора займа на оказание услуг, работ, реализации продукции, товаров в учете предприятия-поставщика. Но при этом не исключается момент перехода дебиторской задолженности в просроченную, а также ситуации, когда покупатель не может рассчитаться по своим обязательствам в полном объеме.

В учете предприятия сумма задолженности отражается в активе баланса на определенную дату до того момента, пока покупатель полностью не рассчитается по ней. В том случае, если оплата не поступает на счет предприятия, наприме, из-за ликвидации предприятия-покупателя, долг может перейти в безнадежные, что может привести к необходимости его списания. Кроме этого необходимо это сделать не позднее определенной даты и с документальным подтверждением.

Для того чтобы отнести сомнительный долг к безнадежным и в дальнейшем его списать во необходимо учесть один момент:

Срок исковой давности - на основании гражданского законодательства составляет три года. В том случае, когда срок в договоре не прописан, отсчет идет со времени предъявления заемщику требования об исполнении и составляет семь дней: статья 314 ГК РФ.

Дебиторская задолженность, по которой уже прошел, списывается на основании данных, полученных в результате инвентаризации, приказа и письменного обоснования руководителя предприятия.

В том случае, если уже истек, уничтожать их не рекомендуется, так как при отсутствии документального подтверждения во время налоговой проверке списанные безнадежные долги исключат из расходов и произведут доначисление пени и налога.

Прогноз возврата дебиторской задолженности является одним из сложных и ответственных расчетов в процессе планирования хозяйственной деятельности компании (вне зависимости от сферы и размеров ее бизнеса). Это объясняется тем, что данный прогноз служит основой для формирования двух из трех основных бюджетов — бюджета движения денежных средств и бюджета по балансовому листу.

Кроме того, прогноз возврата дебиторской задолженности используют для составления планов поступления денежных средств в платежном календаре, а также при разработке и актуализации кредитной политики компании и мотивационной модели для службы сбыта.

ЭТО ВАЖНО

От точности прогноза возврата дебиторской задолженности напрямую зависит корректность бюджетных планов и эффективность процесса реализации продукции.

Нередко в российских компаниях встречается ситуация, когда прогнозируемый график возврата дебиторской задолженности значительно отличается от ее фактического погашения. В результате образуются кассовые разрывы, и организация вынуждена либо задерживать выплаты кредиторам, либо обращаться к банкам за дополнительными кредитами.

Выясняя причины таких отклонений, чаще всего выявляют, что прогноз возврата дебиторской задолженности производился или по факту прошлого периода, или на основании экспертной оценки, а иногда просто подгонялся под планы расходов, чтобы в бюджете движения денежных средств не было кассовых разрывов.

Создание действительно корректного прогноза основывается только на данных управленческого учета и текущих реалиях структуры и динамики дебиторской задолженности компании.

В статье рассмотрим методику формирования прогноза возврата дебиторской задолженности на примере производственно-торговой компании «Альфа». Руководитель экономической службы этой компании должен рассчитать график погашения задолженности на четвертый квартал 2017 г.

СТРУКТУРИЗАЦИЯ ДАННЫХ О СОСТАВЕ И ДИНАМИКЕ ВОЗВРАТА ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ ЗА ПРОШЕДШИЕ ОТЧЕТНЫЕ ПЕРИОДЫ

Чтобы прогноз возврата дебиторской задолженности был максимально точным, руководитель финансово-экономической службы должен предварительно собрать и структурировать данные управленческого учета о составе дебиторской задолженности.

Группировку дебиторов проводят по трем направлениям:

• по источникам возникновения задолженности (реализация продукции/товаров, оказание услуг, сдача имущества в аренду и т. д.);
• по договорным способам погашения задолженности (оплата по факту поставок, отсрочка платежа, взаимозачет, уступка прав требования и др.);
• по состоянию задолженности (текущая, просроченная, в стадии взыскания, безнадежная для взыскания).

Чтобы облегчить сбор информации о дебиторской задолженности, лучше всего предусмотреть такую группировку в базе данных управленческого учета. Это позволит автоматически формировать отчет о составе и динамике дебиторской задолженности.

