Учтены выявленные излишки основных средств проводка. Отражение в учете недостач, выявленных в процессе инвентаризации

Правильно провести инвентаризацию не сложно, если знать основные правила процедуры. Сложности у бухгалтера возникают при отображении результатов проверки в учете. Как правильно отразить выявленные при инвентаризации излишки?

В процессе инвентаризации устанавливается фактическое наличие проверяемых объектов путем сопоставления его с учетными данными. В идеале показатели должны совпадать.

Но на практике нередко случаются расхождения, в большую или меньшую сторону. Недостачи взыскиваются с виновных лиц, а как отобразить в учете выявленные излишки?

Что нужно знать

Основной задачей инвентаризации является выявление расхождений между фактическим и учетным наличием имущественных ценностей и последующее их устранение.

Для корректного отображения итогов проверки, инвентаризация должна быть спланированной. Руководитель издает приказ о проведении инвентаризации определенного имущества.

На этом основании указанные в приказе объекты готовятся к проверке – подсчитываются учетные остатки, пересчитывается реальное количество.

По итогам проверки выявляются недостачи и излишки. Сумма стоимости недостающих ценностей вычитается из зарплаты или списывается в естественную убыль, в зависимости от причины недостачи.

А вот излишки необходимо поставить на учет. При этом важно помнить, что отображать принятое количество излишков нужно не только в бухгалтерском учете, но и складском, если инвентаризовались ТМЦ на складском хранении.

Основные термины

Инвентаризация – процесс сверки реального количества имущественных объектов и ценностей с показателями бухгалтерского учета.

То есть под инвентаризацией подразумевается проверка соответствия действительного количества ценностей должному быть.

Результаты инвентаризации зависят от итогов сверки. Может быть выявлено:

• полное соответствие фактических и учетных значений;
• излишнее количество отдельных позиций;
• недостаток определенных ценностей.

Под излишками понимается превышение реального количества имущества над учетным значением. Причинами возникновения излишков могут становиться:

• ошибки учета;
• большее количество товара при ;
• экономия;
• неправильный отпуск продукции;
• не принятие поступившего товара к учету.

Отражение в бухгалтерском учете излишков предполагает принятие к учету излишнего количества. Но перед этим необходимо выяснить, не является ли выявленный излишек последствием неправильного отображения в учете или пересортицы товаров.

Если выявленные излишки и недостачи равны меж собой, то, скорее всего, переизбыток возник вследствие замены одного товара на другой.

Виды процедуры

Процедура отображения выявленных излишков зависит от того, принадлежит ли имущество, по какому выявлен избыток, организации или нет.

Когда излишки выявлены по собственному имуществу предприятия, то их ставят на учет посредством включения в состав внереализационных доходов. Данное имущество будет учтено при расчете .

Если имущество не принадлежит организации, например, является частью арендованных средств, то учитывать его излишек не следует на балансе в составе доходов. При расчете налога на прибыль такое имущество не учитывается.

Также отображение излишков зависимо от причины их возникновения. Если переизбыток возник вследствие пересортицы, то излишек и недостача могут аннулироваться за счет взаимозаменяемости.

При ошибке учета требуется не отображение излишков, а исправление ошибочных учетных данных.

Не принятый к учету товар отображается в обычном порядке в соответствии с сопровождающими документами. Излишки, возникшие по причине экономии или неправильной реализации либо иной причине, приходуются как дополнительный доход.

Нормативная база

Соответственно п.20 и п.57 Инструкции излишки по материальным ценностям приходуют в бюджетном учете по текущей рыночной стоимости.

Бухгалтер при этом выполняет такую запись:

Текущая рыночная стоимость в соответствии с это сумма, какая могла бы быть получена при реализации актива.

При этом уточняет, что стоимость не может быть менее стоимости данного объекта по данным бухучета исходя из степени износа актива.

Рыночную стоимость определяет специально сформированная комиссия. Что касается отображения излишков инвентаризации в налоговом учете, то должно ли бюджетное учреждение уплатить налог на прибыль?

По объект обложения налогом на прибыль это любая прибыль, какую получил налогоплательщик.

То есть это доход, уменьшенный на сумму осуществленных расходов. Налоговый учет бюджетных организаций определяется ст.321.1 НК.

Бюджетные учреждения, финансируемые из бюджетных средств и получающие доходы из иных источников должны вести раздельный учет доходов и расходов относительно целевого финансирования и прочих источников.

По ст.20 ст.250 НК излишки по имуществу считаются внереализационным доходом. Стоимость выявленных при инвентаризации излишков устанавливается как сумма налога, исчисленная с дохода.

Затраты, понесенные учреждением при оценке ценностей включаются во внереализационные расходы при условии наличия документального подтверждения. То есть организация вправе на сумму расходов уменьшить доход.

Таким образом, можно начислить налог на прибыль и выплатить его за счет бюджетных средств. При этом выполняются следующие бухгалтерские записи:

При УСН

При УСН выявленные при осуществлении инвентаризации излишки отображаются в доходах при расчитывании упрощенного налога. При этом значения не имеет, использует ли организация «доходы» или применяет «доходы за минусом расходов».

Соответственно все организации, применяющие упрощенный режим, учитывают возникающие внереализационные доходы.

Излишек товаров или товарно-материальных ценностей как раз и становится таким доходом. Отобразить эту прибыль следует на дату ратификации итогов инвентаризационной проверки.

