Приказ о наличных в кассе. Организация сохранности денежных средств на предприятии. Требования к кассиру

Организации (ИП) самостоятельно определяют мероприятия по обеспечению сохранности наличности при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, а также порядок и сроки проведения внутренних проверок наличных денег (п. 7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее - Указания)). Порядок ведения кассовых операций в целом в РФ устанавливается Центральным банком России.

Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций. Ведь за нарушение этого порядка грозит не маленький штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

• для организации — от 40 тыс. руб. до 50 тыс. руб.;
• для ее должностных лиц и ИП - от 4 тыс. руб. до 5 тыс. руб.

Порядок ведения кассовых операций в 2020 году: лимит кассы

В организации должен быть установлен кассовый лимит.

Лимит кассы - допустимая сумма наличных, которая может оставаться в кассе организации на конец рабочего дня. Сверхлимитные суммы подлежат сдаче в банк.

Данный лимит организация определяет самостоятельно исходя из характера своей деятельности, а также с учетом объемов поступлений и выдач наличных средств.

Формулы расчета лимита кассы можно найти в нашей .

Важно отметить, что организации, относящиеся к субъектам малого предпринимательства (СМП), а также ИП вправе не устанавливать лимит кассы и хранить в кассе столько наличности, сколько нужно (п. 2 Указания).

Проверить, относится ли ваша фирма к СМП, можно на сайте ФНС .

Кассовые операции в 2020 году: лимит кассы обособленных подразделений

В обособленных подразделениях (ОП), сдающих наличные деньги в банк, также должен быть установлен кассовый лимит. Причем головная организация при наличии у нее ОП обязана устанавливать свой лимит с учетом лимитов этих ОП (п. 2 Указания).

Документ, которым установлен кассовый лимит конкретного ОП, головная организация должна передать в данное подразделение.

Ведение кассовых операций в 2020 году: превышение лимита кассы

Суммы сверх установленного лимита должны сдаваться в банк.

Правда, превышение допускается в дни выплаты зарплаты/иных выплат, включая день получения наличных в банке на эти цели, а также в выходные/нерабочие праздничные дни (если фирма проводит в эти дни кассовые операции). В этом случае никакие штрафные санкции фирме и ее должностным лицам не грозят.

Кассовые операции: лимит расчетов наличными

Помимо кассового лимита, есть еще и лимит расчетов наличными деньгами между организациями/ИП. Данный лимит составляет 100 тыс. руб. в рамках одного договора (). То есть, допустим, если организация покупает у другого юрлица в рамках одного договора товары стоимостью 150 тыс. руб. и планирует производить оплату частями, то сумма всех наличных платежей не должна превышать в общей сложности 100 тыс. руб., остальная сумма должна быть перечислена продавцу по безналу.

С физиками обмен наличными (получение/выдача) организации/ИП могут проводить без каких-либо ограничений (п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У).

Кассовые правила

Безусловно, немалое значение имеет и документальное оформление каждой кассовой операции. Ведь неоформленная операция может привести к тому, что деньги «на бумаге» не будут совпадать с их фактическим количеством. А это опять-таки чревато штрафом.

Правила ведения кассовых операций: кто ведет кассовые операции

Кассовые операции должен вести кассовый работник или другой работник, назначенный руководителем организации/ИП.

Кассир должен быть ознакомлен со своими обязанностями под роспись (п. 4 Указания).

Если в организации/у ИП работает несколько кассиров, на одного из них должны быть возложены функции старшего кассира.

Кстати, ведение кассовых операций может взять на себя сам руководитель/ИП.

Документальное оформление кассовых операций

Кассовые документы (ПКО, РКО) оформляются главным бухгалтером или иным лицом, в чьи обязанности по распоряжению руководителя/ИП входит оформление этих документов. Также кассовые документы могут быть оформлены должностным лицом компании или физлицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухучета (п. 4.3 Указания).

ИП, независимо от применяемого режима налогообложения, могут не оформлять кассовые документы, но при условии, что они ведут учет доходов и расходов/физических показателей (п. 4.1 Указания , п. 2 Письма ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338).

Кассовые операции: кто подписывает документы

При этом при оформлении кассовых документов на бумажном носителе кассир снабжается печатью или штампом (например, печать с наименованием фирмы, ее ИНН и словом «Получено»). Ставя оттиск печати/штампа на кассовых документах, кассир подтверждает проведение кассовой операции.

Если же ведением кассовых операций и оформлением кассовых документов занимается сам руководитель, то, соответственно, подписывать кассовые документы должен только он.

Прием наличных

Как мы отметили выше, прием наличных в кассу проводится по ПКО.