Если у компании дебиторы исчисляются десятками, эти сведения можно выбирать вручную, но когда компания работает с сотнями и тысячами дебиторов, то ручной сбор и сортировка данных просто невозможны.

Пример отчета о дебиторской задолженности компании «Альфа» по состоянию на начало четвертого квартала 2017 г. с указанной выше группировкой приведен в табл. 1.

Таблица 1. Отчет о дебиторской задолженности (ДЗ) на 01.10.2017
Дебиторы/состояние дебиторской задолженности	Способы погашения				Всего
	по факту	отсрочка	зачет	прочее
По реализации продукции
В том числе ДЗ:
просроченная
безнадежная
По оказанию услуг
В том числе ДЗ:
просроченная
безнадежная
По аренде
В том числе ДЗ:
просроченная
безнадежная
Прочие дебиторы
В том числе ДЗ:
просроченная
безнадежная
Всего дебиторы
В том числе ДЗ:
просроченная
безнадежная

Чтобы отчет был сформирован в предлагаемой группировке, нужно обеспечить в учетной базе данных следующие условия :

• структурировать справочник «Контрагенты» с выделением в группе «Дебиторы» подгрупп, соответствующих форме отчета;
• предусмотреть в карточке договора контрагента поле с выбором способа погашения дебиторской задолженности;
• предусмотреть возможность вносить в регистр «Реализация» пометки «Безнадежная дебиторская задолженность» у документов реализации продукции и услуг, просроченная задолженность по которым не может быть взыскана имеющимися у компании способами и признана безнадежной.

РАСЧЕТ КОЭФФИЦИЕНТОВ ИНКАССАЦИИ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ ПО КАЖДОЙ ГРУППЕ ДЕБИТОРОВ

В условиях современного рынка большая часть продукции и услуг оказывается на условиях товарного кредита, то есть с отсрочкой платежа. В связи с этим для корректного прогноза возврата дебиторской задолженности важно контролировать не только общие показатели по договорным способам оплаты, но и в детализации по длительности отсрочки платежа, так как она задает плановые сроки погашения «дебиторки».

Замечания

1. Если у компании небольшое количество дебиторов, то график погашения задолженности можно выстроить по каждому дебитору.
2. Если база контрагентов большая, такой подход будет слишком трудоемким. Здесь уместнее рассчитать коэффициенты инкассации дебиторской задолженности на основании фактических объемов реализации за прошедшие отчетные периоды.

Чтобы обеспечить корректность коэффициентов, расчетный период должен быть достаточно большим (не менее шести месяцев), а значения коэффициентов должны периодически обновляться (не реже одного раза в квартал), поскольку величина и структура объемов реализации могут значительно меняться под влиянием различных факторов (сезонность, эластичность спроса, изменение ассортимента и др.).

Например, по данным за прошедшие отчетные периоды среднемесячная реализация продукции была оплачена следующим образом: 70 % — в месяце отгрузки; 25 % — в следующем месяце; 5 % — во втором после отчетного. Соответственно, коэффициент инкассации текущего месяца будет 0,7; следующего за ним — 0,25; второго после отчетного — 0,05.

Такой расчет дает только приблизительный прогноз возврата дебиторской задолженности. Во-первых , реализация продукции и услуг происходит не одномоментно в начале месяца, а ежедневно, и структура продаж в течение месяца складывается не равномерно, а в различных пропорциях по каждой из недель. Например, по учетным данным компании «Альфа» среднемесячная реализация распределяется понедельно следующим образом (табл. 2).

Таблица 2. Среднемесячная структура продаж за последние шесть месяцев, %
Показатель	1-я неделя	2-я неделя	3-я неделя	4-я неделя
Реализация продукции
Реализация услуг
Доходы от аренды

Во-вторых , на коэффициент инкассации влияет структура реализации по категориям отсрочек платежа, и если в течение месяца доли категорий меняются, то изменится и коэффициент инкассации. Поэтому более точным будет расчет коэффициентов инкассации с учетом реальной структуры и динамики реализации по данным прошедших отчетных периодов.