Если организация совмещает разные спецрежимы, то можно не учитывать излишки имущественных ценностей при , когда они касаются деятельности по ЕНВД.

Но для осуществления такой возможности необходимо подтверждение распределения стоимостной суммы излишков меж и УСН данными раздельного учета.

В последующем при продаже излишков вырученная сумма включается в состав доходов. Однако двойного налогообложения возникнуть не может.

Оприходование излишков формирует внереализационный доход, а реализация излишнего имущества – доход от продажи.

В целом отражение излишков, выявленных по итогам инвентаризации, процедура не сложная.

Важно знать, что коммерческое предприятие соответствующую переизбытку сумму включает в финансовые результаты организации. Бюджетная организация относит излишки на увеличение финансирования.

Излишки — это хорошо или плохо?

Основная цель инвентаризации — сравнение фактического наличия ее объектов с учетными данными. Отклонения могут быть как в сторону уменьшения (недостача), так и в сторону увеличения (излишки).

С недостачей все понятно — ее наличие однозначно является отрицательным сигналом.

С излишками сложнее. Казалось бы, обнаружен дополнительный актив, это плюс для компании, нужно радоваться. На самом деле это не так. Отклонение фактических данных от учетных в любую сторону говорит о недостатках организации работы с материальными ценностями.

Излишки могут появиться, например, если ТМЦ были неверно оприходованы либо списаны в производство или покупателю фактически отгрузили меньше товара, чем провели по документам. В любом случае речь идет об ошибках в организации учета или логистики.

То есть с точки зрения оценки функционирования бизнес-процессов наличие излишков ничем не лучше выявления недостачи.

Но если уж они выявлены — следует отразить этот факт в учете и тем самым повысить его достоверность (для этого, собственно, и нужна инвентаризация).

Как организовать учет выявленных при инвентаризации излишков имущества, рассмотрим в следующих разделах.

Как оценить излишки, выявленные по результатам инвентаризации?

По правилам бухучета вся информация должна быть приведена в суммовом выражении. Поэтому для постановки обнаруженных излишков на учет необходимо знать, как оценить выявленные при инвентаризации излишки имущества. Методика оценки зависит от категории объекта.

Материально-производственные запасы приходуются по рыночным ценам (п. 29 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н). Определение цены предприятие может произвести самостоятельно.

Проще всего сделать это, если такое же имущество уже числится на балансе компании. В этом случае стоимость выявленных «дополнительных» объектов можно определить на основании цены уже учтенного аналогичного имущества.

Если подобных объектов на балансе нет, можно воспользоваться информацией о ценах из общедоступных источников (например, из СМИ).

Если же с определением стоимости возникли затруднения, можно обратиться к независимому оценщику.

При самостоятельном определении цены подтверждающим документом будет являться бухгалтерская справка, при обращении к оценщику — его отчет.

«Крупные» излишки

В процессе инвентаризации иногда выявляются не только излишки материалов, но и «дополнительные» основные средства. Здесь сразу вспоминается один из профессиональных анекдотов.

В компании «Х» построили котельную за счет неучтенных средств. Потом спохватились: нужно же ставить на баланс, при проверке ведь не скроешь. Находчивый главбух решил воспользоваться проводимой инвентаризацией и включил в акт следующий пункт: «В ходе инвентаризации на территории предприятия обнаружена котельная».

На практике неучтенные котельные встречаются нечасто, а вот излишки по более мелким объектам основных средств вполне могут быть обнаружены при проверке, особенно на крупных предприятиях со сложной структурой и системой учета.

В общем случае обнаруженный объект основных средств оценивается так же, как и объект материальных запасов, т. е. по рыночной стоимости (п. 36 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13.10.2003 № 91н).

Может возникнуть ситуация, когда объект ОС стоит на балансе, но в учете не отражена произведенная модернизация (достройка и т. п.). В этом случае следует оценить затраты на проведение работ и увеличить на них стоимость объекта ОС. Для оценки затрат можно использовать информацию о стоимости аналогичных работ, имеющуюся у компании, либо прибегнуть к услугам оценщика.

При всех вариантах оценки ОС и ТМЦ не нужно «автоматически» использовать имеющуюся информацию о ценах по аналогичному имуществу. Следует учитывать фактическое состояние и степень износа конкретных объектов, выявленных в качестве излишков.

Порядок оприходования выявленных излишков

Если по результатам инвентаризации выявлены излишки материалов, товаров или ОС, данные об этом заносятся в сличительные ведомости. Это специальные документы, заполняемые в случае выявления отклонений между фактическими и учетными данными.

Формы ведомостей (как и других документов, необходимых для проведения инвентаризации) утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Для основных средств и нематериальных активов используется форма ИНВ-18, для других ТМЦ — ИНВ-19.

Эти документы содержат информацию обо всех обнаруженных отклонениях, как в большую, так и в меньшую сторону. Рассмотрев их, руководитель организации принимает решение об отражении отклонений в учете. Недостачи могут быть списаны или отнесены на виновных лиц, при обнаружении излишков вариант может быть только один — оприходование.

Особым случаем является так называемая пересортица. Она возникает, если при проверке одновременно выявляются недостачи по одним позициям и излишки по другим. В этом случае по решению руководителя допускается зачет излишков и недостач однородных видов ТМЦ, находящихся на хранении у одного материально ответственного лица (МОЛ). Этот порядок установлен п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 (далее — Методические указания по инвентаризации).