При получении приходного кассового ордера кассир проверяет (п. 5.1 Указания):

• наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии - подписи руководителя) и сверяет эту подпись с имеющимся образцом;
• соответствие наличной суммы, указанной цифрами, сумме, указанной прописью;
• наличие подтверждающих документов, поименованных в ПКО.

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. При этом лицо, вносящее наличность в кассу, должен иметь возможность наблюдать за действиями кассира.

Пересчитав деньги, кассир сверяет сумму в ПКО с фактически полученной суммой и, если суммы совпадают, то кассир подписывает ПКО, ставит печать/штамп на квитанции к ПКО и отдает эту квитанцию лицу, вносившему наличность.

При расчетах с применением ККТ или БСО приходный кассовый ордер может быть оформлен на общую сумму принятых наличных по окончании проведения кассовых операции. Такой ПКО заполняется на основании контрольной ленты ККТ, корешков бланков строгой отчетности (БСО), приравненных к кассовому чеку, и т.д.

Дальнейшее перемещение ПКО внутри организации и его хранение зависит от правил, установленных руководителем фирмы. Храниться ПКО должны в течение 5 лет (п. 362 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Выдача наличных

При выдаче наличных из кассы нужно оформить РКО. Получив его, кассир проверяет (п. 6.1 Указания):

• наличие подписи главного бухгалтера/бухгалтера (при его отсутствии - подписи руководителя) и ее соответствие образцу;
• соответствие сумм, указанных цифрами, суммам, указанным прописью.

При выдаче наличности кассир должен проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО.

Перед выдачей денег кассир должен идентифицировать получателя по паспорту (иному документу, удостоверяющему личность). Выдача наличных денег лицу, не указанному в РКО, запрещена.

Подготовив необходимую сумму, кассир передает получателю РКО для подписи. Затем кассир должен пересчитать подготовленную сумму таким образом, чтобы получатель мог наблюдать данный процесс. Выдача наличности производится полистным, поштучным пересчетом в сумме, обозначенной в РКО. После выдачи денег кассир подписывает РКО.

Так же как и ПКО, РКО хранятся в течение 5 лет по правилам, установленным руководителем организации.

Выдача наличных для выплаты зарплаты

Выплата зарплаты проводится по расчетно-платежным ведомостям (Форма № Т-49, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1)/ платежным ведомостям (Форма № Т-53, утв. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) с составлением единого РКО (на фактически выплаченную сумму) в последний день выплаты зарплаты или же раньше, если все работники получили зарплату до наступления крайнего срока. Причем в таком РКО не нужно указывать ни Ф.И.О. получателя, ни реквизитов документа, удостоверяющего личность.

Срок выдачи зарплатной наличности определяется руководителем и должен быть указан в ведомости. Но учтите, что данный срок не может превышать 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке (п. 6.5 Указания).

Работник обязательно должен расписаться в ведомости.

Если в последний день выдачи зарплаты кто-то из работников ее не получил, то кассир напротив его фамилии и инициалов в расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись «депонировано». Затем кассир:

• подсчитывает фактически выданную работникам сумму и сумму, подлежащую депонированию;
• записывает эти суммы в соответствующие строки ведомости;
• сверяет эти суммы с итоговой суммой, обозначенной в ведомости;
• проставляет свою подпись и отдает ведомость на подпись главному бухгалтеру/бухгалтеру (при его отсутствии - руководителю).

Если же речь идет о какой-то разовой выплате (к примеру, выплата зарплаты увольняющемуся сотруднику), то нет смысла оформлять ведомость - можно выдать деньги сразу по РКО в обычном порядке.

Выдача наличных подотчетнику

В этом случае РКО оформляется на основании , написанного в произвольной форме, или распорядительного документа организации/ИП (п. 6.3 Указания). Данное заявление должно содержать информацию о сумме наличных, срок, на который выдаются деньги, подпись руководителя и дату.

Наличие у подотчетника задолженности по ранее полученным под отчет суммам не является препятствием для очередной выдачи ему средств.

Получение наличных от ОП и выдача наличных обособленному подразделению

При приеме головной организацией денег от своего ОП также оформляется приходный кассовый ордер, а при выдаче - расходный кассовый ордер. Причем порядок выдачи наличных своему ОП каждая организация определяет самостоятельно (п. 6.4 Указания).

