Главная Акты Оформление отчета кассира после инвентаризации. Инвентаризация кассы: что нужно знать бухгалтеру

Оформление отчета кассира после инвентаризации. Инвентаризация кассы: что нужно знать бухгалтеру

Для обеспечения достоверных данных бухгалтерии, повышения эффективности учёта и строгого контроля сбережения средств в компании проводится инвентаризация кассы.

Обязательное проведение инвентаризации кассы

Процесс инвентаризации осуществляется в соответствии с требованиями законодательства РФ «О бухгалтерском учёте» (ст.19), о проведении кассовых операций. Минфин РФ (приказ №49) регламентирует процесс инвентаризации и предлагает методические рекомендации. Основой для проведения инвентаризации является приказ руководителя, он является главным документом финансовой политики данного предприятия.

В нормативных документах фиксируется информация об обязательной инвентаризации с указанием причин, которые могут быть следующими:

Узнайте подробно, как проводится ревизия кассы и кассовых операций у ИП:

Подготовка и сдача годового отчёта.
Принятие на работу нового материально ответственного сотрудника на место прежнего.
В случае допущения злоупотреблений лицами, использующих в своих целях должностное положение.
Закрытие предприятия или его реорганизация.
Непредвиденные обстоятельства, связанные с движением денег.

Подготовительный период включает в себя издание руководителем компании соответствующего приказа, в котором содержится информация о времени проведения проверки кассы, срок подачи сведений, полученных в ходе инвентаризации. В приказе также сообщается об образовании инвентаризационной комиссии с указанием ФИО её председателя. Все члены комиссии ответственны за достоверность данных, установленных в ходе проверки. Очень важен момент присутствия всех членов без исключения. Если будет отсутствовать хотя бы один из них, результаты могут быть признаны недействительными.

Извещение кассира в письменной форме о том, что вся приходно-расходная документация предприятия имеется в отчёте и передана в бухгалтерию, является стартом для проведения инвентаризационной проверки.

Вся денежная масса, обнаруженная в кассе, пересчитывается. При слишком большом объёме, банкноты сортируются по достоинству, и соответственно пересчитывается каждая часть с указанием количества купюр отдельного номинала и сумма, затем все суммируются. Окончательный результат сравнивается с данными отчёта и составляется соответствующий акт.

Инвентаризационная проверка позволяет определить:

Придерживается ли кассир данного предприятия требованиям кассовой дисциплины, не нарушает ли правила приёма и выдачи наличных денег.
Насколько достоверны сведения об отношениях с банком, который обслуживает данную компанию.
Наличие договорных обязательств с материально ответственным лицом (кассиром).

Важным элементом проверки является наличие условий для хранения денежной массы (сигнализация, сейфы, пожарная безопасность, условия транспортировки).

Проверка правильности ведения кассовой книги также является важной составляющей инвентаризации, основные требования такие:

Нумерация страниц.
Заверенная печатью прошивка.
Своевременность занесения записей в книгу с документальным подтверждением. Исправления, подтасовка данных строго воспрещается.
Итоговые суммы должны быть безошибочными и соответствовать действительности. Переносить данные на следующую страницу следует производить по установленным требованиям.

Если в бухгалтерии ведётся автоматизированный учёт, осуществляется проверка работы программного обеспечения, предназначенного для обработки данных кассовых документов.

Оформление: документы и образцы

Как упоминалось выше, отправной документальной точкой для проведения инвентаризации является приказ по предприятию, который издаётся руководителем.

Образец приказа для проведения инвентаризации

Если кассир корректно проводит все денежные операции, фактическая сумма оставшейся в кассе наличности будет равна сумме, указанной в поданных заранее отчётах. Несоответствие сумм говорит либо о недостаче денег в кассе, либо об излишках, что в обоих случаях говорит о злоупотреблениях или ошибочных действиях кассира.

Для обобщения собранной информации составляется сличительная ведомость, которая является частью акта инвентаризации, она заполняется следующим образом:

Наименование предприятия с указанием области деятельности.
Номер и время (день, месяц, год) составления инвентаризационного акта.
Номер приказа об инвентаризационной проверке и дата его издания.
ФИО материально ответственного работника компании и его подпись.

В таблице заполняются следующие данные:

Фактическое количество наличных денег и ценных бумаг и поданная в отчёте сумма.
Разница между отчётными и фактическими данными.
Номера последних приходно-расходных документов.