Если такое решение было принято, то оприходование излишков производится после зачета «однородных» недостач.

Приказ (распоряжение) на оприходование излишков

Для учета выявленных «дополнительных» объектов руководитель издает распоряжение (приказ) об оприходовании излишков при инвентаризации. Форма такого приказа постановлением 88 не утверждена, поэтому предприятия разрабатывают ее самостоятельно. Для того чтобы можно было достоверно отразить данные в учете, приказ (или приложение к нему в случае большого количества позиций) должен содержать следующую информацию:

1. Наименования материальных ценностей в разрезе видов.
2. Стоимость за единицу, количество и общую стоимость по каждому виду (под стоимостью здесь понимается рыночная цена, определенная в соответствии с предыдущим разделом).
3. Для основных средств и нематериальных активов — срок полезного использования. При его определении следует учитывать состояние объекта (степень износа).

На основании сличительных ведомостей и приказа осуществляется отражение излишков в бухгалтерском и налоговом учете.

Образец приказа на оприходование излишков при инвентаризации можно скачать здесь:

Проводка и сроки оприходования излишков в бухучете

Выявленные при инвентаризации излишки имущества относятся на прочие доходы (счет 91.1). Корреспондирующий счет зависит от того, какой именно вид ценностей приходуется:

Дт 01 (08, 10, 41, 43, 50) Кт 91.1.

Если инвентаризация проводится для подтверждения достоверности годового отчета, то проводка по выявленным излишкам материалов в результате инвентаризации делается не позднее отчетной даты, т. е. 31 декабря соответствующего года.

В других случаях (например, при смене МОЛ) проводку нужно сделать в том же месяце, в котором была завершена инвентаризация (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации).

При каких условиях излишки относятся на доходы в налоговом учете?

С точки зрения налога на прибыль выявленные излишки являются внереализационными доходами (п. 20 ст. 250 НК РФ). Их следует оценивать по рыночным ценам, которые определяются с учетом положений ст. 105.3 НК РФ.

Таким образом, в общем случае налоговый учет здесь совпадает с бухгалтерским.

Отдельно следует рассмотреть ситуацию с пересортицей, точнее с ее зачетом. Понятие «пересортица» в НК РФ не содержится, поэтому с точки зрения налоговых органов ее зачет нельзя учитывать при определении базы по налогу на прибыль.

Налоговики считают, что налогоплательщик в любом случае должен учесть все излишки в составе внереализационных доходов по текущим рыночным ценам, а недостачи — как внереализационные расходы по учетным ценам. Причем в соответствии с подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ отнести недостачу на затраты можно, только если отсутствие виновных лиц документально подтверждено решением государственного органа.

Поэтому при пересортице по итогам инвентаризации могут возникнуть налоговые разницы и вырасти сумма налога на прибыль, подлежащая уплате.

Арбитражная практика по данному вопросу в последние годы складывается не в пользу налогоплательщиков, особенно после определения ВАС РФ от 19.12.2012 № ВАС-16243/12. Однако отдельные суды поддерживают позицию налогоплательщиков и после выхода указанного Определения (постановления ФАС Уральского округа от 02.04.2014 № Ф09-822/14 по делу № А60-23529/2013 и ФАС Московского округа от 22.03.2013 № Ф05-1953/13 по делу № А40-68073/2012).

Поэтому, принимая решение о зачете пересортицы в целях налогового учета, налогоплательщик должен быть готов защищать свою позицию в суде.

***

Выявленный при инвентаризации излишек имущества отражается в сличительных ведомостях. Излишки приходуются по рыночным ценам на основании приказа руководителя. В бухгалтерском учете они относятся к прочим доходам, в налоговом — к внереализационным. В стандартной ситуации бухгалтерский и налоговый учет в этой части совпадают, отклонения могут возникать только при зачете пересортицы. Датой оприходования является отчетная дата или день завершения инвентаризации.

Уже не за горами конец года, а для бухгалтера - конец отчетного периода и составление годовой бухгалтерской отчетности. А это значит, что подходит время для проведения обязательной ежегодной инвентаризации в конце года. Рассмотрим возможные нюансы отражения результатов инвентаризации в учете.

