Первичные документы по учету заработной платы. Первичные документы для начисления заработной платы
Вопрос применения унифицированных или их самостоятельно разработанных, в сфере трудовых отношений пока остается открытым . поэтому рекомендуется придерживаться специально разработанных форм еще в 2004 году.
Ведь со стороны контролирующих органов могут возникнуть притязания, ведь при самостоятельной разработке форм могут быть не учтены новые законодательные требования, которые предъявляются к конкретному документу. В связи с этим, при разработке самостоятельных форм, рекомендуется обратиться к грамотному специалисту, осведомленному в широком спектре законодательных вопросов.
Поэтому основные документы по учету заработной платы. действующие на российских предприятиях, целесообразнее всего рассматривать в свете Постановления №1 от 05 января 2004 года Госкомстата России .
Документы для начисления заработной платы и учета труда работников
- Т-12 — Форма "Табеля по учету рабочего времени и расчета оплаты труда ";
- Т-13 Форма называется "Табель учета рабочего времени";
- Т-49 Форма именуется "Расчетно-платежная ведомость";
- Т-51 Форма носит название "Расчетная ведомость";
- Т-53 Форма "Платежной ведомости";
- Т-53а Форма "Журнала регистрации платежных ведомостей";
- Т-54 Форма "Лицевого счета";
- Т-60 Форма "Записки-расчета о предоставлении отпуска работнику";
- Т-61 Форма "Записки-расчета при прекращении (расторжении) трудового договора с работником";
- Т-73 Форма "Акта о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору. заключенному на время выполнения определенной работы".
Краткая характеристика документов для учета заработной платы работников
Табельный учет в организации ведется за всеми работниками предприятия. В зависимости от размера предприятия он может вестись как по отдельным подразделениям, так и по предприятию в целом. У каждого сотрудника имеется личный уникальный табельный номер, который фигурирует во всех документах по начислению заработной платы.
Суть составления табелей состоит в регистрации всех явок, опозданий или для учета сверхурочных работ. Ведет этот табель руководитель подразделения или другие работники, на которых возложили эту обязанность. Все правильно оформленные документы попадают в бухгалтерию. Там работник рассчитывает сумму зарплаты к выдаче.
Все расчеты по зарплате ведутся в расчетно-платежной ведомости
. В некоторых организациях составляют отдельные два документа по начислению заработной платы - расчетную ведомость и платежную ведомость.
В первом из них осуществляется исключительно расчет, а во втором указываются только ФИО, табельный номер и сумма к выплате. Второй документ является своеобразной распиской в получении заработной платы.
В Т-53а регистрируются ведомости за один календарный год.
В Т-54 отражаются ежемесячные сведения о заработной плате, полученной работником в течение года, там содержаться записи всех начислений и удержаний. В следующем документе по учету заработной платы — записке-расчете на предоставление ежегодного отпуска работнику производится расчет положенной заработной платы и др. положенных выплат при уходе в отпуск.
При увольнении сотрудника в организации составляется Т-61. Сам документ составляется кадровым работником, а расчет производится в бухгалтерии. Учитываются дни, за которые не был взят отпуск и производится компенсация, либо удержания из зарплаты. если отпуск брался авансом.
Последний документ из этого перечня составляется при оформлении выполненных работ, которые выполнялись по трудовому соглашению, заключенному на определенный срок. Этот акт является основанием для полного или частичного расчета по выполненным работам.
Главная Документы ФОРМЫ ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО УЧЕТУ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ И РАСЧЕТОВ С ПЕРСОНАЛОМ ПО ОПЛАТЕ ТРУДА
С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).
Справочная информация: «Формы первичных учетных документов» (Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)
ФОРМЫ ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО УЧЕТУ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ И РАСЧЕТОВ С ПЕРСОНАЛОМ ПО ОПЛАТЕ ТРУДА
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (Унифицированная форма N Т-12) (ОКУД 0301007) >>>
Табель учета рабочего времени (Унифицированная форма N Т-13) (ОКУД 0301008) >>>
Расчетно-платежная ведомость (Унифицированная форма N Т-49) (ОКУД 0301009) >>>
Расчетная ведомость (Унифицированная форма N Т-51) (ОКУД 0301010) >>>
Платежная ведомость (Унифицированная форма N Т-53) (ОКУД 0301011) >>>
Журнал регистрации платежных ведомостей (Унифицированная форма N Т-53а) (ОКУД 0301050) >>>
Лицевой счет (Унифицированная форма N Т-54) (ОКУД 0301012) >>>
Лицевой счет (свт) (Унифицированная форма N Т-54а) (ОКУД 0301013) >>>
Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (Унифицированная форма N Т-60) (ОКУД 0301051) >>>
Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Унифицированная форма N Т-61) (ОКУД 0301052) >>>
Читайте также: Трудовой договор с бухгалтером
Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (Унифицированная форма N Т-73) (ОКУД 0301053) >>>
Справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы >>>
Первичные документы по учету труда и заработной платы
Применение первичной документации по учету труда и заработной платы связано с особенностями деятельности предприятия (организации), технологическим процессам производства продукции, системой организации и формой оплаты труда, другими особенностями.
Независимо от этого во всех случаях документация по учету труда и заработной платы должна обеспечить на всех уровнях управления предприятием получения достоверной информации:
О выработка рабочих в натуральном измерении, в том числе за нормой, отклонением и фактически;
Об использовании рабочего времени в человеко-днях, человеко-часах, в том числе по плану, отклонений и фактически;
О производительности труда рабочих в рублях или нормо-часах, в том числе по плану, отклонений и фактически;
О начисленную заработную плату, в том числе по плану, отклонений и фактически.
Управление трудом и расходами на заработную плату требует, чтобы информация об отклонениях фактических значений показателей от плановых выдавалась с указанием причин и виновников.
Основой получения всей необходимой информации для управления является первичный учет численности, отработанного времени и выработки рабочих. Только эти данные подает первичный учет, все остальные формируются расчетным путем на их базе.
Учет личного состава и численности работников
Основными нормативными документами, регулирующими организацию первичного учета личного состава, численности работников и учета использования рабочего времени, являются:
Приказ Госкомстата Украины от 28.09.2005 № 286 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО СТАТИСТИКЕ КОЛИЧЕСТВА РАБОТНИ-КОВ" (далее - Приказ № 286)
Приказ Государственного комитета статистики украины № 489 от 05.12.2008 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ТИПОВЫХ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО СТАТИСТИКЕ ТРУДА" с изменениями и дополнениями, внесенными приказом Государственного комитета статистики Украины от 25 декабря 2009 года № 496 (далее приказ № 489).