Руководитель экономической службы компании «Альфа» сделал выборку данных о реализации за последние шесть месяцев и рассчитал структуру продаж, сложившуюся за анализируемый период по каждому из направлений реализации, которые образуют группы дебиторской задолженности (табл. 3).

Таблица 3. Анализ структуры дебиторов по длительности отсрочки платежа
Отсрочка платежа	Реализация продукции	Реализация услуг	Аренда
Объемы реализации за последние шесть месяцев, тыс. руб.
По факту (0 дней)
Всего
Структура реализации за последние шесть месяцев, %
По факту (0 дней)

Имея информацию о пропорциях реализации понедельно в среднем за месяц и данные о структуре продаж по длительности отсрочки платежа, руководитель экономической службы может рассчитать коэффициент инкассации для реализации продукции.

Kоэффициент инкассации расчетного месяца представляет собой сумму произведений доли каждой из категорий отгрузок по величине отсрочки платежа на долю каждой недели в среднемесячной структуре продаж.

Коэффициент инкассации за текущий месяц (КИ1 ) можно рассчитать по формуле следующего вида:

КИ1 = (ДО1 × РН1) + (ДО2 × РН1) + (ДО3 × РН1) + (ДО4 × РН1) + (ДО1 × РН2) + (ДО2 × РН2) + (ДО3 × РН2) + (ДО1 × РН3) + (ДО2 × РН3) + (ДО1 × РН4).

Формула расчета коэффициента инкассации для следующего месяца (КИ2 ) выглядит так:

КИ2 = (ДО5 × РН1) + (ДО4 × РН2) + (ДО5 × РН2) + (ДО3 × РН3) + (ДО4 × РН3) + (ДО5 × РН3) + (ДО2 × РН4) + (ДО3 × РН4) + (ДО4 × РН4) + (ДО5 × РН4).

Пояснения к формулам:

ДО1-ДО5 — доля каждой из пяти групп дебиторов по величине отсрочек платежа в общем объеме среднемесячной отгрузки;

РН1-РН4 — доля отгрузок каждой из четырех недель в общем объеме среднемесячной отгрузки.

Рассчитанные таким образом коэффициенты инкассации для возврата дебиторской задолженности по реализации продукции представлены в табл. 4.

Таблица 4. Расчет коэффициента инкассации по реализации продукции
	Отгрузки продукции
	1-я неделя	2-я неделя	3-я неделя	4-я неделя	месяц
Первая неделя
Вторая неделя
Третья неделя
Четвертая неделя
Текущий месяц
Пятая неделя
Шестая неделя
Седьмая неделя
Восьмая неделя
Следующий месяц
Всего

В результате расчетов руководитель экономической службы определил, что для реализации продукции по существующим условиям сбытовой политики и покупательского спроса коэффициент инкассации дебиторской задолженности текущего месяца — 0,59, следующего месяца — 0,41.

По результатам аналогичных расчетов коэффициентов инкассации для реализации услуг были получены значения в 0,44 для текущего месяца и 0,56 для следующего за ним (табл. 5).

Таблица 5. Расчет коэффициента инкассации по реализации услуг
Возврат дебиторской задолженности	Отгрузки продукции
	1-я неделя	2-я неделя	3-я неделя	4-я неделя	месяц
Первая неделя
Вторая неделя
Третья неделя
Четвертая неделя
Текущий месяц
Пятая неделя
Шестая неделя
Седьмая неделя
Восьмая неделя
Следующий месяц
Всего

Для доходов от сдачи имущества в аренду коэффициенты инкассации определить проще, поскольку основная масса дебиторской задолженности возвращается в текущем месяце. На следующий месяц придется только возврат задолженности четвертой недели с отсрочкой оплаты в семь дней. Поэтому коэффициент инкассации следующего месяца для аренды составит 0,1 (среднемесячную долю в 52 % умножаем на долю аренды четвертой недели в 20 % от общей за месяц), а коэффициент инкассации текущего месяца будет 0,9 .

Получив искомые коэффициенты инкассации дебиторской задолженности, можно переходить к методике составления прогноза возврата дебиторской задолженности.