Кассир даёт объяснение допущенным нарушениям в отдельной колонке бланка акта. Далее эта информация используется при разработке мероприятий по устранению выявленных недостатков.

Инвентаризационный акт выдаётся в двух экземплярах, а если назначается на должность кассира новый работник, то в трёх. Документ заверяется подписями всех участников проверки. Оригинал подаётся в бухгалтерию, копия - кассовому работнику (материально ответственному).

Образец акта проверки

Образец акта проверки (чистый бланк ИНВ-15)

Выявление нарушений и их причины

Практически каждая проверка сопровождается обнаружением определённого количества нарушений. Они могут быть вызваны различными причинами:

Недостаточный профессионализм.
Элементарная невнимательность и непростительная халатность.
Умышленное искажение данных ответственным лицом.
Несовершенство системы контроля.

Типичные нарушения в большинстве предприятий:

Частичное или полное отсутствие первичной приходно-расходной документации.
Неправильное ведение документации.
Безграмотность счетовода, допускающего ошибки при математических подсчётах.
Необоснованное списание денежных средств (без подтверждающей документации).
Одни и те же документы используются дважды.
Учётные записи заполняются с нарушением сроков.
Документы, не заверенные печатью предприятия и подписью руководителя.
Использование расписок в качестве списания денежных сумм.
Получатели средств не расписываются на расходных документах.
Во время отсутствия кассира его обязанности выполняет другой сотрудник без надлежащего оформления.

Кто в ответе за выявленные недочёты

Если виновные в недостаче не выявлены, то практически за этот факт несёт ответственность руководитель. Он принимает решение о возможном списании недостающей суммы из кредита в дебет. Основой такого решения является ст.12 ФЗ «О бухгалтерском учёте».

О выявленных недостачах или излишках издаётся приказ и отправляется в бухгалтерию (ст.17 ФЗ «О бухгалтерском учёте»).

Если по результатам инвентаризационной проверки обнаружены нарушения и определены виновные в их совершении, к ним будут предъявлены меры по возмещению нанесённого материального ущерба компании.

Если материально ответственный сотрудник отказывается от предъявленных требований, руководитель вправе обратиться в судебные органы для разрешения конфликта.

Условия, при которых виновные обязаны возместить недостачу:

Наличие официального документа, подтверждающего виновность конкретного должностного лица.
Признание сотрудником собственной вины в письменной форме с указанием причины и мотивов совершенного нарушения.
Постановление инвентаризационной комиссии о признании виновности сотрудника. Если он не согласен с таким решением, он должен подписать соответствующий документ, который может быть основанием для подачи руководителем иска в суд.
Удержание суммы недостачи из зарплаты виновного работника.

Если сотруднику ошибочно предъявляют претензии о недостаче, он также может обратиться в судебные органы.

Излишки

Первым шагом после выявления излишков, они подлежат оприходованию. Бухгалтер делает соответствующие расчёты и составляет справку, содержащую следующую проводку:

Дебет счета учёта ТМЦ (для каждой категории товаров отдельный номер - 01, 07, 10, 41, 43) в Кредит счета 91.1 «Прочие доходы».

Обнаруженные и оприходованные излишки включаются в оборот предприятия. Если речь идёт о денежных средствах, они становятся внереализационными, ст.250 НК РФ запрещает использовать их. Они списываются в производство и фиксируются по дебету.

Как списать недостачу

Недостачу без определения виновных можно списать только в таких случаях и условиях:

В течение того года, в который осуществлялась инвентаризационная проверка.
Списанием может заниматься один, специально назначенный для этих целей сотрудник.

Процесс списания проводится в такой последовательности:

Издание приказа руководителя компании.
Списание с кредита в дебет на счёт 94.
Списание расходов на осуществление инвентаризационной проверки.
Бухгалтерия даёт данные о естественной убыли. Далее сравниваются суммы расходов с нормативными. Если результат меньше нормы, списание производится на расходы компании.

При наличии виновных сотрудников или если недостача больше естественной убыли, проводится списание следующим образом:

Руководитель оформляет приказ о списании с кредита в дебет.
Сверка данных в документах.
Бухгалтерия высчитывает недостающую сумму.
Руководство предприятия разрабатывает план мероприятий по недопущению впредь выявленных нарушений или идёт на крайние меры - подаёт иск в суд.

Если решением суда вина сотрудников не доказана, недостача списывается на основании судебного вердикта.

