Предприятие заказывает транспортные услуги по доставке товара. Можно ли сделать так, чтобы перевозчик при этом использовал талоны на топливо, принадлежащие заказчику? Как правильно оформить такие взаимоотношения? Как отразить их в бухгалтерском учете и какие будут налоговые последствия? Возникнет ли здесь объект обложения акцизным налогом? Такие вопросы озвучил наш читатель, позвонивший на «горячую линию». Давайте разбираться вместе.

Использование топлива (талонов на топливо) заказчика при оказании транспортной услуги законодательными нормами не запрещено. Понятно, что при таких взаимоотношениях сторонам необходимо согласовать не только условия перевозки груза, но и условия передачи и использования топлива (талонов на топливо). Именно последние окажут решающее влияние на порядок оформления и отражения таких операций в бухгалтерском учете, а, следовательно, и на их налогообложение. Но прежде чем перейти к рассмотрению основных вариантов оформления таких «топливно-транспортных» взаимоотношений, закроем вопрос по акцизному налогу. Причем, поговорим и о розничном акцизе ( п.п. 213.1.9 НКУ ), и о так называемом левотопливном ( п.п. 213.1.12 НКУ ).

Передача талонов и акцизный налог

Независимо от того, каким образом будут оформлены взаимоотношения сторон, необходимость уплаты розничного акцизного налога заказчиком транспортной услуги в рассматриваемом случае не возникнет . Причина в том, что физически передачу топлива заказчик не осуществляет - он передает только талоны. В то время как отпуск топлива осуществляет АЗС. Налоговики неоднократно подтверждали, что плательщиком розничного акцизного налога в таком случае является именно АЗС, а субъект хозяйствования, осуществляющий операции с топливными картами/талонами, платить розничный акциз не должен (см., например, письма ГФСУ от 12.03.2016 г. № 5315/6/99-99-03-03-15 , № 5311/6/99-95-42-01-16-01 ).

А вот в отношении «левотопливного» акциза все не так однозначно. Ведь в случае, когда право собственности на топливо перешло заказчику сразу при получении талонов, юридически передачу топлива перевозчику (при получении его на АЗС) будет осуществлять именно заказчик. И эта операция (юридическая передача) вполне подпадает под определение «реализация топлива» из абз. 2 п.п. 14.1.202 НКУ .

Правда, здесь обнадеживает позиция налоговиков, озвученная в письме ГФСУ от 08.04.2016 г. № 7905/6/99-99-21-05-15 (ср. 025069200). В нем они заявляют, что реализацией топлива для целей обложения «левотопливным» акцизом (так же, как и розничным) следует считать фактический отпуск топлива. Если так, то юридическая передача топлива не приведет к необходимости регистрироваться и платить «левотопливный» акциз (при наличии объекта). Хотя справедливости ради отметим, что речь в этом письме шла о продаже топлива с использованием смарт-карт, а не талонов. Поэтому полагаться только на это письмо мы ни в коем случае не советуем и считаем, что без индивидуальной налоговой консультации тут не обойтись.

Если же по условиям договора с АЗС право собственности на топливо переходит только в момент «отоваривания» талонов, риск оказаться в «левотоп­ливных» плательщиках для заказчика не усматривается. Ведь ни физической, ни юридической передачи топлива он в этом случае не осуществляет.

В то же время отметим: в случае, если заказчик передает не талоны, а топливо, отвертеться от необходимости уплаты розничного акцизного налога ему не удастся. Уплатить «левотопливный» акциз (конечно, только при возникновении объекта обложения согласно п.п. 213.1.12 НКУ ), по всей видимости, тоже придется. Причем, независимо от того, каким образом будут оформлены «топливно-транспортные» отношения. Ведь налоговики считают, что передача топлива для заправки техники, используемой для оказания услуг собственнику топлива (даже если право собственности на топливо при этом исполнителю не переходит!), для целей разде­ла VI НКУ является его реализацией (см. письмо ГФСУ от 24.03.2016 г. № 6497/6/99-99-19-03-03-15 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 37, с. 3). А значит, независимо от варианта оформления, налоговики будут настаивать на том, что уплатить акцизный налог в таком случае должен именно заказчик, передающий топливо. Хотя здесь тоже ситуация вовсе не однозначная (об этом мы писали в комментарии).

Теперь - о вариантах оформления «топливно-транспортных» отношений. Сразу скажем: ключевую роль здесь сыграет условие о переходе права собственности на топливо от заказчика (а иногда и от АЗС!) к перевозчику. Поэтому рассмотрим эти варианты отдельно.

Если право собственности на топливо к перевозчику переходит

Если заказчик и перевозчик договорились о том, что право собственности на топливо (талоны на топливо) переходит к перевозчику, то оформить взаимоотношения в таком случае можно как отдельными договорами (купли-продажи топлива (талонов на топливо) и перевозки), так и одним договором, который будет содержать условия обоих договоров (так называемый смешанный договор - право на его заключение закреплено в ч. 2 ст. 628 ГКУ ).

Учтите также:

если право собственности на топливо перешло к заказчику транспортной услуги при получении талонов, то предметом договора купли-продажи будет именно топливо, обеспеченное талонами

Если же право собственности на топливо переходит только в момент «отоваривания» талонов - уместнее говорить о продаже прав требования определенного количества топлива. Напомним, что право требования может быть предметом договора купли-продажи ( ч. 3 ст. 656 ГКУ ) и согласие должника (в данном случае - АЗС) на заключение такого договора не требуется ( ч. 1 ст. 516 ГКУ ). Правда, уведомить АЗС о смене кредитора всё же стоит ( ч. 2 ст. 516 ГКУ ). При продаже прав требования право собственности на топливо перейдет перевозчику напрямую от АЗС .

От того, что будет предметом договора купли-продажи (топливо или право его требования), будет зависеть и бухгалтерский, и «налоговоприбыльный» результат. К возникновению разниц между ними ни операция продажи прав требования, ни операция продажи топлива не приведет. Поэтому все доходы и расходы, сформированные по бухгалтерским правилам, без каких-либо корректировок отразятся в декларации по прибыли.

Порядок обложения НДС также будет отличаться. Так, операция по продаже топлива подлежит обложению НДС в обычном порядке (согласно п.п. «а» п. 185.1 НКУ ). А вот продажа прав требования по своей сути является продажей долгового обязательства за денежные средства, а потому не является объектом налогообложения (согласно п.п. 196.1.5 НКУ ). В то же время, на дату заключения договора заказчик теряет право на налоговый кредит по налоговой накладной, которая была выписана на сумму предоплаты, обеспеченную талонами, которые сейчас продаются. Ведь поставка топлива заказчику так и не произошла. Поэтому АЗС должна составить к такой налоговой накладной корректировку и выписать новую налоговую накладную на перевозчика (подробнее о связанных с этим сложностях см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 50, с. 34). Впрочем, именно по уступке требования налоговики раньше настаивали на другом подходе: первый кредитор должен признать условную поставку с начислением компенсирующих НО. Тогда новый кредитор вообще лишается права на НК (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2012, № 70, с. 19).

