Главная Финансирование бизнеса Заключение для списания оргтехники. Порядок списания оргтехники. Состав и полномочия комиссии

Заключение для списания оргтехники. Порядок списания оргтехники. Состав и полномочия комиссии

Возможно ли списание данных средств со счетов и 013 без проведения утилизации?

Можно ли расходы на утилизацию учесть при налогообложении прибыли, если они будут произведены в другом налоговом периоде (например, списание со счетов и 013 будет в IV квартале 2012 года, а утилизация - в I квартале 2013 года)?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Проведение утилизации оргтехники и учет драгоценных металлов, входящих в нее, регламентированы законодательством РФ. Соответственно, утилизацию оргтехники организация обязана проводить. По нашему мнению, списание оргтехники со счетов учета в одном налоговом периоде, а признание расходов на утилизацию в другом периоде возможны.

Обоснование вывода:

Учет выбытия основных средств осуществляется в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" ПБУ 6/01 (далее - ПБУ 6/01) и Методическими указаниями по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденными приказом Минфина РФ от 13.10.2003 N 91н (далее - Методические указания).

Пунктом 29 ПБУ 6/01 определено, что стоимость объекта основных средств, который выбывает или не способен приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем, подлежит списанию с бухгалтерского учета.

Согласно п. 77 Методических указаний для определения целесообразности (пригодности) дальнейшего использования объекта основных средств, а также для оформления документации при выбытии указанных объектов в организации приказом руководителя создается комиссия, в состав которой должны войти соответствующие должностные лица, в том числе (бухгалтер) и лица, на которых возложена ответственность за сохранность объектов основных средств.

В компетенцию комиссии входит:

Установление причин списания объекта основных средств (физический и моральный износ);

При необходимости выявление лиц, по вине которых происходит преждевременное выбытие объекта основных средств, внесение предложений о привлечении этих лиц к ответственности, установленной законодательством;

Возможность использования отдельных узлов, деталей, материалов выбывающего объекта основных средств и их оценка исходя из текущей рыночной стоимости, контроль за изъятием из списываемых в составе объекта основных средств цветных и драгоценных металлов, определение веса и сдачи на соответствующий склад;

Составление акта на списание объекта основных средств, которым оформляется принятое решение комиссии (п. 78 Методических указаний) с указанием данных, характеризующих объект основных средств.

Акт о списании объекта ОС (кроме автотранспортных средств) составляется по форме N ОС-4 (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 N 7) и утверждается руководителем организации.

На основании акта о списании в инвентарной карточке объекта производится отметка о выбытии объекта ОС (п. 80 Методических указаний).

Таким образом, выбытие предметов оргтехники оформляется следующими документами:

Приказ руководителя организации о создании комиссии;

Акт о списании объекта ОС формы N ОС-4, утвержденный руководителем организации.

В акт должны быть включены сведения, предусмотренные п. 78 Методических указаний.

Названные документы являются документами, на основании которых производится списание объекта ОС как в бухгалтерском, так и в налоговом учете (смотрите письма Минфина России от 09.07.2009 N 03-03-06/1/454, УФНС России по г. Москве от 11.08.2011 N 16-15/079009@ и от 23.05.2006 N 20-12/45320@).

Списание малоценного имущества (по аналогии с объектами основных средств) может быть осуществлено либо по окончании срока его полезного использования, либо в случае его морального или физического износа, когда дальнейшая эксплуатация указанного имущества уже невозможна.

Минфин России в письме от 30.05.2006 N 03-03-04/4/98 разъяснил, что для учета имущества, не являющегося амортизируемым, стоимость которого включается в состав материальных расходов в полной сумме по мере ввода его в эксплуатацию, применение форм, используемых для учета и списания объектов основных средств, не требуется.

В этом же письме для учета такого малоценного имущества было рекомендовано, в частности, использование таких форм, как приходный ордер по форме N М-4, требование-накладная по форме N М-11, карточка учета материалов по форме N М-17 и другие. Приведенные формы, а также указания по их заполнению утверждены постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а. Этим же постановлением утверждены и такие формы, как:

МБ-4 "Акт выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов";

МБ-8 "Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов".

Таким образом, при списании объектов малоценного имущества аналогом формы N ОС-4 можно считать форму N МБ-8. Данная форма составляется в одном экземпляре комиссией. После сдачи списанных предметов для утилизации акт с распиской кладовщика сдается в бухгалтерию. На разные виды малоценных и быстроизнашивающихся предметов акты на списание составляются отдельно.

Необходимо учесть также следующее.

Почти во всех компьютерах, мониторах и иной оргтехнике в небольшом количестве присутствуют драгоценные металлы. Любая организация обязана документально оформлять поступление, движение, инвентаризацию и выбытие драгоценных металлов, содержащихся в составных частях различных видов техники.

Основанием для этого являются:

Федеральный закон от 26.03.1998 N 41-ФЗ "О драгоценных металлах и драгоценных камнях";

Правила учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней и продукции из них, а также ведения соответствующей отчетности, утвержденные постановлением Правительства РФ от 28.09.2000 N 731 (далее - Правила N 731);

Инструкция о порядке учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней, продукции из них и ведения отчетности при их производстве, использовании и обращении, утвержденная приказом Минфина России от 29.08.2001 N 68н (далее - Инструкция N 68н).

Согласно положениям п. 6 Правил N 731 и п. 6.3 Инструкции N 68н организации обязаны вести учет драгоценных металлов и драгоценных камней во всех видах и состояниях, включая драгоценные металлы и драгоценные камни, входящие в состав основных средств.

С учетом положений этих нормативных правовых актов при списании предметов оргтехники, содержащих драгоценные металлы и их сплавы (далее - драгоценные металлы), организация должна совершить следующие действия:

Изъять из предметов оргтехники детали, содержащие драгоценные металлы;

Определить содержание драгоценных металлов в деталях;

Оприходовать полученные детали.

