Списаны командировочные расходы директора предприятия. Учет командировочных расходов: документы, налоговый и бухучет

Для большинства работников служебная командировка — прекрасная возможность совместить приятное с полезным: ударно поработать (и заработать), а после трудового дня получить впечатления от нового города или даже другой страны. И все за счет фирмы. Однако работодатель командирует сотрудников не осматривать достопримечательности, а трудиться, выполняя поручение руководства. Командировкой может считаться любая работа вне организации, если характер деятельности работника не предполагает постоянных разъездов. То есть выезд по рабочим делам в пределах своего города, оформленный должным образом – тоже командировка. В то время как работник выполняет свое служебное задание, работодатель сохраняет за ним рабочее место, заработную плату и гарантирует оплату командировочных(статья 167 Трудового Кодекса РФ).

Что входит в командировочные расходы

Работодатель, отправляющий сотрудника на работу за пределы организации, обязан компенсировать ему связанные с этим расходы:

• выплатить зарплату за все время отсутствия на рабочем месте в связи с отъездом (за все рабочие, по графику основного места деятельности, дни, пока сотрудник находится в командировке и в пути);
• оплатить дорогу к месту пребывания и обратно (проезд на всех видах транспорта, за исключением такси, комиссию за бронирование билетов, страховую премию за страхование пассажиров, постельное белье);
• оплатить отель или съемное жилье (стоимость гостиничного номера или найма квартиры, питания и дополнительных услуг, если они включены в общий счет за проживание без вынесения отдельной строкой);
• перечислить суточные (из расчета за каждый командировочный день и время в пути, исключение — однодневные командировки или имеющаяся у работника возможность возвращаться домой каждый день);
• компенсировать дополнительные расходы, которые командированный понес по согласованию с руководством (оплата участия в деловых мероприятиях, услуг переводчика и прочие расходы).

Командировочные документы

Оплата командировочных расходов производится на основании полного, корректно оформленного комплекта документов. До выезда сотрудника работодатель со своей стороны формирует:

• служебное задание;
• приказ об организации командировки работника для выполнения задания руководства;
• командировочное удостоверение с записью о времени отъезда работника.

Сотрудник, вернувшийся из служебной поездки, обязан предоставить в бухгалтерию в трехдневный срок:

• командировочное удостоверение с отметками о прибытии/убытии по месту командировки и о времени возвращении на работу;
• авансовый отчет с перечнем понесенных затрат и суммой, причитающейся к выплате работнику или удержанию из его заработной платы (если не израсходован весь аванс);
• документы, подтверждающие расходы (билеты на транспорт, квитанции, счета), которые подклеиваются на листы формата А4 и прилагаются к авансовому отчету;
• отчет о выполнении служебного задания в командировке, подписанный непосредственным начальством.

Расчет командировочных

При определении суммы выплат производится расчет времени нахождения сотрудника в командировке. Днем начала командировки считаются сутки отправления из места нахождения, включая время, необходимое чтобы добраться до аэропорта, вокзала, станции (если они расположены вне населенного пункта). Соответственно, день окончания – сутки, в которые командированный прибыл к месту основной работы. Учитывая продолжительность поездки, рассчитывается количество дней, которые командированный должен был отработать за это время на постоянном рабочем месте.

Трудовым законодательством предусматриваетсяоплата командировочных по среднему заработку. Так как расчет средней зарплаты происходит, исходя из фактической оплаты труда за предыдущие 12 календарных месяцев, может оказаться, что средний заработок значительно меньше, чем текущий, в таком случае работник теряет в деньгах. Работодатель вправе компенсировать сотруднику эту разницу, основываясь на внутренних документах организации и коллективном соглашении. Таким образом, законодательно работнику гарантируется выплата обязательного минимума в размере среднего заработка, а доплаты до уровня действующего – в соответствии с локальными актами фирмы. Как правило, работодатели выплачивают максимально возможную сумму, так как ухудшение финансового состояния из-за командировки ущемляет права работника.

