Инвентаризация сохранность бухгалтерской документации проверка. Порядок проведения и оформления инвентаризации имущества. Отображения результатов инвентаризации в бухгалтерском учете компании

С проведением инвентаризации товаров хотя бы раз сталкивался любой человек в роли покупателя. Например, когда в рабочее время закрыт отдел или весь магазин с табличкой «Учет». Ее цель - найти расхождения по фактическому наличию товара с данными, которые находятся в учетной системе организации. Чтобы не останавливать продажи, многие магазины устраивают проведение инвентаризации и оформление ее результатов в выходной день или даже ночью.

В этой статье разберем весь процесс по шагам. А в нашем сервисе можно скачать все документы, которые для этого понадобятся: бланки и образцы приказа об инвентаризации, товарной описи, сличительной ведомости, акта о списании и все остальные. А еще в МоемСкладе можно оформить инвентаризацию онлайн. У нас есть видеоинструкция, как это сделать. Зарегистрируйтесь и попробуйте прямо сейчас: это бесплатно.

Итак, с чего начать? Вы должны быть готовы к тому, что придется тратить дополнительные ресурсы - время и деньги. Сюда входит: отвлечение работников магазина от их основных обязанностей и дополнительные выплаты персоналу за сверхурочную работу, упущенная выгода от остановки торговли на срок проведения инвентаризации. Если компания состоит из одного человека и этот человек - вы, в ходе ревизии вам придется выполнять несколько функций одновременно: директора, материально-ответственного лица и бухгалтера. Поэтому каждому предпринимателю важно знать, как правильно провести инвентаризацию и оформить ее результаты.

Сроки проведения инвентаризации

Сроки проведения инвентаризации в Российской Федерации определяются соответствующим Положением о бухгалтерском учете и отчетности. Итак, проводить ревизию обязательно:

• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• при установлении фактов хищений и порчи ценностей;
• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при ликвидации (реорганизации) организации.

Как правило, в магазине и на складе инвентаризацию проводят каждый месяц - для контроля работы персонала и состояния учета товара в целом. Проводить эту процедуру нужно не только потому, что она обязательна. Используя такой механизм контроля работы вашей компании, вы сможете оценить качество работы сотрудников, вовремя выявлять бракованный товар, убирать из ассортимента то, что по каким-то причинам не продается.

Порядок проведения инвентаризации

В рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем - качество или отсутствие на складе - оформить соответствующие акты, а далее - передать составленные опись и акты в бухгалтерию. Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару. На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги, издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации, вносятся изменения в учет, принимается решение о взыскании ущерба с материально-ответственных лиц.

Процесс довольно сложный, особенно для новичков, поэтому мы разработали таблицу, которая наглядно подскажет вам, как проводить инвентаризацию .

Этап	Действия	Документ (форма)
Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии	Директор издает приказ и создает комиссию, в нее включает материально-ответственное лицо и бухгалтера, если они есть. Если нет, то только самого себя, но в разных функциональных ролях.	Инвентаризация товаров с помощью специальных программ и сервисов Выше мы уже говорили, что система автоматизации учета значительно упрощает проведение инвентаризации. Вы всегда знаете, сколько товара должно быть в магазине или на складе. При введении фактических данных вы сможете быстро увидеть сходимость показателей, недостачи и излишки, как в штуках, так и в деньгах. С помощью облачного сервиса для управления торговлей МойСклад инвентаризация товаров станет простой и быстровыполнимой задачей. Вручную или при помощи сканера штрих-кодов вы сможете заполнить форму ИНВ-3 по фактическому наличию и распечатать эту опись для передачи в бухгалтерию. Помимо этого в нашем сервисе вы можете совершенно бесплатно вести складской учет, фиксировать приход и расход товара, а также печатать необходимые для ведения торговли документы. Если вы решили автоматизировать учет в вашей торговой организации, МойСклад будет идеальным решением и неважно, какой у вас бизнес: опт, розница или интернет-магазин.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Характеристика предмета, метода бухгалтерского учета и документооборота. Порядок формирования и учет финансовых результатов деятельности организации. Инвентаризация, ее роль и значение в бухгалтерском учете. Порядок проведения и учет ее результатов.

курсовая работа , добавлен 12.08.2010


Сущность, порядок и сроки проведения инвентаризации в учете. Порядок документооборота. Правила и стандарты составления описей и сличительных ведомостей на предприятии. Учет на ФГУП "МГЛК "Мордовлеспром" и отражение ее результатов в бухгалтерском учете.

курсовая работа , добавлен 10.12.2008


Теоретические основы инвентаризации товарно-материальных запасов. Технико-физические процедуры, документальное оформление и выведение результатов инвентаризации товарно-материальных запасов. Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете.