Рассмотрим примеры.

Пример 1. Предприятие заказало перевозку товара стоимостью 30000 грн. (в т. ч. НДС - 5000 грн.) с использованием принадлежащих ему талонов на топливо стоимостью 21000 грн. (1000 л.). Взаимоотношения были оформлены следующим образом:

1) заключен договор перевозки на сумму 30000 грн. (в т. ч. НДС - 5000 грн.);

2) заключен договор купли-продажи прав требования на сумму 21000 грн.;

3) произведен зачет однородных требований на сумму 21000 грн.

Таблица 1. Транспортные услуги и продажа прав требования

№ п/п		Бухгалтерский учет		Сумма, грн.
Продажа прав требования:
	Отражена реализация прав требования
	Откорректирован ранее отраженный налоговый кредит (НК) по НДС*
* Налоговики раньше настаивали на другом подходе: первый кредитор должен признать условную поставку с начислением компенсирующих НО.
	Отражено право на НК по НДС
	Получена зарегистрированная налоговая накладная (НН) и отражена в составе НК

Пример 2. Возьмем условия из примера 1. Изменим только предмет договора купли-продажи. В этом примере им является топливо, обеспеченное талонами.

Обратите внимание: стоимость талонов в таком случае будет другой. Причина: база по НДС включает сумму акцизного налога, уплаченного при приобретении топлива и включенного в его первоначальную стоимость. Это следует учесть при заключении договора.

Таблица 2. Транспортные услуги и продажа топлива

№ п/п		Бухгалтерский учет		Сумма, грн.
Продажа топлива:
	Реализовано топливо
	Начислены НО по НДС
	Списано топливо
Получение транспортных услуг:
	Получен акт оказанных транспортных услуг
	Отражено право на НК по НДС
	Получена зарегистрированная НН и отражена в составе НК
Зачет взаимных требований и доплата:
	Отражен взаимозачет задолженностей
	Произведена оплата за транспортные услуги

Если право собственности на топливо к перевозчику не переходит

В случае, если право собственности на топливо к перевозчику не переходит, его передача неразрывно связана с оказанием услуги. Поэтому оформить такие взаимоотношения отдельными договорами не получится. Здесь следует заключить один договор. Причем то, что глава 64 ГКУ не предусматривает возможность предоставления транспортной услуги с использованием материала заказчика (как это предус­мотрено главой 61 ГКУ , регулирующей порядок выполнения подрядных работ), не должно смущать. Часть 1 ст. 6 ГКУ дает в этом отношении полную свободу действий. В ней сказано:

стороны имеют право заключить договор, не предусмотренный актами гражданского законодательства, но соответствующий общим его принципам

В таком договоре следует установить нормы расхода бензина, сроки возврата его остатка, обязанность перевозчика предоставить заказчику отчет об использовании бензина, его ответственность за ненадлежащее выполнение предусмотренных договором обязанностей. Также заказчик должен поручить перевозчику получить топливо. С этой целью он обеспечивает перевозчика талонами. Передачу талонов следует оформить актом приема-передачи. Кроме того, в договоре обязательно следует сакцентировать внимание на том, что право собственности на топливо перевозчику не переходит .

Отразим порядок отражения таких взаимоотношений на примере.

Пример 3. Используем условия из примера 1. Но учтем, что стоимость транспортных услуг, определенная в договоре, составила 9000 грн., поскольку из нее сразу вычли стоимость предоставленных заказчиком материалов.

Таблица 3. Транспортные услуги с использованием топлива заказчика

№ п/п		Бухгалтерский учет		Сумма, грн.
Получение и передача топлива:
	Переданы талоны перевозчику (составлен акт приема-передачи)
	Оприходовано топливо (получены расчетные документы от перевозчика)
	Отражен НК по НДС
	Отражен зачет задолженностей
	Передано топливо перевозчику
Получение транспортных услуг:
	Получен акт оказанных транспортных услуг
	Отражено право на НК по НДС
	Получена зарегистрированная НН и отражен НК
	Отражено использование бензина (согласно отчету перевозчика)

Все расходы, отраженные в бухгалтерском учете, в полном объеме попадут в декларацию по прибыли.

Использование топлива (талонов на топливо) заказчика при оказании транспортной услуги законодательными нормами не запрещено.

При передаче талонов на топливо необходимость уплаты розничного акцизного налога не возникает.

Если право собственности на топливо перешло заказчику при получении талонов, то передача топлива по таким талонам вполне подпадает под определение «реализация топлива» из абз. 2 п.п. 14.1.212 НКУ , что может привести к необходимости зарегистрироваться плательщиком акцизного налога.

Условие о переходе права собственности на топливо (талоны на топливо) перевозчику - основное условие, определяющее порядок оформления и отражения таких взаимоотношений в бухгалтерском и налоговом учете.

Если право собственности переходит перевозчику, взаимоотношения следует оформлять договором купли-продажи и договором перевозки, либо одним смешанным договором, включающим условия обоих договоров.

В зависимости от того, перешло ли заказчику право собственности на топливо, предметом договора купли-продажи может быть топливо, обеспеченное талонами или право требования.

Если право собственности на топливо перевозчику не переходит, заключают один договор, в котором устанавливают порядок получения, использования и возврата неиспользованного топлива.

"Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", 2008, N 9

Транспортные средства используются в деятельности практически любого учреждения, в том числе культуры и искусства, поэтому вопросы учета горюче-смазочных материалов (ГСМ) являются актуальными во все времена. Следовательно, бухгалтерам необходимо знать особенности приобретения и списания ГСМ. Их мы и рассмотрим в данной статье.

Учет приобретения ГСМ

Приобретение ГСМ может производиться бюджетным учреждением в таких формах, как:

• за наличный расчет;
• путем приобретения талонов на заправку ГСМ;
• приобретение с использованием пластиковой карточки;
• приобретение с помощью государственных закупок.

Особенности этих способов мы рассмотрим ниже.

Учет ГСМ ведется в соответствии с Инструкцией N 25н <1> на счете 105 03 000 "Горюче-смазочные материалы". Принятие к бюджетному учету производится по фактической стоимости с учетом предъявленных поставщиком сумм НДС (при приобретении за счет бюджетных средств) и без учета данного налога (при оплате за счет средств от приносящей доход деятельности, если доход последней подлежит обложению НДС). Аналитический учет ведется на Карточках количественно-суммового учета материальных ценностей. Материально ответственные лица должны вести учет ГСМ в Книге (Карточке) учета материальных ценностей по их наименованиям, сортам и количеству. Оприходование топлива и масел отражается в регистрах бюджетного учета на основании первичных учетных документов (накладных поставщика, кассовых чеков).

<1> Инструкция по бюджетному учету, утв. Приказом Минфина России от 10.02.2006 N 25н.

В том случае, если имеются расхождения с данными документов поставщика при приемке материалов, поступивших без документов, составляется Акт о приемке материалов (ф. 0315004) (Приложение 2 к Инструкции N 25н). Форма утверждена Постановлением N 71а <2>. Акт оформляется членами приемной комиссии в двух экземплярах с обязательным участием материально ответственного лица и представителя поставщика или незаинтересованной организации. Один экземпляр отдается в бухгалтерию организации для учета движения материальных ценностей, второй - отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику.