Ведение кассовых операций: выдача наличных по доверенности

Наличные деньги, предназначенные одному получателю, могут быть выданы другому лицу по доверенности (например, получение зарплаты за заболевшего родственника). В этом случае кассир должен проверить (п. 6.1 Указания):

• соответствие ФИО получателя, указанных в РКО, ФИО доверителя, указанным в доверенности;
• соответствие ФИО доверенного лица, указанных в РКО и доверенности, данным предъявленного документа, удостоверяющего личность.

В расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости перед подписью лица, которому выдаются деньги, делается запись «по доверенности».

Доверенность прикладывается к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости.

Если же выдача наличных производится по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение денег у разных юрлиц/ИП, делается копия такой доверенности. Данная копия заверяется в порядке, установленном организацией/ИП и прикладывается к РКО.

В ситуации, когда получателю полагается несколько выплат у одного юрлица/ИП, оригинал доверенности хранится у кассира, при каждой выплате к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости прикладывается копия доверенности, а при последней выплате - оригинал.

Книга учета принятых и выданных наличных денег

Если в фирме или у ИП есть несколько касс, то операции по передаче наличности в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами фиксируются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Форма № КО-5, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88).

Кассовая книга

Копию листа кассовой книги ОП направляет в головную организацию. Порядок такого направления устанавливает сама организации с учетом срока составления бухгалтерской/финансовой отчетности.

Способ оформления кассовых документов и книг

Они могут быть оформлены на бумаге или в электронном виде (п. 4.7 Указания).

Бумажные документы оформляются от руки или с применением технических средств, например, компьютера и подписываются собственноручными подписями.

В документы, оформленные на бумаге (кроме ПКО и РКО), можно вносить исправления. Лица, внесшие исправления, должны поставить дату такого исправления, а также указать свои фамилию и инициалы и расписаться.

Документам, оформляемым в электронном виде, должна быть обеспечена защита от несанкционированного доступа, искажений и потери информации.

Электронные документы подписываются электронными подписями.

Вносить исправления в документы, оформленные в электронном виде, запрещено.

Положением ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П установлен новый порядок ведения кассовых операций. Согласно этому порядку руководитель организации (индивидуальный предприниматель) распорядительным документом должен самостоятельно утвердить некоторые нормы кассовой дисциплины, на которые прямо указано в Положении № 373-П. Предлагаем читателям примерный образец такого приказа (распоряжения, решения и т.п.).

Образец приказа для юридического лица

Приказ

№ ___ дата ___________

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Определить местом проведения кассовых операций: рабочее место бухгалтера-кассира в кабинете № 401, расположенном по месту нахождения исполнительного органа ООО «Альфа» по адресу: г. _____, ул. _____, дом _____.

3. Поручить ведение кассовых операций бухгалтеру-кассиру Ивановой М.И. в соответствии с ее должностной инструкцией. 1

4. Определить представителем ООО «Альфа», уполномоченным получать с расчетного счета и вносить наличные денежные средства на счета организации в банках, бухгалтера-кассира Иванову М.И.

5. Возложить обязанности по оформлению кассовых документов на бухгалтера-кассира Иванову М.И.

6. Оформление кассовых документов осуществлять с использованием программы «1С: Бухгалтерия».

7. Установить срок выдачи заработной платы работникам организации – 5 рабочих дней, включая день получения наличных денег с банковского счета.

8. Проводить ревизии кассы:

Периодические плановые – утром в первый рабочий день каждого месяца;

Внезапные – один раз в полгода;

При смене кассиров.

9. Определить местом хранения наличных денег – засыпной сейф в кабинете бухгалтера-кассира № 401. Сейф подлежит опечатыванию в конце рабочего дня в присутствии главного бухгалтера и охранника.

10. Сохранность наличных денежных средств при их транспортировке (получении в банке и сдаче в банк) обеспечивается предоставлением бухгалтеру-кассиру служебного автомобиля и сопровождающего лица из сотрудников организации.

11. Настоящий приказ изготовлен в трех подлинных экземплярах, местом хранения которых являются:

1 экз. – в деле «Приказы»;

2 экз. – у главного бухгалтера;

3 экз. – у бухгалтера-кассира.

12. Контроль за исполнением приказа возлагаю на себя.

Генеральный директор _______________ Петров В.В.

1) Примечание. Ведение кассовых операций руководитель может возложить на себя. При наличии нескольких кассиров для ведения кассовых операций назначается старший кассир.

Образец решения для индивидуального предпринимателя, который сам ведет кассовые операции

Решение №___

дата ___________г. __________

На основании «Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ», утв. ЦБ РФ от 12.11.2011 № 373-П

ПРИНИМАЮ РЕШЕНИЕ:

1. Определить местом проведения кассовых операций: рабочее место, находящееся по адресу: г. _____, ул. _____, дом _____, офис _____.

