Первичная документация рф. Что такое первичная документация в бухгалтерии

В федеральном законе 402-ФЗ «О бухучете» описаны все бухгалтерские и первичные документы. Они нужны, в основном, для налоговой — как документы, которые подтверждают понесенные вами расходы и правильность определения налоговой базы.

Первичные документы нужно хранить 4 года. В течение этого времени налоговая может в любой момент их запросить для проверки вас или ваших контрагентов. «Первичка» также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами.

Документы первичного учета составляются в момент осуществления хозяйственных операций и свидетельствуют об их совершении. Список документов, сопровождающих ту или иную сделку, в зависимости от типа сделки может быть разным. Подготовкой всех необходимых первичных документов, как правило, занимается поставщик. Особое внимание нужно уделять тем документам, которые возникают в ходе сделок, где вы покупатель, потому что это ваши расходы, и поэтому вы более заинтересованы в соблюдении буквы закона, нежели ваш поставщик.

Разделение первичных документов по стадиям бизнеса

Все сделки можно разделить на 3 этапа:

Этап 1. Вы договариваетесь об условиях сделки

Результатом будут:

• договор;
• счет на оплату.

Этап 2. Происходит оплата по сделке

Подтверждают оплату:

выписка с расчетного счета, если оплата была безналом, или путем эквайринга, или через платежные системы, где деньги перечисляются с вашего расчетного счета;

• кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, бланки строгой отчетности — если оплата производилась наличными. В большинстве случаев такой способ оплаты используют ваши сотрудники, когда берут деньги под отчет. Расчеты между организациями редко бывают в форме наличных денег.

Этап 3. Получение товара или услуги

Обязательно нужно подтвердить, что товар действительно получен, а услуга оказана. Без этого налоговая не разрешит уменьшать налог на потраченные деньги. Подтверждают получение:

• товарная накладная — для товаров;
• товарный чек — обычно выдается в пару к кассовому чеку, или если товар продает ИП;
• акт выполненных работ/оказанных услуг.

Обязательные первичные документы

Несмотря на вариативность сделок, есть перечень обязательных документов, которые оформляются для любого вида сделки:

• договор;
• счёт;
• бланки строгой отчетности, кассовый, товарный чек;
• накладная;
• акт выполненных работ (оказанных услуг).

Договор

С клиентом при осуществлении сделки заключается договор, в котором уточняются все детали предстоящих хозяйственных операций: порядок расчетов, отгрузка товара, сроки выполнения работ или условия оказания услуг.

В договоре регламентируются права и обязанности сторон. В идеале каждая сделка должна сопровождаться отдельным договором на поставку товаров или услуг. Однако при продолжительном сотрудничестве и осуществлении однотипных операций можно заключить один общий договор. Договор оформляется в двух экземплярах с оттисками печатей и подписями каждой из сторон.

Для некоторых сделок не требуется письменная форма договора. Скажем, договор купли-продажи с момента получения покупателем кассового или товарного чека является заключенным.

Счет на оплату

Счет на оплату - это соглашение, в соответствии с которым поставщик фиксирует цену на свои товары или услуги.

Покупатель принимает условия соглашения, производя соответственную оплату. Форма счета на оплату строго не регламентирована, поэтому каждая компания имеет право разработать собственную форму этого документа. В счете можно прописать условия сделки: сроки, уведомление о предоплате, порядок оплаты и поставки и прочее.

В соответствии статьей 9-ФЗ «О бухгалтерском учете», наличие подписи директора или главного бухгалтера и печати необязательны для этого документа. Но ими не стоит пренебрегать во избежание вопросов со стороны контрагентов и государства. Счет не позволяет предъявить поставщику требования — он лишь фиксирует цену товара или услуги. При этом за покупателем остается право на требование возврата денежных средств в случае необоснованного обогащения поставщика.

Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)

Эта группа первичных документов позволяет подтвердить факт оплаты приобретаемых товаров или услуг.

К платежным документам относятся товарные и кассовые чеки, БСО, платежные требования и поручения. Поручение покупатель может получить в банке, осуществив оплату безналичным платежом. Чек кассовый или товарный покупатель получает от поставщика при оплате наличными.

Товарная накладная или товарный чек

Товарные чеки, как мы уже говорили выше, оформляются при продаже товара физлицам или самими физлицами.

Накладные используются преимущественно юрлицами для оформления отпуска/продажи товаров или товарно-материальных ценностей и дальнейшего оприходования их клиентом.

Оформлять накладную следует в двух экземплярах. Первый остается у поставщика как документ, подтверждающий факт передачи товаров, а второй экземпляр передается покупателю.

Данные в накладной должны совпадать с цифрами в счете-фактуре.

Уполномоченное лицо, отвечающее за отпуск товара, должно поставить в накладной свою подпись и печать организации. Сторона, принимающая товар, также обязана поставить роспись и заверить ее печатью в товарной накладной. Применение факсимильной подписи допускается, но это должно быть зафиксировано в договоре.

Акт оказанных услуг (выполненных работ)

— это двусторонний первичный документ, который подтверждает факт свершения сделки, стоимость и сроки выполнения услуг или работ.

Акт выдается исполнителем своему клиенту по итогу оказания услуг или выполненных работ. Этот первичный документ подтверждает соответствие оказанных услуг (выполненных работ) условиям заключенного договора.

Счет-фактура

Счет-фактура — документ, который нужен исключительно для того, чтобы контролировать движение НДС. Счета-фактуры обычно оформляются в пару к товарным накладным или актам. Встречаются счета-фактуры на выплаченный аванс.