курсовая работа , добавлен 13.02.2011


Соответствие между количеством и качеством имущества указанного в бухгалтерском балансе и имущества в действительности находящимся на предприятии. Инвентаризация денежных средств. Порядок и сроки проведения инвентаризации. Отражение результатов в учете.

реферат , добавлен 18.04.2009


Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете, цели и сроки ее проведения. Понятие и состав имущества. Порядок проведения инвентаризации имущества, находящегося на ответственном хранении организации на примере предприятия ООО "Металлург".

курсовая работа , добавлен 22.01.2015


Определение, характеристики и классификация объектов основных средств, особенности их инвентаризации. Аспекты организации документального оформления инвентаризации основных средств, порядок ее проведения, отражения в бухгалтерском учете ее результатов.

курсовая работа , добавлен 03.03.2013


Понятие нематериальных активов, их классификация, особенности документального оформления движения. Порядок проведения инвентаризации и документальное оформление результатов нематериальных активов. Составление итогов инвентаризации в бухгалтерском учете.

дипломная работа , добавлен 19.11.2015


Понятие, виды и сроки проведения инвентаризации в организациях России. Инвентаризация отдельных видов имущества и финансовых обязательств. Правила отражения ее данных в бухгалтерском учете. Недостатки в порядке проведения инвентаризации в организациях.

курсовая работа , добавлен 24.03.2015

Проведение инвентаризации ОС на предприятии - это процесс проверки фактического наличия активов, результатом которого является корректировка бухгалтерских документов на сумму выявленных расхождений.

В зависимости от масштаба инвентаризация бывает следующих видов:

1. Сплошная инвентаризация. Объектами проверки являются:

• все имущество компании;
• финансовые обязательства.

2. Выборочная инвентаризация. Проверка распространяется на отдельную часть имущества.

Инвентаризация - это обязательный процесс для всех предприятий. Регламент проведения этого процесса прописан в ряде законодательных документов (Закон РФ No129-Ф3, Положение по бухучету от 29.07.98, Методические указания от 13.06.95), дополнения и уточнения описываются в учетной политике организации и специальных приказах руководителя.

Проводить инвентаризацию ОС нужно в следующих ситуациях:

• продажа имущества, сдача в аренду активов;
• реструктуризация/ликвидация компании;
• составление отчетности за год;
• стихийное бедствие, что спровоцировало порчу имущества;
• подозрение на умышленную кражу основных средств;
• переход права материальной ответственности.

В процессе инвентаризации сверяют все основные средства, что находятся на территории предприятия или принадлежат ему по документам.

Проверке подлежит:

• собственное имущество;
• арендованные основные средства;
• активы, что находятся на территории компании по договору ответственного хранения.

В ходе проведения проверки возможны следующие ситуации:

1. Выявлены основные средства, что не отображены в бухгалтерском учете компании - активы нужно оценить, определить степень износа и принять на учет.
2. Основные средства, что учтены в бухгалтерских документах, отсутствуют или их текущее состояние не позволяет выполнять возложенные на них функции - нужно составить соответствующий акт и списать их с баланса компании за счет прочих затрат или за счет возмещения убытка виновным лицом.
3. Объекты инвентаризации физически существуют, но на момент проверки находятся вне территории компании - нужно проверить документы, что подтверждают законность отсутствия.

В ходе инвентаризации проверяют не только факт присутствия, но и:

• фактическое состояние объекта, степень его износа и способность выполнять функции;
• считают количество, измеряют объем и вес.

Сроки проведения инвентаризации

Инвентаризация основных средств проводится минимум один раз в год, исключением являются библиотеки, где разрешено проводить проверку один раз на пять лет.

Ежемесячно сверяют:

• состояние расчетов компании с ее филиалами (на 1-е число);
• наличие денежных средств и других ценностей, документов строгой отчетности;
• объемы сырья и материалов.

Ежеквартально проверяют:

• количество животных на предприятиях сельского хозяйства;
• товаротранспортные накладные;
• сверяют расчеты с бюджетом.

Раз в полугодие (на 01.06 и 01.12) сверяют расчеты по дебиторской и кредиторской задолженности.

Ежегодно инвентаризируют:

1. здания, оборудования, инвентарь и т. д.;
2. другие объекты капитальных инвестиций;
3. запасы производства;
4. производство, что не завершено;
5. капитальный ремонт.

Расчеты с банками сверяются по мере поступления выписок.

Как правило, инвентаризация - плановый процесс, дата, объекты, сроки проведения закреплены в учетной политике или несущественно изменяются на протяжении годов. Целесообразно иногда проводить спонтанные инвентаризации для некоторых групп активов.