Если виновник скрылся, недостача списывается за счёт чистой прибыли.

Чтобы предотвратить конфликты, связанные с такими негативными явлениями в работе предприятия, как недостача, руководитель должен соблюдать последовательность действий. Каждый его шаг должен соответствовать букве закона. Например, действия по разделению суммы недостачи среди сотрудников и вычета этой цифры из их заработной платы - является противозаконным и может быть квалифицированно, как незаконная невыплата заработной платы.

Инвентаризация денежных средств в кассе может проводиться по разным причинам. Она бывает как плановая, так и внезапная. Главная цель её проведения - контроль потока наличных средств на предприятии и предотвращение воровства среди персонала.

Для проверки фактического остатка наличных денег в организации и его соответствия данным учетной системы проводится инвентаризация кассы . Во время этой процедуры пересчитываются денежные средства, проверяется правильность оформления документов, а также установленная норма наличных.

Проведение процедуры инвентаризации позволяет собственнику или директору компании контролировать кассиров на предмет хищений или некачественной работы. Каждая организация на случай налоговой проверки должна иметь на руках заполненные и подписанные акты инвентаризации кассы по форме ИНВ-15 .

Порядок проведения инвентаризации кассы

Инвентаризация денежных средств в кассе регулируется Порядком ведения кассовых операций в РФ. Процедура проводится на основании приказа, распоряжения или постановления руководителя организации. Для проведения инвентаризации создается специальная комиссия. В ее состав могут входить представители руководства организации, например, владелец или генеральный директор, и практически любые специалисты, в том числе бухгалтеры, юристы, сотрудники службы безопасности.

Порядок проведения инвентаризации кассы предполагает, что до начала процедуры комиссия получает последние (текущие) приходные и расходные документы о движении наличных денег. Кассиры, как материально ответственные лица, письменно подтверждают, что документы переданы комиссии или находятся в бухгалтерии, все денежные средства в кассе оприходованы, а выбывшие — списаны в расход.

Далее порядком проведения инвентаризации предусматривается пересчет денег, находящихся в кассе. Полученную сумму комиссия сравнивает с учетными цифрами, зафиксированными в сданных до этого документах. Также обязательно проверяются данные, находящиеся в памяти контрольно-кассовых машин организации.

При проведении инвентаризации денежных средств в кассе необходимо соблюдать ряд методических указаний:

комиссия должна присутствовать в полном составе, иначе результаты проверки будут считаться недействительными;
все описи и акты инвентаризации должны заполняться не менее чем в двух экземплярах;
пересчет денежных средств проходит при обязательном участии материально ответственных лиц (кассиров);
документы подписывают все члены комиссии и материально ответственные лица; в инвентаризационных актах не допускаются помарки — ошибки нужно исправлять путем зачеркивания неправильных записей и проставления над ними верных. Исправления обязательно визируются всеми членами комиссии.

Таким образом, в заполненном акте инвентаризации денежных средств в кассе содержатся учетный и фактический остаток наличных, перечислены все члены комиссии, в документе стоят их подписи. Результаты доводятся до руководителя организации.

Интерпретировать итоги проведенной проверки стоит так: если все совпало, значит, учет в организации ведется правильно, а кассир работает хорошо. Если обнаружена недостача или излишек, нужно принимать меры. Проверить правильность учета и скорректировать правила, оценить профессиональную пригодность кассира и его благонадежность.

Излишек по кассе после проведения инвентаризации оформляется в приход и квалифицируется как прочий доход — с него потом будет уплачен налог. Оформленная недостача уменьшает остаток денег в учетной системе, а следовательно, его должен возместить виновный в инциденте сотрудник – кассир либо другое материально ответственное лицо.

Объяснение причин излишков и недостач необходимо фиксировать непосредственно в акте инвентаризации наличных денежных средств - на втором листе.

Как часто проводится инвентаризация кассы

Начинающих предпринимателей интересует вопрос, как часто проводится инвентаризация кассы. Она может проходить как в плановом, так и внеплановом режиме. В первом случае периодичность проверки регламентируется учетной политикой компании, которая может пересматриваться ежегодно. Помимо планового сценария есть моменты, когда проводить инвентаризацию наличных денежных средств обязательно:

если денег в кассе больше или меньше, чем должно быть;
когда меняется кассир (материально ответственное лицо);
организационные преобразования, в том числе ликвидация юридического лица;
форс-мажор — когда организации наносится ущерб, например, в результате стихийных бедствий;
конец календарного года — это тоже повод для проведения инвентаризации кассы – проверка проводится в последний рабочий день декабря.