Решение о проведении инвентаризации оформляется приказом руководителя компании, в котором указывается: сроки проведения инвентаризации; состав инвентаризационной комиссии (не менее 3 человек) и должность её председателя; сроки, в которые должны быть утверждены итоги проведения инвентаризации. Сведения о фактическом наличии имущества оформляются инвентаризационными описями или актами инвентаризации.
Результатами инвентаризации могут быть как излишки, недостачи, так и то и другое одновременно. Любые результаты должны быть отражены в учете в периоде проведения инвентаризации (п. 4 ст. 11 Закона о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Учёт излишков
Выявленные при инвентаризации излишки не грозят бухгалтеру какими-либо трудностями. В общем-то, здесь все просто. На основании сличительной ведомости и ведомости результатов, выявленных при инвентаризации, бухгалтер должен принять на учет имущество в виде излишков. Причем следует учитывать, что на баланс имущество ставится по его рыночной стоимости на день принятия к учету. Напомним, что рыночная стоимость определяется либо самостоятельно из общедоступных источников (к примеру, СМИ) и оформляется бухгалтерской справкой, либо с помощью независимого оценщика - тогда подтверждением будет его отчет.
Если при инвентаризации выявлен неучтенный объект основных средств, то постановка на учет производится как и в случае поступления ОС, то есть следующими проводками:
Дебет 08 Кредит 91-1 - отражен доход в виде имущества;
Дебет 01 Кредит 08 - отражено ОС по рыночной стоимости на текущую дату.
В налоговом учете стоимость ОС учитывается во внереализационных доходах в полной сумме на дату проведения инвентаризации (пп. 20 ст. 250 НК РФ). Далее, в случае использования данного объекта в деятельности предприятия, начисляется амортизация в общем порядке как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. При этом помните, что при УСН расходы на амортизацию ОС не учитывают.
Выявление излишков МПЗ или товаров в бухгалтерском учете отражают проводками:
Дебет 10 (41, 43) Кредит 91-1 - отражены МПЗ по рыночной стоимости.
В бухгалтерском и налоговом учете также стоимость излишних МПЗ и товаров признаем внереализационный доход (причем вне зависимости от системы налогообложения). Расходы при списании МПЗ можно учесть только в бухгалтерском учете и при общей системе налогообложения (в качестве материальных расходов).

Учёт недостач
В случае выявления недостач существуют некоторые нюансы.
Рассмотрим сначала учет недостачи МПЗ и товаров. Выявленные недостачи списываются на счет 94 и отражаются проводкой:
Дебет 94 Кредит 10 (41, 43) .
Проводка делается на основании сличительной ведомости и ведомости учета результатов, выявленных при инвентаризации. Дальнейшие действия бухгалтера зависят от следующих нюансов. Во-первых, бухгалтеру необходимо определить, укладывается ли сумма недостачи в нормы естественной убыли, которые утверждены законодательством. Суммы недостач в пределах данных норм списываются на счета учета затрат на производство или продажу на основании решения руководителя (пп. "б" п. 28 Положения по бухучету, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н).
То есть в таком случае делается проводка:
Дебет 20 (44) Кредит 94 - списана сумма недостач.
Суммы недостач сверх норм относятся на виновных лиц. Для выявления виновного лица компания должна провести служебное расследование. Если «виновник» найден и не отказывается возмещать ущерб, то в бухгалтерском учёте стоимость недостающего имущества списывается на счет 73 (если виновное лицо является работником организации), либо на счет 76 (в иных случаях). Если виновное лицо - сотрудник вносит оплату в счет недостачи в кассу, делается проводка:
Дебет 50 Кредит 73 - внесена оплату в счет недостачи.
Если сумма удерживается из зарплаты сотрудника, то в учете это отражается проводкой:
Дебет 70 Кредит 73 - произведено удержание из зарплаты сотрудника.
При этом следует учитывать еще один нюанс. Сумма возмещения может быть как больше суммы недостачи, так и меньше ее. Объясняется это тем, что возмещению подлежит действительная сумма ущерба, в том числе и расходы, связанные с восстановлением испорченного имущества или покупку нового. Поэтому в случае превышении суммы возмещаемого ущерба над стоимостью недостающего имущества в бухгалтерском учете признается прочий доход в размере превышения, а в обратной ситуации - прочий расход. При этом делаются проводки Дебет 73 (76) Кредит 91-1 и Дебет 91-2 Кредит 94 соответственно. Однако может так случиться, что виновное лицо не найдено, либо организация приняла решение не взыскивать ущерб с виновного лица. В таком случае сумма недостачи списывается на прочие расходы на основании решения руководителя проводкой Дебет 91-2 Кредит 73 .
Что касается налогового учета, то недостачи учитываются в материальных расходах как при ОСНО, так и при УСН, но только в пределах норм естественной убыли (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ). Недостачи сверх данных норм упрощенцы в расходах учесть не смогут. А вот при ОСНО списание расходов от недостач сверх нормы зависит от ситуации. При наличии виновного лица расходы учитываются либо на дату признания им ущерба, либо на дату вступления в силу судебного решения о признании лица виновным и взыскании с него суммы ущерба. Одновременно в доходах компания должна признать сумму возмещения, которая подлежит уплате виновным лицом. Если виновное лицо не установлено, то признать расходы можно либо на основании постановления о приостановлении следствия, либо на основании документа, подтверждающего, что недостача вызвана чрезвычайным происшествием. В других случаях признать в расходах сумму недостачи не получится.
В случае выявления недостачи основного средства, порядок действий бухгалтера будет аналогичным, за исключением лишь только отражения проводок. В таком случае выявленный объект недостачи списывается со счета 01 на счет 94. При этом на счете 01 нужно открыть субсчет для отражения выбытия основных средств, предположим, это субсчет 01-2. Затем в дебет этого субсчета отнести первоначальную стоимость ОС, а в кредит - начисленную амортизацию. Таким образом на субсчете 01-2 определится остаточная стоимость, которую и нужно будет списать на 91 счет.
Результатом инвентаризации может стать еще одна ситуация - пересортица. Возникает она в случае, когда при проведении инвентаризации были выявлены как недостачи, так и излишки имущества. Тогда в бухгалтерском учете можно произвести зачет в части, в которой излишки перекрывают недостачу. Но возможно это только по решению руководителя и в случае обнаружения пересортицы в одном и том же периоде и у одного и того же материально ответственного лица. Причем наименование товаров или МПЗ тоже должно быть одинаково, но могут различаться, к примеру, сорта (п. 5.3 Методуказаний по инвентаризации). В таком случае бухгалтер может отразить зачет проводкой:
Дебет 10 (41, 43) Кредит 10 (41,43) - проведен зачет по пересортице.
Тогда излишки и недостачи в бухгалтерском учете учитываются вышеописанными способами только в части, непокрытой пересортицей. Кроме того, обращаем ваше внимание, что такой зачет может производиться только в бухгалтерском учете. Против зачета в налоговом учете, выступают не только налоговые ведомства, но и некоторые суды. Поэтому в налоговом учете даже при наличии пересортицы недостачи и излишки учитываются в общем порядке, описанном нами выше.