Этапы проведения инвентаризации

1. Подготовительный этап:

• определение объектов инвентаризации и сроков проведения;
• проверка правильности документов на объекты инвентаризации - карточки объектов, акты приема-передачи, технические паспорта и т. д.;
• определение, кто будет проводить инвентаризацию - утверждение инвентаризационной комиссии, в которую должны входить представитель администрации, бухгалтерии и другие профильные специалисты, так как иногда бывает сложно измерить реальное количество продукции или запасов (например: если нужно определить фактический вес сыпучих материалов, при этом не имея возможности реально все взвесить);
• приказ об инвентаризации.

2. Фактическая проверка основных средств - подсчет, взвешивание, измерения, проверка состояния и фиксирование результата в инвентаризационных описях и актах.

3. Сравнение результата проверки с данными бухгалтерских документов - формирование сличительной ведомости и актов, что объясняют расхождения.

4. Приказ о завершении инвентаризации и бухгалтерский учет ее результатов:

• принятие на баланс выявленных объектов;
• списание с баланса объектов, что отсутствуют;
• списание ущерба с лиц, виновных в порче имущества.

Правила проведения инвентаризации:

• все члены комиссии должны присутствовать;
• обязательное присутствие материально ответственного лица или группы лиц (начальник, заместитель, работники) при коллективной ответственности;
• если процесс инвентаризации нужно прервать, например, перенести на следующий день, то на момент отсутствия комиссии помещение опечатывается.

Отображения результатов инвентаризации в бухгалтерском учете компании

При проведении инвентаризации на предприятии возможны следующие ситуации:

1. Обнаружены излишки основных средств - нужно определить текущую стоимость и сделать следующую проводку:

Дт01 Кт91.1 - учет стоимости ОС в прочих доходах.

2. Выявлены недостачи имущества, но виновные лица не уставлены - необходимо списать остаточную стоимость отсутствующих основных средств на прочие расходы:

• Дт91.2 Кт94 - отнесение остаточной стоимости к прочим расходам.

3. Выявлена порча или хищение имущества и виновные лица установлены - нужно списать принесенный организации ущерб с виновных лиц:

• Дт94 Кт01 - списание стоимости ОС;
• Дт02 Кт94 - списание накопленной суммы амортизации;
• Дт73 Кт94 - отнесение недостачи на счет виновного лица;
• Дт50 Кт73 - погашение суммы ущерба в кассу.

В каждой организации остро стоят вопросы контроля результатов ее деятельности, а также организации правильности и достоверности их учета. Инвентаризация в бухгалтерском учете - это ревизия фактически имеющихся у организации имущества и обязательств, необходимая для сравнения ее результатов с учетными записями и установления достоверности учета.

Что такое инвентаризация

Инвентаризация - действенный метод контроля имущества организации, финансовых потоков, правильности ведения бухгалтерского учета в части отражения операций на счетах. Инвентаризация позволяет своевременно выявить расхождения между документальными и фактическими данными и внести соответствующие коррективы. Инвентаризация, как и документация, является методом ведения бухгалтерского учета. Документация и инвентаризация дополняют друг друга: документация фиксирует факты деятельности организации, инвентаризация позволяет подтвердить правильность или выявить неточности документирования в учете.

Для проведения инвентаризации формируется комиссия, осуществляющая ревизию. В нее могут входить работники бухгалтерии, административного отдела, специалисты, без которых проведение инвентаризации невозможно. Важно помнить, что в состав инвентаризационной комиссии не входят материально ответственные лица. При несоблюдении этого правила суть осуществления инвентаризации теряется.

При больших объемах исследуемых объектов могут создаваться рабочие комиссии по инвентаризации. В таком случае объем работ распределяется заранее, основная инвентаризационная комиссия является руководящей и компилирует результаты ревизии.

Для чего нужна инвентаризация

Документация в бухгалтерском учете регистрирует факт хозяйственных операций организации, в то время как инвентаризация как метод бухгалтерского учета проверяет соответствие учетной информации и фактических активов и обязательств предприятия.

Проведение инвентаризации необходимо для контроля имущества организации, выявления неучтенных финансовых или хозяйственных операций, залежавшихся, неоприходованных, устаревших, негодных товаров, уточнения правильности текущих данных бухгалтерского учета, отражения всех хозяйственных операций в учете, установления допущенных в нем ошибок.