<2> Постановление Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве".

Приобретение ГСМ за наличный расчет

Приобретая ГСМ за наличный расчет, учреждению следует учитывать, что право на получение денежных средств под отчет, срок составления авансовых отчетов необходимо отражать в учетной политике и утверждать приказом руководителя. Помимо этого, организацию выдачи наличных денежных средств регламентирует Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40.

Водители, приобретая ГСМ на АЗС, должны требовать и проверять правильно ли оформлены контрольно-кассовые чеки, которые предоставляются с авансовым отчетом в бухгалтерию.

При получении авансового отчета бухгалтер должен проверить правильность его заполнения, подсчета израсходованных сумм и отражения приобретенного ГСМ в количественном выражении в разрезе конкретных его марок.

Рассмотрим на примерах отражение в бухгалтерском учете операций по приобретению, оприходованию и списанию ГСМ (теория процесса списания ГСМ нами будет рассмотрена ниже в данной статье).

Пример 1 . Театр выдал водителю 01.07.2008 за счет бюджетных средств под отчет денежные средства на приобретение бензина в сумме 3000 руб. сроком на одну неделю. Водитель представил авансовый отчет 07.07.2008 на сумму 2626 руб. Остаток он вернул в кассу учреждения в тот же день.

Теперь рассмотрим особенности приобретения ГСМ за счет наличных денежных средств, полученных от приносящей доход деятельности.

Пример 2 . Музей приобрел две канистры масла по цене 800 руб. за штуку (в том числе НДС 18% - 122 руб.) за счет средств, полученных от предпринимательской деятельности, которая подлежит обложению НДС. По договору предусмотрен аванс в размере 100%. В течение месяца масло было израсходовано и списано. Согласно учетной политике списание производится по фактической стоимости каждой единицы.

Операции по приобретению двух канистр масла будут отражены следующим образом:

Приобретение ГСМ с помощью талонов

Способ приобретения талонов для заправки ГСМ теряет свою актуальность, следовательно, на нем мы не будем особо заострять внимание, а представим только бухгалтерские проводки, которые сопровождают приобретение ГСМ таким образом:

• выдача денежных средств из кассы под отчет на приобретение талонов:

Кредит счета 1 201 04 610 "Выбытия из кассы";

• приобретение талонов подотчетным лицом:

Дебет счета 1 201 05 510 "Поступления денежных документов"

• выдача талонов на бензин водителю под отчет:

Дебет счета 1 208 22 560 "Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов"

Кредит счета 1 201 05 610 "Выбытия денежных документов";

• принятие к учету ГСМ при проверке авансового отчета от водителя:

Дебет счета 1 105 03 340 "Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов"

Кредит счета 1 208 22 660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов";

• списание ГСМ на нужды учреждения:

Дебет счета 1 401 01 272 "Расходование материальных запасов",

Приобретение ГСМ с помощью пластиковых карт

В настоящее время самым перспективным является метод приобретения ГСМ с помощью пластиковых карт.

Для их получения учреждение перечисляет специализированной организации денежные средства авансом (от 30 до 100%). По истечении, как правило, месяца поставщик представляет учреждению отчет с детализацией по государственным номерам заправленных автомобилей, в котором указаны количество, номенклатура и стоимость отпущенного топлива. Кроме того, при отпуске ГСМ работники АЗС обязаны дать водителю документ, подтверждающий оплату топлива (контрольно-кассовый чек).

Отчет, полученный от водителя, необходимо сверять с отчетом специализированной организации - поставщика ГСМ.

Рассмотрим на примере приобретение ГСМ с помощью пластиковой карточки.

Пример 3 . Музей заключил договор с компанией на заправку ГСМ автомобиля по пластиковой карте. В договоре отражено, что учреждение ежемесячно покупает бензин на сумму 20 000 руб. Оплата производится в начале месяца авансом в размере 30% от данной суммы, а далее - по факту.

За счет средств бюджета учреждение перечислило 6000 руб. В конце месяца получен счет-фактура, подтвердивший заправку в течение месяца на сумму 20 000 руб. Произведена оплата разницы суммы аванса и фактически израсходованного горючего. По путевым листам подтвержден расход на сумму 20 000 руб.

В бухгалтерском учете операции будут отражены следующим образом:

Приобретение ГСМ с помощью государственных закупок

В соответствии с Федеральным законом N 94-ФЗ <3>, регламентирующим закупки бюджетных организаций, необходимо проведение конкурса на выбор поставщика. Решение о применении данного способа приобретения ГСМ принимает организация - главный распорядитель. Подведомственными ей учреждениями предоставляются заявки, согласно которым определяется общая потребность в ГСМ на определенный период. Далее главный распорядитель на основании Федерального закона N 94-ФЗ определяет, каким путем заключать договор: проведения открытого конкурса либо запроса котировок.

<3> Федеральный закон от 21.07.2005 N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд".

По результатам выявляется победитель, с которым и заключается договор. При его заключении необходимо предусмотреть способы поставки. Они могут быть такие, как:

• поступление ГСМ на склад главного распорядителя;
• поступление ГСМ непосредственно на склад подведомственных учреждений.

При отправке ГСМ подведомственным организациям распорядитель составляет извещение (ф. 0504805) в двух экземплярах, кроме него, он отправляет копию счета на поставляемые материальные ценности и товарную накладную. Первичные документы (счет, товарная накладная) приходят вместе с ГСМ. После его поступления второй экземпляр извещения с отметками о получении ГСМ отправляется вышестоящей организации-заказчику, которая, в свою очередь, получив подтверждение о том, что ГСМ отгружены, производит их оплату по счету (счету-фактуре), выставленному поставщиком.

Операции по централизованному снабжению в бухгалтерском учете регламентируются не только Инструкцией N 25н, но и разъяснениями, изложенными в Письме Минфина России от 29.12.2005 N 42-7.1-01/2.2-397 "Об отражении в бюджетном учете операций по централизованным поставкам".

Рассмотрим операции по централизованному снабжению на примере.

Пример 4 . Главный распорядитель бюджетных средств методом запроса котировок определил организацию-поставщика на поставку бензина Аи-95 (предполагается получать с использованием талонов), а также заключил договор с ним. По условиям этого договора она в течение года ежемесячно предоставляет подведомственным учреждениям по 300 л бензина Аи-95 (20 талонов по 15 л каждый). Оплата талонов производится по мере их поступления в подведомственные организации. Стоимость 1 л бензина равна 25 руб.

В бухгалтерском учете главный распорядитель данные операции отразит следующим образом:

В бухгалтерском учете подведомственной организации будет сделана запись:

На практике чаще всего встречается вариант централизованной поставки бензина с использованием пластиковых карт. Смысл этого способа закупки в следующем. Главный распорядитель заключает договор с организацией-поставщиком на обслуживание автомобилей на заправках этой организации. В договоре указываются государственные номера автомобилей, устанавливается лимит заправки бензином для каждого автомобиля в месяц. Для контроля над производимыми заправками на все автомобили выдается пластиковая карточка, в которую помещают информацию о лимите его заправки в месяц. При необходимости увеличения лимита следует уведомить организацию-поставщика.