2. Установить лимит остатка наличных денег согласно приложению № 1 к настоящему приказу.

3. Ведение кассовых операций, получение и сдачу наличных денег на расчетный счет в банке, обязанности по оформлению кассовых операций возлагаю на себя.

4. Установить срок выдачи заработной платы работникам – 5 рабочих дней, включая день получения наличных денег с банковского счета.

5. Проводить ревизии кассы ежеквартально в конце последнего рабочего дня каждого квартала. 2

6. Определить местом хранения наличных денег – сейфовый шкаф на рабочем месте, указанном в п.1 настоящего решения.

7. Сохранность наличных денежных средств при их транспортировке (получении в банке и сдаче в банк) обеспечиваю лично.

8. Настоящее решение издано в одном экземпляре, хранится на рабочем месте, указанном в п.1 настоящего решения.

Индивидуальный предприниматель _______________ Петров В.В.

Примечания.

1) При отсутствии наемных работников, а также в случаях, когда заработная плата выдается на участке, в цехе, ином месте осуществления производственной деятельности, индивидуальный предприниматель может определить местом проведения кассовых операций свое место жительства.

2) Можно установить иной срок проведения ревизии кассы.

Расчет лимита при наличии выручки

Приложение № 1

на 2012 год

2. Объем поступлений за проданные товары (работы, услуги) за расчетный период: 1 200 000 рублей.

3. Период времени между днями сдачи в банк поступивших наличных денег: 7 рабочих дней.

4. Лимит остатка наличных денег: 129 230 рублей (1 200 000: 65 х 7).

Расчет лимита при отсутствии выручки

Приложение № 1

к приказу (решению) №___ от _____

Расчет лимита остатка наличных денег

на 2012 год

1. Расчетный период: 4 квартал 2011 года – 65 рабочих дней.

2. Объем выдач наличных денег, за исключением выплаты заработной платы, стипендий и других выплат работникам: 820 500 рублей.

3. Период времени между днями получения наличных денег в банке по денежному чеку: 7 рабочих дней.

4. Лимит остатка наличных денег: 88 361 рублей (820 500: 65 х 7).

Обратите внимание! Можно назвать, например, "Расчет лимита остатка наличных денег на 1 квартал 2012 года". Но, главное, не забыть потом устанавливать лимит на следующие кварталы.

Касса организации предназначена для хранения, выдачи и получения наличных денежных средств и денежных документов.

Порядок хранения, расхода и учета денежных средств в кассе установлен Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, утвержденным Центральным Банком РФ от 12.10.2011 г. № 373-П.

Согласно Положению мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия денежных средств в кассе определяются юридическим лицом.

Организации в кассе могут иметь наличные деньги в пределах лимитов, установленных организациями самостоятельно. Величина лимита рассчитывается по специальной формуле и зависит от объемов поступления выручки, расчетного периода, а также периода времени между днями сдачи наличных в банк (этот период не должен превышать семи рабочих дней). Об установленном лимите следует издать распорядительный документ (приказ, распоряжение).

Все денежные средства сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе организации обязаны сдавать в банк в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками.

Хранение в кассе наличных денежных средств сверх установленных лимитов допускается в период выплаты заработной платы (в течение пяти рабочих дней) и в выходные (праздничные) дни, если в эти дни организация осуществляет кассовые операции.

Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителя организации, главного бухгалтера и кассира. Кассир отвечает за сохранность денежных средств в кассе, с ним заключается договор о полной материальной ответственности.

Прием наличных денег в кассу организации производится по приходным кассовым ордерам, которые подписывают главный бухгалтер и кассир. Наличные денежные средства в кассу могут поступать в оплату счетов за проданную продукцию, работы и услуги от покупателей, от подотчетных лиц, из банка и прочих дебиторов.

Выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам или другим надлежаще оформленным документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.), на которые ставится штамп с реквизитами расходного кассового ордера. Расходные кассовые ордера должны имеет подписи руководителя, главного бухгалтера и кассира. Из кассы организации производится выплата заработной платы, средств на командировочные и хозяйственные расходы, оплата услуг наличными.

Расчеты наличными денежными средствами ограничиваются ЦБ РФ суммой в 100 000 руб. по одному договору.

Все приходные и расходные кассовые ордера до передачи их кассиру для осуществления операций по ним регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Все поступления и выдачи наличных денег из кассы организации кассир регистрирует в кассовой книге. Каждая организация ведет лишь одну кассовую книгу в двух экземплярах под копировальную бумагу. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера данной организации.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром по каждому кассовому ордеру по мере совершения операций. В конце каждого рабочего дня кассир подсчитывает итоги совершенных операций, выводит остаток денег в кассе на конец дня и передает в бухгалтерию в качестве отчета второй экземпляр листа кассовой книги вместе с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге.