Частота проведения инвентаризации

Частота проведения инвентаризаций, сроки ее проведения, перечень проверяемого имущества устанавливаются руководителем хозяйствующего субъекта. Существуют случаи, когда проведение инвентаризации не зависит от воли руководителя и является обязательным:

• ликвидация организации, ее реорганизация. Инвентаризация, в том числе документальная, проводится перед составлением ликвидационного или разделительного баланса;
• чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями, в том числе стихийные бедствия, аварии, пожары;
• порча имущества, его хищение или злоупотребление;
• смена материально ответственных лиц;
• составление бухгалтерской отчетности за год. Исключение составляет имущество, которое было инвентаризировано не ранее 1 октября года, за который составляется отчетность;
• сдача в аренду имущества, его продажа или выкуп. Сюда дополнительно относятся случаи выбытия имущества вследствие преобразования унитарных предприятий (государственных или муниципальных);

Инвентаризация при коллективной ответственности осуществляется при:

• смене руководителя коллектива;
• смене более 50% участников коллектива;
• инициативе членов коллектива.

Виды инвентаризации в бухгалтерском учете

В зависимости от критериев группировки выделяют следующие виды инвентаризации:

Полная инвентаризация исследует весь объем имеющихся обязательств и имущества, в том числе арендованного, находящегося на ответственном хранении, принятого в переработку. Она проводится до подготовки годовой бухгалтерской отчетности.

При частичной инвентаризации анализируются отдельные виды имущества или обязательств, назначенные приказом руководителя. Например, частично можно исследовать денежные средства, находящиеся в кассе, материальные ценности при смене ответственного лица и т.д.

Инвентаризация, при которой объекты наблюдения подсчитываются, измеряются, взвешиваются, называется натуральной. Ей подвергаются денежные средства, бланки строгой отчетности, основные средства, запасы предприятия.

Под документальной инвентаризацией понимается проверка документов, подтверждающих фактическое присутствие объектов исследования.

Учетная политика организации на год устанавливает точные сроки проведения плановой инвентаризации. Она проводится в соответствии с графиком, утвержденным руководителем.

Внеплановая инвентаризация осуществляется вне предусмотренных плановых ревизий для дополнительного контроля или в случаях, установленных законодательством. Поводами для внеплановой инвентаризации выступают стихийные бедствия, форс-мажорные обстоятельства, смена материально ответственных лиц и др.

Инвентаризация в учетной политике

Учетная политика представляет собой внутренний документ организации, в котором прописана вся совокупность методов ведения бухгалтерского учета на предприятии. Законодательство предлагает различные варианты ведения учета, создание учетной политики помогает организации четко обозначить и закрепить те способы ведения учета, которые подходят ей и будут применяться в деятельности. Политика формируется главным бухгалтером и утверждается приказом руководителя предприятия.

В частности, инвентаризация в учетной политике прописывается как отдельный пункт документа. В политике прописываются периодичность осуществления инвентаризации, порядок ее проведения, предусматриваются случаи проведения ревизий вне плана.

Изучив материалы темы, Вы сможете:

– определить понятие бухгалтерского документа и его роль в получении первичной учетной информации о состоянии средств и источников их образования;

– уяснить документооборот и его значение;

– изучить сущность и значение бухгалтерских регистров;

– понять формы бухгалтерского учета;

– дать классификацию документов;

– освоить способы исправления ошибок в бухгалтерских регистрах.

Все хозяйственные операции должны оформляться на основе первичных оправдательных документов. Первичный учетный документ – это оформленное в установленном порядке и имеющее юридическую силу письменное свидетельство о совершенном факте хозяйственной деятельности, составленное в момент его совершения.

К документам предъявляются следующие требования:

Точность и полнота отражения фактов хозяйственной деятельности;

Своевременность составления и ясность содержания;

Соблюдение установленных форм и реквизитов.

Порядок документирования хозяйственных операций определен Законом «О бухгалтерском учете» от 21.11 1996 г. № 129-ФЗ и «Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ», утвержденным приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н.

Любой документ должен содержать ряд показателей (реквизитов). Реквизиты делятся на обязательные и дополнительные. Обязательные:

Наименование документа (формы), код формы;

Дата составления;

Наименование организации, от имени которой составлен документ;

Количественная и стоимостная оценка факта хозяйственной деятельности;

Наименование должностных лиц, ответственных за совершение факта хозяйственной деятельности и правильность его оформления;

Личные подписи указанных лиц и их расшифровки.

Записи в первичных документах производятся чернилами, шариковыми ручками.

Дополнительные реквизиты определяются особенностями отражаемых хозяйственных операций, назначением документов, технологией обработки учетной информации. Это:

Номер документа;

Расчетные счета организации;

Основание для совершения хозяйственной операции.

Рассмотрим классификацию документов .

1. По месту расположения реквизитов в документе форма документа может быть зональной, анкетной, табельной.

2. По характеру операций формы документов бывают:

Типовые (для однородных операций – кассовые ордера) и специализированные.