Согласно приказу № 489 основными формами первичной документации по учету личного состава являются:
П-1 "Приказ (распоряжение) о приеме на работу";
П-2 "Личная карточка работника";
П-3 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска".
П-4 "Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта)".
П-5 "Табель учета использования рабочего времени". П-6 "Расчетно-платежная ведомость работника". П-7 "Расчетно-платежная ведомость (сводная)".
Оперативный учет поступления, перемещения и выбытия личного состава на основе названных документов возлагается на сотрудника по кадрам.
Прием, перемещение и увольнение работников оформляется приказом (распоряжением) руководителя предприятия типовой формы № П-1, П-3, П-4. В приказах указывается на какую работу и с какого времени зачисляется работник, условия его оплаты (оклад, сдельная или почасовая, разряд), табельный номер, который в дальнейшем указывают во всех документах по учету личного состава, труда и заработной платы.
По нашему мнению, в приказе о приеме на работу (форма № П-1) в строке "фамилия, имя, отчество" стоит отбивать (через запятую или в скобках) его идентификационный номер, к которому следует применять во всех случаях (в формах учета) вместо реквизита "табельный номер".
При приеме на сезонную или временную работу указывается, на какой срок принимается работник.
При приеме на работу, перемещении и увольнении материально-ответственного лица в приказе должны быть указаны порядок и сроки передачи им материальных ценностей другому материально-ответственному лицу. Такие приказы должен подписывать главный бухгалтер предприятия. С принятием на работу с работником заключают договор о материальной ответственности.
Инструкцией № 286 (п. 1.8) предусмотрены следующие показатели определения количества работников и порядок их исчисления:
1. среднеучетное количество штатных работников
2. общее количество работников
3. среднего количества всех работников в эквиваленте полной занятости Первый применяется для определения используется для определения количества занятых работников по сферам экономической деятельности и ведения наблюдения за изменениями мобильности рабочей силы. Его Суть определения заключается в том, что занятый работник учитывается только один раз (по месту основной работы), независимо от срока трудового договора и продолжительности рабочего времени.
Второй используют для оценки занятости на микроуровне (предприятие). В состав этого показателя, кроме штатных работников, включает количество внешних совместителей и работающих по гражданско-правовым договорам.
Третий показатель характеризует условное количество работников (рабочих мест), отработавших полный рабочий день, которая необходима для выполнения установленного (определенного) предприятием объема работ (услуг). Его используют для определения среднего уровня заработной платы и других средних величин в целом по предприятию, а также анализа эффективности использования рабочей силы.
Расчет этих показателей ведется на основании сведений о наличии работающих и отработанного ими времени. Для установления точной численности всех категорий работников предприятия по каждому структурному подразделению и в целом по предприятию необходимо вести количественный учет движения работников. Такой учет целесообразно вести в книге (ведомости) по форме, приведенной в табл. 6.1. Отработанное работниками предприятия определяется табельным учетом.
Читайте также: Доплата за совмещение должностей на время отпуска
Учет личного состава работников предприятия ведется отделом кадров предприятия.
При устройстве на работу работники обязаны подавать трудовую книжку, которая является основным документом о трудовой деятельности работника. Подробнее учет трудовых книжек описаны в пит. 2.3 данного пособия.
С целью ведения учета личного состава работников предприятия состоят: личная карточка (типовая форма № П-2) и личный листок по учету кадров.
Значение и задачи учета труда и его оплаты
Основанием для начисления заработной платы являются первичные документы, которые должны быть представлены в бухгалтерию.
Это приказ о приеме на работу по условиям договора, в котором указывается должность, форма оплаты, условия премирования, особые условия.
Договор подряда или поручения. Штатное расписание. Документы, поступающие из производства – табель учета рабочего времени, карточки учета выработки, наряды на работу, акты- приемки по договорам подряда, заявление и приказ на отпуск, карты санаторно-курортного лечения, заявления на льготы по подоходному налогу. Утвержденные руководством предприятия документы по системам и формам оплаты труда на этом предприятия по Учетной политике, положения о премировании. Документы, поступившие от сторонних организаций – исполнительные листы, кредитные обязательства. Требования уплаты страховых взносов, решения органов опеки.
В обязанности отдела бухгалтерии по учету труда входят следующие обязанности:
Ø своевременно начислять по поступившим первичным документам заработную плату, премии, дотации, пособия по социальному страхованию, отпускных;
Ø производить расчет удержаний;
Ø начислять и перечислять в бюджет налоги, средства взносов во внебюджетные фонды;
Ø получать денежные средства на оплату из банка и их выдачу (при условии отсутствия кассира);
Ø подготавливать отчетные документы по труду и заработной плате;
Ø вести учет труда и заработной платы.
При приеме на работу каждому сотруднику присваивается табельный номер, открывается личный лицевой счет форма №Т-54, заводится налоговая карточка учета совокупного дохода физического лица.
На основе первичных документов, подтверждающих выполнение работы, бухгалтер приступает к начислению заработной платы и других выплат работнику.
В лицевой карточке ф. № Т – 54 отражаются все начисления и доходы, затем эти данные переносят в платежную ведомость ф. № Т – 53 или в расчетно-платежную ведомость ф. № Т- 49.Результаты расчетов переносятся в налоговую карточку работника. Это так называемый текущий первичный учет совокупного дохода работника и удержаний налогов с него.
По окончанию года лицевых счета и налоговые карточки сдаются в архив.
При проведении работы по начислению заработной платы бухгалтер должен определить источник, и отнести затраты по оплате труда на соответствующий счет.
Отнесение затрат на себестоимость по оплате труда должно соответствовать правилам их отнесения по Положению о составе затрат на производство и реализацию продукции (статья Затраты по заработной плате) с указанием корреспонденции счетов по учету этих затрат.
Затраты по оплате труда на производство относятся в дебет счетов 20,23, 25, 26, 44, 90.
При начислении средств на оплату из фондов предприятия (фонд потребления), производят выплаты в виде премий, материальной помощи. Затраты по этим начислениям отражаются в дебете счетов 96.