Инвентаризация - это обязательный процесс на каждом предприятии, позволяющий выявить недостачу или излишки в основных фондах, материальных ценностях или кассе. Эта процедура считается достаточно простой, но выполняется по определенным правилам, прописанным во внутренней документации компании. Итоги подводятся бухгалтером, причем нередко выявляются излишки при инвентаризации или недостача. Это приводит к появлению определенных сложностей у бухгалтера, так как недостаток средств или активов покрывается за счет средств лиц, являющихся материально ответственными. Излишки должны быть оприходованы правильным способом. Он зависит от правил ведения бухучета, от политики фирмы и иных особенностей.

Назначение и нюансы инвентаризации

Инвентаризация представлена сверкой имеющихся ценностей с данными, содержащимися в первичной документации фирмы. Основной целью данного процесса выступает выявление расхождений между фактическими ценностями и сведениями из документов, а если они действительно обнаруживаются, то предпринимаются разные меры, предназначенные для устранения этой разницы.

Подготовка и осуществлению инвентаризации выполняется только по специальному плану, составляемому заблаговременно. Он утверждается приказом руководителя фирмы.

Если в результате инвентаризации выявлены излишки, то это должно указываться в бухгалтерских бумагах, а также в документах складских помещений, где выявляются не оприходованные основные средства или материалы.

По каким причинам появляются излишки?

После инвентаризации часто обнаруживаются излишки, представленные превышением реального имущества перед сведениями, имеющимися в бухгалтерских бумагах. Они могут быть разными материалами, основными средствами и даже деньгами в кассе. Излишки по результатам инвентаризации могут появляться по разным причинам:

• компания вынуждена работать с огромным количеством товаров или материалов, регулярно поступающих на склад и продающихся контрагентам, что увеличивает вероятность совершения ошибок;
• фирма вынуждена экономить деньги за счет плачевного финансового состояния;
• во время проведения инвентаризации специалисты совершили ошибку, поэтому требуется провести процедуру повторно;
• работники организации не учли определенные партии поступивших товаров;
• во время отпуска товаров были совершены ошибки.

Нередкими являются ситуации, когда по результатам одной инвентаризации выявляются излишки, равные недостаче по проверке, проведенной относительно других позиций. Это говорит о том, что одни товары нечаянно были заменены другими.

Этапы инвентаризации

Излишки при инвентаризации - это достаточно частая ситуация, но она возникает только при правильном проведении этой процедуры. Для этого учитываются основные правила, прописанные в Положении по ведению бухучета, выпущенном Минфином под номером №34н.

Осуществляется процедура в несколько этапов, причем все они должны выполняться в правильной последовательности.

Этапы инвентаризации	Формируемые документы	Особенности процедуры
Подготовительный	Руководитель издает приказ на проведение инвентаризации	Приказ содержит сведения о том, когда должна осуществляться процедура, какова причина ее проведения, а также какое имущего будет проверяться. Назначаются специалисты, входящие в комиссию. Выявляются материально ответственные лица, которые будут отвечать за все излишки или недостачи.
Непосредственная инвентаризация	Специалистами комиссии формируется инвентаризационная опись	Производится непосредственная опись фактически имеющегося имущества на предприятии, а также оценивается его состояние.
Сопоставление сведений	Создается сличительная ведомость	Сверяются данные, полученные в результате проведения инвентаризации, с имеющимися сведениями из бухбаланса или других бумаг. Если выявляются излишки или недостача, то формируется соответствующий акт.
Оформление полученных результатов	Бухгалтерская справка	На основании выявленной недостачи или излишка при инвентаризации вносятся изменения в бухбаланс и другие документы компании. Если отсутствуют нужные материалы или деньги, то происходит их списание. Если выявляется лишнее имущество, то оно должно быть оприходовано.

Все этапы осуществляются при постоянном контроле со стороны руководства фирмы и главного бухгалтера.

Зачем проводится инвентаризация?

Реализация данного процесса обусловлена разными причинами:

• заменяется материально ответственный специалист компании;
• обнаруживается факт хищения имущества;
• выявляется порча определенных ценностей;
• имущество пострадало от разных стихийных бедствий;
• организационные причины, к которым относится изменение руководящего состава, реорганизация фирмы, продажа предприятия и т. д.;
• обязательно осуществляется процесс непосредственно перед формированием обязательной бухгалтерской отчетности, составляемой на основании данных, полученных за год работы;
• имущество планируется продать или сдать в аренду.