За нарушение правил учета и хранения драгоценных металлов статьей 19.14 КоАП предусмотрена ответственность. Так, на должностных лиц организаций может быть наложен штраф в размере от десяти до пятнадцати тысяч рублей, а на юридических лиц - от тридцати до пятидесяти тысяч рублей.

Изъять из приборов и изделий детали, содержащие драгоценные металлы, организация может как самостоятельно, так и с привлечением организации, осуществляющей проведение таких работ в соответствии с законодательством РФ. Отметим, что наличия лицензии на эти работы законодательство не требует.

На основании акта об изъятии деталей соответствующие приборы и изделия списываются с карточек учета и одновременно на изъятые детали заводятся карточки учета материалов по форме N М-17 (утверждена постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а), в которых согласно п. 6.19 Инструкции следует указать:

Вид лома и отходов (наименование деталей и узлов);

Общую массу отходов;

Наименование драгоценных металлов;

Массу в чистоте драгоценных металлов, содержащихся в изъятых деталях согласно паспортам.

Изъятые детали учитываются в соответствии с ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов" и Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утверждена приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н) на счете 10 "Материалы" . Согласно п. 9 ПБУ 5/01 их фактическая определяется исходя из их текущей рыночной стоимости на дату принятия к бухгалтерскому учету, то есть исходя из суммы денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов. С учетом требования осмотрительности (п. 6 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/2008)) рекомендуем стоимость деталей определять для целей бухгалтерского учета по минимально возможной цене реализации.

Необходимо учитывать, что в компьютерной технике, помимо драгоценных металлов, могут содержаться вредные для жизни и здоровья человека вещества (например ртуть, свинец и т.д.). В этом случае при утилизации предметов оргтехники могут образоваться опасные отходы, обращение с которыми регулируется Федеральным законом от 24.06.1998 N 89-ФЗ "Об отходах производства и потребления". Поэтому рекомендуем не утилизировать оргтехнику самостоятельно, а привлечь с этой целью специализированную организацию, имеющую лицензию на осуществление деятельности по сбору, использованию, обезвреживанию и размещению отходов I-IV классов опасности (п. 30 ч. 1 ст. 12 Закона о лицензировании).
Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях главы 25 НК РФ уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, - убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 265 НК РФ в составе внереализационных расходов, не связанных с производством и реализацией, учитываются расходы на ликвидацию выводимых из эксплуатации основных средств.

Следовательно, затраты предприятия на оплату услуг специализированной организации (организаций), привлекаемой для совершения действий, связанных со списанием и утилизацией объектов ОС, будут являться обоснованными и могут быть включены в состав внереализационных расходов при условии их соответствующего документального подтверждения.

Датой осуществления указанных расходов признается дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров или дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов, либо последнее число отчетного (налогового) периода (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

По мнению Минфина России, высказанному в письме от 19.09.2007 N 03-03-06/1/675, в случае, если выведение объекта основного средства из эксплуатации и его ликвидация осуществляются в разных налоговых периодах, затраты на ликвидацию такого основного средства относятся к внереализационным расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций, в том налоговом периоде, когда фактически была проведена ликвидация.

В письме Минфина России от 08.12.2009 N 03-03-06/1/793, рассматривая вопрос о признании в составе внереализационных расходов остаточной стоимости ликвидируемого основного средства, специалисты ведомства указывают на то, что демонтаж не является обязательным условием ликвидации основного средства.

Таким образом, учитывая мнение Минфина России, полагаем, что расходы на утилизацию оргтехники можно признать в составе внереализационных расходов на дату подписания акта специализированной организации, даже если эти расходы осуществляются в налоговом периоде, следующем за периодом списания оргтехники с учета.

Однако в некоторых случаях, по мнению налоговых органов, для списания объектов основных средств с учета имеет значение подтверждение фактического выбытия объекта (например актом об утилизации, актом приема-передачи объекта при его реализации, смотрите в связи с этим постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 09.02.2009 N Ф04-3846/2008(247-А27-40)). В данном судебном заседании суд поддержал доводы налогового органа.

В связи с этим полагаем, что более безопасным, с точки зрения налогообложения, будут списание оргтехники и признание расходов на утилизацию в одном налоговом периоде, так как утилизация подтверждает фактическое выбытие объекта учета.

Следует отметить, что стоимость материалов или иного имущества, полученных при демонтаже или разборке при ликвидации выводимых из эксплуатации основных средств, включается во внереализационные доходы организации на основании п. 13 ст. 250 НК РФ. Оценка таких доходов должна быть произведена по рыночной цене (ст. 105.3, п. 5 ст. 274 НК РФ).

К сведению:

Одним из способов списания оргтехники с учета может быть ее реализация специализированным организациям, которые выкупают старую технику и утилизируют ее, тогда Вашей организации не нужно будет приходовать и вести учет лома и отходов драгоценных металлов.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Вахромова Наталья

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Королева Елена

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Процедура утилизации обязательна для всех организаций, фирм и учреждений. К ней относится переработка сырья и изготовление других материалов, повторно используя и изменяя их структуру. Дело в том, что запчасти, входящие в состав компьютеров, разлагаются не один десяток лет: в их составе имеются микросхемы, имеющие в составе драгоценные металлы. Следует помнить, что нарушение норм утилизации попадает под , и на виновных будут наложены штрафные санкции в сумме до 30000 руб .

Самостоятельно физические или юридические лица вывезти непригодные компьютеры на свалку не могут. Дело в том, что управляющие организации не занимаются утилизацией компьютерной техники . Поэтому сдача компьютерной техники на переработку является обязательной и регулируется законодательством РФ.

Виды неисправностпей

Существует шесть причин для списания : продажа, передача иной организации, оформление в дар, хищение или приведение к порче, форс-мажорные ситуации (военные действия или бедствия стихийного характера), физический износ или устаревание оборудование.

Чтобы получить документ о непригодности и утилизации компьютера, проще всего обратиться в фирму, занимающуюся таким видом деятельности. Они имеют полный комплект документов для проведения таких работ. В перечень их деятельности входят работы с драгоценными, черными, цветными металлами, веществами, содержащими токсины.