При формировании Учетной политикой счета 96 «Резервы предстоящих платежей и расходов» производятся выплаты очередных отпусков, тогда в дебете этого счета списываются суммы начисленных отпускных.
Начисление и выплата пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, пособий на погребение производится из средств Фонда социального страхования. Обычно предприятию предоставляется право использовать на собственные нужды до 75% начисленных для этих целей взносов. Остаток суммы в течение месяца подлежит возврату в фонд вместе с остальными 25%. Суммы, использованные на выплаты пособий, списываются дебетовыми проводками со счета 69-1 "Взносы в фонд социального страхования".
Пособия по временной нетрудоспособности не подлежат обложению ЕСН в соответсвии с подп.1 п.1 ст.238 НК РФ. В то же время пособия по нетрудоспособности, в том числе пособия по уходу за больным ребенком, включаются в налогоблагаемую базу налога на доходы физических лиц. Таким образом, учет по временной нетрудоспособности оформляется следующей записью:
Учет заработной платы ведется на пассивном счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». В кредит этого счета относятся все начисления с отнесением сумм затрат на соответствующие источники. В дебете счета отражаются все виды удержаний и выданная заработная плата.
При организации учета заработной платы используют соответствующие сводные регистры двух типов – хронологические (журналы регистрации операций), систематические (ведомости, журналы-ордера).
При приеме работника на работу по трудовому договору (контракту) оформляется приказ о приеме на работу: форма N Т-1 - для одного работника или Т-1а - для нескольких работников (Приложение 1). Подписанный руководителем приказ объявляется работнику под расписку, а его копия передается в бухгалтерию.
На основании приказа вносится соответствующая запись в трудовую книжку, заполняется личная карточка (форма N Т-2) (Приложение 2) и открывается лицевой счет работника (форма N Т-54) (Приложение 3). Из этого приказа бухгалтер определяет, с какого числа будет начисляться зарплата работнику и каким образом будет оплачиваться его труд.
Для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации применяется штатное расписание (форма N Т-3). Содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации или уполномоченным им лицом, изменения в штатное расписание также вносятся в соответствии с приказом вышеназванных лиц.
Для оформления и учета направлений работника в командировку применяется приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9) или работников (форма N Т-9а). Для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку руководителем организации или уполномоченным им лицом утверждается служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а). Документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке, является командировочное удостоверение (форма N Т-10). Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени пребывания и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. После возвращения из командировки в организацию работником составляется авансовый отчет с приложение документов, подтверждающих произведенные расходы.
Для оформления и учета поощрений за успехи в работе применяется форма «Приказ (распоряжение) о поощрении работника» (форма N Т-11). Подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляется работнику под расписку. На основании данного приказа вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника. При одновременном поощрении нескольких работников приказ издается по форме N Т-11а.
Работник может быть переведен на другую работу в организации или в другую местность вместе с организацией. В этом случае оформляется приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма N Т-5) и приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма N Т-5а), копии которых также передаются в бухгалтерию. При этом могут изменяться тарифные ставки, оклады и другие показатели, необходимые для расчета заработной платы. На основании такого приказа делаются соответствующие записи в лицевом счете (форма N Т-54 или Т-54а).
При предоставлении отпуска необходимо оформление приказа о предоставлении отпуска по формам N Т-6 (Приложение 4) или Т-6а и составлении графика отпусков (форма N Т-7) (Приложение 5). На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику" (Приложение 6).
Для оформления и учета увольнения работника (работников) применяются приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма N Т-8) и приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма N Т-8а), на основании которых производится расчет с работником, и его результаты также вносятся в лицевой счет. В последний день работы оформляется приказ об увольнении работника и выдается ему заполненная трудовая книжка. Помимо копии приказа о прекращении трудового договора с работником отдел кадров готовит и представляет в бухгалтерию записку-расчет (унифицированная форма N Т-61). Этот документ применяется для определения заработной платы и других выплат сотруднику при прекращении трудового договора.
Для учета фактически отработанного времени используются табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма N Т-12) и табель учета использования рабочего времени (форма N Т-13). Эти формы являются основными первичными документами при расчете заработной платы. При использовании формы № Т-13 оплату труда начисляют в лицевом счете (ф. № Т-54), расчетной ведомости (ф. № Т-51) или расчетно-платежной ведомости (ф. № Т-49). Форма № Т-13 применяется в условиях автоматизированной обработки данных.
Состав первичных документов, необходимых для начисления заработной платы, зависит от системы оплаты труда работников, установленной в организации.
При повременной форме оплаты работникам на основании личной карточки работника, в которой указывается размер тарифной ставки или оклада, размер надбавки к зарплате (в процентах или сумме), а также на основании данных первичных документов по учету фактически отработанного времени формы N Т-12 «Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы» или формы N Т-13 «Табель учета использования рабочего времени» производится начисление заработной платы: в «Расчетно-платежной ведомости» (ф. № Т-49); в «Расчетной ведомости» (ф. № Т-51); в «Платежной ведомости» (ф. № Т-53).
Расчет заработка при сдельной форме оплаты труда осуществляется по документам о выработке. Учет выработки рабочих в организациях ведут мастера, бригадиры и другие работники, на которых возложены эти обязанности. Для учета выработки продукции, объема выполненных работ и начисления заработной платы применяют различные формы первичных документов: наряды на сдельную работу, ведомости учета выполненных работ, маршрутные карты, наряд-книжки, акты о приемке выполненных работ, нормированные задания повременщиков и др.
Унифицированных форм документов для определения сдельной оплаты труда Постановление Госкомстата России N 1 не предусматривает. Все необходимые формы организация должна разработать и утвердить самостоятельно, используя накопленный опыт работы по данному виду деятельности. Учет выработки, выбор той или иной формы первичного документа зависят от многих причин: вида деятельности, особенностей технологии производства, организации и оплаты труда, системы контроля и качества продукции, обеспеченности производства мерной тарой, весами, счетчиками и другими измерительными приборами. В любом случае при самостоятельной разработке необходимых форм организация должна соблюдать требования к первичным документам, изложенные в Федеральном законе от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".
Состав необходимых первичных документов и их содержание существенно зависят от вида сдельной оплаты труда.