Кроме стоимости бензина, договором предусматривается изготовление пластиковой карточки, на которую зачисляется месячный лимит расходования бензина по определенному автомобилю, числящемуся на балансе подведомственной организации. Расход денежных средств по изготовлению этих карточек в соответствии с Приказом Минфина России от 24.08.2007 N 74н "Об утверждении Указаний о Порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации" отражается по подстатье 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ. В случае если в договоре прописано не изготовление, а приобретение пластиковых карт, они оплачиваются по ст. 340 "Увеличение стоимости материальных запасов" КОСГУ и приходуются на счете 105 06 340 "Увеличение стоимости прочих материальных запасов". Списание карточки с учета производится при ее утрате или расторжении договора.

Рассмотрим данный способ поставки бензина на примере.

Пример 5 . Бюджетное учреждение - заказчик заключило договор с организацией-поставщиком на заправку бензином автомобилей, числящихся на балансе подведомственных учреждений, на сумму 460 880 руб.

Ежемесячный авансовый платеж по заправке всех автомобилей по условию договора составляет 30% от стоимости договора - 138 264 руб. Ежемесячный лимит автомобиля 380 л. Стоимость одного литра бензина равна 25 руб. В конце месяца выставлен счет-фактура на сумму окончательной оплаты в размере 322 616 руб. Условиями договора предусмотрено изготовление пластиковых карт (40 шт. на сумму 400 руб.).

В бухгалтерском учете у заказчика данные операции будут выглядеть следующим образом:

Составлены и разосланы извещения отправку пластиковых карточек
Оплачена стоимость услуг по изготовлению карточек
Совершен авансовый платеж по заправке бензина
Отправлены извещения подведомственным организациям на зачисление на их карточки лимитного объема бензина
В конце месяца произведен зачет
Оплачен представленный поставщиком счет-фактура на фактический объем заправленного бензина с распечаткой по заправке каждого автомобиля в конце месяца

Если пластиковые карточки приобретаются как материальные ценности, то в бухгалтерском учете операции отразятся так:

• поставка заказчику пластиковых карт:

Дебет счета 1 105 06 340 "Увеличение стоимости прочих материальных запасов"

Кредит счета 1 302 22 730 "Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов";

• оплата стоимости пластиковых карт:

Дебет счета 1 302 22 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов"

Кредит счета 1 304 05 340 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по приобретению материальных запасов";

• отправка пластиковых карт подведомственным учреждениям и составление извещения на их отправку:

Дебет счета 1 304 04 340 "Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств по приобретению материальных запасов"

Кредит счета 1 105 06 440 "Уменьшение стоимости прочих материальных запасов".

У подведомственного учреждения операции по получению пластиковых карт и бензина отразятся следующим образом:

Если пластиковые карты были получены как материальные ценности, то их поступление (при наличии извещения и накладной) будет отражено следующим образом:

Дебет счета 1 105 06 340 "Увеличение стоимости прочих материальных запасов",

Кредит счета 1 304 04 340 "Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств по приобретению материальных запасов".

Нормы расхода топлива и смазочных материалов

Нормы расхода топлива предназначены для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и др. (независимо от форм собственности), эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории РФ. В настоящее время действуют Нормы, утвержденные Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р "О введении в действие Методических рекомендаций "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте".

Также учреждения вправе самостоятельно утверждать нормы списания ГСМ. Как правило, они действуют в отношении тех транспортных средств, для которых законодательно они не установлены. При этом они должны быть разумны и аргументированы. Доводом в пользу собственных норм может стать акт замера расхода топлива. Он показывает фактическое потребление бензина. Вдобавок повышенный расход или километраж любой шофер объяснит массой причин: необходимостью объездов, пробками, особенностями двигателя и т.п.

Образец акта замера расхода топлива

"Утверждаю"
Директор
Музея им. А.С.Пушкина
______________ Иванов И.С.
13 марта 2008 г.
Акт контрольного замера
нормы расходного топлива _________________ (вид топлива)
для автомашины _________________ (марка)
Комиссия в составе:

(фамилия, имя, отчество, должность; не менее трех человек, один из них -
___________________________________________________________________________
водитель)
составила настоящий акт о том, что ею 13 марта 2008 г. произведен
контрольный замер расхода топлива на автомобиль ________________ (марка),
государственный номер _______________ пробегом на расстояние ______________
по маршруту ______________________________________________________________.
В ходе замера установлено:
На начало контрольного замера в баке было _________________________________

На конец контрольного замера в баке осталось ______________________________
(цифрами и прописью) литров бензина марки ______________________.
Дозаправки и сливания топлива в ходе замера не производились.
Итого расход бензина за время замера составил _____________________________
(цифрами и прописью) литров.
Показания спидометра:
На начало замера _________________________________ (цифрами и прописью) км.
На конец замера __________________________________ (цифрами и прописью) км.
Итого пробег во время замера составил ____________________________ (цифрами
и прописью) км.
В результате контрольного замера определен расход (при нормальных условиях)
топлива на 1 км пробега ______________________________ (цифрами и прописью)
и на 100 км пробега ______________________________ (цифрами и прописью) км.
Дата, подписи представителей комиссии, расшифровки подписей.

Учет и порядок списания ГСМ

Списание ГСМ бухгалтерия, как правило, производит ежемесячно. Для этого бухгалтер использует следующие документы:

• путевые листы;
• авансовые отчеты (в случае если бензин приобретался за наличные денежные средства);
• Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) (если заправка производилась по талонам - п. 97 Инструкции N 25н).

В соответствии с п. 55 Инструкции N 25н ГСМ списываются по фактической стоимости единицы либо по средней фактической стоимости. Выбор метода списания рекомендуем закрепить в учетной политике учреждения. Оценка материальных запасов по средней фактической стоимости производится по каждой группе (виду) запасов путем деления общей фактической стоимости на их количество, складывающихся соответственно из средней фактической стоимости и количества остатка на начало месяца, и поступивших запасов в течение текущего месяца на дату списания (отпуск).

Учет операций по расходу материальных запасов, их выбытию, перемещению внутри учреждения ведется в Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов.

Списание ГСМ по уставной деятельности оформляется проводкой:

Дебет счета 1 401 01 272 "Расходование материальных запасов"

Кредит счета 1 105 03 440 "Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов".

В рамках приносящей доход деятельности проводка выглядит следующим образом:

Дебет счета 2 106 04 340 "Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)"

Кредит счета 2 105 03 440 "Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов".

Особенности учета недостач автомобильного топлива

Учет недостач ГСМ ведется на счете 209 04 000 "Расчеты по недостачам материальных запасов". Аналитический учет по счету ведется на Карточке учета средств и расчетов по каждому виновному лицу с указанием фамилии, имени и отчества, должности, даты возникновения задолженности и суммы недостачи.