Этот первичный документ строго регламентирован. Он содержит:

• информацию о суммах денежных средств;
• фактурную часть.

Счет-фактура — это основание для принятия предъявленных сумм НДС к вычету. Его обязаны выписывать все предприятия-плательщики НДС.

В последнее время популярен УПД — универсальный передаточный документ. Этот документ заменяет пару накладная + счет-фактура или акт + счет-фактура.

Ведите бизнес в — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис автоматически формирует первичные документы и УПД.

Без бумажки ты — никто! А с бумажкой — добросовестно и профессионально ведущий свои дела бизнесмен. Или грамотный бухгалтер, который ему помогает. Правильное оформление документов в бухгалтерском учете важно и для формирования данных бухгалтерского учета, и для определения налоговых обязательств организации. И если вы хотите обезопасить самое дорогое — не относитесь к документам снисходительно, и тщательно изучите, каким требованиям они должны отвечать. Хотя бы почитайте эту статью, для начала!

Специалистам бухгалтерских служб, представителям малого бизнеса, которые ведут учет самостоятельно, необходимо знать основные требования к порядку создания, оформления, движения и хранения документов.

1. Понятие документа

2. Виды первичных бухгалтерских документов

3. Формы первичных учетных документов

4. Утверждение первичных учетных документов

5. Обязательные реквизиты учетных документов

6. Оформление документов в бухгалтерском учете

7. Доверенность на подпись первичных документов

8. График документооборота бухгалтерских документов

9. Журнал учета первичных документов

10. Исправление бухгалтерских документов

11. Хранение бухгалтерских документов

12. Ответственность за хранение первичных документов

Итак, идем по порядку.

1. Понятие документа

Понятие «документ» в нормативных актах по бухгалтерскому учету не раскрывается. Воспользуемся определением, установленным ГОСТом Р ИСО 15489-1-2007:

Документ : зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности (п. 3.3 ГОСТ).

Какие документы являются первичными? Первичные документы – это документы, содержащие исходные сведения об операциях, процессах. Это документы, на основании которых делаются бухгалтерские проводки.

Первичные учетные документы - это документы, которыми оформляются факты хозяйственной жизни (п. 1 статьи 9 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете»).

Основное требование при их составлении - первичные документы должны быть составлены при совершении фактов хозяйственной жизни, либо сразу после их окончания (при наличии такой возможности).

Примеры первичных документов:

• приходные и расходные кассовые ордера,
• товарная накладная (по форме ТОРГ-12),
• авансовый отчет,
• бухгалтерская справка.

2. Виды первичных бухгалтерских документов

Стройной классификации, группировки бухгалтерских документов нет ни в одном нормативном акте.

Можно выделить следующие виды первичных бухгалтерских документов в зависимости от:

1. места составления:

• внутренние,
• внешние,

1. используемых форм документов:

• унифицированные (созданные по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм),
• неунифицированные (созданные по формам, разработанным организацией самостоятельно),

1. вида носителя информации:

• бумажные,
• электронные,

1. объема сведений:

• первичные,
• сводные,

1. вида активов и обязательств, участков бухгалтерского учета:

• по учету основных средств,
• по учету МПЗ,
• по учету начислений и выплате заработной платы,
• по учету кассовых операций,
• другие аналогичные.

3. Формы первичных учетных документов

Оформление документов в бухгалтерском учете подразумевает использование как самостоятельно разработанных, так и унифицированных форм. С 2013 года применение большинства унифицированных форм не является обязательным.

Все формы первичных документов утверждает руководитель организации. В настоящее время обязательны к применению следующие виды унифицированных форм :

1. по учету кассовых операций (Постановление Госкомстата от 18.08.1998 № 88, Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У),
2. по учету труда и его оплаты (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1),
3. по учету услуг по перевозке грузов (Постановление Правительства от 15.04.2011 № 272, Уставы различных видов транспорта).

Также стандартную форму имеет платежное поручение, все его поля мы .

При оформлении унифицированных форм заполняются все предусмотренные строки (графы). В случае отсутствие каких-либо показателей в них ставится прочерк.

Пример 1.

Поставщик поставил материалы, предоставил ТОРГ-12 и счет-фактуру, последние строки которых заполнены как «услуги по доставке», других документов нет.

Возможные последствия — непринятие вычетов по НДС и расходов по налогу на прибыль, признание сделки фиктивной (мнимой), так как реальность сделки (факт доставки материалов, а возможно и само приобретение материалов) не подтверждены. Необходимо оформление транспортной накладной.

Унифицированные формы, не обязательные к применению, по-прежнему используются в организациях. Исходя из внутренних потребностей компании, такие формы можно доработать, сделать их более удобными, подходящими для отражения конкретных хозяйственных фактов.

Например, можно убрать реквизит «место печати», отказать от использования пометки «лицевая/оборотная сторона».

4. Утверждение первичных учетных документов

Организация обязана утвердить используемые формы первичных учетных документов, в своей учетной политике (пункт 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»). При этом необходимо помнить, что просто ссылки на один из альбомов унифицированных форм документов не достаточно.

В учетной политике (в приложении к учетной политике) должны быть перечислены конкретные документы из альбомов унифицированных форм, которые компания будет применять, а также перечень лиц, имеющих право подписывать первичные документы (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

Пример оформления приложения к учетной политике можно посмотреть в нашей статье « ». Образцы самостоятельно разработанных форм прилагаются к учетной политике с пояснениями по их заполнению.