Причины

К основаниям, предшествующим снятие с учета, относится утрата полезных свойств, для чего они приобретались и применялись. Причинами являются следующее:

износ;
моральное устаревание;
поломка техники, являющейся не подлежащей дальнейшему ремонту;
устаревшие компьютеры;
обстоятельства, являющиеся форс-мажорными, в результате чего разрушена техника: в процессе войны либо стихийных бедствий.

У компьютеров чаще, чем у иных разновидностей оборудования, происходит быстрое моральное изнашивание. Развитие компьютерных технологий растет стремительно, это приводит к тому, что имеющаяся техника устаревает намного быстрее, чем изнашивается . По этим причинам компьютеры, находящиеся еще в работе, приходится менять на обновленные и усовершенствованные.

Для них законодательством определяются очень короткие сроки полезного использования : для амортизационного расчета – до 5 лет. Чтобы на учете предприятия не находилось не используемое оборудование, его следует с него снять.

Снятие с учета определяется комплексом воздействия и его можно признать:

Невозможным для прямого применения по причине полной либо частичной потери своих потребительских качеств.
Впоследствии поломки, уничтожения техники (против желания собственника), также отсутствия возможности выявить местонахождение.

Как списать

Процедура происходит по следующей схеме :

выявление технического состояния, которое является одной из основных;
заполнение необходимых актов;
приобретение разрешающих бумаг;
разбор;
утилизация и учет деталей, оставшихся после ликвидации;
снятие с учета.

Бюджетное предприятие постановление о снятии с учета выносит самостоятельно . Исключением является списание технических предметов, таких как ценное имущество.

Оно закреплено за предприятием и было приобретено за счет средств, выданных учредителями. Организация примет определенное решение для произведения согласования.

Для снятия с учета следует выполнить комплекс определенных мероприятий . Они возлагаются на комиссию, работающую постоянно и принимающую решения по поступлению и снятию с учета полученных материалов.

Полномочия и содержание комиссии утверждает начальник определенного предприятия. Она выполняет следующие действия :

Производит осмотр техники, подлежащей списанию, с выявлением и ознакомлением со всей информацией, которая содержится в технической документации.
Выносит постановление об использовании техники в будущем времени, ее применения (либо списания). Кроме этого, просматривает возможность применения запчастей, конструкций и принципов их восстановления.
Определяют причины (входит износ любого характера), нарушения в правилах эксплуатации, аварийные бедствия, долгое неиспользование, также другие основания, которые приводят к необходимости списать материалы.
Актируют, в зависимости от разновидности имущества по определенному виду. Документальный пакет зависит от перечня, утвержденного федеральным органом, в ведомстве которого располагается определенное предприятие.

Комиссия имеет право принимать постановления при создавшемся кворуме, т.е. 2/3 от общего числа. Рассматривать предоставленную документацию они имеют право не больше 2-х недель.

Если члены комиссии не могут самостоятельно принять правильное решение по причине отсутствия у них определенных навыков, могут быть приглашены (по постановлению председателя) экспертные работники . Созываться они могут на возмездной либо добровольной основе. В случае приглашения за определенную денежную сумму, работа будет оплачена финансами из бюджета, за счет собственных денежных средств или личных сбережений.

Экспертом не назначается человек, выполняющий трудовые обязанности, напрямую связанные с материальной ответственностью данного предприятия. Решение принимается большим количеством голосов. Далее происходит подписание бумаги.

После принятия комиссией необходимого постановления, оформляются документы первичного назначения :

Оформление определенного акта, направленного на снятие с учета основных деталей.
Акт, направленный на списание материалов, относящихся к .

Продажа деталей, отраженных в акте, не разрешается до принятия соответствующего постановления.

После окончания работ, указанных в акте, бумаги подписываются руководителем . Документация в месячный срок должна направиться в агентство федерального назначения, которое занимается государственным имуществом.

Практически во всех видах техники есть драгоценные металлы. Предприятие обязано актировать их приход, передвижение, учет и выбытие.

Организация, согласно инструкции, имеет право :

В самостоятельном порядке проводить обработку драгоценностей, находящихся внутри приборов.
Производить продажу лома, в составе которого содержатся драгметаллы.
На давальческой основе передавать иным организациям лом для дальнейшего производства.

Организации не имеют возможности утилизировать и изымать драгметаллы в самостоятельном порядке . Также, иногда, изъять их просто нереально. Это указывает на то, что самостоятельно выполнить такую работу под силу далеко не каждому.

В технике имеется большой объем вредных для здоровья веществ . По этим причинам бюджетным предприятиям следует правильно планировать бюджет и учитывать утилизацию компьютерной техники. Помощь в этом окажет организация, имеющая разрешающую документацию на такой вид деятельности.

Список предприятий, имеющих право производить аффинаж драгоценностей, утвержден решением Правительства РФ. Между предприятием и организацией, производимой такое действие, производится заключение договорных отношений, где оговариваются все важнейшие моменты.

В сопроводительных документах требуется указать:

Название, вес и объем металлов, находящихся в деталях, подверженных передаче.
Методику, определившую объем драгметаллов. Сведения берутся из документации разработчиков, либо по результатам комиссии.

После выполненных работ по изъятию лома драгметаллов организация, выполнявшая такие работы, актирует их объем и стоимость.

Образец акта

Любое предприятие за период работы сталкивается с проблемой утилизации устаревшего и вышедшего из строя оборудования. К ним относятся компьютеры, и прочее. Перед тем как начать утилизировать, заполняется акт списания . Чтобы это произошло правильно, следует получить заключение экспертов о состоянии компьютерного оборудования.

Вывод экспертной комиссии предоставляет подтверждение невозможности применять технику , которая в дальнейшем пойдет на утилизацию. После полученного на руки заключения о состоянии техники, производится снятие с учета и утилизация . Составляется акт, где основным штрихом является правильно составленная первичная документация.