Если с рабочими днями все понятно, то что делать с выходными, которые приходятся на время командировки? Здесь порядок оплаты таков: если, будучи в командировке, работник в выходные и праздники отдыхает, средний заработок за ним не сохраняется. Если сотруднику, в соответствии с приказом, приходится выходить на работу, то оплата командировочных в выходные дни производится в двукратном размере, исходя из оклада работника, либо однократно, но с предоставлением отгула. Отказ в оплате выходных дней, если сотрудник находится в пути в/из командировки, на основании того, что в это время он не исполнял трудовых обязанностей, неправомерен. Время в дороге также оплачивается по двойной часовой ставке за фактические затраченные на проезд часы.

Что касается суточных, то их размер работодатель определяет самостоятельно своими локальными актами. Суточные, превышающие норматив, установленный Налоговым Кодексом (700 рублей в сутки по России и 2500 рублей в заграничных командировках), облагаются налогом на доходы физлиц (на сумму превышения).

Документально подтвержденные расходы на проезд и жилье компенсируются в полном объеме, при непредоставлении документов на затраты — возмещаются по минимальной или нормативной стоимости. Также работник получает возмещение дополнительных затрат, связанных с выполнением служебного задания: представительских расходов, входных билетов на мероприятия и прочих. Компенсация всех этих расходов не является доходом работника, поэтому подоходный налог с нее не выплачивается. Питание и личные расходы в транспорте и гостинице, если они идут отдельными счетами (не входят в стоимость проезда и проживания) оплачиваются из суточных работника. Работодатель может добровольно возместить сотруднику такие расходы, но тогда с них будет удерживаться НДФЛ.

Возмещение командировочных расходов, за исключением отдельных случаев, предусмотренных законом, не облагаются ЕСН и пенсионными отчислениями. Работодатель имеет право эту сумму вычесть из своей налогооблагаемой прибыли.

Загранкомандировка

Особенности оплаты командировочных за границу связаны с расчетом суточных и расходов, произведенных в валюте. Выплата суточных производится по нормам, установленным правительственными постановлениями № 93 от 08.02.2002 с последующими изменениями и №812 от 26.12.2005 (для бюджетных организаций).

Перед отправлением сотрудник получает аванс, рассчитанный по командировочной смете, в виде наличной валюты либо перечислением на пластиковую карту, или другими способами, в том числе и рублями. С момента выезда из России суточные начисляются по нормам страны прибытия, при въезде на территорию России – аналогично, в обратном порядке. День изменения суммы суточных определяется по штампу пересечения границы. Если командированный переезжает из одной страны в другую, суточные рассчитываются по нормам каждой страны отдельно. Когда штампы в паспорте отсутствуют (как при поездках по шенгенским странам) факт пересечения границы подтверждают другими документами, например билетами.

Коммерческие организации могут определять собственные размеры суточных для заграничных командировок, но они должны быть не меньше законодательно установленных норм. Данные нормы фиксируются во внутренних положениях фирмы.

Суточные свыше 2500 рублей в день подлежат подоходному налогообложению, а с возмещения командировочных расходов налоги не удерживаются. Проезд и проживание за границей оплачиваются за фактически понесенные затраты в соответствии с предоставленными подтверждающими документами. Дополнительно работодатель возмещает работнику такие расходы, как:

• оформление загранпаспорта и визы;
• страхование выезжающих за рубеж;
• телефонные переговоры;
• комиссии за обмен валюты и обналичивание чеков;
• провоз багажа не более 30 кг;
• прочие согласованные с руководством расходы.

Авансовый отчет предоставляется вернувшимся из-за границы работником в десятидневный срок. К нему прилагаются:

• документы по расходам;
• копии страниц заграничного паспорта с таможенными отметками;
• подробный отчет о командировке.

Неизрасходованный остаток подотчетной валюты возвращается в кассу предприятия либо перерасход аванса любым удобным способом возмещается сотруднику.

Что такое служебная командировка? Служебная командировка – поездка работника на определённый срок по распоряжению руководителя для выполнения служебного задания в пункте, отличном от постоянного места работы.

Во время командировки за работником сохраняется место работы, занимаемая должность и средняя заработная плата. Организация возмещает работнику затраты, связанные с командировкой, и это не зависит от того, есть от командировки результат или нет.

Что не является командировками? Если постоянная работа сотрудников осуществляется в дороге или носит разъездной (подвижный) характер, такие поездки не считаются командировками. При таких видах работ работникам выплачиваются специальные надбавки к заработной плате.
Командировка оформляется приказом (распоряжением) руководителя, что является обязательным для исполнения.