Инструкция N 25н устанавливает правила, в соответствии с которыми при определении размера ущерба, причиненного недостачами и хищениями, следует исходить из рыночной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба. Данные правила исключают возможность обособленного отражения в учете сумм разницы между рыночной и балансовой стоимостями утраченного или испорченного имущества. Разница определяется автоматически: сопоставлением оборотов по кредиту и дебету счета учета доходов от реализации активов (401 01 172).

По мнению автора, рыночная оценка недостач (в части перерасхода ГСМ) на дату выявления факта перерасхода вполне правомерна. При этом можно исходить из следующего соображения: сумма, поступившая в возмещение ущерба, должна быть такой, чтобы позволить приобрести соответствующее количество утраченного (в данном случае - необоснованно израсходованного) имущества.

Суммы недостач и потерь имущества, оцениваемых по рыночной стоимости, в бухгалтерском учете отражаются проводками по нескольким счетам учета:

• на сумму балансовой стоимости недостающих ГСМ (перерасхода бензина или дизтоплива) по балансовой стоимости (в данном случае под балансовой стоимостью следует понимать среднюю фактическую стоимость ГСМ на дату обнаружения недостачи):

Дебет счета 1 401 01 172 "Доходы от реализации активов"

Кредит счета 1 105 03 440 "Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов";

• на сумму недостачи (перерасхода) по рыночной стоимости:

Дебет счета 1 209 04 560 "Увеличение дебиторской задолженности по недостачам материальных запасов"

Кредит счета 1 401 01 172 "Доходы от реализации активов";

• на сумму, подлежащую взысканию с сумм начисленной оплаты труда работника учреждения (виновного в перерасходе ГСМ):

Дебет счета 1 302 01 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате"

Кредит счета 1 209 04 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по недостачам материальных запасов".

Если убытки образовались в результате чрезвычайных обстоятельств, то в состав недостач они не входят, а списываются в порядке, установленном отдельными пунктами Инструкции N 25 для соответствующего вида имущества.

Налоговый учет приобретения ГСМ

Помимо эксплуатации автомобиля в уставной деятельности учреждения, его используют и в приносящей доход деятельности. Следовательно, возникают вопросы. Как признавать затраты по приобретению ГСМ за счет средств от внебюджетной деятельности в целях обложения налогом на прибыль? Какие нормы расхода топлива в рамках приносящей доход деятельности следует использовать при отнесении данных затрат на расходы при исчислении налога на прибыль?

Для ответа на эти вопросы обратимся к Налоговому кодексу. В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами организации, принимаемыми в целях налогообложения, признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. При этом под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Расходы налогоплательщика на приобретение ГСМ могут быть отнесены в пределах фактически понесенных затрат на расходы при исчислении базы по налогу на прибыль (пп. 5 п. 1 ст. 254 и пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В соответствии с пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ затраты на топливо не нормируются. Следовательно, организация в рамках приносящей доход деятельности вправе принимать к учету расходы по ГСМ в полном объеме, если они были осуществлены в рамках данной деятельности. Таким образом, норма расходования топлива в рамках указанной деятельности может быть установлена выше общепринятой.

Е.Любаева

Эксперт журнала

"Учреждения культуры и искусства:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Отпуск педагогических работников

Каким в данном случае должен быть документооборот у заказчика и как необходимо оформить передачу ГСМ, топливных карт исполнителю?

Как заключить договор оказания транспортных услуг с использованием ГСМ заказчика? Приобретение и списание ГСМ. Чтобы списать расходы нужен будет путевой лист и кассовые чеки.

Вопрос: ООО на общей системе налогообложения плательщик НДС, покупает транспортные услуги у ИП (вмененный доход). Могут ли они заключить договор оказания транспортных услуг с использованием ГСМ заказчика. Сможет ли на основании данного договора ООО включать затраты на ГСМ в ВР (списывать согласно норм), не будет ли данная операция рассматриваться как реализация. Каким в данном случае должен быть документооборот у заказчика и как необходимо оформить передачу ГСМ, топливных карт исполнителю? как правильно оформить взаиморасчеты?

Ответ: Да, Вы можете заключить договор оказания транспортных услуг с использованием ГСМ заказчика, это позволяет сделать ст. 421 ГК РФ.

В данной ситуации возможны два варианта:

Поставщик предоставляет транспортные услуги, несет при этом определенные расходы (ГСМ), а заказчик возмещает ему эти затраты.

Для того, чтобы возместить затраты поставщик должен будет предоставить отчет по расходам, а также приложить к нему копии документов, подтверждающие расходы (копии путевого листа, кассовые чеки). В этом случае заказчик учтет расходы на основании предоставленного отчета и копий документов. Однако расходы будут учтены не как на ГСМ, а как компенсация по договору транспортных услуг:

Дебет 20,44… Кредит 76 отражены затраты, которые нужно возместить поставщику;

Дебет 76 Кредит 51 возмещены расходы поставщику.

В налоговом учете расходы включите в состав прочих расходов.

Входного НДС не будет.

Поставщик эту операцию отразит у себя как реализацию.

Заказчик приобретает ГСМ и передает его перевозчику для оказания услуг.

Приобретение и списание ГСМ отразите в общем порядке.

Чтобы списать расходы нужен будет путевой лист и кассовые чеки. Если организация оплачивает ГСМ по безналичному расчету, то путевой лист, товарная накладная, счет-фактура. Передачу ГСМ исполнителю оформите первичным документом. Установленной формы первичного документа законодательством для этого не предусмотрено. Поэтому организация должна разработать такой документ самостоятельно, предусмотрев в нем все обязательные реквизиты (ст. 9 ФЗ-402 от 06.12.11 г.).

ГСМ отразите в составе материалов:

Дебет 10 Кредит 60 отражено приобретение ГСМ;

Дебет 19 Кредит 60 отражен входной НДС;

Дебет 68 Кредит 19 входной НДС принят к вычету.

В налоговом учете затраты включите в состав материальных расходов.

Обоснование

Можно не возмещать расходы поставщика

«…Торгуем оптом рыбой. Поставщики, у которых мы приобретаем товар, отдельной строкой записывают в накладных стоимость ветеринарной справки. Вправе ли они требовать от нас возместить эти расходы?..»

- Из письма главного бухгалтера

Мы считаем, что это зависит от условий договора.

По общему правилу компания вправе продавать мясо, рыбу, молочные и некоторые другие продукты только с ветеринарными сопроводительными документами: ветеринарной справкой, свидетельством, сертификатом. Это следует из приказа Минсельхоза России от 16.11.06 № 422 . Ветеринарная справка необходима, в частности, при перевозке грузов (п. 1.3 приказа № 422). Она подтверждает, что продукция прошла ветеринарно-санитарную экспертизу на качество и безопасность. То есть оформление такого документа - это сопутствующая услуга, неразрывно связанная с торговлей (п. 1 ст. 458 ГК РФ). Оформить ее - прямая обязанность продавца. А значит, он не вправе требовать дополнительную плату за нее, если в договоре нет никаких оговорок на этот счет.