РАЗРАБОТКА МЕТОДИКИ

Разработка и утверждение методики прогноза возврата дебиторской задолженности — не обязательный, но целесообразный этап с точки зрения обеспечения максимальной достоверности расчетов. Регламентный документ по прогнозированию дебиторской задолженности обеспечит единое понимание алгоритма расчета среди менеджеров компании, а руководителю экономической службы поможет избежать разногласий при использовании прогноза для расчета бюджетов.

В методике нужно указать порядок действий и источники получения информации, а также отразить расчетные алгоритмы.

Раздел о порядке действий может выглядеть так:

Прогноз возврата дебиторской задолженности в компании «Альфа» осуществляется на ежеквартальной основе. Ответственным за своевременность и качество прогноза является руководитель экономической службы компании. За достоверность плана продаж, используемого при расчете прогноза, ответственность несет руководитель коммерческой службы.

Порядок действий для расчета прогноза возврата дебиторской задолженности:

1) на основании учетной базы данных формируют данные о величине и составе дебиторской задолженности на начало прогнозного квартала;

2) на основании учетных данных о реализации за предшествующие шесть отчетных месяцев составляют расчет структуры реализации в разрезе направлений бизнеса и группировке дебиторов по величине отсрочки платежа;

3) на основании расчета структуры реализации актуализируют коэффициенты инкассации дебиторской задолженности отдельно по каждому направлению реализации;

4) на основании плана продаж и коэффициентов инкассации формируют расчет погашения дебиторской задолженности в прогнозируемом квартале;

5) на основании плана продаж и расчета погашения дебиторской задолженности формируют прогноз возврата дебиторской задолженности на квартал;

6) на основании коэффициентов перехода текущей задолженности в просроченную и просроченной в безнадежную корректируют данные о погашении и остатках дебиторской задолженности и формируют окончательный вариант прогноза возврата дебиторской задолженности за квартал.

Кроме коэффициентов инкассации на величину возврата дебиторской задолженности влияют еще два фактора :

1. На практике никогда не бывает так, чтобы все дебиторы погашали свою задолженность в сроки, установленные договором. Следовательно, часть текущей дебиторской задолженности по истечении этих сроков переходит в просроченную дебиторскую задолженность (ПДЗ), что уменьшает рассчитанную на основе коэффициентов инкассации прогнозную величину погашения «дебиторки».

Чтобы усилить достоверность прогноза, величина погашения дебиторской задолженности должна уменьшиться на величину коэффициента образования просроченной дебиторской задолженности.

Коэффициент образования просроченной задолженности можно рассчитать на основе данных о погашении дебиторской задолженности за прошедшие отчетные периоды путем деления среднемесячной величины ПДЗ на общую сумму начисленной среднемесячной дебиторской задолженности за реализацию продукции или услуг. Поэтому в прогнозе возврата дебиторской задолженности необходимо предусмотреть влияние данного фактора.

2. Часть просроченной дебиторской задолженности становится безнадежной после того, как компания безуспешно предприняла все возможные меры к ее погашению. Конечно, величина такой задолженности зависит от специфики бизнеса, состава дебиторов и условий кредитной политики компании. Однако в любом случае в прогнозе возврата дебиторской задолженности нужно отразить влияние этого фактора через коэффициент образования безнадежной дебиторской задолженности .

ФОРМИРОВАНИЕ ПРОГНОЗА ВОЗВРАТА ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ В ПЛАНИРУЕМОМ ПЕРИОДЕ

После всех произведенных расчетов руководителю экономической службы остается составить расчет погашения дебиторской задолженности, чтобы сформировать прогноз возврата дебиторской задолженности на четвертый квартал 2017 г. На данном этапе работы ему понадобится план продаж на прогнозируемый квартал. План продаж на четвертый квартал 2017 г., предоставленный коммерческой службой, выглядит так (табл. 6).