По закону в командировку не допускаются:

1) беременные женщины;
2) лица до 18 лет;
3) учащиеся, работающие в организации, на период действия учебного договора.

Женщины, у которых есть дети в возрасте до 3 лет, могут быть направлены в командировку только с их согласия.

Оформление командировок.

Максимальная длительность командировки в пределах России достигает 40 дней, не считая времени нахождения в пути.
При направлении в командировку рабочих и руководителей, связанных с выполнением монтажных, строительных и наладочных работ, срок командировки не должен превышать одного года.

Максимальная длительность командировок сотрудников за пределами РФ не установлена. За границей командировки выплачиваются так: до 61 дня во время пребывания сотрудника в командировке за границей, ему выплачиваются суточные по нормам РФ, более 61 дня - по нормам, установленным для работников загранучреждений РФ, расположенных в пределах государства, куда отправлен работник в командировку.

Какие расходы возмещаются при командировках?

При командировках работнику возмещаются:

1) расходы по проезду к месту назначения и обратно;
2) расходы по найму жилого помещения;
3) суточные за время нахождения в командировке;
4) иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя.

К тому же, за работником на период командировки сохраняется место работы, должность и средний заработок за все рабочие дни недели по установленному графику, характерному для постоянной работы.

Командировочное удостоверение .

Что такое командировочное удостоверение? Командировочное удостоверение – это документ, в котором отражается время пребывания работника в командировке (время его прибытия к месту назначения и время убытия оттуда).

Удостоверение подтверждает факт пребывания работника в командировке и передаче ему определенных полномочий.
Командировочное удостоверение оформляется на основании приказа руководителя о направлении в командировку и визируется его подписью. Затем оно передается командированному работнику. На предприятии должен вестись журнал командировок, где указываются сведения о командированных сотрудниках, время их убытия и прибытия.

Форма командировочного удостоверения является унифицированной – форма по учету и оплате труда №Т-10.
Она может заполняться вручную или в электронном виде. При допущенных ошибках в оформлении ошибочные записи зачеркиваются и над ними вписываются правильные. Исправления визируются подписями уполномоченных лиц.

Обратная сторона формы командировочного удостоверения заполняется уже при нахождении в командировке. Сотрудник ставит отметки при прибытии и убытии из организации, куда его отправили. Отметки заверяются печатью и подписью уполномоченных лиц.

При возвращении из командировки работник отдает полностью заполненное командировочное удостоверение в бухгалтерию и прикладывает к нему авансовый отчет с подтверждающими расходы документами.

Форму командировочного удостоверения можно .

Приказ на командировку .

Приказ о направлении работника в служебную командировку составляется по форме N Т-9, а если работников несколько - по форме N Т-9а. Основание для издания приказа - служебное задание.

Приказ распечатывается в необходимом для данного предприятия количестве экземпляров. Один из которых (оригинал) обычно хранится у руководителя (в секретаря) или в отделе кадров, а другие – в бухгалтерии или у начальника структурного подразделения, где работают командированные лица.

В приказе указываются:
- Ф.И.О. работника, его табельный номер (если есть), наименование профессии (должности), структурное подразделение и другие сведения, необходимые на предприятии;
- место назначения;
- цель командировки.
Эти данные берутся из служебного задания.

Днем начала командировки считается день отправления транспортного средства с места постоянной работы, а днем окончания – день прибытия транспортного средства в место постоянной работы.

Срок командировки начинается со времени отправления транспортного средства из места постоянной работы. Если станция места назначения: вокзал, пристань аэропорт и пр., находятся далеко за чертой населенного пункта, то время, необходимое для проезда до этих транспортных узлов тоже учитывается.

Срок командировки (в календарных днях) - это и время нахождения работника в месте командировки, и время нахождения в пути.

Командировка может быть оплачена за счет отправляющей или за счет принимающей организации. Все зависит от договоренности между организациями. При работе по совместительству, работник может направляться в командировку как по основной, так и по совмещаемой работе. В этом случае работодатели заключают соглашение о направлении работника в командировку. Каждый работодатель издает свой приказ, где указываются источники возмещения каждого вида затрат и дается ссылка на это соглашение.