В то же время стороны могут предусмотреть в договоре, что покупатель компенсирует эти затраты. Тогда поставщик вправе предъявить их к возмещению.*

Путевой лист оформляет компания, которая по договору аренды машины с экипажем оплачивает бензин

Наша фирма арендует у другой компании автомобиль с экипажем. Водитель является штатным сотрудником арендодателя. По условиям договора мы оплачиваем расходы на бензин. Кто должен выписывать путевые листы – наша компания или арендодатель? И если мы, то надо ли нам указывать данные водителя, который не является нашим работником?

Выписывать путевые листы должна ваша организация. Ведь по условиям договора вы оплачиваете бензин. А значит, чтобы списать такие расходы при расчете налога на прибыль, вам понадобятся первичные документы, подтверждающие экономическую обоснованность (). Таким документом как раз является путевой лист.

Что касается второго вопроса, то в путевом листе следует указывать Ф.И.О. водителя. При этом не важно, что он состоит в штате арендодателя. Это следует из Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов , утвержденных приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 .*

Как отразить при налогообложении приобретение ГСМ за наличные. Организация применяет общую систему налогообложения

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль расходы на бензин учитывайте в зависимости от того, в какой деятельности используете транспорт. Если машины эксплуатируют для оказания автотранспортных услуг, то стоимость ГСМ отнесите к материальным расходам ().*

Как при налогообложении учесть НДС, предъявленный продавцом ГСМ. Организация приобретает ГСМ за наличный расчет через подотчетное лицо

Порядок учета НДС зависит от того, как оформлены расчетные документы, выданные АЗС.

Возможны три варианта.

Помимо кассового чека, АЗС выдает сотруднику счет-фактуру, выписанный на организацию. Если сотрудник действует на основании доверенности , то АЗС обязана выдать ему счет-фактуру. Об этом сказано в письме МНС России от 10 октября 2003 г. № 03-1-08/2963/11-АЛ268 . При наличии счета-фактуры сумму НДС, выделенную в нем, можно принять к вычету (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Счет-фактура отсутствует. Сотруднику выдан кассовый чек, из которого следует, что в стоимость ГСМ включен НДС.

По мнению контролирующих ведомств, в этом случае принять НДС к вычету нельзя (письмо Минфина России от 9 марта 2010 г. № 03-07-11/51). Такая позиция основана на том, что получить вычет по НДС можно только на основании счета-фактуры (п. 1 ст. 172 НК РФ). При этом в отдельных случаях Налоговый кодекс РФ допускает применение вычетов по НДС на основании иных (помимо счетов-фактур) документов (в т. ч. кассовых чеков) (п. 1 ст. 172 , НК РФ). Налоговая служба считает, что в отношении розничных торговых операций этот порядок не применяется, поскольку договор розничной торговли не предусматривает продажу товаров, предназначенных для использования в предпринимательской деятельности (). Поэтому при таком оформлении покупки ГСМ воспользоваться налоговым вычетом организации не удастся. Позицию контролирующих ведомств разделяют и некоторые суды (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 24 января 2005 г. № А66-7929/2004).

Перечень случаев, в которых сумму предъявленного НДС можно включить в состав расходов (учесть в стоимости приобретенного имущества), приведен в пункте 2 статьи 170 Налогового кодекса РФ. Ситуация, когда нет документов, подтверждающих право на вычет, в этот перечень не входит (письмо Минфина России от 24 апреля 2007 г. № 03-07-11/126). Поэтому в налоговом учете сумму НДС, указанную в кассовом чеке (например, «стоимость ГСМ – 118 руб., в т. ч. НДС – 18 руб.»), в состав расходов не включайте. Если точная сумма налога не указана (например, «стоимость ГСМ – 118 руб., в т. ч. НДС»), ее нужно выделить расчетным путем (по ставке 18/118) и списать без уменьшения налоговой базы.

Счет-фактура отсутствует. Сотруднику выдан кассовый чек, в котором указана стоимость ГСМ, а НДС не упоминается. В этом случае материалы можно учесть по цене приобретения, которая равна сумме, указанной в чеке (п. 2 ст. 254 , подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).*

Как оформить и отразить в бухучете приобретение ГСМ за наличные

Бухучет: приобретение ГСМ

В бухучете выдачу наличных денег отразите проводкой:

Дебет 71 Кредит 50
– выданы под отчет денежные средства для покупки ГСМ.

В течение трех рабочих дней со дня окончания срока, на который были выданы подотчетные суммы, сотрудник обязан отчитаться о расходах (). Для этого он должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет либо по унифицированной форме АО-1 , либо по той, что организация разработала самостоятельно. К авансовому отчету должны быть приложены кассовые чеки с указанием количества, марок и стоимости ГСМ, даты покупок и т. п. Подробнее о документальном оформлении имущества, приобретенного через подотчетных лиц, см. Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо .

В бухучете приобретенные ГСМ отражайте на субсчете 10-3 «Топливо», открытом к счету 10 «Материалы» . Поступление ГСМ, приобретенных за наличный расчет, отразите проводкой:

Дебет 10-3 Кредит 71
– оприходованы ГСМ (на основании авансового отчета).

На сумму входного НДС сделайте проводку:
Дебет 19 Кредит 71
– учтен НДС по расходам на ГСМ на основании счета-фактуры.

Если счета-фактуры нет, входной НДС спишите за счет собственных средств:

Дебет 91-2 Кредит 19
– списан НДС за счет собственных средств организации.

Путевой лист

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ , п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого используйте путевые листы. Они необходимы независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника).*

Бухучет: списание ГСМ

По данным путевого листа (других документов) рассчитайте количество топлива, которое списывается на затраты. Для этого воспользуйтесь формулой:

Стоимость топлива, которая списывается на расходы, зависит от метода оценки МПЗ (, ).*

Должен ли подрядчик платить НДС с компенсации дополнительных расходов, которую заказчик выплатил сверх цены основного договора

Пример отражения в бухучете и при налогообложении компенсации дополнительных расходов, понесенных исполнителем (подрядчиком)*

ООО «Альфа» (заказчик) заключило с ООО «Производственная фирма "Мастер"» (исполнитель) договор на выполнение пусконаладочных работ газового оборудования. Цена договора – 118 000 руб. (в т. ч. НДС – 18 000 руб.). Кроме того, стороны заключили соглашение о том, что заказчик возмещает исполнителю командировочные расходы сверх цены основного договора. Сумма командировочных расходов сотрудников «Мастера», привлеченных к исполнению договора, составила 30 000 руб. (в т. ч. НДС – 4000 руб. (часть расходов НДС не облагается)).

После подписания акта приемки-передачи выполненных работ «Альфа» перечислила «Мастеру» оплату в размере 118 000 руб. и возместила командировочные расходы в сумме 30 000 руб.*

При начислении НДС с компенсации командировочных расходов бухгалтер «Мастера» руководствовался позицией Минфина России.