Наиболее распространенной причиной является проведение инвентаризации на основании специального графика, в котором указывается, когда должен осуществляться процесс, чтобы постоянно контролировать имущество фирмы.

Какие могут выявляться результаты?

После осуществления этого процесса работники фирмы могут столкнуться с разными результатами:

• излишки при инвентаризации;
• недостача имущества;
• порча ценностей;
• пересортица.

Если в компании работают действительно опытные профессионалы, то не выявляются какие-либо расхождения, поэтому фактическое имущество соответствует данным, имеющимся в документации фирмы.

Кто занимается процедурой?

Инвентаризация проводится только специальной комиссией, в которую входят специалисты фирмы, работающие по разным специальностям. Это позволяет получить наиболее актуальные сведения.

В состав комиссии должно входить не меньше трех человек. На основании полученных данных создаются сличительные ведомости или акты, а также опись имущества.

Что делать при расхождениях?

Наиболее часто после проведения данного процесса обнаруживается пропажа ценного имущества. Оно компенсируется путем взимания средств с ответственных лиц.

Ситуация, когда в ходе инвентаризации выявлены излишки, встречается редко. Может обнаруживаться лишнее количество денег в кассе или материалов, а также основных средств или иных ценностей фирмы. Они должны быть оприходованы.

Действия после выявления излишка

Первоначально при обнаружении лишних товаров, денег или даже основных средств, члены комиссии изучают сформированные отчеты. Они определяют, по каким причинам возникла такая ситуация.

Комиссией решается, каким методом итоги процесса будут отражены в бухучете фирмы. Выявляется, почему появились излишки, для чего приходится обращаться к материально ответственным лицам. Работники должны составлять объяснительные, что позволяет выявить причины появления переизбытка имущества. Все действия участниками комиссии оформляются путем составления протокола. В нем прописываются итоги инвентаризации, методы выявления причин несоответствия информации из документов с фактическим количеством ценностей, а также указываются выводы специалистов относительно этого вопроса.

Все итоги доводятся до сведения директора фирмы. Принимаются лишние материалы или средства исключительно при формировании приказа от лица руководителя компании. Он составляется на основании акта инвентаризации. Далее документ передается бухгалтеру компании, что позволяет ему осуществить нужные проводки. Отображаются в учете излишки в тот месяц, когда была закончена проверка. При проведении годовой инвентаризации отражать результаты надо в годовой отчетности.

Как оприходовать излишки?

Учет выявленных расхождений должен осуществляться по их рыночной стоимости. Она подтверждается разными методами:

• справка компании, причем она формируется после проведения анализа расценок на аналогичные ценности, для чего используются накладные, полученные от поставщиков, объявления о продаже разного имущества или справки, которые можно заказать в органах статистики;
• отчет, составленный приглашенным независимым экспертом.

Как оприходовать излишки при инвентаризации? Для этого бухгалтер должен пользоваться проводками Д10 (41,01,50) К91.1.

Оприходование излишек материалов или товаров

Наиболее часто осуществляется инвентаризация в отношении товаров, которые изготавливаются или перепродаются компанией, а также материалов, используемых при создании разной продукции.

Излишки инвентаризации материалов включаются во внереализационные доходы. Для определения их стоимости учитываются цены сделок, совершаемых с выявленными лишними предметами.

Как оприходовать излишки при инвентаризации? Для этого важно грамотно определить рыночную цену, причем если не удастся найти нужную информацию в накладных, то оптимальным считается изучение предложений на рынке. Также при значительных излишках можно воспользоваться помощью независимого оценщика. Только специалист может учесть колебания спроса и предложения, инфляцию, потребительские свойства материалов, срок их годности и себестоимость.

Оприходование излишков при инвентаризации осуществляется после окончания данного процесса, поэтому уже должен иметься на руках акт, составленный инвентаризационной комиссией. Допускается выполнить этот процесс в день, когда составляется и подписывается годовая отчетность, но не позже 31 декабря года, когда выявлены лишние материалы. При этом пользоваться можно как кассовым методом учета, так и способом начисления.

Что делать с излишками материалов?

Излишки по результатам инвентаризации могут списываться в производства или продаваться. Не получится полностью всю стоимость выявленных материалов включить в расходы фирмы. Это обусловлено тем, что в НК указывается, что в состав материальных затрат включается только 24% от рыночной стоимости товаров или материалов.

Отсутствуют какие-либо специфические требования к продаже выявленных излишков. Но для предотвращения разногласий с работниками ФНС желательно для этого пользоваться определенной ранее рыночной стоимостью.

В налоговых расходах излишки учитываются по формуле: рыночная стоимость * ставка налога на прибыль. Такой учет излишек при инвентаризации подходит не только к материалам или товарам, но и к другому виду имущества.

Нюансы оприходования основных средств

Нередко в процессе проведения инвентаризации приходится сталкиваться не только с лишними товарами или материалами, но и с основными средствами. При такой ситуации учет ведется по иным правилам. К особенностям такого процесса относится:

• излишки при инвентаризации основных средств причисляются к внереализационным доходам;
• учитывается их рыночная цена, но финансисты рекомендуют приравнивать выявленные средства к доходам в натуральном виде;
• стоимость определяется на основании цены безвозмездно полученного имущества, а не тех сведений, которые содержатся в разных накладных или других документах;
• отсутствует возможность для компаний амортизировать выявленные излишки, так как невозможно определить первоначальную стоимость стандартным методом, поскольку нет учтенных затрат в форме капитальных вложений на формирование или покупку этих объектов.