Утвердить формы можно и другим локальным нормативным актом. Например, Приказом об утверждении первичных документов. Ссылка на такой приказ должна содержаться в учетной политике.

5. Обязательные реквизиты учетных документов

Требования к обязательным реквизитам первичных учетных документов установлены Федеральным законом «О бухгалтерском учете». Таких реквизитов всего 7:

1. наименование документа,
2. дата составления документа,
3. наименование экономического субъекта, составившего документ,
4. содержание факта хозяйственной жизни,
5. величина натурального и (или) денежного измерения с указанием единиц измерения,
6. наименование должностей ответственных за сделку лиц,
7. подписи ответственных лиц с расшифровкой подписи.

Некоторые документы, не являющиеся первичными учетными документами, могут использоваться в качестве таковых.

При отражении в расходах арендной платы, такими документами служат договора и акты по аренде. В соответствии со статьями 611 и 622 ГК РФ в таком случае обязательно оформление двухсторонних актов приема-передачи объектов учета.

Пример 4.

Компания арендует офисное помещение. Документами, на основании которых будет начисляется ежемесячная арендная плата, служат договор аренды и акт приема-передачи арендованного имущества.

В соответствии со статьей 753 ГК РФ в качестве первичных документов могут использоваться односторонние акты.

6. Оформление документов в бухгалтерском учете

Рассмотрим частные случаи, часто встречающиеся при оформлении документов.

Отказ от печатей

Назначение печати - удостоверение подписи ответственного лица.

С 07.04.2015 организации не обязаны иметь печать. Сведения о печати должны быть указаны в Уставе компании (Федеральный закон № 82-ФЗ от 06.04.2015).

Печать нужна только в установленных федеральным законодательством случаях.

• Доверенность на представление интересов юридического лица в суде (статья 53 ГПК РФ, статья 61 АПК РФ),
• документы, представляемые в таможенные органы (311-ФЗ от 27.11.2010),
• акт о несчастном случае на производстве (статья 230 ТК РФ),
• двойное складское свидетельство (статья 913 ГК РФ).

Печать не является обязательным реквизитом, но ее наличие может быть предусмотрено формой первичного документа, утвержденной руководителем организации (Письмо Минфина РФ от 06.08.2015 № 03-01-10/45390).

Документы на иностранных языках

К учету принимаются только документы на русском языке (п.9 Приказа Минфина РФ № 34н).

Должен быть перевод на русский язык, причем перевод построчный. Заверять перевод не требуется (Письмо Минфина РФ от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202). Случаи, когда требуется нотариальный перевод, оговорены Гаагской конвенцией 1961 года.

Нерублевые измерители в первичных документах

Стоимостные данные в бухгалтерских документах допустимо отражать в рублях, валюте, условных единицах.

Для сравнения - в налоговом учете требование заполнять счета-фактуры при расчетах в рублях только в рублях установлено Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 (п.1 Порядка заполнения счетов-фактур).

Электронные первичные документы

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» позволяет оформлять первичные документы как в бумажном, так и в электронном виде.

Электронный документ должен содержать все обязательные реквизиты учетных документов и электронную подпись (ЭП).

Электронная подпись бывает трех видов - простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная. Минфин РФ считает возможным использование любой электронной подписи (Письмо Минфина РФ от 12.09.2016 № 03-03-06/2/53176).

7. Доверенность на подпись первичных документов

Сотрудник организации имеет право подписи, когда оформлен один из документов:

• приказ о праве подписи,
• доверенность на подпись первичных документов (статьи 185 – 189 ГК РФ).

В отличие от приказа о праве подписи, доверенность на подпись первичных документов может быть выдана и гражданину, не являющемуся сотрудником организации.

Для подписи по соглашению сторон может использоваться факсимиле (статья 160 ГК РФ, определение ВАС РФ от 17.12.2009 № ВАС-16259/09).

8. График документооборота бухгалтерских документов

График документооборота - это описание в виде схемы или таблицы процедуры создания, движения, обработки и хранения документов. График может утверждаться как приложение к учетной политике, так и в виде локального нормативного акта. В последнем случае в учетной политике должна быть ссылка на такой акт.

В графике документооборота обязательно должны быть указаны:

• сроки оформления, передачи, обработки и хранения документов,
• должности лиц, которые ответственны за операции, указанные в графике документооборота (п. п. 5.4, 5.6 Приказа Минфина от 29.07.1983 № 105).

9. Журнал учета первичных документов

Ведение журнала учета первичных документов - это скорее правило рационального документооборота, а не бухгалтерского учета.

Для регистрации входящих/исходящих документов такой журнал учета первичных документов необходим. Советуем вести такой журнал и в том случае, когда бухгалтерский учет ведется без использования бухгалтерской программы.

При использовании, например, программы 1С, журнал учета документов можно сформировать и распечатать в любой момент. Так журнал учета документов поставщиков будет сформирован как «Реестр документов «Поступление (акт, накладная)», журнал учета кассовых документов как «Реестр кассовых документов».

В бухгалтерском учете, в отличии от налогового, возможно отражение факта хозяйственной жизни при отсутствии первичных документов , при условии, что они поступят позже.

В таком случае факт хозяйственной жизни отражается в учете в оценочном значении . При поступлении документа ранее сделанная проводка не сторнируется, а лишь корректируется на дату поступления документа.