При прямой сдельной оплате труда для расчета зарплаты необходимо иметь документ (например, приказ), в котором установлены сдельные расценки на каждый вид продукции (работ) и наряд на сдельную работу.
При сдельно-прогрессивной оплате труда оформляется также наряд на сдельную работу и устанавливаются сдельные расценки на продукцию, произведенную в пределах нормы и сверх нормы.
При сдельно-премиальной системе для начисления зарплаты бухгалтеру необходимо иметь оформленный наряд на сдельную работу и приказ (распоряжение) о премировании.
При косвенно-сдельной форме оплаты труда для начисления заработной платы у бухгалтера должны быль следующие документы: цеховой наряд (наряд подразделения) на выполнение задания, тарифная ставка (оклад) основного работника, табель учета рабочего времени.
Использование того или иного вида первичных документов по учету выработки продукции зависит также от специфики производственного процесса или вида деятельности.
Так, например, в цехах с мелкосерийным и индивидуальным характером производства при разовых и ремонтных работах для учета выработки используются накопительные, или разовые, наряды. Приемка изготовленной продукции (выполненных работ) производится мастером, бригадиром или контролером отдела технического контроля и заверяется их подписями в соответствующих документах.
При серийном характере производства учет выработки продукции нередко осуществляется с помощью маршрутных карт (листов), которые составляются на основе технологических карт, принятых на данном производстве.
Неисправимый, или окончательный, брак оформляется актом о браке или ведомостью о браке и отмечается в первичных документах по учету выработки. Акт на брак составляется мастером, бригадиром или другими должностными лицами.
Работники, виновные в производстве брака, должны быть ознакомлены с этим актом. Брак можно также оформлять в накопительных ведомостях, в которые заносятся данные о браке, при этом записи в ведомости группируются по причинам и виновникам брака. В первичных документах по учету выработки продукции и выполненных работ предусматриваются специальные показатели для оценки количества выявленного брака. Эти данные используются при расчетах оплаты брака.
Если для исправления брака, допущенного по вине рабочих, требуются только их трудовые затраты, то акт не составляется и наряд на исправление брака не выписывается, но работы принимаются лишь после его исправления. Если же брак исправляется другим работником, не являющимся виновником этого брака, то на такую работу выписывается обычный наряд, на котором ставится отметка "Исправление брака".
Простои не по вине рабочих оформляются листком учета простоев, в котором указываются время начала, окончания и длительности простоя, причины и виновники простоя и причитающаяся рабочим за простои сумма оплаты. Простои по вине рабочих не оплачиваются и документами не оформляются.
Для получения пособия по временной нетрудоспособности работник обязан предъявить листок нетрудоспособности.
Для расчета заработной платы и произведение удержаний Госкомстатом России установлено несколько форм документов: расчетные и расчетно-платежные ведомости, а также лицевые счета работников.
При расчете заработной платы на компьютере вся информация о работниках хранится в соответствующей информационной базе, и программное обеспечение позволяет выдавать результаты расчета заработной платы в виде любой из этих форм. А при расчете заработной платы вручную использование той или иной унифицированной формы вызвано спецификой организации работ. Все эти формы содержат, по существу, одну и ту же информацию, но сгруппирована она по-разному.
Если надо рассчитать заработную плату всех сотрудников за месяц и выдать ее, то используется расчетно-платежная ведомость (форма N 49). Кроме того, расчетно-платежная ведомость служит еще регистром аналитического учета расчетов с работниками по оплате труда.
В зависимости от численности организации расчетно-платежные ведомости могут формироваться по подразделениям или категориям сотрудников или каким-либо иным удобным для работы способом.
В ряде организаций вместо расчетно-платежных ведомостей применяют отдельно расчетные (форма N Т-51) и платежные (форма N Т-53) ведомости. Тогда в расчетной ведомости производятся все расчеты заработной платы, а платежная ведомость используется для выплаты заработной платы. Аванс за первую половину месяца также выдается по платежным ведомостям.
Журнал регистрации платежных ведомостей (форма N Т-53а) применяется для учета и регистрации платежных ведомостей.
Выплаты, не совпадающие со временем выдачи заработной платы (внеплановые авансы, отпускные суммы и т.п.), производятся по расходным кассовым ордерам, на которых делают пометку "Разовый расчет по заработной плате".
По истечении срока выдачи заработной платы кассир в платежной ведомости против фамилий работников, не получивших заработную плату, делает отметку "Депонировано", составляет реестр невыданной заработной платы и на титульном листе ведомости указывает фактически выплаченную сумму и не полученную работниками сумму заработной платы.
На сумму выданной заработной платы составляется расходный кассовый ордер (форма N КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице платежной ведомости.
Учет расчетов по депонированной зарплате ведется в книге учета депонированной заработной платы, которая заполняется по данным реестра депонированной заработной платы. Форма реестра Госкомстатом России не установлена.
Книга депонентов открывается на целый год. Суммы депонированной, но не выплаченной в текущем году зарплаты переносятся в новую книгу на следующий год. Ее форма тоже не регламентируется Госкомстатом России.
В лицевом счете (формы N Т-54 и Т-54а) указываются все необходимые сведения о данном работнике (семейное положение, разряд, оклад, стаж работы, время поступления на работу и др.), все виды начислений и удержаний из его заработной платы за каждый месяц в течение года. По этим данным легко рассчитать средний заработок за любой необходимый период времени. Лицевые счета открываются на каждого работника предприятия при его приеме на основании приказа о приеме на работу и личной карточки. Записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы производятся на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат. Лицевой счет является единственной формой, в которой наиболее полно отражается вся информация о начисленных и удержанных суммах, пособиях по временной нетрудоспособности, льготах по налогу на доходы. На основании лицевого счета каждого работника можно составить расчетную или расчетно-платежную ведомость. Именно на основании лицевых счетов осуществляется выборка данных для справки о заработной плате для начисления пенсии и готовится справка в фонд занятости для назначения пособия по безработице. Лицевые счета хранятся 75 лет и часто служат единственным основанием для выдачи архивных справок о полученной ранее работниками заработной плате. По завершении календарного года лицевые счета подписываются бухгалтером и открываются лицевые счета на следующий год.
Если бухгалтер использует форму лицевого счета N Т-54а, которая содержит только условно-постоянные реквизиты работника, то сведения по расчету зарплаты необходимо ежемесячно вкладывать в лицевой счет.