При автоматизированном учете отдельные листы кассовой книги формируются в виде двух регистров: «Вкладной лист кассовой книги», «Отчет кассира», содержание которых соответствует кассовой книги. В этом случае листы кассовой книги нумеруются автоматически и выводятся на печать.

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе предназначен активный счет 50 «Касса».

Бухгалтерские записи по учету движения денежных средств в кассе организации представлены в табл. 5.2.

Таблица 5.2

Операции по учету движения денежных средств в кассе

		Дебет счета	Кредит счета	Оценка, руб.
	Отражены суммы наличных денежных средств, поступивших в кассу			Сумма поступления
	Отражено поступление наличных денежных средств от покупателей и заказчиков в счет погашения задолженности			Сумма задолженности
	Отражено поступление кредита (займа) в кассу организации			Сумма кредита
	Отражен возврат работниками организации в кассу неизрасходованных сумм ранее выданных им под отчет			Сумма долга
	Сданы денежные средства из кассы организации на расчетный счет			Сумма зачисления
	Отражена выдача наличных денежных средств в счет погашения задолженности			Сумма задолженности
	Отражена выдача заработной платы работникам организации			Сумма задолженности
	Отражена выдача наличных денежных средств под отчет			Сумма предстоящих расходов

Предлагаем вашему вниманию журналы, издающиеся в издательстве «Академия Естествознания»

Инвентаризация кассы

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчётности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств в ходе которой проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка.

Проведение инвентаризации кассы направлено на проверку сохранности денежных средств и ценностей, находящихся в ней. При этом, может обнаружиться расхождение фактического наличия денежных средств и их учетными данными. Одной из мер, позволяющих обеспечить контроль над сохранностью денежных средств является проведение инвентаризации. Она может быть проведена в соответствии с установленным в организации графиком (плановая) и может быть внеплановой.

Порядок проведения инвентаризации кассы и оформление ее результатов регламентируется Приказом Минфина России №49. Методические указания связывают обязательное проведение инвентаризации с возникновением следующих случаев:

1) при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях предусмотренных законодательством;

2) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

3) при смене материально-ответственных лиц;

4) в случае стихийных бедствий, чрезвычайных случаях;

5) при установлении фактов хищений, злоупотреблении, порчи ценностей;

6) при ликвидации (реорганизации);

В отношении инвентаризации кассы определено, что она должна проводиться в соответствии с порядком ведения кассовых операций, которым определено, что кроме ежегодной инвентаризации необходимо проводить регулярные внезапные проверки с полным пересчётом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Это необходимо отразить в учетной политике организации. График проверок кассовой наличности утверждается руководителем организации. Перед проведением ревизии руководителем должен быть издан приказ. В нем указываются: состав комиссии и сроки проведения. Согласно методическим указаниям комиссии следует соблюсти организационные моменты:

1) необходимо перед началом проверки получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы и отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств;

2) председателю комиссию необходимо завизировать все приходные и расходные документы, приложенные к отчетам с указанием «До инвентаризации (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации;

3) получить расписки от материально-ответственных лиц о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы на имущество сданы в комиссию. Удостовериться, что с кассиром заключен договор о полной материальной ответственности.

После этого приступает к непосредственной проверке фактического наличия имущества путем обязательного подсчета. Проверка производится при обязательном участии материально-ответственного лица.

При инвентаризации кассы проверке подвергаются: кассовая книга, отчеты кассира, ПКО, РКО, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, журнал регистрации доверенностей, журнал регистрации депонированных сумм, журнал регистрации платежных ведомостей и другие оправдательные документы.

Особое внимание обращается на оформление кассовой книги, которая должна быть прошнурована, пронумерована и опечатана, а также подсчет итогов и перенос сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую. В ходе инвентаризации кассы комиссия производит сверку сумм оприходованных в кассу наличных денежных средств с суммами списанными с расчетного счета.

Выдачу наличных денежных средств проверяют по документам приложенным к кассовым отчетам. В них должны присутствовать росписи получателей и должен стоять оттиск штампа «Оплачено» с указанием даты. Подчисток, исправлений в кассовых документах не должно быть. Комиссия также проверяет соблюдение кассиром лимита остатка наличных денежных средств, своевременность депонирования невыплаченных сумм заработных плат, соответствие корреспонденции счетов по проведенной операции.