Такой подход подтвержден в следующих документах:

1. ПБУ 21/2008
2. Приказ Минфина от 28.12.2001 № 119н «Методические указания по учету МПЗ» (подраздел 5 раздела 1)
3. Решение ВС РФ от 08.07.2016 № АКПИ16-443.

Исключение из такого порядка - документы по посредническим сделкам. Посредник должен передать все документы по сделке. Если отчет по сделке оформлен с ошибками, либо неточностями, возражение доверитель может предъявить лишь в течение 30 дней со дня получения отчета (статьи 999, 1008 ГК РФ).

10. Исправление бухгалтерских документов

Оформление документов в бухгалтерском учете сопровождается иногда ошибками и неточностями. В таком случае потребуются исправления.

Исправления запрещены только в кассовых и банковских документах (например, бумажных платежных поручениях). Во все остальные документы можно вносить изменения.

Исправление бухгалтерских документов проводится следующим образом:

1. зачеркивается неверная запись одной чертой так, чтобы можно было прочитать перечеркнутое,
2. рядом указывается верное значение,
3. проставляется запись «Исправлено»,
4. ставится дата исправления и подпись лица, составившего документ с расшифровкой его подписи.

Такие правила установлены Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ (п.7 статьи 9) и Приказом Минфина от 29.07.1983 № 105.

Печать ставить не нужно. Исключение - исправления на листке нетрудоспособности, которые заверяются печатью.

Вносить исправление должен сотрудник, составивший документ. Если это не возможно, например, человек уволился, тогда исправление производит вновь принятый на должность сотрудник, либо его непосредственный руководитель.

11. Как хранить и уничтожить бухгалтерские документы

Порядок хранения документа определен Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Общий срок хранения документов в соответствии по статье 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете» - 5 лет. Ответственным за организацию хранения документов является руководитель.

Для многих документов установлены повышенные сроки хранения:

Бухгалтерские документы можно уничтожить, если истек их срок хранения (п. п. 2.3, 4.11 Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). Решение об уничтожение принимает экспертная комиссия, которая может создавать ежегодно, а может действовать на постоянной основе.

На основании экспертизы документов сначала составляются предложения о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а затем непосредственно акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. В акт включаются документы, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором составляется акт.

Акт должен быть утвержден руководителем.

Уничтожить документы можно:

1. самостоятельно . При этом необходимо составить акт об уничтожении документов. В таком акте должно быть указано, какие именно документы, в каком количестве и каким способом были уничтожены,
2. путем передачи на уничтожение в специализированную организацию . При этом составляется накладная, в которой указывается количество переданных документов и их вес (п. 2.4.7 Правил Росархива, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). В этом случае акт об уничтожении документов оформляет специализированная организация.

12. Ответственность за хранение первичных документов

Штрафные санкции по работе с первичными документами установлены статьей 15.11 КоАП РФ.

Санкции предусмотрены за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Одним из грубых нарушений ведения бухгалтерского учета является:

«отсутствие у экономического субъекта первичных учетных документов, и (или) регистров бухгалтерского учета, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчетности, и (или) аудиторского заключения о бухгалтерской (финансовой) отчетности (в случае, если проведение аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности является обязательным) в течение установленных сроков хранения таких документов».

Суммы штрафов:

1. на должностных лиц в размере от пяти тысяч до десяти тысяч рублей,
2. за повторное совершение — на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до двух лет.

При этом необходимо учесть тот факт, что при проверке под отсутствием первичных документов будет пониматься и тот случай, когда документы есть, их достаточное количество, но они оформлены по формам, которые не утверждены.

Налоговая ответственность за не обеспечение сохранности первичных документов установлены и НК РФ (статья 120):

1. В течение одного отчетного периода - до 10 тыс.руб.,
2. В течение более одного налогового периода - до 30 тыс.руб.,
3. При занижении налоговой базы — 200 % от величины неуплаченного налога (взноса), но не менее 40 тыс. руб.

Если у вас еще остались вопросы по оформлению первичных документов в бухгалтерском учете, задайте их в комментариях ниже.

Оформление документов в бухгалтерском учете: самое важное

Документы является исходным пунктом бухгалтерского учета.

Бухгалтерская документация это часть системы управленческой документации организации в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документацией (ОКУД), утвержденной постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 года №299.

Документы бухгалтерского учета можно разделить на три уровня: первичная учетная документация, регистры бухгалтерского учета и отчетная бухгалтерская документация.

Остановимся на первичной бухгалтерской документации. Это документы, фиксирующие факты совершения хозяйственной операции. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не предоставляется возможным – непосредственно после её окончания.

Образцы форм документов утверждаются правительственными органами. Такие формы документов называются типовыми или унифицированными.

Бухгалтерские документы классифицируют по нескольким признакам:

По назначению:

Распорядительные. Например: Приказы об учетной политике, о предоставлении отпуска, о проведении инвентаризации и т. д.

Оправдательные (исполнительные). Например: приходные и расходные кассовые ордера, товарно-транспортные, счет-фактуры, накладные, акты, накладные и т.д. счет фактуры – это приложения к товарно – транспортным накладным. Составляются в интересах налоговой инспекции

Документы бухгалтерского оформления. Например: расчетно-платежные ведомости, расчет отпускных, расчет пособия по временной нетрудоспособности, расчет амортизации и другие.

Комбинированные документы – содержат те и другие элементы. Например, расходные кассовые ордера.

По месту составления:

внутренние. Например: накладная на внутреннее перемещение, ПКО, РКО, акты.