По строке "Основание" формы N Т-9 указывается номер и дата служебного задания. Если командировка необходима для головной организации, то по строке "Основание" указывается номер и дата предписания головной организации, а служебное задание формулируется уже по приезду работника в головную организацию.

В приказе о направлении работника в служебную командировку должны быть заполнены все строки, иначе налоговики могут придраться к некорректному заполнению и выкинуть этот отчет из расходов из-за невозможности доказать, что командировка была служебная. Незаполненные строки должны быть прочеркнуты.

Если в предприятии заведен такой порядок, что согласие сотрудника на командировку оформляется отдельным документом (заявлением), то в строке "Основание" указываются реквизиты данного документа.

Приказ на командировку (распоряжение) составляется кадровой службой или другим уполномоченным лицом.

Приказ заверяется подписями руководителя структурного подразделения, который составляет служебное задание, кадровиком, главным бухгалтером, в последнюю очередь руководителем. С приказом знакомят работника под расписку.

Командировочные удостоверения выписываются на основании приказов (распоряжений) руководителя.

Срок хранения приказа на командировку - 75 лет.

Служебное задание.

При направлении работника в командировку, составляется служебное задание на основании сведений из плана командировок, либо по решению руководителя, изложенного в служебной записке.

Обычно для оформления служебных заданий применяется форма № Т-10а, где указывается цель командировки и результаты выполнения задания.

После прибытия из командировки работник составляет отчет о выполнении служебного задания от руки в графе 12 бланка № Т-10а. Также, работник составляет авансовый отчет.

Форму служебного задания можно .

Авансовый отчёт.

С помощью авансового отчета подотчетные лица подтверждают израсходованные суммы выданного аванса соответствующими документами.

На основании приказа руководителя работнику выдается аванс и указываются сроки командировки, цели, на которые выдаются денежные средства и их размер.

Оплата суточных.

Работнику за каждый день командировки (в т.ч. за время нахождения в пути) организация выплачивает суточные.

День выезда в командировку - календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых отправляется транспортное средство из места постоянной работы командированного, а день приезда – календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых транспортное средство прибывает в место постоянной работы.

Если аэропорт, пристань или станция, откуда отправляется транспортное средство, находится за чертой населенного пункта, где расположена организация, учитывают время, необходимое для проезда до места отправления транспорта.

При командировке сроком в один день суточные не выплачиваются. Такое же правило, если работник имеет возможность возвращаться к месту своего проживания ежедневно. Это решает сам работодатель.

Организация может устанавливать суточные в повышенном размере, но это должно быть оговорено в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте. Повышенные по отношению к нормативу суточные облагается НДФЛ и единым социальным налогом.

Суточные на сегодняшний день составляют 700 рублей - по командировкам по России, и 2500 - по загранкомандировкам.

Оплата транспортных расходов.

Транспортные расходы возмещаются работнику в размере:
1. стоимости проезда водным, воздушным, автомобильным, железнодорожным транспортом общего назначения,
2. страховых платежей по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте,
3. услуг по предоплате проездных билетов;
4. стоимости постельных принадлежностей;
5. стоимости расходов по проезду к станции, аэропорту, пристани, если они находятся за чертой населенного пункта, где расположена организация.

Оплата проезда на такси не включается в транспортные расходы.

При утере проездных документов работнику возмещаются расходы по минимальной стоимости.

Расходы по найму жилого помещения.

При найме жилого помещения расходы оплачиваются сотруднику в полном размере на основании подтверждающих документов.

Если работник не может подтвердить расходы по найму жилого помещения документально, они возмещаются по нормативам.
Пользование мини-барами, саунами и прочими прелестями жизни не оплачиваются, если они выделены в счете отдельной строкой.

Питание и другие личные услуги, включаемые в счет по найму жилого помещения, оплачиваются за счет суточных. Расходы возмещаются в пределах установленных норм за каждые сутки.

Если работник сам выбирает себе жилое помещение, его расходы, связанные с наймом жилья, не возмещаются. Такие расходы могут возмещаться только с разрешения руководителя с последующим начислением всех налогов.

Если в счете отдельной строкой выделено наличие в номере телефона, холодильника или телевизора, эти услуги считаются минимально необходимыми удобствами. Соответственно, они возмещаются как расходы за проживание и не учитываются в совокупном доходе работника.

Возмещение прочих расходов.