При подсчете фактического наличия пересчитывают как наличные деньги, денежные документы (почтовые марки. Марки гос. пошлины, путевки в санатории, дома отдыха, авиабилеты и т.д.), так и бланки строгой отчетности с учетом начальных и конечных номеров. Результаты ревизии оформляются актом, который составляется не менее чем в двух экземплярах, подписывается комиссией и материально-ответственным лицом. Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй остается у материально-ответственного лица.

До начала ревизии у каждого материально-ответственного лица берется расписка. При смене материально-ответственного лица акт составляется в трех экземплярах. Поскольку на кассира возложена полная материальная ответственность за сохранность вверенных ему ценностей, возместить ущерб в полном размере он должен с наступлением следующих случаев:

1) недостача ценностей вверенных ему на основании договора;

2) умышленного причинения ущерба;

3) причинение ущерба в результате административного правонарушения;

4) причинение ущерба в состоянии алкогольного, наркотического опьянения;

5) причинение ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;

6)разглашение сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственная, служебная, коммерческая тайна);

7)причинение ущерба при неисполнении работником трудовых обязательств.

Выдача денег из кассы не подтверждается распиской получателя в РКО а оправдании остатка наличных денег в кассе не принимается, эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Выявленная в ходе инвентаризация отражается: Д94 К50.

В соответствии с ТК РФ работник обязан возместить работодателю причиненный ему ущерб, под которым понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя. За причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ, когда на работника может возлагаться материальная ответственность в полном размере ущерба. Сумма недостач денежных средств взыскивается в виновного работника: Д73/2 К94.

Д70 К73/2-удержано из заработной платы.

Д50 К73/2-недостача внесена в кассу.

Эксперты рекомендуют проводить инвентаризацию кассы ежемесячно. Сроки необходимо закрепить в приказе об учетной политике организации. Руководитель издает отдельный приказ, в котором утверждается состав комиссии. Если о организации имеется контрольно-кассовая техника, с нее снимаются показания, затем их сверяют с суммой выручки, с данными кассовой ленты и денежными счетчиками.

Суммы, отраженные в книге кассира-операциониста, в кассовой ленте и на счетчиках контрольно-кассовой техники должны быть равны сумме денег, находящихся в кассе. Если комиссией были обнаружены недостачи или излишки, их необходимо занести в графы книги. По итогам проверки выясняются причины и составляется акт. Выявлен излишек в кассе: Д50 К91/1.

Проверка учета кассовых операций-обязательный компонент программ инвентаризации. Ее цель-выявить нарушение и злоупотребления в учете наличных денежных средств, не допустить ошибок и недостоверной информации. Контроль кассовых операций-проверка полноты, достоверности и точности отражения в учете и отчетности расчетов за проверяемый период, а также соблюдение законодательных и нормативных документов, регулирующих правила ведения учета.

Основными документами, используемыми комиссией в ходу проверки кассовых операций являются:

1)РКО и ПКО;

2)кассовая книга, отчеты кассира;

3)журналы регистрации ПКО и РКО, выданных доверенностей, депонированных сумм;

4) платежные ведомости и т.д.

Инвентаризация денежных средств и бланков строгой отчетности, хранящихся в кассе производится комиссией при обязательном участии главного бухгалтера и кассира.

Одновременно с инвентаризацией проводится проверка условий хранения денежных средств.

Обеспечение сохранности денежных средств в кассе.

Ответственность за сохранность денег и других ценностей, находящихся в кассе несет кассир. Оформление его на работу производится после издания приказа руководителя, затем с ним заключается договор о полной материальной ответственности. В соответствии с сем кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации в результате умышленных действий, небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Договор о материальной ответственности составляется в двух экземплярах, один остается у кассира, второй передают в кадровую службу или в бухгалтерию.

В целях сохранности денежных средств все наличные деньги и ценные бумаги должны храниться в несгораемых металлических шкафах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Запрещается оставлять ключи и печати в общественных местах, передавать посторонним лицам или изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей хранятся у руководителя. При инвентаризации проводится их проверка.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации запрещается. Во время проверки проверяется лимит остатка наличных денег в кассе, превышение которого является грубейшим нарушением кассовой дисциплины и классифицируется как административное правонарушение, влекущее наложение административного штрафа:

1) на должностных лиц- от 4000 до 5000 руб.

2) на юр. лиц-от 40000 до 50000 руб.

При осуществлении расчетов наличными денежными средствами важным моментом является соблюдение их предельного размера. В настоящее время, он составляет 100000 рублей. За превышение указанного размера расчетов предусмотрена административная ответственность.