внешние. Например: ТТН, счет - фактуры

По степени обобщения хозяйственных операций;

первичные. Например: ПКО, РКО, ТТН, акты, накладные.

сводные. Например: Кассовый отчет, товарный отчет, авансовый отчет, материальный отчет.

По порядку использования;

разовые. Например: ПКО, РКО, акты.

накопительные. Например: дневной заборный лист, лимитно-заборная карта.

2.2. Реквизиты бухгалтерских документов

Документы состоят из отдельных показателей, которые называются реквизиты (от латинского слова «требуемое, необходимое»).

Совокупность реквизитов документа определяют его форму.

Чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов.

Но в любом случае документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

Наименование документа (формы)

Код формы

Дата составления

Наименование организации составившей документ

Измерители хозяйственной операции

Фамилии и должности ответственных лиц, их личные подписи.

Если документ является внешним документом, то помимо личных подписей на документе должна быть проставлена круглая печать организации.

Электронный документ содержит ту же самую информацию, что и бумажный Содержание электронного документа можно просмотреть на экране компьютера. Электронный документ можно распечатать в бумажном виде. Электронный документ можно размножить в огромном количестве совершенно идентичных экземпляров, можно мгновенно переслать на другой компьютер в другой точке земного шара с помощью электронной почты.

Но электронный документ проще подделать, чем бумажный, если, конечно, не предпринимать специальных мер защиты.

Проблемы защиты от подделки электронных документов решаема. В России, как во многих других странах мира, принят Закон об электронной подписи, направленный на решение указанной проблемы.

Электронные документы уже широко используются в общении предприятий с банками и с налоговыми органами.

Все документы в бухгалтерии тщательно проверяют с трех сторон: юридической, с точки зрения оформления, арифметической.

Проверенные документы регистрируют в журнале регистрации документа.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

В настоящее время особое внимание уделяется унификации и стандартизации документов. Унификация документов – это разработка единой формы документов России для оформления однородных хозяйственных операций в различных организациях. В России унифицированы формы кассовых документов, банковских документов и др.

Они обязательны для всех сфер деятельности. Наряду с унификацией важное значение имеет стандартизация документов. Стандартизация- это установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов. При ведении бухгалтерского учета важно наладить рациональный документооборот, т.е. оптимальную систему формирования бухгалтерских документов, принятие их к учету, перемещения по предприятию, их текущего хранения и передачи в архив. Это обеспечивает высокую степень надежности учета при минимальных затратах времени и средств.

Все записи в бухгалтерском учёте производятся на основании соответствующих оправдательных документов.

Документ (документированная информация) представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. В качестве материального носителя допускается использование любого материального объекта, пригодного для закрепления и хранения на нём речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Однако для целей оформления документов в бухгалтерском учёте применимы только бумажные или машинные носители информации. Эта норма содержится в Положении по ведению бухгалтерского учёта и отчётности в РФ (утв. приказом Минфина РФ от 29.07.98г № 34н с последующими изменениями и дополнениями). В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счёт копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры.

Документы бухгалтерского учёта преимущественно составляются по унифицированным формам, что обусловлено необходимостью упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве, обеспечения сравнимости учётных и отчётных данных различных организаций (или одной организации за разные периоды), их полноту и достоверность, исключения дублирования информации .

Бухгалтерская документация является частью системы управленческой документации организации в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД), утверждённым Постановлением Госстандарта России от 30.12.93г № 229.

В целом документы бухгалтерского учёта можно разделить на три уровня: первичная учётная документация, регистры бухгалтерского учёта и отчётная бухгалтерская документация . Такая градация полностью отвечает определению документооборота в бухгалтерском учёте, последовательности и логике документирования хозяйственной деятельности организации.

Первичными учётными документами , на основании которых ведётся бухгалтерский учёт, служат документы, фиксирующие факты совершения хозяйственной операции.

Регистры бухгалтерского учёта предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учёту первичных документах, для отражения её на счетах бухгалтерского учёта и в бухгалтерской отчётности.

Бухгалтерская отчётность представляет собой единую систему данных об имущественном, финансовом положении организации и о результатах её хозяйственной деятельности, составляемую на основе данных бухгалтерского учёта по установленным формам (согласно ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчётность организации», утв. приказом Минфина РФ № 43н от 06.07.99г и Приказу МФ РФ № 67н от 22.07.03г «О формах бухгалтерской отчётности» с последующими изменениями и дополнениями).

В рамках каждого уровня документы не однородны. Масштабы учётных работ в организации на всех стадиях обработки документов зависят от объёма документооборота - количества документов, поступивших в организацию и созданных ею за определённый период. При этом интересна структура документооборота по составу, назначению и типам документов.

Так, по составу принято разделять документы на входящие (поступившие в организацию), исходящие (официальные документы, предоставляемые организацией внешним респондентам) и внутренние (группа официальных документов, не выходящих за пределы подготовившей их организации).

Документ отвечает статусу официального , если он создан юридическим или физическим лицом, оформлен и удостоверен в установленном порядке.

Классификация документов по составу и анализ их структуры по этому признаку позволяет оценить соотношение объёмов внутреннего и внешнего документооборота в организации, проанализировать степень автономности деятельности предприятия (рассчитав соотношение единиц входящей информации и внутренней), оценить активность обращения организации во внешней среде (по удельному весу исходящих документов).

По назначению

документы подразделяются на распорядительные, исполнительные, комбинированные и документы бухгалтерского оформления.