Списанию подвергаются материалы:

которые не применяются в работе по причине непригодности;
являются устаревшими;
износились в полном объеме;
имеют повреждения в результате форс-мажорных ситуаций (восстановить их невозможно).

Комиссионный состав утверждается приказом руководителя организации. К их работе относится обследование и последующее списание различного вида техники. Как принято, председателем выбирается заместитель руководителя, а членами – экономисты, главный бухгалтер и ИТР.

При снятии с учета технического оборудования с не истекшим сроком полезного использования кроме основной документации потребуются :

акт проверки с перечислением виновных лиц;
документация о принятых воздействиях, составленная в отношении виновных работников, и копии бумаг подтверждающего характера (при установлении виноватых);
документ о возбуждении (прекращении) уголовного дела, который составляется в случае выявления виновных лиц;
справка об ущербе;
документация о возврате материальных средств;
справка с указанием причин (в случае отсутствия виновных).

Специальный репортаж по утилизации электроники представлен ниже.

Ликвидация, выбытие компьютерной техники происходит:

из-за преждевременных повреждений, неисправностей, которые не подлежат ремонту;
по причине морального либо физического износа.

Выбытие объекта (оргтехники), в том числе досрочное, означает списание цены выбывающей единицы. Установленный срок полезного действия для компьютеров определяется обычно 3 - 5 годами. По его окончании, чтобы на балансе не числилось оборудование, не используемое в деятельности организации, его списывают.

Общий порядок списания компьютерного оборудования

Списание по разным причинам оргтехники производится в определенной последовательности. В коммерческих структурах с этой целью формируется специальная комиссия из числа сотрудников (заместитель руководителя, главный бухгалтер, специалисты ИТР и др.). Ей проводится оценка компьютерной единицы, составляется заключение, на основании которого оформляется акт списания. Применяется унифицированная форма № ОС-4.

Для списания нескольких объектов (компьютерных единиц) оформляется типовая форма ОС № 46.

В бюджетных организациях для целей списания компьютерной техники формируется пакет документов (сообразно требованиям ГРБС). Затем его отправляют на согласование руководителю либо в ГРБС. Государственный распорядитель бюджетных средств может определяться по согласованию.

Порядок утилизации компьютеров при наличии драгметаллов

Компьютерная техника содержит разные элементы, включая драгметаллы и вредные вещества. Детальная информация по составу содержится в прилагаемом техническом паспорте. При потере технического паспорта возникает необходимость проведения дополнительной экспертизы на наличие драгметаллов в компьютере.

Если наличие данных составляющих в компьютерной единице подтверждено, то такую технику нужно отдавать на утилизацию организации, которая обладает компетенцией в решении этих вопросов. Утилизирующая организация должна иметь лицензию на данный вид деятельности и надлежащую регистрацию в Пробирной палате.

Бухгалтерские записи по списыванию компьютерного оборудования

Применяемый на сегодня порядок списания оргтехники обязателен для исполнения. Все сопутствующие действия должны документироваться и отображаться в учете по выбытию объекта.

Основные счета для фиксирования операций - 08 (Вложения во внеоборотные активы) и 01 (ОС), 010 (износ ОС). К ним по необходимости открываются счета второго порядка (при проведении ремонта, модернизации и др.). Так, для учета выбытия оргтехники создается счет второго порядка 01.2 (Выбытие ОС). По ДТ указанного субсчета отображают цену ликвидируемой компьютерной единицы, а по КТ - накопившуюся амортизацию.

Используемые бухгалтерские записи: (нажмите для раскрытия)

ДТ 01 КТ 08 - принятие к учету объекта (изменение его первоначальной цены);
ДТ 01 КТ 83 - изменение первоначальной цены объекта в случае его переоценки;
ДТ 01.2 КТ 01.1 - первоначальная цена объекта при его выбытии списана;
ДТ 02 КТ 01.2 - списание накопленной амортизации при выбытии;
ДТ 10 КТ 91.1 - учтены детали с драгметаллами, которые получены при выбытии объекта;
ДТ 08 КТ 10 - списываются компьютерные комплектующие.

При организации учета по выбытию компьютерной техники (ОС) следует руководствоваться Планом счетов и Инструкцией по его применению (утверждены приказом Минфина РФ № 94н от 31.10.2000 г. в ред. от 8.11.2010 ).

Распространенные ошибки при учете выбытия компьютерной техники

Неточности, ошибки, допускаемые при ведении учета ОС (оргтехники), существенно влияют на истинность бухгалтерской отчетности и экономических результатов. Наиболее частыми среди них являются:

безосновательное списание;
некорректность по корреспонденции счетов при отображении выбытия объекта (оргтехники);
нарушение сроков по оприходованию поступившей компьютерной единицы (запчастей);
продление срока полезного использования с искажением итогов экономической деятельности и др.

Подобные виды ошибок признаются нарушением правил ведения бухгалтерского учета

Примеры некоторых ошибок

(описание)

Правильный вариант

Ошибочное исчисление и отображение амортизации техники в бухучете;

причина - неправильное определение срока полезного использования объекта (компьютерной техники);

следствие - искажение ежемесячной амортизации, себестоимости продукции (работ, услуг)

Амортизацию начисляют с первого месяца, который идет вслед за месяцем принятия компьютерной техники к учету;

заканчивают начислять ее с первого месяца, который идет после выбытия техники либо абсолютного покрытия ее стоимости;

срок полезного пользования компьютерной техники может устанавливаться главой организации;

все траты, увеличивающие первоначальную цену, учитывают на счете 08;

компьютер стоимостью до 40 000 руб. учитывают в составе материальной трат, больше 40 000 руб. - в числе ОС;

ИТ- компании вправе учесть любой компьютер в материальных тратах, причем его цену через амортизацию им можно не списывать

Ошибочное определение первоначальной цены компьютерной единицы; неучтенные в первоначальной цене траты приводят к ее искажению

Первоначальная стоимость покупного компьютера включает траты не только на приобретение, но и на доведение купленной техники до состояния, пригодного к использованию, т. е. траты по приобретению надлежащих программ для работы компьютера; бухгалтерские записи оформляются исходя из сведений первичной (учетной) документации

Пример 1. Бухгалтерские записи по поступлению - выбытию компьютера до наступления установленного срока

Организация приобрела персональный компьютер, который был учтен целым блоком. Спустя некоторое время он пришел в негодность. В результате неисправную компьютерную единицу списали ранее требуемого срока.