При заграничной командировке аванс может быть выдан работнику банковскими или дорожными чеками в иностранной валюте. В этом случае сотруднику возмещаются комиссионные, удержанные за обмен валюты.

Если командировка связана с выполнением задания работодателя, такие расходы могут возмещаться работнику и не облагаться НДФЛ. Это, например, страховые сборы (включая медицинскую страховку), оплата переводчика, стоимость входных билетов на выставку, ярмарку, биржу, конгресс для работы, стоимость каталогов, консульские сборы и прочие.

Командировочное удостоверение без отметок о прибытии и убытии.

Если в командировочном удостоверении нет отметок о прибытии или убытии, такой документ не принимается налоговиками. Например, если командировка связана с переговорами у физического лица.

Какие документы подтверждают факт командировки в этом случае?
1. приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку;
2. проездные документы, где указана дата прибытия и выбытия из места проведения служебной поездки;
3. служебное задание;
4. авансовый отчет с подтверждающими документами: счет из гостиницы, где указывается время нахождения работника в месте проведения командировки.

Заграничные командировки.

Если работник находится в зарубежной командировке длительное время, он должен декларировать свои доходы самостоятельно. В этом случае не применяются нормы Российского законодательства (ст. 226 и ст. 230 НК РФ).

Однодневные командировки.

Выплачивать ли суточные при однодневных командировках? Как показывает практика, налоговые органы исключают суточные при однодневной командировке из себестоимости.

При этом все остальные расходы оплачиваются: проезд к месту командировки и обратно, расходы по найму жилого помещения. Суточные выплачиваются работнику, если он находится вне места постоянного жительства более 24 часов.

Вместо суточных возмещение питания.

Иногда компании вместо суточных, выплачивают работнику компенсацию за питание, что оговаривается внутренними документами.

В этих случаях сумма на питание не включается налоговиками в себестоимость, так как возмещение расходов на питание в командировке не предусмотрено законодательством: ни Положением о командировках, ни Трудовым кодексом.

А вот с НДФЛ другая ситуация: сотрудника в служебную поездку направляет работодатель по своей инициативе, соответственно, расходы на питание даже в ресторанах, он несет в силу выполнения своих обязанностей.

Поэтому возмещение расходов на питание не может определяться как доход работника (ст. 41 НК РФ).

Итак, все командировочные расходы списываются в себестоимость по нормам. При превышении норм, работнику по решению руководителя могут быть возмещены расходы, но они не учитываются при налогообложении прибыли, а также на них начисляются ЕСН и отчисления в пенсионный фонд. Кроме того, эти расходы увеличивают доход самого работника и, соответственно облагаются НДФЛ. Если дополнительные расходы можно оправдать как экономически обоснованные, такие расходы НДФЛ не облагаются, но вам нужно очень постараться это доказать!

Бесплатная книга

Скорее в отпуск!

Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку "Получить книгу".

Если при возвращении у сотрудника остается часть выданного аванса, то он возвращает оставшиеся денежные средства предприятию в кассу с оформлением .

Если выданного аванса сотруднику не хватило и были потрачены его собственные денежные средства, то организация возмещает понесенные расходы свыше выданного аванса, при этом оформляется .

Проводки по расходам свыше выданного аванса

Дебет	Кредит	Название операции
		Выданы денежные средства под отчет
		Возвращены не истраченные денежные средства предприятию в кассу
		Выдана работнику сумма, потраченная им свыше выданного аванса

Командировочные расходы в зависимости от цели командировки относятся на соответствующие счета бухгалтерского учета. Затраты, связанные с культурными и развлекательными мероприятиями, учитываются в качестве внереализационных расходов.

Если по произведенным расходам выделяется и есть подтверждающие документы с выделенным в отдельной строке НДС (счет-фактуры, ), то этот НДС можно отнести на счет 19 и затем направить его к вычету (при условии, что эти расходы относятся к расходам, уменьшающим налоговую базу при ).