Распорядительные документы содержат распоряжения, указания о производстве, выполнении тех или иных хозяйственных операций (распоряжение руководителя предприятия и уполномоченных им лиц на совершение хозяйственных операций).

Исполнительные документы удостоверяют факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся приходные ордера (акты приёмки) материалов; акты приёмки-выбытия ОС; документы о приёмке от рабочих выработанной продукции и т.п. Исполнительные документы подписывают лица, ответственные за выполнение хозяйственных операций и за правильность их оформления в документах. Например, начальники цехов, заведующие складами (кладовщики), мастера и т.п.

Комбинированные документы одновременно являются и распорядительными и исполнительными. К ним относятся приходные и расходные кассовые ордера; расчётно-платёжные ведомости на выдачу з/пл работникам предприятия; авансовые отчёты подотчётных (командированных) лиц и др.

Документы бухгалтерского оформления составляются в том случае, когда для записей хозяйственных операций нет других документов, или при обобщении и обработке исполнительных и распорядительных документов. К ним относятся справки, ведомости распределения, расчёты резервов, бухгалтерская отчётность и др.

Такая классификация выявляет необходимость документального оформления ряда операций хозяйственной деятельности, регистрация которых в большинстве случаев игнорируется практикующими бухгалтерами. Так, действия бухгалтера, связанные с выполнением методологических расчётов, в соответствии с принципом регистрации должны быть подтверждены соответствующими документами бухгалтерского оформления и заверены подписью главного бухгалтера.

По периоду регистрируемых хозяйственных операций

применяемые в бухгалтерском учёте документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые первичные документы оформляют каждую хозяйственную операцию и составляются в один приём.

Накопительные документы составляются в течение определённого периода путём постоянного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода в них подсчитываются итоги по соответствующим показателям. Примеры накопительных документов: двухнедельные, месячные наряды на работу; лимитные карты на отпуск материалов со складов предприятия и т.п. Накопительные документы являются элементом первого этапа систематизации и обобщения учётной информации.

По степени обобщения информации

учётные документы делятся на первичные и сводные.

Первичные документы составляются на каждую операцию в момент её совершения. К ним относятся документы о поступлении на предприятие материалов и отпуск их со складов предприятия в цехи; об отгрузке продукции покупателям; о начислении з/пл работникам за выработанную продукцию, выполненную работу или оказанную услугу и т.п.

Сводные документы обобщают показатели путём соответствующей их группировки, систематизации из первичных документов (например, расчётно-платёжная ведомость работникам цехов, предприятия в целом и т.п.). От накопительных документов сводные отличаются тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов и является их сводкой, а накопительный документ – это первичный документ, составляемый постепенно . К сводным документам также относятся все учётные регистры бухгалтерского учёта, а конечным сводным документом можно считать бухгалтерскую отчётность.

Начальной стадией документирования хозяйственной ситуации в организации является первичный учёт , который представляет собой первый этап системного восприятия и регистрации отдельных операций, характеризующих хозяйственные процессы и явления, происходящие на предприятии. Его объектами являются: заготовление, приобретение и расходование материальных ресурсов; использование топливно-энергетических ресурсов; нормированное и отработанное время; выработка рабочих-сдельщиков; затраты на производство; движение полуфабрикатов и остатков незавершённого производства; объём выпуска продукции, её отгрузка и реализация; расчёты с поставщиками, покупателями, заказчиками, банками, финансовыми органами, учредителями и т.п. На этой стадии учётной работы первоначальные сведения о хозяйственных процессах и явлениях, возникающие на многочисленных участках, в цехах, на складах, пунктах приёмки и отгрузки готовой продукции и других подразделениях предприятия, отражаются в первичных документах.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учётными документами, на основании которых ведётся бухгалтерский учёт.

Первичные документы , используемые при описании хозяйственных операций, составляют единый информационный массив, обрабатываемый с использованием одних и тех же приёмов бухгалтерской процедуры. При этом часть документов формализована на отраслевом или общеэкономическом уровне. Эти документы составляются на бланках унифицированной формы, утверждённой Госкомстатом РФ или отраслевыми министерствами и ведомствами.

Ведомственные формы первичной учётной документации обязательны к применению только в организациях, состоящих в подчинении этим ведомствам, однако, если форма документа отвечает потребностям прочих организаций, они могут взять её на вооружение.

Во всех остальных случаях организации обязаны самостоятельно разрабатывать формы первичных учётных документов в количестве и в том виде, в котором они необходимы для отражения хозяйственной деятельности фирмы. При этом документы, созданные организацией самостоятельно, должны быть формализованы таким образом, чтобы их содержание полностью обеспечивало необходимой информацией учётные задачи.

Основные требования к форме первичного документа :

1. Позволяет достоверно описать единичный факт хозяйственной жизни организации

2. Структура документа остаётся постоянной в течение длительного времени, если условия деятельности организации относительно стабильны.

3. Исключается двусмысленность в толковании содержащейся в документе информации.

4. Сообщение закодировано для удобства обработки и обеспечения безопасности информации.

5. Измерители информации, содержащейся в документе (денежные и /или натуральные), обеспечивают необходимую достоверность, точность и понятность сведений. Излишней детализации или уточнения данных следует избегать так же, как и недостаточной.

6. Документ дополняет другие документы, а не дублирует их.

7. Документ содержит как можно меньше избыточной – обычно не используемой информации, которая включается в исходную форму «на всякий случай».

8. Форма документа удобна для обработки его в среде применяемой формы б/у.