Таблица 6. План продаж на четвертый квартал 2017 г., тыс. руб.
Показатель	Октябрь	Ноябрь	Декабрь	Квартал
Реализация продукции
Реализация услуг
Доходы от аренды
Прочая реализация

Погашение дебиторской задолженности рассчитывают отдельно по каждому из направлений бизнеса и по каждому месяцу прогнозируемого квартала. Для этого используют формулу:

ВДЗ тм = ОР пм × КИ2 + ОР тм × КИ1,

где ВДЗ тм — сумма погашения дебиторской задолженности в текущем месяце;

ОР пм — сумма реализации прошлого месяца;

ОР тм — сумма реализации текущего месяца;

КИ1 — коэффициент инкассации дебиторской задолженности для текущего месяца;

КИ2 — коэффициент инкассации дебиторской задолженности для прошедшего месяца.

Для компании «Альфа» расчет погашения дебиторской задолженности по реализации продукции в октябре согласно представленной формуле будет выглядеть так:

ВДЗ октябрь = Реализация сентябрь × 0,41(КИ2) + Реализация октябрь × 0,59(КИ1).

Полный расчет погашения дебиторской задолженности на четвертый квартал 2017 г. приведен в табл. 7.

Таблица 7. Расчет погашения дебиторской задолженности в 4 кв. 2017 г., тыс. руб.
Показатель	Октябрь	Ноябрь	Декабрь	Квартал
По реализации продукции
По отгрузкам текущего месяца
По реализации услуг
По отгрузкам предыдущего месяца
По отгрузкам текущего месяца
По арендной плате
По отгрузкам предыдущего месяца
По отгрузкам текущего месяца

На основе фактических данных о динамике дебиторской задолженности руководитель экономической службы установил, что за последние шесть прошедших месяцев среднемесячные коэффициенты по просроченной и безнадежной для взыскания задолженности составили следующие значения :

• коэффициент перехода текущей задолженности в просроченную:

Для реализации продукции — 0,1;

Для реализации услуг — 0,08;

Для аренды — 0,05;

• коэффициент перехода просроченной задолженности в безнадежную:

Для реализации продукции — 0,2;

Для реализации услуг — 0,15;

Для аренды — 0.

На заключительном этапе формирования прогноза возврата дебиторской задолженности руководитель экономической службы заполнил форму прогноза данными по ее начислению (из плана продаж), погашению (из расчета погашения дебиторской задолженности) и корректировками на величину коэффициентов просроченной и безнадежной дебиторской задолженности. В итоге он сформировал помесячный прогноз возврата дебиторской задолженности , в котором отражены данные об остатках и динамике дебиторской задолженности на 4 кв. 2017 г. в разрезе месяцев квартала (табл. 8).

Таблица 8. Прогноз возврата дебиторской задолженности (ДЗ) компании «Альфа» в 4 кв. 2017 г., тыс. руб.
Показатель	Остаток на 01.10	Октябрь		Остаток на 01.11	Ноябрь		Остаток на 01.12	Декабрь		Остаток на 01.01
		начислено	погашено		начислено	погашено		начислено	погашено
Реализация продукции
В том числе:
просроченная
безнадежная
Реализация услуг
В том числе:
просроченная
безнадежная
Аренда имущества
В том числе:
просроченная
безнадежная
Прочие дебиторы
В том числе:
просроченная
Всего дебиторская задолженность компании
В том числе:
просроченная
безнадежная

ВМЕСТО ЗАКЛЮЧЕНИЯ

Обобщая рассмотренные выше аспекты формирования прогноза возврата дебиторской задолженности, можно прийти к выводу о том, что такой важный для планирования всей хозяйственной деятельности компании расчет нельзя делать только на основании обобщенных данных и сводных показателей динамики дебиторской задолженности. Корректность прогноза напрямую зависит от детализации показателей и учета всех факторов, влияющих на погашение задолженности дебиторами компании.

Целесообразно регламентировать прогноз возврата дебиторской задолженности, что повысит точность расчетов и позволит сэкономить время на согласование полученных прогнозных данных.

А. А. Гребенников, главный экономист ГК «Резон»

Дебиторская задолженность может быть прекращена исполнением обязательства, в том числе зачетом, может быть продана, а также списана как нереальная для взыскания.