Бухгалтерия зафиксировала операции: цена покупки, НДС с ее стоимости и к вычету, покупка в составе ОС, начисление амортизации и собственно списание неисправной техники (начальная стоимость, износ, ущерб).

Пример 2. Списание материнской платы вследствие морального износа при проведении модернизации компьютера

Организация производит замену устаревшей материнской платы на усовершенствованную деталь. Новая деталь приобреталась в специализированном компьютерном салоне. Там же производилась замена платы. В этом случае имеет место модернизация компьютерной техники, т. к. целевое назначение замены платы - улучшение функционала и технических характеристик компьютера.

Бухгалтерия отображает покупку новой платы, траты на ее замену (оплату работ сторонней организации). Материнская плата по причине ее физического износа списывается. Первоначальная цена компьютерной единицы повышается за счет проведенной модернизации.

Бухгалтерские записи	Характеристика
ДТ 10.5 КТ 60	Покупка материнской платы
ДТ 19 КТ 60	НДС по покупке
ДТ 08 КТ 10.5	Устаревшая материнская плата (как компьютерные комплектующие) списана
ДТ 08 КТ 60	Траты по замене старой платы идут на повышение цены модернизируемой компьютерной единицы
ДТ 19 КТ 60	НДС по выполненным работам (замене платы)
ДТ 01 КТ 08	Первоначальная цена компьютера повышена за счет произведенных трат

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1: Можно ли вести учет компьютера по частям для его последующего списания частями?

Общепринятая точка зрения контролирующих органов сводится больше к тому, что нельзя. Основные детали, из которых состоит компьютер, - системный блок, клавиатура, монитор, мышь и др. Функционировать порознь, самостоятельно, вне компьютера они не могут. По этой причине перечисленные детали рассматриваются и учитываются в составе компьютера (общего объекта).

Допускается раздельный учет компьютера (по деталям) в двух случаях:

Разный срок полезного использования деталей. Чаще всего это случается, когда компьютер покупали по запчастям. К примеру, у блока - 5 лет, у монитора - 2 года и т. д. Разница в сроках существенная и это является причиной отдельного учета компьютерных комплектующих.
Составные части будут использоваться в разной комплектации оргтехники. Например, один монитор подключается к нескольким компьютерам.

Для целей учета запчастей, компьютерных комплектующих используется счет 10.

Вопрос №2: Когда можно списать компьютер по частям? (нажмите для раскрытия)

Если организация учитывает компьютерную технику по частям, то при необходимости. Например, при ремонте, когда требуется замена сломанной, изношенной детали. Ее списывают как вышедшую из строя на основании акта. В бухгалтерии эту операцию фиксируют как ДТ 20 (23,25, 26, 29, 44) КТ 10. Новую деталь, которую будут устанавливать взамен старой части, приходуют как запасную часть (либо ОС).

Практически в каждом учреждении есть компьютеры, кондиционеры, другое электрооборудование. При их списании могут возникнуть проблемы. Какие и как их избежать? Рассказывают эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ А. Н. Суховерхова, Ю. А. Кошелева.

Списание основных средств включает в себя:

определение технического состояния каждой единицы основных средств;
оформление необходимой документации;
получение разрешения на списание;
демонтаж, разборку;
утилизацию объектов и постановку на учет материалов, полученных от их ликвидации; списание с балансового (забалансового) учета.

Определяем техническое состояние

Нормативно-правовые акты Российской Федерации не обязывают учреждения привлекать специализированные организации для представления технического заключения о состоянии компьютерного и электрооборудования и необходимости его списания. Такое решение может принять комиссия , состоящая из сотрудников учреждения с соответствующей квалификацией. В компетенцию комиссии входит:

непосредственный осмотр объекта, подлежащего списанию, с использованием необходимой технической документации и данных бюджетного учета;
установление целесообразности (пригодности) его дальнейшего использования, возможности и эффективности его восстановления;
установление причин списания объекта (физический и моральный износ, нарушение условий эксплуатации и т. д.);
выявление лиц, по вине которых произошло преждевременное выбытие объекта, внесение предложений об их привлечении к ответственности, установленной ;
определение возможности использования отдельных узлов, деталей, материалов выбывающего объекта и их оценка исходя из текущей рыночной стоимости;
контроль за изъятием из списываемых объектов цветных и драгоценных металлов, определение их веса и сдача на соответствующий склад, а впоследствии - в организацию по приему вторсырья;
составление актов о списании объектов основных средств.

Если в штате учреждения отсутствуют специалисты необходимой квалификации, рассматривается возможность их привлечения из других учреждений, подведомственных главному распорядителю бюджетных средств. И только в случае, если обосновать необходимость списания основных средств возможно только с привлечением специализированной организации, учреждению необходимо заключить соответствующий договор.

Согласовываем

По результатам проведенных мероприятий комиссия комплектует пакет документов, которые необходимы для согласования списания основных средств. Перечень таких документов должен быть установлен ГРБС. Применительно к списанию оргтехники понадобятся:

копия приказа руководителя о создании постоянно действующей комиссии по списанию основных средств;
копии инвентарных карточек учета основных средств;
заключения о техническом состоянии, выданные специализированными организациями, подтверждающие непригодность объекта к восстановлению и дальнейшему использованию (при отсутствии в штате учреждения специалистов необходимой квалификации);
копии технических паспортов;
выписки из реестра муниципального имущества;
копии актов об аварии и справки о стоимости нанесенного ущерба;
справки органов власти, подтверждающие факт стихийного бедствия или чрезвычайного происшествия;
документы, подтверждающие принятие мер по защите интересов публично-правового образования и возмещению ущерба (при списании основных средств, выбывающих вследствие хищения, недостачи, нанесения ущерба).