9. Форма документа удобна для представления и обработке в электронной среде (на ЭВМ).

10. Форма едина для всех однородных фактов хозяйственной деятельности в различных подразделениях организации (включая обособленные).

11. Составляется своевременно.

При разработке форм первичных учётных документов следует учитывать положения ст.9 ФЗ № 129 от 21.11.96г «О бухгалтерском учёте» (с изменениями и дополнениями).

П.2 данной ст. гласит, что первичные учётные документы принимаются к учёту, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дата составления документа (недатированный документ не имеет юридической силы, кроме того, в этом случае затруднено отнесение факта хозяйственной деятельности к конкретному отчётному периоду для целей финансового и налогового учёта);

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;

ж) личные подписи указанных лиц (возможна также расшифровка подписей).

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учётных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Причём документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учётный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после её окончания.

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчётные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Первичные учётные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счёт копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учётных документов составляются сводные учётные документы , к которым, в частности, относятся кассовые книги, товарные отчёты, журнал регистрации хозяйственных операций, мемориальные ордера, журналы-ордера, Главная книга, другие учётные регистры. В качестве конечного сводного документа выступает бухгалтерская отчётность.

©2015-2019 сайт
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2016-04-15

Банки Сегодня Лайв

Статьи, отмеченные данным знаком всегда актуальны . Мы следим за этим

А на комментарии к данной статье ответы даёт квалифицированный юрист а также сам автор статьи.

Первичные документы бухгалтерского отчета – важнейшее звено в документообороте любой компании. Без них не получится не только правильно посчитать все приходы-расходы и поступления, но и правильно посчитать (а тем более – подтвердить налоговой) отчисления в налоговую инспекцию. Какой бывает «первичка» и какие требования к ней предъявляются? Давайте разбираться.

Необходимо разобраться, что вообще понимают под этим определением. Итак, первичные документы бухгалтерского учёта – это подтверждение проведенных хозяйственных сделок на предприятии, принесших какой-либо экономический эффект. Это подтверждающий документ – например, какая-нибудь накладная.

Эти документы важны не только для учета в сфере бухгалтерии. Они необходимы для соблюдения налогового законодательства и подтверждения всех проводимых операций. С помощью первичных документов можно определить объем обязательств компании перед государством. Налоговая будет требовать эти справки, чтобы проверить правильность подсчетов.

Первичные документы должны оформляться непосредственно в момент проведения операции, либо же сразу после ее окончания. Но последнее – только в том случае, если нет возможности заниматься оформлением документов в процессе.

И стоит помнить, что такие оттягивания очень не рекомендуются и позволяются только в исключительных ситуациях.

Что такое «первичка»

Таким типом документов называются те, которые подтверждают уже осуществленные действия хозяйственного характера. Например, покупку нового токарного станка. Без первичной документации, способной подтвердить то или иное действие, невозможно занести расход/доход или поступление чего-либо в книгу учета.

Первичные документы могут быть и электронными, и бумажными – разницы нет. Единственная особенность такого электронного документооборота: для подтверждения необходима электронная подпись. Впрочем, некоторые предприятия могут ограничивать использование цифровых возможностей. По условию договора или в некоторых случаях, регулируемых законом, можно требовать предоставления только бумажной «первички».

В первичном документе бухгалтерского учета обязательно должна быть вся необходимая информация для учета хозяйственной деятельности. В противном случае могут возникнуть проблемы, связанные с налоговой. Если не получится подтвердить какой-либо расход или доход – сумма вычетов может увеличиться.

Такой документ – доказательство того факта, что в хозяйстве организации было совершено какое-либо действие, повлиявшее на экономическое состояние.

Перечень документов бухгалтерского учета

Интересно, что законодательством не регламентируются конкретные документы, поэтому можно выбирать из множества приемлемых вариантов. Это позволит отрегулировать удобство ведения отчетности. Но какая «первичка» вообще бывает?

1. Договор . Содержит конкретные условия хозяйственной сделки. В нем перечислены все финансовые нюансы и ответственность всех задействованных сторон за выполнение.
2. Товарная накладная . Перечисление всех оказанных услуг или передаваемых товаров. Сохраняется у каждого участника сделки – нужно будет сделать копии.
3. Акт приема-передачи . Подтверждает, что услуга была выполнена в полном объеме, а ее качество удовлетворяет оговоренному. Этот акт подтверждает прием выполненной работы и, соответственно, полное одобрение заказчика.
4. Акт приема-передачи № ОС-1 . В отличие от предыдущего документа, используется в фиксации мероприятий с вводом-выводом основных средств.
5. Счет . Подтверждение готовности оплатить товар или услугу. В счете могут быть перечислены дополнительные условия и прайс на предоставляемые услуги. Также этот документ позволяет вернуть деньги.
6. Расчетная ведомость . Используется при решении хозяйственных задач, связанных с персоналом. То есть в этих ведомостях учитываются все ситуации по оплате труда. В расчетную ведомость необходимо включать не только, собственно, зарплату. Но и все премии, сверхурочные, стимулирующие и прочие денежные «вливания» в работника.
7. Кассовые документы . Необходимы для учета финансовых сделок по реализации товара или услуги. В эту категорию входит не только кассовая книга, но и ордеры прихода-расхода.

Читайте также:

Что делать заемщику, если у его банка-кредитора отозвали лицензию?

Естественно, все эти документы оформляются по-разному в зависимости от установленных правил и порядков. Основные правила определены, и их необходимо придерживаться при создании первички.