Чтобы исключить возможность повторного использования документов, ряд документов подлежит погашению штампом «получено» или «оплачено» с указанием даты и подписи.

3. По назначению : распорядительные (приказы, доверенности, накладные на выполненные работы, чек на получение наличных, платежное поручение), оправдательные или исполнительные (накладная на получение товара, акт на списание товарно-материальных ценностей, расходный кассовый ордер, приходный кассовый ордер), бухгалтерского оформления (ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, амортизации, расчеты отклонений от нормативной себестоимости) и комбинированные (авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость).

4. По степени обобщения : документы первичного и вторичного оформления.

Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент совершения факта хозяйственной деятельности: о поступлении или отпуске материалов (приемные акты, требования, ЛЗК), об отгрузке продукции (накладные, счета-фактуры), о начислении зарплаты (табель учета рабочего времени).

Вторичные документы составляются на основе первичных документов и предназначены для равномерного накопления и обобщения учетной информации: материальный отчет складского имущества, накопительные ведомости, книги учета, авансовый отчет.

Материальные (акты приема-передачи), денежные (чеки, выписки из банка, кассовые ордера, квитанции, займы, марки, облигации, сберегательные сертификаты), расчетные (платежные поручения, расчетные чеки, расчетно-платежные ведомости, авансовые отчеты).

6. По способу охвата хозяйственной деятельности :

Разовые (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, требования) и накопительные (накопительный рабочий наряд, лимитно-заборная карта на месяц).

7. По месту составления : внутренние (накладные на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей, расчетно-платежные ведомости, товарные отчеты, авансовые отчеты, путевые листы) и внешние (товарно-транспортные накладные, счета-фактуры на поступившие от поставщика товары, доверенности, платежные поручения, судебные и исполнительные документы).

8. По способу заполнения : ручным способом и при помощи вычислительной техники.

9. По количеству учетных позиций : однострочные (наряд на выполнение одной работы) и многострочные (счет, товарно-транспортная накладная).

10. По характеру фактов хозяйственной деятельности : кассовые, банковские, материальные и расчетные.

12. По степени типизации : стандартные и нестандартные.

13. По сроку исполнения : срочные и несрочные.

14. По подлинности составления : подлинные и копии.

Первичные документы должны быть своевременно переданы в бухгалтерию, где их проверяют и принимают к учету. Затем документы направляют в архив для хранения в течение определенного срока. Путь прохождения документа с момента его составления до сдачи в архив называется документооборотом.

Четкая организация документооборота обеспечивает полноту и своевременность получения необходимой информации о работе предприятия и отдельных лиц, что повышает действенность бухгалтерского контроля.

Документооборот регламентируется графиком. Составление графика документооборота осуществляет главный бухгалтер. График утверждается приказом руководителя предприятия, после чего главный бухгалтер доводит его до всех структурных подразделений и исполнителей.

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот , продолжительность которого зависит от организации бухгалтерского учета, специфики работы, уровня научной организации труда, степени компьютеризации учетных работ, величины предприятия и т.д. Однако для всех документов наряду с этим существуют общие этапы движения. Таких этапов в документообороте можно выделить пять:

Составление документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов;

Передача документа в бухгалтерию, где контролируют своевременность и полноту сдачи их для учетной обработки;

Проверка принятых документов бухгалтером. Она осуществляется по форме (полнота и правильность оформления, заполнения реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей), а также включает в себя обязательную арифметическую проверку, которая может быть выполнена вычислительным центром или вычислительной установкой под контролем главного бухгалтера;

Обработка документов в бухгалтерии вручную или машинным способом. Прежде всего, документы группируют по необходимым для бухгалтерского учета однородным признакам. Затем на каждом первичном документе указывают корреспондирующие счета (делают контировку) и суммы хозяйственных операций по бухгалтерским проводкам записывают в учетные регистры;

Сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров, форм отчетности.

Унификация документов представляет собой установление единой формы первичных документов для отражения в них однородных хозяйственных операций. Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 г. № 35 «О первичных учетных документах» на Государственный комитет Российской Федерации по статистике возложены функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий.

Федеральным органам исполнительной власти по согласованию с Госкомстатом Российской Федерации предоставлено право разрабатывать и внедрять специализированные формы первичных учетных документов на предприятиях.

Совершенствованию документации способствует стандартизация, под которой понимается установление одинаковых форм и размеров документов одного названия. Стандартизация облегчает хранение документов в архиве, способствует его быстрому освоению, позволяет рационально использовать бумагу.

Совершенствовать документооборот можно за счет его рационализации путем сокращения количества лиц, участвующих в составлении документа, ликвидации бесполезной документации, применения прогрессивных форм организации учета, предварительного планирования документооборота.