Состав и перечень учетных регистров синтетического учета при журнально-ордерной форме, учета ограничиваются следующими журналами-ордерами:
1) оборот по кредиту счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" находит отражение в журналах-ордерах № 10 и №10/1.
В разделе I журнала-ордера № 1.0 "Издержки производства" отражаются суммы начисленной заработной платы, включаемые в себестоимость продукции (работ, услуг), т. е. отнесенные в дебет счетов 20,23,25,26,28 и в кредит счета 70.
В журнале-ордере № 10/1 отражаются суммы, начисленные за счет других источников, отнесенные в дебет счетов 08,44,69,91 и др4
2) оборот по дебету счета 70, т. е. суммы выплат, удержаний и вычетов из заработной платы в зависимости от их вида, находит отражение:
в журнале-ордере № 1 - сумма ранее выданного аванса (кредит счета 50);
в журнале-ордере № 8- суммы удержанных налогов (счет 68), погашение ранее предоставленных займов и кредитов (счет 73); суммы, перечисленные в Сбербанк России, а также алименты и прочие платежи (счет 76).
Расходы на оплату труда являются важнейшими статьями себестоимости продукции. По способу включения в себестоимость расходы на оплату труда могут быть прямыми (зарплата персоналу основного производства) и косвенными (зарплата руководящего, обслуживающего персонала, служащих).
Начисление заработной платы зависит от применяемой системы оплаты труда, технологии и организации производства. Оплата труда может быть повременная, сдельная, сдельно-премиальная, агентское вознаграждение, оклад и другие.
Учет оплаты труда базируется на первичной документации по учету затрат труда и нормативных документов по формам оплаты труда, разработанных в организации.
Основой для начисления оплаты труда являются следующие документы:
Штатное расписание;
Утвержденное Положением об оплате труда персонала;
Табель учета рабочего времени; ^ наряд на выполнение работ; ведомость учета выработки;
Приказ на выплату премии;
Трудовой договор и акт выполненных работ;
Другие документы, связанные с трудовыми отношениями и оплатой труда.Дудченко О.Н. Зарплата: расчет и учет. -М.: Экзамен, 2010. -133с.
Документальное оформление расчетов с работниками - неотъемлемая часть учета расчетов по оплате труда, поскольку заработная плата начисляется в соответствии с документами по учету использования рабочего времени.
При повременной оплате труда таким документом является табель учета использования рабочего времени (типовая форма № Т-13), который является внутренним, первичным, накопительным и оправдательным бухгалтерским документом, а также регистром оперативного учета рабочего времени.
Каждому работнику, принятому на постоянную, временную, сезонную работу сроком на один день и более, за исключением работников, выполняющих работу по договору подряда, присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и заработной платы.
Учет выработки при сдельной форме оплаты труда может быть организован при условии, что есть возможность измерить и подсчитать объем выполненных каждым работником работ в натуральном выражении и установить плановые, нормированные задания в единицу времени. Поэтому документация по учету выработки должна обеспечивать организацию данными о количестве и качестве произведенной продукции и выполненных работ; о соответствии объема выполненных работ количеству израсходованных при этом материалов, сырья, полуфабрикатов; об уровне выполнения норм выработки и размере заработной платы.
Учет выработки рабочих-сдельщиков ведется мастерами, бригадирами и другими работниками. В зависимости от характера производства, системы организации и оплаты труда, способа контроля качества продукции в промышленности применяются следующие формы первичных учетных документов: наряд на сдельную работу, маршрутный лист (карта), рапорт о выработке и приемке работ за смену, карточки (ведомость) учета выработки, табель- расчет, акт о приемке выполненных работ, заказ и другие.
Независимо от формы первичные документы должны содержать следующие реквизиты: место работы (цех, участок, отдел и т. д.), расчетный период (год, месяц, число), фамилию и инициалы работника, его табельный номер и разряд, код учета затрат (изделие, заказ, счет, статья расхода), наименование работы, плановый и фактический объем, расценка за единицу выполняемой работы, фактический заработок. Заполняются эти документы на основе технологических карт, действующих норм и расценок в соответствии с производственной программой цеха (участка), графика работы. Эти документы оформляются до начала работы и передаются рабочему или бригаде. По окончании работ отдел технического контроля (ОТК) проставляет фактически затраченное время и объем выработанной, принятой годной продукции и брака. Подписываются эти документы руководителем работ, нормировщиком и бригадиром (если работа выполняется бригадой) и подтверждаются руководителем организации.
В единичных производствах, где изготавливают индивидуальную (неповторяющуюся) продукцию, основным документом на сдельную работу является наряд. По форме различают индивидуальные наряды (на одного человека) и бригадные (коллективные) наряды; по сроку действия - разовые (на один вид работы в течение смены или месяца, относящиеся к одному и тому же заказу, коду производственных затрат) и накопительные наряды. Но более совершенными считаются накопительные наряды на весь отчетный период или его половину. В такой наряд последовательно записывают нормированные задания и их выполнение. Подсчитывают их за каждую половину месяца. По окончании месяца наряд закрывают и сдают в бухгалтерию, где проводится его дальнейшая обработка: проверяется правильность заполнения учетных реквизитов, рассчитываются суммы заработка и количество часов нормированного времени, определяются итоговая сумма заработка и нормо-часы.
Если работа по наряду до конца месяца не закончена, то расценивается выполненная часть, а на завершение работы дается задание в наряде на следующий месяц.
В серийных производствах, где по одному технологическому процессу изготовляется одновременно серия (группа) однородных изделий, для учета выработки и заработной платы применяют маршрутные листы (карты). Работу по ним может выполнять каждый рабочий. Маршрутный лист выписывается заранее на все операции технологического процесса и на определенную партию деталей и изделий. В нем последовательно отмечают передачу работы (количество) с одной операции на другую, что позволяет контролировать потери и брак в производстве. Ввиду того, что работы по маршрутному листу выполняют несколько рабочих, заработок каждого накапливается в специальном документе - рапорте о выработке, составляемом за 15 дней или за месяц.Дудченко О.Н. Зарплата: расчет и учет. -М.: Экзамен, 2010. -135с
Всего за отчетный период (в данном случае полмесяца - это удобно для расчета и выплаты аванса) изготовили 1900 кг указанных мясных полуфабрикатов. В графе «Карта сдельной расценки» ссылаются на документ, на основании которого утверждена сдельная расценка и в котором должно быть обоснование применяемых норм времени, сдельных расценок, указано, для каких условий рассчитаны нормативы - оборудование, количество рабочих, рецептуры, ингредиенты и т. п. Расценка на единицу в данном случае приведена на 1 кг выпущенной продукции. В пищевой промышленности расценку (норму времени) часто устанавливают из расчета на 100 кг. Сумма сдельной заработной платы рассчитывается умножением количества выработанных полуфабрикатов (графа «Всего») на «Расценку на единицу».