Классификация документов «первички»

Существует несколько способов разделения бухгалтерской документации по категориям. Это заметно упрощает определение и непосредственно документооборот Группировка происходит по определенным принципам и особенностям.

Итак, первичные документы подразделяются:

1. По назначению . Выделяются распорядительные – доверенности и платежные поручения; исполнительные/оправдательные – платежные ведомости и акты выполненных работ; документы бухгалтерского оформления – ведомости, расчеты и справки; комбинированные – кассовые ордеры, авансовые отчеты и требования; и бланки строгой отчетности – абонементы, квитанционные книжки и так далее.
2. По объему содержания данных . Включены собственно первичные документы – кассовые ордеры и чеки; и сводные первичные документы – кассовые отчеты за определенный период и ведомости.
3. По способу отражения хозяйственных операций . Выделяются разовые – кассовые отчеты; и накопительные – ведомости и лимитно-заборные карты.
4. По месту составления . Разделены на внутренние (все, оформляемые организацией) и внешние (полученные от поставщиков, аутсорсеров и так далее).

Эта исчерпывающая классификация отражает практически все первичные документы, с которыми может столкнуться бухгалтерия при оформлении отчетности.

Учетные регистры для первички

Каждый поступивший в бухгалтерию первичный документ должен быть поставлен на учет. Поэтому существуют специальные учетные регистры. Это специальные счетные таблицы, сделанные по определенной форме. Они необходимы, чтобы собрать информацию о хозяйственных операциях на счетах и не запутаться в куче справок, накладных и так далее.

Учетные регистры бывают разные. Как правило, их подразделяют на следующие категории:

1. По назначению. Сюда входят хронологические (записываются документы по мере их появления), систематические (первичка записывается с учетом ее группировочных признаков). Комбинация этих двух типов называется синхронистическими регистрами – в идеале именно их и должна делать бухгалтерия.
2. По обобщению данных. В эту категорию попадают интегрированные (от частного к общему) и дифференцированные (от общего к частному) регистры.
3. По внешнему виду. Все очень просто – разделяются по физической форме регистра. Он может быть в виде карточки, книжки, электронного носителя и так далее.

Правильное ведение учетных регистров заметно упростит задачу и предохранит от множества проблем.

Требования к первичной документации

Поскольку первичка является важной частью бухгалтерского документооборота, необходимо внимательнейшим образом относиться к ее ведению и заполнению. Существуют определенные требования, нормы и стандарты, которых придется придерживаться.

Читайте также:

Как начать торговать на бирже – выбираем брокера

Что должно быть в первичке

Первичные бухгалтерские документы должны создаваться по определенным стандартам, чтобы налоговая без проблем приняла их, и в дальнейшем ни у кого не возникало проблем. Поэтому в первичке обязательно нужно указать следующую информацию:

1. Название конкретного документа.
2. Дата составления.
3. Название субъекта, который (или от имени которого) проводится то или иное действие.
4. В чем суть хозяйственной операции.
5. Измерители хозяйственной операции. Бывают денежные либо натуральные. Если натуральные – надо указать, чем измеряется.
6. Лица, ответственные за правильное проведение операции и подготовку документов по ней. Обязательно указывать должности.
7. Подписи фигурантов, их ФИО и другой информации, которая поможет идентифицировать их.

Наличие всех этих данных необходимо не только для подтверждения, что операция действительно проводилась. Информация, указанная в документе, позволит в случае необходимости сверить все показатели, обратиться к действующим лицам и уточнить некоторые моменты.

Правила оформления первичной документации

Важно помнить, что при создании подобных документов недостаточно просто учесть данные, которые она должна нести. Нормами установлены определенные правила ведения и создания таких бумаг. Если они будут нарушены, или у налоговых инспекторов возникнут сомнения – придется не просто переделать документ, но и заплатить крупный штраф. Особенно если нарушение – не первое.

1. Писать строго без ошибок (в том числе и пунктуационных) и помарок. Не допускать опечатки в электронных документах.
2. Использовать можно любые ручки. Но желательно подобрать такие, которые не будут мазать при написании – это разведет грязь на бумаге, что недопустимо.
3. Составлять документы нужно уже в случае предположений, что какая-то хозяйственная операция будет произведена. В крайнем случае (что очень не рекомендуется) можно составить и оформить первичку сразу после операции.
4. Абсолютно все расчетные данные, представленные в цифровой форме, необходимо дублировать прописью.
5. Если каких-то данных для заполнения реквизитов в бланке первички нет, необходимо поставить там прочерк. Пустые строки оставлять категорически запрещено.

Важно помнить, что чем ответственней бухгалтер будет относиться к заполнению первичных документов, тем меньше в будущем у организации будет проблем.

Что делать, если ошибка уже допущена?

В ситуации, когда необходимо подправить тот или иной первичный документ, необходимо знать, что можно и нельзя делать. Итак, при исправлении ошибок можно:

1. Зачеркнуть неверные данные и указать правильные рядом. Обязательно поставить подпись человека, который поправил информацию, а также указание «Исправленному верить» и конкретная дата, когда была внесена правка.
2. Сделать дополнительные записи. Применяется, если суммарные значения сделок были оформлены, но в результате оказались несколько выше. В таком случае необходимо остатки записать в новый документ и учесть их в текущем либо следующем отчетном периоде.
3. Провести сторнирование. То есть исправить запись с применением отрицательных значений: прописать неверные данные красной пастой, после чего указать рядом правильные.