Инвентаризация кассы проводится в соответствии с:

Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (раздел «Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины»)

По кассе отдает на откуп компании (Указание от 11 марта 2013 г. № 3210-У). Например, должен сам определить, где и как оборудовать кассу, каким хранение документов, утвердить порядок и сроки проведения кассовых ревизий. Еще больше правил устанавливает руководитель той компании, в которой есть обособленные подразделения.

Можно каждое решение руководителя отдельным приказом. Но удобнее оформить единый документ — положение о ведении кассовых операций. А в нем собрать если не все, то большую часть важных дополнений к официальному кассовому порядку.

Причем сформулировать свои правила так, чтобы выполнить их было просто, но это не шло в ущерб организации. Не упустить главного при оформлении такого документа вам поможет наша статья. А готовый образец положения о ведении кассовых операций представлен ниже.

Самая важная информация, которую надо включить в положение

В положении не нужно дублировать требования из Указания № 3210-У. Достаточно сделать ссылку на этот документ. (1 ) Подробно надо расписать только те его пункты, которые четко не сформулированы, а также моменты, урегулирование которых Банк России прямо возлагает на руководителя компании.

Где и какая в компании касса (2 ) . Директор компании сам определяет, каким должно быть в компании место для проведения кассовых операций, то есть касса (п. 2 Указания № 3210-У). Можно предусмотреть, что в ней есть зарешеченное окошко, через которое кассир выдает и получает деньги. А сейф, в котором они хранятся, накрепко приделан к полу. Но если такие предосторожности директор считает лишними, то в положении можно лишь назвать место, где работает кассир. Например, помещение бухгалтерии или кабинет № 4 (см. образец положения о ведении кассовых операций выше).

Кто в компании кассир (3 ). Руководителю надо решить, кто в организации ведет кассовые операции, то есть работает кассиром (п. 4 Указания № 3210-У). Выбрать этого человека можно только из числа работников компании. Например, нельзя назначить кассиром сотрудника специализированной организации, которой компания передала ведение бухучета. А вот из работников можно выбрать кого угодно.

Так, если в компании по штатному расписанию нет должности кассира, директор может назначить им хоть главбуха, хоть секретаря. Главное ему должностные права и обязанности кассира и ознакомить его с этими правами и обязанностями.

В положение незачем вписывать права и обязанности кассира. И тем более называть его Ф. И. О. Иначе потом придется вносить поправки при каждой кадровой перестановке.

Достаточно сказать, например, что кассиром является работник, который занимает эту должность в соответствии со штатным расписанием и с которым заключен трудовой договор. Либо установить, что в компании кассиром является бухгалтер по учету зарплаты. Тогда в должностную инструкцию бухгалтера (или трудовой договор с ним) надо вписать права и обязанности кассира и пусть поставит подпись, что прочитал. При желании директор может быть кассиром и сам.

Если в компании несколько кассиров, то надо выбрать, кто из них старший. Обычно должность старшего кассира также отражают в штатном расписании. Тогда в положении можно ограничиться оговоркой, что в компании кассовые операции ведут старший кассир и кассир.

Какие в компании документы — электронные или бумажные (4 ). Новый порядок позволяет составлять документы по кассе от руки или на компьютере, на бумаге или в электронном виде (п. 4.7 Указания № 3210-У).

Можно заложить в положение все возможные варианты. Но сейчас есть неясность, вправе ли организация часть документов оформлять на бумаге, а часть в электронном виде. Кроме того, бумажные документы (кроме приходников и расходников) можно исправлять, а электронные нет. Поэтому до появления официальных разъяснений безопаснее все делать как раньше. То есть предусмотреть в положении, что приходники, расходники, кассовую книгу, ведомости и т. п. организация составляет в компьютерной программе, а затем распечатывает и хранит в бумажном виде.

Кто оформляет кассовые документы (5 ). Директор должен назначить того, кто в компании отвечает за оформление кассовых документов, то есть приходников и расходников. Иначе говоря, создает их в программе и распечатывает.

На практике это чаще всего делают сами кассиры перед тем, как получить или выдать деньги. Тогда в положении так и надо сказать. Ведь возможен и другой вариант: распечатывает приходник (расходник), ставит на нем свою подпись, а затем передает этот документ кассиру (п. 5.1 Указания № 3210-У).

Где и сколько времени надо хранить документы (6 ). В положении надо расписать, как в компании организовано хранение всех документов по кассе (п. 4.7 Указания № 3210-У). Во-первых, сказать о сроке хранения. Это пять лет (приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Во-вторых — о месте хранения. Обычно это бухгалтерия. Но можно предусмотреть, к примеру, что документы старше трех лет передаются в архив компании. В-третьих — кто отвечает за сохранность (сам директор, главбух, бухгалтер).