Какие документы по зарплате нужно распечатывать и хранить
В постановлении № 1 указано, что “на работников, получающих заработную плату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость, а расчетно-платежная и платежная ведомости не составляются”. Про возможность не составлять платежную ведомость при выплате заработной платы отдельному сотруднику по расходному ордеру не сказано. Из этого можно сделать вывод, что, даже если в платежную ведомость на выплату заработной платы наличными из кассы включен только один работник, выдача должна производиться именно по ведомости, а не по расходному ордеру, оформленному на имя работника.
III) Лицевой счет за календарный год (по каждому работнику) - формы № Т-54 или Т-54а (в последнем случае должны быть распечатаны и вклеены в форму расчетный листки за каждый месяц). IV) Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику - форма № Т-60 (на каждому факту предоставления отпуска).
Первичная документация по учету кадров и заработной плате
Индивидуальная ведомость учета выполненных работ Применяется для учета выработки и начисления заработной платы отдельно по каждому рабочему. Оформляется за любой удобный (принятый в компании) период. Индивидуальная ведомость позволяет учитывать объем выполненных работ по видам продукции.
В свою очередь, каждой продукции соответствует своя рецептура, технологический процесс, сдельные расценки. В ведомости указывается объем выполненной работы (графы 4–11) по датам (графа 2). Так, 02.05.2017 цех изготавливал котлеты мясные «Охотничьи», котлеты мясные «Славянские» и зразы рубленые с грибами.
Объем приготовленного фарша указан в графах 4, 5, 10. Объемы работ за каждый день просуммированы в графе «Итого». Всего за 02.05.2017 объем работы - 300 кг. Сумма заработной платы (строка «Сумма, руб.») получена умножением данных графы «Итого» на данные графы «Расценка».
Какие документы по зарплате распечатывать на бумагу
Формовка изделий из приготовленного фарша, теста. 4. Замораживание мясных полуфабрикатов в низкотемпературных холодильных камерах. 5. Упаковка и маркировка замороженных полуфабрикатов. 6.
Хранение продукции в холодильных камерах до их отгрузки. Каждая стадия требует затрат на оплату труда. Экономисту необходимо согласовать с руководством, как каждый этап технологического процесса будет оформляться:
- индивидуальным документом по учету выработки - если операция и оборудование, на котором она выполняется, отделена от других, количественный результат измерим, за выполнение операции отвечает один работник, которого легко идентифицировать;
- бригадным документом - если технологические операции выполняются комплексно (например, приготовление фарша и сразу формовка).
К сведению Как правило, на производственных линиях объем выполненной работы относится на бригаду.
Форма т-51. расчетная ведомость
Перечень форм:
- Т-12 — Форма «Табеля по учету рабочего времени и расчета оплаты труда»;
- Т-13 Форма называется «Табель учета рабочего времени»;
- Т-49 Форма именуется «Расчетно-платежная ведомость»;
- Т-51 Форма носит название «Расчетная ведомость»;
- Т-53 Форма «Платежной ведомости»;
- Т-53а Форма «Журнала регистрации платежных ведомостей»;
- Т-54 Форма «Лицевого счета»;
- Т-60 Форма «Записки-расчета о предоставлении отпуска работнику»;
- Т-61 Форма «Записки-расчета при прекращении (расторжении) трудового договора с работником»;
- Т-73 Форма «Акта о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».
Краткая характеристика документов для учета заработной платы работников Табельный учет в организации ведется за всеми работниками предприятия.
Документы по учету и начислению заработной платы
Однако, для выполнения требования законодательства о первичных документах одна из форм - Т-49 или Т-51 должна быть в наличии. Соответственно, если вы выдаете заработную плату наличными из кассы, то выдача производится по платежной ведомости (форма Т-49 или Т-53) и также необходимо вести журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а). Обратите внимание, Трудовой кодекс устанавливает только две возможных формы оплаты труда: в денежной форме в валюте РФ (в рублях) и в неденежной форме (не более 20% от начисленной месячной заработной платы) (ст.131 ТК РФ).
При этом денежные средства допускается перечислять на указанный работником счет в банке (при соответствующем условии в коллективном или трудовом договоре) (ст.136 ТК РФ).
Документы по учету заработной платы в мясоперерабатывающем цехе
По факту бригада выполнила объем за 73 ч. Экономия - 35,75 ч. Рассчитаем процент выполнения норм: 108,75 / 73 × 100 = 148,97 % - достаточно высокий. Это может говорить о качественной организации труда в бригаде, малых потерях подготовительно-заключительного времени при переходе с одной продукции на другую. Но экономисту следует обратить внимание на то, что при изготовлении трех видов продукции - зразы с сыром, люля-кебаб мясной экзотический, котлеты мясные «Татарские» - всегда высокий процент выполнения норм. Значит, необходимо:
- пересмотреть нормы;
- пронормировать работы заново;
- выяснить, не было ли изменений в технологии после утверждения карт сдельных расценок;
- принять другие меры с учетом специфики производства для урегулирования норм выработки.
В целом за месяц процент перевыполнения норм составил 115,33 %.
Если табель ведется по форме № Т-12, то сведения о начисленных суммах могут быть занесены непосредственно в эту форму, в этом случае отдельная расчетная ведомость не составляется. 4. При необходимости (т.е. при использовании на предыдущем этапе формы № Т-51) составляется платежная ведомость по форме № Т-53. 5. Рассчитывается сумма страховых взносов по каждому работнику в специальном регистре (пп.2 п.2 ст.28 Федерального закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»). 6. Сводятся (собираются) в один регистр страховые взносы по всем работникам за месяц.