Приведенный перечень не является исчерпывающим. Конкретные , которые должны прилагаться к акту о списании основных средств, утверждается органом власти, уполномоченным представлять интересы собственника по управлению имуществом.

Оформленные документы представляются руководителю учреждения для принятия соответствующего решения. В зависимости от установленного нормативным актом порядка списания данного основного средства руководитель учреждения вправе:

самостоятельно утвердить акт о списании основных средств. Такая возможность, к примеру, предусмотрена для федеральных учреждений, подведомственных Минздравсоцразвития России в приказе от 28 апреля 2010 г. № 306н (далее - Приказ № 306н). Там, в частности, сказано, что при списании федерального имущества (кроме объектов недвижимости и автотранспорта), первоначальная стоимость которого не превышает двухсот тысяч рублей, право принятия решения об их списании предоставляется руководителям учреждений. При этом они несут персональную ответственность за соблюдение процедур списания федерального имущества в соответствии с ;
представить документы главному распорядителю (распорядителю) бюджетных средств для принятия решения о списании основного средства;
представить документы главному распорядителю (распорядителю) бюджетных средств для принятия решения о списании основного средства по согласованию с органом по управлению муниципальным имуществом.

Вернемся к Приказу № 306н, где прописан перечень необходимых в последних случаях документов. Понадобятся:

При списании объектов основных средств, по которым срок фактической эксплуатации не превышает срока полезного использования, помимо указанных документов также нужны:

акт проверки, проведенной учреждением, о ненадлежащем использовании/хранении объекта основных средств с указанием виновных лиц;
письмо о принятых мерах в отношении виновных лиц, допустивших повреждение объекта основных средств, с приложением копий подтверждающих документов (в случае выявления виновных лиц);
копии постановления о возбуждении или прекращении уголовного дела (при его наличии);
справка учреждения о стоимости нанесенного ущерба;
справка учреждения о возмещении ущерба виновными лицами;
письмо с подробным пояснением причины, вызвавшей списание объекта основного средства до истечения срока полезного использования (в случае отсутствия виновных лиц).

При списании объектов основных средств, пришедших в негодное состояние в результате стихийных бедствий или иных чрезвычайных ситуаций, кроме вышеперечисленных документов понадобятся:

копия акта о причиненных повреждениях;
копия справки органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации или муниципальных образований, подтверждающих факт стихийных бедствий или других чрезвычайных ситуаций;
справка учреждения о стоимости нанесенного ущерба.

Копии представляемых документов должны быть заверены подписью руководителя и печатью учреждения. В представляемых документах не допускается наличия помарок, подчисток, исправлений.

Драгметаллы

Почти во всех компьютерах, мониторах и иной оргтехнике в небольшом количестве присутствуют золото, серебро и другие драгоценные металлы. Любая организация обязана документально оформлять их поступление, движение, инвентаризацию и выбытие.

Учреждение вправе (п. 3.2 Инструкции о порядке учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней, продукции из них и ведения отчетности при их производстве, использовании и обращении, утвержденной приказом Минфина России от 29 августа 2001 г. № 68н (далее - Инструкция № 68н)):

самостоятельно обрабатывать (перерабатывать) собранный лом, содержащий драгоценные металлы;
реализовывать лом, содержащий драгоценные металлы;
передавать на давальческой основе аффинажным организациям или организациям, осуществляющим деятельность по заготовке лома и отходов, первичной обработке и переработке, для дальнейшего производства и аффинажа.

Как правило, в учреждениях нет возможности самостоятельно проводить утилизацию оргтехники и изъятие деталей, содержащих драгметаллы. Кроме того, в ряде случаев их самостоятельное изъятие невозможно. Это обусловлено тем, что помимо драгоценных металлов в компьютерной технике часто содержатся вредные для жизни и здоровья человека вещества (например, ртуть, свинец и т. д.). А мониторы могут быть отнесены к классу опасных отходов, поскольку за годы работы в дисплеях накапливается радиация. В этих случаях запрещает самостоятельно избавляться от таких отходов. Это могут сделать лишь специализированные лицензированные организации (постановление Правительства РФ от 26 августа 2006 г. № 524). Поэтому учреждения должны планировать расходы с учетом утилизации оргтехники с помощью специализированных организаций.

Перечень организаций, имеющих право осуществлять аффинаж драгоценных металлов, утвержден постановлением Правительства РФ от 17 августа 1998 г. № 972 "Об утверждении Порядка работы организаций, осуществляющих аффинаж драгоценных металлов, и Перечня организаций, имеющих право осуществлять аффинаж драгоценных металлов". Между учреждением и аффинажной организацией заключается договор, в котором указываются все существенные условия. В сопроводительных документах к нему нужно указать (п. 6.3 Инструкции № 68н):

наименование, массу и количество драгоценных металлов, находящихся в передаваемых деталях и узлах;
метод, которым определялось содержание драгоценных металлов (например, на основании паспорта на оборудование или согласно техническим документам на аналогичные модели (паспортам, формулярам, этикеткам, руководствам по эксплуатации, справочникам), либо при отсутствии этих сведений (импортное, устаревшее отечественное оборудование и т. п.) - по данным организаций-разработчиков, изготовителей или комиссионно на основе аналогов, расчетов).

После выполнения работ по извлечению драгоценных металлов из лома аффинажная организация представляет учреждению акт (паспорт) аффинажа, в котором указывает фактическое количество драгоценных металлов, извлеченных из лома, и их стоимость. Обычно эти данные не совпадают с первоначальными сведениями. Поэтому в первичные вносят соответствующие исправления (зачеркивают первоначальные записи и проставляют над ними сведения, указанные в акте (паспорте) аффинажа) (п. 6.20 Инструкции № 68н).