Возникшая дебиторская задолженность может быть прекращена исполнением обязательства, причем как лично должником, так и третьим лицом по его поручению.

Оплатой услуг, в частности, признается поступление денежных средств на счета налогоплательщика (кредитора)[ сп.2 ст.167] НК РФ. Однако от кого должны поступить денежные средства, чтобы быть признанными оплатой услуг, в Налоговом кодексе не указано, следовательно, это правило распространяется на поступление денежных средств, как от самого дебитора, так и от третьего лица по его умолчанию, иными словами «передача (продажа) другому лицу.

Право первоначального кредитора переходит к новому кредитору в том объеме и на тех условиях, которые существовали к моменту перехода права. Должнику новым кредитором предоставляются доказательства перехода требования к этому лицу, в качестве которых предъявляются следующие документы:

Уведомление от первоначального кредитора должнику об уступке права требования;

Подлинники первичных документов, подтверждающих задолженность, по которым передано право требования новому кредитору.

Как правило, право требования передается новому кредитору на возмездной основе, то есть дебиторская задолженность продается.

На практике встречаются случаи, когда обязательства по договорам поставки товаров (работ, услуг) погашаются проведением зачета взаимных требований, являющегося одним из способов прекращения встречных обязательств.

Проведение взаимозачета отражается в бухгалтерском учете проводкой:

Дебет 60 (76) Кредит 62 (76) - отражено погашение взаимных задолженностей на сумму проведенного зачета.

К сожалению, практически у каждой организации на определенном этапе возникает ситуация, когда контрагенты вовремя не погашают свою задолженность. Нарушение покупателями и заказчиками сроков расчета за предоставленные активы приводит к возникновению дебиторской задолженности, погашение которой становится сомнительным либо нереальным. На практике организации часто сталкиваются с проблемами при списании дебиторской задолженности.

Дебиторская задолженность может быть списана как нереальная к взысканию по истечении срока исковой давности либо вследствие невозможности исполнения обязательства.

Срок исковой давности для списания просроченной дебиторской задолженности установлен Гражданским кодексом и составляет три года [ст. 196] НК РФ. Его начало определено сроком исполнения обязательств, который указывается при заключении договора [п. 2 ст. 200] ГК РФ. Если дата исполнения обязательств в договоре не указана, необходимо исходить из разумного срока, по истечении которого должнику дается семь дней для исполнения предъявленного кредитором требования [ст. 314] ГК РФ.

В соответствии с п.77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные ко взысканию, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя организации и относятся на финансовые результаты, если в период, предшествующий отчетному, суммы этих долгов не резервировались. Следовательно, документами, подтверждающими обоснованность расходов по списанию дебиторской задолженности, являются:

Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами за период, в котором возникли обстоятельства, свидетельствующие о безнадежности ко взысканию задолженности;

Приказ о списании безнадежной ко взысканию задолженности.

Основной целью инвентаризации является подтверждение достоверности учета задолженности и обязательств, установление сроков их возникновения и погашения.

Время проведения инвентаризации назначает руководитель своим приказом, также как и состав инвентаризационной комиссии. Возможно провести инвентаризацию в сроки, обозначенные в учетной политике организации. Результаты инвентаризации оформляется актом, используя унифицированную форму N ИНВ-17 "Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами", утвержденную Постановлением Госкомстата России от 18.09.98 №88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".

Подтверждающие документы по всем хозяйственным операциям, в том числе и по дебиторской задолженности, организация обязана хранить в течение не менее пяти лет [п. 1 ст. 17] Закон о бухгалтерском учете №129-ФЗ. Срок, установленный налоговым законодательством по хранению документов, необходимых для исчисления и уплаты налога, составляет четыре года [пп.8 п. 1 ст. 23] НК РФ. Хранение первичных документов является обязанностью, а не правом организации. Поэтому у организации, не сохранившей первичных учетных документов по дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности, ставятся под сомнения основания ее списания в уменьшение налогооблагаемой прибыли в составе внереализационных расходов [пп.2 п.2 ст.265] НК РФ и возможность ее списания на финансовый результат организации. Срок хранения документов, подтверждающих включение той или иной суммы в состав дебиторской задолженности, следует исчислять с момента ее списания. Ведь для того, чтобы списать дебиторскую задолженность по истечении срока давности, организации необходимо подтвердить ее возникновение. Кроме того, акт инвентаризации задолженности и приказ руководителя о списании безнадежного долга также должны храниться с даты совершения операции, то есть с момента его списания.