Какие формы по зарплате нужно распечатывать
Чиновники разрешили часть документов хранить только в электронном виде, но добавили новые, которые нужно распечатывать. Мы поможем разобраться, какие документы вести и хранить на компьютере, а какие нужно выводить ежемесячно, в конце года или по требованию контролеров. Что грозит, если нет распечаток Если бухгалтер не может предъявить первичные документы или учетные регистры, инспектор оштрафует его на сумму до 20 000 руб.
либо дисквалифицирует (ст. 15.11
КоАП РФ). Судьи в таких вопросах поддерживают контролеров (решение Московского городского суда от 20.04.2017 по делу № 7-4792/2017). Компании грозит штраф 20% неуплаченных налогов и взносов, но не менее 40 000 руб., если документов или регистров нет (п. 1-3 ст. 120 НК РФ). Какие электронные документы безопаснее иметь на бумаге Любой документ за свою «жизнь» проходит четыре этапа.
Документ создают, ведут, хранят, уничтожают.
Это может быть главный бухгалтер или бухгалтер по кадрам. ВНИМАНИЕ! Ведомость не будет действительна без печати организации на последней странице. Кстати, по нормам допустимо заполнять столько строк ведомости, сколько необходимо.
У нее может быть два, три, четыре и более листов, составленных согласно образцу табличной части бумаги. Работник перед получением заработной платы имеет право в любой момент ознакомиться со сформированным документом. Нюансы заполнения Табельный номер работника при заполнении автоматически берется из его личной карточки.
Бумага может быть распечатана в единственном экземпляре. Она помещается в архив организации. Никаких исправлений на уже заполненной бумаге быть не должно. Все необходимые корректировки выполняются в электронном виде.
Т-54) переносятся данные о количестве отработанных дней (часов), использованных отпусках, переводах, увольнении, изменениях в оплате труда (сверяются с данными соответствующих приказов, предоставляемых кадровой службой). 2.2. Рассчитываются отклонения (на основании уже имеющихся данных в лицевом счете сотрудника по начислениям за предшествующие периоды): отпускные (расчет ведется в форме № Т-60), больничные листы (ввиду отсутствия специального документа, видимо, предполагается, что расчет ведется в самом больничном листе), средний заработок, например, за время нахождения в командировке или в других случаях, предусмотренных законодательством (для этого вида расчета также не предусмотрено специальной формы расчета, видимо, по мысли законодателя, расчет ведется “на бумажке”), компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении (расчет ведется в форме № Т-61). 2.3.
- фамилия, имя и отчество (последние сокращаются до инициалов);
- занимаемая должность, профессия или специализация, которой занимается сотрудник;
- оклад либо тарифная ставка;
- сколько дней или часов было отработано в указанный период (отдельно указываются выходные и будние дни);
- сумма, которая начислена организацией этому сотруднику за месяц (столбец разделяется на разные виды плат, включая «общий» столбец, который обобщает данные);
- какая сумма была удержана и зачтена ранее (аванс, налог на доходы и пр.);
- долги работника перед организацией или, наоборот, точная сумма;
- сколько всего денежных средств положено выплатить работнику по этой ведомости.
Кем подписывается На распечатанном документе обязательно должна быть указана должность, подпись и расшифровка подписи того должностного лица, которое составляло документ.
В каждой организации, ведущей экономическую деятельность, возникает необходимость в ведении кадровых документов, а так же в ежемесячном расчете и начислении заработной платы сотрудникам.
Бухгалтерия рассчитывает пособия, отпускные и командировочные, начисления по окладу и сдельно, начисляет налоги и страховые взносы, отчитывается в фонды и ИФНС.
Зачастую бухгалтерия так же занимается и кадровыми документами, ведь далеко не в каждой компании есть своя кадровая служба.
При этом, далеко не каждый бухгалтер является еще и хорошо подкованным работником кадровой службы. А ведь с Трудовой инспекцией нынче шутки плохи.
Расчет и начисление заработной платы необходимо производить в соответствии с положениями 21 главы Трудового кодекса РФ.
Процесс расчета зарплаты осуществляется в несколько этапов.
Первым этапом является анализ информации, содержащейся в первичных документах по учету труда и его оплаты, составленных по унифицированным формам.
Второй этап представляет собой расчет сумм оплаты труда (и других выплат) сотрудникам, а так же лицам, выполняющим работы и оказывающим услуги по договорам гражданско-правового характера (ГПХ).
На третьем этапе происходит расчет и удержание налога на доходы физических лиц (НДФЛ) в соответствии с главой 23 Налогового кодекса.
Четвертым этапом будут начисления страховых взносов, взимаемых с начисленных сумм оплаты труда.
На пятом этапе оформляются документы (так же унифицированных форм) на выплату заработной платы.
Учитывая тот факт, что в соответствии с п.1 ст.9 закона «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, так как именно эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, значение первичной документации нельзя недооценивать.
Тем более, что многие первичные документы по кадровому учету и заработной плате необходимо хранить в течении 75 лет (либо - постоянно, т.е. не менее 10 лет) 75 лет в соответствии с требованиями Приказа Минкультуры от 25.08.2010г. №558 с последующей передачей в Государственный архив в случае прекращения деятельности компании.
Кроме того законодательством предусмотрена административная и даже уголовная ответственность за нарушение порядка ведения и сохранности кадровых документов.
В статье будут рассмотрены виды и формы первичных документов по кадровому учету и заработной плате, а так же приведены сроки их хранения.
Представленная информация может послужить «памяткой» в работе бухгалтеру.
ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ
При формировании первичных документов по кадровому учету и оплате труда, следует помнить о положении п.2 ст.9 закона №129-ФЗ.
В соответствии с этим пунктом, первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
Унифицированные формы, которые следует применять при оформлении трудовых отношения с сотрудниками, утверждены Постановлением Госкомсстата РФ от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты».
Данным Постановление утверждены следующие формы первичных документов:
1. По учету кадров:
- №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»,
- №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу».
Срок хранения 75 лет.
- №Т-2 «Личная карточка работника»,
- №Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».
Срок хранения 75 лет.
- №Т-3 «Штатное расписание».
Срок хранения 3 года.
- №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника».
Заполняется на основании дипломов доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и прочих аналогичных документов.
- №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»,
- №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»,
Срок хранения 75 лет.
- №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»,
- №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»,
Срок хранения 5 лет.