График документооборота и обработки учетной информации являются составными частями плана организации бухгалтерского учета. Правила документооборота и технология обработки учетной информации утверждаются руководителем организации в графике документооборота. График документооборота определяет объем, последовательность выполняемых учетных работ, сроки выполнения, конкретных исполнителей и позволяет устранить возможность дублирования, определить точки пересечения взаимокнтролируемых показателей, равномерно распределять занятость бухгалтеров в учебном процессе.

Однако не все явления, происходящие в процессе хозяйственной деятельности, могут быть зафиксированы в документах. Выявить незафиксированные в документах явления помогает инвентаризация - проверка соответствия фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета. Ее данные служат для приведения показателей учета в соответствие с действительностью, отражая те объекты и явления, которые по каким-либо причинам своевременно не были охвачены учетом.

Документация и инвентаризация применяются для получения первичных данных об объектах учета.

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» предприятия обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем предприятия, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. А именно: при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия; перед составлением годовой бухгалтерской отчетности; при смене материально ответственных лиц; при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества; в случае стихийного бедствия, пожара и других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; при реорганизации или ликвидации предприятия; в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

В соответствии с действующим Положением о бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства финансов РФ 27.07.98 № 34н, годовой считается инвентаризация, которая проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года. В Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приложение к приказу Минфина РФ от 13.06.95 № 49) констатируется, что кроме материальных, нематериальных и прочих финансовых активов организации должны проводить инвентаризации кредиторской задолженности, кредитов банков, займов и резервов, незаконченных ремонтов основных средств, расходов будущих периодов.

Данные о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств должны быть внесены в инвентаризационные описи или акты инвентаризации . За правильность, своевременность, полноту и точность оформления материалов инвентаризации несет ответственность инвентаризационная комиссии. Руководитель предприятия назначает постоянно действующую инвентаризационную комиссию, в состав которой входят представители бухгалтерии, другие специалисты. Состав комиссии утверждается приказом руководителя предприятия.

В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных, составляются сличительные ведомости . В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, т. е. расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета регулируются в соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации в следующем порядке:

излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты предприятия;

недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм - покрывается за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.

В документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).

Учетные регистры – книги, карточки, журналы или отдельные листы, машинограммы, полученные при использовании вычислительной техники, диски и иные машинные носители, предназначенные для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Учетные регистры – это таблицы специальной формы, предназначенные для регистрации хозяйственных операций. Они разделяются по внешнему виду, объему содержания операций, характеру записей и строению.

По внешнему виду учетные регистры могут быть представлены в виде бухгалтерских книг, карточек и свободных листов.

Бухгалтерские книги – это сброшюрованные учетные таблицы (листы бумаги) со специальной графовкой. Они применяются для учета в бухгалтерии по местам производства (цехи, бригады, склады и т. п.). Все страницы в бухгалтерской книге нумеруются, а в конце книги ставится подпись главного бухгалтера и указывается количество страниц. Наиболее распространенные книги Главная и складского учета.

Карточки – это отдельные листы, разграфленные для нужд учета, изготовленные из бумаги или картона стандартного размера, которые мс хранить в специальных запирающихся ящиках. Карточки (совокупность карточек) разбиваются на необходимые разделы картонными разделителями, к которым прикрепляются металлические указатели (индикаторы) разных цветов и размеров. На этих индикаторах надписываются номера названия счетов и другие необходимые обозначения, что обеспечивает быстроту нахождения в картотеке нужной карточки. Каждая картотека закрепляется за определенным счетным работником, отвечающим за сохранность карточек и правильность производимых в них записей. В нерабочее время картотека запирается на ключ. При открытии карточки регистрируются в особом реестре, где каждой из них присваивается свой порядковый номер, это позволяет в любой момент проверить наличие всех карточек.

Применение карточек способствует внедрению механизированных средств учета. Они очень удобны для копировальных записей и всякого рода группировок учетных данных.

Свободные листы представляют собой разновидность карточных учетных реестров; отличие состоит лишь в способе хранения. Если карточки хранятся в картотеке, то отдельные листы находятся в специальных регистраторах (папках).

По характеру записей учетные регистры делятся на хронологические «тематические и комбинированные. Хронологические регистры применяются для регистрации всех документов в порядке их поступления но без определения по счетам. Хронологическая запись производится в специальных регистрационных журналах или реестрах, ее цель - обеспечить контроль за сохранностью документов, поступивших в бухгалтерию и правильностью записи в них.

Систематические регистры ведутся для группировки бухгалтерских записей по синтетическим и аналитическим счетам.

Комбинированные регистры сочетают хронологические и систематические записи.