Пример 1

Учреждение произвело списание морально устаревшего и физически полностью изношенного оборудования (монитор компьютера), приобретенного за счет средств от приносящей доход деятельности (остаточная стоимость - 7000 руб.). Силами учреждения основные средства были демонтированы. После демонтажа были извлечены детали, содержащие драгоценные металлы. В чистом виде их масса составила 40 г на сумму 4000 руб. Оформлен акт приема-передачи деталей (узлов) аффинажной организации. После завершения работ в представленном паспорте указано содержание драгоценных металлов - 35 г на сумму 3500 руб. (в т. ч. НДС - 534 руб.). Данная сумма поступила на лицевой счет учреждения, открытый ему в территориальном органе Федерального казначейства для учета операций со средствами, полученными от приносящей доход деятельности. Заметим, в этом случае в поле "Назначение платежа" платежного поручения указывают наименование источника образования дохода или пункта Генерального разрешения, выданного учреждению. При поступлении денежных средств на лицевой счет по приносящей доход деятельности учреждение должно перечислить указанные средства в доход федерального бюджета на счет 40101. В поле 104 платежного поручения указывают код бюджетной классификации 000 1 14 02013 01 0000 440 "Доходы от реализации имущества, находящегося в оперативном управлении федеральных учреждений (за исключением имущества федеральных автономных учреждений), в части реализации материальных запасов по указанному имуществу" с указанием в 1–3 разрядах кода дохода кода главного администратора дохода (федерального органа исполнительной власти), за которым закреплено право распоряжения федеральным имуществом. А в поле "Назначение платежа" указывается код 000 3 02 02010 01 0000 440 и основание перечисления: "Перечисление в доход федерального бюджета доходов от реализации имущества, находящегося в оперативном управлении". В этом случае Генеральное разрешение на открытие лицевых счетов по учету средств, полученных от приносящей доход деятельности, должно содержать указания на источник образования поступающих на лицевой счет доходов: "Реализация лома и отходов цветных металлов и (или) доходы от аффинажа, с последующим перечислением полученных источников в доход федерального бюджета".
Впоследствии учреждение перечислило средства в доход федерального бюджета.
Бухгалтеру нужно сделать такие записи:

Дебет 2 401 01 172

Кредит 2 101 04 410
"Уменьшение стоимости машин и оборудования"
- 7000 руб. - списано основное средство;

Дебет 2 105 06 340

Кредит 2 401 01 172
"Доходы от реализации активов"
- 4000 руб. - оприходованы детали, содержащие драгоценные металлы;

Дебет 2 105 06 340 (аффинажная организация)
"Увеличение стоимости прочих материальных запасов"
Кредит 2 105 06 340 (склад)
"Увеличение стоимости прочих материальных запасов"
- 4000 руб. - переданы детали аффинажной организации (основание - акт передачи);

Дебет 2 205 09 560
"Увеличение дебиторской задолженности по доходам от реализации активов"
Кредит 2 401 01 172
"Доходы от реализации активов"
- 3500 руб. - начислен доход от реализации драгоценных металлов (основание - паспорт аффинажной организации);

Дебет 2 201 01 510
"Поступления денежных средств учреждения на счета"
Кредит 2 205 09 660
"Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от реализации активов"
- 3500 руб. - поступили денежные средства на лицевой счет учреждения;

Дебет 2 401 01 172
"Доходы от реализации активов"
Кредит 2 303 04 730
"Увеличение кредиторской задолженности по налогу на добавленную стоимость"
- 534 руб. - начислен НДС;

Cторно:
Дебет 2 105 06 340
"Увеличение стоимости прочих материальных запасов"
Кредит 2 401 01 172
"Доходы от реализации активов"
- 500 руб. - произведена коррекция по содержанию драгоценных металлов в деталях методом "красное сторно";

Дебет 2 401 01 172
"Доходы от реализации активов"
Кредит 2 105 06 440
"Уменьшение стоимости прочих материальных запасов"
- 3500 руб. - произведено списание деталей (узлов) при их реализации;

Дебет 2 401 01 172
"Доходы от реализации активов"
Кредит 2 303 05 730
"Увеличение кредиторской задолженности по прочим платежам в бюджет"
- 3500 руб. - начислена задолженность в бюджет;

Дебет 2 303 04 830
"Уменьшение кредиторской задолженности по налогу на добавленную стоимость"
Кредит 2 201 01 610

- 534 руб. - перечислен НДС в бюджет;

Дебет 2 303 05 830

Кредит 2 201 01 610
"Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов"
- 3500 руб. - перечисление в бюджет начисленной задолженности от утилизации материальных ценностей.

Обратите внимание: администратор, за которым закреплено администрирование указанных платежей, должен произвести следующие записи:

Дебет 1 210 02 440

Кредит 1 401 01 172
"Доходы от реализации активов"
- поступление в бюджет дохода от утилизации материальных ценностей.

Пример 2

Воспользуемся примером № 1, с той лишь разницей, что организация, принявшая отходы цветных металлов, перечисляет денежные средства непосредственно в доход федерального бюджета на счет 40101. При этом в поле 104 платежного поручения указывают код бюджетной классификации 000 1 14 02013 01 0000 440 "Доходы от реализации имущества, находящегося в оперативном управлении федеральных учреждений (за исключением имущества федеральных автономных учреждений), в части реализации материальных запасов по указанному имуществу" с указанием в 1–3 разрядах кода дохода кода главного администратора дохода (федерального органа исполнительной власти), за которым закреплено право распоряжения федеральным имуществом.
В этом случае записи по получению средств от аффинажной организации будут такими:

Дебет 1 303 05 830
"Уменьшение кредиторской задолженности по прочим платежам в бюджет"
Кредит 1 205 09 660
"Погашение дебиторской задолженности по доходам от реализации активов"
- 3500 руб. - отражена зачисленная в бюджет сумма, поступившая от специализированной организации (запись делают после получения выписки органа казначейства из сводного реестра поступлений).