Проводки по бухучету командировочных расходов

Дебет	Кредит	Название операции
20 (23, 25, 26, 29)		Списаны командировочные расходы, связанные с основным видом деятельности производственного предприятия.
		Списаны командировочные расходы, связанные с основным видом деятельности торгового предприятия.
		Списаны расходы по командировке, связанные с приобретением основного средства
		Списаны расходы, связанные с приобретением материально-производственных запасов
		Списаны затраты по командировке, связанной с транспортировкой бракованной продукции
		Командировочные расходы, связанные с отдыхом и культурно-развлекательными мероприятиями
		Выделен НДС по командировочным расходам
		НДС направлен к вычету

Какие-то расходы, понесенные работником, работодатель может не принять, в этом случае эти затраты должен возместить работник из своей (при этом нужно помнить, что из зарплаты работника можно удержать сумму не свыше 20% от величины среднего заработка), либо путем внесения денежных средств в кассу предприятия или на расчетный счет.

Если какие-то затраты оплачивает сам работодатель с расчетного счета (например, оплата билетов или проживания в гостинице), то выполняется проводки:

Дебет	Кредит	Название операции
		Оплачены затраты на командировку с расчетного счета работодателя
20, 23, 25, 26, 29 (44)		Списаны командировочные расходы после сдачи работником авансового отчета и утверждения его руководителем.
		Выделен НДС по этим расходам (если выделяется)
		НДС по командировочным расходам направлен к вычету

Если работодатель приобретает билет на проезд работника самостоятельно, то он учитывается на субсчете 3 счета 50 «Касса». При этом выполняются следующие проводки:

Пример учета командировочных расходов

Проводки бухучета командировочных расходов:

Сумма	Дебет	Кредит	Название операции
			Выданы денежные средства под отчет из кассы
			Списаны расходы на билеты без учета НДС
			Выделен НДС по расходам на билеты
			НДС направлен к вычету
			Списаны расходы на гостиницу без учета НДС

Командировка – это рабочая поездка сотрудника по распоряжению руководства. Все расходы на проезд, проживание и питание работника организация должна взять на себя. В этой статье мы рассмотрим проводки по командировочным и суточным расходам.

Типовые проводки по суточным и командировочным

Для покрытия всех расходов в командировке сотруднику :

• Дебет Кредит 50 () .

Если после командировки деньги остаются, их необходимо вернуть в кассу:

• Дебет 50 Кредит .

В случае, когда работник, наоборот, потратил еще и свои личные деньги, организация при наличии соответствующих доказательств должна компенсировать их:

• Дебет Кредит 50 .

По всем расходам в командировке работник должен отчитаться. Для этого он составляет авансовый отчет, к которому он прикладывает все квитанции, билеты, чеки и иные документы, подтверждающие затраты.

Если расходы сотрудника, даже при наличии документов, будут не целесообразными, организация может их не принять. В этой ситуации работник должен будет вернуть деньги.

Если в расходных документах есть счет-фактуры с выделенным НДС, его можно принять к вычету:

• Дебет 68 НДС Кредит 19 .

Когда организация часть расходов оплачивает с расчетного счета, то делают запись:

• по дебету 76 счета и кредиту .

Поступление билетов, приобретенных для сотрудника, отражают проводкой:

• Дебет 50.3 Кредит 76 .

Выдачу сотруднику:

• по дебету 71 и кредиту 50.3 .

Помимо командировочных – на оплату проживания, проезда, сотруднику выдают суточные – на питание. Это нормируемые в налоговом учете расходы фирмы, на которые она может уменьшить прибыль. Для командировок по России такая норма – 700 руб. в день, за границу – 2100 руб. Если выдать сотруднику суммы, превышающие эти лимиты, то придется удержать НДФЛ.

Пример проводок

Сотрудник направлен в командировку на 6 дней. Билеты куплены организацией в авиакомпании. Их стоимость 31 270 руб. Расходы в командировке на оплату гостинцы составили 13 000 руб. (НДС 1983 руб.), на использование общественного транспорта – 250 руб., – 3000 руб. Суточные выданы в размере 4200 руб. и командировочные, в размере 12 000 руб.