Регистры синтетического учета открываются для ведения синтетических счетов (без пояснительного текста, с указанием только даты, номера и суммы бухгалтерской проводки).

Регистры аналитического учета служат для отражения показателей аналитических счетов и контроля за наличием и движением каждого вида материальных ценностей.

По строению регистры подразделяются на односторонние, двухсторонние, многографные, линейные и шахматные.

Односторонние регистры - это различные карточки для учета материальных ценностей, расчетов и других операций. В них объединены отдельные графы дебетовых и кредитовых записей. Учет ведется на одном листе в денежных, натуральных или одновременно в обоих измерителях.

Двухсторонние регистры применяются в основном при ведении учета в книгах. Счет открывается на двух развернутых страницах книги (на левой странице - дебет, на правой - кредит). Двухсторонние регистры используются в синтетическом и аналитическом учете только при ручном способе учета.

Многографные регистры используются для отражения дополнительных показателей внутри аналитического учета.

Линейные регистры – разновидность многографных регистров; здесь каждый аналитический счет отражается только на одной строке, что позволяет разделить синтетический счет на неограниченное количество аналитических счетов (это невозможно при вертикальном графлении).

Шахматные регистры используются для одновременного отражения суммы по дебету одного счета и кредиту другого. Каждая сумма записывается на пересечении строки и графы.

Поступившие в бухгалтерию документы до записи в учетные регистры подвергаются бухгалтерской обработке, которая проводится в три этапа.

1. Проверка по существу (устанавливается целесообразность и законность операции, определяется место и сумма операции).

2. Формальная проверка документа (выписан ли документ на бланке установленной формы, проверяется правильность заполнения всех реквизитов и подписей).

3. Группировка, арифметическая проверка, таксировка (перевод натуральных и трудовых измерителей в денежный измеритель) и котировка (определение и проставление корреспонденции счетов).

Информация первичных документов накапливается и систематизируется в учетных регистрах, из которых она переносится в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчетность.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению. Ответственность за сохранность в период работы с ними и передачу в архив несет главный бухгалтер.

Сроки хранения документов установлены Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15.08.1988 г. (в ред. решения Госналогслужбы РФ, Росархива от 27.06.1996 г.):

Бухгалтерские отчеты, балансы и пояснительные записки к ним, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению отчетов и балансов: годовые – 10 лет, квартальные – 3 года;

Первичные документы и приложения к ним (кассовые, банковские документы, извещения и выписки банков, наряды на работу, табели, акты о приемке, сдаче и списании имущества, квитанции и др.) – 5 лет;

Инвентарные карточки и книги учета основных средств – 3 года;

Учетные регистры (Главная книга, журналы-ордера и др.) – 5 лет;

Вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, кассовые книги, оборотные ведомости – 5 лет;

Расчетные (расчетно-платежные) ведомости, книги по учету депонированной зарплаты, журналы регистрации исполнительных листов – 5 лет;

Журналы, книги регистрации счетов, кассовые ордера, платежных поручений – 5 лет;

Документы по инвентаризации – 3 года;

Документы по выплате пособий, пенсий, листков нетрудоспособности – не менее 5 лет;

Исполнительные листы – не менее 5 лет;

Документы по дебиторской задолженности, недостачах, растрате, хищениях (справки, акты, обязательства, переписка) – не менее 5 лет;

Акты документальных ревизий – 5 лет;

Акты проверки кассы, правильности взимания налогов – 5 лет;

Договоры, соглашения – 5 лет;

Реестры договоров – 3 года;

Договоры о материальной ответственности – 5 лет;

Образцы подписей материально ответственных лиц – до минования необходимости;

Лицевые счета рабочих и служащих определяется по формуле: 75 – В лет, где В – возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета;

Расчетные (расчетно-платежные) ведомости – 5 лет, но при отсутствии лицевых счетов – 75 лет.

Исправление ошибок в учетных регистрах осуществляется корректурным способом, способом дополнительных проводок и способом «красное сторно».

Корректурный способ применяется в тех случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденции счетов или когда она быстро обнаружена и не отразилась на итогах.

Способ дополнительных проводок применяется в тех случаях, когда в бухгалтерской проводке и в учетных регистрах указана правильная корреспонденция счетов, но преуменьшена сумма операции. Для исправления такой суммы составляют дополнительную бухгалтерскую проводку на разность между правильной и преуменьшенной суммами операции.

Способом «красное сторно» исправляются ошибки, затрагивающие корреспонденцию счетов. Сущность способа «красное сторно» заключается в том, что неправильная запись сторнируется, т. е, снимается обратно (как бы уничтожается), и вместо нее делается правильная запись. Способ «красное сторно» применяют для исправления ошибок и в тех случаях, когда корреспонденция счетов на нарушена, но преувеличена сумма операции. Для исправления такой ошибки составляют вторую сторнировочную проводку на разность преувеличенной и правильной сумм операции.