В бухучете организации сделаны следующие записи:

Дебет 71 Кредит 50
– 30 000 руб. – выданы сотруднику деньги под отчет;

Дебет 20 Кредит 71
– 26 000 руб. (30 000 руб. – 4000 руб.) – учтены командировочные расходы;

Дебет 19 Кредит 71
– 4000 руб. – учтен НДС по командировочным расходам;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 4000 руб. – принят к вычету НДС по командировочным расходам;

Дебет 62 Кредит 90-1
– 118 000 руб. – отражена выручка от реализации выполненных работ;

– 18 000 руб. – начислен НДС со стоимости выполненных работ;

Дебет 62 Кредит 90-1
– 30 000 руб. – отражена стоимость командировок, возмещаемая заказчиком*;

Дебет 90-3 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
– 4576 руб. (30 000 руб. х 18/118) – начислен НДС со стоимости возмещения;

Дебет 51 Кредит 62
– 148 000 руб. – поступила от заказчика оплата выполненных работ с учетом компенсации командировочных расходов.

При расчете налога на прибыль бухгалтер «Мастера» включил в состав доходов выручку от реализации выполненных работ (с учетом компенсации командировочных расходов) за вычетом НДС – 125 424 руб. (148 000 руб. – 18 000 руб. – 4576 руб.).

Отвечает Елена Попова,

государственный советник налоговой службы РФ I ранга

«Состав бухгалтерской отчетности в Росстат такой же, как и в налоговую инспекцию. Единственное отличие – дополнительно сдайте в статистику аудиторское заключение, если обязаны проводить аудит. Напомним, что в Росстат не надо будет сдавать бухотчетность только с 2020 года, а за 2018 год отчеты сдайте не позднее 1 апреля 2019 года. Подробнее, какие формы включить в состав бухотчетности, смотрите в рекомендации.»

Когда входной НДС можно принять к вычету, как отразить приобретение ГСМ по топливным картам, как списывать ГСМ, порядок заполнения путевых листов разъяснит статья.

Вопрос: Наша организация занимается оптовой торговлей и находится на общей системе налогообложения. По договору с покупателями мы обязаны доставить товар. Для доставки привлекаются сторонние перевозчики (ИП). В договорах на оказание транспортных услуг в обязанность нашей организации (заказчика) входит обеспечение ГСМ транспортных средств перевозчиков, используемых для выполнения работ по договору перевозки грузов. Для этих целей заключен договор на приобретение ГСМ посредством топливных карт. (Топливные карты передаются водителям перевозчика). Можем ли мы как заказчик автотранспортных услуг возмещать НДС по ГСМ, израсходованным перевозчиками? Какие документы нам необходимо затребовать от перевозчика? Каким образом списывать ГСМ (на основании каких документов)? Не будет ли данная ситуация рассматриваться, как реализация топлива? Тогда ведь придется выставлять счет-фактуру перевозчику и платить НДС.

1.НДС можно принять к вычету, если соблюдаются все необходимые для этого условия:

НДС по приобретенным ГСМ предъявлен поставщиком;

ГСМ приобретены для облагаемых НДС операций;

ГСМ приняты на учет;

Поставщик выставил правильно оформленный счет-фактуру.

2.С перевозчиком необходимо оформлять и требовать от него подтверждающие документы:

Договор с перевозчиком на оказание услуг по перевозке груза;

Накладные на отпуск материалов на сторону, например по форме М-15, оформленные заказчиком транспортных услуг и подтверждающих передачу ГСМ перевозчику;

Транспортная накладная, товарно-транспортная накладная, подтверждающие оказание услуг по перевозке груза;

Копии путевых листов перевозчика, в которых зафиксированы показатели работы транспортного средства.

3. Стоимость ГСМ может быть учтена в расходах для целей налогообложения прибыли.

Для подтверждения факта расходования ГСМ на перевозку помимо документов на приобретение необходимы копии путевых листов перевозчика, на основании которых вы можете списывать ГСМ в расходы.

4.В данном случае факта реализации ГСМ с вашей стороны перевозчику не возникает. Вы обеспечиваете перевозчика ГСМ, согласно условиям договора с ним на оказание транспортных услуг. Вы как Заказчик приобретаете ГСМ и передаете его перевозчику для оказания услуг. Законодательство, а именно ст. 421 ГК РФ, позволяет заключить договор оказания транспортных услуг с использованием ГСМ заказчика.

Когда входной НДС можно принять к вычету

Кто может воспользоваться вычетом НДС

Воспользоваться вычетом смогут только те организации и предприниматели, которые применяют общую систему налогообложения и не освобождены от обязанностей налогоплательщиков , связанных с уплатой НДС. В остальных случаях входной НДС к вычету принять нельзя. Такие суммы разрешено включать в стоимость приобретенных товаров, работ, услуг и имущественных прав или же учитывать в расходах отдельно (п. 2 ст. 170 , подп. 8 п. 1 ст. 346.16 , подп. 8 п. 2 ст. 346.5 НК).

Как отразить приобретение ГСМ по топливным картам

Как подтвердить расход ГСМ

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (п. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ , п. 1 ст. 252 НК РФ). Для подтверждения используйте путевые листы. Типовые формы путевых листов, которые применяют при эксплуатации грузовых и легковых автомобилей, утверждены .

Порядок заполнения путевых листов приведен в разделе 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 № 78 , и в разделе 3 Порядка, утвержденного приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152 . Эти правила требуют заполнить реквизиты, которых нет в унифицированных формах путевых листов:

дата и время предрейсового и послерейсового медосмотров водителя. Проставляет медработник, который проводил осмотр. Эти данные он заверяет своей подписью с указанием Ф. И. О. или соответствующим штампом;

дата и время предрейсового контроля автомобиля. Проставляет контролер технического состояния автотранспортных средств, который проводил осмотр. Эти данные он заверяет своей подписью с указанием Ф. И. О.

Расчет количества топлива

По данным путевого листа рассчитайте количество топлива, которое списывается на затраты. Для этого воспользуйтесь формулой:

Списание топлива

Стоимость топлива, которая списывается на расходы, зависит от метода оценки МПЗ (ФИФО , по средней себестоимости) (п. 16 ПБУ 5/01).

При списании ГСМ в бухучете сделайте проводку:

Дебет 20 (23, 26, 44...) Кредит 10-3 - списана стоимость израсходованного топлива (на основании путевого листа).

ОСНО

В зависимости от характера использования транспорта расходы на ГСМ включите в состав:

материальных расходов (при оказании автотранспортных услуг) ( , письмо УФНС России по г. Москве от 14 ноября 2006 г. № 20-12/100253);

прочих расходов, связанных с производством и реализацией (при использовании автотранспорта для нужд организации) (подп. и п. 1 ст. 264 НК РФ).

Для расчета налога на прибыль ГСМ принимаются к учету по покупным ценам (п. 2 ст. 254 , подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Если НДС включен в цену и выделен в расчетных документах отдельной строкой, то сумму этого налога следует исключить (п. 1 ст. 170 НК РФ). НДС на основании счета-фактуры можно принять к вычету (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Если затраты на приобретение ГСМ относятся к материальным расходам, списывайте их с учетом метода оценки материалов , который применяет организация (п. 8 ст. 254 НК РФ).