Облачный сервис для управления торговлей МойСклад поможет быстро наладить ведение кассы организации и складской учет , а также автоматизировать торговые точки при минимуме вложений.

Устаревшие документы не упоминали способы ведения учета для индивидуальных предпринимателей, в связи с резким расширением сектора малого бизнеса, новое положение было просто необходимо. Согласно новому положению, инвентаризация кассы, то есть порядок ее проведения, сроки и документальное обеспечение, не изменились. Однако касса предприятия (сама комната, в которой хранятся денежные средства, ценности и важная документация) теперь не оборудуется, как было установлено ранее, и штрафы за несоответствие отменили. Перед проведением ревизии создается инвентаризационная комиссия, утверждаемая приказом руководителя организации. Как правило, сюда входят: главный бухгалтер предприятия, руководители отделов аудита, контроля и само руководство. В первую очередь проверяется остаток учетный, то есть тот, который отражен в текущем отчете кассира.

Инвентаризация кассы

Указанные документы, не содержащие подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица, в случаях разногласий между руководителем субъекта учета (уполномоченным им лицом) и главным бухгалтером по поводу осуществления отдельных фактов хозяйственной жизни принимаются к исполнению и отражению в бухгалтерском учете с письменного распоряжения руководителя субъекта учета (уполномоченного им на то лица), который несет ответственность, предусмотренную законодательством РФ. Таким образом, отсутствие подписи главного бухгалтера на расходных и приходных кассовых ордерах при проведении проверки соблюдения кассовой дисциплины является нарушением (п.

8 Инструкции № 157н, п. 1.8, 2.2, 2.3 Положения № 373-П).

Инвентаризация кассы: что нужно знать бухгалтеру

Инвентаризация кассы предполагает: выборочную проверку ведения журнала операций по счету «Касса», журнала операций с безналичными денежными средствами; сверку первичных бухгалтерских документов с выписками по лицевым счетам, открытым в территориальных органах федерального казначейства, проверку правильности и законности их оформления; контроль за полнотой и своевременностью оприходования денежных средств, поступающих в кассу; проверку правильности списания денежных средств на расходы, использования их по целевому назначению (на выдачу заработной платы, командировки, хозяйственные нужды и т. д.); проверку наличия и сохранности денежных средств; контроль за соблюдением порядка ведения записей в кассовой книге; проверку наличия договора о материальной ответственности кассира; проверку соблюдения лимита остатка денежных средств в кассе.
Оформленная недостача уменьшает остаток денег в учетной системе, а следовательно, его должен возместить виновный в инциденте сотрудник – кассир либо другое материально ответственное лицо. Объяснение причин излишков и недостач необходимо фиксировать непосредственно в акте инвентаризации наличных денежных средств — на втором листе.

Инфо

Как часто проводится инвентаризация кассы Начинающих предпринимателей интересует вопрос, как часто проводится инвентаризация кассы. Она может проходить как в плановом, так и внеплановом режиме.

В первом случае периодичность проверки регламентируется учетной политикой компании, которая может пересматриваться ежегодно.

Как провести инвентаризацию кассы в 2018 году

В учетной политике могут быть установлены иные случаи, когда обязательно проведение инвентаризации кассы, и сроки ее проведения (например, может быть предусмотрена ежеквартальная инвентаризация). Касса инвентаризируется в ходе выездной проверки (которая проводится учредителем, различными контрольными органами) и в результате мероприятий внутреннего контроля.

В статье 19 Закона о бухгалтерском учете установлено, что экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Для проведения инвентаризации в рамках внутреннего контроля в учреждении создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, которая в том числе осуществляет проверку кассы (п.

2.2 Методических указаний № 49). Состав этой комиссии утверждается приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации (п. 2.3 Методических указаний № 49).

Инвентаризация кассы — порядок и сроки проведения

Внимание

Если в ходе проведения инвентаризации (в рамках внутреннего контроля) были выявлены излишки, недостача или иные отклонения фактических показателей от данных бухгалтерского учета, оформляется ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). В ней фиксируются установленные расхождения с данными бухгалтерского учета: недостачи или излишки по каждому объекту учета в количественном и стоимостном выражении.

Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092) является основанием для составления акта о результатах инвентаризации (ф. 0504835). При проведении выездной инвентаризации кассы ее результаты отражаются в акте, составляемом по ее итогам.

Обязательна ли инвентаризация кассы, если нет налички?

При подсчете фактического наличия ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.) (п. 3.40 Методических указаний № 49). Проверка фактического наличия бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по талонам на ГСМ) с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам (п.
3.41

Важно

Методических указаний № 49). Какие нарушения выявляются в ходе инвентаризации кассы? Как показывают результаты проверок, в ходе инвентаризации кассы выявляются следующие нарушения. Несоблюдения установленного лимита остатка денежных средств в кассе учреждения.

Прибавьте к остатку в кассе общую сумму всех приходных ордеров. От полученной цифры отнимите общую сумму всех расходных ордеров.

В расходные ордера должна быть включена вся выручка, переданная под финансовую отчетность, суммы, сданные инкассатору и выданные в счет заработной платы и авансовых платежей. 6 После проведения инвентаризации составьте акт унифицированной формы Инв-15. В акте укажите результаты проведенной проверки, последние номера приходных и расходных кассовых ордеров, поставьте дату и подписи всех членов ревизионной комиссии.
7

Если общая сумма прихода больше расхода, то это означает, что на момент инвентаризации в кассе выявлены излишки. Внесите всю сумму в приходный ордер и запишите в счет прихода предприятия.

8 Если общая сумма прихода меньше расхода, то в кассе присутствует недостача. Составьте акт недостачи, попросите кассира написать письменное объяснение.

Нужна ли ежемесячная инвентаризация кассы

Исправления обязательно визируются всеми членами комиссии.Таким образом, в заполненном акте инвентаризации денежных средств в кассе содержатся учетный и фактический остаток наличных, перечислены все члены комиссии, в документе стоят их подписи. Результаты доводятся до руководителя организации. Интерпретировать итоги проведенной проверки стоит так: если все совпало, значит, учет в организации ведется правильно, а кассир работает хорошо.

Если обнаружена недостача или излишек, нужно принимать меры. Проверить правильность учета и скорректировать правила, оценить профессиональную пригодность кассира и его благонадежность.
Излишек по кассе после проведения инвентаризации оформляется в приход и квалифицируется как прочий доход - с него потом будет уплачен налог.
В пункте 1.5 Методических указаний № 49 поименованы случаи, когда проведение инвентаризации кассы обязательно, а именно: при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия; перед составлением годовой бухгалтерской отчетности; при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел); при установлении фактов хищений, злоупотреблений, порчи ценностей; в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусмотренных законодательством РФ или нормативными актами Минфина.

Каждая отечественная организация в процессе своей хозяйственной деятельности сталкивается с необходимостью проведения инвентаризации. Указанное правило установлено Федеральным законом «О бухгалтерском учете» . Данной проверке подлежат активы предприятия и товарные запасы. Сверка может проводиться по отдельным структурным подразделениям компании (в том числе и кассы), результат инвентаризации оформляется бланком № ИНВ-15 .

Общие положения об инвентаризации

Минфин Российской Федерации своим Приказом от 13.06.1995 N 49 утвердил Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Пунктом 1.1 данного нормативного акта обязанность по проведению проверок возложена исключительно на российские юридические лица. Отечественные организации должны сверять не только имущество, но и проводить инвентаризацию наличных денежных средств. Акты, составляемые по результатам таких изучений, фактически заканчивают проверку.

Акты нормотворчества России предусматривают несколько случаев сверки фактических активов и обязательств с данными бухгалтерского учета:

обстоятельства, перечисленные в п. 1.5 Методических указаний ;
назначение проверки по инициативе руководства компании или согласно учетной политике.

Руководитель предприятия приказом назначает проведение проверки и определяет членов соответствующей комиссии, которые своими подписями удостоверяют акт ИНВ-15 инвентаризации наличных денежных средств и иные документы, оформляемые по итогам сверок.

Порядок проведения проверок наличности разработан Министерством финансов Российской Федерации в пунктах 3.39 - 3.43 Методических указаний. Согласно существующим правилам инвентаризация проводится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций. Однако существующий алгоритм оформления наличности ревизию денег не регламентирует. Бланк инвентаризации денежных средств в кассе является документом, оканчивающим проверку.