Проводки:

Счет Дт	Счет Кт	Описание проводки	Сумма проводки	Документ-основание
50.3	76	Поступили билеты в кассу	31 270	Билеты
71	50.3	Выданы билеты сотруднику	31 270	Билеты
71	50	Проводка по выдаче суточных	4200	Расходный кассовый ордер
71	50	Проводка по командировочным расходам	12 000	Расходный кассовый ордер
20	71	Списаны расходы на гостиницу	13 000	Авансовый отчет Счет-фактура
19	71	Учтен входной НДС	1983	Счет-фактура
68 НДС	19	НДС принят к вычету	1983	Бухгалтерская справка
20	71	Расходы на транспорт	250	Авансовый отчет

Учет командировочных расходов в 2018-2019 годах имеет свои особенности. Рассмотрим, какими документами должен руководствоваться бухгалтер, чтобы правильно рассчитать и учесть расходы на командировку.

Учет командировочных расходов: расчет и оформление

Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений. Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ). При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его трудовое место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.

Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.

Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:

• предварительный расчет и выдача денег под отчет командированному лицу;
• утверждение авансового отчета сотрудника о потраченных суммах.

Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании 2 внутренних документов:

• приказа или распоряжения руководителя о направлении работника компании в служебную командировку, в котором указываются Ф. И. О. сотрудника, срок и назначение поездки (для выполнения служебного задания);
• письменного решения руководителя о поездке сотрудника в командировку на служебном или личном транспорте (если таковое принято).

Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:

• стоимость билетов за проезд до места командировки и обратно;
• оплата за проживание в гостинице;
• суточные на каждый день нахождения в командировке;

О том, платить ли работнику суточные за дни в пути, если билетом предусмотрено питание, читайте в материале «Билетом в командировку предусмотрено питание - платить ли работнику суточные за дни в пути?» .

• другие траты, разрешенные руководством.

Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).

Суточные не ограничены законодательством, и каждая коммерческая организация вправе установить их размер внутренним актом. При этом нужно помнить, что существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника, а также начислять страховые взносы. В 2018-2019 годах этот лимит равен 700 руб. в сутки для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок.

Выплачиваются суточные за все дни в командировке, в том числе за выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Отчитываться за использование суточных работнику не нужно.

Другими расходами могут быть траты на мобильную связь, интернет, оплата товаров и услуг, необходимых для работы.

Работник получает аванс в кассе организации или безналичным перечислением на карту и до окончания 3 дней после возвращения на постоянное место работы отчитывается в бухгалтерии за полученные деньги.

ВАЖНО! Для бухгалтерского учета командировочных расходов в 2018-2019 годах нет необходимости в оформлении командировочного удостоверения и служебного задания (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595). Утверждение отчета о потраченных деньгах нужно будет производить на основании тех документов, которые предоставит работник, и в соответствии с положением о командировках, принятом в организации.

Однако многие компании с целью минимизировать риски возникновения спорных с налоговиками ситуаций все еще продолжают использовать прежние правила оформления командировочных расходов. Поскольку, например, в случае использования работником собственного автотранспорта и невозможности подтверждения даты отправки и прибытия проездными документами, служебная записка, по мнению Минфина, не будет являться документом, подтверждающим сроки пребывания в командировке (письмо Минфина от 20.04.2015 № 03-03-06/22368). Следовательно, у проверяющих могут возникнуть вопросы, связанные с размером суточных. А если будет оформлено командировочное удостоверение с отметками о прибытии/выбытии, то споров удастся избежать.

Учет расходов по загранкомандировкам

Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:

• Добавляются дополнительные траты на оформление визы, заграничного паспорта, консульские и другие сборы, необходимые для выезда за границу (подп. 12 ст. 264 НК).
• Лимит суточных, необлагаемых НДФЛ и взносами при командировке в другую страну, равен 2 500 руб.
• При поездке за границу время для расчета суточных определяется по проездным документам, а в случае их отсутствия по проездным документам или по подтверждающим документам принимающей стороны (п.7 положения о командировках №749).
• Первичные документы, оформленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский (п. 9 Положения по бухучету, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).

После утверждения отчета:

• остаток аванса, возвращенный в валюте, приходуется в кассу с пересчетом в рубли по официальному курсу на дату поступления денег;
• перерасход, произведенный в валюте, выдается сотруднику в рублях с пересчетом по курсу на день утверждения авансового отчета.

По суточным в валюте та их часть, которая облагается НДФЛ, должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет (письмо Минфина от 01.11.2016 № 03-04-06/64006).

ВАЖНО! Если в локальном нормативном акте компании указать размер суточных в иностранной валюте, а выплатить сотруднику в рублях, то перерасчет делать не нужно (письмо Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252).