Учет излишек при инвентаризации основных средств считается достаточно сложным. Минфин в разных письмах и пояснениях указывает на невозможность амортизации полученных по результатам процесса основных средств, причем даже в ситуации, когда они полностью отвечают требованиям амортизируемого имущества.

Такая ситуация приводит к тому, что приходится уплачивать налог на прибыль со всех внереализационных доходов, а вот к расходам невозможно причислить какие-либо суммы, причем даже последовательными этапами путем начисления амортизации.

Невозможно списать стоимость основных средств, выявленных в результате инвентаризации, в налоговом учете или при их продаже. Поэтому при их реализации полученную выручку надо причислять к доходам, облагаемым налогом, а уменьшить рыночную цену не получится.

Когда нужна инвентаризация кассы?

Как оприходовать излишки при инвентаризации кассы? Такая ситуация встречается достаточно редко, а при этом сама компания может устанавливать правила, на основании которых проводится сверка.

Обычно инвентаризация кассы требуется в ситуациях:

• имущество, принадлежащее компании, продается, сдается в аренду или выкупается;
• осуществляется преобразование унитарного предприятия, являющегося государственным или муниципальным;
• непосредственно перед формированием бухгалтерской отчетности, составляемой ежегодно;
• если требуется компанию ликвидировать или реорганизовать.

Допускается внеплановое проведение этого процесса, если существует подозрение на то, что средства были украдены.

Нюансы инвентаризации кассы

Процесс проводится специально назначенной комиссией, в которую обязательно входит профессиональный бухгалтер. Выявляются при инвентаризации кассы излишки или недостача. Проверяется наличие всех ценностей, которые перечислены в документах фирмы. К ним относится:

• наличные средства, вносимые в кассу покупателями;
• денежные документы, к которым причисляются марки, оплаченные путевки в разные санатории, билеты на воздушный или железнодорожный транспорт или разнообразные карты оплаты;
• ценные бумаги;

Первоначально полностью пересчитываются все вышеуказанные ценности, имеющиеся фактически в кассе. Далее сверяются полученные значения с теми данными, которые указываются в кассовой книге, на основании которой ведется учет на предприятии.

По окончании процесса составляется специальный инвентаризационный акт наличных денег. В нем прописывается, сколько фактически средств и документов находится в кассе. В нем дополнительно учитываются деньги:

• в пути;
• на расчетных счетах компании, но сюда не входят депозиты, так как они представлены финансовыми вложениями предприятия.

Нередко выявляется лишнее количество денег, поэтому важно разобраться, как оприходовать излишки при инвентаризации.

Как учитываются лишние средства?

При снятии показаний ККТ может обнаруживаться, что полученная выручка превышает сумму, указанную в отчете. Это говорит о наличии лишних средств в кассе. Они непременно заносятся в специальный журнал кассира, причем для этого используются графы 11 и 14.

Для оприходования используются стандартные проводки:

• Д50 К90, что указывает на отражение принятой выручки по показателям ККТ.
• Д50 К91, по которой признается наличие прочего дохода, представленного излишком, находящимся в кассе.

Оприходование излишков при инвентаризации кассы непременно осуществляется на дату, когда принимаются средства.

Как отражается переизбыток при использовании УСН?

Если фирма работает по упрощенному режиму, то при обнаружении излишек надо отображать их в доходах, которые используются для расчета налога.

Учитывается полученная прибыль на момент ратификации итоговой проверки.

Нередко фирмы совмещают разные налоговые режимы, а в этом случае, если выявленные ценности не относятся к деятельности по УСН, то они могут не отражаться по этой системе. Это возможно только при наличии раздельного грамотного учета.

Таким образом, инвентаризация - это важная процедура, реализуемая на каждом предприятии. Она может проводиться планово или при наличии важных оснований для этого. Реализуется процесс специальной комиссией, состоящей из нескольких специалистов, обладающих опытом и умениями изучать документы и фактически имеющиеся ценности. На основании проверки выявляются излишки или недостача. Если имеется переизбыток имущества, то важно правильно оприходовать ценности. Первоначально надо разобраться в причинах появления такого несоответствия. Далее издается приказ руководителем и осуществляются нужные проводки бухгалтером.

Основные цели инвентаризации - выявление и устранение расхождений между учетным и фактическим наличием товара по всем номенклатурным позициям. Об этом сказано в законе «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ и Методических указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств № 49. Для того чтобы бухгалтер мог корректно отразить результаты проверки, необходимо спланировать ее проведение. Директор издает соответствующий приказ, а к пересчету должны быть подготовлены не только сами склады, но и база данных продукции.

Не упустите важный момент: оформление результатов инвентаризации проводится одновременно и в складском, и в бухгалтерском учете. Ответственным за это назначается кладовщик, с которым должен быть заключен договор о материальной ответственности.

По итогам проведения инвентаризации на складе выявляются все излишки и недостачи, возникшие в процессе деятельности фирмы. Задача бухгалтера – отразить эти данные в учете. При выявлении расхождений необходимо составить сличительную ведомость по форме № ИНФ-19. Кроме того, нужно списать потери в пределах норм естественной убыли. А недостачи и излишки указываются в сличительной ведомости в соответствии с оценкой в бухгалтерском учете.