Администратор поступлений в бюджет, за которым закреплено администрирование указанных доходов, делает запись:

Дебет 1 210 02 440
"Расчеты с органами, организующими исполнение бюджетов по поступлениям в бюджет от реализации материальных запасов"
Кредит 1 401 01 172
"Доходы от реализации активов"
- 3500 руб. - поступление в бюджет дохода, перечисленного организацией, специализирующейся на утилизации материальных ценностей.

Эксперты службы
Правового консалтинга ГАРАНТ
А. Н. Суховерхова,
Ю. А. Кошелева.

Порядок ее работы может быть установлен в учетной политике или отдельным приказом по учреждению.

Практически ни одному предприятию сегодня не удается избежать списания компьютерной техники, поскольку эта категория основных фондов прочно внедрилась в процесс производства и управления. Но следует знать, чем отличается списание компьютеров от других объектов ОС.

Причины списания компьютерной техники: примеры

Наша публикация посвящена выбытию оргтехники, включенной в состав ОС , поэтому добавим лишь несколько слов о том, как списать компьютер стоимостью менее 40 000. Такая техника обычно числится в составе МПЗ и списывается на затраты при вводе в эксплуатацию.

Главным критерием для списания ОС считается утрата ими необходимых полезных качеств, используемых в производственных целях. Классическими основаниями подобной утраты являются физический и моральный износ , а также невозможная к устранению поломка либо порча. Законодателями для оргтехники утверждены весьма короткие сроки полезного использования (СПИ) исчисления амортизации - 3 – 5 лет. Не будем останавливаться на физическом износе, поскольку с ним сопряжена понятная ситуация, когда СПИ оргтехники истек и списание производится на законных основаниях. Поговорим о моральном износе.

Оргтехника в гораздо большей степени, чем другие группы ОС, подвержена быстрому моральному износу. Это обусловлено бурным развитием компьютерных технологий и часто приводит к тому, что имеющий в компании парк работающих компьютеров требует модернизации или полного обновления в целях прибыльности производства. И далеко не всегда периодически повторяющаяся модернизация техники удовлетворяет возрастающие требования новых программных продуктов, поэтому можно говорить о моральном износе объекта.

Как установить старение техники

Но не все так просто. Старение компьютера требует подтверждения фактами, среди которых могут быть такие:

при нормальной обработке объема информации в 1 ч. компьютер делает это на протяжении нескольких часов;
приобретенную программу невозможно установить на имеющийся компьютер из-за его устаревших параметров и др.

Однако невозможность проведения модернизации должна быть доказана. Доводом здесь может быть факт окончания производства комплектующих, совместимых с имеющейся конфигурацией компьютера. К тому же, при истечении установленного производителем срока службы агрегата, выход его из строя может нанести производству ощутимый вред.

Причины поломки компьютера для списания

Отсутствие возможности использования агрегата из-за поломки также становится причиной списания. Ею может стать выход из строя:

дорогостоящих комплектующих частей системного блока, поводом для которого послужил скачок напряжения или попадание воды, пыли и т.п.;
микросхем из-за разлития электролита из разгерметизированной батареи Bios, или благодаря поломке стабилизатора;
корпуса блоки из-за деформации и пр.

При подобных неисправностях списание компьютерной техники возможно, если ремонт провести нереально, либо его стоимость аналогична стоимости покупки нового агрегата. Процедуру списания начинают с подготовки заключения о наличии неисправности в оргтехнике. Алгоритм списания мы представим далее.

Неисправности вспомогательного оборудования

Мониторы, клавиатуры, мыши также ломаются, и неисправности эти могут быть устранимыми или нет.

Причиной поломки монитора может стать повреждение матрицы, экранного процессора. Мышь и клавиатура наиболее подвержены поломкам (из-за обгорания, слипания или окисления контактных групп, механических поломок и др.) и их заменяют довольно часто. Нередко следствием поломок вспомогательных элементов является выход из строя системного блока.

Процесс списания комплектующих изделий к оргтехнике подобен списанию системного блока.

Списание оргтехники и компьютеров в коммерческих компаниях

Итак, для того, чтобы неиспользуемое оборудование не числилось на балансе , увеличивая сумму износа и не принося пользы производству, его требуется списать.

Регламент списания у коммерсантов весьма прост. Законодатель не обязывает их привлекать специалистов для оценки пригодности оборудования со стороны, и для того, чтобы оформить списание оргтехники, следует создать комиссию из персонала компании и актировать ее заключение о списании компьютера, в котором прописываются причины поломок, возможность и стоимость ремонта или нерациональность его проведения. На усмотрение главы фирмы можно привлечь специализированную организацию или стороннего оценщика, если таковых специалистов в компании не имеется.

Опираясь на заключение, составляют акт списания компьютерной техники. Существует унифицированная форма № ОС-4б «Акт о списании групп ОС», где указываются все технические характеристики нескольких объектов, первоначальную и остаточную (если она имеется) стоимости каждого, суммы начисленного износа, причины выбытия и информацию о наличии драгметаллов и передаче на утилизацию. Законодатели не обязывают применять акт формы № ОС–4б, компании вправе разработать свой документ с наличием обязательных реквизитов, но практика показала, что чаще используется типовая форма акта на списание компьютерной техники, образец которой можно скачать ниже.

Списание оргтехники в бюджетных учреждениях

Более расширен регламент процедуры списания компьютеров у бюджетников, поскольку средства бюджета строго контролируются госраспорядителем бюджетных средств (ГРБС). Им и утверждается (в большинстве случаев) пакет документов на списание любых ОС, в т.ч. и оргтехники.

На основе акта списания оргтехники оформляется приказ на списание и утилизация компьютерной техники.

Утилизация оргтехники

Компьютерные устройства содержат небольшое количество драгметаллов и вещества, опасные для окружающих. Фирма, приобретая и вводя в эксплуатацию оборудование, должна учитывать это обстоятельство. После списания техники ее отправляют в специализированные предприятия для утилизации. Это правило должно соблюдаться всеми организациями, а порядок проведения процедуры выбытия утверждается в комплекте документов на списание.