Кроме того, чтобы признать долг безнадежным в связи с истечением срока исковой давности, необходимы документы, позволяющие точно установить дату возникновения дебиторской задолженности и истечения срока исковой давности. Такими документами могут быть: договор, счет на оплату, акт выполненных работ, оказанных услуг.

Отражение в бухгалтерском учете списания дебиторской задолженности зависит от того, создается резерв по сомнительным долгам или нет и, следовательно, списывается одним из следующих методов:

На финансовые результаты деятельности организации (если суммы долгов не резервировались);

За счет резерва по сомнительным долгам.

Если резерв не создается, списанная задолженность, причем в сумме, в которой она была отражена в бухгалтерском учете, относится на финансовые результаты. Списанная дебиторская задолженность включается в состав прочих расходов [п.п. 11 и 14.3] ПБУ 10/99 «Расходы организации». Согласно п.77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ списание долга в убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. В течение пяти лет с момента списания сумма списанной задолженности учитывается на счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов». Аналитический учет по счету 007 ведется по каждому должнику, чья задолженность списана в убыток, и каждому списанному в убыток долгу.

В бухгалтерском учете списание дебиторской задолженности в данном случае отражается следующими записями:

Дебет 91-2 Кредит 62 (60,76) -списана сумма дебиторской задолженности (с НДС);

Дебет 007 -- учтена за балансом сумма списанной дебиторской задолженности.

Если резерв создается, суммы дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности списываются за счет средств созданного резерва. Одновременно забалансом учитывается сумма списанной задолженности. В бухгалтерском учете списание дебиторской задолженности в данном случае отражается следующими бухгалтерскими записями:

Дебет 63 Кредит 62 (60,76) -- списана за счет созданного резерва сумма дебиторской задолженности;

Дебет 007 -учтена за балансом сумма списанной дебиторской задолженности.

Если списанная задолженность погашена, то есть от покупателей в порядке взыскания поступили причитающиеся организации суммы, сумма задолженности списывается с забалансового учета и отражается в составе прочих доходов организации [п.7] ПБУ 9/99 «Доходы организации». В бухгалтерском учете делаются следующие записи:

Дебет 51 (50) Кредит 91-1- отражена в составе прочих доходов сумма списанного долга, возвращенного должником;

Кредит 007- списана с забалансового счета сумма возвращенного долга.

Если дебиторская задолженность не списана, но под данную задолженность был создан резерв по сомнительным долгам, а должник погашает долг, сумму резерва необходимо восстановить. При этом в бухгалтерском учете делается запись:

Дебет 63 Кредит 91-1 -- восстановлена сумма созданного резерва при погашении должником дебиторской задолженности.

Формирование резерва.

Формирование по сомнительным долгам представляет собой один из видов так называемых оценочных резервов. Действующее бухгалтерское законодательство предусматривает начисление организациями трех видов оценочных резервов:

Резервы под снижение стоимости материальных ценностей;

Резервы под обесценение вложений в ценные бумаги;

Резервы по сомнительным долгам.

Создание таких оценочных резервов в бухгалтерском учете вытекает из требования осмотрительности, предъявляемой к учетной политике организации, составляемой в целях ведения бухгалтерского учета. Принимаемая организацией учетная политика в целях ведения бухгалтерского учета должна обеспечить большую готовность к признанию в бухгалтерском учете расходов и обязательств, чем возможных доходов и активов, не допуская создания скрытых резервов, учитывая требование осмотрительности.[ п.7] ПБУ 1/98 «Учетная политика организации»

В п.70 Положения по ведению бухгалтерского учета, являющаяся бухгалтерским нормативным документом, сказано, что организация может создавать резервы сомнительных долгов по расчетам с другими организациями и гражданами за продукцию, товары, работы и услуги с отнесением сумм резервов на финансовые результаты организации. Величина резерва определяется отдельно по каждому сомнительному долгу в зависимости от финансового состояния (платежеспособности) должника и оценки вероятности погашения долга полностью или частично.