Формабухгалтерского учета – совокупность учетных регистров, используемых в определенной последовательности и взаимосвязи.

В настоящее время организация может применять следующие формы бухгалтерского учета: мемориально-ордерную; журнально-ордерную; упрощенную; автоматизированную.

При мемориально-ордерной форме о сновными учетными регистрами являются мемориальные ордера. В течение определенного периода первичные документы поступают в бухгалтерию, накапливаются и регистрируются в специальных группировочных и накопительных ведомостях по однородным операциям.

На основании сгруппированных документов каждая бухгалтерская проводка оформляется отдельным мемориальным ордером, к нему прикрепляются все относящиеся к данной проводке документы как первичные, так и сводные.

Оформленные ордера регистрируют в хронологическом порядке в журнале регистрации мемориальных ордеров.

Данные мемориальных ордеров после их регистрации вносят в Главную книгу – основной регистр синтетического учета, построенный по синтетическим счетам.

Параллельно в бухгалтерии ведутся записи в регистрах аналитического учета, а по окончании месяца составляются оборотные ведомости по аналитическим и синтетическим счетам. Итоги дебета и кредита по оборотной ведомости синтетического учета должны быть равны итогу по регистрационному журналу.

К недостаткам мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета можно отнести: Трудоемкость учета из-за многократного дублирования одних и тех же записей (в мемориальном ордере, регистрационном журнале, синтетических и аналитических регистрах).

Основными учетными регистрами при журнально-ордерной форме являются журналы-ордера, построенные по кредитовому признаку.

Накапливание данных первичных документов производится в учетных регистрах, в которых отражаются все хозяйственные операции за отчетный месяц.

Хронологическая и систематическая запись хозяйственных операций осуществляется одновременно. Журнал хронологической регистрации хозяйственных оборотов не ведется.

Аналитический и синтетический учет осуществляется совместно. Карточки аналитического учета могут быть заведены, в виде исключения, по некоторым видам расчетов. Сохраняются инвентарные карточки, карточки или ведомости учета затрат на производство по калькулируемым объектам. Поэтому оборотные ведомости составляются только по расчетам, по которым ведутся карточки аналитического учета.

В журнально-ордерной форме бухгалтерского учета применяются два вида бухгалтерских регистров: журналы-ордера по кредиту счетов и вспомогательные ведомости по дебету счетов.

Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу. Данные текущего бухгалтерского учета ежемесячно обобщаются в Главной книге, являющейся синтетическим учетным регистром. Он предназначен для проверки правильности записей по счетам и для составления баланса. В ней обязательно должны быть показаны по каждому счету сальдо на начало месяца, обороты за отчетный период и сальдо на конец месяца. Причем оборот по кредиту счета записывается одной суммой, а оборот по дебету отражается развернуто по корреспондирующим счетам. Это связано с тем, что кредитовый оборот по корреспондирующим счетам выявляется в журналах-ордерах, а дебетовый – в Главной книге.

По тем счетам, по которым одновременно с журналом-ордером ведется ведомость, дебетовый оборот, выявленный в Главной книге, сверяется с данными ведомостей.

Упрощенная форма «Журнал-Главная» - э то книжно-карточная форма бухгалтерского учета, предусмотренная для ведения учетного процесса на предприятиях с небольшим объемом производства (работ, услуг) ее называют американской.

В этой форме учетные регистры для хронологической и систематической записи по счетам синтетического учета объединены в одной комбинированной книге Журнал-Главная. Одна сторона этой книги отражает структуру регистрационного журнала, другая – предназначается для систематической записи по синтетическим счетам.

Такая форма позволяет не составлять оборотную ведомость. В книгах и карточках этой формы ведется аналитический учет и составляется на основе данных аналитического учета оборотная ведомость аналитического учета. Баланс составляется на основе Журнал-Главная.

Контрольные вопросы:

1. Способы получения первичной учетной информации о состоянии средств и источников их образования, о хозяйственных процессах.

2. Бухгалтерский документ и его роль в учете.

3. Документы, их классификация.

4. Обработка документов. Документооборот и его значение.

5. Архив бухгалтерских документов.

6. Инвентаризация, виды, порядок проведения и отражение на счетах бухгалтерского учета.

7. Бухгалтерские учетные регистры, понятие и классификация.

8. Исправление ошибок в бухгалтерских регистрах.

9. Счетные записи: хронологическая и систематическая, шахматная и линейная, ручная и машинная.

10. Формы бухгалтерского учета.