Если затраты на приобретение ГСМ относятся к прочим расходам, списывайте их по фактической стоимости приобретения (без НДС) (подп. 11 п. 1 ст. 264 , п. 1 ст. 170 НК РФ).

О применении норм расхода ГСМ при расчете налога на прибыль см. Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ за наличные .

Ситуация: когда в состав расходов для расчета налога на прибыль можно включить стоимость ГСМ, приобретенных по топливной карте

Организация Заказчик заключила договор на транспортные услуги с транспортной компанией, по условиям договора ГСМ за счет заказчика. Правомерность признания в расходах затрат на ГСМ, не имея техники.

Вопрос: Организация Заказчик заключила договор на транспортные услуги с транспортной компанией. Исполнитель оказывает услуги на спецавтотехнике. ГСМ за счет заказчика.1 Правомерно ли организация - заказчик спишет на расходы ГСМ, не имея спецтехнику и, соответственно, нормы списания ГСМ?2 Можно ли оформить ГСМ как давальческое сырье?3. Возможна ли переквалификация договора на транспортные услуги в договор аренды транспортных средств с экипажем? Какие при этом могут быть правовые последствия?

Ответ:
Условиями договора (в описанной Вами ситуации это может быть и Договор на оказание транспортных услуг, и Договор по аренде автомобиля с экипажем) может быть предусмотрено, что расходы по ГСМ несет заказчик услуг.

В таком случае израсходованные ГСМ возможно рассматривать как давальческие материалы. То есть, по факту их расходования исполнитель должен представить заказчику Отчет об израсходованных материалах. А также, так как ГСМ расходовались на проведение определенных перевозочных работ, затраты по ним должны быть подтверждены путевыми листами, копии которых по факту выполнения услуг перевозки исполнитель предъявляет заказчику.

Следовательно, на основании условия в договоре и оформленных вышеуказанных документов, заказчик сможет учесть затраты на приобретение ГСМ в составе налоговых расходов.

Обоснование

Налоговые последствия разных вариантов компенсации расходов заказчика или исполнителя

Чтобы подстраховать себя от повышения цен на материалы, исполнители нередко настаивают, чтобы заказчик возместил им расходы сверх суммы вознаграждения. Однако это не самый выгодный вариант для обеих сторон

На практике к возмещаемым расходам исполнителя или подрядчика относят расходы на наем жилья, проезд, сборы за услуги аэропортов, оплату материалов, услуг субподрядчиков и т. д. Заказчик вправе самостоятельно определить наиболее выгодный для него вариант оплаты таких услуг исполнителю, к примеру:

в общую цену договора может входить как вознаграждение исполнителя, так и компенсация его затрат;

помимо оплаты стоимости работ или услуг заказчик может отдельно компенсировать расходы исполнителя;

заказчик может напрямую оплачивать третьим лицам расходы, понесенные исполнителем.

В зависимости от выбранного варианта различаются налоговые последствия для обеих сторон.

Вариант второй — помимо вознаграждения исполнителя заказчик компенсирует сумму затрат

Этот вариант достаточно рискованный для обеих сторон в силу того, что возникают спорные моменты по налогу на прибыль и НДС.

Неясность по налогу на прибыль у исполнителя. В этом случае у исполнителя доходом может быть признана только сумма вознаграждения. При получении компенсации затрат, подтвержденных документально, он не получает никакой экономической выгоды, что согласно статье 41 НК РФ является обязательным признаком дохода. Соответственно суммы возмещенных расходов также не признаются в налоговом учете исполнителя.

Однако контролирующие ведомства могут выступить против такого порядка учета. В довольно давних разъяснениях они указывают, что исполнитель должен определять доход от сделки с учетом всех поступлений от заказчика (письма Минфина России от 04.08.05 № 03-03-04/2/41 и УФНС России по г. Москве от 19.12.07 № 20-12/121656). Вместе с тем в случае признания дохода он сможет признать и соответствующие расходы, которые ему компенсирует заказчик. В этом случае налоговая база будет той же.

Плюс в возможности признать расходы заказчиком. У него обе суммы (и вознаграждение, и компенсация затрат) признаются в составе затрат в общем порядке (см. врезку ниже). Однако в интересах заказчика необходимо предусмотреть обязанность исполнителя приложить заверенные подписью и печатью подрядчика копии первичных документов. Имея на руках копии расходных документов, заказчик может признать суммы возмещения как прочие расходы (постановления ФАС Западно-Сибирского от 18.08.09 № Ф04-4093/2009(12642-А67-39) и Московского от 13.08.08 № КА-А40/7595-08 округов).

Причем в договоре следует определить, какой конкретно документ (название, содержание, форма) оформляется исполнителем для предъявления суммы возмещаемых расходов заказчику. Это может быть отдельный документ в виде отчета о предъявляемых к возмещению расходах (постановление ФАС Северо-Западного округа от 28.07.08 № А42-6681/2005). Или же данные об осуществленных расходах могут быть указаны в справках о стоимости выполненных работ и затрат, счетах-фактурах, актах приемки выполненных работ (постановление ФАС Уральского округа от 30.04.09 № Ф09-2594/09-С3 , оставленное в силе определением ВАС РФ от 31.07.09 № ВАС-9188/09).

Кроме того, стороны должны четко прописывать наименование возмещаемых затрат. К примеру, часто заказчик в своем налоговом учете отражает командировочные расходы по сотрудникам организации-исполнителя. При таком оформлении в признании затрат будет отказано, так как юрлицо имеет право направлять в командировки только своих работников (письмо Минфина России от 16.10.07 № 03-03-06/1/723 и постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 20.01.11 № А03-3375/2010).

В этом случае безопаснее отражать затраты как возмещение командировочных расходов организации-исполнителя по проезду его сотрудников к месту выполнения работ (постановления ФАС Московского от 08.10.10 № А40-96191/09-108-586 и Поволжского от 20.11.07 № А55-19546/2006 округов).

Вариант третий — заказчик напрямую оплачивает третьим лицам расходы, понесенные подрядчиком

При данном варианте возможны те же претензии налоговиков, которые перечислены при рассмотрении второго варианта возмещения расходов. Ведь, по сути, в этой ситуации затраты также являются расходами подрядчика или исполнителя.

Отличия возникают, если в отношении работ такой вариант признается давальческой переработкой. В этом случае заказчик, получив право собственности на изготовленную продукцию, возмещает подрядной организации стоимость работ.

Плюс в возможности принятия к вычету НДС. Заказчик самостоятельно приобретает материалы для подрядчика и получает от продавца счет-фактуру. Соответственно при давальческой переработке у него не возникает проблем с вычетом НДС.

Плюс в том, что право собственности остается у заказчика. Право собственности на приобретенные материалы, которые предоставляет заказчик, не переходит к подрядчику. Стоимость материалов не является частью цены переработки и не относится к расходам подрядчика.

Плюс в признании затрат по налогу на прибыль. Заказчику проще учесть затраты в целях исчисления налога на прибыль. Так как расходные документы на покупку материалов будут на руках у заказчика, он сможет признать суммы возмещения как прочие расходы (постановления ФАС