Отчисления в резервы по сомнительным долгам, создаваемые в соответствии с правилами бухгалтерского учета, являются для организации прочими расходами. Для этого резерва предусмотрен специальный счет 63 «Резервы по сомнительным долгам»[ п. 11] ПБУ 10/99 .

Сумма резерва по сомнительным долгам, исчисленная на последний день отчетного периода, отражается проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 63 - сформирован резерв по сомнительным долгам.

Списание суммы резерва по сомнительным долгам на дату погашения покупателем задолженности, ранее признанной организацией сомнительной, отражается следующими проводками:

Дебет 51 Кредит 62 - получены денежные средства;

Дебет 63 Кредит 91-1- отражено списание суммы резерва по сомнительным долгам.

В соответствии с п.70 Положения по ведению бухгалтерского учета, если до конца отчетного года, следующего за годом создания резерва по сомнительным долгам, этот резерв в какой-либо части не будет использован, неизрасходованные суммы присоединяются при составлении бухгалтерского баланса на конец отчетного года к финансовым результатам. Составляется проводка:

Дебет 63 Кредит 91-1- списаны неиспользованные суммы.

Дебиторская задолженность – это суммы, которые должны уплатить организации другие организации и физлица, именуемые дебиторами. Приведем типовые проводки по учету дебиторской задолженности в нашем материале.

Дебиторская задолженность: счета учета

В соответствии с Разделом VI «Расчеты» Плана счетов бухгалтерского учета и Инструкции по его применению (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н) синтетический и аналитический учет дебиторской задолженности организации ведется на следующих счетах:

• 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
• 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;
• 68 «Расчеты по налогам и сборам»;
• 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»;
• 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
• 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
• 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;
• 75 «Расчеты с учредителями»;
• 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»;

Приведенные выше счета являются активно-пассивными, т. е. допускающими наличие как дебетового, так и кредитового сальдо. Соответственно, дебиторская задолженность означает формирование дебетового сальдо по счетам учета расчетов.

Типовые записи по учету дебиторки

Приведем основные записи по бухгалтерскому учету расчетов с дебиторами и кредиторами, в результате которых у организации может возникнуть дебиторская задолженность.

Операция	Дебет счета	Кредит счета
Перечислен аванс поставщику	60	51 «Расчетные счета, 52 «Валютные счета» и др.
Отгружена продукция покупателю	62	90 «Продажи», субсчет «Выручка»
Начислено пособие по временной нетрудоспособности за счет ФСС	69	70
Выдан аванс работникам	70	50 «Касса», 51 и др.
Выданы работникам денежные средства под отчет на командировочные расходы	71	50, 51 и др.
Выдан заем работнику	73	50, 51 и др.
Отражена задолженность учредителей по оплате уставного капитала	75	80 «Уставный капитал»
Начислены проценты по выданному займу	76	91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы»

Бухгалтерские проводки по списанию дебиторской задолженности необходимо отличать от погашения дебиторской задолженности. Ведь погашение дебиторской задолженности – это исполнение обязанности дебитора возместить долг, а списание – отнесение на финансовые результаты или другие источники дебиторской задолженности, которая уже не будет погашена.

К примеру, погашение дебиторской задолженности покупателей за отгруженную им продукцию будет отражаться так:

Дебет счетов 51, 52 и др. – Кредит счета 62

А списание задолженности по выданному работнику займу в связи с прощением долга:

Дебет счета 91, субсчет «Прочие расходы» - Кредит счета 73

Если же списывается дебиторская задолженность, которая ранее была признана сомнительной и по которой был создан резерв, производится бухгалтерская запись:

Дебет счета 63 «Резервы по сомнительным долгам» - Кредит счетов 62, 60 и др.