Оформление проверки кассы

Министерство финансов Российской Федерации в Методических указаниях, введенных в действие Приказом от 13.06.1995 N 49, разработало формуляры, составляемые по итогам проведенной проверки. Одним из таких документов является бланк акта инвентаризации денежных средств в кассе.

Но надо учитывать, что Госкомстат России своим Постановлением от 18.08.1998 N 88 утвердил новые формы, используемые при проведении и оформлении результатов проверок на предмет соответствия фактического состояния данным бухгалтерского учета.

Одним из таких вновь утвержденных документов является акт инвентаризации кассы.

бланк акта инвентаризации наличных денежных средств

Госкомстат РФ указал, что названный формуляр служит для отражения итогов проверки наличия денег и денежных документов в кассе предприятия. Все ценности в поименованном подразделении подлежат сплошному пересчету и сверке с данными бухучета. Формуляр заполняется на компьютере или от руки. Допускается использование чернил черного или синего цвета.

Однако, несмотря на важность этого документа, Госкомстат не утвердил образец заполнения бланка инвентаризации кассы ИНВ-15. В связи с этим сотрудник компании, заполняющий итоговый документ проверки, должен его оформлять аккуратно и безошибочно. Не допускается наличие в форме подчисток, подтирок или помарок. Итоговый акт составляется в двух экземплярах, подписывается комиссией в полном составе, а также материально ответственными лицами. Его содержимое сообщается руководству предприятия.

Акт должен содержать:

наименование предприятия и его структурного подразделения;
документ, явившийся основанием проверки;
номер и дату формы, а также момент инвентаризации;
расписку сотрудника, ответственного за сохранность имущества в кассе;
фактическое наличие ценностей;
пояснения по недостаче или избытку содержимого, а также решение директора по дальнейшим действиям.

Указание всей информации позволит говорить о надлежащем оформлении итогов инвентаризации.

Образец заполнения акта ИНВ-15

Фактический остаток наличных средств в организации проверяется посредством инвентаризации кассы. При этом проверяется не только количество денег, но и соблюдение определенных нормативов. Как в 2019 году инвентаризуется касса?

Инвентаризация кассы предприятия входит в состав плановых мероприятий. С ее помощью сверяются учетные показатели и фактические.

Для правильного осуществления процесса сверки важно знать основной порядок инвентаризации кассы. Как выглядит таковой в 2019 году?

Основные сведения

Само наличие кассы в организации предполагает обязательное проведение ее проверки. Такая ревизия может быть законодательным требованием или проводится по инициативе руководства.

Целесообразность частоты проведения инвентаризации, кроме обязательных случаев, определяется руководством организации. Руководитель вправе проверить кассу в любое время.

Причина проверки обосновывается в кассы, который становится основанием для начала процедуры.

Порядок проведения подобной инвентаризации, и то в какие сроки проводят ее, должно учреждаться руководителем и непременно отражаться в положениях учетной политики.

Материально-ответственным лицом за сохранение денежной наличности и иных документов в кассе выступает кассир.

Он также отвечает за правильность оформления всей сопутствующей кассовой документации. Инвентаризация исполняется при обязательном его участии в составе действующей инвентаризационной комиссии.

Что это такое

Инвентаризация предполагает сверку действительных показателей с данными, отображенными в учете организации. Инвентаризироваться могут любые активы и пассивы хозяйствующего субъекта.

Так одним из видов инвентаризуемого имущества выступают наличные средства, а также документы денежного характера, сохраняющиеся в организационной кассе.

Касса это отдельное подразделение, где происходит оборот денежных средств, а также осуществляется их сохранение. В кассе сохраняются объекты денежных наличных средств и объекты различных денежных документов.

При инвентаризации кассы действительный остаток хранящихся ценностей сопоставляется с данными, отображенными в учетной документации.

С какой целью проводится

Основной целью инвентаризационной проверки кассы выступает проверка корреспонденции истинного остатка с итогом по .

Также проверяются правила сохранения наличности и процессы оформления учетной документации.

При этом обследуется точность и достоверность текущего учета по кассовым операциям, выявляются ошибочные расчеты, проверяется следование принципам .

Инвентаризация кассы может быть плановой и внеплановой (внезапной). Плановый процесс осуществляется согласно случаям, определенным законодательными нормами.

Регламент и обстоятельства проведения соответствуют тезисам, отображенным в учетной политике организации и издаваемых распорядительных документах.