Командировочные расходы при УСН «доходы минус расходы»

При направлении работника в служебную командировку организация на УСН рассчитывает командировочные расходы так же, как при ОСНО. Возместив сотруднику все предусмотренные законом командировочные расходы, предприятие вправе уменьшить на них свои доходы в целях налогообложения при условии документального подтверждения и экономического обоснования произведенных затрат (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Отличительной особенностью является дата включения командировочных издержек в расходы. Поскольку учет расходов на УСН ведется кассовым методом, датой признания расходов считается дата утверждения авансового отчета. Однако в случае если работник израсходовал собственные средства и компания их ему возмещает, включить возмещаемые выплаты в книгу учета доходов и расходов следует в момент выдачи денег из кассы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Еще один нюанс. По мнению Минфина, ИП без работников на упрощенке не может учитывать расходы на собственные поездки. Аргументирует такую позицию ведомство следующим образом: командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя. А у ИП работодатель отсутствует, равно как и он сам не может являться своим сотрудником (письма Минфина от 26.02.2018 № 03-11-11/11722 , от 05.07.2013 № 03-11-11/166). Суды же с такими выводами, как правило, не согласны (постановление ФАС ДВО от 22.08.2011 № Ф03-3248/2011).

Подробнее о признании расходов при УСН читайте в материале «Принимаемые расходы при УСН в 2018 - 2019 годах» .

Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете

Утвержденный авансовый отчет — по форме АО-1 или самостоятельно разработанной форме — с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные в интересах фирмы расходы, будут служить основанием для отражения этих трат в бухгалтерском учете.

Корректировочный расчет суточных (в случае, если командировка была короче или продолжительнее, чем было запланировано) бухгалтер при проверке авансового отчета проводит на основании билетов на проезд, из которых он берет дату отъезда и дату возвращения. Днем выезда считается текущий день, если время отправления в билетах — до 24:00 включительно, и следующий — с 00:00.

НАПОМИНАЕМ! Если поездка была совершена на личном транспорте, то суточные считаются по путевому листу и счетам за проживание, по которым бухгалтер может отследить дату приезда и выезда для расчета суток в командировке.

Если нет никаких проездных документов, а также бумаг, подтверждающих факт проживания в месте командировки, работником предоставляется служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке, подтвержденная записью принимающей стороны. Ответственное лицо организации, в которую был командирован сотрудник, должно поставить отметку о дате прибытия и выбытия (п. 7 Положения о служебных командировках от 13.10.2008 № 749).

Если работник воспользовался служебным или личным транспортом, и ему необходима компенсация за его использование и бензин, то он должен представить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения таких трат должна быть предусмотрена в учетной политике.

Также должны быть проверены документы по найму жилья, подтверждающие оплату: чеки, квитанции, договор найма, расписка хозяина дома или квартиры. При проверке учитывается и утверждается фактически оплаченная и подтвержденная сумма.

Бухгалтерские проводки по командировочным расходам

Рассмотрим, какие проводки в 2018-2019 годах по учету командировочных расходов предусматривает План счетов.

В день выдачи работнику аванса на командировку делается проводка:

Дт 71 Кт 50, 51 — выплачены деньги на командировочные расходы.

После утверждения авансового отчета будут сделаны проводки в соответствии с распределением потраченных сумм по их назначению:

Дт 20, 23…44 Кт 71 — суточные, билеты на проезд (без НДС), счет в гостинице (без НДС);

Дт 19 Кт 71 — отражен НДС за проезд и жилье;

Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС за транспорт и проживание;

Дт 20, 44, 91-2, 08, 10... Кт 71 — учтены другие расходы;

Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу организации остатка аванса;

Дт 71 Кт 50 — возмещение перерасхода.

В конце месяца возможна следующая проводка:

Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ с превышающих лимит суточных.

Какие проводки и в каких случаях нужно делать при выдаче аванса на командировки, читайте в статье «Выдано в подотчет на командировочные расходы — проводка» .

Итоги

Траты организации — на проезд, жилье, суточные и другие, утвержденные руководством, — компания имеет право отнести на расходы и уменьшить налогооблагаемую базу. Бухгалтеру следует ответственно отнестись к проверке отчета, чтобы у проверяющих органов не возникло никаких сомнений и вопросов.