Как заверяется доверенность на получение или внесение наличных (7 ). В положении надо сказать, каким образом в компании заверяются копии доверенностей, по которым кассир выдает наличные из кассы. Поясним, о чем речь.

Если кассир выдает деньги кому-то по доверенности (например, работник контрагента привез товар и забирает наличную оплату за него), то этот документ должен остаться в компании. Кассир прикладывает ее к расходнику.

Но бывает, что доверенность выписывают на долгое время. Или же она дает право сотруднику получать наличные не в одной, а в нескольких разных организациях. Тогда забирать оригинал доверенности у него не надо. Достаточно сделать копию. Она будет лежать у кассира.

В положении надо предусмотреть, как именно заверяется эта копия (п. 6.1 Указания № 3210-У). Самый простой вариант — кассир делает эту копию, ставит на ней дату и подпись.

Так, можно установить, что снимать наличные средства со счета вправе только кассир и руководитель. Или главбух в случае отпуска кассира. А перевозить их он должен исключительно на корпоративной машине. В метро и автобусе может случиться всякое.

Если наличные пропадут, то пострадает и компания, и кассир. Обычно с ним о полной материальной чтобы можно было взыскать всю сумму ущерба.

Что добавить в положение об обособленных подразделениях

Компании, в которой есть обособленные подразделения, надо посвятить им отдельный раздел положения. Ведь в этой части тоже требуется урегулировать много моментов. Вот самые важные.

Куда подразделение сдает наличку (10 ). Новые правила поставили точку в вопросе о кассовом лимите обособленных подразделений. Предельное значение остатка наличных надо установить для каждого из них, а не только для и (п. 2 Указания № 3210-У). Исключение — малые предприятия. Они вправе не устанавливать лимит ни для себя, ни для своих дополнительных офисов.

Порядок расчета лимита для подразделения зависит от того, куда оно сдает наличные: непосредственно в банк или же в кассу головного офиса. Выбранный для допофиса вариант нужно закрепить в положении.

Как передать допофису приказ о его лимите (11 ). Головной офис должен передать каждому обособленному подразделению приказ об установленном для него лимите. Речь идет как о тех подразделениях, которые сдают наличность в банк, так и о тех дополнительных офисах, которые передают свои деньги в кассу головного офиса (азб. 6 п. 2 Указания № 3210-У). В положении надо закрепить порядок передачи этого приказа.

Наиболее простой вариант — чтобы приказ о лимите остатка наличных забрал сам кассир подразделения и расписался об этом на экземпляре, который остается в головном офисе. А самый безопасный — передать приказ лично в руки руководителю подразделения, который сам будет отвечать за то, чтобы отдать этот документ своему кассиру.

Когда и как подразделение передает в компанию свою кассовую книгу (12 ). В новом кассовом порядке не сказано прямо о том, что любое подразделение компании должно вести свою кассовую книгу. Но есть правило: обособленные подразделения передают организации копию листа кассовой книги (абз. 7 п. 4.6 Указания № 3210-У).

По этой причине безопаснее, чтобы отдельные книги были в каждом допофисе. А в положении надо сказать, в каком порядке копия листа будет передаваться в головной офис и как часто. Оригинал листа передавать не требуется, а требований к оформлению копии в новых правилах нет. Значит, можно установить, что кассир подразделения направляет в центральный офис копию листа по электронной почте.

Что касается срока, то конкретных требований в Указании № 3210-У нет. Здесь главное успеть передать всю книгу к моменту составления А потому компания имеет право прописать в положении, что листы книги отправляются раз в месяц, квартал или даже год.

Как утвердить положение

Положение о ведении кассовых операций должен утвердить руководитель компании. Поэтому данный документ удобно оформить в виде приложения к приказу директора (см. образец приказа ниже). Сотрудников, которые непосредственно работают с кассой — главбуха, бухгалтера, кассира, — надо ознакомить с новым положением.

Но их подписи лучше собирать не на распоряжении руководителя и не на приложении, а на отдельном листе (его также можно сделать приложением к приказу) или в специальном журнале произвольной формы. Тогда даже при постоянных кадровых перемещениях вам не понадобится перепечатывать приказ из-за того, что на нем уже не хватает места для подписей ответственных работников.

В приказе упомяните, что новое положение о ведении кассовых операций директор утвердил в связи с вступлением в силу Указания Банка России от 11 марта 2013 г. № 3210-У. А также скажите, что текст положения, разработанного компанией, приведен в приложении к приказу.