Так в соответствии с нормативным регулированием касса инвентаризуется при:

передаче имущественных ценностей организации в , при их реализации или выкупе;
любом преобразовании организации;
подготовке бухгалтерской отчетности за год;
замене материально-ответственного лица;
обнаружении фактов расхищения, порчи ценностей или злоупотребления таковыми;
форс-мажорных ситуаций.

Внеплановая инвентаризация кассы исполняется внезапно для ответственного сотрудника. Таким образом проверяется его компетентность.

Кроме прочего касса может инвентаризоваться для:

усиления внутренней системы контроля в организации;
раскрытия обнаруженной в учете ошибки;
исполнения требований ревизующих, контрольных либо следственных органов.

Действующие нормативы

В 2019 году порядок относительно проверки кассы не изменился. Инвентаризация кассы проводится в соответствии с Приказом Минфина РФ №49 от 13.06.1995, ратифицирующим Методические указания по инвентаризации имущества и иных финансовых обязательств.

Порядок осуществления инвентаризационной проверки кассы определяется и , утверждающего Положение по ведению бухучета и бухгалтерской отчетности.

Акт составляется в двух одинаковых экземплярах, после чего его заверяют подписями все представители комиссии и само ответственное лицо.

Затем итоги обследования доводятся непосредственно до руководителя предприятия. Один бланк акта сохраняется у ответственного за сохранность ценностей работника, второй сдается в бухгалтерию.

Когда контроль выполняется по причине замены ответственного лица, то акт готовят в трех экземплярах, по одному для каждой стороны.

В ситуации проведения неожиданной проверки реального количества денег в кассе, создается документ «Акт о проверке наличных денежных средств кассы», по форме .

В случае несоответствия сумм наличности с итоговыми суммами по контрольной ленте определяется основание несоответствия. Обнаруженные избытки или нехватки отображаются в надлежащих графах журнала кассира.

В правильно составленном акте подробно отображается наличие или отсутствие расхождений по кассе. При заполнении документа указываются учетные данные и фактические показатели наличности, подсчитанной в процессе инвентаризации.

Акт ИНВ-15 составляется при любой плановой или внеплановой инвентаризации кассы. В том числе при смене кассира, организационных изменениях, обнаружении избытка или нехватки средств, окончании отчетного года.

Образец заполнения бланка ИНВ-15

При заполнении акта инвентаризации кассы не допускается наличие помарок, исправлений или подчисток в тексте документа. Любая подобная погрешность может сделать недействительными итоги инвентаризации.

Если исправление необходимо внести, то оное оговаривается предварительно и вносится с заверением всеми членами комиссии.

В случае выявления излишков или недостачи ответственное материально лицо обязано предоставить объяснение ситуации и указать причины расхождения. В акте обязательно указываются суммы несоответствий и обстоятельства их возникновения.

Обязательна ли такая инвентаризация

Инвентаризация денежной наличности кассы организации помогает решить такие задачи:

предотвратить возможное похищение денег из кассы организации недобросовестными сотрудниками;

обеспечить соответствие данных учета и реальных показателей;

привести учет наличных денежных расчетов в соответствие с требованиями, какие законодательство предъявляет к проведению операций по кассе.

То есть инвентаризация кассы считается более чем просто обязательной. Закон не обязует руководителей и владельцев предприятий к обязательному проведению внеплановых проверок кассы.

Для соблюдения правовых норм организации достаточно проводить обязательную инвентаризацию по окончании отчетного года в преддверии составления годовой отчетности и в случае смены кассира.

Однако из экономических соображений более целесообразно дополнительное проведение промежуточных проверок. Частота их зависит от объема самой организации и интенсивности работы кассы.

Так можно проводить инвентаризацию по окончанию каждого месяца или каждой второй недели. Особенное внимание руководителям следует уделить внезапным инвентаризациям кассы.

Такие проверки дисциплинируют сотрудников и позволяют быстро выявить недостаточно компетентных сотрудников.

К тому же регулярные инвентаризационные проверки через непродолжительные интервалы времени не позволять накопиться большой сумме недостач.

Это важно, поскольку не всегда удается взыскать с виновного сотрудника большой объем недостачи и приходится списывать недостающие суммы в убытки предприятия.

Какой бы вид инвентаризации кассы не применялся, важно соблюдать порядок проведения проверки и документально оформлять каждое действие.

Своевременное проведение инвентаризации кассы является залогом сохранности денежных средств организации.