Поиск виновного

При обнаружении недостачи руководство компании должно принять решение о том, за чей счет будет списан ущерб. Вариантов немного: если в недостаче товара виновен сотрудник компании, то убыток предприятия будет покрыт из зарплаты работника. Но учтите, что инспекторы тщательно проверяют эти операции. Вопросы могут возникнуть не только к налогообложению и учету удержаний, но и к правомерности наказания сотрудника.

Если директор все-таки решит покрыть недостачу за счет работника, необходимо учесть, что есть несколько видов материальной ответственности: полная, ограниченная или коллективная. Полное возмещение ущерба возможно в нескольких случаях:

• когда в законодательстве есть прямое указание на компенсацию при недостаче ценностей, доверенных работнику на основании договора или разового документа;
• когда ущерб был причинен в алкогольном, наркотическом или токсическом опьянении;
• когда ущерб был нанесен из-за преступных действий, зафиксированных приговором суда или в результате административного правонарушения;
• в случае разглашения тайных сведений или неисполнения работником своих должностных обязанностей;
• когда полная материальная ответственность устанавливается трудовым договором, который заключен с руководителем компании, его замом и главбухом.

Если с виновными сотрудниками был заключен коллективный договор, то товар вверяется всему персоналу. На этом основании недостача может быть удержана с группы лиц.

Опасный посредник

Но бывают случаи, когда при проведении расследования выясняется, что недостача возникла не по вине принимающей или отправляющей товар стороны. Ведь часто между двумя складами или компаниями есть посредник – перевозчик. Ответственность транспортной фирмы регулируется главой 40 Гражданского кодекса РФ. Так, в статье 796 ГК РФ сказано, что экспедитор несет ответственность за порчу товара, если не докажет, что недостача груза произошла вследствие обстоятельств, которые перевозчик не мог предотвратить и устранение которых от него не зависело.

В случае утраты транспортируемого товара, его стоимость возмещается в полном объеме. Если было обнаружено только повреждение продукции, то сумма компенсации должна покрывать цену, на которую снизилась стоимость товара. Кроме того, исполнитель возвращает отправителю средства, которые были перечислены за услугу.

Следует помнить, что документы о причинах несохранности груза, составленные перевозчиком, учитываются судом наряду с другими документами, которые могут служить основанием для ответственности перевозчика, отправителя либо получателя груза.

Списание в расходы

При отсутствии виновных лиц, суммы недостачи, которые были учтены на первоначальном счёте 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», списываются в дебет субсчета 91 «Прочие доходы и расходы». Порядок списания приведён в статье 12 федерального закона «О бухгалтерском учёте».

Пример:

На складе ЗАО «Техник» произошел пожар, в результате которого была уничтожена партия компьютерной техники. Провели инвентаризацию, по результатам которой комиссия установила, что испортилась техника на сумму 60 000 рублей.

Органы пожарной инспекции дали заключение, что возгорание произошло в результате удара молнии, то есть виновные лица отсутствуют.

Бухгалтер предприятия делает следующие проводки:

Дебет 94 Кредит 41 на сумму 60 000 руб. – стоимость сгоревшей техники списана по результатам инвентаризации на счет недостач;

Дебет 91 (99) Кредит 94 – сумма недостачи, возникшей в результате пожара, списана на расходы компании.

Не лишний излишек

В результате проведения инвентаризации могут быть выявлены излишки, которые обязательно нужно оприходовать. С этим у многих бухгалтеров возникают проблемы. Начать нужно с оценки товаров по рыночной стоимости на момент обнаружения.

Отражается это следующей проводкой:

Дебет 41 Кредит 91.1 – оприходованы излишки товаров.

Главное, на что нужно обратить внимание – это налоговый учет. Дело в том, что в соответствии с пунктом 250 НК, выявленные в результате инвентаризации излишки должны быть включены во внереализационные доходы компании. Это значит, что их необходимо учесть при расчете налога на прибыль. Кроме того, в соответствии с пунктом 2 статьи 254 НК при определении суммы материальных расходов стоимость излишков, определяется как сумма налога на прибыль, исчисленная с внереализационного дохода. То есть списать в убытки можно будет не всю рыночную стоимость оприходованных ценностей, а только сумму налога на прибыль, уплаченную в связи с найденным запасом.

Возможность пересортицы

При пересортице излишки и недостачи должны совпадать по количеству, о чем указывается в сличительной ведомости. Документ должен быть подписан руководителем склада и передан на утверждение директору. Он, в свою очередь, утверждает правильность формирования номенклатурных позиций товара. После чего ведомость передается в бухгалтерию. Но помните, что взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы работники учета могут сделать только в виде исключения за один проверяемый период и в отношении ценностей одного наименования в равных количествах. Об этом сказано в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России № 49 от 13 июня 1995 г.

Материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии о допущенной пересортице. Если конкретные виновники путаницы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли и списываются в издержках обращения и производства.

В заключении отметим, что как бы долго ни затягивался ревизионный процесс, главная задача бухгалтера – приведение учетных данных в соответствие с фактическими показателями. И чем точнее будут отражены результаты текущей инвентаризации, тем проще будет разобраться с недостачами и излишками в будущем.

Юлия Лакша, эксперт журнала "Расчет"