- №Т-7 «График отпусков».
Утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.
Порядок составления графика может быть закреплен правилами внутреннего трудового распорядка или положениями коллективного договора, другими внутренними документами организации.
О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.
Срок хранения 1 год (рекомендуем хранить до прохождения проверки в ИФНС или Трудовой инспекции).
- №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,
- №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»,
Срок хранения 75 лет.
- №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,
- №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,
Срок хранения 5 10 лет).
- №Т-10 «Командировочное удостоверение»,
Срок хранения 5 лет (при командировках в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности - 75 лет).
- №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»,
Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках - 10 лет).
- №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»,
- №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников»,
Срок хранения 75 лет.
2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:
- №Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»,
Этот документ нужен компаниям не только для ведения бухгалтерского учета расчетов по заработной плате. Табель необходим также для подтверждения экономической оправданности расходов на оплату труда сотрудников для целей налогового учета, так как по сути своей является документом, подтверждающим фактическое осуществление работниками своей трудовой деятельности.
Форма Т-12 является универсальной и используется в большинстве организаций.
Срок хранения 5 75 лет).
- №Т-13 «Табель учета рабочего времени»,
Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда - 75 лет).
- №Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»,
- №Т-51 «Расчетная ведомость»,
- №Т-53 «Платежная ведомость»,
В случае перечисления заработной платы на банковские карточки сотрудникам, составляется только расчетная ведомость (формы №Т-49 и Т-53 не составляются).
Срок хранения 5 75 лет).
- №Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей»,
Срок хранения 5 лет.
- №Т-54 «Лицевой счет»,
- №Т-54а «Лицевой счет (свт)» (свт - средства вычислительной техники),
Срок хранения 75 лет.
- №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»,
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов - 75 лет).
- №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов - 75 лет).
- №Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».
Служит основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ.
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов - 75 лет).
ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, НЕ СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ
Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование документа;
- дату составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц.
Необходимость ведения кадровой документации закреплена действующим законодательством:
1. Трудовым кодексом:
- Трудовой договор, заключаемый с каждым сотрудником, его содержание и виды (гл.10-13 ТК РФ).
- Защита персональных данных работника (гл.14 ТК РФ).
- Трудовые книжки (ст.66 ТК РФ).
- Разработка и утверждение Правил внутреннего распорядка (ст.189 ТК РФ).
2. Федеральный закон от 27.07.2006г. №152-ФЗ «О персональных данных»
- Положение о персональных данных.
3. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003г. №225 «О трудовых книжках».
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей.
Трудовые отношения сотрудников и работодателя регламентируются локальными нормативными положениями организации.
В каждой компании должны быть правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите личных сведений.
Другие локальные нормативные положения:
- о заработной плате,
- премировании,
- коэффициенте трудового участия,
- и т.п.
Кроме того, в организации должны быть следующие кадровые документы по охране труда:
- Инструкции сотрудников по охране труда и технике безопасности.
- Журнал регистрации инструктажных мероприятий;
Требования охраны труда регулируются разделом 10 Трудового Кодекса.
В соответствии с положениями ст.217 ТК РФ, у каждого работодателя , осуществляющего производственную деятельность, с численностью работников больше 50 человек, должна быть служба охраны труда либо специалист по охране труда, имеющий соответствующую подготовку или опыт работы в этой области.
В случае, если численность производственного предприятия менее 50 человек, то
руководитель может возложить обязанности по охране труда на подготовленного сотрудника, в том числе - по совместительству, с письменного согласия работника и за дополнительную плату (ст. 60.2 ТК РФ).
Если же обязанности по охране труда ни за кем не закреплены, ответственность за нарушения несет руководитель компании.
Кроме вышеупомянутых, организация должна располагать следующими документами:
- Документы (карты) аттестации рабочих мест, планы об аттестации рабочих мест по условиям труда.
Срок хранения 45 лет. (При тяжелых, вредных, опасных условиях труда - 75 лет).
- Должностные Инструкции сотрудников.
Срок хранения - постоянно.
- Заявления сотрудников о приеме, увольнении, предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставлении отпуска без сохранения зарплаты.
Срок хранения заявлений, вошедших в личные дела сотрудников - 75 лет.
- Договор о полной материальной ответственности (ст.243, ст.244 ТК РФ).
Срок хранения 5 лет (после увольнения материально ответственного лица).
- Журнал регистрации проверок контролирующих служб.
Срок хранения - постоянно.
Акты о несчастных случаях.
Срок хранения 75
лет.
Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний.
Срок хранения 75
лет.
В заключение необходимо отметить, что вышеприведенные перечни документов не являются исчерпывающими, так как в процессе установления трудовых отношений у организации может возникнуть обязанность оформления иных документов (например, свидетельства государственного пенсионного страхования для ранее не работавшего сотрудника).
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЯ ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ И СОХРАННОСТИ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
В случае отсутствия утвержденных организацией в обязательном порядке кадровых документов, проверяющий инспектор по труду может привлечь организацию к административной ответственности.
Так, в соответствии со ст.5.27 КоАП РФ, нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа:
- на должностных лиц - в размере от 1 000 до 5 000 руб.,
- на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток.
В соответствии со ст.13.20 КоАП РФ, за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (к таким документам относятся: трудовые книжки, личные карточки работников, приказы по личному составу и т.п.) влечет:
- предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.,
- на должностных лиц - от 300 до 500 руб.
Это же положение относится и к работникам, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.
В соответствии со ст.137 УК РФ, незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений:
- в публичном выступлении,
- публично демонстрирующемся произведении,
- в средствах массовой информации,
- штрафом в размере до 200 000 рублей,
- или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев,
- либо обязательными работами на срок до 360 часов,
- либо исправительными работами на срок до 1 года,
- либо принудительными работами на срок до 2 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового,
- либо арестом на срок до 4 месяцев,
- либо лишением свободы на срок до 2 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет.
- штрафом в размере от 100 000 до 300 000 рублей,
- или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от 1 года до 2 лет,
- либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от 2 до 5 лет,
- либо принудительными работами на срок до 4 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 5 лет или без такового,
- либо арестом на срок до 6 месяцев,
- либо лишением свободы на срок до 4 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 5 лет.
Жалобы сотрудников может рассматривать Прокуратура совместно с Трудовой инспекцией.
